Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động xuất khẩu và phân tích hoạt động xuất khẩu

á. Trong năm 2003 đối với các mặt hàng chủ lực, công ty đã hoàn thành vượt mức và hoàn thành đúng kế hoạch đề ra. Mặt hàng chổi quét sơn có tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch là 116% tăng 16% so với kế hoạch, mặt hàng văn phòng phẩm hoàn thành 209% kế hoạch đề ra. Trong năm 2004 công ty cần phát huy tốt hơn nữa thành tích này và mở rộng cơ cấu những mặt hàng chủ lực của công ty. 2.2 Thực trạng về phân tích hiệu quả xuất khẩu Một doanh nghiệp luôn có mục tiêu cụ thể và các hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp tiến hành đều hướng tới mục tiêu chung đó, đó chính là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả cũng có nghĩa là doanh nghiệp sẽ tồn tại và phát triển không ngừng. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội đã xác định được các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả xuất khẩu từ đó cứ sau mỗi kỳ kinh doanh công ty đều tiến hành phân tích hiệu qủa xuất khẩu dựa vào các chỉ tiêu đã xác định. Phân tích hiệu quả xuất khẩu giúp cho công ty nhìn ra được kết quả mà công ty thu được so với chi phí đã bỏ ra, công ty sẽ không có những ảo tưởng về lợi nhuận đạt được từ đó sẽ có hướng kinh doanh đúng đắn. Có nhiều công ty do không hiểu một cách chính xác hiệu quả kinh doanh nên đã có những bước đi sai lầm gây hậu quả nghiêm trọng. Để phân tích hiệu quả xuất khẩu công ty sử dụng các chỉ tiêu sau: Tổng lợi nhuận Hiệu quả ở đây biểu hiện thông qua việc so sánh kết quả (doanh thu) và chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh gắn với doanh thu đó. Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí Biểu 5: Phân tích chung tình hình lợi nhuận Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2002 (đồng) Năm 2003 (đồng) Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 288.237.355.4155 339.452.206.648 51.214.851.233 17,76 Trong đó: DTXK 52.473.706.581 47.533.635.239 -4.940.071.342 -9,41 1/ Doanh thu thuần 288.237.355.415 339.452.206.648 51.214.851.233 17,76 2/ Giá vốn hàng bán 266.517.631.904 317.894.348.178 51.376.716.274 19,27 3/ Lợi nhuận gộp 21.719.723.511 21.557.858.470 -161.865.041 -0,74 4/ Chi phí bán hàng 18.535.581.859 17.963.180.965 -572.400.894 -3,08 5/ Chi phí quản lý DN 1.818.210.509 2.478.619.139 660.408.630 36,32 6/ LN thuần từ HĐKD 1.365.931.143 1.116.058.366 -249.872.777 -18,29 + Thu từ hoạt động tài chính 1.925.882.721 2.324.932.525 399.049.804 20,72 + Chi phí hoạt động tài chính 1.194.576.255 1.304.991.445 110.415.190 9,24 7/ Lợi tức hoạt động tài chính 731.306.466 1.019.941.080 288.634.614 39,46 + Các khoản thu bất thường 1.330.073 821.117 -508.956 -38,26 + Chi phí bất thường 0 0 0 0 8/ Lợi tức bất thường 1.330.073 821.117 -508.956 -38,26 9/ Tổng LN trước thuế 2.098.567.682 2.136.820.563 38.252.881 1,82 10/ Thuế thu nhập 671.541.658 683.782.580 12.240.922 1,82 11/ Lợi tức sau thuế 1.427.026.024 1.453.037.983 26.011.959 1,82 Qua báo cáo kết quả kinh doanh ta thấy tình hình kinh doanh của công ty năm 2003 là tốt hơn so với năm 2002. Lợi nhuận sau thuế tăng 26.011.959 đồng so với năm 2001 tương ứng với tỷ lệ 1,82%. Các nhân tố dẫn đến lợi nhuận tăng là: + Tổng doanh thu tăng so với năm 2003 nhưng doanh thu xuất khẩu thì lại giảm làm cho doanh thu thuần tăng so với năm 2002 là 51.214.851.233 tương ứng với tỷ lệ là 17,76%. + Giá vốn hàng bán tăng với số tuyệt đối là 51.376.716.274 với tỷ lệ là 19,27%, điều này dẫn đến lợi nhuận gộp giảm với số tiền là (-161.865.041) tương ứng với tỷ lệ là 0,74%. + Chi phí bán hàng giảm và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng do vậy lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm (-249.872.777 ) với tỷ lệ là 18,29% + Lợi nhuận từ hoạt động tài chính tăng 288.634.614 tương ứng với tỷ lệ là 39,46% nhưng lợi nhuận bất thường giảm -508.956 đồng dẫn đến tổng lợi nhuận tăng -39.364.974 với tỷ lệ 1,84% và lợi nhuận sau thuế cũng giảm 1,84% với số tuyệt đối 26.768.183. Như vậy từ sự phân tích trên ta thấy tổng lợi nhuận tăng lên không phải do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng lên mà do lợi nhuận từ hoạt động tài chính tăng lên, sở dĩ lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm xuống chủ yếu là do chi phí đi vay cao. Chính vì vậy trong kỳ kinh doanh tới doanh nghiệp cần phải giảm chi phí đi vay xuống ở mức độ hợp lý hơn để không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên khi sử dụng lợi nhuận tuyệt đối để phân tích đánh giá hiệu quả kinh tế của một doanh nghiệp thì công ty thấy nếu chỉ dựa vào lợi nhuận để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì sẽ không chính xác bởi vì khối lượng Lợi nhuận tuyệt đối thu được không phụ thuộc vào nỗ lực chủ quan của doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào yếu tố kết quả khác như giá cả của đầu vào, các chính sách thuế, thay đổi của tỷ giá hối đoái Chính vì vậy công ty đã sử dụng chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn và tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản để phản ánh hiệu quả xuất khẩu. 2/ Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Đây là chỉ tiêu tương đối thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận và doanh thu, phản ánh hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh cho thấy lợi nhuận do doanh thu tiêu thụ sản phẩm mang lại cao hay thấp. Biểu 6: phân tích chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Đơn vị tính 2002 2003 Tỷ suất lợinhuận trước thuế / Doanh thu % 0,73 0,63 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Doanh thu % 0,5 0,43 Tỷ suất lợi nhuận trước thuế và sau thuế trên doanh thu năm 2003 giảm so với năm 2002. Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu giảm so với năm 2002 là 0,1% còn tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu giảm 0,07%. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu giảm cũng có nghĩa là lợi nhuận thu được do doanh thu xuất khẩu đem lại là giảm chứng tỏ hiệu quả xuất khẩu giảm sút. Mặc dù tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu giảm không đáng kể nhưng công ty cũng cần phải lưu ý và có biện pháp để nâng cao tỷ suất lợi nhuận trong năm 2004. 