Báo cáo Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị ở Công ty Tây Hồ

thi công so với dự kiến kế hoạch vì vậy mà thời gian làm việc của máy móc, thiết bị xây dựng tăng lên. Bảng 9: Thời gian làm việc thực tế bình quân Năm Thời gian làm việc theo kế hoạch bình quân (ngày/ tháng) Thời gian làm việc thực tế bình quân (ngày/ tháng) Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch 2001 23 24 104,35 2002 24 23 95,83 2003 24 27 112,50 2004 28 27 96,43 2005 28 28 100 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Năm 2002 và 2004 thời gian làm việc của máy móc, thiết bị không hoàn thành kế hoạch đặt ra do Công ty có nhiều công trình ở vùng sâu, vùng xa, phân tán, nhiều công trình phải thuê máy hoạt động, vì tính chi phí vận chuyển và sử dụng máy khi mà chuyển máy đến được các công trình đó lớn hơn là đi thuê, trong khi máy của Công ty thì lại khó cho thuê vì thị trường cho thuê máy xây dựng rất sôi động. Năm 2002 công nợ tồn đọng lớn nên thiếu vốn cho sản xuất kinh doanh, khi máy móc, thiết bị hỏng hóc Công ty chưa có kinh phí kịp thời thay thế sửa chữa làm máy ngừng hoạt động. Năm 2004 giá cả vật liệu xây dựng đặc biệt là giá thép tăng đột biến ảnh hưởng đến thị trường xây dựng. Công ty phải tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu có giá cả hợp lý với công trình nên tác động tới thời gian cung ứng nguyên vật liệu cho từng công trình làm việc sử dụng máy móc, thiết bị cũng bị ảnh hưởng. Giá nhiên liệu cho sản xuất xi măng tăng lên và dây chuyền sản xuất xi măng đến kỳ phải sửa chữa nhiều do vậy mà thời gian ngừng máy tăng lên. Năm 2003 thời gian làm việc thực tế trung bình của máy móc, thiết bị tăng đột biến là do có sự sáp nhập của nhà máy xi măng X18, nhà máy này luôn hoạt động với thời gian tối đa để có thể đáp ứng nhu cầu của thị trường bình thường trung bình 29 ngày/tháng nhưng máy móc ở xí nghiệp này có số lượng lớn nhưng chúng đã hết khấu hao, thời gian ngừng sửa chữa cũng nhiều. Năm 2005, công tác quản lý được làm tốt, giá nguyên vật liệu đã ổn định hơn, thời tiết khá thuận lợi cho việc thi công xây dựng nên Công ty hoàn thành kế hoạch sử dụng về mặt thời gian. Bên cạnh hoạt động xây lắp lại phụ thuộc khá lớn vào địa lý và điều kiện khí hậu nên thời gian huy động máy móc vào sử dụng cũng biến đổi theo các quý trong năm. Trong năm thì quý I và IV là mùa xây dựng nên máy móc sử dụng nhiều hơn, thời gian sử dụng lớn hơn. Cụ thể ở bảng sau: Bảng 10: Thời gian hoạt động thực tế của máy móc, thiết bị qua các quý Thời gian họat động thực tế của máy móc thiết bị (Ngày/tháng) Năm 2005 Quý I Quý II Quý III Quý IV 29 25 26 28 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Đây là một trong những căn cứ cho việc lập kế hoạch sử dụng về mặt thời gian. Thực hiện kế hoạch về mặt công suất Ta thấy máy móc, thiết bị sử dụng trong thi công xây lắp phần lớn là máy móc, thiết bị cũ, trong những năm vừa qua các máy móc này bắt đầu hỏng hóc nhiều nên cần có thời gian sửa chữa do vậy mà công suất hoạt động của chúng thấp hơn rất nhiều so với công suất thiết kế. Các máy như: máy xúc, ô tô tải, xe lu, trạm trộn bê tông có công suất huy động lớn hơn các máy khác do chúng không thể thiếu cho mỗi công trình. Còn các máy: máy phát điện, cần trục, máy bơm nước không phải công trình nào cũng cần nên chúng có công suất thực tế thấp hơn các loại máy khác. Bảng 11: Thực hiện kế hoạch sử dụng về mặt công suất TT Danh mục MMTB 2001 (%) 2002 (%) 2003 (%) 2004 (%) 2005 (%) 1 Xe ô tô vận tải 63 64 65 67 64 2 Máy ủi 62 62 62 62 62 3 Máy xúc 60 61 61 62 63 4 Máy lu 6- 8T; 8-12T 52 58 61 63 66 5 Máy lu rung 48 52 53 55 56 6 Máy khoan 48 50 50 51 52 7 Máy bơm nước 46 44 42 41 39 8 Máy mài 46 44 43 42 41 9 Máy trộn bê tông250–300L 80 85 88 91 94 10 Máy dùi 67 69 70 72 73 11 Dàn giáo thép 50 51 52 53 54 12 Máy phát điện 25 KW 50 44 41 38 34 13 Cần trục 42 41 41 41 41 14 Máy hàn 52 54 56 58 61 15 Máy phun nhựa đường 55 63 69 76 82 Tính chung 54,7 55,77 56,9 58,03 58,77 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Trong những năm qua, giá trị sản xuất của Công ty không ngừng tăng lên, Công ty thường trúng thầu các công trình lớn. Công ty có uy tín ngày càng tăng trên thị trường và được sự tin tưởng của tổng cục công nghiệp quốc phòng cũng như Bộ quốc phòng nên Công ty nhận được nhiều công trình quốc phòng, do vậy mà công suất huy đông thực tế liên tục tăng qua các năm. Tuy nhiên, Công ty thường xuyên không thực hiện được kế hoạch về công suất do thường xuyên có nhiều công trình ở xa, việc cung cấp nguyên vật liệu và sửa chữa gặp nhiều khó khăn và điều kiện tự nhiên, thời tiết ở các vùng đó phức tạp làm han gỉ máy móc, tiến độ thi công, phải dừng máy để sửa chữa do đó mà thời gian ngừng việc tăng lên. Bảng 12: % công suất hoạt động so với công suất thiết kế % công suất 2001 2002 2003 2004 2005 KH TH KH TH KH TH KH TH KH TH 55 54,7 57 55,77 58 66,63 84 70,78 83 72,78 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Bên cạnh đó thì việc vận chuyển, điều động máy móc đến các công trình đó cũng không dễ dàng nên Công ty phải đi thuê, trong khi đó có máy lại không dùng nên xảy ra hiện tượng không hoàn thành kế hoạch về huy động công suất làm việc của máy móc, thiết bị. Mặc dù vậy Công ty luôn cố gắng quan tâm, quản lý sát sao tới việc sử dụng máy móc, thiết bị ở các xí nghiệp và các đội. Buộc các đội phải có biện pháp huy động hết công suất máy móc, thiết bị mà mình quản lý. Thêm vào sự sáp nhập của nhà máy X18 với công suất hoạt động luôn vượt quá công suất thiết kế vì thế mà từ năm 2003 công suất hoạt động thực tế của toàn bộ máy móc, thiết bị ở Công ty luôn đạt mức cao. Thực hiện kế hoạch tính và trích khấu hao Công ty hiện nay đang áp dụng hai phương pháp tính khấu hao cơ bản là phương pháp khấu hao tuyến tính và phương pháp khấu hao lũy thoái. Trong đó phương pháp khấu hao tuyến tính chủ yếu được sử dụng cho các loại máy móc thiết bị đã qua sử dụng hoặc có thời gian sử dụng lâu dài, tính năng kỹ thuật ít có sự thay đổi như ôtô, xe ủi, máy xúc… Theo phương pháp này chi phí khai thác sử dụng được tính vừa phải do vậy mức độ huy động công suất so với các loại thiết bị khác là tương đối cao. Còn phương pháp khấu hao lũy thoái được áp dụng phổ biến cho các loại máy móc thiết bị mới, tính năng kỹ thuật cao như xe lu rung, máy ép thủy lực… Phương pháp này làm cho chi phí khấu hao thường lớn dẫn đến chi phí khai thác sử dụng tăng làm Công ty khó khăn trong việc huy động số máy móc vào thi công. Hàng năm Công ty dựa vào hai cách tính sau để tính mức trích khấu hao cho từng máy móc thiết bị. Phương pháp tuyến tính Trong đó: TKH: Tỷ lệ khấu hao bình quân MKHBQ: Mức khấu hao bình quân máy móc, thiết bị trong một năm NG: Nguyên giá máy móc, thiết bị TSDBQ: Thời gian sử dụng bình quân Phương pháp lũy thoái Trong đó: :Mức khấu hao của năm tính khấu hao : Tỷ lệ khấu hao của năm tính khấu hao TKT: Tuổi thọ của máy móc, thiết bị T: Số năm tính khấu hao Hàng năm Công ty đều lập kế hoạch trích khấu hao, mức trích phụ thuộc vào số lượng máy móc, thiết bị có hiện có trong Công ty ở thời điểm lập kế hoạch. Trong các năm từ 2001 đến 2003 thì do Công ty chỉ có các máy móc, thiết bị phuc vụ thi công là chủ yếu nên mức trích dự tính thấp hơn năm 2004 và 2005 khi nhà máy xi măng X18 đã sáp nhập vào Công ty làm tăng nguyên giá của máy móc, thiết bị lên rất nhiều. Năm 2005 mức trích khấu hao dự tính giảm hơn so với năm 2004 là do năm này ước tính có một lượng máy móc, thiết bị lớn hết thời gian khấu hao nên Công ty không tính khấu hao nữa và một số Công ty đã thanh xử lý. Trong bản kế hoạch hàng năm Công ty còn nêu rõ mức trích khấu hao dự tính của từng máy móc, thiết bị hình thành bởi các nguồn vốn khác nhau. Việc nêu rõ như vậy giúp thuận lợi cho việc quản lý của cơ quan cấp trên và các phòng ban có liên quan. Bảng 13: Kế hoạch trích khấu hao hàng năm của Công ty Tây Hồ Năm Nguyên giá Mức trích Trong đó Ngân sách Tự bổ sung Nguồn khác 2001 7017.3 711.9 199.8 9.9 502.2 2002 7647.3 711.9 258.3 0 453.6 2003 7535.9 844.2 273.6 2.9 567.7 2004 31170.6 3814.2 272.7 2704.5 837 2005 17564.4 2376 487.5 288 1600.5 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Tình hình thực hiện kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa Dựa vào tiêu chuẩn của Công ty đưa ra hàng năm và phương pháp lập lịch xích ở trên Công ty lập kế hoạch sửa chữa lớn và kế hoạch bảo dưỡng gồm: Loại máy nào cần sửa, số lần sửa trong năm, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng … Các tiêu chuẩn như sau: Động cơ chạy 800 000 Km thì sửa chữa lớn Công suất, hộp số chạy 400 000 km thì sửa chữa lớn Ôtô tải hoặc xe du lịch mỗi năm thay dầu côn hoặc hộp số một lần Bảo dưỡng Cứ 3000 km bảo dưỡng lần một Khoảng 6000 km bảo dưỡng lần hai hoặc Máy công trình và thiết bị phục vụ thi công: máy xúc, ủi, lu, cẩu tháp, trạm trộn vận thăng… trung bình 1.5 tháng bảo dưỡng lần một còn khoảng 3 tháng bảo dưỡng lần hai Nhà máy X18 một năm dừng sản xuất để sửa chữa lớn một lần. Sửa chữa bất thường Công ty không kiểm soát bằng kế hoạch mà khi nào hỏng thì sửa, tùy thuộc vào tình hình sản xuất cũng như tùy từng loại máy móc, thiết bị. Cụ thể kế hoạch sửa chữa lớn và bảo từng năm như sau: Bảng 14: Kế hoạch sửa chữa lớn và bảo dưỡng từng năm Định mức Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 KH TH % KH TH % KH TH % Sửa chữa lớn 8 8 100 7 7 100 8 8 100 Bảo dưỡng 630 635 100.8 525 525 100 680 689 101.3 Sửa chữa vừa 44 43 97.72 46 48 104.3 47 47 100 Sửa chữa nhỏ 127 131 103.1 136 138 101.5 147 151 102.7 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Công ty luôn thực hiện đúng kế hoạch sửa chữa lớn hàng năm đặt ra vì sửa chữa lớn bao gồm các công việc rất quan trong đối với máy móc, thiết bị như: hệ phát động lực, hệ truyền động hoặc hệ công tác, thay khung máy… Công việc sửa chữa này do bộ phận chuyên trách đảm nhiệm nhưng do tính năng của máy móc, thiết bị rất phức tạp nên khi xảy ra hỏng hóc Công ty thường phải thuê ngoài, thêm vào chi phí cho các nguyên vật liệu phục vục sửa chữa lớn thường nhiều, vì thế Công ty hàng năm luôn đặt ra kế hoạch sửa chữa lớn và cố gắng thực hiện nó. Còn bảo dưỡng là việc diễn ra thường xuyên đảm bảo cho máy móc, thiết bị hoạt động được một cách bình thường. Hàng năm số lần bảo dường thường lớn hơn so với kế hoạch do máy móc, thiết bị của Công ty đa phần đã cũ, thường xảy ra hỏng hóc và nhiều máy phải hoạt động hết công suất nhất là máy móc, thiết bị ở nhà máy X18, thêm vào máy móc, thiết bị phục vụ xây lắp hay phải làm việc trong điều kiện tự nhiên khắc nghiệt vì thế mà việc bảo dưỡng Công ty làm rất thường xuyên. Sửa chữa vừa là chế độ kiểm tra định kỳ, thay một số bộ phận đáng kể mà bộ phận này bị hao mòn qua quá trình sử dụng, có thể phải thay thế một số những không nhiều trong các bộ phận của hệ thống truyền động, bộ phận công tác chính. Sau sửa chữa vừa, máy hoạt động được như chế độ máy mới. Còn sửa chữa nhỏ là chế độ kiểm tra định kỳ, thay thế một số bộ phận hao mòn qua sử dụng, không phải sửa chữa những bộ phận chủ chốt như máy phát động, bộ phận truyền dẫn… Chăm sóc để xe, máy vận hành được theo chế độ hoạt động có năng suất cao nhất. Do máy móc, thiết bị ở Công ty đã cũ nên hàng năm công ty đều vượt kế hoạch về sửa chữa vừa và nhỏ. Các sửa chữa này phần lớn do công nhân của công ty tự sửa chữa hoặc công nhân chuyên trách của đội thi công cơ giới chịu trách nhiệm. Kế hoạch phân công lao động cho việc sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa Công ty phân công trung bình 2 người trực tiếp vận hành máy xây dựng, và khi phải sửa chữa thì trung bình có một người được phân công sửa chữa kết hợp với thuê ngoài. Còn dây chuyền sản xuất xi măng thì thường xuyên có lao động theo dõi và tiến hành công việc đều đặn hàng ngày. Hàng năm Công ty đều có kế hoạch đưa cán bộ công nhân đi học nâng cao trình độ và học cách vận hành máy móc, thiết bị mới ở các trường kỹ thuật để có một lực lượng lao động kế cận đảm bảo luôn có người thường xuyên vận hành máy không để vì thiếu người vận hành máy móc, thiết bị mà chậm tiến độ thi công hoặc chậm tiến độ sản xuất. Cụ thể kế hoạch bảng 15. Từ nhu cầu thực tế phòng kế hoạch - kỹ thuật lập ra bản kế hoạch này, phối hợp với phòng tổ chức và phòng tài chính để thực hiện có hiệu quả và kịp thời. Bảng 15: Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng công nhân Năm Loại hình đào tạo Ngành nghề đào tạo Số lượng đào tạo Phương thức đào tạo Trường đào tạo 2002 Trung cấp Cơ điện 3 Tập trung Trung học CNQP CN kỹ thuật Điện 3 Tập trung Trung học CNQP 2003 Trung cấp Cơ điện 2 Tập trung Trung học CNQP CN kỹ thuật Điện + Nguội 4 Tập trung Trung học CNQP 2004 Trung cấp Cơ điện 2 Tập trung Trung học CNQP CN kỹ thuật Lái xe Lu, Đ/K Cẩu tháp 4 Tập trung Trung cấp kỹ thuật 2005 Trung cấp Cơ, Điện, Gò hàn 13 Tập trung Trung học CNQP CN kỹ thuật Đ/K cẩu tháp 2 Tập trung Trung học kỹ thuật Đào tạo nâng cao CN sản xuất xi măng 253 Tự đào tạo X18 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Công tác giám sát, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch Phòng kế hoạch - kỹ thuật có bộ phận kỹ thuật chuyên làm nhiệm vụ theo dõi các đội thực hiện các hướng dẫn cụ thể về việc điều động, bảo dưỡng sửa chữa do phòng lập ra. Hàng tháng các đội, xí nghiệp gửi báo cáo về phòng kế hoạch báo cáo tình hình, năng lực hoạt động của máy móc, thiết bị. Phòng kế hoạch - kỹ thuật dựa vào báo cáo, kết hợp với đi thực tiễn công trình, xí nghiệp sản xuất để đánh giá và đưa ra báo cáo trình ban giám đốc về những thay đổi của thực tế so với kế hoạch ban đầu. Ban giám đốc dựa vào năng lực của toàn Công ty cùng với phòng kế hoạch - kỹ thuật tổ chức điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế. Những thiệt hại do bất cập trong sử dụng máy móc thiết bị Hàng năm do được chuẩn bị trước trong kế hoạch về việc bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị nên các tổ đội đều chuẩn bị cho việc dừng hoạt động để bảo dưỡng, sửa chữa. Đối với những sửa chữa vừa và nhỏ thì thời gian ngừng thường là một ca máy. Còn đối với sửa chữa lớn thì tùy theo độ phức tạp của vấn đề mà thời gian ngừng hoạt động dài hay ngắn. Nhưng để đảm bảo đúng tiến độ thi công Công ty luôn bố trí làm thêm bù giờ ngừng máy để cho kịp tiến độ. Khi vận động làm thêm này thì Công ty phải trả chi phí cho việc làm thêm giờ, cũng như những chi phí nguyên nhiên vật liệu cần thiết khác khi hoạt động ban đêm. Còn nhà máy X18 thời gian ngừng sản xuất để sửa chữa theo kế hoạch cũng như đột xuất chiếm khoảng 5% thời gian sản xuất của toàn nhà máy. Do Công ty luôn chú trọng tới việc sử dụng máy móc, thiết bị nên hàng năm Công ty đều đảm bảo tốt về vệ sinh môi trường, an toàn lao động tuy nhiên vẫn còn xảy ra mất an toàn: Năm 2005 ở nhà máy X18 xảy ra 2 vụ mất an toàn làm chết 1 người và 7 người bị thương. Bên cạnh đó nhiều trang thiết bị kỹ thuật được đầu tư như xe máy, cẩu tháp, trạm trộn bê tông… vẫn chưa được sử dụng triệt để, đúng công suất. Nhiều đơn vị phải đi thuê hoặc mua mới trong khi các đơn vị khác có mà không sử dụng gây ra lãng phí rất lớn. Hàng năm chi phí cho bảo dưỡng, sửa chữa của Công ty chiếm từ 1 đến 1.5% tổng doanh thu. Những thành tựu và hạn chế mà công tác kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị đạt được Thành tựu Bản kế hoạch đã đề ra được các chỉ tiêu cần thiết như số lượng máy cần dùng, số cần phải thuê, chi phí vận chuyển, chi phí vận hành, thời gian bắt đầu và kết thúc của kế hoạch. Hướng dẫn chi tiết công việc tới từng tổ, đội và công nhân trực tiếp vận hành. Số lần bảo dưỡng và sửa chữa lớn từng năm. Hàng năm Công ty đều căn cứ vào các quy trình, quy phạm của cấp trên và của chính Công ty cũng như thực hiện đúng trình tự lập kế hoạch cơ bản để đưa ra kế hoạch cho phù hợp. Đồng thời còn dựa vào khả năng tài chính của Công ty để lập vì thế mà phần lớn kế hoạch đề ra đều có thể thực hiện được về mặt tài chính. Công ty tiến hành lập kế hoạch trích khấu hao hàng năm để bổ sung cho nguồn vốn đầu tư mua sắm trang thiết bị kịp thời. Hơn thế nữa Công ty đã xác định được đúng thời hạn bảo dưỡng sửa chữa làm cho việc sửa chữa diễn ra kịp thời, ít ảnh hưởng tới sản xuất cũng như hạn chế gây ra mất an toàn lao động. Trong việc thực hiện kế hoạch Công ty thực hiện chế độ thưởng phạt nghiêm minh đối với các bộ phận nên hàng năm Công ty thường thực hiện đúng và có khi vượt kế hoạch. Mặc dù số lượng máy móc, thiết bị của Công ty còn hạn chế nhưng nhờ công tác kế hoạch mà việc điều động động xe, máy đã chủ động hơn tạo điều kiện thực hiện đúng tiến độ công trình, nâng cao uy tín với nhà đầu tư. Nghiên cứu các phương pháp sử dụng máy móc vừa đem lại hiệu quả, vừa tiết kiệm nhiên liệu. Công ty luôn chú ý tới các thiết bị đo lường, thí nghiệm đảm bảo chúng hoạt động tốt trong việc đánh giá và nghiệm thu chất lượng công trình. Hàng năm Công ty đều có được những công trình đảm bảo chất lượng, có công trình, sản phẩm công nghiệp đạt giải thưởng của bộ xây dựng, hội khoa học… Bảng 16: Những công trình được giải thưởng Stt Tên công trình Năm được huy chương vàng 1 Giảng đường trung tâm học viện quân y 1998 2 Trụ sở làm việc Công ty Tây Hồ 1999 3 Nhà điều trị các khoa nội N.3 bệnh viện 103 học viện quân y 1999 4 Nhà làm việc cục điều tra hình sự bộ Quốc phòng 2001 5 Bệnh viện nội trú khoa chấn thương dự án cải tạo nâng cấp bệnh viện việt Đức 2002 6 Trung tâm thông tin thư viện trường đại học sư phạm hnội 2002 7 Trung tâm hội nghị tỉnh Lạng Sơn 2003 8 Trung tâm dạy nghề xã Mỹ Đình - Từ Liêm 2003 9 Xi măng chịu mặn 2004, 2005 (Nguồn: Phòng kế hoạch - kỹ thuật) Thực hiện đúng chức năng là cơ quan tham mưu điều hành, phối hợp với các phòng ban khác trong việc lập kế hoạch hàng năm. Thường xuyên điều hành, bám sát tiến độ thực hiện các công việc của kế hoạch, hướng dẫn thống nhất nề nếp công tác quản lý cho các đội, xí nghiệp theo đúng cơ chế của cơ quan và tổng cục. Hạn chế Thứ nhất, việc lập kế hoạch mới chỉ dựa vào các báo cáo của cấp dưới, và tình hình chủ quan của Công ty chứ chưa dựa vào dự báo nhu cầu của thị trường sản phẩm cũng như các thị trường nguyên nhiên vật liệu, lao động dẫn đến có những thay đổi bất ngờ mà kế hoạch không theo kịp. Không có kế hoạch chiến lược lâu dài mang tính định hướng cụ thể. Thứ hai, việc phân chia kế hoạch cho các đội, xí nghiệp chưa được thực hiện một cách cụ thể, phòng kế hoạch - kỹ thuật còn kiêm nghiệm quá nhiều chưa nắm rõ được đầy đủ tình hình thực tế hoạt động của tấc cả các máy móc, thiết bị, các đội xí nghiệp chỉ nhận được hướng dẫn làm chứ không nhận được các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể. Các chỉ tiêu kế hoạch cho năm tiếp theo xác định đơn giản chỉ là dựa vào thực hiện năm trước rồi nhân thêm một số phần trăm nào đó. Thứ ba, phương pháp lập kế hoạch hạn chế cả về lý luận lẫn thực tiễn, các cân đối trong phương pháp cân đối chưa thực sự là cân đối động mà thực tế phải cân đối từ nhiều phía, nhiều nguồn khác nhau, chưa thực hiện được cân đối bộ phận trước