Tình hình tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Xe máy, Xe đạp - Thống Nhất

người, trong đó nhân viên quản lý là 48 người. So với năm 1999 tổng số công nhân viên đã giảm 34 người, riêng bộ phận quản lý giảm 9 người. Số lao động trên của Công ty được bố tí trong 5 phân xưởng sản xuất, bộ phận lao động còn lại được bố trí trong các phòng ban để phục vụ cho công tác quản lý. Công ty luôn tìm cách nâng cao chất lượng sản xuất bằng cách cải tiến công nghệ và đầu tư thêm nhiều trang thiết bị phục vụ cho sản xuất, nhờ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao. Từ năm 1990, Công ty đã phải tự tìm thị trường tiêu thụ và đã thành công. Tính đến cuối năm 2001, Công ty đã có từ 160 - 170 đại lý bán xe đạp nằm rải rác ở các tỉnh, huyện, cụm dân cư, thành phố…trong phạm vi cả nước.Đầu năm 2000 công ty được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002. Năm 2001, Công ty đã tiêu thụ được 60.000 xe đạp, chỉ riêng ở Hà Nội chiếm 1/4 tổng số xe đạp tiêu thụ trên toàn quốc. Dự kiến năm 2002 số lượng tiêu thụ lên tới 70.000 đến 80.000 xe đạp. Thách thức và khó khăn phía trước rất nhiều, nhưng với những thành tựu và kinh nghiệm qua hơn 40 năm phát triển và truởng thành chúng ta tin tưởng rằng công ty sẽ thu được những thành tựu mới to lớn hơn. 2.Tính chất, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty. - Tên công ty : Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất. - Loại hình doanh nghiệp : Doanh nghiệp nhà nước. - Cơ quan quản lý cấp trên : Liên hiệp các xí nghiệp xe đạp Hà Nội- LIXEHA. - Địa chỉ : 198b- Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất kinh doanh lắp ráp xe đạp xe máy. - Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước. Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xe đạp Hà Nội (LIXEHA), là một doanh nghiệp hạch toán độc lập và có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty: + Sản xuất và lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và ngoài nước. + Xuất nhập phụ tùng xe đạp, xe máy. + xây dựng một số nhà xưởng để mở rộng sản xuất và xây dựng thêm cửa hàng để cho thuê, xây dựng và kinh doanh văn phòng giao dịch, khách sạn. + Xuất nhập khẩu hàng kim khí điện máy tiêu dùng, xuất nhập khẩu đồ dùng trang trí nội thất. + Thực hiện chức năng dịch vụ tổng hợp xuất phát từ khả năng về lao động, tiền vốn. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với nhà nước, đảm bảo công ăn việc làm ổn định và cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. + Tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách của nhà nước, báo cáo định kỳ lên cấp trên, tiến hành sản xuất kinh doanh theo kế hoạch. + Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự và an toàn xã hội theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của doanh nghiệp. Với chức năng và nhiệm vụ mới là đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, mục tiêu chất lượng của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất hiện nay là : + Không có khách hàng khiếu nại về chất lượng sản phẩm. + Giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn theo hợp đồng. + Giảm tỷ lệ bảo hành khung phuốc cho khách hàng từ 0.32% xuống còn 0.2%. + Giảm tỷ lệ bảo hành xe đạp hoàn chỉnh từ 1.35% xuống còn 1.2%. + Giảm giá thành sản xuất 5%. + Tăng doanh thu 15%. + Có 3 sản phẩm mới được thị trường chấp nhận và xuất khẩu. + Tháng 2/2002 đạt chứng chỉ ISO 9002. - Xây dựng các nhà xưởng mới ở khu vực nội thành, chuyển tất cả các phân xưởng và nhân viên phân xưởng về nhà xưởng mới, một mặt để tập trung sản xuất, mặt khác giải quyết được vấn đề môi trường đô thị. - Đẩy mạnh mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu xe đạp. - Ngoài xe đạp là sản phẩm truyền thống, Công ty đang nghiên cứu và chế tạo thử các loại linh kiện và phụ tùng xe máy. Kế hoạch năm 2002 của Công ty Xe máy - Xe đạp Thống Nhất Chỉ tiêu Đơn vị TH 2001 KH 2002 So sánh % 1 2 3 4 5 I. Giá trị SXCN 1000 27.966.199 31.882.199 114% II. Sản phẩm chính 1. Xe đạp các loại 2. Các chi tiết phụ tùng - Vành - Ghi đông - Phôtăng - Đèo hàng - Linh kiện Xe đôi cái cái cái bộ 56.000 42.000 54.000 50.000 33.000 61.000 63.800 47.800 61.600 57.000 37.600 69.500 114% 114% 114% 114% 114% 114% III. Tổng doanh thu Trong đó: - DT bán hàng - DT dịch vụ 1000 - - 30.077.790 21.077.790 9.000.000 41.098.144 28.429.671 12.668.473 136% 134% 140% IV. Nộp ngân sách - 635.000 723.900 114% V. Thu nhập bình quân - 1.126 1.150 102% VI. Lao động trực tiếp Người 271 308 114% VII. Tổng nguồn vốn KD 1. Vốn tự có và vốn khác 2. Vốn vay 1000 7.244.002 5.224.002 2.000.000 15.000.000 6.000.000 9.000.000 (thực hiện đầu tư trong năm 2002 và 2003) 3.Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm. 3.1 Đặc điểm công nghệ sản xuất. Trong các doanh nghiệp vấn đề then chốt là đảm bảo công tác quản lý, hạch toán kinh tế phải gắn chặt với đặc điểm công nghệ sản xuất. ở công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất, quy trình sản xuất được chia ra làm nhiều giai đoạn. Nguyên vật liệu chính là ống thép, các cơ sở để sản xuất khung xe và các chi tiết phụ tùng được chế biến một cách liên tục, từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối, theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất diễn ra liên tục, có sản phẩm dở dang và sản phẩm cuối cùng mới có thể nhập kho bảo quản và chờ tiêu thụ. Sản phẩm của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất là những chiếc xe đạp với đủ loại kiểu dáng và chủng loại. Quy trình công nghệ của các sản phẩm đều có tính phức tạp theo kiểu chế biến liên tục. Sản phẩm hoàn thành là kết quả cuối cung của quá trình chế biến từ khi đưa nguyên liệu ở khâu đầu cho đến thành phẩm, tạo thành một chu trình khép kín. Quy trình công nghệ sản xuất xe đạp được thể hiện tóm tắt qua sơ đồ. Kho nguyên vật liệu Phân xưởng khung sơn Phân xưởng phụ tùng Phân xưởng mạ Phân xưởng cơ dụng Phân xưởng lắp