Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH Liên Vận Minh Tường

ản chi tiết phụ lục kèm theo với các thông tin: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá , ký tên và đóng dấu của người xuất khẩu (công ty Anh Em). (xem phụ lục số 4) ³ Quy trình lập invoice, packing list Thông thường việc lập invoice tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Ví dụ nếu là hợp đồng thanh toán bằng L/C thì việc lập invoice khá chi tiết thể hiện đầy đủ thông tin yêu cầu mẫu chuẩn invoice thương mại, còn lại có thể lập invoice đơn giản hơn thể hiện thông tin: – Người nhập khẩu JOSBO. – Người xuất khẩu đồng thời là người phát hành invoice là công ty Anh Em. – Ngày lập 28/4/09 – Số hợp đồng 200904 – Số cont GLDU7244720 và số seal M0564850 – Tên tàu và số chuyến Pacific Gloria V055S. – Đi từ cảng ICD Phước Long, Việt Nam. – Cảng đến Adelaide, Australia. – Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã hàng hóa, số lượng, giá cả cho một đơn vị hàng (USD) và tổng giá trị của nó, ký tên và đóng dấu công ty Anh Em. Đối với hàng hóa này thì chỉ cần lập invoice đơn giản (vì hợp đồng thanh toán bằng phương thức T/T. Cách lập invoice thể hiện những thông tin chi tiết trên mẫu (xem phụ lục số 5). Lập packing list cũng tương tự và có những thông tin như invoice nhưng có thêm phần nữa đó là trên packing list phải thể hiện Gross weight và thể tích của lô hàng (xem phụ lục số 6). Sau khi lập các chứng từ trên, Master Lines phải đến người shipper (công ty Anh Em) để kí tên, đóng dấu vào cam kết khai (thông thường khách hàng quen thuộc sẽ cung cấp cho Master Lines con dấu và chữ kí để giảm bớt thời gian đi lại và chờ đợi nếu shipper đi vắng). Sau đó nhân viên khai hải quan của Master Lines sẽ đi khai hải quan hàng xuất khẩu. Bộ tờ khai hải quan hàng xuất gồm: – 2 tờ khai hải quan (1 bản lưu danh cho người khai và 1 bản lưu dành cho hải quan) – Bản phụ lục đính kèm chi tiết hàng hóa đã kê ở trên (nếu có). – 1 packing list vừa lập. – 2 đơn phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan theo mẫu (điền các thông tin in sẵn trên đơn). – 1 giấy giới thiệu của công ty cho nhân viên hải quan đi khai. ³ Quy trình khai hải quan hàng xuất Đầu tiên Master Lines vào cửa hải quan hàng xuất để đăng kí tờ khai hàng xuất, nộp cả bộ chứng từ hàng xuất (bộ chứng từ như đã nêu ở trên) vào cửa đăng kí hải quan hàng xuất và đợi nhân viên hải quan cho mã tờ khai hải quan. Nhân viên hải quan sẽ ghi tên công ty khai hải quan hàng xuất và mã tờ khai vào 1 phiếu trắng là công ty Anh Em, MST: 0302386923 mã tờ khai 14743. Nhân viên Master Lines sẽ kiểm tra tên công ty có phải là tên công ty có phải là khách hàng của mình hay không, lưu số tờ khai và điền mã tờ khai 14743 vào cả 2 bộ tờ khai. Sau đó đánh số thứ tự cho bộ chứng từ, ghi số lượng chứng từ vào phiếu tiếp nhận và nộp lại cho hải quan hàng xuất, hải quan sẽ nộp cho cấp trên và đợi lệnh, nhân viên cấp trên sẽ xem xét và phê duyệt vào lệnh hình thức là hàng thuộc mức nào, thông thường có 3 mức trong lệnh hình thức: – Mức 1: hàng miễn kiểm không tính thuế – Mức 2: hàng miễn kiểm có tính thuế – Mức 3: hàng kiểm có tính thuế Máy tính điện tử sẽ mặc định cho lô hàng thuộc mức nào và sau đó lãnh đạo sẽ duyệt lô hàng ở mức nào, kết quả sẽ lấy theo lãnh đạo duyệt. Nếu lô hàng xuất khẩu thuộc mức 1 thì sẽ lấy tờ khai trực tiếp và thanh lý tờ khai luôn. Nếu lô hàng thuộc mức 2 thì sẽ phân công cho nhân viên tính thuế và báo cho Master Lines, nhân viên Master Lines sẽ đến nhân viên tính thuế xác nhận giá trị tính thuế trên tờ khai, nhận lại tờ GATT tính thuế (để đưa lại cho công ty Anh Em sau này đi nộp thuế ở cơ quan thuế) và tờ khai hải quan hàng xuất (bản dành cho người khai hải quan), sau đó thanh lý bãi và thanh lý tàu. Với lô hàng xuất khẩu này thì cấp trên trong khâu hải quan đã đánh vào mức 3 nghĩa là lô hàng bị kiểm và ghi chú trên tờ khai là hàng kiểm và bị kiểm xác xuất 5% tại ICD Phước Long, thời gian kiểm từ 14h ngày 28/4 đến 14h20 ngày 28/4 và sẽ phân công nhân viên tính thuế và nhân viên kiểm là Văn Hậu, Master Lines gọi điện cho nhân viên Văn Hậu (bảng đính kèm ở cửa hải quan có thông tin về tên nhân viên kiểm và số điện thoại liên hệ), rút tờ khai và đóng phí kiểm là 12.000đ, đóng lệ phí lấy tờ khai 30.000đ và đến hệ thống mạng điện tử bên thương vụ cảng đánh số cont GLDU7244720 để kiểm tra hàng nằm ở bãi nào. Mặc nhiên bảng điện tử sẽ hiện ra lô hàng có số cont GLDU7244720 của công ty Anh Em ở vị trí bãi cont N02 và gọi điện cho nhân viên Văn Hậu báo là hàng đã sẵn sàng để kiểm. Nhân viên kiểm sẽ chỉ định mở cont và lôi bất cứ kiện nào để kiểm với xác xuất hàng lấy ra 5% hàng trong cont, kiểm theo thông tin ghi trên tời khai là tên hàng hoá. Ví dụ như là Tủ-LTV-08AI 1525x580x675 xem có đúng là bộ bàn với chất liệu đó không . Sau khi kiểm thấy khớp sẽ bấm thêm một seal gọi là seal hải quan có mã 31890 và đóng cont lại bấm seal hãng tàu M0564850 cho cont GLDU7244720. Nhân viên kiểm ghi chú thông tin sau khi kiểm là hàng hoá kê khai đúng với mô tả về số lượng và chất liệu như trong tờ khai hải quan, là hàng kiểm với xác xuất 5% tên hàng, số lượng, loại hàng đúng như tờ khai, ký xác nhận đã kiểm. Sau khi kiểm xong, nhân viên Master Lines quay lại cửa hải quan hàng xuất để giao cho nhân viên tính thuế, nhân viên tính thuế dựa vào mã hàng hoá trên tờ khai và tính thuế theo giá trị % quy định trong biểu thuế năm 2009 và lập GATT, ghi giá trị tính thuế để công ty Anh Em đóng thuế. Nếu là hàng kiểm thì việc tính thuế lúc nào cũng diễn ra sau khi kiểm vì khi hàng bị kiểm nghĩa là có thể loại hàng hoá kê khai không đúng mã hàng hoá hoặc là số lượng hàng hoá nên việc tính thuế thực hiện trước khâu kiểm thì có thể giá trị thuế không chính xác nếu hàng kiểm không đúng như trên tờ khai. Vì thế xác định mã hàng háo và số lượng thì việc tính thuế sẽ chính xác hơn. Sau đó Master Lines sẽ đến hải quan giám sát làm thủ tục thanh lý hàng xuất, nộp tờ khai hải quan (bản lưu người khai hải quan) cho nhân viên giám sát, đợi nhân viên giám sát vào sổ và cấp cho Master Lines 1 phiếu với nội dung là đã lưu vào sổ hải quan, sau đó đem đến thanh lý tàu, nhân viên thanh lý tàu sẽ kiểm tra tên con tàu Pacific Gloria V055S ghi trên tờ khai có booking lô hàng của công ty Anh Em và thời gian thanh lý có trước giờ closing time không, ghi trên tờ khai có đúng với con tàu booking không. Lưu ý nếu thanh lý trễ hơn so với giờ tàu chạy thì coi như hàng bị rớt tàu nghĩa là hàng sẽ không đi được con tàu đó và phải lưu tại bãi hoặc kho làm lại booking và khai hải quan cho lô hàng, mọi chi phí kho bãi sẽ phải đóng cho cảng. Sau khi mọi thủ tục hải quan hoàn tất, Master Lines nhận lại tờ khai hàng xuất (bản dành cho người khai hải quan). Bước 4: Làm Bill Surrendered và chứng thực tờ khai Trường hợp nếu phát hành Bill gốc thì tiếp đến Master Lines sẽ gửi chi tiết Bill (xem phụ lục số 7) bằng email hoặc fax cho hãng tàu để làm Bill gốc, hãng tàu tiến hành kiểm tra và lập Bill nháp gửi lại cho Master Lines cũng bằng email hoặc fax để xác nhận thông tin chính xác rồi email Ok cho hãng tàu để hãng tàu CIFF phát hành Bill gốc. Một ngày sau, Master Lines đến hãng tàu CIFF mang theo Bill nháp và booking note đóng phí THC, vệ sinh cont (nếu có), cước tàu (nếu là prepaid) và phí Bill, sau đó nhận Bill gốc. Nội dung chi tiết Bill và Bill nháp của hãng tàu cũng tương tự nhau (xem phụ lục số 8) Đối với lô hàng này chỉ đóng phí THC cho 1 x40’HC là 70USD, phí Bill là 300.000đ có thể đóng bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Sau khi có hóa đơn đóng lệ phí , đem hóa đơn đến cùng với booking note của hãng tàu CIFF đến bộ phận cấp Bill của hàng xuất của hãng tàu để trình và nhận Bill gốc. Thông thường xuất khẩu lô hàng của công ty Anh Em hay làm Bill surrendered, trường hợp do tàu chạy trong thời gian rất ngắn khoảng 3 đến 4 ngày mà Bill thì phải làm sau 1 ngày tàu chạy thì Master Lines mới nhận được nên việc gửi chứng từ cho công ty Anh Em sẽ chậm hơn và công ty Anh Em gửi cho nhà nhập khẩu đầu bên kia sẽ mất nhiều thời gian, thêm vào đó công ty Anh Em thường xuyên xuất khẩu hàng nội thất cho công ty nhập khẩu này nên cũng là khách hàng lâu năm, vì thế độ tin tưởng lớn nên việc phát hành Bill surrendered vừa giảm được chi phí và thời gian do lô hàng đi thường xuyên. Phát hàng Bill surrendered là Master Lines làm chi tiết Bill gửi bằng email hoặc fax qua cho hãng tàu, hãng tàu dựa vào đó làm một Bill gửi lại cho Master Lines, Master Lines in ra và đóng chữ surrendered gửi email hay fax cho nhà nhập khẩu đầu bên kia và nhà nhập khẩu sẽ email hay fax cho đại lý của mình. Khi đại lý bên nước nhập khẩu nhận được giấy thông báo hàng đến sẽ không cần có Bill gốc mà in Bill surrendered cùng với giấy báo hàng đến đến hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng D/O (với điều kiện Master Lines phải được của công ty Anh Em lập một lệnh Talex Realease giao hàng cho đầu bên kia, lúc đó Master Lines sẽ lập một lệnh và gửi đến hãng tàu CIFF. Sau khi hãng tàu có được lệnh này sẽ tiến hành giao D/O cho bên nhập khẩu JOSBO khi bên nhập khẩu hoàn tất các lệ phí phải đóng cho hãng tàu, cụ thể phí THC, phí D/O, cước tàu…) Sau khi hoàn tất, Master Lines sẽ gửi bộ chứng từ cho khách hàng, khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu. Master Lines lập hóa đơn tính tổng chi phí cho bộ chứng từ khai hải quan và phí dịch vụ cho khách hàng. – Invoice Commercial – Packing List – Tờ khai hải quan Bill gốc Chứng thực tờ khai hải quan: sau khi lấy Bill gốc nhân viên khai hải quan hàng xuất của Master Lines sẽ copy Bill cùng với tờ khai hải quan đến cửa hải quan hàng xuất cảng ICD Phước Long nộp cho nhân viên hải quan và nhân viên hải quan xem xét khối lượng hàng hóa trên Bill có đúng với khối lượng ghi trên tờ khai không: packages 109 PKGS/109 SETS và trên Bill cũng thể hiện số kiện 109 PKGS/109 SETS, sẽ đóng dấu ngay vị trí số 27 – mục xác nhận thực xuất, nếu sai xót sẽ có hình thức xử lý. Ở đây lô hàng hoàn toàn khớp với Bill. Lưu ý; nếu xuất hàng lẻ thì cần lưu ý là làm thêm Shipping Marks vì hàng đóng trong 1cont là của nhiều khách hàng, khi hãng tàu vận chuyển các cont về kho CFS sẽ lôi hàng ra và Cosignee sẽ cầm lệnh D/O trong đó thể hiên Shipping Marks và trình Manifest các lô hàng đó. Vì thế khi gửi hàng cần dáng Shipping Marks trên kiện hàng của mình và thông tin Shipping Marks đó phải thể hiện đúng trên chứng từ Bill. ³ Cách làm C/O : Bộ hồ sơ C/O gồm : – Đơn xin cấp C/O điện tử. – Một bản chính C/O và 4 bản copy (1bản sở thương mại gửi lại, 1 bản Master Lines giữ, 3 bản trong đó có 1 bản chính và 2 bản sao gửi cho khách hàng) – Phiếu ghi chép hồ sơ. – 1 Commercial Invoice. – 1 Bill (copy) – 1 Packing List – 1 tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (copy) – Bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng trong sản xuất. – Các hóa đơn đính kèm nguyên phụ liệu đó. Các mặt hàng mà do công ty Việt Nam nhập nguyên phụ liệu về và sản xuất thì đòi hỏi phải chứng nhận xuất xứ của hàng xuất đó. Đối với lô hàng xuất khẩu cần chứng từ C/O thì sau khi làm mọi thủ tục hải quan để cho lô hàng xuất đúng như lịch trình tàu chạy và nhận được Bill của hãng tàu thì mới bắt đầu làm C/O. Vì bộ chứng từ của C/O phải có Bill of Lading mới làm được. Đầu tiên là lập bảng kê để chứng nhận xuất xứ hàng hóa, các nguyên phụ liệu để sản xuất thành 1 sản phẩm có thể xuất xứ từ nhiều nơi khác nhau nhưng để chứng nhận hàng hóa đó có xuất xứ từ Việt Nam theo Form A thì tổng nguyên phụ liệu trong toàn bộ giá trị trên thành phẩm phải nhỏ hơn 0.4 nghĩa là phải dưới 40% giá trị nguyên liệu ngoại nhập thì sản phẩm mới được chứng nhận xuất xứ tại Việt Nam. Trên bảng kê sẽ thể hiện số Bill, số hóa đơn thương mại, giá trị kê khai trên tờ khai, tên nguyên vật liệu làm cho thành phẩm, mã hàng hóa, giá trị hóa đơn mua, xuất xứ nguyên phụ liệu đó, mã hóa đơn nguyên phụ liệu và định mức sử dụng nguyên phụ liệu cho 1 sản phẩm. Ví dụ để tạo thành 1 cái bàn trị giá 1 triệu VND, thì nguyên liệu gỗ để làm cho sản phẩm đó là 400 nghìn đồng. Vậy định mức cho sản phẩm cái bàn về nguyên liệu gỗ là 0.4. và cứ như thế áp dụng tính định mức cho các nguyên phụ liệu khác. Sau khi có giá trị thành phẩm cho mỗi loại nguyên phụ liệu thì ta sẽ lấy tổng giá trị các nguyên phụ liệu có xuất xứ ở nước ngoài chia cho giá trị thành phẩm cho ra con số nhỏ hơn 40% thì hàng hóa đó đủ điều kiện để chứng nhận xuất xứ ở Việt Nam. Thực hiện bảng kiểm kê xong, điền thông tin vào Form A của mẫu được cấp người xuất khẩu , hàng đi từ đâu đến đâu, đi bằng phương tiện gì, tên phương tiện vận chuyển, vận đơn số bao nhiêu, tên hàng hóa , số kiện, số kg, số invoice… Sau khi hòan thành đầy đủ bộ chứng từ nộp lên văn phòng cấp hồ sơ , văn phòng cấp hồ sơ sẽ kiểm tra sơ bộ, nếu đầy đủ chứng từ cần thiết sẽ nhận và thông báo ngày hôm sau đến nhận C/O. Văn phòng sẽ tiến hành kiểm tra xác thực các chứng từ trong bộ hồ sơ C/O, nếu có sai xót sẽ trả lại cho Master Lines bộ chứng từ C/O vào ngày hôm sau và ghi phần thông tin sai hoặc thiếu. Master Lines nhận và điều chỉnh lại phần sai xót đó, sau đó đến văn phòng nộp lại và đợi ngày hôm sau lên nhận C/O. Nếu thông tin hoàn toàn khớp thì văn phòng C/O trả lại cho Master Lines bộ C/O gồm 1 bàn gốc và 3 bản sao. Khi có C/O kèm với chứng từ hàng xuất gửi cho khách hàng. 3.3.2 Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Lẻ Bước 1: Nhận giấy báo hàng đến Với một lô hàng nhập thông thường khách hàng ký hợp đồng thương mại với đối tác và Master Lines làm đại lý giao nhận bên nhập khẩu và khi lô hàng nhập đến thì người được thông báo là Master Lines, hãng tàu sẽ email hay fax cho Master Lines 1 giấy thông báo hàng đến. Cụ thể ở đây Master Lines làm đại lý giao nhận đại diện cho bên nhập khẩu lô hàng bộ chuyển nguồn điện của khách hàng là công ty VIETUBES CORPORATION LTD Đầu tiên đại lý bên nước ngoài là công ty Mercury Frieght Logistics SND BHD biết được Master Lines là đại lý giao nhận bên nhập khẩu vì thông tin thể hiện trên Bill ở phần Master Bill gốc consignee là Master Lines. Vì thế đại lý nước ngoài Mercury sẽ gửi bằng email hoặc fax bộ chứng từ gồm House Bill (xem phụ lục số 9) và Master Bill (xem phụ lục số 10) cho Master Lines (gửi sau ngày tàu chạy và trước ngày tàu đến) Sau khi nhận được bộ chứng từ Master Lines gửi House Bill cho bộ phận nhập khẩu của hãng tàu Pacificlink bằng mail hay fax để hãng tàu trình Manifest ở cảng Cát Lái , nơi hàng đến và đóng kho bãi tại đó. Khi tàu cập cảng thì hải quan cảng Cát Lái làm nhiệm vụ hạ cont trên tàu xuống bãi để các consignee có thể đến nhận hàng và nếu lô hàng là lô hàng lẻ thì hàng sẽ được tháo cont và đóng vào kho theo như mã hàng Shipping Marks của consignee như trên Master Bill là VIETUBES CORPORATION LTD ATTN: MS NGUYEN THI HONG VAN CASE C/N: 1/1 cho người nhận là công ty Master Lines. Vì thế để khách hàng có thể đi lấy được hàng nếu như Master Lines không nhận dịch vụ khai hải quan nhập hàng cho công ty Vietubes Corporation thì Master Lines phải gửi House Bill cho hãng tàu để hãng tàu trình Manifest ở cảng Cát Lái là người nhận hàng cuối cùng thể hiện trên House Bill là công ty Vietubes Corporation LTD cho Shipping Marks VIETUBES CORPORATION LTD ATTN: MS NGUYEN THI HONG VAN CASE C/N: 1/1 như House Bill được gửi đến, để khi tới nhận hàng sẽ trình lệnh theo House Bill có tên Consignee như đã trình Manifest. Khi tàu gần đến (thông thường 1-2 ngày nữa tàu đến) vào ngày 6/3/2008 thì Master Lines sẽ nhận được một giấy thông báo hàng đến của hãng tàu Pacificlink Logistics Vietnam biết trên tàu SAN LORENZO, chuyến 0919, cập cảng Cát Lái vào ngày 7/3/2008, có chở lô hàng của quý khách có vận đơn sồ GGN16360-07 (số bill của master bill), số cont/seal MBKU3616042/MLMY0637600-20GP, với Shipping Marks VIETUBES CORPORATION LTD ATTN: MS NGUYEN THI HONG VAN CASE C/N: 1/1, tên hàng là TRANSFORMER 80KVA, với số kiện là 1 Pallet, trọng lượng 250 KGS, khối lượng 2.3 CMB (có một số hãng tàu sẽ thông báo phí THC cho lô hàng, phí D/O, có thể có phí vệ sinh cont, cước tàu nếu trên Bill thể hiện cước collect để đại lý đến đóng phí và nhận D/O). Sau đó Master Lines sẽ lập giấy thông báo hàng đến (xem phụ lục số 11) dựa trên nội dung giấy báo hàng đến của hãng tàu Pacificlink Logistics Vietnam để thông báo cho công ty Vietubes biết là hàng đến đâu, khi nào đến, đồng thời nhận bộ chứng từ ở nhà xuất khẩu YAMAZEN MALAYSIA SDN BHD và gửi cho Master Lines để Master Lines nhận hàng trước ngày cảng cho lưu kho lưu bãi. Vì Master Lines làm dịch vụ giao nhận hàng lẻ và hàng cont có thể khách hàng sẽ giao cho Master Lines trọn gói, là từ khâu nhận giấy thông báo hàng đến cho đến việc lấy D/O, khai hải quan hàng nhập khẩu, rồi vận chuyển lô hàng đến kho khách hàng hoặc cũng có thể là chỉ làm đại lý thông báo và nhận lệnh giao hàng còn khâu khai hải quan nhận hàng, kéo về kho sẽ do bên khách hàng tự làm. Đối với lô hàng được giới thiệu này là nhập hàng lẻ và dịch vụ trọn gói nên sau khi có giấy thông báo hàng đến Master Lines sẽ báo cho công ty Vietubes bằng email hay fax để chuẩn bị bộ chứng từ gửi cho Master Lines để khai hải quan và nhận lô hàng sớm trong thời gian cho phép lưu kho tại cảng đến. Nếu không lấy hàng trong thời gian đó thì mọi chi phí phát sinh cho việc lưu kho, lưu bãi từ việc chậm trễ chứng từ sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm và sẽ đóng phí tất cả các phí phát sinh đó (thông thường chi phí này rất cao). Lưu ý: đối với một lô hàng nhập vừa có House Bill vừa có Master Bill thì tương đối phức tạp hơn. Đối với lô hàng chỉ có Master Bill thì không cần trình Manifest và thủ tục cũng tương đối đơn giản hơn, nếu không có House Bill thì trên Master Bill người nhập khẩu và người xuất khẩu là người thực sự, không phải thể hiện tên của đại lý. Còn đối với trường hợp có House Bill thì trên Master Bill sẽ thể hiện tên đại lý giao nhận là người nhập khẩu và người xuất khẩu . Ví dụ: với lô hàng này vừa có House Bill và Master Bill thì thay vì trên Master Bill thể hiện tên người nhập khẩu và người xuất khẩu thực sự thì sẽ thể hiện là Consignee là: công ty Master Lines, trong khi mọi chứng từ như tờ khai hải quan, Invoice, Packing List đều thể hiện tên người mua hàng là công ty Vietubes. Vì thế, cần phải trình Manifest để biết được rằng Master Lines chỉ là đại lý giao nhận, còn người nhập khẩu thực sự là công ty Vietubes. Sau đó đợi thông báo của hãng tàu, vì đây là Bill Surrendered nên muốn lấy được lệnh giao hàng thì phải có Talex Realease của đại lý bên nước ngoài Mercury lập từ lệnh của nhà Shipper Yamazen Malaysia SDN BHD cho phép hãng tàu Pacificelink Logistics Vietnam realease hàng cho Master Lines. Sau khi hãng tàu Pacificlink thông báo có lệnh giao hàng thì Master Lines sẽ đến hãng tàu để nhận lệnh D/O. Để nhận được lệnh D/O Master Lines phải đem Master Bill Surrendered, giấy báo hàng đến, đến hãng tàu đóng các phí về THC 235.000đ và phí D/O 300.000, việc đóng phí có thể đóng bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Tiếp đến lấy hoá đơn đến bộ phận hàng nhập của hãng tàu đổi lấy lệnh D/O. (xem phụ lục số 12) Sau khi có D/O, Master Lines dựa trên D/O sẽ phát hành lệnh D/O của House Bill do Master Lines phát hành (các chi tiết trên lệnh house bill và master bill phải trùng khớp với nhau). Cách lập lệnh house bill dựa trên các thông tin của master bill, gửi đến cảng Cát Lái đề nghị cấp cho công ty Vietubes có vận đơn số MFLPKL-HCM-2226 (số bill của house bill) (lưu ý là trên D/O của Master bill thể hiện số bill của Master bill, còn trên D/O của House bill sẽ thể hiện số bill của House bill), đi trên chuyến tàu SAN LORENZO, hành trình số 0919, cập cảng Cát Lái đóng hàng kho 2 vào ngày 7/3/09, số cont/seal MSKU3616042/MLMY0637600-20GP, đóng trong 1 Pallet, có tên hàng hoá là TRANSFOMER với shipping marks VIETUBES CORPORATION LTD, ATTN: NGUYEN THI HONG VÂN, CASE C/N: 1/1, có trọng lượng 250 kgs, khối lượng 2.3 CBM, do Master Lines phát hành và insure lệnh này thành 3 lệnh có ký tên và đóng dấu của công ty Master Lines. Bước 2: Khai hải quan hàng nhập phi mậu dịch Lập tờ khai hải quan: nhân viên chứng từ Master Lines sẽ điền các thông tin trên tờ khai (bao gồm 2 tờ: 1 bản lưu người khai hải quan, 1 bản lưu hải quan). Tờ khai hải quan nhằm mục đích xác định loại hàng hoá nhập về trong nước, giá trị bao nhiêu, mặt hàng nhập đó nằm trong qui định của nhà nước hay không và cũng để doanh nghiệp báo cáo đóng thuế, đồng thời cho biết hàng đã thông quan nghĩa là nhập khẩu hợp pháp. Công ty Vietubes sẽ là người nhận lô hàng và người đại diện nhận là nhân viên Master Lines nhận lô hàng có tên bộ chuyển nguồn điện, CS: 08KVA, mã hàng 8504331990, số lượng 1 cái, đơn giá MYR 1,000.00 (xem phụ lục số 13) Sau đó gửi bộ chứng từ khai cho công ty Vietubes ký tên và đóng dấu vào tờ khai và các chứng từ liên quan để khai nhận hàng và gửi lại cho Master Lines kèm theo Invoice, Packing List. Tiếp đến Master Lines sẽ đi khai hải quan hàng nhập khẩu phi mậu dịch. Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm: – 2 tờ khai hải quan (1 bản lưu hải quan, 1 bản lưu người khai) (có bảng phụ lục kèm theo nếu số lượng hàng hoá nhập nhiều hơn 7). – Hợp đồng (bản sao) – Invoice (bản chính, bản sao) – Packing List (bản chính, bản sao) – Bill of lading (copy) – Giấy phép (nếu có) ví dụ: hàng miễn thuế, hàng ưu đãi… – 2 phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan. Sau khi nộp bộ tờ khai hàng nhập khẩu phi mậu dịch vào cửa khai hàng nhập ở cảng Cát Lái chờ để lấy số thứ tự tờ khai, có số thứ tự tờ khai nhân viên Master Lines điền mã tờ khai 93/NNN vào tờ khai, đánh số thứ tự và ghi số lượng bộ chứng từ vào phiếu tiếp nhận tờ khai, sau đó nộp lại bộ tờ khai cho cửa hải quan hàng nhập và đợi, hải quan sẽ nộp lên cấp trên trong khâu hải quan, nhân viên cấp trên xem xét và phê duyệt vào lệnh hình thức là hàng thuộc mức nào, thông thường có 3 mức trong lệnh hình thức: – Mức 1: hàng miễn kiểm không tính thuế. – Mức 2: hàng miễn kiểm có tính thuế. – Mức 3: hàng kiểm và có tính thuế. Máy tính điện tử sẽ mặc định cho lô hàng thuộc mức nào và lãnh đạo sẽ duyệt lô hàng ở mức nào, kết quả lấy theo lãnh đạo. Nếu lô hàng nhập khẩu thuộc mức 1 thì sẽ lấy tờ khai trực tiếp và đến kho trình manifest, tiếp đến làm phiếu xuất kho và nhận hàng. Nếu lô hàng thuộc mức 2 thì sẽ phân công cho nhân viên tính thuế và báo cho Master Lines đến xác nhận trị giá tính thuế trên tờ khai, Master Lines sẽ nhận lại tờ GATT tính thuế (để đưa lại cho công ty Vietubes đi nộp thuế ở cơ quan thuế) và tờ khai hải quan hàng nhập (bản dành cho người khai) và sau đó cũng đến kho và nhận hàng. Trong lô hàng nhập khẩu phi mậu dịch thì hàng luôn bị đánh ở mức 3 nghĩa là hàng chắc chắn bị kiểm. Ở cửa hải quan hàng nhập có các bảng điện tử , khi cấp trên phê duyệt xong thì mã tờ khai của lô hàng sẽ hiện lên màng hình điện tử và cho biết hàng thuộc mức nào, ai sẽ là người tính thuế và kiểm hàng. Bảng điện tử sẽ hiện mã tờ khai 99/NNN là hàng kiểm, cán bộ kiểm Tú Hoa, cán bộ tính thuế Hữu Trên. Master Lines lấy tờ khai đóng phí khai hải quan hàng nhập là 30.000đ, lệ phí kiểm 12.000đ. Tiếp đến Master Lines qua thương vụ cảng đánh mã số cont/seal MSKU3616042/MLMY0637600-20GP, hệ thống máy tính sẽ hiện lên số cont/seal, consignee Master Lines, hàng đóng ở kho 2, trình house bill và master bill cho nhân viên kho, nhân viên kho tiến hành kiểm tra chứng từ chỉ vị trí hàng và nhân viên kiểm Hữu Trên kiểm tra tình trạng bên ngoài hàng hóa, hàng đóng đúng quy cách, tình trạng bao bì thích hợp, mã hàng hóa, tên hàng hóa đúng với tờ khai và lưu thông tin đó trên tờ khai, ký xác nhận là hàng đã kiểm vào lúc 10h20 ngày 12/3/09. Sau đó Master Lines đến cửa khẩu khai hải quan hàng nhập chuyển đến cho nhân viên tính thuế Tú Hoa, nhân viên tính thuế lô hàng bộ nguồn điện với mức thuế là 26% theo mã tra được có trị giá nộp thuế là 1.208.200đ và thuế giá trị gia tăng 5% có trị giá nộp thuế là 292.761đ, cho ra tổng thuế phải nộp 1.509.981đ và ký nhận đã tính thuế. Master Lines lên kho bạc trong cửa hải quan viết giấy báo nộp tiền, đóng tiền và nhận lại tờ khai. (xem phụ lục số 14) Tiếp đến xuống hải quan giám sát kho 2 nộp 1 tờ khai cộng với 2 lệnh D/O của House bill (xem phụ lục số 15) của Master Lines và 1 lệnh D/O của Master bill của hãng tàu Pacificlink Vietnam để trình Manifest, nhân viên giám sát sẽ đối chiếu các lệnh với tờ khai và ký nhận đã khớp, trả lại cho Master Lines 1 lệnh House, 1 lệnh Master và tờ khai hải quan. Sau đó đến cửa hải quan cấp phiếu xuất kho cũng nộp 1 lệnh House, 1 lệnh Master, giấy đóng thuế, nhân viên sẽ kiểm tra và làm phiếu xuất kho, Master Lines nhận phiếu xuất kho và tờ đơn đóng thuế đến kho và xuất trình phiếu xuất kho và nhân viên kho sẽ kéo hàng cho Master Lines. Master Lines cho đội xe của mình đến kho 2 cảng Cát Lái để vận chuyển hàng cho công ty Vietubes. Xe đến kho cẩu hàng lên xe và chở đi. Khi ra cổng hải quan giám sát Master Lines phải làm thủ tục thanh lý kho xuất trình một lệnh House bill và tờ khai, nhân viên hải quan kiểm tra đối chiếu, gữi lại lệnh và trả tờ khai cho Master Lines, lúc này hàng đã được thông quan và ra khỏi cảng. Cuối cùng Master Lines lập một Delivery Report (xem phụ lục số 16), sau khi đội xe giao hàng tại công ty Vietubes, người đại diện nhận hàng sẽ ký nhận là đã nhận hàng. Master Lines lập hóa đơn tính chi phí dịch vụ cho lô hàng và gửi cho công ty Vietubes, công ty Vietubes có thể thanh toán bằng chuyển khoản hay trả tiền trực tiếp. Đây là toàn bộ quy trình cho một lô hàng nhập. Lưu ý: đối với việc khai hải quan hàng nhập phi mậu dịch hay mậu dịch thì quy trình cũng như bộ chứng từ cần để đi khai và thủ tục nhận hàng là như nhau. Nhưng đối với hàng mậu dịch thì việc đóng thuế sẽ do doanh nghiêp nhập khẩu trực tiếp đóng trên cơ quan thuế dựa theo giá trị tờ GATT mà hải quan tính thuế cho lô hàng nhập đó, còn đối với hàng nhập phi mậu dịch thì việc đóng thuế sẽ đóng tại cảng Cát Lái ở kho bạc đặt tại cảng và trị giá nộp thuế sẽ được tính và in ở mặt sau của tờ khai hải quan trước khi nhận hàng. 3.4 Một Số Thuận Lợi Và Khó Khăn Của Công Ty 3.4.1 Những Thuận Lợi Hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ phát triển mạnh do các nhà đầu tư trực tiếp vào Việt Nam ngày càng nhiều. Trong quá trình kinh doanh, công ty luôn đảm bảo được phương châm “Nhanh chóng – An toàn – Chính xác”. Ngoài ra, công ty cũng đưa ra giá cả cạnh tranh, bảo quản hàng hoá tốt, phục vụ tận tình. Công ty cũng đã có được một lượng khách hàng quen và làm ăn lâu dài với công ty. Bên cạnh đó, công ty xúc tiến tìm kiếm các khách hàng mới, nâng cao chất lượng quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng giao nhận vận tải. Trong vấn đề thanh toán công ty luôn được các ngân hàng cũng như các hãng tàu tín nhiệm vì tính chính xác và đúng hạn trong thanh toán. Ngoài ra, việc kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty thuận lợi còn nhờ các nhân tố sau: ¾ Nhờ đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao mà công ty đã thực hiện tốt công tác giao nhận hàng hóa bằng container tốt mặc dù đây là phương thức vận triển khá mới mẻ ở Việt Nam. ¾ Sự năng nổ, nhiệt tình của tập thể nhân viên đã giúp cho việc giao nhận hàng hóa của công ty diễn ra nhanh chóng. ¾ Được giám đốc giao quyền linh động giải quyết mọi tình huống phát sinh trong khâu giao nhận khi không có mặt của giám đốc. ¾ Tinh thần trách nhiệm của các nhân viên khi có sai phạm, điều này góp phần làm giảm bớt rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. ¾ Sự phối hợp hài hòa và thống nhất của các nhân viên trong công ty đã giúp cho quy trình giao nhận từ lúc chuẩn bị chứng từ cho đến lúc nhập hàng hay xuất hàng được thực hiện nhanh chóng. ¾ Sự thiếu đoàn kết trong một tập thể sẽ gây ảnh hưởng cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Ý thức được điều đó, công ty đã xây dựng cho mình một tổ chức đoàn kết gắn bó, giúp đỡ nhau trong công việc, phối hợp các công việc một cách có trình tự góp phần thúc đẩy công việc được hoàn thành nhanh chóng và góp phần tăng doanh thu cho công ty. ¾ Lãnh đạo luôn lắng nghe ý kiến đóng góp cũng như khuyến khích sáng kiến của cấp dưới, sự quan tâm giúp đỡ và đôn đốc của lãnh đạo giúp cho bộ phận giao nhận luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ và hạn chế rủi ro. 3.4.2 Những Khó Khăn Các chính sách Nhà nước thay đổi liên tục nhất là biểu thuế xuất nhập khẩu nên gây khó khăn cho công ty về cách tính giá dịch vụ và cạnh tranh trên thị trường. Một số chính sách thể chế trong cơ chế quản lý của Nhà nước còn thiếu, chưa cụ thể và chưa nhất quán trong một số lĩnh vực như: tài chính, thuế, hải quan… Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu - một số chi phí bồi dưỡng ngoài giờ trong các khâu cung ứng dịch vụ không có chứng từ là điều không thể không có trong quá trình giao nhận hàng hoá của công ty. Về nguồn vốn: nếu so với các công ty quốc doanh, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài thì quy mô của công ty không lớn, tiềm lực tài chính chưa thực sự mạnh. Vì thế công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty có nhiều hạn chế về vốn khi thực hiện các thương vụ lớn. Nguồn vốn kinh doanh còn thiếu so với nhu cầu. Lãi suất ngân hàng còn cao. Nguồn vốn vay chủ yếu là vốn ngắn hạn nên công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc đầu tư dài hạn. Nguồn khách hàng chủ yếu là khách hàng cũ nên khi khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán thì công ty cũng bị ảnh hưởng. Công ty chưa tìm được nhiều thị trường mới vì chưa có đủ kinh phí. Đối với khách hàng trong nước, sau khi Nhà nước cho phép các doanh nghiệp được xuất khẩu trực tiếp thì lượng khách hàng của công ty cũng đã giảm đi đáng kể làm ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng truyền thống đã giao dịch làm ăn với công ty từ khi mới thành lập mang lại lợi nhuận ổn định cho công ty. Tuy nhiên, do tình hình khủng hoảng tài chính toàn cầu, lạm phát… nên số lượng giảm đi. Công ty cần có biện pháp để lôi kéo và tìm thêm khách hàng mới. Công ty phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt với nhiều công ty kinh doanh cùng chức năng do phải đối mặt với hiện tượng giảm giá cước, giành giật khách hàng, chiêu dụ lao động giỏi. Trong lĩnh vực giao nhận đã có nhiều hãng vận tải hàng đầu trên thế giới tham gia vào thị trường Việt Nam, với ưu thế tài chính hùng mạnh, nhiều kinh nghiệm như: NOL, APM, APL, NYK, YML… Các hãng tàu này có điều kiện hoạt động, ưu thế cạnh tranh rất lớn. Đội ngũ nhân viên giao nhận của công ty ít người, do đó khi có nhiều lô hàng thì vô cùng khó khăn, bản thân nghiệp vụ giao nhận của nhân viên vẫn còn nhiều hạn chế. Giá cả nhiên liệu tăng cao cũng ảnh hưởng đến giá thành dịch vụ và khả năng cạnh tranh của công ty. Mặc dù, vẫn còn tồn tại những hạn chế nói trên song công tác giao nhận tại công ty so với tình hình giao nhận vẫn đạt hiệu quả cao về thời gian - chi phí - hiệu quả công việc. CHƯƠNG 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XNK TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG CHƯƠNG 4 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG 4.1 Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu 4.1.1 Thiết Lập Quy Trình Giải Quyết Công Việc Khi có nhiều yêu cầu của khách hàng thì công ty cần thiết lập một qui trình thực hiện công việc từ khâu tư vấn khách hàng cho đến khi giải quyết xong những yêu cầu đó. Qua đó công ty có thể hạn chế được việc ứ đọng công việc do nhiều hợp đồng sử dụng dịch vụ. Công ty có thể chia nhỏ qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ra nhiều khâu theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2 : QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC Tư vấn, tiếp nhận thông tin khách hàng Lên chứng từ Thủ tục hải quan Sắp xếp phương tiện vận chuyển Giao hàng Lập chứng từ thanh toán Ở mỗi khâu công ty cần giao trách nhiệm cho một nhân viên nào đó hiểu rõ về công việc của khâu mình đảm nhận. Việc làm này giúp cho công việc của từng khâu sẽ được tiến hành nhanh chóng mà không bị chồng chéo công việc của từng khâu lên nhau và đạt hiệu quả cao. Đồng thời công ty có thể kiểm sóat được quá trình thực hiên công việc của nhân viên. Công ty cũng cần thiết lập bảng kế họach thực hiện công việc trong từng ngày để biết được những yêu cầu của khách hàng nào cần được hòan thành trước và những yêu cầu nào có thể hoàn thành sau. Việc làm này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy mình được đối xử công bằng (ai có yêu cầu trước thì công việc của họ sẽ được ưu tiên giải quyết trước), qua đó tạo thêm thiện cảm của khách hàng. 4.1.2 Chương Trình Đào Tạo Nhân Viên Nguồn nhân lực đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào cũng đều là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Do đó, công ty cần thực hiện các chương trình đào tạo nhân viên mới cũng như thường xuyên có những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho những nhân viên đang làm việc tại công ty. Để công ty luôn có những nhân viên có khả năng hoàn thành công việc tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng. Đào tạo lúc mới bắt đầu nhận việc: ¾ Nhân viên mới vào làm việc có thể chưa nắm được những công việc cụ thể mà mình phải thực hiện. Do đó, việc áp dụng đào tạo kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ là phù hợp nhất. ¾ Cách thức tổ chức đơn giản nhất là trong quá trình thực hiện công việc nhân viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách mà người hướng dẫn đã chỉ bảo. Đối với công việc giao nhận thường thì nhân viên phải làm việc với nhiều hồ sơ xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan khác nhau nên việc chỉ dẫn một cách cặn kẽ và cụ thể cách khai hồ sơ và những quy trình thủ tục hải quan sẽ giúp cho nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận cách thức làm việc khi phải thực hiện công việc một mình sau này. Đào tạo nhân viên đang làm việc: ¾ Hình thức đào tạo vừa làm vừa học, công ty sẽ để cho nhân viên được luân chuyển qua nhiều chức danh công việc khác nhau trong một khoảng thời gian để nhằm hiểu biết tổng quát về các công việc của các nhân viên ở các khâu sau, nên họ sẽ có điều kiện tạo nhiều thuận lợi cho các nhân viên khâu sau hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ngược lại nhân viên khâu sau sẽ hiểu được công việc của nhân viên ở khâu trước tạo nên một sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý giữa các nhân viên, gắn kết các công việc của nhân viên trở thành một chuỗi mắc xích hỗ trợ tích cực cho nhau nhằm mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng, làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty. Mặt khác, việc tạo ra các nhóm làm việc luân chuyển một cách hợp lý sẽ giúp cho nhân viên tránh được tình trạng đơn điệu, nhàm chán trong công việc. Đồng thời phương pháp này cũng giúp cho công ty tránh được tình trạng người thì có quá nhiều công việc để làm, người thì lại không có việc dễ gây nên lãng phí nguồn nhân lực. Nó còn giúp cho công ty chủ động trong việc bố trí nhân viên thay thế khi có sự nghỉ việc của các nhân viên khác. 4.1.3 Thực Hiện Chính Sách Động Viên Kịp Thời Và Hợp Lý Công ty cần có những chính sách động viên nhân viên của mình để họ thấy rằng công sức họ bỏ ra đóng góp cho hoạt động của công ty không phải là vô ích. Công ty cần khen thưởng kịp thời những nhân viên có biểu hiện tốt trong công việc của tháng đó. Những món quà, tiền thưởng cùng những lời biểu dương của lãnh đạo sẽ là một nguồn động viên rất lớn đối với nhân viên. Qua đó, tạo cho nhân viên niềm tin và sức mạnh để hoàn thành tốt hơn công việc của tháng kế tiếp. Bên cạnh việc khen thưởng công ty cũng cần có những biệp pháp nhắc nhở hay khiển trách đối với những nhân viên không hoàn thành tốt công việc. Nhưng khi nhắc nhở hay khiển trách, lãnh đạo phải thực hiện với thái độ xây dựng, đóng góp, giúp đỡ nhân viên chứ không phải là thái độ ghét bỏ. Nâng bậc lương hàng năm mặc dù phải tùy thuộc vào tình hình kinh doanh lãi lỗ hằng năm của công ty. Tuy nhiên, để khuyến khích những nhân viên làm việc có hiệu quả, trong một số trường hợp được tăng lương và đề bạc trước hạn là để khuyến khích họ tham gia tích cực hơn vào công việc của mình. 4.1.4 Tăng Cường Việc Ứng Dụng Khoa Học Công Nghệ Và Trang Thiết Bị Hiện Đại Vào Phục Vụ Giao Nhận Và Vận Chuyển Quốc Tế Công ty cần sử dụng phần mềm công nghệ thông tin vào công việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Hiện nay, trên thị trường có một loại phần mềm phục vụ cho nhu cầu này là “Phần mềm phục vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế” đây là sản phẩm của Trung tâm Tin học thuộc ĐH Khoa học Tự nhiên TP HCM. Ưu điểm của phần mềm này là xây dựng được một hệ thống quản lý kế toán tài chính đến nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của ngành vận tải Việt Nam hiện nay. Chương trình cũng trợ giúp tối đa việc nhập liệu cho kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ, lập nhanh các chứng từ, tránh được tình trạng trùng lặp và cung cấp đầy đủ báo cáo tài chính. Trung tâm Tin học cho biết phần mềm giúp người sử dụng theo dõi chi tiết mỗi lô hàng và các phát sinh công nợ theo từng loại nghiệp vụ một cách linh hoạt, thống kê nhanh, cung cấp nhiều tiện ích về tra cứu và kiểm tra dữ liệu, giúp phát hiện các sai sót trong khâu nhập liệu. Chương trình chạy trên môi trường Visual Basic và SQL Server với đầy đủ chức năng bảo mật và an toàn dữ liệu. Hiện công ty vận tải Vinatrans đang vận hành tốt phần mềm này. Hiện nay công ty đang sử dụng một loại phần mềm của công ty INTTRA (như hình bên dưới). Phần mềm giúp công ty booking tàu, xem lịch trình tàu chạy, làm vận đơn…. một cách nhanh chóng. Hiện nay công ty chưa áp dụng hình thức khai hải quan điện tử nhưng cũng đã có kế hoạch sử dụng hình thức này đang chờ cấp trên xem xét và duyệt. Nâng cấp mạng Internet để các bộ phận có thể nhận và trả lời email với khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nâng cấp các thiết bị văn phòng để hỗ trợ tốt hơn cho các nhân viên khi thực hiện công việc. Công ty cần trang bị phương tiện vận chuyển trong quá trình giao nhận như đội xe chở hàng của công ty. Điều này đòi hỏi tốn kém nhưng bù lại nếu hàng hóa nhiều công ty sẽ tiết kiệm được chi phí thuê xe và giúp cho công tác giao nhận mang tính cơ động và linh hoạt. 4.2 Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty ³ Hoàn thiện chính sách chiêu thị Hoạt động kinh doanh của công ty là một loại hình kinh doanh dịch vụ. Sản phẩm của loại hình kinh doanh này thường không cụ thể. Vì vậy, công ty thường rất khó có thể thuyết phục được khách hàng, nhất là những khách hàng lần đầu tiên biết về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp để họ có thể quyết định sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty. Do dó, để thực hiện tốt việc trên công ty cần phải có những chính sách chiêu thị thích hợp. Trong lĩnh vực dịch vụ nơi mà đường ranh giới giữa tiếp thị và hoạt động kinh doanh gần như không bao giờ có thì việc phân tách các trách nhiệm này là rất mơ hồ. Các nhân viên cung cấp các dịch vụ giao nhận của công ty chính là những người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Do đó, họ đóng vai trò rất quan trọng trong việc tiếp thị dịch vụ giao nhận của công ty. ³ Thiết lập marketing theo nhiều cách tiếp cận khách hàng: ¾ Chủ động hơn trong việc tiếp cận khách hàng bằng cách tổ chức nhân viên sales của công ty theo các cách sau : – Tổ chức tiếp cận theo ngành hay theo hướng vận tải. Mỗi nhân viên sẽ phụ trách một ngành sản xuất hay một tuyến vận tải. Thường xuyên liên hệ với khách hàng nên sẽ hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng cũng như nắm bắt được thị trường mà mình phụ trách. – Tổ chức tiếp cận thị trường theo phạm vi lãnh thổ. Mỗi nhân viên sales được phân công phụ trách một số địa bàn nhất định, như vậy sẽ tạo được tính chủ động và trách nhiệm công việc. – Tổ chức tiếp cận khách hàng theo danh mục cụ thể. Mỗi nhân viên sales được giao danh sách một số khách hàng, mục tiêu và nhiệm vụ của nhân viên là phải thường xuyên liên hệ với khách hàng sao cho nhận được sự ủng hộ tối đa từ họ. ¾ Chính sách xúc tiến : – Tăng cường quảng cáo sao cho xây dựng được hình ảnh của một công ty dịch vụ giao nhận vận tải có chất lượng cao, an toàn cho hàng hóa, có tầm hoạt động rộng. Công ty cần đầu tư vào khâu quảng cáo xúc tiến nhằm tạo ấn tượng trong lòng khách hàng về công ty và dịch vụ của công ty. – Công ty có thể đăng quảng cáo trên các trang báo ngoại thương, tạp chí thương mại, Sài Gòn Tiếp Thị, in ấn các Cataloges, Brochue để giới thiệu đến khách hàng. Gia tăng hiệu quả hoạt động quảng cáo trên các trang web thương mại. Chào giá thấp cho những thương vụ lớn, chiết khấu cho các khách quen thuộc. Các biện pháp trên góp phần thông tin đến các doanh nghiệp nước ngoài để họ quyết định thuê dịch vụ của công ty. Từ đó, công ty sẽ gia tăng dịch vụ nhằm tăng doanh thu. – Nhưng công ty cần tránh nâng cao những kỳ vọng của khách hàng ra ngoài tầm với của tổ chức mình. Thu hút nhiều khách hàng mới bằng việc quảng cáo là rất tốt, nhưng nếu quảng cáo bằng những hứa hẹn sai lệch thì khách hàng tất nhiên sẽ bị thất vọng cho sự cách biệt giữa những gì công ty đang cung cấp cho khách hàng và những gì được quảng cáo. – Thiết nghĩ nếu thực hiện được những vấn đề trên thì việc khách hàng lựa chọn dịch vụ của công ty cho những hoạt động kinh doanh của mình là điều rất dễ xảy ra. Qua đó sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh ngày càng cao đối với dịch vụ giao nhận của công ty. Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu để tìm được giá cước ưu đãi phù hợp với nhiều tuyến đường thì công ty nên thường xuyên theo dõi lịch trình tàu như thế nào. Công ty sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu để xin lịch tàu (Shipping Schedule). Nhân viên sales cần phải năng động tìm kiếm, gọi điện để biết rõ lịch trình tàu có phù hợp với tuyến đường và giá cả của khách hàng hay không. Nếu hãng tàu đó cung cấp phù hợp tuyến đường nhưng giá cả hơi cao hơn so với khách hàng đưa ra thì phải nhạy bén liên hệ với các hãng tàu còn lại để tìm ra một giá hài lòng với khách hàng. Tất nhiên là giá hãng tàu đưa ra phải thấp so với công ty chào giá khách hàng. Ngoài việc công ty mua giá cước từ hãng tàu và bán lại cho dịch vụ chuyên chở cho khách hàng, công ty phải tính thêm một số chi phí khác như: thuê phương tiện vận tải, phí làm thủ tục hải quan… mới có thể đạt được doanh thu và mang lại lợi nhuận. Song song với việc tìm giá cước tốt nhất thì nhân viên sales của công ty cần nổ lực, nhanh nhẹn, thể hiện khả năng chuyên nghiệp của mình tìm kiếm được những khách hàng trực tiếp. Vì công ty kí hợp đồng giao nhận với khách hàng trực tiếp thì mới kiếm được lợi nhuận cao, còn khách hàng không phải là khách hàng trực tiếp mà công ty phải mua lại giá cước của một công ty vận tải khác rồi bán lại cho một số khách hàng. Qua nhiều trung gian như vậy giá sẽ không còn nhiều lời, thậm chí gần bằng với giá vốn. KẾT LUẬN Công ty TNHH Liên Vận Minh Tường là một công ty có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Và có thể nói, tình hình giao nhận vận tải hàng hoá tại công ty trong thời gian qua là tương đối hợp lý. Tuy không phải là không có những khó khăn vướng mắc nhưng với sự nhiệt tình của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty, hiệu quả của quá trình giao nhận từng bước được cải thiện và đã góp phần vào hiệu quả hoạt đông kinh doanh chung của công ty. Trong giai đoạn hiện nay, với sự toàn cầu hoá của nền kinh tế thế giới đã đặt công ty đứng trước những cơ hội cũng như những thách thức mới. Cơ hội đó là thị trường rộng lớn với sự cạnh tranh bình đẳng. Thách thức là môi trường kinh doanh ngày càng gay gắt, sự tụt hậu sẽ diễn ra nhanh chóng nếu như không có sự đổi mới kịp thời. Cũng như những doanh nghiệp khác, vấn đề then chốt của công ty hiện nay là làm sao trụ vững, mở rộng và phát triển hơn nữa. Do đó, công ty nên khắc phục những mặt còn tồn tại, có chiến lược tận dụng triệt để những tiềm năng của mình để nâng cao nâng lực cạnh tranh của công ty. Đồng thời tranh thủ nắm bắt những cơ hội của thời đại để thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của công ty. KIẾN NGHỊ ³ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC Hoàn thiện cơ sở pháp lý: hiện nay nhà nước ta chưa có một cơ sở lý luận chung thống nhất cho ngành giao nhận ngoại thương nên công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chủ yếu thực hiện theo kinh nghiệm, vì thế hiệu quả hoạt động không cao. Các cấp, các ngành, viện nghiên cứu kinh tế, các trường đại học cần phối hợp để đưa ra một cơ sở lý luận chung thống nhất từ quy chế, giảng giải, thực hiện… để tất cả mọi người tham gia hoạt động trong lĩnh vực này tuân theo. Cần cải thiện lại hệ thống giao thông giúp cho hoạt động vận chuyển hàng hoá được nhanh chóng hơn. Trong công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan là một bộ phận rất quan trọng, mang tính ảnh hưởng quyết định đến tiến độ thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp. Thực tế, thủ tục hải quan Việt Nam còn rườm rà, phức tạp gây nhiều trở ngại, khó khăn làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp, mặt khác còn nhiều kẻ hở tạo điều kiện cho tiêu cực phát sinh. Do đó, để phục vụ các doanh nghiệp tốt hơn cũng như nhanh chóng hội nhập với Thế Giới bên ngoài cần gấp rút cải tiến triệt để quy trình thủ tục này. Hay nói cách khác phải xây dựng hải quan thành lực lượng chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu và hiện đại, hoạt động minh bạch, liêm chính và có hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu của tình hình và nhiệm vụ phát triển kinh tế đất nước. Khối lượng hàng hóa cần thông quan ngày càng nhiều nhưng lực lượng Hải quan còn ít nên nhiều lúc là mất thời gian của doanh nghiệp trong quá trình khai báo làm thủ tục Hải quan vì vậy các cơ quan chức năng Hải quan cần bổ xung thêm lực lượng cán bộ Hải quan, phân công công việc hợp lý tránh ùn tắc hồ sơ. Chống các cán bộ Hải quan hạch sách, phiền nhiễu cho doanh nghiệp. Cần bỏ bớt thủ tục rườm rà để quy trình đươc thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Nên áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc đăng ký làm thủ tục Hải quan xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp bởi thông quan. Hiện nay mạng luới của Hải quan còn yếu kém dễ bị rớt mạng do đó cũng là nguyên nhân gây ùn tắc hồ sơ. Hải quan điện tử sẽ giúp mở tờ khai nhanh hơn, hiện nay về mặt này Hải quan còn nhiều yếu kém. Công khai và cung cấp cho doanh nghiệp các văn bản thông tư thay đổi thủ tục Hải quan và lập đường dây nóng để giải quyết kịp thời các phát sinh, vướng mắc. Có biện pháp mạnh để bài trừ tệ nạn nhũng nhiễu tiêu cực tại một số bộ phận trong đội ngũ nhân viên Hải quan. Công tác giao nhận có liên quan đến nhiều ngành nghề khác nhau, cụ thể là ngành vận tải, bảo hiểm, ngân hàng, giám định… Do đó, để tạo điều kiện thuận lợi tốt nhất cho công tác giao nhận hay giúp cho ngành giao nhận phát triển thì không thể không có sự phát triển đồng bộ từ các lĩnh vực khác. ³ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TY Hoàn thiện hơn nữa khả năng kinh doanh qua mạng: Thương mại điện tử là một xu hướng phát triển thương mại trên Thế Giới do đặc tính ưu việt của nó. Thương mại điện tử cho phép công ty nhận biết những thông tin, những văn bản mới, những yêu cầu của khách hàng về tiêu chuẩn dịch vụ giá cả, từ đó công ty có thể điều chỉnh phương án kinh doanh tốt hơn. Tăng cường quảng cáo trên các trang web thương mại vì đây là thị trường lớn có nhiều tiềm năng. Tham gia vào tổ chức hiệp hội kinh doanh chuyên ngành: Việc này giúp cho công ty kịp thời nắm bắt thông tin, cập nhật quy chế, chính sách nhà nước cũng như hưởng các ưu đãi dành riêng cho thành viên hiệp hội. Tham gia vào tổ chức cũng giúp cho công ty giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, tiếng nói của doanh nghiệp cũng là tiếng nói của hiệp hội. Ngoài ra, môi trường thân mật và sôi nổi của hiệp hội cũng giúp cho doanh nghiệp mạnh dạn đề ra những ý kiến, vướng mắc khó khăn để nhận được những đóng góp chân thành và có ích từ các thành viên khác. Đây còn là dịp các doanh nghiệp giao lưu trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau về chuyên ngành kinh doanh và hợp tác làm ăn. Trong nội bộ công ty: Hoạt động giao nhận tuy không phức tạp về mặt nghiệp vụ nhưng thực tế nó đòi hỏi cán bộ giao nhận phải có nhiều nổ lực vượt qua những thiệt thòi nhất định khi đảm trách công việc này. Trong nhiều trường hợp mỗi khi có lô hàng xuất đi hay nhập về nhân viên giao nhận khi tiến hành thủ tục xuất nhập khẩu thường phải mất rất nhiều thời gian cho việc lo các thủ tục, các loại chứng từ và không kể cả việc chờ đợi qua ngày. Nhiều lúc do yêu cầu công việc mà người giao nhận phải chấp nhận làm việc theo những giờ giấc bất thường. Chính vì điều đó mà nhân viên giao nhận trở nên ít có cơ hội để trao dồi, nâng cao trình độ nghiệp vụ và cơ hội thăng tiến. Công ty nên có chính sách đãi ngộ thích đáng đối với nhân viên giao nhận. Chẳng hạn như: tuỳ theo khối lượng công việc và tính chất phức tạp của từng lô hàng mà công ty có thể trích thưởng phù hợp với những đóng góp của nhân viên giao nhận. TÀI LIỆU THAM KHẢO ³ Sách tham khảo : GS.TS VÕ THANH THU- KỸ THUẬT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU – NXB THỐNG KÊ 01/2005 TS LÊ VĂN BẢY – GIÁO TRÌNH BÀI GIẢNG – NĂM 2008 TS HÀ THỊ NGỌC OANH – GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT KINH DOANH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ - NXB THỐNG KÊ – NĂM 2004 ³ Luận văn tốt nghiệp : NGUYỄN THỊ THU NGA – NĂM 2005 - TRƯỜNG ĐH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP.HCM CAO THỊ HỒNG THƠ – NĂM 2002 - TRƯỜNG ĐH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP.HCM NGUYỄN PHÚ CƯỜNG – NĂM 2004 - TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP.HCM ³ Trang web : www.mot.gov.vn ( BỘ THƯƠNG MẠI ) www.customs.gov.vn ( TỔNG CỤC HẢI QUAN ) www.vneconomy.com.vn ( THỜI BÁO KINH TẾ VIỆT NAM ) www.mof.gov.vn ( BỘ TÀI CHÍNH VIỆT NAM ) www.vienkinhte.hochiminhcity.gov.vn www.vnexpress.net ³ Tài liệu từ công ty : Hồ sơ thành lập công ty Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty năm 2007- 2008 Các tài liệu và chứng từ khác PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ TÊN PHỤ LỤC 1 SHIPPING NOTE 2 LỆNH CẤP CONTAINER RỖNG 3 TỜ KHAI HẢI QUAN HÀNG XUẤT 4 PHỤ LỤC TỜ KHAI HẢI QUAN HÀNG XUẤT 5 COMMERCIAL INVOICE 6 PACKING LIST 7 BILL DETAIL 8 BILL OF LADING ( CIFF ) 9 BILL OF LADING ( MERCURY – HOUSE BILL ) 10 BILL OF LADING ( MASTER BILL ) 11 GIẤY BÁO NHẬN HÀNG 12 LỆNH GIAO HÀNG 13 TỜ KHAI HQ XUẤT KHẨU/NHẬP KHẨU PHI MẬU DỊCH 14 GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG TIỀN MẶT 15 LỆNH GIAO HÀNG 16 DELIVERY REPORT SƠ ĐỒ 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SƠ ĐỒ 2 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC BIỂU ĐỒ 1 BIỂU ĐỒ CƠ CẤU DOANH THU NĂM 2007 BIỂU ĐỒ 2 BIỂU ĐỒ CƠ CẤU DOANH THU NĂM 2008 BIỂU ĐỒ 3 BIỂU ĐỒ CƠ CẤU CHI PHÍ NĂM 2007 BIỂU ĐỒ 4 BIỂU ĐỒ CƠ CẤU CHI PHÍ NĂM 2008 BẢNG 1 MỘT SỐ CHỈ TIÊU KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 2 NĂM 2007 VÀ 2008