Luận văn Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng xuất khẩu tại Công ty Kim Khí Thăng Long

n xuất thử nghiệm Sản xuất Kiểm tra sản phẩm, Ngoại quan, tính năng, cơ lí hoá xác nhận Bao gói Nhập kho Vận chuyển phân phối sản phẩm Dịch vụ sau bán hàng Thoả mãn khách hàng So sánh với tiêu chuẩn: Đây là một trong những phương pháp tốt để cải tiến các quá trình, bao gồm việc đơn giản hoá, giảm biến động và chu kỳ sản xuất để chất lượng sản phẩm luôn ổn định. Sử dụng cộng nghệ thay thế: Thiết bị và công nghệ ảnh hưởng nhiều đến thiết bị cải tiến, phòng kỹ thuật và phòng QC luôn nhận thức các cơ hội áp dụng những công nghệ, thiết bị và mô hình mới trong việc kiểm soát quá trình. Ví dụ thiết kế khuôn mẫu trên máy tính, lưu giữ liệu gia công khuôn mẫu công nghệ CNC thay thế làm khuôn thủ công. . áp dụng mô hình quản lý chất lượng quá trình của chuyên gia nhật bản vào Công ty. . Đổi mới công nghệ, thiết bị đã tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt, độ ổn định cao, thoả mãn nhu cầu khách hàng và đảm bảo vệ sinh công nghiệp, môi trường. Thông tin khách hàng: Công ty tăng cường củng cố các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng nội bộ và bên ngoài, đối với khách hàng bên ngoài là ngườ kiểm tra lần cuối cùng, thông tin của họ là cơ sở để phát hiện, khắc phục sai lỗi và cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm thoả mãn khách hàng. Ví dụ: những trường hợp khách hàng phản ánh: Đĩa châm cụm bếp dầu khi vặn mâm bấc tách rời khỏi bầu dầu, hay mối hàn tại xoong Inox bong, Công ty đã cải tiến ngay để đảm bảo chất lượng. * Các quy trình, thủ tục Sơ đồ quản lý và kiểm soát các quá trình Giám đốc PGĐ sản xuất TP QC TP kỹ thuật Kỹ thuật thống kê Kiểm tra thiết bi đo lường Kiểm tra khuôn mẫu TKSP Kiểm tra thiết bị côngnghệ Kiểm tra QTCN PX Đội Kiểm tra QTCN PX Nhân Kiểm tra QTCNa PX Mạ Kiểm tra QTCN PX Ráp Kiểm tra QTCN PX Hàn TK QTCN Kểm tra lắp ráp thành phẩm Thiết kế Khuôn mẫu Nhập kho Chế tạo khuôn Lấy mẫu kiểm tra tính năng sử dụng cơ lý xác định lô hàng Chế thử sản phẩm Thanh tra Nhà nước Vận chuyển phân phối Hiệu chỉnh lưu trữ hồ sơ Kiểm tra NVL Kiểm tra QTCN PX Men * Trong quản lý chất lượng Công ty Kim khí Thăng long cũng đã áp dụng một số công cụ thống kê: Sơ đồ lưu trình: Nhận biết, phân tích quá trình, phát hiện các hoạt động thừa, các hạn chế để loại bỏ kịp thời. Sơ đồ xương cá: Tìm kiếm, xác định các nguyên nhân gây ra các vấn đề về chất lượng để tìm cách khắc phục. Biểu đồ Pareto: Xác định những vấn đề nào được ưu tiên giải quyết trước. * Sổ tay chất lượng : Để mọi người nắm rõ được cách thức tổ chức chính sách chất lượng, Công ty kim khí Thăng long đã lập sổ tay chất lượng và phân phối các bộ phận, phòng ban theo quyết định của Lãnh đạo Công ty. Sổ tay chất lượng của Công ty gồm 2 phần: + Phần I: Tổng quát Giới thiệu tổng quan về Công ty Đối chiếu giữa sổ tay chất lượng với tiêu chuẩn ISO 9002: 1994 Định nghĩa và thuật ngữ. Phạm vi áp dụng Các điều khoản khác Chính sách chất lượng Sơ đồ tổ chức Trách nhiệm và quyền hạn + Phần II: 19 Điều trong tiêu chuẩn ISO 9002. Phần này gồm 19 chương tương ứng với 19 điều trong tiêu chuẩn ISO 9002 từ chương I: Trách nhiệm Lãnh đạo đến chương 19 : Các thủ tục. Mỗi chương đều nêu rõ chính sách và biện pháp thực hiện để đáp ứng các tiêu chuẩn tương ứng các tiêu chuẩn ISO 9002:1994. Quản trị chất lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Khâu thiết kế: Với phương châm thể hiện yêu cầu của khách hàng trong thiết kế và dịch vụ. Toàn bộ quá trình thiết kế tại Công ty Kim khí Thăng long được thực hiện theo yêu cầu của từng loại sản phẩm cụ thể, việc thoả mãn khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài được xem xét như là một yếu tố hàng đầu đối với quá trình đổi mới hay cải tiến của Công ty. . Những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ. Đây là điểm mấu chốt cơ bản dẫn đến thay đổi về sản phẩm và dịch vụ. . Trong lĩnh vực sản phẩm kỹ thuật, các tiêu chuẩn công nghiệp được dùng làm mục tiêu. Các chi tiết thuộc lĩnh vực sản phẩm tiêu dùng là kết quả của những tiêu chuẩn và những chỉ định cụ thể của người sử dụng. Sơ đồ chu kỳ thiết kế sản phẩm Thiết kế mới và cải tiến sản phẩm Kiểm tra kỹ thuật và tính hợp lệ Kiểm tra tính hợp lệ của SP Chấp nhận qúa trình Xem xét thiết kế sơ bộ Xem xét thiết kế cuối cùng Xem xét chấp nhận sản phẩm + Hoạt động đầu tiên của chu kỳ tập trung vào thiết kế và cải tiến sản phẩm xét đến tính khả thi của thiết kế sản xuất. . Khách hàng cung cấp những yêu cầu về sản phẩm, những thông tin này do phòng kỹ thuật xử lí và chuyển thành các yêu cầu thiết kế sản phẩm, những thông tin về thiết kế mới và cải tiến đều được đưa lên giám đốc Công ty và các bộ phận có liên quan để thống nhất lựa chọn. . Sau khi mẫu được lựa chọn sẽ đưa sang phòng thiết kế mẫu của Công ty nằm trong phòng kỹ thuật để phân tích lựa chọn quy trình Công nghệ, nguyên vật liệu thích hợp. . Xem xét thiết kế lần cuối cùng: cung cấp dữ liệu dùng để xác định các nguyên vật liệu hay dịch vụ có liên quan đến quá trình cụ thể và đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng. . Đầu vào cho việc xem xét thiết kế: Hoạt động đánh giá và cải tiến quá trình thiết kế được Công ty xác định là yêu cầu không thể thiếu được. Các nhóm kiểm tra các quá trình trong phạm vi trách nhiệm của mình để cải tiến phương thức hoạt động để thực hiện nhiệm vụ tốt hơn. các hoạt động đối chiếu với chuẩn được sử dụng mở rộng cho việc so sánh với các tổ chức có các kỹ thuật tương tự. Sơ đồ: Thiết kế mới hoặc cải tiến sản phẩm Nhu cầu KH Nhu cầu thị trường Hỗ trợ nghiên cứu thị trường Phân tích các yếu tố cải tiến TK các thông số kỹ thuật của sản phẩm Chọn mẫu thiết kế Cung cấp NVL Sản xuất thử Hỗ trợ kỹ thuật Kiểm định các thông số kỹ thuật đánh giá bởi khách hàng Sản xuất đại trà Viết thủ tục, lưu trữ hồ sơ thiết kế *Khâu cung ứng nguyên liệu thành phẩm, bán thành phẩm đầu vào. Với mục đích xây dựng hệ thống cung ứng đảm bảo cung cấp đúng chủng loại, số lượng, yêu cầu chất lượng ...Công ty đã xây dựng các kế hoạch và chương trình hành động cụ thể để quản lý hiệu quả các hoạt động cuả các bên cung cấp góp phần nâng cao khả năng của bên cung cấp: + Ký hợp đồng dài hạn với bên cung cấp chính + Tổ chức các cuộc họp với các bên cung cấp nhằm chia sẻ kinh nghiệm đóng góp ý kiến nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả của hoạt động. + Hợp đồng cụ thể bên cung cấp các yêu cầu kỹ thuật của nguyên vật liệu ghi trong hợp đồng. + Bộ phận QC có trách nhiệm kiểm tra đánh giá nguyên vật liệu đầu vào. + Bộ phận cung tiêu có nhiệm vụ kiểm soát qúa trình cung cấp theo từng hợp đồng. Việc đánh giá kết quả hoạt động các bên cung cấp được đánh giá dựa vào kết quả,chất lượng nguyên vật liệu cung cấp, thời gian giao hàng, giá cả. Công tác kiểm tra. + Toàn bộ nguyên vật liệu đều được kiểm tra về độ dầy, chất lượng bề mặt, ký hiệu trước khi đi vào sử dụng, kiểm tra các bán thành phẩm gia công bên ngoài, kiểm tra khuôn mẫu theo tiêu chuẩn định kỳ. + Kiểm tra tính cơ lí của vật liệu theo phương pháp thủ công và kinh nghiệm, độ dài, chiều dầy và ký hiệu vật tư. + Kiểm tra độ cứng của khuôn và độ bóng của kết cấu khuôn của xoong Inox, kiểm tra độ chắc chắn của mối hàn. * Khâu sản xuất Xây dựng bản hướng dẫn kiểm tra chất lượng công đoạn. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cho từng chi tiết sản phẩm. Xây dựng tiêu chuẩn công việc, hình vẽ và sơ đồ. Ví dụ: kiểm tra sản phẩm đầu, chu kỳ kiểm tra theo máy, có đường kiểm, đồ gá kiểm, có phiếu kiểm tra hàng ngày cho từng sản phẩm theo diễn biến chất lượng cho tới khi đạt yêu cầu, ký phiếu nhập kho hoặc chuyển đến công đoạn sau, nếu không đạt yêu cầu lập biên bản xử lý sản phẩm không phù hợp. Thành phẩm được kiểm tra 100% đạt yêu cầu, đóng dấu kcs vào nơi quy định của sản phẩm, nếu không đạt để riêng lập biên bản xử lý sản phẩm không phù hợp, nếu sửa chữa được kiểm tra lại, nếu không sửa chữa được thì huỷ. Tất cả các sản phẩm qua kiểm tra đều phải lưu giữ kết quả kiểm tra và đều do phòng QC đảm nhận. * Khâu vận chuyển, phân phối và tiêu dùng. Công ty xác định đây là quá trình quan trọng do sự cần thiết của việc phân phối tới khách hàng trong cả nước. Hệ thống này cung cấp từ cơ sở sản xuất tới những khách hàng lớn cũng như các đại lý. Quá trình này phải đảm bảo về độ chính xác và bảo vệ các tính năng sử dụng của sản phẩm. + Định kỳ bảo dưỡng các phương tiện vận chuyển, bảo quản bốc dỡ. Đảm bảo chất lượng sản phẩm trong quá trình vận chuyển. + Lựa chọn các danh mục sản phẩm thuộc các nhóm, sản phẩm truyền thống, INOX, xuất khẩu...tương thích với từng loại thị trường(Đồng bằng Nam bộ, Bắc bộ...) + Quản lý mối quan hệ với khách hàng: Cách thức tiếp nhận khách hàng: Đầu tiên khách hàng liên hệ qua người bán hàng, người cần liên hệ sẽ được thông tin để gặp người đại diện của Công ty để giải quyết. Khách hàng chính được lập danh sách trong danh mục điện thoại của Công ty. Tất cả các sản phẩm của Công ty đều ghi địa chỉ rõ ràng. Đây là biện pháp quan trọng để đảm bảo có thể cung cấp cây hỏi, ý kiến phân hồi từ phía khách hàng cho Công ty. Tiếp thu và xử lý các khiếu lại của khách hàng: Tất cả các khiếu lại được ghi vào hệ thống thông tin dữ liệu. Các ý kiến chính thức được chuyển thẳng đến trung tâm dịch vụ và nhân viên liên hệ với khách hàng. Các khiếu lại cấp bách được phân công cho bộ phận QC đến tận nơi xem xét sản phẩm, nếu do lỗi của Công ty thì xin lỗi và đổi hàng khác, nếu do lỗi của khách hàng thì Công ty cũng sửa chữa lại và hướng dẫn sử dụng. Ngày tháng giải quyết công việc và khiếu lại đều được ghi lại và có ghi lại về tình trạng vật tư thành phẩm. Tổ chức hoạt động theo sát khách hàng: Hàng tháng Lãnh đạo Công ty thường tổ chức quá trình giải quyết các vấn đề nhằm đảm bảo khả năng đáp ứng và thoả mãn khách hàng, gây dựng niềm tin và củng cố mối quan hệ với khách hàng. Sử dụng thông tin qua điện thoại ở các trung tâm giao dịch nhằm nắm bắt kịp thời, và chính xác ý kiến của khách hàngvà tạo điều kiện thuận lợi cải tiến mối quan hệ với khách hàng. Đánh giá và cải tiến mối quan hệ với khách hàng: Cải tiến các tiêu chuẩn dịch vụ, tổng hợp và sử dụng ý kiến khách hàng, tích luỹ ý kiến, kiến thức về khách hàng. Xác định sự thoả mãn về khách hàng, thái độ của khách hàng trong tương lai, sự thoả mãn của khách hàng so với đối thủ cạnh tranh. Đánh giá và cải tiến quá trình xác định sự thoả mãn của khách hàng, mức độ hiện tại và xu hướng của sự thoả mãn, sự không thoả mãn của khách hàng. Có chính sách bảo hành đối với sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp. II/4.3 Tình hình xuất khẩu của Công ty Kim khí Thăng Long. Ngay trong những giai đoạn từ 1983- 1985 và từ 1994- 1995 Công ty đã tham gia sản xuất hàng xuất khẩu: Cụ thể là bếp dầu sâng Cuba, khâu chổi sơn sang Canada… Nhưng chỉ vài năm gần đây, hàng xuất khẩu mới được coi là mặt hàng quan trọng, và đã tìm được chỗ đứng cho mình. Năm 1999, hàng xuất khẩu xủa Công ty bước đầu chiếm 14% giá trị sản lượng và có xu thế tăng lên trong những năm qua. * Về mặt hàng xuất khẩu: Mặt hàng xuất khẩu chủ lực hiện nay của Công ty là đèn nến các loại sang thị trường Châu Âu, trong đó đặc biệt là đèn nến ROTERA xuất khẩu sang thị trường Thuỵ Điển. Biểu 14: Một số mặt hàng xuất khẩu Tên hàng xuất khẩu Đơn vị Số lượng - Đèn nến các loại - Bộ đồ chơi trẻ em - Khay Inox - Bàn ngoài trời - Chân đế đèn li lớn F 6 - Chân đế đèn li lớn F 4 - Cốc đỡ nến - Hộp đựng xà phòng - Hộp kín to - Hộp kín nhỏ 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc Nt Nt Nt Nt 1348,963 114,947 1,080 22,636 14,015 37,2 20,040 5,136 2,004 2,682 Nguồn: Phòng Kế Hoạch * Về thị trường xuất khẩu : Đèn nến các loại và bộ đò chơi trẻ em chủ yếu xuất khẩu sang các nước Châu Âu như Thuỵ Điển, CHLB Đức, Pháp…Các sản phẩm khác, ngoài việc thâm nhập thị trường Châu Âu thì cũng có mặt ở một số nước Châu á như Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc… Tổng doanh thu xuất khẩu năm 2001 dự tính là 30 tỷ đồng. Thị trường xuất khẩu của Công ty Kim khí Thăng Long trong năm 2001 chủ yếu vẫn là các loại thị trường cũ. Ví dụ như: Đèn nến và bộ đồ chơi trẻ em xuất khẩu sang các nước Châu ÂU ( Thuỵ Điển, CHLB Đức, Pháp…), các sản phẩm khác xuất khẩu sang một số nước Châu á như Nhật bản, Đài Loan, Hàn Quốc. Nhìn vào biểu doanh thu cho thấy: Đèn nến các loại vẫn là mặt xuất khẩu chủ lực trong năm 2001. Công ty Kim khí Thăng Long hiện nay đang tích cực tìm hiểu thị trường, nâng cao chất lượng để mở rộng thị trường xuất khẩu, tăng khả năng xuất khẩu của các loại mặt hàng khác. Biểu 15: kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hàng xuất khẩu năm 2001 Tên sản phẩm Đvị SL Số lượng Giá CĐ năm 1994(đ) Giá có VAT(đ) Giá trị SX CN (tr.