Luận văn Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng

i nhánh, không có dấu mật. + Loại không được bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không được bóc bì mà chuyển cả bì gồm những công văn ghi rõ tên người nhận, các đoàn thể trong Chi nhánh Theo dõi việc giải quyết Vào sổ đăng ký Bóc bì Đóng dấu đến Phân loại Chuyển giao văn bản Trình bày văn bản Nhận văn bản Chuyển trực tiếp cho người nhận Không phải bóc bì Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 48 Bước 2: Đóng dấu đến - Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến. - Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trích yếu của công văn. - Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xoá hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dung cần phải ghi vào các mẫu sau: Hình 2.8: Mẫu bìa sổ đăng ký “ Văn bản đến” (Nguồn:Phòng Hành chính: 2008) Nguyên tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Chi nhánh Cty. Nhân viên văn thư Phòng Hành chính đã thực hiện như sau: Ghi số và ký hiệu rất rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xóa, không viết bằng bút mực dễ phai hoặc bút chì. Nhân viên văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ. Đối với ngày dưới 10, đối với tháng dưới 3 thì có số 0 ở đằng trước. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ số .đến số Từ ngày đến ngày Quyển số.. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 49 Hình 2.9: Mẫu nội dung đăng ký “ Công văn đến” Stt Ngày đến Số văn bản Ký hiệu văn bản Nơi gửi Trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận 11 05/01/2010 210 QĐ Tổng công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Giao kế hoạch sản xuất kinh doanh quý 1 năm 2010 cho xí nghiệp Phòng Kinh doanh Ngô Thế Hà 12 05/01/2010 117 TB Công ty đường sắt Việt Nam – Phòng khai thác kinh doanh Thông báo tăng giá cước đoàn tàu chuyên tuyến Lào Cai – Hải Phòng Phòng Kinh doanh Ngô Thế Hà (Nguồn: Phòng Hành chính, 2010) Bước 4: Trình văn bản đến. Trình văn bản đến cho Trưởng phòng Hành chính rồi ban Giám đốc (Có thể là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc) xem xét, cho ý kiến phân phối. Sau đó văn thư nhận lại để bổ sung vào sổ công văn đến, nắm nội dung công văn và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các phòng ban, người có trách nhiệm giải quyết. Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết Bước 6: Chuyển đến các phòng, đối tượng giải quyết Văn bản đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho người chịu trách nhiệm giải quyết và người đó phải ký xác nhận vào phần “ký nhận” trong sổ “Đăng ký công văn đến” của văn thư. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 50 Không để người không có trách nhiệm xem công văn, tài liệu của người khác. Bước 7: Theo dõi giải quyết. Quy trình quản lý văn bản đi được tiến hành như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Các văn bản được soạn thảo bởi các phòng ban chuyên môn đều được chuyển qua văn phòng để kiểm tra đóng dấu, vào sổ văn bản đi. Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đóng dấu doanh nghiệp. Bước 2: Vào sổ văn bản đi Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ các văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đúng quy định , hợp pháp và thống kê văn bản đi của công ty phục vụ công tác quản lý điều hành công ty. Hình 2.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi STT Ngày tháng Số văn bản Ký hiệu Nơi nhận công văn Trích yếu nội dung Ghi chú 04 10/01/2010 14 TB Công ty Cổ phần Hải Việt Thông báo về tăng giá cước vận chuyển hàng hóa 05 10/01/2010 15 TB Công ty TNHH Hồng Hà Thông báo về tăng giá cước vận chuyển hàng hóa (Nguồn: Phòng Hành chính, 2010) Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 51 Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đều phải được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riêng ngăn đấy và bản lưu phải là bản chính. Nhận thấy: Tại Chi nhánh công ty việc giải quyết, quản lý văn bản đến và đi của công ty đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, được giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác, cán bộ văn thư làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các công việc có liên quan đến nghiệp vụ. Tuy nhiên, tại phòng Hành chính đã trang bị máy vi tính hiện đại nhưng cán bộ, nhân viên vẫn chưa khái thác hết chức năng của máy vi tính vào thực hiện nghiệp vụ văn thư, chủ yếu chỉ dùng để soạn thảo văn bản còn việc đăng ký văn bản đến và đi vẫn được thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy vi tính. Xét thấy, văn phòng cần có giải pháp nâng cao trình độ, kỹ năng tin học văn phòng cho cán bộ nhân viên để có khẳ năng khai thác triệt để giá trị sử dụng của máy vi tính. 2.3.4.Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu Quy trình quản lý và sử dụng con dấu tại Chi nhánh Công ty tuân theo những quy định sau: Con dấu của Chi nhánh được để tại cơ quan, được cất trong hộp để ở trong tủ có khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Nhân viên văn thư không được mang con dấu đi một cách tuỳ tiện, không được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các văn bản phải đúng thể thức: Có chữ ký của người có thẩm quyền ký. Nhân viên văn thư không được đóng dấu khống chỉ vào văn bản. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị (chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu), trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo (ở Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 52 phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. Khi đóng dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Nếu dấu đóng mờ hoặc không rõ thì phải đóng lại, dấu đóng lại không trùm lên dấu cũ mà phải đóng về phía bên trái dấu cũ. Nhân viên văn thư sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với con dấu mình đã đóng. 2.3.5 Nghiệp vụ lƣu trữ Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của Chi nhánh Công ty để làm bằng chứng, tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư tại Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Càng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Phân loại tài liệu lưu trữ: Đây là khâu rất quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ một cách khoa học sẽ giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả, thuận tiện những tài liệu đó. Bước 2 : Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Bộ phận lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị. Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần gìn giữ được những tài liệu có giá trị đồng thời loại bỏ được những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 53 Bước 3 : Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mục đích của việc bảo quản: - Chống và loại trừ các khả năng làm mất tài liệu và lộ thông tin tài liệu. Tài liệu lưu trữ được bố trí trong kho lưu trữ của toàn Chi nhánh công ty. Phòng lưu trữ được trang bị các phương tiện bảo quản: Quạt thông gió, máy điều hoà, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu, đảm bảo thông thoáng không ẩm mốc, không dễ bắt lửa, an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu được xếp trong các cặp, các hộp được dán nhãn ghi đầy đủ các thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Sau đó tài liệu được xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ được ghi trên hộp. Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lý, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và không cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để nắm được số lượng và chất lượng của tài liệu. Cần dùng các biện pháp khoa học để khôi phục các đặc điểm ban đầu và gia cố kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Bước 4: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ. Có thể nói việc sử dụng bảo quản tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động lưu trữ. Do đó phải có những phương pháp, biện pháp, cách thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lý, khoa học để phát huy tác dụng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực: khoa học, kỹ thuật, kinh tế nhằm phục vụ nhu cầu công tác thực tiễn của cơ quan. Chi nhánh Công ty cũng đưa ra những quy định đối với nhân viên làm công tác lưu trữ: Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, nắm rõ quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích và hợp lý, đồng thời giúp cho việc tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của người tra cứu, phát huy tác Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 54 dụng của tài liệu lưu trữ. Việc phòng Hành chính áp dụng lý luận vào việc thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Chi nhánh công ty như sau: Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giám định được bảo quản tại cơ quan phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. Hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Phòng Hành chính phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: - Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định. - Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ. Bên cạnh những kết quả đạt được công tác lưu trữ còn có điểm chưa thực hiện tốt: - Các phòng ban lưu trữ tài liệu trọng phạm vi phòng mình quản lý, còn chậm nộp tài liệu vào kho lưu trữ của công ty, gây khó khăn trong việc tra cứu, sử dụng tài liệu của các phòng ban khác. - Hồ sơ tài liệu của các phòng ban nộp đến phòng Hành chính sắp xếp chưa được gọn gàng nhiều lúc còn nhàu nát, bụi bẩn ... 