Luận văn Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu ngành Giấy tại Tổng công ty Giấy-Việt Nam

giấy xuất khẩu là 18.500 tấn trong đó nhập uỷ thác cho đơn vị khác là 15.000 tấn và nhập về kinh doanh là 3.500 tấn Lề vụn là 400 tấn Hoá chất là 1675 tấn vừa phục vụ sản xuất và tự kinh doanh Nhập phụ tùng và thiết bị vật tư là 7.500.000 USD Một số sản phẩm khác là 900.000 USD Năm 2000 tổng kim ngạch nhập khẩu 43.111.793 USD đạt 130% tăng 30% hay tăng 9.948.875 USD trong đó: Nhập cho kinh doanh 10.777.948,75 USD. + Bột giấy là 10.020 tấn Nhập uỷ thác cho các thành viên 32.333.844.75 USD + Bột giấy 30.120 tấn + Hoá chất 9.000 tấn  + Phụ tùng thiết bị và vật tư 20.130.000 USD Năm 2001 tổng kim ngạch nhập khẩu 52.585.000 USD đạt 11,8% tăng 10,8% hay 5.500.000 USD trong đó: Nhập cho kinh doanh là 11.305.775 USD bao gồm các loại giấy như: + Bột giấy là 20.000 tấn + Giấy cao cấp là 35000 tấn Nhập uỷ thác cho các đơn vị thành viên 41.279.225 USD + Bột giấy 40.000 tấn + Hoá chất 10.100 tấn + Phụ tùng thiết bị vật tư 25.201.000 USD Năm 2002 nhập khẩu đạt 16.446.071 USD Trong đó: + Nhập nguyên liệu phụ tùng : 10.759.347 USD + Nhâp thiết bị dự án: 5.706.724 USD Năm 2002 Tổng công ty chỉ thực hiện qua các hợp đồng uỷ thác do đó giá trị nhập khẩu thấp. Lượng hàng hoá nhập khẩu qua tổng công ty giảm nhiều so với năm 2001, nguyên nhân chính là do: vật tư phụ tùng trước đây phải nhập khẩu, nay có thể mua ở trong nước bằng tiền đồng Việt Nam qua các đơn vị sản xuất và các đại lý tại Việt Nam. Để đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu uỷ thác của tổng công ty ta đưa ra một số chi tiêu sau: Đơn Vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 1999 2000 2001 Doanh thu 237.104 238.193 240.125 Tổng vốn KD bình quân 17.596 18.950 20.652 Tổng nộp ngân sách 4.124 4.368 4.545 Chi phí lưu thông 5.784 6.035 6.845 Tiền lương bình quân 1,70 1,80 1,80 Tổng giá trị hàng NK 216.763 220.402 245.326 Lợi nhuận 5.431 7.368 10.321 So sánh giữa các năm: Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu So sánh 2000/1999 So sánh 2001/2000 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Doanh thu 1.008 100,5 1.932 100,8 Tổng vốn KD bình quân 1.353 107,7 1.702 108,9 Tổng nộp ngân sách 244 106 177 104,1 Chi phí lưu thông 251 104,3 810 113,4 Tiền lương bình quân 0,10 105,9 0 1 Tổng giá trị hàng NK 3.639 101,7 24.924 111,3 Lợi nhuận 1.937 125,6 2.953 140 II. Phân tích thực trạng quy trình nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy tại Tổng công ty Giấy- Việt Nam. Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường bán. Tổng công ty Giấy-Việt Nam nhập khẩu chủ yếu dưới hình thức uỷ thác, chỉ một số ít phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Nhập khẩu theo đơn đặt hàng và nhu cầu cần nhập khẩu của các đơn vị thành viên nên Tổng công ty không trú trọng trong việc nghiên cứu thị trường bán. Nghiên cứu khách hàng và người tiêu thụ. Trọng việc nghiên cứu khách hàng của tổng công ty Giấy- Việt Nam có những thuận lợi nhất định vì khách hàng của tổng công ty chính là các đơn vị thành viên trực thuộc. Điều này đã giúp cho Tổng công ty nắm được một số tập tính, thói quen và hiểu khá rõ về khách hàng của mình. Nghiên cứu các chính sách và các biện pháp bảo hộ trong nước: Bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh XNK nào đều phải nắm rõ được các chính sách và các biện pháp bảo hộ trong nước, cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng bất kỳ một thay đổi nào về thuế quan, hạn ngạch hay những biến đổi về tỷ giá hối đoái. - Thuế quan nhập khẩu: thực hiện quyết định 46 năm 2001 bỏ giấy phép hạn ngạch, nhà nước bảo hộ bằng hàng rào thuế đối với các sản phẩm giấy chủ yếu như giấy in, viết, giấy báo là 40 % đến 50 % và bột giấy giảm từ 3% xuống còn 1%. Hệ thống thuế nội địa: Hiện nay việc kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy của Tổng công ty Giây- Việt Nam phải tuân thủ theo việc áp dụng thuế đối với các cơ sở kinh doanh. Thuế được đánh trên thuế doanh thu, lợi nhuận đối với các hàng hoá mà Tổng công ty sản xuất ra. Hàng rào phi thuế quan: Để tiến tới hội nhập AFTA năm 2006 là năm phải dỡ bỏ hàng rào thuế quan, Tổng công ty đang từng bước nâng cấp, cải tiến công nghệ, giảm các chi phí sản xuất để có các thành phẩm có giá trị cạnh tranh với giá thành phẩm cùng loai trên thị trường thế giới và khu vực. Nghiên cứu về tỷ giá hối đoái: Đây là khâu quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường của Tổng công ty. Vì khi trả tiền, tổng công ty phải thanh toán bằng đồng ngoại tệ, còn khi thanh toán với các đơn vị trực thuộc thì thường sử dụng đồng Việt Nam. Việc nghiên cứu rõ tỷ giá hối đoái giữa hai loại đồng tiền sẽ giúp cho Tổng công ty khỏi bị thua lỗ vì sự trượt giá của một trong hai loại đồng tiền trên. Tổng công ty có sử dụng một số đồng ngoại tệ ở những khu vực để thanh toán như sau: Châu Âu và Châu Mỹ: Tổng công ty sử dụng đồng USD, EURO,DEM,FRF,GBP và một số đồng tiền SEK. Nhưng hiện nay do đồng tiền chung Châu Âu nên tổng công ty chủ yếu sử dụng đồng USD, EURO và GBP. Châu á : Tổng công ty thường thanh toán bằng JPY, SGD. Nền kinh tế Việt Nam phát triển tương đối ổn định và hệ thống tài chính nhân hàng thanh toán bước đầu đã hoà nhập được thanh toán quốc tế. Nên biến động về tỷ giá giữa đồng Việt Nam so với các đồng ngoại tệ là không lớn. Hơn nữa là sự quan tâm, can thiệp của nhà nước nên đồng ngoại tệ so với đồng Việt Nam tương đối ổn định. Phương pháp nghiên cứu: Tổng công ty tiến hành nghiên cứu kết hợp hai phương pháp nghiên cứu tài liệu và nghiên cứu thị trường. - Nghiên cứu tài liệu: tổng công ty thu thập thông tin từ các tài liệu như các bản báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, các tạp chí, sách , đơn đặt hàng. Từ đó sẽ tìm ra những thông tin liên quan đến nội dung nghiên cứu. - Nghiên cứu thị trường: Tổng công ty cử cán bộ đi thực tế tìm hiểu thị trường, để thu thập thông tin mà chúng không có trên giấy tờ. Sau đó cán bộ sẽ báo cáo kết quả nghiên cứu để Tổng công ty phân tích, sử lý thông tin và có những quyết định hợp lý. Hình thức nhập khẩu. Tổng công ty Giấy-Việt Nam được phép nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng nguyên liệu giấy. Nhưng tổng công ty chỉ nhận uỷ thác nhập khẩu theo yêu cầu cần mua của các đơn vị trực thuộc. Tổng công ty không phải bỏ vốn để nhập khẩu mà chỉ thay mặt các đơn vị thành viên đi giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng. Tổng công ty không mất nhiều cho hoạt động nhập khẩu này, độ rủi ro thấp nhưng lợi nhuận thu được chỉ là phần hoa hồng được hưởng. Giao dịch đàm phán: 3.1 Lựa chọn phương thức giao dịch. Tổng công ty tiến hành lựa chọn phương thức giao dịch thông thường, sau khi có những thông tin tiếp cận thị trường và lựa chọn bạn hàng kinh doanh. Thông thường Tổng công ty lựa chọn cùng một lúc một số bạn hàng kinh doanh, sau đó tổ chức gọi thầu chọn ra một bạn hàng kinh doanh tốt nhất. Tổng công ty sẽ giao dịch với bạn hàng qua fax, telex để thoả thuận về giá cả hàng hoá và điều kiện giao dịch. Phương thức giao dịch này nói chung rất phù hợp vời Tổng công ty nó đem lại hiệu qủa cao mà nó đỡ rất nhiều các khoản chi phí đi lại tốn kém để thương lượng ký kết hợp đồng. Thương lượng đàm phán. Trước khi đàm phán chính thức Tổng công ty thường dựa trên việc nghiên cứu lựa chọn được nguồn hàng, mặt hàng cần nhập khẩu. Việc lựa chọn nguồn hàng, nguồn nhập khẩu là rất phức tạp, cụ thể Tổng công ty tiến hành nhập khẩu từ các thị trường đã lựa chọn: Nhập khẩu các thiết bị sản xuất giấy từ khu vực EU, Thuỵ Đển, Phần Lan, Na Uy Nhập khẩu các phụ tùng lò hơi, phụ tùng vật liệu cho phân xưởng hoá chất từ Thuỵ Điển, Pháp. Nhập khẩu các phụ tùng máy giấy, máy ép ngang và máy cuộn từ Phần Lan Nhập khẩu các thiết bị đo đường, kiểm tra ( hệ thống nghi khí ), các loại hoá chất cho việc sản xuất giấy, các phụ tùng lò hơi, đá mài từ Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản. Bên cạnh đó nhập khẩu các chất khử, nhựa hoá chất, gia keo giấy, tẩy trắng chất diệt khử từ Inđônêxia, Thái Lan, Đài Loan nhưng không thường xuyên. Sau khi đã lựa chọn được mặt hàng và nguồn hàng nhập khẩu để tiến tới ký kết hợp đồng nhập khẩu Tổng công ty tiến hành thương lượng. Việc phân tích thường xuyên qua những điều khoản sẽ được ký kết trong hợp đồng được thực hiện rõ ràng tỷ mỉ. Tổng công ty xác định đây là bước quan trọng để tiến tới sự thống nhất giữa Tổng công ty và các bạn hàng nên Tổng công ty đã đưa ra mô hình gọi thầu để thương lượng. Trong thương lượng đàm phán Tổng công ty sử dụng đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm am hiểu về thị trường và bạn hàng, đặc biệt có vốn ngoại ngữ giỏi, có kiến thức về ngoại thương và luật thương mại. Ký kết hợp đồng: Đây là khâu quan trọng thiết lập mối quan hệ kinh tế giữa tổng công ty với các bạn hàng xuất khẩu. Tổng công ty thường chọn thời điểm ký kết hợp đồng sao cho có lợi, bởi vì hàng nhập khẩu liên quan đến giá cả quốc tế mà giá cả của sở giao dịch quốc tế lên xuống hàng ngày do đó tổng công ty chọn thời điểm ký kết hợp đồng mang lại hiệu quả cao. Việc ký kết hợp đồng, Tổng công ty tuân thủ sử dụng hình thức văn bản của bộ thương mại. Ngôn ngữ được sử dụng đi ký kết hợp đồng: Anh, Pháp, Việt Bộ phận ký hợp đồng là những cá nhân có đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng bao gồm: + Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc của Tổng công ty. + Các giám đốc của các đơn vị thành viên khi được sự chỉ đạo của tổng công ty. Thông thường một hợp đồng nhập khẩu thường có các phần sau: + Số hợp đồng. + Ngày và nơi ký kết hợp đồng. + Tên và địa chỉ của các nơi tham gia ký kết Các điều khoản của hợp đồng như: + Tên hàng + Số lượng quy cách, phẩm chất +Giá + Thời hạn thanh toán + Bảo hành + Phạt, huỷ bỏ hợp đồng... Những chứng từ cơ bản của hợp đồng gồm: + Chứng từ hàng hoá + Chứng từ vận tải +Chứng từ bảo hiểm + Chứng từ hải quan + Chứng từ kho hàng Đối với các hàng hoá thông thường sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu xong thì công việc mua bán coi như đã hoàn tất. Nhưng riêng đối với hàng hoá là máy móc, thiết bị, dây chuyền thì sau khi ký kết hợp đồng, Tổng công ty tuy cần phải lập hồ sơ đề nghị Bộ thương mại phê duyệt hợp đồng. Hồ sơ được thành lập 4 bộ ( nếu thuộc phê duyệt của Bộ thương mại ) và 8 bộ ( nếu thuộc phê duyệt của hội đồng thẩm định nhà nước). Hồ sơ phải có một bộ gốc, các bộ tiếp theo có thể là bản sao. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 5.1 Mở L/C Thông thường Tổng công ty mở L/C ngay sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu. Để tiến hành mở L/C Tổng công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu tới ngân hàng để mở L/C ( theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Đồng thời cần cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho vừa chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa phải tôn trọng các điều khoản của hợp đồng tránh mâu thuẫn khiến cho bên xuất khẩu chấp nhận được. Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của Tổng công ty được chuyển tới ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu phục vụ ngành giấy của Tổng công ty đều mở L/C không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C như thế là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận nhất trí giữa Tổng công ty và bên đối tác khi đàm phán và ký kết hợp đồng. Sau khi L/C được bên đối tác chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời Tổng công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán ( bên đối tác) hoặc ngân hàng mở L/C có thể có các trường hợp sau xảy ra như bộ chứng từ về trước hàng về sau hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trước. Bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để Tổng công ty tiến hành các bước tiếp sau như làm thủ tục hải quan, nhận hàng... Thông thường bộ chứng từ gốc được gửi tới ngân hàng để mở L/C. sau đó ngân hàng tiến hành kiểm tra nếu bộ chứng từ đúng với hợp đồng nhập khẩu thì ngân hàng sẽ gửi cho Tổng công ty một hối phiếu để Tổng công ty chấp nhận trả tiền cho bên bán, kèm với bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ đó có sai sót so với hợp đồng nhập khẩu thì ngân hàng sẽ gửi cho Tổng công ty một bản liệt kê những sai sót đó, nếu tổng công ty chấp nhận những sai sót đó thì sẽ đồng ý để ngân hàng gửi cho bên bán, cỏn nếu không ngân hàng sẽ không thanh toán tiền cho bên bán mà gửi trả bộ chứng từ cho ngân hàng của bên bán để họ sửa đổi. Thuê phương tiện vận tải. Đối với mặt hàng Tổng công ty nhập khẩu thường nhập theo giá CIF có nghĩa là thuê phương tiện vận tải do bên đối tác nước ngoài. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp Tổng công ty thường nhập theo giá FOB do giá CIF quá cao vượt khả năng tính toán của Tổng công ty do đó Tổng công ty phải thuê phương tiện vận tải để trở hàng về. Việc thuê tầu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm về nghiệp vụ, các thông tin về tình hình thị trường thuê tầu và thông tin các điều kiện thuê tầu. Do đó Tổng công ty thường uỷ thác việc thuê tầu và lưu cước cho một công ty hàng hải nào đó thông qua hợp đồng uỷ thác. Mua bảo hiểm hàng hoá. Đối với mặt hàng nguyên liệu giấy và các phụ tùng thiết bị phục vụ ngành giấy của Tổng công ty hầu hết được trở bằng đường biển do đó mua bảo hiểm là yếu tố bắt buộc vì mặt hàng nguyên liệu giấy rất khó bảo quản trong quá trình vận chuyển. Tổng công ty thường mua bảo hiểm của công ty Bảo Việt và một số hãng bảo hiểm khác, khi đó Tổng công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm cho mặt hàng nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho Tổng công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà Tổng công ty gửi đến. Làm thủ tục hải quan. Său khi thực hiện các bước trên, để thực hiện cho việc nhận hàng Tổng công ty thường tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá đó về tới cảng. Khi đó Tổng công ty tự kiểm đầy đủ, chính xác các chi tiết về các loại mà tổng công ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó lên tờ khai,để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu. Sau khi hàng tới cảng Tổng công ty thường kiểm tra và giám định hàng hoá trước khi tiếp nhận hàng. Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu và do cơ quan giám định tiến hành. Thông thường là công ty giám định là VINACONTROL để thực hiện kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu cho Tổng công ty. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có hư hỏng nhất định do nguyên liệu giấy dễ hút ẩm hoặc có thể do bên đối tác nước ngoài giao sai qui định, hoặc nhầm lẫn, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất ... Do đó khi hàng về đến Tổng công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. Sau khi đã kiểm tra và giám định cơ quan giám định sẽ cấp cho Tổng công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm ( về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất đánh gía do hư hỏng ). Nhận hàng. Sau khi Tổng công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu ngân hàng gửi đến thì ngân hàng sẽ ký hậu đơn. Tổng công ty mang vận đơn này đến đại lý hãng tàu để họ phát lệnh giao hàng cho cảng. Khi đó Tổng công ty mang lệnh giao hàng này đến cảng thì cảng mới cho phép Tổng công ty nhận hàng. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì Tổng công ty thường tiến hành khiếu nại trong các trường hợp sau: + Nếu hàng có khối lượng và chất lượng không phù hợp với hợp đồng, thời gian giao hàng bị vi phạm thì Tổng công ty khiếu nại người bán. + Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi người vận tải gây nên thì Tổng công ty khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. + Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên khi những ruỉ ro này được mua bảo hiểm thì Tổng công ty khiếu nại với công ty bảo hiểm. III. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu của Tổng công ty Giấy- Việt Nam (VINAPIMEX ) Phân tích các chỉ tiêu hiệu quả và kết quả nhập khẩu của Tổng công ty Giấy- Việt Nam: Trong giai đoạn vừa qua, Tổng công ty đã tiến hành nhập khẩu nhiều mặt hàng với giá trị lớn nhằm phục vụ cho các đơn vị thành viên. Trong kim ngạch nhập khẩu của VINAPIMEX, tỷ trọng giá trị nhập khẩu máy móc, công nghệ vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Dựa trên số liệu báo các kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty trong các năm từ 1999 đến 2001 ta có bảng tổng kết sau: Bảng các chỉ tiêu hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Các chỉ tiêu Nhập khẩu 1999 2000 2001 Doanh thu nhập khẩu (triệu đồng) 111860 259980 264180 Tổng chi phí NK ( triệu đồng) Thuế nhập khẩu Lãi vay ngân hàng Chi phí giao nhận,bán hàng Thuế doanh thu Chi phí khác 106400 39060 16800 5460 16100 42980 227920 91980 63420 12880 12180 44660 230580 93240 59780 13300 5320 44940 Lợi nhuận(triệu đồng) Các chỉ tiêu hiệu quả: Tỷ suất ngoại tệ Hiệu suất lợi nhuận 5460 1,051 0,051 32060 1,140 0,140 33600 1,227 0,227 Căn cứ vào bảng trên ta thấy mức kim ngạch và lãi từ hoạt động nhập khẩu của VINAPIMEX có những bước tăng trưởng đáng kể. Đánh giá chung: 2.1 Ưu điểm: Ưu Là một Tổng công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu. Do đó đã có nhiều mối quan hệ với các bạn hàng trong nước và ngoài nước, đứng ra nhập khẩu cho các thành viên của tổng công ty. Tổng công ty Giấy- Việt Nam là một tổng công ty lớn trực thuộc Nhà nước, đang phát triển với tốc độ nhanh. Hơn nữa giấy là một trong những mặt hàng có mặt trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Bên cạnh đó các đơn vị trực thuộc của Tổng công ty được trang bị một hệ thống dây truyền sản xuất với công nghệ thiết bị hiện đại đã tạo ra sức cạnh tranh mạnh mẽ cho Tổng công ty. Tông công ty còn tận dụng được uy tín kinh doanh cũng như lợi thế của doanh nghiệp nhà nước để vay vốn ngân hàng. 2.2 Những tồn tại cần khắc phục: -Bên cạnh những thành tích đạt được Tổng công ty vẫn còn một mặt tồn tại như: công tác thị trường còn yếu kém, hiệu quả sử dụng vốn của Tổng công ty vẫn còn thấp, sự phối hợp giữa các đơn vị thành viên với nhau chưa đạt hiệu quả như mong muốn...Do đó để nắm bắt kịp thời sự biến động thường xuyên của thị trường thế giới, đòi hỏi Tổng công ty phải có những phương hướng nhằm phát huy được sự chủ động trong buôn bán. Lượng xuất khẩu còn hạn chế. Hàng hoá chưa có sức cạnh tranh. 2.3 Nguyên nhân: -Do công tác nghiên cứu thị trường còn hạn chế. Chưa đam bảo được nguồn nhập khẩu nguyên liệu cũng như hoá chất để phục vụ các đơn vị thành viên. Nhìn chung Tổng công ty đã đạt được những kết qủa khả quan trong hoạt động xuất nhập khẩu nhưng do những nguyên nhân khách quan nên còn nhiều tồn tại. Trong thời gian tới, việc nhập khẩu còn gặp nhiều thách thức lớn. Đặc biệt là khi Việt Nam chuẩn bị tham gia vào AFTA thì ngành giấy phải lỗ lực hơn nữa, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị, nhằm tạo ra các sản phẩm phong phú về chủng loại đa dạng về mẫu mã chất lượng cao hơn thì mới có thể cạnh tranh được với sản phẩm nước ngoài. Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại tổng công ty Giấy Việt Nam Phương hướng và mục tiêu hoạt động nhập khẩu của tổng công ty. Phương hướng hoạt động nhập khẩu của tổng công ty trong thời gian tới. Nhập khẩu là một lĩnh vực hấp dẫn nhưng rất phức tạp bởi vì hoạt động này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan. Trước hết đó là thị trường nước ngoài, tức là thị trường nhập khẩu hàng hoá của Tổng công ty. Yếu tố này thể hiện sự lệ thuộc của tổng công ty với thị trường. Bên cạnh đó có những trở ngại về địa lý, mức độ hiểu biết lẫn nhau giữa các đối tác cũng như trở ngại trong nhập khẩu. Chính vì vậy không thể tính đến yếu tố này trong quá trình xây dựng định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của Tổng công ty trong thời gian tới. Do đó tổng công ty sẽ dự đoán đến những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của Tổng công ty do sự phát triển của nền kinh tế thương mại thế giới, khu vực và nền kinh tế bao gồm: Hoạt động nhập khẩu rất thuận lợi cho trao đổi thông tin và sự phát triển của các hình thức thanh toán hiện đại, đồng thời hàng hoá nhập khẩu sẽ phải chịu mức thuế thấp hơn nhiều so với hiện nay. Hoạt động sản xuất trong nước sẽ phải chịu sức ép lớn, do nhu cầu sử dụng mặt hàng này không thể thiếu được trong nhiều công việc khác nhau do đó để sản xuất cần nhiều nguyên liệu và thiết bị để sản xuất, mà trong nước chưa cung cấp đủ cho thị trường, dẫn đến nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu ngày càng tăng. Hướng tới xây dựng nhiều nhà máy trước hết là phục vụ nhu cầu trong nước, và hướng tới xuất khẩu. Tiếp tục duy trì hoạt động nhập khẩu uỷ thác, bên cạnh tiếp tục tăng cường hoạt động kinh doanh mặt hàng này của Tổng công ty nhập về. Tìm kiếm các nguồn hàng nhập khẩu và khách hàng mới bên cạnh việc duy trì các mối quan hệ mà Tổng công ty đã có. Để củng cố và góp phần tạo điều kiện cho những phương hướng hoạt động nhập khẩu, Tổng công ty đã có định hướng phát triển nguồn nhân lực, bồi dưỡng trình độ quả lý của cán bộ để đáp ứng ngày càng cao của thị trường. Mục tiêu: Đáp ứng và thoả mãn nhu cầu của các đơn vị thành viên để có những công nghệ, thiết bị phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng trong xã hội một cách tối đa trên cơ sở chấp hành nghiêm túc các quy định chính sách của Nhà Nước, thông qua đây tạo được nhiều công ăn việc làm cho người lao động. Phát triển mở rộng đi kèm với quản lý chặt chẽ và chọn lọc kỹ càng xây dựng Tổng công ty ngày càng lớn mạnh, ban hành quy chế mới phù hợp, bố chí đúng người, đúng việc, bên cạnh mở mang thêm các lĩnh vực, các khách hàng mới. Xây dựng chiến lược kinh doanh nhập khẩu cho từng giai đoạn trên cơ sở nghiên cứu thị trường, khách hàng, tìm kiếm đối tác. Tổng công ty cần nâng cao uy tín của mình để tạo điều kiện ký được nhiều hợp đồng, nhằm tăng nhu cầu nhập khẩu. Bên cạnh đó Tổng công ty cần tạo chỗ đứng vững trên thị trường mà mình nhập khẩu, từ đó sẽ thúc đẩy hoạt động nhập khẩu phát triển. Tổng công ty cố gắng nhập đủ số lượng và đảm bảo chất lượng mà các đơn vị thành viên có nhu cầu về mặt hàng đó. Điều đó giúp cho các đơn vị thành viên nâng cao được chất lượng sản phẩm ngang bằng với chất lượng thế giới, như vậy giúp cho Tổng công ty nâng cao được lợi nhuận. II. Các gíải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu giấy của Tổng công ty Giấy- Việt Nam. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường: Trong lĩnh vực kinh doanh mọi hoạt động doanh nghiệp đều phải hướng tới thị trường, phục vụ tốt nhất những nhu cầu của thị trường để từ đó thu hút lợi nhuận tối đa. Thị trường luôn định hướng cho doanh nghiệp hoạt động. Vì thế công tác nghiên cứu thị trường trở nên đặc biệt quan trọng, mọi kết quả đúng hay sai đều phải căn cứ vào kết quả công tác thị trường. Đối với Tổng công ty trước đây công tác nghiên cứu thị trường chưa được chú trọng đúng mức trong thời kỳ bao cấp. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường Tổng công ty phải tự thân vận động cho nên công tác nghiên cứu thị trường đã được Tổng công ty chú trọng nhiều hơn đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu. Tổng công ty phải đề ra định hướng phát triển, dựa vào đâu mà hoạt động nghiên cứu thị trường cũng có hướng để hoạt động, đưa uy tín của mình trên thị trường quốc tế cũng như trong khu vực, tạo lòng tin của khách hàng. Từ hướng phát triển này mà Tổng công ty có hướng hoạt động nghiên cứu thị trường, cụ thể là Tổng công ty phải có chính sách Marketing đúng đắn, những ứng sử phù hợp với từng thị trường, từng khách hàng. Tổng công ty cần tìm hiểu những nhu cầu thị trường trong nước, từ đó đáp ứng chính sách của mặt hàng mà khách hàng cần theo đúng yêu cầu của họ, đặc biệt là vấn đề chất lượng, quy cách, phẩm chất hàng hoá, như vậy Tổng công ty đã thoả mãn nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín với khách hàng do đó càng củng cố vị thế và tăng cường thị phần của mình. Để hỗ trợ nghiên cứu thị trường Tổng công ty cần phải: + Có sự chỉ đạo sát sao đối với hoạt động nghiên cứu thị trường. + Hoạch định chỉ rõ chiến lược kinh doanh. + Lựa chọn bắt đúng thời cơ, khai thác tối đa những mặt mạnh. + Xác định đúng đắn thị trường trọng điểm để từ đó tập trung mọi nguồn lực để khai thác, chiếm lĩnh. + Quản lý tốt mọi nguồn về tài sản , lao động . Một nhân tố nữa là vấn đề thông tin. Môi trường kinh doanh luân biến đổi đã tạo ra nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin đối với Tổng công ty . Đồng thời việc tìm kiếm thông tin đòi hỏi phải liên tục , song nó có một độ trễ nhất định .Để hoạt động cao trong việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin phải thực sự liên kết với những biến đổi thị trường, môi trường kinh doanh và việc tổ chức kinh doanh bằng chiến lược kinh doanh dài hạn nhằm tạo điêù kiện cho hoạt động kinh doanh luôn nắm bắt được những cơ hội và thích nghi tốt với những thay đôỉ đó . Mọi công việc cần đạt được trong nghiên cứu thị trường là tìm kiếm được những thông tin dự báo về thị trường . Những thông tin này rất quan trọng đối với hoạt động Maketting cũng như mọi hoạt động ứng xử của Tổng công ty . Nhìn chung việc nghiên cứu thị trường kể cả thị trường nhập khẩu và thị trường trong nước rất quan trọng và mang ý nghĩa chiến lược . Nếu nắm vững thị trường nhập khẩu Tổng công ty có thể tìm kiếm được những nguồn hàng cũng như những điều kiện thuận lợi trong điều kiện kinh doanh . 