Tổ chức công tác kế toán Nguyên Vật Liệu tại công ty Da - Giầy Hà Nội

p giầy vải Xí nghiệp cao su Xí nghiệp giầy da Xưởng cơ điện Liên doanh Hà việt- tungshing Nhìn chung việc tổ chức bộ máy quản lý sản xuất – kinh doanh của Công ty đã thể hiện sự phân công, phân cấp phù hợp với năng lực cán bộ và các điều kiện đặc thù của công ty hiện nay và các năm tới. Khi các điều kiện thay đổi thì cơ cấu có thể điều chỉnh cho phù hợp. 2.1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình công nghệ thuộc da là một quy trình sản xuất phức tạp, chế biến liên tục nhưng không phân bước rõ ràng, sản phẩm da là kết quả chế biến của nhiều công đoạn. Thời gian từ khi thu mua nguyên vật liệu da tươi đưa vào sản xuất đến khi nhập kho thành phẩm ít nhất là 3 ngày, dài nhất là 15 ngày đến 1 tháng. Ngoài ra còn sử dụng vật liệu khác, đặc biệt là cá loại hoá chất như axitsufuric, natriclo, máy móc thiết bị (máy xẻ, máy bào, giàn sấy...). Da tươi Rửa, ướp muối Hồi tươi Tẩy lòng, cắt riềm Ngâm vôi Xẻ Tẩy vôi làm mềm ép nước, bào, thuộc lại Thuộc crôm Hồi ẩm, vò, xén, đánh bóng Kiểm nghiệm Nhập kho Rửa Nghiền đông Cô đặc Nấu Trung hoà Thuộc ta min Da thuộc ép Gelatin CN Ăn dầu Sơ đồ: Quy trình công nghệ thuộc da Quy trình công nghệ sản xuất giày (giày da, giày vải) thì đơn giản hơn, nguyên vật liệu chính để sản xuất giày vải là vải, đế, mút...Nguyên vật liệu để sản xuất giày da là da mềm đã thuộc, đế ...Thời gian đưa nguyên vật liệu vào sản xuất nhanh hơn, có thể nhập kho hàng ngày. Sơ đồ: Quy trình công nghệ sản xuất giày Vải, da thuộc May Cao su Chuẩn bị gò Cán luyện Gò ráp Hấp Cắt riềm, dán kín, sỏ dây Hoàn tất sản phẩm Sản phẩm giầy Chặt mảnh Kiểm nghiệm Nhập kho 1.4.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Da – Giầy Hà Nội. 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Công ty luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng kế toán nói riêng. +Hình thức kế toán là hình thức nửa tập trung, nủa phân tán. Công việc kế toán hoạt động sản xuất - kinh doanh ở các bộ phận trực thuộc Công ty, do phòng kế toán ở các bộ phận đó thực hiện rồi định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán công ty lập báo cáo tài chính. +Các bộ phận trực thuộc công ty đều có phòng kế toán riêng nhưng theo rõi những phần hành kế toán chủ chốt ở các bộ phận trực thuộc cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp gửi về phòngkế toán công ty. Theo biên chế phòng Kế toán – Tài chính có 7 người, một trưởng phòng, một phó phòng và năm nhân viên kế toán thực hiện mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Kế toán trưởng Sơ đồ bộ máy kế toán công ty da – giầy hà nội Kế toán tổng hợp (phó phòng) Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Thủ quỹ Kế toán thành phẩm Kế toán thanh toán Các phòng kinh tế ở bộ phận trực thuộc Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế TOán TSCĐ NVL CCDC *Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán thực thi theo đúng chế độ chính sách, hướng dẫn chỉ đạo, hoạt động của các nhân viên kế toán ở rưới đơn vị trực thuộc cũng như công ty. *Kế toán tổng hợp (phó phòng): thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo rõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán. *Nhân viên kế toán TSCĐ, NVL, CCDC: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (gồm hai nhân viên). *Nhân viên kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Theo dõi việc gửi tiền hoạc rút tiền ở ngân hàng đồng thời kiêm kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. *Nhân viên kế toán thanh toán: theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. *Nhân viên kế toán thành phẩm và phụ trách vấn đề tiêu thụ thành phẩm: theo dõi thu nhập và tính kết quả. Tuy nhiên, do khối lượng công việc thay đổi nên trong quá trình tổ chức các thành phần kế toán có sự thay đổi nhân viên. có lúc phần hành này phải cần hai nhân viên, có phần hành chỉ có một nhân viên. Vì vậy số nhân viên kế toán thực hiện các phần hành là số cơ động. 1.4.2.Hình thức ghi sổ kế toán Công ty tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ, đây là hình thức sổ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có nhiều ưu điểm trong việc ghi phản ánh thông tin, tránh được việc ghi chép trùng lặp... nhưng rất khó cho việc cơ giới hoá thông tin. Tuy nhiên hiện nay công ty đã sử dụng kế toán máy, vì vậy mà đã thực hiện được hầu như tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, kịp thời... Với hệ thống sổ chủ yếu bao gồm NKCT số 1,2,3,4,5,8,9,10, bảng kê 1,2,3,11, bảng phân bổ 1,2,3 và các sổ cái tài khoản. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh giá vật tư hàng hoá theo phương pháp bình quân gia quyền. Hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ thuế Chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo TC Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Điều đặc biệt trong công tác kế toán ở Công ty là kế toán quản trị ở đây đang được hình thành một cách rõ nét, hỗ trợ một cách đắc lực cho công tác quản lý điều hành với hệ thống báo cáo nội bộ sau: Tên báo cáo Nơi lập Nơi nhận Báo cáo ngày - Báo cáo quỹ tiền mặt PKT BGĐ - Báo cáo tiêu thụ trong ngày PKD BGĐ, PKH, - Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm PKD BGĐ, QLK, KTT Báo cáo định kỳ (10 ngày) - Báo cáo tình hình tiêu thụ PKD BGĐ - Báo cáo tình hình công nợ TC PKT BGĐ Báo cáo tháng - Kết quả sản xuất và phân tích kết quả sản xuất của từng phân xưởng PKH BGĐ, KTT, QĐPX - Bảng sử dụng vật tư từng PX PKT BGĐ, KTT, QĐPX - Tình hình thu chi TC PKT BGĐ - Tình hình cung cấp và bảo quản vật tư QLK BGĐ, KTT Báo cáo quý - Tiêu thụ sản phẩm chi tiết cho từng chủng loại PKD BGĐ, KTT - Biểu tính thưởng, chiết khấu PKD BGĐ, KTT 2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Da - Giày Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Da - Giày là ngành công nghệ gắn liền với nhu cầu không thể thiếu được của tiêu dùng xã hội, là một bộ phận may mặc thời trang. Giá