Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty dược phẩm trung ương I

thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dược Việt Nam Bộ y tế. Năm 1993 theo quy định chung Công ty Dược phẩm trung ương I được thành lập lại trực thuộc Tổng Công ty Dược Việt Nam (trước đây là liệp hiệp các xí nghiệp Dược Việt Nam. Công ty Dược phẩm trung ương I với tên giao dịch quốc tế: Central Phamarceutical Company N01 (CPC1). Trụ sở: Km6- Đường Giải Phóng- Quận Thanh Xuân- Hà Nội. Công ty được thành lập theo quyết định số 408/BYT- QĐ ngày22/4/1993. Giấy đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu số 1191013/GP ngày5/11/1993. - Vốn điều lệ: 41.202.000.000đ. - Vốn cố định: 4.362.000.000 đ. - Vốn lưu động: 36.480.000.00đ. 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ chức năng của Công ty. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Công ty có nhiệm vụ chủ yếu phục vụ loại hỗn hợp đặc biệt đó là thuốc và nguyên liệu sản xuất thuốc. Dưới thời kỳ nền kinh tế kinh doanh tập trung thì nhiệm vụ kinh doanh của Công ty do Nhà nước giao, Nhà nước giám sát việc hoàn thành kế hoạch. Bước sang nền kinh tế tiên tiến, hoạt động của Công ty có nhiều thay đổi. Ngoài vấn đề phải đảm bảo cung cấp thuốc men và nguyên liệu để sản xuất thuốc theo yêu cầu của ngành và của Bộ y tế hiện này Công ty còn kinh doanh các loại nguyên liệu thuốc, thuốc thông thường, thuốc chuyên khoa, biệt Dược, bông, dụng cụ y tế, nhằm mục đích thu lợi nhuận. - Công ty Dược phẩm trung ương I kinh doanh những ngành sau: + Dược phẩm (tân dược, đông dược). + Nguyênliêu, hoá chất, phụ liệu để sản xuất thuốc phòng và chữa bệnh, bao bì Dược và các sản phẩm yt ế khác. + Tinh dầu, hương liêu, mỹ phẩm, dầu độngthực vật. + Dụng cụ y tế thông thường, máy móc thiết bị y và Dược. + Mỹ phẩm, sản phẩm vệ sinh, sản phẩm y tế dinh dưỡng y tế. + Bông băng, gạc, kính mát, kính thuốc. + Hoá chất các loại và hoá chất xét nghiệm , khám nghiệm phục vụ cho nghành y tế. + Các dịch vụ liên quan đến nghành y tế: hội chợ triển lãm, thông tin quảng cáo, du lịch.... Tuy nhiên như đã nói ở trên, hàng hoá mà Công ty đã và đang kinh doanh là loại hàng hoá đặc biệt có liên quan trực tiếp đến tính mạng người nên mục đích kinh doanh của Công ty không hoàn toàn lợi nhuận mà còn vì mục đích nhân đạo. - Là một Công ty lớn Công ty Dược phẩm trung ương I có các chức năng sau. - Là Doanh nghiệp Nhà nước mang tính chất một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có quan hệ hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nhưng vẫn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Dược Việt Nam nên hàng năm vẫn phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh để báo cáo Tổng Công ty, giúp Bộ y tế và Tổng Công ty trong tổ chức chỉ đạo mạng lưới lưu thông hàng hoá, phân phối, hỗ trợ và giúp đỡ tuyến dưới. - Có nhiệm vụ quản lý sử dụng bảo toàn và phát triển vốn đúng chế độ hiện hành. - Tuân thủ các hợp đồng đã ký kết, bảo đảm chữ tín đối với khách hàng, bạn hàng, vì hàng hoá của Công ty là hàng hoá đặc biệt liên quan tới sức khoẻ nhân dân. - Nắm bắt khả năng sản xuất kinh doanh nhu cầu của thị trường để tổ chức cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng đảm bảo tốt chương trình chăm sóc sức khoẻ của nhân dân, thu lợi nhuận tối đa đảm bảo chất lượng thuốc và nguyên liệu thuốc, đáp ứng yều cầu của ngành. - Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. - Thi hành tốt pháp lệnh kế toán thống kê và các quyết định khác của pháp luật. II.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Công ty được chia thành 8 phòng ban, 7 cửa hàng và một chi nhánh tại Sài Gòn. Ban Giám đốc gồm một giám đốc và hai phó giám đốc giúp việc. Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến (một cấp). Sơ đồ tổ chức của Công ty Dược phẩm trung ương I. Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòng KTKN Phòng điều vận Phòng XNK Phòngkế hoạch Phòng tổ chức HC Phòng bảo vệ Các cửa hàng 2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều chịu sự thống nhất của ban giám đốc Công ty.Ban giám đốc cùng các phòng phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng với nhau. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động lập kế hoạch tiền lương, tuyển nhân viên mới, đào tạo cán bộ nhân viên cũ, làm công tác chế độ, lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của các phòng ban. - Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch mua bán hàng hoá theo hợp đồng, thường xuyên nắm bắt tình hình hàng tồn kho để điều chỉnh kế hoạch mua bán. - Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức công tác tài chính giá cả và hạch toán các nhiệm vụ nhằm góp phần bảo toàn và vốn sản xuất, giám sát đầy đủ kịp thời và chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty, chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và tài chính của Nhà nước. - Phòng xuất nhập khẩu: làm đơn hàng và ký kết hợp đồng, nhập khẩu thuốc và nguyên liệu, khai thác các nguồn hàng mới. - Phòng kỹ thuật kiếm nghiệm: Tổ chức thực hiện các quy chế chuyên môn, quản lý thuốc, theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá, kiểm nghiệm hàng nhập, hàng xuất đảm bảo hàng đúng chất lượng đúng quy định của Bộ y tế. Tổ chức công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động. - Phòng điều vận: Có nhiệm vụ điều động phương tiện vận chuyển, giao nhập hàng hoá khi có kế hoạch và hợp đồng của phòng kế hoạch. - Phòng bảo vệ: Tổ chức lực lượng bảo vệ ngày và đêm đảm bảo an toàn cho Công ty tổ chức lực lượng phòng cháy chữa cháy. - Các cửa hàng: Có nhiệm vụ giới thiệu và bán thuốc. - Ban kho: Được chia là 4 tổ quản lý bảo quản và xuất nhập hàng theo đúng quy định của Công ty III.Tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị Công ty quyết đinh chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán như sau: - Phòng kế toán tài vụ tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính chịu trách nhiệm lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vay vốn ngân hàng đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh. - Kiểm tra việc sử dụng bảo quản tài sản vật tư, tiền vốn đồng thời phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành động tham ô lãng phí phạm vi chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước. - Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch và công tác thống kê. - Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán nhằm thích ứng với hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời tận dụng tốt năng lực của đội ngũ kế toán đảm bảo thông tin nhanh gọn chính xác và kịp thời. Tại Công ty Dược phẩm trung ương I (trụ sở chính tại km6- Đường Giải Phóng- Quận Thanh Xuân- HN). Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Riêng chi nhánh tại Sài Gòn và các cửa hàng thì bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức phân tán tức là chi nhánh và cửa hàng được phép hạch toán độc lập, cuối tháng gửi báo cáo kết quả kinh doanh về Công ty để Công ty hạch toán lãi lỗ toàn Công ty. Tại phòng kế toán, các cán bộ kế toán tiến hành tập hợp số liệu để hạch toán rồi từ đó lập các biểu chung cho Công ty. 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán Giám đốc CT Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán TNNH và tiền vay Kế toán TM và BHXH Kế toán công nợ người mua Kế toán công nợ người bán Kế toánkho hàng Kế toán cửa hàng và chi nhánh Kế toán TS CĐ Kế toán tập trung + Kế toán tập trung (phó phòng). + Một kế toán theo dõi các khoản phải trả người bán (TK331). + Một kế toán các khoản phải thu của khách hàng (TK131). + Một kế toán theo dõi các TK112,113,315 + Một thủ quỹ. - Tổ tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi quản lý hàng hoá tài sản của Công ty + Một kế toán trưởng chỉ đạo chung và làm công tác kế toán tài vụ + Ba kế toán kho hàng. + Một kế toán thống kê kiêm tài sản cố định. + Kế toán các cửa hàng và chi nhánh. * Nhiệm vụ chức năng của từng kế toán. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, tổ chức lãnh đạo chung cho từng phòng, bố trí công việc cho từng kế toán viên là người chịu trách nhiệm thực thi hướng dẫn thi hành chính sách chế độ tài chính cũng như việc chịu trách nhiệm các quan hệ tài chính với các đơn vị ngân hàng việc thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Kế toán tập trung (phó phòng): Lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo quyết toán. - Kế toán chi tiêu: Viết phiếu thu chi căn cứ vào chứng từ gốc đã duyệt, ghi số nhật ký, lên báo cáo quỹ, sau đó lên nhật ký chứng từ số1. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay: Căn cứ vào số phụ của ngân hàng hàng ngày ghi báo nợ, báo có cho các Tài khoản có liên quan, theo dõi số dư để phát hành séc, uỷ nhiệm chi và trả khế ước đúng hạn. Cuối tháng lên nhật ký chứng từ số2,3,4. - Kế toán thanh toán với người mua (TK131): Theo dõi tiền hàng Công ty Dược các tỉnh, tình hình tính toán với các đơn vị đó (công nợ) cuối tháng vào sổ chi tiết cho từng đơn vị, cuối tháng lên nhật ký chứng từ số 5. - Kế toán kho hàng: Theo dõi hàng nhập, xuất tồn trong kho, hàng tháng vào sổ chi tiết tồn kho lên bảng kê số 8. - Kế toán TSCĐ kiêm thống kê theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, chi tiết tài sản cố định, lên nhật ký chứng từ số 9, lập bảng phân bổ số 3. - Kế toán theo dõi cửa hàng, chi nhánh: Theo dõi tình hình hàng hoá, tài chính công nợ của cửa hàng chi nhánh. Cuối mỗi tháng lên báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt hàng ngày cắn cứ vào phiếu thu chi, đồng thời chịu trách nhiệm về quỹ của Công ty. 2. Hệ thống Tài khoản kế toán áp dụng ở Công ty Dược phẩm TWI. Từ năm 1995 trở về trước Công ty áp dụng hệ thống Tài khoản cũ,Từ ngày 01/01/1996 nhằm đáp ứng yều cầu của nền kinh tế thị trường trong giai đoạn mới và theo quy định của Nhà nước Công ty Dược phẩm trung ương I áp dụng hệ thống chế độ kế toán mới do Bộ trưởng Bộ tài chính theo QĐ số1141/TCQĐCĐKT ngày 01/11/1995. Công ty sử dụng hầu hết những TK theo hệ thống Tài khoản đã bán trong công tác kế toán của mình. * Hình thức tổ chức kế toán. Hình thức sổ sách mà Công ty áp dụng hiện nay là hình thức nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết nhật ký –chứng từ Báo cáo kế toán Sổ Cái Sổ tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Việc ghi chép hàng ngày được tiến hành theo thủ tục quy đinh. Căn cứ vào chứng từ gốc (đã kiểm tra ), kế toán ghi vào bảng kê, bảng phân bổ nhật ký chứng từ liên quan. Riêng các chứng từ liên quan đến tiền mặt phải ghi vào sổ quỹ liên quan đến sổ (thẻ) chi tiết thì trực tiếp ghi vào sổ (thẻ ) chi tiết đó Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ, lấy số liệu ghi vào bảng kê và nhật ký có liên quan. Đồng thời cộng các bảng kê, sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ sau đó vào sổ Cái. Cuối kỳ lấy số liệu sổ Cái, nhật ký chứng từ bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối và báo cáo kế toán khác. Hình thức nhật ký mà Công ty áp dụng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với trình độ, và khả năng của cán bộ kế toán. Đầy là hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết đảm bảo được các mặt hàng kế toán được tiến hành song song. Việc kiểm tra số liệu của Công ty được tiến hành thường xuyên, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời nhạy bén yều cầu quản lý của Công ty. B.Thực tế công tác lưu chuyển hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I. Công ty Dược phẩm trung ương I là một đơn vị kinh doanh thuốc với một mạng lưới các cửa hàng và chi nhánh. Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh và nhất từ khi có sự chuyển đổi cơ chế kinh tế Công ty Dược phẩm trung ương I luôn không ngừng vươn lên để khẳng định mình thông qua các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuân các khoản nộp ngân sách... Có thành tích như vậy một phần quan trọng là công tác kế toán được tổ chức hết sức quy củ và hoạt động có hiệu quả. 1. Hạch toán quá trình mua hàng tại Công ty Dược phẩm trung ương I. 1.1. Các phương thức mua hàng và thanh toán. Mua hàng là giai đoạn khởi đầu và quan trọng của quá trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dược phẩm trung ương I. Nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và yêu cầu của Bộ y tế, Công ty luôn cố gắng tìm kiếm những nguồn hàng, chủng loại, mẫu mã và có chất lượng đạt tiêu chuẩn hiện này hàng hoá mua, nhập kho của Công ty chủ yếu của Công ty từ hai nguồn lớn là Hàng mua nước ngoài và hàng mua nội địa. Đối với nguồn hàng từ nước ngoài thì phương thức mua hàng mà Công ty sử dụng là phương thức nhập khẩu trực tiếp. Cán bộ phòng xuất nhập khẩu của Công ty có nhiệm vụ tim nguồn hàng, lập kế hoạch và đệ trình lên giám đốc phê duyệt. Khi được sự đồng ý của giám đốc phong xuất nhập khẩu l tiến hành ký hợp đồng với bên bán. Sau khi đã hoàn tất thủ tục cần thiết và hàng hoá đã về tới cảng, Công ty cử cán bộ đi nhận hàng trực tiếp tại địa điểm quy định. Trong thanh toán Công ty sử dụng 3 phương thức. Thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi, thanh toán bằng LC thanh toán bằng thư chuyển tiền. Đồng tiền thanh toán chủ yếu là đô la Mỹ (USD). Mua hàng nội địa là hoạt động thường xuyên của Công ty do thuốc và nguyên liệu thuốc là hàng hoá đặc biệt, có liên quan đến sức khỏe của người dùng nên yêu cầu về chất lượng là rất cao. Cũng vì thế mà đối với nguồn hàng nội địa, Công ty chủ yếu sử dụng phương thức mua hàng trực tiếp theo hợp đồng kinh tế với bạn hàng quen thuộc (xí nghiệp Dược phẩm TW1, xí nghiệp Dược phẩm TW2, Công ty Dược liệu TW1). Đây là hình thức thu mua chính thức của Công ty. Sau khi ký hợp đồng kinh tế Công ty cử cán bộ thuộc phòng kinh doanh đến đơn vị cung cấp để nhận hàng. Cán bộ của Công ty có trách nhiệm bảo quản, vận chuyển hàng về kho an toàn với phí vận chuyển do Công ty chịu. Sau đó Công ty làm thủ tục nhập kho. Ngoài ra trong quá trình thu mua hàng nội địa, Công ty còn áp dụng phương thức chuyển hàng. Theo đó đơn vị bán sẽ căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến thời hạn chuyển hàng sẽ giao tại địa điểm quy định trong hợp đồng, thường là kho của Công ty Dược phẩm trung ương I. Công ty không chịu tiền vận chuyển từ kho của bến bán đến nơi giao hàng. Hình thức và phương tiện thanh toán đối với nguồn hàng thu mua trong nước tuỳ theo sự thoả thuận giữa Công ty và bên bán, chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc trả chậm. 1.2. Tính giá hàng hoá mua. Giá thực tế của hàng hoá nhập kho được căn cứ vào nguồn hàng nhập để tính toán. Đối với nguồn hàng chủ yếu của Công ty là hàng mua nội địa thì giá trị thực tế của hàng hoá được tính theo công thức: Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước Chiết khấu giảm giá mua Giá mua ghi trên hoá đơn = - Mọi chi phí thu mua hàng hoá của Công ty không tính vào giá trị hàng mua mà được tập hợp hết vào chi phí bán hàng. 1.3. Hạch toán chi tiết kho hàng. Đối với doanh nghiệp mua hàng căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (có thể là hoá đơn bán hàng hay hoá đơn GTGT) (mẫu số 01) do bên bán lập kế hoạch và lập phiếu nhập kho (mẫu số 02) cho số lượng hàng hoá mua ghi trên Mẫu số1 Tổng CTDược Việt Nam. XN Dược phẩm TW1 Trụ sở: 160-Tôn Đức Thắng-HN hoá đơn (GTGT) Số hoá đơn: 62889 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 27 tháng 9 năm 2001. Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Dược phẩm TW1. Số TK: Mã số. Họ và tên người mua hàng: Đơn vị : Công ty Dược phẩm trung ương I Mã số. Hình thức thanh toán: trả chậm Đơn vị tính : đồng. STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 VitaminC 0,1g viên 9.822.000 10,63 104.407.860 Một khoản Cộng tiền hàng: 104.407.860. Thuế suấtGTGT:5% Tiền thuế GTGT: 5.220.393. Tổng tiền thanh toán: 109.628.253. Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu sáu trăm hai tám nghìn hai trăm năm ba đồng chẵn. Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên). Mẫu số 02 Tổng Công ty Dược VN Công tyDược phẩm TWI phiếu nhập kho Nhập của: XN Dược phẩm TW1 Theo chứng từ: Hoá đơn số 62889 ngày 27 tháng 9 năm 2001 Biên bản kiểm nghiệm số 420 ngày 29 tháng 9 năm 2001 Nhập vào kho: Tiêm. STT Tên hàng Đvtính Số lượng Giá đv Thành tiền 1 VitaminC0,1g viên 9.822.000 10,63 104.407.860 Tổng cộng: Mộtkhoản Thành tiền : 104.407.000 Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 5.220.000 Tổng thanh toán: 109.628.000 Trị giá thành tiền bằng chữ: Một trăm linh chín triệu sáu trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng Người giao Người nhận Người lập bỉểu (ký) (ký) (ký) (ký) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các cột tương ứng trên thẻ có liên quan (Biểu số1) và tập hợp các chứng từ nhập xuất này vào “bảng kê chứng từ nhập- xuất” Biểu số 1: Công tyDược phẩm TWI Kho Tiêm Thẻ kho Tên hàng: Vitamin C0,1g Hạn dùng: tháng 8+9+10 năm 2002 Quy cách: C1000 Đơn vị tính: viên Giá đơn vị: 10,63 đồng. Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn N X Tháng 9năm 2001 2.950.000 1/9 349 CTDược Cao Bằng 80.000 2.870.000 8/9 260 BV71 40.000 2.830.000 .... .... ... ....... ..... ...... 28/9 356 CHBiệt Dược 200.000 120.000 29/9 49 XNDP TW1 9.822.000 9.942.000 31/9 360 Cửa hàng NLBằng 120.000 9.822.000 Cộng 9.822.000 2.950.000 9.822.000 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký ) (ký) Biểu số 2 Bộ y tế. Công tyDược phẩm TWI Tập hợp chi tiết phiếu nhập Từ ngày1/9 đến ngày30/9/20001 Tên kho: Tiêm Chứng từ Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền TKghi Có Số NT 6 1/9 Methionin 0,2g viên 504.000 32 16.128.000 3312 46 7/3 Dầu có HL lọ 6.000 2.095 12.570.000 3312 34 24/9 Aminosterin5% chai 500 46.000 23.000.000 3312 38 27/9 Nước cất5ml ống 80.000 111,55 8.924.000 3312 ... ... ... ... ... ... ... Cộng 2.904.864.528 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký) (ký) Cuối kỳ, hàng hoá của Công ty được phản ánh trên bảng “Tập hợp Công ty phiếu nhập (xuất)” sổ “Trị giá tồn kho hàng hoá cuối tháng” . Cơ sở để lập sổ “ trị giá hàng hoá tồn kho cuối tháng” là lấy số lượng tồn cuối kỳ của từng loại hàng hoá ghi trên thẻ kho đã được kiểm tra và đơn giá mua của hàng hoá đó. Biểu số 3 Bộ y tế Công ty Dược phẩm TWI Trị giá tồn kho hàng hoá cuối tháng Tháng9 năm 2001 Tên kho: Tiêm STT Tên vật tư,hàng hoá ĐV Tồn cuối kỳ Số lượng Đ.giá T.tiền 1 Anlagin 0,5g viên 645.000 48,9 31.540.500 2 Cavinton 10 mg ống 2000 7.600 15.200.000 3 Dầu cá H.Long 1100 lọ 4.719 2.095 9.886.305 4 Vitamin C 0,1 g viên 9.822.000 10,63 104.407.860 Cộng 7.723.642.162 Ngày 30 tháng 9 năm 2001 Người lập biểu Thủ kho Kế toán trưởng (ký) (ký) (ký) 1.4. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng a. TKsử dụng: b. Phương pháp hạch toán: 1. Phiếu nhập kho ngày 1/9/2001 nhập vào kho Tiêm Mthionin 0,25g, số lượng 504.000 viên, đơn giá 32 đồng/ viên của XN Dược phẩm TW24 theo hóa đơn số 533 ngày 26/8/2001. 2. Phiếu nhập kho số 439 ngày 29/9/2001 nhập vào kho VitaminC 0,1g số lượng 9.922.000 viên, đơn giá 10,63 đồng/viên của XN Dược phẩm TW1 theo hoá đơn ngày 27/9/2001. 3. Giấy báo có của Ngân hàng ngày 30/9/2001 về việc doanh nghiệp chuyển khoản thanh toán tiền hàng ch XNDược phẩm TW1, số tiền là 83.889.982 đồng. Đối với nghiệp vụ 2 kế toán định khoản vào trong máy: Nợ TK 156(1561): 104.407.869 Nợ TK 133(1331): 5.220.393 Có TK 331(3312): 109.628.253. nghiệp vụ3 thanh toán tiền hàng: Nợ TK 331(33120: 82.889.982 Có TK 112(1121): 82.889.982. 1.5. Sổ sách phản ánh quá trình mua hàng. * Sổ sách kế toán phản ánh quá trình mua hàng gổm: - Sổ “Số dư vật liệu và sản phẩm hàng hoá” - Báo cáo chi tiết TK 3312 theo từng nhà cung cấp. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký chứng từ số 5. - Sổ tổng hợp TK3312. * Báo cáo chi tiết TK3312 theo từng nhà cung cấp (Biểu số 5) Báo cáo này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp đó. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ sau khi tiến hành định khoản và nạp vào số liệu theo mã nhà cung cấp cho máy, máy sẽ tự động lên báo cáo chi tiết TK3312. Sổ này ghi cả số phát sinh Nợ và phát sinh Có của TK331 đối ứng với TKkhác. Biểu số 5: Công tyDược phẩm TWI Báo cáo chi tiết TK3312- theo từng nhà cung cấp. Từ ngày 1/9/2001 đến ngày 30/9/2001. Tên đơn vị: XNDược phẩm TW1 Chứng từ Diễn giải TKđối ứng PSNợ PSCó SH NT Số dư đầu kỳ 116.144.603 1/9 Nhập hàng chưa TT. 1561 14.246.400 24/9 ứng trước tiền hàng 141 533.752.170 ... ... ... ... ... ... 29/9 Nhập hàng chưa TT 1561 82.889.982 Nhập hàng chưa TT 1561 64.869.000 .. .. .. .. .. .. Cộng PS 2.295.978.220 1.931.550.295 Số dư cuối kỳ 480.572.528 Kế toán ghi sổ Ngày 10 tháng 10 năm 2001. (ký) Trước khi lên sổ cái TK3312, kế toán tổng hợp lên sổ tổng hợp TK3312. Sổ tổng hợp TK3312 phản ánh quan hệ đối ứng giữa TK3312 với các TKkhác được lấy từ các NKCTcó liên quan như NKCTsố 1,2 Sổ tổng hợp TK3312 tháng 9 năm 2001 được lập như sau: Biểu số 6: Bộ y tế Công tyDược phẩm TWI sổ tổng hợp tài khoản 3312 Từ ngày 01/09/2001 đến ngày 30/09/2001 Số dư đầu kỳ: 7.991.452.670 Tên tài khoản TKđối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Tiền VN-tiền bán hàng 1111B 1.180.509.575 1.763.812 Tiên VN gửi Ngân hàng 1121 1.733.867.274 Phải thu của k/ hàng 1311 2.534.403.215 6.200.160 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 322.103.758 Phải thu nội bộ khác 1368 388.775.177 493.599.954 Giá mua hàng hoá 1561 15.042.398 6,500.916.169 Vay ngắn hạn tiền VN 3111 2.275.550.452 Phải trả nhà cung cấp 3311 1.781.035 Thuế GTGT đầu ra 33311 752.120 Cộng 8.130.681.246 7.324.583.853 Số dư cuối kỳ: 7.185.355.277 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký) (ký) 2. Hạch toán quá trình bán hàng. 2.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán. Công tác bán hàng hiện nay tại Công ty được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người mua. Nhìn chung các phương thức bán hàng chủ yếu mà Công ty áp dụng bao gồm: - Phương thức bán hàng qua kho theo hợp đồng kinh tế giữa Công ty và khách hàng. Theo phương thức này Công ty bán hàng qua kho theo cách giao hàng trực tiếp tại kho đơn vị mình cho người mua, Công ty không chịu trách nhiệm vận chuyển. Tuy nhiên nếu khách hàng có yêu cầu, Công ty sẽ đảm nhiệm việc chi trả vận chuyển hàng tới nơi khách yêu cầu. - Phương thức bán hàng trực tiếp qua hệ thống bán hàng của Công ty. Hàng hoá chủ yếu là bán lẻ phục vụ trực tiếp người tiêu dùng và đáp ứng nhu cầu của thị trường. - Phương thức bán hàng trực tiếp giao thẳng không qua kho có tham gia thanh toán (nhậpkho xuất kho thẳng). áp dụng phương thức này trên thực tế hàng vẫn được chuyển về Công ty rồi mới giao bán lại cho người mua. Công ty vẫn làm thủ tục kiểm nghiệm nhưng không nhập kho. Chi phí vận chuyển Công ty chịu. Trong thanh toán Công ty thoả thuận với bên mua và áp dụng nhiều hình thức thanh toán như: Thanh toán bằng tiên mặt, chuyển khoản, chậm trả, uỷ nhiệm thu qua ngân hàng. 2.2. Tính giá xuất bán. Phương pháp tính giá hàng xuất bán sử dụng tại Công ty là phương pháp giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do thuộc tính đặc biệt của hàng hoá mà Công ty kinh doanh thường có thời gian sử dụng nên Công ty thường cho xuất bán những lô hàng nào nhập trứơc xuất trước và có thời gian sử dụng trước. 2.3. Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng. a. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty, kế toán sử dụng các Tài khoản sau: TK 511- (5111): Doanh thu bán hàng - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 1564: Giá mua hàng bán. Ngoài ra còn sử dụng các TK l.quan như TK111,112,131,1368.. Trong đó TK 131 được chi tiết thành 2 tiểu khoản. TK 1313: Phải thu khách hàng là Công ty. TK 1312: Phải thu khách hàng là các bệnh viện và người mua lẻ. Để cụ thể hoá nội dung trên, ta xem xét một sô nghiệp vụ bán hàng tại Công ty trong tháng 9/2001 sau đây 1) Hoá đơn GTGT số 311 ngày 2/3/2001 xuất bán cho viện mắt TW Vitamin B1 số lượng 1000.000 đơn giá bán chưa có Thuế GTGT là 7,6 đồng giá vốn 7,01 đồng thuế suất Thuế GTGT 5% 2) Hoá đơn GTGT số 35 ngày 8/9/2001, xuất bán cho Xí nghiệp Dược phẩm TW1 từ kho kháng sinh của Công ty Ampicyclin trhydratpow ấn Độ, số lượng 500 kgchưa có thuế GTGT là 421.000 đồng/kg giá vốn 403.000đồng/kg, thuế suất thuế GTGT 5%. 