2.3.6 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì vị trí văn phòng nằm ngay phía trước cơ quan, chịu trách nhiệm đón tiếp khách đầu tiên và đó là những vị khách có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền..); khách nội bộ Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 55 doanh nghiệp (Trưởng, Phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc..) hoặc là khách từ trên Tổng công ty xuống. Nhân viên hành chính hoặc văn thư nhiều khi có thể là trưởng phòng khi đón tiếp khách phải phân loại khách để ứng xử tốt: Đối với khách hàng: khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu vận chuyển hàng hóa và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Đối với khách đến kiến nghị về cung cách làm việc, tình hình giao nhận hàng .thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và đồng cảm với khách hàng và từ từ giải thích với khách. Đối với khách là cán bộ hay nhân viên từ trên Tổng Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng xuống làm việc với chi nhánh thì nhân viện đón tiếp phải nhanh chóng xắp xếp gặp lãnh đạo hay dẫn khách tới phòng ban chức năng có liên quan. Việc áp dụng lý luận về nghiệp vụ lễ tân, đón tiếp khách vào hoạt động đón tiếp khách và đã mang lại hiệu quả: - Cán bộ, nhân viên phòng Hành chính hay bất cứ một cán bộ, nhân viên thuộc phòng nào cũng phải thực hiện đón tiếp khách theo đúng nội quy, quy định của Chi nhánh công ty. - Văn phòng đã xếp lịch tiếp khách cho lãnh đạo hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giờ giao tiếp. - Việc tiếp khách đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, lịch sự, chu đáo và an toàn. - Giúp lãnh đạo tiếp những khách không quan trọng và chuẩn bị tốt việc tiếp đãi khách của Chi nhánh. 2.3.7 Nghiệp vụ cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc. Đây là một công tác không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là đối với văn phòng công ty, nó có ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công việc của mỗi nhân viên. Về nghiệp vụ này, phòng Hành chính thực hiện các công việc cụ thể như sau: Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 56 Quản lý chi tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. Tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chi khác. Quản lý tài sản cố định: TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc. - Hệ thống thiết bị máy móc. - Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển. Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Phòng Hành chính có nhiệm vụ thu thập lại những thông tin về việc sử dụng tài sản cố định của các phòng ban trong Chi nhánh công ty lập hồ sơ theo dõi tính toán quản lý cả về lượng và chất để có kế hoạch mua sắm mới hay sửa chữa, thanh lý để phục vụ cho các phòng ban chức năng một cách tốt nhất Quản lý hàng hóa vật tư khác: Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau: Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai. Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh. Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán. Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có: Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh. Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên. Các hoạt động khác: Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh. Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh. Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 57 Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh. Công tác đảm bảo các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của văn phòng cũng như của toàn Chi nhánh Công ty đã được văn phòng phối kết hợp chặt chẽ, đồng bộ với các phòng ban chức năng và các tổ trong chi nhánh công ty, luôn đảm bảo cung cấp kịp thời các thiết bị, phương tiện, tài chính cần thiết cho mọi hoạt động, quản lý tốt tài sản của văn phòng và của Chi nhánh Công ty. 2.3.8 Nghiệp vụ tổ chức Hội họp. Do điều kiện cơ sở của Chi nhánh Công ty chưa có phòng hội nghị hay hội trường lớn để tổ chức các hội nghị hay các cuộc họp lớn. Nếu có những buổi sơ kết, tổng kết báo các cuối các kỳ thì nhân viên phòng Hành chính sẽ đăng ký mượn phòng Hội nghị trên Tổng công ty và phối hợp với các nhân viên Phòng Hành chính trên Tổng công ty tổ chức phục vụ hội nghị, thường tại Chi nhánh Công ty thường tổ chức các cuộc họp nhỏ, giao ban hay họp bàn bạc các vấn đề nảy sinh trong quá trình kinh doanh của Chi nhánh thì sẽ được tổ chức tại Phòng Tài chính kế toán, phòng họp không lớn nhưng có thể phục vụ tốt cho cuộc họp của Chi nhánh Công ty. Về quy trình: Sau khi nhận được thông báo của lãnh đạo công ty tổ chức cuộc họp, Phòng Hành chính có trách nhiệm chuẩn bị cho cuộc họp đó. - Lên danh sách khách mời trình lãnh đạo Chi nhánh xét duyệt. - Viết và chuyển giấy mời tới khách. - Nếu mời nhân viên nội bộ Chi nhánh thì không cần giấy mời, nhân viên hành chính sẽ đăng thông báo trên bảng thông báo của Chi nhánh kèm danh sách nhân viên được mời tới họp và sau đó nhân viên hành chính tới các phòng ban trong chi nhánh thông báo lại một lần nữa và mời các Trưởng phòng hay nhân viên có tên trong danh sách được mời và ký tên xác nhận. Thông báo với các nhân viên phòng ban chức năng có thể Phòng Tài chính kế toán hay Phòng Kinh doanh phối hợp tổ chức cuộc họp. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 58 - Chọn và trang trí phòng họp: Tại chi nhánh Công ty chủ yếu diễn ra những hội nghị hay những cuộc họp nhỏ nhưng cũng phải trang trí sao cho vừa mang tính trang nghiêm, phù hợp với tính chất của cuộc họp. Trong phòng họp thường được trang trí cờ, hoa, biểu ngữ - Chuẩn bị phương tiện: Các tài liệu cần chuẩn bị: chương trình nghị sự, danh sách đại biểu, báo cáo chính, bản tham luận Các phương tiện ghi biên bản: giấy, bút, máy vi tính Chuẩn bị chỗ ngồi của chủ tọa và tổ thư ký. - Chuẩn bị khác: Trong thời gian diễn ra hội nghị, phòng Hành chính đã phân công người chuyên lo từng mặt như: + Điện sáng, âm thanh, điều hòa + Nước uống trước hội nghị và trong giờ nghỉ. Khi hội nghị kết thúc, các mệnh lệnh, thông báo, kết luận, nghị quyết của hội nghị sẽ được văn phòng triển khai dưới dạng văn bản đến các phòng ban, đơn vị liên quan. Bên cạnh đó văn thư sẽ tiến hành lập hồ sơ hội nghị, ngoài ra khi hội nghị kết thúc, văn phòng sẽ tiến hành thanh toán các khoản chi phí cho hội nghị như các trang thiết bị thuê để phục vụ hội nghị. Các cuộc họp, hội nghị của công ty được diễn ra định kỳ hàng tháng thì Giám đốc gửi thông báo đến văn phòng và yêu cầu văn phòng lập kế hoạch chi tiết để trình Giám đốc duyệt nội dung. Kinh phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị được quy định trong quy chế tổ chức các sự kiện công ty để tránh lãng phí, lạm dụng quỹ công. Trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty đã thực hiện đúng và đủ chức năng, quyền hạn mình phụ trách, đảm bảo công tác tổ chức được diễn ra một cách suôn sẻ, đạt hiệu quả. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 59 Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị. CBCNV trong chi nhánh công ty hiểu rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình, đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuộc họp. Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan. Các báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, bài phát biểu của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo. Tiểu kết chƣơng Chương này được trình bày thành hai nội dung chính. Phần giới thiệu về Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng và Văn phòng chi nhánh đã cung cấp bối cảnh cho phép việc phân tích hoạt động văn phòng. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại Văn phòng chi nhánh đã được mô tả và đánh giá trên cơ sở hệ thống lý luận đã được trình bày ở Chương 1. Các phân tích này cho phép việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động văn phòng Chi nhánh sẽ được trình bày cụ thể ở Chương tiếp theo. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 60 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG 3.1 Định hƣớng chung Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải xác định rõ mình muốn đi đâu, phải đi như thế nào, những khó khăn, thách thức nào phải vượt qua. Và quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Với tình hình phát triển kinh tế như hiện nay thì văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoá công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng vừa góp phần nâng cao vị trí của văn phòng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, trong thời gian tới hiện đại hóa chú trọng vào con người sẽ là mục tiêu mà Chi nhánh công ty đặt ra để phát triển theo xu thế chung. Tức là mục tiêu trên sẽ xoay quanh việc nâng cao về phương pháp, phong cách lãnh đạo, quản lý, làm việc của cán bộ công nhân viên và hiện đại hóa trang thiết bị cũng như công nghệ phục vụ quá trình công tác của cán bộ công nhân viên. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 61 Để hoàn thành mục tiêu trên Chi nhánh Công ty đã đưa ra giải pháp cho phòng Hành chính như sau : 1. Đối với tổ chức Văn phòng Xây dựng một mô hình tổ chức bộ máy văn phòng theo hướng gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ được xác định một cách cụ thể, rõ ràng đó là điều cần hoàn thiện ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Mặc dù mô hình của phòng Hành chính được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. Trong thời gian tới, Chi nhánh nên tuyển dụng thêm nhân viên để Phòng Hành chính có thể thực hiện tốt hơn nữa công việc được giao và tránh quá tải cho nhân viên của Phòng. Mô hình văn phòng mới phải được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó cũng cần phải xây dựng nét văn hoá nơi công sở trang trọng, lịch sự, nâng cao tinh thần tập thể, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc để đạt được mục tiêu chung của công ty mình. 2. Tăng cường đầu tư vào con người. Cán bộ nhân viên văn phòng không những thông thạo về chuyên môn nghiệp vụ mà phải có kiến thức và kinh nghiệm quản lý tổ chức. Vì thế đầu tư vào con người là việc đầu tiên mà phòng Hành chính Chi nhánh Công ty cần làm vì con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Do đó không chỉ hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo (chính là Trưởng, Phó phòng) mà phải hoàn thiện cả các nhân viên của phòng. 3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Chi nhánh. Để công việc trong Công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, các công việc cần được chuyên môn hoá trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình. Phải xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 62 công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời. Đây chính là vấn đề cốt lõi mà văn phòng phải nắm vững, bám chắc nội dung từ khi bắt đầu thực hiện đến khi khắc phục để giúp cho lãnh đạo cơ quan bám chắc trọng tâm, trọng điểm. Xây dựng quy chế, quy trình chuẩn cho công tác quản lý cơ quan . Một cơ quan hoạt động tốt, công việc được vận hành đều đặn, năng suất được tăng cao thì các hoạt động của cơ quan phải tuân theo những quy chế, quy trình nhất định, tiến tới mọi hoạt động của cơ quan đều được quy chế hoá 4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng hiện đại hóa Ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là các phầm mềm quản lý vào công tác văn phòng đang trở thành xu thế chung của thời đại, đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mình. Trong các hoạt động của cơ quan nên ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để cung cấp, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, kịp thời, mang lại hiệu quả cao hơn. Tại chi nhánh, mặc dù đã trang thiết bị lưu trữ tương đối đầy đủ và hiệu đại song nếu được trang bị thêm phần mềm tin học quản lý hồ sơ văn bản thì sẽ nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn. 3.2 Các giải pháp cụ thể 3.2.1 Giải pháp về nhân sự Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng. Với vai trò quan trọng như vậy mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần phải có những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện và nâng cao vai trò, trình độ của đội ngũ nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng nói chung. Đối với Trưởng phòng : Trong quá trình điều hành bộ máy văn phòng trong Chi nhánh Công ty, Trưởng phòng phải luôn tỏ ra là nhà lãnh đạo gương mẫu trong mọi công việc, Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 63 có năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng, tín nhiệm. Tuy nhiên để theo kịp sự phát triển nhanh và mạnh của khoa học kỹ thuật, đồng thời cùng với việc áp dụng những thành tựu đó vào công tác quản lý điều hành bộ phận văn phòng đòi hỏi Trưởng phòng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp giám đốc giải quyết các công việc chuyên môn một cách nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra có thể bổ sung những kiến thức về tâm lý quản lý, điều hành hay là cách tạo không khí làm việc trong văn phòng, cách xây dựng văn hóa riêng trong văn phòng... có rất nhiều kiến thức để nâng cao nghệ thuật quản lý, điều hành của Trưởng phòng nhằm khích lệ duy trì tinh thần làm việc của nhân viên, thường xuyên tổ chức giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với nhân viên tăng thêm tinh thần đoàn kết học hỏi cùng giúp đỡ nhau trong công việc. Đối với nhân viên: Đối với nhân viên thuộc bộ phận hành chính nên có kế hoạch tổ chức các khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng nhằm nâng cao kỹ năng. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên về công tác văn phòng, tổ chức, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với các đơn vị thành viên trong Tổng Công ty nhằm hoàn thiện văn phòng cả về vật chất và con người. Ví dụ: Nhân viên Phòng Hành chính cử người tham gia vào lớp học “ Nâng cao khả năng làm việc với máy vi tính” do Tổng công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng mở, mọi chi phí đều được Tổng công ty chi trả. Hiện nay số lượng nhân viên trong phòng Hành chính còn ít mà khối lượng công việc thì nhiều, một người phải kiêm nhiệm nhiều việc nên việc giải quyết các công việc chưa được kịp thời gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Chi nhánh Công ty. Do vậy Chi nhánh cần có các chương trình tuyển dụng nhân sự cho hợp lý, kịp thời, lấp được các chỗ hổng tại các vị trí làm việc tạo ra một dây truyền công việc khép kín, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như của toàn Chi nhánh công ty. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 64 Chi nhánh công ty có thể tổ chức các chuyến đi thăm quan du lịch, dã ngoại... để giúp nhân viên giảm căng thẳng trong công việc, tăng tình đoàn kết, hiểu thêm về đồng nghiệp và tạo cơ hội cho họ học hỏi kinh nghiệm của nhau. 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.2.1 Về công tác tham mưu tổng hợp Hiện nay, đây chính là công tác mà phòng Hành chính thực hiện còn chưa tốt vì thế để khắc phục điều này thì cần có một số biện pháp sau: Trước tiên là Trưởng phòng cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với Ban Giám đốc. Ban Giám đốc cũng cần kịp thời khen thưởng những cán bộ có sự cố gắng, có tính sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, khích lệ sự cố gắng của nhân viên thúc đẩy nhân viên thực hiện công tác có hiệu quả hơn nữa. Phân công công việc rõ ràng, cụ thể giữa các nhân viên trong văn phòng, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn. Trưởng phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các nhân viên trong phòng để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc: Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới. Nguyên tắc thứ hai là nguyên tắc ưu tiên: Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết. Nguyên tắc dự phòng: Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp. Nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp Trưởng phòng và các nhân viên có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cá nhân trong Chi nhánh Công ty, phù Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 65 hợp với mục tiêu hoạt động của Chi nhánh, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo được tính khả thi. 3.2.2.2. Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đây là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng, nó đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với thực tế hiện nay, không chỉ Phòng hành chính mà tất cả các phòng ban trong Chi nhánh công ty cần có những giải pháp thiết thực để hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác này. Nâng cao kiến thức về tin học văn phòng là những điều kiện bắt buộc đối với mỗi nhân viên văn thư nào trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc làm hết sức cần thiết, việc đăng ký, quản lý các văn bản đến và đi được thực hiện trên máy vi tính sẽ đảm bảo được thuận tiện, nhanh chóng và khoa học, hệ thống máy vi tính được nối mạng nội bộ thì sẽ giúp nhân viên văn thư tốn ít thời gian, công sức trong việc chuyển các văn bản đến các phòng ban, đơn vị. Vì vậy nhân viên văn thư nói riêng và toàn nhân viên trong Chi nhánh cần thông qua những khóa học tin học văn phòng, thông qua sự chia sẻ về kinh nghiệm của đồng nghiệp mà nhân viên văn thư sẽ tích lũy được cho mình ít nhất cũng là kiến thức cơ bản về tin học văn phòng để có thể thực việc công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Về mặt lưu trữ, Chi nhánh Công ty cần phải thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu, ban hành các quy định mang tính bắt buộc đối với tất cả các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yêu cầu của văn phòng. Ngoài ra nhân viên lưu trữ cần phải thực hiện nghiêm túc quy chế về quản lý và bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. 3.2.3. Về bố trí, sắp xếp nơi làm việc Các điều kiện vật chất là nhân tố quyết định đến sự thành công trong công việc văn phòng, các điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ tạo một môi trường làm việc hăng say, nhiệt tình đối với nhân viên. Vì thế văn phòng cũng cần đảm bảo các điều kiện vật chất. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 66 Tại Chi nhánh Công ty, Phòng Hành chính đảm nhận công việc đón tiếp khách tới Chi nhánh Công ty làm việc do đó phòng tiếp khách là bộ mặt của công ty, là hình mẫu trong việc sắp xếp bố trí phòng làm việc để mọi phòng ban đơn vị trong công ty cũng như các đơn vị bạn nhìn vào học tập. Do vậy hoàn thiện bố trí phòng tiếp khách là một việc làm cần thiết cho nên cần nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn, ngăn đôi phòng để không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách và để cho khách hàng thấy được sự bố trí hợp lý không gian của phòng. Màu sắc và ánh sáng trong phòng cúng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên. Ánh sáng trong phòng còn tối, chỉ sử dụng ánh sáng điện, phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở, cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên và còn kết hợp với sơn màu vàng sẽ làm ấm căn phòng nhưng dễ gây sự mệt mỏi.Vì vậy cần phải có sự kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để tạo ra môi trường làm việc mới năng động ngoài ra còn có thể tiết kiệm điện. Trang thiết bị làm việc: Nếu các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực vì trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Hiện nay các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 67 KẾT LUẬN Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững, song song với việc phát triển và ổn định kinh tế thì cần phải có sự ổn định thống nhất trong quản lý. Để thực hiện điều đó trước tiên phải làm tốt công tác văn phòng. Văn phòng chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo, là bộ mặt của cơ quan, đơn vị vì vậy văn phòng không thể thiếu ở trong mỗi cơ quan tổ chức. Hoạt động văn phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng không vận dụng rập khuôn lý luận mà vận dụng linh hoạt, phù hợp với thực tế tại Chi nhánh Công ty. Trong giai đoạn săp tới, Chi nhánh Công ty đang tiến tới Cổ phần hóa doanh nghiệp, như vậy Chi nhánh công ty sẽ phải đối mặt với những thách thức mới đòi hỏi trong thời gian tới Chi nhánh phải không ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phù hợp với mô hình hoạt động mới .Vì thế, hoạt động văn phòng cũng cần phải được nâng cao hơn để phù hợp với yêu cầu phát triển của Chi nhánh Công ty. Muốn nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty phải nắm rõ được thực trạng hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty và khóa luận này đã tập trung nghiên cứu, phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng tại Chi nhánh Công ty, khóa luận đi sâu phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại đơn vị, trọng tâm là công tác thông tin báo cáo, công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần và tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Từ đó đưa ra những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ việc phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng, khóa luận đưa ra phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Chi nhánh Công ty. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 68 Trên cơ sở kết hợp các phương pháp nghiên cứu, khoá luận đã kiểm chứng các giả thuyết ban đầu về hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty. Khóa luận đã chỉ ra rằng: Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng đã đạt nhiều kết quả, khắc phục khó khăn trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế, trong đó có sự đóng góp lớn của Văn phòng. Các chức năng, nhiệm vụ và nghiệp vụ văn phòng được thực hiện ở Văn phòng Chi nhánh Công ty về cơ bản thống nhất với những gì đã được khái quát trong lý luận. Các hoạt động văn phòng của Chi nhánh Công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, các nghiệp vụ đều tuân theo đúng quy định chung đã ban hành. Tuy nhiên hoạt động văn phòng còn đang phải đối mặt với những yếu kém nhất định như khả năng cập nhật với công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa được quan tâm kịp thời, ... Để khắc phục được những yếu điểm đó văn cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng một cách tốt hơn. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài Chính, Hà Nội. 2. Bùi Thị Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Quản trị văn phòng, QT1001P, ĐHDL Hải Phòng 3. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 4. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng (2009), Quy chế, quyết định, báo cáo. 5. Một số tài liệu tham khảo khác. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 70 MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn Danh mục từ viết tắt và hệ thống bảng biểu PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu ......................................................................................... 2 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ..................................................................... 2 4. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 2 5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 3 6. Đóng góp của khóa luận vào hoạt đông thực tiễn văn phòng ........................... 3 7. Bố cục khóa luận: .............................................................................................. 3 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG ....................................................................................................... 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng .......................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng .................................................................................. 4 1.1.2. Vai trò của văn phòng ................................................................................. 5 1.1.3. Chức năng của văn phòng ........................................................................... 6 1.2. Lý luận về hoạt động văn phòng .................................................................... 