Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu

ên quan : Vật mang : Chương trình hoặc người truy nhập : Phích kho chứa dữ liệu Loại thứ ba : Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả : Tên IFD có liên quan : Phân ra thành các IFD con : Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Phích xử lý LuồngPhích PhÝch Kho dữ liệuPhích PhÝch Sơ đồ luồng thông tin Xử lýPhích PhÝch IFD Điều khiểnPhích PhÝch Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống. 2- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lưu trữ dữ liệu , nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì. CÁC KÝ PHÁP DÙNG CHO SƠ ĐỒ DFD : Nguồn hoặc đích : Yếu tố bên ngoài biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào Tªn ng­êi/ bé phËn ph¸t/nhËn th«ng tin Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chức năng. Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp. Trong thực tế thông tin nghiệp vụ có thế được vận chuyển qua các công văn giấy tờ và bằng các phương tiện vận chuyển truyền thông nhưng các dòng dữ liệu và tên được gắn cho chúng phải ra được thông tin lôgic tương ứng chứ không chỉ là tên các tài liệu vật lý. TÖp d÷ liÖu Tªn tiÕn tr×nh xö lý Tªn ng­êi/bé phËn ph¸t/nhËn tin Tiến trình xử lý : là quá trình biến đổi thông tin Tiến trình xử lý Kho dữ liệu: thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa. Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chỉ tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0 Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1... Các phích lô gíc Giống như phích vật lý, phích lô gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lô gíc. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. -Mẫu phích xử lý logic Tên xử lý Mô tả Tên DFD liên quan : Các luồng dữ liệu vào : Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý: Phích xử lý logic Tên luồng : Mô tả : Tên DFD liên quan : Nguồn : Đích : Các phần tử thông tin : Phích luồng dữ liệu Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép : Phích phần tử thông tin Tên kho: Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các xử lý có liên quan : Tên sơ đồ Cấu trúc dữ liệu có liên quan : Phích kho dữ liệu Tên tệp: Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các phần tử thông tin : Khối lượng (Bản ghi, ký tù): Phích tệp dữ liệu Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý lô gíc trên phích xử lý Ngôn ngữ này chứa các động từ như: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện... Các phép toán số học và lô gíc thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu: 1.Tiếp theo (Sequence) 2.Nếu...thì... 3.Nếu...thì...Nếu không thì... 4.Trong khi mà... 5.Cho đến khi 6.Câu phức hợp Bắt đầu...Kết thúc. 7.Theo các trường hợp Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế. Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do..., Các phép toán số học và lô gíc thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu 1.Tiếp theo (Sequence 2.If...Then... 3.If...Then...Else 4.While...Do... 5.Repeat...Until... 6.Câu phức hợp Begin...End. 7.Case...Of Một sè quy ước và quy tắc liên quan tới DFD 1.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2.Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể chỉ tạo ra một luồng duy nhất. 3.Xử lý luôn phải được đánh mã số. 4.Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau 5.Tên cho xử lý phải là một động từ. 6.Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối việc phân rã DFD 7.Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiểm một trang giấy thì không phân rã tiếp. 8.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. 9.Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. 10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. 11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có thêm nhiều phần mêm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT Động Tĩnh Vật lý IFD ( Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích vật lý. Lô gíc DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích lô gíc 2.3. Thiết kế hệ thống 2.3.1. Thiết kế lôgíc C¸c b­íc cña giai ®o¹n ph©n tÝch hÖ thèng 1.0 ThiÕt kÕ biÓu mÉu vµ b¸o c¸o 2.0 ThiÕt kÕ c¸c giao diÖn vµ héi tho¹i 3.0 ThiÕt kÕ CSDL l«gic Hå s¬ dù ¸n C¸c dßng d÷ liÖu, c¸c m« h×nh E-R, c¸c MÉu b¸o biÓu Lùa chän vËt mang cho ®Çu vµo/ra, khu«n d¹ng c¸c biÓu MÉu vµ b¸o c¸o §Çu vµo/ra, c¸c m« h×nh d÷ liÖu, m« h×nh tiÕn tr×nh C¸c thùc ®¬n, biÓu t­îng, giao diÖn vµ c¸c ®Æc t¶ héi tho¹i C¸c dßng dl, kho dl, s¬ ®å e-r, c¸c ®Çu vµo/ra C¸c quan hÖ ®a chuÈn ho¸ Sản phẩm đưa ra của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống. Việc thiết kế lôgíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới. Cách tiếp cận như vậy bảo đảm tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện. Phương pháp sẽ thiết kế các bộ phận HTTT mới theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. Với mỗi nhiệm vụ trên cần bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình lôgic. 2.3.1.1. Thiết kế CSDL lôgic đi từ các thông tin ra Bước1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT( Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chóng ) Bước2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khái danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong mét danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Nhận xét thấy cả 5 danh sách trên đều không xảy ra sự phụ thuộc hàm bắc cầu, dó đó chúng đều ở dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra mét CSDL Từ mỗi đầu ra, theo các thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước4:Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ: Xác định khối lượng các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Bước5:Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mòi tên hai chiều, nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mòi tên về hướng đó. Biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp: 2.3.1.2. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá Phương pháp này có một số khái niệm cơ bản: Thực thể: Trong mô hình lô gic dữ liệu được dùng để biểu hiện những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Vấn đề quan trọng là phải hiểu khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng chứ không phải là một đối tượng riêng biệt. Liên kết: Một thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết Liên kết loại Một – Mét (1@1): Mét lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Liên kết loại Một – Nhiều (1@N): Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết duy nhất một lần của thực thể A. Liên kết loại Nhiều – Nhiều (N@N): Mét lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. 2.3.1.3. Thiết kế lôgíc xử lý Các khái niệm cơ sở: Sự kiện: Việc thực thi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Đồng bé: một điều kiện lôgíc kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc. Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc. Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc. Kết quả có chung một bản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác. Do đó, phần thiết kế xử lý lôgíc chỉ bàn đến các mô hình Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL. Phân tích tra cứu một Mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ sản sinh các đầu ra hay không, Mặt khác nó phát triển một phần lôgíc xử lý để tạo các thông tin ra. Kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật: Thông tin CSDL phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. 2.3.2. Thiết kế Vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lùa chọn ở giai đoạn trước đây. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài: Phân tích viên lùa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Thiết kế chi tiết vào/ra Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dùa vào những yếu tố vào/ra này. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá. Mét HTTT thường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in Ên báo cáo, tra cứu CSDL, sao chép bảo đảm an toàn dữ liệu...Thao tác viên hay người sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phải làm. Chính bằng cách thông qua các giao tác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thống tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá. + Giao tác bằng tập hợp lệnh. + Giao tác bằng các phím trên ban phím. + Giao tác qua thực đơn. + Giao tác dùa vào các biểu tượng. Chương 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY TNHH HANOTEX. Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu công ty TNHH Hanotex. -Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống là các loại chứng từ: Bộ chứng từ giao hàng, Tờ khai xuất nhập khẩu, Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất... §Çu vµo ( Inputs ) cña hÖ thèng lµ c¸c lo¹i chøng tõ: Bé chøng tõ giao hµng, Tê khai xuÊt nhËp khÈu, B¶n ®¨ng ký ®Þnh møc thùc tÕ s¶n xuÊt... -Nguồn ( Sources ) của hệ thống: Nguån ( Sources ) cña hÖ thèng: Bên trong : Bộ phận xuất nhập khẩu Phân xưởng sản xuất Bộ phận kho Bộ phận mua hàng Bên ngoài : Khách hàng ( Bên thuê gia công ) Bạn hàng ( Bên nhận gia công chuyển tiếp ) -Kết quả xử lý (Outputs) là các báo cáo và hồ sơ thanh khoản hợp đồng được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) lµ c¸c b¸o c¸o vµ hå s¬ thanh kho¶n hîp ®ång ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých hoÆc cËp nhËt vµo kho d÷ liÖu. -Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệ thống §Ých ( Destination ) lµ c¸c bé phËn cã nhu cÇu th«ng tin tõ hÖ thèng Bên trong: Giám đốc Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận kế toán tài vụ Bên ngoài: Hải quan Khách hàng Bạn hàng -Kho ( Storage ) là nơi lưu giữ dữ liệu. Kho ( Storage ) lµ n¬i l­u gi÷ d÷ liÖu. Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ được thu thập trong suốt quá trình từ khi nhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống và các kho dữ liệu đã lưu trữ từ trước, đưa ra kết quả, chuyển kết quả tới đích hoặc các kho dữ liệu. -Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lý xuất nhập khẩu của công ty. Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin Qu¶n lý xuÊt nhËp khÈu cña c«ng ty. Những vấn đề về quản lý: Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lượng hàng gia công ngày càng lớn, lưu lượng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lưu trữ ngày càng phức tạp. Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học, tuy vậy vẫn cần một lực lượng đông đảo để quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu. Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấp trong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độ quản lý cũng khác nhau. Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhập khẩu mặt hàng gia công: Yêu cầu tự động hoá việc lưu dữ dữ liệu. Kiểm tra thường xuyên và đột xuất. Sù thay đổi của công nghệ: Sù ra đời của hệ thống nhận tờ khai điện tử. Sù ra đời của phần mềm quản lý hàng đầu tư – gia công tự động. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu công ty TNHH Hanotex. Khảo sát hệ thống Hệ thống tiến hành theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu bắt đầu từ giai đoạn Tiếp nhận hợp đồng gia công, tổng hợp kết quả, và lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công khi kết thúc một hợp đồng gia công. Giới thiệu bài toán: Công ty TNHH Hanotex: là một công ty chuyên thực hiện các “Hợp đồng gia công” hàng may mặc cho thương nhân nước ngoài. Những điều khoản tiêu biểu trong một Hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu: Thoả thuận giữa Bên thuê gia công – Thương nhân nước ngoài và Bên nhận gia công – Công ty Việt Nam ( Hanotex) 1.Bên công ty Việt Nam nhận sản xuất hàng may mặc xuất khẩu cho bên thuê gia công. Bªn c«ng ty ViÖt Nam nhËn s¶n xuÊt hµng may mÆc xuÊt khÈu cho bªn thuª gia c«ng. 2.Hàng hoá gia công sẽ được đề cập trong các Phụ lục hợp đồng: Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Đơn giá, Tổng trị giá, thời hạn giao nguyên phụ liệu và thời hạn giao hàng. Hµng ho¸ gia c«ng sÏ ®­îc ®Ò cËp trong c¸c Phô lôc hîp ®ång: Tªn hµng, Ký m· hiÖu, Sè l­îng, §¬n gi¸, Tæng trÞ gi¸, thêi h¹n giao nguyªn phô liÖu vµ thêi h¹n giao hµng. 3.Bên thuê gia công giao hồ sơ chứng nhận nguyên phụ liệu trước khi tàu cập cảng. Và gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công theo điều kiện C.I.F Bªn thuª gia c«ng giao hå s¬ chøng nhËn nguyªn phô liÖu tr­íc khi tµu cËp c¶ng. Vµ göi nguyªn phô liÖu cho bªn nhËn gia c«ng theo ®iÒu kiÖn C.I.F Bên nhận gia công có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến công ty mình và hạch toán SX – KD theo chế độ quy định của Việt Nam. Nguyên phụ liệu do bên Thuê cung cấp bao gồm cả %hao phí thống nhất trong bản định mức. 4.Bên thuê cung cấp cho Bên nhận Mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình... Bªn thuª cung cÊp cho Bªn nhËn MÉu, pattern, b¶ng phèi mµu, quy tr×nh... Bên nhận có trách nhiệm may đúng quy định bên Thuê đã đưa ra. Bên nhận thông báo cho bên thuê biết số lượng nguyên phụ liệu thiếu thừa so với Packing list trong vòng 3 ngày tính từ ngày kết thúc việc kiểm tra nguyên phụ liệu. 5.Bên thuê có trách nhiệm bổ sung cho bên nhận mượn một số máy móc thiết bị còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng bên thuê. Bªn thuª cã tr¸ch nhiÖm bæ sung cho bªn nhËn m­în mét sè m¸y mãc thiÕt bÞ cßn thiÕu ®Ó phï hîp s¶n xuÊt mÆt hµng bªn thuª. 6.Trước ngày giao hàng bên nhận phải làm thủ tục xuất thành phẩm theo hướng dẫn của bên thuê và giao hàng đến cảng Hải phòng theo điều kiện F.O.B. Tr­íc ngµy giao hµng bªn nhËn ph¶i lµm thñ tôc xuÊt thµnh phÈm theo h­íng dÉn cña bªn thuª vµ giao hµng ®Õn c¶ng H¶i phßng theo ®iÒu kiÖn F.O.B. 7.Nguyên phụ liệu thừa của những mã hàng đã kết thúc sẽ chuyển vào mã hàng sau cho đến khi kết thúc hợp đồng thì xuất trả lại cho bên thuê. Nguyªn phô liÖu thõa cña nh÷ng m· hµng ®· kÕt thóc sÏ chuyÓn vµo m· hµng sau cho ®Õn khi kÕt thóc hîp ®ång th× xuÊt tr¶ l¹i cho bªn thuª. Phế liệu huỷ theo pháp luật Việt Nam. 8.Sau khi giao hàng 5 ngày bên B phải giao toàn bộ chứng từ thanh toán cho bên A Sau khi giao hµng 5 ngµy bªn B ph¶i giao toµn bé chøng tõ thanh to¸n cho bªn A Bộ hồ sơ thanh toán gồm: -Hoá đơn thương mại:03 bộ -Packinglist:03bộ -Bộ vận đơn xếp hàng sạch (B/L): 3/3 bé -Giấy chứng nhận xuất xứ (Cô): 1 bản gốc, 1 bản sao 9.Hai bên cùng hợp tác trong x năm bắt đầu từ ngày a tới ngày b. Hai bªn cïng hîp t¸c trong x n¨m b¾t ®Çu tõ ngµy a tíi ngµy b. Nói cách khác, những nhiệm vụ mà hai bên cần thực hiện như sau: Bên thuê Bên nhận Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu 1.Cung cấp nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị -Làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá với Hải quan -Nhập khẩu nguyên phụ liệu và máy móc thiết bị do Bên thuê cung cấp với sự quản lý của Hải quan. -Lập tê khai nhập. -Thu thập và xử lý dữ liệu nguyên phụ liệu nhập 2.Cung cấp các hướng dẫn kỹ thuật và các yêu cầu kỹ thuật -Sản xuất -Làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá với Hải quan. -Xuất trả thành phẩm cho bên thuê. -Thu thập thông tin về định mức thực tế sản xuất. -Thu thập và xử lý dữ liệu sản xuất thành phẩm -Lập tê khai xuất -Thanh khoản hợp đồng -Những quy định về thủ tục hải quan đối với hàng hoá gia công với thương nhân nước ngoài mà Bộ phận xuất nhập khẩu cần thực hiện: 1. Giải thích từ ngữ +Nguyên liệu gia công: Bao gồm nguyênliệu, phụ liệu, vật tư gia công +Phế liệu gia công: bao gồm phế liệu từ nguyên phụ liệu gia công; máy móc, thiết bị thuê mướn phục vụ gia công bị hư háng không còn sử dụng được phải loại đi dưới dạng phế liệu. 2.Trách nhiệm của doanh nghiệp cần thực hiện 2.1.Tiếp nhận hợp đồng Chậm nhất 1 ngày trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên của hợp đồng gia công, doanh nghiệp nép và xuất trình hồ sơ hải quan để cơ quan Hải quan làm thủ tục tiếp nhận hợp đồng: Hồ sơ hải quan gồm có: -Hợp đồng gia công và các phụ kiện hợp đồng kèm theo (nếu có): 01 bản chính và 01 bản dịch (nếu hợp đồng lập bằng tiếng nước ngoài); -Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản photocopy; 2.2.Thủ tục nhập khẩu nguyên phụ liệu Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu từng lô hàng: -Tê khai hàng nhập khẩu: 02 bản chính; -Vận tải đơn: 01 bản sao từ các bản original hoặc bản surrendered hoặc bản chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ copy; -Hoá đơn thương mại: 01 bản chính; -Bản kê chi tiết hàng hoá ( nếu nguyên liệu đóng gói không đồng nhất) : 01 bản chính và 01 bản copy. Hàng hoá nhập về phải phù hợp với tờ khai đã đăng ký và được Hải quan kiểm tra theo dõi. ***Trường hợp Hợp đồng gia công hoặc phụ kiện hợp đồng gia công có thoả thuận về việc Bên nhận tự cung ứng một vài loại nguyên phụ liệu (Thông tin về Tên gọi, Định mức, tỷ lệ hao hụt, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.) -Nguyên phụ liệu được mua tại thì trường trong nước: Không cần làm thủ tục nhập khẩu. Khi làm thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công, phải khai rõ tên gọi, định mức, tỷ lệ hao hụt thực tế, lượng sử dụng tương ứng với sản phẩm xuất khẩu. -Nguyên phụ liệu được nhập từ nước ngoài về Làm thủ tục nhập khẩu nguyên liệu thực hiện theo loại hình nhập sản xuất xuất khẩu Khi làm thủ tục xuất khẩu ( như trên) Thanh khoản tờ khai nhập khẩu nguyên liệu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu; tờ khai xuất khẩu là tờ khai xuất khẩu gia công; định mức nguyên liệu là định mức của hợp đồng gia công; hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng gia công. 2.3.Thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công: Hồ sơ Hải quan gồm: -Tê khai xuất khẩu:02bản chính 02b¶n chÝnh -Bảng định mức của từng mã hàng có trong lô hàng xuất khẩu (Đối với mã hàng chưa đăng ký định mức với Hải quan)02bản chính 02b¶n chÝnh -Bảng khai nguyên liệu do doanh nghiệp tự cung ứng tương ứng với lượng sản phẩm gia công trên tờ khai xuất khẩu. Sản phẩm xuất phù hợp với tờ khai xuất, định mức phù hợp với bản định mức đã đăng ký Hải quan. ***Sản phẩm gia công có thể được nhập khẩu tại chỗ để làm nguyên liệu sản xuất hoặc tiêu dùng trực tiếp. ***Trường hợp Hợp đồng gia công có sản phẩm gia công chuyển tiếp (Hợp đồng gia công giao) và hợp đồng gia công có sử dụng sản phẩm gia công chuyển tiếp làm nguyên liệu gia công (Hợp đồng gia công nhận) phải làm thủ tục giao nhận sản phẩm gia công đảm bảo phù hợp với tờ khai hàng gia công chuyển tiếp. ***Sản phẩm gia công có thể dùng để thanh toán tiền gia công. 2.4.Thủ tục thanh khoản hợp đồng Hồ sơ thanh khoản hợp đồng: -Bảng tổng hợp nguyên liệu nhập khẩu kèm Tờ khai nhập khẩu (kể cả tờ khai nhập khẩu tại chỗ; tờ khai nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp; tờ khai nhận chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công khác sang) -Bảng tổng hợp sản phẩm gia công xuất khẩu kèm Tờ khai xuất khẩu (kể cả tờ khai xuất khẩu tại chỗ; tờ khai giao nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp; tờ khai giao nguyên liệu sang hợp đồng gia công khác trong quá trình thực hiện hợp đồng gia công) -Bảng tổng hợp máy móc thiết bị tạm nhập kèm tờ khai tạm nhập máy móc thiết bị mượn; tờ khai nhập máy móc thiết bị từ hợp đồng gia công khác. -Bảng tổng hợp nguyên liệu do bên nhận gia công cung ứng kèm Bảng khai nguyên liệu cung ứng khi xuất khẩu sản phẩm và hoá đơn mua hàng hoặc tờ khai nhập khẩu. -Bảng tổng hợp nguyên liệu đã sử dụng để sản xuất thành sản phẩm xuất khẩu -Bảng thanh khoản hợp đồng gia công. -Hệ thống thông tin nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. -Những vấn đề do người yêu cầu nêu lên: +Theo dõi nguyên phụ liệu nhập dưới các hình thức:1 Nhập giacông, 2Nhập sản xuất xuất khẩu,3 Tự cung ứng trong nước,4 Nhận từ hợp đồng khác sang, 5nhận gia công chuyển tiếp,6 Giao nguyên phụ liệu sang cho hợp đồng khác. +Theo dõi thành phẩm dưới các hình thức: 1Xuất giacông, 2Xuất tại chỗ, 3giao sản phẩm Gia công chuyển tiếp. +Theo dõi máy móc thiết bị dưới hình thức: tạm nhập, nhận từ hợp đồng gia công khác sang. Phân tích hệ thống Do đặc trưng sản xuất, việc nhập máy móc thiết bị thường được thực hiện một lần vào thời điểm ban đầu khi thực hiện hợp đồng gia công. Giả thiết rằng nguyên phụ liệu chỉ được nhập theo con đường từ đối tác sang các công ty may gia công. Và các công ty may chỉ thực hiện gia công theo hợp đồng gia công. Hệ thống quản lý xuất nhập khẩu hàng gia công chủ yếu nhằm cân đối lượng nguyên phụ liệu xuất nhập. Các nghiệp vụ cơ bản trong quá trình quản lý xuất nhập khẩu: Thời điểm Nhiệm vô 1. Ký kết hợp đồng. - Tiếp nhận hợp đồng 2.Thực hiện hợp đồng. - Đăng ký tê khai nhập khẩu. - Đăng ký định mức sản xuất. - Đăng ký tê khai xuất khẩu. 3. Kết thúc hợp đồng. - Lập báo cáo Thanh khoản hợp đồng 1.Nghiệp vụ Tiếp nhận hợp đồng: Khi có đề nghị hợp tác gia công hàng hoá với thương nhân nước ngoài, bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu của công ty có trách nhiệm Lập một hợp đồng gia công theo thoả thuận với