2. Đề xuất hoàn thiện lựa chọn đối tác , chuẩn bị giao dịch tại Tổng công ty Giấy – Việt Nam . Hiện nay các nghiệp vụ nhập khẩu nguyên liệu giấy mà Tổng công ty đang áp dụng là tương đối phù hợp và có hiệu quả . Nhưng không có nghĩa là các nghiệp vụ đó không bao giờ thay đổi , cho nên trong thời gian tới Tổng công ty cần thu nhập các thông tin về kinh tế và chính trị, luật pháp...của nước ta lẫn các nước khác trên thế giới để kịp thay đổi các nghiệp vụ cho phù hợp. Lựa chọn đúng đắn đối tác kinh doanh. Công ty cần tìm hiểu kỹ đối tác nước ngoài về quá trình phát triển của họ, cơ cấu tổ chức, phong tục tập quán, năng lực về tài chính, uy tín của họ trên thị trường...đây là điều hết sức quan trọng vì trong kinh tế thị trường và nhất là trong giai đoạn hiện nay có rất nhiều công ty trá hình hay những công ty có khả năng phá sản. Nên Tổng công ty tìm hiểu kỹ đối tác nước ngoài sẽ giúp tránh được những rủi ro trong nhập khẩu nguyên liệu giấy. Công tác chuẩn bị trước và sau khi giao dịch trực tiếp. Khi tiến hành những hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn, việc sử dụng hình thức giao dịch trực tiếp là điều cần thiết cho hai bên có thể giải thích cặn kẽ, thuyết phục nhau để đi đến một thống nhất chung. Để đảm bảo việc tiến hành giao dịch được tốt, tổng công ty cần tổ chức một số công tác chuẩn bị sau: Tổ chức đoàn thương lượng: trong quá trình kinh doanh những cuộc tiếp xúc thương lượng liên tục được tiến hành, yêu cầu của mỗi đoàn thương lượng phải có người có đủ quyền hạn để quyết định các vấn đề. Tổng công ty cần có lịch trình sắp xếp cuộc tiếp xúc một cách hợp lý, căn cứ vào đó để tổ chức đầy đủ các cán bộ đủ thẩm quyền và nghiệp vụ để tiến hành giao dịch. Chuẩn bị nội dung thương lượng: Để tránh tình huống bất ngờ không có lợi, Tổng công ty cần dự kiến tất cả các tình huống xảy ra đối với từng điều khoản. Bản dự kiến này sẽ giúp Tổng công ty chủ động trong thương lượng, tránh những tình trạng phải thảo luận ngay trước mặt bạn hàng. Hoàn thiện công tác giao dịch, đàm phán. Hoàn thiện phương thức giao dịch. Để tiến tới ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy Tổng công ty Giấy-Việt Nam cần hoàn thiện hơn nữa quá trình giao dịch thương lượng với nhau về các điều kiện giao dịch. Thực tế hiện nay ở Tổng công ty Giấy –Việt Nam điều bất cập nhất và gặp nhiều sai sót đó là vấn đề thư hỏi hàng. Các thư hỏi hàng Tổng công ty gửi đi đã bỏ qua nhiều vấn đề cần được quan tâm như các dịch vụ sau bán hàng, Serial/No, năm sản xuất...Do vậy đã làm ảnh hưởng tới quá trình thương lượng đàm phán. Và cơ sở để có một bản hỏi hàng hoàn thiện là phải nắm bắt thị trường, nghiên cứu về các nhà cung cấp mà Tổng công ty sẽ gửi tới. Sau đây là một số yếu tố cơ bản cần lưu ý để có một hỏi hàng hoàn thiện và mang tính thuyết phục cao mà Tổng công ty cần áp dụng: Số lượng: Cần ghi rõ số lượng là bao nhiêu. Chất lượng, Serial/No, năm sản xuất, đã qua sử dụng hay còn mới. Điều kiện giao hàng là gì: CIF,FOB...theo Incoterms 1990 hay 2000 Các dịch vụ sau khi đă nhận hàng như bảo hành cung cấp phụ tùng, công tác đào tạo, huấn luyện, lắp đặt chạy thử. Các tiêu chuẩn kỹ thuật: điều này rất quan trọng đối với các mặt hàng của Tổng công ty ( như tiêu chuẩn về quy cách phẩm chất, đảm bảo về kỹ thuật...) Xuất xứ của hàng hoá: Chủ yếu là các nước Châu Âu,Châu á ... Các khuyến mại nếu có với Tổng công ty. Hoàn thiện công tác đàm phán ký kết hợp đồng. Nghiệp vụ đàm phán đòi hỏi người tham gia công tác này có trình độ về chuyên môn, kiến thức tổng hợp về ngoại thương và phải là người có kinh nghiệm. Chính vì vậy các cán bộ nhân viên kinh doanh nhập khẩu của Tổng công ty phải tự mình không ngừng chao dồi bản thân về nghiệp vụ học hỏi, tích luỹ kiến thức, kinh nghiệm nghệ thuật giao tiếp đàm phán thương lượng trong kinh doanh. Mục đích của việc đàm phán thương mại là nhằm đạt được thoả thuận giữa người mua và người bán về các điều khoản của hợp đồng. Để đạt được mục tiêu này đội ngũ các bộ nhân viên của Tổng công ty Giấy-Việt Nam tham gia công tác đàm phán cần chú ý tuân thủ theo các nguyên tắc sau: Lễ phép, lịch sự Hoà khí và thiên cảm. Không xa rời mục tiêu đã định. Chủ động Trong thời gian đàm phán phải được cân nhắc kỹ lưỡng, cần quan sát thái độ của đối phương, thăm dò điểm chết của họ để gia quyết định. Trên cơ sở đó để có cuộc đàm phán được tiếp xúc tốt đẹp, Tổng công ty VINAPIMEX cần đạt được những yếu tố sau: + Chuẩn bị trước những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản được nêu trong hợp đồng. + Phải lường trước những tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, tránh tình trạng bị bất ngờ. + Có sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liên quan trước khi đàm phán. + Cần cập nhật kịp thời các thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ. Biết mình muốn gì, mức giá nào, trong điều kiện nào có như vậy Tổng công ty có nhiều khả năng giành thắng lợi trong đàm phán mà không bị áp đặt trong điều khoản bất lợi. Tổng công ty có thể tham khảo sách lược sau: Trong đàm phán phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phán phải biết thông tin cho đối tác hiểu rằng họ không phải là bạn hàng duy nhất.Tổng công ty có thể ký kết bất kỳ các đối tác nào khác nếu họ đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra. Cần chia nhỏ các mục tiêu và thứ bậc ưu tiên cho từng mục tiêu để từng bước tiến tới, nắm được tâm lý của đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiêu. Khi nêu yêu câù của mình với đối tác cần thể hiện mục tiêu cao để hai bên thương lượng thoả hiệp. Không nôn nóng bộc lộ suy nghĩ của mình để đối phương biết, luôn bình tĩnh chủ động gây áp lực và tránh việc thoả thuận hấp tấp, vội vàng, song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ thể diện cho họ. Sau các bước thực hiện Tổng công ty nên lập bảng ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn bạc sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Trước khi đặt bút ký hợp đồng các cán bộ của Tổng công ty phải xem xét lại một cách cẩn thận. Yêu cầu đối tác cụ thể hoá những thuật ngữ thiếu rõ ràng để tránh có sự hiểu lầm sau này tiến tơí ký kết hợp đồng một cách chính xác, cụ thể để tiến tới bước thực hiện hợp đồng một cách suôn sẻ. Sau khi ký kết hợp đồng, tổng công ty cần phải chú ý quy định các điều