3/ Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản Biểu 7: Phân tích chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản Đơn vị tính 2002 2003 Tỷ suất lợi nhuận trước thuế /Tổng tài sản % 1,51 1,47 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Tổng tài sản % 1,02 1 4/ Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên nguồn vốn chủ sở hữu Đây là một chỉ tiêu rất quan trọng phản ánh hiệu quả sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu. Chỉ tiêu này phản ánh cứ một đồng vốn chủ sở hữu bỏ ra thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận sau thuế. Nguồn vốn chủ sở hữu Lợi nhuận sau thuế Tỷ suất LN sau thuế / nguồn vốn chủ sở hữu = TS / NVCSH (2002) = 2,93 TS / NVCSH (2003) = 2,91 III. Nhận xét đánh giá về thực trạng tổ chức công tác phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội Về tổ chức công tác phân tích: Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội trong những năm vừa qua đã đạt được những thành tích đáng kể, điều đó một phần nhờ vào công tác tổ chức phân tích được thực hiện thường xuyên liên tục sau mỗi kỳ kinh doanh và ngay cả trong khi thực hiện kế hoạch kinh doanh. Công ty luôn cố gắng hoàn thành tốt công tác phân tích đặc biệt là các nhân viên phòng tổng hợp đã luôn thu thập những thông tin, số liệu cập nhật kịp thời nhất để giúp giám đốc nắm chắc diễn biến kinh doanh từ đó luôn chủ động đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, đưa ra những quyết định đúng đắn giúp công ty hoạt động liên tục có hiệu quả. Tuy nhiên công tác tổ chức phân tích tại công ty cũng còn có những điểm thiếu sót cần khắc phục, sửa đổi. Đối với việc thu thập và xử lý thông tin thì phòng tổng hợp đã làm tốt, phòng luôn thu thập đầy đủ những thông tin chính xác, luôn bám sát thị trường nhưng về mặt tiến hành phân tích thì còn nhiều hạn chế như: chưa đi sâu phân tích đầy đủ từng nội dung cụ thể của tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu, các bảng biểu và phương pháp sử dụng trong phân tích còn sơ sài, thiếu cột, không có sự sáng tạo, ít có sự thay đổi qua các năm. Việc nhận xét đánh giá sau mỗi bảng biểu cũng không được đầy đủ, kỹ càng, chỉ đánh giá một cách chung chung chưa chỉ ra được các nhân tố ảnh hưởng. Sau khi đã phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu công ty không lập các báo cáo phân tích và đưa ra những ý kiến và giải pháp khắc phục. Việc phân tích toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều được tập trung vào báo cáo tổng kết cuối năm kể cả phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu. Chính vì tất cả mọi bảng biểu phân tích đều hầu như nằm trong bản tổng kết cuối năm lên việc lập các biểu và đưa ra ý kiến nhận xét còn chưa được hoàn chỉnh, vẫn còn sơ sài, mỗi phần chỉ đưa ra được một vài nhận xét khái quát chưa đi sâu phân tích cụ thể vào từng nhân tố ảnh hưởng, chưa chỉ ra nguyên nhân gây ra tình hình hiệu quả kinh doanh giảm sút cũng như nguyên nhân của sự thành công. Các phương hướng và biện pháp hoạt động được đưa ra trong bảng tổng kết cuối năm mang tính chất bao trùm toàn công ty chứ không phải là các giải pháp đưa ra để phục vụ cho một nội dung phân tích cụ thể nào. Chính vì công tác tổ chức phân tích còn nhiều mặt chưa được nên trong quá trình kinh doanh tổng giám đốc mới chỉ nắm được tình hình kinh doanh một cách chung nhất chứ không biết rõ nhân tố nào ảnh hưởng đến nó. Tuy nhiên cũng cần phải nói thêm rằng tình hình xuất khẩu tại công ty không được đều đặn thường xuyên, việc hoạt động kinh doanh chủ yếu tại công ty là nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài và bán ra ở thị trường trong nước, doanh thu xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu thu được. Tổng doanh thu bị ảnh hưởng bởi doanh thu xuất khẩu đem lại, chính vì vậy công ty muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao lợi nhuận thu được thì phảinâng cao lợi nhuận thu được thì phảinâng cao doanh thu xuất khẩu. Việc xuất khẩu hàng hoá sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp để có thể xuất khẩu được nhiều hàng hoá hơn nữa. Muốn làm được điều này, công ty cần phảichú trọng hơn nữa đến công tác tổ chức phân tích tại công ty. * Về nội dung phân tích Tại công ty hàng kỳ đều tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu nhưng nội dung phân tích còn sơ sài và có nhiều thiếu sót. Phương pháp dùng để phân tích chủ yếu là phương pháp so sánh giản đơn, phương pháp này đơn giản dễ tính toán, bảng biểu phân tích không có sự thay đổi nhiều qua các năm. Một số bảng biểu thiếu vài cột tính toán nên đã làm giảm đi khả năng cung cấp thông tin của biểu mẫu và dẫn đến biểu mẫu không thể hiện được hết nội dung cần phân tích, cụ thể là: + Trong nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng biểu mẫu mà công ty dùng để phân tích thiếu cột số lượng, đơn giá, % hoàn thành kế hoạch tháng, % hoàn thành kế hoạch chung, + Trong biểu phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh biểu mẫu mà công ty đã lập vẫn chưa thể hiện được sự biến động của kim ngạch xuất khẩu từng phòng bằng số tuyệt đối và ảnh hưởng của việc hoàn thành kế hoạch của từng phòng đến việc hoàn thành kế hoạch chung. + Khi phân tích tình hình xuất khẩu theo các mặt hàng chủ yếu công ty không lập bảng biểu phân tích cụ thể mà chỉ ghi số theo dạng gạch đầu dòng. Việc phân tích như vậy không khoa học, không thể hiện được sự biến động về kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng qua các thời kỳ khác nhau hay thực hiện so với kế hoạch. Việc phân tích tình hình xuất khẩu vẫn còn thiếu một số nội dung quan trọng như: phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường, theo loại hàng và thị trường, theo phương thức xuất khẩu. Việc phân tích theo những nội dung này cũng rất cần thiết nó giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình xuất khẩu trên nhiều mặt từ đó sẽ có hướng xuất khẩu cho thích hợp như: xuất khẩu chủ yếu mặt hàng nào, vào thị trường nào, theo phương thức gì. Việc phân tích hiệu quả xuất khẩu vẫn còn thiếu nhiều chỉ tiêu như tỷ suất sinh lời của ngoại tệ, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, trong khi phân tích hiệu quả xuất khẩu phải tính đến yếu tố giá trị thời gian của tiền tệ trong các hợp đồng xuất khẩu chưa trả tiền ngay, hệ số sinh lời của vốn. Công ty dùng chỉ tiêu LN /DT, LN /NVCSH, LN/TTS để phản ánh hiệu quả xuất khẩu. Sau mỗi chỉ tiêu phân tích công ty không đưa ra các ý kiến nhận xét đánh giá mà chuyển thẳng lên tổng giám đốc. Các chỉ tiêu mà công ty dùng để phân tích hiệu quả xuất khẩu mới chỉ phản ánh hiệu quả chung toàn công ty nghĩa là cả hiệu quả xuất khẩu và hiệu quả nhập khẩu nên nếu chỉ dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá hiệu quả xuất khẩu thì chưa được bởi vì rất dễ nhầm lẫn giữa hiệu quả xuất khẩu và hiệu quả nhập khẩu từ đó sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy để nhận biết rõ hơn nữa về hiệu quả xuất khẩu thì công ty nên sử dụng chỉ tiêu như tỷ suất sinh lời ngoại tệ, LN XK trên nguồn vốn kinh doanh, LN XK trên doanh thu và đặc biệt phải tính đến giá trị của đồng tiền theo thời gian trong các trường hợp cấp tín dụng cho người mua. Như vậy về mặt nội dung phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu công ty vẫn còn nhiều điểm thiếu sót cần phải bổ sung thêm để phản ánh chính xác tình hình kinh doanh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chương III Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu hà nội I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu Công tác phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu có một vai trò rất quan trọng trong việc đẩy mạnh xuất khẩu hàng hoá sang thị trường nước ngoài. Hiệu quả xuất khẩu không chỉ là vấn đề được quan tâm đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà hiệu quả xuất khẩu còn là còn được nhà nước rất quan tâm luôn tạo điều kiện để xuất khẩu được một cách tốt nhất vì xuất khẩu sẽ đẩy nhanh tiến trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Như vậy xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu là một vấn đề được lưu ý cả ở tầm vĩ mô và vi mô. Đẩy mạnh xuất khẩu sang thị trường nước ngoài sẽ mang lại lợi nhuận không nhỏ nhưng việc kinh doanh trên thị trường này đầy bất trắc và phức tạp. Để xuất khẩu được hàng hoá thì doanh nghiệp phải nghiên cứu rất nhiều vấn đề như môi trường kinh doanh quốc tế, môi trường kinh tế chính trị, luật pháp của nước bạn hàng, tự đánh giá tiềm năng và nguồn lực của doanh nghiệp trong những yếu tố đó thì môi trường kinh doanh quốc tế và môi trường kinh tế chính trị, pháp luật của nước khách hàng là một yếu tố luôn biến động bất thường gây khó khăn cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Đây là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp doanh nghiệp chỉ có một cách là luôn nắm vững tình hình thị trường để chủ động đối phó với nó, đưa doanh nghiệp vượt qua những khó khăn để thực hiện xuất khẩu tốt hơn. Các doanh nghiệp khi tiến hành xuất khẩu hàng hoá phải nghiên cứu phân tích kỹ lưỡng tình hình thị trường, nhu cầu của khách hàng, phân tích tình hình xuất khẩu sau mỗi kỳ kinh doanh để có định hướng kinh doanh cho kỳ sau. Mặc dù là đã cố gắng để đạt hiệu quả xuất khẩu cao nhưng mọi thứ không phải là tuyệt đối, việc tổ chức và phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu có thể có những thiếu sót, chưa được hoàn thiện về cả công tác tổ chức phân tích và các nội dung phân tích, chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm hơn nữa đến công tác phân tích hoạt động xuất khẩu, thường xuyên tìm hiểu nghiên cứu để xem doanh nghiệp đã tận dụng hết ưu thế của công tác phân tích trong việc nâng cao hiệu quả, tìm ra những khó khăn phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hoá hay chưa. Các doanh nghiệp cần phải luôn hoàn thiện tổ chức tốt công tác phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường, các mối quan hệ buôn bán với nước ngoài được mở rộng, sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế ngày càng gay gắt và quyết liệt thì đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn đưa ra những quyết định, chiến lược kinh doanh một cách hợp lý đáp ứng được đòi hỏi của tình hình thực tế. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội tham gia vào cả lĩnh vực xuất khẩu và nhập khẩu tuy nhiên hoạt động xuất khẩu của công ty không đều đặn thường xuyên, kim ngạch xuất khẩu không cao điều này chứng tỏ hiệu quả xuất khẩu chưa đạt được như mong muốn. Các thị trường chính mà doanh nghiệp xuất khẩu sang đều bấp bênh và có sức tiêu thụ không lớn do vậy để tăng kim ngạch xuất khẩu, mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu thì công ty phải hoàn thiện công tác phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu để tìm ra phương hướng biện pháp đẩy mạnh xuất khẩu, tìm ra những thị trường có sức tiêu thụ lớn hơn để tăng doanh thu xuất khẩu trong thời gian tới. Về mặt nội dung và các bước phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu tại công ty vẫn còn nhiều mặt chưa được. Do vậy việc hoàn thiện công tác phân tích về mặt tổ chức và nội dung là vô cùng cần thiết. II. Hoàn thiện về công tác tổ chức phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu 1. Hoàn thiện về tổ chức phân tích Công tác tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt công tác phân tích sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu, kết quả phân tích được chính xác. Phản ánh tình hình của công ty sẽ là cơ sở khoa học để tổng giám đốc đưa ra quyết định điều hành kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường sự thành công của doanh nghiệp này sẽ là sự thất bại của doanh nghiệp khác, do vậy các quyết định về chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ, quyết định trong việc xử lý thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Một quyết định sai lầm sẽ kéo theo sự kém hiệu quả có thể dẫn đến thất bại của cả một doanh nghiệp. Chính vì tầm quan trọng đó mà công ty cần phải tổ chức tốt hơn nữa công tác phân tích tại công ty để thông qua việc phân tích công ty sẽ hoạt động có hiệu quả hơn trong lĩnh vực xuất khẩu, đem lại nguồn ngoại tệ cho công ty và đóng góp vào ngân sách nhà nước. Qua thực trạng về công tác phân tích tại công ty em thấy có thể tổ chức lại công tác phân tích tại công ty như sau trên cơ sở nền tảng là công tác phân tích tại công ty lúc ban đầu. Công tác tổ chức phân tích tại công ty vẫn do tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm điều hành và giao cho phòng tổng hợp thực hiện. Bên cạnh đó kế toán trưởng cũng giúp giám đốc đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong đó có tình hình tài chính thông qua các số liệu do phòng kế toán hạch toán trên các sổ sách kế toán. Kế toán trưởng sẽ là người trợ lý đắc lực cho tổng giám đốc, tham mưu cho tổng giám đốc về các quyết định kinh doanh. Các bước tiến hành phân tích có thể thực hiện như sau: + Phòng tổng hợp hàng tuần, hàng tháng tiến hành thu thập số liệu thông tin từ các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. + Khi tiến hành phân tích tình hình xuất khẩu thì chia thành 2 trường hợp: . Phân tích đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch xuất khẩu Đối với việc phân tích trong khi thực hiện kế hoạch xuất khẩu thì công ty đã tiến hành lập biểu phân tích theo quý, theo tháng nhưng sau mỗi bảng biểu phân tích lại không có đánh giá nhận xét cụ thể vì vậy để cho giám đốc có thể nắm chắc tình hình kinh doanh hơn nữa thì phòng tổng hợp sau khi phân tích có thể đưa ra các nhận xét đánh giá, các khó khăn mà công ty đang gặp phải trong khi thực hiện xuất khẩu, đưa ra các giải pháp giải quyết khó khăn. Từ đó trình lên tổng giám đốc, tổng giám đốc dựa vào bảng phân tích và các ý kiến tham mưu sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. . Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu sau mỗi một kỳ kinh doanh Sau mỗi kỳ kinh doanh công ty vẫn phải phân tích tình hình thực hiện xuất khẩu cả năm so với kế hoạch. Để phân tích nội dung này cho sâu hơn, rõ hơn thì ngoài các nội dung mà công ty đã phân tích công ty có thể phân tích theo các nội dung sau: phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường, phân tích tình hình xuất khẩu theo mặt hàng, phân tích tình hình xuất khẩu theo phương thức thanh toán, theo loại hàng và thị trường, theo loại hàng và đồng bộ. Phương pháp sử dụng để phân tích tình hình xuất khẩu ngoài phương pháp so sánh giản đơn, phương pháp số chênh lệch thì công ty có thể sử dụng phương pháp tỷ trọng để tính xem chỉ tiêu đó so với tổng thể chiếm bao nhiêu %, phương pháp thay thế liên hoàn để xem xét mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu cần phân tích. Sau khi phân tích phải đưa ra ý kiến nhận xét, những điều rút ra sau khi phân tích để làm căn cứ cho việc đề ra kế hoạch xuất khẩu kỳ sau. Công ty sử dụng chỉ tiêu lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên nguồn vốn chủ sở hữu để đánh giá hiệu quả tuy nhiên các chỉ tiêu này vẫn chưa phản ánh được hiệu quả xuất khẩu bởi vì phần lợi nhuận công ty thu được bao gồm lợi nhuận do hoạt động xuất khẩu đem lại và lợi nhuận do bán hàng nhập khẩu vì vậy các chỉ tiêu trên phản ánh hiệu quả của cả xuất khẩu và nhập khẩu. Nếu chỉ dựa vào các chỉ tiêu này ta chỉ biết được hiệu quả chung chứ không biết được hiệu quả xuất khẩu như thế nào. Để biết được hiệu quả xuất khẩu cao hay thấp công ty có thể dùng các chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ, tỷ xuất lợi nhuận xuất khẩu trên doanh thu xuất khẩu, tỷ suất lợi nhuận xuất khẩu trên vốn kinh doanh. Những chỉ tiêu trên dùng để tính hiệu quả xuất khẩu trong trường hợp người nhập khẩu trả tiền ngay cho người xuất khẩu. Còn trong trường hợp người nhập khẩu trả chậm thì lúc đó những yếu tố như chi phí, doanh thu, lợi nhuận đều phải tính đến giá trị thời gian của tiền tệ. Sau khi tính toán xong các chỉ tiêu phòng tổng hợp cũng cần phải đưa ra ý kiến nhận xét về các chỉ tiêu vừa tính để thấy rõ hiệu quả xuất khẩu như thế nào. + Sau khi đã phân tích xong thì phòng tổng hợp nên lập một báo cáo phân tích trong đó có hai phần trình bày về tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh. Sau mỗi phần đều có đưa ra ý kiến nhận xét đánh giá về tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu, nêu ra ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại và đưa ra các giải pháp để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại. Sau khi đã lập xong báo cáo phân tích thì chuyển lên phòng giám đốc để tổng giám đốc xem và có kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau. 2. Hoàn thiện về nội dung phân tích 2.1 Hoàn thiện về phân tích tình hình xuất khẩu 2.1.1 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có 7 phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc công ty. Những phòng này có những chức năng nhiệm vụ huặc kinh doanh các mặt hàng khác nhau của công ty nhưng đều phải cố gắng hoàn thành kế hoạch xuất khẩu do công ty giao. Vì vậy việc phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc là rất cần thiết vì qua việc phân tích sẽ đánh giá được chính xác kết quả kinh doanh của từng phòng và đơn vị trực thuộc, qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng đến thành tích kế hoạch chung của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng thấy được những ưu điểm, nhược điểm và những mặt tồn tại trong việc tổ chức và quản lý kinh doanh trong từng phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Biểu mẫu mà công ty dùng để phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh vẫn chưa nói lên được mức độ ảnh hưởng của việc hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu của từng phòng đến kế hoạch chung của toàn công ty. Ta có thể lập lại biểu phân tích với số liệu thực tế như sau: Biểu 8: phân tích tình hình theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc đơn vị tính: USD Phòng kinh doanh Kế hoạch Thực hiện % Hoàn thành kế hoạch ảnh hưởng đến kế hoạch chung Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) XNK 1 300.000 4,3 315.000 4,6 105 15.000 0,2 XNK 2 673.000 9,6 538.542 8 80 -134.458 -1,9 XNK 3 456.000 6,5 396.758 5,9 87 -59.242 -0,8 XNK 4 587.000 8,4 422.897 6,3 72,04 -164.103 -2,3 XNK 6 400.000 5,7 425.421 6,3 106,3 25.421 0,4 XNK 7 384.000 5,5 295.857 4,3 77,04 -88.143 -1,2 XNK 8 700.000 10 752.123 11 107,4 52.123 0,74 Tocan 3.000.000 42,8 3.234.152 48 107,8 234.152 3,34 CN Hải phòng 200.000 2,9 170.000 2,5 85 -30.000 -0,4 CN TP HCM 300.000 4,3 200.736 3 66,9 -99.264 -1,4 Tổng cộng 7.000.000 100 6.751.486 100 96,5 -248.514 -3,55 Tổng kim ngạch xuất khẩu của các phòng kinh doanh giảm 248.514 USD tương ứng với số tương đối giảm 3,55%, nguyên nhân dẫn đến giảm kim ngạch xuất khẩu là do: + Phòng XNK 1vượt mức so với kế hoạch 15.000 USD tương ứng với tỷ lệ tăng 5% góp phần vượt mức kế hoạch chung của toàn doanh nghiệp là 0,2%. + Phòng XNK 2 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu giảm là 134.458 USD đạt 80% giảm 20% so với kế hoạch đã làm ảnh hưởng đến kế hoạch chung giảm -1,9%. + Phòng XNK 3 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu đề ra giảm 59.242 USD tương ứng với tỷ lệ giảm 13% làm giảm kế hoạch chung toàn doanh nghiệp -0,8%. + Phòng XNK 4 không hoàn thành kế hoạch giảm là 164.103 USD tỷ lệ giảm 27,96% làm kế hoạch chung toàn công ty giảm -2,3%. + Phòng XNK 6 vượt mức so với