Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

gióp cho Tæng Gi¸m ®èc, ®­îc Tæng Gi¸m ®èc ph©n c«ng phô tr¸ch mét sè lÜnh vùc c«ng t¸c vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng Gi¸m ®èc nh÷ng lÜnh vùc c«ng t¸c ®­îc giao. Trong qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh phÇn viÖc ®­îc giao, nÕu ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch ®èi s¸ch lín, tæ chøc vµ nh©n sù ph¶i b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc vµ chØ thùc hiÖn sau khi cã ý kiÕn cña Tæng Gi¸m ®èc. KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty KÕ to¸n tr­ëng cã chøc n¨ng gióp ®ì Tæng Gi¸m ®èc tæ chøc, chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng viÖc kÕ to¸n, thèng kª, th«ng tin kinh tÕ vµ h¹ch to¸n kinh tÕ cña toµn C«ng ty. KÕ to¸n tr­ëng chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Tæng Gi¸m ®èc vÒ mäi mÆt. C¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn vay vèn, mua ngo¹i tÖ cña ng©n hµng, ph©n bæ sö dông vèn cho tõng ®¬n vÞ ph¶i b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc tr­íc khi thùc hiÖn. 3. C¸c phßng Tr­ëng phßng: lµ ng­êi tæ chøc ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña phßng m×nh phô tr¸ch theo chÕ ®é thñ tr­ëng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm mäi mÆt tr­íc Tæng Gi¸m ®èc. Tr­íc khi gi¶I quyÕt c¸c vÊn ®Ò quan träng n¶y sinh thuéc ho¹t ®éng cña phßng ph¶i xin ý kiÕn chØ ®¹o cña Gi¸m ®èc phô tr¸ch. Ph¶i b¸o c¸o Gi¸m ®èc khi ®i ®©u c«ng t¸c hoÆc v¾ng mÆt qu¸ 1 ngµy. Phã tr­ëng phßng: lµ nh÷ng ng­êi gióp cho tr­ëng phßng , ®­îc tr­ëng phßng ph©n c«ng ®iÒu hµnh trùc tiÕp mät sè c«ng viÖc cô thÓ cña phßng. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô ph¶i chñ ®éng ph¸t huy tÝnh n¨ng ®éng, s¸ng t¹o vµ cã tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o víi Tr­ëng phßng kÕt qu¶ c«ng viÖc ®· thùc hiÖn ®Ó tr­ëng phßng n¾m ®­îc vµ khi cÇn cã sù phèi hîp chØ ®¹o nh÷ng c«ng viÖc lín. 4.C¸c chi nh¸nh Gi¸m ®èc chi nh¸nh: ho¹t ®éng theo sù ph©n c«ng vµ chØ ®¹o cña Tæng Gi¸m ®èc, thay mÆt Tæng Gi¸m ®èc tæ chøc ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña Chi nh¸nh theo chÕ ®é thñ tr­ëng vµ lµ ng­êi ®¹i diÖn trong mäi tr­êng hîp cho mäi quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña chi nh¸nh tr­íc c¬ quan ph¸p luËt vµ c¬ quan Nhµ n­íc t¹i ®Þa ph­¬ng n¬i Chi nh¸nh ®Æt trô së. Gi¸m ®èc Chi nh¸nh chÞu mäi tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng Gi¸m ®èc vµ ph¶i b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc ®Þnh kú, hoÆc ®ét xuÊt vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng mäi mÆt cña ®¬n vÞ. Phã gi¸m ®èc chi nh¸nh: lµ nh÷ng ng­êi gióp cho Gi¸m ®èc Chi nh¸nh vµ trùc tiÕp ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc c«ng viÖc theo sù ph©n c«ng cña Gi¸m ®èc. Mäi vÊn ®Ò liªn quan ®Õn phÇn viÖc ®­îc ph©n c«ng ®Òu ph¶i thèng nhÊt víi Gi¸m ®èc Chi nh¸nh tr­íc khi thùc hiÖn. 2.2.2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty 2.2.2.1. Nguyªn t¾c chñ ®¹o C¸c phßng, ban , Chi nh¸nh thuéc C«ng ty kh«ng ph©n biÖt chøc n¨ng, nhiÖm vô , ®Þa bµn ho¹t ®éng lµ mét thÓ thèng nhÊt. Toµn C«ng ty chØ cã 1 thñ tr­ëng. Trong c¸c ho¹t ®éng kinh doanh dï bÊt kú bÊt kú ®¬n vÞ nµo thùc thi th× tr¸ch nhiÖm ®Òu thuéc vÒ C«ng ty, mçi thµnh c«ng hay thÊt b¹i ®Òu lµ cña toµn C«ng ty. 2.2.2.2. Cô thÓ ho¸ nhiÖm vô vµ mèi quan hÖ cña c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty 1. Phßng kÕ ho¹ch tµi chÝnh Vai trß: Gi¸m ®èc ®ång tiÒn cho toµn bé ho¹t ®éng cña C«ng ty, thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n tËp trung. Mäi vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tµi chÝnh d­íi bÊt cø h×nh thøc nµo ®Òu ph¶i qua phßng kÕ ho¹ch tµi chÝnh tr­íc khi tr×nh Gi¸m ®èc duyÖt. NhiÖm vô + LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh c¶ n¨m b¸o c¸o Bé duyÖt vµ giao kÕ ho¹ch tµi chÝnh n¨m cho c¸c phßng ban, Chi nh¸nh trong C«ng ty. Theo dâi tæng kÕt ph©n tÝch t×nh h×nh thực hiÖn c¸c chØ tiªu tµi chÝnh ®· giao cho c¸c ®¬n vÞ, tÝnh to¸n hiÖu qu¶ kinh doanh tõng thêi kú kÞp thêi, chÝnh x¸c ®Ó gióp Gi¸m ®èc chØ ®¹o kinh doanh. + Thèng kª, b¸o c¸o nhanh cho Bé Th­¬ng m¹i, Tæng côc thèng kª chØ tiªu tµi chÝnh theo quy ®Þnh th¸ng, quÝ, 6 th¸ng, 9 th¸ng vµ 1 n¨m. + B¸m s¸t t×nh h×nh kinh doanh cña tõng ®¬n vÞ, tham m­u cho Gi¸m ®èc ®Ó cã kÕ ho¹ch c©n ®èi vèn ®Çy ®ñ, kÞp thêi ®¸p øng yªu cÇu kinh doanh, ®ång thêi gi¶i quyÕt chÕ ®é liªn quan ®Õn ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn C«ng ty. + T¨ng nhanh vßng quay vèn, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p khai th¸c, sö dông viÝn cã hiÖu qu¶ coa nhÊt. Theo chØ ®¹o cña Tæng Gi¸m ®èc lËp ph­¬ng ¸n vay vèn trong c¸c tr­êng hîp cÇn thiÕt. + §¶m b¶o ghi chÐp, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c kÞp thêi c¸c nghiÖp vô ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. C©n ®èi thu chi vµ b¸o c¸o Gi¸m ®èc theo qui ®Þnh. + LËp vµ nép b¸o c¸o quyÕt to¸n kÕ to¸n C«ng ty theo ®óng c¸c lo¹i biÓu mÉu Nhµ n­íc quy ®Þnh ®óng thêi gian, cã chÊt l­îng cao theo ®Þnh kú cho Bé Th­¬ng m¹i vµ Tæng côc Thèng kª theo qui ®Þnh chung. + §¶m b¶o chÊt l­îng khi tiÕn hµnh kiÓm kª tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn theo thêi gianqui ®Þnh vµ kÕt qu¶ kiÓm kª ph¶i b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc. + Tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn hîp ®ång vµ ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty thanh quyÕt to¸n c¸c hîp ®ång ®óng thêi h¹n cam kÕt. H¹ch to¸n kÕ to¸n kÞp thêi, ®óng, ®ñ ®èi víi tõng ph­¬ng ¸n kinh donah. + Tham m­u, cè vÊn cho Tæng Gi¸m ®èc vÒ tµi chÝnh. Th­êng xuyªn b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò n¶y sinh, liªn quan ®Õn lÜnh vùc phô tr¸ch ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý kÞpthêi nh»m ®¶m b¶o ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty æn ®Þnh. + Thùc hiÖn ®µo t¹o t¹i chç ®èi víi c¸n bé trong phßng, n©ng cao nghiÖp vô, ph¸t huy tÝnh n¨ng ®éng, liªm khiÕt, kû luËt ®Ó ®¸p øng kÞp thêi ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty trong c¬ chÕ míi. + Tæng hîp t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹c tµi chÝnh c¶ n¨m, b¸o c¸o c¸c c¬ quan qu¶n lý xin xÐt duyÖt thùc hiÖn kÕ ho¹ch n¨m vµ xÐt th­ëng nÕu cã. + Th­êng xuyªn gi¸m s¸t t×nh h×nh vèn, b¶o toµn vèn cña C«ng ty ®Ó b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc. Khi cã nh÷ng biÕn ®éng vÒ tµi chÝnh ®ét xuÊt ph¶i khÈn tr­¬ng b¸o c¸o Tæng Gi¸m ®èc ®Ó t×m gi¶i ph¸p xö lý. Tr¸ch nhiÖm cña phßng KÕ ho¹ch tµi chÝnh ®èi víi c¸c chi nh¸nh + B¶o ®¶m kÞp thêi tíi møc cao nhÊt c¸c nhu cÇu tiÒn tÖ cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ, Chi nh¸nh. + Gi¸m s¸t ®éng t¸c thu, chi cña c¸c ®¬n vÞ theo nguyªn t¾c qu¶n lý tµi chÝnh do Nhµ n­íc qui ®Þnh d­íi sù chØ ®¹o cña Tæng Gi¸m ®èc. + Theo dâi, n¾m