đ) Doanh thu (tr.đ) Đèn nến ROTERA 1000c 1000 13500 15182 17500 15182 Đèn nến 120 Nt 110 8850 11041 973,5 1214,51 Đèn nến 190 Nt 200 12700 15872 2540 3174,4 Bộ đồ chơi Inox Nt 34753 39200 0 0 Giá để chậu cây 1000.b 18786 Bàn ngoài trời F 240 Nt 57,44 7505 9375 431,087 538,385 Đế ly to Nt 84,36 3987 4962 336,343 418,594 Đế ly nhỏ 1000c 50,2 1655 2031 83,09 101,956 Đế ly đôi Nt 30 Đế giữ nến 8 cánh Nt 420,62 2140 2612 900,127 1098,659 đĩa xà phòng 1000.b 10 13550 15234 135,5 152,34 Hộp lớn F100´ 150 Nt 5 35102 39464 175,51 197,32 Hộp nhỏ F130´180 Nt 5 25939 29163 129,69 145,815 Đĩa tôn tráng kẽm F160 Nt 60 7934 9918 476,064 595,08 Đĩa tôn tráng kẽm F210 Nt 25 8265 10331 206,62 258,275 Khay tôn vuông 280´280 1000c 25 6612 8265 165,3 206,625 Khay tôn 560´ 140 Nt 25 7604 9505 190,1 237,625 Mặt bàn F 608 + Inox 1 ly + Nhôm 2 ly Nt 20 30 110200 110200 137750 137750 2204 3306 2755 4132,5 Bàn 4 bánh F380 Nt 35 23914 29892 836,976 1046,22 Nguồn: Phòng Kế hoạch Tổng giá trị sản xuất công nghiệp: 30.589.903.000 VNĐ Tổng doanh thu xuất khẩu: 31.455.305.000VNĐ. So với doanh thu kế hoạch các nhóm hàng khác; Doanh thu hàng truyền thống: 26.424.000.000 VNĐ. Doanh thu hàng Inox 11.932.440.000VNĐ. Doanh thu hàng Honda; 68.323.323.000VNĐ Ta thấy doanh thu hàng xuất khẩu đã chiếm tỷ trọng thứ hai, chỉ sau hàng Honda * Về doanh thu xuất khẩu: Vài năm trở lại đây, doanh thu hàng xuất khẩu đã chiếm tỷ trọng đáng kể và có xu hướng tăng dần trong các năm tiếp theo. Biểu 16: Doanh thu xuất khẩu Năm Doanh thu xuất khẩu 1999 9,626 tỷ đồng 2000 25,097 tỷ đồng 2001 (kế hoạch ) 31,455 tỷ đồng Nguồn Phòng Kế hoạch Công ty đã đề ra mục tiêu: Tăng doanh thu xuất khẩu mỗi năm ít nhất là 20%. Mặt hàng xuất khẩu giờ đây đã được Công ty hết sức chú trọng. Trong bối cảnh nền kinh tế Thế giới hiện nay, đây là mặt hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do vậy, Công ty cần chú trọng đầu tư hơn nữa để không những nâng cao chất lượng các mặt hàng xuất khẩu hiện tại mà còn đa dạng hoá các mặt hàng xuất khẩu để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường Khu vực và Thế giới. II/ 5. Đánh giá chung về chất lượng sản phẩm, công tác quản lý chất lượng và hoạt động xuất khẩu của Công ty Kim khí Thăng Long. II/ 5.1 Chất lượng sản phẩm: * Thành tích: Như trên đã nói, trong những năm qua sản phẩm của Công ty đã tạo được uy tín với khách hàng trong nước và Quốc tế, đã dành được nhiều huy chương vàng tại các Hội chợ triển lãm kinh tế Quốc dân Việt nam. Năm 1998, các sản phẩm của Công ty được Tổng cục TC- ĐL- chất lượng tặng giải thưởng bạc. Mặt hàng bếp dầu tráng men được xếp thứ 27/ 200 mặt hàng chất lượng cao được người tiêu dùng tín nhiệm. Sản phẩm của Công ty hấp dẫn khách hàng bởi hình thức, kiểu dáng đẹp, chất lượng cao và phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. * Tồn tại: Tuy tỷ lệ phế phẩm hỏng sau khi bán, ngày càng giảm nhưng số lượng hàng không đạt tiêu chuẩn còn nhiều. Số hàng này một là sửa chữa, hai là loại bỏ hoặc lưu kho để thanh lý vào cuối năm. hàng năm Công ty đã tiếp nhận khá nhiều đơn khiếu nại của khách hàng. Chính vì vậy mà trong mục tiêu năm 2001, Công ty đã chỉ rõ: Phải giảm số khiếu nại của khách hàng xuống dưới 8 lần. Có những đợt hàng đã qua kiểm tra chất lượng cuối cùng và đã giao cho Công ty Honda Việt nam mới bị phát hiện ra lỗi, bị giao trả lại sửa chữa, có lô hàng đèn nến ROTERA xuất khẩu khi giao hàng bị đối tác buộc phải sửa chữa, điều chỉnh vì sai với quy cách quy định. Mặc dù hàng Honda có tỷ lệ sản phẩm không đạt là rất nhỏ, nhưng so với các cơ sở sản xuất phụ tùng Honda khác thì tỷ lệ này vẫn là cao. Muốn nâng cao uy tín của mình, Công ty Kim khí Thăng Long cần có những nỗ lực cố gắng hơn nữa nhằm đạt tới 0% sai lỗi. II/5.2 Công tác quản lý chất lượng. * Thành tích: Sau nhiều nỗ lực, cố gắng, được sự đầu tư đúng mức, Công ty đã xây dụng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002. Tháng 7 năm 2000: Tổ chức QMS (Austrania) và Quacert (Việt nam ), đã cấp chứng chỉ ISO 9002 cho hệ thống chất lượng của Công ty Kim khí Thăng Long. Đây là sự ghi nhận những cố gắng và tiến bộ của Công ty trong công tác quản lý chất lượng. Để đáp ứng đày đủ những yêu cầu của ISO 9002, Công ty đã có những sự đầu tư đúng đắn và hiệu quả: Chẳng hạn đầu tư cho giáo dục đào tạo, nâng cấp hệ thống lưu trữ thông tin, nâng cấp trang thiết bị máy móc… Cơ cấu trong hệ thống chất lượng cũng có sự thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp với thự tế. Chính sách, mục tiêu chất lượng được lập và đưa tới tất cả các phòng, ban phân xưởng để động viên cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phấn đấu vì sự phát triển của công ty. * Yếu kém, tồn tại: - Mặc dù đã thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất nhưng công tác quản lý chất lượng tại Công ty vẫn thiên về công tác kiểm tra sản phẩm cuối cùng và vẫn còn nhiều sản phẩm không đạt tiêu chuẩn được phát hiện ra ở khâu này. - Các công cụ thống kê chưa được sử dụng một cách mạnh mẽ để khắc phục triệt để các nguyên nhân gây ra các vấn đề chất lượng, vẫn còn những sai hỏng lặp lại. - Cơ chế quản lý chưa khai thác triệt để được khả năng sáng tạo của người lao động, lao động chỉ làm theo các công việc mà quản đốc giao, ít có điều kiện và thời gian đẻ trình bày ý kiến, sáng kiến của mình về công việc. - Mặc dù đã có những sự đầu tư nhất định nhưng hệ thống máy móc trang thiết bị kỹ thuật chưa đáp ứng đầy đủ được các yêu cầu của công tác quản lý chất lượng. Một phần thì còn thiếu một phần Công ty còn chưa khai thác được hết hiệu quả của các trang thiết bị hiện có. - Vẫn tồn tại tình trạng sai đâu sửa đấy, đổ lỗi cho nhau, chú trọng đến hình thức phạt, kỷ luật do vậy còn tồn tại những trường hợp mọi người còn tìm cách che dấu khuyết điểm của mình. … II/5.3 Hoạt động xuất khẩu. * Thành công: Mặc dù chỉ một vài năm gần đây, các mặt hàng xuất khẩu mới tìm được chỗ đứng của mình,nhưng những kết quả khả quan thu được đã chứng tỏ rằng Công ty đã có những thành công bước đầu trong hoạt động xuất khẩu và đã có những bước đi đúng hướng: Doanh thu xuất khẩu không ngừng tăng lên. Sản phẩm của Công ty đã có mặt tại những thị trường khó tính. Giữ được chữ tín với khách hàng: Công ty đã đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu, quy định của đối tác về số lượng, chất lượng sản phẩm… Tạo được uy tín với họ. * Hạn