Luận văn Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

ban hành văn bản, tên văn bản, trích yếu nội dung ban hành văn bản. Trình bày rõ ràng, khoa học, không viết tắt những từ không thông dụng, hoặc sử dụng từ địa Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 54 phương. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói. - Về nội dung: đáp ứng yêu cầu về nội dung văn bản, tuân thủ những yêu cầu, tiêu chuẩn do nhà nước quy định, tiết kiệm câu chữ nhưng bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng ngôn từ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý. Tuy nhiên vẫn còn hiện tượng trình bày, trang trí theo ý thích cá nhân. 3.4.2. Việc quản lý văn bản đến Những văn bản giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Xí nghiệp gọi tắt là “văn bản đến” Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Xí nghiệp gồm văn bản, thư từ, chỉ thị, quyết định, thông báo. Do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật Tất cả tài liệu đến Xí nghiệp đều được trình ban lãnh đạo cho ý kiến trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ văn thư theo dõi đôn đốc giải quyết kịp thời Mọi văn bản giấy tờ đến Xí nghiệp do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều đã qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lý văn bản theo trình tự các bước.Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa cán bộ văn thư và cá nhân đơn vị phòng ban trong Xí nghiệp đều được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Năm Số lượng Ghi chú 2008 103 Văn bản 2009 120 Văn bản 3 tháng đầu năm 2010 35 Văn bản Thống kê số lượng văn bản đến trong 3 năm (Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) Quy trình xử lý văn bản đến: khi văn bản đến cán bộ văn thư tiến hành các bước sau: 1. Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: cán bộ văn thư cần xem xét văn bản có đúng gửi cho Xí nghiệp mình hay không, nếu nhầm cán bộ phải trả lại cho người đưa Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 55 thư. Nếu phát hiện bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc, hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì thì cán bộ văn thư lập biên bản đối với người đưa thư.Đối với văn bản chuyển qua máy fax, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cáo lên phụ trách ban giải quyết. - Phân loại văn bản: cán bộ văn thư cần xác định văn bản vào sổ và loại không phải vào sổ +Loại văn bản phải vào sổ: gồm các văn bản có ghi tên Xí nghiệp và các lãnh đạo. Trong trường hợp những văn bản ngoài bì có dấu “khẩn”, “hoả tốc”, “thư phát nhanh” gửi đến Xí nghiệp thì cán bộ văn thư ưu tiên bóc trước để đảm bảo thời gian + Loại văn bản không phải vào sổ: gồm các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin, hoá đơn tiền điện, tiền nước, điện thoại, hoá đơn nộp thuế. - Loại không được bóc phong bì gồm: các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong Xí nghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Với những phong bì gửi đích danh người nhận, khi có văn bản liên quan đến công việc chung của Xí nghiệp thì cá nhân nhận văn bản luôn chuyển cho cán bộ văn thư để đăng ký.Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư đã vào sổ chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật) 2. Bóc bì văn bản: - Những phong bì có dấu chỉ mức độ “khẩn” gửi cho Xí nghiệp thì được nhân viên văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, phòng ban trong Xí nghiệp thì nhân viên văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính). Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 56 - Khi bóc phong bì văn bản nhân viên văn thư thực hiện nhẹ nhàng và khéo léo dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì thư theo đường gân phía không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối chiếu số, ký hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, ký hiệu ghi bên trong văn bản. Nếu có sai lệch lập tức báo cáo cho người phụ trách và hỏi lại nơi gửi. Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của văn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ “mật”: Nhân viên văn thư không được phép mở phong bì mà chỉ vào sổ văn bản mật, bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có trách nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy định. 3. Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Mọi văn bản gửi đến Xí nghiệp đều được nhân viên văn thư đóng dấu đến lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến công ty. *) Mẫu dấu đến của công ty: (Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) - Dấu đến được đóng vào góc trên bên trái (phần lề văn bản), dưới phần số và ký hiệu - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản 4. Vào sổ đăng ký văn bản đến Công ty vào sổ đăng ký văn bản đến vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 ĐẾN Số đến: ............................ Ngày đến: ....................... Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 57 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.Ghi sổ theo nguyên tắc văn bản đến vào ngày nào đều được ghi sổ vào ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mát. Các thông tin như số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn bản đến đều được cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng, không sử dụng bút chì để ghi chép. Bìa sổ: MẪU B ÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY ((Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số: .......................................... Đến số: ........................................ Từ ngày: ..................................... Đến ngày: ................................... Quyển số: .................... Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 58 Nội dung trong sổ: STT Số đến Tên cơ quan gửi văn bản đến Số/ ký hiệu Ngày tháng văn bản Trích yếu Ngày đến Nơi nhận Ký hiệu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 79 134 Cty CP Vận tải số 4 125QĐ/HĐQT 05/06/2009 Qđịnh khen thưởng các tập thể và cá nhân 07/06/2009 B.Nhân chính- Kế hoạch MẪU SỔ VĂN BẢN ĐẾN MẬT Ngày tháng đến Số đến Tên cơ quan gửi công văn đến Số và ký hiệu công văn Ngày công văn Mức độ mật Tên loại và trích yếu công văn Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 19/03/2010 110 Công ty CP Vận tải thuỷ số 4 127QĐ/H ĐQT 16/03/2010 Mật Chiến lược kd tháng4/10 GĐ Ô.Dân (Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 59 5. Trình lãnh đạo phê duyệt Nguyên tắc: Tất cả văn bản giấy tờ của Xí nghiệp sẽ không có giá trị nếu chưa có ý kiến phê duyệt của Ban lãnh đạo (gồm Giám đốc, phó giám đốc). Cán bộ nhân viên văn thư trình văn bản lên Lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá 01 ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại văn phòng Xí nghiệp (đối với văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Xí nghiệp). Trường hợp văn bản gửi đến vào cuối giờ chiều của ngày làm việc thì cán bộ văn thư trình vào đầu giờ sáng vào ngày làm việc hôm sau. 6. Phân phối và chuyển giao văn bản Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Xí nghiệp thì văn thư tiến hành đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, chuyển văn bản đến nơi nhận, và người nhận phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản của văn thư 7. Giải quyết và theo dõi văn bản đến Công việc này ít được ban lãnh đạo Xí nghiệp cũng như cán bộ văn thư quan tâm, chú ý. 3.4.3. Giải quyết văn bản đi Xí nghiệp quy định khi có văn bản của Xí nghiệp gửi đi (quyết định, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, đề nghị, giấy công tác.) đều phải tiến hành đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi đi tại phòng văn thư. Năm Số lượng văn bản Ghi chú 2008 30 Văn bản 2009 43 Văn bản 3 tháng đầu năm 2010 15 Văn bản Thống kê văn bản đi trong 3 năm gần đây (Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) *) Quy trình giải quyết văn bản đi: -Tất cả văn bản, giấy tờ do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tất việc soạn thảo thì trình lên lãnh đạo ký duyệt, xin ý kiến. Mọi văn bản giấy tờ do các phòng ban chức năng soạn thảo thì nhân viên tại phòng ban đó tự mang những văn bản, giấy tờ đó tới ban lãnh đạo để xin ký duyệt, rồi sau đó chuyển đến Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 60 phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó. - Vào sổ đăng ký văn bản đi: cũng như vào sổ đăng ký văn bản đến yêu cầu trong sổ đăng ký văn bản đi được ghi chép một cách đầy đủ chính xác, rõ ràng bằng bút mực hoặc bút bi, không dùng các loại bút dễ phai. Số thứ tự văn bản được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY Nội dung trong sổ: STT Ngày tháng văn bản Số/ ký hiệu Tên loại và trích yếu Người ký Người nhận Đơn vị lưu văn bản Số lượng văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 35 20/03/2010 112/QĐXN Đăng ký mục tiêu thi đua Ô.Dân Ô.Liệu B.Nhân chính-Kế hoạch 02 (Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) - Sau khi văn bản đã có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, dấu của Xí nghiệp được đóng trùm lên một phần ba CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số: .......................................... Đến số: ........................................ Từ ngày: ..................................... Đến ngày: ................................... Cán sự tiền lương Quyển số:................... Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 61 chữ ký về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có tình trạng bỏ sót hoặc đóng dấu mờ. - Ghi số và ngày tháng lên văn bản: đây là thủ tục hết sức cần thiết nhằm xác định một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Xí nghiệp đã phát hành trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua.Giúp lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt được tình hình từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp. - Chuyển giao và theo dõi chuyển giao văn bản: theo nguyên tắc đảm bảo, chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. + Cán bộ văn thư có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì cho văn bản vào trong phong bì, dán kín sau đó ghi rõ địa chỉ và tên người nhận ở ngoài bì thư và dán tem.Những thông tin bên ngoài được nhân viên văn thư ghi rõ ràng phải khớp với nội dung bên trong. Đóng dấu độ “khẩn”,dấu ký hiệu độ mật cả dấu khác lên phong bì đều đảm bảo theo đúng yêu cầu pháp luật hiện hành và yêu cầu của người ký văn bản + Theo quy định số lượng văn bản gửi nhiều hoặc quan trọng thì cán bộ văn thư phải sử dụng phong bì to lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên thực tế ở Xí nghiệp rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều và nếu có