ch¾c sè l­îng hµng tån kho, ®«n ®èc c¸c phßng chñ qu¶n b¸n hµng thu håi vèn, t¨ng vßng quay vèn. + Tham gia x©y dùng vµ kiÓm tra tÝnh hiÖu qu¶, tÝnh kh¶ thi c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty. §ãng gãp ý kiÕn trong kh©u thanh to¸n ®èi víi c¸c hîp ®ång ngo¹i vµ hîp ®ång kinh tÕ tr­íc khi tr×nh l·nh ®¹o C«ng ty duyÖt, b¶o ®¶m tÝnh c«ng b»ng, nhÊt qu¸n trong viÖc sö dông vèn kinh doanh cho c¸c ®¬n vÞ. + Theo dâi viÖc nép thuÕ XNK cu¶ c¸c ®¬n vÞ t¹i Hµ Néi vµ cÈcc khÈu kh«ng cã ®¹i diÖn hoÆc Chi nh¸nh cña C«ng ty. Phèi hîp vµ ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ thanh to¸n, thu håi c«ng nî vµ nép thuÕ XNK ®óng thêi h¹n qui ®Þnh ®Ó kh«ng c¶n trë ho¹t ®éng chung cña toµn C«ng ty. Tr¸ch nhiÖm cña c¸c ®¬n vÞ chi nh¸nh ®èi víi phßng KHTC. + Mäi ph­¬ng ¸n kinhdoanh, mäi dù trï chi tiªu ph¶i tham kh¶o ý kiÕn cña phßng KÕ ho¹ch tµi chÝnh tr­íc khi tr×nh gi¸m ®èc duyÖt. + Ph­¬ng ¸n kinh doanh sau khi ®­îc Gi¸m ®èc duyÖt ph¶i giao l¹i phßng KÕ ho¹ch tµi chÝnh 1 b¶n ®Ó theo dâi , ®èi chiÕu khi cÇn thiÕt. + Ph¶i th«ng b¸o hoÆc kÕt hîp cïng phßng KÕ ho¹ch tµi chÝnh kiÓm tra, theo dâi ®«n ®èc c¸c kho¶n nî ph¶i thu vÒ tµi s¶n cña C«ng ty. + §Þnh kú mét quÝ 1 lÇn kÕ to¸n cña tõng ®¬n vÞ ph¶i cïng phßng KÕ ho¹ch tµi chÝnh ®èi chiÕu sè liÖu tµi chÝnh ph¸t sinh trong kú, kÞp thêi ph¸t hiÖn sai lÖch vµ t×m biÖn ph¸p kh¾c phôc. Như vậy , phòng KHTC có vai trò nhiệm vụ rất cụ thể, được Công ty phân theo chức năng để hoạt động. Trong phòng các thành viên thường xuyên, phối hợp, giao tiếp và hợp tác với nhau để thực hiện công việc của Công ty một cách tốt nhất. Đồng thời phòng KHTC có trách nhiệm đối với các đơn vị khác trong Công ty cũng như là các đơn vị khác phải có trách nhiệm đối với phòng KHTC để thực hiện các công việc khi cần có sự kết hợp giải quyết của các phòng ban trong Công ty. Tr­íc nh÷ng nhiÖm vô, vai trß vµ tr¸ch nhiÖm cña ng­êi lµm c«ng t¸c ë phßng KHTC mµ C«ng ty ®· ®­a ra, ®Ó lµm ®­îc nh÷ng nhiÖm vô ®ã th× c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong phßng cÇn cã ®­îc sù hiÓu biÕt nhÊt ®Þnh vÒ c«ng viÖc cña m×nh đó là: + N¾m ch¾c tæ chøc c«ng viÖc kÕ to¸n, tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c¸c lo¹i h×nh kinh doanh. + Cã lý luËn vµ thùc tiÔn cña ngµnh vÒ chiÕn l­îc vµ t×nh h×nh tµi chÝnh. + N¾m ®­îc hÖ thèng ph¸p luËt kinh tÕ, c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch, tµi chÝnh tÝn dông cña Nhµ n­íc vµ cña ngµnh. + BiÕt xö lý sè liÖu b»ng vi tÝnh, hiÓu biÕt vµ n¾m v÷ng nghiÖp vô thanh to¸n quèc tÕ vµ thanh to¸n ng©n hµng. 2. Trung t©m t­ vÊn ®Çu t­ vµ Th­¬ng m¹i NhiÖm vô: lµm tham m­u cho Tæng Gi¸m ®èc, cho c¸c ®¬n vÞ kinh doanh XNK , cho c¸c Chi nh¸nh trong toµn C«ng ty vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña C«ng ty. Tr¸ch nhiÖm cña Trung t©m t­ vÊn ĐÇu t­ vµ Th­¬ng m¹i víi c¸c ®¬n vÞ + HiÖu ®Ýnh b¶n dÞch, c«ng v¨n, ®iÖn tÝn ®èi ngo¹i cña c¸c ®¬n vÞ t¹i Hµ Néi. + Gãp ý söa ®æi ®iÒu kho¶n hîp ®ång ngo¹i cña c¸c ®¬n vÞ + Cö c¸n bé trùc tiÕp tham gia gióp ®ì c¸c Chi nh¸nh hoÆc c¸c ®¬n vÞ kinh doanh XNK trong viÖc ®µm ph¸n mét sè hîp ®ång hoÆc c«ng t¸c t­ vÊn theo chØ ®¹o cña Tæng Gi¸m ®èc. + TËp hîp c¸c chµo hµng cña c¸c h·ng, C«ng ty n­íc ngoµi, ®Þnh kú th«ng b¸o cho c¸c ®¬n vÞ XNK , c¸c Chi nh¸nh thuéc C«ng ty ®Ó t×m ®èi t¸c kinh doanh trong n­íc. + TËp hîp c¸c tµi liÖu, th«ng t­, chØ thÞ cña Thñ t­íng ChÝnh phñ, c¸c Bé, ngµnh chøc n¨ng, Bé Th­¬ng m¹i liªn quan ®Õn c«ng t¸c XNK ®Ó t­ vÊn cho c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty kinh doanh ®óng ph¸p luËt. Tr¸ch nhiÖm cña c¸c ®¬n vÞ vµ chi nh¸nh ®èi víi TTTV ĐÇu t­ vµ Th­¬ng m¹i. + B¶n dÞch c¸c c«ng v¨n, ®iÖn tÝn göi ®i ph¶i qua TTTV ĐÇu t­ vµ Th­¬ng m¹i tr­íc khi tr×nh Tæng Gi¸m ®èc. + Nh÷ng hîp ®ång vÒ c«ng tr×nh thiÕt bÞ toµn bé, d©y chuyÒn c«ng nghÖ, liªn doanh cã gi¸ trÞ lín, hoÆc cã ®é phøc t¹p, cã nh÷ng ®iÒu kho¶n ®Æc biÖt, kh«ng theo th«ng lÖ th× b¾t buéc ph¶i tham kh¶o ý kiÕn cña Trung t©m t­ vÊn ®Çu t­ vµ Th­¬ng m¹i tr­íc khi thùc hiÖn. + Ph¸t hiÖn vµ cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ c¸c v¨n b¶n míi nhÊt cña Nhµ n­íc, c¸c Bé, ngµnh cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña C«ng ty cho TTTV ĐÇu t­ vµ Th­¬ng m¹i ®Ó t×m biÖn ph¸p thu thËp vµ phæ biÕn ®Õn c¸c ®¬n vÞ kh¸c trong C«ng ty. 3. C¸c chi nh¸nh cña C«ng ty NhiÖm vô: lµ ®¬n vÞ ®¹i diÖn cho C«ng ty ho¹t ®éng Th­¬ng m¹i t¹i mét sè ®Þa ph­¬ng. Chi nh¸nh chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc vµ thay mÆt Gi¸m ®èc gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc cã liªn quan ®èi víi c¸c c¬ quan h÷u quan t¹i ®Þa bµn ®Æt trô së hoÆc mét sè khu vùc xung quanh tuú theo ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng . Ngoµi viÖc kinh doanh XNk th× c¸c Chi nh¸nh cßn cã nhiÖm vô chung lµ thay mÆt C«ng ty lµm c¸c thñ tôc giao nhËn, vËn t¶i hµng ho¸ cña c¸c ®¬n vÞ XNK ë c¸c cöa khÈu ®­îc chØ ®Þnh phô tr¸ch. Tr¸ch nhiÖm cña chi nh¸nh ®èi víi c¸c ®¬n vÞ XNK trong kh©u giao nhËn vµ vËn t¶i. + Thay mÆt c¸c Chi nh¸nh víi danh nghÜa C«ng ty lµm ®Çy ®ñ thñ tôc giao nhËn ®èi víi tÊt c¶ c¸c lo¹i hµng ho¸ nhËp hoÆc xuÊt qua cöa khÈu ®­îc ph©n c«ng phô tr¸ch. + Yªu cÇu c¸c ®¬n vÞ cung cÊp ®Çy ®ñ , chÝnh x¸c c¸c hå s¬, tµi liÖu cÇn thiÕt cho viÖc lµm thñ tôc giao nhËn hµng hãa t¹i cöa khÈu. + Th«ng b¸o kÞp thêi cho c¸c ®¬n vÞ nh÷ng v­íng m¾c, sai sãt cÇn bæ sung ®Ó hoµn chØnh hå s¬ cho viÖc lµm thñ tôc giao nhËn hµng ho¸ t¹i cöa khÈu. + Tho¶ thuËn víi c¸c ®¬n vÞ XNK vÒ c­íc phÝ vµ ph­¬ng thøc vËn t¶i hµng ho¸ ®Ó ®­a hµng ®Õn ®Þa ®iÓm chØ ®Þnh. + Tho¶ thuËn víi chñ hµng vÒ ph­¬ng thøc vËn t¶i hµng ho¸ ®Õn ®Þa ®iÓm chØ ®Þnh. Tr¸ch nhiÖm cña c¸c ®¬n vÞ XNK víi chi nh¸nh. + Cung cÊp ®Çy ®ñ hå s¬, giÊy tê vµ h­íng dÉn b»ng v¨n b¶n vÒ ®Æc ®iÓm hµng hãa, ¸p m· thuÕ, tªn , ®Þa ®iÓm chñ hµng cho Chi nh¸nh ®Ó lµm thñ tôc giao nhËn. + Khi uû th¸c cho chñ hµng tù ®i lµm thñ tôc hoÆc trong tr­êng hîp ®Æc biÖt, c¸c phßng XNK ®­îc Tæng Gi¸m ®èc cho phÐp cö ng­êi cïng chñ hµng ®i nhËn hµng ®Òu ph¶i qua Chi nh¸nh ®Ó phèi hîp thùc hiÖn vµ ®¶m b¶o chøc n¨ng qu¶n lý cña Chi nh¸nh. + Ph¶i cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn hµng ho¸ sÏ vÒ cöa khÈu do Chi nh¸nh phô tr¸ch. + T¹o ®iÒu kiÖn cho Chi nh¸nh ®¶m nhiÖm viÖc vËn t¶i hµng hãa cho c¸c chñ hµng th«ng qua h×nh thøc thÝch hîp. 4. C¸c ®¬n vÞ kinh doanh. Công ty có 3 chi nhánh đặt tại 3 thành phố là Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng nhằm thuận lợi cho việc kinh doanh. Vì mỗi chi nhánh thuộc vùng địa lý khác nhau của đất nước như vậy thì có thể thâu tóm được khách hàng trên toàn quốc. Ta thấy rằng việc Công ty có 3 Chi nhánh tại 3 thành phố lớn như vậy là hợp lý vì khách hàng của Công ty cư trú trên một diện tích địa lý rộng lớn. Công ty có 3 Chi nhánh cho phép tiết kiệm được chi phí khi hợp đồng kinh doanh được ký kết và thực hiện đồng thời Công ty bao phủ thị trường hiệu quả hơn. Tuy nhiên, sự giao tiếp, liên lạc và phối hợp giữa các bộ phận trong Công ty đôi lúc kém hiệu quả vì để gặp gỡ được giữa các bộ phận là rất tốn thời gian nên hầu như các hợp đồng được trao đổi đều qua điện thoại, fax, điện tín… NhiÖm vô + T×m kiÕm ®èi t¸c trong vµ ngoµi n­íc. + Kinh doanh c¸c mÆt hµng, ngµnh hµng trong ph¹m vi quy ®Þnh cña giÊy phÐp kinh doanh. + LËp ®Çy ®ñ ph­¬ng ¸n kinh doanh tr×nh Gi¸m ®èc phô tr¸ch duyÖt tr­íc khi thùc hiÖn. + C¸c hîp ®ång kinh tÕ vµ hîp ®ång ngo¹i ph¶i thÓ hiÖn ®Çy ®ñ tÝnh ph¸p lý b¶o ®¶m hiÖu qu¶ vµ quyÒn lîi cña ®¬n vÞ nãi riªng vµ cña C«ng ty nãi chung. + Trong mçi dÞch vô ph¶i: Thø nhÊt, b¶o ®¶m sö dông ®óng nguån vèn vµ thêi gian sö dông vèn Thø hai, triÖt ®Ó tiÕt kiÖm chi phÝ ®Ó t¨ng lîi nhuËn. Thø ba, b¶o ®¶m thu ®óng, thu ®ñ c¸c kho¶n ph¶i thu. Thø t­, thÓ hiÖn mäi sè liÖu cÇn thiÕt trong c¸c lo¹i hå s¬, chøng tõ ®· ®­îc c¸c c¬ quan chøc n¨ng quy ®Þnh. Thø n¨m, coi lîi Ých cña kh¸ch hµng, cña chñ ®Çu t­ lµ lîi Ých cña chÝnh b¶n th©n ®¬n vÞ, gi÷ ch÷ tÝn vµ g©y ®­îc uy tÝn cho C«ng ty, tranh thñ thiÖn c¶m vµ sù ñng hé cña kh¸ch hµng. + Sau mçi dÞch vô kinh doanh ph¶i h¹ch to¸n cô thÓ, thanh quyÕt to¸n kÞp thêi, lµm ®Çy ®ñ nghÜa vô víi ng©n s¸ch Nhµ n­íc. + Tõng ®¬n vÞ ph¶i tù trau dåi, ®µo t¹o n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, ngo¹i ng÷ cho c¸n bé nh»m ®¸p øng kÞp yªu cÇu cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, b¶o ®¶m kinh doanh cã hiÖu qu¶, ®óng ph¸p luËt. Mèi quan hÖ t­¬ng hç gi÷a c¸c ®¬n vÞ kinh doanh + Mèi quan hÖ gi÷a c¸c ®¬n vÞ kinh doanh lµ b×nh ®¼ng hîp t¸c, hç trî ®Ó cïng hoµn thµnh nhiÖm vô chÝnh trÞ chung cña toµn C«ng ty. + C¸c ®¬n vÞ ®­îc cïng liªn kÕt ®Ó cïng thùc hiÖn mét hîp ®ång ë c¸c c«ng ®o¹n kh¸c nhau. ViÖc ph©n chia chi phÝ, lîi nhuËn thùc hiÖn theo nguyªn t¾c tho¶ thuËn. + §èi víi nh÷ng hîp ®ång cã qui m« vµ trÞ gi¸ lín, sö dông vèn tõ c¸c nguån kh¸c nhau, ®ßi hái cã sù phèi hîp tõ nhiÒu phßng, ban , chi nh¸nh, Tæng Gi¸m ®èc sÏ xem xÐt ®Ó giao nhiÖm vô cô thÓ cho tõng ®¬n vÞ. Toàn Công ty gồm 6 phòng XNK. Trước đây, từng phòng XNK được phân công chuyên kinh doanh những mặt hàng riêng. Nhưng sau khi đổi mới các phòng XNK được phép kinh doanh tất cả các mặt hàng. Vì vậy, lượng hợp đồng được ký kết và thực hiện trong Công ty ngày càng nhiều nên lợi nhuận của Công ty mỗi năm ngày một cao hơn. §Ó thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh doanh nh»m mang l¹i hiÖu qu¶ cao th× c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn lµm t¹i c¸c ®¬n vÞ kinh doanh cÇn cã ®­îc nh÷ng hiÓu biÕt: + N¾m v÷ng néi dung ph¸p luËt liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh nh­: tµi chÝnh, tiÒn tÖ, ng©n hµng... + Thµnh th¹o trong viÖc x©y dùng ph­¬ng ¸n kinh doanh, kÕ ho¹ch, c¸c v¨n b¶n, nghÞªp vô kinh doanh. 5. Phßng tæ chøc c¸n bé Phßng TCCB cã chøc n¨ng tham m­u cho Tæng Gi¸m ®èc vÒ tæ chøc bé m¸y, qu¶n lý nh©n sù vÒ mäi mÆt vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan kh¸c d­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Tæng Gi¸m ®èc. NhiÖm vô + X©y dùng vµ hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty phï hîp víi yªu cÇu vµ nhiÖm vô trong tõng thêi kú ®Ó b¶o ®¶m tÝnh æn ®Þnh vµ kinh doanh cã hiÖu qu¶ cña C«ng ty. + Nghiªn cøu c«ng t¸c quy ho¹ch c¸n bé cho tr­íc m¾t vµ l©u dµi, tiÕn tíi tiªu chuÈn ho¸ ®éi ngò c¸n bé, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc bè trÝ , ®µo t¹o, ®Ò b¹t nh»m thóc ®Èy ho¹t ®éng chung cña toµn C«ng ty. + X©y dùng vµ theo dâi thùc hiÖn quü tiÒn l­¬ng, thùc hiÖn ®ãng BHXH vµ BHYT. X¸c nhËn c¸c ®¬n tõ vµ hå s¬ theo thÈm quyÒn ®­îc ph©n cÊp. + Qu¶n lý hå s¬ c¸n bé, thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o vÖ néi bé, b¶o vÖ §¶ng, b¶o vÖ c¬ quan. Quan hÖ cña phßng tæ chøc c¸n bé víi c¸c ®¬n vÞ, Chi nh¸nh trong C«ng ty + Cïng c¸c ®¬n vÞ x©y dùng tæ chøc bé m¸y vµ nh©n sù cña tõng phßng, ban , Chi nh¸nh phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc vµ bè trÝ c¸n bé. + X©y dùng quü l­¬ng phï hîp víi khèi l­îng c«ng viÖc ®Ó c¸c ®¬n vÞ ®ñ ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng. + Trao ®æi, bµn b¹c víi c¸c ®¬n vÞ dù kiÕn bæ sung, ®iÒu ®éng c¸n bé thuéc ®¬n vÞ tr­íc khi tr×nh Tæng Gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh. + §Þnh kú th«ng b¸o cho phßng KHTC sè liÖu vÒ kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn quÜ l­¬ng. Phèi hîp cïng phßng KHTC lËp kÕ ho¹ch lao ®éng tiÒn l­¬ng hµng n¨m . + Sao göi c¸c ®¬n vÞ liªn quan c¸c v¨n b¶n , c¸c quyÕt ®Þnh cã liªn quan vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch, ®Ò b¹t, khen th­ëng, kû luËt, ®iÒu chØnh bËc l­¬ng vµ phô cÊp chøc vô. Quan hÖ gi÷a c¸c phßng víi phßng TCCB + Th«ng b¸o kÞp thêi cho phßng TCCB c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn viÖc qu¶n lý c¸n bé nh­ cö ®i c«ng t¸c n­íc ngoµi, ®µo t¹o dµi vµ ng¾n h¹n trong vµ ngoµi n­íc, nghØ kh«ng h­ëng l­¬ng v× lý do c¸ nh©n. + §Ò xuÊt c¸c kiÕn nghÞ vÒ ®Ò b¹t, n©ng l­¬ng, vËn dông chÝnh s¸ch ®èi víi c¸n bé thuéc ®¬n vÞ hoÆc thuéc c¸c ®¬n vÞ kh¸c nÕu thÊy cÇn thiÕt. + Th«ng b¸o c¸c hµnh vi vi ph¹m ph¸p luËt, vi ph¹m néi quy, kû luËt c¬ quan cña c¸n bé thuéc ®¬n vÞ hoÆc nh÷ng biÕn ®éng ®ét xuÊt vÒ t­ t­ëng, hµnh ®éng, hoµn c¶nh bÊt b×nh th­êng cña c¸ nh©n hoÆc gia ®×nh c¸n bé do ®¬n vÞ qu¶n lý. + KiÕn nghÞ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng chung cña toµn C«ng ty , liªn quan ®Õn quü tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng. Trong C«ng ty phßng TCCB ®ãng vai trß rÊt quan träng ®ã lµ qu¶n lý tÊt c¶ c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc ®­a ng­êi vµo tæ chøc gióp cho hä thùc hiÖn c«ng viÖc, thï lao cho søc lao ®éng cña hä vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong C«ng ty Ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ngµy cµng ®Æt ra cho ho¹t ®éng Qu¶n trÞ nh©n lùc (QTNL) nhiÒu vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt. Bao gåm tõ viÖc ®èi phã víi nh÷ng thay ®æi cña m«i tr­êng kinh doanh, nh÷ng biÕn ®æi kh«ng ngõng cña thÞ tr­êng lao ®éng hay nh÷ng thay ®æi cña ph¸p luËt vÒ lao ®éng. TÊt c¶ vÊn ®Ò ®ã ®Òu do phßng TCCB gi¶i quyÕt. Phßng TCCB ph©n chia ho¹t ®éng QTNL trong C«ng ty theo c¸c nhãm chøc n¨ng sau: + Thø nhÊt, nhãm chøc n¨ng thu hót nguån nh©n lùc: gåm c¸c ho¹t ®éng ®¶m b¶o cho C«ng ty cã ®ñ nh©n viªn vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng. Muèn vËy, C«ng ty ph¶i tiÕn hµnh kÕ ho¹ch ho¸ nh©n lùc; ph©n tÝch, thiÕt kÕ c«ng viÖc; biªn chÕ nh©n lùc; tuyÓn mé, tuyÓn chän, bè trÝ nh©n lùc. + Thø hai, nhãm chøc n¨ng ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc: nhãm chøc n¨ng nµy chó träng c¸c ho¹t ®éng nh»m n©ng cao n¨ng lùc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, ®¶m b¶o cho c«ng nh©n viªn trong C«ng ty cã c¸c kü n¨ng, tr×nh ®é lµnh nghÒ cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc ®­îc giao vµ tao ®iÒu kiÖn cho nhan viªn ph¸t triÓn ®­îc tèi ®a c¸c n¨ng lùc c¸ nh©n. Bªn c¹nh viÖc ®µo t¹o míi cßn cã c¸c ho¹t ®éng ®µo t¹o l¹i nh©n viªn mçi khi cã sù thay ®æi vÒ nhu cÇu kinh doanh hay quy tr×nh kü thuËt, c«ng nghÖ ®æi míi. + Thø ba, nhãm chøc n¨ng duy tr× nguån nh©n lùc: C«ng ty chó träng ®Õn viÖc duy tr× vµ sö dông cã hiÖu qu¶ nguån nh©n lùc trong C«ng ty. Nhãm chøc n¨ng nµy gåm 3 ho¹t ®éng: ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc vµ thï lao lao ®éng cho nh©n viªn; duy tr× vµ ph¸t triÓn c¸c mèi quan hÖ lao ®éng tèt ®Ñp trong doanh nghiÖp. Phßng TCCB ®ãng vai trß rÊt quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong bÊt kú mét C«ng ty nµo. Ng­êi lµm c«ng t¸c trong phßng TCCB cÇn: +N¾m ®­êng lèi, chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc, nh÷ng quy ®Þnh cña Bé, ®¬n vÞ vÒ c«ng t¸c TCCB. + N¾m v÷ng c¸c thñ tôc hµnh chÝnh theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. + VËn dông ®­îc nh÷ng hiÓu biÕt cu¶ m×nh trong lÜnh vùc chuyªn m«n vµo thùc tÕ ho¹t ®éng doanh nghiÖp. 6. Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ Phßng HCQT lµ ®¬n vÞ cã nhiÒu bé phËn víi nhiÒu chøc n¨ng nh­ng cã chung môc ®Ých lµ phôc vô cho ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ®­îc thuËn lîi vµ cã hiÖu qu¶. NhiÖm vô cña tõng bé phËn trong phßng HCQT - C«ng t¸c v¨n th­ vµ l­u tr÷ + Vµo sæ s¸ch theo dâi cËp nhËt ®Çy ®ñ c¸c lo¹i c«ng v¨n, th­, b­u kiÖn, b­u phÈm ®i vµ ®Õn. Lu©n chuyÓn kÞp thêi trong ngµy kh«ng nhÇm lÉn. Hµng tuÇn cã tãm t¾t c«ng v¨n ®i vµ ®Õn göi Ban Gi¸m ®èc ®Ó tiÖn theo dâi. + Qu¶n lý chÆt chÏ con dÊu cña C«ng ty, gi÷ bÝ mËt c¸c lo¹i c«ng v¨n , th­ tÝn ®i vµ ®Õn. + Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c l­u tr÷ hµng n¨m vµ dµi h¹n, cã sæ s¸ch theo dâi cô thÓ. + Cuèi quý IV hµng n¨m thu thËp c¸c tµi liÖu cÇn l­u tr÷ dµi h¹n cña c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty, lËp b¶ng kª mêi Côc l­u tr÷ Quèc gia chØnh lý ®­a vµo l­u tr÷ l©u dµi theo luËt ®Þnh . CÊn cã kÕ ho¹ch kiÓm tra ®Þnh kú ®Ó b¶o qu¶n, tr¸nh h­ háng tµi liÖu. - C«ng t¸c lÔ t©n + §¶m nhËn tèt kh©u lÔ t©n ®èi néi vµ ®èi ngo¹i. Hµng ngµy ph¶i b¶o ®¶m vÖ sinh s¹ch sÏ, gän gµng khu vùc phßng kh¸ch. Tinh thÇn th¸i ®é phôc vô ph¶i lÞch sù, vui vÎ, chu ®¸o. + Tæ lÔ t©n chÞu tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n phßng kh¸ch, c¸c trang thiÕt bÞ, kho tµng, vËt dông thuéc phÇn m×nh qu¶n lý. - C«ng t¸c b¶o vÖ, th­êng trùc vµ tr«ng gi÷ xe + Tæ b¶o vÖ lµm nhiÖm vô b¶o vÖ trô së, tµi s¶n c¬ quan trong suèt 24h/ngµy. + Bé phËn th­êng trùc cã nhiÖm vô kiÓm tra kh¸ch ra, vµo c¬ quan , h­íng dÉn kh¸ch gÆp vµ lµm viÖc víi ®óng ®èi t­îng, ®óng môc ®Ých. Th¸i ®é ph¶i nh· nhÆn, lÞch thiÖp. + Bé phËn tr«ng gi÷ xe cho CBCNV c¬ quan vµ cho kh¸ch cã nhiÖm vô th­êng xuyªn ë ®óng vÞ trÝ c«ng t¸c, h­íng dÉn mäi ng­êi ®Ó xe ®óng n¬i quy ®Þnh, b¶o ®¶m an toµn ph­¬ng tiÖn cña CBCNV vµ cña kh¸ch göi t¹i nhµ xe. -C«ng t¸c qu¶n trÞ: §¶m b¶o viÖc mua s¾m, cÊp ph¸t c¸c lo¹i v¨n phßng phÈm cho c¸c nhu cÇu lµm viÖc cña toµn C«ng ty, cã nhiÖm vô dù trï theo nhu cÇu, theo kÕ ho¹ch cña c¸c phßng ban theo ®Þnh kú quý, th¸ng vµ c¶ n¨m , lËp sæ theo dâi viÖc mua s¾m vµ cÊp ph¸t cho ®óng nhu cÇu vµ ®óng ®èi t­îng. Phßng HCQT cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý, b¶o vÖ, tu söa c¸c tµi s¶n, vËt dông, ph­¬ng tiÖn hiÖn cã cña C«ng ty. Cã kÕ ho¹ch ®Þnh kú kiÓm kª n¾m v÷ng t×nh tr¹ng tµi s¶n cßn, mÊt, hao h­ tõ ®ã ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p b¶o d­ìng, söa ch÷a. Trong nh÷ng tr­êng hîp cÇn thiÕt cã kÕ ho¹ch lËp dù trï mua s¾m bæ sung, thay thÕ nh÷ng vËt dông ®· cò, l¹c hËu hÕt kh¶ n¨ng sö dông. §«n ®èc th­êng xuyªn c«ng t¸c an toµn lao ®éng, c«ng t¸c vÖ sinh c«ng céng. Tham gia c«ng t¸c an ninh, quèc phßng víi ®Þa ph­¬ng. Ng­êi lµm trong phßng HCQT cÇn th«ng th¹o trong viÖc thùc hiÖn chøc tr¸ch nhiÖm vô cña m×nh và cã kiÕn thøc vµ n¨ng lùc v÷ng vµng ®Ó thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm vô ®­îc giao. Ta thÊy r»ng, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban lµ rÊt râ rµng. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh thùc hÞªn th× tr¸ch nhiÖm cña c¸c cÊp qu¶n lý ®«i lóc lµ chång chÐo nhau. Trong C«ng ty c«ng t¸c gi¸m s¸t, kiÓm tra c«ng viÖc ch­a thùc sù lµ cã hiÖu qu¶, ®«i khi cßn l¬i láng dÉn ®Õn tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty kh«ng ®­îc cao. C«ng ty ®­îc h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn tõ n¨m 1958, tån t¹i qua thêi bao cÊp vµ duy tr× ho¹t ®éng kinh doanh theo sù ®æi míi cña nÒn kinh tÕ ®Õn nay nªn cã rÊt nhiÒu CBCNV lµm viÖc g¾n bã l©u dµi víi C«ng ty, cèng hiÕn cho C«ng ty. Hä lµm viÖc cã kinh nghiÖm vµ tr¸ch nhiÖm cao. Tuy nhiªn tr­íc sù thay ®æi nhanh chãng cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng th× hä l¹i tá ra kÐm n¨ng ®éng. C«ng ty tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸ thµnh c«ng ty cæ phÇn th× ®· xuÊt hiÖn lao ®éng d«i d­ vµ C«ng ty cÇn cã chÝnh s¸ch ®Ó gi¶i quyÕt l­îng lao ®éng nµy. Bªn c¹nh ®ã ®Ó lµm ¨n cã hiÖu qu¶ th× C«ng ty cÇn cã chÝnh s¸ch tuyÓn dông lao ®éng míi vµ ®µo t¹o cËp nhËt bæ sung kiÕn thøc ®èi víi ®éi ngò l·nh ®¹o trong C«ng ty ®Ó t¹o ra sù phèi hîp, sù ¨n khíp gi÷a c¸c bé phËn khi thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh. 2.3. §¸nh gi¸ vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty 2.3.1. ¦u ®iÓm C«ng ty cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®­îc x©y dùng theo kiÓu m« h×nh trùc tuyÕn- chøc n¨ng. C¸c cÊp qu¶n lý trong C«ng ty phï hîp víi c¬ cÊu s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn nay vµ ®Òu thùc hiÖn tèt nhiÖm vô ®­îc giao. M« h×nh nµy gi¶n ®¬n, râ rµng do chØ huy thèng nhÊt, thuËn lîi cho viÖc thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr­ëng. Ng­êi l·nh ®¹o trong C«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé vÒ kÕt qu¶ c«ng viÖc cña ng­êi d­íi quyÒn. TËp thÓ CBCNV trong C«ng ty cã ®é tuæi trung b×nh lµ 47 tuæi, cã n¨ng lùc vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã nhiÒu kinh nghiÖm qua viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång vµ qua thùc tÕ c«ng t¸c. §ång thêi trong C«ng ty t¹o ®­îc sù thèng nhÊt nhÞp nhµng, ¨n khíp tõ ban Gi¸m ®èc tíi c¸c phßng ban. C«ng ty b­íc vµo cæ phÇn ho¸ thµnh C«ng ty cæ phÇn v× vËy ®éi ngò CBCNV trong C«ng ty ngµy cµng gi¶m. Mét phÇn lµ do sè l­îng CBCNV ®Õn tuæi vÒ h­u, mét phÇn lµ do xin nghØ sím vµ mét phÇn lµ do gi¶m bít sè l­îng lao ®éng gi¸n tiÕp còng nh­ lµ c¸c bé phËn vµ c¸c c¸ nh©n lµm ¨n thua lç, kh«ng cã hiÖu qu¶. §©y lµ mét thuËn lîi ®èi víi C«ng ty. 2.3.2. Nh­îc ®iÓm Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm nãi trªn cña C«ng ty th× còng cßn tån t¹i mét sè nh­îc ®iÓm lµ: 2.3.2.1. Ph¹m vi qu¶n lý cña c¸n bé qu¶n lý cßn hÑp Phạm vi của cán bộ quản lý hẹp cã nghÜa lµ sè nh©n viªn ë c¸c cÊp