Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh

TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Phát sinh trong tháng 31/12 88 31/12 CTGS doanh thu dịch vụ thi công, lắp đặt thiết bị truyền hình… tháng 12 131 123.547.825 31/12 89 31/12 CTGS doanh thu hàng thiết bị truyền hình 131 1.610.994.707 31/12 90 31/12 CTGS doanh thu bán hàng nội thất tháng 12 131 3.084.348.851 Cộng số PS trong tháng 131 4.818.891.383 Kết chuyển doanh thu xác định kết quả 911 4.818.891.383 Số dư cuối tháng 0 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01. - Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bên cạnh đó, kế toán công nợ sẽ vào sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng (Biểu số 2.15) và phần mềm Fast sẽ tự động chuyển số liệu lên sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu (Biểu số 2.16). Cuối kỳ tập hợp lên bảng cân đối phát sinh công nợ (Biểu số 2.17). Biểu số 2.15: Sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Dư đầu tháng: 26.389.748 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Công ty cổ phần Hàng Kênh (DR 0286) 04/12 HD 6611 Xuất hàng bán 5111 89.003.400 04/12 HD 6611 Xuất hàng bán 33311 8.900.340 04/12 HD 6611 Vận chuyển 5113 500.000 04/12 HD 6611 Vận chuyển 33311 50.000 11/12 BC 219 Thanh toán tiền 11211 98.453.740 28/12 HD 7545 Xuất thảm 5111 94.411.700 28/12 HD 7545 Xuất thảm 33311 9.441.170 28/12 HD 7546 Xuất thảm 5111 3.948.900 28/12 HD 7546 Xuất thảm 33311 394.890 28/12 HD 7550 Vận chuyển 5113 1.000.000 28/12 HD 7550 Vận chuyển 33311 100.000 Dư đầu tháng 26.389.748 Tổng phát sinh 207.750.400 98.453.740 Dư cuối tháng 82.906.912 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.16.: Sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 4.945.489.021 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …….. ……. …………. ……………. ………… …… ……….. 04/12 HD6611 DR0286 –Công ty cổ phần Hàng Kênh Bán hàng 5111 89.003.400 04/12 HD6611 DR0286 –Công ty cổ phần Hàng Kênh Bán hàng 33311 8.900.340 … ……… ……………… …………… ………… …………. ………….. 15/12 BC 362 Khách vãng lai Tiền hàng 11211 12.683.165 ……. ………. ……………. ……………… ………… ……… ……….. 31/12 HD7602 DR 0422 – Công ty CP Thành Đức Bán hàng 5111 30.000.000 31/12 HD7602 DR 0422 – Công ty CP Thành Đức Bán hàng 33311 3.000.000 Tổng phát sinh Nợ 7.003.910.906 Tổng phát sinh Có 7.822.364.401 Số dư Nợ cuối kỳ 4.127.035.526 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.17: Bảng cân đối phát sinh công nợ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 STT Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 DR0347 Chi nhánh công ty nội thất Hòa Phát 97.785.650 97.785.650 2 DR0286 Công ty cổ phần Hàng Kênh 26.389.748 207.750.400 98.453.740 82.906.912 3 DR0147 Bảo hiểm Việt Nam 230.918.072 … …… ………………….. …………… ……………. …………….. ………. …………… ……….…… 169 DR0508 Văn phòng tổng công ty Bưu chính viễn thông 18.882.182 18.882.182 ….. …. ………………… …………….. ……………. ………….. …………… …………. ……………. 185 DR0366 Đại sứ quán Canada 8.023.500 8.023.500 Tổng cộng 11.074.475.356 6.128.986.335 7.003.910.906 7.822.364.401 7.971.190.758 3.844.155.232 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Hàng hóa được bán lẻ tại cửa hàng của công ty và khách hàng thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu khách hàng ở xa mua hàng hoặc số tiền giao dịch lớn (trên 10 triệu), công ty chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản. Thời hạn thanh toán không quá 3 ngày kể từ ngày bán hàng. Điều này tạo sự thuận tiện tối đa cho khách hàng và cũng là một trong những điểm tạo nên sự khác biệt giữa Quốc Minh so với các công ty khác, khẳng định khẩu hiệu vì lợi ích khách hàng của công ty. Quy trình ghi sổ kế toán đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa cũng tương tự như bán buôn, chỉ khác ở chỗ: Khi khách hàng yêu cầu mua hàng nhưng không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán không cần lập hóa đơn giá trị gia tăng. Nhưng đến cuối ngày, nhân viên kinh doanh phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa (Biểu số 2.18) gửi về phòng kế toán. Đây là căn cứ để kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng cho số lượng hàng bán lẻ. Sau đó vào sổ kế toán tương tự như bán buôn. Biểu số 2.18: Bảng kê bán lẻ hàng hóa CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA Ngày 01/12/2008 STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 TM0028 – Thảm kẻ Mỹ m2 90 62.000 5.580.000 02 R0035 – Rèm Seclusion m2 1,760 110.000 193.600 03 TK0019 – Thảm PVC/LG m2 80 20.000 1.600.000 04 TM 0016 – Thảm cuộn Mỹ m2 100 45.000 4.500.000 05 TID12 – Thảm Almaya m2 100 70.000 7.000.000 Cộng 18.873.600 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.2/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Hiện nay, tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Do công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm, uy tín của công ty đặt lên hàng đầu nên hầu như không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Công ty cũng không áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán. 2.5/ Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Chi phí bán hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. Việc quản lý chi phí bán hàng phải hướng tới mục tiêu hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hiệu quả của hoạt động bán hàng vì nó tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho công ty. Công tác tiêu thụ hàng hóa không tốt có thể gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp, làm ứ đọng hàng hóa và thậm chí nếu tình trạng này kéo dài có thể dẫn doanh nghiệp tới việc phá sản. Chính vì thế, Quốc Minh rất coi trọng việc nâng cao hiệu quả chi phí bán hàng nhằm