Luận văn TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH

Chịu trách nhiệm về vận chuyển quặng thô và nguyên liệu chế biến từ quặng thô về kho. Đối với các nguyên liệu mua ngoài, thì chủ yếu là công ty thuê ngoài vận chuyển, để đảm bảo lợi ích trách nhiệm giữa hai bên tổng công ty sẽ lập hợp đồng vận chuyển thông qua đó sẽ quản lý chặt chẽ chi phí vận chuyển và tiến độ vận chuyển. * Tổ chức quản lý tiếp nhận nguyên vật liệu Việc tiếp nhận quặng thô sau khi tiến hành khai thác và tuyển tinh và nguyên liệu Zicon 65% và Rutil 83% do đội kho cảng và quản lý kho từng xí nghiệp đứng ra tiếp nhận, bên giao hàng là đội vận tải của tổng công ty, trong quá trình giao nhận giữa hai bên thì giám đốc tổng công ty giao cho phòng kinh tế, phòng kế toán chuẩn bị hợp đồng kinh doanh và cử người theo dõi,bám sát quá trình giao nhận. Đội kho cảng cùng bộ phận KCS có nhiệm vụ phải theo dõi kiểm tra số lượng, chất lượng quặng thô, chủng loại nguyên vật liệu nhập ngoài và thời gian giao nhận có đúng và kịp thời không vì hiện nay tình trạng xuất khẩu quặng thô trái phép đang diễn ra rất nhiều trong địa bàn tỉnh, do đó trong quá trình vận chuyển rất có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt và chất lượng quặng thay đổi. Trong quá trình tiếp nhận thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin vào các biểu mẫu: Biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, thẻ kho… nếu có những sai lệch gì so với mẫu mã,chất lượng, số lượng thì ghi chép vào tài liệu giao nhận để quy rõ trách nhiệm thuộc về ai. Sau đó, công việc tiếp theo quản lý kho cử công nhân phân loại, đánh dấu và nhập kho. Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Trước hết, nhân viên tiếp nhận xem xét kích thước, tình hình bao bì và những ký hiệu ghi trên bao bì có phù hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng hay không. Do có sự thống nhất trong hợp đồng nên khi giao hàng diễn ra hết sức thuận lợi. Khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong, nếu là những loại nguyên vật liệu có giá trị lớn thì xí nghiệp kiểm nghiệm và lập “Biên bản kiểm kê”. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, nếu NVL đủ tiêu chuẩn nhập kho thì kế toán viên lập phiếu nhập kho. Thủ kho không được tự ý nhập kho nếu chưa có phiếu nhập kho. Quá trình tiếp nhận diễn ra như sau: Như ta đã trình bày ở trên, do đặc điểm của công ty là khai thác khoáng sản, do đó vật liệu nhập kho ở công ty gồm hai nguồn: nguyên vật liệu tự khai thác và nguyên vật liệu mua ngoài. Ứng với mỗi nguồn thủ tục tiếp nhận NVL được tiến hành theo trình tự và căn cứ khác nhau: *Vật liệu mua ngoài nhập kho Ở công ty vật liệu mua ngoài là những vật liệu chính như : nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Khi vật tư mua về đến kho, phòng kinh tế căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng kinh tế (nếu có) tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho theo biểu 01 – VT. Phiếu nhập kho được ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và số lượng nhập kho trên chứng từ có liên quan. Phiếu nhập kho, phiếu nhập hàng và các chứng từ có liên quan được chuyển xuống kho nhập hàng, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, chất lượng và quy cách của vật tư, sau đó tiến hành nhập kho. Thủ kho ghi vào phiếu nhập kho số lượng vật tư thu nhập, đồng thời tiến hành ghi thủ kho. Phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán làm thủ tục nhập kho vào máy “ Phiếu nhập mua”.Phiếu nhập mua phải có đầy đủ chữ kí và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phai nhập mua cuối quý chuyển sang quản lý tổng hợp Liên 2: Giao cho thủ kho và sổ theo dõi Liên 3: Giao cho khách hàng Sơ đồ 3.4: Lập và luân chuyển chứng từ trong quá trình tiếp nhận NVL Bộ phận thực hiện Công việc thực hiện Phòng kinh tế Lập hợp đồng kinh tế Bộ phận mua hàng Lập văn bản đề nghị mua vật tư Ban kiểm nghiệm Ký duyệt Phòng kinh tế Lập biên bản kiểm nghiệm Thủ kho Nhập NVL vào kho Kế toán hàng kho Nhập phiếu nhập kho vào máy tính Như vậy trong quá trình thu mua- nhập kho nguyên vật liệu kế toán NVL đã sử dụng các chứng từ: Văn bản đề nghị mua vật tư Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập mua Quy trình việc lập chứng từ được các nhà quản lý theo dõi và được thực hiện như sau: - Tại bộ phận mua hàng: Căn cứ vào HĐKT hay định mức tiêu hao NVL và nhu cầu NVL cho sản xuất tiến hành lập văn bản đề nghị mua NVL  Biểu mẫu : Văn bản đề nghị mua NVL phục vụ sản xuất VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ MUA NVL PHỤC VỤ SẢN XUẤT Ngày 20/10/2008 Kính gửi: Ban giám đốc tổng công ty Căn cứ vào yêu cầu NVL phục vụ sản xuất Căn cứ vào kế hoạch dự trữ NVL T10/2008 Căn cứ lượng dự trữ thực tế trong kho Căn cứ vào HĐKT với tổng công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh Đề nghị ban giám đốc cho đơn vị mua những NVL như sau: Trung tâm Tên NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gas kg 500 30.000 15.000.000 2 Dầu lít 130.000 14.500 1.885.000.000 Đơn vị có nhiệm vụ mua đúng chủng loại NVL phục vụ sản xuất kịp thời và hoàn tất mọi thủ tục để thanh toán. Khi NVL đã về, tổng công ty tiếp nhận NVL.Để đảm bảo số lượng cũng như quy cách chủng loại, tổng công ty tiến hành thành lập ban kiểm bao gồm đại diện của các phòng ban như: phòng kinh tế, phòng kế toán, ban giám đốc…. Biểu mẫu : BIÊN BẢN KIỂM KÊ Hôm nay, ngày 31/5/2008 - tại xí nghiệp khoáng sản Cẩm GTGT ngày Xuyên, đơn vị trực thuộc tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh. Căn cứ vào hoá đơn ngày 31 tháng 5 năm 2008 của xí nghiệp khoáng sản Cẩm Xuyên.Ban kiểm nghiệm gồm: I. Đại diện phòng kế toán – tài chính. 1. Bà Hoà Thị Minh – Phó phòng kế toán – tài chính 2. Bà Vũ Thị Minh Nguyệt - Kế toán vật liệu. II. Đại diện phòng kinh tế Bà Vũ Thị Xuân – Phó phòng kinh tế III. Đại diện xí nghiệp khoáng sản cẩm xuyên Ông Bùi Văn Xã – giám đốc xí nghiệp. Bà Nguyễn Thị Thu - kế toán xí nghiệp. Bà Đoàn Thị Thuỷ - thủ kho xí nghiệp. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: *Vật liệu chính: Trung tâm Tên nguyên liêu, vật liệu ĐVT Số lượng Theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng SL sai 1 Quặng thô tấn 2400 2400 2 Zicon 65% tấn 50 50 3 Rutil 83% tấn 130 130 Sau khi bộ phận KCS kiểm tra và xác định là đúng với hợp đồng mua bán đã ký kết giữa hai bên, thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng và nhập NVL vào kho. Sau khi thủ kho đã nhập NVL vào kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm của bộ phận KCS, kế toán tiến hành viết vào phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn thì khi đó thủ kho báo ngay cho phòng kinh tế biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Biểu mẫu Công ty MITRACO PHIẾU NHẬP MUA số:10 Ngày 6/2/2008 TK ghi nợ : 1523 TK ghi nợ : 1331 TK ghi có : 331 Họ và tên người giao nhận: Nguyễn văn Hùng Đơn vị thanh toán: Chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh Diễn giải: nhập kho theo hoá đơn Nhập vào kho: Xý nghiệp cẩm xuyên Dạng nhập : Phải trả người bán Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Dầu Thuế GTGT 301 M 6.000 14500 87000000 8700000 Tổng cộng 95.700.000 Bằng chữ: chín mươi lăm triệu bảy trăm nghìn Giám đốc Quản lý riêng Người giao Người lập phiếu Thủ kho *. Nguyên vật liệu khai thác nhập kho: Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh tập trung khai thác quặng thô chủ yếu ở 2 huyện là : huyện cẩm xuyên và huyện kỳ Anh . Quặng thô khai thác được ở huyện Kỳ Anh thì đưa về xí nghiệp khai thác huyện kỳ Anh để tiến hành tuyển tinh và tạo ra sản phẩm.Quặng thô khai thác ở huyện Cẩm Xuyên, được đưa về xí nghiệp khai thác. Năm 2006 tổng công ty khai thác được 184.000 tấn quặng thô, năm 2007 là 169.000 tấn, năm 2008 là 169.388 tấn, nhìn chung là vượt kế hoạch đề ra. Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập kho giao nhận quặng thô, đối với quặng thô quản lý xí nghiệp tổng hợp theo dõi số lượng quặng thô nhập kho và chuyển về phòng kế toán kèm theo biên bản kiểm kê hàng tháng để quản lý kho và phiếu nhập kho (ghi số lượng) đến cuối quý quản lý tổng hợp tính giá thành mới ghi đơn giá nhập kho vào. Biểu mẫu 6: Công ty MITRACO PHIẾU NHẬP KHO Số: 25 Ngày 20/3/2008 TK ghi nợ: 1521 TK ghi có : 154 Đơn vị giao : Xí nghiệp khai thác Diễn giải: Nhập kho nguyên vật liệu phục vụ khai thác Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên vật tư Mã vật tư ĐVT số lượng Đơn giá Thanh toán Nguyên liệu quặng thô phục vụ sản xuất Ilmenite 101 tấn 4.000 580.000 2320000000 Giám đốc Quản lý riêng Người giao Người lập phiếu Thủ kho * Tổ chức quản lý kho nguyên vật liệu Quản lý tốt kho nguyên vật liệu là làm tốt công tác bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu lưu kho. Do đó trong công tác quản lý nguyên vật liệu ban giám đốc đề ra nhiệm vụ trách nhiệm đối với từng xí nghiệp nhằm bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt nhất, tránh hư hỏng, và mát mát. Khi sắp xếp thủ kho tuân theo nguyên tắc : dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,dễ kiểm tra Thủ kho cùng với đội kho cảng có trách nhiệm trông giữ an toàn nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu nhập vào cũng như xuất ra sử dụng thông qua việc ghi chép vào thẻ kho. Tuỳ theo đặc điểm và tính chất của từng loại nguyên liệu, khi nguyên vật liệu nhập kho về từng xí nghiệp nó sẽ được đưa vào từng kho khác nhau nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa cho nguyên vật liệu .. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong kho: Nhằm bảo quản tránh hiện tượng hao hụt công ty đã xây dựng hệ thống nhà kho để chứa đựng nguyên vật liệu khi chưa sử dụng tiến hành sản xuất. Nguyên vật liệu bảo quản trong kho chủ yếu là những nguyên vật liệu được chế biến từ quặng thô ,nhưng chưa tạo ra sản phẩm là nguyên liệu đầu vào của sản phẩm khác như: Zircon 65%, Rutil 83%. Những nguyên vật liệu này phải được cất giứ và bảo quản,tránh để hiện tượng xảy ra mát mát vì hiện nay hiện tượng một số người lợi dụng, khai thác trái phép xuất khẩu quặng thô ra nước ngoài đang xảy ra rất nhiều trên địa bàn tỉnh làm thiệt hại cho nhà nước rất nặng nề. Nhà kho được xây dựng rộng rãi, được bố trí gần nơi sản xuấ.t để thuận tiện cho việc vận chuyển và tiết kiệm được thời gian . Đối với những nguyên vật liệu dễ bị hư hỏng do những điều kiện tự nhiên như: hoá chất, dầu, gas…. vật tư cơ khí …thì được đưa vào kho công cụ, dụng cụ. Đối với những loại nguyên vật liệu này phải được đặt trên các giá hàng, hộp, thùng và được ngăn riêng thành từng kho để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dùng cũng như thuận tiện cho việc kiểm kê hàng tháng. Bên cạnh đó trong kho còn có hệ thống phòng cháy chữa cháy, tránh hiện tượng cháy nổ xảy ra. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu ngoài kho: Bên cạnh hệ thống quản lý trong kho, công ty còn xây dựng hệ thống bến bãi để chứa đựng một lượng nguyên vật liệu có khối lượng lớn như: cát quặng. quặng thô. Đối với những nguyên vật liệu này để ngoài bãi có hệ thống mái che và đội ngũ bảo vệ trông coi tránh hiện tượng mất trộm. Quặng thô loại nguyên vật liệu có giá trị kinh tế lớn và là đầu vào của rất nhiều loại sản phẩm do đó quá trình bảo vệ được tiến hành rất cẩn thận, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng quặng Hằng năm, xí nghiệp tiến hành kiểm kê đánh giá định kỳ tình hình nguyên vật liệu, việc bảo quản cấp phát nguyên vật liệu tại kho.Từ biên bản kiểm kê, các phòng chức năng có quyết định xử lý một cách hợp lý đối với những nguyên vật liệu thừa, thiếu hư hỏng hay hết hạn sử dụng. * Tổ chức quản lý quá trình cấp phát nguyên vật liệu Việc tổ chức cấp phát nguyên vật liệu kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho sản xuất của từng xí nghiệp được tiến hành nhịp nhàng, góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm giá thành được sản phẩm, tiết kiệm được nguyên vật liệu và nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm. Nhận thức được tầm quan trọng đó, các xí nghiệp luôn luôn đảm bảo cấp phát các loại nguyên vật liệu cho các phân xưởng được đồng bộ, đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất và kịp thời về thời gian. Việc xuất dùng sử dụng nguyên vật liệu tại công ty áp dụng theo hình thức nhu cầu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, tổ chức xuất kho nguyên vật liệu theo đúng nhu cầu sản xuất của từng loại sản phẩm. Theo đó các phân xưởng cứ cán bộ xuống kho nhận nguyên vật liệu để về trực tiếp sản xuất. Khi xuất dùng NVL được phòng KCS kiểm định thành phần lý, hoá…xem có đủ chất lượng không sau đó mới xuất dùng.hằng ngày, tuỳ theo nhu cầu của sản xuất mà cán bộ của phân xưởng trực tiếp lên phòng kinh tế viết hoá đơn, dùng