chế: - Về cơ cấu sản phẩm xuất khẩu: Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là các loại đèn nến, đặc biệt là đền nến ROTERA còn các loại hàng xuất khẩu khác mới chỉ có mặt trên thị trường chứ doanh thu mang lại chưa được bao nhiêu. Đây là điều mà doanh nghiệp cần phải quan tâm. Cần tích cực nghiên cứu thị trường, đa dạng hoá các sản phẩm xuất khẩu tăng cường tiếp thị các sản phẩm ra nước ngoài. Có như vậy, khi thị trường đền nến đã bão hoà hoặc khi gặp phải đối thủ cạnh tranh mạnh khác sản xuất sản phẩm cùng loại thì doanh nghiệp mới có thể chủ động trong hoạt động xuất khẩu. - Chưa chủ động, còn bị khách hàng ép giá: Điển hình là đèn nến ROTERA được sản xuất theo đơn hàng của hãng IKEA của Thuỵ Điển. Năm 1998 họ đặt hàng với giá 1,2 USD một chiếc, nhưng đến đầu năm 2000, họ chỉ đặt với giá 0,8-1 USD/chiếc. - Hoạt động tiếp thị, quảng cáo ra thị trường nước ngoài chưa được đẩy mạnh. - Chưa chủ động nghiên cứu, thiết kế sản phẩm mới tung ra thị trường, phần lớn vẫn chỉ làm theo mẫu của đối tác. II/5.4 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế: Những tồn tại, hạn chế trên đây tại Công ty Kim khí Thăng Long cũng bắt nguồn từ những khó khăn chung của ngành công nghiệp Việt nam: Công nghệ, máy móc lạc hậu trong khi đồng vốn lại eo hẹp, do mới mở cửa thị trường nên nhận thức của Công ty nói riêng cũng như các doanh nghiệp Việt nam nói chung về hội nhập, về thị trường khu vực và Quốc tế còn hạn chế, mới tiếp cận phương pháp quản lý mới nên không thể ngay lập tức xoá bỏ hết các trở ngại cũ để vận hành cơ chế quản lý mới được. Phần III: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng xuất khẩu tại Công ty Kim khí Thăng Long. III/1. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, từng bước tiến tới áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Đạt được chứng chỉ ISO 9002 là một thành công lớn đối với công ty. Nó ghi nhận sự cố gắng và tiến bộ trong công tác quản lý chất lượng tại doanh nghiệp. Mặc dù vậy, để thích ứng được với môi trường kinh doanh luôn thay đổi, Công ty cần duy trì liên tục và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của mình. Trong thực tế, mọi thứ đều có thể thay đổi, ngay cả các tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cũng có thể thay đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình mới. Chính vì vậy, hệ thống quản lý chất lượng cần được duy trì và cải tiến, đảm bảo tính linh hoạt đáp ứng các yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Với mỗi giai đoạn phát triển mới cần loại bỏi những lạc hậu, bổ sung những yếu tố mới. Chẳng hạn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần được xem xét, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên, loại bỏ các tiêu chuẩn, thủ tục rườm rà, không hiệu quả, cung cấp thêm các nguồn lực cần thiết cho quản lý chất lượng, hoàn thiện chính sách chất lượng, bổ sung các tiêu chuẩn mới. Để đạt được sự phát triển bền vững, song song với việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, Công ty nên có kế hoạch nghiên cứu, từng bước triển khai hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. * Quản lý chất lượng toàn diện là cách tổ chức quản lý của một tổ chức tập trung vào chất lượng thông qua việc động viên thu hút tất cả mọi thành viên tham gia tích cực vào quản lý chất lượng ở mọi cấp, mọi khâu nhằm đạt được thành công lâu dài nhờ việc thảo mãn nhu cầu khách hàng và đem lại lợi ích cho mọi thành viên tổ chức đó và cho xã hội. *Lợi ích của TQM: - Là phương tiện có hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống đảm bảo và cải tiến chất lượng không ngừng. - Tạo ra một cơ sở khoa học trong công tác quản lý nhờ đó hiệu quả của hoạt động quản lý cao hơn. - Hình thành một hệ thống thông tin truyền đạt nhanh chóng có hiệu quả cho doanh nghiệp. - Nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm, lòng nhiệt tình của người lao động. - Đảm bảo lợi ích và tạo ra niềm tin cho người tiêu dùng. * Để tiền tới áp dụng TQM, Công ty cần nghiên cứu triển khai các hoạt động sau: - Tiến hành công tác tiêu chuẩn hoá. - Xây dựng triển khai chính sách chất lượng. - Đánh giá chất lượng bởi cán bộ Lãnh đạo thông qua Uỷ ban TQM. - Đẩy mạnh hoạt động giáo dục đào tạo. - Kiểm soát chất lượng bằng các công cụ thống kê. - Xây dựng và tổ chức triển khai các nhóm chất lượng Cho tới nay, số lượng các Công ty áp dụng thành công TQM ở Việt nam là rất ít, nhưng đây là hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến, nếu áp dụng thành công sẽ mang lại hiệu quả cao, lâu dài. Công ty Kim Khí Thăng Long một mặt nên tổ chức tìm hiểu hệ thống này, một mặt thông qua việc hợp tác với Công ty Honda Việt nam, Honda Nhật Bản, tiến hành nghiên cứu học hỏi kinh nghiệm thực tế trong quản lý chất lượng của họ để vân dụng vào công tác quản lý chất lượng của công ty. III/2. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường, đặc biệt là thị trường xuất khẩu. Chất lượng sản phẩm do khách hàng quyết định, mọi ý tưởng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm hay thiết kế sản xuất sản phẩm mới đều xuất phát từ thị trường. Chính vì vậy, hoạt động Marketing cần được đặc biệt chú trọng. Sự đa dạng hoá về khách hàng trong mỗi lĩnh vực sản phẩm càng đòi hỏi những cách tiếp cận khác nhau. Cách thu thập thông tin chủ yếu của Công ty Kim khí Thăng Long hiện nay là thông qua các đại lý, cửa hàng phân phối ( qua tìm hiểu và trao đổi thông tin với các nhóm khách hàng ), các Hội nghị khách hàng và các đợt khảo sát khách hàng. Qua việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin về thị trường và khách hàng cho phép Công ty xác định và thâm nhập vào thị trường chưa bị chi phối hay còn bị bỏ ngỏ. Nhờ có hoạt động chú trọng đến công tác này, Công ty đã đạt được những thành công bước đầu, ví dụ như: Khi thị trường Việt nam tràn ngập bếp gas, bồn rửa, hàng Inox của nước ngoài. Công ty đã kịp thời đầu tư dây truyền sản xuất xoong, chỗ Inox cao cấp, bồn rửa với giá rẻ hơn hàng ngoại mà vẫn đảm bảo chất lượng tương đương. Khi nhận thấy nhu cầu về xe máy ở Việt nam sẽ ngày càng tăng cao, Công ty đã liên doanh với Công ty xe máy Honda Việt nam để sản xuất các chi tiết xe máy Honda Việt nam, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường và thực hiện chương trình " Nội địa hoá xe máy"đạt hiệu quả kinh doanh cao. Tuy nhiên, diễn biến trên thị