khoản về giá cả, cơ sở giao hàng, bảo hiểm... một cách chặt chẽ, rõ ràng để tránh các thua thiệt về sau. Đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy tại Tổng công ty Giấy- Việt Nam. 4.1. Hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán trong nhập khẩu. Về thanh toán trong nhập khẩu, Tổng công ty thường thanh toán theo phương thức tín dụng như (L/C- Letter of credit). đây là phương thức đảm bảo cho việc thanh toán diễn ra an toàn cho cả hai bên mua và bán. Vì vậy tổng công ty cần chú trọng hơn nữa việc mở L/Ccủa đối tác, công tác đối chiếu chứng từ, đồng thời cần tăng cường mối quan hệ với các ngân hàng trong và ngoài nước để giảm khoản tiền ký quỹ để tận dụng vòng quay vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 4.2. Hoàn thiện quá trình giao nhận, kiểm tra hàng hoá nhập khẩu. Tuỳ theo khả năng thuê tàu, các bên có thể quy định trong những điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau cho từng nhóm hàng khác nhau. Người tiếp nhận hàng nhập khẩu: Các cơ quan giao thông (ga, cảng ) có trách nhiệm tiếp nhận hàng nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho lưu bãi và giao cho các đơn vị. Muốn vậy đơn vị phải ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan giao thông. Địa điểm giao hàng : Theo nguyên tắc hàng nhập khẩu về sẽ được giao cho đơn vị tại cảng Việt Nam. Tuy nhiên theo yêu cầu của đơn vị đặt hàng tại một địa điểm ấn định trong hợp đồng kinh tế. Trong trường hợp này đơn vị đặt hàng phải chịu thêm phí vận chuyển từ cảng hoặc biên giới về đến địa điểm giao hàng. Thông báo giao hàng: Đơn vị ngoại thương cần phải thông báo tình hình hàng hoá từ nước ngoài về cho đơn vị đặt hàng biết. Phải có thông báo hai lần: Lần thứ nhất: ít nhất 7 ngày trước khi tầu đến cảng Việt Nam. Lần thứ hai: trong vòng 24 giờ sau khi tầu đến cảng Việt Nam. Nếu hàng về từ một cảng Châu á thì chỉ cần báo một lần theo cách báo lần hai. Trình tự giao nhận hàng: Khi nhận được giấy báo của đơn vị ngoại thương, đơn vị đặt hàng cần lấy lệnh giao hàng sau đó ra ga để lấy hàng. Nếu chậm cử người đến nhận hàng, đơn vị đặt hàng phải chịu tồn lưu kho, lưu bãi, chịu mọi rủi ro tổn thất do việc chậm chễ gây nên. Nếu đơn vị đặt hàng mang phương tiện vận tải đến nhận hàng mà cảng không giao hàng đúng thời hạn quy định thì cảng phải bồi thường mọi tổn phí. Hàng được giao theo số lượng ghi trên vận đơn, được giao theo lô, theo vận đơn. Đối với hàng hư hỏng nhà ga phải có biên bản kèm theo. kiểm tra, khiếu nại đối với hàng nhập khẩu: Đơn vị đặt hàng phải kiểm tra và phát hiện mất mát, thiếu hụt, sai quy cách, tổn thất trong thời gian ngắn nhất. Trong vòng 30 ngày đối với thiếu hụt về số lượng. Trong vòng 45 ngày đối với hàng sai quy cách phẩm chất. Một số đề xuất khác. - Ngoài nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty và bạn hàng khác, Tổng công ty nên chờ đợi vào các hợp đồng khác mà họ có nhu cầu nhập. Tổng công ty nên chủ động tìm kiếm khách hàng trong nước có nhu cầu nhập khẩu ngoài các mặt hàng truyền thống ra Tổng công ty nên nhập khẩu các mặt hàng khác mà các bạn hàng khác đang cần cho hoạt động sản xuất kinh doanh khác. -Với trụ sở 25 A Lý Thường Kiệt có thuận lợi rất lớn trong việc khuyếch trương tài sản của Tổng công ty, Tăng thêm uy tín và độ tin cậy đối với các bạn hàng đặc biệt là trong công tác đàm phán, ký kết hợp đồng diễn ra tại trụ sở làm việc của Tổng công ty. -Tổng công ty nên mở rộng đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, miễn là thị trường có nhu cầu đồng thời Tổng công ty đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu, vì với hình thức nhập khẩu như hiện nay chỉ đáp ứng nhu cầu cho các đơn vị trực thuộc. Một số kiến nghị. Một số kiến nghị đối với Tổng công ty Giấy-Việt Nam ( VINAPIMEX ) Làm tốt hơn nữa công tác phục vụ hoạt động nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu không phải là hoạt động độc lập hoàn toàn. Nó còn liên quan đối với nhiều phòng nghiệp vụ khác trong Tổng công ty. Vì thế có thể làm tốt công tác nhập khẩu thì đòi hỏi các phần việc có liên quan cũng phải được làm tốt. Nhưng trên thực tế thì không phải như vậy. Ngoài những yếu tố tích cực đã nêu, vẫn còn một vài cá nhân chưa thực sự chú ý đến hoạt động chung của Tổng công ty. Họ coi cái tôi của mình là cao nhất . Điều đó không ít thì nhiều đã ảnh hưởng tới hoạt động của Tổng công ty. Việc một số nhà cung cấp thay đổi một số phương thức thanh toán từ 30 ngày sau khi giao hàng sang thanh toán trước một phần( 30%) hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng cũng chỉ vì thanh toán chậm. Đành rằng nguồn vốn có hạn, nhưng nếu việc lập yêu cầu mua sắm có kế hoạch ưu tiên thì kết quả sẽ khác. Mặt khác công tác thanh toán cần phải làm tốt hơn nữa, các cán bộ nhân viên của phòng tài vụ cần chủ động phối hợp với phòng xuất nhập khẩu để giải quyết công việc sao cho nhanh gọn chính xác. Những gì thuộc công việc của mình thì cần phải làm ngay, không nên đùn đẩy cho người khác. trước đây một người phòng xuất nhập khẩu phải tự mình phần lớn giải quyết các hoá đơn, chứng từ rồi mới chuyển cho phòng tài vụ, phòng tài vụ xem có vướng mắc gì thì chuyển xuống mà không tự tìm hiểu để cùng giải quyết. Kết quả người làm thì cứ làm người chơi cứ chơi công việc thì cứ dậm chân tại chỗ. Hiện tượng này cần phải chấm dứt ngay trong thời gian tới. Công tác lưu trữ và phân bổ tài liệu có liên quan tới điều kiện làm việc, đặc biệt là của phòng xuất nhập khẩu. Cần phải trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác giao dịch. Bố trí nhân sự tại phòng xuất nhập khẩu. Hiện nay phòng XNK có 20 nhân viên làm việc: Bãi Bằng (2 người), Thuỵ Điển (2 người), Hà Nội (9 người) và chi nhánh TP Hồ Chí Minh. Văn phòng tại Hà Nội có 9 người chia thành: 3 cán bộ mua sắm , 3 nhân viên phụ trách Shipping- giao nhận hàng (một người lo về đường không, hai người về đường biển) 1trưởng phòng, 2 văn thư, 1phụ trách kế toán tiền lương. Nhìn chung việc bố trí như vậy là ổn. Nhưng sắp tới một số người phải cử người làm việc tại Thuỵ Điển để thay cho một số nhân viên hết hạn về nước, một số cán bộ mua sắm đã được chỉ định. Tuy nhiên việc này cần phải cân nhắc trước khi quyết định liệu phòng có cử cán bộ kinh nghiệm làm việc lâu năm kiến thức và khả năng ngoại ngữ để đi làm công việc đó hay chỉ cần cử một cán bộ phụ trách Shipping đi là đủ, theo ý kiến của em nên đưa nhân viên mới này đi bởi vì: + Văn phòng tại Thuỵ Điển chủ yếu quan hệ với bạn hàng Bắc Âu, đây là khu vực mà VINAPIMEX đã thiết lập một mối quan hệ lâu dài. + Thời gian gần đây nhiều nhà cung cấp Châu Âu đã có văn phòng đại diện ở các nước Châu á và tại Việt Nam do đó công tác mua sắm không nhất thiết thông qua văn phòng tại Thuỵ Điển có nên cũng để kiểm tra đóng hàng để chuyển về nước. + Khu vực châu á gần chúng ta có nhiều nhà cung cấp có thể đáp ứng một phần nào công việc nhập khẩu nhưng chưa được chú ý nhiều. Song song với việc duy trì tốt với bạn hàng cũ ta cần phải chú ý tới khu vực Châu á, tìm thêm cho mình bạn hàng mới. Điều đó cho phép ta có thêm cơ hội để tìm ra giải pháp tối ưu, điều đó tránh tình trạng độc quyền của các nhà cung cấp Bắc Âu, hoặc có thể vẫn duy trì được hoạt động nhập khẩu của mình. Đẩy mạnh công tác thông tin và tiếp cận thị trường. Đây là công việc góp phần quan trọng vào việc tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu như đã biết VINAPIMEX hiện mới chỉ quan hệ kinh doanh với bạn hàng Châu Âu, Canada và một số nước thuộc khu vực đông và Đông Nam á. Tuy nhiên với thị trường như Bắc Mỹ, Châu á thì quan hệ của Tổng công ty còn khá hạn chế, chưa khai thác được tiềm năng của thị trường này. Nhiệm vụ đặt ra trong thời gian tới làm sao để có thể tận dụng được những ưu thế của khu vực trên, tăng khả năng tạo ra được nhà cung cấp tối ưu từ các nhà cung cấp sẵn sàng làm ăn với ta. Chú ý rằng Canada, Indonexia... là những nước có ngành công nghiệp Giấy khá phát triển vào loại hàng đầu thế giới. Chính vì những lý do này mà Tông công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường để tìm thêm các bạn hàng mới, mở rộng thị trường nhập khẩu, chủ động kết hợp với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế quan hệ qua khâu trung gian, từ đó giảm bớt chi phí trung gian không cần thiết . Để nghiên cứu thị trường nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ ngành Giấy, bên cạnh việc tìm hiểu thông tin về các tạp chí liên quan, quảng cáo bằng đối tác gửi tới, VINAPIMEX có thể thu nhập thông tin từ các nhân viên của hãng đó sang giao dịch với mình hoặc thông qua các đơn vị khác. Ngoài việc tìm kiếm các nhà cung cấp tối ưu khi có nhu cầu nhập khẩu, việc nghiên cứu thị trường cần giúp cho Tổng công ty luôn có đủ thông tin từ thị trường này và từ đó có thể ký được nhiều hợp đồng nhập khẩu hơn khi phát hiện nhu cầu thị trường mới. Về phía nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các hoạt động kinh doanh nói chung và các hoạt động nhập khẩu nói riêng đều nằm dưới sự kiểm soát và hướng dẫn của nhà nước. Điều này ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của Tổng công ty. Để làm tốt công việc nhập khẩu ngoài lỗ lực của Tông công ty nhà nước cần có chính sách cơ chế điều hành phù hợp. Để chủ động cung cấp thiết bị cho sản xuất tạo điều kiện cho Tổng công ty phát huy được khả năng thực hiện phương hướng kinh doanh của mình. Nhà nước cần xem xét và giải quyết vấn đề sau: Hoàn thiện chính sách và cơ cấu quản lý nhập khẩu theo hướng đơn giản hơn, thông thoáng hơn phù hợp với cơ chế thị trường. chính sách và cơ chế quản lý nhập khẩu: Những quy định về xuất nhập khẩu và các hàng rào thương mại là một trong những yếu tố ảnh hưởng nhiều tới kết quả hoạt động nhập khẩu. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhập khẩu nguyên liệu ngành Giấy nói riêng và nhập khẩu hàng hoá các loại nói chung ở nước ta hệ thống các chính sách, quy định nhập khẩu phải được đổi mới và hoàn thiện. Cụ thể là: Hệ thống các văn bản pháp lý, quy định phải đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán trong việc khuyến khích tất cả các thành phần kinh tế tham gia hoạt động nhập khẩu để tạo nguồn hàng ổn định lâu dài cho các công ty xuất nhập khẩu tránh tình trạng khuyến khích nhập khẩu một mặt hàng nào đó mà bỏ quên những mặt hàng khác. Hiện nay ở nước ta thủ tục nhập khẩu vẫn còn rườm rà gây phức tạp, lãng phí thời gian, công sức cho doanh nghiệp nhập khẩu khi tiến hành các thủ tục nhập khẩu. Đội ngũ cán bộ làm việc còn nhiều quan liêu, cửa quyền làm ảnh hưởng đến tiến độ nhập khẩu. Vì thế trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính Việt Nam cần đặc biệt chú trọng đến cải cách công tác quản lý các hoạt động nhập khẩu, từng bước bãi bỏ các thủ tục không cần thiết, để tiết kiệm thời gian, tiền của, công sức cho các doanh nghiệp. Nhanh chóng ổn định các chính sách, chủ chương của nhà nước một cách nhất quán công khai. Điều này rất cần thiết, nó tạo ra hành lang an toàn về mặt pháp lý cho các doanh nghiệp hoạt động. Thông qua đó, các doanh nghiệp sẽ biết mình được phép làm gì và không được phép làm gì. Đối với các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu như ở VINAPIMEX thì việc được quyền nhập (xuất) mặt hàng gì. Mặt hàng nào bị hạn chế bị cấm nhập... cùng với nó là các mức thuế áp dụng như thế nào... tất cả những điều đó sẽ cho phép doanh nghiệp xây dựng phương án kinh doanh cho mình. Ngoài ra, việc ổn định các chủ trương chính sách một cách nhất quán, công khai sẽ tạo nên một sự yên tâm về mặt tâm lý cho các chủ doanh nghiệp để hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều đó sẽ góp phần làm ổn định nền kinh tế quốc dân, tạo đà cho các doanh nghiệp phát triển. Sớm cải tiến hoạt động của Hải Quan cho nhanh, gọn, tránh trồng chéo gây khó dễ khi làm thủ tục Hải Quan. Như ở trên đã nói, vấn đề về Hải Quan là một trong những vướng mắc lớn nhất đối với hoạt động nhập khẩu của Tổng công ty Giấy- Việt Nam. Do đặc thù mặt hàng nhập khẩu của Tổng công ty là hàng phụ tùng, vật tư thiết bị để sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế nên thường số lượng lẻ tẻ, lắt nhắt. Phần lớn thì một container bao gồm nhiều đơn đặt hàng với các khoản mục nhỏ khác nhau, kiểm hóa 100% rất bất tiện và mất nhiều thời gian. Vì thế, Tổng cục Hải Quan cần có quy định đối với những loại hàng nào cần kiểm hoá ngay, loại nào cho phép kiểm hoá tại kho giao hàng. Có như thế thì việc giải phóng hàng tại cửa khẩu mới có thể nhanh hơn được, các doanh nghiệp đỡ tốn chi phí lưu kho bãi, có điều kiện phục vụ tốt hơn các nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng. Quản lý quỹ tiền tệ: Nhà nước cần có sự quản lý ngoại tệ để đảm bảo có được các đầu vào bằng nhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng Giấy mà trong nước chưa tạo ra được. Nhà nước cần xem xét lại và điều chỉnh nguyên tắc, cơ chế phân bổ ngoại tệ ở các doanh nghiệp cũng như việc chuyển giao ngoại tệ giữa các doanh nghiệp. Mặc dù có sự thiếu hụt ngoại tệ nhưng lại có quá nhiều tình trạng ngoại tệ lưu thông nội bộ, tích trữ ngoại tệ với quy mô lớn, số lượng ngoại tệ lưu hành ở thị trường “chợ đen” nhà nước không thể kiểm soát được. Nhà nước cần có biện pháp để ngăn chặn tình trạng này. Nhà nước nên chuyển ưu tiên phân bổ ngoại tệ cho các dự án lớn, tốn khá nhiều ngoại tệ và thời gian xây dựng cơ bản lâu sang việc cổ vũ, khuyến khích các mối liên hệ trong nội bộ các ngành công nghiệp và cải tiến hoạt động của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn kinh tế. Chính sách về tỷ giá hối đoái: Chính sách về tỷ giá hối đoái của nhà nước có liên quan trực tiếp đến việc tăng hay giảm nhập khâủ của Tổng công ty. Tổng công ty khi tiến hành hoạt động nhập khẩu nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng thì sẽ bị thiệt, do tỷ gía mua vào của ngân hàng thường thấp hơn thị trường, còn nếu Tổng công ty muốn mua lại thì phải mua ở mức giá cao hơn giá thị trường. Để khắc phục tình trạng này, nhà nước cần có sự quản lý ngoại tệ phù hợp với một tỷ giá ngoại hối tương đối sát với thị trường, khoảng cách chênh lệch giá mua và giá bán là tối thiểu. Đồng thời nhà nước cần giành một số ngoại tệ cho ngân hàng ngoại thương vay để làm vốn kinh doanh và điều chỉnh tỷ giá thị trường ổn định, không đột biến bằng cách buộc các đơn vị phải thanh toán qua ngân hàng, tránh tình trạng giữ ngoại tệ mua bán với nhau. Ngoài ra còn củng cố hệ thống tài chính ngân hàng để cho các ngân hàng thương mại quốc doanh trụ cột của hệ thống, hiện nay hoạt động trên cơ sở thị trường đầy đủ hơn có quyền quyết định nhiều hơn và phải tự chịu trách nhiệm. Do vây chính phủ cần thực hiện một chính sách linh hoạt tránh dùng nhiều tỷ giá gây rất nhều khó khăn cho hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế. Chính sách về thuế: Nhà nước cần phải quy định cụ thể , chính xác tên hàng mức thuế, nhà nước quản lý bằng hạn ngạch hay bằng giấy phép để Tổng công ty làm cơ sở ký kết hợp đồng và khai báo Hải Quan , tính thuế. Khi có sự thay đổi trong chính sách thuế thì nhà nước cần thông báo cho Tổng công ty biết trước từ 3-6 tháng để Tổng công ty kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của mình. Trợ giúp các doanh nghiệp nhập khẩu: Hiện nay có một thực tế là nhiều doanh nghiệp do thiếu vốn nên bị hạn chế trong kinh doanh, trong khi đó các ngân hàng lại xảy ra tình trạng ứ đọng vốn do các doanh nghiệp khó có thể đáp ứng các đòi hỏi khắt khe về tài sản thế chấp, thủ tục vay vốn... nên rất khó tiếp cận được với nguồn vốn này. trong thời gian tới, nhà nước cần đưa ra các biện pháp khuyến khích các ngân hàng cho các công ty vay vốn để thực hiện hoạt động nhập khẩu. Nhà nước cũng nên bỏ quy định khống chế hạn mức tín dụng đối với các ngân hàng thương mại nhằm khuyến khích nhập khẩu. Về phía ngân hàng, nhà nước cần phải xem xét lại các quy định về tài sản thế chấp để nó giữ đúng vai trò là điều kiện đảm bảo an toàn vốn cho vay chứ không phải là vật căn cứ giữa ngân hàng và doanh nghiệp. Đồng thời Nhà nước cần có hướng chỉ đạo các ngân hàng có thể đứng ra bảo lãnh để các doanh nghiệp có thể vay được khoản tiền lớn từ các tổ chức tín dụng quốc tế với lãi suất ưu đãi hay từ các hãng sản xuất ở nước ngoài dưới dạng L/C trả chậm. Kết luận Hoạt động nhập khẩu hàng hoá có vai trò trong nền kinh tế quốc dân. Nó cho phép tận dụng tối đa nguồn lực trong nước và tham gia tích cực vào quá trình chuyên môn hoá và phân công lao động quốc tế. Đồng thời qua hoạt động này chúng ta có thể tiếp nhận được công nghệ, khoa học kỹ thuật tiên tiến, góp phần đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá- hiện đại hoá, quá trình hội nhập giữa nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đã được nước ta nhìn nhận đúng đắn. Trong hơn mười năm đổi mới, hoạt động nhập khẩu không ngừng phát triển và đem lại những kết quả đáng khích lệ. Hoà mình vào xu thế đó, trong những năm qua, Tổng công ty Giấy- Việt Nam đã không ngừng cố gắng nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Đề tài “Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu ngành Giấy tại Tổng công ty Giấy- Việt Nam’’ được nghiên cứu dựa trên việc đi sâu tìm hiểu mọi mặt về hoạt động, nghiệp vụ nhập khẩu và những hoạt động liên quan trực tiếp đến quá trình đó. Trong thời gian thực tập tại công ty, em cố gắng nắm bắt những hoạt động kinh doanh của Tổng công ty, kết hợp với cơ sở lý luận chung để tìm ra những ưu điểm và khuyết điểm còn tồn tại trong quy trình nhập khẩu nhằm chỉ ra những mặt mạnh cần phát huy trong thời gian tới. Đồng thời đề xuất những biện pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu ngành giấy ở Tổng công ty. Với trình độ nhận thức và thời gian thực tập còn hạn chế, em chỉ đưa ra một số giải pháp. Hy vọng các giải pháp này có thể đóng góp một phần nhỏ bé cho công tác nhập khẩu tại Tổng công ty Giấy- Việt Nam. Đề tài này được hoàn thiện dưới sự giúp đỡ chu đáo và nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Hải Đạt cùng sự chỉ bảo của các thầy cô giáo khác, các cán bộ nhân viên ở Tổng công ty Giấy-Việt Nam. Với kiến thức và trình độ còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tế thiếu nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, góp ý của thầy cô giáo. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn các cán bộ công nhân viên Tổng công ty Giấy-Việt Nam đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành đề tài của mình. Tài liệu tham khảo Giáo trình Thương Mại Quốc Tế- Nhà xuất bản thống kê. Giáo trình Quản Trị kinh doanh thương mại quốc tế- Nhà xuất bản giáo dục. Giáo trình kỹ thuật thương mại quốc tế-Nhà xuất bản ĐHQG Hà Nội. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương- Nhà xuất bản GD Hà Nội. Marketing thương mại quốc tế-Nhà xuất bản GD Hà Nội. Hợp đồng thương mại quốc tế- Nhà xuất bản thống kê. Kinh tế quốc tế, môi trường và hoạt động- Nhà xuất bản thống kê. Báo cáo tài chính cuối năm 1998, 1999, 2000, 2001, 2002. Các văn bản liên quan đến việc thành lập Tổng công ty Giấy- Việt Nam. Các van bản, quy chế hoạt động của Tổng công ty Giấy-Việt Nam. Báo cáo tổng kết hoạt động của phòng xuất nhập khẩu.