Tin học văn phòng - Microsoft Word 2013

ng biệt trong chế độ màn hình Notes Page, nhƣng việc làm này rất thủ công và mất thời gian. Chúng ta nên vào chế độ màn h nh Notes Master để thực hiện các tùy chỉnh và các thay đổi này sẽ có tác dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần điều chỉnh Notes Master. 2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Notes Master. Cửa sổ Notes Master xuất hiện. Lệnh Notes Master 3. Tại nhóm Placeholders, bạn có thể thiết lập cho ẩn hoặc hiện các placeholder trên trang Notes Page bằng cách bỏ chọn hoặc chọn vào các hộp kiểm. Ngăn lệnh Notes Master 4. Tại nhóm Edit Theme, bạn có thể chọn lại bộ màu sắc, font chữ và hiệu ứng cho các placeholder. 5. Tại nhóm Background, bạn có thể thêm nền cho các Notes Page. Ví dụ, bạn chọn Style 2 tại Background Styles. Tài liệu lưu hành nội bộ 449 Thêm nền cho các Notes Page 6. Trong vùng Notes Page:  Bạn chọn 2 placeholder Header và Date và di chuyển xuống ph a dƣới 1cm vì chúng quá sát lề trên của trang in.  Bạn chọn 2 placeholder Footer và Page Number và di chuyển lên trên 1 cm v chúng cũng quá sát lề dƣới của trang in.  Bạn có thể điều chỉnh k ch thƣớc của placeholder Slide Image hoặc Body theo nhu cầu. Ví dụ, bạn thực hiện điều chỉnh sau:  Chọn placeholder Body  Vào Drawing Tools, ngăn Format, nhóm Shape Styles  Chọn kiểu định dạng Colored Outline – Red, Accent 1 Tài liệu lưu hành nội bộ 450 Định dạng cho placeholder Body 7. Chuyển qua ngăn Notes Master và nhấn nút Close Master View để hoàn tất. Thực hiện in ấn Notes Pages Sau khi thực hiện các công đoạn tùy chỉnh cho Notes Page, chúng ta sẽ tiến hành in ấn chúng ta giấy để sử dụng khi thuyết trình. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần in Notes Pages. 2. Vào File, chọn Print Tài liệu lưu hành nội bộ 451 Hộp thoại Print 3. Thực hiện các tùy chọn sau:  Tại Copies: thiết lập số lƣợng bản in  Tại Printer: chọn máy in từ danh sách, bạn có thể thiết lập các tùy chọn cho máy in bằng cách nhấn vào Printer Properties.  Tại Settings:  Thiết lập số lƣợng slide sẽ in từ danh mục:  Print All Slides: để in tất cả các slide trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn in hết slide.  Print Selection: chỉ in các slide đang chọn  Print Current Slide: chỉ in slide hiện hành  Custom Range: thiết lập các slide sẽ in tại hộp Slides bên dƣới. Tài liệu lưu hành nội bộ 452 Chọn các slide sẽ in  Chọn kiểu Layout cần in: Bạn chọn kiểu Notes Page, và tùy chọn thêm  Frame Slides: in đƣờng viền xung quang Notes Page, bạn không chọn.  Scale to Fit Paper: bạn chọn tùy chọn này để nới rộng diện tích Notes Page vừa với trang giấy.  High Quality: chọn tùy chọn này để in với chất lƣợng bản in cao nhất. Nếu chọn thì sẽ in chậm hơn b nh thƣờng.  Print Comments and Ink Markup: bạn chọn tùy chọn này để in các nhận xét trên slide nếu có. Tài liệu lưu hành nội bộ 453 Chọn kiểu layout để in  Thiết lập chế độ in:  Print One Sided: in một mặt giấy  Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh dài bên trái.  Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh ngắn bên trên.  Thiết lập chế độ sắp giấy khi in nhiều bản:  Collated: in có tách ra từng bộ, bạn nên chọn tuỳ chọn này khi in ra nhiều bộ v đỡ tốn công chia bộ sau này.  Uncollated: in không tách bộ  Thiết lập chiều trang in:  Portrait Orientation: in trang nằm dọc Tài liệu lưu hành nội bộ 454  Landscape Orientation: in trang nằm ngang  Thiết lập màu sắc cho bản in:  Color: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy t nh.  Grayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không đƣợc in ra, các màu sắc sẽ đƣợc PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đẹp và rõ ràng nhất.  Pure Black and White: Tùy chọn này th ch hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead. Tùy chọn màu bản in 4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy in Đối tƣợng Grayscale Pure Black and White Text (văn bản Black Black Text Shadows (bóng của văn bản Grayscale Black Fill (tô nền Grayscale Grayscale Lines (các đƣờng kẽ Black Black Object Shadows (Các kiểu Grayscale Black Tài liệu lưu hành nội bộ 455 Đối chiếu màu sắc giữa Grayscale và Pure Black and White Thực hiện in ấn tài liệu dùng cho diễn giả dạng Outline Khi bài thuyết tr nh có chứa nhiều đoạn văn, bạn cũng nên in ra giấy một bản dƣới dạng dàn bài (outline) cho d theo dõi. Để xem Outline của bài thuyết trình, bạn vào chế độ màn hình Normal và chọn ngăn Outline ở khung bên trái. Xem Outline bài thuyết trình trong cửa sổ Normal Các bƣớc thực hành nhƣ sau: bóng của đối tƣợng Bitmaps (hình bmp Grayscale Grayscale Clip Art Grayscale Grayscale Slide Backgrounds (nền của slide) White White Charts (đồ thị Grayscale White Tài liệu lưu hành nội bộ 456 1. Mở bài thuyết trình cần in Outline. 2. Vào File, chọn Print In dàn bài 3. Vào phần Settings, tại Print Layout, chọn Outline. Các tùy chọn khác thực hiện tƣơng tự nhƣ phần in Notes Pages. 4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy in. In tài liệu dành cho khán giả In ấn tài liệu dạng Handout hoặc Slide thƣờng đƣợc sử dụng dành cho ngƣời xem thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung cơ bản về thông tin sẽ đƣợc trình bày khi thuyết tr nh. Ngƣời xem có thể đọc trƣớc các tài liệu này để nắm sơ lƣợc về nội dung và có thể chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thêm các vấn đề khi thuyết trình. Tùy chỉnh Handout Master Giống nhƣ Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh layout của handout. Trong chế độ màn hình Handout Master, bạn có thể sắp xếp các placeholder của Header & Footer cũng nhƣ tùy chọn các định dạng và thêm các hiệu ứng nền cho handout. Tài liệu lưu hành nội bộ 457 Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần tùy chỉnh Handout Master. 