trường rất phức tạp, nhu cầu luôn luôn biến đổi, ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh sản xuất những mặt hàng cùng loại. Để có thể nắm bắt tốt những cơ hội, giành ưu thế trong cạnh tranh, công tác tổ chức nghiên cứu thị trường cần chú trọng: - Đa dạng hoá hơn nữa các phương thức thu thập thông tin của khách hàng. - Phải gây dựng đội ngũ nhân viên Marketing lành nghề, có kiến thức, trình độ, lòng nhiệt tình. -Đầu tư hiện đại hoá các phương tiện truyền tin, lưu trữ và xử lý thông tin, đảm bảo bí mật thông tin. -Bộ phận nghiên cứu thị trường phải phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, bộ phận khác. Đối với thị trường xuất khẩu: Ngoài việc nghiên cứu nhu cầu hiện tại cũng như xu hướng biến đổ trong tương lai, cần có bộ phận chuyên nghiên cứu về hệ thống pháp luật, các quy chế, thủ tục… của các thị trường xuất khẩu này. III/3. Tổ chức xây dựng triển khai và đi vào hoạt động các nhóm chất lượng (nhóm QC). * Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ các nhân viên, công nhân tự nguyện tham gia vào các hoạt động cải tiến chất lượng. * Triết lý cơ bản của nhóm QC là: - Tạo điều kiện để khai thác mọi tiềm năng vô tận của các thành viên. - Tạo ra môi trường làm việc thoải mái, làm cho cuộc sống thêm phong phú và có ý nghĩa. - Kích thích mọi người phát huy sáng kiến từ nhỏ đến lớn để cải tiến chất lượng một cách thường xuyên, liên tục. Kinh nghiệm thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản đã chứng tỏ rằng hoạt động của các nhóm QC có tác dụng rất tích cực đến việc cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩnm của doanh nghiệp. Trong mỗi doanh nghiệp, hoạt động của nhóm QC đóng vai trò rất quan trọng : - Đây là một hình thức uỷ quyền hiệu quả nhất, giúpp đỡ công nhan viên tham gia vào hoạt động cải tiến chất lượng hoạt động quản trị, chất lượng sản phẩm và dịch vụ. - Tạo cơ hội để mọi nhân viên được đào tạo thông qua các hoạt độngcủa nhóm QC trong việc giải quết các vấn đề. - Liên kết các đơn vị lại với nhau, góp phần phá vỡ các bức tường ngăn cách giữa các bộ phận, từ đó tạo ra bản sắc văn hoá của Công ty. - Cait itến chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng, giảm mọi phiền hà với khách hàng, gắn bó khách hàng với Công ty. Hoạt động của nhóm QC hiện nay còn rất nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt nam. Mặc dù vậy, với những lợi ích thiết thực, hoạt động này chắc sẽ được triển khai và nhân rộng trong tương lai. Công ty Kim Khí Thăng Long nên học hỏi phương thức này, tổ chức xây dựng, triển khai và đi vào hoạt động của các nhóm QC, tạo quỹ thời gian cho họ hoạt động, khuyến khích nhân rộng hoạt động này. Muốn như vậy, công tác hoạch định, điều độ hoạt động sản xuất phải được chú trọng, một mặt phải đảm bảo quỹ thời gian cho các nhóm QC hoạt động, một mặt vẫn phải đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh một cách tốt nhất, đảm bảo sức khoẻ cho người lao động. Mặt khác, cần có sự động viên, khen thưởng kịp thời, thoả đáng đối với những cố gắng của các nhóm mà sáng kiến của họ mang lại hiệu qủa rất thiết thực, thường xuyên thông báo rộng rãi các kết quả hoạt động của các nhóm chất lượng. Ngoài ra nhóm cũng cần sự trợ giúp hướng dẫn của các cán bộ Lãnh đạo và quản lý chất lượng trong Công ty. III/4. Duy trì cải tiến máy móc trang thiết bị hiện có đồng thời không ngừng đổi mới trang thiết bị đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh. Máy móc trang thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Tuy vậy, hiện tại tình trạng máy móc trang thiết bị tai Công ty Kim khí Thăng Long còn nhiều máy móc cũ không đồng bộ. Do vậy ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất, chất lượng sản phẩm, tốn thời gan sửa chữa. Nhận thức được vấn đề này, trong vài năm trở lại đây, Công ty Kim khí Thăng Long đã chú trọng đầu tư mua sắm máy móc, thiết bị mới nhằm đồng bộ hoá các dây truyền sản xuất: + Thiết bị gia công khuôn mẫu theo công nghệ CNC. + Máy gia công cơ khí: 8 máy. + Thiết bị đột dập: 42. + Thiết bị hàn: 30. + Dây chuyền sản xuất xoong Inox + Dây chuyền sơn tĩnh điện. + Dây chuyền mạ + Dây chuyền cắt xẻ tôn tự động. + Máy dập thuỷ lực 1000T và 400T + Thiết bị chuyên dùng giảm xóc xe máy Tổng số vốn Công ty đã đầu tư vào công nghệ và trang thiết bị tiên tiến trong 5 năm từ 1996-2000 là gần 60 tỷ đồng Tuy vậy để đáp ứng các yêu cầu: Tạo ra sản phẩm chất lượng cao, rút ngắn thời gian sản xuất đặc biệt thực hiện chiến lược hướng về xuất khẩu Công ty cần kết hợp nhiều biện pháp như cải tiến máy móc trang thiết bị hiện có, đầu tư mua sắm thêm dây truyền công nghệ, máy móc hiện đại, cụ thể là các loại máy tiện, máy búa, máy song động. Mặt khác cần kết hợp với giáo dục đào tạo đội ngũ nhân lực sẵn sàng làm chủ công nghệ mới. III/5. Hiện đại hoá hệ thống lưu trữ, trao đổi thông tin, hiện đại hoá các dây truyền công nghệ. Công tác thu thập, phân tích xử lý, trao đổi và lưu trữ thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Làm tốt công tác này doanh nghiệp không những tạo ra được sảm phẩm hàng hoá đáp ứng được nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng mà còn góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc, rút ngắn thời gian từ thiết kế đến sản xuất, nhanh trong tung thị trường ra thị trường nắm bắt nhanh những có hội kinh doanh. Thời gian gần đây Công ty Kim Khí Thăng Long đã tăng cường đầu tư những phương tiện lưu trữ, trao đổi thông tin như trang bị máy vi tính, điện thoại cho các phòng ban. Mặc dù vậy trước những yêu cầu sản xuất kinh doanh mới, một mặt Công ty cần khai thác có hiệu quả nhất những trang bị hiện có, một mặt tiếp tục đầu tư lắp đặt thêm máy vi tính, các phần mềm chuyên dùng, tham gia nối mạng Internet … để qua trình thu thập, phân tich, sử lý thông tin được tiến hành nhanh hơn, hiệu quả hơn. III/6. Chú trọng đầu tư nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới, phát huy các sáng kiến kỹ thuật : Công tác nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Sản phẩm sản xuất ra có tính cạnh tranh mạnh hay không là do công tác này. Nắm bắt được tầm quan trọng của nó, Công ty Kim khí Thăng Long đã đầu tư công nghệ chế tạo khuôn mẫu CNC, đây là công nghệ tiên tiến và hiện đại nhất của nước ta hiện nay. Vì được đầu tư công nghệ tiên tiến này, trong mấy năm vừa qua Công ty Kim khí Thăng Long đã chủ động cải tiến mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng, có thể nhận đặt hàng theo yêu cầu thiết kế của khách hàng và rút ngắn thời gian từ nghiên cứu thiết kế đến chế thử sản phẩm. Tuy nhiên, nhiều sản phẩm mới của Công ty chưa phải là mới thị trường hoặc sản phẩm làm theo mẫu của đối tác. Vấn đề đặt ra là Công ty phải tìm cách tự thiết kế sản phẩm mới với thị trường, có vậy thì khả năng cạnh tranh mới mạnh và hiệu quả kinh doanh mới cao. Muốn vậy phải thu hút được cán bộ, công nhân viên giàu kinh nghiêm trong các lĩnh vực tham gia vào quá trình thiểt kế, đặc biệt đội ngũ cán bộ Marketing. Công ty nên tổ chức hoạt động thu thập, xem xét, đánh giá các ý tưởng mới về cẩi tiến chất lượng. Những ý tưởng này có thẻ xuất phát từ các cán bộ quản lý, các cán bộ kỹ thuật hay từ chính đội ngũ công nhân lao động trực tiếp. Khuyến khích phát huy sáng kến kỹ thuật, tổ chức các cuộc thi sáng tác mẫu mã sản phẩm mới, biểu dương, khen thưởng kịp thời với những đóng góp có giá trị. Mặt khác, bên cạnh những cán bộ, nhân viên giàu kinh nghiệm hiện có, Công ty cần có kinh nghiệm tuyển dụng thêm những cán bộ kỹ thuật trẻ có năng lực được đào tạo tại các trường đại học, đặc biệt là trường dại học Bách Khoa. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ thiết kế. III/7. Đẩy mạnh các hoạt động giáo dục đào tạo Trong lao động sản xuất không chỉ sử dụng sức mạnh của cơ bắp. Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh đòi hỏi đội ngũ lao động phải có trí thức để làm chủ công nghệ, có tác phong làm việc khoa học, lòng nhiệt tình trong công việc… Chính vì vậy, đối với mỗi doanh nghiệp công tác giáo dục đào tạo cần được đặc biệt chú trọng. Nếu làm tốt công tác này sẽ mang lại hiệu quả rất lớn. Một vài năm gần đây công tác giáo dục đào tạo tại Công ty Kim Khí Thăng Long đã được quan tâm, trú trọng. Công ty đã tiến hành đào tạo tại chỗ các khoá học sinh, mời các giáo viên ở trường đào tạo công nhân kỹ thuật Hà Nội về giảng dạy, cử 7 cán bộ đi học lớp tiêu chuẩn ISO9000, khuyến khích nhiều cán bộ tự tìm trường đại học để nâng cao trình độ. + Cử 2 cán bộ sang Trung Quốc học tập về công nghệ. + Cử đoàn cán bộ sang Hàn Quốc học tập công nghệ. + Gửi công nhân đi đào tạo về hàn MAG, MIG, TIG. + Tham gia hội viên thông tin chất lượng tổng cục TC- ĐL Chất Lượng. + Nhận thức về ISO 9002 cho cán bộ công nhân viên. Thời gia tới, để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, sẽ có nhiều dây truyền công nghệ, trang thiết bị được mua sắm, quy mô Công ty sẽ ngày càng được mở rộng, thu hút thêm một lực lượng lao động ngày càng đông đảo. Chính vì vậy, công tác giáo dục và đào tạo cần được tiếp tục đầu tư cả về chiều rộng và chiều sâu, đa dạng hoá các hình thức đào tạo. Hoạt động giáo dục đào tạo của Công ty nên tập trung vào: - Giáo dục, đào tạo để các cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty nắm được chức năng, nhiệm vụ của mình, khuyến khích toàn thể cán bộ công nhân viên lao động vì sự phát triển của Công ty. - Về phương pháp quản lý: Đội ngũ các cán bộ quản lý của Công ty cần tiếp cận và áp dụng hương pháp quản lý mới, có khoa học hơn. Chuyển từ quản trị theo mục tiêu (UBO) sang quản trị quá trình mà điểm khác biệt căn bản của phương pháp này là: Thay vì quan tâm đến kết quả cuối cùng của sản phẩm, ta quan tâm đến quá trình từng công việc, mọi quyết định phải dựa trên sự kiện, dữ liệu, tránh việc ra quyết theo cảm tính, đảm bảo quyết định đưa ra phải "đúng ngay từ đầu". - Giáo dục đào tạo kỹ năng chuyên môn, khả năng vận hành máy móc, trang thiết bị cho người lao động: Trước khi tiến hành thao tác trên các máy móc, trang thiết bị mới, hay trước khi đưa lực lượng lao động mới tuyển dụng vào sản xuất cần trang bị cho họ những kỹ năng chuyên môn, nguyên lý hoạt động của máy móc trang thiết bị, cách thức vận hàng máy móc, khả năng đọc và hiểu các bản vẽ kỹ thuật có liên quan đến công việc của mình. Có như vậy mới đem lại hiệu quả cao trong công việc, đảm bảo an toàn lao động. - Ngoài việc trang bị những dụng cụ bảo hộ lao động phù hợp với từng đơn vị sản xuất, cần trang bị những kiến thức cần thiết để đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động. Trong hoạt động sản xuất của Công ty, có một số bộ phận, phân xưởng đang tiến hành sản xuất trong môi trường độc hại ( FX men, mạ, đánh bóng), cũng có những phân xưởng có nguy cơ xảy ra tai nạn lao động cao như: FX Đột. Chính vì vậy, tại các bộ phận này các cán bộ quản lý cần hết sức chú trọng đề cao ý thức tự giác trong việc đảm bảo vệ sinh an toàn lao động của đội ngũ công nhân viên hướng dẫn cách thức vận hàng máy móc, cách thức máy móc trang thiết bị, cách sử dụng các phương tiện bảo hộ… Mặt khác, cần theo dõi sát sao đẻ đảm bảo bất kỳ người lao động nào khi tham gia vận hành máy móc cũng đều ở trong tình trạng sức khoẻ tốt, trạng thái tâm lý thoải mái. - Mở thêm những lớp học ngoại ngữ ( Đặc biệt là tiếng Anh), cho các cán bộ đầu ngành, các cán bộ tham gia trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với các tổ chức kinh doanh nước ngoài. Mở các lớp học sử dụng máy vi tính cho các cán bộ, nhân viên các phòng, ban phục vụ tốt cho hoạt động quản lý điều hành công việc, chẳng hạn cách thức lưu trữ, truy cập thông tin, đẩm bảo bí mật thông tin trong Công ty. - Tiếp tục đưa các cán bộ, các kỹ sư có kinh nghiệm, những công nhân lao động sản xuất gửi sang nước phát triển để học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn, thích ứng với công nghệ mới. - Tiếp tục trang bị những kién thức về ISO 9000 cho các cán bộ, công nhân viên Công ty để đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9002- 1994 và có kế hoạch triển khai áp dụng ISO 9001- 2000. Công ty cần tiếp tục mở các lớp về ISO 9000, trang bị cho các cán bộ công nhân viên Công ty. Măt khác, cần tiến hành nghiên cứu ISO 9001- 2000 để tiến hành áp dụng trong tương lai. Bên cạnh đó, Công ty cần có các biện pháp khuyến khích tính tự chủ, phát huy sang kiến cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm và đặc biệt, cần cung cấp nguồn lực cần thiết để tiến hành công tác này. III/8. Sử dụng các công cụ thống kê trong quản lý chất lượng : Kinh nghiệm thành công trong quản lý chất lượng ở các Quốc gia phát triển, đặc biệt là Nhật Bản cho thấy: Sử dụng các công cụ thống kê trong quản lý chất lượng mang lại hiệu quả rất tích cực: Nó giúp phát hiện, khắc phục và ngăn ngừa những nguyên nhân gây ra những vấn đề về chất lượng. Tuy vậy, ở các doanh nghiệp Việt nam nói chung và ở Công ty Kim khí Thăng Long nói chung, các công cụ thống kê chưa được sử dụng mạnh mẽ. Do vậy, còn có những nguyên nhân chưa được khắc phục, vẫn còn có sai sót lặp lại. Chính vì vậy Công ty cần có những nhìn nhận đúng đắn về vấn đề này. Với mỗi công cụ thống kê, cần hiểu được mục đích, ý nghĩa, các nguyên tắc xây dựng. Để từ đó triển khai xây dụng áp dụng. Sau đây, là một vài công cụ thống kê cơ bản: * Sơ đồ lưu trình: Đó là hình thức thể hiện các hoạt động của một quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ thông qua các sơ đồ khối và những kí hiệu nhất định. + Mục đích: Giúp chúng ta nhận thấy, phân tích được quá trình, phát hiện được các hạn chế, các hoạt động thừa không tạo ra giá trị gia tăng để loại bỏ kịp thời. + Yêu cầu: Giúp cho mỗi người thực hiện hiểu được rõ toàn bộ quá trình mà mình tham gia trong đó. Giúp cho mọi người nhận biết rõ vị trí của mình trong quá trình + Nguyên tắc xây dựng: Những người thực hiện phải là những người trực tiếp tham gia vào quá trình. Tất cả các thành viên của nhóm phải tham gia trực tiếp vào quá trình. Các đơn vị dữ liệu phải được trình bày rõ ràng Đảm bảo đủ thời gian cần thiết cho quá trình xây dựng sơ đồ lưu trình. * Sơ đồ xương cá: +Thực chất: Là một biểu đồ biểu diễn mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gây ra kết quả đó. Kết quả là các chỉ tiêu chất lượng còn nguyên nhân là các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng. + Mục đích:Tìm kiếm, xác định các nguyên nhân gây ra các vấn đề chất lượng và tìm các biện pháp khắc phục. + Các bước xây dựng biểu đồ: - Xác định chỉ tiêuchất lượng cần phân tích. - Vẽ một mũi tên dài từ trái qua phải: Đầu mũi tên ghi chỉ tiêu chất lượng. - Xác định tất cả các nguyên nhân chính ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng. Vẽ mỗi nguyên nhân chính là một cái nhánh. - Vẽ những nhân tố này như những xương chính của cá. - Liệt kê tất cả những nhân tố tác động đến các nhân tố này. - Vẽ những nhân tố dó như những nhánh phụ. + Lợi ích của sơ đồ nhân quả: - Cho phép phát hiện dược các nguyên nhân gây ra các vấn đề chất lượng. - Hình thành thói quen làm việc, tìm hiểu nguyên nhân. - Có tác dụng lớn trong việc đào tạo về lao động. + Yêu cầu: - Cần phải có sự phối hợp, hợp tác chặt chẽ giữa những người làm sơ đồ và những người trực tiếp tạo ra chỉ tiêu chất lượng đó. - Đến tận nơi xảy ra sự việc tìm hiểu nguyên nhân. - Khuyến khích và lắng nghe ý kiến của những người tham gia vào quá trình tạo ra chỉ tiêu chất lượng đó. - Xem xét tác động của yếu tố bên ngoài. Để có thể vận dụng các công cụ thống kê một cách có hiệu quả, công ty cần tổ chức các buổi đào tạo cho đội ngũ cán bộ quản lý chất lượng. Trang bị cho đội ngũ này có được kiến thức vững vàng, có kinh nghiệm để truyền đạt, bồi dưỡng cho tập thể lao động công ty về các kỹ thuật thống kê. Làm sao để mỗi công nhân đều có thể tham gia lập, đọc, hiểu được các công cụ thống kê. Một điểm quan trọng khác là các công cụ thống kê không chỉ đơn thuần dùng trong sản xuất mà có thể dùng trong các hoạt động khác như thiết kế sản phẩm, makerting. III/9. Hợp tác với các tổ chức Quốc tế và các tổ chức chất lượng trong nước, tìm hiểu các tiêu chuẩn Quốc tế và các TCVN, ngiên cứu phiên bản mới ISO 9000- 2000. Hoạt động của doanh nghiệp không thể tách dời với nhu cầu thị trường cũng như với những quy định trong nước và Quốc tế. Đặc biệt là trong hoạt động xuất khẩu thì việc áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế vào doanh nghiệp không những là các điều kiện cần thiết để sản phẩm của mình được phép có mặt trên thị trường mà còn tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Mặt khác, những tiêu chuẩn này thường được bổ sung thay đổi cho phù hợp với thực tế, mà bộ tiêu chuẩn ISO 9000-2000 ra đời mới đây là một ví dụ. Vì vậy trong phạm vi hoạt động của mình Công ty Kim khí Thăng Long cần nghiên cứu những quy định, những quy định trong nước và Quốc tế có liên quan. Hợp tác với các tổ chức chất lượng trong và ngoài nước. Đặc biệt nghiên cứu bộ tiêu chuẩn ISO 9000- 2000, nắm bắt được nội dung, yêu cầu và thời hạn áp dụng của nó. Hiện tại công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO9002-1994. Theo kế hoạch của tổ chức ISO thì đến năm 2003 tất cả các công ty đang áp dụng ISO9002-1994 đềuphải chuyển sang áp dụng ISO 9001-2000. So với ISO9002-1994thì ISO9001-2000 đã có những thay đổi, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp áp dụng. Cụ thể ISO 9001-2000 rút lại còn 8 điều: 1. Phạm vi 1.1: Tổng quát 1.2: Sự áp dụng 2. Tiêu chuẩn trích dẫn 3. Các thuật ngữ và định nghĩa 4. Hệ thống quản lý chất lượng 4.1 Các yêu cầu chung 4.2 Các yêu cầu về hệ thống văn bản 5. Cam kết của lãnh đạo 5.1 Cam kết của lãnh đạo 5.2 Định hướng theo khách hàng 5.3 Chính sách chất lượng 5.4 Hoạch định 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và thông tin 5.6 Xem xét của lãnh đạo 6. Quản lý nguồn lực 6.1 Cung cấp nguồn lực 6.2 Quản lý nguồn nhân lực 6.3 Cơ sở hạ tầng 6.4 Môi trường làm việc 7. Hình thành sản phẩm 7.1 Hoạch định để tổ chức sản xuất 7.2 Các quá trình liên quan tới khách hàng 7.3 Thiết kế và triển khai 7.4 Mua hàng 7.5 Cung cấp sản phẩm và dịch vụ 7.6 Kiểm soát thiết bị đo lường và theo dõi 8. Đo lường, phân tích, cải tiến 8.1 Tổng quát 8.2 Đo lường và theo dõi 8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp 8.4 Phân tích dữ liệu 8.5 Cải tiến Công ty nên có kế hoạch nghiên cứu kỹ từng điều khoản của ISO 9001-2000 để triển khai áp dụng trong tương lai. III/10. Xúc tiến các hoạt động quảng cáo sản phẩm, triển lãm sản phẩm, tham dự các Hội chợ hàng tiêu dùng trong cả nước và Quốc tế: Tiến hành các hoạt động quảng cáo, triển lãm sản phẩm, tham dự các Hội chợ hàng tiêu dùng giúp cho sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận được với khách hàng đồng thời khẳng định và nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Thời gian gần đay, Công ty Kim khí Thăng Long đã gửi sản phẩm tham gia các Hội chợ hàng tiêu dùng, đăng ký giả thưởng chất lượng Việt nam và đã nhận được nhiều phần thưởng, nhiều huy chương các loại. Tuy vậy, với mục tiêu mở rộng thị trường, hướng về xuất khẩu, Công ty Kim khí Thăng Long nên đẩy mạnh các hoạt động quảng cáo, tham gia các Hội chợ, triển lãm Quốc