Vai trò chức năng của bộ máy quản lý đối với các hoạt động quản lý của doanh nghiệp

Phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản lý trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song do số lượng các phòng ban chức năng phụ thuộc vào quy mô đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng liên quan mật thiết với nhau thuộc một lĩnh vực vào một phòng.Như vậy có điều kiện thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách. Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải chỉ rõ chức năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại có phòng chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm.Căn cứ vào hồ sơ từng phòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định trách nhiệm quyền hạn của phòng chung cũng như riêng tuỳ từng cá nhân.

doc74 trang | Chia sẻ: Dung Lona | Ngày: 09/08/2016 | Lượt xem: 87 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Vai trò chức năng của bộ máy quản lý đối với các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
c hiện các biện pháp đảm bảo môi trường, xây dựng các chương trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm. Một đồng chí phó phòng điều hành phòng khi trưởng phòng đi vắng, chịu trách nhiệm quản lý mảng điện, chịu trách nhiệm về nhuộm, sấy, tẩm.Liên hệ với các chi nhánh điện nộp tiền điện, theo dõi tiêu hao điện.Quản lý phòng thí nghiệm.Biên soạn giáo trình giảng dạy về máy văng sấy, nồi hơi, máy nhuộm. Một đồng chí phó phòng quản lý các công việc cơ điện ở địa điểm Minh Khai,chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc thiết bị, bảo dưỡng phụ tùng ở kho vật tư, quản lý trạm điện nước của Công ty Đồng chí tổ trưởng tổ điện chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ, phục vụ sửa chữa cung cấp điện nước cho toàn Công ty Đồng chí tổ trưởng tổ cơ chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ, phục vụ nhu cầu sửa chữa thiết bị , sửa chữa cơ. Tổ trưởng tổ bảo dưỡng chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ phục vụ bảo duỡng Hai đồng chí chịu trách nhiệm xây dựng quy trình công nghệ, kiểm tra việc thực hiện quy trình từ mắc sợi, dệt, văng, sấy.Xây dựng định mức tiêu hao vật tư phần công nghệ, đề xuất các biện pháp tiết kiệm vật tư.Báo cáo quyết toán vật tư, lên kế hoạch sửa chữa thiết bị, theo dõi trung, tiểu tu thiết bị.Định mức vật tư thiết bị, đề xuất các giải pháp tiết kiệm vật tư .Gia công phụ tùng chi tiết, kiểm định các dụng cụ đo các thiết bị áp lực.Biên soạn các giáo trình giảng dạy. Một cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện công tác làm mẫu, thiết kế nhãn mác, theo dõi cắt may, thưòng xuyên cập nhật quy trình mới, thường trực công tác sáng kiến. Với chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình phòng kỹ thuật luôn hoàn thành nhiệm vụ.Cán bộ chủ chốt của phòng hầu hết có trình độ nhưng phòng còn có nhiều cán bộ có trình độ trung cấp nên phòng cần có kế hoạch cho nhân viên trong phòng có điều kiện bồi dưỡng thêm về chuyên môn và nghiệp vụ của mình để bắt nhịp với khoa học kỹ thuật.Nhiệm vụ của phòng gồm cả kỹ thuật mẫu và kỹ thuật sản xuất nên nhiều lúc công việc của phòng mẫu chưa được được thực hiện một cách khách quan.Vì vậy phòng nên có kế hoạch sắp xếp lại cơ cấu của mình để đáp ứng nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng cao. c - Cơ cấu tổ chức phòng Kế hoạch sản xuất: Phòng Kế hoạch sản xuất gồm 9 người được tổ chức như sau: Stt Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên ( năm ) 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại Học > 25 năm 2 Phó phòng 1 Kinh tế Đại Học > 20 năm 3 Theo dõi XNK 1 > 20 năm 4 Thống kê kế hoạch 1 Kinh tế Đại Học > 15 năm 5 Kế hoạch mẫu 1 6 Thủ kho + phụ kho 2 7 Nhân viên theo dõi kho 1 8 XDCB 1 Trung cấp Cộng 9 Chuyên môn Kinh tế Đại Học Kinh tế Đại Học Kinh tế Đại Học Trưởng phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngắn hạn dài hạn, chuẩn bị chiến lược đầu tư, tiếp nhận tính toán trả lời giáy tờ đấu thầu, có quyền đề nghị với giám đốc tăng cường bổ sung cán bộ hoặc thay thế cán bộ cho phù hợp vói nhiệm vụ.Khen thưởng kỷ luật nâng bậc đối với CBCNV trong phòng đồng thời tham gia các đoàn kiểm tra các đội sản xuất theo quyết định của giám đốc. Đồng chí phó phòng triển khai tiến độ thực hiện kế hoạch, lập kế hoạch tác nghiệp.Điều độ sản xuất vận chuyển. Tổ điều độ sản xuất lập kế hoạch sản xuất cho các tổ đội điều độ tổng hợp đồng bộ sản phẩm và kế hoạch,thông tin sản xuất định kỳ.Theo dõi tiến độ gia công, kế hoạch gia công của các tổ đội sản xuất. Bộ phận thống kê kế hoạch kiểm tra số liệu tiến độ tồn kho tiêu thụ, tiến hành kiểm kê tháng quý năm.Lập các báo cáo thống kê, theo dõi việc bảo dưỡng sửa chữa Có thể nói phòng ké hoạch có vai trò quan trọng bởi vì nó chính là nơi tiếp nhận thầu các công trình và bàn giao cho các phân xưởng tố sản xuất đem lại công việc cho công nhân và CBCNV toàn Công ty Qua phân tích ở trên cho thấy phòng đã có sự phân công và kiêm nhiệm công việc do vậy phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra.Tuy nhiên ta thấy vẫn có sự bất hợp lý.Công tác xây dựng cơ bản là một công tác quan trọng và phức tạp mà lại giao cho một đồng chí có trình độ trung cấp đảm nhiệm.Do vậy nên tạo điều kiện để đồng chí này đi học nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.Tóm lại để hoàn thiện thì biên chế và nhiệm vụ của phòng kế hoạch phải có sự thay đổi sao cho đạt hiệu quả nhất. d - Cơ cấu phòng Đảm bảo chất lượng Phòng Đảm bảo chất lượng gồm 10 người được tổ chức như sau : Stt Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên ( năm ) 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 2 Phó phòng 1 QLCL Đại học > 10 năm 3 Chất lượng văng - xấy 1 QLCL Đại học > 10 năm 4 Chất lượng cắt 1 Thợ bậc cao > 20 năm 5 Chất lượng dệt 2 QLCL Đại học > 10 năm 6 Chất lượng thành phẩm 3 Thợ bậc cao > 15 năm 7 Phụ trách mạng máy tính 1 Đại học Cộng 10 Stt Trưởng phòng chịu trách nhiệm về công tác ISO, lập kế hoạch chất lượng, liên hệ với các cơ quan bên ngoài về chất lưọng, kiểm tra thiết bị cơ khí, thi đua khen thưởng của phòng. Phó phòng chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp chất lượng tuần, tháng, quí năm, phụ trách nhóm kiểm tra chất lượng Một đồng chí phụ trách mạng máy tính của Công ty, tổng hợp, đánh máy, lưu trữ văn bản ISO kiểm tra nguyên liệu điện, chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho kiểm tra INTERTEX, SGS. Một dồng chí chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi tổng hợp chất lượng tại phân xưởng văng xấy Hai đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng khu vực dệt kiểm tra nguyên liệu đầu vào của sợi dệt, tổng hợp phân tích tình hình chất lượng của các máy dệt Một đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng tại phân xưởng cắt theo dõi diễn biến trọng lượng g/ m , màu của vải thành phẩm, kiểm tra kiện xuất khẩu Ba đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng thành phẩm sau khi hoàn thành để nhập kho e - Cơ cấu tổ chức phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh gồm 30 người được tổ chức như sau Stt Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 2 Phó phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 3 Kế toán bán hàng 1 Kế toán Đại học > 10 năm 4 Thủ kho 5 Trung cấp 5 Thu mua vật tư 2 Trung cấp 6 Nhân viên bán hàng 13 7 Vận chuyển hàng 6 8 Kỹ thuật vật tư 1 Cộng 30 Stt Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 2 Phó phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 3 Kế toán bán hàng 1 Kế toán Đại học > 10 năm 4 Thủ kho 5 Trung cấp 5 Thu mua vật tư 2 Trung cấp 6 Nhân viên bán hàng 13 7 Vận chuyển hàng 6 8 Kỹ thuật vật tư 1 Cộng 30 Trưỏng phòng chịu trách nhiệm quản lý mua bán vật tư, tiếp cận với thị trường ,theo dõi gia công phụ tùng, đôn đốc công nợ trong và ngoài nước Phó phòng chịu trách nhiệm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, lo các thủ tục XNK quản lý kho thành phẩm Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm theo dõi bán hàng, viết hoá đơn, quản lý hoá đơn bán hàng, hoá đơn tài chính, theo dõi doanh thu, lập chứng từ bán hàng ban đầu. Hai cán bộ quản lý kho chịu trách nhiệm kiểm kê kho, tổng hợp số liệu - cân đối vật tư cho sản xuất, quản lý các hợp dồng mua hàng.Lập chứng từ ban đầu Ngoài ra còn có các thủ kho tại các chi nhánh của Công ty ở Minh Khai, Ngô Văn Sở,Trần Quý Cáp. Bộ máy nhân viên bán hàng tại các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty. Hai nhân viên chịu trách nhiệm mua vật tư và một số nhân viên chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ kho đến các siêu thị cửa hàng giới thiệu sản phẩm và chi nhánh f – Cơ cấu phòng Hành chính - Y tế: Phòng Hành chính - Y tế gồm 12 người được tổ chức như sau: Stt Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 2 Phó phòng 1 Kinh tế Đại học > 10 năm 3 Cán bộ y tế 4 Đại học–Trung cấp > 20 năm 4 Cán bộ văn thư-tạp vụ 3 5 Lái xe 3 Cộng 12 Stt Đồng chí trưởng phòng chịu trách nhiệm về nhân sự, kế hoạch của phòng, quản lý tài sản cơ sở vật chất hành chính, thi đua khen thưởng của phòng Đồng chí phó phòng chịu trách nhiệm về thiết bị thông tin, chuẩn bị cho các cuộc họp hội thảo, theo dõi sửa chữa hành chính Ba cán bộ văn thư lo việc văn thư, trực điện thoại fax, quản lý con dấu và các việc khác Bốn cán bộ y tế bao gồm một trạm trưởng y tế phụ trách công tác khám chữa bệnh, công tác y tế của toàn Công ty, hai y tá và một bác sỹ chịu trách nhiệm khám chữa bệnh trực tiếp cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra còn có một nhân viên lái xe cho ban giám đốc và hai lái xe phục vụ. Như vậy qua phân tích ở trên thì thấy phòng bố trí công việc phù hợp với chuyên môn ngiệp vụ .Công tác lái xe qua tìm hiểu cho thấy chỉ cần hai đồng chí lái xe con là đủ và công tác tạp vụ chỉ làm vào một thời gian nhất định(sáng - tối) nên cũng chỉ cần 2 đồng chí .Như vậy so với hiện tại phòng sẽ giảm biên được hai người, những ngưòi này có thể điều xuống làm trực tiếp tại các đội sản xuất hoặc Công ty tạo điều kiện để cho họ chuyển công tác. g - Cơ cấu tổ chức phòng tài vụ Phòng Tài Vụ gồm 6 người được bố trí như sau: Stt Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên 1 Trưởng phòng 1 Kế toán Đại học > 25 năm 2 Kế toán thu chi 1 Kế toán Đại học > 20 năm 3 Kế toán tiền luơng 1 Kế toán Đại học > 20 năm 4 Kế toán NVL 1 Kế toán Đại học > 15 năm 5 Kế toán TSCĐ 1 Kế toán Đại học > 15 năm 6 Thủ quỹ 1 Kinh tế Đại học > 20 năm Cộng 6 1 Trưởng phòng chỉ đạo đôn đốc giám sát tất cả hoạt động tài chính của Công ty.Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh, công tác đối ngoại.Trưởng phòng đồng thời cũng là kế toán tổng hợp và kế toán giá thành. Kế toán thu chi khi có chứng từ xin thu chi tìên mặt, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ sau đó viết phiếu thu chi.Hàng ngày phải lập kế hoạch thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào báo cáo chi séc của nhân viên tiếp liệu chuyển tới nếu thấy hợp lệ thì tiến hành phát séc.Cuối tháng tiến hành báo cáo và lập cho kế toán tổng hợp (trưỏng phòng) nhật ký chứng từ số 1,2 Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ của Công ty trên các tài khoản 211,241,411.Cuối tháng lập nhật ký chứng từ và bảng phân bổ TSCĐ. Kế toán nguyên vật liệu theo dõi TK 152, 153 hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song.Cuối tháng tập hợp số liệu và căn cứ liên quan lập bảng kê sổ, bảng phân bổ số 2.Chuyển tất cả phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Kế toán tổng hợp CFSX và tính giá thành cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ số1, 2 bảng phân bổ kế hoạch và các bảng kê, các nhật ký chứng từ có liên quan để lập bảng kê số 4 nhật ký chứng từ số 7, đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho chi tiết để vào sổ chi tiết 154 cùng với các chi phí sản xuất khác để tính giá thành sản phẩm. Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt tiến hành ghi sổ cuối ngày đối chiếu sổ của thủ quỹ với sổ thu chi tiền mặt của kế toán thu chi. Nhìn chung mỗi đồng chí làm một nhiệm vụ kế toán từng mảng riêng cho nên công việc luôn đảm bảo tính chính xác và tiến độ làm việc.Cơ cấu cán bộ của phòng như  vậy là tương đối hợp lý.Đội ngũ nhân viên của phòng đều là những cán bộ trẻ đáp ứng được yêu cầu của Công ty.Toàn bộ phòng đều là những cử nhân kinh tế, kế toán và họ đều được làm đúng với chuyên môn được đào tạo. h / Cơ cấu tổ chức các phân xưởng tổ đội sản xuất: Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, Công ty cổ phần Dệt 10-10 có 6 phân xưởng sản xuất, bao gồm: - Phân xưởng cắt - Phân xưởng văng sấy - Phân xưởng may 1 và phân xưởng may 2 - Phân xưởng dệt 1 và phân xưởng dệt 2 Các phân xưởng sản xuất này có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Các phân xưởng sản xuất phải chăm lo đời sống và thu nhập cho CBCNV đơn vị, phối hợp với phòng kế hoạch sản xuất tham gia đấu thầu công trình, quan hệ với các chủ đầu tư. - Tổ chức triển khai việc thực hiện nhiệm vụ, thực hiện công việc được giao. Lập kế hoạch tiến độ sản xuất, biện pháp an toàn lao động, bảo hộ lao động, kế hoạch về vốn, vật tư, lao động, trang thiết bị, tiền lương để trình Công ty xét duyệt, chỉ đạo, quản lý thực hiện. - Thực hiện quy chế về quản lý kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tài chính... do Công ty ban hành, đảm bảo quyền lợi của người lao động. - Thực hiện sản xuất đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật, đảm bảo đạt chất lượng tốt, đồng thời có hiệu quả kinh tế. Quản lý tài sản vật tư, máy móc thiết bị, tiền vốn Công ty giao cho đơn vị và quản lý tài chính sử dụng theo quy chế quản lý của Nhà nước và của Công ty. - Quản lý lực lượng lao động, thực hiện giao việc cho tổ sản xuất, thực hiện việc phân phối tiền lương công bằng, thực hiện đầy đủ các chế độ quy định đối với người lao động do Công ty hướng dẫn, tổ chức các phong trào thi đua trong đơn vị nhằm xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi măt. - Các quản đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các mặt quản lý khác của đơn vị mình. Các phân xưởng sản xuất đều có chức năng, nhiệm vụ tương tự nhau. Các phân xưởng đều có mô hình tổ chức như sau: Quản đốc Phó quản đốc Tổ sản xuất 1 Tổ sản xuất 2 Tổ sản xuất n ................ 2 - Mối quan hệ công tác trong cơ cấu tổ chức quản lý Mối quan hệ công tác trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm quan hệ chỉ đạo và quan hệ chức năng Quan hệ chỉ đạo: là quan hệ giữa giám đốc với các phó giám đốc, các trưởng phòng ban chức năng, các quản đốc, tổ trưởng và toàn thể CBCNV.Mọi mệnh lệnh chỉ thị công tác sản xuất kinh doanh của tổng giám đốc đều phải được các trưởng các phòng ban, cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nghiêm chỉnh chấp hành.Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng.Ngoài ra mối quan hệ giữa trưởng các phòng ban đối với các nhân viên trong phòng, giữa giám đốc Công ty, giữa quản đốc phân xưởng với CBCNV trong xưởng cũng là mối quan hệ chỉ đạo.Mọi mệnh lệnh của trưởng phòng, của quản đốc phải được toàn bộ CBCNV trong phòng trong phân xưởng nghiêm chỉnh chấp hành. Mối quan hệ chức năng: Là mối quan hệ giữa các phòng chức năng với nhau và mối quan hệ giữa các phòng chức năng với các đơn vị trực thuộc.Trong toàn Công ty trách nhiệm chung của các phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc là phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban phân xưởng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác trong Công ty được tiến hành đồng bộ a/ Mối quan hệ của phòng Tài Vụ Cùng với phòng kế hoạch và phòng kinh doanh xây dựng giá thành vật tư nguyên liệu trong và ngoài nước để phục vụ cho sản xuất.Kết hợp với phòng tổ chức bảo vệ lập kế hoạch lao động, tiền lương và báo cáo tình hình thực hiện về vấn đề thanh toán tiền lương và quỹ lương, khoán khối lượng sản phẩm tới các đơn vị, quyết toán các hợp đồng khoán,quan hệ với phòng kỹ thuật về định mức kỹ thuật Số lượng vốn cần cho kinh doanh Kế hoạch tiền lương đào tạo mua sắm thiết bị BHLĐ,duyệt lương Kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng Kế hoạch Phòng Tổ Chức Phòng Kinh Doanh Phòng Tài Vụ b/ Mối quan hệ công tác của phòng tổ chức bảo vệ: Tham gia cùng các tổ chức Đảng,đoàn thể trong Công ty về việc tổ chức học tập giáo dục chính trị tư tưởng cho CBCNV của Công ty.Quan hệ với các phòng ban trong việc bố trí, sắp xếp đề bạt, nâng lương khen thưởng kỷ luật Các phòng kỹ thuật, kế hoạch kinh doanh tài vụ tham gia cùng phòng tổ chức bảo vệ các vấn đề liên quan đến công tác qui hoạch, kế hoạch, tài liệu đào tạo bồi dưỡng CBCNV, định mức lao động khoán sản phẩm . Các phân xưởng Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí đề bạt và sử dụng cán bộ Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Phòng Kinh Doanh Kế hoạch tiền lương đào tạo mua sắm thiết bị BHLĐ, duyệt lương Phòng Tài Vụ Phòng Tổ Chức Phòng Kế Hoạch Điều phối Kế hoạch SXKD lao động năm,quý,tháng Kế hoạch Khả năng tiền lương Tiền mặt Điều chỉnh Kế hoạch SXKD lao động năm ,quý ,tháng c/ Phòng kỹ thuật Kết hợp với phòng tổ chức xây dựng định mức nhân công kỹ thuật và điều chỉnh định kỳ cho hợp lý phối hợp về mặt thời gian và nội dung đào tạo nâng bậc công nhân, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong vệc xử lý sản phẩm không phù hợp d/ Mối quan hệ của phòng hành chính: Trong hoạt động chung mối quan hệ của phòng hành chính với các phòng khác là tổng hợp truyền đạt và đôn đốc thực hiện các chủ trương chính sách, chỉ thị nghị quyết kế hoạch chương trình công tác của nhà nước, cơ quan cấp trên và Công ty đến các đơn vị Các văn bản do đơn vị chuẩn bị thiết lập và ban hành đều phải qua phòng Hành chính.Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó. Duy trì và phối hợp với các đơn vị để thực hiện các nội quy, quy định về lề lối làm việc, về hành chính, quản trị, đời sống của nhân viên trong phạm vi Công ty e/ Phòng kế hoạch Xây dựng kế hoạch phân công sản xuất cho hoạt động sản xuất được nhịp nhàng ăn khớp xây dựng kế hoạch tác nghiệp đề xuất các giải pháp hợp lý và tổ chức sản xuất nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Để thực hiện tốt công việc của mình phòng kế hoạch sản xuất phải liên hệ với các phòng ban khác trong Công ty Kế hoạch sản xuất kinh doanh (nắm vững thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng) Định mức kinh tế kỹ thuật Kế hoạch số lượng vật tư hàng hoá và kế hoạch mua sắm Theo dõi tiến độ sản xuất Phòng Kinh Doanh Phòng Kỹ Thuật Tổng kho Các Phân xưởng Phòng Kế hoạch sản xuất Qua việc phân tích mối quan hệ giữa các phòng ban xí nghiệp trong Công ty cho ta thấy những bất hợp lý trong mối liên hệ sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin.Việc vây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý hay là mối quan hệ giữa người với người trong quản lý.Mối liên hệ giữa cá thành viên trong Công ty là để thực hiện nghiêm các nhiệm vụ đã được phân công cho từng người và để tổ chức một tập thể lao động quản lý tốt có đủ khả năng hoàn thành công việc một cách đồng bộ và năng suất chất lượng cao, có bầu không khí hoà hợp.Các phòng ban các đơn vị có mối liên hệ mật thiết với nhau thường xuyên được sự theo dõi của ban giám đốc.Đội ngũ cán bộ quản lý là yếu tố quyết định đến các hoạt động sản xuất kinh doanh .Mối quan hệ của từng các nhân với tập thể và giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở đó giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.Tại Công ty dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc đã hình thành mối quan hệ giữa các phòng ban. Tuy nhiên trong Công ty bên cạnh những tập thể và cá nhân có tinh thần lao động tốt còn có một số cá nhân có tính ỷ lại không nhiệt tình trong công tác từ dó không đảm bảo chất lượng công việc gây khó khăn trong tổ chức lao động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy Công ty cần có biên pháp kiên quyết cụ thể chấn chỉnh tổ chức lại việc bố trí sắp xếp sử dụng cán bộ kiên quyết gạt bỏ những phần tử có ý thức kém nhằm thực hiện công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty. Tóm lại tất cả các phòng ban trong Công ty đều có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo điều kiện giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao và kết hợp hướng dẫn các đơn vị thành viên hoạt động đúng quy chế, chế độ của nhà nước và Công ty sao cho hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt được là cao nhất.Qua việc phân tích các hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ta thấy được việc bố trí sử dụng và tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ ở một số phòng ban chưa tốt.Để khắc phục tình trạng này Công ty cần tổ chức bố trí lại lao động cho phù hợp, giảm bớt số lượng công nhân viên quản lý sao cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ .Thực hiện tốt những vấn đề trên nghĩa là Công ty đã hoàn thành một bước công tác xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý . III/ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Ưu điểm : Về bộ máy quản lý của Công ty ta thấy mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng đã thực sự phát huy được hiệu qủa trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mang lại hiệu quả và năng suất lao động cao trong những năm gần đây Công ty đã thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng như vậy là phù hợp với mô hình và loại hình sản xuất kinh doanh của Công ty.Việc phân cấp của Công ty cũng tiến hành hợp lý với đầy đủ chức năng đã tạo điều kiện cho các cơ quan cấp dưới phát huy được tiềm năng sáng tạo của mình Công ty đã có sự chú trọng đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong những năm gần đây,các phòng ban được sắp xếp lại phù hợp vói đặc điểm sản xuất kinh doanh tạo hiệu quả cao, tạo sự phối hợp nhịp nhàng hơn trong công việc.Việc bố trí cán bộ quản lý đã có sự đổi mới, đa số cán bộ quản lý đều có trình độ đại học trở lên.Đây quả là sự phấn đấu nỗ lực của Công ty trong việc tinh chế đội ngũ cán bộ. Công ty đã áp dụng các hình thức phân công và hợp tác lao động quản lý, phân công lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tương đối phù hợp với đặc điểm của Công ty.Trong các bộ phận có sự phân cấp cụ thể của từng nhân viên, dễ gắn tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc Nhược điểm: Thoát ra từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường là một vấn đề không phải dễ, bởi tập tục làm việc, lề lối làm việc với hiệu quả thấp, việc chấp hành về thời gian làm việc của một số cán bộ quản lý đôi khi chưa được nghiêm túc. Cán bộ quản lý là những người có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý nhưng có những hạn chế về mặt ngoại ngữ tin học Chưa có những biện pháp hữu hiệu tạo động lực mạnh để cán bộ công nhân viên phát huy hết khả năng, năng lực của mình Vấn đề tiền thưởng còn chưa được hợp lý bởi ở nhiều bộ phận khối lượng công việc ít họ dễ dàng hoàn thành kế hoạch còn ở những bộ phận khác do tính chất công việc hay do số lượng công việc lớn do vậy việc hoàn thành kế hoạch là khó vì vậy tạo sự chênh lệch tiền thưởng của cán bộ công nhân viên giữa các phòng ban Trong công tác kế hoạch chuẩn bị vật tư nguyên liệu cho sản xuất có lúc chưa kịp thời chưa đồng bộ có khi xảy ra tình trạng đang sản xuất đơn hàng này lại phải dừng lại để chuyển sang sản xuất đơn hàng mặt hàng khác, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất năng suất lao động Công tác cập nhật thống kê báo cáo các số liệu chứng từ sổ sách của các phòng ban nghiệp vụ chưa được thường xuyên, có khi thiếu chính xác.Vì thế việc giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình để chỉ đạo kịp thời trong sản xuất kinh doanh và các mặt hoạt động khác chưa cao. Ngoài ra việc tiêu chuẩn hoá cán bộ quản lý và sắp xếp nhân sự theo chức danh thực hiện chưa đầy đủ và triệt để dẫn đến có nhiều cán bộ phòng ban ôm đồm nhiều công việc trong cùng một lúc. Kiểu tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô sản xuất nhỏ. Nhưng Công ty Cổ phần Dệt 10-10 đang làm ăn ngày càng phát đạt, qui mô sản xuất đang có xu hướng mở rộng. Do vậy đòi hỏi bộ máy quản lý cũng phải phát triển để điều hành, quản lý được Công ty. Từ những vấn đề trên, chúng ta thấy rằng Công ty còn cần phải hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức bộ máy quản lý, giảm thiểu chi phí và làm cho bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ, phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty, phát huy được những ưu điểm và khắc phục dần những nhược điểm, tạo ra được thế mạnh để đứng vững và đi lên. Đối với phòng Tổ chức – Bảo vệ, cần quan tâm hơn nữa tới công tác bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Hiện nay công ty cổ phần Dệt 10-10 có rất nhiều công nhân, việc sản xuất buộc công nhân phải gắn liền với máy móc thiết bị,từ đó đòi hỏi việc trang bị các phương tiện, thiết bị bảo hộ lao động là rất cần thiết .Việc quản lý trang bị bảo hộ lao động cho công nhân chỉ có một đồng chí chịu trách nhiệm.Với khối lượng công việc lớn như vậy, Công ty nên bổ sung thêm cán bộ vào vị trí này để có thể chăm lo tốt hơn công tác trang bị bảo hộ cho công nhân. Đối với phòng Kỹ thuật cơ điện, công tác tạo mẫu do các đồng chí có trình độ Đại học và trung cấp đảm nhiệm.Ngày nay, do cạnh tranh trên thị trường rất khốc liệt vì vậy việc thay đổi mẫu mã thưòng xuyên cũng là một công cụ sắc bén để tạo lợi thế trong cạnh tranh.Công ty cần tạo điều kiện để các đồng chí có trình độ trung cấp được đi học thêm, nâng cao trình độ tay nghề lẫn chuyên môn, có thể vận dụng được các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào việc tạo mẫu, tạo dáng cho sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với phòng Kế hoạch sản xuất, đây là phòng rất quan trọng trong công ty.Hầu hết các hợp đồng kinh tế, các đơn hàng của Công ty đều do phòng Kế hoạch sản xuất liên hệ và ký kết.Ngày nay với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, việc giao dịch, ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài đòi hỏi mọi người phải có trình độ ngoại ngữ nhất định.Hầu hết cán bộ của phòng kế hoạch sản xuất lại là người công tác lâu năm, trước kia chưa có điều kiện học ngoại ngữ.Vì thế, công ty nên tổ chức cho các cán bộ này đi học thêm ngoại ngữ .Có thể cử cán bộ đi học tại chức hoặc mở lớp bồi dưỡng, học thêm ( nếu cần) cho cán bộ công nhân viên tại công ty vào các ngày nghỉ trong tuần hoặc vào các buổi tối .Từ đó có thể nâng cao về trình độ ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên trong công ty nói chung và cho đội ngũ cán bộ quản lý nói riêng. Đối với công tác xây dựng cơ bản, hiện nay công tác này đang do một đồng chí đảm nhiệm nhưng do trình độ của đồng chí này là trung cấp nên vẫn còn gặp nhiều hạn chế khi thực hiện công việc.Hiện nay, công ty đang trong giai đoạn hoàn thiện cơ sở vật chất tại Minh Khai, vì thế công việc này hiện đang rất phức tạp.Để khắc phục điều này, công ty có thể tạo điều kiện cho đồng chí này đi học thêm để nâng cao trình độ hoặc tuyển mới thêm nhân viên cho bộ phận này. Đối với phòng Tài Vụ, khối lượng làm việc ngày càng lớn, do đặc thù của công việc kế toán rất phức tạp,Hiện nay trong phòng chỉ có 3 chiếc máy vi tính vì thế công ty cần phải trang bị thêm máy vi tính cho nhân viên trong phòng.Công ty cũng cần phải chú trọng đến công tác bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho các nhân viên trong phòng kế toán.Hiện nay công ty cũng đã áp dụng kế toán máy trong công việc hạch toán kinh doanh của mình ,nhưng hệ thống kế toán luôn luôn được sửa chữa, các chuẩn mực kế toán thường xuyên được thay đổi cho phù hợp với tình hình trong khu vực và trên thế giới.Hầu hết các cán bộ trong phòng Tài Vụ hiện nay đều đã có thâm niên công tác trên 20 năm, vì vậy chuyên môn có thể vững vàng nhưng kiến thức mới về các hệ thống tài khoản mới có lẽ chưa được đủ, chưa được áp dụng thường xuyên.Vì thế công ty có thể cần phải tuyển mới thêm một nhân viên kế toán để có thể sử dụng được các phương pháp kế toán mới bây giờ. TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10-10 ĐẦU NĂM 2003 Dệt 1 Dệt 2 V.sấy Cắt May 1 May 2 KTCĐ TCBV ĐBCL KHSX TV KD HCYT Tổng số CBCNV 78 45 62 49 79 84 10 28 10 9 6 30 12 502 Nữ 58 30 16 34 65 72 3 10 4 3 6 17 6 324 Trong đó bao gồm CBQL 2 2 2 1 4 4 3 5 3 3 2 3 2 36 TTSX 5 3 7 2 5 4 3 29 Công Đoàn 5 3 8 5 4 3 1 1 1 1 1 33 Lao động học nghề 1 1 10 8 5 25 Nữ 1 5 6 3 1 16 Lao động thời vụ 3 7 1 3 1 2 4 1 22 Nữ 3 1 3 1 8 TRÌNH ĐỘ ĐỘI NGŨ CÁN BỘ QUẢN LÝ TRONG CÁC PHÒNG BAN VÀ PHÂN XƯỞNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT 10-10 Dệt 1 Dệt 2 V.Sấy Cắt May 1 May 2 TCBV KTCĐ ĐBCL KHSX TV KD HCYT Tổng cộng Đại học 2 2 2 1 3 3 4 4 6 3 6 3 2 41 Trung cấp 4 3 4 1 1 1 4 1 7 4 30 Thợ bậc cao 1 2 2 1 4 4 1 4 19 PTTH 1 1 1 3 Tổng cộng 7 8 9 3 9 8 4 9 10 4 6 10 6 93 ( Nguồn : Phòng Tổ chức – Bảo vệ Công ty cổ phần Dệt 10-10 ) PHẦN III ********** Mục tiêu của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần dệt 10-10 Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty phải đạt được những mục tiêu cụ thể sau đây: - Nâng cao được tính năng động của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả lao động cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty được nâng cao như: chỉ tiêu năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương. - Xây dựng được cơ cấu gọn nhẹ hơn, phản ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra, làm cho các quyết định được thực hiện nhanh chóng. Bộ máy quản lý gọn nhẹ sẽ đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm được các chi phí sản xuất, lưu thông, phục vụ... - Phân công theo nhiệm vụ và bố trí cán bộ nhằm khai thác tốt hơn khả năng trình độ của cán bộ công nhân viên, đánh giá đúng đắn, công bằng sự đóng góp và khả năng, trình độ cán bộ. - Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ công nhân viên được xác định rõ ràng, tránh được những khâu trung gian, những việc thừa, những người quen dựa dẫm vào người khác. - Khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên học tập, rèn luyện phấn đấu nâng cao trình độ về mọi mặt. Việc hoàn thiện công tác theo chức năng và bố trí cán bộ làm cho công việc không bị xé lẻ mà liên hệ mật thiết với nhau, các cán bộ hiểu biết về nhiều loại công việc, có khả năng đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn và hoàn thiện chất lượng cao. Hoàn thiện phân công lao động theo chức năng là bố trí cán bộ kiêm nhiệm nhiều chức vụ, giảm bớt số lượng lao động quản lý, nâng cao chất lượng công tác, tiết kiệm quản lý, tiết kiệm thời gian và đặc biệt là quỹ lương của Công ty. Đồng thời các biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần, cải thiện điều kiện làm việc... cũng nhằm mục tiêu chung là tạo động lực cho lao động quản lý, góp phần củng cố và hoàn thiện hơn nữa tổ chức lao động quản lý nâng cao được hiệu lực quản lý, tăng thêm sức mạnh cạnh tranh trên thị trường. NHỮNG GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ Qua nghiên cứu và phân tích tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dệt 10-10, ta đã thấy được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nói riêng và của cán bộ công nhân viên toàn Công ty nói chung. Để khắc phục được những tồn tại và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức lao động quản lý, Công ty cần áp dụng đồng thời những biện pháp khác nhau. Dưới đây tôi xin đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn chỉnh hơn nữa công tác tổ chức lao động quản lý ở Công ty. 1 - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong cơ chế thị trường, trước những yêu cầu gắt gao của nền kinh tế, bộ máy quản lý của Công ty phải được hoàn thiện theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý với số lượng, với khâu quản lý ít nhất. Để đạt được điều này, đòi hỏi cán bộ lãnh đạo Công ty, bộ phận tổ chức cán bộ phải có sự mạnh dạn quyết tâm trong sắp xếp, bố trí lại tổ chức cán bộ, phải có sự nhìn nhận khách quan phù hợp với tình hình chung. Có như vậy bộ máy quản lý mới năng động, đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh. Một trong những biện pháp Công ty có thể áp dụng là xác định lại định mức cho lao động quản lý. Xác định đúng số lượng biên chế là một việc hết sức cần thiết và cũng gặp không ít khó khăn, bởi ta phải căn cứ vào nhiều nội dung để xác định. Đối với một đơn vị sản xuất kinh doanh như Công ty Cổ phần Dệt 10-10 ta có thể căn cứ vào các phương pháp xây dựng mức lao động để xác định số lượng biên chế.Thực tế cho thấy, trong Công ty bố trí lao động chưa phù hợp với năng lực ( Ví dụ như công tác tạo mẫu và công tác XDCB ). Một số lao động có trình độ không cao, một số khác lại bố trí không phù hợp với ngành nghề đã được đào tạo. Những lao động này hoàn thành được công việc chủ yếu là nhờ vào kinh nghiệm làm việc lâu năm( Ví dụ : nhân viên kiểm tra chất lượng thành phẩm ...). Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên có kế hoạch đào tạo lại, tuyển chọn những người có chuyên môn, sắp xếp bố trí công việc một cách hợp lý, cụ thể trong từng bộ phận. Đối với công tác hành chính và quản lý tài chính - hạch toán kinh doanh, tuy khối lượng công việc lớn nhưng cán bộ công nhân viên trong từng bộ phận vẫn đảm bảo hoàn thành tốt các công việc được giao. Đối với bộ phận này, Công ty cần trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ cho công việc như máy vi tính, máy Photocopy. Quan trọng hơn cả là phải không ngừng khuyến khích mọi người tự nâng cao trình độ, kiến thức liên quan đến công việc. Với phòng Kinh doanh, biên chế 30 người như hiện nay là quá đông. Các nhân viên thu mua vật tư và tiếp thị - tiêu thụ sản phẩm không nên xếp vào biên chế lao động quản lý. Hai khâu thu mua vật tư và tiêu thụ sản phẩm nên giao cho hai chuyên viên quản lý và chịu trách nhiệm trực tiếp với Chuyên viên chính. Như vậy, chuyên viên quản lý công tác thu mua vật tư sẽ quản lý 7 nhân viên, chuyên viên quản lý công tác tiêu thụ sản phẩm sẽ quản lý 20 nhân viên. Tổng cộng 27 nhân viên này ta sẽ đưa vào biên chế lao động trực tiếp chứ không phải là lao động quản lý. Trong số 27 người này, có 3 người đã tốt nghiệp đại học. Công ty nên tổ chức bồi dưỡng thêm để bổ sung 3 người này vào biên chế của phòng. Biên chế của phòng trong tương lai như sau: Chuyên viên chính - (Trưởng phòng) 1 người Chuyên viên quản lý thu mua vật tư 1 người Chuyên viên quản lý tiêu thụ sản phẩm 1 người Thủ kho 5 người Tổng cộng : 8 người Trong công tác quản lý điều hành kỹ thuật- công nghệ -sản xuất và chất lượng sản phẩm, nên giảm bớt nhân viên quản lý để bộ máy gọn nhẹ hơn. Chuyên viên chính kiêm phó giám đốc phụ trách sản xuất sẽ chỉ đạo chung toàn bộ các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất. Số lượng nhân viên KCS cũng nên giảm để phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Biên chế mới: - Chuyên viên chính:Quản lý công tác kỹ thuật - Công nghệ. 1 người - Chuyên viên chính: Quản lý chất lượng sản phẩm 1 người - Nhân viên quản lý kinh tế 1 người - Nhân viên quản lý kỹ thuật 7 người - Nhân viên KCS 4 người Tổng cộng : 14 người So với biên chế cũ, giảm được 20 - 14 = 6 người. Qua việc sắp xếp lại tổ chức nhân sự như trên, hầu hết các bộ phận sẽ hoạt động có hiệu quả hơn, tiết kiệm được hao phí thời gian lao động, giảm bớt chi phí gián tiếp. Ngoài việc bố trí sắp xếp lại cán bộ nhân viên quản lý, em thấy cần phải nâng cao chất lượng cán bộ nhân viên quản lý trong các bộ phận quản lý nói riêng và toàn Công ty nói chung. Do cả 3 thành viên của Ban Giám đốc đều đồng thời là thành viên của Hội đồng quản trị, Chuyên viên quản lý công tác kế hoạch - sản xuất cũng là thành viên Hội đồng quản trị, Chuyên viên quản lý công tác thị trường kiêm Kiểm soát viên trưởng, nhân viên quản lý kinh tế của bộ phận điều hành kỹ thuật- công nghệ- sản xuất kiêm kiểm soát viên. Do tình trạng kiêm nhiệm trong bố trí lao động quản lý nên thực sự lao động quản lý còn lại sẽ là 47 người. Nếu tính cả nhân viên bảo vệ, lái xe, nhân viên tạp vụ thì biên chế lao động gián tiếp sẽ là 73 người. So với biên chế cũ giảm: 104 -73 = 31 người. Cơ sở xây dựng biên chế lao động quản lý mới STT Bộ phận quản lý Biên chế cũ Biên chế mới 1 Hội đồng quản trị 5 5 2 Ban giám đốc 3 3 3 Ban kiểm soát 2 2 4 Công tác tổ chức cán bộ-hành chính 40 38 5 Công tác tài chính và hạch toán kinh doanh. 6 6 6 Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm 30 8 7 Công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ 10 7 8 Công tác chất lượng sản phẩm (KCS) 8 4 Cộng 104 73 STT Bộ phận quản lý Biên chế cũ Biên chế mới 1 Hội đồng quản trị 6 6 2 Ban giám đốc 3 3 3 Ban kiểm soát 2 2 4 Công tác tổ chức cán bộ-hành chính 40 38 5 Công tác tài chính và hạch toán kinh doanh. 6 6 6 Công tác kế hoạch và Marketing 30 8 2- Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý giữa các bộ phận quản lý thì quan hệ giữa chúng và các chức năng nhiệm vụ trong từng bộ phận phải luôn luôn được hoàn thiện. Muốn thực hiện được việc này phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các chức năng đã quy định, khối lượng công việc ở các bộ phận, cũng như mỗi lao động quản lý ; phát hiện ra khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công tác, phân chia quyền hạn, trách nhiệm, phân định nhiệm vụ cho các bộ phận quản lý; tỷ lệ giữa cán bộ gián tiếp so với lao động trực tiếp. Trên cơ sở đó đánh giá sự hợp lý, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý. Trong quá trình nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý, em thấy các chức năng, nhiệm vụ đó tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ. Song em cũng mạnh dạn xin đưa ra một số kiến nghị, bổ sung thêm nhằm hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận quản lý tiêu biểu. a/ Ban giám đốc. Giám đốc Công ty là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch, trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có các quyền hạn và nhiệm vụ sau: - Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật. - Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện phương án kinh doanh đã được Hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua Đại hội cổ đông. - Xây dựng và trình Hội đồng quản trị: kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm. - Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất. - Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh: Phó Giám đốc, Kế toán trưởng. - Quyết định, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền. - Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định. - Báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có quyền phản đối những quyết định của Hội đồng quản trị nếu thấy trái Điều lệ và trái Nghị quyết của Đại hội cổ đông hoặc trái với Pháp luật. Đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay cho các Kiểm soát viên. - Giám đốc Công ty có thể uỷ nhiệm cho các Phó Giám đốc hoặc người khác thay mình giải quyết một số công việc của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình. Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, Giám đốc nên phụ trách chung và uỷ quyền cho các Phó Giám đốc Công ty điều hành theo từng lĩnh vực. Giữa hai Phó Giám đốc phải có mối liên hệ thường xuyên, chặt chẽ, tránh tình trạng có công việc mà không ai chỉ đạo hoặc có việc mà hai hay ba người cùng chỉ đạo. Từ đó mới tạo nên sự thống nhất cao. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Giám đốc: - Chỉ đạo những lĩnh vực công việc cụ thể và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ được Giám đốc Công ty giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả công việc đó. - Thay mặt Giám đốc và được sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết các công việc được giao. Nhiệm vụ cụ thể của từng Phó Giám đốc được phân công theo khối lượng công việc thể hiện bằng văn bản, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu đòi hỏi của hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ, năng lực, khả năng nhận hoàn thành công việc của từng người ở từng thời kỳ. - Trong phạm vi công việc được giao, các Phó Giám đốc phải chủ động xây dựng chương trình công tác cho mình thực hiện tốt các bước: chỉ đạo, tổng hợp và báo cáo kết quả công việc, đề xuất những ý kiến, biện pháp thực hiện công việc với Giám đốc. - Khi cần kết hợp giữa các khối công việc thì các Phó Giám đốc cần chủ động bàn bạc với nhau để có sự thống nhất, tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Trường hợp không nhất trí thì báo cáo Giám đốc quyết định. - Các công việc được Giám đốc uỷ quyền cho các Phó Giám đốc ở nhà trực tiếp giải quyết khi Giám đốc đi công tác vắng hoặc Phó Giám đốc đi họp thay, khi hoàn thành đều phải báo cáo kết quả giải quyết để Giám đốc biết theo đúng quy chế làm việc của Công ty hiện hành. - Trường hợp Giám đốc đi vắng mà khi thực hiện công việc vượt quá quyền hạn của mình, nếu xét thấy công việc có tính cấp bách thì tranh thủ ý kiến của các thành viên trong Ban giám đốc và các thành viên Hội đồng quản trị có mặt mới giải quyết. b/ Công tác Tổ chức nhân sự. Nhiệm vụ chính của Phòng Tổ chức – Bảo vệ là quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty. Giúp Giám đốc và Đảng uỷ Công ty nghiên cứu chấp hành và quản lý việc chấp hành đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Quản lý và chỉ đạo công tác cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, thi đua, khen thưởng. - Công tác tổ chức cán bộ: + Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất bộ máy quản lý trong toàn bộ Công ty, tổng hợp chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý trong nội bộ Công ty. + Tham mưu giúp Giám đốc Công ty rà soát lại tổ chức quản lý, xây dựng đề án về tổ chức sản xuất, sắp xếp bộ máy quản lý của Công ty cho phù hợp với từng giai đoạn. + Chuẩn bị hồ sơ thủ tục về hợp đồng lao động, cho thôi việc, đề bạt nâng lương, khen thưởng kỷ luật...để Giám đốc Công ty quyết định. + Quản lý hồ sơ công nhân viên chức toàn Công ty. - Công tác lao động tiền lương. + Tham gia xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm của toàn Công ty. +Dự đoán sự biến động lực lượng lao động của toàn Công ty trong một số năm để có căn cứ bổ sung lao động đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Quản lý lực lượng công nhân, kiểm tra sử dụng công nhân kỹ thuật của các đơn vị, điều phối công nhân trong công tác đáp ứng yêu cầu sản xuất của các đơn vị. + Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động (tiền lương bù giá, bảo hiểm xã hội, bảo hội lao động...). + Đề xuất biện pháp giải quyết lao động dư thừa trong Công ty. + Nghiên cứu áp dụng các thang bảng lương và mức lương trong Công ty, kiến nghị việc bổ sung các phụ cấp lương cho các ngành nghề của Công ty. + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện định mức lao động của các bộ phận, tổng hợp các kiến nghị về định mức lao động; đề nghị bổ sung, sửa đổi và ban hành định mức mới cho phù hợp với điều kiện sản xuất. + Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quyết định việc khen thưởng và hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê lao động tiền lương quy định, tổng hợp báo cáo lao động tiền lương của toàn Công ty. - Công tác đào tạo. +Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân theo cơ cấu ngành nghề đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Theo dõi việc thực hiện nội dung, chương trình, chất lượng đào tạo các lớp đào tạo công nhân kỹ thuật. + Tổ chức tuyển sinh, kiểm tra dữ liệu của công nhân và thi nâng bậc kỹ thuật hàng năm. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật - công nghệ - sản xuất chuẩn bị nội dung đề thi; giám sát đánh giá kết quả thi tốt nghiệp các lớp và thi nâng bậc của Công ty. - Công tác thi đua tuyên truyền. + Hướng dẫn thực hiện phong trào thi đua trong toàn Công ty. Thường xuyên theo dõi tổng hợp việc thực hiện các phong trào thi đua của Công ty, làm thủ tục đề nghị các cơ quan chức năng khen thưởng các tập thể, cá nhân đạt danh hiệu thi đua. + Xây dựng quy chế khen thưởng của Công ty, tham gia xây dựng quy chế làm việc. c/ Công tác tài chính và hạch toán kinh doanh. - Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện. - Quản lý các loại vốn, các quỹ tập trung của toàn Công ty. Tham gia lập phương án điều hoà vốn, các quỹ tập trung của toàn Công ty. - Tổng hợp tình hình tài chính của Công ty và báo cáo lên trên theo quy định. - Tham gia xây dựng và quản lý các mức giá cho Công ty. d/ Công tác kinh doanh – tiêu thụ sản phẩm Theo em, công tác tiêu thụ sản phẩm nên phát triển hệ thống đại lý tiêu thụ ở từng khu vực. Các đại lý sẽ được hưởng mức hoa hồng nhất định. Như vậy, số lượng nhân viên tiếp thị - tiêu thụ sản phẩm sẽ được giảm đáng kể. Và cũng qua đó, Công ty giảm được chi phí trung gian khi tiêu thụ sản phẩm đến người tiêu dùng. e/ Công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ - sản xuất Xây dựng quy định về: Quản lý máy móc, thiết bị, quản lý bí mật công nghệ, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới. f/ Công tác quản lý chất lượng Xây dựng quy định về quản lý chất lượng: nguyên vật liệu mua về cho sản xuất, thành phẩm nhập kho. 3 - Hoàn thiện cơ chế quản lý. Cơ chế quản lý kinh tế là phương thức đấu tranh có kế hoạch trên cơ sở khách quan của sự phát triển bao gồm tổng thể các giải pháp, các hình thức, các thủ tục để thực hiện các yêu cầu của các quy luật khách quan ấy. Qua phân tích ở trên, ta thấy Công ty chưa thực sự có cơ chế quản lý hợp lý bởi là một doanh nghiệp đang phát triển mạnh, địa bàn hoạt động ngày càng được mở rộng nên việc thực hiện quản lý đôi lúc chưa đi sát tình hình thực tế. Bên cạnh đó chưa phát huy được tính năng động, sáng tạo và có ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên. Mặt khác với kiểu quản lý hiện nay đã buộc bộ máy lãnh đạo của Công ty phải đưa ra một lượng lớn các quyết định, điều đó dẫn đến chậm trễ khi ra quyết định. Do phải xử lý quá nhiều thông tin nên lãnh đạo Công ty thường ưu tiên các quyết định phụ, các giải pháp tạm thời, làm thiệt hại đến những quyết định quan trọng gắn liền với tương lai của Công ty. Như vậy, để phát triển Công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cụ thể cho các tổ sản xuất (phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương...) và giao cho các Phó giám đốc, tổ sản xuất thực hiện các mục tiêu đó.Công ty chỉ có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, cung cấp các phương tiện thực hiện và xây dựng hành lang pháp lý để người lao động hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ được giao.Với cơ chế quản lý này, công việc hành chính về giấy tờ giảm mức tối đa, mọi năng lực của Công ty được giải phóng, quyết định đưa ra nhanh chóng hơn, rõ ràng hơn và tạo cho người lao động có trách nhiệm hơn trong công việc của mình. 4 - Nâng cao hiệu quả đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý của Công ty. Đây là một giải pháp cần thiết để phát triển Công ty Cổ phần Dệt 10-10 trong thời gian tới. Bởi vì, Công ty đang trên đà phát triển, có đủ kinh nghiệm liên doanh, liên kết với nhiều bạn hàng, đa dạng hoá sản phẩm sản xuất... nhưng không có đội ngũ cán bộ có trình độ tương ứng thì việc phát triển của Công ty cũng khó có thể thực hiện được. Điều cần thiết hiện nay là đề ra được nội dung, chương trình học tập, hình thức tổ chức đào tạo và đối tượng đào tạo phù hợp, có lợi nhất cho Công ty. Bên cạnh công tác đào đào tạo cán bộ, Công ty cần chú trọng tới công tác tuyển dụng cán bộ công nhân viên.Hầu hết các cán bộ quản lý của công ty đều có thâm niên công tác trên 20 năm. Do đó việc tuyển dụng thêm nhân lực là điều tất yếu.Tuyển dụng thêm nhân lực không chỉ giúp cho Công ty có được đội ngũ cán bộ quản lý trẻ, có nhiệt huyết mà còn khắc phục được những nhược điểm hiện vẫn đang còn tồn tại ở Công ty.Nhược điểm trong cách bố trí nhân sự tại các phòng Đảm bảo chất lượng, Phòng Kỹ thuật cơ điện,Phòng Kế hoạch sản xuất .... như đã nêu ở phần trên. Bởi vì để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty đòi hỏi có sự đóng góp của từng cá nhân, nên những cán bộ được lựa chọn phải dựa theo tiêu chuẩn đức, tài mới có thể bảo đảm cho việc nâng cao phẩm chất, nâng cao chất lượng và hiệu quả của cán bộ. Khi tuyển chọn và bổ nhiệm cán bộ công nhân viên, Công ty cần chú trọng tới tài năng, tri thức, hứng thú, phẩm chất, tư cách, sức khoẻ.. của từng người để sắp xếp vào các vị trí tương ứng. Chỉ có như vậy mới có thể đạt tới sự phối hợp tối ưu giữa người với việc, mới thực sự làm cho người vào việc phù hợp, chức vụ xứng với năng lực, từng người làm hết khả năng của mình và mọi tài năng đều được tận dụng. Để làm được điều đó, đòi hỏi đội ngũ cán bộ lãnh đạo cũng như các bộ phận tham mưu giúp việc phải là những người có đầy đủ năng lực và phẩm chất để có thể điều khiển hệ thống phát triển không ngừng. Trong khi điều hành sản xuất kinh doanh, các cán bộ lãnh đạo - cụ thể là Giám đốc, Phó giám đốc và các chuyên viên chính, chuyên viên phải là những người có năng lực thực sự về kinh nghiệm tổ chức thực hiện các quyết định, định hướng của Hội đồng quản trị. Bên cạnh đó, các cán bộ cũng cần có đủ phẩm chất chính trị, giữ vững lập trường, quan điểm trong việc quản lý của mình, tránh tình trạng dao động trước những ý đồ không tốt của đối thủ, dẫn tới hậu quả khó lường trong kinh doanh. Với đội ngũ cán bộ đầy đủ năng lực, phẩm chất, lại được bố trí đúng ngành nghề chuyên môn thì chắc chắn Công ty sẽ phát triển, đạt hiệu quả kinh doanh cao góp phần đáng kể vào sự nghiệp CNH- HĐH đất nước. 5 - Khuyến khích vật chất, tinh thần. Khuyến khích bằng cả biện pháp kinh tế và mặt đời sống tinh thần. Biện pháp kinh tế mà Công ty áp dụng chủ yếu là mở rộng kinh doanh, đa dạng hoá loại hình sản xuất kinh doanh để tạo việc làm cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó Công ty nên áp dụng các đòn bẩy kinh tế làm cho các cá nhân và tập thể quan tâm và có trách nhiệm vật chất về kết quả của những quyết định đề ra. Hướng người lao động vào việc giải quyết các nhiệm vụ kinh tế kế hoạch một cách sáng tạo, không cần có sự tác động thường xuyên và trực tiếp về mặt hành chính của cấp trên. Sau đây là một số biện pháp mà Công ty có thể áp dụng: - Khuyến khích bằng vật chất đối với các đơn vị hoàn thành và vượt chỉ tiêu kế hoạch. - Thưởng bằng vật chất đối với các đơn vị, cá nhân góp ý kiến hay về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty. - Động viên khuyến khích bằng vật chất đối với các tập thể, cá nhân tích cực tìm kiếm nguồn hàng, có sáng kiến và biện pháp quản lý kinh tế có hiệu quả. - Chăm lo đến đời sống tinh thần của người lao động, động viên và khuyến khích tạo nguồn hứng khởi trong công việc. Đây là công tác hết sức quan trọng mà Công ty nên quan tâm, đặc biệt lao động quản lý là lao động trí óc, nếu trong khi làm việc, người cán bộ không thoải mái, thần kinh căng thẳng sẽ dẫn đến giảm hiệu quả lao động. 6 - Hoàn thiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc cho lao động quản lý. Như chúng ta đã biết hiệu quả làm việc phụ thuộc một phần vào điều kiện làm việc của lao động quản lý. Để hạn chế tiếng ồn cho lao động quản lý, Công ty có thể sử dụng các vật liệu là khung nhôm, cửa kính, vừa cách ly tiếng ồn, vừa có điều kiện quan sát mọi hoạt động lại vừa tạo vẻ sang trọng. Công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc phải đảm bảo tốt các yêu cầu về ánh sáng, màu sắc, thẩm mỹ và các trang thiết bị vật chất cho nơi làm việc. Đối với các trang thiết bị làm việc như: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, ghế ngồi...phải được bố trí hợp lý trong phòng, nếu không sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả làm việc của lao động quản lý.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • doc8058.doc
Tài liệu liên quan