2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Handout Master. Cửa sổ Handout Master 3. Tại nhóm Page Setup:  Chọn Handout Orientation:  Portrait: trang handout sẽ nằm dọc  Landscape: trang handout sẽ nằm ngang Tài liệu lưu hành nội bộ 458 Chọn hướng cho trang handout  Chọn Slide Orientationt:  Portrait: các slide trong trang handout sẽ nằm dọc  Landscape: các slide trong trang handout sẽ nằm ngang Tài liệu lưu hành nội bộ 459 Chọn hướng cho slide trong trang handout  Chọn số slide trên mỗi trang handout, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide sẽ in trên mỗi trang handout. Số slide càng ít thì slide in ra càng to và d đọc nhƣng sẽ tốn nhiều giấy. Số slide càng nhiều thì các slide sẽ bị nén nhỏ lại nên bản in sẽ khó đọc hơn. Trong tùy chọn về số slide, ngƣời ta thƣờng chọn in 2 slide trên một trang handout. Tài liệu lưu hành nội bộ 460 Chọn số slide trên mỗi trang handout 4. Tại nhóm Placeholders: Handout Master có bốn placeholders là Header, Footer, Date, và Page Number đƣợc bố tr ở bốn góc của handout. Chúng ta có thể ẩn hiện và nhập thông tin, định dạng cho các placeholder này trên trang handout.  Header: nằm ở góc trên bên trái, bạn di chuyển placeholder này xuống dƣới 1cm và qua phải 1cm vì nó quá sát lề.  Footer: nằm ở góc dƣới bên trái, bạn di chuyển placeholder này lên trên 1cm và qua phải 1cm vì nó quá sát lề.  Date: nằm ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu đƣợc chọn. Bạn cũng di chuyển nó xuống dƣới 1cm và qua trái 1cm.  Page Number: nằm ở góc dƣới bên phải và có sẵn ký hiệu . Ký hiệu này sẽ đƣợc thay bằng số thứ Tài liệu lưu hành nội bộ 461 tự trang in. Bạn di chuyển nó lên trên 1cm và qua trái 1cm vì quá sát lề. 5. Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên Ribbon. 6. Tại nhóm Background, bạn có thể thêm nền cho các Handout. Ví dụ, bạn chọn Style 2 tại Background Styles. Thêm nền cho handout 7. Chuyển qua ngăn Handout Master và nhấn nút Close Master View để hoàn tất. Thực hiện in ấn Handout Khi in Handout, bạn có thể chọn chọn in 1, 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide trên một trang handout. Chiều của trang handout và slide nằm trong nó bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Thông thƣờng, ngƣời ta in handout là 2 slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: Tài liệu lưu hành nội bộ 462 1. Mở bài thuyết trình cần in Handout. 2. Vào ngăn File, chọn Print. 3. Vào phần Settings, tại Print Layout, nhóm Handouts và chọn kiểu 2 Slides. Các tùy chọn khác thực hiện tƣơng tự nhƣ phần in Notes Pages. Chọn kiểu in 2 slide trên một trang handout 4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy in. Thực hiện in ấn Slide Kiểu in này sẽ in mỗi slide trên một trang in. Đối với những bài thuyết trình quan trọng, ngƣời ta thƣờng sử dụng kiểu in này để các nội dung trên slide đọc đƣợc d dàng trên bản in. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần in Handout. 2. Vào ngăn File, chọn Print. Tài liệu lưu hành nội bộ 463 3. Vào phần Settings, tại Print Layout, chọn Full Page Slides. Các tùy chọn khác thực hiện tƣơng tự nhƣ phần in Notes Pages. Chọn kiểu layout Full Page Slides 4. Nhấn nút Print để gửi lệnh in ra máy in. 5. Đ ng g i bài thuyết trình ra đĩa Việc đóng gói bài thuyết tr nh giúp bạn d dàng trong việc phát hành và chia sẽ cho ngƣời dùng v không sợ thiếu bất kỳ tập tin đ nh kèm hay liên kết nào có sử dụng trong bài. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần đóng gói. 2. Vào ngăn File, chọn Share, chọn Package Presentation for CD, chọn tiếp Package for CD. Hộp thoại Package for CD xuất hiện Tài liệu lưu hành nội bộ 464 Lệnh Package for CD 3. Tại hộp Name the CD, bạn đặt tên cho CD là “PowerPoint2010” 4. Hộp Files to be copied liệt kê danh sách các tập tin sẽ đƣợc đóng gói vào CD.  Bạn có thể thêm vào các tập tin khác bằng cách nhấn vào nút Add... và trong hộp thoại Add Files bạn chọn các tập tin và nhấn nút Add để thêm vào. Tài liệu lưu hành nội bộ 465 Thêm tập tin sẽ đóng gói  Để xóa bớt các tập tin trong CD, bạn chọn chúng từ danh sách File to be copied và nhấn nút Remove. Loại bớt tập tin sẽ đóng gói 5. Nhấn nút Option để mở hộp thoại Options. Tài liệu lưu hành nội bộ 466 Tùy chọn đóng gói  Tại Include theses files:  Nếu muốn gói này chứa luôn các tập tin đã liên kết với bài thuyết tr nh th chọn Linked files.  Chọn thêm Embedded TrueType fonts để đảm bảo mở trên máy khác không bị thiếu font chữ v các font đã đƣợc nhúng trong bài thuyết trình.  Tại Enhance security and privacy: Bạn có thể đặt thêm mật mã bảo vệ các tập tin thuyết tr nh nếu thấy cần thiết  Password to open each presentation: đặt mật mã để mở các bài thuyết trình có trong đĩa đóng gói.  Password to modify each presentation: đặt mật mã để hiệu chỉnh các bài thuyết trình có trong đĩa đóng gói.  Có thể chọn thêm t nh năng kiểm tra các thông tin trong bài thuyết tr nh tại Inspect presentations for inappropriate or private information trƣớc khi đóng gói.  Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chọn và trở về hộp thoại Package for CD. 6. Có hai tùy chọn đóng gói là: Tài liệu lưu hành nội bộ 467  Copy to Folder: Nếu chọn th hộp thoại Copy to Folder xuất hiện Hộp thoại Copy to Folder  Tại Folder name: bạn cung cấp tên thƣ mục chứa gói báo cáo  Tại Location: chọn nơi lƣu trữ thƣ mục đóng gói. Nếu cần thay đổi nơi lƣu trự thì nhấn nút Browse... và chọn lại nơi lƣu.  Nếu chọn Open folder when complete thì PowerPoint sẽ mở thƣ mục lƣu trữ các tập tin đóng gói lên sau khi đóng gói xong.  Nhấn OK để bắt đầu quá tr nh đóng gói vào thƣ mục. Thông báo yêu cầu xác nhận chép các tập tin liên kết với bài thuyết trình  Hộp thông báo xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận có chép các tập tin đang liên kết với bài thuyết trình hay không. Bạn nhấn nút Yes sẽ đồng ý và No để không chép các tập tin liên kết vào đĩa.  Copy to CD: Nếu chọn thì Microsoft PowerPoint xuất hiện thông báo hỏi bạn có muốn chép các tập tin đã liên kết với bài thuyết trình vào CD hay không. Bạn nhấn nút Yes sẽ đồng ý và No để không Tài liệu lưu hành nội bộ 468 chép các tập tin liên kết vào đĩa. Lƣu ý, máy t nh của bạn phải có đầu ghi CD/DVD, sau khi nhấn xác nhận th làm theo các hƣớng dẫn của chƣơng tr nh để ghi ra đĩa. 7. Nhấn nút Close khi hoàn tất PowerPoint Viewer: Phiên bản mới nhất là Microsoft Office PowerPoint Viewer 2007, giúp chúng ta xem bài thuyết trình với đầy đủ tính năng cho các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2007. PowerPoint Viewer còn hỗ trợ mở bài thuyết trình có mật mã bảo vệ (bạn phải nhập mật mã vào), hỗ trợ in ấn nhưng không hỗ trợ hiệu chỉnh bài thuyết trình. Tìm và tải PowerPoint Viewer tại 6. Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo Bạn đã biên soạn hoàn chỉnh một bài thuyết trình có nội dung rất đầy đủ về một đề tài nào đó và bạn sử dụng nó để báo cáo hay giảng dạy cho nhiều khách hàng khác nhau, nhiều nhóm ngƣời xem khác nhau. Đối với mỗi nhóm đối tƣợng, đôi khi bạn không muốn báo cáo hết tất cả các nội dung có trong bài thuyết tr nh. Khi đó, bạn không cần phải mất thời gian để sửa lại bài thuyết trình mỗi khi báo cáo mà hãy sử dụng các t nh năng có sẵn của PowerPoint để là điều này. Ẩn/ hiệncác slide Chúng ta có thể làm ẩn hoặc cho hiện lại các slide khi trình chiếu báo cáo. Nếu cảm thấy một số slide trong bài thuyết trình là không cần thiết phải báo cáo thì chúng ta có thể làm chúng ẩn đi trƣớc khi trình chiếu với các thao tác cực kỳ đơn giản và nhanh chóng. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: Tài liệu lưu hành nội bộ 469 1. Mở bài thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo. 2. Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn chế độ màn hình là Normal, Slide Sorter hoặc Notes Page đều đƣợc. Nhƣng làm nhanh nhất là trong chế độ màn hình Slide Sorter. 3. Chọn các slide cần làm ẩn Chọn slide cần ẩn 4. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up và chọn lệnh Hide Slide. Các slide đang ẩn thì số thứ tự của slide sẽ có biểu tƣợng bị gạch chéo. Tài liệu lưu hành nội bộ 470 Slide 5 đang ẩn 5. Để cho hiện lại slide, bạn chọn slide đang ẩn và vào ngăn Slide Show và chọn lại nút Hide Slide từ nhóm Set Up. T y biến nội dung báo cáo Cách ẩn các slide sẽ không đƣợc linh động vì vẫn phải thực hiện các công đoạn điều chỉnh mỗi khi báo cáo. T nh năng tùy biến nội dung báo cáo (Custom Show) là một sự lựa chọn hoàn hảo vì bạn chi cần làm sẵn các Custom show cho các nhóm khán giả khác nhau và mỗi khi trình chiếu bài thuyết trình cho nhóm khán giả nào thì bạn chỉ cần chọn Custom show của đối tƣợng đó. Tạo mới Custom Show Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo. Tài liệu lưu hành nội bộ 471 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show và chọn tiếp Custom Shows.... Hộp thoại Custom Shows xuất hiện. Lệnh Custom Slide Show 3. Nhấp nút New để tạo Custom Show mới, hộp thoại Define Custom Show xuất hiện. Tài liệu lưu hành nội bộ 472 Hộp thoại Define Custom Show  Tại hộp Slide show name: đặt tên cho Custom Show, ví dụ bạn đặt tên là “Giới thiệu PowerPoint 2010”  Tại Slides in presentation: chọn các slide và nhấn nút Add để thêm vào Custom Show này. Muốn bỏ bớt slide ra khỏi Custom Show th chọn các slide từ danh mục ở khung Slides in custom show và nhấn nút Remove. Ví dụ, bạn chọn các slide 1, 3, 4, 7, 8, 10 và 11 cho vào Custom show này. Chọn các slide cho vào Custom Show  Dùng 2 nút mũi tên hƣớng lên và hƣớng xuống để sắp xếp tr nh tự của các slide trong Custom Show.  Nhấn OK để trở về hộp thoại Custom Shows 4. Nhấn Close để hoàn tất. Tài liệu lưu hành nội bộ 473 Hiệu chỉnh và quản lý Custom Show Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình có Custom Show. 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show và chọn tiếp Custom Shows.... Danh sách các Custom Show 3. Hộp thoại Custom Shows xuất hiện.  Tại hộp Custom shows: liệt kê danh sách các Custom Show đang có trong bài thuyết trình.  Chọn một Custom show trong danh sách:  Nhấn nút Edit... để mở hộp thoại Define Custom Show và thực hiện hiệu chỉnh lại Custom show.  Nhấn nút Remove: để xóa bỏ Custom Show  Nhấn nút Copy để sao chép Custom Show đang chọn thành một bản sao và bạn có thể tiến hành hiệu chỉnh trên bản sao này.  Nhấn nút Show sẽ trình chiếu Custom Show đang chọn. 4. Nhấn Close để hoàn tất. 7. Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có ngƣời thuyết trình Tài liệu lưu hành nội bộ 474 PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn cho việc trình chiếu báo cáo. Khi không muốn trình chiếu toàn bộ báo cáo thì bạn có thể qui định các slide sẽ báo cáo hoặc ẩn đi bớt các slide. Bạn còn có thể thiết lập cho bài báo cáo trình chiếu thực thi một cách tự động hay có ngƣời điều khiển. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần thiết lập các tùy chọn báo cáo. 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn nút Set Up Slide Show. Thiết lập các tùy chọn trình chiếu bài thuyết trình 3. Hộp thoại Set Up Show xuất hiện.  Tại Show type: chọn loại trình chiếu phù hợp Tài liệu lưu hành nội bộ 475  Presented by a speaker (full screen): trình chiếu ở chế độ toàn màn h nh và có ngƣời báo cáo.  Browsed by an individual (window): trình chiếu trong cửa sổ và cho phép truy cập một vài lệnh của PowerPoint.  Browsed at a kiosk (full screen): trình chiếu tự hành không có ngƣời điều khiển.  Tại Show options:  Loop continuously until 'Esc': trình chiếu báo cáo và tự động phát lặp lại cho đến khi nhấn ph m ESCm để kết thúc.  Show without narration: trình chiếu không có thuyết minh.  Show without animation: trình chiếu không có các hiệu ứng và hoạt cảnh.  Tại Show slide: qui định các slide hay Custom show sẽ đƣợc trình chiếu  All: Trình chiếu tất cả các slide  From To : trình chiếu từ slide đến slide  Custom show: chọn Custom Show cần trình chiếu (nếu có).  Tại Advance slides:  Manually: điều khiển các slide bằng cách kích chuột  Using timings, if present: các slide tự động thực thi theo thời gian thiết lập trƣớc hoặc bằng cách kích chuột.  Tại Multiple monitors:  Display slide show on: chọn màn h nh để trình chiếu báo cáo tại  Show Presenter View: nếu chọn sẽ bật chế độ báo cáo có màn hình dành riêng cho ngƣời thuyết trình. 4. Nhấp OK để hoàn tất việc thiếp lập trình chiếu báo cáo. Tài liệu lưu hành nội bộ 476 Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tƣơng tác ngƣời xem và tự hành Bài thuyết tr nh dƣới dạng tƣơng tác ngƣời xem và tự hành thƣờng sử dụng các hyperlink và các nút điều hƣớng để ngƣời xem có thể di chuyển qua lại trong bài thuyết tr nh đƣợc d dàng. Ngoài các hyperlink và các nút điều hƣớng, bài thuyết trình tự hành thƣờng có kèm theo âm thanh thuyết minh, con trỏ laser cho các slide đang tr nh chiếu. Ghi lại Slide Show Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần ghi lại Slide Show. 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Record Slide Show và chọn tiếp Start Recording from Beginning... Lệnh ghi lại Slide Show 3. Hộp thoại Record Slide Show xuất hiệu, bạn hãy chọn cả hai tùy chọn và nhấn nút Start Recording để bắt đầu ghi Slide Show.  Slide and animation timings: ghi lại thời gian hiển thị của mỗi slide và các hiệu ứng.  Narrations and laser pointer: ghi âm thanh thuyết minh và cách sử dụng con trỏ laser của ngƣời thuyết trình. Tài liệu lưu hành nội bộ 477 Hộp thoại Record Slide Show 4. Màn hình chuyển sang chế độ trình chiếu. Bạn cho các slide tr nh chiếu giống nhƣ là tr nh chiếu thực trƣớc khán giả, sử dụng con trỏ laser cũng nhƣ thuyết minh các nội dung trên slide để thu âm vào. 5. Nhấn Esc để thoát khỏi chế độ ghi Slide Show và nhấn nút Save để lƣu lại. Sau này khi bạn cho trình chiếu bài thuyết trình thì các âm thanh, con trỏ chuột laser sẽ đƣợc phát kèm theo. Thiết lập t y chọn cho loại báo cáo tự hành Loại báo cáo tự hành không có ngƣời điều kiển sẽ tự động tr nh chiếu từ đầu đến cuối và lặp đi lặp lại cho đến khi bạn nhấn ESC để thoát. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần thiết lập báo cáo tự hành 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Set Up Slide Show. 3. Hộp thoại Set Up Show xuất hiện: Tài liệu lưu hành nội bộ 478 Tùy chọn Slide Show tự hành  Tại Show type: chọn Browsed at a kiosk (full screen)  Tại Show slides: chọn số slide cần cho trình chiếu tại All, From...To... hoặc từ một Custom Show  Tại Advance slides: Chọn Using timings, if present 4. Chọn OK hoàn tất. Lƣu báo cáo dƣới dạng Slide Show Tập tin PowerPoint dƣới định dạng Slide Show sẽ tự động tr nh chiếu khi đƣợc mở ra. Để lƣu tập tin dƣới định dạng này làm theo hƣớng dẫn sau: Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần lƣu sang định dạng Slide Show Tài liệu lưu hành nội bộ 479 2. Vào File, chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện Chọn định dạng Slide Show 3. Chọn nơi lƣu bài thuyết trình tại hộp Save in 4. Chọn PowerPoint Show (*.ppsx) tại Save as type 5. Nhấn nút Save. 8. Kiểm tra bài thuyết trình Kiểm tra các thông tin cá nhân có trong bài thuyết trình Khi làm việc, PowerPoint tự động lƣu lại một số thông tin ngƣời dùng và các thông tin ẩn nhƣ các chú th ch, phiên bản, các điểm sửa chữa, các ghi chú, các nhận xét, thuộc t nh tài liệu, Bạn nên dùng t nh năng Inspect Document để kiểm tra và loại bỏ các thông tin nếu thấy cần thiết. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần kiểm tra 2. Vào File, chọn Info, chọn Check for Issues và chọn lệnh Inspect Document Tài liệu lưu hành nội bộ 480 Lệnh Inspect Document 3. Trong hộp thoại Document Inspector, bạn đánh dấu chọn các loại thông tin ẩn cần kiểm tra và nhấn nút Inspect. 4. Xem lại kết quả kiểm tra và nhấn các nút Remove All bên cạnh các thông tin ẩn để xóa các thông tin nếu thấy cần thiết. 5. Nhấn Close để kết thúc. Kiểm tra tính tƣơng thích về tính năng sử dụng trong báo cáo giữa các phiên bản Khi bạn chia sẽ bài thuyết tr nh PowerPoint với nhiều đối tƣợng khác nhau và bạn muốn đảm bảo tất cả mọi ngƣời đều có thể mở ra xem và hiệu chỉnh đƣợc nội dung của nó, bạn nên dùng t nh năng kiểm tra sự tƣơng th ch giữa các phiên bản PowerPoint để có thể hiệu chỉnh lại cho phù hợp. Khi chuyển đổi định dạng từ PowerPoint 2007 xuống các phiên bản thấp hơn thông thƣờng một số t nh năng sẽ bị mất hoặc một số đối tƣợng sẽ không cho phép hiệu chỉnh nhƣ SmartArt, đồ thị... Các bƣớc thực hành nhƣ sau: Tài liệu lưu hành nội bộ 481 1. Mở bài thuyết trình cần kiểm tra 2. Vào File, chọn Info, chọn Check for Issues và chọn lệnh Check Compatibility Lệnh Check Compatibility 3. Chờ trong giây lát, hộp thoại Microsoft PowerPoint Compatibility Checker thông báo kết quả kiểm tra tính tƣơng th ch  Đọc các thông tin và nếu chƣa hiểu rõ th nhấn nút Help để có thêm thông tin trợ giúp. Tài liệu lưu hành nội bộ 482  Tùy chọn Check Compatibility when saving in PowerPoint 97–2003 formats nên dùng khi bạn lƣu tập tin PowerPoint 2010 dƣới định dạng PowerPoint cũ. 4. Nhấn OK. Đánh dấu hoàn thành vào bài báo cáo Khi hoàn thành bài thuyết tr nh, bạn nên đánh dấu hoàn thành cho bài nhằm hạn chế ngƣời dùng vô t nh làm thay đổi nội dung của bài. Muốn thay đổi nội dung th phải bỏ đánh dấu hoàn thành này. Các bƣớc thực hành nhƣ sau: 1. Mở bài thuyết trình cần đánh dấu hoàn thành 2. Vào File, chọn Info, chọn Protect Presentation và chọn Mark as Final Lệnh Mark as Final 3. Bạn chọn OK trong hộp thông báo xuất hiện để chấp nhận đánh dấu bài thuyết tr nh đã hoàn thành. Tài liệu lưu hành nội bộ 483 Hộp thông báo xác nhận đánh dấu hoàn thành bài thuyết trình 4. Thêm một hộp thông báo nữa xuất hiện kèm theo các thông tin hữu ích liên quan đến Mark as Final và bạn hãy nhấn OK. Hộp thông báo của Mark as Final Chƣơng 7: Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp 1. Một bài trình di n hiệu quả Một bài tr nh di n hiệu quả th phải nhƣ thế nào:  Đƣợc thiết kế và định dạng phù hợp với đối tƣợng khán giả và hoàn cảnh chung quanh.  Tập trung cao độ vào chủ đề báo cáo, loại bỏ đi các phần không liên quan  Sử dụnh các kiểu mẫu của PowerPoint cung cấp sẵn một cách phù hợp, chú ý về màu sắc, kiểu font chữ nhằm giúp nhấn mạnh nội dung báo cáo.  Mỗi slide nên chứa đựng một lƣợng thông tin vừa phải, không nên có các đoạn văn bản quá dài. Tài liệu lưu hành nội bộ 484  Sử dụng các ảnh vá minh họa trên sách báo có mục đ ch nhằm truyền tải thông tin tốt hơn và tạo nên ấn tƣợng cho ngƣời xem một cách trực quan.  Sử dụng các đồ thị minh họa cho các số liệu (tài ch nh) hơn là đoạn văn bản với các con số.  Tận dụng các âm thanh và đoạn phim nhằm tạo nên sự th ch thú cho ngƣời xem, nhƣng không tạo nên sự lấn át nội dung báo cáo.  Sử dụng các hoạt cảnh và hiệu ứng chuyển cảnh trong các t nh huống phù hợp nhƣng không tạo làm giảm giá trị của nội dung báo cáo.  Phát cho khán giả bản in của bài báo cáo.  Dành thời gian ở phần cuối bài báo cáo cho việc đặt và trả lời câu hỏi của khán giả, nhằm giúp khán giả làm rõ các vấn đề mà họ quan tâm. Sau đây là các bƣớc để phát triển một bài tr nh di n có chất lƣợng. 2. ế hoạch phát triển bài trình di n Nếu bạn không có kế hoạch xây dựng một bài tr nh di n ngay từ đầu, có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian để làm đi làm lại các slide. Sau đây là các bƣớc trong quá tr nh xây dựng bài tr nh di n: Bƣớc 1: Xác định đối tƣợng khán giả và mục tiêu bài trình diễn Trƣớc khi bạn tạo nên bài tr nh di n th bạn cần phải biết về đối tƣợng khán giả của nó, đối với những loại đối tƣợng khác nhau phải có những loại báo cáo khác nhau v mỗi loại đối tƣợng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế khác nhau.Bạn hãy tự hỏi m nh các câu hỏi sau:  Có bao nhiêu ngƣời sẽ tham gia trong buổi báo cáo?Nếu lƣợng ngƣời nghe đông th màn h nh và cở chữ cần phải thiết kế sao cho mọi ngƣời nh n rõ.  Độ tuổi trung bình của khán giả?Điều này đôi khi khó xác định nhƣng phải cố gắng xác định. Nh n chung nếu khán giả là trẻ tuổi (trẻ em hay thanh niên) th bài báo cáo cần rõ ràng, trong sáng và thú vị. Đối với khán giả lớn tuổi th bài báo cần phải thực tế và thông tin báo cáo cần có căn cứ và tr ch dẫn rõ ràng.  Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo?Nếu bạn báo cáo về một sản phẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý Tài liệu lưu hành nội bộ 485 sẽ quan tâm đến thông tin tổng thể trong khi đó các công nhân sẽ cần đến các thông tin chi tiết. Nói chung, đối với nhà quản lý cấp càng cao th họ chỉ cần các thông tin cần thiết để ra quyết định chứ không cần đến các thông tin quá chi tiết.  Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếubạn báo cáo cho những ngƣời chƣa hề biết g về chủ đề đang báo cáo th bạn cần phải cung cấp các thông tin thật cơ bản và phải có các giải th ch (định nghĩa) về các thuật ngữ mới.Trái lại, đối với khán giả là các chuyên gia trong chủ đề báo cáo th bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi sau khi báo cáo và bạn phải dự trù thêm vài slide dự phòng (đƣợc ẩn) để trả lời các câu hỏi.  Khán giả có quan tâm đến chủ đề này không?Nếu chủ đề cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến ngƣời nghe (thông tin về bảo hiểm, phúc lợi, ...) th ngƣời nghe sẽ th ch thú và chú tâm lắng nghe. Ngƣợc lại th bạn cần phải t m cách thuyết phục và làm cho họ lắng nghe.  Khán giá có thành kiến tiêu cực hoặc tích cực đối với chủ đề hay không?Hãy nhớ rằng, ý nghĩ của khán giả đƣợc h nh thành trƣớc từ những kinh nghiệm thành công hay thất bại thực tế của họ.  Khán giả có đang bận rộn hoặc có việc gì gấp hay không? Khán giảcó dành thời gian cả buổi để nghe bạn báo cáo hoặc phải trở lại công việc thƣờng ngày trong một khoảng thời gian nào đó? Nếu bài báo cáo không cung cấp thông tin hữu ch nào họ sẽ cảm thấy rất bực tức và không thể kiên nhẫn ngồi cả buổi để nghe bạn nói trong khi có các việc gấp cần phải giải quyết.Do vậy, bạn cần phải biết về lịch làm việc của khán giả và sự quan tâm của họ để có thể chuẩn bị chu đáo các thông tin báo cáo. Điều tiếp theo là bạn muốn biết kết quả của sau bài báo cáo sẽ nhƣ thế nào. Mặc dũ bạn muốn đạt đƣợc nhiều kết quả nhƣng bạn cần phải xác định một mục tiêu ch nh cho bài báo cáo. Sau đâu là các mục tiêu bạn cần xem xét:  Khán giả nghĩ tốt về chủ đề báo cáo:Một vài báo cáo thiết kế cho các buổi họp và đƣợc thiết kế để làm thay đổi ý nghĩ và quan điểm của khán giả. Các báo cáo này thông thƣờng mở Tài liệu lưu hành nội bộ 486 đầu là sự chào đón của nhóm báo cáo và kết thúc là một vài mẹo hay nào đó.  Khán giả hiểu thông suốt. Đôi khi bạn cần phải truyền đạt thông tin cho một nhóm ngƣời và cần phải thiết kế bài thuyết tr nh sao cho mọi ngƣời hiểu thông suốt thông tin cần truyển đạt.  Các khán giá có các quyết định riêng biệt.Đây là loại báo cáo thƣờng dùng nghiên cứu tiếp thị, bạn cần thu thập thông tin từ ph a khán giả nhƣng mỗi ngƣời cần có câu trả lời riêng của m nh sau khi nghe bài báo cáo.  Khán giả quyết định theo nhóm. Đây là loại báo cáo mà bạn cần thu thập thông tin từ các nhóm ngƣời sau khi nghe báo cáo. Bƣớc 2: Lựa chọn phƣơng pháp báo cáo Có 3 cách tr nh bày báo cáo cho khán giả và bạn cần lựa chọn cách tr nh bày phù hợp: speaker-led, self-running, và user-interactive vàvới mỗi cách bạn sẽ có thêm các lựa chọn. Trƣớc khi bắt đầu tạo bài báo cáo trên PowerPoint, bạn cần biết phƣơng pháp mà bạn sẽ áp dụng v nó sẽ tạo nên các slide với nội dung rất khác biệt.  áo cáo c người di n thuyết peaker-Led): Đây là loại báo cáo truyền thống: bạn đứng trƣớc khán giả (hoặc thông qua cầu truyền h nh) và di n thuyết. Các slide bạn tạo trong bài tr nh di n trở thành tài liệu tham khảo cho bạn. Thông tin cung cấp cho khán giả chủ yếu là do bạn nói, các slide và bản in chỉ là tài liệu tham khảo. Với loại báo cáo này, các slide chỉ chứa các thông tin ch nh và bạn có thể di n giải thêm trong quá tr nh di n thuyết. Đôi khi bạn cần gửi trƣớc cho khán giả các bản in của bài báo cáo, và trong trƣờng hợp này th bạn cần phải chuẩn bị kỹ nội dung báo cáo.  áo cáo tự chạy elf-Running): Loại báo cáo tự chạy này bạn cần chuẩn bị tất cả các thông tin tr nh bày. Nh n chung, loại báo cào này dùng để báo cáo cho các cá nhân hoặc một nhóm nhỏ khán giả. Do loại báo cáo này không có di n giả nên nó cần phải cung cấp đầy đủ thông tin và t nh năng nhƣ: âm thanh, đoạn phim, các hiện ứng hấp dẫn và giọng thuyết minh.... Lƣu ý bạn cần thiết lập thời gian chuyển tiếp giữa các Tài liệu lưu hành nội bộ 487 hiệu ứng, hoạt cảnh và các slide phù hợp và cần phải kiểm tra lại nhiều lần trƣớc khi tr nh chiếu cho khán giả.  áo cáo tương tác ser-interactive): Giống nhƣ báo cáo tự chạy nhƣng ở đây ngƣời xem có thể điều khiển tới lui trong nội dung bài. Loại báo cáo này thƣờng áp dụng cho một ngƣời xem tại một thời điểm và thƣờng phát hành trên Internet, Intranet hoặc trên CD. Bƣớc 3: Lựa chọn phƣơng pháp truyền đạt thông tin PowerPoint cung cấp nhiều lựa chọn để truyền đạt thông tin.Dƣới đây là một số lựa chọn:  Máy tính trình chiếu báo cáo bằng chƣơng trình PowerPoint. Phƣơng pháp này có thể dùng cho speaker-led, self-running, hoặc user-interactive.  Máy tính trình chiếu báo cáo thông qua trang Web. Bạn có thể lƣu bài tr nh di n dƣới định dạng Web và phát hành trên Internet. Bạn có thể dùng phƣơng pháp này cho các kiểu báo cáo speaker-led, self-running, hoặc user-interactive mà không cần thêm phần mềm đặc biệt nào ngoài một tr nh duyệt Web. Tuy nhiên, phƣơng pháp này làm mất đi một số hiệu ứng chuyển slide và các hoạt cảnh. Phƣơng pháp này dùng chủ yếu cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.  Máy tính trình chiếu báo cáo lƣu trên. Bạn có thể tạo CD chứa tập tin tr nh chiếu và tiện ch PowerPoint Viewer. Bài tr nh di n sẽ tự động tr nh chiếu khi bạn chèn CD vào đầu đọc của máy t nh. Phƣơng pháp này phù hợp cho kiểu báo cáo self- running hoặc user-interactive.  Phim chiếu trên máy Overhead. Bạn có thể tạo các phim chiếu trên máy overhead. Trong quá tr nh báo cáo, bạn lần lƣợt đặt chúng trên máy chiếu overhead.  Các phim chiếu 35mm. Phƣơng pháp này tốn kém hơn phim chiếu cho máy overhead nhƣng độ phân giải của h nh ảnh cao hơn và chất lƣợng h nh tốt hơn.Các slide đƣợc cuốn bên trên một vòng tròn và bạn không cần thay chúng bằng tay. Tất nhiên, phƣơng pháp này cũng làm mất đi các hiệu ứng đặc biệt nhƣ hoạt cảnh, âm thanh,... giống nhƣ dùng phim chiếu cho máy chiếu overhead. Tài liệu lưu hành nội bộ 488  Giấy. Nếu không có sẵn máy chiếu, khi đó bạn phải dùng đến phƣơng cách cuối cùng là in bài báo cáo ra giấy và phát cho khán giả. Bƣớc 4: Chọn bộ định dạng ph hợp hoàn cảnh PowerPoint cung cấp rất nhiều bộ định dạng để đảm bảo bạn t m thấy kiểu phù hợp cho t nh huống báo cáo của bạn. Một bộ định dạng (theme) là tập hợp của các thiết lập về h nh nền, font chữ, màu sắc và các hiệu ứng h nh ảnh. PowerPoint 2007 có rất nhiều bộ định dạng dựng sẵn cho bạn dùng hoặc bạn có thể tạo bộ định dạng mới và lƣu thành một tập tin riêng biệt.Một mẫu thiết kế (template) là một tập tin PowerPoint đầy đủ các thành phần mà bạn có thể tạo bài báo cáo mới từ chúng. Một mẫu thiết kế có thể mọi thứ mà một báo cáo yêu cầu, bao gồm các slide. Một template có thể có nhiều theme nằm trong slide master của template. Khi bạn tạo một bài báo cáo mới dựa trên một template, th bài báo cáo đó sẽ thừa hƣởng tất cả các theme và các slide mẫu có trong template đó. Theme nào đƣợc sử dụng là tốt nhất? Màu nào là tốt nhất? Tất cả điều đó tùy thuộc vào t nh huống và hoàn cảnh tr nh bày báo cáo của bạn. Sau đây là một vài gợi ý: Máy chiếu Overhead (Overhead projector Sử dụng máy chiếu thông thƣờng không do ngƣời dùng lựa chọn mà do hoàn cảnh thực tế.Máy chiếu cho chất lƣợng h nh chiếu thấp và bạn cần lƣu ý đến điều kiện ánh sáng trong phòng v nó có thể làm cho h nh chiếu rất mờ nhạt. Sau đây là một vài mẹo nhỏ khi bạn soạn thảo slide dùng cho máy chiếu overhead:  Font chữ:Tiêu đề dùng font chữ in đậm nhƣ là Arial Black nhằm giúp khi chiếu lên sẽ t bị méo mó. Đối với các đoạn văn bản th dùng các font chữ rõ ràng và d đọc nhƣ Arial hoặc Times New Roman.  Màu chữ:Màu đen là sự lựa chọn tốt nhất, tránh các màu nhạt nhƣ xanh nhạt v rất d bị mờ nhạt khi chiếu trên máy overhead dƣới ánh sáng mạnh.  Màu nền:Tránh màu nền tối, v nền màu tối sẽ làm khán giả mất tập trung vào nội dung đang tr nh bày. Bạn nên sử dụng nền màu trắng khi dùng phim chiếu máy và đặc biệt là bạn có thể viết chữ thêm vào phim chiếu khi nền màu trắng. Tài liệu lưu hành nội bộ 489  Nội dung:Càng đơn giản càng tốt. Ph m chiếu overhead chỉ th ch hợp cho nội dung văn bản, tránh dùng nhiều h nh ảnh. Máy chiếu slide 35mm (Slide projector) Dƣới đây là một vài gợi ý về định dạng khi dùng slide 35mm:  Font chữ: Dùng font chữ d đọc nhƣ Arial và Times New Roman cho phần nội dung.  Màu chữ:Dùng màu chữ sao cho tƣơng phản với màu nền nhƣ là dùng màu chữ sáng đối với nền màu tối. Riêng tôi th th ch dùng chữ màu vàng (yellow) trên nền màu xanh nƣớc biển (navy blue).  Màu nền: Dùng màu tối nhƣng không nên dùng màu đen. Màu nền sáng sẽ làm màn ảnh quá chói. Màu xanh thẫm (dark blue), xanh lá cây (green) và màu t a (purple) là các màu nên dùng. Tránh dùng nền là các h nh vẽ, đổ bóng và clipart.  Nội dung:Có thể dùng bất cứ loại văn bản hoặc h nh ảnh nhƣng phải ở chế độ tĩnh. Trình chiếu báo cáo trên máy tính Đây là phƣơng pháp lý tƣởng nhất khi tr nh chiếu báo cáo, bạn có thể chiếu báo cáo trên màn h nh vi t nh, màn h nh TV hoặc sử dụng máy LCD projector để phóng h nh lên màn ảnh rộng. Dƣới đây là một vài gợi ý về định dạng:  Font chữ:Các h nh ảnh và chữ trên máy t nh thƣờng rõ ràng và sắc nét, v thế bạn có thể dùng tất cả các font chữ.Tuy nhiên, bạn nên thử nghiệm trƣớc báo cáo trên máy t nh để kiểm tra độ rõ nét của các font chữ. Nếu bạn báo cáo cho rất nhiều ngƣời nghe và màn h nh th lại nhỏ, khi đó nên cho các font chữ k ch thƣớc to.  Màu chữ: Dùng màu chữ sao cho tƣơng phản với màu nền. Nếu dùng màu chữ sáng th dùng màu nền tối và ngƣợc lại.  Màu nền:Màu nền nhƣ xanh thẫm, xanh lá cây, màu t a đều đƣợc. Bạn có thể dùng nền là gradients, shading, patterns, pictures, và các nền đặc biệt đều tốt.  Nội dung:Bạn có thể dùng tất cả các kiểu chữ và hiệu ứng cho phần nội dung: h nh ảnh, hoạt cảnh, hiệu ứng chuyển slide, âm thanh và đoạn phim. Bƣớc 5: Phát triển nội dung Tài liệu lưu hành nội bộ 490 Nội dung báo cáo bao gồm văn bản, đồ thị hoặc các chƣơng tr nh nhƣ Excel, Khi báo cáo, bạn chỉ nên cung cấp đầy đủ thông tin mà khán giả đang cần chƣ không nên cung cấp quá nhiều thông tin dƣ thừa không cần thiết. Sau đây là một vài gợi ‎:  Bạn cần kiểm tra lại kỹ các nội dung trƣớc khi gửi bài cho khán giả nhằm đảm bảo không có nội dung dƣ thừa.  Không nên cố công ghi nội dung thật chi tiết cho các slide, thay vào đó các slide chỉ nên chứa các điểm chính cần trình bày và khi di n thuyết sẽ nói rõ hơn  Nên dùng SmartArt thay cho các gạch đầu dòng nhằm giúp thông tin trên slide d nhớ và d hiểu hơn.  Cung cấp bản in chi tiết cho khán giả ở đầu buổi thuyết trình nhằm giúp khán giả tập trung hơn trong khi nghe thuyết trình và khỏi tốn công ghi chép.  Tóm tắt nội dung bài trình di n ở các slide cuối. Bƣớc 6: Tạo các hình ảnh trực quan Sau khi hoàn tất các nội dung, bạn nên xem xét đƣa vào các slide một số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn tƣợng mạnh đối với khán giả.Ngoài hình ảnh, bạn nên tận dụng t nh tƣơng phản của các màu sắc chữ, màu nền trong các slide nhằm làm nổi bật các nội dung quan trọng. WordArt cũng rất tốt trong việc làm hình ảnh hóa các đoạn văn bản ngắn nhằm mục đ ch nhấn mạnh. Bƣớc 7: Thêm các hiệu ứng đa phƣơng tiện Thêm các hiệu ứng đa phƣơng tiện vào slide thông thƣờng làm tăng hiệu quả và sự thích thú của khán giả đối với bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng các đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide, hiệu ứng đổi màu, cho bài thuyết trình của mình. Bạn không nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các slide hoặc giữa các slide v điều đó rất d gây nhàm chán cho khán giả, thay vào đó hãy áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho bài trình di n của mình. Bƣớc 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide Bƣớc này chỉ thích hợp đối với phƣơng pháp báo cáo có ngƣời di n thuyết (speaker-led). Bạn nên phát các bản in nội dung báo cáo (handout) cho khán giả để họ d theo dõi trong suốt quá trình nghe Tài liệu lưu hành nội bộ 491 báo cáo. Các handout này có thể in trắng đen hoặc màu và PowerPoint cung cấp sẵn rất nhiều tùy chọn cho việc in ấn handout. Ngoài ra, ngƣời báo cáo nên chuẩn bị sẵn cho mình một bản in handout đặc biệt chứa các ghi chú cho mỗi slide trong bài thuyết trình (notes pages) Bƣớc 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử Bạn nên báo cáo thử và xem lại bài thuyết tr nh trƣớc khi trình chiếu thực sự trƣớc khán giả. Đối với mỗi phƣơng pháp báo cáo(speaker-led, self-running, hoặc user-interactive) sẽ có một vài lƣu ‎ ‎rgnêi: Báo cáo có ngƣời diễn thuyết trƣớc khán giả (Speaker-led) Kiểm tra lại tất cả các slide trong bài trình di n nhằm đảm bảo các nội dung đầy đủ, ch nh xác, và đúng tr nh tự. Bạn có thể sẽ phải sắp xếp lại hoặc ẩn bớt các slide cho mục đ ch dự phòng (dự đoán trƣớc các câu hỏi của khán giả và chuẩn bị sẵn các slide chứa số liệu hoặc trả lời câu hỏi). Kiểm tra lại các nút điều kiển trên slide, chiếu thử toàn bộ các slide trong chế độ Slide Show nhằm kiểm tra các hiệu ứng giữa các thành phần trên slide và giữa các slide xem có hợp l‎ý hay không? Ôn lại các ph m tắt thông dụng trong quá tr nh báo cáo trên máy t nh bằng PowerPoint. Báo cáo tự chạy (self-running) Với phƣơng pháp báo cáo speaker-led, bạn còn có cơ hội khắc phục các lỗi (về nội sung, hiệu ứng,) phát sinh trong quá tr nh báo cáo. Với phƣơng pháp báo cáo self-running bạn sẽ không có cơ hội giải th ch v bài báo cáo sẽ đƣợc tr nh chiếu một cách tự động. Do vậy, bạn cần phải dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra thật kỹ tất cả nội dung cũng nhƣ các hiệu ứng, trƣớc khi công bố. Một điểm đặc biệt quan trọng đối với loại báo cáo này ch nh là việc thiết lập thời gian (timing). Bạn phải thiết lập thời gian chờ hợp lý sao cho khán giả có đủ thời gian đọc hết các nội dung mà bạn cung cấp trên slide và lƣu ý thời gian chờ cũng không nên quá dài sẽ làm khán giả chán nản. PowerPoint cung cấp t nh năng Rehearse Timings nhằm giúp cho bạn giải quyết khó khăn vừa nêu. T nh năng này sẽ ghi lại thời gian bạn dừng lại ở mỗi slide và thông báo kết quả cho bạn, nếu bạn đồng ý nó sẽ áp dụng thời gian dừng ở mỗi slide này cho bài tr nh di n của bạn (vào ngăn Slide Show trên Ribbon và chọn Rehearse Timings). Tài liệu lưu hành nội bộ 492 Báo cáo tƣơng tác (User-Interactive) Với loại báo cáo này, bạn thiết kết các nút lệnh để ngƣời dùng di chuyển xuyên suốt bài tr nh di n trong các slide và v thế vấn đề thời gian không còn quan trọng nữa. Vấn đề quan trọng ở đây ch nh là độ ch nh xác của các liên kết trong bài tr nh di n. Khi muốn phát hành bài tr nh di n lên Internet, bạn có thể để bài tr nh di n dƣới định dạng PowerPoint nhằm đảm bảo ngƣời xem thấy đƣợc hết tất cả cảc t nh năng và hiệu ứng mà bạn đã thiết lập. Tuy nhiên do không phải tất cả ngƣời dùng đều có cài sẵn phần mềm, nên có một cách khác mà bạn có thể xem xét ch nh là lƣu bài tr nh di n dƣới định dạng HTML. Khi ở định dạng HTML, một số t nh năng của bài tr nh di n sẽ bị mất (một số hiệu ứng, hoạt cảnh,) nhƣng sẽ đảm bảo mọi máy t nh đều có thể xem đƣợc nội dung mi n là máy có cài một tr nh duyệt web nào đó. Bƣớc 10: Phát hành bài báo cáo Các phƣơng pháp báo cáo user-interactive hoặc self-running presentation mang lại t hiệu quả hơn so với phƣơng pháp speaker-led. Các phƣơng pháp này đơn giản chỉ là việc phát hành đến ngƣời xem nên rất d gây chán nản cho ngƣời xem. Phƣơng pháp báo cáo speaker-led sẽ rất hiệu quả nếu đƣợc chuẩn bị kỹ về nội dung và ngƣời báo cáo đã luyện tập chu đáo. Bƣớc này bạn chỉ cần bố tr các việc còn lại nhƣ là thiết lập các chỗ ngồi tại phòng họp và cố gắng làm quen với việc đứng trƣớc đám đông. Bƣớc 11: Tiến đến thành công và cải tiến bài báo cáo Tất cả các bƣớc chuẩn bị trên nếu đƣợc thực hiện cẩn thận th chắc chắn buổi báo cáo của bạn sẽ thành công tốt đẹp. Nhằm chuẩn bị tốt hơn cho các buổi báo cáo khác trong tƣơng lại, bạn nên tự hỏi và trả lời các câu hỏi sau:  Các màu sắc và thiết kế của các slide có hợp lý hay không?  Tất cả mọi ngƣời có d dàng đọc nội dung trên slide hay không?  Khán giả nh n bạn, nh n màn h nh hay nh n bản in (handout) nhiều hơn? Điều đó có giống nhƣ mong đợi của bạn hay không? Tài liệu lưu hành nội bộ 493  Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn tr nh bày báo cáo hay không? Nếu có, bạn có gửi cho khán giả bản in (handout) với các đƣờng kẽ dành cho việc ghi chú bên cạnh hay không?  Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? Có điểm nào trong bày báo cáo làm ngƣời nghe chán nản hoặc th ch thú hay không?  Có slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhƣng đã không làm hay không?  Có slide nào bạn t nh bỏ qua nhƣng đã chuẩn bị quá kỹ hay không?  Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không?  Các hoạt cảnh và hiệu ứng thêm vào có làm bài báo cáo hấp dẫn hơn hay làm ngƣời nghe mất tập trung?  Chất lƣợng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ch hay không? 3. Giữ cho khán giả luôn cảm thấy th ch th Sau đây là một số bƣớc cơ bản nhằm giúp ngƣời di n thuyết tạo nên sự lôi cuốn và làm cho báo cáo thành công. Các kỹ thuật diễn thuyết  Dáng đứng chắc chắn, không đi tới đi lui. Việc đi tới đi lui sẽ làm ngƣời nghe đảo mắt nhìn theo bạn và làm họ mất tập trung. Tuy nhiên bạn nên dùng tay và phần trên cơ thể để minh họa cho bài nói chuyện của mình.  Dùng các cử chỉ để hỗ trợ giọng nói của bạn.Nếu bạn đang nói đến ba điểm của một việc nào đó th có thể dùng các ngón tay để minh họa từng điểm đó. Nếu bạn đang nói đến một sự liên kết của các sự việc với nhau thì bạn có thể dùng hai tay nắm lại với nhau để minh họa.  Đừng học thuộc lòng bài diễn thuyết. Nếu một ai đó đặt câu hỏi cắt ngang bài thuyết trình của bạn thì bạn sẽ rất d quên m nh đã nói tới đâu.  Ngƣợc lại, phải thuyết trình chứ không nên đọc từ các ghi chú của bạn. Các ghi chú thƣờng chỉ chứa các từ khóa và các Tài liệu lưu hành nội bộ 494 số liệu, do vậy bạn cần di n thuyết từ các từ khóa này chứ không phải chỉ đơn giản là đọc chúng ra.  Không diễn thuyết mà mắt dán vào tờ ghi chú. Dùng mắt để nhìn cử tọa trƣớc khi bạn bắt đầu nói.  Chọn lọc một vài ngƣời ở các vị trí khác nhau trong khán phòng và dùng mắt giao tiếp trực tiếp với họ. Trình bày một điểm nào đó trong bài báo cáo với mỗi ngƣời trong khi bạn nhìn họ và nhớ cƣời với họ.  Đừng ngại tạm dừng bài diễn thuyết. Nói chậm và thỉnh thoảng dừng một lát để nhìn vào bản ghi chú là một phƣơng pháp di n thuyết hay hơn là báo cáo một cách hấp tấp.  Không nhìn chằm chằm hoặc đọc các slide. Tập trung sự chú ‎oàv‎nạê‎aủccử tọa và hạn chế càng nhiều càng tốt việc đọc các ghi chú trong khi di n thuyết. Bạn phải làm cho cử tọa thấy rằng các lời bạn nói ra là xuất phát từ trong suy nghĩ của bạn.  Nhấn mạnh các động từ trong bài thuyết trình. Các gợi ý về nội dung  Nếu khán giả không bận rộn th bạn sẽ không bị dồn ép về thời gian báo cáo, khi đó bạn có thể bắt đầu bài báo cáo với một câu chuyện vui.  Nên cuốn hút khán giả vào các bài tập/ t nh huống trong bài báo cáo nhằm làm tăng khả năng hiểu về chủ đề tr nh bày.  Hỏi các câu hỏi để kiểm tra xem khán giả có hiểu những g bạn đang tr nh bày hay không và tặng một món quà nhỏ cho ngƣời có câu trả lời đúng. Không có thứ g hấp dẫn khán giả tham gia vào chủ đề tr nh bày hơn là các phần thƣởng, mặc dù chúng có giá trị thấp nhƣ móc khóa, khăn tay,  Nên chia phần tr nh bày thành hai hoặc vài buổi và nên có phần đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi ở mỗi buổi, và giữa các buổi th có giờ giải lao ngắn. Trong suốt phần hỏi và trả lời hãy tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector hoặc màn h nh máy t nh) để giúp ngƣời nghe tập trung vào câu hỏi và di n giả. Nếu không thể tắt máy chiếu thì bạn có thể tạo thêm một slide đơn giản với tựa đề “Hỏi đáp” và chiếu slide này trong suốt quá trình này. Tài liệu lưu hành nội bộ 495 ÀI TẬP THỰC HÀNH Bài tập 1: Tạo bài trình chiếu theo mẫu (Họ viên có thể lấy ảnh khác thay thế) Tài liệu lưu hành nội bộ 496 Bài tập 2: Tạo bài trình chiếu theo mẫu (Họ viên có thể lấy ảnh khác thay thế) Tài liệu lưu hành nội bộ 497 Bài tập 3: Tạo bài trình chiếu theo mẫu (Họ viên có thể lấy ảnh khác thay thế) Tài liệu lưu hành nội bộ 498 Bài tập 4: Tạo bài trình chiếu theo mẫu Tài liệu lưu hành nội bộ 499 Bài tập 5: Học viên có thể dùng ảnh khác thay thế Tài liệu lưu hành nội bộ 500 Câu 2. Dùng lệnh View - Master - Slide Master, định dạng vùng tiêu đề trong Silde Maste nhƣ sau: Font Arial. Size 44. Kiểu chữ đậm đóng khung vùng tiêu đề. Câu 3. Dùng lệnh View - Header and Footer, nhập ngày thi vảo mục Fixed, nhập Họ tên vào mục Footer, chèn slide number, Date anh Time cho tất cả các silde (trừ slide đầu) Câu 4. Tạo background cho các slide: màu tùy ý. Câu 5. Nhập nội dung và tạo liên kết (hyperlink) cho slide 2 nhƣ sau:  Dòng H nh ành” liên kết đến slide 3  Dòng "Biểu đồ” liên kết đến slide 4  Dòng "Chia cột” liên kết đến slide 5  Dòng “Chèn bảng‟ liên kết đến slide 6  Dòng "Video" liên kết đến slide 7  Dòng WordArt‟ Nên kết đến slide 8  Dòng “Kết thúc” kết thúc trình di n Câu 6. Tạo 1 bộ gồm 5 nút lệnh liên kết giữa các slide Câu 7. Tạo hiệu ứng chuyển tiếp Slide Transition cho tất cả các slide: Tùy ý Tài liệu lưu hành nội bộ 501 Câu 8. Sử dụng chức năng Custom Animation để tạo các hiệu ứng xuất hiên và kết thúc hợp lý, ấn tƣợng cho tất cả các đối tƣonq trong slide 2 đên slide 8 Bài tập 6: Học viên có thể dùng ảnh khác để thay thế Tài liệu lưu hành nội bộ 502 Câu 2. Dùng lệnh View - Master - Slide Master, định dạng vùng tiêu đề trong Silde Maste nhƣ sau: Font Arial, Size 44, Kiểu chữ đậm đóng khung vùng tiêu đề. Câu 3. Dùng lệnh View - Header and Footer, nhập ngày thi vào mục Fixed, nhập Họ tên vào mục Footer, chèn slide number cho tất cả các silde (trừ slide đầu) Câu 4. Tạo background cho các slide: dùng lệnh Fill Effects/Texture chọn một mẫu texture tùy ý. Câu 5. Nhập nội dung và tạo liên kết (hyperlink) cho slide 2 nhƣ sau:  Dòng „Tiểu sử” liên kết đến slide 3  Dòng “Sự nghiệp sáng tác” liên kết đến slide 4  Dòng “Vinh dự” liên kết đến slide 5  Dòng “Ca sĩ thể hiện" liên kết đến slide 6  Dòng “Đóng góp cho điện ảnh” liên kết đến slide 7  Dòng “Lời kết" liên kết đến slide 8  Dòng “Thoát” kết thúc trình diễn Câu 6. Tạo 1 bộ gồm 5 nút lệnh liên kết giữa các slide (trừ Slide 1) Tài liệu lưu hành nội bộ 503 Bài tập 7: Học viên có thể dùng ảnh khác để thay thế Tài liệu lưu hành nội bộ 504 Bài tập 8: Học viên có thể dùng ảnh khác để thay thế