tế tại các thị trường mục tiêu của mình. Đồng thời thông qua các cuộc triển lãm, Hội chợ này thu thập ý kiến nhận xét, đánh giá của khách hàng, tìm kiếm hợp đồng với các đối tác mới. Cần giành những khoản chi phí hợp lý cho các hoạt động này, đồng thời cũng cần tính đến hiệu quả kinh tế của nó, phải có sự so sánh giữ chi phí bỏ ra và hiệu quả mà nó mang lại. Để hoạt động này mang lại hiệu quả cao, công ty cần chú trọng: -Chỉ nên đăng ký những giải thưởng chất lượng có uy tín, danh tiếng. -Tham dự các hoạt động triển lãm, tham gia các hội chợ tổ chức tại các thị trường mục tiêu của mình. -Tổng hợp rút kinh nghiệm từ những đợt tham gia trước. -Thông qua các hội chợ triển lãm, nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. -Lắng nghe ý kiến nhận xét của khách hàng, tổng hợp ý kiến, phát hiện những đặc điểm nhu cầu mới. III/11. ứng dụng công nghệ mã số, mã vạch vào hoạt động của công ty: *Mã số: Mã là 13 chữ số. 3 chữ số đầu tiên kể từ trái sang phải là mã của nước sản xuất ra hàng hoá đó do EAN Quốc tế cung cấp ( European Article Numbering Association)- Hiệp hiệu mã hàng hoá châu Âu ( Đối với Việt nam là 893). . 4 chữ số tiếp theo là mã số của doanh nghiệp sản xuất ra hành hoá do EAN Quốc gia cung cấp. . 5 chữ số tiếp theo là mã số chính bản thân hàng hoá chính doanh nghiệp lựa chọn. . 1 số cuối cùng là kiểm tra tính chính xác của 12 con số trên. * Mã vạch ( Bar Code): Là một hệ thống các vạch xen kẽ nhau và có độ rộng không bằng nhau. Theo EAN Quốc tế thì hai vạch đen và hai vạch trắng tương dương với một con số trong mã số và độ rộng khác nhau khoảng từ 1- 4 Modun và để đọc nó thì người ta dựa vào thiết bị nhận dạng ký tự quang học OCR ( Optual Character Recognition). Từ năm 1990 đến nay hầu như tất cả các nước trên Thế giới đều yêu cầu sản phẩm phải có mã số mã vạch mới được nhập khẩu. Sản phẩm muốn xuất khẩu mà không có mã số, mã vạch thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong tiêu thụ, muốn bán được phải để bạn hàng nước sở tại gia công, đóng gói lại. Do vậy, tốn kém, phức tạp và dẫn đến tình trạng mất thị trường. Ngoài ra, áp dụng công nghệ mã số, mã vạch sẽ giúp nhà sản xuất thực hiện quản lý sản xuất kinh doanh một cách khoa học, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm. Nhất là trong khâu phân phối, lưu thông hàng hoá, kiểm kê, kiểm soát và thanh toán, góp phần bảo hộ bản quyền hàng hoá một cách tích cực, chống sự làm giả, làm nhái. Thực tế chỉ ra rằng: công nghệ mã số, mã vạch là ngành công nghệ nhận rạng tiên tiến, với các ưu điểm chính xác, khoá học, nhanh chóng và tiện lợi và là công nghệ không thể thiếu trong bối cảnh Thế giới đang phát triển nền thương mại toàn cầu hoá. Chính vì vậy, Công ty cần chú trọng nghiên cứu áp dụng công nghệ này để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng khả năng xuất khẩu. III/12. Nâng cao kỹ năng đàm phán với các đối tác nước ngoài và nghiên cứu, tìm hiểu những quy định thủ tục của nước có doanh nghiệp đối tác: Trước khi ký kết các hợp đồng xuất khẩu với một doanh nhân của một Quốc gia cần nắm bắt được những đặc điểm nổi bật trong cách đàm phán của các doanh nhân nước này. Chẳng hạn người Mĩ thường hay đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua những lời rườm rà và muốn nhanh chóng vào được thương vụ… Cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, đầy đủ mọi thông tin kèm theo sản phẩm tốt của mình khi đàm phán. Ngiên cứu kỹ luật pháp của Quốc gia họ. Trong thương lượng phải bình tĩnh lắng ý kiến của người đối thoại với mình, cố gắng hiểu và thích nghi với họ. Đặc biệt là khi làm việc với các doanh nhân nước ngoài cần hế sức chú trọng trong vấn đề đảm bảo thời gian. Đội ngũ những người tham gia đàm phán ngoài kiến thức chuyên môn cũng cần có trình độ giao tiếp bằng ngoại ngữ, dặc biệt là tiếng Anh. Để đạt được hiệu quả cao trong đàm phán, Công ty Kim khí Thăng Long cần tiến hành các hoạt động thu thập, xử lý thông tin từ phía các đối tác, cần lựa chọn những chuyên vên giỏi, có kỹ năng, kinh nghiệm…Tham gia đàm phán. Hiện nay thị trường xuất khẩu của Công ty mới chỉ là một số nước ( Thuỵ Điển, CHLB Đức…), trong tương lai Công ty còn vươn tới các thị trường mới. Với mỗi Quốc gia lại có các thủ tục nhập hàng và kiểm soát nhập khẩu khác nhau. Để hàng hoá có thể được thông qua dễ dàng, không bị vướng mắc thì trước khi đưa hàng đi xuất khẩu cần nắm vững để đáp ứng các thủ tục này. Chẳng hạn như việc xuất trình chứng từ, việc kiểm tra hàng hoá, tuân thủ các hướng dẫn về cách lập hoá đơn, đóng gói…Mà khách hàng yêu cầu. Kết luận Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ ở trường và qua việc tìm hiểu cặn kẽ công tác quản lý chất lượng, hoạt động xuất khẩu tại Công ty Kim khí Thăng Long, đề tài " Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng xuất khẩu tại Công ty Kim Khí Thăng Long" của tôi được hoàn thành. Thực hiện đề tài là một cơ hội tốt cho tôi có thể ứng dụng những lý luận vào thực tiễn. Tôi cũng rất hy vọng một số biện pháp đưa ra có thể được ứng dụng để hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại công ty. Song do những hạn chế về thời gian, trình độ, bài viết chắc không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của thầy giáo và tập thể các cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty Kim khí Thăng Long. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Vũ Anh Trọng, các cán bộ công nhân viên Công ty Kim khí Thăng Long đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. Tài liệu tham khảo 1. Quản lý chất lượng rong thời kì đổi mới: Hoàng Mạnh Tuấn 2. Quản lý chất lượng đồng bộ - TQM- Oakaland. 3. Quản lý chất lượng - Đặng Minh Trang- trường Đại học Kinh tế thành phố HCM 5. Quản lý chất lượng của Nguyễn Quang Toản 4. Sổ tay chất lượng của Công ty Kim khí Thăng Long. 6. Báo cáo tự đánh giá của Công ty Kim khí Thăng Long 7. Các tạp chí kinh tế 8. Tạp chí của câu lạc bộ chất lượng ra các số năm 2000, 2001 Mục lục Trang Biểu 14: Một số mặt hàng xuất khẩu Tên hàng xuất khẩu Đơn vị Số lượng - Đèn nến các loại - Bộ đồ chơi trẻ em - Khay Inox - Bàn ngoài trời - Chân đế đèn li lớn F 6 - Chân đế đèn li lớn F 4 - Cốc đỡ nến - Hộp đựng xà phòng - Hộp kín to - Hộp kín nhỏ 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc 1000 chiếc Nt Nt Nt Nt 1348,963 114,947 1,080 22,636 14,015 37,2 20,040 5,136 2,004 2,682 Nguồn: Phòng Kế Hoạch