hoá đơn xuống kho để lĩnh NVL.Thủ kho thực hiện xuất dùng đúng số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu, sao cho chi phí nguyên vật liệu ở mức tiết kiệm nhất. Đồng thời kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ các thông tin trong quá trình xuất kho trên sổ sách, chứng từ để theo dõi tình hình sử dụng NVL .Phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đồng thời làm căn cứ kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: Liên1: Được lưu ở phòng quản lý Liên 2: Giao cho thủ kho Sơ đồ 3.5: Lập và luôn chuyển chứng từ trong quá trình xuất dùng nguyên vật liệu Bộ phận thực hiện Công việc thực hiện Bộ phận sản xuất …………… Lập giấy xin lĩnh vật tư Phòng kinh tế và giám đốc …………… Duyệt Phòng kinh tế …………… Lập phiếu xuất kho Kế toán hàng kho …………… Nhập phiếu XK vào máy tính Thủ kho …………… Xuất kho NVL Trong quá trình xuất dùng NVL kế toán NVL đã sử dụng các chứng từ: Giấy xin lĩnh vật tư Phiếu xuất kho + Tại bộ phận phân xưởng sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu NVL, cần cho sản xuất và định mức tiêu hao NVL sẽ viết phiếu xin lĩnh vật tư trình lên phòng kinh tế để xét duyệt. Biểu mẫu 1 Xí nghiệp Zircon GIẤY XIN LĨNH VẬT TƯ Bộ phận: PX.Nguyên liệu Kính gửi: - Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc công ty STT Loại quặng ĐVT Số lượng Lý do lĩnh 1 quặng thô Tấn Xuất phục vụ sản xuất 2 Zicon 65% Tấn Xuất phục vụ sản xuất 3 Rutil 83% Tấn Xuất phục vụ sản xuất Ngày 18 tháng 2 năm 2008 Giám đốc Phòng kinh tế Phân xưởng: Nguyên liệu + Tại phòng Kinh tế: khi nhận được giấy xin lĩnh vật tư căn cứ vào định mức tiêu hao NVL sẽ phê duyệt và tiến hành lập phiếu xuất kho (chỉ ghi số lượng thực xuất) đồng thời xin đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ kho, người nhận NVL Biểu số 2: Công ty Mitraco Hà Tĩnh PHIẾU XUẤT KHO số : 15 Ngày 31/03/2008 TK ghi Nợ: 621 TK ghi có: 1521 Họ và tên người nhận: Dương xuân Hoa Lý do xuất : Sản xuất Ilmenite Xuất tại kho: Chị thanh STT Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Nguyên giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quặng thô 101 tấn 4.100 Tổng cộng 4.100 Thủ trưởng đơn vị Quản lý riêng Người nhận Thủ kho 3.3.4 Tính giá nguyên vật liệu tại tổng công ty Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là tự khai thác, công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ,và giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế.tuỳ theo nguồn nhập vật liệu tại công ty mà giá trị của chúng được xác định theo các cách khác nhau: Giá vật liệu mua ngoài nhập kho Giá thực tế Giá mua các khoản Chi Các của NVL = ghi trên + thuế + phí - giảm nhập kho hoá đơn tính vào giá đi mua trừ Trong đó, giá mua trên hoá đơn là không có GTGT , chi phí vận chuyển bốc dỡ lô hàng phải trả cho bên thứ ba ( trường hợp vận chuyển thuê ngoài, trả cho người bán nếu do bên cung cấp chuyên chở, trả lương và bộ phận xăng dầu cho bộ phận vận tải nếu sử dụng đội xe của công ty. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT ngày 30/06/2008 số 0030250 - chị Hoa phòng Kinh tế mua của công ty Xăng dầu nghệ tĩnh với giá ghi trên hoá đơn: STT Tên vật tư ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Lit 6000 14500 87000000 2 Thuế GTGT 8700000 3 Lệ phí giao thông 1.800.000 4 Tổng tiền hàng 95.700.000 Đối với nguyên vật liệu khai thác nhập kho Khi tiến hành nhập kho, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho xác định theo công thức: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho = Khối lượng NVL nhập kho x Giá thành đơn vị NVL Trong đó: Giá thành đơn vị NVL = Tổng giá thành thực tế NVL/ Khối lượng NVL khai thác Tổng giá thành thực tế NVL = Tổng chi phí thực tế phát sinh Ví dụ : Quý II năm 2008 xí nghiệp khai thác có một số tài liệu sau:Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng tháng (xem bảng biểu ) Quản lý kho lên bảng tổng hợp quý. - Khối lượng quặng khai thác được là: 8566 tấn .(xem biểu 7) Biểu mẫu : Phòng tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê nguyên vật liệu Diễn giải SL SX trong kỳ SL XK trong kỳ SL tồn kho Tồn kho đầu kỳ 1200 Tháng 4 3300 3100 Tháng 5 2500 2200 Tháng 6 2766 2700 Cộng 8566 8000 Tồn kho cuối kỳ 1766 Ngày 1 tháng 7 năm 2008 - Các chi phí phát sinh tại xí nghiệp Biểu mẫu : Phòng tài chính quản lý Bảng tổng hợp xí nghiệp khai thác Quý II năm 2008 STT Khoản mục chi phí Số tiền 1 Chi phí nhân công 966.750.000 2 Chi phí nhân viên 672.089.000 3 Chi phí nhiên liệu 612.280.000 4 Chi phí sữa chữa bảo dưỡng 306.632.000 5 Khấu hao 460.026.000 6 Điện năng 492.256.000 7 Chi phí sữa chữa lớn TSCĐ 602.892.000 8 Chi phí dịch vụ mua ngoài 402.000.000 9 Chi phí bằng tiền khác 270.038.000 10 Chi phí vận chuyển 183.317.000 Tổng cộng 4.968.280.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2008 Căn cứ vào phiếu giao nhận quặng thô, cuối tháng quản lý xí nghiệp tổng hợp lên bảng kê nhập kho nguyên liệu Ilmenite .Cuối mỗi quý quản lý căn cứ vào các bảng kê hàng tháng để lên bảng tổng hợp quý .Khối lượng nhập kho quý II năm 2008 = 8000 tấn .  Căn cứ vào bảng tổng hợp số liệu ta có: Tổng giá thành thực tế của số quặng thực tế khai thác được là: 4968280000 Giá thành đơn vị 1tấn quặng khai thác được là: 4968280000: 8566=580.000 đồng Như vậy trị giá thực tế của số quặng nhập kho là: 580000 x 8000 = 4640000000 đồng + Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho . Ví dụ: Theo phiếu xuất số 10- ngày 30/06/2008 có xuất 800 tấn quặng thô để phục vụ cho sản xuất. Trong tháng 6 công ty có nhập một lần vào ngày 24/06/2008 là 1000 tấn với trị giá 580.000.000 đồng Theo sổ chi tiết của quặng thô thì tồn đầu kỳ là 6000 tấn tương ứng với số tiền là 3.600.000.000 đồng. Khi đó tính được giá bình quân xuất kho của dầu được tính như sau: Đơn giá BQ 3.600.000.000+580.000.000 Dầu xuất kho = = 597.142( đồng) 6000 +1000 Trị giá quặng thô xuất kho là: 800* 597.142 = 477.713.600 (đồng) Tuy nhiên việc tính toán này kế toán hàng kho không phải tính toán mà kế toán chỉ cần nhập phiếu xuất kho, phần mềm kế toán tự động tính giá theo phương pháp trên. Như vậy nhờ có phần mềm kế toán đã giúp cho công ty tính giá NVL nhập và xuất kho một cách chính xác, tạo điều kiện cho nhà quản lý trong công tác tổ chức quản lý giá NVL. 3.3.5 Công tác quyết toán nguyên vật liệu Công tác quyết toán NVl được xí nghiệp thực hiện một cách đều đặn hàng quý.Việc quyết toán NVL có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý sử dụng vật tư trong sản xuất: Cơ sở tiến hành quyết toán vật tư cho các sản phẩm được xí nghiệp dựa trên: - Định mức chi phí vật tư: Nguyên, nhiên vật liệu cho một sản phẩm mà xí nghiệp đã ban hành từ trước. - Căn cứ vào tình hình thực tế của từng xí nghiệp sản xuất bao gồm tình trạng trang thiết bị, vật tư đưa vào sử dụng. Việc quyết toán nguyên vật liệu, sẽ làm rõ được lượng hao hụt, mất mát nếu có. Từ đó đánh giá được tình hình sử dụng nguyên vạt liệu có hiệu quả không và có các biện pháp khuyến khích hay bắt bồi thường chính đáng . 3.3.6 Công tác thu hồi phế liệu tại tổng công ty Phế liệu cuả tổng công ty là cát thải.. Nhìn chung, những phế liệu này hằng năm đem lại tổng công ty doanh thu khá lớn.Tuy nhiên, do công tác quản lý những phế liệu này chưa được kiểm soát một cách hiệu quả, còn lỏng lẻo, chưa có tổ chức cá nhân đứng ra quản lý cụ thể nên trong quá trình thu hồi phế liệu dẫn đến tình trạng thất thoát. Hầu hết do các xí nghiệp không có kế hoạch quản lý và tận thu tối đa phế liệu nên khi lên đến tổng công ty cũng không thể kiểm tra và quy rõ trách nhiệm khi bị thiếu hụt. 3.4 Phân tích đánh giá tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty. xuất phát từ yêu cầu của quá trình quản lý sản xuất nói chung và quá trình quản lý NVL nói riêng đòi hỏi quản lý chặt chẽ, khoa học và hiệu quả trong tất cả các bước từ lập kế hoạch mua sắm NVL, đến tổ chức thực hiện, ghi chép các quá trình thu mua- nhập, xuất, tồn kho và tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện. Đây là một bước mà tổng công ty luôn quan tâm và phân tích thường xuyên từ đó tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý để có biện pháp giải quyết làm cho công tác quản lý NVL được tăng cường và dẫn đến hoàn thiện. Để đánh giá công tác quản lý, hằng tháng công ty cần tiến hành phân tích thông qua tình hình thực hiện cung cấp- sử dụng- và dự trữ NVL. 3.4.1 Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu giữa thực hiện so với kế hoạch Bảng 3.10: so sánh tình hình cung cấp nguyên vật liệu giữa thực tế so với kế hoạch năm 2008 Tên vật tư ĐVT Đơn giá kế hoạch Số lượng cung cấp So sánh Kế hoạch Thực hiện (+-) % Quặng thô tấn 600.000 173.000 169.388 -3.612 97,91 Zicon 65% tấn 9.400.000 4.000 4.154 154 103,85 NL Rutil 83% tấn 3.000.000 10.000 9.521 -479 95,21 Dầu Lít 14.500 2.000.000 2.245.704 245.704 112,29 Gas kg 30.000 8.950 10.536 1.586 117,72 Nguồn: Phòng kinh tế Qua bảng ta thấy tình hình cung cấp giữa thực tế so với kế hoạch của từng loại NVL. Trong đó, có tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng gas là lớn nhất đạt 117,72% tương ứng tăng 17,72% so với kế hoạch. Nhìn chung tình hình cung cấp nhiên liệu đều vượt so với kế hoạch, tuy có nguyên liệu chính chủ yếu của tổng công ty là quặng thô, Rutil là chưa đạt yêu cầu tương ứng giảm giảm 2,09% và 4,79% so với kế hoạch đề ra. Nếu xét theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng NVL thì trong năm 2009 đạt 100,72 % chứng tỏ công ty đã hoàn thành vượt mức kế hoạch về cung cấp tổng khối lượng NVL ( vượt 0.72%). Đây là một con số không cao, bên cạnh đó nguyên vật liệu chính của công ty lại không hoàn thành kế hoạch đề ra. Tuy nhiên trong quá trình sản xuất, mỗi loại nguyên liệu có một tính năng cũng như công dụng khác nhau, do đó các nguyên liệu khác không thể thay thế cho nguyên liệu chính quặng thô, rutil 83% làm cho sản lượng sản xuất ilmenite, rutil không đạt được sản lượng như đề ra. Nguyên nhân dẫn đến sự không hoàn thành của những nguyên liệu chính này là : cuối năm 2008 tổng công ty đang tập trung thăm dò khai thác mỏ sắt thạch khê nơi có trữ lượng sắt chiếm khoảng 60% trữ lượng sắt của cả nước nên tổng công ty phải tạm thời giảm sản lượng khai thác quặng thô để tập trung mọi nguồn lực cho dự án và tiến tới thành lập công ty cổ phần sắt thạch khê nên trong thời gian này tổng công ty đã điều động một lượng công nhân lớn nên điều này cũng làm cho sàn lượng khai thác giảm,dẫn tới lượng quặng thô cung cấp trong năm 2008 không đạt kế hoạch đề ra. Việc giảm sản lượng khai thác quặng thô làm cho nguyên liệu Rutil 83% giảm dẫn đến không đạt kế hoạch cung cấp so với kế hoạch đề ra.Một nguyên nhân chủ quan nữa là trong năm 2008 tình hình tiêu thụ rutil trong nước và xuất khẩu không đạt được như kế hoạch, nên cuối năm tổng công ty đã ngừng chế biến nguyên liệu Rutil 83% chính vì vậy tổng công ty đã không thực hiện được như kế hoạch đề ra. Như vậy qua phân tích ta thấy tổng công ty cần có kế hoạch chuẩn bị tốt hơn để không làm ảnh hưởng đến tiến trình khai thác quặng, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.4.2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu giữa thực tế so với kế hoạch Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục thì tổng công ty phải tiến hành dự trữ nguyên vật liệu. Tuy nhiên việc dự trữ nguyên vật liệu phải được thực hiện sao cho không để ứ đọng, dư thừa. Bảng 3.11: Tình hình dự trữ thực hiện giữa thực tế so với kế hoạch Tên vật tư ĐVT Mức dự trữ NVL So sánh Kế hoạch Thực hiện (+-) % Quặng thô tấn 16.000 14.520 -2520 90,75 Zicon 65% tấn 350 372 22 106,28 NL Rutil 83% tấn 850 792 -28 93,17 Dầu Lít 172.000 145.261 -26.739 84,45 Gas kg 700 723 23 103,29 Nguồn: Phòng kinh tế Thông qua bảng số liệu ta thấy mức dự trữ một số loại NVL như: Quặng thô, Zicon 65%, gas là tương đối tốt vượt mức kế hoạch đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh đó đối với một số loại NVL chưa đạt yêu cầu so với kế hoạch như quặng thô và nguyên liệu Rutil. Điều này cũng dễ nhận thấy khi 2 nguyên liệu chính này trong năm không cung cấp đủ so với kế hoạch đề ra nên không dự trữ đạt được chỉ tiêu đề ra. Do đó trong kỳ sau doanh nghiệp cần làm tốt khâu dự trữ để đảm bảo cho nhu cầu của sản xuất . 3.4.3 Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu chủ yếu tại công ty 3.4.3.1 Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu Bảng 3. 