khách hàng. Làm thủ tục đăng ký hợp đồng gia công với Hải quan. Nhập thông tin về hợp đồng gia công đã được Hải quan tiếp nhận. Gửi lại cho khách hàng bản hợp đồng đã được Hải quan tiếp nhận. 2.Theo dõi thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng gia công đã được Tiếp nhận bởi Hải quan, ta chuyển sang giai đoạn theo dõi và thực hiện hợp đồng hay theo dõi quá trình xuất nhập nguyên phụ liệu trong quá trình thực hiện hợp đồng bao gồm: Đăng ký tê khai nhập khẩu nguyên phụ liệu và theo dõi nguyên phụ liệu nhập qua từng tờ khai. Đăng ký định mức sản xuất thực tế với Hải quan sau một quá trình sản xuất thực tế. Đăng ký tê khai xuất khẩu và theo dõi sản phẩm xuất khẩu qua từng tờ khai. 3.Kết thúc hợp đồng Bộ phận Hải quan có trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo đối chiếu với Hải quan về lượng nguyên phụ liệu nhập, số sản phẩm xuất và lượng nguyên phụ liệu xuất tương ứng với số sản phẩm xuất đó. Nói cách khác Hệ thống cần đưa ra được Bộ Hồ sơ thanh khoản gồm có: Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tương ứng với thành phẩm. Bảng thanh khoản hợp đồng gia công Dùa vào quá trình phân tích về các thông tin về nghiệp vụ ở trên thì HỆ THỐNG QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU TRONG DOANH NGHIỆP GIA CÔNG bao gồm các chức năng sau: Chức năng Tiếp nhận hợp đồng: trong đó Đăng ký hợp đồng với hải quan. Đảm bảo tính pháp lý đối với tất cả các hợp đồng có diễn ra hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá. Nhập thông tin về hợp đồng. Sau khi hợp đồng được Hải quan tiếp nhận, bộ phận xuất nhập khẩu cần nhập thông tin về hợp đồng cho hệ thống để có thể theo dõi quá trình thực hiện và đối chiếu các kết quả đã thực hiện được. Tổng hợp và lên báo cáo Đáp ứng các yêu cầu thông tin của Giám đốc cơ quan về Hợp đồng, tình hình thực hiện hợp đồng và theo dõi các hợp đồng theo khách hàng. Quản lý hoạt động Xuất nhập khẩu Đây là giai đoạn thực hiện hợp đồng, hay là hoạt động chính của các công ty gia công hàng hoá cho nước ngoài, trong giai đoạn này hệ thống lần lượt theo dõi các hoạt động diễn ra như sau : - Nhập khẩu nguyên phụ liệu Sau khi hợp đồng được ký kết, theo thoả thuận, bên thuê gia công sẽ thực hiện gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công. Đăng ký định mức sản xuất Bên thuê gia công gửi kèm bản định mức dự kiến cho bên nhận gia công. Sau khi trực tiếp thử và đưa ra yêu cầu với khách hàng thay đổi định mức ở mức sản xuất thực tế cho phù hợp. Bên nhận gia công phải đăng ký Định mức sản xuất thực tế với Hải quan để cơ quan này theo dõi luồng nguyên phụ liệu xuất nhập. Xuất khẩu thành phẩm Sau khi sản xuất đã hoàn thành, bên nhận gia công phải giao hàng trả cho bên thuê theo đúng thoả thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên để được phép xuất khẩu hàng hoá, phải tiến hành thủ tục Xuất khẩu với cơ quan Hải quan. Hải quan căn cứ vào các Tờ khai Xuất khẩu để theo dõi sản phẩm xuất khẩu, đồng thời kết hợp với bản Đăng ký định mức để tổng hợp và so sánh với lượng nguyên phụ liệu đã nhập khẩu. Thanh khoản hợp đồng Đây là trách nhiệm cuối cùng của bộ phận Xuất nhập khẩu sau mỗi hợp đồng gia công. Cuối kỳ cần thanh khoản hợp đồng gia công với hải quan. Hệ thống cần đưa ra các báo cáo yêu cầu trong Hồ sơ thanh khoản để đối chiếu với hải quan. Thu thập dữ liệu Tính toán tổng hợp Lập hồ sơ thanh khoản Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và thực tế đặt ra ở trên ta bước sang giai đoạn phân tích chi tiết. Đây là giai đoạn được coi là quyết định đến thành công của dự án. Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra những nhận xét chính xác nhất về hệ thống, những mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới cũng như để đưa ra các giải pháp để đạt được những mục tiêu trên. Ta có thể đưa ra Sơ đồ chức năng của hệ thống như sau: Đăng ký hợp đồng HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG GIA CÔNG TỪ NGUYÊN LIỆU NH ẬP KHẨU Lên báo cáo tổng hợp Thanh khoản hợp đồng Xuất khẩu thành phẩm Thu thập dữ liệu Quản lý xuất nhập khẩu Nhập khẩu nguyên phụ liệu sản xuất Tiếp nhận hợp đồng Lập hồ sơ thanh khoản Cập nhật hợp đồng Quản lý định mức sản xuất Tính toán tổng hợp Môi trường hệ thống thực tế Bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu Quản lý hệ thống thông qua phần mềm quản lý MS Excel. Trong khi đó điều kiện kỹ thuật cho phép sử dụng phần mềm quản lý để đăng ký trực tiếp Hợp đồng, Tờ khai, Định mức sản xuất một cách nhanh chóng với Hải quan qua Hệ thống mạng Internet. Đồng thời thực hiện đối chiếu hồ sơ thanh khoản hợp đồng trực tiếp và nhanh chóng cũng trên hệ thống máy tính này. Công việc còn lại chỉ là Hải quan kiểm nghiệm thực tế và xác nhận đã kiểm tra. b-Mô hình xử lý dưới góc độ tin học: Các tài liệu thu thập: +Hợp đồng gia công và phụ kiện Hợp đồng gia công Hîp ®ång gia c«ng vµ phô kiÖn Hîp ®ång gia c«ng +Tê khai hàng hoá xuất nhập khẩu Tê khai hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu +Bản đăng ký định mức sản xuất thực tế B¶n ®¨ng ký ®Þnh møc s¶n xuÊt thùc tÕ +Bộ hồ sơ Thanh khoản hợp đồng Bé hå s¬ Thanh kho¶n hîp ®ång Thông tin vào: Các thông tin vào là rất cần thiết đảm bảo cho quá trình xử lý, tổng hợp dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng, hiệu quả. Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu vào như sau: +Thông tin về hợp đồng gia công, hàng gia công, khách hàng đặt gia công. Th«ng tin vÒ hîp ®ång gia c«ng, hµng gia c«ng, kh¸ch hµng ®Æt gia c«ng. +Thông tin về nguyên phụ liệu nhập cho hợp đồng gia công. Thông tin về sản phẩm gia công xuất trả. Th«ng tin vÒ nguyªn phô liÖu nhËp cho hîp ®ång gia c«ng. Th«ng tin vÒ s¶n phÈm gia c«ng xuÊt tr¶. +Thông tin về lượng nguyên phụ liệu xuất tương ứng với Mặt hàng gia công đó. Th«ng tin vÒ l­îng nguyªn phô liÖu xuÊt t­¬ng øng víi MÆt hµng gia c«ng ®ã. Thông tin ra: Thông tin ra là những thông tin đã xử lý và tổng hợp từ các thông tin đầu vào. Do đó những thông tin đầu ra thường là những thông tin chính xác, cô đọng, đáp ứng được nhu cầu quản lý trong công ty. Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu ra như sau: +Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu B¶ng tæng hîp nguyªn phô liÖu nhËp khÈu +Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu B¶ng tæng hîp thµnh phÈm xuÊt khÈu +Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tương ứng với thành phẩm. B¶ng tæng hîp nguyªn phô liÖu xuÊt khÈu t­¬ng øng víi thµnh phÈm. +Bảng thanh khoản hợp đồng gia công B¶ng thanh kho¶n hîp ®ång gia c«ng D÷ liÖu ®Çu vµo -Th«ng tin vÒ hîp ®ång -Th«ng tin vÒ tê khai xuÊt nhËp, ®Þnh møc. D÷ liÖu ®Çu vµo -Th«ng tin vÒ hîp ®ång -Th«ng tin vÒ tê khai xuÊt nhËp, ®Þnh møc. D÷ liÖu ®Çu vµo -Th«ng tin vÒ hîp ®ång -Th«ng tin vÒ tê khai xuÊt nhËp, ®Þnh møc. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý xuÊt nhËp khÈu §Çu vµo §Çu ra T¸c ®éng vµo ch­¬ng tr×nh C¨n cø ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu Trî gióp lËp b¸o c¸o c- Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống Phòng Tài chính kế toán Yêu cầu Báo cáo tổng hợp Báo cáo thành phẩm xuất Tờ khai xuất khẩu Phòng xuất nhập khẩu Tờ khai nhập khẩu Yêu cầu Báo cáo tp xuất Hợp đồng gia công Thông tin thiếu thừa nguyên phụ liệu Yêu cầu Xưởng sản xuất Bên thuê gia công Phòng tài chính kế toán Hải quan Báo cáo nhập Định mức thực tế sản xuất Giám đốc Báo cáo npl nhập Phòng xuất nhập khẩu HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU Hồ sơ thanh khoản Yêu cầu thông tin Yêu cầu Hợp đồng KHÁCH HÀNG Báo cáo hợp đồng 1.0 Tiếp nhận hợp đồng GIÁM ĐỐC 2.0 Quản lý xuất nhập 3.0 Thanh khoản hợp đồng Cơ sở dữ liệu PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU GIÁM ĐỐC HẢI QUAN Tờ khai xuất, nhập Tờ khai Thông tin hệ thống Yêu cầu Hợp đồng không nhận Báo cáo xuất nhập Yêu cầu Yêu cầu Hồ sơ thanh khoản Báo cáo XƯỞNG SẢN XUẤT Yêu cầu Định mức thực tế 1.0 Chu tr×nh TiÕp nhËn hîp ®ång Báo cáo Yêu cầu PHÒNG XNK GIÁM ĐỐC HẢI QUAN HÀNG GIA CÔNG KHÁCH HÀNG HỢP ĐỒNG Hợp đồng mới 1.3 Lên báo cáo tổng hợp 1.2 Cập nhật hợp đồng Hợp đồng trả lại KHÁCH HÀNG Hợp đồng 1.1 Đăng ký hợp đồng 2.0 Chu tr×nh qu¶n lý xuÊt nhËp khÈu TỜ KHAI XUẤT ĐỊNH MỨC THỰC TẾ TỜ KHAI NHẬP Báo cáo định mức thực tế Yêu cầu Báo cáo xuất khẩu Tờ khai xuất khẩu XƯỞNG SẢN XUẤT PHÒNG XNK 2.3 Xuất khẩu thành phẩm 2.2 Quản lý định mức sản xuất Báo cáo nguyên phụ liệu nhập Tờ khai nhập khẩu 2.1 Nhập nguyên phụ liệu sản xuất PHÒNG XNK Thông tin hàng Hồ sơ giao hàng KHÁCH HÀNG 3.0 Chu tr×nh thanh kho¶n hîp ®ång 3.2 Tính toán tổng hợp 3.1 Lập hồ sơ thanh khoản PHÒNG XNK Thông tin phản hồi TỜ KHAI NHẬP KHẨU ĐỊNH MỨC THỰC TẾ HẢI QUAN GIÁM ĐỐC Yêu cầu thanh khoản Hồ sơ thanh khoản Yêu cầu tổng hợp Báo cáo tổng hợp TỜ KHAI XUẤT KHẨU Dữ liệu đã thu thập 3.1 Thu thập dữ liệu d- Sơ đồ luồng thông tin CHU TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG Thời điểm ký kết hợp đồng Hợp đồng gia công được hải quan tiếp nhận và trả về doanh nghiệp. Kết thúc hợp đồng Hîp ®ång gia c«ng Hîp ®ång gia c«ng ®· tiÕp nhËn Tæng hîp vµ lªn b¸o c¸o C©p nhËt th«ng tin hîp ®ång Hîp ®ång §¨ng ký hîp ®ång TiÕp nhËn hîp ®ång B¸o c¸o chi tiÕt hîp ®ång CHU TRÌNH QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU A-NHẬP KHẨU NGUYÊN PHỤ LIỆU TỪ KHÁCH HÀNG Thời điểm bên thuê chuẩn bị giao hàng Tê khai nhập đã thông qua Kết thúc hợp đồng. Hå s¬ giao hµng Tê khai ®· ®¨ng ký Tæng hîp hµng nhËp C©p nhËt th«ng tin tê khai Tê khai nhËp §¨ng ký tê khai nhËp khÈu TiÕp nhËn tê khai hµng nhËp B¸o c¸o nguyªn phô liÖu nhËp khÈu B-ĐĂNG KÝ ĐỊNH MỨC SẢN XUẤT Thời điểm sau khi nhập nguyên phụ liệu và tiến hành sản xuất Định mức thực tế đã được chấp thuận. Kết thúc hợp đồng §Þnh møc s¶n xuÊt dù kiÕn §Þnh møc thùc tÕ Tê khai nhËp ®· ®¨ng ký. C©p nhËt th«ng tin ®Þnh møc §Þnh møc §¨ng ký ®Þnh møc s¶n xuÊt Tæng hîp vµ lªn b¸o c¸o B¸o c¸o cÊu thµnh s¶n phÈm TiÕp nhËn hîp ®ång C-XUẤT KHẨU THÀNH PHẨM Thời điểm đã sản xuất xong Tê khai xuất đã được chấp thuận. Kết thúc hợp đồng Yªu cÇu giao hµng Tæng hîp vµ lªn b¸o c¸o Tê khai xuÊt ®· ®¨ng ký. C©p nhËt th«ng tin tê khai xuÊt Tê khai xuÊt B¸o c¸o s¶n xuÊt §¨ng ký tê khai xuÊt khÈu TiÕp nhËn tê khai xuÊt B¸o c¸o s¶n phÈm xuÊt khÈu CHU TRÌNH THỰC HIỆN THANH KHOẢN HỢP ĐỒNG Thời điểm kết thúc hợp đồng LËp hå s¬ thanh kho¶n TÝnh to¸n tæng hîp Thu thËp d÷ liÖu C¬ së d÷ liÖu Hå s¬ thanh kho¶n hîp ®ång . Thiết kế cơ sở dữ liệu Sau khi tiến hành phân tích chi tiết ở trên ta chuyển sang giai đoạn thiết kế logic cho hệ thống thông tin mới. Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà chương trình này phải làm để đạt những mục tiêu đã đặt ra ở trên và tuân thủ các ràng buộc về môi trường. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra Bước1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT: 1. Hợp đồng gia công 2. Tê khai hàng hoá nhập khẩu 3. Tê khai hàng hoá xuất khẩu 4. Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất 5. Hồ sơ thanh khoản hợp đồng Bước2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra HỢP ĐỒNG Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Mã hiệu Diễn giải So_HD Mã số hợp đồng gia công Ngay Ngày ThoihanHD Thời hạn hợp đồng Ma_KH Bên thuê gia công Ten_KH Tên công ty thuê gia công Dia_chi Địa chỉ Dien_thoai Điện thoại Dai_dien Đại diện Ma_hang(R) Mã hàng gia công Ten_hang(R) Tên hàng gia công So_luong(R) Số lượng Don_gia(R) Đơn giá Tong_giatri(R)(S) Tổng giá trị Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khái danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Sau khi chuẩn hoá mức 1 danh sách các thuộc tính của “ Hợp đồng gia công “ sẽ là: HỢP ĐỒNG GIA CÔNG So_HD Mã số hợp đồng gia công Ma_hang Mã hàng gia công Ten_hang Tên hàng gia công So_luong Số lượng Don_gia Đơn giá HỢP ĐỒNG So_HD Số hợp đồng gia công NgayBD Ngày bắt đầu ThoihanHD Thời hạn hợp đồng Ma_KH Bên thuê gia công Ten_cty Tên công ty thuê gia công Dia_chi Địa chỉ Dien_thoai Điện thoại Dai_dien Đại diện Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Sau chuẩn hoá mức 2, các danh sách thuộc tính sẽ là: Hàng gia công sẽ tách thành 2 danh sách con: Hợp đồng gia công So_HD Số hợp đồng gia công Ma_hang Mã hàng gia công So_luong Số lượng Hàng hoá Ma_hang Mã hàng gia công Ten_hang Tên hàng gia công Don_gia Đơn giá Hợp đồng gia công sẽ tách thành 3 danh sách con Hợp đồng So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Thoihan_HD Thời hạn hợp đồng Ma_KH Khách hàng Ma_KH Mã bên thuê gia công Ten_KH Tên công ty thuê gia công Dia_chi Địa chỉ Dien_thoai Điện thoại Dai_dien Đại diện Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong mét danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Nhận xét thấy cả 5 danh sách trên đều không xảy ra sự phụ thuộc hàm bắc cầu, dó đó chúng đều ở dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Từ danh sách “Hợp đồn gia công“ ta có tệp HỢP ĐỒNG GIA CÔNG So_HD Ma_hang So_luong HÀNG HOÁ Ma_hang Ten_hang Don_gia HỢP ĐỒNG So_HD Ngay Thoihan_HD Ma_KH KHÁCH HÀNG Ma_KH Ten_cty Dia_chi Dien_thoai Dai_dien TÊ KHAI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Mã hiệu Diễn giải so_TK Mã hiệu tờ khai Ngay_DK Ngày đăng ký Nguoi_DK Người đăng ký So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Ngay_HH Ngày hết hạn STT(S) Số thứ tự Ten_hang(R) Tên hàng Ma_hang(R) Mã số hàng hoá Luong(R) Lượng Don_vi(R) Đơn vị tính Don_gia(R) Đơn giá Tri_gia(R) (S) Trị giá nguyên tệ Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 1 (1.NF) các danh sách thuộc tính sẽ là: Tê khai xuất So_TK Mã sè tờ khai Ma_hang Mã số hàng hoá nhận gia công Ten_hang Tên hàng gia công Luong Lượng Don_vi Đơn vị tính Don_gia Đơn giá Tê khai So_TK Mã hiệu tờ khai Loai_TK Loại tê khai Ngay_DK Ngày đăng ký Nguoi_DK Người đăng ký So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Ngay_HH Ngày hết hạn Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 2 (2.NF) các danh sách thuộc tính sẽ là: Danh sách thuộc tính“Hàng xuất“ trở thành : Tê khai xuất So_TK Mã sè tờ khai Ma_hang Mã số hàng hoá Luong Lượng Hàng hoá Ma_hang Mã số hàng hoá Ten_hang Tên hàng Don_vi Đơn vị tính Don_gia Đơn giá Danh sách thuộc tính “Tê khai xuất khẩu“ trở thành: Tê khai So_TK Tê khai sè So_HD Mã số hợp đồng Ngay_DK Ngày đăng ký Nguoi_DK Người đăng ký Loai_TK Hợp đồng So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Ngay_HH Ngày hết hạn Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Nhận xét thấy không có sự phụ thuộc bắc cầu nào trong các danh sách thuộc tính trên, dó đó các danh sách thuộc tính này đã thuộc dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp Tê khai xuất So_TK Ma_hang Luong Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Don_vi Don_gia Tê khai So_TK Ngay_DK Nguoi_DK Loai_TK SO_HD Hợp đồng So_HD Ngay Ngay_HH 3. BẢN ĐĂNG KÝ ĐỊNH MỨC THỰC TẾ SẢN XUẤT Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất Mã hiệu Diễn giải Ten_cty Tên công ty đăng ký định mức So_HD Mã số hợp đồng gia công Ten_hang Tên hàng nhận gia công Ma_hang Mã hàng gia công STT(S) Số thứ tự Ten_npl(R) Tên nguyên phụ liệu Don_vi Đơn vị tính Dmtt(R) Định mức thực tế không tính % hao hụt Dmth(R) Định mức thực tế có tính % hao hụt Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 1 (1.NF) các danh sách thuộc tính sẽ là: Định mức thực tế Ma_hang Mã sản phẩm sản xuất Ma_npl Mã nguyên phụ liệu Ten_npl Tên nguyên phụ liệu Don_vi Đơn vị tính Dmtt Định mức thực tế không tính % hao hụt Dmth định mức thực tế có tính % hao hụt Công ty quản lý riêng dữ liệu hệ thống Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Sau chuẩn hoá mức 2, các danh sách thuộc tính sẽ là: “Bảng đối chiếu nguyên phụ liệu“ tách thành 2 danh sách con là: ĐỊNH MỨC THỰC TẾ Ma_hang Mã sản phẩm gia công đăng ký Ma_npl Mã nguyên phụ liệu Dmtt Định mức thực tế không tính % hao hụt Dmth định mức thực tế có tính % hao hụt NGUYÊN PHỤ LIỆU Ma_npl Mã nguyên phụ liệu Ten_npl Tên nguyên phụ liệu Don_vi Đơn vị tính Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Nhận xét thấy không có sự phụ thuộc bắc cầu nào trong các danh sách thuộc tính trên, dó đó các danh sách thuộc tính này đã thuộc dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp ĐỊNH MỨC THỰC TẾ Ma_hang Manpl Dmtt Dmth NGUYÊN PHỤ LIỆU Ma_npl Ten_npl Don_vi 4.TÊ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU Sau khi thực hiện chuẩn hoá tương tù " Tờ khai hàng hoá xuất khẩu" ta tổng hợp thành các tệp sau Tê khai nhập So_TK Ma_npl Luong Nguyên phụ liệu Ma_npl Ten_npl Xuat_xu Don_vi Don_gia Tê khai So_TK So_HD Ngay_DK Nguoi_DK Loai_TK Hợp đồng So_HD Ngay Ngay_HH Bước3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra mét CSDL Từ mỗi đầu ra, theo các thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Ta lần lượt tổng hợp các tệp đã đưa ra như sau: Hợp đồng gia công So_HD Ma_hang So_luong HÀNG HOÁ Ma_hang Ten_hang Don_gia Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Don_vi Don_gia Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Tích hợp: Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Don_vi Don_gia HỢP ĐỒNG GIA CÔNG So_HD Ngay Thoihan_HD Hợp đồng So_HD Ngay NgayHH Ma_KH Hợp đồng So_HD Ngay NgayHH Tích hợp: Hợp đồng So_HD Ngay NgayHH Ma_KH Khách hàng Ma_KH Ten_KH Dia_chi Dien_thoai Dai_dien ĐỊNH MỨC THỰC TẾ SẢN XUẤT Ma_hang Ma_npl Dmtt Dmth Tê khai Ma_TK So_HD Ngay_DK Nguoi_DK Tê khai xuất Ma_TK Ma_hang Luong Tê khai nhập Ma_TK Ma_npl Luong NGUYÊN PHỤ LIỆU Manpl Tenpl Nguyên phụ liệu Ma_npl Ten_npl Xuat_xu Don_vi Don_gia Tích hợp: Nguyên phụ liệu Ma_npl Ten_npl Xuat_xu Don_vi Don_gia Bước4:Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mòi tên hai chiều, nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mòi tên về hướng đó. Biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp: Khachhang Ma_KH Ten_KH Dia_chi Dien_thoai Dai_dien Hợp đồng So_HD Ngay NgayHH Ma_KH 14 4 Hợp đồng gia công So_HD Ma_hang So_luong Hàng hoá Mahang Tenhang Donvi Dongia 25 5 Tê khai xuất MaTK Mahang Luong Tê khai MaTK So_HD Ngay_DK Nguoi_DK Loai_TK Tê khai nhập Ma_TK Ma_npl Luong Nguyên phụ liệu Ma_npl Tenpl Xuatxu Donvi Dongia 45 5 Định mức thực tế sản xuất Ma_hang Ma_npl Dmtt Dmth Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu: 1.Khách hàng Kh¸ch hµng - Là bảng bao gồm các trường mô tả các thông tin cần thiết cho khách hàng – bên thuê gia công hàng hoá. - Tên bảng: KHÁCH HÀNG - Tên viết tắt: KHACHHANG - Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_KH Text Mã khách hàng Ten_KH Text Tên công ty thuê Dia_chi Text Địa chỉ Dien_thoai Number Điện thoại Dai_dien Text Giám đốc đại diện Hợp đồng -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về hợp đồng cho việc theo dõi khách hàng và thời hạn thực hiện hợp đồng. -Tên bảng: HỢP ĐỒNG -Tên viết tắt :HOPDONG -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả So_HD Text Số hợp đồng Ngay Text Ngày ký kết Ngay_hh Text Ngày hết hạn Ma_KH Text Mã khách hàng Hợp đồng gia công -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về hợp đồng và Mặt hàng nhận gia công trong hợp đồng -Tên bảng: HỢP ĐỒNG GIA CÔNG -Tên viết tắt: HOPDONGGC -Các trường Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả So_HD Text Số hợp đồng Ma_hang Text Mã hàng So_luong Number Số lượng Hàng hoá -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về Mặt hàng nhận gia công. -Tên tệp: HÀNG HÓA -Tên viết tắt : HANGHOA -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_hang Text Mã hàng Ten_hang Text Tên hàng Don_vi Text Đơn vị Don_gia Number Đơn giá Tê khai xuất -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về hàng xuất khẩu theo từng đợt. -Tên bảng: TÊ KHAI XUẤT -Tên viết tắt : TOKHAIXUAT -Các trường Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TK Text Mã sè tờ khai Ma_hang Text Mã hàng xuất Luong Number Lượng xuất Tê khai -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về các tờ khai -Tên bảng: TÊ KHAI -Tên viết tắt :TOKHAI -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TK Text Mã sè tờ khai Loai_TK Text Loại tê khai Ngay_DK Date/Time Ngày đăng ký Nguoi_DK Text Người đăng ký So_HD Text Số hợp đồng Tê khai nhập -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về nguyên phụ liệu nhập khẩu -Tên bảng: TÊ KHAI NHẬP -Tên viết tắt :TOKHAINHAP -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TK Text Mã sè tờ khai Ma_npl Text Mã nguyên phụ liệu Luong Number Lượng nhập Nguyên phụ liệu: -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về nguyên phụ liệu đã nhập. -Tên bảng: NGUYÊN PHỤ LIỆU -Tên viết tắt :NGUYENPHULIEU -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_npl Text Mã nguyên phụ liệu Ten_npl Text Tên nguyên phụ liệu Don_vi Text Đơn vị Don_gia Number Đơn giá Xuat_xu Text Xuất xứ Định mức thực tế sản xuất : -Là bảng mô tả Cấu tạo nguyên phụ liệu một Mặt hàng xuất khẩu -Tên bảng : ĐỊNH MỨC THỰC TẾ -Tên viết tắt : DINHMUC -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_hang Text Mã hàng Ma_npl Text Mã nguyên phụ liệu Dmtt General Định mức thực tế Dmth General Định mức tiêu hao Sơ đồ quan hệ thực thể Một số thuật toán sử dụng: