Nghiệp vụ giao tiếp hành chính tại Công ty Cổ phần cơ điện lạnh REE

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách Hành Chính Quốc gia và sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thì nghiệp vụ Giao tiếp Hành Chính nói riêng cũng đóng một phần quan trọng trong công cuộc đổi mới đất nước, đồng thời đã thể hiện vai trò không nhỏ cho hiệu quả công việc của mỗi cơ quan. Trong hai năm học tập tại trường em đã được nhận về Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE. Tại đây em đã được học hỏi những công việc thực tế với mục đích là gắn Nhà trường với xã hội, kết hợp với lí thuyết đã học ở trường để ứng dụng vào công việc thực tế. Qua đó học sinh được tiếp xúc trực tiếp với các nghiệp vụ như tổ chức hội nghị, hội thảo, các chuyến đi công tác, cung cấp thông tin cho lãnh đạo mà nghiêp vụ giao tiếp Hành Chính là một công việc không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan, xí nghiệp nhằm trao đổi với cơ quan, xí nghiệp khác. Giao tiếp Hành Chính là một trong những công việc chủ yếu của người thư kíư tại cơ quan. Báo cáo này gồm có 3 phần chính, Đó là: PHẦN LỜI NÓI ĐẦU: PHẦN NỘI DUNG: - Khái quát chung về cơ quan đơn vị mình thực tập - Cơ sở Lí luận - Nghiệp vụ giao tiếp Hành Chính tại công ty PHẦN KẾT LUẬN: Tuy nhiên em đã nhận thức được tầm quan trọng của Nghiệp vụ Văn phòng song đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với thực tế, với các hoạt động của cơ quan, khả năng nhận thức và các kiến thức thực tế còn hạn chế. Chính vì vậy chuyên đề thực tập tốt Nghiệp của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo cũng như ưy kiến đóng góp của các cô chú, các anh chị trong văn phòng cơ quan công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE và của các thầy cô giáo, để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và cung là giúp em hiểu biết về công việc chuyên môn của mình. Em xin chân thành cảm ơn!.

doc29 trang | Chia sẻ: banmai | Ngày: 27/02/2013 | Lượt xem: 247 | Lượt tải: 0download
Tóm tắt tài liệu Nghiệp vụ giao tiếp hành chính tại Công ty Cổ phần cơ điện lạnh REE, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Lêi nãi ®Çu: Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y víi yªu cÇu c¶i c¸ch Hµnh ChÝnh Quèc gia vµ sù ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña khoa häc c«ng nghÖ th× nghiÖp vô Giao tiÕp Hµnh ChÝnh nãi riªng còng ®ãng mét phÇn quan träng trong c«ng cuéc ®æi míi ®Êt n­íc, ®ång thêi ®· thÓ hiÖn vai trß kh«ng nhá cho hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña mçi c¬ quan. Trong hai n¨m häc tËp t¹i tr­êng em ®· ®­îc nhËn vÒ C«ng ty Cæ PhÇn C¬ §iÖn L¹nh ree. T¹i ®©y em ®· ®­îc häc hái nh÷ng c«ng viÖc thùc tÕ víi môc ®Ých lµ g¾n Nhµ tr­êng víi x· héi, kÕt hîp víi lÝ thuyÕt ®· häc ë tr­êng ®Ó øng dông vµo c«ng viÖc thùc tÕ. Qua ®ã häc sinh ®­îc tiÕp xóc trùc tiÕp víi c¸c nghiÖp vô nh­ tæ chøc héi nghÞ, héi th¶o, c¸c chu‎yÕn ®i c«ng t¸c, cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o…mµ nghiªp vô giao tiÕp Hµnh ChÝnh lµ mét c«ng viÖc kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan, xÝ nghiÖp nh»m trao ®æi víi c¬ quan, xÝ nghiÖp kh¸c. Giao tiÕp Hµnh ChÝnh lµ mét trong nh÷ng c«ng viÖc chñ yÕu cña ng­êi th­ kÝ‎ t¹i c¬ quan. B¸o c¸o nµy gåm cã 3 phÇn chÝnh, §ã lµ: PhÇn Lêi nãi ®Çu: PhÇn néi dung: - Kh¸i qu¸t chung vÒ c¬ quan ®¬n vÞ m×nh thùc tËp - C¬ së LÝ luËn - NghiÖp vô giao tiÕp Hµnh ChÝnh t¹i c«ng ty PhÇn kÕt luËn: Tuy nhiªn em ®· nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña NghiÖp vô V¨n phßng song ®©y lµ lÇn ®Çu tiªn em ®­îc tiÕp xóc víi thùc tÕ, víi c¸c ho¹t ®éng cña c¬ quan, kh¶ n¨ng nhËn thøc vµ c¸c kiÕn thøc thùc tÕ cßn h¹n chÕ. ChÝnh v× vËy chuyªn ®Ò thùc tËp tèt NghiÖp cña em khã tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong ®­îc sù chØ b¶o còng nh­ ‎y kiÕn ®ãng gãp cña c¸c c« chó, c¸c anh chÞ trong v¨n phßng c¬ quan c«ng ty Cæ PhÇn C¬ §iÖn L¹nh ree vµ cña c¸c thÇy c« gi¸o, ®Ó b¸o c¸o cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n vµ cung lµ gióp em hiÓu biÕt vÒ c«ng viÖc chuyªn m«n cña m×nh. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n!. PhÇn II: PhÇn néi dung: Kh¸i qu¸t chung vÒ c¬ quan ®¬n vÞ m×nh thùc tËp C«ng ty Cæ PhÇn C¬ §iÖn L¹nh ree §­îc thµnh lËp vµo n¨m 1977 t¹i thµnh phè Hå ChÝ Minh. Trô së chÝnh : 364 Céng Hßa –T©n B×nh –Thµnh Phè Hå ChÝ Minh. Chi nh¸nh t¹i Hµ Néi 41B Ly Th¸i Tæ- QuËn Hoµn KiÕm- Hµ Néi Nh÷ng dÊu Ên cña REE : - 1977 Thµnh lËp c«ng ty quèc doanh. - 1993 C«ng ty ®Çu tiªn cña ViÖt Nam cæ phÇn hãa víi vèn 16 tû ®ång. - 1996 Thµnh lËp c«ng ty : Reetech s¶n xuÊt hµng c¬ ®iÖn gia dông vµ c«ng nghiÖp. S¶n phÈm Reetech ®Çu tiªn xuÊt x­ëng. - 1997 Ph¸t hµnh tr¸i phiÕu c«ng ty ra Quèc tÕ. - 1998 Vèn ®iÒu lÖ 150 tû ®ång. - 2000 C«ng ty ViÖt Nam ®Çu tiªn niªm yÕu trªn thÞ tr­êng chøng kho¸n. §¹t chøng nhËn tiªu chuÈn chÊt l­îng Quèc tÕ ISO 9002. - 2002 T¨ng vèn ®iÒu lÖ lªn 225 tû ®ång. Sau h¬n hai m­¬i n¨m trong lÜnh vùc c¬ ®iÖn REE M & E ®­îc thµnh lËp víi 100% vèn cña REE. REE chÝnh thøc tham gia lÜnh vùc kinh doanh bÊt ®éng s¶n. C«ng ty qu¶n ly bÊt ®éng s¶n ra ®êi. Khai tr­¬ng tßa nhµ E.TOWN. - 2003 §¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng Quèc tÕ ISO 9001 – 2000. C¸c ho¹t ®éng chÝnh cña REE : - DÞch vô c¬ ®iÖn cho c¸c c«ng tr×nh c«ng nghiÖp, th­¬ng m¹i vµ d©n dông. - S¶n xuÊt m¸y ®iÒu hßa kh«ng khÝ Reetech, s¶n phÈm gia dông vµ tñ ®iÖn vµ s¶n phÈm c¬ khÝ c«ng nghiÖp. - Ph¸t triÓn vµ khai th¸c bÊt ®éng s¶n. - Ho¹t ®éng ®Çu t­ tµi chÝnh vµo c¸c c«ng ty, ng©n hµng cæ phÇn. GÇn 30 n¨m ho¹t ®éng REE ®­îc biÕt ®Õn nh­ mét c«ng ty tiÒn phong v­¬n lªn tõ nh÷ng thö th¸ch. DÊu Ên cña REE tr¶i dµi theo tõng chÆng ®­êng ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc b»ng nh÷ng c«ng tr×nh lín vµ nh÷ng s¶n phÈm ®iÖn l¹nh chÊt l­îng cao mang th­¬ng hiÖu Reetech. Qua nhiÕu c«ng tr×nh träng ®iÓm kh¾p ®Êt n­íc tõ c¸c s©n bay quèc tÕ ®Õn c¸c kh¸ch s¹n n¨m sao, tõ c¸c nhµ m¸y C«ng NghiÖp, Nhµ H¸t, Ttr­êng häc, BÖnh viÖn,…®· gãp phÇn thay ®æi diÖn m¹o cña ®Êt n­íc. C«ng ty ®· tõng b­íc ph¸t triÓn lín m¹nh vµ v÷ng b­íc trªn th­¬ng tr­êng. Tù hµo lµ mét nhµ thÇu C¬ §iÖn L¹nh lín m¹nh nhÊt ViÖt Nam ®ñ kh¶ n¨ng c¹nh tranh víi c¸c nha thÇu n­íc ngoµi. Cã mét ®iÒu kh«ng thÓ phñ nhËn ®­îc REE ®·, vµ ®ang lµ nhµ thÇu lín m¹nh nhÊt ViÖt Nam. S¬ ®å ho¹t ®éng kinh doanh REE : Héi §ång qu¶n trÞ Tæng gi¸m ®èc §Çu t­ vµo c¸c c«ng ty vµ ng©n hµng cæ phÇn Ph¸t triÓn vµ khai th¸c bÊt ®éng s¶n S¶n xuÊt m¸y ®iÒu hßa nhiÖt ®é, hµng gia dông tñ diÖn… DÞch vô c¬ ®iÖn c«ng tr×nh c«ng nghiÖp, th­¬ng m¹i vµ d©n dông P. Kinh doanh vµ tiÕp thÞ P. §Çu t­ vµ ph¸t triÓn C«ng ty qu¶n ly bÊt ®éng s¶n X­ëng ®iÖn X­ëng th¸p gi¶i nhiÖt X­ëng c¬ khÝ Nhµ m¸y s¶n xuÊt ®iÒu hßa kh«ng khÝ P. Kü thuËt P. B¶o hµnh vµ b¶o tr× P. Kinh doanh P. KÕ To¸n P. VËt t­ P. Thi c«ng vµ b¶o hµnh P. Qu¶n lÝ hîp ®ång P. Kinh doanh vµ kü thuËt P. Ph¸t triÓn thÞ tr­êng C¬ së lÝ luËn Chóng ta ®Òu biÕt r»ng, giao tiÕp lµ mét nhu cÇu, lµ mét ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña con ng­êi, ®Æc biÖt lµ c¸c v¨n phßng – trung t©m giao tiÕp cña c¬ quan lµ ng­êi th­ ky v¨n phßng – ng­êi trùc tiÕp thùc hiÖn chøc n¨ng giao tiÕp. §Ó tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp ®¹t kÕt qu¶ tèt th× c¸c ®èi t­îng giao tiÕp nãi chung vµ ng­êi th­ ky v¨n phßng nãi riªng cÇn n¾m v÷ng c¸c h×nh thøc giao tiÕp, nguyªn t¾c giao tiÕp vµ kü n¨ng giao tiÕp. – C¸c h×nh thøc giao tiÕp : Con ng­êi giao tiÕp víi nhau b»ng nhiÒu h×nh thøc. Sù ph©n lo¹i h×nh thøc giao tiÕp c¨n cø vµo nhiÒu tiªu chÝ kh¸c nhau. C¨n cø vµo tÝnh chÊt tiÕp xóc th× ho¹t ®éng giao tiÕp chia lµm hai lo¹i: - Giao tiÕp trùc tiÕp: lµ giao tiÕp kh«ng qua c¸c kh©u trung gian, giao tiÕp mÆt ®èi mÆt. - Giao tiÕp gi¸n tiÕp: lµ th«ng qua mét kh©u trung gian nµo ®ã ®Ó giao tiÕp. HiÖn nay ë c¸c c«ng së cã mét h×nh thøc giao tiÕp võa mang tÝnh chÊt trùc tiÕp, võa mang tÝnh gi¸n tiÕp, ®ã lµ giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i. C¨n cø vµo tÝnh chÊt cña giao tiÕp th× cã thÓ chia lµm hai lo¹i: - Giao tiÕp chÝnh thøc. - Giao tiÕp kh«ng chÝnh thøc. C¨n cø vµo vÞ thÕ giao tiÕp th× ho¹t ®éng giao tiÕp ®­îc chia lµm 3 lo¹i: - Giao tiÕp ë thÕ m¹nh. - Giao tiÕp ë thÕ yÕu. - Giao tiÕp ë thÕ c©n b»ng. Nh×n chung trong qu¸ tr×nh lµm viÖc ë c«ng së ng­êi th­ ky v¨n phßng hÇu hÕt ®Ò tham gia vµo c¸c h×nh thøc giao tiÕp c¬ b¶n sau: - Giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i. - Giao tiÕp qua v¨n b¶n. - Giao tiÕp qua c¸c cuéc häp, héi nghÞ, héi th¶o - Giao tiÕp víi l·nh ®¹o, ®ång nghiÖp vµ kh¸ch. – C¸c nguyªn t¾c giao tiÕp hµnh chÝnh : 1. §¶m b¶o hµi hßa lîi Ých cña c¸c bªn tham gia: Trong giao tiÕp c«ng së ®èi t­îng giao tiÕp ®Õn víi ng­êi th­ ky vµ c¬ quan th­êng mang mét môc ®Ých nhÊt ®Þnh nµo ®ã vµ hä lu«n mong muèn nguyÖn väng cña hä trë thµnh hiÖn thùc. Tuy nhiªn, trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc l¹i x¶y ra hai t×nh huèng: - §èi t­îng giao tiÕp ®­îc ng­êi th­ ky hoÆc c¬ quan ®¸p øng yªu cÇu, nguyÖn väng, tøc lµ cuéc giao tiÕp thµnh c«ng ë xu h­íng tÝch cùc. - Ng­êi th­ ky hoÆc c¬ quan kh«ng ®¸p øng yªu cÇu cña ®èi t­îng giao tiÕp. Lîi Ých mµ con ng­êi h­íng tíi trong ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh cã thÓ lµ lîi Ých vËt chÊt hoÆc lîi Ých tinh thÇn. V× vËy, ng­êi th­ ky ph¶i x¸c ®Þnh, cè g¾ng ®¶m b¶o sù hµi hßa gi÷a c¸c bªn khi tham gia giao tiÕp. Nguyªn t¾c nµy ®ßi hái ng­êi th­ ky v¨n phßng trong ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh cÇn chó y nh÷ng ®iÓm sau: - T×m hiÓu t©m ly cña kh¸ch còng nh­ yªu cÇu, môc ®Ých cña kh¸ch vµ môc ®Ých cña c¬ quan, ®¬n vÞ cÇn ®¹t tíi. - Trong giao tiÕp gi¸n tiÕp th× ng­êi th­ ky ph¶i gióp c¬ quan vµ thñ tr­ëng thu thËp th«ng tin vÒ phÝa ®èi t¸c vµ lîi Ých mµ hä h­íng tíi. - §Æt môc tiªu sao cho môc ®Ých cña c¬ quan m×nh ®¹t ®­îc vµ lîi Ých cña ®èi t­îng giao tiÕp còng ®­îc tháa m·n mét phÇn hay toµn bé. Cã nh­ vËy th× cuéc giao tiÕp míi ®em l¹i kÕt qu¶ cao cho c«ng viÖc. - Ngay c¶ trong tr­êng hîp lîi Ých cña ®èi t­îng giao tiÕp kh«ng ®­îc tháa m·n th× ng­êi th­ ky cÇn tá th¸i ®é c¶m th«ng, chia sÏ chø kh«ng ®­îc tháa m·n, hiÕu th¾ng hoÆc thê ¬. 2. CÇn ®­a ra nhiÒu gi¶i ph¸p ®Ó ®èi t­îng giao tiÕp cã thÓ lùa chän vµ quyÕt ®Þnh: Trong ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh, nh×n chung c¸c bªn tham gia ®Òu mong muèn ®¹t ®­îc môc ®Ých. Tuy nhiªn thùc tÕ c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp l¹i kh«ng ®¸p øng ®­îc hoµn toµn nh÷ng yªu cÇu ®ã vµ viÖc mét bªn tham gia giao tiÕp kh«ng ®¹t ®­îc môc ®Ých lµ lÏ th­êng t×nh. Th­ ky v¨n phßng cÇn hiÓu biÕt t×nh h×nh thùc tÕ ®ã vµ ph¶i ®Æt ra mét nhiÖm vô lµm thÕ nµo ®Ó cã thÓ tháa m·n ®­îc tÊt c¶ hay mét phÇn nµo ®ã cña ng­êi giao tiÕp. NÕu kh«ng tháa m·n ®­îc th× còng ph¶i lµm thÕ nµo cho ®èi t­îng giao tiÕp hiÓu vµ chÊp nhËn thùc tÕ víi t©m lÝ tho¶i m¸i vµ vÉn cßn tinh thÇn ®Ó hîp t¸c vÒ sau. §Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c nµy, ng­êi th­ ky v¨n phßng cÇn chó y mét sè ®iÓm sau: - CÇn l¾ng nghe kh¸ch tr×nh bµy yªu cÇu, nguyÖn väng cña hä vµ c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ xem cã thÓ ®¸p øng ®­îc tÊt c¶ c¸c yªu cÇu cña kh¸ch, th­ ky cÇn ph¶i v¹ch nhanh mét sè ph­¬ng ¸n ®Ó kh¸ch cã thÓ lùa chän. - Khi ®­îc giao nhiÖm vô bµn b¹c hoÆc ®µm ph¸n víi mét ®èi t¸c vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã, th­ ky cÇn ph©n tÝch t×nh thÕ cho c¶ hai bªn vµ cã thÓ ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p ®Ó cuéc th­¬ng l­îng ®¹t kÕt qu¶ cao. - Khi ®­îc giao tæ chøc ®iÒu hµnh mét cuéc häp, nÕu cã mét vÊn ®Ò phøc t¹p hay ch­a thèng nhÊt, th­ ky cã thÓ ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, sau ®ã ®Ò nghÞ mäi ng­êi th¶o luËn, c©n nh¾c vµ quyÕt ®Þnh lùa chän mét trong c¸c ph­¬ng ¸n ®ã. 3. Coi träng vµ vËn dông tèt c¸c quy ph¹m kh¸ch quan trong giao tiÕp: - Quy ph¹m kh¸ch quan trong giao tiÕp Hµnh ChÝnh ®­îc hiÓu lµ nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt do Nhµ N­íc ban hµnh hoÆc nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt mang tÝnh quèc tÕ . C¸c quy ph¹m nµy lµ c¸c quy ph¹m cña qu¶n lÝ hµnh chÝnh . Lîi Ých kh«ng thÓ v­ît qu¸ nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt ®¸ quy ®Þnh cho mäi ng­êi vµ do ®ã trong giao tiÕp Hµnh ChÝnh kh«ng thÓ kh«ng dùa vµo nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt . Bªn c¹nh ®ã, quy ph¹m kh¸ch quan cßn cã thÓ lµ nh÷ng quy ph¹m ®¹o ®øc mµ x· héi thõa nhËn hoÆc nh÷ng quy luËt tÊt yÕu cña chÝnh s¸ch mµ con ng­êi buéc phÈi chÊp nhËn. - §Ó vËn dông nguyªn t¾c nµy, th­ kÝ v¨n phßng cÇn n¾m vøng nhøng chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch, c¸c quy ph¹m ph¸p luËt hiÖn hµnh cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña c¬ quan hoÆc liªn quan trùc tiÕp ®Õn nhiÖm vô cña m×nh; ®ång thêi th­ kÝ còng cÇn n¾m ®­îc c¸c quy ph¹m ®¹o ®øc cña d©n téc m×nh hoÆc cña c¸c n­íc cã liªn quan ®Õn ®èi t­îng giao tiÕp ®Ó vËn dông chung khi cÇn thiÕt. 4 . CÇn coi träng ¶nh h­ëng cña c¸c mèi quan hÖ C¸c ®èi t­îng giao tiÕp ®èi víi ng­êi th­ kÝ v¨n phßng vÒ c¬ b¶n ®­îc ph©n thµnh 2 nhãm: - §èi t­îng giao tiÕp lµ kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi c¬ quan: trong ®ã kh¸ch cã thÓ lµ cÊp trªn, cã thÓ lµ ®ång nghiÖp ë c¬ quan b¹n, hoÆc cã thÓ lµ kh¸ch ®Õn liªn hÖ c«ng viÖc. - §èi t­îng giao tiÕp lµ kh¸ch néi bé c¬ quan bao gåm: thñ tr­ëng c¬ quan, l¸nh ®¹o ®¬n vÞ vµ ®ång nghiÖp trong c¬ quan. ViÖc ph©n lo¹i ®èi t­îng giao tiÕp nh­ trªn gióp ng­êi th­ kÝ v¨n phßng x¸c ®Þnh ®­îc m×nh ®ang ®øng ë vÞ thÕ giao tiÕp nµo tõ ®ã lùa chän ng«n ng÷ hoÆc c¸ch thøc giao tiÕp cho hîp lÝ. Tuy nhiªn, trong quan hÖ giao tiÕp hµnh chÝnh ng­êi th­ kÝ l¹i gÆp ph¶i c¸c t×nh huèng khã xö gi÷a mét bªn lµ c«ng viÖc, mét bªn lµ c¸c mèi quan hÖ. Tr­êng hîp nh­ vËy th× th­ kÝ cÇn linh ho¹t ®Ó xö lÝ mét c¸ch thÝch hîp, kh«ng nªn qu¸ cøng nh¾c hoÆc cùc ®oan qu¸. §iÒu c¬ b¶n nhÊt lµ ng­êi th­ kÝ v¨n phßng ph¶i x¸c ®Þnh mäi ng­êi trong cuéc giao tiÕp ®Òu lµ quan träng, cÇn ph¶i t«n träng hä vµ ph¶i gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng yªu cÇu, ®Ò nghÞ cña hä mét c¸ch tèt nhÊt. Ngoµi 4 nguyªn t¾c võa tr×nh bµy ë trªn, ng­êi th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i dùa trªn nh÷ng nguyªn t¾c giao tiÕp cña ng­êi ViÖt ®Ó thùc hiÖn c¸c cuéc giao tiÕp cã hiÖu qu¶: ®ã lµ nh÷ng cëi më, ©n cÇn, chu ®¸o, hiÕu kh¸ch vµ lÞch sù. - c¸c kü n¨ng giao tiÕp hµnh chÝnh Ng­êi th­ kÝ còng nh­ bÊt cø ng­êi nµo tham gia giao tiÕp nµo ®Òu ph¶i sö dông c¸c kü n¨ng giao tiÕp c¬ b¶n nh­ : nghe, nãi, ®äc, viÕt vµ ph¶n biÖn. 1, Kü n¨ng nghe : Kü n¨ng nghe lµ mét trong nh÷ng kü n¨ng quan träng trong giao tiÕp hµng chÝnh, nã ®ßi hái ng­êi th­ kÝ ph¶i rÌn luyÖn th­êng xuyªn ®Ó cã thÓ hiÓu ®­îc nhu cÇu, t©m tr¹ng cña ®èi t­îng giao tiÕp hoÆc thu l­îm ®­îc nhiÒu th«ng tin ®Ó cã thÓ xö lÝ th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c, ®ång thêi thÓ hiÖn sù t«n träng ®èi vêi ®èi t­îng giao tiÕp. - §Ó cã ®­îc mét kÝ n¨ng nghe trong giao tiÕp hµnh chÝnh, ng­êi th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i chó ‎ ‎y ®Õn mét sè ®iÓm sau: - S½n sµng nghe: th¸i ®é s½n sµng nghe ®­îc thÓ hiÖn ë nh÷ng hµnh vi cô thÓ, ch¼ng h¹n: Khi chu«ng ®iÖn tho¹i reo, cÇn nhanh chãng nhÊc m¸y, tù x­ng danh. Khi cã kh¸ch bªn ngoµi ®Õn lµm viÖc, cÇn ph¶i chñ ®éng, gîi më, l¾ng nghe nh÷ng yªu cÇu cña kh¸ch. Víi kh¸ch néi bé, nªn t¹o mét thãi quen ®Ó ®ång nghiÖp nhËn thÊy m×nh lu«n s½n sµng gióp ®ì c¸c yªu cÇu cña hä. - Trong qu¸ tr×nh giao tiÕp, th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i dµnh mét thêi gian nhÊt ®Þnh ®Ó nghe ®èi t­îng giao tiÕp nãi hÕt c¸c suy nghÜ, c¸c ‎y kiÕn cña m×nh. Tr­êng hîp nµy gióp cho ®èi t­îng giao tiÕp chñ ®éng tr×nh bµy y kiÕn cña m×nh vµ hä cóng c¶m thÊy ®­îc coi träng , cßn ng­êi th­ kÝ v¨n phßng thêi gian ®Ó hiÓu ®­îc c¸c yªu cÇu, ®Ò nghÞ cña kh¸ch, tuy nhiªn cã vµi tr­êng hîp, thÊy ®èi t­îng giao tiÕp tr×nh bµy dµi dßng, lén x«n th× th­ kÝ v¨n phßng cÇn kiªn nhÊn nghe mét lóc råi xin lçi kh¸ch, c¾t ngang lêi nãi cña hä, yªu cÇu hä tr×nh bµy, vÊn ®Ò mét c¸ch trùc tiÕp vµ gi¶m bít c¸c th«ng tin kh«ng cÇn thiÕt . Tr­êng hîp nµy chØ ¸p dung khi ng­êi th­ kÝ cã qu¸ Ýt thêi gian hoÆc do kh¸ch tr×nh ®é thÊp kh«ng thÓ tù tr×nh bµy vÊn ®Ò cña m×nh. - Khi nghe ®èi t­îng giao tiÕp tr×nh bµy, th­ kÝ v¨n phßng cÇn huy ®éng mäi kh¶ n¨ng cã thÓ ®Ó nhanh chãng n¾m b¾t c¸c th«ng tin tõ phÝa ®èi t­îng giao tiÕp vµ nÕu hä tr×nh bµy kh«ng râ rµng , m¹ch l¹c thi b¶n th©n ng­êi th­ kÝ ph¶i tù s¾p xÕp c¸c th«ng tin theo mét tËt tù l«gic ®Ó tõ ®ã cã thÓ gióp ng­êi th­ kÝ v¨n phßng xö lÝ mäi th«ng tin. - Khi nghe ng­êi kh¸c nãi th­ kÝ v¨n phßng cÇn biÕt thÓ hiÖn c¸c cö chØ phi ng«n ng÷ nh­ : ®iÖu bé, nÐt mÆt, giäng nãi… ®Ó gióp cho ®èi t­îng giao tiÕp nhËn thÊy ng­êi th­ kÝ t«n träng hä vµ quan t©m ®Õn c¸c yªu cÇu cña hä. NÕu lµ giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i, th­ kÝ cÇn xen thªm mét vµi lêi trong qu¸ tr×nh nghe hoÆc thÓ hiÖn ng÷ ®iÖu, lêi nãi cho phï hîp, gióp cho ng­êi ë ®Çu d©y bªn kia nhËn thÊy ng­êi th­ kÝ ®¸ hiÓu y hä vµ l¾ng nghe hä. Víi lo¹i giao tiÕp trùc tiÕp th­ kÝ nªn nh×n th¼ng vµo ®èi t­îng giao tiÕp víi th¸i ®é khÝch lÖ ®Ó ®èi t­îng giao tiÕp thÊy m×nh hiÓu y. Trªn thùc tÕ viÖc nghe cã rÊt nhiÒu møc ®é nh­ng nh×n chung kü n¨ng nghe cña ng­êi th­ kÝ ph¶i ®¹t ®Õn tr×nh ®é nghe thÊu c¶m, nghe hiÓu, nghe ®Ó xö lÝ th«ng tin cÇn thiÕt 2, Kü n¨ng nãi: Kü n¨ng nãi lµ mét kü n¨ng rÊt quan träng trong ho¹t ®éng giao tiÕp b»ng lêi. Víi giao tiÕp hµnh chÝnh, ®©y lµ mét kü n¨ng ®­îc sö dông th­êng xuyªn trong c¸c ho¹t ®éng tiÕp kh¸ch, héi häp hoÆc ®iÖn tho¹i. Ng­êi th­ kÝ kh«ng chØ biÕt l¾ng nghe mµ cßn biÕt tr×nh bµy y kiÕn hoÆc c¸c biÖn ph¸p gi¶i quyÕt cña m×nh. §Ó cho ho¹t ®éng giao tiÕp ®¹t kÕt qu¶ tèt, th­ kÝ v¨n phßng cÇn x¸c ®Þnh m×nh nãi c¸i g× vµ nãi nh­ thÕ nµo. §Ó thùc hiÖn ®­îc kü n¨ng nãi, th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i chó y mét sè ®iÓm sau: - Giäng nãi: khi giao tiÕp, ng­êi th­ kÝ cÇn nãi ë møc ®é cao phï hîp, ®ñ cho ®èi t­îng giao tiÐp nghe râ c¸c th«ng tin tõ lêi nãi cña m×nh. NÕu nãi tr­íc sè ®«ng cÇn nãi to h¬n, cßn khi nãi víi mét hai ng­êi kh¸ch ®èi diÖn th× cÇn nãi ë ®é võa ph¶i. Tèc ®é lêi nãi kh«ng nªn nãi nhanh qu¸ hoÆc chËm qu¸ dÓ phï hîp víi hoµn c¶nh vµ ®èi t­îng giao tiÕp. - KÕt hîp víi cö chØ, ng÷ ®iÖu, nÐt mÆt: Cö chØ phi ng«n ng÷ lu«n lu«n t¹o ra søc m¹nh hoÆc t¹o thµnh vËt c¶n cho lêi nãi. Th«ng th­êng, trong khi nãi, ng­êi th­ kÝ cÇn ®iÒu chØnh t­ thÕ ngåi tho¶i m·i, tù tin, d¸ng ®øng sao cho t¹o ®­îc vÎ duyªn d¸ng, kÝn ®¸o ®ång thêi h­íng sù chó y vÒ phÝa ®èi t­îng giao tiÕp, ¸nh m¾t nh×n th¼ng vµ tiÕp xóc nhiÒu víi ng­êi nghe. Sù tiÕp xóc b»ng m¾t kh«ng chØ ®­a l¹i cho ng­êi nghe c¶m gi¸c th©n t×nh, cëi më vµ c¶ sù tin cËy vµo ng­êi nãi. - Mét trong nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ khi nãi lµ ng­êi th­ kÝ v¨n phßng nªn cã thuËt kh«i hµi ®óng lóc vµ ®óng chè . §iÒu nµy ®Æc biÖt quan träng khi giao tiÕp víi nh÷ng ng­êi kh¸ch khã tÝnh hoÆc khi thñ tr­ëng vµ ®ång nghiÖp gÆp chuyÖn bùc m×nh. Sù kh«i hµi, dÝ dám hµm chøa chÊt trÝ tuÖ vµ tÝnh th©n ¸i sÐ gióp cho ng­êi th­ kÝ gi¶i táa ®­îc t©m lÝ c¨ng th¼ng ë c¶ ng­êi nãi vµ ng­êi nghe. - Mét yÕu tè rÊt quan träng trong ho¹t ®éng b»ng lêi lµ ng­êi th­ kÝ ph¶i biÕt diÔn ®¹t lêi nãi sao cho tr«i ch¶y, dÔ hiÓu. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i cã mét vèn tõ phong phó, ph¶i co nh÷ng kiÕn thøc nhÊt ®Þnh vÒ ng÷ ph¸p. §Ó sö dông ng«n ng÷ cã hiÖu qu¶ ®iÒu quan träng lµ ph¶i c¨n cø vµo ®èi t­îng, hoµn c¶nh vµ néi dung giao tiÕp ®Ó lùa chän ng«n ng­ giao tiÕp sao cho phï hîp. Ng­êi th­ kÝ ph¶i cã n¨ng lùc tr×nh bµy mét vÊn ®Ò hoµn chØnh tr­íc ®¸m ®«ng hoÆc ph¶i cã n¨ng lùc t­ diÔn ®¹t y ®å cña m×nh sao cho ®èi t­îng giao tiÕp hiÓu ®óng, hiÓu chÝnh x¸c. 3, Kü n¨ng ®äc: Trong ho¹t ®éng v¨n phßng, th­ kÝ tham gia vµo mét h×nh thøc giao tiÕp qua v¨n b¶n, th­ tõ giao dÞch vµ xö lÝ c¸c v¨n b¶n ®Õn. Do ®ã ngoµi kh¶ n¨ng nghe, nãi, th­ kÝ v¨n phßng cÇn cã kü n¨ng ®äc. Kü n¨ng ®äc ë ®©y ®­îc quan niÖm lµ ®äc hiÓu, ®äc ®Ó xö lÝ th«ng tin hoÆc chuyÓn giao v¨n b¶n mét c¸ch chÝnh x¸c. V× thÕ, th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i rÌn cho m×nh mét thãi quen khi cã v¨n b¶n ®Õn ph¶i nhanh chãng ®äc ®Ó n¾m b¾t ®­îc néi dung chÝnh x¸c v¨n b¶n. Th«ng qua viÖc ®äc vµ xö lÝ th«ng tin qua v¨n b¶n th­ kÝ ®· thÓ hiÖn ®­îc tr×nh ®é giao tiÕp vµ phong c¸ch lµm viÖc cña m×nh. §Ó cã thÓ sö dông kü n¨ng ®äc trong giao tiÕp hµnh chÝnh, th­ kÝ v¨n phßng cÇn rÌn luyÖn b»ng mét sè kü n¨ng sau: - Ph¶i biÕt ®Æt c©u hái tr­íc, trong vµ sau khi ®äc: V¨n b¶n lo¹i g×? Néi dung ®Ò cËp vÊn ®Ò g×? ChuyÓn cho ai? Xö lÝ thÕ nµo? - Ph¶i nhanh chãng tiÕp cËn néi dung chi tiÕt cña v¨n b¶n. Tr­íc hÕt ph¶i t×m bè côc lín cña v¨n b¶n ®Ó n¾m tæng qu¸t vÒ mÆt néi dung, sau ®ã b¾t ®Çu ®äc y lín trong tõng phÇn. - Trong khi ®äc th­ kÝ cÇn ®¸nh dÊu hoÆc lÊy bót mÇu lµm næi bËt nhøng y quan träng ®Ó gióp cho ng­êi l·nh ®¹o hoÆc c¸c bé phËn cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt cã thÓ nh×n thÊy ngay nh÷ng vÊn ®Ò ®ã mµ kh«ng cÇn t×m l©u. - Sau khi ®äc xong tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n, trong mét sè tr­êng hîp cÇn thiÕt (thñ tr­ëng yªu cÇu hoÆc thêi gian cña thñ tr­ëng kh«ng cã nhiÒu thêi gian hoÆc do v¨n b¶n qu¸ dµi) th­ kÝ cã thÓ tãm t¾t nhøng y chÝnh cña v¨n b¶n (b»ng miÖng hoÆc b»ng v¨n b¶n kh¸c) ®Ó tr×nh bµy cho l·nh ®¹o. Cã kü n¨ng ®äc tèt lµ mét tiªu chuÈn chøng tá ng­êi th­ kÝ v¨n phßng cã kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é giao tiÕp tèt, gãp phÇn mang l¹i uy tÝn cho b¶n th©n ng­êi th­ kÝ còng nh­ uy tÝn cña c¬ quan. 4, Kü n¨ng viÕt: Cóng gièng nh­ kü n¨ng nãi, kü n¨ng viÕt ®ßi hái ng­êi th­ kÝ ph¶i x¸c ®Þnh viÕt cho ai? ViÕt c¸i g×? ViÕt nh­ thÕ nµo? Th«ng qua viÖc so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n, ng­êi th­ kÝ sÏ thÓ hiÖn ®­îc tr×nh ®é häc vÊn cña m×nh, ®Æc biÖt lµ tr×nh ®é xö lÝ th«ng c¸c tin vµ truyÒn th«ng tin ®Õn c¸c ®èi t­îng qu¶n lÝ gióp l·nh ®¹o. - Qua viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n hoÆc c¸c th­ tõ giao dÞch, nÕu ®­îc viÕt tèt, viÕt chuÈn mùc th× ®èi t­îng giao tiÕp cßn hiÓu ®­îc t×nh c¶m, th¸i ®é vµ møc ®é quan hÖ gi÷a hai thñ tr­ëng nh­ thÕ nµo. Do ®ã, th­ kÝ v¨n phßng cÇn x¸c ®Þnh viÕt lµ mét ho¹t ®éng rÊt quan träng nh»m thiÕt lËp hoÆc duy tr× c¸c mçi quan hÖ cña c¬ quan m×nh, thñ tr­ëng m×nh víi c¸c ®èi t­îng tiÕp nhËn v¨n b¶n. - Th­ kÝ v¨n phßng cÇn n¾m ®­îc c¸c b­íc so¹n th¶o v¨n b¶n vµ quan träng nhÊt lµ sau khi ®· tæng hîp ®Çy ®ñ th«ng tin ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc lo¹i v¨n b¶n g× cho phï hîp. Tõ ®ã vËn dông nh÷ng h×nh thøc vÒ v¨n b¶n nh­ : thÓ thøc, mÉu so¹n th¶o v¨n b¶n vµ ®Æc biÖt lµ ng«n ng÷ v¨n b¶n hµnh chÝnh ®Ó lµm sao diÔn ®¹t ®­îc c¸c th«ng tin mang tÝnh chÊt qu¶n lÝ , ph¸p lÝ mét c¸ch chÝnh x¸c , dÔ hiÓu . §Ó cã ®­îc kü n¨ng viÕt, ®ßi hái ng­êi th­ kÝ ph¶i cã mét sè ®iÓm sau: + N¾m v÷ng c¸c vÊn ®Ò cÇn viÕt hoÆc cÇn tr×nh bµy . + Khi viÕt th­ kÝ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc ®Ò c­¬ng v¨n b¶n , x¸c ®Þnh y nµo lµ träng t©m vµ tr×nh bµy bè côc v¨n b¶n nh­ thÕ nµo. C¸c phÇn, c¸c y trong v¨n b¶n ®­îc s¾p xÕp cã hÖ thèng vµ c©n ®èi, ph¶i theo mét trËt tù l«gic t¹o ra tÝnh m¹ch l¹c, dÔ hiÓu cho v¨n b¶n . + Khi viÕt ng­êi th­ kÝ ph¶i ®Æt m×nh vµo vÞ trÝ cña ng­êi ®äc ®Ó dù liÖu nh÷ng ph¸n ®o¸n, th¾c m¾c hoÆc nh÷ng yªu cÇu mµ ng­êi ®äc cã thÓ yªu cÇu hoÆc ®ßi hái. Lµm ®­îc viÖc nµy tøc lµ ng­êi th­ kÝ ®· thùc hiªn ®­îc tÝnh kh¸ch quan trong so¹n th¶o v¨n b¶n vµ t¨ng thªm søc thuyÕt phôc cña v¨n b¶n . + Khi viÕt nªn tr×nh bµy ng¾n gän, ®ñ y vµ ®óng chñ ®Ò . + Ng­êi th­ kÝ kh«ng chØ cã n¨ng lùc vÒ vËn dông tõ ng÷ hoÆc cã vèn tõ phong phó, n¾m ®­îc ng÷ ph¸p TiÕng viÖt mµ cßn ph¶i quan t©m ®Õn lèi tr×nh bµy, diÔn ®¹t. Mét v¨n b¶n tr×nh bµy ®Ñp, ®óng thÓ thøc, nghiªm tóc víi mét lèi hµnh v¨n trong s¸ng m¹ch l¹c kh«ng chØ lµm cho ng­êi ®äc hiÓu nhanh, hiÓu ®óng mµ cßn t¹o sù thiÖn c¶m cho ng­êi ®äc vµ còng ph¶n ¸nh tr×nh ®é giao tiÕp cña ng­êi viÕt . III : nghiÖp vô giao tiÕp hµnh chÝnh t¹i c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh ree I - giao tiÕp qua viÖc tiÕp kh¸ch: V¨n phßng lµ ®Çu mèi giao tiÕp cña c¬ quan nªn hµng ngµy lu«n lµ n¬i ®ãn tiÕp kh¸ch tõ bªn ngoµi ®Õn giao dÞch, trao ®æi c«ng viÖc hoÆc ®Ò ®¹t c¸c yªu cÇu, nguyÖn väng cÇn gi¶i quyÕt . VÒ mét ph­¬ng diÖn kh¸c tiÕp kh¸ch cßn lµ mét phÇn cña s¶n xuÊt, kinh doanh. S¶n xuÊt, kinh doanh lµ ph¶i cã kh¸ch hµng vµ kh¸ch hµng lµ trªn hÕt. TiÕp kh¸ch chu ®¸o, gi÷ ®­îc kh¸ch hµng chÝnh lµ ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt , kinh doanh tån t¹i vµ ph¸t triÓn. 1, §ãn kh¸ch: T¹i phßng Kinh Doanh mäi ng­êi lµm viÖc víi mçi nhiÖm vô kh¸c nhau. Th­ kÝ‎ ®­îc bè trÝ phßng lµm viÖc riªng ®Çy ®ñ tiÖn nghi nh­ c¸c ®å dïng cÇn thiÕt bµn ghÕ, ®iÖn tho¹i, Êm chÐn… trªn t­êng cã treo c¸c ¶nh vÒ ho¹t ®éng cña c«ng ty trªn bµn cã ®Æt c¸c tê r¬i, catalog vÒ ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ phßng thu kÝ ®­îc th«ng víi phßng Kinh Doanh vµ phßng th­ kÝ ®­îc ®Æt ë mét vÞ trÝ dÔ quan s¸t . - Khi kh¸ch ®Õn c«ng ty, ng­êi th­ kÝ ®ãn kh¸ch mét c¸ch niÒm më, th©n thiÖn, lÞch sù. Sau ®ã, giíi thiÖu vÒ m×nh vµ t×m hiÓu yªu cÇu cña kh¸ch . VÝ dô: Chµo chÞ! T«i lµ T­êng th­ kÝ cña c«ng ty. T«i cã thÓ gióp g× cho chÞ kh«ng ¹? Trong tr­êng hîp kh¸ch ®Õn mµ ng­êi th­ kÝ ®ang bËn nãi ®iÖn tho¹i hoÆc ®ang lµm viÖc víi kh¸ch th× ng­êi th­ kÝ dõng l¹i, chµo hái kh¸ch míi ®Õn vµ mêi kh¸ch ngåi ®îi, sau ®ã quay lai lµm viÖc tiÕp víi ng­êi kh¸ch cò ®ång thêi gi¶i quyÕt nhanh chãng ®Ó ng­êi kh¸ch míi khái ph¶i chê l©u . Trong khi t×m hiÓu yªu cÇu cña kh¸ch, th­ kÝ ®¸ t×m hiÓu mét sè th«ng tin vÒ kh¸ch. Víi nh÷ng kh¸ch ®­a danh thiÕp ®Òu ®­îc th­ kÝ l­u l¹i vµ ghi vµo sæ Khi k¸ch tr×nh bµy nh÷ng yªu cÇu, ®Ò nghÞ, th­ kÝ lu«n hái râ xem kh¸ch cÇn gÆp ai? CÇn ®Ò nghÞ, trao ®æi hoÆc cÇn gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò g×? tõ ®ã chuyÓn c¸c yªu cÇu cña kh¸ch ®Õn bé phËn cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt mét c¸ch chÝnh x¸c . 2, Gi¶i quyÕt c¸c yªu cÇu cña kh¸ch: §©y lµ mét vÊn ®Ò quan träng cña viÖc tiÕp kh¸ch, hÇu nh­ tÊt c¶ nh÷ng ng­êi kh¸ch ®Õn c¬ quan ®Òu cã mét yªu cÇu, ®Ò nghÞ hoÆc mét c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt . - §èi víi kh¸ch cã yªu cÇu gÆp thñ tr­ëng: Th­ kÝ cña c«ng ty ®· t×m hiÓu râ vÊn ®Ò mµ kh¸ch ®­a ra. NÕu nhËn xÐt thÊy vÊn ®Ò kh«ng cÇn thiÕt ph¶i ®­a ra tr×nh thñ tr­ëng, th­ kÝ ®· khÐo lÐo gi¶i thÝch cho kh¸ch vµ chuyÓn yªu cÇu hoÆc giíi thiÖu kh¸ch ®Õn nh÷ng bé phËn chøc n¨ng ®Ó gi¶i quyÕt . VÝ dô: Th­a «ng! C«ng ty t«i ®¸ cã sù ph©n c«ng c«ng viÖc cô thÓ, vÊn ®Ò nµy thuéc thÈm quyÒn gi¶i quyÕt cña phßng hµnh chÝnh. ¤ng cã thÓ lµm viÖc víi phßng hµnh chÝnh phßng 102 tÇng mét, nÕu «ng xuèng ngay b©y giê thi tèt qu¸ . Víi nh÷ng tr­êng hîp cÇn thiÕt, th­ kÝ gäi b¸o c¸o cho thñ tr­ëng ®Ó ‏hÑn giê tiÕp kh¸ch mét c¸ch chñ ®éng vµ chu ®¸o . Khi ®­îc thñ tr­ëng ®ång y, th­ kÝ dÉn kh¸ch vµo phßng giíi thiÖu kh¸ch víi thñ tr­ëng råi míi quay ra. NÕu nh­ thñ tr­ëng bËn häp hoÆc ®i c«ng t¸c th× th­ kÝ hÑn kh¸ch quay l¹i vµo mét thêi ®iÓm thÝch hîp vµ hái xem kh¸ch cã nh¾n hoÆc göi lai th­ tõ, tµi liÖu ®Ó chuyÓn cho thñ tr­ëng . - §èi víi kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi c¸c bé phËn chøc n¨ng, th­ kÝ xem giÊy giíi thiÖu vµ ghi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vµo sæ, sau ®ã giíi thiÖu kh¸ch ®Õn c¸c bé phËn cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt hoÆc chØ dÉn cho kh¸ch n¬i cÇn ®Õn. - §èi víi kh¸ch ®Õn tham quan (®· hÑn tr­íc), th­ kÝ mêi kh¸ch ngåi, tiÕp n­íc råi b¸o ngay cho ng­êi cã tr¸ch nhiÖm hoÆc ng­êi ®­îc ph©n c«ng ®Õn tiÕp. 3, Xö lÝ c¸c t×nh huèng ®Æc biÖt khi tiÕp kh¸ch: Trong qu¸ tr×nh tiÕp kh¸ch, th­ kÝ v¨n phßng cña c«ng ty ®· gÆp ph¶i mét sè t×nh huèng khã xö. Song ng­êi th­ kÝ ®· b×nh tÜnh, kiªn tr×, th¸i ®é lÞch sù, mÒm dÎo, ch©n thµnh kÕt hîp víi kh¶ n¨ng ph©n tÝch vµ ph¸n ®o¸n t×nh h×nh sù viÖc còng nh­ t©m lÝ cña kh¸ch vµ nhanh chãng t×m ra c¸ch øng phã kÞp thêi, phï hîp . VÝ dô: Thñ tr­ëng ®ang bËn tiÕp kh¸ch cÊp trªn trong phßng riªng cña thñ tr­ëng. Cã mét vÞ kh¸ch nhÊt quyÕt ®ßi gÆp thñ tr­ëng ngay lËp tøc . Trong tr­êng hîp nµy, ng­êi th­ kÝ ®¸ mêi kh¸ch ngåi, mêi n­íc vµ tù giíi thiÖu vÒ m×nh, sau ®ã nhanh chãng t×m hiÓu t©m lÝ cña kh¸ch. Víi mét th¸i ®é c¶m th«ng, ©n cÇn vµ lÞch sù th­ kÝ ®· hái tªn vµ yªu cÇu cña vÞ kh¸ch ®ã. Sau khi ®· sµng läc th«ng tin vµ ®o¸n ®­îc yªu cÇu cña vÞ kh¸ch nµy thuéc thÈm quyÒn gi¶i quyÕt cña c¸ nh©n hoÆc ®¬n vÞ nµo . - NÕu yªu cÇu cña kh¸ch thuéc thÈm quyÒn gi¶i quyÕt cña c¸c phßng ban, ®¬n vÞ chøc n¨ng hoÆc cña cÊp phã th× th­ kÝ mÒm máng gi¶i thÝch víi kh¸ch ®Ó cho kh¸ch yªn t©m, tin t­ëng vµ kh«ng cßn y ®Þnh kiÕn quyÕt gÆp thñ tr­ëng . VÝ dô: VÊn ®Ò nµy ®ång chÝ Gi¸m ®èc ®· ñy quyÒn cho ®ång chÝ tr­ëng phßng kü thuËt. HiÖn ®ång chÝ ®ang cã mÆt t¹i phßng lµm viÖc. Xin lêi «ng vui lßng lªn phßng 301 tÇng 3 ®Ó gi¶i quyÕt. T«i sÏ b¸o ngay cho ®ång chÝ tr­ëng phßng kü thuËt ®Ó ®ång chÝ Êy tiÕp «ng . - NÕu yªu cÇu cña kh¸ch thuéc thÈm quyÒn cña thñ tr­ëng: th­ kÝ xin lçi kh¸ch vµ tr×nh bµy víi kh¸ch r»ng thñ tr­ëng ®ang dù mét cuéc häp rÊt quan träng kh«ng thÓ t¹m dõng ®­îc vµ hÑn kh¸ch quay l¹i vµo thêi gian sím nhÊt sau khi ®· liªn l¹c víi thñ tr­ëng b»ng ®iÖn tho¹i . Tr­êng hîp cã nhiÒu kh¸ch ®Õn mét lóc, yªu cÇu ®­îc gÆp thñ tr­ëng, th­ kÝ ®· s¾p xÕp cho ng­êi cã giÊy hÑn gÆp tr­íc, ng­êi tõ tØnh xa tíi, ng­êi cã c«ng viÖc qu¸ cÊp b¸ch kh«ng thÓ tr× ho·n. §ång thêi th­ kÝ còng gi¶i thÝch râ cho mäi ng­êi cïng biÕt vÒ sù ­u tiªn ®ã . II – giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i : NÕu tiÕp kh¸ch lµ h×nh thøc giao tiÕp trùc tiÕp th× trao ®æi c«ng viÖc hoÆc nãi chuyÖn qua ®iÖn tho¹i l¹i lµ h×nh thøc giao tiÕp võa gi¸n tiÕp võa trùc tiÕp v× hai ng­êi tuy ë c¸ch xa nhau nh­ng l¹i cã thÓ nghe ®­îc tiÕng nãi cña nhau . T¹i c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE th­ kÝ lµ ng­êi trùc ®iÖn tho¹i tæng vµ liªn l¹c víi c¸c phßng ban qua c¸c sè m¸y lÎ. 1, Khi nhËn ®iÖn tho¹i: Th­ kÝ nhÊc èng nghe vµ x­ng danh . VÝ dô: Al«! V¨n phßng c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE xin nghe ! - Khi ng­êi th­ kÝ ®ang bËn lµm mét c«ng v¨n gÊp hoÆc lµm mét viÖc cÇn ph¶i tËp trung tuyÖt ®èi mµ cã chu«ng ®iÖn tho¹i reo. Th­ kÝ nhÊc m¸y víi mét th¸i ®é niÒm në, lÞch sù giíi thiÖu vÒ m×nh vµ hái yªu cÇu cña kh¸ch. NÕu yªu cÇu cña kh¸ch thuéc thÈm quyÒn gi¶i quyÕt cña th­ kÝ mµ kh«ng qu¸ cÊp b¸ch th× th­ kÝ tõ chèi mét c¸ch khÐo lÐo, lÞch sù . VÝ dô: Xin lçi ! «ng cã thÓ gäi l¹i cho t«i sau 10 phót sau? t«i ®ang gië mét c«ng viªc rÊt gÊp kh«ng thÓ tiÕp chuyÖn ngay b©y giê ®­îc. Xin c¶m ¬n! - Khi trao ®æi qua ®iÖn tho¹i : Th­ kÝ trao ®æi ng¾n gän c¶ khi kh¸ch gäi ®Õn còng nh­ m×nh gäi ®i. ViÖc nãi ng¾n gän qua ®iÖn tho¹i kh«ng chØ gióp c¬ quan tiÕt kiÖm thêi gian, tiÒn cña, mµ ®iÒu quan träng h¬n lµ kh«ng ®Ó cho ®­êng d©y liªn l¹c bi gi¸n ®o¹n qu¸ l©u . - Trong lóc nhËn ®iªn tho¹i, th­ kÝ chuÈn bÞ s½n giÊy, bót ®Ó ghi c¸c th«ng tin, c¸c lêi nh¾n vµ khÐo lÐo hái tªn kh¸ch (khi thñ tr­ëng ®i v¾ng ) VÝ dô: §ång chÝ thñ tr­ëng hiÖn kh«ng cã mÆt ë ®©y, ®ång chÝ cã ®iÒu g× nh¾n l¹i kh«ng? Xin ®ång chÝ vui lßng cho biÕt qói danh ®Ó t«i th­a l¹i víi ®ång chÝ thñ tr­ëng. - Th­ kÝ sÏ cung cÊp cho kh¸ch mét sè th«ng tin cÇn thiÕt vµ lu«n lu«n thËn träng mÆc dï th­ kÝ biÕt lµ ng­êi l·nh ®¹o muèn cho ng­êi gäi ®Õn biÕt th«ng tin ®ã. - Khi ng­êi gäi nhÇm sè phô trong c«ng ty hoÆc muèn hái mét viÖc g× liªn quan ®Õn c«ng ty m×nh nh­ng kh«ng biÕt ai ®Ó hái. Th­ kÝ gi¶i thÝch cho kh¸ch biÕt vµ biÕt ch¾c lµ chuyÓn ®óng . VÝ dô: T«i lÊy lµm tiÕc lµ ®ång chÝ gäi nhÇm sè phô. T«i sÏ chuyÓn ®­êng d©y ®Ó ®ång chÝ nãi chuyÖn vãi ®ång chÝ tr­ëng phßng, sè phô cña ®ång chÝ Êy lµ 25, xin ®ång chÝ chê t«i mét l¸t . - KÕt thóc cuéc nãi chuyÖn: ng­êi th­ kÝ lu«n kÕt thóc cuéc nãi chuyÖn mét c¸ch hîp lÝ vµ th©n mËt. Tr­íc khi kÕt thóc ng­êi th­ kÝ bao giê còng c¶m ¬n ng­êi gäi sau ®ã míi chµo kh¸ch. VÝ dô: C¶m ¬n ®ång chÝ ®· cho chóng t«i biÕt ®Çy ®ñ th«ng tin, t«i sÏ b¸o c¸o l¹i víi l·nh ®¹o vµ sÏ gäi ®iÖn tr¶ lêi ®ång chÝ. Chµo ®ång chÝ. 2, Khi gäi ®iÖn ®i: T¹i c«ng ty,ng­êi th­ kÝ v¨n phßng kh«ng chØ cã nhiÖm vô nhËn ®iÖn tho¹i mµ th­êng xuyªn con ph¶i gäi ®iÖn ®Õn c¸c c«ng ty b¹n ®Ó cñng cè mçi quan hÖ vµ xem hä ®· cã yªu cÇu g× trong thêi gian tíi ®Ó cßn hÑn ng­êi ®Õn gÆp hoÆc b¸o c¸o l¹i cho cÊp trªn. Ng­êi th­ kÝ chuÈn bÞ kÜ c¸c th«ng tin cÇn trao ®æi tr­íc khi gäi ®i vÝ dô: T«i lµ Th¬m, ë c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE gäi ®Õn, xin ®­îc lµm viÖc víi bé phËn kinh doanh cña c«ng ty. Cã nh÷ng vÊn ®Ò phøc t¹p mµ kh«ng thÓ nãi qua ®iÖn tho¹i ®­îc th­ kÝ hÑn g¨p råi trao ®æi sau. Khi nãi chuyÖn qua diÖn tho¹i th­ kÝ tËp trung vµo nh÷ng chñ ®Ò chÝnh kh«ng nãi chuyÖn réng dµi vµ h¹n chÕ nh÷ng c©u hái th¨m, x· giao. Ngoµi ra ng­êi th­ kÝ kh«ng cung cÊp nh÷ng th«ng tin quan träng, bÝ mËt nÕu nhiÒu ng­êi biÕt sÏ ¶nh h­ëng ®Õn sù ph¸t triÓn cña c«ng ty m×nh. Khi ng­êi th­ kÝ nhËn ®iÖn hoÆc gäi ®iÖn ®i bao giê còng nãi râ rµng, c©u ®èi tho¹i lÞch sù mang tÝnh chÊt x· giao. NÕu v× mét lÝ do nµo ®ã ph¶i kÕt thóc cuéc ®µm tho¹i ng­êi th­ kÝ nãi lêi xin lçi. Còng cã nh÷ng kh¸ch khi gäi ®iÖn ®Õn c«ng ty cã lêi nãi xóc ph¹m. Ng­êi th­ kÝ ®· tù kiÒm chÕ b¶n th©n m×nh vµ tá th¸i ®é kh«ng b»ng lßng b»ng c¸ch nh¾c nhë ng­êi ®èi tho¹i. VÝ dô: Bµ cã thÓ b×nh tÜnh h¬n ®­îc kh«ng? Nªu kh«ng th× xin lçi hÑn Bµ trao ®æi vµo lóc kh¸c . III- Giao tiÕp qua héi häp Héi häp lµ mét h×nh thøc giao tiÕp mµ ng­êi th­ ky‎ th­êng xuyªn tham gia. Th«ng qua c¸c cuéc häp, ng­êi th­ ky‎ kh«ng chØ thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc ®­îc giao mµ cßn më réng quan hÖ cña m×nh, thÓ hiÖn nh÷ng kh¶ n¨ng mµ m×nh cã vµ lµ ®Ó tù kh¼ng ®Þnh m×nh, ®ång thêi më réng c¸c mçi quan hÖ cña c«ng ty. T¹i c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE, viÖc häp ®­îc tæ chøc t¹i méi phßng häp riªng cña c«ng ty. §©y lµ mét phßng häp réng r·i, bµn ghÕ ®­îc kª mét c¸ch rÊt phï hîp. Vµo thø 6 hµnh tuÇn c«ng ty l¹i tæ chøc häp giao ®Ó d¸nh gi¸ nh×n nhËn l¹i ho¹t ®éng cña c¬ quan trong tuÇn qua. C¸c ®¬n vÞ b¸o c¸o l¹i c«ng viÖc cña ®¬n vÞ m×nh; Ban l·nh ®¹o giao nhiÖm vô cho c¸c ®¬n vÞ trong thêi gian tíi. §ång thêi häp giao ban cò t¹o ra mçi quan hÖ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan ®Ó phèi hîp thùc hiÖn . NhËn thøc ®­îc vai trß vµ nhiÖm vô cña m×nh, tr­íc giê häp th­ kÝ ph¶i x¾p xÕp l¹i bµn ghÕ chuÈn bÞ c¸c vËt dïng, nh¾c nhë c¸c ®¬n vÞ khÈn tr­¬ng ®Õn häp ®óng giê. Trong cuéc häp, th­ kÝ lu«n l¾ng nghe c¸c y kiÕn chØ ®¹o, y kiÕn gãp y, phª b×nh cña cÊp trªn vµ cña ®ång nghiÖp cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc cña v¨n phßng nãi chung, cña b¶n th©n nãi riªng ®Ó thùc hiÖn vµ rót kinh nghiÖm trong qu¸ tr×nh bµn viÖc. Khi th­ kÝ ®­îc cö ®i dù héi nghÞ cïng thñ tr­ëng, th­ kÝ ®· chuÈn bÞ bµi ph¸t biÓu cho thñ tr­ëng, c¸c tê r¬i, tê qu¶ng c¸o ho¹t ®éng cña c«ng ty, danh thiÕp cña c¸c ®èi t­îng cã liªn quan ®Ó vµo nh÷ng giê gi¶i lao, tr­íc vµ sau khi héi nghÞ th­ kÝ gÆp gì, trao ®æi víi c¸c ®ång nghiÖp c¬ quan kh¸c hoÆc víi l·nh ®¹o cÊp trªn vÒ nh÷ng vÊn ®Ò mµ m×nh quan t©m, cã liªn quan ®Õn chuyªn m«n, nghiÖp vô hay trao ®æi danh thiÕp víi c¸c kh¸ch hµng t­¬ng lai cña c«ng ty. Bëi nh÷ng cuéc gÆp gì bªn lÒ c¸c cuéc häp, héi nghÞ kh«ng chØ gióp cho ng­êi th­ ky më réng quan hÖ mµ cßn lµ c¬ héi ®Ó häc hái kinh nghiÖm cña c¬ quan kh¸c n¾m ®­îc c¸c th«ng tin míi trong ngµnh vµ cã thÓ më réng sù hîp t¸c trong lÜnh vùc chuyªn m«n. IV- Giao tiÕp qua viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n vµ xö lÝ c¸c th­ tõ, v¨n b¶n : §©y lµ h×nh th­c giao tiÕp gian tiÕp. Thùc tÕ ë c«ng ty, th­ kÝ ®­îc tham gia vµo viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n, tiÕp nhËn, xö lÝ,… th­ t­ giao dÞch . Ng­êi th­ kÝ v¨n phßng ®· nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña h×nh thøc giao tiÕp nµy, nghiÖp vô nµy rÊt cÇn ®Õn kÜ n¨ng giao tiÕp hµnh chÝnh ®Æc biÖt lµ kÜ n¨ng ®äc, ®äc lµ ®Ó n¾m b¾t ®­îc néi dung chÝnh cña v¨n b¶n ®Ó xö lÝ th«ng tin hoÆc chuyÓn giao v¨n b¶n mét c¸ch chÝnh x¸c. Th­ kÝ lµ ng­êi tiÕp nhËn c¸c v¨n b¶n giÊy tê, t¹p chÝ,... göi ®Õn c¸c c«ng ty, nÕu lµ c«ng v¨n th­ t­ giao dÞch, thu kÝ ph©n lo¹i, bãc b×, ®ãng dÊu ®Õn sau ®ã tr×nh cho thñ tr­ëng. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n ®i, th­ kÝ kiÓm tra l¹i c¸c thÓ thøc, ®ãng dÊu v¨n b¶n ®i, cho vµo phong b×, viÕt ®Þa chØ vµ lµm thñ tôc göi ®i. Ngoµi ra th­ kÝ cßn viÕt giÊy giíi thiÖu, giÊy ®i ®­êng cho c¸c ®èi t­îng trong c«ng ty khi ®­îc phÐp cña thñ tr­ëng nªn th­ kÝ rÊt chó y ®Õn ch÷ viÕt. Khi ®­îc giao so¹n th¶o v¨n b¶n vµ th­ tõ giao dÞch, th­ kÝ v¨n phßng lu«n n¨m v÷ng vµ vËn dông c¸c yªu cÇu vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n. Khi th­ kÝ viÕt, ng­êi th­ kÝ lu«n x¸c ®Þnh ®­îc bè côc cña v¨n b¶n vµ tr×nh bµy mét c¸ch ng¾n gän, träng t©m, s¾p sÕp c¸c y mét c¸ch tuÇn tù, vµ tu©n thñ c¸c yªu cÇu cña v¨n phßng, gióp ng­êi ®äc tiÕp cËn v¨n b¶n mét c¸c dÔ dµng, m¹ch l¹c vµ ®óng môc ®Ých yªu cÇu ®Æt ra trong v¨n b¶n dÔ dµng ®­îc ®¸p øng. T¹i c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE th­ k‎Ý so¹n th¶o v¨n b¶n trªn m¸y tÝnh. HiÖn nay hÖ thèng m¸y tÝnh cña c«ng ty ®· ®­îc nèi m¹ng. Th­ kÝ so¹n th¶o v¨n b¶n trªn m¸y tÝnh råi chØ cÇn dïng m¹ng chuyÓn sang m¸y cña thñ tr­ëng ®Ó thñ tr­ëng duyÖt vµ lµm c¸c thñ tôc tiÕp theo. §Ó viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n nhanh chãng, kÞp thêi, th­ kÝ ®· ®Ó mét sç mÉu nh­ c¸c quyÕt ®Þnh, hîp ®ång… s½n vµo m¸y . Sau ®©y lµ mét sç mÉu so¹n th¶o cña c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE Nh×n chung v¨n b¶n ®­îc tr×nh bµy râ rµng ®­îc mÉu hãa ®óng theo ph¸p luËt quy ®Þnh. Tuy nhiªn bªn c¹nh ®ã c«ng ty ch­a ¸p dông ®óng tiªu chuÈn ®· ®­îc quy ®Þnh : TCVN-5700/2002 . KÕt luËn - ®Ò xuÊt & kiÕn nghÞ Trong mäi c¬ quan tæ chøc muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn ph¶i dùa vµo c¸c mèi quan hÖ, ch¼ng h¹n nh­ : quan hÖ víi cÊp trªn, quan hÖ ngang cÊp, quan hÖ víi cÊp d­íi vµ quan hÖ víi chÝnh quyÒn vµ nh©n d©n ®Þa ph­¬ng n¬i c¬ quan xÝ nghiÖp ®ãng trô së. C¸c mèi quan hÖ nµy ®­îc tiÕn hµnh qua nhiÒu ph­¬ng thøc kh¸c nhau nh­: qua v¨n b¶n, qua ®iÖn tho¹i, giao tiÕp trùc tiÕp, héi häp, th­ tõ giao dÞch…Cho dï d­íi h×nh thøc nµo th× còng ph¶i qua mét kh©u trung gian ®ã lµ ng­êi th­ ky v¨n phßng. sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i trong c«ng viÖc cña mçi c¬ quan cã phÇn phô thuéc vµo c¸ch øng xö còng nh­ c¸ch thøc lµm viÖc cña ng­êi th­ ky. Th­ ky v¨n phßng th«ng qua c«ng viÖc ®· gãp phÇn quan träng vµo viÖc duy tr× c¸c mèi quan hÖ cña c¬ quan còng nh­ cña b¶n th©n ng­êi th­ ky. §Ó cã thÓ thùc hiÖn tèt c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh ng­êi th­ kÝ v¨n phßng cÇn n¾m v÷ng c¸c h×nh thøc giao tiÕp, c¸c nguyªn t¾c, kü n¨ng giao tiÕp còng nh­ c¸c ho¹t ®éng cô thÓ t¹i c¬ quan mµ m×nh lµm viÖc. Hai th¸ng thùc tËp t¹i c«ng ty cæ phÇn c¬ ®iÖn l¹nh REE tuy kh«ng nhiÒu nh­ng em ®­îc ®ãng vai trß lµ mét th­ ky tæng hîp ®· gióp em tÝch lòy ®­îc nh÷ng kinh nghiÖm cho b¶n th©n vµ nh÷ng kiÕn thøc vÒ c«ng t¸c v¨n phßng nãi chung vµ cña ng­êi th­ ky nãi riªng. §ång thêi qu¸ tr×nh thùc tËp gióp em n©ng cao kiÕn thøc vÒ giao tiÕp hµnh chÝnh, c¸ch øng xö ®Ó tõ ®ã thiÕt lËp nªn c¸c mèi quan hÖ kh¸c nhau. §©y sÏ lµ nh÷ng tiÒn ®Ò quan träng ®Ó gióp em tù tin v÷ng b­íc vµo m«i tr­êng lµm viÖc sau nµy. Sau ®©y lµ Mét sè ®Ò xuÊt vµ kiÕn nghÞ cña em: * §èi víi cÊp trªn: Trong nÒn kinh tÕ më nh­ hiÖn nay, ngµnh nghÒ th­ ky ®· ®­îc chÊp nhËn, tuy nhiªn vÉn cßn mét sè c¸i nh×n lÖch l¹c vÒ ng­êi th­ ky. V× vËy c¸c cÊp cã thÈm quyÒn cÇn ph¶i quy ®Þnh chøc danh ®èi víi nghÒ th­ ky v¨n phßng. §Ó hä lu«n tù tin vµ h·nh diÖn vÒ c«ng viÖc cña m×nh. * §èi víi c¬ quan: Bé phËn l·nh ®¹o trong c¬ quan, xÝ nghiÖp cÇn quan t©m h¬n n÷a ®Õn ®êi s«ng vËt chÊt, ®êi sèng tinh thÇn cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn. NhÊt lµ ®èi víi c¸n bé, nh©n viªn lµm c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng mµ ®Æc biÖt lµ ng­êi th­ ky. * §èi víi c¸c nh©n viªn: CÇn n©ng cao y thøc tù gi¸c, chÊp hµnh nghiªm tóc mäi néi quy cña c¬ quan, hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®­îc giao, kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, tinh thÇn ®oµn kÕt, t­¬ng trî häc hái lÉn nhau. Riªng víi ng­êi th­ ky v¨n phßng cÇn ph¶i më réng h¬n quan hÖ giao tiÕp, hiÓu biÕt x· héi, ®Æc biÖt lµ n©ng cao tr×nh ®é ngo¹i ng÷, t©m huyÕt víi c«ng viÖc, y thøc tù gi¸c, kû luËt, cÈn thËn chu ®¸o, chÝnh x¸c vµ bÝ mËt. §Ó gãp phÇn x©y dùng c¬ quan ngµy cµng ph¸t triÓn. * §èi víi nhµ tr­êng: Nhµ tr­êng cÇn trang bÞ cho häc sinh nãi chung vµ ngµnh th­ ky v¨n phßng nãi riªng c¸c trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt phôc vô cho viÖc thùc hµnh nghÒ nghiÖp. Bëi qua nh÷ng ®ît thùc tËp nh­ thÕ nµy hÇu hÕt c¸c häc sinh ngµnh th­ ky v¨n phßng míi thÊy ®­îc nh÷ng khã kh¨n khi tiÕp cËn víi c¸c m¸y mãc hiÖn ®¹i nh­ ngµy nay. V× vËy trong c¸c khãa häc tíi chóng em hy vong sÏ kh«ng cßn t×nh tr¹ng thiÕu thiÕt bÞ thùc hµnh n÷a. Cã nh­ vËy th× häc sinh tr­êng C«ng nghÖ & Kinh tÕ §èi ngo¹i sÏ kh«ng bÞ tôt lïi so víi c¸c tr­êng b¹n vµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña x· héi. Trªn ®©y lµ toµn bé chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp cña em. Em xin ®­îc bµy tá lßng c¶m ¬n s©u s¾c tíi c« gi¸o – Th¹c sÜ §ç Thanh Nga ®· h­íng dÉn em vÒ mÆt néi dung, c¸ch tiÕp cËn vÊn ®Ò mét c¸ch khoa häc nhÊt. Qua ®©y em xin ®­îc chóc c« lu«n lu«n kháe m¹nh, trÎ ®Ñp vµ h¹nh phóc. Em còng xin ®­îc bµy tá lßng biÕt ¬n ch©n thµnh tíi c¸c c« chó trong ban l·nh ®¹o vµ c¸c anh chÞ trong c«ng ty C¬ §iÖn L¹nh REE. §Æc biÖt lµ phßng Kinh Doanh ®· gióp em trong suèt qu¸ tr×nh thùc tËp vµ cung cÊp cho em nh÷ng tµi liÖu cÇn thiÕt ®Ó em hoµn thµnh tèt chuyªn ®Ò thùc tËp cña m×nh. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n!

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • doc35331.DOC