12: Tình hình sử dụng khối lượng NVL năm 2008 của tổng công ty Tên vật tư Hệ số đảm bảo NVl Khối lượng sử dụng Định mức tiêu hao KH TH KH TH Quặng thô 1,023 169388 158858 0.5 0.41 Zicon 65% 1,08 4000 3950 0.975 0.947 NL Rutil 83% 1,07 9521 9420,5 0.22 0.18 Dầu 1,06 2245704 2240000 100 105 Gas Zicon siêu mịn 1,05 2150 2119,1 0.5 0.515 Rutil 1,052 8386 8206,5 2.78 3 Nguồn: Phòng kinh tế Qua bảng số liệu cho thấy tình hình sử dụng khối lượng NVL thực tế so với kế hoạch là có sự chênh lệch. Thông qua việc tính định mức tiêu dùng thì dầu, gas là cao hơn so với kế hoạch còn lại là nhỏ hơn. Do trong quá trình sản xuất tổng công ty muốn đẩy nhanh quá trình, nên tiêu dùng lượng nhiên liệu lớn hơn.Các nguyên liệu chính thì định mức tiêu dùng ít hơn so với dự kiến, đây là một điều đáng mừng trong khi chất lượng sản phẩm vẫn đạt chỉ tiêu chất lượng như kế hoạch đề ra, góp phần giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.4.3.2 Phân tích tình hình sử dụng chi phí NVL Bảng 3.13: Tình hình sử dụng chi phí NVL năm 2008 của tổng công ty Tên vật tư Chi phí NVL (đồng) Đơn giá KH mức tiết kiệm Kế hoạch thực hiện Quặng thô 101.632.800.000 100.165.561.000 600.000 -8.584.439.000 Zicon 65% 37.600.000.000 37.368.000.000 9.400.000 238.000.000 NL Rutil 28.563.000.000 26.811.136.000 3.000.000 -1.450.364.000 Dầu 32.562.708.000 30.361.918.000 14.500 -2.118.082.000 Gas 316.080.000 300.276.000 30.000 -9.492.000 cộng 200.674.588.000 195.006.891.000 -11.924.377.000 Như vậy thông qua tình hình sử dụng chi phí khi so sánh với khối lượng thực tế sản xuất : 65554 tấn Ilmenite, 4171 Zicon siêu mịn, 2051 tấn Rutil nhận thấy tổng chi phí thực hiện đã tiết kiệm được 11.924.377.000 đồng. Qua đó phản ánh công tác quản lý NVL đã tiết kiệm được chi phí, góp phần giảm giá thành và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty. 3.4.3.3 Phân tích hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu Bảng 3.14 : Hiệu suất sử dụng NVL tổng công ty qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch (+-) % Giá trị sản lượng Ilmenite 139.103.900.000 167.825.200.000 28.721.300.000 20,65 Zicon siêu mịn 60.865.000.000 79.249.000.000 18.384.000.000 30,2 Rutine 15.280.630.000 10.152.450.000 -5.128.180.000 -33,5 Chi phí vật liệu Ilmenite 67.526.165.049 78.664.800.000 11.138.634.951 16,5 Zicon siêu mịn 32.034.210.526 40.212.717.949 8.178.507.423 25,53 Rutine 6.s617.129.800 4.285.359.400 -2.331.770.400 -35,24 Hiệu suất sử dụng NVL Ilmenite 2,06 2,14 0,08 3,88 Zicon siêu mịn 1,90 1,97 0,07 3,68 Rutine 2,31 2,37 0,06 2,59 Nguồn:Phòng kinh tế Hiệu suất sử dụng NVL = giá trị sản lượng/ chi phí vật liệu Theo kết quả tính toán ,năm 2008 hiệu suất sử dụng NVL cho từng loại sản phẩm là cao hơn so với năm 2007. Đối với sản phẩm Ilmenite ,trong năm 2008 cứ 1 đồng vật liệu tham gia vào sản xuất đem lại 2,14 đồng giá trị sản lượng trong khi năm 2007 chỉ đạt 2,06 đồng.Tương tự phân tích cho sản sản p hẩm Zicon siêu mịn và rutine. Như vậy thông qua hiệu suất sử dụng ngày càng cao ta thấy công tác quản lý chi phí vật tư bỏ ra ít hơn nhưng lại mang lại giá trị sản lượng cao hơn. Vì vậy tổng công ty cần duy trì và có biện pháp nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng NVL, tiết kiệm chi phí NVL, nâng cao hiệu quả sản xuất sản phẩm. 3.5 Đánh giá chung tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty 3.5.1 Những thành tích đạt được trong công tác tổ chức và quản lý NVL tại tổng công ty Công ty được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng phát triển lớn nhất tỉnh. Song song với sự lớn mạnh phát triển của công ty ,công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng càng không ngừng được hoàn thiện và cải thiện vừa đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất, vừa đáp ứng với vai trò của quản lý là một công cụ quản lý đắc lực,kiểm tra và giám sát mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời góp phần quản lý một cách có hiệu quả nguyên vật liệu. Qua thời gian thực tập tại công ty, chúng tôi thấy công tác quản lý NVL nhìn chung được thực hiện tương đối đồng bộ, toàn diện trên tất cả các nội dung công tác quản lý ở tất cả các khâu. Công ty đã xây dựng hệ thống định mức NVL cho từng loại sản phẩm tương đối chính xác. Đây là ưu điểm rất lớn của công ty trong công tác quản lý và hạch toán NVL. Qua đó công ty có thể tính toán được mức thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu, góp phần quản lý chặt chẽ NVL, công cụ dụng cụ. Do đặc điểm của NVL của công ty là quặng thô titan, đây là loại nguyên liệu quý hiếm và dễ bị đánh cắp do đó tổng công ty đã xây dựng kho vật tư đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn quy định về bảo quản vật liệu. Hệ thống kho được bố trí hợp lý và gần nơi sản xuất để thuận tiện cho quá trình vận chuyển, sản xuất được tiến hành nhanh và kịp thời.Tổng công ty đã có sự phân công quản lý rõ ràng, đội ngũ công nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao. Do vậy việc bảo quản dự trữ NVL được tiến hành khá tốt. Hệ thống chứng từ, sổ sách áp dụng đảm bảo đầy đủ chứng từ bắt buộc quản lý hiện hành của công ty về NVL như : Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho …trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách chặt chẽ, chứng từ luân chuyển theo đúng chu trình. Trong công tác quản lý kho, do sắp xếp một cách có hệ thống và hợp lý nên giảm bớt diện tích kho, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất nguyên vật liệu, đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, sẵn sàng cấp phát kịp thời theo nhu cầu sản xuất. Việc thực hiện kiểm kê thường xuyên và xử lý thừa thiếu NVL kịp thời góp phần quản lý chặt chẽ, hạn chế lượng NVL hư hỏng, mất mát. Các xí nghiệp sử dụng phương thức giao vật tư tại nơi làm việc, đây là phương thức tiến độ, tạo điều kiện cho người lãnh đạo tập trung sức lực và thời gian vào việc chăm lo sản xuất, tạo điều kiện cho tổ chức nhập, xuất kho một cách khoa học, làm cho phòng kinh doanh và điều khiển sản xuất đi sát sản xuất hơn, hiểu rõ nhu cầu các phân xưởng để từ đó tổ chức cấp phát nguyên vật liệu được tốt hơn. 3.5.2 Những thiếu sót, tồn tại cấn khắc phục Ngoài những ưu điểm trên, công ty vẫn còn thiếu sót tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu. * Công tác xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại sản phẩm đã khá chính xác, tuy nhiên tổng công ty phải thường xuyên theo dõi định mức tiêu hao NVL hơn. Không nên quan niệm định mức từ một số bất di bất dịch nào đó trong một thời kỳ mà nên tạo ra một khoảng xây dựng hợp lý nào đó,để khống chế được chi phí phát sinh một cách hợp lý, đảm bảo bám sát thực tế và thích hợp với điều kiện sản xuất hiện tại . * Trong quá trình khai thác khoáng