3) Ngày 23/9/2001, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 3411, xuất từ kho Tiêm của Công ty cho cửa hàng Nguyễn Lương Bằng 3 khoản: - Vitamin C0,5 g, số lượng, 2000 ống, đơn giá525 đồng/ống. - Dầu cá Hạ Long 100 viên, số lượng 661 lọ, đơn giá 45 đồng/viên - Sufaguanidin 0,5 g số lượng 10.000 viên, đơn giá 2095 đồng/ viên. Tổng thành tiền 3 khoản: 2.884.795 đồng. 4) Ngày30/9/2001, báo cáo bán hàng của cửa hàng Nguyễn Lương Bằng cho biết cửa hàng đã bán: - 535 ống Vitamin C0,5g giá bán chưa thuế GTGT 700 đồng / ống - 170 lọ Dầu cá Hạ Long , giá bán chưa Thuế GTGT 2800 đồng một lọ - 3.750 viên - Đối với nghiệp vụ xuất kho (nghiệp vụ 2) thì kế toán tiến hành ghi sổ sau khi đã nhận và kiểm tra lại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kế toán ghi vào sổ sách có liên quan Nợ TK 156: Kho cửa hàng Nguyễn Lương Bằng: 2.884.795 Có TK 1561- Kho Công ty: 2.884.795 + VitaminC0,25: 1.050.000 + Sunfaguanidin 0,5g: 450.000 + Dầu cá HL lọ 100 viên: 1.384.795 Sau khi nhận được báo cáo bán hàng: - Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 3.047.525 Có TK 1561: 3.047.525 - Phản ánh doanh thu cửa hàng Nợ TK 1368: 4.043.025 Có TK 511: 3.850.500 Có TK 33311: 192.525 - Phản ánh số tiền mà khách hàng thanh toán hoăc trả chậm. Nợ TK 111,131: 4.043.025 Có TK 1368: 4.043.025 Mẫu số4 Tổng Công ty DượcVN Công tyDược phẩm TWI Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 23tháng 9/2001 Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ Căn cứ vào lệnh điều động số 153 ngày 21/9/2001 của Trưởng phòng điều vận về việc chuyển hàng hoá. Họ tên người vận chuyển: Anh Hùng, chị Nga. Phương tiện vận chuyển: ô tô Công ty Xuất tại kho:Tiêm Nhập kho: Cửa hàng Nguyễn Lương Bằng(C026) STT Tên nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 VitaminC0,5g V110 ống 2.000 2.000 525 1.050.000 2 Sunfagunidin 0,5 g S060 viên 10.000 10.000 45 450.000 3 Dầu cá HLong V116 lọ 661 661 2059 1.384.795 Tổng cộng 2.884.795 Thuế suấtGTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 144.239,75 Tổng tiền thanh toán: 3.029.034,75 Xuất ngày 23/3/2001 Nhập ngày 23/3/2001 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Đối với nghiệp vụ 3 bán buôn trực tiếp tại kho hoá đơn được lập như sau: Mẫu số5: Tổng Công ty Dược VN Công tyDược phẩm TWI Trụ sở:km6-Đường Giải Phóng. Quận Thanh Xuân_HN Hoá đơn (GTGT) Số hoá đơn: 3119 Liên 4: Thanh toán nội bộ Ngày 02/9/2001 Đơn vị bán hàng: Công tyDược phẩm TWI Mã số: 01001085361 Họ tên người mua: Đơn vị : Viện mắt TW Hình thức thanh toán : Trả chậm. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 1 VitaminB1 viên 1.000.000 7,6 7.600.000 Tổng cộng:Một khoản Cộng tiền hàng: 7.600.000 Thuế suất GTGT: 5% thuế GTGT: 380.000 Tổng thanh toán :7.980.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) Lấy nghiệp vụ 1 để minh hoạ BT1) Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 7.010.000 Có TK 1561: 7.010.000. BT2) Phản ánh doanh thu bán hàng. Nợ TK 131 (Viện mắt TW): 7.980.000 Có TK 511: 7.600.000 Có TK 33311: 380.000 2.4. Sổ sách phản ánh quá trình bán hàng. * Để quản lý hàng bán, doanh thu bán hàng và theo dõi các khoản thanh toán với người mua, kế toán sử dụng các loại sổ sau đây. - Báo cáo chi tiết toàn bộ TK theo từng khách hàng. - Sổ chi tiết thanh toán với người mua. - Bảng kê số 11. - Sổ tổng hợp TK 131, sổ cái TK 131 - Sổ tổng hợp TK 511 (được trình bày ở phần xác định kết quả kinh doanh ) - Bảng kê số 8 - Sổ tổnghợp TK 1561. Sổ cái các TK 632, TK 511 (được trình bày ở phần xác định) * Báo cáo chi tiết TK131 Biểu số 9 Bộ y tế Công ty Dược phẩm TWI Báo cáo chi tiết TK1312-Theo từng khách hàng từ ngày 1/9/2001 đến 30/9/2001 Tên đơn vị : Viện mắt TW Mã số : 15 Chứng từ Diễn giải TKđối ứng PSNợ PSCó SH NT Số dư đầu kỳ 400.012.884 331 2/9 Xuất bán hàng từkho 5111 7.600.000 33311 380.000 58 13/9 Thanh toán tiền hàng 1111B 781.000 223 29/9 Thanh toán tiền hàng 1121 370.236.300 ... .... .... Cộng phát sinh 362.889.293 377.418.300 Số dư cuối kỳ 385.483.877 Kế toán ghi sổ Ngày 5/10/2001 Kế toán trưởng * Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ này được lập trên cơ sở các (báo cáo chi tiết TK 131 theo từng khách hàng),phản ánh số dư đầu kỳ phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ của tất cả các khách hàng * Cuối kỳ hạch toán trước khi vào sổ cái kế toán tổng hợp lên sổ tổng hợp các TK 511,131 Sổ tổng hợp TK 131 (biểu 11) cũng được lập riêng cho các TK tại Công ty. Cơ sở để lập sổ tổng hợp là bảng kê số 11 và các NKCT khác có liên quan (NKCT số 1,2,3) - Số dư đầu (cuối kỳ) của sổ tổng hợp này được máy tính tự tính bảng cách lấy số dư đầu (cuối kỳ). Nợ trừ số dư đầu cuối kỳ có ở hàng tổng cộng trên bảng kê số 11. Tổng số phát sinh Nợ trên sổ tổng hợp phải đối chiếu và khớp với tổng cộng của cột cộng Nợ trên bảng kê số 11. Tổng số phát sinh Có trên số tổng hợp phải khớp với tổng cộng của cột cộng có trên bảng kê số 11. Biểu số12: Sổ tổng hợp Tài khoản 1312 Từ ngày1 /9 /2001 đến ngày 30 /9 /2001 Số dư đầu kỳ Nợ: 13.054.068.249 Tên tài khoản TKđối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Tiền VN-tiền Bán hàng 1111B 653.210.184 Tiền VN gửi NH 1121 3.772.885.746 Tiền VNđang chuyển 1131 1.162.255.757 Phải thu của khách hàng 1311 51.829.521 Phải thu của khách hàng 1312 8.662.500 8.662.500 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 770.270 Phải thu nội bộ khác 1368 373.337.705 90.661.680 Thuế GTGT đầu ra 33311 281.548.914 Phải trả phải nộpkhác 3388 45.000.000 Doanh thu bán hàng hoá 5111 5.637.428.336 Hàng bị trả lại 531 15.405.398 Chi phí bằng tiền 6418 143.087 Cộng 6.352.806.976 5.748.964.622 Số dư cuối kỳ Nợ 13.657.910.603 Ngày 5 tháng 10 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký) (ký) - Sổ tổng hợp TK 511(5111) (Biểu số13): Phản ánh doanh thu bán hàng hoá Biểu số 13: Sổ tổng hợp tài khoản 5111 Từ ngày 01/09/2001 đến ngày 31/09/2001 Số dư đầu kỳCó: 71.682.688.104 Tên tài khoản TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Phải thu của kháchhàng 1311 20.918.219.190 Phải thu của kháchhàng 1312 5.637.428.336 Phải thu nội bộ khác 1368 12.217992.031 Chiết khấu bán hàng 5211 5.961.000 Hàng bán bị trả lại 531 29.559.398 xác định kết quả kinh doanh 911 110.420.807.245 Cộng 110.456.327.643 38.773.639.539 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 5 tháng 10 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký )(ký) * Sau những nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá, cuối kỳ kế toán kho hàng lên bảng kê số 8 kế toán tổng hợp lên sổ tổng hợp TK 1561. 3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.1 Hạch toán chi phí bán hàng. a. TK sử dụng và phương pháp hạch toán: Kế toán sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng. b. Sổ sách phản ánh chi phí bán hàng. Trong kỳ, kế toán tập hợp các phiếu chi vào “Báo cáo chi tiết TK641”. Cuối tháng, từ báo cáo này tập hơp chi phí vào sổ tổng hợp TK 641, vào bảng kê số 5 và kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Biểu số 16: Bộ y tế: Công tyDược phẩm TWI Báo cáo chi tiết TK641 Từ ngày1/9/2001 đến ngày 30/9/2001. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT Số dư đầu kỳ 2.013.912.248 6 2/9 Thanh toán tiền bốc vác 1111A 70.000 23 8/9 Mua hồ sơ dự thầu 1111A 100.000 55 9/9 TTtiền phô tô 141 177.200 123 15/9 Phí chuyển tiền 1121 699.091 ....... ...... ..... 30/9 Kết chuyển 911 277.910560 Công phát sinh 1.329.506.501 3.343.418.749 Số dư cuối kỳ Ngày 5 tháng 10 năm 2001 Kế toán ghi sổ (ký) Sổ tổng hợp TK 641 (Biểu số 18); Được lập vào cuối tháng căn cứ vào báo cáo chi tiết TK 641 và các NKCT, bảng kê có liên quan. Số phát sinh Có của TK 1111A đối ứng với Nợ TK 641 ở NKCT số1 là 114.084.664 được ghi vào cột số phát sinh Nợ TK 1111A trên sổ tổng hợp TK 541 (Trích dẫn sổ tổng hơp TK 641). 3.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi và một số chi phí khác liên quan như tiền điện, nước, tiền thuê quầy hàng.... Căn cứ vào phiếu chi số 55 ngày 20/9, thanh toán tiền thuê quầy hàng, số tiền là 2.200.000 đồng, kế toán ghi: Nợ TK 642: 2.200.000 Có TK 1111A: 2.200.000 b. Sổ sách phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp. Hàng ngày kế toán tập hợp chi phí phát sinh nạp vào số liệu vào “Báo cáo chi tiết TK 642” cho máy tính. Cuối kỳ, máy tính ra con số tổng cộng. Từ báo cáo này kế toán tổng hợp lên sổ tổng hơp TK 642 và bảng kê số 5 giống như chi phí bán hàng. Sổ tổng hợp TK 641 Từ ngày 01/09/2001 đến ngày 30/09/2001 Số dư đầu kỳ Có : 2.013.912.248 Tên tài khoản TKđối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Tiền VN-tiền bán hàng 1111B 112.004.984 Phải thu của k/hàng 1311 78.494.753 Phải thu của k/hàng 1312 28.254.229 Phải thu nội bộ 1368 6.304.508 Phải thu khác 1388 143.087 Tạm ứng 141 110.157.944 Giá mua hàng hoá 1561 87.158.316 Hao mòn nhà cửa 2142 63.644.946 Hao mòn máy móc 2143 55.480.190 Hm phương tiện vận tảI 2144 16.841.410 Hm TSCĐ khác 2148 43.346.426 Phải trả CBCNV 334 10.474.590 Kinh phí công đoàn 3382 8.330.888 BHXH 3383 417.576 BHYT 3384 513.587.000 Phải trả phải nộp khác 3388 9.715.000 Chi phí bằng tiềnkhác 6418 150.000.000 Tiền VNgửi NH 1121 3.535.654 3.535.654 XĐkết quả kinh doanh 911 3.332.406.725 Cộng 1.329.506.501 3.343.418.749 Số dư cuối kỳ : 0 4. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Để hạch toán xác định kết quả tiêu thụ Công ty sử dụng TK 911. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty trong tháng 9 như sau: * Kết chuyển doanh thu thuần: kế toán lấy số liệu từ sổ tổng hợp TK511 có đối chiếu với các bảng kê.... Nợ TK 5111: 110.420.807.245 Có TK 911: 110.420.807.245 * Kết chuyển giá vốn hàng bán: Lấy số liệu từ sổ tổng hợp TK 632 đối chiếu với tổng hợp số liệu ở NKCT số 5. Nợ TK 911: 104.837.925.674 Có TK 632 104.837.925.674 * Kết chuyển chi phí bán hàng: Lấy số liệu từ tổng hợp để kết chuyển chi phí bán hàng có đối chiếu với các báo cáo chi tiết TK 641 và các NKCT số1,2. (phần ghi Nợ TK 641) Nợ TK 911: 3.332.406.725 Có TK 641: 3.332.406.725 6411: 1.446.324.760 6412: 34.729.016 6413: 99.794.199 6424: 238.216.881 6417: 524.551.252 6418: 988.690.638 * Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 911: 496.855.721 Có TK 642 496.855.721 6424: 20.451.727 6225: 183.876.408 6426: 292.527.586 b. Sổ sách phản ánh kết quả tiêu thụ hàng hoá. Sổ kế toán phản ánh công tác hạch toán xác định kết quả tiêu thụ là số tổng hơp TK 911. Do Công ty xác định kết quả theo quý nên kế toán phải tổng hợp số liệu theo quý số liệu của các TK 641,632,511 trên sổ tổng hợp, sổ Cái các TK này tháng 7,8,9 để ghi bút toán kết chuyển vào sổ tổng hợp TK 911 *Sổ Cái TK 511- Doanh thu bán hàng hoá: Phản ánh đt theo từng tháng, được ghi trên cơ sở số liệu sổ tổng hợp. Cụ thể: Tháng 7: Doanh thu thuần: 38.218.891.137 Khoản giảm trừ doanh thu (hàng bán bị trả lại ): 290.563.581 Cuối tháng số dư có được xác định bằng cách lấy tổng phát sinh Có trừ đi tổng phát sinh Nợ : 38.218.891137- 290.563.581 = 37.928.327.556 Tháng 8: doanh thu thuần: 33.754.360.548 không có khoản giảm trừ. Cuối tháng số dư cuối tháng = số dư Có tháng 1+ Phát sinh có tháng2: 37.928.327.556+33.754.360.548= 71.682.688.104 Tháng 9: Doanh thu thuần : 38.773.639.539 - Các khoản giảm trừ (hàng bán bị trả lại và kết chuyển doanh thu thuần) 29.559.398 +5.961.000 +110.420.807.245= 110.456.327.643 Số dư cuối tháng 9 và cuối quý không có 71.682.688.104 +38.773.639.539 –110.456.327.643= 0 *Sổ Cái TK 632: Phản ánh giá vốn hàng bán trong tháng. Do trong tháng. Do hạch toán xác định kết quả tiêu thụ theo quý các tháng 1,2 TK này có số dư Nợ. Biểu số 22: Bộ y tế Công tyDược phẩm TWI Sổ tổng hơp tài khoản 911 Từ ngày 01/03/2001 đến ngày 30/03/2001 Tên tài khoản TKđối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Lãi năm này 4212 796.783.957 Doanh thu bán hàng hoá 5111 110.420.807245 Doanh thu bán dịch vụ 5113 14.400.000 Giá vốn hàng bán 632 104.837.925.674 Chi phí nhân viên bán hàng 6411 1.446.324.760 Chi phí vật liệu bao bì 6412 34.729.016 Chi phí dụng cụ đồ dùng 6413 99.794.199 Chi phí khấu hao TSCĐ 6414 238.316.881 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 524.551.251 Chi phí bằng tiền khác 6418 988.690.638 Thuế, phí lệ phí 6425 20.451727 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 183.876.408 Chi phí bằng tiền khác 6428 292.527.586 Thu nhập hoạt động tài chính 711 13.336.863 Thu nhập bất thường 721 48.766.000 Chi phí hoạt động tài chính 811 1.083.338.031 Cộng 110.497.310.108 110.497.310.108 Biểu số 23: Tổng Công ty Dược ViệtNam Công tyDược phẩm TWI Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý III năm 2000 Phần-Lãi-Lỗ Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Mã số Số tiền -Tổng doanh thu 01 110.761.291.224 trong đó doanh thu hàng xuất khẩu 02 -Các khoản giảm trừ 03 326.083.979 +Chiết khấu 04 5.961.000 +Giảm giá 05 +Giá trị hàng bán bị trả lại 06 320.122.979 1 Doanh thu thuần 10 110.435.207.245 2 Giá vốn hàng bán 11 104.837.925.674 3 Lợi tức gộp 20 5.597.281.571 4 Chi phí bán hàng 21 3.332.406.725 5 Chi phí QLND 22 496.855.721 6 Lợi tức thuần từ HĐkinh doanh 30 1.768.019.125 -Thu nhập HĐTC . 