trị giày dép phụ thuộc rất nhiều vào nguyên vật liệu. Sản phẩm giày có đặc trưng là mặt hàng tiêu dùng phải đảm bảo bền đẹp, chắc chắn, tiện lợi trong sinh hoạt lại còn đòi hỏi về chất lượng, kiểu dáng phù hợp với từng lứa tuổi, giới tính, điều kiện tài chính...của khách hàng. Do vậy sản phẩm giày rất đa dạng về chủng loại, kích thước cũng có nghĩa là nguyên vật liệu để sản xuất giày của Công ty Da - Giày Hà Nội cũng phải đa dạng và phong phú mới đáp ứng được mọi nhu cầu của người tiêu dùng. ở Việt Nam, chưa hình thành các Công ty chuyên cung ứng tổng hợp các nguyên phụ liệu cho ngành da giày, các nguyên vật liệu chính quan trọng có ảnh hưởng lớn tới giá thành đôi giày đều do nước ngoài cung cấp. Việc nguyên phụ liệu phải nhập nhiều, chưa có một thị trường phong phú đa dạng có chất lượng ổn định để cung cấp đồng bộ, ổn định theo yêu cầu của khách hàng, đã tạo bất lợi cho sự tiếp nhận và triển khai sản xuất. Và đương nhiên Công ty Da - Giày cũng không ngoài lề khi nhập ngoại nguyên vật liệu phải chịu thuế nhập khẩu do đó giá nhập thường cao. Bên cạnh đó với chủng loại sản phẩm đa dạng đối với vật tư dự trữ cũng phải đồng bộ nên nhu cầu vốn dự trữ rất lớn. Mặt khác các nguyên vật liệu như hoá chất, nước xử lý, nước phun đế...có thể chưa đưa vào sản xuất ngay nên phải bảo quản tốt, chi phí bảo quản cao. Công tác quản lý nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, để tạo điều kiện cho việc bảo quản, hợp lý và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ nguyên vật liệu hợp lý gần các phân xưởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hiện nay, Công ty tổ chức quy hoạch hệ thống kho tàng một cách rất khoa học: kho nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Ngoài ra còn có kho hoá chất để chứa hoá chất, nhiên liệu với đội ngũ có chuyên môn và kinh nghiệm đảm bảo tốt các loại hoá chất. Kho tàng của Công ty được xây dựng khang trang, thoáng mát và được trang bị phương tiện cân, đong, đo, đếm, nhân lực đầy đủ giúp cho việc tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản hạch toán chặt chẽ dữ liệu cũng như đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất thông suốt không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu hay vì nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng. 2.2.2. Nguồn nhập nguyên vật liệu Vì ở nước ta chưa có một thị trường phong phú và đa dạng để cung cấp đồng bộ nguyên vật liệu cho ngành da giày do đó nguyên vật liệu mà Công ty Da - Giày nhập chủ yếu theo hai nguồn: trong nước và nước ngoài. Nguồn trong nước, Công ty nhập các nguyên vật liệu chính như: vải, da tươi, cao su, chỉ...của các doanh nghiệp trong nước. Còn các nguyên phụ liệu Công ty chủ yếu phải nhập từ nước ngoài như các loại hoá chất (nước phun đế, nước xử lý, nước đông cứng...) và các loại keo, khoá...Ngoài ra có một số nguyên vật liệu Công ty tự gia công chế biến như da thuộc ... 2.2.3. Phân loại nguyên vật liệu Với khối lượng vật liệu lớn chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại vật liệu lại có nội dung kinh tế, chức năng, tính năng lý hoá khác nhau, do đó để tiến hành quản lý và hạch toán chính xác công việc không tốn nhiều công sức thì phải phân loại một cách khoa học. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo rõi tình hình biến động của từng thứ, loại nguyên vật liệu do đó có thể cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu một cách hợp lý. Căn cứ vào công dụng Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành lên thực thể sản phẩm bao gồm: các loại vải, da, mút, bạt, đế giày... Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng sản phẩm, giúp hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh gồm các loại chỉ, dây giày, khoá, ôzê, dây viền, guy băng, hạt chống ẩm... Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng đảm bảo cho máy móc hoạt động như xăng, dầu máy, dầu nhờn... Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị như kìm, chân vịt cho máy may, dao chặt, dao cắt viền Phế liệu thu hồi: các loại da vụn, mếch, giày hỏng...được thu gom bán gây quỹ. Việc phân loại nguyên vật liệu của Công ty nói chung là phù hợp với vai trò đặc điểm, tác dụng của từng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. 2.2.4. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực, đúng đắn. Nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả thu mua, chi phí thu mua từng thứ nguyên vật liệu cũng khác nhau. Nguyên vật liệu là TSLĐ do đó phải đánh giá theo giá thực tế song để thuận lợi cho công tác kế toán, nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Trên thực tế thì Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán. 2.2.4.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho * Nguyên vật liệu mua ngoài từ các nguồn trong nước: Đối với nguyên vật liệu được cung ứng ngay tại kho thường là các vật liệu phụ, thì giá nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT, không bao gồm chi phí thu mua. Đối với nguyên vật liệu mua xa thì giá thực tế nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGTcộng với chi phí thực tế liên quan đến nguyên vật liệu thu mua. * Nguyên vật liệu nhập ngoại: Đối với nguyên vật liệu mua của nước ngoài: giá nhập kho là trị giá thực tế tính theo tiền Việt Nam (tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nước công bố ngày nhập hàng) kể cả thuế nhập khẩu cộng với chi phí liên quan phát sinh trong quá trình mua nhập. Đối với nguyên vật liệu nhận gia công theo đơn đặt hàng của nước ngoài: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp nên giá nhập kho là giá thực tế nguyên vật liệu bên nước ngoài giao theo thoả thuận ký kết. * Đối với nguyên vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các xí nghiệp trong Công ty: giá nhập kho là giá trị thực tế xuất kho nguyên vật liệu của các xí nghiệp chuyển sang cuối kỳ sẽ được Công ty giảm nợ, bù trừ lẫn nhau. *Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được (giá thị trường tại thời điểm đó). 2.2.4.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, việc bán ra ngoài chỉ có phế liệu thu hồi. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho được áp dụng theo chế độ quy định. Hiện nay, phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho được Công ty áp dụng là phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất trước, nghĩa là được xuất theo thứ tự thời gian. Ưu diểm: phương pháp này giúp Công ty hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian, phù hợp với hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ đồng thời kiểm tra được liên tục số lượng từng loaị nguyên vật liệu tồn kho từ đó sử dụng nguyên vật liệu đúng thời hạn, dảm bảo chất lượng tốt, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí ứ đọng vốn. Nhược điểm: phải tính toán nhiều, dễ nhầm lẫn vì có rất nhiều nguyên vật liệu cũng như nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên. Mặt khác, nếu giá có xu hướng tăng lên thì giá trị tồn kho cao mà giá trị xuất kho giảm kéo theo giá thành trong kỳ giảm. Ngược lại, nếu giá nhập có xu hướng giảm thì tồn kho nhỏ giá xuất tăng dẫn đến giá thành tăng, lợi nhuận giảm. Ví dụ: Bạt 3419 kaki ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu kỳ M 100 9.383 938.300 Nhập trong kỳ M 70 10.989 769.230 Xuất trong kỳ M 150 100m (9.383) 938.300 50m (10.989) 549.450 2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.5.1. Thủ tục nhập-xuất kho nguyên vật liệu Nhập kho: đối với nguyên vật liệu nhập kho, chứng từ nhập kho là “Phiếu nhập kho” Mẫu 01-VT do phòng kế hoạch lập, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên khách hàng giữ, 1 liên lưu phòng kế hoạch, 1 liên sau khi thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu nhập kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thấy thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lượng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kế hoạch biết và báo cho người giao nhận lập biên bản xử lý. Định kỳ thủ kho phải gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hạch toán ghi sổ. Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau: Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán NVL *Kiểm tra chứng từ *Lập phiếu nhập Xuất kho: Xí nghiệp làm giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (có chữ ký của xí nghiệp). Căn cứ vào hạn mức vật tư cho sản xuất phòng kế hoạch lập “Phiếu xuất kho”Mẫu 02-VT gồm 3 liên: trong đó 1 liên lưu phòng kế hoạch, một liên xí nghiệp giữ, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty để hạch toán ghi sổ. Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán NVL Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau: * Lập phiếu xuất * Xuất kho * Tập hợp * Ghi số thực xuất * Ghi sổ * Tính giá VD: Công ty có kế hoạch mua nguyên vật liệu của công ty dệt 19-5 (nguồn mua trong nước). Khi mua hàng về ta có hoá đơn mua hàng như sau: Hóa đơn GTGT Mẫu số 01 Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 4 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng : Công ty dệt 19-5 Địa chỉ : Nguyễn Huy Tưởng - TX Số TK: ... Điện thoại : Mã số: ... Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty Da Giầy HN Địa chỉ : 409 Nguyễn Tam Trinh-HN Số TK: ... Hình thức thanh toán : Trả chậm Mã số: ... STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải bạt 3419 mộc giặt M 12.000 7.245 86.940.000 Cộng tiền hàng 86.940.000 Thuế GTGT 10% 8.694.000 Tổng số tiền thanh toán 95.634.000 Số tiền bằng chữ: Chín mươi lăm triệu sáu trăm ba mươi tư ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Hàng mua về, phòng QC kiểm nghiệm chất lượng nguyên vật liệu và xác nhận, phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu nhập kho: Công ty Da Giày Hà Nội Mẫu số 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 4 tháng 2 năm 2002 Số 02 HC Họ tên người giao hàng : TK nợ: 15212,1331 Diễn giải : Phiếu nhập HĐ 060677 TK có: 331 Nhập tại kho : Kho NVL chính - vải Loại nhập : STT Tên vật tư (hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 =1x2 1 Vải bạt 3419 mộc giặt 0106 - 15 M 12.000 7.245 86.940.000 Tiền trước thuế 86.940.000 Tiền thuế GTGT 10% 8.694.000 Tiền chi phí 0 Tổng tiền 95.634.000 Số tiền bằng chữ: Chín mươi lăm triệu sáu trăm ba mươi tư ngàn đồng chẵn. Nhập ngày 4 tháng 2 năm 2002 Giám đốc Phụ trách bộ Phụ trách Người Thủ công ty phận sử dụng cung tiêu giao hàng kho (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tiếp đó, xí nghiệp giày có nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, xí nghiệp làm giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu. Trên cơ sở định mức được duyệt và nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho: Công ty Da Giày Hà Nội Mẫu số 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 7 tháng 12 năm 2002 Số 17 Họ tên người nhận hàng : Xí nghiệp Giày vải TK nợ: 1368 Diễn giải : Phiếu xuất vật tư TK có: 15212 Xuất tại kho : Kho NVL chính - vải Loại xuất : STT Tên vật tư (hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 =1x2 1 Vải bạt 3419 mộc giặt 0106 - 15 M 8.500 7.245 61.582.500 Cộng 61.582.500 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi mốt triệu năm trăm tám hai ngàn năm trăm đồng Xuất ngày 7 tháng 12 năm 2002 Giám đốc Phụ trách bộ Phụ trách Người Thủ công ty phận sử dụng cung tiêu nhận hàng kho (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.5.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn cho từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Công ty đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thì mỗi thứ nguyên vật liệu ở mỗi kho được mở hai thẻ (thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết). Thẻ kho do thủ kho thực hiện và phản ánh nguyên vật liệu theo giá trị hiện vật, thẻ hạch toán chi tiết do kế toán nguyên vật liệu thực hiện, phản ánh thước đo hiện vật và giá trị. Để tiến hành ghi sổ thủ kho và kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất do phòng kế hoạch lập. Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu khối lượng. Khi nhận được các chứng từ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và ghi số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập xuất vào thẻ kho, chứng từ. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu, đầu tháng thủ kho ghi số tồn (căn cứ vào số tồn cuối tháng trước) số lượng nhập-xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo ngày chứng từ. Cuối tháng thủ kho sẽ tính ra tổng nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Số tồn cuối tháng == Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất trong tháng Tại phòng kế toán: định kỳ nhân viên kế toán kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời mang chứng từ về phòng kế toán điền đơn giá tính thành tiền trên chứng từ sau đó ghi số lượng giá trị nhập-xuất kho vào sổ chi tiết TK 1521, 1522. Cột số lượng sổ chi tiết TK 1521, 1522 sẽ được đối chiếu số lượng từng thứ nguyên vật liệu trên thẻ kho. Cuối tháng căn cứ vào mỗi sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 02 HC, phiếu xuất kho số 17, thủ kho lập thẻ kho. Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Đơn vị : Công ty Da Giày Hà Nội Ngày lập thẻ : 1/12/2002 Tờ số: 12 Tên kho : NVL chính vải Tên vật tư : Vải bạt 3419 mộc gặt Mã số: 0106 - 15 Đơn vị tính : m Ngày nhập xuất Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký XN của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 325 4/12 02-HC 4/12 Nhập kho 12.000 7/12 17 7/12 Xuất cho XNGV 8.500 ... ... ... ... ........ ... ... ... ... Tổng cộng 12.000 8.500 3.825 Từ phiếu nhập kho số 02 HC, phiếu xuất kho số 17, thẻ kho số 12, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết (ghi sổ hàng ngày). Sổ chi tiết nvl - “tk1521” Tháng 12 năm 2002 Tên vật tư: Vải bạt 3419 mộc giặt Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Tồn đầu 7245 325 2354625 02HC Nhập kho 331 7245 12000 86940000 17 Xuất kho 1368 7245 8500 61582500 Tồn cuối 7245 3825 Sổ chi tiết nguyên vật liệu TK 1521, 1522 dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được ghi chép hàng ngày, ngay khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho gửi lên. Mỗi trang sổ được mở cho một loại nguyên vật liệu, ghi theo cả hai loại chỉ tiêu số lượng và thành tiền, đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng. Có thể cuối mỗi ngày tính luôn trị giá tồn kho, hoặc để cuối tháng quyết toán cột tồn. Cuối tháng căn cứ vào mỗi sổ chi tiết kế toán lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Bảng này phản ánh tình hình tổng hợp số liệu nguyên vật liệu thông qua chỉ tiêu số lượng và thành tiền ở các cột đầu tháng, nhập-xuất trong tháng và tồn cuối tháng. Cơ sở số liệu để ghi là báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu tháng trước (tồn cuối tháng trước được ghi thành tồn đầu tháng này) và các dòng cộng trên mỗi trang sổ chi tiết nguyên vật liệu của từng nguyên vật liệu. Bảng này được mở theo tháng vào cuối mỗi tháng. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 02 HC, phiếu xuất kho số 17, thủ kho lập thẻ kho. Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Đơn vị : Công ty Da Giày Hà Nội Ngày lập thẻ : 1/12/2002 Tờ số: 12 Tên kho : NVL chính vải Tên vật tư : Vải bạt 3419 mộc gặt Mã số: 0106 - 15 Đơn vị tính : m Ngày nhập xuất Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký XN của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 325 4/12 02-HC 4/12 Nhập kho 12.000 7/12 17 7/12 Xuất cho XNGV 8.500 ... ... ... ... ........ ... ... ... ... Tổng cộng 12.000 8.500 3.825 Từ phiếu nhập kho số 02 HC, phiếu xuất kho số 17, thẻ kho số 12, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết (ghi sổ hàng ngày). Sổ chi tiết nvl - “tk1521” Tháng 12 năm 2002 Tên vật tư: Vải bạt 3419 mộc giặt Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Tồn đầu 7245 325 2354625 02HC Nhập kho 331 7245 12000 86940000 17 Xuất kho 1368 7245 8500 61582500 Tồn cuối 7245 3825 Sổ chi tiết nguyên vật liệu TK 1521, 1522 dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được ghi chép hàng ngày, ngay khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho gửi lên. Mỗi trang sổ được mở cho một loại nguyên vật liệu, ghi theo cả hai loại chỉ tiêu số lượng và thành tiền, đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng. Có thể cuối mỗi ngày tính luôn trị giá tồn kho, hoặc để cuối tháng quyết toán cột tồn. Cuối tháng căn cứ vào mỗi sổ chi tiết kế toán lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Bảng này phản ánh tình hình tổng hợp số liệu nguyên vật liệu thông qua chỉ tiêu số lượng và thành tiền ở các cột đầu tháng, nhập-xuất trong tháng và tồn cuối tháng. Cơ sở số liệu để ghi là báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu tháng trước (tồn cuối tháng trước được ghi thành tồn đầu tháng này) và các dòng cộng trên mỗi trang sổ chi tiết nguyên vật liệu của từng nguyên vật liệu. Bảng này được mở theo tháng vào cuối mỗi tháng. Với phương pháp ghi thẻ như sau mà Công ty áp dụng có ưu điểm là đơn giản dễ ghi, dễ đối chiếu kiểm tra, nắm bắt được rõ tình hình biến động nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và số lượng. Song lại có nhược điểm là do Công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mật độ nghiệp vụ nhập xuất nhiều nên việc ghi chép bị trùng lặp ở thủ kho và kế toán là không cần thiết, tốn nhiều công sức và thời gian. 2.2.6.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.2.6.1. Tài khoản sử dụng Đây là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Tại Công ty Da Giày Hà Nội, kế toán sử dụng tài khoản: TK 152 “Nguyên vật liệu” TK 1521: Nguyên vật liệu chính (vải, da, cao su...) TK 1522: Nguyên vật liệu phụ (chỉ, keo, mếch, xi...) TK 1523: Nhiên liệu (xăng, dầu máy...) TK 1524: Phụ tùng thay thế (kim máy, chân vịt...) TK 331 “Thanh toán với người bán” Ngoài ra Công ty còn sử dụng 1 số tài khoản liên quan khác như TK 141, 111, 112, 136, 138... 2.2.6.2. Hình thức sổ áp dụng: Công ty Da Giày Hà Nội áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ nên kế toán tổng hợp các loại sổ: * Sổ chi tiết TK 331: được Công ty mở hàng tháng theo dõi đối với từng người bán, mỗi người bán được mở một trang nhất định, cuối tháng tiến hành cộng sổ. Kết cấu cơ sở số liệu và phương pháp lập: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước trên sổ chi tiết TK 331 để ghi số dư nợ hoặc số dư có đầu tháng này. Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK đối ứng TG được hưởng CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Cột 1;2;3: ghi ngày tháng ghi sổ, ngày tháng lập chứng từ gốc và số hiệu chứng từ gốc. Cột 4: ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 331 Cột 6: ghi thời gian thanh toán được hưởng chiết khấu Cột 7,8: phản ánh số tiền phát sinh của TK 331 Cột 9,10: ghi số dư đầu kỳ, cuối kỳ của TK 331. * Nhật ký chứng từ số 5 - Ghi có TK 331: được kế toán dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với người bán về việc cung cấp vật tư, hàng hoá. Kết cấu, cơ sở số liệu và phương pháp lập: Số dư đầu tháng được căn cứ vào cột số dư cuối tháng của sổ NKCT số 5 tháng trước để ghi Phần ghi có TK 331 được căn cứ vào số liệu cộng sổ cuối tháng của người bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi, nội dung gồm tên dơn vị bán, số tiền ghi vào các cột phù hợp. Phần ghi nợ TK 331 cũng dựa trên số tổng cộng phần ghi nợ TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán để ghi. Số dư cuối tháng được căn cứ vào số tổng cộng số dư cuối tháng của từng người bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi cột số dư cuối tháng trên NKCT số 5 Cuối tháng tiến hành cộng sổ, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác đảm bảo có số liệu chính xác để ghi sổ cái. Để hoàn thành quả trình ghi sổ NKCT số 5 thì kế toán trưởng công ty tổ chức một bộ máy kế toán bao gồm các kế toán viên để từng kế tóan sẽ chịu một phần hành kế toán giúp Công ty thực hiện tốt công tác quản lý của mình. Riêng đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu thì do kế toán nguyên vật liệu quản lý và kế toán nguyên vật liệu chỉ làm đến NKCT còn bước vào sổ cái, bản tổng hợp chi tiết, báo cáo tài chính là phần hành của kế toán tổng hợp. 2.2.6.3. Phương pháp hạch toán * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Ngoài những bút toán đã trình ở phần lý thuyết Công ty còn có một số bút toán khác như a. Hàng về nhưng hoá đơn chưa về: trường hợp này có thể do sai sót hoặc một lý do nào khác mà chưa có phiếu nhập nhưng vì nhu cầu sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá tạm tính Có TK 338: Giá tạm tính Khi hoá đơn về kế toán ghi sổ: BT1: Nợ TK 338 : Giá tạm tính Có TK 152 : Giá tạm tính BT2: (phản ánh thực nhập) Nợ TK 152 : Trị giá mua nguyên vật liệu Nợ TK 133 Có TK : 331,111,112...Tổng thanh toán b. Nguyên vật liệu nhập khẩu: trên phiếu nhập khẩu chỉ ghi số tiền đôla ($) nhưng kế toán nguyên vật liệu phải tính giá tạm tính theo bút toán: Nợ TK 152 : Giá mua theo hoá đơn Nợ TK 133 : Thuế VAT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331 : Số còn nợ Có TK 3333 : Thuế nhập khẩu phải nộp Do nguyên vật liệu của Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa Công ty và người cung cấp nguyên vật liệu. Đối với những lô hàng mua lẻ Công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với những lô hàng có giá trị lớn không thể thanh toán ngay được thì kế toán phản ánh theo số nợ phải trả người cung cấp đến khi có đủ điều kiện thanh toán thì sẽ xoá nợ sau. Cụ thể việc hạch toán nguyên vật liệu được thể hiện như sau: Trong tháng khi nguyên vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay cho người cung cấp, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT mà bên bán giao cho, kế toán ghi sổ. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311 Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0667 Công ty mua hoá chất của doanh nghiệp Sơn Hà, đã thanh toán bằn tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 2940000 Nợ TK 133 : 294000 Có TK 111 : 3234000 Mua nguyên vật liệu trong tháng chưa thanh toán với người bán kế toán ghi sổ: Ví dụ: căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho số 02 HC ngày 4/12/2002 Công ty mua vải của Công ty dệt 19-5 chưa thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 86940000 Nợ TK 133 : 8694000 Có TK 331 : 95634000 Khi thanh toán khác các khoản nợ với nhà cung cấp kế toán ghi Nợ TK 331 (chi tiết từng người bán) Có TK 111, 112, 311 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 07 ngày18/12/2002, Công ty tiến hành thanh toán khoản nợ nói trên của Công ty dệt 19-5 Nợ TK 331: 95634000 Có TK 111: 95634000 Để làm rõ tình hình nhập nguyên vật liệu của Công ty ta trích một số bảng biểu. Sổ chi tiết TK 331 - “ thanh toán với người bán” Đối tượng: Công ty Dệt 19 - 5 Từ ngày 1/12/2002 đến 31/12/2002 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK đối ứng TG được hưởng CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Số dư ĐK 4/12 02HC 4/12 Mua NVL 1521 86940000 133 8694000 18/12 18/12 Chi TM TT 111 95634000 31/12 Công 95634000 95634000 Số dư CK Khi hoàn tất việc ghi sổ chi tiết TK 331 thì kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5 * Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu giảm chủ yếu do xuất dùng trực tiếp cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý sản xuất trong phạm vi các bộ phận sản xuất, quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra nguyên vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác như: thuê ngoài gia công, xuất bán cho các đơn vị khác, xuất sửa chữa...hơn nữa chi phí nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm, do vậy kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng nguyên vật liệu, tính chính xác thực tế xuất theo phương pháp đã dăng ký và phân bổ đúng cho đối tượng. Tại Công ty Da - Giày Hà Nội, xuất phát từ đặc điểm, quy trình công nghệ, cách thức tổ chức mà việc tiến hành theo dõi tổng hợp xuất nguyên vật liệu sao cho phù hợp với đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm . Xuất cho chế tạo sản phẩm: ở đây Công ty xuất theo yêu cầu thực tế, dựa vào báo cáo vật tư của kho và căn cứ vào phiếu xuất kế toán sẽ xem nhu cầu thực tế của mỗi sản phẩm cần bao nhiêu nguyên vật liệu để lập bảng chi cho từng loại sản phẩm: Nợ TK 621 Có TK 1521, 1522 Trường hợp nhập nguyên vật liệu về không nhập kho mà xuất dùng trực tiếp ghi: Nợ TK 621 Nợ TK 6272 Có TK 111, 112, 331 Xuất cho phục vụ bán hàng Nợ TK 641 Có TK 152 Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có TK 152 Xuất cho xí nghiệp thành viên Nợ TK 136 Có TK 152 Để đảm bảo tính kịp thời và tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng, tính chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất thì kế toán tiến hành trên cơ sở chứng từ xuất kho theo từng nhóm loại nguyên vật liệu đã được ghi ở sổ chi tiết nguyên vật liệu. Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, phiếu xuất kho mà kế toán lập “Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu” cho từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: Trích “Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính” tháng 12/2002 Căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ kế toán tính giá thành thực tế cho từng đối tượng sử dụng theo loại, nhóm nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp ghi vào bảng phân bổ. Bảng này được lập với giá thực tế vì Công ty không sử dụng giá hạch toán nên số liệu sẽ được ghi vào cột thực tế. Bảng này tổng hợp cho toàn Công ty sau chuyển sang kế toán giá thành, phân bổ cho từng xí nghiệp. Bảng phân bổ số 2 STT Ghi nợ tài khoản Ghi có tài khoản SH Nội dung tài khoản 1521 1522 152 1 136 Phải thu nội bộ 90.045.855 2.000.000 92.045.855 2 142 Chi phí trả trước 20.020.900 5.500.000 25.520.900 3 338 Phải trả phải, nộp khác 130.384.000 130.384.000 4 621 Chi phí NVL trực tiếp 7.241.000.591 3.115.047.389 10.356.047.980 5 627 Chi phí sản xuất chung 129.500 129.500 6 641 Chi phí bán hàng 904.154 904.154 7 642 Chi phí quản lý dn 53.415.037 53.415.037 8 154 Chi phí SXKD dở dang 1.820.050.722 1.820.050.722 9 632 Giá vốn hàng bán 77.232.355 15.450.035 92.682.390 ...... Cộng 15.418.616.896 7.112.459.000 22.531.075.896 Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng phân bổ... Sổ cái tk Từ 01/12/2002 đến 31/12/2002 TK 1521 - NVL chính NTGS Chứng từ Trích yếu Số tiền SH N.tháng Nợ Có 01/12 Tồn đầu kỳ 17.071.968.710 30/12 PS trong kỳ 1.887.434.252 15.418.616.896 Tồn cuối kỳ 3.520.786.066 Phần III một số ý kiến nhằm trao đổi hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty da giày hà nội I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, mục tiêu các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và công ty Da - Giày Hà Nội nói riêng phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức, kỹ thuật, quản lý. Song trên thực tế biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Đây luôn là vấn đề xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lượng công tác quản lý kinh tế. Nguyên tắc cơ bản của hạch toán kinh doanh là lấy thu bù chi và đảm bảo kinh doanh có lãi. Một trong những yếu tố nhằm đạt lãi suất cao là tính đúng, tính đủ, tránh lãng phí, mất mát nguyên vật liệu khi thu mua, bảo quản và sử dụng từ đó nhằm làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Vì thế, việc nghiên cứu cải tiến hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu. Riêng đối với công ty Da - Giày Hà Nội, vấn đề này cũng được ban lãnh đạo công ty chú trọng. II. Nhận xét, đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Da - giày Hà Nội 3.2.1. Những ưu điểm Qua thời gian thực tập tại công ty, mạnh dạn với tiếp cận với công việc thực tế của kế toán nguyên vật liệu em thấy có một số ưu điểm sau mà công ty cần giữ và cố gắng phát huy: Về bộ máy kế toán: bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Ngoài những cán bộ có trình độ đại học, một số cán bộ còn lại đã được đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế theo trình độ đại học. Nhìn chung, việc vận dụng chế độ kế toán mới ở công ty tương đối nhanh. Trong bộ máy kế toán của công ty Da - Giày Hà Nội thì vai trò của kế toán nguyên vật liệu cũng góp phần quan trọng. Bởi lẽ mục tiêu chính của các doanh nghiệp là lợi nhuận nên muốn đạt được lợi nhuận cao thì phải tìm cách giảm chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, tạo điều kiện cho khâu tiêu thụ tốt. Công tác kế toán nguyên vật liệu về cơ bản đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết, rõ ràng. Về phương pháp ghi sổ thanh toán với người bán: công ty sử dụng sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật và công nợ với người bán. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên kế toán nguyên vật liệu theo dõi riêng trên một trang sổ khi cần có thể cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời. Do nhận thức rõ được sự ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm nên công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng: Về khâu thu mua: Với đội ngũ cán bộ tương đối linh hoạt am hiểu về chất lượng và thị trường giá cả nên việc thu mua nguyên vật liệu tương đối ổn định, nguồn mua chủ yếu là những cơ sở tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Đây là cơ sở để góp phần giảm chi phí sản xuất đồng thời công ty thường xuyên ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt chất lượng sản phẩm cao, luôn đảm bảo đúng, đủ kịp thời chủng loại nguyên vật liệu mà công ty yêu cầu. Về khâu dự trữ bảo quản: Hệ thống kho mà công ty tổ chức rất hợp lý, phù hợp với cách phân loại mà công ty áp dụng. Việc phân chia hệ thống kho như vậy giúp cho quá trình thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng dễ dàng, thuận tiện trong quá trình quản lý hạch toán của kế toán. Từ đó giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình nhập nguyên vật liệu được kịp thời chính xác. Bên cạnh đó việc dự trữ nguyên vật liệu cũng rất khoa học. Do thị trường cung cấp tự do nên vốn dự trữ nguyên vật liệu trong công ty không lớn nhưng đảm bảo định mức nguyên vật liệu và mức tối thiểu phục cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do bớt số nguyên vật liệu dự trữ tồn kho không cần thiết. Về khâu sử dụng nguyên vật liệu : Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các xí nghiệp đều được phòng kế toán vật tư kiểm tra, xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất. Như vậy, công ty đã quản lý vật tư đưa vào sản xuất một cách chặt chẽ tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Bên cạnh những cố gắng của từng cán bộ từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng nguyên vật liệu rất tiết kiệm giúp giảm chi phí đồng thời không làm giảm chất lượng sản phẩm, ngoài ra công ty còn có biện pháp xử phạt khen chê thích đáng đối với bộ phận sử dụng nhằm khuyến khích các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu đúng theo quy định, sẽ giúp công ty sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn. 3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm cần được phát huy thì trên thực tế tại công ty vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục để phù hợp với nguyên tắc kế toán, đặc điểm quy trình sản xuất của công ty. Về việc phân loại nguyên vật liệu: để sản xuất sản phẩm giày, công ty phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu với khối lượng, chủng loại lớn, với công dụng tính năng lý hoá khác nhau. Công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất trong toàn công ty nên gây ra rất nhiều khó khăn cho kế toán nguyên vật liệu trong việc theo dõi sự biến động của nó. Chẳng hạn như đối với phụ tùng thay thế các chi tiết máy móc thiết bị (kim máy may, chân vịt..) rất nhiều nhưng vì không xây dựng sổ danh điểm nên mất nhiều thời gian đi tìm tên nguyên vật liệu. Công ty hiện đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất không diễn ra thường xuyên, trình độ quản lý của kế toán không cao. Còn tại công ty Da - Giày Hà Nội, việc nhập - xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục, chủng loại nguyên vật liệu phong phú, quy mô hoạt động lớn, thêm vào đó trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý cao nên việc áp dụng ghi thẻ song song là chưa thích hợp. Về hình thức sổ kế toán: công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ”, hình thức sổ này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất nhưng số lượng sổ sách còn cồng kềnh, kế toán nguyên vật liệu phải cập nhật hoá đơn, chứng từ rất thủ công , chưa phù hợp với việc sử dụng kết hợp kế toán trên máy vi tính. III. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Da - giày Hà Nội Thứ 1: Việc sử dụng hệ thống kế toán Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ”, đây là hình thức được áp dụng tương đối phổ biến ở các doanh nghiệp. Hình thức này có ưu điểm cung cấp thông tin kịp thời so với hình thức “Chứng từ ghi sổ”, nhưng do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá trong công tác kế toán. Vì thế công ty tận dụng xử lý công tác kế toán trên máy vi tính, đầu tư trang thiết bi máy vi tính và cài đặt chế độ kế toán máy hiện hành để phù hợp với yêu cầu thực tế, làm giảm bớt số lượng sổ sách, giúp công tác hạch toán nhanh hơn và chính xác hơn. Công ty nên chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Trong giai đoạn hiện nay, khoa học đã có nhiều thành tựu đáng kể, được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý kinh tế, phòng kế toán của công ty nói riêng và các phòng ban nói chung cũng nên mạng hoá để tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác và có thể đem lại lợi ích kinh tế. Đặc điểm của hình thức kế toán “Nhật ký chung” là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi sổ cái. Hệ thống sổ gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết mở theo yêu cầu quản lý của công ty. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hựp lệ, lập định khoản, ghi nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời ghi sổ kế toán chi tiết. Trường hợp sử dụng sổ kế toán đặc biệt cũng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ ghi vào nhật ký đặc biệt, cuối tháng từ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cáI và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. Ưu điểm: công việc ghi chép đơn giản, kết cấu sổ đơn giản thuận tiện cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính. Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung” Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Thứ 2: Việc lập sổ danh điểm vật tư Với rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, với số lượng sản phẩm sản xuất ra càng ngày càng lớn, vấn đề đặt ra là phải giải quyết như thế nào cho khoa học. Để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống nhất đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty lập sổ điểm nguyên vật liệu. Tên các nguyên vật liệu được mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong việc lập trình cũng như trong sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá nguyên vật liệu là gắn cho mỗi thứ nguyên vật liệu một mã số. Để dễ dàng nhận biết và cách mã hoá danh điểm nguyên vật liệu phổ biến là kết hợp giữa số hiệu tài khoản và việc phân chia cho mỗi loại được đánh số liên tục theo quy ước của loại đó giữa các nhóm. Sổ danh điểm nguyên vật liệu được mở thống nhất trong phạm vi toàn công ty nhằm đảm bảo cho các bộ phận toàn công ty phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Công ty có thể xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu theo mẫu: Sổ danh đIểm nguyên vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của NVL ĐVT Ghi chú Nhóm NVL Mã NVL chính 1521 15211.0101 Bạt các loạI M 15211.0102 Càlicốt ( phin các loại) M 15211.0103 Vải các loại khác M 15211.0104 Nilon các loại M 15212.01 Oxít kg 15212.02 Cao su kg 15212.03 Hoá chất khác kg ... ... NVL phụ 1522 1522.01 Đế các loạI đôi 1522.02 Tẩy mút các loại tấm 1522.04 Bìa cactông các loại tấm 1522.05 Mếch độn tẩy M ... ... Nhiên liệu 1523 1523.01 Xăng lít 1523.02 Dầu máy lít ... ... Phụ tùng thay thế 1524 1524.01 Kim máy may cái 1524.02 Chân vịt cái 1524.03 Dây curoa cái ... ... Thứ 3: Việc thay đổi phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Do kế toán ở đây sử dụng phương pháp thẻ song song nên việc ghi chép hạch toán giữa thủ kho và kế toán là trùng lắp nhiều về chỉ tiêu và số lượng, không cần thiết và tốn nhiều thời gian công sức. Hơn nữa tại công ty luôn diễn ra nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu thường xuyên, đội ngũ kế toán có năng lực trình độ nên việc sử dụng phương pháp hạch toán song song là không phù hợp với điều kiện hiện nay của công ty. Để khắc phục nhược điểm của phương pháp ghi thẻ song song theo em có thể thay thế bằng phương pháp sổ số dư. Tuy để thay đổi phương pháp hạch toán chi tiết là khó khăn đối với công ty nhưng phương pháp này rất phù hợp với quy mô của công ty Da - Giày Hà Nội. Nó có ưu đIểm là tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều trong tháng. Cụ thể được minh hoạ như sau: Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho như cũ nhưng không cần tính ngay số tồn kho, cuối tháng ghi vào thẻ kho. Sau khi sử dụng chứng từ để ghi thẻ, thủ kho sắp xếp phân loại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển cho phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho ghi số tồn kho của tổng loại nguyên vật liệu từ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. Sau đó chuyển sổ số dư cho kế toán nguyên vật liệu theo dõi chỉ tiêu giá trị. Tại phòng kế toán: Định kỳ từ 4-6 ngày kế toán phải xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán làm thủ tục giao nhận chứng từ. Căn cứ vào chứng từ nhận được trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu nhập xuất và giá trị thực tế, cuối tháng lấy số liệu ở phiếu giao nhận nhập xuất ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu giá trị. Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ số dư Sơ đồ: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Ví dụ: Phiếu giao nhận chứng từ nhập nguyên vật liệu STT Tên NVL Phiếu nhập Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 1 Vải bạt 3*3 đỏ 241 15/12 29.735 6.100 181.383.500 2 Vải bạt 10 mộc 238 12/12 13.855 5.900 81.744.500 3 Độn Latex 5030 297 22/12 7.885 3.200 25.232.000 4 Chỉ se 4 mộc 243 27/12 21.750 407 97.531.336 5 Khoá trang trí 292 28/12 18.000 8.910 160.654.000 6 Vải bạt 3*3 đỏ 252 29/12 23.473 6.100 143.185.300 Người nhận ký Người giao ký Phiếu giao nhận chứng từ xuất nguyên vật liệu STT Tên NVL Phiếu xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 1 Vải bạt 3*3 đỏ 438 15/12 4.450 6.100 27.145.000 2 Vải bạt 10 mộc 458 14/12 21.870 5.900 129.033.000 3 Độn Latex 5030 428 24/12 262 3.200 838.400 4 Mút Latex 3 ly 442 25/12 1.075 9.380 10.083.500 5 Vải bạt 3*3 đỏ 443 28/12 957 6.100 5.837.700 Bảng kê lũy kế nhập NVL - t12 Tên NVL Từ 1- 10 Từ 10- 20 Từ 20- 30 Cộng Vải bạt 3*3 đỏ 181.383.500 143.185.300 324.568.800 Vải bạt 10 mộc 81.744.500 81.744.500 Độn Latex 5030 25.232.000 25.232.000 Chỉ se 4 mộc 97.531.336 97.531.000 Khóa trang trí 160.654.000 130.654.000 Bảng kê lũy kế Xuất NVL - t12 Tên NVL Từ 1- 10 Từ 10- 20 Từ 20- 30 Cộng Vải bạt 3*3 đỏ 32.982.700 32.982.700 Vải bạt 10 mộc 129.033.000 129.033.000 Độn Latex 5030 838.400 838.400 Mút Latex 3 ly 10.083.500 10.083.500 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn - t12 Tên NVL Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Vải bạt 3*3 đỏ 477.000 324.568.800 32.982.700 292.063.100 Vải bạt 10 mộc 89.644.700 81.744.500 129.033.700 42.356.200 Độn Latex 5030 25.232.000 838.400 24.393.336 Chỉ se 4 mộc 97.531.336 97.531.336 Khóa trang trí 160.654.000 160.654.000 Mút Latex 3 ly 10.083.500 10.083.500 Khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi đến, kế toán NVL tính ra giá trị từng loại, cuối tháng ghi vào sổ số dư (cột thành tiền) sau đó tiến hành đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Kết luận M ột lần nữa chúng ta có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng, trong công tác quản lý kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị nhập - xuất - tồn nguyên vật liêu mà quan trọng hơn thong qua việc phân tích tình hình thực hiện kế toán cung cấp sử dụng nguyên vật liệu để đề ra những biện pháp hữu hiệu trong việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến bảo quản, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại tài sản cuả công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuỷên của vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường. Sau thời gian thực tập tại công ty Da - Giày Hà Nội tuy không ít thời gian nhưng cũng không nhiều để đủ cho em bắt kịp với tình hình thực tế. Song trong chừng mực kiến thức của bản thân, chuyên đề với đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Da - Giày Hà Nội" của em đã giải quyết được những nội dung và yêu cầu đặt ra. Phần lý luận: em đã trình bày một cách khái quát có hệ thống về vào đề lý luận cơ bản hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất- kinh doanh. Phần thực tế: trên cơ sở khái quát thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Da - Giày Hà Nội em đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như biện pháp cụ thể nhằm đổi mới và hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu nói riêng cũng như công tác hạch toán nói chung. Để hoàn thiên bản khoá luận này em rất cám ơn sự giúp đỡ của Thạc sỹ Nguyễn Phú Giang đã giúp em hoàn chỉnh kiến thức trên lý thuyết cũng như liên hệ thực tế tốt hơn. Một lần nữa em cũng xin cám ơn Ban lãnh đạo công ty, các cán bộ phòng kế toán và các thầy cô giáo của khoa đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.