sản: Công tác hoàn thổ và phục vụ môi trường của tổng công ty trong năm 2008 chưa được quan tâm đúng mức, việc phục hồi lại môi trường sau khi khai thác chưa thực hiện được như đã cam kết làm cho nhiều vùng sau khi khai thác đã nhanh chóng trở thành hoang mạc, ô nhiễm môi trường, làm cho người dân phản ánh ảnh hưởng đến công tác khai thác cung cấp khoáng sản cho tổng công ty. Bên cạnh đó việc đền bù cho người dân chưa được thoả đảng, tình trạng kiện tụng lẫn nhau giữa các hộ dân với chính quyền địa phương và tổng công ty diễn ra làm ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín của tổng công ty. * Trong quá trình tổ chức thu mua- nhập kho nguyên vật liệu: Một số trường hợp việc kiểm tra số lượng quy cách phẩm chất của vật tư không được ghi vào văn bản kiểm nghiệm vật tư do đó sẽ khó trong việc quy hết trách nhiệm trong việc bảo quản và thanh toán. Đôi khi vì mục đích cá nhân nên nên xảy ra hiện tượng nguyên vật liệu không đủ chất lượng cũng nhập kho * Trong quá trình sử dụng NVL: Chưa có sự giám sát chặt chẽ của quản đốc phân xưởng nguyên vật liệu nên việc sử dụng NVL cao hơn, thấp hơn định mức thường xuyên xảy ra, thất thoát NVL không rõ nguyên nhân, ảnh hưởng chất lượng sản phẩm.Trong quá trình sử dụng chưa lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư nên không biết được ưu và nhược, cũng như chất lượng của từng loại vật tư. * Trong quá trình giao nhận NVL: Chứng từ nhập xuất vật liệu không nhập phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu, mặt khác việc hạch toán chi tiết NVL chưa đáp ứng yêu cầu quản lý, hằng ngày quản lý không theo dõi tình hình nhập xuất tồn theo từng hoá đơn mà đến cuối quý quản lý mới phản ánh nhập xuất tồn theo từng hoá đơn chứng từ mà đến cuối quý quản lý mới phản ánh vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và nhập báo cáo nhập xuất tồn vật tư. * Trong công tác quản lý kho: Việc sử dụng chung NVL nhập về và NVL trữ cùng một kho đã gây không ít khó khăn cho các xí nghiệp. * Về ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu: Công nhân vẫn chưa có ý thức tiết kiệm triệt để nguyên vật liệu,do đó còn gây lãng phí nguyên vật liệu. 3.5.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý và sử dụng NVL tại tổng công ty - Chính sách của nhà nước: Các chính sách của nhà nước đưa ra đều chi phối đến sự phát triển của các doanh nghiệp Nghị định số 07/2009/NĐ-CP do Chính phủ ban hành đầu năm nay quy định chặt chẽ, rõ ràng hơn trách nhiệm giữa các Bộ, ngành, UBND các tỉnh phối hợp trong cấp phép hoạt động khoáng sản, bổ sung một số quy định mới về khu vực cấm hoạt động khoáng sản, điều chỉnh mức lệ phí độc quyền thăm dò khoáng sản... Như vậy, các tổ chức, cá nhân sẽ phải nâng cao nghĩa vụ của mình khi tham gia hoạt động khoáng sản. Đó cũng là cơ hội mới với các doanh nghiệp trong bối cảnh quản lý tài nguyên khoáng sản đã mở ra diện mạo mới, mà nét chủ yếu là tạo ra sự thông thoáng về thủ tục hành chính và đảm bảo quản lý tài nguyên khoáng sản chặt chẽ, khoa học và đồng bộ hơn. Chính sách nghiêm cấm khai thác khoáng sản một cách bừa bãi đã làm cho tình trạng khai thác quặng thô giảm, giảm tình trạng xuất khẩu quặng thô chưa qua chế biến ra nước ngoài với giá thấp, tiết kiệm được tài nguyên khoáng sản cho đất nước. - Nhân tố tài nguyên: Hà Tĩnh là một trong những tỉnh có trữ lượng khoáng sản Titan lớn nhất cả nước, do đó tổng công ty có điều kiện, cơ hội để sản xuất phát triển, thuận lợi hơn trong tất cả các khâu tổ chức thu mua đến cung ứng NVL. - Thị trường: Hiện nay, do thị trường tiêu thụ titan và khoáng sản trên thế giới và trong nước theo chiều hướng gia tăng về giá trong vài năm gần đây, nên tình trạng khai thác sa khoáng titan ở nước ta trở nên rất sôi động và khó kiểm soát. Tình trạng khai thác không cho phép ở một số địa phương đã làm ảnh hưởng đến môi trường và gây tổn thất quốc gia. Hà Tĩnh cũng là địa phương chịu sự biến động của thị trường tiêu thụ TiTan, dẫn đến hiện tượng khai thác bừa bãi và lộng hành của một số địa phương làm sụp lở đất.Mặt khác, trước thị trường trên tổng công ty đã dự đoán được từ trước nên đã chủ động dự trữ NVL quặng thô để phục vụ sản xuất… - Nhân lực: +Trình độ và đạo đức của cán bộ làm công tác quản lý NVL : ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý NVL ở tất cả các khâu: Khai thác khoáng sản không đúng trình tự và kỹ thuật, quy trình sẽ dẫn đến chất lượng quặng không tốt, bảo quản sắp xếp kho kém sẽ gây khó khăn trong việc kiểm kê, cấp phát NVL. Đạo đức của thủ kho kém sẽ gây thất thoát NVL… + Trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động. Để sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn chịu ảnh hưởng của tay nghề, ý thức công nhân trực tiếp sản xuất. Do đó, người làm công tác quản lý phải quan tâm giáo dục, bồi dưỡng cho người lao động không chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn về ý thức trách nhiệm, kỷ luật lao động. Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh là đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô sản xuất lớn nhất tỉnh, nên nhìn chung trình độ tay nghề của người lao động cao có kỹ thuật. Tuy nhiên, do quy mô quá lớn nên không thể kiểm soát được một cách chặt chẽ công nhân trong quá trình sản xúât nên một số cá nhân ý thức kỷ luật còn kém, chưa tự giác trong công việc và trong việc sử dụng tiết kiệm NVL. Máy móc thiết bị: Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý NVL thì phải quản lý chất lượng NVL tốt. Để làm được điều đó thì trước hết bản thân NVL đó cũng phải đảm bảo được chất lượng .Tổng công khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh là doanh nghiệp có nghành nghề chính là khai thác khoáng sản, nghành nghề đòi hỏi quy trình công nghệ, máy móc thiết bị hiện đại mới có thể đưa ra chất lượng quặng tốt và sản lượng lớn. Tổng công ty là đơn vị có quy trình công nghệ sản xuất và đầu tư trang thiết bị hiện đại nhất trong nước, là đơn vị có nhà màychế biến Zicon đầu tiên ở việt Nam với những thiết bị hiện đại nhất do đó trong quá trình sản xuất NVL quặng thô được tận thu một cách triệt để nhất, không làm tiêu hao lượng NVL đưa vào sản xuất do đó làm giảm giá thành sản xuất, đem lại hiệu quả sản xuất cho tổng công ty. Ngoài những nhân tố trên thì tuỳ vào lĩnh vực kinh doanh cũng như tính chất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà việc quản lý NVL còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nữa: Sự biến động giá, vật liệu thay thế… 3.6 Một số kiến biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu tại tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian tới, tổng công điểm còn tồn tại trong công tác quản lý nói chung và quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Trước thực tế trên của tổng công ty, dưới góc độ là một sinh viên thực tập bằng những kiến thức đã học cùng với những kiến thức thực tế tôi xin đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý NVL tại tổng công ty nâng cao hiệu quả sản xuất. 3.6.1 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá, từ đó xây dựng định mức và chỉ tiêu phù hợp với tình hình biến động của công ty Để đảm bảo cho hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu tổng công ty áp dụng luôn sát với điều kiện thực tế, trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao NVL cần phải đặt nó trong mối quan hệ chặt chẽ với sự biến động của các nhân tố tác động đến nó. Tổng công ty phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi, rà soát lại các định mức tiêu hao NVL, khống chế được các khoản chi phí phát sinh một cách hợp lý, đảm bảo bám sát thực tế và thích hợp với điều kiện sản xuất hiện tại tránh tình trạng phải điều chỉnh định mức thường xuyên. Bên cạnh đó song song với việc kiểm tra, giám sát, và tính toán chi phí phát sinh trên cơ sở định mức đã xây dựng. Công ty phải căn cứ vào đbaoiều kiện thực tế cuả mình đề ra các biện pháp có hiệu quả việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu. 3.6.2 Xây dựng các dự án, nhiệm vụ cụ thể, xây dựng lộ trình hoàn thổ phục hồi môi trường trước và sau khi khai thác Nhằm từng bước hạn chế và khắc phục các tác động của việc khai thác và chế biến khoáng sản của tổng công ty trong việc gây ô nhiễm môi trường và chiếm dụng đất, để lại nhứng diện tích đất bị hoang hoá và suy thoái thì tổng công ty nên xây dựng các dự án, nhiệm vụ cụ thể, xây dựng lộ trình hoàn thổ phục vụ môi trường trước và sau khi khai thác. Phải thực hiện tốt những quy định, cam kết của mình nhằm bảo vệ môi trường và đền bù thoả đáng cho dân, làm cho quá trình khai thác được diễn ra thuận lợi hơn. 3.6.3 Lập phiếu giao nhận khi bàn giao chứng từ giữa kho và phòng quản lý Như chúng ta đã biết, một trong những nhiệm vụ cơ bản của quản lý NVL là phản ánh chính xác số vật liệu nhập xuất trong quý.Trong việc hạch toán nguyên vật liệu khi bàn giao chứng từ tại công ty không có phiếu giao nhận chứng từ nên dễ dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu phản ánh không chính xác giá trị vật liệu xuất nhập trong quý mà không biết nguyên nhân cũng như người chịu trách nhiệm 3.6.4 Công tác quản lý kho Xí nghiệp nên có kho dự trữ để tránh lẫn lộn với những NVL nhập về kho và NVL dự trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát NVL khi cần thiết. Việc dữ trữ NVL giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách liên tục. 3.6.5 Về quản lý sử dụng vật tư Để đảm bảo tính hiệu quả của việc sử dụng vật tư, hàng quý các xí nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư, gửi về tổng công ty, nội dung bản báo cáo tình hình sử dụng vật tư gửi về công ty. Nội dung bản báo cáo phải ghi rõ chất lượng, hiệu quả của loại vật tư đang sử dụng có đảm bảo tuổi thọ của vật tư không và phải nên rõ ưu điểm của loại vật tư này so với loại vật tư cùng loại đã sử dụng trước đó. Ví dụ: Khi sử dụng vật tư phải báo cáo tình hình sử dụng vật tư BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG VẬT TƯ Kính gửi: Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc công ty Tên đơn vị sử dụng: căn cứ tính năng kỹ thuật của vật tư Căn cứ vào quá trình sử dụng thực tế của vật tư Xí nghiệp xin báo cáo tình hình sử dụng vật tư cụ thể như sau: Loại vật tư:…………………………………………… Chất lượng sản phẩm: …………………………………. Ý kiến đề nghị: …………………………………………. Ngày tháng năm Bộ phận sử dụng 3.6.6 Tuyên truyền, giáo dục ý thức tự giác, sử dụng hợp lý ,tiết kiệm nguyên vật liệu ,tránh lãng phí. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đã trở thành một nguyên tắc, đạo đức, một chính sách kinh tế của tổng công ty. Song việc sử dụng hợp lý- tiết kiệm NVL của các xí nghiệp chưa thực hiện một cách triệt. Tiết kiệm phải được thực hiện ở mọi khâu trong quá trình sản xuất và biện pháp quan trọng nhất để thực hiện là biện pháp công nghệ tiên tiến.Việc sử dụng máy móc thiết bị, quy trình công nghệ tiên tiến, cải tiến và đồng bộ hóa máy móc sẽ làm nguyên vật liệu được sử dụng một cách triệt để, tiết kiệm được nguyên liệu, giảm chi phí và thời gian sản xuất, làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Trước hết xí nghiệp phải không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm ,hạ thấp định mức tiêu dùng NVL. Giảm mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm là yếu tố quan trọng để tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất. Song muốn khai thác triệt để yếu tố này phải phân tích cho được các nguyên nhân làm tăng, giảm mức tiêu hao vật tư, từ đó đề ra các biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm được nhiều vật tư trong sản xuất. Xí nghiệp đã xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu song khi đi vào sản xuất chưa kiểm tra chặt chẽ công nhân có thực hiện đúng mức đề ra chưa, bởi vậy gây ra lãng phí nguyên vật liệu. Do đó, trong thời gian tới, các phân xưởng cần theo dõi chặt chẽ hơn tình hình thực hiện trong quá trình sản xuất của công nhân.Trong quá trình sử dụng NVL phải thường xuyên đôn đốc công nhân sử dụng tiết kiệm nguyên liệu, vật liệu.Tăng cường giáo dục về ý thức tiết kiệm, tự giác trong công nhân. Làm cho công nhân hiểu rõ được tầm quan trọng cũng như lợi ích cuả việc sử dụng và tiết kiệm NVL. 3.6.7 Xây dựng các khung thưởng phạt, dùng “đòn bảy kinh tế” để khuyến khích các cá nhân, tập thể có thành tích. Tổng công ty nên có chế độ khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên trong công tác quản lý NVL.Xây dựng các khung thưởng phạt, làm căn cứ để quy rõ trách nhiệm đối với những cá nhân sai phạm, bên cạnh đó khuyến khích những cá nhân có những đóng góp, thành tích tốt cho tổng công ty. Bên cạnh khuyến khích về mặt tinh thần, Tổng công ty nên dùng “ đòn bảy kinh tế” để khuyến khích hơn nữa các cá nhân, tập thể có thành tích, và có những đóng góp