Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

6: Thủ kho tiến hành xuất hàng trên cơ sở Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chưa thanh toán. Bước 7: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu giá vốn hàng bán, doanh thu và thuế. Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau: Nghiệp vụ bán hàng hóa Người mua Đè nghị mua hàng Kế toán thanh toán Lập hóa đơn GTGT Giám đốc, Kế toán trưởng Ký hóa đơn GTGT Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền Thủ kho Xuất hàng Kế toán Ghi sổ Bảo quản lưu trữtr÷ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Sơ đồ 4 : Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hóa 2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. Quá trình bán hàng là quá trình Doanh nghiệp thực hiện chuyển giao hàng hóa cho khách hàng và khách hàng sẽ phải trả cho Doanh nghiệp tiền, hàng với giá cả và phương thức thanh toán như 2 bên đã thỏa thuận. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng. Kế toán bán hàng của Công ty sử dụng TK 511 Doanh thu bán hàng để theo dõi doanh thu trên cở sở giá bán thực tế. Đối với phương thức bán buôn qua kho, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì khách hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến cho Công ty, trên cơ sở đơn đặt hàng và sự thỏa thuận với khách hàng. Từ đây giao dịch sẽ được thực hiện. Đối với phương thức bán lẻ thì quá trình giao dịch đơn giản hơn rất nhiều, khách hàng sẽ trực tiếp đến cửa hàng và mua hàng, sau đó thanh toán tiền ngay cho nhân viên bán hàng của Công ty tại quầy. Khi khách hàng đồng ý mua hàng của Công ty, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT (Biểu số 2.2). Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 được giao cho khách hàng, liên 3 được dùng để luân chuyển. Sau đó, kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng hóa bán ra. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (Biểu số 2.3). Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 được giao cho thủ kho giữ để đề xuất hàng và ghi vào thẻ kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất vào thẻ kho của hàng hóa đó, cuối ngày thủ kho tính ra khối lượng hàng hóa tồn kho và ghi vào cột tồn của loại hàng hóa đó. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi vào bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra trong tháng, và cuối tháng lập “ Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra” Ví dụ: Ngày 8 tháng 2 năm 2008 Công ty có bán cho chị Lê Hải An, Công ty TNHH Đinh Lê, Hưng Yên 10 tấn Kali sau khi 2 bên đã kỹ kết HDMB số 85679/MB ngày 1/2/2008, thống nhất về các điều khoản cần thiết như giá bán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Sau khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho sẽ theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho về mặt số lượng trên thẻ kho (Biểu số 2.1). Cột nhập, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho. Cột xuất, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho. Cột tồn, Cuối mỗi ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng hóa tồn kho của loại hàng hóa đó và ghi vào cột tồn kho. Số lượng hàng hóa tồn kho được tính theo công thức : Tồn cuối ngày= Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày – Xuất trong ngày Thẻ kho được mở cho cả năm và được lập riêng cho từng loại hàng hóa để tiện cho việc theo dõi. Biểu 2.1 Đơn vị : Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Phiếu Xuất Kho Ngày 8 tháng 2 năm 2008 Nợ: TK 632 Có: TK 156 Bộ phận: Người nhận hàng: Chị An Lý do xuất kho: bán cho khách hàng Xuất tại kho: Ngọc Hồi Số STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Kali Tấn 10 10 Cộng 10 10 Xuất ngày 8 tháng 2 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sản xuất Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho ( Ký tên đóng dấu ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) Biểu số 2.2 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Mẫu số 01 GTKT -3LL Liên 1: Lưu LT/2008B Ngày 8/2/20008 45627 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ : Xã Ngũ Hiệp, Huyện Thanh Trì, Hà Nội. Số TK: 0100101548 Họ tên người mua hàng: Lê Hải An Tên đơn vị: Công ty TNHH Đinh Lê Địa chỉ: 132 Lê Hoàn, Hưng Yên Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 020058708 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá ( VND/tấn) Thành tiền 1 Kali Tấn 10 3 960 000 30 960 000 Cộng tiền hàng 30 960 000 Tiền thuế (Thuế GTGT 5%) 1 548 000 Tổng cộng tiền thanh toán 32 508 000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi hai triệu năm trăm linh tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) Biểu số 2.3 Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Thẻ kho Tên kho: Kho Ngọc Hồi Ngày lập thẻ: 1/1/2008 Tờ số: 1 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Kali STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 87.342 1 85671 2/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Hải Phòng 2/2/2008 20.000 61.342 2 85673 6/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Bắc Ninh 6/2/2008 80.000 30.000 31.342 3 85686 12/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Nam Định 12/2/2008 120.000 111.342 4 85688 14/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Hưng Yên 14/2/2008 231.342 5 85700 26/2/2008 HTX Giải Phóng 26/2/2008 500 ... ... .... ...... .... ..... .... .... .... Cộng 200.000 Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn GTGT, kế toán sẽ cập nhật số liệu vào “ Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra”. Tại các cửa hàng, Công ty chỉ có các nhân viên theo dõi sự biến động về mặt số lượng, các hóa đơn GTGT sẽ được chuyển về Công ty để thực hiện công tác hạch toán, việc hạch toán như thế sẽ giúp giảm bớt sự chồng chéo trong Công tác kế toán, chuyên môn hóa cao, giảm bớt những sai sót có thể xảy ra. Đến cuối tháng, Kế toán Công ty sẽ lập “ Bảng kê xuất bán hàng tháng” (Biểu số 2.4) chi tiết theo đối tượng các khách hàng và loại hàng hóa bán ra, “ Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng” theo (Biểu số 2.5). Số liệu trên Bảng kê xuất bán hàng tháng được lập dựa trên cơ sở bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra trong tháng, dựa vào bảng này Công ty có thể nhận biết được nhu cầu của thị trường trong tháng tới, từ đó có quyết định kinh doanh cho phù hợp. Cách lập “ Bảng kê xuất bán hàng tháng” đó là cột số lượng được tổng hợp từ cột số lượng trên bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra. Cách làm cột thành tiền tương tự cột số lượng. Từ Bảng kê xuất bán hàng tháng bán ra kế toán định khoản bút toán sau: Nợ Tk 131 : 47.610.628.578 Có Tk 511 : 45.343.455.789 Có Tk 3331 : 2.267.172.789 Như vậy, doanh thu bán hàng trong tháng 2 năm 2008 của Công ty là 45.343.455.789 VND Cách lập “ Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng”, thực chất là Bảng tổng hợp của các hóa đơn GTGT trong tháng, được lập vào cuối tháng nhưng chi tiết theo từng khu vực ví dụ như cửa hàng Đồng Văn, trạm Hải Phòng, phòng Kinh doanh... Các cột tên hàng, số lượng, đơn giá, doanh thu chưa thuế, thuế, thành tiền đều được lập trên cơ sở hóa đơn GTGT. Biểu số 2.4 Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa điểm Urê con ó DAP Lân Lâm Thao SL TT SL TT SL TT Đại diện Hải Phòng Phòng Kinh doanh 4.250.000 Đồng Văn 57.690.000 Văn Điển 14.220.000 19.106.280 Do Lộ Hà Đông Thanh Hóa 2.369.950 12.928.826.000 Miền Nam Cửa hàng vật tư NN Điện Biên . . . . . . . . . . . . . . . TK 156 182.800.600 2.379.950 12.928.825.000 19.105.250 Phòng Kinh Doanh (Tk 157) Văn Điển Do Lộ Hà Đông Nghệ An 96.000 508.800.000 Tk 157 96.000 508.800.000 Tổng Doanh thu 182.800.600 2.475.950 13.437.625.000 14.926 19.105.250 Doanh thu chưa thuế 174.095.810 12.797.738.095 18.195.476 VAT ( 5%) 8.704.790 639.886.905 909.774 Biểu số 2.5 Đơn vị : Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng 01/2008 ĐVT: Tấn Ngày Số HĐ Nội Dung Tên Hàng Số lượng Đơn giá Doanh thu chưa thuế Thuế Thành tiền 8/2/2008 85645 Chị An ( Hải Phòng ) mua Kaly Kaly 10.000 3.960.000 39.600.000 1.980.000 41.580.000 11/2/2008 85634 Anh Hùng (Hải Phòng) mua kaly Kaly 80.000 3.800.000 289.523.810 14.476.190 304.000.000 23/2/2008 23936 Công ty TNHH Bình Minh mua Kaly Kaly 250.000 3.840.000 914.285.714 45.714.286 960.000.000 24/2/2008 23945 Công ty TNHH Bình minh mua Kaly Kaly 50.000 3.830.000 182.380.952 9.119.048 191.500.000 ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... Tổng Hải Phòng 390.000 1.425.790.476 71.289.524 1.497.080.000 ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... Tổng 9.420.683 38.597.640.486 1.929.882.024 40.527.522.510 Tình hình theo dõi Công nợ phải thu khách hàng của Công ty xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. Như đã trình bày ở trên, khi mua hàng của Công ty, khách hàng có thể thanh toán tiền cho Công ty theo nhiều hình thức khác nhau, đó là có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm, có thể trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc trả bằng tài khoản của Ngân hàng. Để theo dõi, quản lý tình hình thu nợ của khách hàng, Công ty sử dụng hệ thống các sổ chi tiết mở riêng cho từng khách hàng (Sổ chi tiết TK 131- Biểu số 2.6). Đến cuối tháng kế toán sẽ lập báo cáo tài khoản 131 cho tháng (Biểu số 2.9). Ví dụ: Ngày 8/2 năm 2008 sau khi mua phân bón của Công ty TNHH Hà Lam, Hải Phòng trả trước bằng tiền mặt số tiền là 50.000 VND. Phần còn lại sẽ được hạch toán nốt vào ngày 20/2/2008 Khi đó, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu (Biểu số 2.7), sau đó thủ quỹ nhận tiền và ghi vào sổ quỹ tiền mặt, kế toán bán hàng ghi vào sổ chi tiết TK 131. Ví dụ đến ngày 25/2 năm 2008, Công ty nhận được giấy báo có (Biểu số 2.8) của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam thông báo về việc Công ty TNHH Hà Lam thanh toán nốt số tiền hàng mua về ngày 8/2/2008 Phiếu thu 2.6 Đơn vị : Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư và Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ : Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội PHIẾU THU Ngày 08/02/08 Họ tên người nộp tiền : Công ty TNHH Hà Lam, Hải Phòng Địa chỉ : Hải Phòng Lý do nộp tiền : Thạnh toán tiền hàng cho Công ty. Số tiền : 50.000.000 VND Bằng chữ : Năm mươi triệu VNĐ chẵn. Đã nhận đủ số tiền trên. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) (Ký tên) Biểu số 2.7 LỆNH CHUYỂN CÓ ĐẾN Số 20774 Số CT_NI Mã lnv : 3 NHNNO & PTNT Hải Phòng NHNNO & PTNN Huyện Thanh Trì Người đặt lệnh : Công ty TNHH Hà Lam – Hải Phòng 1600311401813 Tại 1005 NHNO & PTNT Hải Phòng Người nhận lệnh: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản 421101020022 Tại 3183 NHNO & PTNT Huyện Thanh Trì Số tiền : 46.750.000 Số tiền bằng chữ : Bốn mươi sáu triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. 26/2/08 TTTT : 0 N Kế toán giao dịch Kế toán chuyển tiền Kiểm soát ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên ) Biểu số 2.8 Đơn vị: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản Báo cáo Tài khoản 131 tháng 2 năm 2008 STT Tên công ty Dư đầu Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối Nợ Có Nợ Có 1 Trạm Hải Phòng 3.072.368.866 6.459.462.500 6.564.338.600 1.514.327.000 2 Cửa hàng Đồng Văn 191.980.000 1.754.162.680 1.436.000.000 616.232.000 3 Cửa hàng Hà Đông 121.765 .000 3.268.200.000 1.560.650.000 1.026.519.000 4 Cửa hàng Văn Điển 43.542.000 854.198.960 644.800.000 206.158.000 5 Cửa hàng Do Lộ 60.324.000 643.764.000 675.500.000 98.154.000 6 Phòng kinh doanh 306.451.000 700.546.700 460.096.000 510.273.000 ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... Cộng 16.869.066.000 953.762.125 4.563.125.000 15.589.363.000 24.424.772.000 5.428.796.000 Về Tình hình nộp thuế với Nhà nước thì hiện tại, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy cùng với việc theo dõi và phản ánh giá vốn doanh thu, kế toán còn phải hạch toán thuế GTGT với các mức thuế tương ứng là 0%, 5%, 10%. Trong đó, hàng hóa của Công ty chủ yếu phải chịu mức thuế 5%, còn đối với hàng hóa nhập khẩu thì không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Công ty luôn hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với ngân sách là phải hạch toán đúng và đủ, từ đó nộp thuế kịp thời cho ngân sách nhà nước, Công ty luôn chấp hành đầy đủ việc kê khai thuế và nộp thuế đầy đủ, chính xác, kịp thời. Để theo dõi tình hình nộp thuế với ngân sách nhà nước kế toán sử dụng tài khoản 133 để phản ánh thuế GTGT được khấu trừ và tài khoản 3331 để phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp. Căn cứ và các hóa đơn GTGT, kế toán sẽ lập các bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (Biểu số 2.10) và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào. Đối với bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, kế toán Công ty chi tiết thành bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào nhập khẩu (Biểu số 2.12). Trên cơ sở 3 bảng kê, kế toán lập tờ khai thuế GTGT và nộp lên cho cơ quan thuế. Tờ khai thuế sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại Công ty, bản còn lại được nộp lên cơ quan thuế. Việc nộp thuế sẽ do kế toán thanh toán nộp tại kho bạc Nhà nước. Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ được khấu trừ. Biểu số 2.9 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ: Xã Ngũ HIệp, Thanh Trì, Hà Nội Mã số: 0100101548-1 Hóa đơn chứng từ Tên người mua Mã số thuế Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu Số HĐ Ngày tháng MY/08b 86553 5/2/2008 Cty TNHH TM DV vận tải Hồng Hà 0303511256 Phân bón 3.940.542.857 5% 197.027.143 MY/08b 86555 7/2/2008 Đoàn Như Thanh, chợ mới, Kiên Giang - Phân bón 1.176.285.714 5% 58.814.286 MY/08b 86559 18/2/2008 Cty TNHH TM DV Vận Tải Hồng Hà 0303511256 Phân bón 1.073.485.714 5% 53.674.286 ...... ....... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... Cộng - - 38.598.742.736 5% 1.945.612.788 Biểu số 2.10 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ: Xã Ngũ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội Mã số: 0100101548 Hóa đơn chứng từ Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu Số HĐ Ngày tháng XY/06 21065 6/2/2008 Chi cục Hải Quan Cửa Khẩu Quốc Tế Lào Cai - MAP 246.896.660 5% 12.244.833 XY/06 21067 8/2/2008 Chi cục Hải Quan Cửa Khẩu Quốc Tế Lào Cai - MAP 525.849.634 5% 26.292.408 XY/06 21073 24/2/2008 Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu Quốc Tế Lào Cai - MAP 516.848.166 5% 25.842.408 ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... Cộng - - 16.467.463.246 874.374.068 Biểu số 2.11 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ: Xã Ngũ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội Mã số: 0100101548 Hóa đơn chứng từ Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu Số HĐ Ngày tháng KT/06b 10224 6/2/2008 Công ty CP XNK nông sản Bắc Ninh 5500208911 Phân bón 2.828.671.000 5% 141.433.550 AN/09b 53868 12/2/2008 Công ty XNK Thắng Lợi 0101328911 Ngô 4.050.328.000 5% 202.516.400 ...... ....... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... Cộng - - 14.768.651.000 736.784.686 2.3 Thực trạng kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản 2.3.1 Kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng: Đối với một Công ty vấn đề tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sống còn đến doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả tiêu thụ Công ty sử dụng tài khoản 911 “Xác định kết quả của hoạt động kinh doanh”. Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối” để phản ánh kết quả kinh doanh ( Lợi nhuận, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp”. Kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí kinh doanh gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Nó được biểu hiện dưới chỉ tiêu lợi nhuận hoặc lỗ về tiêu thụ và được tính như sau: Kết quả tiêu thụ Doanh thu Giá vốn Chi phí Chi phí hàng hóa trong kỳ = thuần về - hàng bán - bán hàng - quản lý ( Lãi hoặc lỗ) tiêu thụ hàng phát sinh phát sinh doanh nghiệp hóa trong kỳ trong kỳ trong kỳ trong kỳ Trong đó, Doanh thu thuần = Doanh thu _ Giảm giá _ Doanh thu hàng Về tiêu thụ thực tế hàng bán bán bị trả lại Để xác định kết quả tiêu thụ Kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kinh doanh. Tài khoản 641 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả bán hàng hoặc chờ kết chuyển. Tài khoản 641 không có số dư. Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kinh doanh. Tài khoản 642 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng hoặc chờ kết chuyển. Tài khoản 642 không có số dư. Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Tài khoản 911 được mở chi tiết theo từng hoạt động và từng loại hàng hóa. Kết cấu tài khoản như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ Chi phí hoạt động tài chính và chí phí khác Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ Bên có: Doanh thu thuần về hàng hóa tiêu thụ trong kỳ Thu nhập hoạt động tài chính và các thu nhập hoạt động khác Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ Tk 911 cuối kỳ không có số dư 2.3.2 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hóa kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng của Công ty gồm các loại chi phí như chi phí bốc xếp, chi phí điện nước, chi phí bao bì đóng gói, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí tiền lương, chi phí bảo hiểm xã hội, chi phí tiếp khách, chi phí lưu kho hao hụt. Được chi tiết thành các tiểu khoản sau : TK 6411 Phản ánh các khoản chi phí tiếp khách. sử dụng trong các hoạt động mang tính chất ngoại giao. TK 6412 Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước, chi phí điện thoại hoặc các chi phí khác. TK 6413 Được dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến kho bãi,… TK 6414 :.Được sử dụng để phản ánh các chi phí liên quan đến việc đóng gói cho hàng hóa trước khi tiêu thụ. TK 6415 Phản ánh các khoản đóng chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và chi phí công đoàn của nhân viên bán hàng. TK 6416 Phản ánh chi phí nhân viên, theo dõi toàn bộ các khoản lương chính và lương phụ của nhân viên bán hàng TK 6417 Đây là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng. TK 6418 Là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. Các chi phí này phát sinh trong tháng được chi bằng tiền mặt và tổng hợp vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng. Ví dụ: Khi nhân viên phòng hành chính xuất trình hóa đơn mua văn phòng phẩm trị giá chưa thuế 230.000 VND, thuế GTGT 10% là 23.000 VND. Kế toán căn cứ vào hóa đơn định khoản như sau : Nợ TK 6412 :230.000 Nợ TK 133 : 23.000 Có TK 111 :253.000 Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi chép vào bảng kê chi tiết tài khoản 641 (Biểu số 2.13). Do các chi phí được hạch toán tập trung (có 1 người phụ trách) nên Công ty không có Bảng tổng hợp chi phí mà chỉ sử dụng Bảng chi tiết chi phí. Biểu số 2.12 Đơn vị: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản Bảng kê chi tiết TK 641 Tháng 02/2008 Ngày Số PC ND Khoản mục chi phí Tổng 641 Chi phí tiếp khách Chi phí dịch vụ mua ngoài CP lưu kho hao hụt Bao bì đóng gói BHXH và KPCĐ Chi phí nhân viên CFCCDC CPKHTSCĐ 8/2/2006 PC 05 Nộp tiền cước điện thoại 65.495 65.495 PC 07 Chi phí hành chính 230.000 233. 000 PC 08 Văn phòng phẩm 306.500 306.500 PC 15 Chi phí bốc xếp mua vào 74 .560 58.918.460 58.993.020 ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ 26/2/2006 PC 111 Chi lương cho nhân viên 76.911.070 76.911.070 26/2/2006 BHXH 17.568.400 17.568.400 26/2/2006 Kinh phí công đoàn 2.300.300 2.300.300 Cộng 0 105.686.800 1.832.376.180 329.128.000 16.837.700 77.916.070 0 0 2.377.886.400 Người lập Kế toán trưởng ( Ký tên) (Ký tên) 2.3.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của Công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty chủ yếu được chi tiết thành các tài khoản đó là TK 6421 phản ánh chi phí tiếp khách của Công ty TK 6422 phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như phí cầu đường ...không bao gồm tiền điện, tiền nước, phí điện thoai, các chi phí đó được hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng, điều này là không hợp lý vì vô tình làm tăng chi phí bán hàng và làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 6423 phản ánh chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của Công ty. Các tài khoản trên chủ yếu đều hạch toán dựa trên hóa đơn thuế GTGT, đối với chi phí tiền lương và chi phí liên quan đến tiền lương được hạch toán căn cứ vào bảng tính lương của đơn vị. Các chi phí này phát sinh trong tháng được chi bằng tiền mặt và tổng hợp vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng. Biểu số 2.13 Đơn vị: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản. Bảng kê chi tiết TK 642 Tháng 02/2006 Ngày Số PC ND Khoản mục chi phí Tổng 642 Chi phí tiếp khách Chi phí dịch vụ mua ngoài BHXH và KPCĐ Chi phí nhân viên 10/2/2008 PC 10 Chi phí cầu đường 456.000 465. 000 16/2/2008 PC 18 Chi tiếp khách 685.000 685.000 ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... 27/2/2008 PC 111 Lương cho CB 76.760 000 76.760.000 27/2/2008 BHXH 15.186.000 15.186.000 27/2/2008 KPCĐ 1.719.360 1.719.360 Cộng 2.980.300 19.950.500 16.900.398 56.760.000 98.566.100 Người lập Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) 2.3.4 Kế toán giá vốn hàng bán Để phản ánh giá vốn hàng bán Công ty đã sử dụng tài khoản 632. Tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho. Giá vốn của hàng hóa bán ra tính căn cứ dựa trên giá chưa có thuế GTGT trên hóa đơn thuế GTGT. Giá vốn hàng bán ra= Giá mua chưa có thuế trên hóa đơn thuế GTGT của hàng mua vào. Mọi nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa đều được kế toán phản ánh hàng ngày vào các sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho có kèm theo chứng từ gốc để đến cuối tháng kế toán lập các sổ tổng hợp hàng tồn kho. Hiện tại Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua của hàng hóa mua vào mà tất cả chi phí thu mua được kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí bán hàng. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh , kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn thuế GTGT lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê chi tiết hàng hóa mua vào và bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra kế toán lập bảng kê hàng hóa bán ra cho tháng đó, cụ thể là Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra của tài khoản 156 (Biểu số 2.14) và bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra của tài khoản 157 (Biểu số 2.15). Biểu số 2.14 Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Bảng kê giá vốn hàng xuất tài khoản 156 tháng 4 năm 2008 ĐVT: Tấn STT Loại Đơn giá Lượng Thành tiền 1 Kaly Ngân Vượng 3.655.566 91.125 333.113.451.750 2 Kaly Ngân Vượng 3.456.355 36.150 124.947.233.250 3 Kaly Ngân Vượng 3.456.000 365.450 1.262.995.200.000 4 Kaly Miền Nam 3.563.344 45.230 161.170.049.120 5 Kaly Miền Nam 3.455.300 46.450 160.498.685.000 Tổng Kaly 584.405 2.042.724.619.120 6 Đạm Hải Phòng 3.458.250 56.780 96.359.435.000 7 Đạm Hải Phòng 3.466.750 65.000 225.338.750.000 8 Đạm Thanh Hóa 3.325.000 45.560 151.487.000.000 9 Tổng Đạm 167.340 473.185.185.000 …. …… ….. …… …… Tổng 9.689.400 35.461.732.061 Biểu số 2.15 Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Bảng kê giá vốn hàng xuất tài khoản 157 tháng 4 năm 2008 ĐVT: Tấn STT Loại Đơn giá Lượng Thành tiền 1 Ure 3.575.000 12.000 42.900.000.000 2 Ure 3.565.000 54.000 192.510.000.000 3 Ure 3.566.000 78.000 278.148.000.000 4 Tổng Ure 144.000 513.558.000.000 5 Kaly 3.346.000 45.000 150.570.000.000 6 Kaly 3.369.000 65.000 218.985.000.000 7 Kaly 3.785.000 26.000 98.410.000.000 8 Tổng Kaly 467.965.000.000 …. …… …….. …….. ……… 905.140 2.986.684.000 Tổng 2.3.5 Kế toán kết quả tiêu thụ Mục đích của tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là phải tối đa hóa lợi nhuận. Để biết doanh nghiệp có đạt được hiệu quả kinh doanh tốt hay không thì phải trải qua khâu xác định kết quả kinh doanh. Do vậy, trong hệ thống kế toán việc xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò rất quan trọng. Nó giúp cho nhà lãnh đạo có các quyết định dúng đắn kịp thời. Kế toán tiêu thụ sử dụng tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng theo từng tháng. Kế toán tổng hợp sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển như sau: Kết chuyển doanh thu bán hàng Nợ Tk 511: 602.499.924.361 Có Tk 911: 602.499.924.361 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ Tk 911: 546.955.083.510 Có Tk 632 : 546.955.083.510 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ Tk 911: 1.237.123.865 Có Tk 642 1.237.123.865 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ Tk 911: 28.207.731.528 Có Tk 641: 28.207.731.528 Kết chuyển lãi từ hoạt động bán hàng sang tài khoản lợi nhuận giữ lại Nợ Tk 911: 3.246.489.399 Có Tk 421: 3.246.489.399 Mặc dù Công ty áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ nhưng sổ cái của Công ty được lập một các rất đơn giản không theo mẫu sổ cái trong hình thức chứng từ ghi sổ. Điều này là không đúng vì việc lập sổ cái của hình thức nào thì phải giống với sổ cái của hình thức đó, kế toán không thể lập sai mẫu đã quy định. Sổ cái TK 511 Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Doanh thu bán hàng 131 Kết chuyển doanh thu 911 Tổng Sổ cái TK 632 Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Giá vốn hàng xuất bán Giá vốn hàng gửi bán Kết chuyển giá vốn Tổng Sổ cái TK 641 Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí lưu kho hao hụt Chi phí bao bì đóng gói Lương của nhân viên BHXH, BHYT, KPCD Kết chuyển chi phí bán hàng Tổng Sổ cái TK 642 Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Chi phí tiếp khách Chi phí dịch vụ mua ngoài BHXH, BHYT, KPCD Lương của nhân viên Kết chuyển chi phí quản lý Tổng Sổ cái TK 911 Diễn giải TK đối ứng TK đối ứng TK đối ứng Kết chuyển doanh thu Kết chuyển giá vốn Kết chuyển chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí quản lý Kết chuyển chi phí tài chính Kết chuyển lỗ Tổng Phần 3 Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản 3.1 Đánh giá khái quát thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. Có thể nói đối với mọi doanh nghiệp hoạt động kế toán là rất cần thiết, nó góp phần tạo nên sự thành công của một Công ty. Hoạt động thương mại là hoạt động diễn ra trong lĩnh vực lưu thông và nó có những đặc trưng cơ bản là mua, bán, dự trữ hàng hóa. Do vậy, nó đã chi phối trực tiếp đến nội dung kế toán. Đặc biệt với một nền kinh tế hội nhập như hiện nay, cần phải chú trọng đến việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học phù hợp đặc điểm, quy mô sản xuất hiện tại của doanh nghiệp để bộ máy kế toán thực sự là một công cụ quản lý tài chính đắc lực. Đối với một Công ty vấn đề tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sống còn của doanh nghiệp. Vì chính bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục tiêu “lợi nhuận”. Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản luôn dành sự chú trọng đến công tác kế toán trong đơn vị và đã đạt được những thành tựu nhất định. 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty đã tổ chức một bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, phát huy tốt vai trò của kế toán, trở thành một công cụ trợ giúp đắc lực cho kế toán trưởng và giám đốc. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, hợp lý trong đó có quy định rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán. Để công tác Kế toán đạt hiệu quả cao Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán giữa kế toán trưởng và kế toán viên. Vì hoạt động chủ yếu của Công ty là mua bán hàng hóa, nghiệp vụ mua bán phát sinh rất nhiều. Do đặc trưng này nên trong bộ phận kế toán có hai người chuyên trách các nghiệp vụ mua và bán hàng hóa. Một người chuyên trách nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán. Một người chuyên trách nghiệp vụ bán hàng và thanh toán với người mua. Việc tổ chức như thế này là hoàn toàn hợp lý vừa đảm bảo giảm được sai sót do nghiệp vụ phát sinh rất nhiều, vừa đảm bảo tính kiểm soát trong Công ty. Ngoài ra, do trong Công ty có rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng nên bộ phận kế toán cũng bố trí một kế toán ngân hàng. Còn tại các cửa hàng, Công ty đã bố trí một kế toán ghi chép các nghiệp vụ mua bán chủ yếu về mặt số lượng và chuyển chứng từ về phòng kế toán để thực hiện hạch toán. 3.1.2 Về sử dụng chứng từ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Công ty đã sử dụng đầy đủ chứng từ trong quá trình hạch toán, xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ khá hợp lý. Theo dõi về mặt số lượng và giá trị, thường xuyên có đối chiếu, so sánh giữa phòng kế toán với kho và Phòng kinh doanh. Điều này đảm bảo cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác. Các chứng từ sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, sau đó dược đem vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo quy định. Chứng từ của từng phần hành được lưu trữ đầy đủ theo từng phần hành, việc phân công phân nhiệm rõ ràng tránh sự chồng chéo trong bảo quản chứng từ. Các hóa đơn, chứng từ dược chuyển dến phòng Kế toán một cách nhanh chóng, đầy đủ phục vụ cho việc theo dõi của kế toán một cách thích hợp nhất. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đầy đủ trung thực trên các chứng từ và sổ sách theo hình thức ghi sổ phù hợp. Nhờ vậy, việc phân loại và tổng hợp các thông tin kinh tế việc ghi sổ tổng hợp gặp nhiều thuận lợi. Chứng từ của Công ty được xây dựng trên cơ sở biểu mẫu ban hành. Đối với các chứng từ đặc thù của Công ty có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Mỗi chứng từ của Công ty đều được lập, kiểm tra chặt chẽ bằng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, đảm bảo giá trị lưu trữ, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Chứng từ vừa là cơ sở hạch toán vừa là cơ sở pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.1.3 Về tài khoản phản ánh tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Tổ chức tài khoản kế toán là việc thiết lập chế độ kế toán cho các đối tượng hạch toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty là một hệ thống đầy đủ và chặt chẽ, phù hợp với quản lý, đảm bảo ghi chép được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty không sử dụng một số tài khoản là do hạch toán không cần đến. Ví dụ như tài khoản tiền đang chuyển, sử dụng tài khoản này là không cần thiết vì đối với công ty vốn ít, vốn đi vay của ngân hàng là khá nhiều do vậy Công ty phải giảm tối da số vốn bị chiếm dụng, làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cũng không sử dụng tín phiếu bằng tiền mặt chỉ sử dụng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng do việc sử dụng này là không cần thiết. Do Công ty có cả tài khoản tiền gửi Ngân hàng nông nghiệp và Ngân hàng Đầu tư và Phát triển nên công ty đã chi tiết Tk 112 và Tk 635 ra theo từng ngan hàng khác nhau. Điều này là hoàn toàn hợp lý, giảm thiểu sai xót, dễ dàng hơn trong quá trình hạch toán. Tuy nhiên, hiện tại công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ, mà các chi phí thu mua trong kỳ được phản ánh vào tài khoản 641. Công ty sử dụng giá đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho nhưng giá vốn chủ yếu lại dược tính dựa trên hóa đơn GTGT của hàng hóa mua vào, giá này thường không bao gồm chi phí bốc xếp, bao gói. Việc hạch toán như thế này là không đúng với nguyên tắc tính giá vì giá vốn hàng hóa xuất kho phải bao gồm tất cả các chi phí liên quan như chi phí bốc xếp, chi phí bao bì, chi phí vận chuyển... Việc tính toán sai giá vốn hàng bán sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu giá vốn hàng bán của Công ty trên báo cáo kết quả kinh doanh và sẽ làm ảnh hưởng đến cả chỉ tiêu hàng hóa tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Bởi vì chi phí thu mua không được phân bổ cho hàng hóa mà lại dược tính tất cả vào chi phí trong kỳ. Tài khoản 641 chi phí bán hàng của Công ty bao gồm cả chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ. Việc hạch toán như thế này là không chinh xác, nó sẽ làm sai lệch một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong tài khoản 641 bao gồm một số yếu tố của tài khoản 642 ví dụ như tài khoản chi phí dịch vụ mua ngoài (chi phí điện nước, chi phí văn phòng phẩm). Việc hạch toán như vậy măc dù không ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của Công ty nhưng vô tình làm cho chi phí bán hàng bị cao lên một cách không cần thiết. Đối với những chi phí như dã nêu trên công ty nên hạch toán vào tài khoản 642 những chi phí liên quan đến công tác quản lý trong doanh nghiệp. Đối với tài khoản 632 phản ánh giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu rất quan trọng trên báo cáo tài chính và là cơ sở xác định giá của hàng bán ra. Tức là nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của hàng bán ra. Do đó đòi hỏi giá vốn phải dược tính toán một cách đúng đắn, tuy nhiên Công ty không sử dụng tài khoản chi phí thu mua mà tất cả chi phí thu mua lại được hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí bán hàng. Điều này đã làm cho giá vốn hàng bán của Công ty bị thấp đi đồng thời lại thổi phồng chi phí bán hàng ảnh hưởng đến việc phân tích kết quả bán hàng. Về việc tính và trích khấu hao tài sản cố định Công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh theo tháng, tuy nhiên đối với chi phí khấu hao tài sản cố định Công ty không trích lập theo từng tháng mà chỉ tiến hành trích lập 6 tháng 1 lần. Điều này làm sai lệch kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng vì kết quả kinh doanh được tính toán ra không bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định trong tháng đó. Về thanh toán Công nợ do khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng quen có quan hệ làm ăn lâu dài nên việc mua chịu hàng hóa xảy ra rất thường xuyên. Điều này đã làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của Công ty do Công ty phải thường xuyên đi vay vốn từ ngân hàng nên việc bị chiếm dụng vốn sẽ làm ảnh hưởng đến việc tăng lượng vốn đi vay, làm tăng đáng kể chi phí lãi vay từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. 3.1.4 Về sổ sách phản ánh tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Nói chung, Công ty đã thực hiện đúng các quy định của nhà nước về hệ thống sổ kế toán tạo điều kiện cho việc cung cấp đầy đủ thông tin cho việc điều hành và quản lý của Công ty. Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, tuy nhiên sổ cái của Công ty lại không được lập theo mẫu sổ như đã quy định mà lại được lập một cách rất đơn giản thêm vào. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình hạch toán cũng như khó khăn trong quá trình kiểm tra, kiểm soát và nếu có sai sót xảy ra thì rất khó phát hiện. Việc sử dụng sổ sách kế toán trong Công ty hiện nay còn chưa được thống nhất, đặc biệt là việc mở Sổ Cái cho các tài khoản chi tiết vào cuối qúy mà không mở cho các tài khoản tổng hợp. Ngoài ra sổ sách của Công ty vẫn còn mở một cách chung chung, chưa cụ thể rõ rệt về mặt nội dung và không thể hiện được mối quan hệ so sánh, đối chiếu một cách logic. Các chứng từ sổ sách của hình thức chứng từ ghi sổ được ghi phát sinh hàng ngày trong khi đó tại doanh nghiệp việc ghi chép tại doanh nghiệp việc ghi chép được thực hiện vào cuối tháng. Do vậy công việc của kế toán bị dồn vào cuối tháng không những thế việc ghi sổ theo hình thức này nhiều giấy tờ sổ sách ghi chép lại trùng lặp điều này đã ảnh hưởng đến phần nào hiệu quả chuyên môn của mỗi nhân viên và ảnh hưởng đến công việc lập báo cáo tài chính. Công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền… nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán vào sổ nhật ký chung. Do đó dẫn đến tình trạng là số liệu trên sổ nhật ký chung dày đặc, khó theo dõi và kiểm soát được tình hình tiêu thụ của Công ty. 3.1.5 Về hệ thống báo cáo tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Nói chung, Công ty đã thực hiện đúng các quy định của nhà nước về hệ thống sổ kế toán tạo điều kiện cho việc cung cấp đầy đủ thông tin cho việc điều hành và quản lý của Công ty. Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, tuy nhiên sổ cái của Công ty lại không được lập theo mẫu sổ như đã quy định mà lại được lập một cách rất đơn giản thêm vào. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình hạch toán cũng như khó khăn trong quá trình kiểm tra, kiểm soát và nếu có sai sót xảy ra thì rất khó phát hiện. Việc sử dụng sổ sách kế toán trong Công ty hiện nay còn chưa được thống nhất, đặc biệt là việc mở Sổ Cái cho các tài khoản chi tiết vào cuối quỹ mà không mở cho các tài khoản tổng hợp. Ngoài ra sổ sách của Công ty vẫn còn mở một cách chung chung, chưa cụ thể rõ rệt về mặt nội dung và không thể hiện được mối quan hệ so sánh, đối chiếu một cách logic. Các chứng từ sổ sách của hình thức chứng từ ghi sổ được ghi phát sinh hàng ngày trong khi đó việc ghi chép tại doanh nghiệp được thực hiện vào cuối tháng. Do vậy công việc của kế toán bị dồn vào cuối tháng không những thế việc ghi sổ theo hình thức này nhiều giấy tờ sổ sách ghi chép lại trùng lặp điều này đã ảnh hưởng đến phần nào hiệu quả chuyên môn của mỗi nhân viên và ảnh hưởng đến công việc lập báo cáo tài chính. Công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền… nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán vào sổ nhật ký chung. Do đó dẫn đến tình trạng là số liệu trên sổ nhật ký chung dày đặc, khó theo dõi và kiểm soát được tình hình tiêu thụ của Công ty. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu tụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên phòng Kế toán Công ty và sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, với mục đích thực hiện tốt hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác đinh kết quả tiêu thụ nói riêng. Thứ nhất, bộ phận kế toán cần phải tính toán chính xác, chi tiết kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng bộ phận cung cấp cho nhà quản trị để theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty từ đó sẽ đưa ra được các quyết định kinh doanh kịp thời. Thứ hai, cần theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của hàng hóa về số lượng cũng như giá trị, theo dõi giá vốn, doanh thu của từng bộ phận, từng loại hình kinh doanh như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ... Thứ ba, cần hoàn thiện dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị sao cho phải đảm bảo đáp ứng được việc cung cấp thong tin kịp thời, chính xác và phù hợp với yêu cầu của quản lý. Tuy nhiên hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mọi doanh nghiệp đều là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. 3.2.1 Về kế toán chi phí bán hàng: Về tài khoản chi phí bán hàng, Công ty nên chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 6411 Chi phí nhân viên theo dõi toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ. TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên ( giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng... TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng là loại chi phí cho dụng cụ dùng để cân đong đo đếm ... TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng. TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí thu mua hàng hóa. TK 6418 Chi phí bằng tiền khác là các chi phí phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách, chi phí ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, quảng cáo, chào hàng giới thiệu sản phẩm... 3.2.2 Về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Về tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý bao gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng ban của doanh nghiệp. TK 6422 Chi phí vật liêu quản lý phản ánh phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ. TK6423 Chi phis dồ dùng văn phòng phản ánh giá trị công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. TK 6424 Chi phí khấu hao tài sản cố định phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng. TK 6425 Thuế, phí và lệ phí phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí lệ phí khác. TK 6426 Chi phí dự phòng phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí về dịch vụ muangoaif như tiền điện, tiền nước, tiền thuê sửa chữa tài sản cố định ở văn phòng, chi phí kiểm toán tư vấn. TK 6428 Chi phí băng tiền khác phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí tàu xe, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, khoản chi cho lao động nữ, trợ cấp thôi việc, Ví dụ: Ngày 24/04/2008, nhân viên phòng hành chính xuất trình hóa đơn mua văn phòng phẩm trị giá 451 000 VND ( Thuế GTGT 10 % ). Trong đó xuất dùng cho bộ phận bán hàng là 231 000 VND, cho bộ phận quản lý là 220 000 VND. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6413: 210 000 Nợ TK 6423 : 200 000 Nợ TK 133 : 41 000 Có TK 111 : 451 000 3.2.3 Về kế toán giá vốn hàng bán: Hiện nay, Công ty đang sử dụng tài khoản 641 chi phí bán hàng để hạch toán chi phí thu mua mà không sử dụng tài khoản 1562. Giá vốn của hàng hóa xuất bán ra chỉ bao gồm giá của hàng nhập về được ghi trên hóa đơn thuế GTGT phần chưa có thuế. Việc đơn vị hạch toán thế này là không đúng vì nó không phản ánh chính xác giá vốn của hàng hóa trong kỳ, đã làm cho giá vốn hàng hóa bị giảm đi và chi phí bán hàng thì tăng lên. Điều này dẫn đến hậu quả xác định giá bán của hàng hóa bị sai, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty, đồng thời gây khó khăn cho việc nghiên cứu giảm chi phí bán hàng, tăng lợi nhuận. Vì thế, Công ty nên sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ và đến cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Việc hạch toán như vậy sẽ hạch toán chính xác hơn giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng trong kỳ. Tài khoản 1562 có thể được sử dụng để hạch toán các chi phí như chi phí thu mua, chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển, hao hụt tự nhiên trong định mức,…Trong quá trình mua hàng hóa, khi phát sinh chi phí kế toán hạch toán: Nợ TK 1562 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331… Chi phí thu mua hàng hóa được phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ và hàng hóa bán ra trong kỳ theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ = (Chi phí thu mua đầu kỳ + chi phí thu mua phát sinh trong kỳ)/ (Trị giá hàng hóa tiêu thụ trong kỳ + trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ)* trị giá hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Sau khi xác định được chi phí thu mua của toàn bộ số hàng hóa bán ra, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 632 Có TK 1562 Ví dụ: Ngày 06/04/2008 Công ty mua 1 lô phân bón Kali khối lượng 20.000 kg, đơn giá 105.000.000 VND chưa bao gồm. Chi phí vận chuyển số hàng hóa trên là: 2.800.000 VND. Chi phí thuê kho số hàng hóa trên là: 2.150.000. Ngày 09/04/2008, Công ty bán được 15.000.000 kg. Khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1562 : 4.500.000 Nợ TK 133 : 450.000 Có TK 112: 4.950.000 Cuối tháng, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua số phân bón Kali đã được bán trong tháng: Chi phí thu mua phân bổ cho số Kali đã bán: (2.000.000 + 4.500.000)/ (100.000.000 + 30.000.000)*100.000.000 = 5.000.000 Khi đó, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 632 : 5.000.000 Có TK 1562 : 5.000.000 KẾT LUẬN Kế toán cho đến nay quả là một công cụ cực kỳ quan trọng trong quản lý kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán quản trị nói riêng đang ngày càng phát huy mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp nắm bắt và theo kịp sự phát triển của thị trường. Với mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hình kinh tế, kế toán đã và đang được hiện đại hoá từng bước để thúc đẩy sự phát triển trong nền kinh tế hiện đại. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện doanh nghiệp sử dụng máy vi tính là một xu hướng tất yếu và thực tế nó đã nâng tầm phát triển của kế toán lên một thời kỳ mới. Tổ chức kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là một phần hành hết sức quan trọng. Những thông tin mà nó cung cấp cho các nhà quản lý vô cùng quý giá để từ đó các nhà quản lý có thể lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Qua một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, em đã bước đầu làm quen với công việc của một người kế toán, tìm hiểu được các hình thức tổ chức cũng như phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ ở đơn vị. Có thể nói những thành tựu mà Công ty đạt được như hiện nay là phần không nhỏ của công tác kế toán tài chính. Tuy nhiên có những bước phát triển mạnh mẽ hơn đòi hỏi Công ty phải tăng cường công tác quản lý, tổ chức kịp thời công tác kế toán nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thời gian thực tập có hạn, vốn kiến thức khoa học còn ít ỏi, nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót…Kính mong được sự góp ý của các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và các cán bộ trong Công ty. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Công, Ban giám đốc cùng các phòng ban và các anh chị ở phòng kế toán trong Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Hà Nôi, ngày 30 tháng 4 năm 2008 Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính PGS.TS.Đặng Thị Loan, nhà xuất bản thống kê năm 2005. Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông Nghiệp và Nông sản năm 2008. Web kế toán. Các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ, luật kế toán, luật doanh nghiệp. Danh mục các biểu bảng và sơ đồ Phần 1: Các sơ đồ Danh mục Tên bảng biểu Trang Sơ đồ 1 Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông Nghiệp và Nông sản Sơ đồ 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Sơ đồ 3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty. Sơ đồ 4 Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hóa. Phần 2: Các biểu bảng Danh mục Tên bảng biểu Trang Bảng 1 Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nồng sản. Biểu 2.1 Phiếu Xuất Kho Biểu số 2.2 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Biểu số 2.3 Thẻ kho Biểu số 2.4 Bảng kê Biểu số 2.5 Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng 01/2008 Biểu số2.6 Phiếu Thu Biểu số 2.7 Lệnh chuyển có đến Biểu số 2.8 Báo cáo Tài khoản 131 tháng 2 năm 2008 Biểu số 2.9 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra Biểu số 2.10 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào Biểu số 2.11 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào Biểu số 2.12 Bảng kê chi tiết TK 641 Biểu số 2.13 Bảng kê chi tiết TK 642 Biểu số 2.14 Bảng kê giá vốn hàng xuất tài khoản 156 tháng 4 năm 2008 Biểu số 2.15 Bảng kê giá vốn hàng xuất tài khoản 157 tháng 4 năm 2008 MỤC LỤC