Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội

g phát sinh trong kỳ: 21.700.000 đ Trị giá của hàng hóa tồn cuối kỳ là : 342.156.000 đ Trị giá của hàng hóa xuất kho tiêu thụ trong kỳ là: 11.350.676.000 đ Theo số liệu trên, phần mềm kế toán sẽ tự động tính và phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ. CP thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ = 13.456.000 + 21.700.000 * 11.350.676.000 = 34.127.264,08 342.156.000+11.350.676.000 CP thu mua phân bổ cho số hàng tồn kho: = (13.456.000 + 21.700.000) – 34.127.264,08 =1.028.735.924 đ. Kế toán tổng hợp vào phần hành “Kế toán tổng hợp” chọn “Cập nhật số liệu” rồi chọn “Phiếu kế toán” để lập “Phiếu kế toán” (Biểu số 2.16 )làm chứng từ gốc cho bút toán phân bổ và kết chuyển chi phí thu mua cuối kỳ. Biểu số2.16. Phiếu kế toán TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Số phiếu: 21A/12 Nội dung Tài khoản Vụ việc Phát sinh Nợ Phát sinh Có P/b chi phí thu mua quý IV/2008. 632 34.127.264,08 P/b chi phí thu mua quý IV/2008. 1562 34.127.264,08 Cộng 34.127.264,08 34.127.264,08 Bằng chữ: Ba mươi bốn triệu một trăm hai mươi bảy nghìn hai trăm sáu mươi bốn phẩy không tám đồng./. Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu số2.17. Sổ chi tiết tài khoản 632 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S38 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 63211 – GVHB phòng XNK1 Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị: 1.000 đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 217.500 Số phát sinh trong kỳ …… …… ………… ……. ……… … … 02/12 HĐ 02436 Bán hàng cho công ty CP Thành Đô 156 3.425 03/12 HĐ 02437 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 156 13.623 …. …. …. …. … …….. … … 20/12 HĐ 02454 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 156 61.370 21/12 HĐ 02455 Bán hàng cho công ty CP Hưng Thành 156 12.950 …. …… ………. ….. … …….. … …… 28/12 PNK 56/12 Hàng bán bị trả lại 156 11.832 …… ... ........... ….. ..... ………. .... …….. Cộng số phát sinh 103.975 11.832 Số dư cuối kỳ 309.643 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.18. Bảng kê số 8 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. BẢNG KÊ SỐ 8 Hàng hóa – TK 156 Tháng 12/2008 Số dư đầu kỳ: 1.221.932.500 đ STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156 Ghi Có các TK Ghi Có TK 156 Ghi Nợ các TK NT SH TK 331 TK 632 Cộng Nợ TK156 TK 331 TK 632 Cộng Có TK 156 … …. …… …………. ……. …….. ……… … …….. …… 5 04/12 HĐ02438 Bán hàng cho công ty TNHH Phúc Anh, chiết khấu TM 2%. 39.897.000 39.897.000 … ……. …….. ……… ……. ……. …… … ……. …… 29 16/12 HĐ31192 Mua hàng của công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương 43.020.000 43.020.000 … ….. ……. ………. ………. ……… ……… … ………. …….. 44 20/12 HĐ02454 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 61.370.000 61.370.000 45 24/12 HĐ02470 Bán lẻ hàng hóa 920.500 920.500 … ….. ……. ……. …… …….. ……… …. ………. ……. 70 28/12 PN56/12 Nhập kho HBBTL của công ty TNHH TM&DV Việt Hàn. 11.832.000 11.832.000 71 31/12 PKT21A/12 P/b chi phí mua hàng quý IV 34.127.264,08 34.127.264,08 Cộng 3.556.945.000 11.832.000 3.568.777.000 3.632.815.247 3.632.815.247 Số dư cuối kỳ: 1.157.894.253 đ Biểu số2.19. Sổ cái TK 632 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 632 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 632 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 156 (NKCT 8) …… ……. 3.632.815.247 Cộng số phát sinh Nợ 3.632.815.247 11.372.971.260 Tổng số phát sinh Có 3.632.815.247 11.372.971.260 Số dư cuối kỳ Nơ Có 2.3.3. Kế toán các khoản thanh toán trong tiêu thụ. 2.3.3.1. Kế toán thanh toán với khách hàng. Tổng công ty Thương mại Hà Nội áp dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ hàng hóa, tương ứng với mỗi phương thức sẽ có những hình thức thanh toán khác nhau. Có ba hình thức thanh toán với khách hàng được áp dụng tại Tổng công ty đó là thanh toán ngay, trả trước và trả chậm, trong đó hai hình thức được áp dụng chủ yếu là thanh toán ngay và trả chậm. Tuy nhiên, tại Tổng công ty dù khách hàng thanh toán ngay, kế toán vẫn hạch toán thông qua tài khoản công nợ 131- Phải thu của khách hàng. Với phương thức bán lẻ, khách có nhu cầu mua hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt trước khi nhận hàng. Cuối mỗi ngày, nhân viên phụ trách bán hàng của cửa hàng sẽ mang “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” lên phòng kế toán và nộp tiền tiền bán hàng cho thủ quỹ. Kế toán tiền mặt căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” viết “Phiếu thu”. Do số tiền phát sinh khi thực hiện phương thức bán lẻ là không lớn và không trọng yếu nên trình tự luân chuyển phiếu thu như sau: Phiếu thu được viết thành 3 liên ghi đầy đủ nội dung trên phiếu, kế toán tiền mặt ký nhận rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành thu tiền theo phiếu thu và ký xác nhận đã thu đủ số tiền, sau đó phiếu thu được chuyển về cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, kế toán tập hợp các phiếu thu và trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Với Ví dụ 2 , theo trình tự đã nêu ở trên, Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu (Biểu số2.20 ), thủ quỹ thu tiền và ghi chép vào Sổ quỹ (Biểu số 2.21). Với phương thức bán buôn, Tổng công ty áp dụng hình thức thanh toán linh hoạt tùy theo đối tượng khách hàng. Đối với các khách hàng vãng lai, Tổng công ty chỉ giao hàng khi khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng Séc. Kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT, nếu khách thanh toán bằng tiền mặt kê toán tiền mặt lập phiếu thu, thủ quỹ tiến hành thu tiền cho khách hàng. Tuy nhiên trình tự luân chuyển Phiếu thu khác với trường hợp thu tiền bán lẻ hàng hóa. Do số tiền phát sinh trong nghiệp vụ bán buôn hàng hóa lớn nên trình tự luân chuyển Phiếu thu như sau: Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu thành 3 liên, ký xác nhận rồi chuyển Phiếu thu cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt, sau đó Phiếu thu được chuyển cho Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi Sổ Quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ. Biểu số 2.20. Phiếu thu TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU THU Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Số phiếu: 1329 Tài khoản: 111 Người nộp: Phạm Xuân Khoát Địa chỉ: 38 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội Lý do nộp: Nộp tiền bán lẻ hàng hóa. Số tiền: 1.519.650 đ Bằng chữ: Một triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./. Kèm theo: 1 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán thanh toán (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./. Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Người nộp (Ký,họ tên) Thủ quỹ (Ký,họ tên) Biểu số 2.21. Sổ quỹ tiền mặt TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. SỔ QUỸ Tài khoản: 111-Tiền mặt Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư Nợ đầu kỳ: 218.265.692 NT ghi sổ NT chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số phát sinh Thu Chi Nợ Có ….. …… ……. …….. ……. ……. …….. 22/12 22/12 PT1328 Thu tiền bán hàng HĐ 0227 23.658.000 23/12 23/12 PC1377 Chi tạm ứng công tác phí 1.500.000 24/12 24/12 PT1329 Thu tiền bán lẻ hàng hóa 1.519.650 ….. ……… …… …….. ……… …….. ……. Cộng số phát sinh 700.014.525 687.269.699 Số dư Nợ cuối kỳ: 231.010.518 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ quỹ (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) Với các khách hàng thường xuyên, khách hàng có uy tín, Tổng công ty cho phép khách hàng có thể thanh toán chậm sau một thời gian được ghi trong hợp đồng. Nếu khách hàng thanh toán trong khoảng thời gian này sẽ không phải trả lãi, ngược lại, nếu khách hàng thanh toán ngoài khoảng thời gian này, Tổng công ty sẽ tính lãi trên tổng số tiền phải thanh toán theo tỷ lệ đã ghi trong hợp đồng. Tình hình công nợ đối với các khách hàng thường xuyên được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết TK 131- chi tiết từng khách hàng, Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, Nhật ký chứng từ số 8 và từ đó kết chuyển dữ liệu vào sổ cái TK131 của từng quý. Khi khách hàng thanh toán nợ cho Tổng công ty, kế toán căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có để nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán sau đó sẽ chuyển thông tin sang các sổ kế toán có liên quan. Ví dụ: Tình hình công nợ và thanh toán công nợ của công ty TNHH TM&DV Việt Hàn trong quý IV/2008 được thể hiện qua: Sổ chi tiết TK 1311VH- Phải thu công ty TNHH TM&DV Việt Hàn Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 131 quý IV/2008 Biểu số 2.22: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TK 1311VH Khách hàng: Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư Nợ đầu kỳ: 120.056.000 đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh NT SH Nợ Có … …. …….. ….. …….. ……… 19/12 HĐ0253 Xuất bán chảo 22mm 511112 26.206.500 33311 2.620.650 20/12 HĐ0254 Xuất bán chảo 18mm 511112 67.500.000 33311 6.750.000 …. …….. ……….. ……. …….. ……… 28/12 PNK56/12 Hàng bán bị trả lại 511112 13.500.000 33311 1.350.000 …. ………… ………. ……. ………. ……… Tổng số phát sinh Nợ: 118.650.500 Tổng số phát sinh Có: 96.850.000 Số dư Nợ cuối kỳ: 141.856.500 Biểu số 2.23. Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tháng 12/2008 STT Tên khách hàng Số dư ĐK Số phát sinh Số dư CK Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty TNHH Phúc Anh 17.825.807 49.500.000 24.600.000 42.725.807 2 Cty TNHH TM&DV Việt Hàn 120.056.000 118.650.500 96.850.000 141.856.500 3 Cty CP Thành Đô 23.500.000 12.000.000 11.500.000 … ….. ….. …. …… …… …… ….. Cộng 5.646.329.413 Biểu sô2.24. Sổ cái TK 131 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 131 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có 11.122.878.699 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 131 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 511 (NKCT 8) …….. …….. 5.230.222.013 …….. TK 3331(NKCT 8) ……. ……. 416.107.400 …….. Cộng số phát sinh Nợ 5.646.329.413 9.275.614.890 Tổng số phát sinh Có 2.289.345.000 12.177.196.025 Số dư cuối kỳ Nơ 8.221.297.560 Có 2.3.3.2. Kế toán thanh toán với ngân sách Tổng công ty Thương mại Hà Nội tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế hàng tháng cho ngân sách Nhà nước. Thuế suất được tính theo thông tư hướng dẫn 122/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Tài khoản sử dụng: TK 133 “Thuế GTGT đầu vào” TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra” Chứng từ sử dụng Tờ khai thuế GTGT Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra Cách tính thuế GTGT phải nộp trong kỳ như sau: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ Nếu số thuế GTGT đấu ra phát sinh trong kỳ nhỏ hơn số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ, Tổng công ty sẽ được hoàn nhập thuế GTGT hoặc tính chuyển sang thuế GTGT được khấu trừ tháng sau. Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán, kế toán nhập nhập dữ liệu vào phần hành “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” lên “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào”, sổ chi tiết TK133, sổ cái TK133. Khi lập tờ khai thuế GTGT, kế toán căn cứ vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào để cộng doanh số chưa thuế và thuế GTGT đầu vào. Khi bán hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT lập cho số hàng hóa bán ra, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK3331, sổ cái TK3331, và lên “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra”. Khi lập tờ khai thuế GTGT, kế toán thuế dựa trên “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào” và “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra”. Cuối mỗi tháng, kế toán thuế tính ra số thuế GTGT phải nộp ngân sách trong tháng và thanh toán với ngân sách bằng chuyển khoản. Ví dụ 8: Tình hình kê khai và nộp thuế GTGT tháng 12/2008 của Tổng công ty được thể hiện trên: “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào” (Biểu số2.25 ) “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra” (Biểu số 2.26 ) Tờ khai thuế GTGT (Biểu số 2.27) Biểu số2.25. Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA MUA VÀO Tháng 12/2008 Hóa đơn, chứng từ mua Tên người bán Mã số thuế người bán Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế suất (%) Thuế GTGT Ký hiệu Số Ngày BP/2008B 561 04 Công ty VPP Hồng Hà 0100100148 Văn phòng phẩm 4.900.000 10 490.000 HU/2008B 1021 06 Công ty CP Mặt trời Việt 0100100467 Biển quảng cáo 12.000.000 10 1.200.000 …. … … …….. ……… …….. …… …… ……. NP/2008B 31192 Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương 01776192-002 Nồi 1 đáy Inox SH365 43.020.000 10 4.302.000 ……. ……. ….. ………. …….. ………. ………. ……… …….. Tổng cộng 1.337.958.103 12.379.815 Biểu số 2.26. Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA BÁN RA Tháng 12/2008 Hóa đơn, chứng từ mua Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất (%) Thuế GTGT Ký hiệu Số Ngày AA/2008B 02437 01 Công ty TNHH Thành Đô 23001833340 Nồi cơm điện 12.460.000 10 1.246.000 AA/2008B 02438 04 Công ty TNHH Phúc Anh 0302249586 Máy sấy tóc 45.000.000 10 4.500.000 ……… …… … ……….. ……….. ………… ………… ... ……. AA/2008B 02454 20 Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 0100107216 Chảo chống dính 18mm 67.500.000 10 6.750.000 ………. … ….. ………… ……… ………. ………. …… …….. Tổng cộng 5.230.222.013 416.107.400 Biểu số2.27. Tờ khai thuế GTGT Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) (01) Kỳ kê khai: Tháng 12/2008 (02) Mã số thuế: 0100101273 (03) Tên cơ sở kinh doanh: TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI (04) Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội (05) Quận/huyện: Hoàn Kiếm (06) Tỉnh/Thành phố: Hà Nội (07) Điện thoại: (08) Fax: (09) Email: Đơn vị: Đồng Việt Nam Chỉ tiêu Giá trị HHDV (chưa có thuế) Thuế GTGT Thuế GTGT còn được khấu trừ từ kỳ trước chuyển sang (11)2.314.645.950 Kê khai thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước Hàng hóa dịch vụ mua vào: HHDV mua vào trong kỳ(12=14+16) (13=15+17) (12)1.337.958.103 (13) 12.379.815 HHDV mua vào trong nước (14) 1.337.958.103 (15) 12.379.815 HHDV nhập khẩu (16) (17) Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ trước Điều chỉnh tăng (18) (19) Điều chỉnh giảm (20) (21) Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào(22=13+19-21) (22) 12.379.815 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này(23=22) (23) 12.379.815 Hàng hóa dịch vụ bán ra: Hàng hóa dịch vụ bán ra trong kỳ(24=26+27) (25=28) (24)5.260.675.513 (25) 416.107.400 HHDV bán ra không chịu thuế GTGT (26) 30.453.500 HHDV bán ra chịu thuế GTGT (27) 5.230.222.013 (28) 416.107.400 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra kỳ trước Điều chỉnh tăng (29) (30) Điều chỉnh giảm (31) (32) Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra (33=24+29-31) (34=25+30-32) (33) 5.260.675.513 (34) 416.107.400 Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ (35=34-23-11) (35) Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này (36=34-23-11) (36)1.910.918.365 Số thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này (37) Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau (38) Tôi cam đoan số liệu kê khai trên là đúng sự thật và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã kê khai. Hà Nội, ngày 31tháng 12 năm 2008 Đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh 2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng 2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí vận chuyển, bao gói, bốc dỡ, bảo hành sản phẩm... Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Tài khoản 641 được chi tiết thành một số tài khoản cấp 2: TK 6411- Chi phí nhân viên TK 6412- Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413- Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ khâu bán hàng TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418- Chi phí bằng tiền khác Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như Phiếu chi, hóa đơn GTGT, bảng thanh toán tiền lương…nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu lê sổ chi tiết TK 641, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 641 và các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào các bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ để lập Phiếu kế toán làm căn cứ cho các bút toán phân bổ chi phí bán hàng. Ví dụ9: Tình hình hạch toán chi phí bán hàng phát sinh trong Quý IV/2008 tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được thể hiện qua: Sổ chi tiết TK 6417 (Biểu số2.29) Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.5), Bảng kê số 5(Biểu số 2.28) Sổ cái TK 641 (Biểu số2.30) Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ (Biểu số 2.33) Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Biểu số 2.35) Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu số 2.34) Biểu số 2.28. Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5 Tập hợp: Chi phí bán hàng (TK 641) Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 12/2008 TK Có TK Nợ TK 153 TK 214 TK 334 TK338 TK331 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng NKCT 1 NKCT 2 TK 641 3.320.300 4.620.000 50.020.380 12.588.500 49.856.370 125.630.500 35.560.000 281.596.050 CP nhân viên 50.020.380 12.588.500 62.608.880 CP dụng cụ, đồ dùng 3.320.300 5.621.300 8.941.600 CP KH TSCĐ 4.620.000 4.620.000 CP dịch vụ mua ngoài 44.235.070 53.487.700 9.028.680 106.751.450 CP bằng tiền khác 72.142.800 26.531.320 98.674.120 TK642 1.260.000 7.580.000 75.325.000 18.831.250 24.036.320 69.839.850 0 196.872.420 CP nhân viên quản lý 75.325.000 18.831.250 94.156.250 CP đồ dùng văn phòng 1.260.000 15.346.720 16.606.720 CP KH TSCĐ 7.580.000 7.580.000 Thuế, lệ phí 9.235.000 9.235.000 CP dịch vụ mua ngoài 8.689.600 26.252.150 34.941.750 CP bằng tiền khác 34.352.700 34.352.700 Cộng 478.468.470 Biểu số 2.29. Sổ Chi tiết TK 6417 SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh NT SH Nợ Có 01 PC 1125 Thanh toán cước vận chuyển 112 1.142.857 03 PC 1131 Chi tiền in Bacode cho khách 111 1.000.000 04 PC 1132 Thanh toán cước vận chuyển 111 376.800 … ….. …… ….. …. …… 31 PKT26A K/c TK 6417->TK 911 911 106.751.450 Tổng số phát sinh Nợ: 106.751.450 Tổng số phát sinh Có: 106.751.450 Số dư cuối kỳ: 0 Biểu số2.30: Sổ Cái TK 641 Số dư đầu quý Nợ Có SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Quý IV/2008 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 641 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 (NKCT1) ……… ………. 125.630.500 …… TK 112 (NKCT2) ……… ……. 35.560.000 …… TK 334 ( NKCT7) ……. ……. 50.020.380 ……. TK 338 (NKCT7) ……. …….. 12.588.500 ……. TK 153(NKCT7) ……… …….. 3.320.300 ……. TK 214 (NKCT7) ……….. ………. 4.620.000 ……. TK 331 (NKCT5) ……….. …….. 49.856.370 ……….. Cộng số phát sinh Nợ 281.596.050 527.693.050 Tổng số phát sinh Có 281.596.050 527.693.050 Số dư cuối kỳ Nơ Có 2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của Tổng công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào, bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác. Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Để phục vụ cho việc hạch toán chi tiết TK 642 được chia thành các tài khoản cấp 2: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Các chứng từ được sử dụng và trình tự ghi sổ giống như với kế toán chi phí bán hàng. Khi có nghiệp vụ phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển thông tin sang sổ chi tiết TK 642, nhật ký chứng từ số 8, Sổ cái TK 642 và các sổ khác có liên quan. Ví dụ10: Tình hình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong Quý IV/2008 tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được thể hiện qua: Sổ chi tiết TK 6427 (Biểu số 2.31) Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.5); Bảng kê số 5 (Biểu số2.28 ) Sổ cái TK 642 (Biểu số 2.32) Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ (Biểu số 2.33) Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Biểu số 2.35) Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu số 2.34) Biểu số 2.31. Sổ Chi tiết TK 6427 SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh NT SH Nợ Có 01 PC 1125 Thanh toán cước vận chuyển 112 1.142.857 03 PC 1131 Chi tiền in Bacode cho khách 111 1.000.000 04 PC 1132 Thanh toán cước vận chuyển 111 376.800 … ….. …… ….. …. …… 31 PKT26A K/c TK 6417->TK 911 911 34.941.750 Tổng số phát sinh Nợ: 34.941.750 Tổng số phát sinh Có: 34.941.750 Số dư cuối kỳ: 0 Số dư đầu quý Nợ Có Biểu số 2.32. Sổ Cái TK 642 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Quý IV/2008 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 642 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 (NKCT 1) ……. ……. 69.839.850 …….. TK 334 (NKCT 7) …….. ……… 75.325.000 …….. TK 338 (NKCT 7) ……… …….. 18.831.250 …….. TK 214 (NKCT 7) ………. ……… 7.580.000 ……….. TK 153 (NKCT 7) ……….. …….. 1.260.000 ……… TK 331 (NKCT 5) ………. ………. 24.036.320 ………. Cộng số phát sinh Nợ 196.872.420 312.086.000 Tổng số phát sinh Có 196.872.420 312.086.000 Số dư cuối kỳ Nơ Có Biểu số 2.33. Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ 1531 Tổng cộng 1 6413- Chi phí bán hàng 8.760.300 8.760.300 2 6423- Chi phí quản lý DN 113.916.528 113.916.528 Cộng 122.676.828 122.676.828 Biểu số2.34. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ 2141 Tổng cộng 1 6414- Chi phí bán hàng 32.025.000 32.025.000 2 6424- Chi phí quản lý DN 75.000.000 75.000.000 Cộng 107.025.000 107.025.000 Biểu số2.35. Bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị tính: đồng STT TK ghi Có TK ghi Nợ 334 338 Tổng cộng 1 6414- Chi phí bán hàng 105.892.000 20.119.480 126.011.480 2 6424- Chi phí quản lý DN 237.225.000 45.072.750 282.297.750 Cộng 343.117.000 65.192.230 408.309.230 2.4.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là số lãi hoặc lỗ từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của Tổng công ty. Tổng công ty lập các báo cáo tài chính và xác định kết quả bán hàng theo từng quý. Để hạch toán kết quả hoạt động bán hàng, Tổng công ty sử dụng TK 911- “Xác định kết quả sản xuất kinh doanh” và tài khoản 421- “Lợi nhuận chưa phân phối”. Kết quả bán hàng = Doanh thu bán hàng thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng thuần = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu = Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên các Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 để lập các Phiếu kế toán làm căn cứ ghi sổ cho các nghiệp vụ kết chuyển: Kết chuyển doanh thu thuần sang bên Có TK 911 Kết chuyển GVHB trong kỳ sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển CPBH sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển CP QLDN sang bên Nợ TK 911. Nếu bên Có TK 911 > bên Nợ TK 911: Phần Lãi sẽ được kết chuyển sang bên Có TK 421. Nếu bên Có TK 911 < bên Nợ TK 911: Phần Lỗ sẽ được kết chuyển sang bên Nợ TK 421. Biểu sô 2.36. Sổ cái TK 911 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 911 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 911 Quý IV Cộng TK 632 (NKCT 8) 11.372.971.260 11.372.971.260 TK 641 (NKCT 8) 527.693.050 527.693.050 TK 642 (NKCT8) 312.086.000 312.086.000 K/c Lãi sang TK 421 5.423.500.190 5.423.500.190 Cộng số phát sinh Nợ 17.636.250.322 17.636.250.322 Tổng số phát sinh Có 17.636.250.322 17.636.250.322 Số dư cuối kỳ Nơ Có Biểu sô 2.37. Sổ cái TK 421 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 421 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có 5.575.605.000 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 131 Quý IV Cộng K/c Lãi từ TK 911 5.423.500.190 5.423.500.190 Cộng số phát sinh Nợ ……. ………. Tổng số phát sinh Có 5.423.500.190 5.423.500.190 Số dư cuối kỳ Nơ Có CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. 3.1. Đánh giá Cùng với việc mở cửa nền kinh tế trị trường, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã không ngừng phát triển, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao phó. Trên cơ sở thị trường truyền thống sẵn có, Tổng công ty không ngừng tổ chức các đoàn cán bộ đi tìm hiểu thị trường quốc tế, tìm kiếm thị trường mới, thiết lập quan hệ với với các công ty nước ngoài, đóng vai trò tiên phong trong viêc mở rộng thị trường tại một số quốc gia, vùng lãnh thổ. Là một doanh nghiệp Nhà nước tự chủ về mặt kinh doanh, tổng công ty không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để dành được vị trí vững chắc trên thị trường như hiện nay. Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã tự khẳng định mình bằng những kết quả đã đạt được trong suốt những năm qua: hoạt động kinh doanh có lãi và không ngừng phát triển về qui mô, mở rộng thị trường, phát huy lợi thế so sánh trong hợp tác và phân công lao động để thành công ở thị trường trong nước và quốc tế. Trong sự phấn đấu nỗ lực cũng như thành tích chung của toàn Tổng công ty không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán, thể hiện là một công cụ hữu hiệu trong quản lý và hạch toán kinh doanh của Tổng công ty. 3.1.1. Đánh giá chung Bộ máy quản lý của Tổng công ty Thương mại Hà Nội được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Tông công ty. Giữa ban lãnh đạo Tổng Công ty và các phòng ban chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ tạo nên sự thống nhất và kịp thời trong công việc. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên có độ tuổi trung bình khá trẻ, có năng lực và rất tâm huyết với nghề, nỗ lực làm việc vì sự phát triển chung của toàn Tổng công ty. Đây là một yếu tố thể hiện sự năng động và tiềm năng phát triển của Tổng công ty trong những năm tới. Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động chuyên về kinh doanh thương mại và XNK tổng hợp, sản phẩm hàng hóa của Tổng công ty rất đa dạng và phong phú. Thêm vào đó, thị trường XNK của Tổng công ty rất ổn định, vững chắc và không ngừng được mở rộng. Tổng công ty ngày càng có nhiều khách hàng truyền thống, uy tín và vị thế của Tổng công ty ngày càng tăng cao ở thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau, bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu do việc phân bổ nguồn lực không đồng đều cho các lĩnh vực kinh doanh. Về công tác kế toán, bộ máy kế toán tại văn phòng Tổng công ty được phân công hợp lý, rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên. Mỗi kế toán viên phụ trách một mảng riêng, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi người. Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đều có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thành thạo. Lãnh đạo phòng kế toán là người có học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương. Do vậy, việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động kế toán luôn chính xác và đảm bảo yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Tổng công ty. Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được sử dụng theo mẫu Bộ Tài chính ban hành. Chứng từ sau khi lập sẽ được chuyển tới phòng Kế toán tài chính Tổng công ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục Tài sản, Nguồn vốn, Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Kế hoạch lưu chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ. Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, kế toán công ty đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán. Đông thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kế toán một cách chính xác và kịp thời. Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hóa công tác kế toán. Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được việc ghi chép trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một lần vào máy tính từ chứng từ gốc. Hơn nữa, các máy tính trong phòng kế toán nối nội bộ với nhau nên việc kiểm tra, theo dõi công tác kế toán được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian. Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ số liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán. Tuy nhiên, do thực hiện kế toán máy mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận một phần hành kế toán của mình mà không biết đến quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác, vô tình đã làm ảnh hưởng chung đến tiến độ kế toán của Tổng công ty. Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo trình độ ngoại ngữ chưa nhiều làm hạn chế hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại Tổng công ty. Việc lập các hóa đơn bán hàng tại Tổng công ty còn vi phạm chế độ kế toán về tính kịp thời. Đối với một số khách quen kế toán không tiến hành lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cách hóa đơn đến khi thanh lý hợp đồng kinh tế mới lập. Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm một thể. 3.1.2. Đánh giá về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Qua thời gian thực tập tại phòng Kế toán – Ban Kế toán và Kiểm toán Tổng công ty Thương mại Hà Nội, đặc biệt đi sâu nghiên cứu về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa, em nhận thấy có nhiều ưu điểm cần được tích cực phát huy tuy nhiên bên cạnh đó còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Ưu điểm Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được tiến hành tương đối hoàn chỉnh, từ khâu kế toán mua hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đều có sự phận công khoa học rõ ràng cho từng kế toán viên. Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu thực tế và đảm bảo là cở sở pháp lý cho việc tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ được thực hiện khoa học và nghiêm túc dưới sự kiểm tra giám sát chặt chẽ. Các chứng từ sổ sách đều được sắp xếp theo trình tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ. Ngoài việc sử dụng các tài khoản ban hành kèm theo quyết định 15 của Bộ tài chính, Tổng công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2, 3, 4 để theo dõi hạch toán chi tiết các đối tượng kế toán, cung cấp thông tin chi tiết cho việc quản lý và ra các quyết định. Tổng công ty có qui mô lớn, số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, bên cạnh đó đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao nên việc lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ và thực hiện trên máy tính hoàn toàn phù hợp với công tác kế toán ở Tổng công ty. Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong quá trình tiêu thụ hàng hóa góp phần không nhỏ vào việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ. Công tác kế toán thanh toán với khách hàng cũng được thưc hiện đầy đủ và chi tiết tới từng đối tượng khách hàng, đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý công nợ. Nhìn một cách tổng quan, tình hình thực hiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty đã thể hiện tốt vai trò là một trong những phần hành kế toán quan trọng nhất của một công ty kinh doanh thương mại. Tuy nhiên còn một số tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa có thể khắc phục, hoàn thiện tốt hơn nữa. Tồn tại Thứ nhất, phần mềm kế toán Fast 2006 do công ty sử dụng không cho phép kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng. Do vậy, việc tổ chức đánh giá hiệu quả bán hàng đối với từng nhóm mặt hàng không được thực hiện. Điều này ảnh hưởng lớn đến quyết định kinh doanh, phương án, định hướng hoạt động của Tổng công ty trong tương lai. Thứ hai, do thời gian lưu kho của hàng hóa thường không dài và giá trị của hàng hóa giảm không nhiều nên kế toán không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thứ ba, thực tế một số hàng hóa mua không nhập kho mà vận chuyển thẳng cho khách hàng nhưng kế toán vẫn hạch toán vào TK 156. Điều này làm sai lệch số liệu giữa sổ chi tiết hàng hóa và Thẻ kho. Thứ tư, việc lập các hóa đơn bán hàng tại Tổng công ty còn vi phạm chế độ kế toán về tính kịp thời. Đối với một số khách quen kế toán không tiến hành lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cách hóa đơn đến khi thanh lý hợp đồng kinh tế mới lập. Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm (nếu có) một thể. Thứ năm, do áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên GVHB chỉ xác định được vào cuối mỗi kỳ kế toán, ngoài ra khi lập phiếu xuất kho do không tính được giá vốn của số hàng xuất bán nên kế toán phải ghi đơn giá bán trên hóa đơn vào cột đơn giá. Thứ sáu, Tổng công ty không sử dụng các tài khoản 521, 531, 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu mà điều chỉnh trực tiếp qua tài khoản 511 gây khó khăn cho việc quản lý chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội. 3.2.1. Về hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán - Việc kế toán đợi đến thời điểm thanh lý hợp đồng mới lập hóa đơn GTGT vi phạm chế độ kế toán về tính kịp thời. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán cần tiền hành lập hóa đơn GTGT ngay thời điểm nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo tính kịp thời và tránh bỏ sót các nghiệp vụ. - Việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu cần thực hiện đúng theo chế độ quy định: hạch toán trên các tài khoản 521, 531, 532 thay vì chỉ điều chỉnh trên tài khoản 511.Phương pháp hạch toán: Khi chấp nhận cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay nhận hàng bán bị trả lại, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán Nợ TK 33311- Thuế GTGT đầu ra tương ứng Có TK 131- Phải thu của khách hàng. Cuối kỳ xác định kết quả, kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang bên Nợ TK 511. Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521-Chiết khấu thương mại Có TK 531- Hàng bán bị trả lại Có TK 532- Giảm giá hàng bán Sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu sang nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ cái tài khoản 511 và các sổ khác có liên quan. 3.2.2. Về phương thức ghi chép. Thứ nhất, Tổng công ty cần có sự điều chỉnh về phần mềm kế toán Fast để có thể theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng. Bên cạnh việc mở các sổ chi tiết GVHB, DT… cho từng đơn vị kinh doanh, cần mở thêm các sổ chi tiết cho từng nhóm hàng hóa. Nhờ đó có thể xác định được kết quả tiêu thụ của từng nhóm mặt hàng, biết được việc kinh doanh mặt hàng nào hiệu quả, mặt hàng nào kém hiệu quả để có biện pháp khắc phục và ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Thứ hai, đối với các hàng hóa trong kho của Tổng công ty, dù thời gian lưu kho và giảm giá so với giá trị thuần có thể thực hiện được không nhiều kế toán vẫn phải tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng hóa bị giảm giá. Phương pháp hạch toán: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo * Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán sau, tính mức dự phòng cần lập, nếu: + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm: Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Ví dụ: Mặt hàng nem hải sản đông lạnh Hapro tồn kho công ty 300 gói, tổng giá ghi sổ của số hàng này là 4.050.000 đồng, hạn sử dụng đến ngày 15/01/2009. Ngày 31/12/2008, số hàng nem hải sản đông lạnh Hapro có nguy cơ bị giảm giá so với giá trị có thể thực hiện được do có khả năng bị hết hạn, hoặc phải bán hạ giá trước ngày hết hạn. Do đó kế toán cần phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng này. Giá trị thuần có thể thực hiện được của số hàng hóa này nếu bán thanh lý là 3.300.000 đồng. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho=4.050.000 – 3.300.000 = 750.000 Cuối kỳ kế toán kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 632: 750.000 Có TK 159: 750.000 Thứ ba, với trường hợp hàng mua vận chuyển thẳng cho khách hàng không qua kho, kế toán không được hạch toán vào tài khoản 156- Hàng hóa mà hạch toán qua tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Phương pháp hạch toán: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng vận chuyển thẳng không qua kho, kế toán ghi: + Phản ánh giá mua: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán. + Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 151- Hàng mua đang đi đường +Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 33311- Thuế GTGT đầu ra. 3.3. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh Nền kinh tế thế giới hiện nay đang chìm trong cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và nền kinh tế nước ta cũng không nằm ngoài vùng ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng này. Bên cạnh đó, nền kinh tế đất nước mở cửa tạo điều kiện cho việc thâm nhập thị trường nội địa của rất nhiều các doanh nghiệp nước ngoài. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt đó, các doanh nghiệp trong nước muốn đứng vững và phát triển phải tìm cho mình chiến lược phát triển hiệu quả, phát huy tối đa thế mạnh nguồn lực hiện có, đồng thời khắc phục những nhược điểm còn tồn tại. Tổng công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh có hiệu quả và đã tìm được chỗ đứng trên thị trường. Tuy nhiên, trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, Tổng công ty vẫn cần rất nhiều nỗ lực để tiếp tục phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài cũng như các doanh nghiệp trong nước, khẳng định lại vị thế của mình trên thị trường. Như đã nói ở trên, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau, bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu do việc phân bổ nguồn lực không đồng đều cho các lĩnh vực kinh doanh. Trước hết, Tổng công ty cần xem xét lại danh mục lĩnh vực hoạt động, lĩnh vực nào hoạt động hiệu quả thì cần tiếp tục phát huy thế mạnh, lĩnh vực nào hoạt động kém hiệu quả thì phải tìm ra nguyên nhân để khắc phục hoặc cắt giảm bớt để tập trung nguồn lực phát triển các lĩnh vực khác. Ví dụ như mặt hàng Nem hải sản đông lạnh của Hapro ít được người tiêu dùng biết tới và chủ yếu được tiêu thụ tại chuỗi cửa hàng Hapro Mart. Để tiếp thị hình ảnh của mình đến gần hơn với người tiêu dùng, Tổng công ty cần đầu tư nhiều hơn cho chi phí quảng cáo sản phẩm, thương hiệu. Đây là một cách hữu hiệu để người tiêu dùng gần gũi hơn với sản phẩm của Hapro, tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề. Việc bố trí mạng lưới tiêu thụ sản phẩm cũng cần được thực hiện khoa học và hợp lý hơn. Có rất nhiều điểm kinh doanh của Tổng công ty có vị trí rất thuận lợi nhưng chưa được đầu tư mặt bằng cửa hàng sang trọng, lịch sự, vì vậy không thu hút được nhiều khách hàng. Đây là một điều rất đáng tiếc. Về khoảng cách giữa các điểm kinh doanh cần được bố trí một cách hợp lý hơn, các cửa hàng kinh doanh cùng các nhóm hàng không nên bố trí quá gần nhau gây lãng phí chi phí mà không đem lại hiệu quả. Xem xét cụ thể về tình hình kinh doanh của Tổng công ty qua hai năm 2007 và 2008: Trích Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội :(Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh +/- % 9.Tỷ suất LNST/Tổng TS 1,083 0,760 - 0,323 29,82 10.Tỷ suất LNST/Vốn CSH 3,37 2,48 - 0,89 26,4 11.Tỷ suất LNST/DT 0,418 0,334 - 0,084 20 Qua số liệu biểu trên, ta thấy cả ba chỉ tiêu tỷ suất LNST/Tổng TS, tỷ suất LNST/Vốn CSH, tỷ suất LNST/DT năm 2008 đều giảm so với năm 2007. Mặc dù tổng vốn và vốn chủ sở hữu tăng nhưng do lợi nhuận sau thuế giảm nên tỷ suất LNST/Tổng TS, tỷ suất LNST/Vốn CSH cũng có chiều hướng giảm qua các năm. Cụ thể, tỷ suất LNST/Tổng TS giảm từ 1,083 vào năm 2007 xuống còn 0,760 vào năm 2008; Tỷ suất LNST/Vốn CSH giảm từ 3,37 vào năm 2007 xuống còn 2,48 vào năm 2008. Các hệ số này thấp và năm 2008 có chiều hướng giảm so với năm 2007 nên trong thời gian tới Tổng công ty cần sắp xếp và cân đối lại các nguồn, giảm bớt chi phí, thu hồi nợ, tăng cường quản lý các chi phí cá biệt, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả đồng thời cân đối tình hình tài sản cố định và đầu tư dài hạn với nguồn vốn dài hạn từ đó tăng lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn. Tỷ suất LNST/DT của Tổng công ty là 0,00418 đồng lợi nhuận trên một đồng doanh thu vào năm 2007 giảm xuống còn 0,00334 đồng lợi nhuận trên một đồng doanh thu vào năm 2008. Ở cả hai năm chỉ tiêu này đều nhỏ và có xu hướng giảm dần. Xem xét giữa giá trị giữa LNST và DT ta thấy trong khi doanh thu tăng nhưng tỷ suất LNST/DT năm 2008 vẫn giảm so với năm 2007, điều này là do LNST năm 2008 giảm nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu năm 2008. Mặc dù doanh thu tăng nhưng chi phí Tổng công ty phải bỏ ra quá lớn đã kéo LNST giảm. Chi phí tăng đột biến vào năm 2008 do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan. Nguyên nhân khách quan do thời tiết những tháng đầu năm rét đậm kéo dài, cuối năm lại hứng chịu đợt mưa lớn những ngày đầu tháng 11 khiến thị trường chao đảo. Việc thu mua nguồn nông sản, thực phẩm tươi sống gặp rất nhiều khó khăn, giá thu mua đắt do nguồn hàng khan hiếm dẫn đến giá vốn hàng bán tăng cao. Nguyên nhân chủ quan là do chi phí bán hàng của Tổng công ty năm 2008 phát sinh cao (144.220 triệu đồng) tăng 22.081 triệu đồng so với năm 2007. Để khắc phục các nguyên nhân khách quan, Tổng công ty cần có chính sách dự trữ hàng hóa khoa học và hợp lý hơn, tránh tình trạng khan hiếm hàng hóa khi bị ảnh hưởng bởi thiên tai. Đối với nguyên nhân chủ quan, Tổng công ty cần có chính sách kinh doanh hợp lý và tiết kiệm chi phí nhiều hơn nữa đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, để phát triển bền vững, Tổng công ty cần chú trọng hơn vào việc đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các chính sách tiền lương, tiền thưởng, xây dựng văn hóa làm việc riêng cho Tổng công ty và lấy đó làm nền tảng cho sự phát triển của Tổng công ty. KẾT LUẬN Trong điều kiện ngày nay, cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày càng gay gắt, việc tiêu thụ hàng hóa có tính chất quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, em đã có cơ hội nghiên cứu việc áp dụng lý luận vào thực tiễn và tìm hiểu cụ thể về quá trình hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại một Tổng công ty. Qua việc tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội” em đã thấy được vai trò vô cùng quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với các công ty kinh doanh thương mại nói chung và Tổng công ty nói riêng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn, kịp thời. Vận dụng kiến thức lý luận đã được học kết hợp với quá trình thực tập tại Tổng công ty, em xin nêu một số ý kiến đóng góp với mong muốn hoàn thiện hơn công tác kế toán của Tổng công ty. Tuy đã cố gắng tìm hiểu nhưng do thời gian thực tập có hạn cũng như trình độ còn hạn chế, chuyên đề thực tập của em khó tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của cô và các cán bộ phòng kế toán Tổng công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng Kế toán- Ban Tài chính Kế toán và Kiểm toán, phòng Tổ chức nhân sự Tổng công ty Thương mại Hà Nội và cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái đã chỉ bảo tận tình, giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này! MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Đơn vị: Triệu đồng) 5 Sơ đồ 1.1. Bộ máy quản lý Tổng công ty Thương mại Hà Nội 6 Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty Thương mại Hà Nội 12 Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 15 Biểu số 2.1. Hóa đơn GTGT liên 2 của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương 25 Biểu số 2.2. Phiếu nhập kho 26 Biểu số 2.3. Thẻ kho nồi 1 đáy Inox SH 365 27 Biểu số 2.4. Sổ chi tiết hàng hóa – Nồi 1 đáy Inox SH 365 28 Biểu số 2.5. Nhật ký chứng từ số 8. 29 Biểu số2.5. Nhật ký chứng từ số 8(tiếp) 30 Biểu số 2.6: Trích nhật ký chứng từ số 5 – phần ghi Có 31 Biểu số 2.7: Sổ cái TK 156 32 Biểu số 2.8. Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ 35 Biểu số 2.9. Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ 36 Biểu số 2.10. Hóa đơn GTGT số 02454 39 Biểu số 2.11. Phiếu xuất kho số 58/12 40 Biểu số 2.12. Thẻ kho chảo chống dính 18mm. 41 Biểu số2.13. Sổ chi tiết hàng hóa – Chảo chống dính 18mm 42 Biểu số2.14. Sổ chi tiết tài khoản 511112: Doanh thu phòng XNK1 43 Biểu số2.15. Sổ cái TK 511 44 Biểu số2.16. Phiếu kế toán 49 Biểu số2.17. Sổ chi tiết tài khoản 632 50 Biểu số 2.18. Bảng kê số 8 51 Biểu số2.19. Sổ cái TK 632 52 Biểu số 2.20. Phiếu thu 54 Biểu số 2.21. Sổ quỹ tiền mặt 55 Biểu số 2.22: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng 57 Biểu số 2.23. Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng 57 Biểu sô2.24. Sổ cái TK 131 58 Biểu số2.25. Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào 60 Biểu số 2.26. Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra 60 Biểu số2.27. Tờ khai thuế GTGT 61 Biểu số 2.28. Bảng kê số 5 63 Biểu số 2.29. Sổ Chi tiết TK 6417 64 Biểu số2.30: Sổ Cái TK 641 64 Biểu số 2.31. Sổ Chi tiết TK 6427 66 Biểu số 2.32. Sổ Cái TK 642 66 Biểu số 2.33. Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ 67 Biểu số2.34. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ 67 Biểu số2.35. Bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương 67 Biểu sô 2.36. Sổ cái TK 911 69 Biểu sô 2.37. Sổ cái TK 421 69 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH UBND TP XNK SX-DV TSCĐ CSH DT LN LNTT LNST SXKD TK LĐ TNDN HĐQT TGĐ HTK GTGT QLDN DN GVHB Trách nhiệm hữu hạn Ủy ban nhân dân Thành phố Xuất nhập khẩu Sản xuất – Dịch vụ Tài sản cố định Chủ sở hữu Doanh thu Lợi nhuận Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Sản xuất kinh doanh Tài khoản Lao động Thu nhập doanh nghiệp Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Hàng tồn kho Giá trị gia tăng Quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp Giá vốn hàng bán DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2006 Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Bộ Tài chính, ban hành ngày 20/3/2006 Tạp chí kế toán Tạp chí kinh tể phát triển năm 2006 Tài liệu do phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty cung cấp Tài liệu do phòng Tổ chức cán bộ Tổng Công ty cung cấp 7. Website: