Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn Việt Nam

h hu«ngs nµo x¶y ra trong doanh nghiÖp còng nh­ ngoµi m«i tr­êng. - TÝnh tin cËy: HiÖn nay thêi ®¹i bïng næ th«ng tin, l­îng th«ng tin ph¸t ra vµ thu vÒ rÊt ®a d¹ng, phong phó cho nªn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña tÊt c¶ th«ng tin ®­îc sö dông trong doanh nghiÖp, cã nh­ thÕ míi b¶o ®¶m ®­îc sù phèi hîp c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp. - TÝnh kinh tÕ: Kh«ng cßn thêi lµ thêi kú bao cÊp n÷a, c¸c doanh nghiÖp hiÖn ®Òu ph¶i tù h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, do ®ã ®ßi hái lµm ¨n kinh doanh ph¶i cã l·i. Muèn lµm ®­îc nh­ vËy th× ph¶i sö dông chi phÝ nh­ thÕ nµo ®ã ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. Hay nãi râ h¬n lµ: c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i sö dông chi phÝ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. Tiªu chuÈn ®Ó xem xÐt yªu cÇu nµy lµ mèi t­¬ng quan gi÷a chi phÝ dù ®Þnh bá ra vµ kÕt qu¶ sÏ thu vÒ. §¶m b¶o thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr­ëng. III- C¸c nh©n tè ¶nh huëng ®Õn viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn bé m¸y c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp, ph©n x­ëng, tæ s¶n xuÊt: Khi x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, ph©n x­ëng, tæ s¶n xuÊt kh«ng ph¶i chØ dõng l¹i ë nh÷ng yªu cÇu xuÊt ph¸t ®· xÐt ë trªn mµ cßn mét vÊn ®Ò quan träng vµ khã kh¨n nhÊt lµ qu¸n triÖt nh÷ng yªu cÇu ®ã vµo nh÷ng ®iÒu kiÖn, hoµn c¶nh, t×nh huèng cô thÓ nhÊt ®Þnh. Nãi râ h¬n lµ cÇn tÝnh ®Õn nh÷ng nh©n tè ¶nh h­ëng trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp cña viÖc h×nh thµnh, ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Cã thÓ quy ®Þnh thµnh 2 nhãm nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®ã lµ: - Nhãm nh©n tè thuéc c¬ chÕ qu¶n lý vÜ m« cña nhµ n­íc: Nhãm nµy chØ ¶nh h­ëng gi¸n tiÕp nh­ng l¹i cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn viÖc h×nh thµnh, ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Nhµ n­íc qu¶n lý vÜ m« cô thÓ lµ ®Ò ra c¸c chñ ch­¬ng, ®­êng lèi, chÝnh s¸ch mµ c¸c doanh nghiÖp kh«ng theo lµ kh«ng ®­îc, c¸c doanh nghiÖp chØ ®­îc thùc hiÖn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh theo nh÷ng ®­êng lèi, chÝnh s¸ch mµ §¶ng vµ Nhµ n­íc ®· ®Ò ra trong mét khu«n khæ luËt ph¸p cho phÐp. Doanh nghiÖp lµm nh÷ng g× mµ ph¸p luËt kh«ng cÊm vµ lµm theo ®­êng lèi, chñ tr­¬ng nhµ n­íc ®Ò ra. - Nhãm nh©n tè thuéc ®èi t­îng qu¶n trÞ: T×nh tr¹ng vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn khoa häc kü thuËt c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. TÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp còng nh­ chñng lo¹i s¶n phÈm, quy m« s¶n xuÊt, lo¹i h×nh s¶n xuÊt. C¸c nh©n tè trªn ®Òu ¶nh h­ëng ®Õn thµnh phÇn vµ néi dông cña c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ th«ng qua chóng mµ ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ . C¸c nh©n tè trªn ®Òu ¶nh h­ëng ®Õn thµnh phÇn vµ néi dông cña c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ th«ng qua chóng mµ ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp. - Nhãm nh÷ng nh©n tè thuéc lÜnh vùc qu¶n trÞ: Quan hÖ së h÷u tån t¹i trong doanh nghiÖp. Møc ®é chuyªn m«n ho¸ vµ tËp trung ho¸ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô còng nhu néi dung ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Tr×nh ®é c¬ giíi ho¸ vµ tù ®éng ho¸ c¸c néi dung ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Tr×nh ®é kiÕn thøc häc vÊn còng nh­ tay nghÒ cña c¸n bé qu¶n lý, hiÖu xuÊt lao ®éng cña hä. Quan hÖ phô thuéc gi÷a sè l­îng ng­êi bÞ l·nh ®¹o, kh¶ n¨ng kiÓm tra, qu¶n lý cña ng­êi l·nh ®¹o ®èi víi ho¹t ®éng cña nh÷ng ®Çu mèi vµ sè ng­êi bÞ qu¶n lý. ChÕ ®é chÝnh s¸ch ®·i ngé cña doanh nghiÖp víi ®éi ngò c¸n bé qu¶n trÞ. KÕ ho¹ch, chñ tr­¬ng, ®­êng lèi cung nh­ môc ®Ých mµ doanh nghiÖp ®· ®Ò ra vµ phÊn ®Êu ®¹t ®­îc. IV- Vai trß cña viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp, ph©n x­ëng, tæ s¶n xuÊt: Trong bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo muèn ho¹t ®éng ®ång bé th«ng suèt, thèng nhÊt vµ ®¹t hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cao th× vÊn ®Ò cÇn ®Ò cËp ®Çu tiªn ®ã lµ c¬ cÊu bé m¸y doanh nghiÖp, bëi chÝnh bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®ãng vai trß hÕt søc quan träng trong viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Bé m¸y doanh nghiÖp lµ sù quyÕt ®Þnh sèng cßn cña doanh nghiÖp. ë ®©y ®ßi hái ph¶i cã mét hÖ thèng, mét chØnh thÓ thèng nhÊt mµ ng­êi ®øng ®Çu lµ Gi¸m ®èc. Trong ®ã gi¸m ®èc lµ trung t©m, lµ kh©u nèi doanh nghiÖp thµnh mét hÖ thèng vµ g¾n bã víi m«i tr­êng. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®­îc t¹o thµnh bëi con ng­êi, mçi ng­êi thùc hiÖn nhiÖm vô ®· ®­îc chuyªn m«n ho¸ cña m×nh trong mèi quan hÖ hîp t¸c ho¸ víi nhau ®Ó h×nh thµnh nªn chñ tr­¬ng, ®­êng lèi còng nh­ chÝnh s¸ch tèi ­u nhÊt ®Ó d×u d¾t c¸c doanh nghiÖp hoµn thµnh c¸c môc tiªu kÕ ho¹ch cña chÝnh bé m¸y ®Ò ra. “ Mét thÇy thuèc quyÕt ®Þnh sai chÕt ng­êi, mét vÞ t­íng quyÕt ®Þnh sai chÕt tr¨m ng­ê, cßn mét chñ tr­¬ng ®­êng lèi chÝnh s¸ch sai lµm t¸c h¹i ®Õn hµng thÕ hÖ ng­êi”. VËy c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp mµ hîp lý, ®¶m b¶o thÝch nghi víi m«i tr­êng th× doanh nghiÖp sÏ tån t¹i vµ thóc ®Èy ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶, ng­îc l¹i nÕu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp mµ s¬ cøng kh«ng phï hîp, kh«ng thÝch øng víi yªu cÇu c«ng viÖc th× râ rµng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh rÊt kÐm, doanh nghiÖp kh«ng thÓ ho¹t ®éng ®­îc vµ cã thÓ dÉn ®Õn ph¸ s¶n. Mét ®iÒu ngÇm hiÓu r»ng: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp kh«ng ph¶i bá ra chi phÝ ra ®Ó mua nh­ng chÝnh nã lµm ra mét kho¶n tiÒn rÊt lín cho doanh nghiÖp. Tuy vËy, ®iÒu ®ã kh«ng ph¶i c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y nµo còng lµm ®­îc, mµ chØ lµm ®­îc víi nh÷ng bé m¸y cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y hîp lý, thÝch øng víi m«i tr­êng. 5- C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý c¬ b¶n: - C¬ cÊu trùc tuyÕn: L·nh ®¹o doanh nghiÖp L·nh ®¹o tuyÕn 1 L·nh ®¹o tuyÕn 2 1 2 n b a ? Víi c¬ cÊu nµy mét ng­êi l·nh ®¹o thùc hiÖn tÊt c¶ chøc n¨ng qu¶n lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hÖ thèng do chÝnh m×nh phô tr¸ch, mäi vÊn ®Ò thùc hiÖn theo kªnh ®­êng th¼ng. + ¦u ®iÓm: MÖnh lÖnh ®­îc thi hµnh nhanh, dÔ thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr­ëng, mçi cÊp d­íi chØ chÞu thùc hiÖn mÖnh lÖnh cña cÊp trªn trùc tiÕp. + Nh­îc ®iÓm: Ng­êi l·nh ®¹o mét lóc ph¶i thùc hiÖn 5 chøc n¨ng (®Þnh h­íng, tæ chøc, phèi hîp, kiÓm tra vµ hoµn chØnh) do ®ã ®ßi hái ng­êi l·nh ®¹o ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn vµ sè ®¬n vÞ trùc thuéc kh«ng lín. V× thÕ c¬ cÊu nµy ch­a thùc hiÖn ®­îc chøc n¨ng ®ãng gãp cña nh÷ng ng­êi d­íi quyÒn. ChØ nªn ¸p dông c¬ cÊu nµy cho mét tæ s¶n xuÊt hoÆc mét ph©n x­ëng nhá. C¬ cÊu trùc tuyÕn tham m­u: Thùc chÊt ®©y lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn më réng L·nh ®¹o doanh nghiÖp Tham m­u L·nh ®¹o tuyÕn 1 Tham m­u L·nh ®¹o tuyÕn 2 Tham m­u 1 2 n a b ? C¬ cÊu nµy vÉn lµ c¬ cÊu trùc truyÕn nh­ng l·nh ®¹o ®· cã thªm mét bé phËn tham m­u gióp viÖc. C¬ quan tham m­u cã thÓ lµ ®¬n vÞ hoÆc mét nhãm c¸c chuyªn gia hay lµ mét c¸n bé trî lý. Tham m­u ®­îc quyÒn ®­a ra ý kiÕn ®ßng gãp c¸c dù th¶o, c¸c quyÕt ®Þnh. + ¦u ®iÓm: VÉn dÔ dµng thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr­ëng, b­íc ®Çu ®· biÕt khai th¸c c¸c chuyªn gia. + Nh­îc ®iÓm: Ng­êi l·nh ®¹o mÊt nhiÒu thêi gi¹n lµm viÖc víi tham m­u nªn cßn Ýt thêi gian lµm viÖc víi ®èi t­îng qu¶n lý, tèc ®é ra quyÕt ®Þnh cßn chËm v× trong bé phËn tham m­u ph¶i cã sù phËn c«ng tû mû th­êng lµ cã sù kh«ng thèng nhÊt trong bé phËn trong bé tham m­u. C¬ cÊu nµy th­êng ¸p dông cho ph¹m vi ph©n x­ëng. - C¬ cÊu chøc n¨ng: L·nh ®¹o doanh nghiÖp L·nh ®¹o chøc n¨ng A L·nh ®¹o chøc n¨ng B n 2 1 §Æc ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ nhiÖm vô qu¶n lý ®­îc ph©n chia cho c¸c ®¬n vÞ riªng biÖt ®Ó cïng tham gia qu¶n lý, mçi ®¬n vÞ ®­îc chuyªn m«n ho¸ thùc hiªn mét chøc n¨ng, h×nh thµnh nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng vµ hä cã quyÒn ra lÖnh. + ¦u ®iÓm: Chuyªn m«n ho¸ qu¶n lý theo chøc n¨ng mét c¸ch s©u s¾c, tËn dông ®­îc tµi n¨ng cña c¬ quan chøc n¨ng gi¶m bít g¸nh nÆng cho ng­êi l·nh ®¹o chung. + Nh­îc ®iÓm: Mét cÊp d­íi ph¶i chÞu sù l·nh ®¹o cña qu¸ nhiÒu ng­êi cÊp trªn. Gi÷a ng­êi l·nh ®¹o chung vµ ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng th­êng cã tranh luËn c¨ng th¼ng. - C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng: L·nh ®¹o doanh nghiÖp L·nh ®¹o chøc n¨ng 1 L·nh ®¹o chøc n¨ng 2 L·nh ®¹o tuyÕn 1 L·nh ®¹o tuyÕn 2 1 n ? a C¬ cÊu nµy th­êng dïng cho doanh nghiÖp mµ nhiÖm vô qu¶n lý ®­îc phËn c«nh thµnh c¸c chøc n¨ng chuyªn m«n, c¸c bé phËn nµy lµm viÖc t­ vÊn, gióp viÖc, tham m­u cho Gi¸m ®èc vµ theo dâi vÒ chuyªn m«n hÑp ®èi víi bé phËn s¶n xuÊt chung nh­ng kh«ng ®­îc ra lÖnh trùc tiÕp. C¸c bé phËn chøc n¨ng dù th¶o quyÕt ®Þnh ®­a xuèng c¸c ®¬n vÞ chØ nhËn mÖnh lÖnh tõ mét ng­êi. C¸c bé phËn chøc n¨ng còng cã thÓ ra lÖnh cho cÊp d­íi theo sù phËn cÊp. + ¦u ®iÓm: Ng­êi l·nh ®¹o ®­îc sù gióp ®ì cña ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng, gi÷a l·nh ®¹o tuyÕn víi l·nh ®¹o tuyÕn cßn cã nhiÒu ý kiÕn kh¸c nhau nªn hay sinh ra häp bµn. Nh×n chung th× c¬ cÊu nµy hiÖn nay vÉn phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp. - C¬ cÇu phi h×nh thøc: Lµ kiÒu c¬ cÊu kÕt hîp 2 h×nh thøc, c¶ c¸c bé phËn vµ c¸ nh©n n»m ngoµi doanh nghiÖp ®­a vµo bé m¸y. §©y lµ c¬ cÊu phi h×nh thøc t×m kiÕm ®­îc th«ng tin nhiÒu chiÒu, gi¶i quyÕt c¸c mèi quan hÖ, thu hót ®­îc chÊt x¸m. HiÖn nay cã mét bé phËn quan träng cña c¬ cÊu doanh nghiÖp ®ã lµ phãng Maketing, mµ né dung c«ng viÖc cña nã lµ ngiªm cøu thÞ tr­êng, t×m ra c¸i thÞ tr­êng cÇn, ph¸t hiÖn ®Çy ®ñ c¸c ®åi thñ c¹nh tranhcïng c¸c tiÒm n¨ng vµ thñ ®o¹n c¹nh tranh cña doanh nghiÖp m×nh, nghiªm cøu c¸ch phôc vô b¸n hµng cho kh¸ch, tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o, chuÈn bÞ s¶n phÈm míi. Sau ®©y lµ mét sè m« h×nh cña c¬ cÊu phi h×nh thøc: + M« h×nh ho¸ bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp quy m« nhá + M« h×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp quy m« võa + M« h×nh bé m¸y doanh nghiÖp n«ng th«n nhµ n­íc: - Gi¸m ®èc - Phã gi¸m ®èc - KÕ to¸n tr­ëng, tæ tµi vô - C¸c trî lý (kÕ ho¹ch, kü thuËt, tæ chøc) M« h×nh bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp quy m« nhá Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc P. §iÒu hµnh s¶n xuÊt P. Kinh doanh P. Tµi vô P. Néi chÝnh M« h×nh bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp quy m« võa Gi¸m ®èc Phßng tµi vô Phßng néi chÝnh Phßng tæng hîp Phßng hµnh chÝnh Phßng kinh doanh Phßng kü thuËt Phßng ®iÒu hµnh SX Phßng gi¸m ®èc kinh doanh Phßng gi¸m ®èc s¶n xuÊt 6 Mét sè ph­¬ng ph¸p h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp ph©n x­ëng, tæ s¶n xuÊt: a Ph­¬ng ph¸p t­¬ng tù: Lµ ph­¬ng ph¸p h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc míi dùa vµo viÖc thõa kÕ nh÷ng kinh nghiÖm thµnh c«ng vµ g¹t bá nh÷ng yÕu tè bÊt hîp lý cña c¸c c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cã s½n. Nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cã tr­íc, nay cã nh÷ng yÕu tè t­¬ng tù víi c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý s¾p h×nh thµnh. C¬ së ph­¬ng ph¸p tranh luËn ®Ó x¸c ®Þnh sù t­¬ng tù víi c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý s¾p h×nh thµnh. C¬ së ph­¬ng ph¸p ®Ó x¸c ®Þnh sù t­¬ng tù lµ sù phËn lo¹i c¸c ®èi t­îng qu¶n trÞ c¨n cø vµo nh÷ng dÊu hiÖu nhÊt ®Þnh ch¼ng h¹n nh­: tÝnh ®ång nhÊt vÒ kÕt qu¶ cuèi cïng cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ (s¶n phÈm, quy tr×nh c«ng nghÖ…) tÝnh ®ång nhÊt vÒ c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ ®­îc tÝnh gÇn nhau vÒ l·nh thæ. ¦u ®iÓm mæi bËt cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ qu¸ tr×nh h×nh thµnh c¬ cÊu nhanh, chi phÝ bá ra Ýt, thiÕu ph©n tÝch nh÷ng ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y s¾p ho¹t ®éng lµ khuynh h­íng cÇn ng¨n ngõa. Nh×n chung ®©y lµ ph­¬ng ph¸p ®· ®­îc ¸p dông phæ biÕn réng r·i ë nhiÒu n¬i. b Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch theo yÕu tè: §©y lµ ph­¬ng ph¸p khoa häc ®­îc phæ biÕn réng r·i cho mäi cÊp, mäi ®èi t­îng qu¶n lý. Ph­¬ng ph¸p nµy cã thÓ chia ra lµm 3 giai ®o¹n: - Giai ®o¹n 1 lµ x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y tæng qu¸t, x¸c ®Þnh nh÷ng kÕt qu¶ nh÷ng t×nh chÊt nguyªn t¾c cña c¬ cÊu. - Giai ®o¹n 2 lµ x¸c ®Þnh c¸c thµnh phÇn cho c¸c phßng ban, bé phËn cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y. X¸c lËp mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban bé phËn. - Giai ®o¹n 3 lµ x¸c ®Þnh c¸c ®Æc tr­ng cña mçi phßng ban bé phËn trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y nh­ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n. Quy ®Þnh ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ( §iÒu lÖ, n«i quy, quy chÕ) Lo¹i giai ®o¹n nµy th­êng x¶y ra 2 tr­êng hîp sau: + Tr­êng hîp 1: §èi víi viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ®ang ho¹t ®éng. ViÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ hiÖn hµnh ®­îc b¾t ®Çu b»ng c¸ch nghiªm cøu kü l­ìng c¬ cÊu tæ chøc hiÖn t¹i vµ ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña nã theo nh÷ng c¨n cø nhÊt ®Þnh. §Ó lµm ®­îc ®iÒu ®ã ng­êi ta biÓu thÞ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ hiÖn hµnh vµ c¸c phßng ban bé phËn cña nã d­íi d¹ng s¬ ®å. Tõ ®ã chØ râ quan hÖ phô thuéc cña tõng phßng ban, bé phËn vµ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n mµ nã thùc hiÖn. + Tr­êng hîp 2: Lµ tr­êng hîp h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý míi. Trong tr­êng hîp nµy sÏ diÔn ra c¸c b­íc tr×nh tù nh­ sau: B­íc 1: Dùa vµo nh÷ng tµi liÖu ban ®Çu, nh÷ng v¨n kiÖn h­íng dÉn cña c¬ quan qu¶n lý, nh÷ng quy ®Þnh cã t×nh chÊt ph¸p luËt ®Ó x©y dùng s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y nµy. KÕt qu¶ thùc hiÖn b­íc mét lµ x©y dùng môc tiªu c¬ cÊu tæ chøc, phËn cÊp nhiÖm vô quyÒn h¹n cho tõng cÊp qu¶n lý, x¸c lËp quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban, bé phËn víi c¸c c¬ quan cÊp trªn, c¸c ®¬n vÞ hîp t¸c bªn ngoµi x¸c ®Þnh c¸c nhu cÇu b¶o ®¶m c¸c bé vµ th«ng tin. Nh­ vËy b­íc mét lµ nh»m gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò cã t×nh chÊt ®Þnh tÝnh ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ. B­íc 2: X¸c ®Þnh c¸c thµnh phÇn c¸c phßng ban, c¸c bé phËn cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ vµ lËp c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban, bé phËn Êy. Néi dung c¬ b¶n cña b­íc nµy ®uîc thÓ hiÖn ë viÖc ph©n hÖ chùc tuyÕn, chøc n¨ng vµ ch­ong tr×nh môc tiªu, c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh thµnh c¸c phÇn phßng ban , bé phËn cña c¬ cÊu tæ chøc vµ sù cÇn thiÕt vÒ chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng qu¶n trÞ, sù phan cÊp vµ ph©n chia hîp lý cac schøc n¨ng nghiÖp vô còng nh­ quyÒn h¹n cho c¸c phßng ban, bé phËn Êy. §iÒu quan träng nhÊt lµ tËp hîp vµ ph©n tÝch c¸c dÊu hiÖu ¶nh h­áng ®Ðn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y. B­íc 3: Ph©n phèi vµ cô thÓ ho¸ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n, quyÕt ®inh sè c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ ®ßi hái tr×nh ®é kiÕn thøc cho tõng phßng ban, bé pjËn trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ, tõ ®ã x©y dùng ®iÒu lÖ, qui t¾c lÒ lèi lµm viÖc nh»m ®¶m b¶o cho c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cao. Trªn ®©y lµ hai ph­ong ph¸p c¬ b¶n nhÊt trong rÊt nhiÒu ph­¬ng ph¸p vµ nhiÒu c¸ch ®Ó h×nh thµnh nªn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp, ph©n x­áng, tæ s¶n xuÊt.Nh­ng trªn thùc tÕ kh«ng ¸p dông mét c¸ch m¸y mãc ph­¬ng ph¸p ®ã mµ ph¶i cßn tuú thuéc vµo thùc tÕ cña tõng doanh nghiÖp cô thÓ ®Ó chän ra nh÷ng c¸ch, nh÷ng ph­¬ng ph¸p phï hîp nhÊt. 7-Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, ph©n x­ëng, tæ s¶n xuÊt trong giai ®o¹n hiÖn nay: Chóng ta cã thÓ nãi mét c©u r»ng:”C¬ cÊu tæ chøc bé m¸ykh«ng mÊt tiÒn nh­ng nã l¹i lµm ra tiÒn “.Víi träng tr¸ch nh­ vËy cho n©n nã ®ßi hái rÊt lín kh«ng ph¶i lµ v× chi phÝ vµ nã ®ßi hái vÒ tÝnh hoµn mü vµ hîp lý cao, lu«n b¾t buéc ph¶i thay ®æi ®Ó phï hîp víi xu thÕ cña x· héi vµ thêi ®¹i kh«ng ngõng biÕn ®éng vµ ph¸t triÓn ®i lªn. §Êt n­íc ViÖt Nam chóng ta tõ khi chuyÓn ®æi c¬ chÕ bao cÊp sang tù h¹ch to¸n kinh doanh ®· lµm cho rÊt nhiÒu doanh nghiÖp ph¶i thay ®æi c¬ chÕ qu¶n lý liªn tôc vµ ®· cã kh«ng Ýt c¸c doanh nghiÖp bÞ ph¸ s¶n.§ã chÝnh lµ sù ®µo th¶i cña c¬ chÕ thÞ tr­êng mµ lý do chñ yÕu còng chØ gãi gän trong ba ch÷ “kh«ng hîp lý”. Thêi gian qua míi chØ lµ b­íc ®Çu cña sù ®µo th¶i, c¬ chÕ thÞ tr­êng nµy sÏ cßn tiÕp tôc ®µo th¶i nÕu kh«ng thÝch øng, kh«ng phï hîp. Mµ thùc tÕ c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay hÇu hÕt bé m¸y qu¶n lý cång kÒnh, tû lÖ c¸n bé qu¶n lý trªn tæng sè c«ng nh©n viªn lµ cao tõ 20% ®Õn 25%, tr×nh ®é c¸n bé qu¶n lý cßn h¹n chÕ. Víi t×nh h×nh nµy c¸c doanh nghiÖp, ®Ó cã thÓ tån t¹i ®ù¬c trong c¬ chÕ míi nh­ hiÖn nay th× ®ßi hái nhÊt thiÕt c¸c doanh nghiÖp ph¶i hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp, ph©n x­áng, tæ s¶n xuÊt cña m×nh sao cho gän nhÑ vÒ sè l­îng vµ gi¶m tû lÖ c¸n bé qu¶n lý trªn tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn xuèng cßn 10% lµ hîp lý, vµ ®ång thêi n©ng cao tr×nh ®é c¸n bé qu¶n lý.C¸c doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh r»ng viÖc hoang thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kh«ng bao giê ®­îc nghÜ lµ xong mµ ph¶i ngµy cµng hoµn thiÖn nã cho nã hoµn mü phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña x· héi vµ thêi ®¹i.Muèn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp cã hiÖu qu¶ th× viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé maý doanh nghiÖp, ph©n x­ëng, tæ s¶n xuÊt lµ mét vÊn ®Ò rÊt quan träng xuyªn suèt qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. PHÇn II Ph©n tÝch thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty in c«ng ®oµn I. LÞch sö h×nh thµnh vµ mét sè ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt chñ yÕu cña c«ng ty ®Õn viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý: 1 Sù ra ®êi vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty in C«ng §oµn: C«ng ty in c«ng ®oµn trùc thuéc Tæng liªn ®oµn lao ®éng ViÖt Nam, nguyªn lµ nhµ m¸y in lao ®éng. Thµnh lËp ngµy 22/8/1946 t¹i chiÕn khu ViÖt B¾c ®Ó in B¸o Lao §éng vµ c¸c tµi liÖu s¸ch b¸o, v¨n kiÖn cho tæng liªn ®oµn. N¨m 1966 c«ng ty ®· ®­îc Tæng liªn ®oµn cho phÐp ®Çu t­ hai m¸y in cuèn ®Ó in baã b»ng nguån viÖn trî cña Tæng C¶ng Héi Trung Quèc, nh­ng ®Õn n¨m 1972 do §Õ Quèc MÜ më réng chiÕn tranh ph¸ ho¹i miÒn B¾c, thùc hiÖn nÐm bom B.52 vµo Hµ Néi, H¶i Phßng vµ mét sè khu vùc c«ng nghiÖp. Tr­íc t×nh h×nh ®ã c«ng ty ®­îc s¬ t¸n t¹m thêi vÒ LËp Th¹ch, tØnh VÜnh Phóc. Thêi kú nµy c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n vÒ mäi mÆt m¸y mãc, kü thuËt, trang thiÕt bÞ vµ ph­¬ng tiÖn vËn t¶i. V× vËy chÊt l­¬ng in kh«ng cao, sè l­îng trang in, s¶n phÈm lµm ra b»ng ký thuËt ®¬n gi¶n, mµu s¾c ch­a phong phó. N¨m 1994 Tæng liªn ®oµn Lao §éng ViÖt Nam cã quyÕt ®Þnh sè 466/ TL§ ngµy 14/5/1996 phª duyÖt luËn ch÷ng kinh tÕ, kü thuËt ®Çu t­ më réng c«ng ty vµ theo quyÕt ®Þnh 3988/ Q§ - UB cña uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi ngµy 10/9/1997 vÒ viÖc ®æi tªn xÝ nghiÖp in C«ng §oµn thµnh c«ng ty in C«ng §oµn, ®­îc giao toµn quyÒn tù chñ s¶n xuÊt kinh doanh cã trô së chÝnh cña c«ng ty lµ 191 T©y S¬n - §èng §a - Hµ néi. §Çu tiªn chØ lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt in Ên, kinh doanh th× phô thuéc vµo c¬ chÕ bao cÊp. Nay chuyÓn sang c¬ chÕ míi tuy vÉn thuéc Tæng liªn ®oµn Lao §éng nh­ng c«ng ty ph¶i tù h¹ch to¸n kinh doanh. Vµ c¹nh tranh ®Ó cã sù tÝn nhiÖm víi kh¸ch hµng vµ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng. V× tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña c¸n bé c«ng nh©n viªn cßn h¹n chÕ vµ trang thiÕt bÞ cßn l¹c hËu nªn c«ng ty ®· m¹nh d¹n vay vèn cña nhµ n­íc ®Ó ®µu t­ ®æi míi trang thiÕt bÞ ¸p dông c¸c tiÕn bé khoa häc kü thuËt cho c¸c c«ng nh©n viªn, c¸n bé. Víi sù phÊn ®Êu kh«ng ngõng c«ng ty ®· cã ®ñ kh¶ n¨ng in ra nh÷ng s¶n phÈm ®¹t ®­îc chÊt l­îng cao, ®a d¹ng vµ phong phó vÒ thÓ lo¹i vµ chÊt l­îng. N¨m 1993 C«ng ty cã h¬n 70 ng­êi th× ®Õn nay cã 176 ng­êi ng­êi thuéc c¸c phßng ban vµ c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt. Sè ®Çu s¸ch t¨ng b×nh qu©n lµ 18,8%/ n¨m. Doanh thu thu n¨m 1993 lµ 2.415.070.000 VN§ th× ®Õn n¨m 2000 doanh thu cña c«ng ty lµ 13.809.900.361 VN§. Tõ thùc tÕ ®ã cho thÊy c«ng ty in C«ng §oµn ®· cã h­íng ®i ®óng ®¾n, t¹o cho m×nh mét vÞ trÝ quan träng trong m«i tr­êng kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, phôc vô tèt cho nhu cÇu thÞ tr­êngt¹o ®­îc c«ng ¨n viÖc lµm æn ®Þnh vµ thu nhËp cho c¸n bé c«ng ty. §ång thêi cßn thùc hiÖn tèt nhiÖm vô chÝnh trÞ x· héi cña tæng c«ng ®oµn liªn ®oµn vµ nhµ n­íc. 2 Mét sè ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt cña c«ng ty: C«ng ty in C«ng §oµn lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc cho Tæng Liªn §oµn Lao §éng ®Çu t­ vµ qu¶n lý víi t­ c¸ch lµ chñ së h÷u. Môc tiªu chñ yÕu cña c«ng ty lµ gia c«ng in Ên c¸c lo¹i v¨n ho¸ phÈm phôc vô cho c«ng t¸c t­ t­ëng v¨n ho¸ x· héi. C«ng ty ho¹t ®éng theo nguyªn t¾c h¹ch to¸n kinh doanh, gi¶i quyÕt mäi quan hÖ lîi Ých cña c«ng ty, ng­êi lao ®éng vµ x· héi. NhiÖm vô c¬ b¶n cña c«ng ty lµ x©y dùng vµ hoµn thiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh theo c¸c mÆt hµng ®· ®­îc ®¨ng ký nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao. Sau ®©y lµ mét sè ®Æc ®iÓm vÒ kinh tÕ, kü thuËt, lao ®éng cña c«ng ty in C«ng §oµn ViÖt Nam. 2.1 §Æc ®iÓm vÒ Lao §éng – Tr×nh ®é kü thuËt. Nh©n tè con ng­êi lu«n ®­îc c«ng ty coi träng ®Æti ­u tiªn hµng ®Çu v× con ng­êi võa lµ nguån lùc, võa lµ môc tiªu ph¸t triÓn c«ng ty. §¶m b¶o sè l­îng, chÊt l­îng lao ®éng trong c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao ®­îc c«ng ty x¸c ®Þnh lµ nhiÖm vô hµng ®Çu Víi tæng sè lao ®éng lµ 176 ng­êi trong ®ã nam lµ 106 ng­êi chiÕm 60% vµ n÷ lµ 70 ng­êi chiÕm 40%. Trong ®ã cã 18 ng­êi tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm 10,3%, trung cÊp 70 ng­êi chiÕm 40% vµ cßn l¹i lµ tèt nghiÖp phæ th«ng trung häc. Sè lao ®éng gi¸n tiÕp lµ 43 ng­êi chiÕm 24% tæng sè lao ®éng c«ng ty. BËc thî trung b×nh cña c«ng nh©n trong c«ng ty lµ 4/7 BiÓu1: Sù phËn bæ lao ®«ng trong c«ng ty N¨m Tæng sè Tr×nh ®é BËc thî §¹i häc C§ - TC Nam N÷ SL % SL % 2 3 4 5 6 7 2000 105 70 18 10,3 70 40 15 20 20 20 8 4 2.2 §Æc ®iÓm c¬ së vËt chÊt: Quy tr×nh c«ng nghÖ ChÕ b¶n In offset, Tipo §ãng s¸ch Quy trinh c«ng nghÖ cña c«ng ty qua nhiÒu c«ng ®o¹n phøc t¹p, chÝnh v× vËy viÖc n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm ph¶i chó ý ®i vµo tõng kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lµm nh­ vËy míi ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña kh¸ch hµng b»ng chiÕn l­îc s¶n phÈm. PhÊn ®Êu h¹ gi¸ thµnh trªn c¬ së ®¹t ®Õn hiÖu qu¶ vµ ®é uy tÝn cao cña c«ng ty. Bëi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ph¶i qua hiÒu c«ng ®o¹n phøc t¹p nªn c«ng ty ph¶i x¾p xÕp cã mét mÆt b»ng s¶n xuÊt hîp lý víi tæng diÖn tÝch 2500 m2 trong ®ã. - Mét d·y nhµ 3 tÇng ®Æt 6 m¸y in. TÇng 2 ®Æt v¨n phßng, tÇng 3 dïng lµm kho dù tr÷. - Kho nguyªn vËt liÖu. - Ph©n x­ëng in - Mét hÖ thèng ®iÖn víi biÕn ¸p 250 Kw riªng - Mét « t« phôc vô cho c«ng t¸c, hai « t« chë b¸o - HÖ thèng xö lý r¸c. Nh­ vËy ta thÊy r»ng c¬ së vËt chÊt t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ ®¶m b¶o kh«ng gian lao ®éng, b¶o hé lao ®éng vµ vÖ sinh m«i tr­êng kh¸ tèt. Tuy nhiªn m¸y mãc thiÕt bÞ trªn d©y chuyÒn vÉn ch­a ®­îc ®ång bé ®· cò l¹c hËu (hÇu hÕt ®Òu ®· khÊu hao hÕt hoÆc nöa gi¸ trÞ). C¸c m¸y mãc ®­îc nhËp chñ yÕu tõ céng hoµ liªn bang §øc, NhËt B¶n, Trung Quèc ®­îc s¶n xuÊt tõ nh÷ng n¨m 1980 vµ ®· ®­îc qua sö dông khi mua vÒ. B¶ng kª khai th¸c m¸y mãc cña c«ng ty in C«ng §oµn TT Tªn thiÕt bÞ Sè mÉu SL Khu«n khæ N¨m SX N­íc SX Ghi chó I 1 2 3 4 M¸y in -M¸y in cuèn Toshiba -M¸y in rêi Speedmaster -M¸y in 8 trang -M¸y in 4 trang 4 5 1 1 1 1 3 3 91 x 34,8 72 x 102 42 x 64 39 x 27 1982 1982 1980 1982 NhËt §øc NhËt NhËt Cò Cò Cò Cò II 1 2 3 ChÕ b¶n -M¸y ph¬i -M¸y sÊy -M¸y vi tÝnh 2 1 1 72 x 100 1983 1983 NhËt + §øc ViÖt Nam Cò Míi III 1 2 3 4 5 6 §ãng s¸ch -M¸y sÐn giÊy -M¸y gÊp stalth -M¸y ®ãng thÐp -M¸y kh©u chØ -M¸y sÐn 3 mÆt -M¸y vµo b×a nhiÖt 3 1 4 1 1 1 1.500 mm 64 x 84 36 x 26 1992 1994 1994 1996 §øc + TQ TQ TQ TQ TQ TQ Cò Cò Míi Míi Míi Míi Qua danh môc thiÕt bÞ m¸y mãc trªn cña c«ng ty cho thÊy tÊt c¶ ®Òu ®· cò , vËy mµ tÊt c¶ c¸c s¶n phÈm B¸o Lao §éng, s¸ch kh¸c vÉn ®¹t chÊt l­îng cao vµ chÝnh x¸c vÒ thêi gian ®ã lµ nh÷ng cè g¨Ðng cña c«ng ty. Trong c¸c lo¹i s¸ch b¸o t¹p chÝ,.. S¶n l­îng trang in vÉn ®¹t trªn 3 tû trang 1 n¨m. MÆt kh¸c , c«ng viÖc in ®ßi hái chÝnh x¸c vÒ thêi gian mµ c«ng ty cã trang thiÕt bÞ ®· cò s¶n xuÊt tõ nhiÒu n¨m nay do ®ã t×nh tr¹ng háng hãc ®· khã tr¸nh khái. Cho nªn viÖc ®¶m b¶o ch¾c ch¾n cho vÊn ®Ò s¶n xuÊt lµ ch­a ®¹t yªu cÇu. 3 - Ph­¬ng thøc tæ chøc s¶n xuÊt cña c«ng ty in c«ng ®oµn . Tr­íc ®©y trong c¬ chÕ cò c«ng ty chñ yÕu thùc hiªn jnhiÖm vô in s¸ch b¸o, t¹p chÝ,... phôc vô cho nhu cÇu cña tæng liªn ®oµn lao ®éng ViÖt Nam. C¸c chØ tiªu in Ên ®Òu do cÊp trªn giao cho, c«ng ty kh«ng ph¶i ®i t×m nguån c«ng viÖc vµ b¹n hµng. Nh­ng kÓ tõ khi chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ c«ng ty chuyÓn sang lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, c«ng ty ph¶i ®i t×m nguån hµng c¸c mèi quan hÖ gi÷a ban hÇng cò kh«ng ®¬n thuÇn chØ lµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc tæng liªn ®oµn mµ giõ ®©y lµ gi÷a c¸c ®¬n vÞ tæ chøc h¹ch toµn ®éc lËp víi nhau nªn yªu cÇu kÕt qu¶, hiÖu qu¶ kinh doanh ®Æt lªn hµng ®Çu. MÆt kh¸c trong mét sè n¨m trë l¹i ®©y, sù c¹nh tranh trong nghµnh in còng diÔn ra gay g¾t tõ nh÷ng ®ßi hái trªn c«ng ty ®· cã chñ tr­¬ng ®æi míi trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i h¬n, tæ chøc s¶n xuÊt hîp lý h¬n Ýt tèn kÐm, thÊt tho¸t kh«ng cã sù chång chÐo lu«n ho¹t ®éng theo mét d©y chuyÒn ng¾n gän, gi¶m chi phÝ trong s¶n xuÊt vµ vËn chuyÓn.C«ng ty cã 3 ph©n x­ëng chÝnh vµ mét kho thµnh phÈm ®Ó phôc vô s¶n xuÊt. 3.1 Ph©n x­ëng chÕ b¶n: Ph©n x­ëng nµy cã tÇm quan träng rÊt lín, ®©y lµ kh©u ®Çu tiªn cña qu¸ tr×nh in, c«ng viÖc cña ph©n x­ëng ®ßi hái ®ä chÝnh x¸c cao vµ tû mØ. Méu m· s¶n phÈm cuèi cïng phô thuéc chñ yÕu vµo c«ng viÖc chÕ b¶n, ph©n x­ëng nµy qu¶n lý hai phßng nhá ®ã lµ: + Phßng vi tÝnh : Cã nhiÖm vô chÕ b¶n in trªn m¸y tÝnh, dµ so¸t, kiÓm tra, s¾p xÕp theo ®óng kÝch cì, råi cho vµo m¸y laze. + Phßng b×nh b¶n : S¾p xÕp l¹i mÉu m· sau khi söa ch÷a vµ rêi b×nh lªn tê giÊy can theo ®óng khu«n khæ, s¶n phÈm cña giai ®o¹n nµy ®­îc ph¬i trªn b¶n kÏm. 3.2 Ph©n x­ëng in : Sau khi cã ®­îc b¶n mÉu tõ ph©n x­ëng chÕ b¶n ®­a sang, ph©n x­ëng n c¸ nhiÖm vô in Ên ra hµng lo¹t s¶n phÈm th«ng qua hai ph©n x­ëng nhá. + Ph©n x­ëng TOSHIBA + Ph©n