thúc đẩy công tác tiêu thụ lượng hàng một cách tối đa với chi phí tối thiểu. Tại công ty TNHH Quốc Minh, chi phí bán hàng bao gồm các chi phí: Chi phí lương gồm lương nhân viên bán hàng, lương công nhân vận chuyển, bốc dỡ; Chi phí vật dụng đồ dùng phục vụ cho công tác bán hàng; Chi phí khấu hao tài sản cố định tại cửa hàng; Chi phí bảo hành sản phẩm; Chi phí dịch vụ thuê ngoài như điện thoại, Internet, điện, nước...; Chi phí bằng tiền khác. Tất cả các chi phí trên công ty đều theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo từng ngày phát sinh, riêng chi phí lương nhân viên đến cuối tháng mới tập hợp. Kế toán căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ như: Bảng phân bổ tiền lương (Biểu số 2.19), hóa đơn mua sắm các dụng cụ đồ dùng, hóa đơn điện, nước, dịch vụ điện thoại, Internet, bảng khấu hao tài sản cố định...để vào sổ chi tiết chi phí bán hàng (Biểu số 2.20). Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng”. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Biểu số 2.19: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 12/2008 Nợ TK Có TK TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Phụ cấp Khác Cộng BHXH BHYT KPCĐ Cộng TK622 37.200.581 1.099.670 - 38.300.251 5.745.037,5 766.005 766.005 7.277.047,5 45.577.298,5 TK627 7.845.164 33.910 - 7.879.074 1.181.861,3 157.581,5 157.581,5 1.497.024,3 9.376.098,3 TK6421 51.207.000 1.783.000 - 52.990.000 7.948.500 1.059.800 1.059.800 10.068.100 63.058.100 NV BH 16.825.000 525.000 - 17.350.000 2.602.500 347.000 347.000 3.296.500 20.646.500 NV VC 34.382.000 1.258.000 - 35.640.000 5.346.000 712.800 712.800 6.771.600 42.411.600 TK6422 27.528.112 441.810 - 27.979.922 4.196.988 559.598,4 559,598,4 5.316.184,8 33.296.106,8 TK334 - - - - 6.357.462,35 1.271.492,47 7.628.954,82 7.628.954,82 TK335 2.152.779 - - 2.152.779 - - - - 2.152.779 TK338 50.670 50.670 - - - - 50.670 Cộng 125.933.636 3.358.390 50.670 129.352.696 25.429.849,15 3.814.477,37 2.542.984,9 31.787.311,42 125.933.636 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 2.20: Sổ chi tiết chi phí bán hàng CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu tháng: 0 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 F 09/12 PC1.9 09/12 Phí lưu kho 1111 1.434.500 ……… …........ …….. ………………………. ……. ………. …….…… …… 18/12 PC1.24 18/12 Cước điện thoại 1111 139.231 18/12 PC1.25 18/12 Cước phí Internet 1111 280.500 …….. ……. …….. ……………………… …… ………….. ………….. …… 31/12 BPBTL 31/12 Lương nhân viên vận chuyển, bốc xếp 334 35.640.000 31/12 BPBTL 31/12 Lương nhân viên bán hàng 334 17.350.000 Cộng số phát sinh 516.237.500 Kết chuyển xác định kết quả 911 516.237.500 Số dư cuối tháng 0 - Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 02. - Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Để hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.21), sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.22) và sổ Cái chi phí bán hàng (Biểu số 2.23). Biểu số 2.21: Chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 102 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền (VNĐ) Ghi chú Nợ Có A B C 1 D …………………… …… ……… …………….. …………… Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2008 6421 1111 139.231 ……………………….. ………. …… …………………. …………….. Tính ra lương nhân viên bán hàng tháng 12/2008 6421 334 17.350.000 Cộng 516.237.500 Kèm theo: 21 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.22: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền (VNĐ) Số hiệu Ngày tháng A B 1 ............................... .......................... ...................................... 102 31/12 516.237.500 ................................. ................ ...................................... Cộng tháng 87.495.610.419 - Sổ này có 08 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 08 - Ngày mở sổ: 01/01/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.23: Sổ Cái chi phí bán hàng CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CÁI Tháng 12/2008 Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng Số dư đầu tháng: 0 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ (CTGS) Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Phát sinh trong kỳ 31/12 102 31/12 CTGS chi phí bán hàng tháng 12 516.237.500 Cộng số PS trong tháng 516.237.500 Kết chuyển giá vốn xác định kết quả 911 516.237.500 Số dư cuối tháng 0 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 - Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Chương 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 3.1/ Nhận xét về kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty Trải qua một thời gian dài xây dựng và phát triển, Quốc Minh đã tìm được những hướng đi đúng đắn, tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thương trường. Điều đó được thể hiện doanh thu của công ty không ngừng tăng qua các năm. Đặc biệt trong năm 2008 được coi là năm khủng hoảng kinh tế toàn cầu, là năm khó khăn chung của nền kinh tế đất nước, rất nhiều doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, thậm chí phá sản. Nhưng Quốc Minh vẫn làm ăn có lãi và đạt doanh thu cao (trên 40 tỷ đồng). Có được sự thành công ấy là do những thành tựu trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. 3.1.1/ Những ưu điểm 3.1.1.1/ Về công tác quản lý Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý khoa học, hợp lý, được chuyên môn hoá, bắt kịp với sự thay đổi của thị trường. Việc tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng là hợp lý so với quy mô của công ty hiện nay. Mọi hoạt động của các phòng ban được điều hành thống nhất bởi giám đốc công ty. Giữa các phòng ban có mối liên hệ nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm hướng tới mục tiêu chung của công ty đó là không ngừng nâng cao doanh thu tiêu thụ hàng hóa, gia tăng lợi nhuận cho công ty. Công việc quản lý, điều hành kinh doanh của công ty mang tính nền nếp và linh hoạt, được thực hiện thông qua hệ thống thông tin và mạng Internet. Đội ngũ nhân viên nhiều năm công tác, có tính chuyên nghiệp cao, sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng, không ngừng nâng cao dịch vụ mọi lúc, mọi nơi. 3.1.1.2/ Về công tác kế toán Trong cơ chế thị trường ngày nay, công tác kế toán ngày càng bộc lộ rõ vai trò quan trọng của mình, không chỉ dừng lại ở vai trò “tay hòm chìa khóa” của các doanh nghiệp mà hơn thế là người dẫn đường, là công cụ quản lý của chủ doanh nghiệp. Ý thức được điều đó, Quốc Minh luôn chú trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của hạch toán kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán tại công ty đã đạt được nhiều thành tựu, cụ thể: Về việc tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, chỉ có 5 người, phù hợp với quy mô của công ty, được tổ chức một cách tương đối chặt chẽ với đội ngũ nhân viên trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, lại được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, phù hợp với trình độ, khả năng của mỗi người, giúp chuyên môn hoá bộ máy kế toán, tạo điều kiện cho mỗi người đi sâu tìm hiểu, nâng cao nghiệp vụ, phát huy hết khả năng của mình, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty. Về việc tổ chức chứng từ: Tại công ty sử dụng hầu hết các mẫu chứng từ theo quyết định số 48/2006/ QĐ – BTC do Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống chứng từ được sử dụng, tổ chức một cách hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ được sắp xếp một cách khoa học thuận tiện cho công tác hạch toán kế toán cũng như việc tra cứu thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo có sự phê duyệt của những người có thẩm quyền, trách nhiệm. Về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được áp dụng theo quyết định số 48/2006/ QĐ – BTC, nhưng được chi tiết hoá một cách hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của công ty, tạo điều kiện cho việc quản lý dễ dàng. Về hình thức ghi sổ: Việc áp dụng hình thức Chứng từ - Ghi sổ tương đối đơn giản, dễ làm, phù hợp với quy mô, đặc điểm của công ty và rất thích hợp với kế toán máy. Năm 2006, công ty bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 vào công tác hạch toán kế toán đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc so với kế toán thủ công trước đây, tiết kiệm sức lao động, nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu quản trị và bắt kịp với tốc độ phát triển của nền kinh tế. Hơn nữa giúp việc cập nhật chứng từ, ghi sổ kế toán một cách nhanh chóng, chính xác, tránh được việc bỏ sót không ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh. Về tổ chức hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo được lập một cách đầy đủ, kịp thời và theo đúng chế độ hiện hành. 3.1.1.3/ Về kế toán tiêu thụ hàng hóa Kế toán tiêu thụ hàng hóa là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán, có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Tại công ty, công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý quá trình tiêu thụ. Với đặc thù là doanh nghiệp thương mại, hàng hóa của công ty rất đa dạng về chủng loại, các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới hàng hóa nhiều, giá cả thường xuyên biến động. Do đó, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp trung bình tháng là hợp lý, giúp cho việc hạch toán rõ ràng, đơn giản. Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với doanh nghiệp. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu, cung cấp số liệu nhập – xuất – tồn của hàng hóa, giúp cho việc quản lý số lượng hàng hóa một cách dễ dàng, phục vụ cho việc quản lý tiêu thụ hàng hóa diễn ra nhịp nhàng, không bị gián đoạn do thiếu hàng và hàng tồn cũng không quá nhiều, gây ứ đọng vốn. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của từng nghiệp vụ, được cập nhật kịp thời vào phần mềm kế toán Fast Accounting. Nội dung các chứng từ được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, đảm bảo phản ánh đúng đắn nội dung kinh tế phát sinh. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý, chặt chẽ, khoa học, tuân thủ đúng chế độ hiện hành. Tài khoản sử dụng hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa tương đối đầy đủ. Sổ sách sử dụng tại công ty tương đối rõ ràng. 3.1.2/ Những hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những thành tựu đạt được trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng, việc tổ chức kế toán tại công ty còn có những tồn tại cần được tiếp tục hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu quản lý tại công ty. Thứ nhất, là công ty thương mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hóa nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Trong thời buổi thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, giá cả cũng như mẫu mã, chất lượng của sản phẩm thay đổi liên tục. Do đó việc giảm giá hàng tồn kho là không tránh khỏi. Tuy nhiên tại công ty chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này gây ảnh hưởng tới giá trị thực tế của hàng tồn kho có thể thực hiện được trên các báo cáo tài chính, làm giảm độ tin cậy của các báo cáo này. Từ đó dẫn tới các quyết định không đúng đắn của nhà quản trị. Ví dụ như, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa tháng 12/2008, mặt hàng thảm T18 có giá gốc là 137.707,94 VNĐ/m2. Nhưng hiện nay, giá bán của mặt hàng này trên thị trường chỉ còn 130.000 VNĐ/m2. Tuy nhiên đến cuối tháng, kế toán vẫn không phản ánh sự giảm giá này vào sổ sách kế toán. Điều này sẽ khiến cho việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho cao hơn giá trị thực hiện được của nó, khiến tổng tài sản của doanh nghiệp sẽ cao hơn so với thực tế, gây hiểu lầm cho nhà quản trị. Từ đó dẫn tới các quyết định không chính xác của nhà quản trị công ty. Thứ hai, thực tế hiện nay tại công ty có rất nhiều khách hàng thường sử dụng hình thức thanh toán là nợ và chấp nhận thanh toán. Nhiều khách hàng ở các tỉnh khác, nhiều trường hợp vì một lý do nào đó mà chậm hoặc không có khả năng thanh toán. Mặt khác, để đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh, thị trường tiêu thụ hàng hóa cũng như đối tượng khách hàng của công ty ngày trở nên đa dạng, phong phú. Do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng tăng. Nhưng tại công ty hiện nay chưa tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà chỉ khi nào các khoản này phát sinh thì mới trích lập. Điều này vi phạm nguyên tắc “thận trọng” trong công tác kế toán. Đối với các khách hàng lớn, có mối quan hệ thân tín, làm ăn nhiều năm với công ty, việc xảy ra nợ khó đòi thường hiếm. Tuy nhiên với hình thức bán lẻ, việc chấp nhận thanh toán qua ngân hàng đối với những khách hàng ở xa hoặc số tiền giao dịch lớn đã khiến cho công ty phát sinh những khoản nợ khó đòi do thiếu thông tin về khách hàng. Những khoản nợ này thường quá hạn từ 3 tháng đến 1 năm. Công ty nên tiến hành trích lập các khoản nợ khó đòi này theo các quy định của Nhà nước, nhằm phản ánh chính xác tình hình công nợ của công ty, giúp nhà quản trị ra các quyết định hợp lý và đúng đắn. Thứ ba, tại công ty, chi phí bán hàng đều được tập hợp chung vào tài khoản 6421, nhưng chưa chi tiết theo từng khoản mục phát sinh cũng như tại nơi phát sinh. Điều này ảnh hưởng đáng kể tới công tác quản lý nói chung và quản trị chi phí nói riêng. Do không chi tiết nên sẽ rất khó khăn khi nhà quản trị công ty muốn biết được chi phí của từng khoản mục, dẫn tới không đánh giá được hiệu quả của từng khoản mục chi phí cũng như hiệu quả sử dụng chúng tại nơi phát sinh. Từ đó, nhà quản trị sẽ không đề ra được phương pháp quản lý chi phí bán hàng có hiệu quả. Mặt khác, chi phí bán hàng được tập hợp chung cho cả 2 loại mặt hàng là hàng nội thất và hàng thiết bị truyền hình. Tuy nhiên tại công ty lại chưa có chính sách phân bổ chi phí bán hàng này cho từng mặt hàng, gây khó khăn cho nhà quản trị khi xác định hiệu quả kinh doanh cho từng loại hàng hóa. Do vậy, công ty cần tiến hành phân bổ chi phí bán hàng theo tiêu thức cụ thể. Thứ tư, hiện nay công ty kinh doanh 2 loại mặt hàng chính là hàng nội thất và hàng thiết bị truyền hình. Việc ghi nhận giá trị của 2 mặt hàng này được tập hợp vào tài khoản 1561, chi tiết đến cấp 3: 15611 – Mặt hàng nội thất; 15612 – Mặt hàng thiết bị truyền hình. Việc chi tiết chỉ dừng lại ở đó. Trong khi đó, mỗi loại mặt hàng lại có rất nhiều loại hàng hóa. Riêng mặt hàng nội thất đã gồm 3 loại chính là thảm trải sàn, mành rèm và giấy dán tường. Điều này sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị khi muốn biết được hiệu quả kinh doanh của từng loại hàng hóa, để quyết định tiếp tục kinh doanh những mặt hàng có hiệu quả cao, cắt giảm những mặt hàng kém hoặc không hiệu quả. Thứ năm, trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu ngày nay, việc đa dạng hóa các phương thức thanh toán là một điều tất yếu, việc thanh toán bằng tiền mặt dần nhường chỗ cho các hình thức thanh toán phi tiền mặt, việc cho khách hàng trả sau, trả chậm... là những phương thức bán hàng phổ biến trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng doanh nghiệp có khả năng bị khách hàng chiếm dụng vốn cao. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để giảm thiểu tình trạng đó. Quốc Minh cũng không ngoại lệ. Tại công ty hiện nay, chưa có các chính sách, biện pháp nhằm ngăn chặn tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn. Thứ sáu, tại công ty không có chính sách giảm giá hàng bán cũng như chiết khấu thương mại cho khách hàng. Đây là điểm bất lợi đối với công ty, giảm sức hấp dẫn đối với khách hàng, nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, khi mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng chiêu thức giảm giá hoặc chiết khấu nhằm tranh giành thị trường lẫn nhau. Thứ bảy, việc lập các báo cáo đặc biệt là các báo cáo quản trị chưa phát huy được vai trò định hướng cho quá trình kinh doanh mà mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra, quản lý, giám sát quá trình hoạt động. Tại công ty mới chỉ lập các báo cáo: Báo cáo hàng mua đang đi đường, báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt, báo cáo công nợ và báo cáo nhập – xuất – tồn với mục đích chính là theo dõi, kiểm tra quá trình kinh doanh tại công ty. 3.2/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh 3.2.1/ Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa là công việc quan trọng và cấp thiết, nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, bởi hoạt động tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa rất to lớn đối với toàn bộ nền kinh tế nói chung và đối với bản thân doanh nghiệp nói riêng, đặc biệt là với các doanh nghiệp thương mại, bán hàng mới có thể đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và bù đắp được chi phí đã bỏ ra, không những thế nó còn phản ánh năng lực kinh doanh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Với lợi thế là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh đồ nội thất thảm trải sàn, các loại mành, rèm...,là lĩnh vực còn rất non trẻ tại nước ta hiện nay; cùng với số vốn tương đối lớn và đội ngũ nhân viên giàu năng lực và nhiệt tình, Công ty có tiềm năng kinh tế mạnh. Để có thể phát huy hết tiềm năng, tạo đà cho sự phát triển của công ty, Công ty cần hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hóa nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng. Vì thông qua những số liệu do kế toán tiêu thụ cung cấp, nhà quản lý có thể nắm bắt kịp thời tình hình tiêu thụ, khả năng sinh lời của từng mặt hàng, giúp nhà quản lý đánh giá được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thấy được những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những chính sách kinh doanh xác đáng, phù hợp với tình hình, điều kiện thực tế, có những biện pháp kịp thời khắc phục khó khăn và phát huy những thuận lợi đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển. Do đó, những tồn tại trong công tác tiêu thụ hàng hóa cần được khắc phục. Có như vậy thông tin do kế toán tiêu thụ cung cấp mới đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời. Sự kiện nước ta gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO đã đánh dấu một bước ngoặt lớn cho sự phát triển nền kinh tế đất nước, mang lại cho các doanh nghiệp trong nước nhiều cơ hội nhưng cũng lắm thách thức. Hoạt động kinh doanh trong một môi trường cạnh tranh gay gắt từ những đối thủ lớn, mạnh trên trường quốc tế, các doanh nghiệp muốn đứng vững và đi lên bắt buộc phải tự hoàn thiện mình, nâng cao sức cạnh tranh, tự tìm tòi thị trường đầu ra, nắm bắt các cơ hội kinh doanh do thị trường mang lại. Để làm được điều đó, kế toán là một công cụ không thể thiếu, đặc biệt là kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ hàng hóa là một nội dung chủ yếu của công tác kế toán phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Với ý nghĩa to lớn đó, kế toán tiêu thụ hàng hóa đòi hỏi các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường áp dụng các biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình mà vẫn khoa học, đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa giúp cải thiện, nâng cao chất lượng của hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. Từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, kích thích người lao động và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. 3.2.2/ Nguyên tắc hoàn thiện Hoàn thiện kế toán tiêu thụ cần hướng tới mục tiêu khả thi, tiết kiệm và hiệu quả, cần phải dựa trên những điều kiện thực tế của doanh nghiệp về nguồn nhân lực, vật lực... Do đó, việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa cần đảm bảo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc tuân thủ: Việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sơ tôn trọng thể lệ, chế độ tài chính, các chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước; Nguyên tắc phù hợp: Hoàn thiện vừa phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi nhưng cũng phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của công ty; Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa phải được đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được, phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả vì mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả công tác và nâng cao lợi nhuận của công ty; Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải hướng tới hiện đại hóa, chuyên môn hóa và đảm bảo tính chính xác, kịp thời và cần thiết của các thông tin kế toán cho việc ra các quyết định. 3.2.3/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh 3.2.3.1/ Đứng trên góc độ kế toán quản trị Công ty cần chú trọng hơn nữa công tác lập báo cáo quản trị có tác dụng giúp chủ doanh nghiệp định hướng cho quá trình kinh doanh của mình nhằm phát huy hết tác dụng của loại báo cáo này. a) Lập kế hoạch: là nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, là nguồn gốc ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn của nhà quản trị. Nếu khâu lập kế hoạch được thực hiện tốt sẽ giúp cho công ty có hướng đi đúng đắn trong hoạt động kinh doanh, phát huy tối đa tiềm năng, hạn chế rủi ro và khắc phục được nhược điểm của mình. Nếu không có kế hoạch, doanh nghiệp hoạt động không có phương hướng, không hiệu quả. Việc lập kế hoạch của doanh nghiệp có thể được thực hiện qua các dự toán sản xuất kinh doanh. Dự toán sản xuất kinh doanh là những dự kiến những phối hợp chi tiết, chỉ rõ cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và được biểu diễn bằng một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị. Các dự toán này cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống về toàn bộ kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp; cung cấp các mục tiêu xác định để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này. Đồng thời giúp cho nhà quản trị phân tích kết quả thực hiện so với dự toán để từ đó phát hiện những điểm mạnh, điểm yếu, những đình trệ tiềm ẩn trong khâu sản xuất hoặc tiêu thụ trước khi nó xảy ra, để có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa, việc lập kế hoạch càng có ý nghĩa, vai trò quan trọng. Công ty có thể lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa thông qua việc xây dựng các dự toán như: Dự toán nhu cầu hàng hóa, dự toán về tiêu thụ hàng hóa, dự toán doanh thu bằng tiền... Dự toán về nhu cầu hàng hóa trong kỳ nhằm xác định lượng hàng cần mua trong kỳ, được lập cho từng loại hàng hóa theo nguyên tắc trọng yếu, tức là phải chú ý tới những loại mặt hàng kinh doanh chính, có số vòng quay lớn, mức tiêu thụ cao. Phương pháp lập như sau: Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV 1. Số lượng hàng hóa cần cho tiêu thụ 2. Số lượng hàng hóa cần dự trữ cuối kỳ 3. Số lượng hàng tồn đầu kỳ 4. Số lượng hàng cần mua trong kỳ (4 = 1 + 2 – 3) Dự toán về tiêu thụ hàng hóa nhằm xác định doanh thu tiêu thụ dự kiến cho kỳ tới. Đây là dự toán được lập đầu tiên và là căn cứ để xây dựng các dự toán khác có liên quan. Dự toán này cũng là căn cứ để phân tích khả năng thỏa mãn nhu cầu thị trường về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Căn cứ để xây dựng dự toán tiêu thụ hàng hóa là: Kết quả tiêu thụ hàng hóa của kỳ trước; Kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường về hàng hóa của doanh nghiệp; Căn cứ vào khả năng tiêu thụ của các loại hàng hóa thay thế khác trên thị trường; Căn cứ vào khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường của doanh nghiệp; Căn cứ vào chính sách giá, marketing trong tương lai; Căn cứ vào các chỉ tiêu phản ánh sự vận động của nền kinh tế (thu nhập bình quân đầu người, tổng sản phẩm xã hội)... Phương pháp xác định : Doanh thu tiêu thụ dự kiến Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Giá bán đơn vị sản phẩm dự kiến = x Dự toán tiêu thụ được lập chi tiết cho từng loại hàng hóa Dự toán doanh thu bằng tiền: phản ánh số tiền thu – chi trong kỳ. Việc lập dự toán này phụ thuộc vào phương thức thanh toán cũng như phương thức bán hàng của công ty. Mặt khác, việc lập các báo cáo quản trị nội bộ là việc làm không thể thiếu. Công ty cần tiến hành lập và phân tích tình hình sử dụng chi phí đối với từng khâu, từng bộ phận cũng như phân tích hiệu quả kinh doanh, khả năng thanh toán, tình hình công nợ...của mình trong từng thời kỳ để tìm ra những hướng đi đúng đắn và hiệu quả cho công ty. Hiện nay công ty kinh doanh 2 loại mặt hàng chính là hàng nội thất và thiết bị truyền hình, vậy công ty nên lập báo cáo bộ phận cho 2 sản phẩm này để có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng. Chỉ tiêu Hàng nội thất Hàng thiết bị truyền hình Toàn doanh nghiệp 1.Doanh thu tiêu thụ 2.Chi phí khả biến 3.Số dư đảm phí 4.Chi phí cố định bộ phận 5. Số dư bộ phận 6.Chi phí cố định chung 7.Lợi nhuận thuần Qua báo cáo bộ phận, nhà quản trị có thể thấy được tình hình sử dụng chi phí cũng như hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng. Từ đó có những chính sách kinh doanh hợp lý. b) Các chiến lược công ty: Bên cạnh công tác lập kế hoạch, việc đề ra các chiến lược kinh doanh của công ty là hết sức cần thiết. Hiện nay, tại công ty chưa có các chính sách giảm giá hay chiết khấu. Do đó, công ty nên bổ sung thêm các chính sách này vào công tác bán hàng nhằm thu hút khách hàng, khuyến khích khách hàng mua hàng tại công ty với số lượng lớn. Để hạn chế việc bị khách hàng chiếm dụng vốn, công ty nên lập lịch thu tiền bán hàng. Lịch thu tiền bán hàng phải được lập cụ thể cho từng khách hàng nhằm theo dõi tiến độ thanh toán của từng khách hàng cũng như theo dõi khả năng thất thu của các khoản nợ. Điều này giúp kế toán lập dự phòng nợ phải thu khách hàng một cách chính xác. Đồng thời, phòng Kinh doanh cần thực hiện việc nghiên cứu khách hàng về khả năng tài chính, uy tín, vị thế cũng như tư cách của nhà quản trị đối tác một cách kỹ lưỡng. Bên cạnh đó, công ty nên có chính sách nhiều mức chiết khấu thanh toán tùy thuộc vào giá trị hàng hóa và thời hạn thanh toán thay cho một mức chiết khấu thanh toán như hiện nay. Ví dụ như: nếu giá trị hàng hóa mà khách hàng mua từ 5 – 10 triệu, thời hạn thanh toán 30 ngày. Nếu khách hàng thanh toán trước 30 ngày sẽ được hưởng mức chiết khấu thanh toán là 2%, thanh toán trước 15 ngày sẽ được hưởng mức chiết khấu 3%...Điều này sẽ tạo nên sự linh hoạt trong chính sách bán hàng, khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn và giảm thiểu rủi ro cho công ty. Với tiềm năng mạnh, số vốn điều lệ lên tới 18 tỷ, công ty nên có chiến lược mở rộng thị trường tiêu thụ ra Miền Trung và Miền Nam – đây là những thị trường năng động và đầy tiềm năng với các doanh nghiệp nói chung và Quốc Minh nói riêng. Công ty nên xem xét việc mở chi nhánh, quảng cáo hình ảnh của công ty tới các đối tác ở khu vực này. 3.2.3.2/ Đứng trên góc độ kế toán tài chính Thứ nhất, Công ty cần tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi nhằm lành mạnh hóa tình hình tài chính, giúp công ty hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động đối phó với những trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hóa, thất thu các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ. Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh đúng đắn giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ. Do là doanh nghiệp vừa, áp dụng quyết định số 48/2006/QĐ – BTC nên công ty nên lập dự phòng thông qua tài khoản 1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức dự phòng giảm giá HTK Số lượng HTK tại thời điểm lập BCTC = x ─ Giá gốc HTK trên sổ sách kế toán Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK Phương pháp kế toán: Cuối niên độ, kế toán căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 1593 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau (N+1), tính mức dự phòng cần lập, nếu: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước, thì số chênh lệch được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 Có TK 1593 Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước, thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, ghi: Nợ TK 1593 Có TK 711 Dự phòng nợ phải thu khó đòi Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập nhằm xác định giá trị thực của khoản tiền nợ phải thu trên báo cáo tài chính. Để hạch toán nợ phải thu khó đòi, theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC kế toán sử dụng tài khoản 1592 “dự phòng nợ phải thu khó đòi”. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi Xử lý nợ phải thu khó đòi; Bên Có: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; Dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có. Phương pháp xác định mức dự phòng cần lập: Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phù hợp trong chế độ kế toán tài chính hiện hành, doanh nghiệp hạch toán số dự phòng cần trích lập theo một trong các cách sau: Cách 1: Có thể ước tính theo một tỷ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên tổng số dư nợ phải thu: Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập cuối niên độ Tổng dư nợ phải thu Tỷ lệ phần trăm ước tính = x Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng qua hạn được xếp vào khách hàng khó đòi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả xác minh để xác định số dự phòng cần lập theo số % có khả năng thất thu. Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập cuối niên độ Nợ phải thu khó đòi Tỷ lệ phần trăm thất thu ước tính = x Căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Phương pháp lập dự phòng:- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Phương pháp kế toán Cuối kỳ kế toán doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp      Có TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi      Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi). Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng      Có TK 138 - Phải thu khác. Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . .      Có TK 711 - Thu nhập khác. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Thứ hai, tại công ty nên chi tiết hóa tài khoản 6421 thành các tài khoản cấp 3 theo từng nội dung phát sinh như: TK 64211: Chi phí lương gồm lương nhân viên bán hàng, lương công nhân vận chuyển, bốc dỡ; TK 64213: Chi phí vật dụng đồ dùng phục vụ cho công tác bán hàng; TK 64214: Chi phí khấu hao tài sản cố định tại cửa hàng; TK 64215: Chi phí bảo hành sản phẩm; TK 64217: Chi phí dịch vụ thuê ngoài như điện thoại, Internet, điện, nước...; TK 64218: Chi phí bằng tiền khác. Đồng thời đối với mỗi khoản chi phí cần tiếp tục chi tiết theo bộ phận sử dụng. Nhưng để đơn giản hóa công tác kế toán thì chỉ cần chi tiết cho những khoản mục trọng yếu, tức phát sinh lớn hoặc tần suất phát sinh nhiều. Điều này sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn đầy đủ về hiệu quả việc sử dụng chi phí bán hàng, phát hiện kịp thời nếu có sự lãng phí nguồn lực, và có những điều chỉnh cần thiết nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng. Doanh thu bán hàng của mặt hàng i Công ty cũng nên phân bổ chi phí bán hàng theo tiêu thức doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng, nhằm phục vụ nhà quản trị ra quyết định. Cụ thể CPBH phân bổ cho mặt hàng i = Chi phí bán hàng x Doanh thu bán hàng Thứ ba, Công ty cần tiếp tục chi tiết tài khoản 1561 nhằm theo dõi tình hình kinh doanh của từng loại hàng hóa, như: TK 15611 – Hàng nội thất sẽ tiếp tục chi tiết thành tài khoản: 15611 – Thảm trải sàn 15611 – Mành, rèm 15611 – Giấy dán tường ... Thứ tư, trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, nhằm thu hút khách hàng, tăng cường số lượng hàng tiêu thụ, tại công ty nên áp dụng các chính sách như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho những khách hàng thường xuyên mua với số lượng lớn, ổn định, có mối quan hệ tốt với công ty. Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng tài khoản 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2: - TK 5211 “Chiết khấu thương mại”; - TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”; - TK 5213 “Giảm giá hàng bán. 3.2.4/ Điều kiện thực hiện Để có thể hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung, đòi hỏi phải có sự phối hợp của cả 2 phía là Nhà nước và doanh nghiệp. 3.2.4.1/ Về phía Nhà nước Do nước ta đi theo con đường xã hội chủ nghĩa, Nhà nước đóng vai trò là người quản lý, điều tiết vĩ mô nền kinh tế. Do đó, để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến việc ban hành Luật cũng như Chế độ, chuẩn mực kế toán, từng bước phù hợp với thông lệ quốc tế và phù hợp với tình hình thực tế của đất nước, đáp ứng nhu cầu hội nhập nền kinh tế. Chuẩn mực cần rõ ràng, cụ thể, giúp doanh nghiệp hiểu rõ, đúng và đầy đủ chế độ. Có như vậy việc tổ chức hạch toán kế toán mới thống nhất, đồng bộ, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước. 3.2.4.2/ Về phía doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các thông tin về hạch toán kế toán, để có thể thay đổi công tác hạch toán cho phù hợp với những quy định mới ban hành, đảm bảo sự tuân thủ chế độ. Năng lực của nhân viên kế toán có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả của công tác kế toán tại doanh nghiệp. Đặc biệt cùng với sự phát triển của các phần mềm kế toán như hiện nay. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo cán bộ nhân viên kế toán nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cũng như đạo đức nghề nghiệp cho kế toán viên như mời chuyên gia về giảng dạy cho các nhân viên kế toán, giúp kế toán viên tiếp cận, nắm bắt được các phần mềm kế toán, điều này sẽ làm cho công tác kế toán được đơn giản, gọn nhẹ, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị hay cử nhân viên kế toán đi học tại các lớp bồi dưỡng kế toán... KẾT LUẬN Kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng là công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin do kế toán tiêu thụ hàng hóa chỉ ra cho nhà quản trị nên kinh doanh mặt hàng gì, mua bao nhiêu, bán bao nhiêu, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất, tăng doanh thu bán ra và tiết kiệm chi phí, giúp nhà quản trị biết mức độ hoành thành kế hoạch, phát hiện sai sót, mất cân đối giữa các khâu để cố biện pháp xử lý thích hợp. Còn đối với những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, thông qua số liệu kế toán, các ngân hàng mới có thể quyết định cho doanh nghiệp vay vốn, các nhà đầu tư mới quyết định đầu tư vào doanh nghiêp. Để đạt được yêu cầu đó, quản lý hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa phải thực sự khoa học, hợp lý, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Làm tốt khâu này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác thực hiện nhiệm vụ của mình, tạo ra hệ thồng quản lý logic, có hiệu quả cao. Việc nghiên cứu kế toán tiêu thụ hàng hóa đã giúp em có cái nhìn sâu hơn về một phần hành quan trọng trong doanh nghiệp, ý thức được vai trò của công tác tổ chức kế toán tiêu thụ tại doanh nghiệp, giúp em có điều kiện tìm tòi, học hỏi, nâng cao hiểu biết về nghề nghiệp, chuyên môn của mình. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Kế toán trưởng, các anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán của công ty TNHH Quốc Minh và cô Phạm Thị Thuỷ đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các chuẩn mực kế toán quốc tế; Nhà xuất bản chính trị quốc gia, 2002. PGS.TS Đặng Thị Loan, Kế toán tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân. TS.Nguyễn Phương Liên, Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp theo Luật, Nghị định, các chuẩn mực và chế độ kế toán (thực hiện từ 30/3/2005); Nhà xuất bản Tài Chính- 2005. Tạp chí kế toán Các Website: www.tapchiketoan.com; www.ketoantruong.com Luận văn K45, K46 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................1 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH…..3 1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................3 1.2/ Đặc điểm hoạt động kinh doanh.......................................................7 1.3/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý...................................................11 1.4/ Đặc điểm tổ chức kế toán................................................................14 1.4.1/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán..........................................14 1.4.2/ Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán....................................17 Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH..............................................................18 2.1/ Hàng hoá và quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty....................18 2.1.1/ Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và thị trường tiêu thụ .........18 2.1.2/ Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán.........19 2.1.3/ Các chính sách kinh doanh.......................................................20 2.1.4/ Chứng từ sử dụng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa và quy trình ghi sổ của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại công ty...........................21 2.2/ Kế toán giá vốn hàng bán.................................................................24 2.2.1/ Phương pháp tính giá hàng xuất bán.....................................24 2.2.2/ Tài khoản, sổ sách sử dụng.....................................................26 2.2.3/ Quy trình kế toán.....................................................................27 2.3/ Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá...........................................35 2.3.1/ Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa.....................................35 2.3.1.1/ Tài khoản, sổ sách sử dụng...........................................35 2.3.1.2/ Quy trình kế toán ...........................................................35 2.3.2/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu..................................46 2.5/ Kế toán chi phí bán hàng.................................................................47 Chương 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH...........................................................................................................53 3.1/ Nhận xét về kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty.........................53 3.1.1/ Những ưu điểm........................................................................53 3.1.1.1/ Về công tác quản lý........................................................53 3.1.1.2/ Về công tác kế toán........................................................54 3.1.1.3/ Về công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa..............55 3.1.2/ Những hạn chế còn tồn tại......................................................56 3.2/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh.................................................................................60 3.2.1/ Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá.......60 3.2.2/ Nguyên tắc hoàn thiện............................................................61 3.2.3/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh..........................................................................62 3.2.3.1/ Đứng trên góc độ kế toán quản trị.................................62 3.2.3.2/ Đứng trên góc độ kế toán tài chính..................................67 3.2.4/ Điều kiện thực hiện.........................................................................73 3.2.4.1/ Về phía Nhà nước..........................................................73 3.2.4.2/ Về phía doanh nghiệp.....................................................73 KẾT LUẬN..................................................................................................74 MỤC LỤC THAM KHẢO.........................................................................75