khi tiến hành cân đối tổng thể. Công ty không có biện pháp dự báo nhu cầu sử dụng máy móc, thiết bị, mà khi xuất hiện nhu cầu mới lập báo cáo trình ban giám đốc để điều động, do đó nhiều khi mất thời gian chờ đợi quyết định của cấp trên mà chậm tiến độ sản xuất. Kế hoạch sửa chữa mới chỉ lập được cho máy móc, thiết bị thi công còn dây chuyền sản xuất xi măng chưa có phương pháp rõ ràng. Việc lập kế hoạch còn đơn giản, chưa sâu sắc. Các phòng ban, đội, xí nghiệp còn chưa nắm được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch chậm gửi báo cáo lên Công ty để Công ty có thể đánh giá, điều chỉnh kế hoạch. Đồng thời phương tiện máy móc thiết bị sử dụng vào lập kế hoạch còn lạc hậu, chưa có sự phối kết hợp giữa các phòng ban trong việc đề ra kế hoạch. Do ít có sự quan tâm tới các yếu tố khách quan nên nhiều khi kế hoạch đặt ra không phù hợp với thực tế, mà sản phẩm xây lắp vốn phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên, văn hóa của từng vùng. Nguyên nhân của các hạn chế Thứ nhất do trình độ lập kế hoạch của đội ngũ làm kế hoạch, số lượng cán bộ có trình độ, kinh nghiệm không nhiều. Phòng kế hoạch - kỹ thuật có duy nhất một người phụ trách mảng làm kế hoạch về sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị mà chỉ được đào tạo kiến thức về máy móc, thiết bị chứ về vấn đề làm kế hoạch thực sự chưa có nhiều kinh nghiêm. Thứ hai, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tây Hồ hàng năm Công ty không tiến hành dự báo nhu cầu của thị trường, phân tích xu hướng thị trường, môi trường kinh doanh nên không có được chiến lược lâu dài. Mà chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty luôn là căn cứ quan trọng cho việc lập kế hoạch điều động, sử dụng máy, và dự tính tình trạng hỏng hóc để có kế hoạch sửa chữa. Và người làm kế hoạch cũng chưa thấy rõ được các nhân tố ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch. Thứ ba, nguồn lực tài chính là vấn đề khó khăn của hầu hết các Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp hiện nay. Tây Hồ cũng không là ngoại lệ. Mà thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa cũng như việc vận chuyển lắp đặt máy móc, thiết bị trong quá trình sử dụng giữa các công trình đòi hỏi một chi phí lớn. Khó khăn về tài chính đã cản trở Công ty trong việc lựa chọn phương án tối ưu nhất trong những phương án có thể thực hiện. Thứ tư, trình tự lập kế hoạch của Công ty hoàn toàn không có sự phối hợp của cấp dưới, của những người trực tiếp vận hành và sử dụng máy móc, thiết bị mà chỉ có phòng kế hoạch - kỹ thuật tự đưa ra kế hoạch. Cuối cùng, do sự chuyển đổi của nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, thị trường xây dựng ngày càng cạnh tranh gay gắt, khi cơ sở vật chất của Công ty cho việc làm kế hoạch còn thiếu và lạc hậu thì các thông tin sử dụng cho việc lập kế hoạch thường không đầy đủ và độ chính xác không cao. Sự biến động thường xuyên của giá cả nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn tới kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa lâu dài của Công ty. Chương 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SỬ DỤNG, BẢO DƯỠNG VÀ SỬA CHỮA MÁY MÓC, THIẾT BỊ Ở CÔNG TY TÂY HỒ Phương hướng phát triển của Công ty Tây Hồ trong năm 2006 và một số năm tới Đứng trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế quốc tế đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp trong ngành xây dựng nói riêng phải cạnh tranh gay gắt để tồn tại. Đồng thời là chủ trương của Nhà nước chuyển đổi Công ty Nhà nước sang Công ty cổ phần. Tây Hồ đề ra kế hoạch hoàn thành cổ phần hóa trong năm 2006 nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của Công ty. Nhằm thu hút được lượng vốn từ cán bộ nhân viên Công ty, và vốn trong dân để đáp ứng nhu cầu vốn mà Công ty đang thiếu cũng như giảm chi phí vốn do vay nợ từ ngân hàng. Công ty Tây Hồ đã và đang có những bước phát triển khá vững chắc trong quá trình phấn đấu trở thành một doanh nghiệp xây lắp, sản xuất có uy tín, được các chủ đầu tư, bạn hàng đánh giá cao. Sản phẩm, dịch vụ của Công ty ngày càng có sức cạnh tranh và đang hướng ra thị trường nước ngoài. Trong thời gian tới, Công ty Tây Hồ tiếp tục đầu tư chuyên sâu vào một số lĩnh vực mới, như đầu tư kinh doanh cơ sở hạ tầng, kinh doanh khách sạn và đầu tư chuyển đổi công nghệ sản xuất sản phẩm xi măng từ công nghệ lò đứng sang công nghệ lò quay. Với những nỗ lực không ngừng, Công ty Tây Hồ đã và đang thực hiện thành công phương châm hành động tạo nên sức mạnh cạnh tranh trên lĩnh vực sản xuất, xây dựng kinh tế là: “Uy tín, chất lượng và hiệu quả”. Trong năm 2006 và một số năm tới Công ty hướng tới đạt được các mục tiêu: Về công tác kế hoạch đề ra phải đảm bảo bám sát hoạt động kế hoạch sản xuất kinh doanh, tham mưu cho các cấp lãnh đạo Công ty ra các quyết định quản trị chất lượng, hiệu quả và khoa học. Về công tác tiếp thị làm thầu, Công ty luôn chú trọng đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, tiếp tục duy trì và mở rộng thêm thị trường truyền thống. Đồng thời tăng thêm hoạt động marketing để khuyếch trương uy tín của Công ty, tìm kiếm thị trường mới, tiến tới thị trường xây dựng nước ngoài để phù hợp với xu thế hội nhập hiện nay. Tranh thủ sự phát triển của khoa học công nghệ để nắm bắt thông tin về các thiết bị mới, hiện đại, tìm các nguồn nguyên vật liệu rẻ nhằm hạ giá thành, nâng khả năng cạnh tranh, thỏa mãn tốt hơn nhu cầu người tiêu dùng. Về công nghệ máy móc, Tây Hồ tiến hành đầu tư đổi mới một số trang thiết bị. Bên cạnh đó tiếp tục hoàn thành công trình nghiên cứu và sản xuất xi măng sunfat mác cao PChs40, sản phẩm vẫn chiếm ưu thế trên thị trường vật liệu xây dựng hiện nay. Bảng 17: Một số chỉ tiêu Công ty dự định đạt được trong năm 2006 NămChỉ tiêu Đơn vị 2006 Giá trị sản xuất Trđ 270807,3 Doanh thu Trđ 246184,2 Nộp ngân sách Trđ 16695,9 Giá trị tăng thêm Trđ 30177 Thu nhập bình quân ngđ/người/tháng 1710 Lợi nhuận Trđ 3667,5 Về công tác tài chính kế toán, tiếp tục kiện toàn bộ máy kế toán Công ty để cho phù hợp với tình hình mới khi Công ty cổ phần hóa. Đồng thời tìm cách nâng cao hiệu quả sử dụng vốn do bên A thanh toán và đặc biệt là vốn góp từ cổ đông. Nhanh chóng giải quyết nợ còn tồn đọng. Từ những thành quả Công ty đạt được trong những năm trước, năm 2006 Công ty đã đề ra một số chỉ tiêu cụ thể ở bảng 17. Một số biện pháp hoàn thiện công tác sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị ở Công ty Tây Hồ Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị cho phù hợp với thực tế sản xuất, trong thời gian tới Công ty Tây Hồ nên áp dụng một số biện pháp sau: Biện pháp thứ nhất: Thực hiện công tác dự báo và phân tích trong quá trình làm kế hoạch Cơ sở lý luận Kế hoạch là những chỉ tiêu, con số dự kiến và ước tính trước trong việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó cho phù hợp với yêu cầu của thị trường, với pháp luật và khả năng thực tế của từng đơn vị. Quy trình lập kế hoạch gồm có Phân tích vấn đề cần lập kế hoạch Xây dựng mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể Lập kế hoạch chi tiết từng hoạt động Triển khai thực hiện kế hoạch và theo dõi việc thực hiện Đánh giá kế hoạch Trong việc phân tích vấn đề cần thấy được các nhân tố ảnh hưởng tới vấn đề. Trong những nhân tố ảnh hưởng có những nhân tố tiềm ẩn, hoặc ảnh hưởng của nó theo nhiều hướng khó xác định chính xác đòi hỏi đơn vị phải tiến hành phân tích nhân tố và dự báo xu hướng biến động cũng như tác động của nó tới vấn đề cần lập kế hoạch. Cơ sở thực tiễn Trong kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị của Công ty Tây Hồ mới chỉ đưa ra được kế hoạch về các loại sửa chữa khá tốt còn Công ty rất bị động trong việc điều động máy móc, thiết bị, hoàn toàn dựa vào báo cáo của các đội, xí nghiệp khi có nhu cầu mới làm chứ không có sự chuẩn bị trước. Do vậy đòi hỏi phải có sự phân tích và dự báo tình trạng máy móc, thiết bị, nhu cầu sử dụng của từng đội từng công trình. Nội dung biện pháp Tiến hành dự báo về xu hướng biến động của thị trường nguyên vật liệu, việc dự báo này có tác dụng cho kế hoạch sử dụng máy móc, thiết bị thi công vừa có tác dụng cho sản xuất xi măng cũng như quản lý máy móc đảm bảo dừng sản xuất để bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời mà không ảnh hưởng tới nhịp độ sản xuất, thiết bị ở X18. Công ty có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp sau để dự báo nhu cầu thị trường Phương pháp định tính + Lấy ý kiến của ban quản lý điều hành Công ty Tây Hồ là Công ty Nhà nước, cũng là một đơn vị của Tổng cục công nghiệp Quốc phòng, Ban quản lý ở Công ty hầu hết là những ngưòi làm việc lâu năm trong ngành, do đó họ có nhiều kinh nghiệm, họ có thể đưa ra những dự đoán hữu ích về thị trường. + Phương pháp Delphi Thị trường vật liệu xây dựng là thị trường biến động rất phức tạp, mà nhu cầu về các công trình xây dựng rất khó xác định trước. Nhưng trong ngành này lại có rất nhiều chuyên gia hoạt động lâu năm, họ có rất nhiều kinh nghiệm thực tế, Công ty nên tiếp cận những chuyên gia này để thu thập thông tin. Đồng thời Công ty có thể lấy thông tin từ các nhà cung ứng nguyên vật liệu, bởi trong ngành xây lắp, các Công ty xây dựng thường có một số bạn hàng truyền thống. Phương pháp định lượng 1) Việc xây dựng tuân theo tính mùa vụ, trong năm hoạt động xây dựng diễn ra mạnh ở quý I và quý IV nên Công ty có thể sử dụng phương pháp dự báo nhu cầu biến đổi theo mùa để dự báo cho sản phẩm xi măng, từ đó xác định thời điểm nào dây chuyền sản xuất nhiều để tập trung vào chăm sóc máy móc, thiết bị ở X18 cho hợp lý. Phương pháp này dùng chỉ số mùa vụ để dự báo. Ví dụ: Bảng 18 Dự báo năm 2006 sẽ sản xuất 58000 tấn xi măng Nhu cầu bình quân tháng theo mùa = Tổng nhu cầu tháng của các năm/5 (1) Nhu cầu bình quân tháng giản đơn = Tổng nhu cầu 2 năm/12*2 (2) Chỉ số mùa vụ = (1)/(2) Khối lượng dự báo từng tháng cho năm tiếp theo = 58000/12*chỉ số mùa vụ Theo ví dụ trên ta có thể xác định được các tháng một, hai, ba, mười, mười một, mười hai xí nghiệp sản xuất với công suất lớn hơn các tháng khác rất nhiều do đó khi lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa dây chuyền sản xuất xi măng Công ty có thể xác định những tháng này tăng cường việc chăm sóc máy móc, thiết bị. Bảng 18: Thống kê lượng bán xi măng trong năm 2004 và 2005 như sau Tháng (1) Nhu cầu thực (Tấn) (2) Nhu cầu bình quân tháng (Tấn) (3) Nhu cầu bình quân tháng giản đơn (Tấn) (4) Chỉ số mùa vụ (5) Khối lượng dự báo (Tấn) (6) Năm 2004 Năm 2005 Một 6200 7000 6600 4470,83 1,4762 7135,14 Hai 5500 6300 5900 4470,83 1,3197 6378,38 Ba 4800 6000 5400 4470,83 1,2078 5837,84 Bốn 4300 4500 4400 4470,83 0,9842 4756,76 Năm 3000 4300 3650 4470,83 0,8164 3945,95 Sáu 2500 3000 2750 4470,83 0,6151 2972,98 Bảy 2300 2700 2500 4470,83 0,5592 2702,70 Tám 2000 2700 2350 4470,83 0,5256 2540,54 Chín 3000 3500 3250 4470,83 0,7269 3513,52 Mười 4700 5000 4850 4470,83 1,0848 5243,25 Mười một 6500 6100 6300 4470,83 1,4091 6810,82 Mười hai 5700 5700 5700 4470,83 1,2749 6162,17 Tổng 50500 56800 2) Đối với máy móc, thiết bị sử dụng trong xây lắp Công ty nên dùng kết hợp hai phương pháp sau: + Dùng phương pháp sơ đồ mạng PERT để tính thời gian hoàn thành của từng công trình từ đó xác định thời điểm các máy hoàn thành công việc, rồi tính được trong dự án tiếp theo có thể sử dụng những máy nào, và máy nào phải đi thuê: Các bước như cụ thể: Bước 1: Liệt kê các công việc của một công trình Bước 2: Xác định trình tự thực hiện các công việc theo đúng trình tự thi công Bước 3: Tính thời gian thực hiện các công việc bằng cách sử dụng các ước lượng sau Ước lượng thời gian lạc quan (to) là thời gian thực hiện trong điều kiện thuận lợi Ước lượng thời gian bi quan (tp) là thời gian thực hiện trong điều kiện khó khăn Ước lượng thời gian hiện thực (tm) là thời gian thực hiện trong điều kiện bình thường Kỳ vọng thời gian thực hiện công việc được tính như sau: Lúc đó phương sai là Bước 4: Vẽ sơ đồ Bước 5: Xác định đường găng Sơ đồ 5: Ví dụ về sơ đồ mạng Đường găng là đường dài nhất đi từ điểm đầu đến điểm cuối của sơ đồ. Một sơ đồ gồm các giai đoạn và các công việc. Các giai đoạn được biểu diễn bằng các vòng tròn. Các công việc được biểu diễn bằng các cung có mũi tên chỉ hướng. Đường găng thường được vẽ đậm hơn các cung khác GĐ1 GĐ2 GĐ3 GĐ4 GĐ6 GĐ5 GĐ7 A C D B È E G H Trong sơ đồ trên thì đường găng gồm các công việc A, C, E, G, H được tô đậm. Đường găng có ý nghĩa : Cho biết các công việc găng, tức là các công việc cần tập trung chỉ đạo. Nếu những công việc này bị chậm trễ thì công trình sẽ chậm tiến độ hoàn thành. Cho ta biết tổng thời gian ngắn nhất để hoàn thành công trình Do công việc găng khống chế toàn bộ tiến độ thi công nên muốn rút ngắn tổng thời gian thực hiện sơ đồ ta cần rút thời gian thực hiện các công việc găng. Nếu rút các công việc không phải là việc găng thì đường găng không thay đổi mà sẽ làm lãng phí nguồn lực. Bước 6: Tính các tham số thời gian làm việc Thời gian bắt đầu sớm nhất của các công việc Nếu là công việc đầu tiên thì thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc bằng 0 Các công việc còn lại thì thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc bằng thời gian sớm nhất của công việc trước đó cộng với thời gian thực hiện của công việc trước đó. Thời gian kết thúc sớm nhất của công việc là thời gian bắt đầu sớm nhất của nó cộng với thời gian tác nghiệp của công việc này Thời gian kế thúc chậm nhất: Thời gian kết thúc cuối cùng chậm nhất của công việc tiếp nối bằng với số lớn nhất trong thời gian kết thúc sớm nhất Đối với công việc khác trong mạng thì thời gian kết thúc chậm nhất của công việc sau đó trừ đi thời gian tác nghiệp công việc sau nó Thời gian bắt đầu chậm nhất của công việc: Là thời gian chậm nhất của một hoạt động có thể bắt đầu mà không kéo dài thời gian của dự án. Được tính bằng thời gian kết thúc muộn nhất của công việc trừ đi thời gian tác nghiệp của công việc này Thời gian rỗi = Thời gian bắt đầu chậm nhất của công việc - Thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc hoặc = Thời gian kết thúc chậm nhất - Thời gian kết thúc sớm nhất Nhờ phương pháp này ta có thể xác định thời gian cần thiết thực hiện từng công việc trong tiến độ thi công từ đó xác định trong từng thời kỳ trong năm máy móc, thiết bị nào rỗi, có thể điều động từ công trình này đến công trình kia. - Phương pháp kết hợp với phương pháp trên là phương pháp lập kế hoạch theo hợp đồng, vì trước khi tham gia đấu thầu Công ty phải tính toán rất kỹ mọi chi phí để có thể đưa ra giá tranh thầu có ưu thế. Trong thời gian này Công ty tiến hành luôn việc dự kiến những máy móc, thiết bị sẽ dùng trong từng giai đoạn, từ đó tính toán nên đi thuê hay điều từ công trình khác đến sau khi đã dự kiến được những máy có thể điều động được từ phương pháp sơ đồ mạng. - Tiến hành nghiên cứu đặc điểm tự nhiên, thời tiết của các vùng địa lý có công trình thi công. Vấn đề này nên lấy thông tin từ cơ quan khí tượng thủy văn, và cho người đi giám sát thực tế trước khi thực hiện công trình. Điều kiện thực hiện Tăng cường quan hệ với các Công ty cung cấp nguyên vật liệu xây dựng thường xuyên cho Công ty. Thiết lập quan hệ với cơ quan dự báo khí tượng thủy văn Trang bị kiến thức tổng hợp ý kiến và các phương pháp dự báo cho người làm kế hoạch. Hiệu quả của biên pháp dự kiến đạt được Nếu Công ty thực hiện biện pháp này dự kiến sẽ đem lại một số hiệu quả: Bản kế hoạch sẽ sát với tình hình sản xuất, đảm bảo Công ty có thể chủ động trong việc sử dụng và quản lý máy móc, thiết bị. Dự tính được lượng kinh phí cần thiết để có thể chuẩn bị về kinh phí. Kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa hợp lý hơn, hạn chế dừng máy đột ngột, hạn chế ảnh hưởng xấu tới tiến độ thi công các công trình làm tăng uy tín của Công ty trên thị trường. Biện pháp thứ hai: Mô hình hoá công tác lập kế hoạch Cơ sở lý luận Trong hoạt động quản trị, mỗi doanh nghiệp có nhiều phòng ban và nhiều cán bộ quản trị, mỗi cán bộ quản trị có thể kiêm nhiều chức năng nhiệm vụ khác nhau nên đòi hỏi mỗi công việc phải được mô hình, sơ đồ hoá để các thành viên tham gia thấy rõ được chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện công việc. Cơ sở thực tiễn Trong công tác kế hoạch hoá của Công ty Tây Hồ mới chỉ có mỗi phòng kế hoạch - kỹ thuật kiêm nghiệm hầu hết các công việc của quá trình làm kế hoạch. Các phòng ban khác hầu như không tham gia vào quá trình đó. Nhất là các tổ đội sản xuất và công nhân trực tiếp sản xuất hoàn toàn không có vai trò trong quá trình này, họ chỉ là người thực hiện những chỉ thị của cấp trên, vì thế kế hoạch đặt ra chất lượng không cao, nhiều khi không đảm bảo tính sát thực và khả thi. Vì thế Công ty nên sửa đổi mô hình làm kế hoạch. Nội dung biện pháp Công ty có thể chuyển đổi quy trình làm kế hoạch theo mô hình ở sơ đồ 6 Theo quy trình này ngoài một số bước như Công ty đã làm Công ty cần thêm vào các bước: Đánh giá tình hình, nhận thức cơ hội, điểm mạnh điểm yếu. Trong bước này Công ty phải tiến hành phân tích thị trường, sự cạnh tranh, điểm mạnh và điểm yếu của Công ty, cũng như những cơ hội và nguy cơ từ bên ngoài Công ty, chứ không chỉ tiến hành đánh giá tình hình và dự báo nhu cầu đơn giản dựa vào báo cáo từ bên dưới đưa lên. Xem xét các căn cứ, tiền đề lập kế hoạch tức là tính tới kế hoạch đề ra sẽ được thực hiện ở đâu, trong hay ngoài Công ty, những tiềm lực mà Công ty có… Xác định các phương án. Mỗi một vấn đề thường có nhiều cách giải quyết, do đó khi lập nhiều phương án ta có cơ hội chọn được phương án có hứa hẹn nhất để đạt được mục tiêu của mình So sánh các phương án tức là dựa trên các mục tiêu đã định, xác định phương án nào cho ta cơ hội tốt nhất trong các phương án về mọi khía cạnh. Sau khi so sánh ta sẽ chọn được một phương án tối ưu. Các bước tiếp theo của quy trình ta cũng thực hiện công việc lập kế hoạch hỗ trợ, trình duyệt kế hoạch, phân chia kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Tuy nhiên trong việc phân chia kế hoạch ta tiến hành phân chia đảm bảo cho mọi thành viên Công ty đều có thể tham gia vào quá trình lập và thực hiện kế hoạch. Cụ thể sơ đồ 7 Sơ đồ 6: Quy trình lập kế hoạch Lập các mục tiêu hoặc mục đích Đánh giá tình hình, nhận thức cơ hội, điểm mạnh, điểm yếu Xem xét các căn cứ, tiền đề lập kế hoạch Xác định các phương án So sánh các phương án Lựa chọn một phương án Lập kế hoạch hỗ trợ Trình, duyệt kế hoạch Phân chia và tổ chức thực hiện kế hoạch Điều chỉnh kế hoạch Kiểm tra Kiểm tra Theo sơ đồ này thì phòng kế hoạch - kỹ thuật ngoài những chức năng đã đề cập là: Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ Duyệt kinh phí sửa chữa Quản lý hồ sơ thiết bị Báo cáo năng lực, hiệu quả sử dụng theo quý thiết bị Xem xét nhu cầu, năng lực các đơn vị thành viên từ đó trình giám đốc ra quyết định điều động. Sơ đồ 7: Phân chia trách nhiệm trong việc lập kế hoạch Phê duyệt Phòng kế hoạch - kỹ thuật Ban giám đốc Đội trưởng đội kỹ thuật Tổ trưởng tổ kỹ thuật Công nhân trực tiếp vận hành Đội thi công cơ giới và xưởng cơ khí lắp máy Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng thiết kế dự án đấu thầu Cán bộ lái xe và quản lý thiết bị ở đội thi công cơ giới Bản kế hoạch chính thức Trình Báo cáo để xây dựng kế hoạch Phân chia kế hoạch thì sẽ là trung tâm tổng hợp các dự thảo kế hoạch, báo cáo từ cấp dưới đưa lên, kết hợp các thông tin từ các phòng tài chính kế toán, phòng thiết kế dự án và đấu thầu, phòng tổ chức hành chính để xây dựng kế hoạch và trình ban giám đốc. Sau khi bản kế hoạch được phê duyệt phòng tiến hành phân chia kế hoạch cho các cấp dựa vào năng lực và tình hình thực tế của từng đội, xí nghiệp. Hàng năm phòng kế hoạch - kỹ thuật cùng với đội thi công cơ giới lập kế hoạch cho các đội xây dựng thuê máy để thi công, tính toán, buộc các cán bộ quản lý, vận hành máy ở các đội xí nghiệp nâng cao hệ số sử dụng, công suất và thời gian làm việc để tránh hiện tượng lỗ tại đội thi công cơ giới. Theo sơ đồ này tất cả các cấp quản lý kỹ thuật đều tham gia vào việc lập kế hoạch cũng như có sự phối hợp của các phòng ban liên quan khác trong việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Hay nói khác là Công ty sử dụng phương pháp làm kế hoạch hai chiều, thông tin từ dưới lên kết hợp với từ trên xuống. Ngoài những bước trên thì trong quy trình thực hiện kế hoạch cần có thêm khâu kiểm tra trong suốt quá trình làm kế hoạch, từ đó có thể phát hiện kịp thời những sai hỏng, những khó khăn làm cho bản kế hoạch có chất lượng cao hơn. Điều kiện thực hiện Các phòng ban chủ động tập hợp những số liệu liên quan tới việc sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị trước khi làm kế hoạch. Trong các báo cáo gửi tới phòng kế hoạch - kỹ thuật của các phòng ban phải nêu rõ người chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề mà cấp trên không rõ. Phòng kế hoạch - kỹ thuật phải là người tổng hợp ý kiến và thường xuyên theo dõi việc tuân thủ các quy định của cấp dưới. Giáo dục, tuyên truyền thay đổi được suy nghĩ của người làm kế hoạch, cũng như giáo dục cho các cấp những kiến thức cơ bản về công tác kế hoạch để họ có thể thu thập được những thông tin hữu ích. Hiệu quả của biên pháp Có sự tương tác qua lại giữa các cán bộ quản lý cấp trên và cấp dưới, ai cũng thấy mình có trách nhiệm trong việc làm kế hoạch và như thế sẽ khuyến khích họ nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc hoàn thành kế hoạch đặt ra một cách hiệu quả. Theo cách này nếu có mâu thuẫn sẽ được giải quyết kịp thời, kế hoạch sẽ bám sát được thực tế. Nhờ phương pháp này sẽ nâng cao tinh thần đoàn kết, nhất trí cao trong toàn Công ty. Biện pháp thứ ba: Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ làm kế hoạch Cơ sở lý luận Con người là chủ thể của mọi hành động, trong công tác kế hoạch hoá con người càng đóng vai trò quan trọng, trình độ, kinh nghiệm, quan điểm của người làm kế hoạch quyết định tới chất lượng của bản kế hoạch cũng như hiệu quả thực hiện kế hoạch. Bên cạnh đó đối với người làm kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị đòi hỏi họ không chỉ hiểu về công tác kế hoạch mà họ còn phải có chuyên môn về máy móc, thiết bị, đây là một yêu cầu khó không phải bất kỳ người làm kế hoạch nào ban đầu cũng có thể hiểu hết một cách nhanh chóng. Cơ sở thực tiễn Ở Công ty Tây Hồ hiện nay việc quản lý sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị chủ yếu do một người kiêm nghiệm. Người này kiêm luôn cả việc làm kế hoạch về sử dụng và sửa chữa. Nhưng các nhà quản lý này lại có chuyên môn về ngành kỹ thuật chứ không hề qua đào tạo về làm kế hoạch do vậy mà công tác kế hoạch đưa ra còn nhiều bất cập. Đòi hỏi người làm kế hoạch phải được nâng cao trình độ hơn nữa. Nội dung biện pháp Tuyển mới hoặc phân thêm cán bộ phụ trách việc làm kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị ở cấp Công ty. Khuyến khích cán bộ làm kế hoạch tự học, tự nghiên cứu nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian. Cử cán bộ đi tham gia học các lớp ngắn ngày về phần làm kế hoạch và quản lý máy móc, thiết bị Các cán bộ làm các kế hoạch khác tư vấn, hỗ trợ cho người làm kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị. Đảm bảo về tài chính cho cán bộ làm kế hoạch có đầy đủ các phương tiện, điều kiện làm việc phù hợp. Đào tạo họ những kiến thức sử dụng các phương tiện làm kế hoạch tiên tiến hiện nay. Mở các lớp đào tạo cho các cấp làm kế hoạch các kiến thức cơ bản cần thiết khi làm một kế hoạch. Điều kiện thực hiện Phòng tổ chức hành chính có lịch làm việc cho các cán bộ làm kế hoạch trong thời gian họ tham gia học nâng cao trình độ. Công ty phải có khả năng về tài chính Công ty lên mở các lớp đào tạo ngắn hạn, ngoài giờ hành chính cho các đội trưởng, tổ trưởng tổ kỹ thuật và công nhân vận hành trực tiếp để họ biết cách quản lý máy móc, thiết bị và thu thập được những thông tin hữu ích cho việc làm kế hoạch mà không bị gián đoạn, ngừng máy trong thời gian thi công công trình. Hiệu quả của biên pháp dự kiến đạt được Người làm kế hoạch được trang bị đầy đủ kiến thức hơn sẽ làm ra các bản kế hoạch có tính xác thực và khả thi hơn. Họ tổ chức thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn nhờ phân chia kế hoạch phù hợp với nhu cầu, năng lực từng đội, xí nghiệp. Cũng như thực hiện chế độ khen thưởng phân minh, việc khen thưỏng được dự trù trước sẽ kịp thời động viên người lao động hơn, nên họ làm việc có năng suất và tinh thần trách nhiệm cao hơn. Biện pháp thứ tư: Sử dụng các phần mềm và máy móc, thiết bị cho công tác kế hoạch Cơ sở lý luận Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, trên thế giới có rất nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật được tạo ra. Thực tế cho thấy máy móc dùng cho văn phòng đặc biệt là máy vi tính đã sử dụng rộng rãi và làm cho công việc của các nhà quản trị thuận lợi hơn rất nhiều. Trong xu thế hội nhập hiện nay thì việc sử dụng máy móc, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một xu thế tất yếu. Cơ sở thực tiễn Công ty Tây Hồ hầu hết các phòng ban đều có máy vi tính và máy in, cả Công ty chung một máy phô tô và máy fax. Tuy nhiên máy vi tính mới chỉ được dùng để soạn thảo các văn bản chứng từ, các kế hoạch và báo cáo chứ chưa ứng dụng các phần mềm quản lý. Do công việc quản lý máy móc, thiết bị và lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa chúng đều được làm thủ công nên nhiều khi nó thiếu sự chính xác và khách quan, người làm kế hoạch sẽ vất vả hơn và các thông tin quản lý tới các đơn vị ở xa thời gian cập nhật sẽ chậm. Hiệu quả quản lý giảm. Công ty đang định hướng sản phẩm của mình ra nước ngoài vì thế việc ứng cụng công nghệ thông tin vào quản lý là đòi hỏi tất yếu. Nội dung biện pháp Sử dụng phần mềm thống kê, Công ty nên tiến hành mua các phần mềm thống kê, tính toán từ các Công ty phần mềm hoặc đặt họ thiết kế một phần mềm phù hợp với Công ty, với cách làm của Công ty. Phần mềm này phải đảm bảo tính chính xác, cập nhật và tiện dụng, phù hợp với khả năng của Công ty, tận dụng được những máy móc, thiết bị văn phòng hiện có ở Công ty. Công ty nên thiết kế một mạng máy tính nội bộ để các cán bộ quản lý có thể tiếp cận được với các phòng ban, nhân viên cấp dưới nhanh hơn, điều hành công việc hiệu quả hơn. Mọi thông tin được thông báo kịp thời tới các thành viên trong Công ty. Đối với các đội các xí nghiệp ở xa Công ty có thể sử dụng mạng internet để có thể truyền tin, cũng như khai thác thông tin được nhiều hơn, không chỉ có thể theo dõi được tình hình Công ty mà còn có thể theo dõi tình hình các Công ty bạn, cũng như có thể tiếp nhận được các ý kiến phản hồi từ khách hàng thuận tiện hơn. Qua internet có thể tiếp cận được những máy móc, thiết bị xây lắp mới, tham khảo giá các loại máy móc, thiết bị được dễ dàng hơn, thuận lợi cho việc lập kế hoạch đầu tư đổi mới của doanh nghiệp. Điều kiện thực hiện Các máy vi tính của Công ty cần được nâng cấp hơn để có thể cài đặt các phần mềm cũng như nối mạng nội bộ và internet. Các bộ công nhân viên Công ty cần được phổ biến kiến thức sử dụng các phần mềm và khai thác thông tin trên internet. Các cán bộ quản lý cần học được cách quản lý bằng thư điện tử, và nâng cao ý thức trách nhiệm, sử dụng mạng internet vào công việc chứ không để giải trí. Hiệu quả của biên pháp dự kiến đạt được Nhờ có hệ thống phần mềm thống kê và phần mềm quản lý, công việc quản lý sẽ hiệu quả hơn, các bản kế hoạch sẽ có chất lượng hơn. Thông qua mạng nội bộ, và mạng internet người làm kế hoạch có thể giám sát việc thực hiện kế hoạch của các đội các xí nghiệp. Nắm được các thông tin về tình trạng máy móc, thiết bị kịp thời. Thông qua mạng internet thì các thông tin sẽ được công khai, chính xác hơn, các công nhân cấp dưới có thể phản ánh trực tiếp ý kiến của mình lên cấp trên cao hơn. Công nghệ thông tin không chỉ có tác dụng riêng cho việc lập kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị mà nó còn mang lại lợi ích lớn hơn cho toàn Công ty cũng như các phòng ban khác. Trong kế hoạch tương lai của Công ty, Tây Hồ hướng ra thị trường nước ngoài thì việc kết nối mạng internet và mạng nội bộ này là một thuận lợi. Đặc biệt trong năm 2006 Công ty hoàn thành cổ phần hoá, việc kết nối mạng internet sẽ giúp cho việc công khai hóa thông tin của Công ty cổ phần trên thị trường chứng khoán. Những kiến nghị đối với Nhà nước và tổng cục công nghiệp quốc phòng Nhà nước cần đưa thêm những chính sách về việc sử dụng máy móc, thiết bị xây dựng cũng như máy móc, thiết bị dùng cho sản xuất công nghiệp nói chung. Hiện nay về máy móc, thiết bị xây dựng mới chỉ có các thông tư, công văn hướng dẫn lập giá ca máy đã có từ 5 đến 6 năm trước, nó không còn phù hợp với tình hình mới hiện nay. Tổng cục công nghiệp quốc phòng nên rút ngắn thời gian phên duyệt các đề nghị mua thêm máy móc, thiết bị hay thanh xử lý máy móc, thiết bị đã cũ của Công ty. Thêm vào Tổng cục nên có hình thức hỗ trợ Công ty trong việc đầu tư đổi mới máy móc, thiết bị. Nhà nước nên có chính sách ưu đãi về thuế để tạo điều kiện cho việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, tạo cơ hội cho Công ty có thể đổi mới máy móc, thiết bị dễ dàng hơn. Nâng cao năng lực của Công ty. KẾT LUẬN Sản xuất luôn là nền tảng, là yếu tố đầu tiên quyết định sự phát triển của một chế độ xã hội mà trong đó thì máy móc, thiết bị bao giờ cũng là hệ thống xương cốt và là chỉ tiêu quan trọng nhất. Vì vậy lập kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị là cần thiết cho việc quản lý máy móc, thiết bị hiệu quả. Đứng trước những cơ hội và thách thức đặt ra của thị trường Công ty Tây Hồ luôn ý thức được tầm quan trọng của việc làm kế hoạch trong quản lý máy móc, thiết bị. Trong những năm qua công tác kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị ở Tây Hồ đã được làm tuy nhiên hiệu quả chưa cao, do còn thiếu cán bộ chuyên trách và công cụ làm kế hoạch còn lạc hậu. Nhận thức được vấn đề đó, toàn bộ cán bộ công nhân viên luôn đoàn kết cố gắng để cải tiến tình hình, đưa Công ty phát triển đi lên, nâng cao chất lượng của công tác kế hoạch nói chung và công tác kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị nói riêng. Qua báo cáo thực tập này em cũng xin được đề xuất một số biện pháp giúp Công ty thực hiện mục tiêu đó. Nhưng do khả năng nhận thức vấn đề còn hạn chế nên trong báo cáo của mình em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS. Nguyễn Văn Chọn, Giáo trình kinh tế và quản trị kinh doanh xây dựng, Nxb: Khoa học kỹ thuật, Hà Nội,1996 GS.TS. Nguyễn Văn Chọn, Kinh tế trong đầu tư trang bị và sử dụng máy xây dựng, Nxb: Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998 TS. Vũ Kim Dũng – TS. Cao Thuý Xiêm, Giáo trình kinh tế quản lý, Nxb: Thống kê, Hà Nội, 2003. PGS.TS. Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình chiến lược kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, Nxb: Lao động – xã hội, Hà Nội, 2002 GS.TS. Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị kinh doanh, Nxb: Lao động – xã hội, Hà Nội, 2004 TS. Nguyễn Mạnh Quân, Giáo trình đạo đức kinh doanh và văn hoá doanh nghiệp, Nxb: Lao động – xã hội, Hà Nội, 2005 PGS.TS. Lê Văn Tâm, Giáo trình quản trị chiến lược, Nxb: Thống kê, Hà Nội, 2000 Quyết định số 1260/1998/QĐ – BXD ngày 28/11/1998 về việc ban hành bảng giá dự toán ca máy và thiết bị xây dựng Thông tư số 06/2005/TT – BXD ngày 15/04/2005 về việc hướng dẫn xây dựng giá ca máy và thiết bị thi công Các bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Tây Hồ từ năm 2001 đến năm 2006. MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Ngày … tháng … năm 200.. GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN