Tầm quan trọng của công tác quản trị thông tin doanh nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU Lí do chọn đề tài Ngày nay việc thành công trong một công ty doanh nghiệp kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố, điều kiện nhưng trong thời gian hiện nay thông tin có vị trí quan trọng hàng đầu. Trong bất kỳ hoạt động của các cơ qua, tổ chức cần thiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuỳ theo nhu cầu, nhiệm vụ mà mỗi doanh nghiệp chọn cho mình những nội dung cụ thể về việc tổ chức thu thập và xử lý thông tin. Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Trong những thập kỷ gần đây, thông tin được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Sự phát triển của hệ thống thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm. Như V.I.Lênin đã khẳng định: "Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất". Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định nguyên tắc lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng. Vì thế nhóm thực hiện nghiên cứu đề tài “Tầm quan trọng của công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp”. Mục tiêu nghiên cứu Vai trò của thông tin đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp từ đó đưa ra một số giải pháp để công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn. Kết cấu Cơ sở lí luận của công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Thực trạng công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Một số giải pháp quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Giải quyết tình huống trong công ty giày Thái Bình. NỘI DUNG I. Cơ sở lí luận của công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp 1. Một số khái niệm a. Thông tin Thông tin là một đối tượng thường dùng nhất. Có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin đều có cách hiểu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng như vai trò tác dụng nhất định. Hiểu một cách đơn giản nhất thông tin là sự trao đổi giữa con người với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. Từ các quan điểm khác nhau, chúng ta có thể nêu ra một khái niệm mang tính khoa học hơn về thông tin; "thông tin là những dữ liệu cóý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có đựơc những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn". b.Quản trị thông tin Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. 2. Phân loại thông tin. Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối rất nhiều loại thông tin khác nhau. Thông tin và quá trình thông tin trong các doanh nghiệp là hết sức quan trọng, phức tạp, phong phú và đa dạng. Muốn thực hiện công việc một cách khoa học, tránh chồng chéo thì phân loại luồng tin là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quá trình quản trị. Có nhiều cách phân loại thông tin, tùy theo mục đích, yêu cầu của chủ thể quản lý thông tin, tuỳ trường hợp, hoàn cảnh cụ thể. ù Theo nguồn thông tin Thông tin bên ngoài: bao gồm những thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, các chính sách, định hướng nhà nước… Thông tin nội bộ: những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán tài chính, sản xuất, dự trữ… ù Theo tính chất đặc điểm sử dụng Chia làm 2 loại: thông tin tra cứu và thông tin thông báo. Thông tin tra cứu: thông tin tra cứu là thông tin đưa đến cho người tiếp nhận những nội dung có tính quy ước, những căn cứ kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành. Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó để họ chủ động để sản xuất các biện pháp ứng xử có hiệu quả nhất. ù Theo kênh tiếp nhận Theo cách này có 2 loại: nguồn thông tin có hệ thống và nguồn thông tin không có hệ thống. Nguồn thông tin có hệ thống là nguồn thông tin đem đến cho người nhận theo thời gian đã định trước và với những thông số quy ước chung mang tính phổ cập (bản tin, công báo, báo cáo thống kêđược duyệt, thông tin tình hình kinh doanh hàng tháng, hàng quý…). Nguồn thông tin không có hệ thống là nguồn thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. ù Theo đặc điểm và nội dung chuyên môn, theo lĩnh vực hoạt động Thông thường ở các doanh nghiệp, căn cứ vào nội dung và đặc điểm người ta chia ra một số luồng thông tin như sau: luồng thông tin quy phạm pháp luật, luồng thông tin khoa học kỹ thuật, luồng thông tin chính trị - xã hội và các luồng thông tin khác. 3. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp P Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. P Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp. P Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch đó đạt hiệu quả. P Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng của doanh nghiệp. Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (như sản xuất, kinh doanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ, mở rộng và khai thác dịch vụ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá. Với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã thể hiện và khẳng đinh vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế được. Bằng các phương tiện thông tin đa dạng, ngày càng hiện đại con người có thể thường xuyên thâu tóm được đầy đủ các thông tin thô, mới phát minh, đến những thông tin đã thông qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bước phân tích, tổng hợp, phục vụ kịp thời và có hiệu quả. Ngày nay, thông tin hướng trực tiếp được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy, thực sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp. II. Thực trạng công tác quản trị thông tin ở các doanh nghiệp Trong bất cứ một lĩnh vực kinh tế nào đều cần có thông tin. Thông tin là một công cụ hữu hiệu và có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu chúng ta biết cập nhật thông tin kịp thời, đúng lúc sẽ đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp. Một ví dụ điển hình về việc cập nhật thông tin đúng lúc ở các doanh nghiệp xuất khẩu gạo. Lúc đầu do thiếu thông tin về diễn biến của thị trường lúa gạo, hạt điều, cà phê thế giới nên các doanh nghiệp xuất khẩu của ta bị thua lỗ. Nhưng một tín hiệu có lợi là hiện nay lượng lúa gạo mua bán trên thế giới đã có dấu hiệu giảm do các nước Trung Quốc, Ấn Độ, Paxkitan giảm xuất khẩu để cân đối nhu cầu trong nước. Trên thị trường lúc này chỉ còn Thái Lan và Việt Nam có khả năng cung ứng. Trong khi lúa gạo của Việt Nam đang ở mức cạnh tranh hơn so với giá gạo của Thái Lan. Do đó, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nhiều khả năng giành được cơ hội xuất khẩu gạo vào các thị trường trên. Đó chính là một nguồn thông tin nếu biết nắm bắt sẽ rất có lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu gạo. Cho đến giờ này tốc độ của thông tin trong công việc kinh doanh phần lớn vẫn còn bị giới hạn bởi khả năng lưu chuyển thông tin, nhưng ngày nay với sự phát triển của trình độ khoa học, những công cụ kỹ thuật số sẽ đưa thông tin đi với tốc độ ánh sáng. Do đó, các doanh nghiệp phải biết cách sử dụng nhân viên tri thức, nhân viên tư duy của mình để phản ứng với những điều đáng xảy ra, hoạch định sản phẩm mới để chắc chắn là mình đang sử dụng mọi nguồn lực một cách đúng đắn và thích hợp. Chính vì thế mà mọi nhà doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh đều phải tự mình tham gia vào việc sử dụng máy tính cá nhân, mạng và Internet để có thể cập nhật thông tin hàng ngày về đối tác, cổ đông, tiếp thị quảng cáo, bán hàng, nhân viên sắp tuyển dụng, và điều quan trọng đó là nhu cầu của khách hàng trên thị trường. Đó là một hình thức thông tin rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần biết . Ngày nay việc sử dụng kỹ thuật số hoá sẽ tăng thêm tính hiệu quả trong hoạt động công ty loại bỏ dần hình thức giấy tờ lâu nay. Đưa các quy trình và thông tin trước đây nằm trên giấy tờ và mạng nội bộ công ty đồng thời thiết kế những công cụ giúp mọi người truy cập thông tin dễ dàng, chính xác hơn. Ban đầu, các máy tính kinh doanh đã được sử dụng cho các doanh nghiệp thực tế là máy tính trong biên chế và theo dõi các tài khoản phải trả và thu. Khi các ứng dụng được phát triển để cung cấp cho các nhà quản lý với thông tin về doanh số bán hàng, hàng tồn kho, và các dữ liệu khác mà có thể giúp trong việc quản lý doanh nghiệp được dễ dàng hơn. Công ty có thể để làm nổi bật sức mạnh và điểm yếu của mình dựa trên những báo cáo doanh thu, nhân viên thực hiện hồ sơ ... tất cả những việc làm trên đều phải được tiến hành nhờ hệ thống thông tin nhằm xác định những khía cạnh có thể giúp công ty cải thiện quy trình kinh doanh và hoạt động của mình. Ngày nay, các doanh nghiệp thường quản trị thông tin bằng việc áp dụng hệ thống thông tin theo trình tự như sau: Đầu tư cơ sở hạ tầng è Giai đoạn sơ khai è Mức tác nghiệp è Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược è Ứng dụng thương mại điện tử. Ví dụ tại VNPT muốn ứng dụng hệ thống thông tin vào trong hoạt động doanh nghiệp mình thì đầu tiên họ phải trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN, thiết lập kết nối Internet,… Sau đó họ dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản như ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Tiếp theo VNPT bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Không dừng lại ở đây HTTT còn là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp VNPT thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây quản trị cung ứng theo chuỗi, quản trị mối quan hệ khách hàng... Cuối cùng VNPT đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G; không những vậy việc ứng dụng TMĐT còn phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong VNPT. III. Một số giải pháp ứng dụng thông tin trong doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như thế nào? Như vậy không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá, xem xét như nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trước mắt hoặc lâu dài. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân tích, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin hết sức quan trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh được những lãng phí không cần thiết. Ngày nay, việc các Nhà Quản Trị dựa trên cơ sơ các dữ liệu thông tin thu thập được từ nhiều nguồn để đề ra các quyết định kịp thời cho hoạt động của Doanh Nghiệp không còn là những điều mới mẻ trong hoạt động quản trị. Nhưng điều cốt lõi ở đây là những thông tin mà doanh nghiệp thu thập được có sử dụng được ngay hay không? Như vậy doanh nghiệp cần có những giải pháp để thông tin được thu thập một cách khoa học và đảm bảo chất lượng. Để thực hiện điều này các doanh nghiệp cần phải: P Xem xét doanh nghiệp đã có quản trị chiến lược chưa, nếu chưa, bước đầu tiên là doanh nghiệp nên xây dựng chức năng này. Nếu có, doanh nghiệp nên đánh giá lại các hoạt động của chức năng này. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục xây dựng chức năng quản trị thông tin môi trường. P Khi tiếp hành thu thập những thông tin cần thiết DN cần thực hiện trình tự theo các bước sau: ­ Xác định mục đích thu thập thông tin. ­ Phân loại các thông tin cần thu thập. ­ Xác Định các nguồn cung cấp thông tin.  ­ Xác định đối tượng thực hiện việc thu thập thông tin.  ­ Xữ lý, phân tích và đánh giá các thông tin thu thập được. ­ Đưa ra dự báo và chuyển giao cho các nhà quản trị có trách nhiệm. P Thuê các chuyên gia để đánh giá các thông tin thu thập được để đảm bảo tính khách quản cho thông tin. P Thực hiện công tác kiểm tra xuyên suốt quá trình thu thập thông tin. Để thông tin có thể sử dụng và thai thác có hiệu quả, điều trước tiên thông tin phải có chất lượng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau: P Thông tin phải đầy đủ Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh được tất cả những khía cạnh cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến. Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế. Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ, ngay từ đầu nhà quản lý phải có một định hướng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Hơn nữa để hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm nghĩa là không dư thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian. Thực ra điều này không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời, ngắn hạn. P Thông tin phải kịp thời và linh hoạt Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng (theo góc độ thời gian) để người quản lý có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể. Thông tin không kịp thời không những không giúp được gì cho vịêc ra quyết định, mà đôi khi còn gây ra nhiều phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác. Ví như một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh. Tuy nhiên, khái niệm kịp thời được nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủ yếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể (của con người, của trang thiết bị và của cả những phương pháp mà con người đang sử dụng khi điều khiển các trang bị cũng như các quyết định cần thiết). Công nghệ thông tin hiện đại với sự trợ giúp của các phương tiện truyền thông, các đa phương tiện đã tạo được khả năng giúp con người vượt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắc phục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên. Có thể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%. P Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, khách quan, sử dụng được và phải hợp với yêu cầu. Thông tin cần được đo lường chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí. Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản trị. P Thông tin phải có độ tin cậy cao Thông tin có độ tin cậy cao thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Chẳng hạn khi nhân viên kinh doanh cung cấp số liệu thống kê không chính xác sẽ dẫn đến những sai phạm nghiêm trọng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. P Thông tin phải gắn theo mạch Thông tin phải đựơc gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghĩa là phải nằng trong một sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả. Thiết thực trợ giúp cho hoạt động tư duy của con người, làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể. Vì nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng. Mọi sự tuỳ tiện, vô trật tự không chỉ làm giảm bớt, thậm chí triệt tiêu giá trị của bản thân thông tin đó, mà còn kéo theo một sự lộn xộn, rắc rối cùng những hậu quả có thể nặng nề khác. Do đó, công nghệ càng hiện đại độ chuẩn xác càng phải được đề cao, trong đó tính trật tự, tổ chức của thông tin là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ. Giải quyết tình huống của công ty giày Thái Bình Câu 1: Hãy cho biết chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng điều khiển, chức năng kiểm tra, công việc hành chánh văn phòng trong tình huống gồm những công việc nào ? Trả lời : P Chức năng hoạch định: “Kế hoạch và điều hành sản xuất có liên quan đến tất cả các bộ phận phòng ban trong công ty. Để hoàn thành kế hoạch sản xuất đòi hỏi phải có một sự phối hợp đồng tốc giữa các công đoạn và các quá trình từ khâu chuẩn bị sản xuất cho đến khâu làm đế, may mũ giày và gò ráp giày bởi vì có rất nhiều người cùng một lúc tham gia vào quá trình này”. Theo cô Thảo, kế hoạch sản xuất là mệnh lệnh. P Chức năng tổ chức: Phòng Kế hoạch và điều hành sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất hàng tuần, hàng tháng và hàng năm cho các nhà máy trong công ty. Mặt khác, phòng phải chịu trách nhiệm phát ra những đơn hàng cụ thể đến từng nhà máy kèm theo những thông tin về khách hàng và các tài liệu có liên quan đến việc triển khai kế hoạch sản xuất. Hơn nữa, phòng kế hoạch phải phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty, đối phó và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh trong việc chuẩn bị và thực hiện kế hoạch sản xuất. Cùng lúc đó, phòng còn phải ghi chép thống kê, báo cáo việc điều hành và hoàn thiện hệ thống sản xuất cho hội đồng quản trị của công ty. Để thực hiện các nhiệm vụ trên, cô Thảo yêu cầu các phòng ban chức năng, các nhà máy và các phân xưởng trong hệ thống cung cấp những thông tin cần thiết, những tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất. P Chức năng điều khiển: Yêu cầu các nhà máy trong tập đoàn thực hiện chỉ tiêu kế hoạch đúng số lượng, chất lượng, và thời gian giao hàng thì cần thiết phải xây dựng một qui trình hợp lý. Trong đó thể hiện những qui định cụ thể về thời gian thực hiện trong từng khâu một kể từ khi nhận được đơn đặt hàng cho đến khi đơn hàng được giao. P Chức năng kiểm tra công việc hành chánh: Cô Thảo và các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ theo dõi, giám sát và thúc đẩy các nhà máy trong việc chuẩn bị sản xuất và sản xuất theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt. Mặt khác, cô còn phải báo cáo lên Hội đồng quản trị công ty về những cá nhân, tập thể, nhà máy hay các phân xưởng không thực hiện đúng kế hoạch sản xuất. Đồng thời, cô phải báo cáo lãnh đạo công ty những vấn đề nảy sinh ngoài khả năng giải quyết của cô. Ngoài ra, cô còn phải viết các báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của các nhà máy, phân xưởng trong tập đoàn để gởi lên Hội đồng quản trị công ty. Phân công những con người cụ thể vào từng khâu, từng công đoạn của những quá trình đó để theo dõi giám sát. Đại bộ phận các sản phẩm của công ty là làm theo đơn đặt hàng. Tại công ty, hàng năm có hàng nghìn mẫu mã giầy khác nhau được sản xuất. Vì vậy, trong thời gian sản xuất máy móc thiết bị phải được điều chỉnh lại thường xuyên. Câu 2: Phân tích nguyên nhân làm cho công ty giày Thái Bình bị mật cân đối giữa cung và cầu ? Ông Thuấn cần thu thập những thông tin nào để giải quyết vấn đề đặt ra trong tình huống ? Trả lời : Nguyên nhân làm cho Công ty giày Thái Bình bị mất cân đối giữa cung và cầu là: Thứ nhất: Là do hình thức kinh doanh: “ Đại bộ phận các sản phẩm của công ty là làm theo đơn đặt hàng. Tại công ty, hàng năm có hàng nghìn mẫu mã giầy khác nhau được sản xuất. Vì vậy, trong thời gian sản xuất máy móc thiết bị phải được điều chỉnh lại thường xuyên.” Thứ hai: do sự biến động về nhu cầu hằng năm của thị trường: “Một đặc điểm nữa là nhu cầu sản xuất giày tại công ty thường cao vào các tháng 1, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12. đặc biệt là các tháng 5, 6, 11, và 12 nhu cầu rất cao. Trong các tháng này nhu cầu vượt quá năng lực sản xuất của công ty 30% đến 50%.” Ngoài ra còn cộng thêm vấn đề về vật tư, kế đến là vấn đề lao động. Do công ty không dự trữ sẵn nguồn nguyên vật liệu nên vào các tháng cao điểm không có đủ để cung cấp cho sản xuất. Bên cạnh đó, do công ty không tự chủ được nguồn nguyên vật liệu, quá phụ thuộc vào nước ngoài “Vật tư được nhập khoảng 60% từ nước ngoài, thời gian vận chuyển khác nhau” Ông Thuấn cần thu thập những thông tin nào để có thể giải quyết vấn đề đặt ra trong tình huống là: 1. Thông tin về các nhà cung ứng hiện tại của Doanh nghiệp. Yêu cầu họ dưa hàng nhanh hơn vào các tháng cao điểm được không? Ngoài ra, Thông tin về các nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào tiềm năng khác. Có thể mua trong nước hoặc khu vực láng giềng không! Giúp giải quyết vấn đề sản phẩm đầu vào chạm trễ do việc giao hàng. Lưu ý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào phải phải đảm bảo. 2. Thông tin về các nhà vận chuyển hàng hóa mà hiện nay ta đang hợp tác. Xem xét họ có khả năng giao hàng nhanh hơn nữa không. So sánh chi phí. Sau đó tính toán đến các giải pháp. Tiếp tục hợp tác hay tìm phương án khác. 3. Thông tin về năng lực sản xuất của công ty có thế mở rộng ra hay không và chi phí của việc mở rông này là bao nhiêu? Để quyết định mở rộng qui mô đáp ứng nhu cầu vào các tháng cao điểm. Ngoài ra, cần so sánh thông tin về việc thuê bên ngoài gia công vào các tháng cao điểm trong khoảng thời gian ngắn hạn. 4. Thông tin về sức khỏe và tinh thần làm việc của công nhân vào thời điểm nhu cầu cao. Nếu được thì ta tăng ca động viên họ bằng lương, phụ cấp, tăng chất lượng bữa ăn. Khi tăng ca thì nấu thêm các bữa ăn phụ. Câu 3: Với tư cách là nhà quản trị hành chánh văn phòng (giám đốc phòng kế hoạch và điều hành sản xuất), cô Thảo nên làm gì để quản trị thông tin hiệu quả - giảm được số đơn hàng “đi air”? Trả lời: P Vấn đề về nguyên vật liệu. Thứ nhất: Phân lô thông tin về hàng hoá theo thời gian để dễ giám sát theo dõi khi ngày giao hàng gần đến. Nếu có trục trặc khoảng từ 3 đến 5 ngày trước ngày cần nhập hàng về thì ta nên chủ động tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu thay thế. Cần lưu ý tới chất lượng nguồn nguyên vật liệu mới phải đảm bảo yêu cầu trong sản xuất. Thứ hai: Đặc biệt chú ý tới thông tin về nguyên vật liệu nhập ngoại. Vì ở khâu này nhiều rủi ro có thể xảy ra,. Vật tư được nhập khoảng 60% từ nước ngoài, thời gian vận chuyển khác nhau. Các trường hợp giao hàng trễ hoặc hàng phải “đi air” chủ yếu là do vật tư. Tìm cách hạ tỉ lệ vật liệu ngoại xuống bằng cách tự làm hay tìm nguồn trong nước. Điều chỉnh bằng lại cho đồng bộ thời gian giao hàng phù hợp với thời gian sản xuất. Ngoài ra nếu điều kiện kho bãi cho phép thì DN mua nguyên vật liệu trữ lại trong kho của công ty để phục vụ các tháng cao điểm. P Vấn đề về nguồn lao động. Thứ nhất: Cần chủ động tìm kiếm thêm nguồn lao động vào các tháng cao điểm hoặc cho công nhân làm thêm giờ tuỳ theo nhu cầu và năng lực của từng người. Luôn chú ý tới sức khoẻ của công nhân, đảm bảo các chế độ phụ cấp thêm, các bữa ăn ngoài giờ,… Thứ hai: Lấy phiếu ý kiến của công nhân về điều kiện lao động mức độ an toàn lao động… Từ đó tiềm ra các vấn đề chính đáng mà công nhân đang gặp phải. Giải quyết các nhu cầu chính đánh của họ. Ngoài ra, xây dựng củng cố hệ thống tổ chức công đoàn tại DN, làm cho công đoàn thực sự trở thành tiếng nói, bênh vực quyền lợi chính đánh của công nhân. P Vấn đề cá nhân của cô Thảo. Thứ nhất: Cô Thảo cần kiểm tra lại thông tin thực tế, về kế hoạch sản xuất và điều hành xem nguyên nhân tại sao có sự không suôn sẽ giữ hai khâu này. Tính toán các giải pháp ngắn hạn và dài hạn. Thứ hai: Phân chia lại công việc trong phòng kế hoạch, giao bớt công việc cho nhân viên cấp dưới có năng lực bởi vì quá nhiều công việc chỉ tập trung vào một người sẽ làm việc giải quyết thông tin kém hiệu quả. KẾT LUẬN Mô hình thông tin quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ các nhà quản trị đến các đối tượng quản trị. Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin quản trị thường phức tạp hơn. Một tổ chức cần quan tâm đúng mức đến mô hình xây dựng quản trị thông tin có hiệu quả để đảm bảo sự thông đạt trong tổ chức, góp phần thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của nó. Quản trị thông tin có một vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh. Nhưng để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một điều không đơn giản. Có thể khẳng định rằng, chất lượng của thông tin có ảnh hưởng tới mọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin tốt, có hiệu quả. Muốn đánh giá được chất lượng thông tin người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng quản trị chính là sự đảm bảo thông tin trong doanh nghiệp kịp thời, chính xác đầy đủ và có độ tin cậy cao. Đó chính là kim chỉ nam cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả như mong muốn.