8 1.2.1. Các nội dung cơ bản của hoạt động văn phòng .......................................... 8 1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ........................ 17 1.2.3. Quản trị văn phòng .................................................................................... 20 Tiểu kết Chương .................................................................................................. 21 CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHÕNG. ......... 22 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ............................................. 22 Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 71 2.1.1 Quá trình phát triển Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ............................................. 22 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh ........................................................... 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng .............................................. 25 2.1.4. Kết quả hoạt động của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng: ..................................... 28 2.2. Giới thiệu khái quát về Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. .......... 33 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính. .......................................... 33 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng ................................. 35 2.3 Nội dung hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ............................. 40 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin....................................................... 40 2.3.2 Nghiệp vụ văn thư. ..................................................................................... 44 2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản .................................................... 46 2.3.4.Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ...................................................... 51 2.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ ....................................................................................... 52 2.3.6 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. ...................................................................... 54 2.3.7 Nghiệp vụ cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc. .............................. 55 2.3.8 Nghiệp vụ tổ chức Hội họp. ....................................................................... 57 Tiểu kết chương ................................................................................................... 59 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG ................................................................................................................. 60 3.1 Định hướng chung .......................................................................................... 60 3.2 Các giải pháp cụ thể ...................................................................................... 62 Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 72 3.2.1 Giải pháp về nhân sự .................................................................................. 62 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản .............. 64 3.2.3. Về bố trí, sắp xếp nơi làm việc ................................................................ 65 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 69 Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 73 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô Bộ môn Quản trị Kinh doanh Trường ĐHDL Hải Phòng đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng đã giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để em hoàn thành bài khoá luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn - TS. Trần Thị Thanh Thuỷ, giảng viên Học viện Hành chính trong quá trình em viết và hoàn thành Khoá luận. Hải Phòng, ngày 15 tháng 06 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Đức Long Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 74 CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn XD và VT : Xếp dỡ và Vận tải TTLT : Thông tư liên tịch BNV : Bộ Nội Vụ CBCNV : Cán bộ công nhân viên. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 75 HỆ THỐNG SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình Nội dung Trang 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi nhánh Công ty 25 2.2 Bảng kê nhân sự tại Chi nhánh Công ty 27 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 29 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính 35 2.5 Bảng kê thiết bị văn phòng 40 2.6 Quy trình soạn thảo văn bản 45 2.7 Quy trình sử lý văn bản đến 46 2.8 Mẫu bìa sổ đăng ký “ Văn bản đến” 48 2.9 Mẫu nội dung đăng ký “ Văn bản đến” 49 2.10 Mẫu sổ đăng ký “ Văn bản đi” 50 Xác định hình thức nội dung văn bản