31 13.336863. -Chi phí hoạt động TC. 32 1.033.338.031 7 Lợi tức HĐTC. 40 -1.020.001.168 -Các khoản thu nhập bất thường 41 48.766.000 -Chi phí bất thường 42 8 Lợi tức bất thường 50 48.766.000 9 Tổng lợi tức trước thuế 60 796.783.957 10 Thuế lơi tức phải nộp 70 254.970.866 11 Thuế vốn phải nộp 71 541.813.091 12 Lợi nhuận sau thuế 80 Chương III: phương hướng hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Dược phẩm trung ương I. I. Phương hướng hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I. Muốn tồn tại và phát triển trong môi trường kinh tế mới, các doanh nghiệp cần luôn cố gắng nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh, bởi vì suy cho cùng mục tiêu quan trọng của hoạt động kinh doanh là tạo ra lợi nhuận. Để đạt được mục đích này thì bất kỳ một nhà quản lý kinh doanh cũng phải nhận thức được vai trò của hạch toán kế toán. Ngày nay hạch toán kế toán không còn là công việc tính tóan, ghi chép thuần tuý về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn mà là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, công cụ thiết yếu trong quản lý. Kế toán có thể coi là một nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp, và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích, Do đó công tác hạch toán nói chung việc hoàn thiện công tác cũng như hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước - Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu , nhiệm vụ của công tác kế toán đồng thời tổ chức bộ máy kế toán nói chung, công tác lưu chuyển hàng hoá nói riêng một cách khoa học, tiết kiệm hiệu qủa. Công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Dược phẩm trung ương I có những ưu điểm và tồn tại cần giải quyết sau: - Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung. Việc áp dụng hình thức rất phù hợp với đặc điểm của Công ty, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tạo điều kiện cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò và chức năng giám đốc, kiểm tra của mình. - Về tổ chức lao động kế toán: Công ty đã lựa chọn tinh giản bảo đảm đội ngũ kế toán có kinh nghiêm, trình độ đồng đều để có thể hoàn thành phần việc của mình . Cho đến nay tất cả nhân viên kế toán trong phòng kế toán- tài vụ của Công ty đều sử dụng thành thạo máy vi tính và được đào tạo nghiệp vụ đối với những thay đổi mới của chế độ (như nghiệp vụ Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp....) - Về tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá: Công ty đã đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận khác. Đồng thời bộ phận kế toán lưu chuyển hàng hoá đã đảm bảo tốt các thông tin kinh tế cập nhật số liệu kịp thời giúp cho việc theo dõi chính xác lượng hàng hoá tồn kho, lượng tiền tồn quỹ phục vụ công tác lưu chuyển hàng hoá - Về việc tổ chức sổ sách: Công ty áp dụng hình thức NKCT nhưng có sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính nên đã giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của kế toán, thuận tiên cho việc lập báo cáo kế toán. 2. Tồn tại Một bộ máy kế toán dù hiệu qủa đến đâu vân có những xem xét sửa đổi. Sau thời gian thực tập ít ỏi em xin mạnh dạn nêu ra môt số tồn tại cùng phương hướng hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I như sau: * Thứ nhất, về phương pháp hạch toán. - Đối với việc bán hàng theo phương thức chuyển thẳng không qua kho có tham giá thanh toán: Mặc dù hàng không qua nhưng kế toán vẫn ghi bút toán nhập kho. Như vậy không phản ánh đúng đắn với luồng vận động thực tế của hàng hoá, đồng thời công tác kế toán tăng lên không cần thiết . Trong trường hợp này kế toán không cần thiết phải viết phiếu nhập kho và theo dõi trên TK 1561 mà hạch toán như sau: BT1) Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 3333 Có TK 331: Tổng giá thanh toán không có thuế GTGT BT2) phản ánh doanh thu Nợ TK 111,112,131:Tổng giá thanh toán Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá không thuế GTGT. * Thứ 2 về phương pháp ghi chép và phân bổ chi phí cho hàng tồn kho và hàng đã tiêu thụ. - Tại Công ty Dược phẩm trung ương I không sử dụng TK 1562 do từ năm 1998 trở về trước Công ty áp dụng tính thuế một cách trực tiếp như sau: Thuế doanh thu phải nộp = thuế suất 15% x doanh thu giá vốn Cơ quan thuế không chấp nhận các khoản chi phí thu mua đưa vào gía vốn nên tất cả chi phí thu mua được tập hợp vào TK 641. Kể từ khi luật thuế GTGT được chính thức thực thi (1/1/1999), Công ty áp dụng tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đáng lẽ phải đưa thêm TK1562- chi phí thu mua để tập hợp và phân bổ nhưng Công ty vẫn chưa thực hiện điều đó. Toàn bộ chi phí này được tính hết trong kỳ không cần biết số thực tế bán ra là bao nhiêu hoặc có thể chi phí thu mua của một lô hàng nào đó phân bổ toàn bộ trong tháng mặc dù chưa bán chút nào (do tính chất của hàng hoá lô hàng nào nhập sau xuất sau). Việc tập hợp chi phí thu mua vào TK 641 làm giảm tính chính xác của chi phí bán hàng. Bởi vậy Công ty nên áp dụng đúng chế độ để tập hợp chi phí thu mua trong kỳ và cuối kỳ phân bổ cho hàng tiêu thụ và để tiện theo dõi kế toán nên mở “Báo cáo chi tiết TK1561” và kế toán phản ánh vào “Báo cáo chi tiết TK632” theo đối ứng Nợ TK 632 Có TK 1562 II. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Dược phẩm trung ương I. 1. Đánh giá một số chỉ tiêu phản ánh hiệu kinh doanh tại Công ty Dược phẩm trung ương I. Trong những năm vừa qua mặc dù gặp phải không ít khó khăn do nhiều nguyên nhân tác động (sự khủng khoảng kinh tế trong khu vực Châu á, sự biến động về giá cả hàng hoá do áp dụng các luật thuế mới) nhưng Công ty hoạt động hiệu quả. Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch thực tế đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước Để chứng minh cho nhận định này ta xem xét một số chỉ tiêu phản ánh kinh doanh của Công ty quý III năm 2001 so với năm 2000 như sau. Chỉ tiêu Quý III năm 2000 Quý III năm 2000 % Tăng Tổng doanh thu 69.333.447.800 110.761.291.224 59,75% Doanh thu thuần 69.186373.318 110.435.207.245 59,62% Giá vốn hàng bán 64.067.490.200 104.837.925.674 63,64% Lãi gộp 5.118.883.118 5.597.281.571 9.35% Lãi thuần HĐKD 889.845.846 1.768.019.125 98,69% * Đánh giá khẳ năng sinh lời: Tỷ lệ lãi thuần so với doanh thu Lãi thuần bán hàng Doanh thu thuần = Tỷ lệ lãi thuần so với doanh thu quý III năm 2000 889.845.846 69.186.373.318 = = 0,013 Tỷ lệ lợi nhuận so với doanh thu quý III năm 2001 1.768.019.125 110.435.307.245 = = 0,016 Như vậy, cứ 1 đồng doanh thu thuần mang lại 0,013 đồng lãi thuần tại quý III năm 2000, còn tại quý III năm 2001 thì 1 đồng doanh thu mang lại 0,016 đồng lợi nhuận. Ngoài ra ta có thể sử dụng chỉ tiêu lợi nhuận / giá vốn để đánh giá xem 1 đồng vốn bỏ ra đem lại bao nhiêu đồng lợi nhuận... * Đánh giá công tác lưu chuyển hàng hoá: Có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau: Hệ số quay kho Giá vốn hàng bán ra trong kỳ Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = = Trị giá hàng tồn kho Doanh thu Số vòng chu chuyển hàng hoá Thời gian một vòng quay Tồn kho cuối quý x 90 = Doanh thu Dựa vào công tác phân tích ta tính được: Hệ số quay kho quý III năm 2000 64.067.490.200 = 41.451.385.096 Hệ số quay kho quý III năm 2000 104.837.925.674 ` = 45.274.791.463 Số vòng chu chuyể 69.333.447.800 hàng hoá quý III năm 2000 =` 41.451358.096 = 1,67 Số vòng chu chuyển 110.761.291.224 hàng hoá quý III năm 2001 = =2,45 45.274.791.463 Thời gian một vòng quay 41.451.358.096 x 90 quý III năm 2000 = 69.333.447.800 = 53,81 Thời gian một vòng quay 45.274.791.463 x90 quý III năm 2001 = =36.97 110.761.291.224 Như vậy, kết quả kinh doanh cuả Công ty được đánh giá là tốt hơn cùng kỳ năm trước, vì hệ số quay kho cao hơn nhưng số vòng chu chuyển của hàng hoá nhiều hơn và thời gian một vòng quay ngắn hơn. 2.Phương hướng nâng cao hiệu qủa kinh doanh. Hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, có nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài. Dó đó các biện pháp nâng cao hiệu qủa kinh doanh phải nhằm phát huy lợi thế và hạn chế những điểm yếu của bản thân. Cũng như các doanh nghiệp khác, để nâng cao kết quả kinh doanh mà mục tiêu quan trọng là tăng lợi nhuận, Công ty Dược phẩm trung ương I cần áp dụng các biện pháp hữu hiệu như: không ngừng tăng doanh số, giảm tối thiểu các khoản chi phí phát sinh, giảm thời gian một vòng quay chu chuyển hàng hoá, tăng cường chiến lược marketing Ngoài ra, với đặc điểm riêng có của Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến sau: -Mở rộng thị trường kết hợp với đa dạng hoá phương thức bán hàng: Hiện tại, thị trường của Công ty là các tỉnh phía Bắc từ Thừa Thiên Huê trở ra, bao gồm các bệnh viện TW, bệnh viện tỉnh, các Công ty, xí nghiệp...Chính vì thế mà phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là bán buôn. Về bán lẻ Công ty mới có 5 cửa hàng trên địa bàn Hà Nội do đó chưa khai thác hết được nhu cầu thị trường. Như vậy Công ty nên mở rộng thị trường Miền Bắc và hướng tới thị trường Miền Nam. -Hàng hoá mà Công ty đưa tới cửa hàng cuả mình là được xuất từ kho Công ty. Trong quá trình vận chuyển phát sinh không ít chi phí. Không những thế do thuốc là loại hàng hoá dễ hư hỏngtrong quá trình vận chuyển hai lần gây nhiều bất lợi. Trong khi đó hàng hoá ở cửa hàng nhiều khi đã hết mà Công ty vẫn chưa chuyển đến, điều này làm giảm doanh số. Vậy Công ty có thể chuỷển thẳng một số khối lượng nhỏ hàng về các cửa hàng một cách trực tiếp như thế tiết kiệm được chi phí lưu thông hàng hoá. Bên cạnh đó. Công ty cần khuyến khích cửa hàng tự tìm kiếm nguồn hàng bên ngoài để có thể mua ngay khi cần thiết, tạo thế chủ động cho khách hàng. -Để tăng hiệu qủa sử dụng vốn, đối với các mặt hàng tồn kho lâu năm, chất lượng đã giảm và không còn phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng thì có thể giảm giá bán để thu hồi vốn(nếu không gây thiệt hại cho người sử dụng). Tránh tình trạng để hàng hoá quá lâu đã hết thời gian sử dụng rồi lại đem huỷ hàng quá ngày này. Kết luận Cơ chế thị trường tạo môi trường thuận lợi, tạo sự chủ động trong kinh doanh cho các doanh nghiệp.Song cơ chế thị trường cũng tạo ra sự cạnh tranh gay gắt. Để có thể đứng vững, các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung cần không ngừng tìm tòi, đổi mới và hoàn thiện tổ chức quản lý và nhất là hoàn thiện cống tác kế toán. Với doanh nghiệp thương mại, tổ chức quá trình mua bán, dự trữ hàng hoá và tổ chức hợp lý công tca hạch toán lưu chuyển hàng hoá chính là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Tuy nhiên đây không phỉa là vấn đề ngày một ngày hai mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng cả về mặt xây dựng chế độ cũng như khoả sát thực tế vận dụng trong các đơn vị, cần có sự tham gia của nhiều nghành, nhiều cấp... Công ty Dược phẩm trung ương I là một doanh nghiệp thương mại quốc doanh, mặc dù có bề dày hoạt động nhưng khi bước sang cơ chế mới đã có những năm tháng gặp phải khó khăn nhất định kể cả trong phương hướng kinh doanh và cả trong công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá. Tuy nhiên đến nay công tác kế toán của Công ty đã tương đối ổn định thích ứng với yêu cầu trong cơ chế mới. Sau quá trình nghiên cứu lý luận, tìm hiểu hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty Dược phẩm trung ương I, em đã hoàn thành báo cáo chuyên đề với một số ý kíên đóng góp cho công tác kế toán của Công ty. Song do thời gian thực tập và kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán tại Công ty Dược phẩm trung ương I và bạn đọc để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo-Phùng Thị Lan Hương và các cô chú trong phòng kế toán Công ty Dược phẩm trung ương I đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.