x­ëng m¸y mÇu. 3.3 Ph©n x­ëng s¸ch: Lµ ph©n x­ëng cã sè lao ®éng ®«ng nhÊt chiÕm 40 % lao ®éng trong c«ng ty. Lµ ph©n x­ëng thùc hiÖn c«ng ®o¹n cuèi cïng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kiÓm tra chÊt l­îng vµ sè l­îng s¶n phÈm hoµn thiÖn vµ ®ãng gãi. C«ng ty thùc hiÖn hîp ®ång dµi h¹n tõ c¸c ®èi t¸c: - S¸ch cña nhµ xuÊt b¶n lao ®éng S¶n phÈm hoµn thiÖn vµ ®ãng gãi C«ng ty thùc hiÖn hîp ®ång dµi h¹n tõ c¸c ®èi t¸c: - S¸ch cña nhµ xuÊt b¶n lao ®éng - S¸ch cña nhµ xuÊt b¶n Hµ Néi - S¸ch cña nhµ xuÊt b¶n y häc - Sach cña nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc - S¸ch cña nhµ xuÊt b¶n Kim §ång - S¸ch cña nhµ xuÊt b¶n Mü ThuËt S¶n phÈm chñ yÕu cña C«ng ty n¨m 2000 ®¹t trªn 3,5 tû Trong ®ã: TËp sau 10% V¨n ho¸ phÈm 10% S¸ch vµ s¸ch gi¸o khoa 20% B¸o c¸c lo¹i 60% C¸c s¶n phÈm chi tiÕt mµ C«ng ty in c«ng ®oµn ®· vµ ®ang s¶n xuÊt theo nh÷ng hîp ®ång dµi h¹n STT Tªn s¶n phÈm Sè l­îng Khæ Sè mÉu Sè trang Sè trang in (13x19) 1 B¸o lao ®éng 42.500 tê 41 x 54 4/1 8 64 Qu¶ng c¸o, B¸o xu©n Lao ®éng 42.000 27 x 39 4/1 112 488 2 B¸o v¨n nghÖ trÎ 12.000 27 x 39 4/1 24 96 3 B¸o N«ng th«n ngµy nay 12.000 27 x 39 4/1 12 48 4 B¸o ng­êi lµm v­ên 14.000 27 x 39 2/2 12 80 5 T¹p chÝ BHL§ 6.000 19 x 27 2/2 40 80 6 T¹p chÝ c«ng ®oµn dÇu khÝ 2000 19 x 27 4/2 40 80 7 T¹p chÝ c«ng ®oµn x©y dùng 2000 19 x 27 4/2 40 64 8 T¹p chÝ kiÓm so¸t 7000 19 x 27 4/1 32 809 9 T¹p chÝ thanh tra 25.000 19 x 27 2/2 40 80 10 T¹p chÝ d©n vËn 6000 19 x 27 2/2 40 80 11 T¹p chÝ ng­êi Kinh B¾c 4000 19 x 27 2/2 60 120 12 T¹p chÝ ng­êi Xø L¹ng 4000 19 x 27 2/2 40 80 13 T¹p chÝ khuyÕn n«ng TW 2000 19 x 27 2/2 40 120 14 T¹p chÝ khuyÕn n«ng HP 2000 19 x 27 1 36 72 15 T¹p chÝ VH c¸c d©n téc 4000 19 x 27 2/2 24 48 16 T¹p chÝ khuyÕn n«ng Hµ T©y 8000 19 x 27 2/2 44 88 17 T¹p chÝ BHYTÕ 12000 19 x 27 2/2 44 64 18 T¹p chÝ nghiªn cøu gi¸o dôc 12000 19 x 27 2/2 32 56 19 T¹p chÝ sinh viªn 3000 19 x 27 2/2 28 64 20 T¹p chÝ §¹i häc 3000 19 x 27 2/2 32 96 21 T¹p chÝ kiÕn tróc 6000 19 x 27 2/2 48 72 22 T¹p chÝ d©n sè nghÖ an 1000 19 x 27 2/2 36 40 23 T¹p chÝ lý luËn th«ng tin 5000 19 x 27 1 20 48 24 T¹p chÝ tuæi xanh 5000 19 x 27 2/2 24 72 25 T¹p chÝ Hµng H¶i 8000 19 x 27 2/2 36 48 26 T¹p chÝ Y TÕ Dù phßng 1000 19 x 27 2/2 29 24 27 T¹p chÝ Dinh D­ìng 15000 19 x 27 2/2 12 48 28 B¸o v¨n ho¸ 5.500 27 x 39 4/1 12 48 4. Mét sè kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña C«ng ty Víi sè vèn 60.000 USD ®ång thêi trong thêi gian võa qua c«ng ty ®· ®Çu t­ mua thªm sè m¸y in míi hiÖn ®¹i c«ng ty ®· nhanh chãng tæ chøc s¶n xuÊt cã hiÖu qña, ®éi ngò c«ng nh©n ®· hoµn toµn lµm chñ ®­îc thiÕt bÞ m¸y mãc c«ng nghÖ tiªn tiÕn. KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty mét sè n¨m gÇn ®©y nh­ sau. §¬n vÞ. 1000 ChØ tiªu N¨m 1998 1999 2000 1. S¶n l­îng (trang) 2000.000 3000.000 3.200.000 2. Doanh thu (®) 7.937.214 12.123.778 13.809.900 3. Chi phÝ (®) 7.721.300 11.686.804 13247707 4. ThuÕ (®) 20.850 75.881 106.821 5. ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 39.405 152940 196.767 6. Lîi nhuËn 115.913 436.973 562.193 B¶ng kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty (n¨m 1998 – 2000) II. Thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty in c«ng ®oµn. 1. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý c«ng ty ®ang ¸p dông Tæ chøc khoa häc b¾t nguån tõ viÖc chän kiÓu c¬ cÊu qu¶n lý cho phï hîp víi yªu cÇu ®èi t­îng qu¶n lý nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý vµ n¨ng suÊt lao ®éng cña lao ®éng qu¶n lý. Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc P. Tæ chøc P. KÕ ho¹ch P. Kü thuËt P. KÕ to¸n PX. ChÕ b¶n PX. In PX. Gia c«ng Kho thµnh phÈm Phßng Vi tÝnh PX ToShiBa Phßng b×nh b¶n PX MÇu Tæ s¸ch 1 Tæ s¸ch 2 S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cñ c«ng ty in C«ng ®oµn Qua s¬ ®å trªn ta thÊy c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty in C«ng §oµn lµ mét c¬ cÊu theo kiÓu trùc tuyÕn – Chøc n¨ng. Thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr­ëng vµ tr¸ch nhiÖm c¸o nh©n. Cô thÓ trong ban l·nh ®¹o cña C«ng ty cã mét gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc . D­íi gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc lµ c¸c tr­ëng phßng, phã phßng ban chøc n¨ng. Qu¶n ®èc ph©n x­ëng tæ chøc bé m¸y cña doanh nghiÖp theo nguyªn t¾c khÐp kÝn gän nhÑ kh«ng cã phßng ban trung gian. HiÖn nay kiÓu c¬ cÊu nµy phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña C«ng ty cã t¨ng c­êng mèi quan hÖ gi­· hÖ thèng qu¶n lý vµ hÖ thèng ®­îc qu¶n lý, tõ ®ã c¸c th«ng tin nhanh chãng ®­îc xö lý. ChÝnh x¸c kÞp thêi ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña s¶n xuÊt kinh doanh liªn tôc hiÖu qu¶, n¨ng suÊt cao. Bé m¸y chØ huy ®iÒu hµnh s¶n xuÊt cña c«ng ty in C«ng ®oµn. - Ban l·nh ®¹o C«ng ty chØ cã mét gi¸m ®èc lµ ng­êi chÞu mäi tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc vµ cÊp trªn, lµ ng­êi ®¹i diÖn cho c«ng ty vÒ mÆt c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty mÆt kh¸c gi¸m ®èc lµ ng­êi cã quyÒn cao nhÊt ra quyÕt ®Þnh ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Gi¸m ®èc ph©n c«ng cña phÇn c«ng viÖc tõng mÆt qu¶n lý cho c¸c phßng ban. HoÆc th«ng qua c¸c phßng ban ®­a ra mÖnh lÖnh xuèng c¸c ph©n x­ëng th«ng qua c¸c qu¶n ®èc. D­íi gi¸m ®èc lµ c¸c phßng ban kÕt hîp víi gi¸m ®èc ®Ó ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c phßng ban cã nhiÖm vô theo dâi kiÓm tra vµ chØ ®¹o viÖc thùc hiÖn c¸c tiÕn ®é s¶n xuÊt, c¸c quy tr×nh c«ng nghÖ còng lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban. C¸c phßng ban. Cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau nh­ng kh«ng cã quyÒn quyÕt ®Þnh ®Õn nhau. 2. C¸c phßng ban chøc n¨ng cña C«ng ty in C«ng §oµn 2.1. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh a. C¬ cÊu cña phßng Phßng tæ chøc bao gåm 3 ng­êi chiÕm 5,8% trong tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty. Trong ®ã cã 1 tr­ëng phßng 1 phã phßng vµ 1 nh©n viªn. b. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng Phßng tæ chøc – hµnh chÝnh. Lµ mét bé phËn tham m­u cho gi¸m ®èc víi nh÷ng chøc n¨ng nhiÖm vô. - Qu¶n lý, tuyÓn dông vµ ®µo t¹o lao ®éng trong C«ng ty thi n©ng bËc thî, bËc l­¬ng thùc hiÖn C«ng ty thi ®ua khen th­ëng. - X©y dùng vµ qu¶n lý ®Þnh møc lao ®éng, qu¶n lý ®¬n gi¸ s¶n phÈm, qu¶n lý quü tiÒn l­¬ng. - Tham m­u gióp gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng bé m¸y qu¶n lý ®Ò b¹t c¸n bé, tæ chøc s¶n xuÊt. - X©y dùng néi quy, quy chÕ ®èi víi ng­êi lao ®éng Thùc hiÖn c¸c mÆt ®êi sèng cña c«ng nh©n nh­ y tÕ, b¶o hiÓm. c. T×nh h×nh bè trÝ vµ sö dông lao ®éng cña phßng Chøc n¨ng S l­îng Tr×nh ®é Thêi gian c«ng t¸c (n¨m §H C§ TcÊp < 5 5 ¸ 25 > 25 -Tr­ëng phßng 1 1 0 0 1 - Phã phßng 1 0 1 0 1 Nh©n viªn 1 0 0 0 1 Tæng sè 3 1 1 0 2 1 Qu¶n lý trªn ta thÊy r»ng sè lao ®éng cña phßng (3 ng­êi) chñ yÕu tõ thî bËc cao vµ thêi gian c«ng t¸c l©u n¨m ®¶m nhËn mµ th«ng qua tr­êng líp, nghiÖp vô qu¶n lý nµo. Do vËy ®©y lµ vÊn ®Ò mµ ban l·nh ®¹o C«ng ty cÇn l­u ý bëi ®©y lµ phßng ®ßi hái ph¶i cã nghiÖp vô chuyªn m«n nghiÖp vô qu¶n lý. C«ng ty cÇn ph¶i ®­a nh©n viªn cña phßng häc n©ng cao. 2.2. Phßng kÕ ho¹ch Phßng kÕ ho¹ch: Gåm 10 ng­êi chiÕm 17,5% tæng sè lao ®éng cña C«ng ty. Trong ®ã gåm 1 tr­ëng phßng, 1 phã phßng vµ 8 nh©n viªn. b. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng Phßng kÕ ho¹ch lµ mét bé phËn gióp gi¸m ®èc c«ng ty thùc hiÖn nhiÖm vô x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Do nguyªn nh©n vËt liÖu trªn c¬ së kh¶ n¨ng cña C«ng ty vµ ®¸p øng cña thÞ tr­êng ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc. Phßng kÕ ho¹ch cã c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô: - Phßng kÕ ho¹ch lµ n¬i trùc tiÕp quan hÖ víi kh¸ch hµng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vµ kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm. - Cã nhiÖm vô x¸c ®Þnh vµ ban hµnh c¸c tiªu chuÈn vÒ chÊt l­îng vµ ra c¸c ®Þnh møc vÒ vËt t­ x©y d­ngj kÕ ho¹ch, b¶o d­ìng m¸ymãc thiÕt bÞ, kho tµng cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt ®ång thêi ph¶i theo dâi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. - Phßng kÕ ho¹ch phô tr¸ch 3 ph©n x­ëng s¶n xuÊt chÝnh cña C«ng ty vµ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ kinh doanh C«ng ty. - §iÒu ®é s¶n xuÊt ®óng tiÕn ®é - Tr×nh gi¸m ®èc cña ph­¬ng ¸n kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. - T×m nguyªn vËt liÖu trªn thÞ tr­êng cung cÊp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña C«ng ty. c. T×nh hh×nh bè trÝ vµ sö dông c¸n bé trong phßng ViÖc bè trÝ vµ sö dông c¸n bé cña phßng nh­ vËy lµ phï hîp vµ s¸t víi chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng kh«ng cã sù chång chÐo trong c«ng viÖc. Trong thêi gian qua phßng vµ c¸c nh©n viªn trong phßng ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ trong viÖc t×m thÞ tr­êng còng nh­ b¹n hµng tõ ®ã gãp phÇn chung vµo qu¸ tr×nh t¨ng hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty d. T×nh h×nh thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng Chøc n¨ng S.L Chuyªn m«n Tr×nh ®é T.gian c«ng t¸c (n¨m) §H C§ T. CÊp < 5 5 ¸ 25 > 25 Tr­ëng phßng 1 Kinh tÕ 1 1 Phã phßng 1 Kü thuËt 1 1 Nh©n viªn 8 KT – KT 3 5 1 1 1 Céng 10 5 5 1 3 1 Qua kh¶o s¸t nhËn thÊy c«ng nh©n viªn trong phßng phÇn lín nh©n viªn thuéc ®éi ngò lao ®éng trÎ n¨ng ®éng trong c«ng t¸c ph¶n øng nhanh nhËy tr­íc biÕn ®éng nhu cÇu cña thÞ tr­êng kÕt hîp víi tr­ëng phßng vµ phã phßng cã kinh nghiÖm l©u n¨m vµ tr×nh ®é chuyªn m«n tõ ®ã nhËn thÊy phßng cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn mäi nhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña m×nh. c. Mèi quan hÖ cña phßng kÕ ho¹ch * Mèi quan hÖ däc Phßng kÕ ho¹ch ph¶i th­êng xuyªn b¸o c¸o víi ban l·nh ®¹o trùc tiÕp b¸o c¸o víi gi¸m ®èc vÒ viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt còng nh­ nh÷ng khã kh¨n trong viÖc cung øng nguyªn vËt liÖu ®Ó ban l·nh ®¹o kÞp thêi cã nh÷ng biÖn ph¸p xö lý. * Mèi quan hÖ ngang Phßng kÕ ho¹ch cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi c¸c phßng ban kh¸c ®Ó lªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt còng nh­ x©y dùng c¸c chØ tiªu kinh tÕ kü thuËt ®Ó thùc hiÖn 2.3. Phßng kü thuËt a. C¬ cÊu tæ chøc cña phßng Phßng gåm 5 ng­êi chiÕm 3,045% tæng sè lao ®éng trong c«ng ty gåm: 1 tr­ëng phßng, 2 phã phßng, 2 nh©n viªn. Chuyªn ngµnh b. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng - Phßng kü thuËt lµ bé phËn trî gióp gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c kü thuËt s¶n xuÊt, ®¸nh gi¸ chÊt l­îng s¶n phÈm. Cã nhiÖm vô t×m ph­¬ng ¸n vµ quy tr×nh c«ng nghÖ tèi ­u cho s¶n xuÊt. - Phßng cã nhiÖm vô theo dâi, h­íng dÉn, gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn ®Þnh møc lao ®éng ë ph©n x­ëng khi ¸p dông c¸c tiÕn bé kü thuËt. N©ng cao n¨ng suÊt, chÊt l­îng s¶n phÈm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt chung. - Phßng cã nhiÖm vô theo dâi an toµn m¸y mãc thiÕt bÞ b¶o d­ìng söa ch÷a trang thiÕt bÞ cho toµn C«ng ty ®Ó ®¶m b¶o tiÕn ®é s¶n xuÊt cho C«ng ty. c. T×nh h×nh bè trÝ vµ sö dông c¸n bé cña phßng Phßng kü thuËt víi tæng sè lµ 5 ng­êi ®­îc ph©n c«ng vµ tr×nh ®é nh­ sau. Chøc n¨ng Sè l­îng Chuyªn m«n Tr×nh ®é Thêi gian c«ng t¸c §H C§ TC <5 5 ¸ 25 >25 Tr­ëng phßng 1 Kü thuËt 1 1 Phã phßng 2 KT – KT 2 2 Nh©n viªn 2 Kü thuËt 2 1 1 Tæng 5 3 2 1 3 1 Phßng kü thuËt chñ yÕu lµ nh÷ng c¸n bé cã chuyªn m«n nghiÖp vô cao ®· qua nh÷ng tr­êng líp §H, TC. Vµ thêi gian c«ng t¸c l©u n¨m ®ã lµ thuËn lîi nh­ng ®Æc thï s¶n xuÊt cña C«ng ty ®ßi hái kü thuËt rÊt nhiÒu nh­ng ta th©y c¬ cÊu vµ sè l­îng c¸n bé nh­ vËy vÉn ch­a hîp lý quy m« nhiÖm vô còng nh­ tÝnh chÊt s¶n xuÊt cña C«ng ty th× víi sè l­îng c¸n bé kü thuËt cã tr×nh ®é §¹i häc chuyªn ngµnh nh­ vËy lµ Ýt cÇn ph¶i cã sù ®iÒu chØnh l¹i cho phï hîp tõ ®ã viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng sÏ ®­îc ®¶m b¶o hiÖu qu¶ h¬n. d. Mèi quan hÖ * Mèi quan hÖ däc Phßng kü thuËt cã nhiÖm vô ph¶i b¸o c¸o víi ban l·nh ®¹o C«ng ty t×nh h×nh ®Þnh møc tiªu hao nguyªn liÖu, ®Þnh møc n¨ng suÊt lao ®éng vµ c¸c vÊn ®Ò kü thuËt trong s¶n xuÊt ®Ó l·nh ®¹o c«ng ty kÞp thêi cã ph­¬ng h­íng gi¶i quyÕt. - Phßng kü thuËt ph¶i h­íng dÉn vµ theo dâi c¸c ph©n x­ëng thùc hiÖn ®óng quy tr×nh c«ng nghÖ vµ c¸c ®Þnh møc kü thuËt kh¸c ®Ó ®¶m b¶o viÖc tiÕt kiÖm nguyªn liÖu vµ tiÕn ®é cña c«ng viÖc, chÊt l­îng, s¶n phÈm... - KÕt hîp víi phßng kÕ to¸n ®Ó x©y dùng gi¸ thµnh, ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu. - Phßng kü thuËt gióp phßng tæ chøc s¾p xÕp c¬ cÊu tæ chøc cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt cña C«ng ty. 2.4 Phßng kÕ to¸n a. C¬ cÊu tæ chøc phßng - Phßng kÕ to¸n gåm 6 ng­êi, chiÕm 2,096% tæng sè lao ®éng trong ®ã cã 1 tr­ëng phßng, 1 phã phßng, 4 nh©n viªn. b. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng Phßng kÕ to¸n lµ mét bé phËn quan träng gióp viÖc cho gi¸m ®èc trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh, vèn vµ chi phÝ theo dâi, qu¶n lý khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, tiªu thô s¶n phÈm, nî cña C«ng ty. - Thanh to¸n l­¬ng, th­ëng, b¶o hiÓm x· héi cho ng­êi lao ®éng, tr¶ tiÒn lµm thªm giê, ngoµi giêi cho ng­êi lao ®éng. - Tham m­u cho gi¸m ®èc c¸c biÖn ph¸p ®Èy m¹nh s¶n xuÊt kinh doanh thu lîi nhuËn cao, qu¶n lý b¶o tån vµ ph¸t triÓn nguån vèn thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi nhµ n­íc. c. T×nh h×nh bè trÝ, sö dông c¸n bé cña phßng Phßng kÕ to¸n gåm 6 ng­êi ®Òu lµ n÷a ®· tèt nghiÖp §¹i häc chuyªn ngµnh kinh tÕ. Trong ®ã 1. Tr­ëng phßng kiªm kÕ to¸n tr­ëng 2. Phã phßng. Phô tr¸ch h¹ch to¸n kÕ to¸n tÝnh gi¸ thµnh 3. Nh©n viªn phô tr¸ch: kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n tæng hîp vµ thñ quü thu chi tiÒn mÆt. - Nh×n chung viÖc bè trÝ sö dông c¸c hé cña phßng lµ hîp lý ph¸t huy tèi ®a n¨ng lùc cña tõng c¸ nh©n. MÆt kh¸c ®Òu tèt nghiÖp chuyªn ngµnh kinh tÕ. Kh«ng cã sù chång chÐo trong chøc n¨ng nhiÖm vô rÊt thuËn lîi cho ban l·nh ®¹o vµ c«ng ty. C¬ cÊu vµ bè trÝ sö dông nµy nªn gi÷ nguyªn kh«ng cã sù thay ®æi ®Ó t¹o sù æn ®Þnh vµ ph¸t huy n¨ng lùc tèi ®a Chøc n¨ng Sè l­îng Chuyªn m«n Tr×nh ®é Thêi gian c«ng t¸c §H C§ TC <5 5 ¸ 25 >25 Tr­ëng phßng 1 Kinh tÕ 1 1 Phã phßng 1 Kinh tÕ 1 1 Nh©n viªn 4 Kinh tÕ 4 3 1 2 d. Mèi quan hÖ cña phßng kÕ to¸n * Mèi quan hÖ däc - Víi ban gi¸m ®èc, phßng kÕ to¸n cã nhiÖm vô th­êng xuyªn b¸o c¸o kÕ ho¹ch thu – chi, lç – l·i cña C«ng ty, tham m­u cho gi¸m ®èc cã biÖn ph¸p ®Èy m¹nh hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh vµ b¶o tån, ph¸t triÓn nguån vèn. - Víi c¸c ph¶n øng: gióp m¹ng l­íi thèng kª ë c¸c ph©n x­ëng lµm tèt nhiÖm vô thèng kª, më sæ s¸ch cËp nhËt. * Mèi quan hÖ ngang. Trªn c¬ së ®Þnh møc lao ®éng cña phßng kü thuËt vµ phßng tæ chøc hµnh chÝnh, phßng kÕ ho¹ch, cung øng nguyªn vËt liÖu vµ thanh to¸nk kÞp thêi mäi chi phÝ tiÒn l­¬ng cña c¸c bé c¸c phßng ban vµ ph©n x­ëng s¶n xuÊt, ®ång thêi h¹ch to¸n kÞp thêi c¸c kho¶n lç – l·i kÞp thêi. 3. Bé m¸y qu¶n lý vµ hÖ thèng chØ huy cña ph©n x­ëng - C«ng ty in C«ng §oµn cã 3 ph©n x­ëng gåm: ph©n x­ëng chÕ b¶n, ph©n x­ëng in, ph©n x­ëng gia c«ng. §øng ®Çu c¸c ph©n x­ëng nµy lµ c¸c qu¶n ®èc ph©n x­ëng phô tr¸ch vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ban l·nh ®¹o cña C«ng ty. 3.1. Ph©n x­ëng chÕ b¶n Ph©n x­ëng cã nhiÖm vô thiÕt kÕ mÉu m· chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi chuyÓn sang cho c¸c c«ng ®o¹n sau. Ph©n x­ëng gåm: 12 ng­êi 3.2. Ph©n x­ëng In Ph©n x­ëng hoµn tÊt phÇn c«ng viÖc cña phÇn ph©n x­ëng chÕ b¶n chuyÓn sang: ph©n x­ëng gåm: PXTosiba vµ PX mÉu Ph©n x­ëng cã 95 ng­êi: 1 qu¶n ®èc vµ 2 tæ tr­ëng 3.3. Ph©n x­ëng gia c«ng Ph©n x­ëng lµ kh©u cuèi cïng cña qóa tr×nh s¶n xuÊt t¹o h×nh vµ mÉu m· s¶n phÈm, ph©n x­ëng gåm 2 tæ lµ tæ s¸ch 1 vµ tæ s¸ch 2. Ph©n x­ëng cã 40 ng­êi: 1 qu¶n ®èc vµ 2 tæ tr­ëng. 4. C«ng t¸c ®µo t¹o vµ n©ng cao tr×nh ®é cña lao ®éng c¸n bé CNV trong c«ng ty. a. C«ng t¸c ®µo t¹ovµ n©ng cao tr×nh ®é C«ng ty víi quan ®iÓm xuÊt ph¸t con ng­êi lµ nh©n tè hµng ®Çu trong mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, mét mÆt còng v× ®Æc thï s¶n xuÊt cña C«ng ty. §ã lµ in Ên s¸ch b¸o do vËy mµ c«ng nghÖ còng nh­ nhu cÇu, yªu cÇu cña x· héi vµ thÞ tr­êng thay ®æi, n©ng cao do ®ã ®Ó kh«ng bÞ tôt hËu còng nh­ kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng c«ng ty kh«ng ngõng ph¶i n©ng cao vµ c¶i tiÕn kü thuËt c«ng nghÖ. Nh­ng ®Ó n¾m b¾t vËn hµnh hiÖu qu¶ ®­îc nh÷ng kü thuËt ®ã th× ®éi ngò c«ng nh©n cña C«ng ty kh«ng ngõng ph¶i häc hái n©ng cao tay nghÒ hµng n¨m tiÕp thu nh÷ng c«ng nghÖ míi. Thi n©ng bËc, n©ng tay nghÒ cho c«ng nh©n lao ®éng hoÆc mêi c¸c chuyªn gia n­íc ngoµi vÒ gi¶ng cho ng­êi lao ®éng. §ång thêi C«ng ty còng cö c¸n bé qu¶n lý ®i häc n©ng cao nghiÖp vô cho phï hîp víi yªu cÇu c«ng t¸c. b. Ch­¬ng tr×nh tuyÓn vµ ®Ò b¹t Khi ®Ò b¹t ai phßng tæ chøc ®Ò b¹t lªn gi¸m ®èc xem xÐt quyÕt ®Þnh viÖc ®Ò b¹t vµ tuyÓn chän tu©n thñ tiªu chuÈn n¨ng lùc tr×nh ®é vµ kinh nghhiÖm. III. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty in C«ng §oµn. 1. §¸nh gi¸ vÒ c¬ cÊu lao ®éng qu¶n lý + VÒ sè l­îng lao ®éng qu¶n lý vµ c¸n bé chøc danh B. Sè l­îng chÊt l­îng lao ®éng TT Bé phËn Tr­ëng Phã Chuyªn m«n kü thuËt Chuyªn m«n kinh tÕ §H C§ T.C §H C§ T.C 1 B. L·nh ®¹o 1 1 1 1 2 P. Tæ chøc 1 1 0 0 3. Phßng kü thuËt 1 2 2 1 4 Phßng kÕ ho¹ch 1 1 1 1 5 Phßng kÕ to¸n 1 1 2 6 P.X chÕ b¶n 1 1 7 P.X In 1 1 8 P.X Gia c«ng` 1 1 Tæng sè 8 6 6 3 3 Qua sè liÖu trªn ta thÊy c¸n bé chøc danh cña c«ng ty bao gåm: 14 ng­êi trong ®ã cã 9 ng­êi ®· qua ®µo t¹o ®¹i häc 3 ng­êi trung cÊp chuyªn ngµnh. Nh­ vËy tû lÖ §¹i häc trong c¸n bé chøc danh cña c«ng ty lµ: 77% trong ®ã chuyªn ngµnh kü thuËt lµ: 60%. Chuyªn ngµnh kinh tÕ 40% tû lÖ trung cÊp trong c¸n bé chøc danh lµ: 23% Nh­ vËy tr×nh ®é §H trong c¸n bé chøc danh trong bé m¸y qu¶n lý ch­a ®¹t 100% do ®ã ®ßi hái c«ng ty ph¶i n©ng cao tr×nh ®é cho c¸n bé qu¶n lý ®Ó ®¹t ®­îc yªu cÇu trªn VÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng qu¶n lý gi¸n tiÕp TT Bé phËn Sè l­îng Tr×nh ®é Th©m niªn (n¨m) §H C§ T.C < 5 5 ¸ 25 >25 1 B. L·nh ®¹o 2 2 1 1 2 P. Tæ chøc 3 1 2 1 3. Phßng kü thuËt 10 5 5 1 3 1 4 Phßng kÕ ho¹ch 5 3 2 1 3 1 5 Phßng kÕ to¸n 6 6 3 1 2 6 P.X chÕ b¶n 1 1 1 7 P.X In 1 1 1 8 P.X Gia c«ng` 1 1 1 Tæng sè 29 17 5 5 5 13 6 Tæng sè C«ng ty cã 29 lao ®éng trùc tiÕp chiÕm 16% tæng sè lao ®éng ®©y lµ mét tû lÖ phï hîp Tr×nh ®é lao ®éng: cã 16 ng­êi tr×nh ®é §H chiÕm 62% , C§: 5 ng­êi chiÕm: 10/6%: TC: 5 chiÕm 10,6% tû lÖ nµy so víi mÆt b»ng trung lµ t¹m ®­îc nh­ng nÕ­ xÐt tõng phßng ban riªng th× vÉn ch­a thËt sù phï hîp ®iÒu nµyl·nh ®¹o c«ng ty cÇn nghiªn cøu thªm. Th©m niªn c«ng t¸c: sè ng­êi c«ng t¸c trªn 25 n¨m cã 6 ng­êi, tõ 5 ¸ 25 n¨m cã 13 ng­êi, d­íi 5 n¨m cã 5 ng­êi ta nhËn thÊy sè ng­êi lao ®éng th©m niªn kh«ng nhiÒu. Chñ yÕu ë møc ®é trung b×nh ®Çy lµ thuËn lîi rÊt lín ®èi víi c«ng ty bëi víi ®éi ngò nµy sÏ ®­îc sù æn ®Þnh vµ n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong c«ng viÖc. 2. §¸nh gi¸ vÒ quy m« qu¶n lý C«ng ty In C«ng §oµn lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« nhá víi 175 lao ®éng vµ gåm 4 phßng ban chøc n¨ng. C¸c phßng ban cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. Vµ tõng phßng ban ®¶m nhiÖm mét chøc n¨ng nhiÖm vô riªng cña m×nh nh­ vËy lµ hîp lý kh«ng cã sù chång chÐo trong qu¶n lý. C«ng ty cÇn duy tr× vµ ph¸t huy kh¶ n¨ng riªng tõng phßng sao cho hîp lý. 3.§¸nh gi¸ vÒ chøc n¨ng nhiÖm vô so víi ®Þnh biªn cña phßng ban ë C«ng ty, viÖc ph©n c«ng ®Þnh biªn cña c¸c phßng ban nh­ vËy c¬ b¶n lµ hîp lý, tuy nhiªn nh­ vËy vÉn ch­a ®­îc tèi ­u bëi v× nh­ ta thÊy - Phßng kÕ häach víi quy m« vµ nhiÖm vô cña phßng ®ßi hái cÇn ph¶i cã sè l­îng c«ng nh©n viªn 10 ng­êi lµ phï hîp nh­ng phßng kü thuËt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña phßng còng rÊt lín nh­ng chØ víi 5 ng­êi nh­ vËy dÔ g©y t×nh tr¹ng qu¸ t¶i, kiªm nhiÖm cÇnph¶i xem xÐt. - §ång thêi phßng kÕ to¸n víi 6 ng­êi nh­ vËy kh«ng ph¸t huy vµ tËn dông ®­îc hÕt, phßng nµy cã thÓ kiªm nhiÖm ®­îc cÇn bè trÝ l¹i c«ng viÖc vµ nhiÖm vô 4. VÒ t×nh h×nh thùc hiÖn chøc n¨ng quyÒn h¹n Cña c¸c phßng ban sù phèi hîp gi÷a c¸c phßng ban - C¸c phßng ban cña c«ng ty thùc hiÖn ®óng chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh, thùc hiÖn tham m­u gióp viÖc cho gi¸m ®èc, c¸c phßng ban chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ nh÷ng viÖc chuyªn m«n cña m×nh. - C¸c phßng ban cã mèi quan hÖ mËt thiÕt hç trî cho nhau ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô cña m×nh vµ môc tiªu chung cña toµn c«ng ty. §ång thêi gãp phÇn chung vµo qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay. 5. ThuËn lîi vµ khã kh¨n. * ThuËn lîi - C¸c phßng ban, c¸n béc«ng nh©n viªn trong bé m¸y qu¶n lý ®· thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao. - Gi÷a c¸c phßng ban cã sù kÕt hîp chÆt chÏ, thèng nhÊt víi nhau rÊt thuËn lîi cho ban gi¸m ®èc t×m ra nh÷ng ®iÓm m¹nh vµ nh÷ng tån t¹i ®Ó ph¸t huy vµ kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm ®ã - Sù ph©n c«ng lao ®éng theo chøc n¨ng, c¸c phßng ban, ph©n x­ëng lµ hîp lý gän nhÑ, kh«ng cã sù chång chÐo, ph¸t huy tèi ®a chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng bé phËn * Khã kh¨n MÆc dï thuËn lîi lµ rÊt nhiÒu nh­ng còng cã nh÷ng khã kh¨n tån t¹i mµ c«ng ty cÇn ph¶i kh¾c phôc ®ã lµ tr×nh ®é nghiÖp vô vÉn cßn thÊp cÇn ph¶i n©ng cao tr×nh ®é cho c¸n bé qu¶n lý h¬n n÷a ®Ó phï hîp h¬n trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ hiÖn nay. PhÇn III. Mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y quan lý ë c«ng ty in c«ng ®oµn ViÖt Nam I. Hoµn thiÖn c¬ chÕ qu¶n lý C¨n cø vµo kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty In C«ng §oµn trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®ång thêi c¨n cø vµo t×nh h×nh kinh tÕ hiÖn nay vµ c¬ cÊu tæ chøc, chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban trùc thuéc c«ng ty ®Ó ®¶m b¶o hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty cao h¬n n÷a, trªn gãc ®é lµ mét sinh viªn thùc tËp t«i cã mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý cña bé m¸y 1. Ban gi¸m ®èc: Víi mét gi¸m ®èc tr×nh ®é chuyªn ngµnh kinh tÕ vµ mét gi¸m ®èc tr×nh ®é chuyªn ngµnh kü thuËt nh­ vËy lµ hîp lý, cÇn ®Ó phã gi¸m ®èc phô tr¸ch hoµn toµn vÒ kü thuËt vµ c¸c phßng ban kü thuËt, phßng kÕ ho¹ch. 2. Phßng kü thuËt Víi c¬ cÊu nh­ hiÖn nay ph¶i bæ sung thªm ng­êi vµ t¸ch phßng kü thuËt thµnh phßng kü thuËt vµ c«ng nghÖ. §Ó ®Èy m¹nh h¬n n÷a viÖc ¸p dông c«ng nghÖ tiªn tiÕn vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt 3. Phßng tæ chøc C¬ cÊu nh­ hiÖn nay®· lµ hîp lý nh­ng ®Ó tèi ­u h¬n n÷a cÇn ph¶i bè trÝ thªm 1 ng­êi ®Ó c«ng viÖc cña phßng lu«n gi¶i quyÕt nhanh gän vµ thùc hiÖn tèt chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh ®­îc giao 4. Phßng kÕ ho¹ch C¬ cÊu nh­ vËy lµ phï hîp víi chøc n¨ng nhiÖm vô còng nh­ quy m« nhiÖm vô cña phßng nªn gi÷ nguyªn c¬ cÊu nh­ nµy ®Ó ph¸t huy tèi ®a n¨nglùc c¸c c¸ nh©n trong phßng vµ cña phßng nãi chung. 5. Phßng kÕ to¸n Nh­ ta biÕt r¨ng C«ng ty In C«ng §oµn lµ C«ng ty cã quy m« nhá vµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty kh«ng cã qu¸ nhiÒu nguyªn vËt liÖuv× vËy viÖc c¬ cÊu sèl­îng ë phßng kÕ to¸n víi 6 ng­êi cã thÓ lµ nhiÒu so víi quy m« c«ng viÖc, bëi v× mét ng­êi cã thÓ ®¶m nhiÖm ®­îc mét sè c«ng viÖc cïng mét lóc do ®ã phßng chØ cÇn kho¶ng 4 – 5 ng­êi lµ ®ñ ®¶m b¶o c«ng viÖc lu«n ®­îc tiÕn hµnh tèt tr¸nh t×nh tr¹ng qu¸ nhµn rçi trong phßng. * X©y dùng c¬ cÊu lao ®éng trong c«ng ty theo biÓu sau TT Tªn bé phËn Tæng sè lao ®éng Lao ®éng dù kiÕn 1 Ban l·nh ®¹o 2 2 - - 2. Phßng tæ chøc 4 2 2 - 3 Phßng kÕ ho¹ch 10 2 8 - 4 Phßng kü thuËt 6 2 4 - 5 Phßng kÕ to¸n 5 1 4 - 6 P.X chÕ b¶n 11 1 - 10 7 P.X In 95 1 - 94 8 P.X gia c«ng 40 1 - 39 9 Kho thµnh phÈm 2 - - 2 Tæng sè 175 Nh­ vËy víi sù x©y dùng l¹i nµy tæng sè lao ®éng kh«ng thay ®æi nh­ng cã sù thay ®æi gi÷a c¸c phßng ban h­íng gi¶i quyÕt ®­a mét ng­êi ë phßng kÕ to¸n lªn phßng tæ chøc nh­ vËy tæng sè lao ®éng trong c«ng ty vÉn ®­îc gi÷ nguyªn hoÆc c«ng ty ph¶i tuyÓn thªm 1 lao ®éng cho phßng kü thuËt vµ chuyÓn 1 ng­êi ë phßng kÕ to¸n thùc hiÖn c«ng viÖc kh¸c nh­ng ë ph­¬ng ¸n nµy kh«ng tèi ­u. II. KÕ ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé vµ tiªu chuÈn ho¸ c¸n bé HiÖn nay tr×nh ®é ®¹i häc cña c¸n bé chøc danh trong c«ng ty lµ 77% cßn l¹i 23% lµ cao ®¼ng vµ trung cÊp ®Ó ®¸p øng yªu cÇu ®æi míi c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ thùc hiÖn vµ ph¸t huy quyÒn chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, ®ång thêi phôc vô thiÕt thùc cho nhu cÇu ®æi míi c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé. C«ng viÖc nµy trùc tiÕp do phßng tæ chøc trùc tiÕp chØ ®¹o. §Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c tiªu chuÈn ho¸ c¸n bé theo t«i c«ng ty cÇn ®­a ra c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt sau. - C«ng ty göi c¸n bé chøc danh ®i ®µo t¹o ë bËc ®¹i häc ®Ó phôc vô l©u dµi cho doanh nghiÖp, khuyÕn khÝch c¸n bé chøc danh tù häc n¨ng cao tr×nh ®é ®Ó phÊn ®Êu ®¹t chØ tiªu 100% c¸n bé chøc danh trong c«ng ty lµ tr×nh ®é ®¹i häc vµ thùc hiÖn ph­¬ng h­íng trÎ ho¸ c¸n bé trong c«ng ty. C«ng ty cÇn khuyÕn khÝch c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®i häc thªm b»ng h×nh thøc kh¸c nhau, cã chÕ ®é t¨ng l­¬ng phï hîp cho nh÷ng ng­êi ®i häc vÒ. Nh­ng trong qóa tr×nh häc c¸c phßngban chøc n¨ng vÉn ph¶i ®¶m b¶o hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ c«ng viÖc cña phßng ban m×nh, do ®ã ph¶i cã kÕ ho¹ch häc tËp cho phï hîp ®Ó cã nh÷ng ®iÒu chØnh hîp lý ®ång thêi ph¶i x¸c ®Þnh chÝnh x¸c cö ai ®i vµ ®i trong thêi gian nµo ®Ó kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn s¶n xuÊt kinh doanh. §èi víi viÖc ®µo t¹o c«ng nh©n kü thuËt cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ë c¸c ph©n x­ëng, phßng tæ chøc cÇn phèi hîp chÆt chÏ víi phßng kü thuËt ®Ó bªn kÕ ho¹ch ®µo t¹o n©ng tay nghÒ, n©ng bËc thî mét c¸ch chu ®¸o. Bëi hä lµ nh÷ng ng­êi trùc tiÕp t¹o ra s¶n phÈm cña doanh nghiÖp. KÕt luËn Trªn ®©y lµ mét sè ý kiÕn cña t«i vÒ viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty In c«ng ®oµn ViÖt Nam, nã lµ kÕt qu¶ cña viÖc vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc ë nhµ tr­êng cïng víi qóa tr×nh t×m hiÓu thùc tÕ ë c«ng ty In c«ng ®oµn ViÖt Nam. Trong chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cña t«i ®iÓm c¬ b¶n cña viÖc x©y dùng bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty lµ mét mÆt gãp phÇn c¾t gi¶m l­îng lao ®éng qu¶n lý d­ thõa vµ bè trÝ lao ®éng cßn thiÕu, s¾p xÕp l¹i lao ®éng cho phï hîp ®¶m b¶o cho bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ngµy cµng tèt h¬n. Tuy nhiªn víi kh¶ n¨ng tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng cßn h¹n chÕ ch¾c ch¾n chuyªn ®Ò kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, rÊt mong sù gãp ý phª b×nh cña c¬ së thùc tËp vµ cña thÇy gi¸o h­íng dÉn gióp t«i cã thªm nhËn thøc s©u s¾c h¬n ®ång thêi rót ra ®­îc nh÷ng bµi häc kinh nghiÖm cho b¶n th©n trong qu¸ tr×nh sau nµy. T«i xin bÇy tá lßng biÕt ¬n s©u s¾c vÒ sù quan t©m, gióp ®ì hÕt søc tËn t×nh cña thÇy gi¸o h­íng dÉn: Hoµng V¨n Liªu vµ tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty In C«ng §oµn ViÖt Nam ®· gióp ®ì t«i hoµn thiÖn chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cña m×nh