mµ mét ng­êi qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cßn nhá. V× vËy, ng­êi quản lý cã xu h­íng kiÓm so¸t chÆt chÏ nh©n viªn cña m×nh nªn lµm gi¶m tÝnh tù chñ vµ s¸ng t¹o cña nh©n viªn trong C«ng ty. H¬n n÷a, mét ng­êi cã ph¹m vi qu¶n lý hÑp th× sè cÊp qu¶n lý trong C«ng ty sÏ t¨ng lªn lµm bé m¸y qu¶n lý cång kÒnh kÐo theo chi phÝ t¨ng lªn nªn sù ho¹t ®éng cña c¶ C«ng ty nãi chung vµ cña tõng phßng ban chøc n¨ng nãi riªng lµ kÐm hiÖu qu¶. Ph¹m vi qu¶n lý hÑp th× sè cÊp bËc quyÒn lùc t¨ng lªn vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c nhµ qu¶n lý phÇn nµo bÞ gi¶m ®i. 2.3.2.2.C«ng viÖc chuyªn m«n ho¸ ch­a s©u Đ­îc thÓ hiÖn qua viÖc ph©n c«ng, s¾p xÕp, bè trÝ lao ®éng trong tõng phßng ban vµ c¸c ®¬n vÞ kinh doanh vÉn ch­a phï hîp, ch­a ®¸p øng víi yªu cÇu cña c«ng viÖc. ViÖc s¾p xÕp ch­a ®óng ng­êi, ®óng viÖc, ch­a râ rµng, cô thÓ cho tõng ng­êi vµ phï hîp víi chuyªn m«n, nghiÖp vô. XuÊt hiÖn sù chång chÐo trong c«ng viÖc dÉn tíi kh«ng khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc, s¸ng t¹o cña ngêi lao ®éng dÉn ®Õn n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng cao. 2.3.2.3. TËp quyÒn cao ThÓ hiÖn ở chỗ Gi¸m ®èc cã quyÒn ra quyÕt ®Þnh trong mäi c«ng viÖc cña C«ng ty, nh÷ng ng­êi kh¸c trong C«ng ty kh«ng ®­îc tham gia hoÆc tham gia rÊt Ýt. DÉn ®Õn sù quan liªu, cøng nh¾c, tr× trÖ vµ kÐm linh ho¹t, chÝnh ®iÒu nµy kh«ng khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng ë mäi cÊp trong tæ chøc tham gia vµo qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh dÉn ®Õn h¹n chÕ sù tho¶ m·n trong c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng vµ ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ kinh doanh cña C«ng ty. TËp quyÒn cao ®ång nghÜa víi chÝnh thøc ho¸ cao. Tøc lµ møc ®é mµ nh÷ng luËt lÖ, quy ®Þnh, c¸c chÝnh s¸ch vµ sù kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®äng trong tæ chøc cao h¬n. Do ®ã ng­êi lao ®éng sÏ chØ cã møc ®é tù chñ tèi thiÓu trong nh÷ng vÊn ®Ò nh­ cÇn ph¶i lµm g×, lµm viÖc ®ã khi nµo vµ ng­êi qu¶n lý cÇn lµm viÖc ®ã nh­ thÕ nµo. Ng­êi lao ®éng ph¶i lu«n lu«n xö lý c¸c d÷ liÖu gièng nhau. Do vËy, ng­êi lao ®éng Ýt cã c¬ héi ®­a ra c¸c s¸ng kiÕn vµ c¸c lùa chän khi thùc hiÖn c«ng viÖc. Tõ nh÷ng vÊn ®Ò nªu trªn, chóng ta thÊy r»ng C«ng ty cßn nhiÒu vÊn ®Ò cÇn ph¶i hoµn thiÖn h¬n n÷a trong c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y qu¶n lý còng nh­ c¬ cÊu tæ chøc ®Ó gi¶m thiÓu chi phÝ lµm cho bé m¸y linh ho¹t, n¨ng ®éng ph¸t huy ®­îc nh÷ng ­u ®iÓn vµ kh¾c phôc dÇn nh÷ng nh­îc ®iÓm nh»m hoµn t¹o ra thÕ m¹nh cho C«ng ty trong giai ®o¹n tiÕp theo. Muèn kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm th× ta cÇn ph¶i biÕt nguyªn nh©n g©y ra nã lµ g× đ ể từ đó đưa ra những giải pháp cho phù hợp vµ nh÷ng nguyªn nh©n ®ã lµ: Thø nhÊt, ®éi ngò CBCNV trong C«ng ty cã tuæi t­¬ng ®èi cao, cã nhiÒu kinh nghiÖm nh­ng ®«i lóc l¹i ch­a b¾t kÞp víi c¬ chÕ ho¹t ®éng míi nhất là chưa thích ứng vì Công ty chuyển từ môi trường kinh doanh bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Thø hai, viÖc phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn qu¶n lý trong khi thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô ®«i lóc cßn ch­a ®­îc nhÞp nhµng. Thø ba, c¸n bé l·nh ®¹o qu¶n lý cña C«ng ty cßn l¬i láng trong c«ng t¸c kiÓm tra, gi¸m s¸t thùc thi c¸c hîp ®ång vµ c¸c kÕt qu¶ kinh doanh. Thø t­, cæ phÇn ho¸ doanh nghiÖp lµm cho C«ng ty xuÊt hiÖn lao ®éng d«i d­ vµ cÇn cã chÝnh s¸ch ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy. Ch­¬ng 3: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ toµn bé vµ kü thuËt. 3.1. Ph­¬ng h­íng, nhiÖm vô cña C«ng ty trong thêi gian tíi 3.1.1. Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña C«ng ty trong thêi gian tíi 3.1.1.1. Nh÷ng thuËn lîi cÇn ®­îc khai th¸c, ph¸t huy. Nh÷ng thµnh tùu cña 5 n¨m qua (2001-2005) vµ 20 n¨m ®æi míi (1986-2005) lµm cho thÕ vµ lùc n­íc ta lín lªn rÊt nhiÒu; ®Êt n­îc tiÕp tôc gi÷ v÷ng æn ®Þnh chÝnh trÞ, kinh tÕ vµ x· héi, t¹o niÒm vui cho toµn d©n, c¸c doanh nghiÖp vµ c¸c nhµ ®Çu t­ trong vµ ngoµi n­íc. ThÓ chÕ kinh tÕ thÞ tr­êng ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa g¾n víi héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ b­íc ®Çu ®· h×nh thµnh vµ vËn hµnh cã hiÖu qu¶. Nh÷ng c¬ chÕ chÝnh s¸ch ban hµnh ®· ®i vµo cuéc sèng, ph¸t huy tÝch cùc, thu hót cao h¬n nguån vèn ®Çu t­ toµn x· héi. T­ duy kinh tÕ ®· cã b­íc ®æi míi m¹nh mÏ vµ ®­îc thÓ hiÖn ë NghÞ quyÕt Héi nghÞ lÇn thø 9, Ban chÊp hµnh trung ­¬ng §¶ng kho¸ IX, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó cã ho¹ch ®Þnh c¸c c¬ chÕ, chÝnh s¸ch th«ng tho¸ng h¬n trong viÖc thu hót c¸c nguån lùc vµ c¶i thiÖn m«i tr­êng ®Çu t­, ®Èy m¹nh t¨ng tr­ëng kinh tÕ. Mèi quan hÖ kinh tÕ quèc tÕ ®­îc cñng cè vµ ph¸t triÓn, hµng xuÊt khÈu cña ViÖt Nam ®· ®øng v÷ng ®­îc trªn nhiÒu thÞ tr­êng vµ cã triÓn väng sÏ ®­îc më réng. TiÕn tr×nh héi nhËp kinh tÕ thÕ giíi chñ ®éng, viÖc thùc hiÖn c¸c HiÖp ®Þnh th­¬ng m¹i song ph­¬ng vµ ®a ph­¬ng , viÖc trë thµnh thµnh viªn ®Çu ®ñ cña Tæ chøc Th­¬ng m¹i thÕ giíi sÏ t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy tèt h¬n nh÷ng thÕ m¹nh trong n­íc. Trong c¸c n¨m tiÕp theo ®Æc biÖt lµ n¨m 2006, n¨m ®Çu tiªn cña kÕ ho¹ch 5 n¨m 2006 – 2010 cã ý nghÜa rÊt quan träng trong viÖc tao ®µ t¨ng tr­ëng bÒn v÷ng cho c¶ giai ®o¹n. Sù æn ®Þnh vÒ chÝnh trÞ vµ t¨ng tr­ëng kh¸ vÒ kinh tÕ lµ ®iÒu kiÖn thuËn lîi , t¹o niÒm tin cho c¸c nhµ ®Çu t­ n­íc ngoµi ®Çu t­ vµo ViÖt Nam. Kinh tÕ thÕ giíi nãi chung vµ c¸c n­íc trong khu vùc §«ng ¸ vµ §«ng Nam ¸ nãi riªng ®Òu cã møc t¨ng tr­ëng cao. ViÖc më réng quan hÖ quèc tÕ víi c¸c n­íc sÏ t¹o c¬ héi lín vÒ më réng thÞ tr­êng cho hµng ho¸ xuÊt khÈu gãp phÇn thóc ®Èy ®Çu t­ th­¬ng m¹i. 3.1.1.2. Nh÷ng khã kh¨n, th¸ch thøc cÇn ph¶i h¹n chÕ kh¾c phôc Th¸ch thøc lín nhÊt hiÖn nay lµ søc c¹nh tranh vµ kh¶ n¨ng héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ cña c¸c doanh nghiÖp vµ toµn nÒn kinh tÕ cßn thÊp so víi yªu cÇu vµ so víi mÆt b»ng chung cña thÕ giíi, trong khi ®ã lé tr×nh thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c cam kÕt AFTA, WTO vµ c¸c hiÖp ®Þnh quèc tÕ kh¸c ®ang vµ sÏ t¹o ra nh÷ng søc Ðp c¹nh tranh rÊt lín ®èi víi c¸c doanh nghiÖp. ¸p lùc héi nhËp kinh tÕ n­íc ta ngµy cµng lín trong khi xuÊt ph¸t ®iÓm kinh tÕ cña n­íc ta cßn ë møc thÊp, tiÒm lùc kinh tÕ cßn yÕu ch­a theo kÞp víi tr×nh ®é ph¸t triÓn cña kinh tÕ khu vùc vµ thÕ giíi. NÒn s¶n xuÊt cña c¶ n­íc cßn l¹c hËu, n¨ng suÊt chÊt l­îng ch­a cao, kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña s¶n phÈm cßn thÊp. §a sè hµng xuÊt khÈu cßn ë d¹ng th« ®em l¹i hiÖu qu¶ kh«ng cao. Cïng víi qu¸ tr×nh héi nhËp kinh tÕ thÕ giíi vµ khu vùc ®em l¹i c¬ héi còng nh­ th¸ch thøc lín ®èi víi c¸c doanh nghiÖp trong n­íc ¸p lùc c¹nh tranh ngµy cµng quyÕt liÖt. 3.1.2. Môc tiªu ho¹t ®éng cña C«ng ty §Ó thÝch øng víi t×nh h×nh kinh doanh cña C«ng ty , trong giai ®o¹n tíi C«ng ty ®· ®Æt ra mét sè môc tiªu ho¹t ®éng lµ: Thø nhÊt, n©ng cao hiÖu qu¶, søc c¹nh tranh cña doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã ®Þnh h­íng cña Nhµ n­íc. Thø hai, chuyÓn h×nh thøc së h÷u cña Nhµ n­íc thµnh h×nh thøc së h÷u cña nhiÒu ng­êi, nhiÒu thµnh phÇn, t¹o ra sù thay ®æi c¨n b¶n vÒ ph­¬ng thøc qu¶n lý, kÕt hîp víi quy m«, n¨ng lùc s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn cã cña doanh nghiÖp víi kh¶ n¨ng vÒ vèn, thÞ tr­êng, n¨ng lùc qu¶n lý tiªn tiÕn cña c¸c cæ ®«ng ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh ph¸t triÓn, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. Thø ba, thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ viÖc huy ®éng vèn trong x· héi bao gåm c¸ nh©n, c¸c tæ chøc kinh tÕ, c¸c tæ chøc x· héi trong vµ ngoµi n­íc vµ më réng kinh doanh , dÞch vô…t¹o thªm viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng. Ph¸t triÓn doanh nghiÖp vÒ mäi mÆt, t¹o viÖc lµm æn ®Þnh, n©ng cao thu nhËp cho người lao ®éng , n©ng cao cæ tøc cho c¸c cæ ®«ng, t¨ng thu cho ng©n s¸ch nhµ n­íc, gãp phÇn t¨ng tr­ëng kinh tÕ nãi chung. Tr­íc m¾t, n¨m 2006 C«ng ty ®· v¹ch ra ph­¬ng h­íng vµ nhiÖm vô lµ; 1. Nép ng©n s¸ch 15 tû VN§ 2. XuÊt khÈu 5 triÖu USD 3. NhËp khÈu 15 triÖu USD 4. Tæng doanh thu 120 tû VN§ 5. Lîi nhuËn 450 triÖu VN§ 6. Tæng quü l­¬ng dù kiÕn 3,63 tû VN§ 3.1.3. Ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty trong giai ®o¹n tíi 3.1.3.1. Kinh doanh XNK TiÕp tôc gi÷ v÷ng vµ ph¸t triÓn c¸c lÜnh vùc kinh doanh chñ lùc ®em l¹i hiÖu qu¶ cao nh­ kinh doanh thiÕt bÞ toµn bé vµ kü thuËt , xuÊt khÈu c¸c mÆt hµng c«ng nghiÖp, thùc phÈm, hµng tiªu dïng. Duy tr× c¶i tiÕn qu¶n lý, cñng cè h×nh thøc ho¹t ®éng t¨ng søc c¹nh tranh, ®a d¹ng ho¸ lo¹i h×nh vµ mÆt hµng, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. T×m kiÕm nguån hµng, thÞ tr­êng , ®Èy m¹nh xuÊt khÈu, tõng b­íc n©ng cao kim ng¹ch xuÊt khÈu. 3.1.3.2. DÞch vô t­ vÊn §Èy m¹nh c¸c lÜnh vùc quan träng vµ ®· cã kinh nghiÖm cña C«ng ty nh­ T­ vÊn dÞch vô hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ toµn bé vµ c¸c lo¹i h×nh t­ vÊn kh¸c. Kinh doanh dÞch vô vËn t¶i hµng ho¸ trong vµ ngoµi n­íc. Kinh doanh dÞch vô cho thuª kho, v¨n phßng. §Çu t­ n¨ng lùc, t×m kiÕm kh¸ch hµng më réng lo¹i h×nh dÞch vô t­ vÊn . T×m kiÕm nguån hµng, ®Èy m¹nh ho¹t ®éng vËn t¶i hµng ho¸. S¾p xÕp l¹i ®Þa ®iÓm lµm viÖc, cã kÕ ho¹ch tæ chøc vµ khai th¸c tèi ®a hiÖu qu¶ diÖn tÝch cã thÓ ®­a vµo ho¹t ®éng dÞch vô. 3.1.3.3. C¬ cÊu tæ chøc Thùc hiÖn chuyÓn ®æi C«ng ty sang ho¹t ®éng theo m« h×nh C«ng ty cæ phÇn. Bè trÝ l¹i lao động cho phù hîp víi ®Æc thï kinh doanh s¶n xuÊt của tõng ngµnh nghÒ. CÇn quan t©m ®Õn viÖc båi d­ìng th­êng xuyªn vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô, n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cho ®éi ngò c¸n bé vµ ng­êi lao ®éng. CÇn x©y dùng chiÕn l­îc ph¸t triÓn nguån nh©n lùc vµ cã quy ho¹ch båi d­ìng ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé phôc vô ph¸t triÓn l©u dµi. 3.1.3.4. Tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh CÇn ph¶i cã nh÷ng ®Þnh h­íng chiÕn l­îc ®Ó gi÷ v÷ng vµ ph¸t triÓn thÞ tr­êng, n©ng cao chÊt l­îng phôc vô, chÊt l­îng s¶n phÈm, ®¨ng ký b¶n quyÒn, gi÷ v÷ng th­¬ng hiÖu, phÊn ®Êu thùc hiÖn viÖc qu¶n lý kinh doanh theo c¸c tiªu chuÈn trong n­íc vµ quèc tÕ ®èi víi mçi ngµnh nghÒ. 3.1.3.5. XuÊt khÈu lao ®éng Më réng thÞ tr­êng xuÊt khÈu lao ®éng, t¹o nguồn nh©n lùc cung cÊp cho dÝch vô xuÊt khÈu lao ®éng. Tõng b­íc ®Çu t­ vµ h×nh thµnh trung t©m Qu¶n lý vµ §µo t¹o nguån lùc cho xuÊt khÈu lao ®éng. Liªn doanh, liªn kÕt ®µo t¹o ngo¹i ng÷, tay nghÒ, ®Þnh h­íng cho ng­êi ®i xuÊt khÈu lao ®éng. 3.2. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty 3.2.1. Hoµn thiÖn s¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty Tr­íc khi cæ phÇn ho¸ th× C«ng ty lµ DNNN nªn chÞu sù kiÓm so¸t, gi¸m s¸t cña Bé Th­¬ng m¹i. Theo sơ đồ 2 c¬ cÊu cña C«ng ty cao nhÊt lµ Tæng Gi¸m ®èc, d­íi ®ã lµ c¸c phã Tæng Gi¸m ®èc, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, c¸c phßng chøc n¨ng, c¸c phßng nghiÖp vô. Sau khi cæ phÇn ho¸ th× c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty cã thay ®æi lµ cã ®¹i héi ®ång cæ ®«ng, héi ®ång qu¶n trÞ, ban kiÓm so¸t, råi tiÕp theo míi ®Õn Ban Gi¸m ®èc. 1. §¹i héi ®ång cæ ®«ng: lµ c¬ quan cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt cña C«ng ty, gåm toµn bé c¸c cæ ®«ng cã quyÒn biÓu quyÕt vµ mçi n¨m häp Ýt nhÊt 1 lÇn. 2. Héi ®ång qu¶n trÞ( H ĐQT ): lµ c¬ quan qu¶n lý cña C«ng ty , cã kh«ng qu¸ 11 thµnh viªn do ®¹i héi ®«ng bÇu ra, nhiÖm kú do ®iÒu lÖ quy ®Þnh. Häp th­êng lÖ mçi quý 1 lÇn. Gi¸m ®èc ( Tæng Gi¸m ®èc ): ®iÒu hµnh ho¹t ®éng hµng ngµy cña C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc H ĐQT vÒ c«ng viÖc ®­îc giao. Gi¸m ®èc cña C«ng ty cã thÓ lµ chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ, hoÆc thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ hoÆc thuª ngoµi. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®¹i diÖn cho C«ng ty nÕu ®iÒu lÖ C«ng ty kh«ng cã quy ®Þnh kh¸c. Ban kiÓm so¸t: ®­îc thiÕt lËp v× C«ng ty cã trªn 11 thµnh viªn, kiÓm so¸t ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý nghiÖp vô kÕ to¸n trong C«ng ty. Sè l­îng ng­êi trong ban kiÓm so¸t lµ 3-5 ng­êi do ®¹i héi ®ång cæ ®«ng bÇu ra. Tr­ëng ban kiÓm so¸t ph¶i lµ cæ ®«ng trong C«ng ty vµ trong ban kiÓm so¸t ph¶i cã 1 ng­êi cã tr×nh ®é kÕ to¸n. So với sơ đồ 2 th ì sơ đồ 3 dưới đây có CCTC bé m¸y thÓ hiÖn râ ®­îc vai trß, tr¸ch nhiÖm còng nh­ lµ nhiÖm vô cña tõng bé phËn. Nh×n vµo s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc ta cã thÓ thÊy ®­îc sè cÊp qu¶n lý cña tõng bé phËn vµ ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: S¬ ®å3: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y C«ng ty cæ phÇn xuÊt nhËp khÈu ThiÕt bÞ toµn bé vµ Kü thô©t ®¹i héi ®ång cæ ®«ng Héi ®ång qu¶ntrÞ Ban kiÓm so¸t Ban gi¸m ®èc C¸c phßng xnk Phßng XNK 1 Phßng XNK 2 Phßng XNK 3 Phßng XNK 4 Phßng XNK 5 Phßng XNK 7 Khèi phßng qu¶n lý Phßng kÕ ho¹ch tµi chÝnh Phßng Tæ chøc c¸n bé Phßng hµnh chÝnh Qu¶n trÞ C¸c chi nh¸nh Chi nh¸nh t¹i TP HCM Chi nh¸nh t¹i TP H¶i Phßng Chi nh¸nh t¹i TP §µ N½ng C¸c trung t©m Trung t©m t­ vÊn vµ ®Çu t­ Trung t©m XNK vµ Hîp t¸c lao ®éng ( Nguån: Phßng Tæ chøc c¸n bé) 3.2.2. VÒ vÊn ®Ò hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty 3.2.2.1.Hoµn thiÖn bé m¸y ph¶i g¾n liÒn víi viÖc ph©n cÊp , ph©n quúªn vµ chØ huy thèng nhÊt Ph©n cÊp qu¶n lý để phï hîp víi thÞ tr­êng lu«n cã nh÷ng biÕn ®éng, viÖc ph©n cÊp qu¶n lý nh»m: + Tæ chøc th«ng tin kÞp thêi th«ng suèt, ph¸t huy søc m¹nh tæng hîp cña c¸c hÖ thèng qu¶n lý trong Công ty. + Tr¸nh ®­îc sù quan liªu th­êng n¶y sinh trong hÖ thèng ®iÒu hµnh cña bé m¸y qu¶n lý của Công ty. + X¸c ®Þnh ®óng nhiÖm vô ­u tiªn vµ vai trß chiÕn l­îc cña bé phËn qu¶n lý cÊp cao , ®¶m b¶o t¨ng hiÖu lùc cña bé phËn nµy. + ChuyÓn qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh t¸c nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh xuèng c¸c cÊp c¬ së ®Ó thÝch øng víi sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng. Bªn c¹nh ®ã, viÖc ph©n cÊp qu¶n lý kh«ng hîp lý cã thÓ t¹o ra sù ph©n t¸n cña ho¹t ®éng qu¶n lý, nguy c¬ nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý bÞ lîi dông t¨ng lªn. MÆt kh¸c, ph©n cÊp më réng cã thÓ lµm bé m¸y ph×nh to vÒ tæ chøc nh­ng hiÖu qu¶ qu¶n lý l¹i gi¶m sót, viÖc kiÓm tra gi¸m s¸t ho¹t ®éng ë cÊp c¬ së sÏ trë lªn khã kh¨n h¬n. V× thÕ, x¸c ®Þnh ph©n cÊp lµ xu thÕ tÊt yÕu cña ®æi míi hay hoµn thÞªn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý nh­ng cÇn tÝnh ®Õn nh÷ng chiÒu h­íng t¸c ®éng kh¸c nhau cña nã. 3.2.2.2. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ph¶i b¶o ®¶m tÝnh tèi ­u, tÝnh linh ho¹t, tÝnh kinh tÕ ViÖc s¾p xÕp tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu ®Æt ra, tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng theo h­íng chuyªn tinh, gän nhÑ, ®ång thêi ph¶i hÕt søc coi träng c¸c bé phËn cã quan hÖ trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. §¶m b¶o tÝnh tin cËy khi ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Sù lín m¹nh cña C«ng ty phô thuéc phÇn lín vµo bé m¸y qu¶n lý, ®Ó ®¹t ®­îc ®iÒu nµy thì C«ng ty cÇn thực hiện : + Gi÷a c¸c kh©u vµ c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i ®­îc thiÕt lËp c¸c mèi liªn hÖ hîp lý về số lượng và cấp quản lý. + Ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt cø t×nh huèng nµo x¶y ra trong C«ng ty còng nh­ m«i tr­êng bªn ngoµi của Công ty như những chính sách, pháp luật, sự thay đổi của các loại hình kinh doanh… + Ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c th«ng tin, ®¶m b¶o sù phèi hîp tèt giữa c¸c nhiÖm vô vµ c¸c ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn phòng ban trong C«ng ty. Yªu cÇu khi hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý thùc chÊt lµ nh»m n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lý. NÕu hiÖu lùc cña bé m¸y qu¶n lý kh«ng ®­îc n©ng cao, c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý kh«ng mang l¹i hiÖu qu¶ cô thÓ cho s¶n xuÊt kinh doanh th× môc ®Ých cña ®æi míi bé m¸y qu¶n lý kh«ng ®¹t ®­îc. HiÖu lùc qu¶n lý ®­îc xem xÐt qua mét sè tiªu thøc lµ: + Th«ng tin trong bé m¸y qu¶n lý lµ linh ho¹t th«ng suèt vµ kịp thời. + QuyÕt ®Þnh qu¶n lý ®­îc ®­a ra kÞp thêi vµ ®­îc thùc hiÖn m ột cách triÖt ®Ó nhằm đem lại hiệu quả cao. + Ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty được diễn ra liªn tôc vµ phải phèi hîp nhịp nhàng, ®ång bé, để đạt hiÖu qu¶ cao. 3.2.3. Gi¶i quyÕt lao ®éng d«i d­ Sau khi hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµm cho nã ho¹t ®éng tèt ®ång thêi gi¶m bít sù cång kÒnh vµ chi phÝ qu¶n lý th× còng tÊt yÕu d·n ®Õn d­ thõa lao ®éng v× vËy cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt t×nh tr¹ng nµy. §èi víi nh©n viªn trong bé m¸y tæ chøc qu¶n lý d«i d­: Mét sè ng­êi cã tr×nh ®é thÊp, tuæi ®êi cao, sè n¨m c«ng t¸c nhiÒu cã thÓ gi¶i quyÕt cho vÒ nghØ h­u , chuyÓn lµm c«ng t¸c phôc vô hoÆc gi¶i quyÕt cho nghØ viÖc nh­ng ®­îc ®ãng b¶o hiÓm x· héi. Tuy nhiªn ®Ó lµm tèt ®­îc vÊn ®Ò nµy mét c¸ch cã hiÖu qu¶, l·nh ®¹o C«ng ty ph¶i khÐo lÐo trong ®èi xö vµ cøng r¾n khi cÇn thiÕt. NÕu kh«ng sÏ g©y ra sù x¸o trén lín trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty do ®ã ¶nh h­ëng ®Õn bÇu kh«ng khÝ cña tËp thÓ. Ng­êi l·nh ®¹o cã thµnh c«ng hay kh«ng cßn phô thuéc rÊt nhiÒu vµo n¨ng lùc c¸ nh©n vµ kinh nghiÖm cña chÝnh hä. §èi víi lao ®éng qu¶n lý trong bé m¸y l·nh ®¹o cña C«ng ty cã tr×nh ®é chuyªn m«n kh«ng phï hîp víi vÞ trÝ c«ng t¸c cã thÓ thuyªn chuyÓn lµm nh÷ng c«ng vÞªc phï hîp h¬n víi chuyªn m«n nghiÖp vô cña m×nh . §èi víi nh÷ng c¸n bé cã tuæi ®êi cao, n¨ng lùc qu¶n lý, ®iÒu hµnh gi¶m cã thÓ gi¶i quyÕt cho vÒ h­u . 3.2.4. TriÓn khai thùc hiÖn c«ng t¸c nh©n sù 3.2.4.1. S¾p xÕp, bè trÝ l¹i lao ®éng cho hîp lý Sau khi hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc th× C«ng ty cÇn s¾p xÕp l¹i , bè trÝ l¹i lao ®éng cho phï hîp chuyªn m«n vµ tr×nh ®é ®µo t¹o cña mçi ng­êi. S¾p xÕp nh©n lùc phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é, x©y dùng mét ®éi ngò c¸n bé ®ñ n¨ng lùc vÒ c¸c mÆt, x©y dùng bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh gän nhÑ, ®¶m b¶o ho¹t ®éng kinh doanh cã hiÖu qu¶ . ViÖc s¾p xÕp vµ bè trÝ hîp lý lao ®éng sÏ gióp cho hä cã thÓ ph¸t huy tèi ®a n¨ng lùc s¸ng t¹o cña m×nh nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh trong C«ng ty 3.2.4.2. §Þnh h­íng ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn §èi víi ®éi ngò CBCNV lµm c«ng t¸c qu¶n lý th× vÊn ®Ò ®µo t¹o vµ båi d­ìng kiÕn thøc lµ rÊt quan träng. Bëi v×, nÕu ®éi ngò c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, nghiÖp vô v÷ng vµng sÏ gi¶i quyÕt c«ng viÖc tèt h¬n. Do ®ã C«ng ty cÇn cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o vµ båi d­ìng kiÕn thøc cho ®éi ngò c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý. Cô thÓ lµ, nh÷ng c¸n bé kü thuËt th× cÇn ®µo t¹o thªm vÒ nghiÖp vô ngo¹i th­¬ng cßn nh÷ng c¸n bé ngo¹i th­¬ng th× cÇn n©ng cao vÒ nghiÖp vô kü thuËt. §ång thêi C«ng ty cÇn trang bÞ thªm cho hä nh÷ng kiÕn thøc vÒ nghiÖp vô Marketing, phæ biÕn c¸c kiÕn thøc vÒ luËt ph¸p cña C«ng ty liªn quan ®Õn ho¹t ®éng nhËp khÈu thiÕt vÞ toµn bé, n©ng cao c¸c kü n¨ng vÒ ngo¹i ng÷ vµ tin häc cho hä. Bªn c¹nh tæ chøc nh÷ng kho¸ häc ®µo t¹o ng¾n h¹n th× C«ng ty nªn khuyÕn khÝch c¸n bé tù ®i häc vµ nªn gióp ®ì mét sè chi phÝ trong qu¸ tr×nh häc tËp còng nh­ t¹o ®iÒu kiÖn vÒ mÆt thêi gian vµ ph­¬ng tiÖn häc tËp cho hä. 3.2.4.3. X©y dùng c¸c quy chÕ liªn quan ®Õn ng­êi lao ®éng Còng nh­ c¸c doanh nghiÖp kh¸c, cho ®Õn nay trong C«ng ty vÉn cßn xuÊt hiÖn t×nh tr¹ng ch­a chÊp hµnh nghiªm tóc néi quy vµ kû luËt lao ®éng ®ã lµ t×nh tr¹ng ®i muén , vÒ sím, lµm Ýt, ch¬i nhiÒu. §ể gi¶i quyÕt tËn gèc vÊn ®Ò nµy, C«ng ty cÇn ph¶i bè trÝ c«ng viÖc phï hîp víi n¨ng lùc vµ chuyªn m«n cña tõng ng­êi, t¹o ®iÒu kiÖn cho hä häc hái t¸c phong lµm viÑc cña ng­êi n­íc ngoµi. Bªn c¹nh ®ã, C«ng ty ph¶i cã c¸c biÖn ph¸p cøng r¾n nh­ nh¾c nhë, phª b×nh, c¶nh c¸o tr­íc toµn C«ng ty nh»m ®­a tÊt c¶ vµo khu«n khæ lao ®éng nghiªm tóc ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc. Ba n¨m mét lÇn, C«ng ty cÇn ký l¹i tho¶ ­íc lao ®éng tËp thÓ vµ so¹n l¹i néi quy lao ®éng cho phï hîp víi t×nh h×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty. V× tho¶ ­íc lao ®éng vµ néi quy chÝnh lµ c¬ së ®Ó gi¶i quyÕt mäi vÊn ®Ò ph¸t sinh trong C«ng ty khi cã m©u thuÉn hay tranh chÊp x¶y ra gi÷a CBCNV vµ ng­êi l·nh ®¹o. 3.2.4.4. X©y dùng quy chÕ ho¹t ®éng cña Héi ®ång qu¶n trÞ, Ban kiÓm so¸t vµ Ban Gi¸m ®èc cña C«ng ty cæ phÇn Sau khi cæ phÇn hãa, C«ng ty sÏ nghiªn cøu, so¹n th¶o vµ ban hµnh mét sè c¸c Quy tr×nh, Quy chÕ qu¶n lý míi cho phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ, nh»m thùc hiÖn ®óng §iÒu lÖ Tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña C«ng ty, ®¶m b¶o kinh doanh an toµn vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. ViÖc x©y dùng quy chÕ gióp cho C«ng ty cã thÓ qu¶n lý vµ sö dông lao ®éng hîp lý. ChÕ ®é tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng vµ chÝnh s¸ch ­u ®·i nh÷ng ng­êi lao ®éng cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, cã n¨ng suÊt hiÖu qu¶ lao ®éng cao vµ cã nh÷ng s¸ng kiÕn mang l¹i hiÖu qu¶ trong s¶n xuÊt kinh doanh. 