tốt trong công tác tổ chức và quản lý NVL. PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Sự thành công của một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố khác nhau, điều đó có nghĩa là phải làm sao đạt được giá trị đầu ra tối đa từ các yếu tố đầu vào mà doanh nghiệp đã sử dụng. Việc một doanh nghiệp biết quản lý tốt chặt chẽ các khoản chi phí trong quá trình sản xuất mà khởi đầu như là các yếu tố đầu vào như: nguyên vật liệu, máy móc, trong đó nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản hàng đầu, sẽ góp phần giảm giá thành, đảm bảo sản xuất có hiệu quả và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Do đó, quản lý nguyên vật liệu đầu vào là điều kiện rất cần thiết trong điều kiện hiện nay. Là một doanh nghiệp sản xuất trong nghành khai thác khoáng sản nên vấn đề nguyên vật liệu đầu vào là rất quan trọng và cấp bách trong cơ chế thị trường hiện nay khi nguồn khoáng sản đang ngày càng khan hiếm và khai thác không hợp lý, bừa bãi. Vì vậy đòi hỏi Công tác quản lý phải làm sao đủ cung cấp NVL về số lượng, chất lượng cũng như tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu luôn là vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý. Thông qua việc đi tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn công tác quản lý nguyên vật liệu tại tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh một lần nữa khẳng định quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng, sau đó tổ chức ghi chép và phân tích để giúp cho việc quản lý được tốt hơn. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu quá trình quản lý NVL tại công ty tôi xin đưa ra một số kết luận sau: Thứ nhất: Để tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả cần thực hiện đầy đủ các bước trong quá trình quản lý: Xây dựng định mức tiêu hao, lập kế hoạch, tiến độ khai thác, ghi chép, đánh giá phân tích tình hình thực hiện nguyên vật. Thứ hai: Tổng công ty đã làm khá tốt công tác xây dựng kế hoạch khai thác, mua sắm nguyên vật liệu và định mức tiêu hao NVL. Thứ ba: Tổng công ty đã làm tương đối tốt việc thực hiện quá trình khai thác, thu mua, bảo quản, dự trữ, xuất dùng NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, đồng bộ, tránh hao hụt, mất mát và lãng phí trong quá trình sử dụng. Thứ tư: Quy trình công nghệ khai thác quặng thô khai thác khá hợp lý, công nghệ tiên tiến nên NVL phục vụ cho sản xuất đạt chất lượng cao và giá thành rẻ. Mặt khác, NVL của tổng công ty chủ yếu tự khai thác nên tận dụng được phế liệu một cách triệt để, tiết kiệm phần nào chi phí, giảm giá thành NVL Thứ năm: Tổng công ty còn tiến hành phân tích, đánh giá tình hình cung cấp- dự trữ- và sử dụng nguyên vật liệu một cách thường xuyên để đánh giá được công tác quản lý còn yếu kém trong khâu nào để từ đó rút kinh nghiệm cho kỳ sau. 4.2 Khuyến nghị Từ việc tìm hiểu, phân tích và đánh giá công tác quản lý NVL tại tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau: * Đối với nhà nước: - Tăng cường và thống nhất quản lý nhà nước về khoáng sản từ trung ương đến địa phương. Nhà nước thống nhất quản lý kết quả thăm dò, khai thác khoáng sản, đầu tư cho việc quy hoạch, tạo điều kiện cho tổ chức cá nhân tham gia đầu tư thăm dò, khai thác khoáng sản - Nhà nước có chính sách ưu đãi, khuyến khích đầu tư đối với dự án khai thác, chế biến tại chỗ khoáng sản ở vùng có điều kiện kinh tế- xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn hay những dự án có áp dụng kỹ thuật, công nghệ tiên tiến, bảo đảm môi trường, các sản phẩm có giá trị và hiệu quả kinh tế-xã hội cao * Đối với tổng công ty: Công ty cần thường xuyên rà soát lại các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và xây dựng hệ thống định mức tiêu hao chính xác hơn đảm bảo chất lượng sản phẩm Do đặc điểm NVL đầu vào của tổng công ty là quặng thô khai và các nguyên liệu khác được chế biến từ quặng thô nên phải đảm bảo được quá trình khai thác diễn ra một cách thuận lợi, cung cấp quặng kịp thời không để cho sản xuất bị gián đoạn. Để làm được điều đó sau khi khai thác xong đến đâu, tổng công ty cần phải khôi phục lại môi trường, đền bù thỏa đáng cho dân và có những chính sách cải tạo, đưa lại cuộc sống trước kia cho người dân. Tổng công ty cần lập kế hoạch và bố trí các kế hoạch khác của tổng công ty không làm ảnh hưởng đến kế hoạch khai thác, đạt được kế hoạch đề ra. Các công ty, phòng ban Trong quá trình sử dụng phải thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc công nhân sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.các công ty, phòng ban phải có chế độ khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên trong quản lý nói chung và quản lý NVL nói riêng. Các công ty cần phải tận thu tối đa vật liệu tiêu dùng trong sản xuất và thu hồi, tận dụng phế phẩm hơn nữa. Hiện nay, hằng năm doanh thu phê phẩm tư cát thải mang lại không nhỏ, do đó cần phải quản lý tốt hơn vấn đề này. Đối với mỗi cá nhân: Phải có ý thức và trách nhiệm trong công việc, không ngừng nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho bản thân. Có ý thức tiết kiệm, bảo vệ và làm tốt công tác quản lý nguyên vật liệu. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS.PHẠM MỸ DUNG – TS.BÙI BẰNG ĐOÀN, Giáo trình phân tích kinh doanh, Nhà xuất bản Nông nghiệp năm 2001. 2. TS.KIM THỊ DUNG- THS.NGUYỄN QUỐC OÁNH, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp năm 2003. 3.PGS.TS.NGUYỄN THÀNH ĐỘ - TS.NGUYỄN NGỌC HUYỀN, Giáo trình quản trị kinh doanh, Nhà xuất bản lao động- xã hội năm 2005. 4. PGS.TS.PHẠM HỮU HUY, Giáo trình kinh tế và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp, Nhà xuất bản giáo dục năm 1998. 5. TS.CHU THỊ KIM LOAN, Bài giảng quản trị học, Trường đại học Nông Nghiệp I Hà Nội. 6.PGS.TS.ĐỒNG THỊ THANH PHƯƠNG, Giáo trình quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản thống kê, năm 2005 7.THS.BÙI ĐỨC TÂM, Giáo trình kế hoạch kinh doanh, Nhà xuất bản lao động- xã hội, năm 2006 8..PGS.TS.PHẠM THỊ NGỌC THUẬN, Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hóa nội bộ doanh nghiệp, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật-Hà Nội, năm 2003 9.TRẦN NGUYỄN THỊ YẾN, Tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần và đầu tư xây dựng Gia Lâm, Luận văn tốt nghiệp, Khoa kế toán và quản trị kinh doanh, Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội, năm 2008 10.