ráp Thành phẩm 3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học phù hợp với công nghệ sản xuất ở mỗi phân xưởng là rất quan trọng. Mỗi hình thức sản xuất khác nhau thì gắn với công nghệ sản xuất khác nhau, yêu cầu bộ máy kế toán khác nhau nhưng phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kinh doanh mới đạt hiệu quả cao. Nhiệm vụ của công ty là nhiệm vụ sản xuất của các phân xưởng. Tổ chức sản xuất của công ty gồm 4 phân xưởng sản xuất chính và một phân xưởng sản xuất phụ. Mỗi phân xưởng có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong việc tạo xe đạp thành phẩm. Nhiệm vụ chính của từng phân xưởng như sau. Phân xưởng phụ tùng: chuyên sản xuất các sản phẩm hoàn chỉnh, các loại chi tiết sản phẩm như: vành mộc, ghi đông, phốt tăng. Sau khi sản xuất ở phân xưởng, các sản phẩm được phân xưởng KCS kiểm tra chất lượng, khi sản phẩm đạt yêu cầu thì được chuyển sang phân xưởng mạ. Phân xưởng mạ : trên cơ sở các chi tiết ở dạng mộc (vành, ghi đông, phốt tăng) tổ chức thực hiện công nghệ mạ (mạ Niken, Crôm) để tạo thành các bán sản phẩm hoàn chỉnh như vành, ghi đông, phốt tăng mạ. Các bán sản phẩm hoàn chỉnh này phần lớn được chuyển đến nhập kho phụ tùng để tiếp tục sản xuất ở phân xưởng lắp ráp, một phần nhỏ có thể đem ra bán ngoài thị trường. Phân xưởng khung sơn : trên cơ sở các loại vật tư như ống thép, các loại ổ giữa, rắc co, cầu các loại… gá lắp thành khung xe đạp, sau đó khung lắp ráp sơ bộ được tiến hành với công nghệ hàn đồng, khi hàn xong được chuyển sang bộ phận dũa tẩy, trà láng để làm sạch bề mặt của khung để chuyển tiếp tới bộ phận sơn, chuyển qua công nghệ sấy rồi lắp ráp thành khung xe đạp hoà chỉnh. Khung xe đạp hoàn chỉnh này được chuyển sang phân xưởng lắp ráp. Phân xưởng lắp ráp : trên cơ sở các bán sản phẩm nhập từ kho phụ tùng (kể cả chi tiết sản phẩm do công ty sản xuất ra, cũng như các bán thành phẩm mua ngoài) và khung xe đạp hoàn chỉnh nhập từ phân xưởng khung sơn. Phân xưởng này có nhiệm vụ lắp răp thành xe đạp hoàn chỉnh, xe đạp sau khi lắp ráp xong được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng. Nếu đạt yêu cầu thì xe đạp được nhập kho thành phẩm để chờ tiêu thụ hoặc phục vụ nhu cầu của công ty như triển lãm, quảng cáo… Phân xưởng cơ dụng: đây là phân xưởng phụ trợ, phục vụ cho các phân xưởng sản xuất và phân xưởng lắp ráp. Có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong toàn công ty khi thiết bị có sự cố hỏng hóc. Thực hiện bảo dưỡng thường xuyên theo từng thời kỳ đối với hệ thống máy móc và thiết bị. Chịu trách nhiệm thiết kế chế tạo toàn bộ hệ thống khuôn giá trong toàn bộ công ty (phục vụ sản xuất ). Ngoài ra, phân xưởng này còn có tránh nhiệm trong toàn bộ khâu lắp đặt, bảo dưỡng hệ thống an toàn điện của công ty. Ngoài các phân xưởng sản xuất của công ty còn có các phòng ban, các phòng ban này trực tiếp quản lý các phân xưởng điều hành sản xuất, làm cho chu trình sản xuất được diễn ra liên tục và đạt năng suất cao. 4.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý là rất cần thiết, là không thể thiếu được. Nó đảm bảo chặt chẽ tình hình sản xuất của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm. ở công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất, công tác tổ chức sản xuất khá hợp lý, đặc biệt là sau quyết định 176 của Hội đồng bộ trưởng ra ngày 9/11/1989 về việc sắp xếp lại lao động trong các đơn vị kinh tế quốc doanh. Hiện nay, công ty tổ chức quản lý theo kiểu “tham mưu trực tuyến” tức là các phòng ban trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình tham mưu cho ban giám đốc, giúp cho ban giám đốc điều hành mọi hoạt động và đưa ra những quyết định đúng đắn. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng, các quản đốc phân xưởng, trưởng ca cùng các phòng ban khác đứng trong bộ máy của công ty. Bộ máy quản lý của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất được thể hiện tóm tắt qua sơ đồ sau. Sơ đồ cơ cấu và quản lý của công ty. Thông tin Chỉ đạo Phân xưởng cơ dụng Phân xưởng mạ Phân xưởng khung sơn Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng phụ tùng Phòng công nghệ Phòng tổ chức HC Ban kiến thiết cơ bản Phòng tài vụ Phòng kinh doanh Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Giám đốc Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Giám đốc : là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm và chỉ huy bộ máy, quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty, đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kinh doanh thương mại, tạo điều kiện tốt để sản phẩm có uy tín trên thị trường. Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chỉ đạo kỹ thuật, tạo điều kiện đưa vào sản xuất kịp thời và thuận tiện. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức hoạt động khoa học, bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ tay nghề từng phòng, từng phân xưởng, quản lý và sử dụng có hiệu quả tiền luơng, tiền thưởng trên cơ sở các quy chế đã ban hành. Phòng tà vụ: thực hiện công cụ quản lý trong kinh doanh, giúp giám đốc thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho công ty. NGoài ra còn có nhiệm vụ lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định. Phòng kinh doanh tổng hợp: có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, thu thập số liệu , xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. Phòng công nghệ: nghiên cứu các quy trình công nghệ, chế tạo sản phẩm mơí, phụ trách công tác an toàn lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm (bộ phận KCS ). Ban kiến thiết cơ bản: theo dõi và lập dự toán công trình xây dựng mới và sửa chữa triển khai thi công. Văn phòng : phục vụ tiếp khách, hội nghị. 5.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tất cả các công tác kế toán giúp ban lãnh đạo tổ chức và quản lý phân tích các hoạt động kinh tế. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, việc hạch toán kế toán trong toàn công ty tập trung tại phòng kế toán. ỏ dưới các phân xưởng không tổ chức hạch toán riêng, các chứng từ ban đầu ở phân xưởng được tập trung ở phòng kế toán. Tình hình thực tế ở công ty từ yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ, biên chế nhân sự của phòng tài chính kế toán hiện nay gồm 8 người, được tổ chức như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả cao. Tổ chức bộ máy gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả, kiểm tra việc ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, đúc rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ phù hợp với điều kiện của công ty. Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình tăng - giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao của công ty. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các phân xưởng gửi lên để phù hợp với các bộ phận khác tính toán lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo chế độ quy định. Kế toán thành phẩm – tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, đôn đốc việc kiểm tra thanh toán kịp thời xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán theo dõi công nợ: theo dõi các khoản phải thu, phải trả của công ty. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: theo dõi toàn bộ quá trình thu - chi tiền mặt, tình hình thanh toán về các khoản tiền gửi, tiền vay. Thủ quỹ: quản lý tiền mặt của công ty và cùng với kế toán thanh toán tiến hành thu - chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu- chi tiền mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp tài liêụ của các phần hành kế toán khác, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán cuối cùng, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo kế toán định kỳ, xác định kết quả kinh doanh, lập sổ cái, bảng cân đối số phát sinh Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau Kế toán TSCĐ kiêm kế toán TLvà BHXH Kế toán trưởng kiêm kế toán xây dựng cơ bản Kế toán theo dõi công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Kế toán thủ quỹ Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng trực thuộc c 6. Hình thức kế toán tại Công ty Xe máy - Xe đạp Thống Nhất. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý và sự chuyên môn hoá trong lao động kế toán, nên công ty đã dăng ký sử dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán thống nhất của Bộ Tài Chính ban hành. Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo trị giá vốn thực tế hàng mua vào cuối kỳ báo cáo, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ hạch toán của công ty là một quý. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái các tài khoản Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Bảng cân đối KT và BCTC Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi chú: II.Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty Xe máy ,Xe đạp- Thống Nhất. 1.Hạch toán kế toán tiền mặt Mỗi doanh nghiệp đều được phép giữ lại một số tiền mặt theo hạn mức quy định để chi tiêu cho nhu cầu thừơng xuyên. Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp Xe máy xe đạp Thống Nhất sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ trong công tác hạch toán kế toán luân chuyển chứng từ. Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép xuất quỹ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng). Sau khi phiếu thu, phiếu chi mang đầy đủ tính hợp lệ hàng ngày vào cuối ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ và lập sổ kế toán. Phiếu thu, phiếu chi được ghi làm hai liên, một liên giữ lại để vào sổ quỹ, liên 2 kèm theo chứng từ gốc gửi lại bộ phận kế toán để vào sổ. Sổ quỹ được thủ quỹ ghi cập nhật hàng ngày, thủ quỹ là người chịu trách nhiệm nhập xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền thực tế tiến hành đối chiếu với số lượng ở sổ quỹ và ở sổ kế toán. Nếu có số chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Chứng từ và sổ sách kế toán bao gồm: Phiếu thu tiền mặt. Phiếu chi tiền mặt. Bảng kê vàng bạc đá quý. Bảng kiểm kê quỹ. Sổ quỹ tiền mặt. Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 1. Sổ cái tài khoản tiền mặt. Để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111- tiền mặt. Nhật ký chứng từ số 1 Tờ kê chi tiết Sơ đồ phản ánh trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chứng từ: Các chứng từ gốc Phiếu thu Phiếu chi Bảng kê số 1 Sổ quỹ Sổ cái tk 111 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Số liệu, kết quả cũng như trình tự hạch toán thực tế của kế toán tiền mặt của Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất 1.1.1 Hạch toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt. + Căn cứ vào chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy thanh toán (Lệnh duyệt thu, chi), giấy tạm ứng…Kế toán viết phiếu thu, phiếu chi. Hoá đơn (GTGT) Ngày1/10/2001. Đơn vị bán hàng: Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất. Địa chỉ: 198B- Tây Sơn – Hà Nội Điện thoại. Họ và tên người mua hàng: Nguyễn thanh Hà. Đơn vị: Công ty thương nghiệp Hương Khê. Địa chỉ: Hà nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100100424 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Trục Cái 400 30.000 12.000.000 2 Bê đan Đôi 800 10.000 8.000.000 3 Ghi đông Cái 100 40.000 4.000.000 4 Lốp Đôi 150 40.000 6.000.000 6 Vành Đôi 125 80.000 10.000.000 Cộng tiền hàng:40.000.000đ Thuế VAT: 10% Tiền thuế GTGT:4.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 44 000 000đ Số tiền viết bằng chữ: Bồn mươi bốn triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký) Khách hàng thanh toán ngay số tiền ghi trên hoá đơn ,cơ sở thu tiền của khách hàng là phiếu thu: Đơn vị: Địa chỉ: Phiếu thu. Ngày 1/10/2001. Nợ: 111. Có: 511 No: 56 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn thanh Hà. Địa chỉ: Công ty thương nghiệp Hương Khê. Lý do nộp: thanh toán tiền mua hàng. Số tiền: 44 000 000 đ.(Viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu đông chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn bán hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) - Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ phát sinh, kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh: Nợ TK 111: 44 000 000. Có TK 511: 40 000 000. Có TK 3331: 4 000 000. + Ngày 10/10/2001, kế toán lập phiếu xuất kho và lập hoá đơn bán hàng cho Công ty thương mại và dịch vụ Yên Bái, số tiền là 125.000.000đ Ngày 12/10/2001 đến hạn thu tiền, sau khi thu tiền hàng kế toán lập phiếu thu Phiếu thu. Ngày 12/10/2001. Nợ: 111. Có: 1311. No: 57 Họ và tên người nộp tiền:Công ty thương mại và dịch vụ Yên Bái. Địa chỉ: . Lý do nộp: Thu tiền hàng bán chịu Số tiền: 125.000.000đ.(Viết bằng chữ): Một trăm hai năm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn bán hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Một trăm hai năm triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) - Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh: Nợ TK111: 125.000.000 Có TK 131:125 000 000 1.1.2. Hạch toán các khoản giảm tiền mặt. + Căn cứ vào hoá đơn bán hàng ngày 5/10/2001 doanh nghiệp nhập hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn thép Hoà Phát, số tiền là: 71 645 700, thuế VAT là (5%): 3 582 300đ. Ngày 8/10/2001 sau khi kế toán quản lý phải thu phải trả xin lệnh duyệt chi của giám đốc kế toán ghi phiếu chi trả Công ty trách nhiệm Hữu hạn ống thép Hoà phát. Hoá đơn (GTGT) Ngày5/10/2001 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Địa chỉ: Khu công nghiệp Như Quỳnh Hưng Yên. Số TK: 102032- NHTM Cổ Phần á Châu HN. Điện thoại. Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Hà. Đơn vị:Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất. Địa chỉ: Hà nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100100424 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ống thép hàn 1 f 22,2 x 1,2 x 6m Cây 1 008 22 381 22 560 000 2 f 22,2 x 1,4 x 6m Cây 1008 24 761,9 24 960 000 3 f 13,8 x 1,2 x 6m Cây 1000 14 285,7 14 285 700 4 f 19,1 x 1,2 x 6m Cây 504 19 523,8 9 840 000 Cộng tiền hàng:71 645 700. Thuế VAT: 5% Tiền thuế GTGT: 3 582 300 Tổng cộng tiền thanh toán: 75 228 000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi năm triệu hai trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán viết phiếu chi Phiếu chi. Ngày 8/10/2001. Nợ: 111. Có: 511 No:30 Họ và tên người nhận tiền: Chi nhánh Công ty Hoà Phát . Địa chỉ: Hưng yên Lý do chi: Trả ngay tiền mua hàng. Số tiền: 75 228 000 đ.(Viết bằng chữ): Bảy mươi năm triệu hai trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Bảy mươi năm triệu hai trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) + Ngày 15/10/2001, căn cứ vào hoá đơn bán hàng được mang về do đi mua sổn sách kế toán, kế toán ghi phiếu chi, số tiền 110 000 đồng, thuế VAT 11 000 đồng. Phiếu chi. Ngày 15/10/2001. Nợ: 642. Có: 111. No:32 Họ và tên người nhận tiền: Chị Vũ Hồng Hạnh Địa chỉ: Xe máy xe đạp Thống Nhất Lý do chi: mua sổ sách + chứng từ kế toán Số tiền: 121 000 đ.(Viết bằng chữ): Một trăm hai mốt ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Một trăm hai mốt ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký ) (ký) - Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán định khoản số phát sinh. Nợ TK 642 :110 000 Nợ TK 1331 :110 000 Có TK 111 : 121 000 + Ngày 20/10/2001 Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của anh Lại Thanh Xuân để mua nguyên vật liệu. Kế toán lập phiếu chi tạm ứng Công ty XMXĐTN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt namĐịa chỉ 198B – Tây Sơn - Hà Nội Độc lập - tự do - hạnh phúc Giấy Đề nghị tạm ứng Kính gửi: Giám đốc công ty XMXĐ - TN Tên tôi là: Lại Thanh Xuân Địa chỉ: Phòng quản lý Đề nghị cho thanh toán số tiền: 5.000.000 đ Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Để mua nguyên vật liệu Hà nội, Ngày 20 Tháng 10 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Người đề nghị tạm ứng (Ký) (Ký) (Ký) Phiếu chi Ngày 20/10/2001. Nợ: 141. Có: 111. No:33 Họ và tên người nhận tiền: Lại thanh Xuân. Địa chỉ: Phòng tài vụ kế toán. Lý do chi: Tạm ứng tiền mua hàng. Số tiền: 5 000 000đ.(Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ):Năm triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) Số tiền tạm ứng đã chi để mua hàng không sử dụng hết, thực chi là: 4 000 000đ Hoá đơn bán hàng Ngày20/10/2001 Đơn vị bán hàng:LIXEHA Địa chỉ: Số TK: Điện thoại. Họ và tên người mua hàng: Vũ Hồng Hạnh. Đơn vị: Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất. Địa chỉ: Hà nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100100424 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhôm lá Kg 200 20.000 4.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) + Nguyên vật liệu được mua về nhập kho bằng tiền tạm ứng với số thực chi là: 4 000 000đ. Số tiền tạm ứng còn thừa nhập lại quỹ. Đây là căn cứ để kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu Ngày 22/10/2001. Nợ: 111 Có: 141 No:58 Họ và tên người nộp tiền: Lại thanh Xuân. Địa chỉ: Lý do nộp: thu tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu còn thừa Số tiền: 1 000 000đ.(Viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn bán hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) - Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh: BT1: Chi tiền tạm ứng. Nợ TK 141: 5 000 000. Có TK 111: 5 000 000 BT2: Thu tiền tạm ứng còn thừa. Nợ TK 111:1 000 000 Có TK 141: 1 000 000 + Ngày 25/10/2001 rút quỹ tiền mặt nôp vào ngân hàng. Căn cứ vào giấy nộp tiền, kế toán lập phiếu chi số tiền 100.000.000 đ Phiếu chi Ngày 25/10/2001. Nợ: 112. Có: 111.No:34 Họ và tên người nhận tiền: Đỗ Phi Long Địa chỉ: Lý do chi: Nộp tiền vào ngân hàng Số tiền: 100.000 000đ.(Viết bằng chữ): một trăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ):một trăm triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) Các phiếu thu chi là cơ sở duy nhất được thuỷ quỹ cập nhật hàng ngày và xác định số tồn quý cuối ngày thông qua việc ghi sổ quỹ Sổ quỹ TK 111 Tháng 10/2001 Ngày tháng Sổ chứng từ Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu kỳ 366.982.492 1/10 56 Công ty TNHH Hương Khê thanh toán tiền mua hàng 511 3331 40.000.000 4.000.000 2/10 57 Thu tiền hàng bán chịu của Công ty Yên Bái 131 125.000.000 8/10 30 Trả tiền mua hàng 5/10 331 75.288.000 10/10 31 Chi mua NGUYêN VậT LIệU 152 1.400.000 15/10 32 Chi mua sổ sách chứng từ kế toán 642 1331 110.000 11.000 20/10 33 Tạm ứng tiền mua NVL 141 5.000.000 22/10 58 Thu tiền tamh ứng mua NVL còn thừa 141 1.000.000 25/10 34 Nộp tiền vào ngân hàng 112 100.000.000 30/10 Chi phí bán hàng 641 1.000.000 ... ...... .... ..... .... ..... ...... .... ..... ..... Cộng phát sinh 2.745.831.974 2.766.592.742 Số dư cuối kỳ 346.221.697 Tại các doanh nghiệp căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán chủ yếu trong hình thức NKCT là các chứng từ gốc. Để đơn giản và hợp lý công việc ghi chép hàng ngày áp dụng trong kế toán vốn bằng tiền doanh nghiệp sử dụng sổ chi tiết (hay càn gọi là tờ chi tiết). Tờ kê chi là loại chứng từ tổng hợp các chứng từ gốc dùng để phân loại các chi phí bằng tiền và các nghiệp vụ kế toán phát sinh vốn bằng tiền khác. Nó được phản ánh ở các bảng kê và các NKCT. Số liệu từ chứng từ gốc được vào sổ 10 - 15 ngày 1 lần, sau đó được ghi vào bảng kê và NKCT. Rồi được cộng tổng vào cuối tháng. Sổ số liệu được mở theo dõi 2 mặt tăng giảm của từng mặt. Cụ thể căn cứ vào phiếu thu kế toán vào sổ số liệu phản ánh bên có TK 111, ta lập sổ số liệu: Sổ số liệu Nợ TK 111 tháng 10/2001 (1 - 10/10) Ghi nợ TK 111 có các TK 131 5113 3331 141 5111 642 5112 338 627 Tổng 8.500.000 2.090.900 209.100 7.000.000 40.000.000 1.371.500 1.909.000 400.000 5.000.000 15.684.350 6.272.700 660.360 1.000.000 25.576.000 275.000 16.207.510 455.000.000 4.000.000 102.466.000 105.000 125.000.000 12.500.000 2.000.000 ..... ....... ........... .......... ............ .......... ........... ......... ....... ..... 896.849.350 17.909.000 24.566.072 8.000.000 215.875.240 1.371.500 1.909.000 411.536 9.636.590 Từ số liệu Nợ TK 111, kế toán vào bảng kê 10 - 15 ngày 1 lần, kế toán lập bảng kê số 1. Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111 “Tiền Mặt” Quý 4 năm 2001 SDĐK 336.982.492 STT NNgày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Cộng nợ TK 111 Số dư cuối ngày 511 112 131 3331 141 642 627 3342 331 3382 Tháng10 1-10/10 215.875.240 896.849.350 24.566.072 1.317.500 9.636.590 1.200.000 1.177.775.288 329.975.360 11-31/10 701.128.800 876.617.210 74.539.070 8.000.000 31.594.300 5.480.453 52.000.000 320.586 1.568.056.659 346.221.697 Tổng T10 917.004.040 1.571.466.560 99.105.146 8.000.000 31.965.800 15.117.043 1.200.000 52.000.000 320.586 2.745.831.947 Tháng 11/2001 1-15/11 223.695.350 633.877.241 42.764.562 7.700.000 30.645.000 26.204.880 1.500.000 479.700 322.350 1.170.324.607 283.410.487 16-30/11 313.997.760 637.602.480 36.011.325 13.200.000 856.000 7.729.650 15.000 1.068.579.915 277.863.907 Tổng T11 597.673.110 127.149.774 48.757.778 20.900.000 31.510.000 33.934.530 1.500.000 494.700 322.350 2.238.904.522 Tháng 12/2001 1-14/12 294.672.100 637.049.763 35.426.804 13.759.700 31.620.000 7.788.938 572.700 1.000.000 323.190 1.039.441.780 227.482.330 15-31/12 696.701.390 100.000.000 571.236.040 82.243.482 30.763.000 5.590.776 611.800 657.258 1.569.015.663 180.267.126 Tổng Tháng 12 991.373.490 100.000.000 1.208.285.803 117.670.286 13.759.700 62.356.000 13.349.714 572.700 1.611.800 980.448 2.608.457.343 Tổng Q4 2.506.050.640 100.000.000 4.051.232.084 295.533.319 42.659.700 125.831.800 62.401.287 6.272.700 54.106.500 1.623.384 7.593.139.812 180.267.126 Sổ số liệu Có TK 111 tháng 10/2001 (Từ 1 - 10/10) Ghi có Tk 111, ghi Nợ các TK 112 331 141 152 642 641 627 ... 50.000.000 75.288.000 5.000.000 140.000 110.000 1.000.000 3.000.000 28.828.000 62.088.000 50.000 840.000 400.000 7.000.000 9.100.000 70.000 50.000 50.000 2.000.000 6.273.000 100.000.000 ..... ....... ........ .......... .......... ....... 300.000.000 710.949.140 5.000.000 332.000 12.030.100 1.661.800 3.000.000 Từ sổ số liệu có TK 111 ta vào bảng NKCT số 1 NKCT số 1 Ghi Có TK 111 “Tiền mặt” Quý 4/2001 Đơn vị tính đồng STT NNgày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 112 331 334 388 141 152 811 627 641 642 156 Tháng 10 1-10/10 300.000.000 710.949.140 5.000.000 332.000 3.000.000 1.161.800 12.030.100 1.214.782.420 11-31/10 300.000.000 998.836.146 25.980.000 260.000 1.948.000 1.684.000 3.000.000 19.766.400 1.551.810.322 Tổng T10 600.000.000 1.709.785.286 30.980.000 592.000 1.948.000 4.684.000 41.661.800 31.796.500 2.766.592.742 Tháng 11/2001 1-15/11 200.000.000 814.853.170 20.000.000 21.600.000 324.000 1.896.000 9.893.200 28.827.600 1.233.135.817 16-30/11 450.000.000 425.068.695 9.171.000 1.760.000 3.000.000 640.000 19.113.500 1.074.126.495 Tổng T11 650.0000.000 1.239.921.865 20.000.000 30.771.000 2.084.000 4.896.000 10.353.200 47.941.100 2.307.262.312 Tháng 12/2001 1-14/12 270.000.000 601.575.880 729.300 35.000.000 249.000 380.000 1.392.800 21.504.400 34.293.500 1.089.823.357 15-30/12 624.347.507 55.910.700 246.000 24.854.060 150.000 7.461.500 24.669.700 1.616.230.767 Tổng T12 270.000.000 1.425.923.087 729.300 90.910.700 495.000 25.324.060 1.542.800 28.965.900 58.963.200 2.706.054.124 Tổng Q4 1.520.000.000 4.375.630.238 729.300 20.000.000 152.661.700 1.087.000 29.266.060 11.122.500 43.980.900 138.700.800 7.779.909.178 Đối với nghiệp vụ vốn bằng tiền bảng kê được mở theo vế Nợ của TK 111 .Vì vậy vào cuối tháng tổng số P/S có TK 111 biểu hiện ở NKCT số 1 sẽ được kết chuyển và tính toán để xác định số dư cuối kỳ, biểu hiện ở bảng kê. Căn cứ vào kết quả tổng hợp cuối tháng, ở bảng kê kế toán vào sổ cho từng loại TK biểu hiện 1 dòng trên sổ cái trong từng tháng nhất định. Số dư đầu năm Sổ cái tài khoản 111 Nợ Có 26.761.427 Đơn vị tính: đồng STT Ghi có các TK đối ứng Nợ TK 111 Quý I Quý II Quý III Quý IV 511 2.506.050.640 112 100.000.000 131 4.051.232.084 3331 295.533.319 141 42.859.700 642 125.831.800 627 62.401.287 3342 6.272.700 331 54.106.500 3382 1.623.384 Cộng số phát sinh Nợ 7.593.193.812 Tổng số phát sinh Có 7.779.909.178 Số dư cuối kỳ Nợ 180.267.126 Có 2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng. Theo quy định mọi khoản tiền nhàn dỗi của doanh nghiệp phải gửi vào Ngân hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu doanh nghiệp phải làm các thủ tục rút tiền và chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại. Tiền gửi: (Tiền Việt Nam, ngoại tệ) chứng từ để hạch toán các tiền gửi là các giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm, theo uỷ nhiệm chi, séc, chuyển khoản, vé báo chi...) hàng ngay khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì chuyển vào bên nợ TK 1381 hoặc bên có Tk 3381 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn), sang tháng sau, khi tìm được nguyên nhân sẽ điều chỉnh. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm của tiền gửi Ngân hàng (kho bạc hay Công ty tài chính) kế toán sử dụng TK 112 “”Tiền gửi Ngân hàng” Bên Nợ : - Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng - Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân. Bên Có: - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng và số chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân. Dư Nợ: Số tiền hiện còn lại Ngân hàng TK 112 gồm 3 tiểu khoản 1121: Tiền Việt Nam 1122: Ngoại tệ 1123: Vàng bạc đá quý NKCT số 2 ơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ của TGNH Sổ cái TK 112 Bảng kê chi tiết (sổ số liệu) Sổ TGNH Giấy báo nợ Giấy báo có CT gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi) Bảng kê số 2 * Trình tự hạch toán TGNH tại công ty Xe máy,xe đạp -Thống Nhất + Ngày 1/10 rút quỹ tiền mặt nộp vào ngân hàng 82.000.000 đồng. Khi nộp tiền vào ngân hàng và giấy nộp tiền viết 3 liên, 2 liên ngân hàng giữ, 1 liên doanh nghiệp mang về để căn cứ lập phiếu chi. Hạch toán giảm tiền mặt tăng TGNH. Kế toán định khoản: Nợ TK 112: 82.000.000 Có TK 111: 82.000.000 Căn cứ vào thông báo doanh nghiệp số có kèm theo 1 liên giấy nộp tiền do người nộp viết, kế toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết TK 112 theo trình tự ngày, tháng Ngân hàng Giấy nộp tiền số: ........... Liên 1 ............. Nộp để ghi vào tài khoản chứng từ Ngày..1.tháng.10..năm 2001 thu tiền Người nộp: Nguyễn Thị Yến Loại NV ........KHTK... Địa chỉ: Công ty xe máy xe đạp thống nhất Người nhận: ...................................................... TK Có Địa chỉ: Ngân hàng Đống Đa Số: .......................... Mẫu số 10A Nội dung nộp (Khi nộp tiền phải ghi chi tiết từng khoản) Nộp tiền vào TK 710A – 00034 Số tiền 82.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu đồng chẵn Cộng: 82.000.000 Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát GĐ ngân hàng Biểu mẫu thông báo doanh số của Ngân hàng HHCT Đống Đa INCOMBANK CN: 126 Giấy báo số dư khách hàng CNNGTC Đống Đa TK: 710A.00033 Trang: 36 Công ty: XMXĐTN Ngày 3/10/2001 NgàyPS trước 2/10/2001 Tái suất: 0.200%/thang So but toan So chung tu Doanh so no Doanh so co So du dau ngay ................. 288.140.173.000 0320042 ................. 82.000.000 0320043 0320008 Cong ngay 82.000.000 Tich luy thang ....... Tich luy năm ...... So du cuoi ngay ...... Ke toan Kiem soat + Ngày 3/10 căn cứ giấy báo nợ lại phải trả Ngân hàng và căn cứ vào bảng tính lãi, kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh vào sổ. Nợ TK 811 : 256.223 Có TK112 : 256.223 Ngan hang Dong Da Giấy báo nợ Chi nhanh Hà Nội SBT: 220034 Msthue: 0301179079-002-1 Ngay 3/10/2001 Kính gửi: ......................................................... Ten tai khoan: CTYXMXĐTN Ma so thue: Hôm nay chúng toi xin bao da ghi NO TK quy cong ty so 710A - 00034 so ten sau: Chi tiet So tien Thu lai tu 22/9 - 3/10 Công ty XMXĐTN Tong: 256.223 Bang tinh lai Tai khoan: 710A - 00033 Don vi: CTYXMXĐTN Tu ngay Den ngay So tien So ngay Tinh so 20/9 1/10 23.293 11 256.223 Tong: .................................... Lai suat: ...................................... Tien lai: .................................... + Khi nhận được thông báo có của Ngân hàng kèm theo uỷ nhiệm chi có nghĩa là bên đối tác viết giấy uỷ nhiệm chi thông qua ngân hàng thu hộ khoản tiền từ bên đối tác. kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 131 + Khi nhận thông báo nợ của ngân hàng kèm theo uỷ nhiệm thu nghĩa là viết giấy uỷ nhiệm thu thông qua ngân hàng chi tiền hộ từ doanh nghiệp đối tác, kế toán ghi giảm TGNH: Nợ TK 331 Có TK 112 * Tại doanh nghiệp XMXĐTN quan hệ với doanh nghiệp đối tác, thường trong tiền mặt kế toán TGNG chỉ đề xuất hiện uỷ nhiệm chi đi kèm giấy báo có của Ngân hàng còn uỷ nhiệm thu ít khi xảy ra. Uỷ nhiệm thu Số AG 01268A Ngày 20/10/2001 TK Có Phần do NH ghi TK Nợ Tên đơn vị mua hàng: Công ty XMXĐTN Số TK: 710A.00034 Tên đơn vị bán hàng: Bưu điện Thanh Trì HN Số TK: 431101 - 010043 Hợp đồng số (hay đơn đặt hàng) 2002 BD ngày 1/10/2001 Số lượng từng loại chứng từ kèm theo Số tiền chuyển (bằng chữ): Chín năm triệu, bảy trăm ba mươi ngàn đồng chẵn. Bằng số: 95.730.000 đồng Số ngày chậm trả: .............. bằng số: ............. Số tiền chuyển (bằng chữ): Chín năm triệu, bảy trăm ba mươi ngàn đồng chẵn Bằng số: 95.730.000 đồng Đơn vị bán Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua Ngân hàng bên bán tanh toán Nhận chứng ngày ..... Nhận ngày: ............. Ngày.... tháng.....năm...... Đã kiểm soát và gửi đi ngày Thanh toán ngày Trưởng phòng kế toán kế toán trưởng phòng kế toán kế toán trưởng phòng kế toán (Ký đóng dấu) Uỷ nhiệm chi số: ...... Phần do ngân hàng ghi TK Nợ Chuyên khoản, chuyển tiền thư điện: Lập ngày: ..... Tên đơn vị trả tiền: Công ty XMXĐTN Số TK 710A.00033 Tại ngân hàng: NH CT Đống Đa TK Có Tên đơn vị nhận tiền: Công ty CN Cao Su Miền Nam Số TK: 710A.00033 Tại Ngân hàng: Sở giao dịch II NHCT TP HCM ST bằng số 150.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Nội dung tính toán: Trả tiền săm lốp xe đạp Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ TK Kế toán TP KT Kế toán TP KT Cuối tháng sau khi số liệu, các chứng từ NH gửi về đầy đủ kế toán tập hợp và vào sổ chi tiết tài khoản TGNH. Sổ chi tiết ghi theo trình tự ngày tháng phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phản ánh phần diễn giải và số tiền. Sổ chi tiết tài khoản 112 - TGNH Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Này. T Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 618.125.235 1/10 Quỹ hỗ trợ phát triển Yên Bái 131 62.400.000 1/10 Nộp tiền vào TK 1111 82.000.000 762.525.235 3/10 Thanh toán tiền lãi vay NH 811 256.223 3/10 Rút tiền GNH 1111 57.850.000 704.931.458 20/10 Thu tiền Công ty CN Cao su Miền Nam 131 150.000.000 20/10 Trả - B. Điện Thanh Trì HN 331 95.730.000 759.201.458 ... ... ..... .... ..... .... .... Tổng phát sinh 3.447.108.226 3.786.126.810 Tồn cuối kỳ 297.106.651 Sổ số liệu Nợ TK 112 Tháng 10/2001 Ghi Nợ TK 112 , ghi Có các tài khoản 111 627 131 5111 3331 642 811 711 Tổng 300.000.000 31.523.600 27.045.450 3.204.550 117.000 256.223 1.226.254 82.000.000 4.288.284 47.192.200 21.182.700 2.118.270 10.000.000 46.810.000 4.681.000 62.400.000 150.000.000 ..... .... ..... .... ..... 600.000.000 4.288.284 182.765.600 179.489.040 18.448.930 117.000 256.223 1.226.254 986.335.108 Sổ Số liệu Có TK 112 tháng 10/2001 Ghi Có TK 112 , ghi Nợ các tài khoản 331 3383 627 133 642 811 3331 .... Tổng 25.000.000 11.967.972 28.710.598 2.871.060 4.288.284 41.257.000 95.790.211 50.000.000 10.000.000 11.309.200 1.130.920 120.162 400.000 27.810.000 87.412 389.635 95.730.000 110.751 100.000.000 ... ... ... ... ... ... 932.320.450 36.976.972 59.024.598 6.642.856 7.403.962 41.729.368 95.790.211 1.179.888.417 Bảng kê số 2 Số dư đầu tháng Ghi Nơ TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” 618.125.235 Quý 4/2001 Đơn vị tính: đồng S T T Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 112, Ghi có các tài khoản Cộng Nợ TK 112 Số dư cuối ngày Ngày Tháng 111 131 511 3331 627 642 711 461 338.3 411 5113 Tháng 10/2001 600.000.000 182.765.600 179.489.040 18.448.930 4.288.284 117.000 1.226.254 986.335.108 424.571.926 Tháng 11/2001 650.000.000 353.094.770 99.506.230 21.175.870 3.783.286 130.000 540.045 24.000.000 61.908.900 1.214.139.101 522.150.619 Tháng 12/2001 270.000.000 348.468.600 149.037.100 14.693.710 85.676.000 988.515 16.000.000 1.770.092 300.000.000 1.246.634.017 279.106.651 Cộng 1.520.000.000 884.328.970 428.032.370 54.318.510 8.071.570 85.923.000 2.754.814 40.000.0000 1.770.092 300.000.000 61.908.900 3.447.108.226 279.106.651 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” Quý 4/2001 Đơn vị tính: đồng S T T Chứng từ Ghi Có TK 112, Ghi Nợ các tài khoản Cộng có TK 112 Sổ Ngày Diễn giải 111 3111 313 3383 627 133 642 311 3331 3388 Tháng 10/2001 932.320.450 36.976.972 59.024.598 6.642.856 7.403.962 95.790.211 1.179.888.417 Tháng 11/2001 539.964.935 80.000.000 50.496.900 5.672.960 6.232.706 19.000.000 61.796.737 1.116.560.408 Tháng 12/2001 hạch toán giảm 627 100.000.000 196.599.000 720.610.550 48.691.000 46.048.030 5.176.272 5.736.681 90.000.000 116.026.907 1.489.677.985 Tiền điện THHT lại sang TK 338.8 34.505.900 34.505.900 Cộng 100.000.000 196.599.000 2.192.900.935 135.667.972 121.063.628 17.492.088 19.373.349 190.000.000 273.586.855 34.505.900 3.786.126.810 Số dư đầu năm Sổ cái Tài khoản 112 Nợ Có TGNH - Đống Đa 677.997.705 Đơn vị tính: đồng STT Ghi có các TK đối ứng Nợ Tk 112 Quý I Quý II Quý III Quý IV 111 1.520.000.000 131 884.328.970 511 428.302.370 3331 54.318.510 627 8.071.570 642 85.923.000 711 2.754.814 461 40.000.000 3383 1.770.092 411 300.000.000 8113 61.980.900 Cộng số phát sinh Nợ 3.447.108.226 Cộng số phát sinh Có 3.786.126.810 Số dư cuối kỳ Nợ 279.106.651 Có Phần thứ ba Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty xe máy, xe đạp – thống nhất. I. Nhận xét về công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty xe máy ,xe đạp –thống nhất. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhờ sự cố gắng nỗ nực hết mình và sự trợ giúp đắc lực của công tác hạch toán kế toán đặc biệt là công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán công ty Xe máy, xe đạp - Thống Nshất đã khẳng định được vị trí mình trên thị trường trong và ngoài nước . Nhờ hoạt động kinh doanh có hiệu quả công ty đã mở rộng được qui mô sản xuất, tạo công việc cho một lượng lao động dư thừa và được cấp nguồn vốn để hạch toán độc lập. 1. Ưu điểm: 1.1. Trong công tác tổ chức hệ thống chứng từ: 1.1.1. Về hệ thống chứng từ được sử dụng: Nhằm đảm bảo để ghi nhận các nghiệp hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hết sức đa dạng và phong phú, đồng thời giúp cho việc tìm kiếm thông tin trên hệ thống giấy tờ sổ sách được nhanh chóng và chính xác, công ty đẫ đưa thêm vào hệ thống chứng từ vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán một số chuyên dụng hợp lý. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký ,chứng từ đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty. Công việc hạch toán đơn giản, dễ kiểm tra , đặc biệt là thuận lợi cho việc phân công và chuyên môn kế toán. Việc áp dụng hình thức nhật ký, chứng từ phù hợp với trình độ chuyên môn và qui mô sản xuất của công ty. 1.1.2 Về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ: Với việc qui định trong bảo quản lưu trữ chứng từ như đã được đề cập ở phần trên trong bài viết, có thể nhận định rằng: Chứng từ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán cũng như các chứng từ của các phần hành khác phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị được quản lý rất chặt chẽ và có khoa học. Việc sắp xếp chứng từ như vậy đã giúp ích rất nhiều cho cán bộ và nhân viên trong phòng, trong công ty khi có nhu cầu tìm lại thông tin nhằm góp phân cải thiện và nâng cao dần chất lượng công tác kế toán ở đơn vị, trong đó có kế toán phần hành vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán ... 1.2. Về cơ cấu tổ chức bộ máy trong phòng kế toán: Với số cán bộ công nhân viên trong phòng gồm 8 người, với nội dung công tác đã được đặt ra và với khối lượng công tác phát sinh trong quá trình hoạt động, có thế nói rằng, sự phân công nhiệm vụ cho các hoạt động trong phòng Tài chính kế toán là hết sức hợp lý, vừa đủ và khoa học. Mỗi kế toán viên quản lý nhiều phần hành như vậy như cách thức sắp xếp cho mỗi người trong phòng kế toán mới thực sự là khoa học. Cụ thể là: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (gọi chung là vốn bằng tiền); kế toán doanh thu. Do đó, phân công hai phần vốn bằng tiền và doanh thu cho một nhân viên kế toán là hợp lí, thuận lợi cho kế toán có thể theo dõi một cách tổng quát toàn diện. Mặc dù vốn bằng tiền còn liên quan đến nhiều phần hành khác như các nghiệp vụ thanh toán, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên nhưng kết quả đầu ra là một nghiệp vụ phát sinh tương đối thường xuyên tại công ty. 2. Nhược điểm: Trong công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán bên cạnh những ưu điểm đã đạt được công ty còn một số nhược điểm cần khắc phục:. Công việc kế toán còn thủ công là chính chỉ áp dụng máy vi tính trong việc lập một số sổ sách tổng hợp cuối kỳ do vậy công việc kế toán rất vất vả do khối lượng ghi chép nhiều. II. Một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Xe máy, xe đạp - thống nhất. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xe máy, Xe đạp - Thống Nhất. Vốn bằng tiền là nhân tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền thể hiện khả năng tài chính và qui mô sản xuất của doanh nghiệp. Nếu như sử dụng vốn bằng tiền hợp lý sẽ mang lại lợi nhuận cao tăng nguồn vốn nên cao. Vốn bằng tiền là một phần trong tài sản lưu động nó có khả năng thanh toán cao, liên quan đến tất cả các phần hành kế toàn trong công ty. Vốn bằng tiền rất dễ bị mất mát, tham ô trong quá trình luân chuyển. Vì vậy, ta cần theo dõi chặt chẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền Qua quá trình được tiếp xúc với thực tế kết hợp với lý luận trên ghế nhà trường em đă rút ra được những ưu nhược điểm ở trên. Từ đó, em thấy được việc hạch toán kế toán tại công ty cần xem xét một số vấn đề để hoàn thiện hơn công tác hạch toán vốn bằng tiền được thể hiện ở một số vấn đề sau: - Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính, tôn trọng chế độ kế toán, vì kế toán là công cụ chính để quản lý tài chính nhưng không phải là dập hoàn toàn theo khuôn mẫu mà thay dổi bổ sung trong sự cho phép của chế độ kế toán. - áp dụng những tiến bộ khoa học vào việc quản lý kinh tế làm giảm nhẹ công việc thủ công. Tận dụng tối đa khả năng ứng dụng của các loại thiết bị nhằm đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh. - Hạch toán các khoản mục kế toán cần chi tiết rõ ràng để thuận tiện cho việc theo dõi. 3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán hạch toán vốn băng tiền Từ những yêu cầu của công tác hạch toán vốn bằn tiền và những hạn chế còn tồn tại em xin đưa ra một số đề xuất sau để công ty xem xét nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền ở công ty Xe máy, xe đạp - thống nhất. 3.1. Việc áp dụng phần mềm kế toán vào việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ nên việc áp dụng phần mềm kế toán vào trong doanh nghiệp rất đơn giản góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán trong công ty. Hiện nay, công ty đã áp dụng máy vi tính để làm một số sổ sách cuối kỳ nhưng chưa tận dụng được khả năng tối đa của máy vi tính trong phần mềm kế toán. 3.3 ý nghĩa của việc hoàn thiện: Kế toán là một công việc quan trọng trong công cụ quản lý kinh tế tài chính. Việc hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền nói riêng và viêc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý vốn bằng tiền. Từ những số liệu tổng hợp của kế toán các nhà tài chính đưa ra các phương án kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao. Mục lục Phần thứ nhất : Lý do nghiên cứu đề tài vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Xe máy, Xe đạp – Thống Nhất. I. Vai trò của vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong sản xuất kinh doanh 1. Nguồn gốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . 2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp . 3. Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán . II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp 1. Hạch toán vốn bằng tiền 2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Phần thứ hai : Tình hình tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Xe máy, Xe đạp - Thống Nhất I. Đặc điểm của công ty II. Thực trạng kế toán vốn cố định và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Xe máy, Xe đạp –Thống Nhất. 1. Công tác tổ chức quản lý chung về vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 2. Tổ chức hệ thống chứng từ trong kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. Phần thứ ba: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty Xe máy, Xe đạp – Thống Nhất. I. Nhận xét về công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Xe máy, Xe đạp – Thống Nhất. 1. ưu điểm 2. Nhược điểm II. Một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp thanh toán tại Công ty Xe máy ,xe đạp –thống nhất. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Xe máy, Xe đạp –Thống Nhất. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 3. Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán hạch toán vốn bằng tiềnvà các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Xe máy ,Xe đạp –Thống Nhất.