3.2.4.5. CÇn cã chÝnh s¸ch tuyÓn dông lao ®éng míi C«ng ty cÇn chó träng c«ng t¸c tuyÓn dông CBCNV. Khi tuyÓn chän vµ bæ nhiÖm th× cÇn chó träng tíi tµi n¨ng, tri thøc , phÈm chÊt, søc khoÎ…cña tõng ng­êi ®Ó cã thÓ bè trÝ vµo vÞ trÝ thÝch hîp. ChØ cã nh­ vËy míi cã thÓ ®¹t tíi sù phèi hîp trÝ lùc gi÷a ng­êi víi viÖc. HiÖn nay, hÇu hÕt c¸c c¸n bé cña C«ng ty ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, cã kinh nghiÖm nh­ng ®a phÇn ®· lín tuæi nªn C«ng ty cÇn cã chÝnh s¸ch tuyÓn dông míi. §èi t­îng cña chÝnh s¸ch nµy cã thÓ lµ nh÷ng sinh viªn khèi kinh tÕ hoÆc c¸c tr­êng kü thuËt míi ra tr­êng, nh­ng cã tr×nh ®é, n¨ng ®éng vµ cã nguyÖn väng g¾n bã l©u dµi víi C«ng ty. Tuy hä ch­a cã kinh nghiÖm nh­ng víi sù gióp ®ì chØ b¶o cña nh÷ng c¸n bé dµy d¹n kinh nghiÖm th× ch¾c ch¾n trong t­¬ng lai hä sÏ lµ ®éi ngò kÕ cËn cho líp c¸n bé hiÖn nay. 3.2.4.5.T¹o ®éng lùc vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn cho CBCNV trong C«ng ty Bộ phận nhµ l·nh ®¹o trong bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo còng lµ ng­êi cã ¶nh h­ëng rÊt lín, lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh sù thµnh b¹i trªn th­¬ng tr­êng . Hä chÝnh lµ ng­êi ®iÒu phèi c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp. §Ó ®¶m b¶o tÝnh c«ng b»ng trong C«ng ty th× C«ng ty nªn cã chÝnh s¸ch phï hîp ®Ó t¹o ®éng lùc cho c¸c CBCNV. Nh÷ng chÝnh s¸ch cã thÓ lµ nh÷ng chÝnh s¸ch vÒ tinh thÇn còng cã thÓ lµ nh÷ng chÝnh s¸ch vÒ vËt chÊt chẳng h ạn: Công ty đứng ra tæ chøc nh÷ng cuéc tham quan, picnic cho CBCNV toµn C«ng ty tham gia. Nh÷ng buæi d· ngo¹i nh­ vËy lµ rÊt bæ Ých vµ cÇn thiÕt . Cã thÓ tæ chøc vµo nh÷ng ngµy lÔ hoÆc dÞp hÌ vµ khuyÕn khÝch cho c¶ gia ®×nh hä tham gia. §iÒu nµ sÏ t¹o bÇu kh«ng khÝ th©n mËt gÇn gòi gi÷a nh©n viªn vµ l·nh ®¹o C«ng ty. X©y dùng mét tËp thÓ ®oµn kÕt v÷ng m¹nh vµ th©n thiÖn hơn đối với tất cả m ọi người trong Công ty. Tæ chøc gÆp mÆt nh÷ng ngµy kû niÖm cña C«ng ty cã mêi nh÷ng ng­êi c«ng t¸c trong C«ng ty ®· nghØ h­u đến dự. §iÒu nµy lµ mét viÖc lµm ®¬n gi¶n nh­ng cã ý nghÜa gi¸o dôc rÊt lín lao . Gióp cho CBCNV hiÓu râ ®­îc nh÷ng phÊn ®Êu v à đóng góp cña hä ®èi víi C«ng ty lµ rÊt ®¸ng ch©n träng vµ ®­îc líp ng­êi ®i sau lu«n ghi nhí. Tổ chức khen th­ëng ®èi víi mçi c¸ nh©n hoµn thµnh tèt, xuÊt s¾c nh÷ng nhiÖm vô ®­îc giao đồng thời biÓu d­¬ng cá nh©n vµ tËp thÓ cã nh÷ng ®ãng gãp thiÕt thùc trong x©y dùng vµ s¶n xuÊt kinh doanh. §©y lµ mét viÖc lµm rÊt cÇn thiết cho thÊy nh÷ng cè g¾ng vµ nç lùc cña mçi thµnh viªn vµ tËp thÓ C«ng ty lu«n ®¸nh gi¸ cao. Ngoµi những việc trên thì trong tõng tr­êng hîp cô thÓ Ban gi¸m ®èc còng cÇn quan t©m vµ ®éng viªn kÞp thêi đối với mọi CBCNV trong Công ty . VÊn ®Ò t¹o ®éng lùc cho CBCNV lµ vÊn ®Ò hÕt søc tÕ nhÞ vµ khÐo lÐo, nÕu ®óng kÞp thêi sÏ t¹o ®­îc sù tin t­ëng, sự ch©n träng cña CBCNV nh­ng nÕu cã nh÷ng sai xãt thì dÔ g©y sù ghen tÞ kh«ng ®ång lßng cña mäi ng­êi. Tãm l¹i, ®Ó v­ît qua mäi khã kh¨n thö th¸ch vµ kinh doanh cã hiÖu qu¶ cao th× c¸n bé trong C«ng ty cÇn ®oµn kÕt h¬n n÷a, lu«n gióp ®ì lÉn nhau ®Ó t¹o ra bÇu kh«ng khÝ tho¶i m¸i trong C«ng ty, ®ång thêi c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty còng cÇn trau dåi nghiÖp vô chuyªn m«n, ngo¹i ng÷ ®Ó lu«n lu«n ®­a Technoimport lµ mét trong nh÷ng C«ng ty dÉn ®Çu vÒ xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ toµn bé m¸y mãc vµ kü thuËt trong c¶ n­íc. KÕt luËn Thực hiện theo đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước. Thời gian qua Công ty đã tiến hành cổ phần hóa. Việc thực hiện thành công quá trình chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần sẽ giúp cho Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật giải quyết được nhiều vấn đề tồn tại, nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh, tính bền vững và ổn định sản xuất, tạo điều kiện tốt cho việc thu hút đầu tư để mở rộng sản xuất kinh doanh. Người lao động có điều kiện được thể hiện vai trò làm chủ bằng phần vốn góp trực tiếp của họ vào doanh nghiệp, do đó nâng cao trách nhiệm đối vớí sự phát triển của Công ty, khuyến khích người lao động hăng say làm việc để mang lại lợi ích cho chính mình. Cổ phần hoá doanh nghiệp thành công ty cổ phần đòi hỏi Công ty phải có một bộ máy chuyên, tinh, gọn nhẹ, linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả. Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Để thực hiện công tác quản lý thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề rất khó vì công tác hoàn thiện đụng chạm đến quyền lợi của mỗi CBCNV trong Công ty, phải giảm bớt đi một số vị trí không cần thiết trong bộ máy quản lý của Công ty. Nhưng đó là điều mà chúng ta phải đối mặt. Đây là chuyên đề mà em quan tâm và mong muốn có cơ hội mở rộng hơn nữa. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng chuyên đề của em vẫn còn nhiều hạn chế cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo, các bác, các cô, các chú, các anh chị trong Công ty và bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn. Qua bài viết này, em xin trân thành cảm ơn các bác, các chú cán bộ tại phòng Tổ chức cán bộ đã tận tình hướng dẫn , giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty và cô giáo , TS. Vũ Hoàng Ngân đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. DANH MôC TµI LIÖU THAM KH¶O Tiến sỹ. Trần Xuân Cầu – Giáo trình “Phân tích lao động xã hội” – Nhà xuất bản lao động Xã hội Hà Nội - 2002 . Thạc sỹ. Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân – Giáo trình “ Quản trị nhân lực” – Nhà xuất bản lao động Xã hội – 2004 GS.TS. Nguyễn Thành Độ & TS. Nguyễn Ngọc Huyền – Giáo trình ‘Quản trị kinh doanh” – Nhà xuất bản lao động xã hội – 2004. Tiến sỹ. Đoàn Thị Thu Hà & T.S. Nguyễn Ngọc Huyền – Giáo trình “ Quản trị học” – Nhà xuất bản thống kê. Tiến sỹ. Bùi Anh Tuấn – Giáo trình “ Hành vi tổ chức” – Nhà xuất bản thống kê – 2003. Thạc sỹ. Lương Văn Úc – Giáo trình “ Tâm lý học lao động” – 2003. Các tài liệu, các văn bản và các chính sách, các luận chứng kinh tế, phương án cổ phần hoá… của Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật. Luận văn của các khoá 41, 42, 43. Luật doanh nghiệp – Nhà xuất bản chính trị quốc gia – 1999.