kế hoạch là 25.421 USD tỷ lệ vượt 6,3% góp phần vượt kế hoạch chung toàn công ty là 0,6% + Phòng XNK 7 thực hiện so với kế hoạch giảm 88.143 USD số tương đối giảm tương ứng là 22,9% làm cho kế hoạch chung giảm -1,2%. + Phòng XNK 8 thực hiện so với kế hoạch tăng 52.123 USD tỷ lệ tăng 7,4% góp phần vượt kế hoạch chung của công ty là 0,74%. + Xí nghiệp TOCAN vượt mức kế hoạch là 234.152 USD tỷ lệ tăng 7,8% làm cho kế hoạch chung toàn công ty tăng 3,34%. + Chi nhánh Hải phòng thực hiện so với kế hoạch giảm là 30.000 USD tương ứng với tỷ lệ giảm 15% dẫn đến kế hoạch chung cũng giảm theo là -0,4% + Chi nhánh TP HCM thực hiện giảm so với kế hoạch ban đầu 99.264 USD tỷ lệ giảm 33,1% dẫn đến kế hoạch chung giảm -1,4%. Về mặt tỷ trọng: + Xí nghiệp tocan chiếm tỷ trọng lớn nhất 42,8% và tăng lên 48% ở kỳ kế hoạch. + Phòng 8 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu lớn hai tăng lên 11% ở kỳ thực hiện. + Phòng 2 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu đứng thứ 3 là 9,6% nhưng trong kỳ thực hiện không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu nên tỷ trọng giảm xuống còn 8%. + Phòng 4 tỷ trọng giảm từ 8,4% xuống còn 6,3% + Phòng 6 tỷ trọng chỉ chiếm 11,4% nhưng lại hoàn thành kế hoạch xuất khẩu tỷ trọng tăng lên 13,5%. Như vậy phòng 2, 4 trong kỳ kế hoạch chiếm tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cao hơn phòng 6 nhưng trong kỳ thực hiện thì tỷ trọng lại giảm còn phòng 6 mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ hơn nhưng tỷ trọng lại tăng trong kỳ thực hiện, công ty nên xem xét để đề ra kế hoạch xuất khẩu từng phòng cho phù hợp với khả năng của mỗi phòng để tránh tình trạng các phòng không hoàn thành tốt kế hoạch công ty giao cũng như khai thác triệt để thế mạnh của từng phòng. Hầu như các phòng kinh doanh đều không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân của việc không hoàn kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục ở kỳ sau. 2.1.5 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các mặt hàng chủ yếu Mục đích của việc phân tích này là để thấy được mức độ hoàn thành kế hoạch xuất khẩu của từng loại hàng qua đó xây dựng một cơ cấu mặt hàng xuất khẩu hợp lý, đáp ứng tốt nhu cầu của người tiêu dùng. Một cơ cấu xuất khẩu hàng hóa hợp lý sẽ đẩy mạnh tiêu thụ ở thị trường nước ngoài giúp doanh nghiệp tăng thu ngoại tệ, giảm được sự phụ thuộc vào thị trường nội địa. Công ty cũng tiến hành phân tích tình hình xuất khẩu theo các mặt hàng của yếu nhưng lại không lập thành bảng biểu để tính toán chênh lệch để tiến hành phân tích ta lập biểu sau: Biểu 8: phân tích tình hình xuất khẩu theo các mặt hàng chủ yếu Đơn vị tính: USD Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ lệ % Tỷ trọng % Chổi quét sơn 3.000.000 42,8 3.483.157 51,6 483.157 16 8,7 Hàng văn phòng 1.000.000 14,3 2.091.600 30,97 1.091.600 109 16,7 Hàng nông sản 700.000 10 538.475 7,97 -161.525 -23,07 -2,02 Hàng NVL 600.000 8,6 474.811 7,03 -125.189 -20,86 -1,53 Hàng XK khác 1.700.000 24,3 163.443 2,42 -1.536.557 -90,38 -21,86 Tổng cộng 7.000.000 100 6.751.486 100 -248.514 -3,55 0 Trong những nhóm mặt hàng chủ yếu của công ty có 4 nhóm hàng vượt mức so với kế hoạch. Cụ thể là: + Chổi quét sơn hoàn thành kế hoạch xuất khẩu tăng 483.157 USD so với kế hoạch tương ứng với số tương đối tăng 16% + Hàng nông sản giảm 23,07% tương ứng với số tuyệt đối giảm 161.525 USD + Hàng văn phòng tăng 1.091.600 USD so với kế hoạch tỷ lệ tăng 109% + Hàng XK khác giảm 1.536.557 USD so với kế hoạch tỷ lệ giảm là 90,38% Về mặt tỷ trọng: + Mặt hàng chổi quét sơn chiếm tỷ trọng cao nhất 42,8% và tăng lên 51,6% ở kỳ thực hiện. + Mặt hàng văn phòng phẩm có tỷ trọng đứng thứ hai 14,3% và tăng lên 30,97%. + Hàng nông sản, hàng nguyên vật liệu, hàng xuất khẩu khác có tỷ trọng giảm đặc biệt là hàng xuất khẩu khác có tỷ trọng giảm đáng kể 21,86%. Từ những số liệu trên ta thấy doanh nghiệp cần phải tìm hiểu nguyên nhân làm cho kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng nguyên vật liệu, hàng nông sản, hàng xuất khẩu khác giảm, từ đó đưa ra những biện pháp để tăng kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng trên góp phần làm tăng kim ngạch xuất khẩu của những mặt hàng chủ yếu. Ngoài việc phân tích tình hình xuất khẩu theo các nội dung trên ta có thể tiến hành phân tích tình hình xuất khẩu theo các nội dung sau đây, nó cũng giúp cho công ty có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình xuất khẩu theo nhiều mặt từ đó công ty sẽ có kế hoạch kinh doanh xuất khẩu cho phù hợp, nâng cao hơn nữa kim ngạch xuất khẩu, ổn định tình hình xuất khẩu. 2.1.6 Phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường Phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường để thấy được vai trò của từng thị trường, cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến kim ngạch xuất khẩu, chủ động đề ra biện pháp đẩy mạnh xuất khẩu. Phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường ta có thể biết được việc xuất khẩu hàng hoá sang từng thị trường có hoàn thành như kế hoạch đặt ra hay không cả về số tương đối và số tuyệt đối. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh xuất khẩu hàng hoá cho phù hợp. Một điều quan trọng là từ việc phân tích ta biết được đối với thị trường chính của công ty , công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch cung ứng hay chưa, điều này là rất quan trọng bởi vì đối với những thị trường chính tiêu thụ chủ yếu sản phẩm của công ty mà công ty lại không đáp ứng tốt sẽ dẫn đến tình trạng mất đi khách hàng, mất đi thị trường truyền thống, giảm hiệu quả xuất khẩu. Thị trường xuất khẩu hàng hoá rất rộng lớn bao gồm nhiều khu vực như: thị trường Châu âu, thị trường Mỹ và Bắc mỹ, thị trường các nước ASEAN Trong mỗi thị trường khu vực lại có thị trường của từng nước. Mỗi thị trường xuất khẩu có những đặc tính và tiềm năng rất khác nhau trong quan hệ mua bán. Do các chính sách ngoại thương ở mỗi thị trường xuất khẩu cũng có những đặc điểm khác biệt, phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường để thấy được sự biến động của chúng qua đó nhận thức và đánh giá một cách sâu sắc hơn về tình hình xuất khẩu và phát hiện khai thác những tiềm năng đẩy mạnh xuất khẩu, tăng doanh thu. Phương pháp được sử dụng trong phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường là phương pháp biểu mẫu, phương pháp so sánh giản đơn. Để phân tích nội dung này, ta có thể lập biểu như sau: Biểu 9: phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường Đơn vị tính: USD Thị trường Doanh thu xuất khẩu Chênh lệch tăng giảm KH TH Số tiền Tỷ lệ % Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Lào 700.000 10 474.811 7 -225.189 -32,16 -3 Philipin 900.000 12,8 495.400 7,3 -404.600 -44,95 -5,5 Canada 2.000.000 28,5 2.947.700 43,6 947.700 47,38 15,1 Irắc 2.000.000 28,5 2.091.600 30,9 91.600 4,58 2,4 úc 800.000 11,4 396.154 5,8 -403.846 -50,48 -5,6 Thị trường khác 600.000 8,5 345.821 5,1 -254.179 -42,36 -3,4 Tổng cộng 7.000.000 100 6.751.486 100 -248.514 -3,55 0 Nhận xét: Tính chung cho các thị trường thì kim ngạch xuất khẩu thực hiện so với kế hoạch giảm 248.514 USD tương ứng với số tương đối giảm 3,55%. Nguyên nhân của việc giảm là do: + Kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Lào không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu giảm với số tuyệt đối là 225.189 USD tương ứng với số tương đối giảm là 32,16%. + Kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Philipin giảm so với kế hoạch là 404.600 USD tương ứng với tỷ lệ giảm 44,95% + Thị trường Canada hoàn thành kế hoạch đặt ra có kim ngạch xuất khẩu thực hiện so với kế hoạch tăng 947.700 USD tương ứng với tỷ lệ tăng 47,38%. + Thị trường irắc hoàn thành vượt mức kế hoạch tăng 4,58% tương ứng với số tuyệt đối tăng 91.600 USD. + Thị trường úc thực hiện giảm so với kế hoạch 403.846 USD tương ứng với số tương đối giảm 50,48% + Thị trường khác kim ngạch xuất khẩu giảm 254.179 USD so với kế hoạch tương ứng với tỷ lệ giảm 42,36% về mặt tỷ trọng: + Thị trường Canada và thị trường irắc có cùng một tỷ trọng cao như nhau: 28,5% mặc dù chiếm cùng một tỷ trọng nhưng thị trường Canada hoàn thành vượt mức kế hoạch cao hơn thị trường irắc cả về số tương đối và số tuyệt đối. Thị trường Canada tỷ trọng cũng tăng lên cao hơn so với thị trường irắc từ 28,5% đến 43,6% tăng 15,1%. Như vậy thị trường Canada là một thị trường mà công ty cần phải chú ý đến nhiều hơn nữa. + Các thị trường còn lại đều có tỷ trọng giảm xuống so với kế hoạch. Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu sang các thị trường Lào, Philipin, úc và các thị trường khác để từ đó có biện pháp khắc phục tình trạng này và ngày một nâng cao hơn kim ngạch xuất khẩu sang các thị trường này mở rộng thị trường xuất khẩu. 2.1.7 Phân tích tình hình xuất khẩu theo phương thức xuất khẩu Xuất khẩu hàng hóa hiện nay ở nước ta có thể được thực hiện bằng những phương thức khác nhau bao gồm xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu uỷ thác, gia công hàng xuất khẩu. Mỗi một phương thức xuất khẩu có những tiềm năng tạo nên doanh thu khác nhau. Do vậy khi phân tích tình hình xuất khẩu cần phải phân tích theo từng phương thức xuất khẩu qua đó thấy được sự biến động tăng giảm và tìm ra được những chính sách biện pháp nhằm khai thác những tiềm năng trong từng phương thức xuất khẩu, tăng kim ngạch xuất khẩu. Phương pháp dùng để phân tích là phương pháp so sánh, phương pháp số chênh lệch, tỷ trọng. Để có thể phân tích tình hình xuất khẩu theo phương thức thanh toán ta có thể lập biểu phân tích với số liệu thực tế như sau: Biểu 10: phân tích tình hình xuất khẩu theo phương thức xuất khẩu Đơn vị tính: USD Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện So sánh tăng giảm TT % Số tiền TT % Số tiền Tỷ lệ % TT % Doanh thu XK trực tiếp 5.500.000 78,5 6.703.902 99,2 1.203.902 21,8 20,7 Doanh thu XK uỷ thác 850.000 12,1 7.287 0,11 -842.713 -99,1 -12 Doanh thu từ gia công 650.000 9,2 40.297 0,5 -609.703 -93,8 -8,7 Tổng cộng 7.000.000 100 6.751.486 100 -248.514 -3,55 0 Tổng doanh thu giảm so với kế hoạch 248.514 USD tương ứng với tỷ lệ giảm là 3,55%, tổng doanh thu giảm là do: + Doanh thu xuất khẩu trực tiếp tăng 1.203.902 USD với tỷ lệ tăng là 21,8% + Doanh thu xuất khẩu uỷ thác giảm với số tuyệt đối là 842.713USD tương ứng với số tương đối là 99,1% + Doanh thu từ hoạt động gia công giảm so với kế hoạch 609.703 USD với tỷ lệ giảm 93,8% Về mặt tỷ trọng: doanh thu xuất khẩu trực tiếp có tỷ trọng tăng từ 78,5% đến 99,2%, còn tỷ trọng doanh thu xuất khẩu uỷ thác giảm từ 12,1 xuống 12%, tỷ trọng doanh thu từ hoạt động gia công giảm từ 9,2% xuống còn 0,5%. Như vậy doanh thu từ hoạt động gia công, uỷ thác giảm so với kế hoạch công ty cần tìm ra nguyên nhân của việc giảm này và có biện pháp để nâng cao các khoản doanh thu này góp phần tăng tổng doanh thu. 2. Hoàn thiện nội dung phân tích hiệu quả xuất khẩu Hiệu quả xuất khẩu chính là chất lượng của hoạt động tạo ra kết quả. Muốn phản ánh chính xác hiệu quả xuất khẩu đã đạt được tại công ty, công ty có thể dùng các chỉ tiêu khác ngoài các chỉ tiêu mà công ty đã dùng để đánh giá hiệu quả xuất khẩu sau một thời kỳ làm việc. Trong việc xác định hiệu quả xuất khẩu một vấn đề quan trọng đầu tiên là phải tính toán được hiệu quả về mặt tài chính của hoạt động xuất khẩu. Đó là hiệu quả kinh tế được biểu hiện thông qua đồng tiền. Muốn xác định được chính xác hiệu qủa tài chính của hoạt động kinh doanh xuất khẩu đòi hỏi phải tính đúng và đầy đủ chi phí xuất khẩu. Chi phí xuất khẩu có vai trò rất quan trọng trong việc xác định hiệu quả tài chính của hoạt động kinh doanh xuất khẩu của một doanh nghiệp. Nếu chi phí này không được tính toán đúng và đầy đủ thì doanh nghiệp luôn có ảo tưởng về kết quả kinh doanh. Nghĩa là bản chất “lỗ” lại hiểu lầm là “lãi” và ngược lại “lãi” lại tưởng là “lỗ”. Những ảo tưởng đó sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm trong phương án kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy muốn tính toán chính xác hiệu quả tài chính của hoạt động xuất khẩu điều kiện cần thiết là phải tính đầy đủ những chi phí tạo nên chi phí xuất khẩu. * Để phân tích hiệu qủa xuất khẩu ta dùng các chỉ tiêu sau: + Nếu hoạt động kinh doanh xuất khẩu bình thường (không kèm theo điều kiện tín dụng) ta dùng các chỉ tiêu sau để đánh giá hiệu quả tài chính hoạt động xuất khẩu. ăTỷ suất sinh lời ngoại tệ Trong hoạt động xuất khẩu, “kết quả đầu ra” thể hiện bằng số ngoại tệ thu được do xuất khẩu và chi phí đầu vào tính bằng nội tệ. Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu là đại lượng so sánh giữa khoản thu ngoại tệ do xuất khẩu đem lại với chi phí bản tệ phải chi ra để có số ngoại tệ đó. Nếu đặt là tỷ suất ngoại tệ ta có: (nội tệ) = (ngoại tệ) Công thức trên cho ta biết để có được 1 USD khi xuất khẩu phải chi ra bao nhiêu đồng chi phí bằng nội tệ. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội trong năm 2003 có hợp đồng xuất khẩu như sau: doanh thu xuất khẩu là 27.000 USD chi phí xuất khẩu là 298.000.000 đồng VNĐ. Theo công thức trên ta tính được tỷ suất sinh lời ngoại tệ của hợp đồng này là: 11.037 Điều này có nghĩa là để có 1 USD khi xuất khẩu thì công ty phải chi ra 11.037 VNĐ. Nếu so tỷ suất sinh lời ngoại tệ vừa tính ở trên với tỷ giá mua ngoại tệ do ngân hàng công bố lúc bấy giờ là 1USD = 15264. Như vậy hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp là có hiệu quả vì chi phí để thu được 1 USD khi xuất khẩu thấp hơn tỷ giá mua ngoại tệ lúc bấy giờ. Công ty nên thực hiện hợp đồng xuất khẩu này mà không nên mua ngoại tệ ở ngân hàng. Ngoài ra tỷ suất ngoại tệ cũng được tính bằng công thức: (ngoại tệ) = (nội tệ) Công thức trên có nghĩa là một đồng chi phí bằng nội tệ chi ra thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu bằng ngoại tệ. ăLợi nhuận xuất khẩu và tỷ suất lợi nhuận xuất khẩu Như ta đã biết tổng lợi nhuận của công ty gồm cả lợi nhuận do xuất khẩu đem lại và lợi nhuận do nhập khẩu đem lại, lợi nhuận bất thường, lợi nhuận hoạt động tài chính. Để đánh giá hiệu quả xuất khẩu ta phải tính riêng phần lợi nhuận xuất khẩu và tính tỷ suất của lợi nhuận xuất khẩu. Lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận là chỉ tiêu tổng hợp thể hiện kết quả kinh doanh. Vì vậy khi nói về hiệu quả kinh tế nói chung và hiệu quả xuất khẩu nói riêng không thể không xem xét đến lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận. Lợi nhuận được thể hiện dưới hai dạng: số tương đối và số tuyệt đối + ở dạng tuyệt đối: lợi nhuận = doanh thu – chi phí Khi sử dụng lợi nhuận tuyệt đối để phân tích đánh giá hiệu quả kinh tế xuất khẩu của một doanh nghiệp cần phải lưu ý khối lượng lợi nhuận tuyệt đối thu được không phụ thuộc vào nỗ lực chủ quan của mỗi doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào yếu tố khác như các chính sách thuế, tỷ giá hối đoái + ở dạng tương đối được thể hiện bằng tỷ suất lợi nhuận * chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận tính theo vốn kinh doanh (hay còn gọi là hệ số sinh lời của vốn) Tổng số tiền lợi nhuận được phản ánh trên các báo cáo thu nhập cho ta biết kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên số lợi nhuận này chưa thể đánh giá đúng đắn chất lượng kinh doanh của đơn vị. Bởi vậy ngoài việc đánh giá các tỷ lệ sinh lời như tỷ suất ngoại tệ, tỷ suất lợi nhuận ta còn cần phải xem xét tổng số lợi nhuận với số vốn được sử dụng để tạo ra số lợi nhuận đó. Tỷ suất lợi nhuận tính theo vốn phản ánh mức lợi nhuận thu được từ một đơn vị vốn kinh doanh (hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh) Tổng vốn kinh doanh bình quân Tỷ suất lợi nhuận tính theo vốn Tổng lợi nhuận xuất khẩu = đơn vị tính: đồng Các chỉ tiêu 2002 2003 So sánh tăng giảm Số tuyệt đối tỷ lệ Lợi nhuận XK 991.842.867 978.892.791 -12.950.076 -1,31 Tổng vốn KD bình quân 43.567.201.938 45.228.203.999 1.661.002.061 3,81 Tỷ suất LN /Vốn 2,2 2,1 -0,1 Doanh nghiệp sử dụng vốn kinh doanh không có hiệu quả bởi vì tỷ suất lợi nhuận trên vốn giảm so với năm 2002 là 0,1% nguyên nhân là do lợi nhuận xuất khẩu giảm xuống 12.950.076 tương ứng với số tương đối giảm 1,31%. * tỷ suất lợi nhuận tính theo doanh thu Phản ánh mức lợi nhuận thu được từ một đơn vị doanh thu tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu. Tổng lợi nhuận xuất khẩu = Tỷ suất lợi nhuận tính theo doanh thu Doanh thu xuất khẩu Các chỉ tiêu 2002 2003 So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ lệ Doanh thu XK 991842867 978892791 -12950076 -1,31 Lợi nhuận XK 52473706581 47533635239 -4940071342 -9,41 Tỷ suất LN/DT 1,8 2,05 0,25 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2003 tăng so với năm 2002 là 0,25% chứng tỏ lợi nhuận thu được từ một đơn vị doanh thu tăng lên mặc dù doanh thu và lợi nhuận đều giảm xuống so với năm 2002. Điều này chứng tỏ nếu xét về tổng thể thì lợi nhuận giảm là không tốt nhưng nếu xét về mặt đơn vị thì năm 2003 có lợi nhuận thu được từ một đơn vị doanh thu lớn hơn năm 2002, doanh nghiệp cần cố gắng tăng tổng doanh thu xuất khẩu và tăng lợi nhuận xuất khẩu trong năm tới. Khi sử dụng chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận xuất khẩu trên doanh thu cần tránh quan niệm giản đơn cho rằng tỷ suất lợi nhuận càng cao hiệu quả kinh tế càng lớn. Điều quan trọng là kinh doanh phải có lãi, tỷ suất lợi nhuận chỉ là một trong căn cứ đánh giá hiệu quả kinh doanh chứ không phải là căn cứ duy nhất để đưa ra quyết định kinh doanh. + Hiệu quả tài chính trong điều kiện có tín dụng Để đẩy mạnh xuất khẩu, người xuất khẩu thường bán chịu cho người mua và phải bỏ vốn ra đầu tư kinh doanh là điều thường xảy ra trong hoạt động xuất khẩu. Vì vậy để đánh giá hiệu quả xuất khẩu của hoạt động xuất khẩu người ta thường phải tính toán giá trị của các phí tổn và lợi ích thông qua đồng tiền mà chúng ta gọi là chi phí và thu nhập. Nhưng các khoản chi phí và thu nhập lại thường xảy ra ở các thời điểm khác nhau. Do đó cần xem xét giá trị của đồng tiền theo thời gian. Đó cũng là thời gian nền kinh tế tương đối ổn định không có lạm phát huặc tỷ lệ lạm phát thấp, không gây trượt giá đáng kể. Các doanh nghiệp cần vận dụng khái niệm giá trị hiện tại và giá trị tương lai của đồng tiền để tính toán hiệu quả xuất khẩu trong các hợp đồng mua bán chịu. Cách tính lãi Lãi đơn: là tiền lãi của kỳ này không được phép nhập vào nợ gốc để tính lãi cho kỳ hạn tiếp theo. Lãi kép: là tiền lãi của kỳ này được phép nhập vào vốn gốc để tính lãi cho kỳ tiếp theo. Các khái niệm trên cho thấy giá trị của đồng tiền thay đổi theo thời gian dưới tác động của lãi suất. Do có khái niệm tương đương về giá trị của đồng tiền ở các thời điểm khác nên ta có thể chọn thời điểm tính toán trong tương lai huặc trong hiện tại. Do đó xuất hiện giá trị tương lai và giá trị hiện tại của các khoản chi phí, thu nhập. + Giá trị tương lai: + Giá trị hiện tại: : giá trị tương lai của các khoản chi phí huặc lợi nhuận P: giá trị hiện tại của các khoản chi phí huặc thu nhập i: lãi suất t: thời gian thanh toán Công ty có hợp đồng xuất khẩu như sau: doanh thu xuất khẩu 300.000 USD. Lô hàng có thời gian thanh toán 5 năm, lãi suất 5% năm. chi phí xuất khẩu 250.000 USD. Hệ số hiệu quả vốn (k) 10%năm. Hiệu quả xuất khẩu trong điều kiện buôn bán bình thường hiệu quả xuất khẩu trong điều kiện bán chịu: Ta thấy lô hàng trên xuất khẩu theo điều kiện buôn bán bình thường có lợi hơn trong điều kiện bán chịu. để đảm bảo hiệu quả của xuất khẩu trong điều kiện bán chịu tương đương với buôn bán bình thường thì giá trị tương lai của lô hàng đó ít nhất phải là 483.125 USD (402.627 ´ 1,2) huặc phảI nâng lãi suất bán chịu lên 10%, Trong tính toán so sánh các phương án kinh doanh người ta thường hay dùng giá trị hiện tại hơn là giá trị tương lai. 3. Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến hiệu quả xuất quả Trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu mà không thể không nhắc đến đó là tỷ giá hối đoái. Tỷ giá hối đoái thay đổi liên tục bất thường, lúc lên lúc xuống làm cho doanh thu của các hợp đồng xuất khẩu cũng thay đổi theo có thể tăng huặc giảm tuỳ thuộc vào sự biến động của tỷ giá. Trong hoạt động xuất khẩu thì thời điểm ký kết hợp đồng và thời điểm thanh toán có thể không trùng nhau. Khi ký kết hợp đồng tỷ giá ở mức thấp nhưng đến khi thanh toán thì tỷ giá lại ở mức cao và ngược lại khi ký kết hợp đồng tỷ giá ở mức thấp nhưng đến khi thanh toán thì tỷ giá lại ở mức thấp. ở trường hợp 1 tỷ giá biến động có lợi cho nhà xuất khẩu, bất lợi cho nhà nhập khẩu. ở trường hợp 2 tỷ giá biến động có lợi cho nhà nhập khẩu, bất lợi cho nhà xuất khẩu. Chính vì vậy mà nhiều khi doanh nghiệp đạt được lợi nhuận chưa chắc đã phải do lỗ lực chủ quan của doanh nghiệp mà đó là nhờ vào sự thay đổi tỷ giá một yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Do đó khi phân tích hiệu quả xuất khẩu công ty phải xem xét đến yếu tố tỷ giá để biết lợi nhuận xuất khẩu doanh nghiệp thu được là do xuất khẩu đem lại hay do chênh lệch tỷ giá đem lại. Về yếu tố tỷ giá thì phòng kế toán sẽ cung cấp số liệu chính xác bởi vì phòng có dùng một tài khoản riêng để theo dõi chênh lệch tỷ giá. Như vậy kế toán trưởng sẽ là người giúp giám đốc biết hiệu quả xuất khẩu là do sự phấn đấu của doanh nghiệp hay do chênh lệch tỷ giá. Công ty có hợp đồng xuất khẩu chổi quét sơn như sau: doanh thu xuất khẩu 30.000 USD, chi phí xuất khẩu 26.000 USD. Lợi nhuận thu được từ hợp đồng này là 4.000 USD. Tỷ giá tại thời điểm ký kết hợp đồng là 1 USD = 15264 VNĐ Lợi nhuận xuất khẩu tính theo VNĐ là 40.000 ´ 15.264 = 610.560.000 Nhưng khi bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng thì 1 USD = 15.284 VNĐ Lợi nhuận xuất khẩu tại thời điểm thanh toán là 4.000 ´ 15.284 = 611.360.000 Chênh lệch lợi nhuận 800.000 VNĐ là do chênh lệch tỷ giá đem lại chứ không phải do doanh nghiệp tạo ra. Trường hợp trên là tỷ giá tăng lên ở thời điểm thanh toán nhưng cũng có những trường hợp tỷ giá giảm ở lúc thanh toán dẫn đến người xuất khẩu bị tổn thất về kinh tế chính vì vậy để giảm thiểu các rủi ro do những biến động về tỷ giá gây ra, các doanh nghiệp xuất khẩu nên chọn những đồng tiền có sức mua ổn định trên thị trường để làm tiền tệ thanh toán trong lúc ký kết hợp đồng. III. Điều kiện để thực hiện các giải pháp đưa ra Trong quá trình sản xuất kinh doanh, một quyết định đưa ra của nhà quản lý phải phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế, đáp ứng được đòi hỏi khách quan, một kế hoạch kinh doanh đưa ra phải hướng tới mục tiêu chung đó là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và đặc biệt kế hoạch đó phải có khả năng thực thi trong thực tế. Cũng giống như vậy một giải pháp đưa ra để giải quyết một vấn đề nào đó cũng phải có khả năng thực hiện được. Một kế hoạch hay một giải pháp hoàn thiện được đặt ra mà lại không thể thực hiện được trong thực tế thì không khác gì một bản thiết kế sản phẩm không được đưa vào sản xuất. Tất cả mọi kế hoạch, giải pháp vẫn còn là trong ý tưởng, chỉ phù hợp trong điều kiện lý tưởng nhất tuyệt đối nhất. Điều này không đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của thực tế trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh với mục đích lợi nhuận cần một kế hoạch sản xuất kinh doanh, những giải pháp hoàn thiện để giải quyết tốt những vấn đề đang cần phải khắc phục trong doanh nghiệp đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển có vị thế trên thương trường, các giải pháp hoàn thiện được đưa ra ở trên cũng cần phải có những điều kiện nhất định từ phía doanh nghiệp thì mới có thể thực hiện được. + Điều kiện để thực hiện việc phân tích tình hình xuất khẩu theo các nội dung đã đề ra ở trên: Để phân tích tình hình xuất khẩu theo thị trường và mặt hàng thì khi xuất khẩu được hàng hoá các phòng kinh doanh từ xuất nhập khẩu 1 đến xuất nhập khẩu 8, xí nghiệp tocan, chi nhánh Hải phòng, TP HCM không những ghi chép số liệu về số lượng và giá trị xuất khẩu bằng tiền mà còn phải ghi rõ chi tiết xuất khẩu mặt hàng gì, xuất khẩu sang thị trường nào. Sau đó cuối tháng và cuối kỳ kinh doanh thì phòng tổng hợp tổng hợp số liệu xem từng thị trường có doanh số xuất khẩu là bao nhiêu, từng mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu là bao nhiêu. Ngoài ra khi lập kế hoạch kinh doanh thì công ty không chỉ đề ra kế hoạch xuất khẩu là bao nhiêu mà còn phải chi tiết trong tổng kim ngạch xuất khẩu đó thì mặt hàng nào dự kiến xuất khẩu là bao nhiêu có làm việc này thì cuối kỳ mới so sánh được mặt hàng nào đó có hoàn thành kế hoạch xuất khẩu hay không? Đối với mỗi thị trường công ty cũng phải đề ra kế hoạch xuất khẩu cho từng thị trường để cuối kỳ so sánh kim ngạch xuất khẩu sang từng thị trường có hoàn thành hay không kế hoạch hay không? + Điều kiện để thực hiện việc phân tích hiệu quả xuất khẩu Hiện nay tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội có đầy đủ điều kiện để thực hiện việc phân tích hiệu quả xuất khẩu theo các chỉ tiêu đã đề ra ở trên. Trong báo cáo lãi lỗ công ty không tách riêng đâu là chi phí, lợi nhuận xuất khẩu đâu là chi phí, lợi nhuận do bán hàng nhập khẩu đem lại nhưng trong sổ chi tiết doanh thu và lợi nhuận thì có tách riêng từng khoản này ra. Muốn phân tích hiệu quả xuất khẩu theo các chỉ tiêu trên ta có thể lấy lợi nhuận xuất khẩu, chi phí xuất khẩu tại các sổ chi tiết. Nói tóm lại, các giải pháp đưa ra ở trên sẽ thực hiện được nếu như công ty thoả mãn được các điều kiện đưa ra. Làm như vậy công ty sẽ tổ chức tốt công tác phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu, nó tạo điều kiện tăng kim ngạch xuất khẩu, việc xuất khẩu tại công ty sẽ đều đặn và thường xuyên hơn là một nguồn thu ngoại tệ lớn cho công ty.