Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty trách nhiệm hữu hạn hasan - Dermapharm

ừng vùng địa lý cụ thể Chủ tịch Chi nhánh Châu Á Chi nhánh châu Âu Hình 1.4. Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý Ưu điểm: Cơ cấu theo địa lý giúp nhà quản trị cấp thấp phát huy được năng lực cũng như có trách nhiệm hơn Tận dụng được lợi thế của khu vực địa lý Có thông tin trực tiếp tốt hơn với đại diện của địa phương Nhược điểm: Cần có người có năng lực quản lý chung.Tạo nên trình trạng trùng lắp trong tổ chức ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăn trong việc kiểm soát hơn, làm phát sinh thêm nhiều chi phí 1.6.4. Phân chia theo sản phẩm Cấu trúc theo sản phẩm tập hợp các công việc và hoạt động cùng tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất thành một bộ phận. Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm C Giám đốc sản phẩm B Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm Ưu điểm: Khác với mô hình chức năng , với mô hình tổ chức này trách nhiệm và lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ. Mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa, nâng cao trình độ chuyên môn hóa torng sản xuất, kinh doanh Nhược điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau. Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về quyền lực. 1.6.5. Phân chia theo khách hàng Cấu trúc theo khách hàng tập hợp các công việc và các hoạt động phục vụ cùng nhóm khách hàng vào trong một bộ phận. Mục tiêu của cấu trúc này là phục vụ tốt nhất nhu cầu đặc biệt của các nhóm khách hàng khác nhau, mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng riêng biệt. Đây là cấu trúc phổ biến trong ngành dịch vụ khách hàng Giám đốc Cho vay tiêu dùng Cho vay doanh nghiệp Hình 1.6.Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau. Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực 1.6.6. Phân chia theo quy trình hay thiết bị Một quy trình hoạt động là một nhóm các nhiệm vụ có liên quan và cùng phối hợp với nhau để tạo ra những giá trị cho khách hàng Giám đốc bán hàng Mua sản phẩm Thực hiện đơn hàng Hình 1.7.Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình Tóm tắt chương 1 Công tác tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận, các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Cơ cấu bộ máy ngày càng hoàn thiện có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ giúp cho tổ chức phản ứng nhanh trước mọi biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của tổ chức. Để công tác tổ chức bộ máy của tổ chức được khoa học, hiệu quả nhà quản trị phải căn cứ vào mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN (TNHH) HA SAN- DERMAPHARM 2.1. Tổng quan về công ty 2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty Tên giao dịch trong nước :CÔNG TY TNHH HASAN-DERMAPHARM Tên giao dịch quốc tế:HASAN-DERMAPHARM CO.,LTD Tên giao dịch viết tắc: HASAN- DERMAPHARM Nhà máy: đường số 2, Khu công nghiệp (KCN) Đồng An, Thuận An, Đồng Nai Điện thoại:06503768107 Fax: 06503768108 Văn phòng: 286 Tô Hiến Thành, phường 15, quận 10 Điện thoại 08.38633843 Website: www. Hasanderma.com Vốn điều lệ: 146.000.000.000 VNĐ (Một trăm bốn mươi sáu tỷ đồng) 2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Hasan- Dermapharm là liên doanh giữa Công ty TNHH Hasan (Việt Nam) và Công ty Dermarpharm (Đức). Hasan – Dermapharm được thành lập năm 2004, là một trong những công ty đầu tiên của Việt Nam đạt được chứng nhận WHO - GMP, GLP, GSP do Cục Quản Lý Dược, Bộ Y Tế Việt Nam cấp và là một trong những công ty dược phẩm có tốc độ tăng trưởng nhanh tại Việt Nam hiện nay. Một số sự kiện quan trọng của công ty: 6/2004: Thành lập công ty HASAN PHARMA 10/2004: Khởi công xây dựng nhà máy sản xuất dược phẩm theo tiêu chuẩn WHO-GMP, GLP, GSP tại đường số 2, Khu công nghiệp Đồng An, Thuận An, Bình Dương 5/2006: Những sản phẩm đầu được giới thiệu ra thị trường: SimHasan 20, Hasitec10, Hasanlor 5, Hasancetam 800 9/2006: Tự hào là công ty dược phẩm đầu tiên của Việt Nam đã hoàn thành thử nghiệm đánh giá tương đương sinh học INVIVO cho sản phẩm Nifedipin Hasan 20 Retard theo quy định của US-FDA. 7/2007: Ký kết thỏa thuận liên doanh giữa HASAN và DERMAPHARM AG và chuyển đổi thành Công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM Tháng 8/2007: Hoàn thành thử nghiệm đánh giá tương đương sinh học cho GabaHasan 300. Kết quả được đánh giá hoàn toàn tương đương với sản phẩm Neurontin - Pfizer. Tháng 9/ 2008:Hoàn thành thử nghiệm đánh giá tương đương sinh học cho 5 sản phẩm: Lordivas 5, Bihasal 5, Forminhasan 850 và đặc biệt 2 sản phẩm dạng viên phóng thích kéo dài: Glisan 30 MR và Vashasan 35 MR. Tháng 12/2008:Công ty được vinh dự nhận giải thưởng “Top Thương Hiệu Mạnh Uy Tín Hàng Đầu Việt Nam Dược Phẩm Và Trang Thiết Bị Y Tế” Tháng 3/2010 : Xây dựng nhà máy thứ 2 theo tiêu chuẩn GMP – EU Tháng 3/2012 : Khánh thành nhà máy thứ 2 . Tháng 7/2014 : Kỉ niệm 10 năm thành lập Tháng 4/2015 : Vinh dự nhận giải thưởng “ Ngôi sao thuốc Việt” do bộ y tế trao tặng 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh Công ty tiên phong trong nghiên cứu, phát triển, sản xuất và thương mại hóa các dược phẩm chuyên khoa đạt tiêu chuẩn chất lượng Châu Âu. Sản xuất thực phẩm dinh dưỡng, nước uống tinh khiết Bảng 2.1. MỘT SỐ NHÓM SẢN PHẨM TIÊU BIỂU CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2013 ĐẾN NĂM 2015 Sản phẩm Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Số lượng 70 95 150 Nhóm thuốc Tim mạch Thần kinh Mở máu Đái tháo đường Viên sủi Hô hấp Kháng viêm Tim mạch Thần kinh Mở máu Đái tháo đường Hô hấp Viên sủi Kháng viêm Tiêu hóa Loãng xương Tim mạch Thần kinh Mở máu Đái tháo đường Hô hấp Viên sủi Tiêu hóa Kháng sinh Kháng viêm Loãng xương Ngoài da Thực phẩm chức năng ( Nguồn : Phòng Sales & Marketing) 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty 2.1.4.1. Chức năng Sản xuất kinh doanh dược phẩm Nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ mới, mặt hàng mới nhằm phát triển sản xuất kinh doanh thuốc và các nguyên liệu làm thuốc đáp ứng nhu cầu hợp lý về thuốc chữa bệnh của nhân dân Mua bán thuốc nội, ngoại nhập 2.1.4.2. Nhiệm vụ Tiến hành các hoạt động nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ mới và các dịch vụ khoa học công nghệ khác nhằm tạo ra nhiều sản phẩm phục vụ nhân dân Bảo toàn và phát triển nguồn vốn, duy trì và phát triển năng lực lực lực sản xuất, mở rộng thị trường Góp phần vào sự phát triển chung của đất nước, đưa đất nước ngày càng phát triển, đủ điều kiện để hội nhập với các nước trong khu vực và thế giới Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự xã hội 2.1.4.3. Mục tiêu hoạt động Công ty lấy hiệu quả sản xuất kinh doanh dược phẩm làm mục tiêu hoạt động của mình. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về chất lượng và số lượng các sản phẩm của công ty, tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với thị trường trong và ngoài nước Công ty cam kết cung cấp dược phẩm chuyên khoa chất lượng châu Âu, giá cả phù hợp với người Việt Nam, “ Vì sức khỏe cộng đồng người Việt” Góp phần đẩy mạnh nển công nghiệp dược của đất nước, qua đó đẩy mạnh nền kinh tế nước nhà 2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Sales & Marketing Nghiên cứu phát triển Kế toán tài chính Kiểm tra chất lượng Hành chính nhân sự Đảm bảo chất lượng Phát triển thị trường Kĩ thuật Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan - Dermapharm 2.1.6. Các nguồn lực của công ty 2.1.6.1. Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất là một trong những yếu tố hết sức quan trọng, nó phản ánh tầm cỡ, quy mô, trình độ của công ty. Cơ sở vật chất càng hiện đại chứng tỏ công ty có một đội ngũ lao động có trình độ cao, năng suất lao động cao, quy mô lớn, nó còn thể hiện trình độ, năng lực quản trị cao Hiện nay nhà máy Hasan có tổng diện tích xây dựng 11.000 m2, khuôn viên 5.200 m2, có vốn đầu tư 140 tỷ đồng Nhà máy Hasan- Dermapharm được trang bị thiết bị và công nghệ tiên tiến nhất hiện nay nhập khẩu từ Đức, đáp ứng các tiêu chuẩn WHO- GMP và tiêu chuẩn GMP của châu Âu. Áp dụng các công nghệ sản xuất được chuyển giao trực tiếp từ Tập đòan Dermpharm, đảm bảo những sản phẩm sản xuất ra đạt tiêu chuẩn của Tập đoàn Dermapharm. Công suất hiện nay: Một xưởng Non- Betalactam sản xuất 250 triệu viên thuốc dạng rắn và 100 tấn kem mỡ nước/năm. Một xưởng Betalactam sản xuất Phetalecin công suất 100 triệu viên/năm. Một xưởng thuốc sinh học sản xuất 50 triệu viên/năm. Một xưởng thuốc vô trùng đáp ứng nhu cầu sản xuất và phân phối 2.16.2. Nguồn nhân lực Với số lượng nhân viên gần 300 nhân viên, trong đó có hơn 100 nhân viên đang làm tại hai nhà máy và hơn gần 200 nhân viên Sales & Marketing với hệ thống phân phối chuyên nghiệp được phủ rộng trên cả nước Công ty có đội ngũ lao động trẻ, năng động, sáng tạo nhiệt tình; đội ngũ dược sỹ, công nhân giỏi chuyên môn, tâm huyết lành nghề trong lĩnh lực sản xuất và nghiên cứu; đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm Bảng 2.2: CƠ CẤU LAO ĐỘNG TỪ NĂM 2013 ĐẾN NĂM 2015 Đơn vị tính : Người Phân loại Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014/2013 2015/2014 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Tổng 285 100 305 100 336 100 20 7,02 31 10,2 Chức năng 285 100 305 100 336 100 20 7,02 31 10,2 Khối nghiệp vụ 40 14 44 14,4 45 13,4 4 10 1 2,3 Khối kỹ thuật 15 5,26 15 4,9 17 5,1 0 0 2 13,3 Khối quản lý sản xuất 10 3,5 14 4,6 15 4,5 4 40 `1 7,1 Khối trực tiếp sản xuất 90 31,6 97 31,8 115 34,2 7 7,8 18 18,6 Sales & Marketing 130 45,6 135 44,3 144 42,8 5 3,8 9 6,25 2. Giới tính 285 100 305 100 336 100 20 7,02 31 10,2 Nam 203 71,2 209 68,5 230 65,2 6 3 21 10,1 Nữ 82 28,2 96 32,5 117 34,8 14 4,3 21 2,3 3. Trình độ 285 100 305 100 336 100 20 7,02 31 10,2 Đại học, trên đại học 48 16,8 53 17,4 60 17,8 5 10,4 7 13,2 Cao đẳng, trung cấp 62 21,8 69 22,6 88 26,2 7 11,3 19 27,5 Phổ thông 128 44,9 148 48,5 156 46,4 20 15,6 8 5,4 Dưới phổ thông 47 16,5 35 11,5 32 9,6 (13) (27,7) (3) (8,6) ( Nguồn : Phòng Hành chính - Nhân sự) Về số lượng lao động: trong năm 2013 số lượng công ty có 285 người và đến năm 2014 thì số lượng này tăng lên 7,02% (20 người) so với năm 2013. Đến năm 2015 số lao động của công ty tiếp tục tăng thêm 10,2% (31 người) so với năm 2014. Lao động nam chiếm tỉ trọng cao hơn nữ, chiếm 71, 2% tổng lao động năm 2013; 68,5% năm 2014 và 65,2% năm 2015 Về chất lượng lao động công ty, nhân viên trong công ty có trình độ cao đa phần đều có trình độ chuyên môn cao, chỉ trừ một số ít lao động Số lượng lao động của công ty tăng lên do trong năm 2012 công ty mở rộng quy mô sản xuất thành lập nhà máy mới nên nhu cầu về lao động tăng lên. Ngoài ra, công ty còn mở rộng thị trường ra những tỉnh, thành phố ở khu vực Miền Trung, Tây Nguyên và Miền Nam do đó đòi hỏi công ty phải tăng cường và hoàn thiện cơ cấu nhân sự của phòng Sales & Marketing, đặc biệt là đội ngũ quản lý vùng, Sales Specialist, Trình dược viên Tóm lại: Lực lượng lao động của công ty ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng cơ cấu lao động theo xu hướng trình độ lao động ngày càng được nâng cao do công ty có những chế độ đãi ngộ tốt: tăng lương thường niên, thưởng, nghỉ phép theo chế độ cũng như công ty có kế hoạch sản xuất tốt, lâu dài 2.1.6.3. Tình hình tài chính Bảng 2.3 BIẾN ĐỘNG TÀI SẢN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NĂM 2015 Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014/2013 2015/2014 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Tài sản lưu động 40,832 37 60,38 40,1 64,204 41,2 19,548 47,87 3,824 6,33 Tài sản cố định 110,398 63 92,688 59,9 91,631 58,8 (17,71) (16,04) (1,057) (1,14) Tổng tài sản 151,23 100 153,068 100 155,835 100 1,838 1,22 2,767 1,81 ( Nguồn: Phòng kế toán tài chính) 2.2. Tình hình hoạt động của công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM 2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Bảng 2.4: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2013- 2015 Đơn vị tính: Ngàn đồng Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Tổng doanh thu 15,230,681 29,850,601 60,351,021 Các khoản giảm trừ 0 0 12,940 Doanh thu thuần 15,230,681 29,850,601 60,338,082 Giá vốn hàng bán 8,459,622 17,230,521 45,670,283 Lợi nhuận gộp 6,780,060 12,620,080 14,667,800 Doanh thu hoạt động tài chính 7,291 17,869 151,536 Chi phí tài chính 967,302 1,133,236 1,321,380 Chi phí bán hàng 2,241,561 4,560,701 6,484,247 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,241 4,890,701 3,050,652 Lợi nhuận thuần 1,009,032 2,053,312 3,963,057 Thu nhập khác 1,446 981 7,126 Chi phí khác 1,561 113 6,681 Lợi nhuận khác 115 869 445 Tổng lợi nhuận trước thuế 1,00918 2,054,180 3,963,502 Thuế thu nhập hiện hành Tổng lợi nhuận sau thuế 1,008,918 2,054,180 3,963,502 Hình 2.2: Tình hình hoạt động của công ty TNHH Hasan Dermapharm (Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2013, 2014, 2015 ta thấy được doanh thu và lợi nhuận đều tăng qua các năm đặc biệt là trong năm 2015 Doanh thu năm 2014 tăng 96% so với năm 2013, doanh thu năm 2015 tăng 102% so với 2014 Lợi nhuận năm 2014 tăng 103,6 % so với 2013, doanh thu 2015 tăng 93 % so với 2014 Doanh thu năm sau đều tăng nhanh so với năm trước do: Công ty mở rộng quy mô sản xuất, nghiên cứu và sản xuất ra nhiều sản phẩm mới Tháng 4/ 2015 vinh nhận giải thưởng “ Ngôi sao thuốc Việt” do bộ y tế trao giải thương hiệu Hasan Dermapharm được biết đến nhiều tạo được lòng tin với bác sĩ, bệnh viện, nhà thuốc Mở rộng thị trường ra các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên Tạo được mối quan hệ tốt với bệnh viện, đại lý, trung tâm y tế, nhà thuốc, hiệu thuốc, phòng mạch phòng khám ở các tỉnh và thành phố Mục tiêu doanh thu của công ty trong năm 2016 là 120 tỷ đồng, mục tiêu mỗi quý là 30 tỷ đồng Doanh thu trong quý 1 năm 2016 đạt 27 tỷ đồng 2.2.2. Thị trường Công ty TNHH HASAN có thị trường thị trường rộng trên khắp cả nước và đang mở rộng thị trường sang các nước trong khu vực Đông Nam Á Công ty sản xuất và phân phối cho công ty TNHH dược Việt Đức sau đó công ty này phân phối lại cho các bệnh viện, phòng mạch, trung tâm y tế, hiệu thuốc,đại lý,.. Bảng 2.5 :THỊ TRƯỜNG TIÊU THỤ DƯỢC PHẨM GIAI ĐOẠN 2013 – 2015 Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014/2013 2015/2014 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Miền bắc 2,7414 18 4,1685 21 15,088 25 1,4271 52,1 10,9195 261,9 Miền Trung 4,569 30 6,1535 31 18,105 30 1,5845 34,7 11,9515 194,2 Miền Nam 7,9196 52 9,528 48 27,158 45 1,6084 20,3 17,63 185 Tổng cộng 15,23 100 19,85 100 60,351 100 4,62 30,3 40,501 204 ( Nguồn: Phòng Sales & Marketing) Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty Hasan – Dermapharm năm 2015 Sản phẩm của công ty được tiêu thụ rộng rãi trên toàn quốc tuy nhiên bảng trên và biểu đồ cho thấy khách hàng chủ yếu của công ty là khu vực miền Nam, kế đến là miền Trung và sau cùng là miền Bắc. Tỷ lệ này đang dần thay đổi qua từng năm do công ty đang dần mở rộng thị trường ra khắp cả nước và tấn công sang thị trường các nước khu vực Động Nam Á 2.2.3.Hệ thống phân phối Bảng 2.6: HỆ THỐNG PHÂN PHỐI SẢN PHẨM GIAI ĐOẠN 2013 - 2015 STT Kênh phân phối Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014/2013 2015/2014 1 Bệnh viện 262 270 289 8 19 2 Trung tâm y tế 510 560 613 50 53 3 Phòng khám 198 205 245 7 40 4 Nhà thuốc, đại lí 4855 5294 5857 439 563 5 Phòng mạch tư 1280 1539 1878 259 339 Tổng cộng 7105 7868 8882 763 1014 Ta có thể thấy hệ thống phân phối của công ty ngày càng được mở rộng, số lương bệnh viện , đại lý,hiệu thuốc, phòng khám ngày càng tăng lên từ đó số lượng sản phẩm cũng sẽ tăng lên và doanh thu cũng tăng dần theo . Năm 2014 số lương các hiệu thuốc, bệnh viện, đại lí tăng lên 10,7% so với năm 2013, năm 2015 số lượng các hiệu thuốc, đại lý cũng tăng lên 12,9% so với năm 2014. Tại thành phố Hồ Chí Minh Thuốc từ công ty TNHH Hsan Dermapharm sẽ phân phối qua Công ty TNHH dược phẩm Việt Đức và Cửa hàng số 42 Công ty TNHH dược phẩm Việt Đức phân phối thuốc đến các bệnh viện, phòng mạch ở tất cả các quận huyện Cửa hàng số 42 phân phối thuốc đến các hiệu thuốc, nhà thuốc, đại lý Tại các tỉnh Công ty phân phối thuốc qua Công ty dược nhà nước tại các tỉnh và Công ty dược tư nhân Thuốc từ công ty dược nhà nước và tư nhân sẽ được phân phối đến người sử dụng thông qua hệ thống nhà thuốc, hiệu thuốc Tóm tắt chương 2 Công ty TNHH Hasan Dermapharm là một doanh nghiệp có bề dày hoạt động sản xuất kinh doanh các mặt hàng dược phẩm và có khá nhiều thành công trong lĩnh vực này. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp tham gia trong lĩnh vực này,do đó công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình khẳng định mình như: sức ép của thị trường, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp cùng ngành trong và ngoài nước, cung cầu,.. Nhưng công ty đã đang và sẽ không ngừng phấn đấu để khắc phục những khó khăn để hoàn thành mục tiêu chiến lược đã đề ra để ngày càng khẳng định mình trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH HASAN - DERMAPHARM 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan - Dermapharm Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Hành chính- Nhân sự Phát triển thị trường Kĩ thuật Đảm bảo chất lượng Kiểm tra chất lượng Nghiên cứu phát triển Sales & Marketing Ban giám đốc Kế toán tài chính Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan Derphmapharm ( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty TNHH Hasan Demapharm công ty được tổ chức phân chia theo chức năng phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty ở thời điển hiện tại. Đây là mô hình tổ chức phổ biến được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Công tác tổ chức này giúp công ty vừa duy trì được hệ thống thông tin trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng Theo kiểu cơ cấu này tổng giám đốc được các phòng ban chức năng tham mưu trước khi ra một quyết định về các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của công ty đặc biệt là về các quyết định kinh doanh . Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy việc phân cấp quản lý rất cụ thể và rõ ràng; có sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban ngang hàng với nhau trên nguyên tắc phối hợp cùng phục tùng. Và theo mô tả công việc của các phòng ban, của các cá nhân thì việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cũng được chỉ ra rất cụ thể. Với những quy định và trách nhiệm như vậy là đã đảm bảo được việc thực hiện theo nguyên tắc và yêu cầu chung của tổ chức. Cơ cấu tổ chức của công ty cũng rất linh hoạt trong những điều kiện thay đổi của bên ngoài cũng như trong nội bộ công ty. Trong vài năm qua công ty cũng đã nhiều lần thay đổi. Đây cũng do sự thay đổi của môi trường kinh doanh Ưu điểm Giúp giám đốc công ty giám sát được các hoạt động của công ty Tất cả các đơn vị trong công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị. Do đó việc đánh giá chất lượng công tác của các đơn vị do ban giám đốc công ty quyết định tránh được tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị Nhược điểm Giám đốc công ty còn phải xử lý quá nhiều công việc do phải quản lý tất cả các đơn vị. Như vậy nhiệm vụ của ban giám đốc quá nặng nề trong khi nhiệm vụ của các phòng ban lại quá đơn giản. Các phòng ban không trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo đơn vị mình khi có sự chỉ đạo của ban giám đốc, cách quản lý này làm cho các phòng ban không chủ động được khi thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện phát huy sáng kiến. Nguy hiểm hơn nếu các phòng ban trong công ty không phối hợp chặt chẽ,ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau Thời gian xử lý các thông tin thường chậm chưa phát huy được tính năng động, sáng tạo của các phòng ban à Như vậy ở đây nên có một mô hình quản lý mới theo kiểu phân cấp quyền và trách nhiệm không chỉ tập trung ở ban lãnh đạo và bộ phận chức năng mà phải mở rộng đến từng bộ phận nhỏ, làm sao mọi người đều có quyền và trách nhiệm, sử dụng tốt nguồn lực của mình phục vụ cho lợi ích của công ty. Trong thời gian tới sẽ có nhiều sự thay đổi từ môi trường vĩ mô, đòi hỏi công ty phải có một bộ máy linh hoạt, uyển chuyển hơn để có thể phù hợp với những sự thay đổi này. Đó là những yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp phải đáp ứng nếu không muốn bị tuột lại phía sau, dẫn tới kém hiệu quả trong công tác quản lý 3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty TNHH Hasan – Dermapharm có tổng số lao động là 306 người trong đó có 120 nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tại nhà máy và 216 nhân viên được phân bổ vào các bộ phận chức năng như sau: Ban giám đốc: 3 người Phòng Sales & Marketing : 143 người Phòng kế toán tài chính: 9 người Phòng hành chính nhân sự: 15 người Phòng phát triển thị trường: 7 người Phòng nghiên cứu phát triển: 15 người Phòng bảo đảm chất lượng: 9 người Phòng kiểm tra chất lượng: 10 người Phòng kĩ thuật: 15 người Xưởng thuốc: 120 người 3.2.1.Hội đồng quản trị Là cơ quan quản lý của công ty, toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật 3.2.2. Ban giám đốc Bảng 3.1: CƠ CẤU HIỆN TẠI CỦA BAN GIÁM ĐỐC (Đơn vị tính: Người) STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ chuyên môn 1 Tổng giám đốc 1 Dược sĩ đại học 2 Phó tổng giám đốc 2 Thạc sĩ kinh doanh ( Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) Ban giám đốc là bộ phận đứng đầu trong công ty và trực tiếp phụ trách các bộ phận phòng ban. Ban giám đốc trực tiếp quyết định và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng kế hoạch đã đề ra Chức năng Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được hội đồng quản trị thông qua Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh Ban hành quy chế, quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hóa toàn công ty Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty Phụ trách lãnh đạo các lĩnh vực: công tác tổ chức cán bộ, công tác kinh tế tài chính, công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty, công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng Nhận xét: Ban giám đốc hiện tại của công ty gồm 3 người: 01 tổng giám đốc lãnh đạo chung và 02 phó tổng giám đốc giúp việc cho tổng giám đốc. Cơ bản thì cơ cấu này hợp lý, tuy nhiên ban giám đốc phải lãnh đạo toàn thể công ty, quản lý nhiều phòng ban chức năng cùng lúc nên công việc quá nhiều so với số lượng người trong ban giám đốc. Vì vậy cần một phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc giải quyết công việc 3.2.3. Phòng Sales & Marketing Bảng 3.2: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG SALES & MARKETING ( Đơn vị tính: Người) STT Chức danh Số lượng 1 Giám đốc kinh doanh 1 2 Giám đốc phát triển kinh doanh 1 3 Giám đốc kinh doanh miền 3 4 Hành chính kinh doanh 8 5 Quản lý vùng 3 6 Sales Specialist 2 7 Trưởng nhóm trình dược viên 25 8 Trình dược viên 100 Tổng 143 ( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Nhiệm vụ Thiết kế hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; lập báo cáo kinh doanh định kì cho các cơ quan có liên quan như ban giám đốc, chính quyền.. Liên hệ với khách hàng đàm phán, kí kết hợp đồng với các đại lý, nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám,... xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận khách hàng, chào giá Tổng hợp doanh thu các sản phẩm trong công ty. Theo dõi công nợ của các khách hàng: đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính xác. Lập kế hoạch thu hồi công nợ ,yêu cầu thanh toán những khoản nợ quá hạn. Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng: tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại; gặp gỡ và trao đổi công việc thường xuyên với khách hàng mục tiêu và khách hàng thông thường; khảo sát và đo lường sự hài lòng của khách hàng Nhận xét: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing hiện tại của công ty TNHH Hasan – Dermapharm tương đối phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng có một giám đốc kinh doanh quản lý chung, bên cạnh đó giám đốc kinh doanh miền sẽ quản lý từng miền giúp cho việc kinh doanh của công ty thuận lợi hơn. Trình dược viên được phân bổ ở khắp nơi hoạt động dưới sự chỉ huy của trưởng nhóm trình dược viên. Có thể thấy số lượng nhân viên của phòng khá đông do số lương lượng trình dược viên phân bổ hầu hết các tỉnh thành để giới thiệu sản phẩm đến các đại lý, nhà thuốc bệnh viện,... Với số lượng này nhân viên của phòng Sales & Marketing hoàn thành được các công việc cũng như nhiệm vụ ban giám đốc đã đặt ra. Khối lượng công việc mà công ty giao cho phòng tương đối phù hợp với số lượng và năng lực chuyên môn của phòng 3.2.4. Phòng phát triển thị trường Số lượng nhân viên trong phòng gồm 7 người trong đó có: 01 giám đốc phát triển thị trường, 01 phó giám đốc và 05 nhân viên nghiên cứu thị trường Chức năng: Nghiên cứu và xây dựng các chính sách phát triển thị trường ở trong và ngoài nước. Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, xu hướng phát triển của thị trường và các đối thủ cạnh tranh trong ngành, nhà cung ứng, các hướng phát triển công nghệ Nhiệm vụ Lập, đề xuất phương án đầu tư mở rộng mạng lưới cung cấp dược phẩm cho các tỉnh thành trong nước và ngoài nước Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ kinh doanh, hoàn thiện quy trình phát triển khách hàng Phối hợp triển khai thực hiện công tác xây dựng thương hiệu; tổ chức các hoạt động cộng đồng của công ty. Nhận xét: Phòng phát triển thị trường có số lượng nhân viên là 07 trong đó có một giám đốc, 01 phó giám đốc và 05 nhân viên, tổ chức của phòng chưa hợp lý vì giám đốc và phó giám đốc mà chỉ quản lý 5 nhân viên trong khi khối lượng công việc của phòng này khá nhẹ nhàng so với những phòng còn lại. Công việc nhẹ nhàng nhưng chiếm số lượng nhân viên tương đương với những phòng khác làm lãng phí nguồn lực của công ty. Công ty nên có một cơ cấu tổ chức khác hoặc giảm bớt số lượng nhân viên của phòng để công việc của công ty đạt hiệu quả hơn. 3.2.5. Phòng tài chính kế toán Bảng 3.3: CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ 1 Kế toán trưởng 1 Đại học 2 Kế toán viên, kiểm toán 7 Đại học,cao đẳng 3 Thủ quỹ 1 Cao đẳng ( Nguồn : Phòng Hành chính – Nhân sự) Chức năng Thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiên các chỉ tiêu về tài chính kế toán và hướng dẫn các bộ phận trực thuộc tổ chức hạch toán kế toán - quản lý tài sản, vốn , hàng hóa, kinh phí và quỹ. Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm của công ty Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách phản ánh chính xác, kịp thời, liên tục đầy đủ có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo đúng chế độ chuẩn mực kế toán của bộ tài chính ban hành; lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty. Theo dõi chặt chẽ việc sử dụng vốn, tài sản cố định, vật tư, vật tư, công nợ trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh. Tập hợp chi phí sản xuất đầy đủ, chính xác để tính giá thành đơn vị sản phẩm, giá thành toàn bộ. Xác định kết quả kinh doanh, thực hiện phân phối lợi nhuận theo đúng quy định của nhà nước. Nhận xét: Phòng kế toán tài chính có 9 nhân viên :01 kế toán trưởng, 07 kế toán viên và 01 thủ quỹ .Cơ cấu tổ chức hiện tại của phòng kế toán tài chính tương đối ổn. Kế toán trưởng có nhiêm vụ phân công công việc cụ thể cho từng kế toán viên và giám sát hiệu quả làm việc, tổng hợp công việc và báo cáo cho ban giám đốc. Số lượng nhân viên của phòng phù hợp với khối lượng công việc được ban giám đốc giao 3.2.6. Phòng hành chính nhân sự có 15 người trong đó gồm: 01 giám đốc, 01 phó giám đốc và các  nhân viên hành chính, nhân sự; văn thư, bảo vệ, lái xe,  nhân viên phục vụ và các nhân viên bổ trợ khác Chức năng Phòng hành chính nhân sự có chức năng bảo đảm công tác văn thư, giấy tờ bảo mật. Tham mưu cho tổng giám đốc về vấn đề hoạch định, tuyển chọn, thay đổi, đánh giá nhân lực theo yêu cầu tổ chức cơ cấu chiến lược. Nhiệm vụ Xác định kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Thực hiện các hợp đồng lao động, soạn thảo các quy chế, nội quy hành chính Lập kế hoạch nâng lương, nâng bậc hàng năm Thực hiện bảng lương thưởng định kỳ và mọi chế độ về bảo hiểm xã hội, y tế Chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phân phối nhân viên, quản lý và sa thải nhân viên Nắm vững hồ sơ lý lịch, năng lực, sở trường của từng nhân viên để hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc trong việc đề bạc, bổ nhiệm, sắp xếp,bố trí, khen thưởng và kỉ luật nhân viên Nhận xét: Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự của công ty TNHH Hasan – Dermapharm phù hợp, số lượng nhân viên đủ để hoàn thành được công việc chung của công ty; các cá nhân hoàn thành được công việc của mình đúng thời gian quy định; thỉnh thoảng có trường hợp không hoàn thành đúng thời gian quy định nhưng thời gian chậm trễ ngắn không làm ảnh hưởng quá lớn đến công việc của công ty 3.2.7. Phòng nghiên cứu phát triển: Chức năng Chức năng chính của Phòng là phụ trách vấn đề nghiên cứu và triển khai các đề tài, dự án khoa học công nghệ; tìm ra những sản phẩm mới ngày càng chất lựơng để có thể cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành Nhiệm vụ Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm thực hiện việc nghiên cứu, phát triển công nghệ, thực nghiệm các sản phẩm khoa học và công nghệ đã được nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới vào quy trình sản xuất thực Tìm ra thị trường kinh doanh các kết quả nghiên cứu và phát triển, các ứng dụng công nghệ với các doanh nghiệp trong và ngoài nước theo phương thức sản xuất sản phẩm công nghệ ở dạng thử nghiệm, qui mô nhỏ để thăm dò thị trường và chuyển giao cho các doanh nghiệp thực hiện. Ngoài ra, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm còn thực hiện các đơn đặt hàng nghiên cứu, triển khai thử nghiệm sản phẩm các đề tài khoa học ứng dụng công nghệ. Phối hợp đào tạo đội ngũ chuyên viên khoa học và công nghệ qua thực tiễn triển khai nhằm phục vụ cho nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, phục vụ cho ứng dụng, chuyển giao công nghệ cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu; trước tiên là các nhà đầu tư trong nước. Nhận xét: Số lượng nhân viên trong phòng là 15 người đứng đầu là giám đốc nghiên cứu phát triển sản phẩm và các nhân viên của phòng là các dược sĩ chịu trách nhiệm nghiên cứu thêm sản phẩm mới để cạnh tranh với các đối thủ trong ngành kinh doanh dược phẩm. Nhìn chung, số lượng nhân viên của phòng hiện tại tương đối phù hợp, nhân viên được sắp xếp vào phòng phù hợp với chuyên môn được đào tạo 3.2.8. Phòng đảm bảo chất lượng : gồm 9 người đứng đầu là giám đốc đảm bảo chất lượng Chức năng, nhiệm vụ Giám sát toàn bộ quy trình sản xuất đảm bảo các nguyên liệu, phụ liệu, bao bì đạt tiêu chuẩn chất lượng trước khi đưa vào sản xuất. Đồng thời cũng giám sát quá trình sản xuất các lô sản phẩm theo đúng quy trình sản xuất, quy trình thao tác chuẩn từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối của quá trình sản xuất, đảm bảo các lô sản phẩm trước khi nhập kho và bán ra thị trường đều đạt các chỉ tiêu trong tiêu chuẩn chất lượng. Nhận xét: Có thể thấy số lượng nhân viên của phòng khá nhiều so với khối lượng công việc cần hoàn thành, nhiệm vụ của phòng khá nhẹ so với các phòng còn lại. Công ty cần có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp để tránh lãng phí nguồn lực cũng như hoạt động có hiệu quả hơn 3.2.9. Phòng kiểm tra chất lượng: tổng số lao động của phòng hiện tại là 10 Chức năng, nhiệm vụ Kiểm tra theo dõi quá trình sản xuất trong phân xưởng, thẩm định chất lượng theo những tiêu chuẩn của từng loại sản phẩm. Xét nghiệm các mẫu sản phẩm vừa được nghiên cứu của phòng nghiên cứu phát triển, kiểm tra các sản phẩm vừa được sản xuất tại phân xưởng trước khi đưa ra thị trường Nhận xét: Cũng như phòng đảm bảo chất lượng số lượng nhân viên trong phòng nhiều nhưng công việc tương đối ít với số lượng nhân viên như vậy. Công ty nên đề ra hướng giải quyết để hiệu quả công việc được cao hơn, không lãng phí nguồn lực của công ty 3.2.9. Xưởng thuốc: hiện tại số lượng nhân viên tham gia sản xuất tại xưởng là 120 người đứng đầu là quản đốc Chức năng: Sản xuất ra dược phẩm để phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Nhiệm vụ: Tham gia vào các khâu sản xuất trong phân xưởng để tạo ra thành phẩm cho công ty Tổ chức, bố trí, sắp xếp lực lượng sản xuất trong xưởng để đảm bảo vận hành an toàn, hiệu quả các thiết bị được giao theo quy trình của Công ty đã ban hành. Quản lý tài sản, phương tiện, thiết bị, do công ty trang bị phục vụ yêu cầu sản xuất. Lập kế hoạch, nội dung đào tạo nhân viên trong xưởng Nhận xét: Trong các phân xưởng người đứng đầu là quản đốc phân xưởng. Quản đốc là người lãnh đạo mọi hoạt động sản xuất trong phân xưởng theo sự chỉ đạo của cấp trên. Hiện tại số lượng nhân viên phục vụ tại 2 nhà máy là 120 người đáp ứng được số lượng sản phẩm cần cung cấp ra thị trường, cơ cấu tổ chức này là hợp lý, số lượng nhân viên có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cần thực hiện. 3.2.10. Phòng kĩ thuật: hiện có 15 nhân viên tham gia phục vụ tại phòng Chức năng, nhiệm vụ Phụ trách vấn đề máy móc thiết bị sản xuất, có nhiệm vụ theo dõi thực hiện lắp ráp sữa chữa máy móc khi cần Tham mưu giúp việc Tổng giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật sản xuất , quản lý kỹ thuật thiết bị, máy móc, an toàn vệ sinh lao động, lập kế hoạch bảo hộ lao động trong toàn Công ty. Hướng dẫn chuyển giao công nghệ đối với những công trình Công ty thiết kế và tiếp nhận công nghệ đối với những công trình đơn vị tư vấn khác thiết kế. Nhận xét: Số lượng nhân viên trong phòng khá nhiều so với khối lượng công việc cần thực hiện 3.2.11. Mối quan hệ giữa các phòng ban Trong công tác tổ chức bộ máy đòi hỏi phải có sự liên hệ chặt chẽ giữa cán bộ quản lý và tập thể quản lý. Các Phòng ban phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau hợp tác để thực hiện mục tiêu chung.  Trong trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc phối hợp thì quyết định của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc là ý kiến cuối cùng. Mối quan hệ trong cơ cấu bộ máy quản lý có sự liên hệ giữa các phòng ban chức năng và liên hệ giữa các cấp quản lý. Một số phòng ban tiêu biểu và sự phối hợp chặt chẽ với ban giám đốc và các phòng ban chức năng khác. Phòng hành chính nhân sự có chức năng nhiệm vụ chính là tổ chức nhân sự, giải quyết các chính sách, Điều lệ,...Dự thảo văn bản về công tác nhân sự, bổ nhiệm , miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng xây dựng nội quy, quy chế lao động nên phải có sự liện hệ và quan hệ mật thiết với các phòng ban. Khi phòng nào cần tuyển thêm lao động, ai nghỉ hưu, chuyển công tác,...đều phải qua phòng hành chính nhân sự. Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ làm các thủ tục tài chính để cho quá trình sản xuất có thể diễn ra liên tục. Khi một dự án cần thêm vốn, cần thêm tiền trả lương cho công nhân viên hay cần tiền trả nợ nhà cung cấp thì ban lãnh đạo phải đề xuất với phòng kế toán tài chính để làm các thủ tục cần thiết. Các dự án mới của các phòng ban hoặc ban giám đốc có được thực hiện hay không thì phải chờ phòng kế toán tài chính xét tính khả thi và hiệu quả của nguồn vốn cũng như lượng vốn có đảm bảo cho dự án thành công hay không Phòng Sales & Marketing nếu có một kế hoạch nào mới cũng phải thông qua sự kiểm tra của phòng phát triển thị trường nếu kế hoạch đó khả thi thì trình lên ban giám đốc cùng các phòng ban khác kiểm tra tính hiệu quả thì mới có thể được tiến hành,... Tuy nhiên do cơ cấu tổ chức của bộ máy được phân chia theo chức năng nên phòng nào lo nhiệm vụ của phòng đó giữa các phòng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ. Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực phòng ban khác, thì phòng chủ trì  phải chủ động phối hợp, phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác nhưng đôi lúc cũng bị chậm trễ do sự không phối hợp của phòng ban khác 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan 3.3.1.Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tổ chức bộ máy. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Hấu hết các công ty hoạt động đều vì mục tiêu lợi nhuận. Từ mục tiêu chiến lược đã được ban giám đốc vạch ra các chuyên viên tham gia đánh giá để xác định rõ tính khả thi làm cơ sở cho công ty tổ chức bộ máy. Mục tiêu hoạt động của công ty TNHH Hasan – Dermapharm năm 2016: Hoài bão: “ Trở thành công ty cung cấp dược phẩm chuyên khoa chất lượng Châu Âu hàng đầu tại Việt Nam”. Mục tiêu năm 2016: Doanh số tăng trưởng 60% đạt 120 tỷ đồng. Xây dựng thương hiệu Hasan vững mạnh tại thị trường Việt Nam và vươn ra các nước trong khu vực. Công ty phát triển toàn diện về chiều rộng (mở rộng thị trường lên các tỉnh Tây Nguyên, Miền Trung) và chiều sâu (tạo thêm nhiều mối quan hệ tốt với bệnh viện, bác sĩ, nhà thuốc, hiệu thuốc,đại lý..) tăng doanh số những thị trường hiện Những chương trình cần thực hiện năm 2016 Chương trình tái cấu trúc và hoàn thiện hệ thống quản lý Chương trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Hoàn thiện chính sách nhân sự Cung cấp các chế độ huấn luyện và đào tạo thường xuyên Chính sách lương thưởng xứng đáng sẽ được áp dụng cho toàn thể nhân viên Chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất: Đầu tư mạnh mẽ cho bộ phận nghiên cứu và phát triển Chương trình marketing tổng lực Xây dựng thương hiệu Hasan đi vào lòng khách hàng mục tiêu Mở rộng việc chăm sóc khách hàng Hoàn thiện hệ thống phân phối Với những mục tiêu và công việc cụ thể cần thực hiện công ty tổ chức cơ cấu bộ máy phù hợp để thực hiện được mục tiêu trên. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban chức năng; tổ chức nhân sự hợp lý để hoàn thành được những mục tiêu này 3.3.2.Môi trường hoạt động Môi trường kinh tế: Trong xu thế đi lên của đất nước, nền kinh tế của nước ta đã và đang hòa nhập, phát triển theo xu hướng chung của thế giới. Điều này giúp công ty có cơ hội mở rộng và khai thác thị trường nội địa và thị trường nước ngoài trong tương lai. Muốn làm được điều này công ty Hasan - Dermapharm phải tổ chức bộ máy tổ chức linh hoạt, hiệu quả để dễ thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Môi trường pháp luật: dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, tình hình chính trị tương đối ổn định điều này cũng là một điều kiện thuận lợi để công ty phát triển. Nhà nước cũng khuyến khích các nhà đầu tư nước ngoài vào sản xuất kinh doanh ở Việt Nam; do đó, công ty phải có giải pháp để ứng phó và cạnh tranh với các nhà đầu tư nước ngoài, luôn cải tiến sản phẩm, công nghệ để có thể đứng vững trong ngành nghề này. Ngoài ra cũng phải chú ý đến các đối thủ cạnh tranh trong ngành đặc biệt là những đối thủ nước ngoài. Dù là công ty liên doanh với Đức nhưng công ty vẫn chịu sức ép của nhưng đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. Theo Bộ Y tế, thuốc nhập khẩu chiếm 53% tổng tiêu thụ thuốc ở Việt Nam, 3 công ty Zuellig Pharma, Mega Products và Diethelm Việt Nam chiếm tới 50% tổng thị phần phân phối thuốc ở Việt Nam. Ngoài ra những công ty thuốc nội cũng là những đối thủ mạnh trong ngành như Dược Hậu Giang (DHG), Domesco (DMC), Imexpharm (IMP), Traphaco (TRA),..Vì vậy công ty nên có những chiến lược kinh doanh thích hợp, lựa chọn thị trường mục tiêu, phát triển chất lượng sản phẩm hơn nữa 3.3.3. Công nghệ Thời đại hiện nay là thời đại của công nghệ ứng dụng khoa học kỹ thuật mới, do đó công tác tổ chức bộ máy cụng bị tác động bởi yếu tố này. Công ty TNHH Hasan là công ty liên doanh với Đức nên hầu hết trang bị thiết bị và công nghệ tiên tiến hiện nay nhập khẩu từ Đức, đáp ứng các tiêu chuẩn WHO- GMP và tiêu chuẩn GMP của châu Âu. Áp dụng các công nghệ sản xuất được chuyển giao trực tiếp từ Tập đòan Dermpharm nên có thể cạnh tranh được với các đối thủ cùng ngành. Trình độ tự động hóa, vi tính hóa, hóa học hóa và sinh học hóa trong tất cảcác khâu sản xuất, phân phối lưu thông và quản lý ngày càng cao hơn.-Các phương tiện truyền thông, vận tải. Tuy nhiên , để tồn tại và phát triển công ty phải luôn đầu tư hơn về mặt công nghệ cũng như đào tạo một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, năng lực chuyên môn cao để đáp ứng được với những công nghệ mới này. 3.3.4. Năng lực trình độ nhân sự: Công ty TNHH Hasan – Dermapharm có đội ngũ lao động trẻ, năng động, sáng tạo nhiệt tình; đội ngũ dược sỹ, công nhân giỏi chuyên môn, tâm huyết lành nghề trong lĩnh lực sản xuất và nghiên cứu; đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm Ngoài ra công tác tổ chức bộ máy còn phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tiễn của công ty. Dựa vào những yếu tố thực tiễn của công ty sẽ cho ta những cái nhìn chính xác về khả năng tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, văn hóa tổ chức,..Đánh giá về khả năng tài nguồn vốn và nhân sự của công ty chưa lớn, chưa thể thiết lập một bộ máy quá cồng kềnh. Công ty phải ngày càng nâng cao hơn chất lượng nhân sự để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành 3.4. Đánh giá bộ máy quản lý của công ty hiện tại Công ty đã từng bước xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý và đến nay đã đạt được nhiều thành công. Qua sơ đồ tổ chức ta thấy công ty tổ chức Phân chia theo chức năng. Ưu điểm của công tác tổ chức theo kiểu này là công tác quản lý được chuyên môn hóa cao: mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đều đảm nhiệm một phần công việc nhất định. Vận dụng được khả năng , trình độ chuyên sâu của các phòng ban để tham mưu cho ban giám đốc trong những việc quan trọng. Công ty có một đội ngũ nhân viên sáng tạo, nhiệt huyết, lành nghề; ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm, có tầm nhìn chiến lược nên có đầy đủ năng lực đảm nhận nhiệm vụ được giao. Bộ máy tổ của công ty được tổ chức phân chia theo chức năng giúp giám đốc nắm sát được các hoạt động công ty. Tất cả đơn vị trong công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất Tuy nhiên bộ máy tổ chức của công ty vẫn tồn tại một số hạn chế: một số phòng ban chức năng chưa được tổ chức hợp lý, một số cán bộ công nhân chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc và làm không đúng chuyên môn của mình. Trong quá trình giải quyết công việc phòng ban chức năng phải báo cáo công việc cho ban giám đốc nhưng nhiều lúc vẫn chưa kịp thời làm chậm tiến trình công việc. Tóm lại công ty phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức bộ máy, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nhằm tạo thêm thế mạnh để công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắc khe của khách hàng trong và ngoài nước 3.7. Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm Hiện nay công ty gồm ban giám đốc, các phòng ban chức năng, nhà máy sản xuất. Về cơ bản thì công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức bộ máy đảm bảo được những yêu cầu và nhiệm vụ đã đặt ra. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên thì bộ máy vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế cần được khắc phục. Sau đây là một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm: Thành lập thêm phòng kế hoạch kinh doanh Nguyên nhân: Do ban giám đốc quản lý quá nhiều phòng ban chức năng và còn phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ riêng của mình nên công việc khá nhiều. Vì vậy xây dựng thêm phòng kế hoạch kinh doanh là điều cần thiết, Phòng này sẽ tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ sau: Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty: xây dựng các kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm; giúp ban giám đốc quản lý, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tiếnđộ thực hiện kế hoạch của các phòng ban chức năng Công tác quản lý kinh tế: phụ giúp phòng Sales & Marketing quản lý các hợp đồng kinh tế; quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành Hỗ trợ kinh doanh cho phòng Sales & Marketing Điều chỉnh phòng ban chức năng Phòng phát triển thị trường sẽ nhập với phòng Sales & Marketing trở thành một bộ phận của phòng Sales & Marketing và chịu sự chỉ huy của giám đốc kinh doanh. 2 phòng này có liên quan mật thiết với nhau nên nhập lại thành một sẽ dễ dàng cho quá trình kinh doanh của công ty hơn. Do công việc, nhiệm vụ của phòng phát triển thị trường không quá phức tạp nên gộp chung với phòng sẽ tiết kiệm một khoản chi phí của công ty, tránh lãng phí nguồn nhân lực làm cho hoạt động của công ty sẽ đạt hiệu quả cao hơn Tương tự Phòng đảm bảo chất lượng và phòng kiểm tra chất lượng nên nhập lại vì chức năng, nhiệm vụ của 2 phòng này tương tự nhau nên gộp lại sẽ tiết kiệm được một phần chi phí cho công ty, tránh lãng phí nguồn lực Giảm bớt số lượng nhân viên trong phòng kỹ thuật vì số lượng nhân viên trong phòng khá đông trong khi công việc tương đối nhẹ nhàng Hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của bộ máy Ngoài ra công ty TNHH Hasan – Dermapharm cần hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban chức năng. Tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động, tổ chức bộ máy khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo. Bố trí nhân viên có năng lực chuyên môn vững vàng tại các vị trí chủ chốt. Các bộ phận quan hệ theo chiều dọc thì bộ phận cấp dưới phải tuân thủ theo cấp trên, nhưng không phải tuân thủ một cách thụ động mà phải có phản hồi để cấp trên có những đánh giá rút kinh nghiệm. Các bộ phận theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với nhau tạo điều kiện giúp đỡ nhau trog công việc để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với đội ngũ lãnh đạo thì vấn đề đào tạo và bổ dưỡng lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc tốt và trôi chảy hơn. Hiện tại đội ngũ lao động của công ty TNHH Hasan- Dermapharm còn tồn tại lực lượng lao động có trình độ hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người chưa đúng ngành nghề đào tạo. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn công ty cần có những yêu cầu sát thực tế để chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp. Cùng với quá trình tuyển chọn, công ty cũng nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ có trình độ yếu kém không thể đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty. KẾT LUẬN Công tác tổ chức bộ máy là một vấn đề không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào, đặc biệt trong những thời điểm cạnh tranh của nền kinh tế theo xu hướng toàn cấu hóa như hiện nay. Đối với công ty TNHH Hasan – Dermapharm cũng vậy, công tác tổ chức bộ máy đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sự sống còn, sự suy thịnh của công ty. Thông qua các hệ thống mục tiêu, mô hình tổ chức bộ máy chủ yếu mà xác định, tạo dựng bức tranh toàn cảnh về cách thức, biện pháp mà công ty phải thực hiện vươn tới trong tương lai Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, sự bùng nổ của thông tin cùng với các yếu tố bất ngờ xảy ra liên tiếp đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia nên việc công tác tổ chức bộ máy đúng đắn, khoa học và hiệu quả là rất cần thiết. Do vậy ngành dược phẩm cũng như các ngành khác trong nền kinh tế muốn sự phát triển bền vững thì cũng cần có tổ chức bộ máy đúng đắn và phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy sao cho phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn. thông qua công tác tổ chức bộ máy, doanh nghiệp sẽ xây dựng được các bước hành động một cách khoa học, dự đoán trước các cơ hội và thách thức có thể gặp phải và phương hướng giải quyết. đặc biệt công ty TNHH Hasan – Dermapharm sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm gặp rất nhiều rủi ro, thay đổi khi đó có một tổ chức bộ máy hoàn thện đúng đắn sẽ giúp công ty có khả năng và biết ứng phó với mọi tình huống ở mọi nơi, mọi lúc từ đó khẳng định được vị thế của công ty trong ngành sản xuất kinh doanh dược phẩm cũng như trên thương trường. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ts. Phạm Thế Tri (2007). Giáo trình Quản trị học NXB Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh 2. ThS. Bùi Đức Tâm, Ths Lê Văn Quý, Ths Nguyễn Thị Minh Trâm,.. ( 2015). Bài giảng Quản trị học Khoa Quản trị kinh doanh Đại học Tài chính - Marketing 3. Nhóm tác giả Nguyễn Hùng Phong, Lê Việt Hưng ( 2016).Giáo trình Quản trị học Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh 4. Tiến Trương Chi , giáo trình Quản Trị học cơ bản 5. www.hasandemar.com 6. www.tailieu.vn 7. www.luanvan.net