thì cán bộ văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo cùng với phong bì - Gửi văn bản đi có nhiều hình thức nhưng chủ yếu gửi đi theo 2 con đường bằng đường bưu điện hoặc cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến cơ quan + Gửi qua bưu điện: Cán bộ văn thư đem phong bì đựng văn bản đến bưu điện và làm thủ tục gửi đi, sau đó lấy hoá đơn xác nhận của bưu điện + Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp tới các cá nhân, đơn vị: ) Đối với văn bản chuyển trong nội bộ Xí nghiệp: Phòng văn thư không tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản nội bộ mà việc chuyển giao chỉ được cán bộ văn thư thực hiện một cách đơn giản như sau: cán bộ văn thư trực tiếp chuyển văn bản tới từng phòng ban, đơn vị nào thì cán bộ phòng ban đơn vị đó nhận văn bản, cán bộ văn thư lấy chữ ký xác nhận để xác nhận là phòng ban đơn vị nào đã nhận được văn bản  )Phòng văn thư chỉ có 01 nhân viên văn thư, nên công việc chủ yếu do Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 62 một mình cán bộ này đảm nhiệm nên nhiều khi không được đảm bảo chuyển tới nơi người nhận hoặc chậm trễ thời gian giao nhận 3.4.4. Quản lý con dấu Hiện tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 quản lý và sử dụng một dấu tròn và các dấu chức danh và dấu đăng ký văn bản đến.Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 con dấu của Xí nghiệp được giao cho nhân viên văn thư quản lý, cất dấu. Con dấu được để tại Xí nghiệp và nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo. Không đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ khi chưa có chữ ký của lãnh đạo, cấp có thẩm quyền hoặc văn bản giấy tờ chưa có nội dung để tránh gây ra sai phạm và hậu quả khôn lường. Chỉ nhân viên văn thư mới được phép đóng dấu. Khi nhân viên văn thư vắng mặt thì bàn giao con dấu cho trưởng phòng tạm thời quản lý. - Con dấu được đặt trong hình chữ nhật, có lớp vải mềm đỏ đặt dưới đáy đảm bảo con dấu không bị hư hại hoặc biến dạng. Sau khi kết thúc giờ làm việc con dấu được cất ở trong hộp để ở trong tủ có khóa. Nhân viên văn thư không sử dụng con dấu một cách tùy tiện, không mang về nhà, không nhờ cất giữ hộ. - Mực dấu của Xí nghiệp là màu đỏ tươi theo quy định, nhân viên văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị, trong trường hợp cần thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên công ty ban hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. - Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn với con dấu mình đã đóng. * Lưu văn bản ở giai đoạn văn thư - Khi văn bản đã được giải quyết, xử lý xong để chuyển sang lưu trữ thì văn bản được cán bộ văn thư lưu lại để hoàn chỉnh để lưu trữ. - Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng tổ công tác một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ sau đó nộp lưu. - Trước khi đưa vào lưu trữ nhân viên văn thư kiểm tra lại việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ ghi mục lục văn bản.Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục lưu trữ Xí nghiệp nhưng thời hạn giữ lại không được quá 2 năm. - Trước khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cán bộ văn thư xem xét Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 63 những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danh mục hồ sơ) kèm theo 3 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào cơ quan lưu trữ. - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn cán bộ văn thư đánh giá lại nếu không cần thiết thì tiêu huỷ theo quy định. - Đối với văn bản đi bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được nhân viên văn thư sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung, những văn bản đi được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng theo đúng thứ tự của văn bản. - Cán bộ văn thư lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư. Đối với các văn bản đi có đóng dấu mật nhân viên văn thư cũng thực hiện đúng quy trình lưu văn bản theo quy định của nhà nước nhằm đảm bảo bí mật . * Kết quả mà công tác văn thư đã đạt được Thời gian qua công tác văn thư đã có sự tiến bộ rõ rệt, đặc biệt là trong việc soạn thảo văn bản. Có máy tính phục vụ cho việc soạn thảo văn bản cộng với những kinh nghiệm lâu năm đã có của nhân viên văn thư nên văn bản được soạn thảo nhanh, trình bày đẹp, nội dung rõ ràng, ngôn từ dễ hiểu, việc sử dụng máy vi tính, máy in làm cho việc soạn thảo văn bản nhanh và thuận tiện hơn rất nhiều. Đó là do được sự quan tâm, ủng hộ giúp đỡ của ban lãnh đạo Xí nghiệp cũng như của cán bộ lãnh đạo khối văn phòng, bộ phận văn thư trong Xí nghiệp trang bị đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị máy móc tạo điều kiện là việc tốt nhất cho nhân viên văn thư. Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hoá bằng hệ thống máy điện thoại, máy fax, mail qua mạng.. Thay vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn giấy tờ của Xí nghiệp cần gửi nhanh thì văn thư phải đến tận nơi gửi qua bưu điện thì hiện nay Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 64 văn thư có thể liên lạc với cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện. Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực và được xử lý một cách khoa học. * Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại của công tác văn bản - Hiện nay nhân lực của Ban Nhân chính chỉ có một nhân viên nên họ phải kiêm nhiệm nhiều việc vừa làm công tác văn thư, lưu trữ, vừa kiêm đánh máy vi tính và in ấn photo tài liệu. Do vậy khi khối lượng công việc nhiều đã dẫn đến ùn tắc, không giải quyết kịp thời, đôi khi phải để ngày hôm sau giải quyết. - Cán bộ văn thư có nhiều năm công tác tức có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp, nhưng tuổi đời cao nên sự nắm bắt khoa học công nghệ mới để áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ gặp nhiều trở ngại, khó khăn. - Chưa cập nhật kiến thức mới, phương thức làm việc mới như chưa khai thác hết tính năng của máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ - Việc chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa thật nghiêm túc sát sao, chưa đúng quy trình. - Công tác văn thư vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn sử dụng các nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ in bằng giấy in - Nhược điểm lớn nhất cần lưu ý trong công tác văn thư đó là: mẫu sổ văn bản đến và văn bản đi sử dụng tại Xí nghiệp chưa được trình bày khoa học dẫn đến việc quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa chặt chẽ.Các văn bản đi, văn bản đến mới chỉ được ghi lại một cách rất thủ công. 2.5. Công tác lƣu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Hai công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm lưu trữ. - Do Xí nghiệp không có phòng lưu trữ riêng nên tài liệu của phòng ban nào thì phòng ban đó lưu trữ và bảo quản 2.5.1. Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại bộ phận văn thư nhân viên lưu trữ đã Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 65 phân loại tài liệu một các thuận lợi cho việc lưu trữ. Phân loại theo các hoạt động chủ yếu như: báo cáo tổng hợp, các hoạt động chuyên môn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản các hoạt động khác - Do Xí nghiệp lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ tại ngay các phòng ban chuyên môn. Ban Nhân chính chỉ lưu trữ và bảo quản tài liệu liên quan đến các mặt; báo cáo tổng hợp, trang bị cơ sở vật chất, các hoạt động nội bộ. 2.5.2. Xác định giá trị tài liệu - Nhân viên văn thư xác định giá trị tài liệu theo các quy định hiện hành, quy định thời gian bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và lựa chọn đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị - Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như: sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) được bảo quản tạm thời. - Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển của công ty được bảo quản dài hạn. - Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên văn thư lưu trữ đã loại ra được những tài liệu hết giá trị trên mọi phương diện tiêu huỷ và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó nâng cao được chất lượng công tác lưu trữ tại công ty 2.5.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ Hiện nay tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chỉ có một nhân viên văn thư nên hầu hết các công việc đều do nhân viên này đảm nhiệm nên cán bộ văn thư không có thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vì vậy nên ảnh hưởng rất nhiều đến công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. - Mặt khác do Xí nghiệp không tiến hành lưu trữ tập trung nên gây khó khăn lớn cho việc bổ sung tài liệu cho công tác lưu trữ. Cán bộ văn thư cũng chưa chú ý quan tâm nhiều tới việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, cụ thể là phòng văn thư không có kế hoạch để thu thập, bổ sung tài liệu làm phong phú tài liệu lưu trữ cho Xí nghiệp. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 66 - Tài liệu lưu trữ hết sức đơn giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu đã qua xử lý, hoàn toàn không có phim ảnh.Hàng năm cán bộ văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến hoặc dựa vào danh mục hồ sơ để lập bản kê hay mục lục hồ sơ. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp bằng phương pháp này đã dễ dàng phát hiện những tài liệu còn thiếu để bổ sung kịp thời 2.5.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ - Trong Ban Nhân chính có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại chuyên dụng mà tài liệu đuợc để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ sài trong công tác bảo quản tài liệu.Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành quyển để vào trong tủ nhưng không có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ và chống hư hại cho tài liệu. - Đối với sổ đăng ký văn bản đến: do số lượng văn bản đến Công ty trong một năm rất ít nên Ban Nhân chính dùng một quyển sổ để đăng ký văn bản đến cho nhiều năm. Khi kết thúc một năm, cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp tục vào sổ cho năm tiếp theo. - Tại Ban Nhân chính hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời theo thời hạn quy định là một nhiệm kỳ (5 năm).Những tài liệu có giá trị được tiếp tục bảo quản, còn những tài liệu khác được đưa đi tiêu huỷ. - Do tài liệu lưu trữ của Ban Nhân chính chỉ có một loại tài liệu giấy là các văn bản đã qua xử lý nên phòng văn thư cũng không có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ. 2.5.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ của Xí nghiệp được sử dụng để phục vụ nhu cầu công việc của các phòng ban đơn vị trong Xí nghiệp và các nhu cầu riêng chính đáng. - Cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công việc đều tiến hành xin ý kiến của lãnh đạo.Người ngoài Xí nghiệp có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của Xí nghiệp đều xin giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu. - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Xí nghiệp gồm: + Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 67 + Với những trường hợp đặc biệt do nhu cầu sử dụng tài liệu ở ngoài phòng văn thư thì trưởng phòng Ban nhân chính là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu bằng văn bản. 2.5.6. Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải tiến hành tiêu huỷ tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực về mặt pháp lý. Do việc lưu trữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu không thể tiến hành tiêu huỷ cùng một lúc tất cả những tài liệu đã hết giá trị tài liệu. Mà việc tiêu huỷ được thực hiện nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu huỷ và có sự xác nhận của Giám đốc, sau khi đã đánh giá hết giá trị tài liệu. Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu đã lập biên bản những tài liệu hết giá trị, sau đó ban hành một quyết định bằng văn bản những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị bị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản. Việc tiêu huỷ tài liệu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đều có sự chứng kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, công ty quy định không phòng ban hay nhân viên nào được tự huỷ giấy tờ tài liệu khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc.Thực tế Xí nghiệp ít có buổi tiêu huỷ tài liệu, do tài liệu của Xí nghiệp không nhiều Sau khi tiêu huỷ đều có biên bản tiêu huỷ tài liệu có chữ ký của nhân viên lưu trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu. Kết quả đạt được của công tác văn thư tại xí nghiệp + Công tác văn thư lưu trữ của Xí nghiệp được thực hiện các quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định của nghiệp vụ lưu trữ, nên công tác này của Xí nghiệp được thực hiện một cách khoa học và đảm bảo được tính pháp lý của công tác văn thư theo quy định của Nhà nước. + Xây dựng được quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư từng bước đưa công tác này vào nề nếp. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 68 + Công tác sắp xếp lại văn bản đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước Tuy nhiên công tác lưu trữ còn có những mặt hạn chế sau: + Ban giám đốc Xí nghiệp chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu giữa các phòng ban Xí nghiệp + Xí nghiệp vẫn chưa bố trí được cho bộ phận văn thư-lưu trữ một phòng riêng để thuận lợi cho công việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ + Công tác bảo quản tài liệu còn vẫn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên vẫn còn hiện tượng tài liệu bị ẩm mốc, mọt, mau hỏng, mờ nhoèn chữ. + Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu khó khăn + Nhân viên văn thư-lưu trữ phải làm việc chung với Ban Kế hoạch nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 + Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người, đúng việc + Ban lãnh đạo Xí nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức tới công tác này, cơ sở vật chất còn thiếu thốn như: thiếu phòng lưu trữ tập trung cho toàn Xí nghiệp, tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ. + Nhân viên văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ nên còn lúng túng trong việc sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu + Công tác bảo quản chưa được đầu tư, quan tâm đúng mức. Có những văn bản có thể lưu trữ trong máy vi tính để dễ tra cứu và tăng khả năng lưu trữ số lượng nhưng nhân viên văn thư không đủ khả năng để làm việc này. Do vậy công tác văn thư còn mang tính thủ công, lạc hậu. + Xí nghiệp chưa bố trí cho bộ phận văn thư-lưu trữ một vị trí làm việc riêng, Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 69 nơi làm việc của nhân viên văn thư-lưu trữ chưa được sắp xếp một cách khoa học, các loại giấy tờ tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi sử dụng lại mất thời gian tìm kiếm. + Chỉ có một nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc quá nhiều. Tóm lại, trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác văn thư -lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp em nhận thấy Ban Nhân chính đã làm tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình. Nhìn chung Ban Nhân chính đã giải quyết tốt nguồn thông tin đến và đi của Xí nghiệp; xây dựng được các chương trình làm việc hiệu quả, rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc tiết kiệm được chi phí cho Xí nghiệp; thực hiện tốt công tác quản lý của Xí nghiệp, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cho các phòng ban và các cơ sở trực thuộc. Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm qua cho thấy đội ngũ cán bộ nhân viên của Xí nghiệp đã nỗ lực thực hiện các chiến dịch phát triển. Tuy nhiên các hoạt động của công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp vẫn còn những hạn chế mà theo em cần phải được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lẽ đó em xin được đưa ra một số kiến nghị ở chương III với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư -lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 70 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ-LƢU TRỮ TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Nội dung chương II em đã nêu những mặt được và những mặt chưa được của công tác văn thư-lưu trữ và chỉ ra những nguyên nhân của nó. Hy vọng chương III những biện pháp, kiến nghị mà em nêu ra nhằm hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sẽ giúp ích cho cơ sở thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 3.1. Giải pháp về nhân sự Hiện nay, số lượng cán bộ nhân viên của Ban Nhân chính- Kế hoạch thuộc xí nghiệp so với số lượng công việc phải đảm nhận là không cân đối.Công việc thì nhiều, người làm thì ít cho nên dẫn đến hiện tượng ùn tắc, trì trệ. Ngoài ra hiện nay nhân viên văn thư, lưu trữ chỉ có một người và hầu hết các nhân viên văn phòng đều đang ở độ tuổi nghỉ hưu.Nếu chờ đến khi họ nghỉ hưu mới tuyển nhân viên mới thì sẽ làm cho công việc bị gián đoạn vì nhân viên mới vào sẽ mất thời gian học hỏi, làm quen với công việc.Vì vậy Ban Nhân chính- Kế hoạch nên tuyển thêm nhân viên mới khi người đương nhiệm chuẩn bị về hưu họ sẽ có điều kiện về thời gian để chỉ bảo công việc cho những nhân viên mới, giúp nhân viên mới thiết lập được những mối quan hệ cần thiết trong công việc. Hơn nữa, việc tuyển dụng nhân viên mới sẽ đem lại cho xí nghiệp rất nhiều lợi thế bởi họ là nhân viên trẻ, có năng lực và nhiệt huyết làm việc, họ có sức sáng tạo, có đủ trình độ và kiến thức để lĩnh hội được đầy đủ các tri thức tiến bộ của nhân loại một cách nhanh chóng. 3.2. Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thƣ –lƣu trữ Hầu hết nhân viên trong Ban Nhân chính- Kế hoạch đều là những người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm nhưng không phải vì họ có kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc.Khi mà trình độ khoa học phát triển đang được áp dụng trong công tác văn Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 71 phòng nếu họ không được đào tạo lại thường xuyên họ sẽ không đủ kiến thức để vận hành những máy móc thiết bị tiên tiến. Do đó mục tiêu nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp là khó đạt được. Có thể thấy trong công tác thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng, nhưng công việc này sẽ không thể thực hiện tốt nếu như nhân viên Ban Nhân chính- Kế hoạch có trình độ chuyên môn, trình độ soạn thảo văn bản kém và đặc biệt khả năng phân tích tình huống, khả năng giải quyết vấn đề trong thực tế cũng không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp các nhà lãnh đạo trong Xí nghiệp. Bởi vậy để đáp ứng được nhu cầu của thực tế Xí nghiệp cần chú ý đến một số vấn đề sau: - Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, lưu trữ: Hiện nay bộ phận văn thư là nơi phải tiếp xúc với thông tin nhiều nhất. Văn thư là đầu mối thu thập và trung chuyển mọi thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản của toàn Xí nghiệp. Do đó, mọi thông tin từ phía khách hàng, các tổ chức chính quyền, cơ quan quản lý cấp trên, đều qua bộ phận văn thư tập hợp và phân phối thông tin cho các bộ phận có liên quan. Chính vì vậy vai trò của văn thư là rất quan trọng nhằm đảm bảo mọi luồng thông tin đều được truyền gửi nhanh chóng, đúng địa chỉ. Thực tế cán bộ văn thư đều có thể soạn thảo được văn bản.Nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức, sử dụng đúng từ ngữ ngữ pháp, cấu trúc câu hay không thì đòi hỏi người nhân viên đó phải nắm được các yêu cầu nguyên tắc quy trình soạn thảo văn bản. Ngoài ra, còn phải luôn cập nhật những thông tin mới nhất, những quan điểm, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, và đặc biệt nhân viên đó phải giỏi tiếng Việt, do tiếng Việt thường đa nghĩa cho nên phải sử dụng chính xác để không gây hiểu lầm cho người đọc. Theo em Xí nghiệp nên tạo điều kiện về vật chất cũng như thời gian để nhân viên văn thư được đi học một lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm (từ 3 đến 6 tháng) để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn của mình. - Nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 72 các phương tiện tin học: Những năm gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư cho các phòng ban một số máy móc móc thiết bị hiện đại như máy in, máy vi tính, máy fax nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Do vậy, nhân viên nên tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản các phương tiện máy móc thông qua các loại sách báo và các phương tiện khác để tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Cũng có thể hướng dẫn cho nhân viên bằng cách : khi đầu tư máy móc thiết bị cho phòng ban nào thì nhân viên bán sản phẩm sẽ đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, xử lý được các sự cố thông thường cho nhân viên ở phòng đó. 3.3. Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của Ban Nhân chính Điều kiện và môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất lao động. Điều kiện làm việc kém sẽ gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm sự nhiệt tình đối với công việc. Ban Nhân chính- Kế hoạch không những là nơi đảm nhiệm mọi công tác nghiệp vụ thuộc về văn phòng mà còn là nơi đón tiếp và hướng dẫn khách gặp các bộ phận chức năng cần thiết.Hiện nay phòng được bố trí ở tầng 2 của trụ sở, như vậy là không phù hợp và thuận tiện trong giao tiếp và trong giải quyết công việc. Ví dụ: Khi khách đến giải quyết vấn đề tài chính, trước tiên khách phải gặp cán bộ Ban Nhân chính- Kế hoạch ở tầng 2 sau đó được chỉ dẫn xuống gặp trưởng phòng Tài chính – Kế toán ở tầng một.Như vậy khách sẽ phải đi lên tầng hai rồi đi xuống tầng một.Điều này gây mất thời gian, không thuận tiện cho khách. Do vậy nên bố trí phòng Tổ chức – Hành chính ở tầng 1 với vị trí thuận tiện và dễ tìm nhất cho khách. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 73 Phòng làm việc phải đảm bảo sự thông thoáng với không gian bên ngoài để nhân viên cảm thấy thoải mái, không căng thẳng trong khi làm việc. Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe của con người.Nếu nhiệt độ quá thấp thì năng lượng cơ thể chủ yếu được sử dụng để chống rét, khi nhiệt độ quá cao thì năng lượng bị tỏa nhiệt gây mất nước làm cho cơ thể mệt mỏi.Cả hai điều kiện đó đều làm cho năng suất lao động thấp.Vì vậy nhiệt độ phù hợp là từ 25 – 30 0 C. Màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý của mỗi người, từ đó sẽ tác động đến năng suất lao động. Phòng làm việc nên có gam màu lạnh vì nó giúp cho người ta tập trung được tinh thần, giữ vững năng suất lao động trong thời gian dài. Ánh sáng: vừa đủ mà không cảm thấy lóa mắt 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ-lƣu trữ - Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay, cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng chính xác giúp cho cán bộ đưa ra được những thông tin kịp thời, chính xác, đúng đắn.Vì vậy công tác này cần được coi trọng trong quá trình quản lý của các nhà lãnh đạo. - Hiện nay trong Ban Nhân chính-Kế hoạch đã trang bị hai bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác một số ứng dụng như soạn thảo văn bản, in văn bản.Còn những nghiệp vụ khác làm thủ công mất rất nhiều thời gian, khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên văn thư-lưu trữ giúp đẩy nhanh tiến độ các công việc sau: * Quản lý văn bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng ký văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả các thông tin cần thiết: số kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu.nếu có sai sót thì sửa lại dễ dàng không được dập xoá. Nhân viên có thể thống kê được số Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 74 lưọng văn bản đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà không phải mất nhiều thời gian để đếm sổ bằng tay * Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, nhân viên kẻ mẫu sổ trên máy tính rồi nhập thông tin cần thiết vào sổ. * Lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính là một tiện ích rất lớn trong công tác văn thư-lưu trữ, bởi nó giúp ích rất nhiêù cho nhân viên văn thư lưu trữ.Khi cần tra cứu thì sẽ tra cứu rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như; số, ký hiệu, nơi gửi. là có thể xác định văn bản đó đang nằm ở chỗ nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư-lưu trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm trên sổ sách * Nối mạng nội bộ: Đây là phương pháp làm việc mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao.Nó giúp cho nhân viên trong toàn Xí nghiệp nói chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo. * Thu thập thông tin: đây là cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề.Nó giúp cung cấp những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư- lưu trữ. 3.5. Xây dựng kho lƣu trữ tập trung theo hƣớng hiện đại hoá Tại Xí nghiệp hồ sơ, tài liệu không được lưu trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì phòng ban đó tự quản lý. Điều này rất khó khăn cho nhân viên văn thư và nhân viên các phòng ban khác. - Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà phân tán ở các phòng ban do đó việc quản lý, bảo quản không được thống nhất, vì thế hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi mất mát, rách nát, mối mọt. - Nơi làm việc chật chội, lại phải lưu trữ bảo quản tài liệu vì vậy rất bất tiện ảnh hưởng đến công việc. Việc lưu trữ tài liệu ngay các phòng ban đã làm không khí trong phòng rất ngột ngạt gây ức chế cho nhân viên Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 75 - Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu, để khắc phục tình hình trên thì Xí nghiệp nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng làm kho lưu trữ tài liệu của Xí nghiệp Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung có thể tổ chức như sau: - Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ sao cho khoa học và hiệu quả danh mục tài liệu được sắp xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ kiếm tìm và thống kê. Nhân viên văn thư có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc ngăn. - Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn ra những giấy tờ tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.Xí nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt.và nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện 3.6. Thƣờng xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thƣ Tồn tại lớn nhất trong hoạt động doanh nghiệp nhà nước hiện nay là trông chờ ỷ lại trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt đối với Xí nghiệp hiện nay đang trong quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang hoạt động dưới sự chỉ đạo của công ty cổ phần.Vì vậy Xí nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ giờ làm ảnh hưởng đến lao động của công ty. Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 76 có đúng theo quy định không, nếu không đúng thì phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị trong công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Hiện nay công ty đang có những hoạt động công tác văn phòng định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm định kỳ về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và công ty, bởi bằng tinh thần tự giác sẽ tự đánh giá nhận xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy tự giác trong cán bộ công nhân viên. Ngoài ra Xí nghiệp còn thực hiện chính sách khen thưởng nhân viên, xử phạt nghiêm minh, kiểm điểm đối với những cán bộ công nhân viên không chấp hành đúng nội quy lao động. 3.7. Một số biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ 3.7.1. Công tác văn thư Công tác văn thư cần được chú trọng đẩy mạnh hơn nữa để quản lý văn bản được chính xác, rõ ràng, chi tiết hơn. Cán bộ cần lập một quyển sổ chuyển giao văn bản nội bộ để tịên cho ban lãnh đạo quản lý. Có thể lập mẫu sổ như sau: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 77 - Mẫu sổ và cách ghi chuyển giao văn bản nội bộ: Mẫu sổ số 7: + Bìa sổ: + Nội dung bên trong sổ: Ngày chuyển Số/ ký hiệu Người nhận Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Văn thư cần giải quyết các văn bản đến, các văn bản đi theo đúng trình tự, đúng nguyên tắc. Đối với nhân viên văn thư cần được đào tạo, bồi dưỡng chuyên nghiệp, biết sử dụng máy vi tính thành thạo, soạn được các loại văn bản. 3.7.2. Công tác lưu trữ Hiện nay xí nghiệp có rất nhiều văn bản, giấy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn còn giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi về sau. Việc trông coi, lưu trữ do nhân viên văn thư làm nhiệm vụ tiếp nhận và kiêm nghiệm.Nếu lập hồ sơ phải đảm bảo các điều kiện sau: Các hồ sơ được lập như sau: + Xác lập hồ sơ: ai giải quyết công việc gì thì phải lập hồ sơ về công việc CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Năm: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Từ số: .......................................... Đến số: ........................................ Từ ngày: ...................................... Đến ngày: .................................... Quyển số: ................... Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 78 đó.Việc lập hồ sơ được xuất hiện từ khi xuất hiện văn bản đầu tiên hoặc bắt đầu thực hiện công việc đến khi kết thúc công việc. + Tổ chức văn bản trong hồ sơ: những văn bản, tài liệu giải quyết công việc gì thì đưa vào hồ sơ công việc đó. Thu thập tài liệu, sắp xếp các văn bản theo thứ tự thời gian. + Hoàn chỉnh hồ sơ: Mẫu sổ số 9: STT Số/ ký hiệu Danh mục văn bản Tên loại, trích yếu văn bản Tác giả Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 + Bìa hồ sơ Mẫu sổ số 10: Hàng năm nhân viên văn thư phải lập danh sách danh mục hồ sơ để các bộ phận trong xí nghiệp thuận tiện trong việc sắp xếp và quản lý một cách chặt chẽ và có thể theo dõi, xác định vị trí hồ sơ trong tủ, ngăn đựng hồ sơ. Ngày nay đã có biện pháp lưu trữ hồ sơ tránh được sự lưu hỏng do điều kiện tự nhiên và số lượng lưu trữ được nhiều đó là lưu trữ trên máy vi tính. Điều này đòi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc HỒ SƠ Phông số 1 Mục lục số 2 Lưu hồ sơ số Ngày: từ đến. Số tờ: Thời gian bảo quản: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 79 hỏi nhân viên văn thư lưu trữ phải biết sử dụng phương pháp này. Tóm lại, trên đây là một số kiến nghị của em dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng mà em đã nêu ở chương II nhằm góp phần hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Em hy vọng những ý tưởng của mình có thể được lãnh đạo của Xí nghiệp xem xét dựa trên những điều kiện mà Xí nghiệp hiện có để công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 80 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý điều hành của Ban lãnh đạo. Do đó công tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của công ty. Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp việc ra quyết định của Ban giám đốc công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì ban lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu trữ một cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của công ty. Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho bản than để có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Từ những kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo cũng như nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 trong thời gian thực tập đã giúp cho em có cơ sở nền tảng cho việc nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn cùng với sự giúp đỡ tận tình của Thạc sĩTrần Thị Ngà em xin được đề xuất ý tưởng viết bài báo cáo khoá luận “Thực trạng và biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” Dù có nhiều cố gắng nhưng vẫn không tránh khỏi sự sai sót vì vậy em rất mong được sự nhận xét chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô và các cô chú làm việc tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để giúp em hoàn thành tốt hơn nữa trong thực tiễn sau này. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đã giúp đỡ em hoàn thành bài khoá luận này.