Chuyên đề Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long

(Trích hoá đơn GTGT - Bảng biểu: 2 trang 36) Sơ đồ 5: Trình tự nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long Xuất hiện nhu cầu vật tư cho các hợp đồng sản phẩm Phòng cung ứng vật tư xem xét và lập kế hoạch thu mua cùng lệnh nhập vật tư Giám đốc ký lệnh nhập vật tư Tìm nhà cung ứng vật tư và ký các hợp đồng cung ứng vật tư Nhà cung cấp giao hàng và tiến hành các thủ tục nhập kho, thanh toán 2.4.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu và chứng từ sử dụng Khi có nhu cầu về vật tư phục vụ sản xuất, bộ phận sản xuất cử người lên phòng cung ứng vật tư đề nghị xuất kho cho sản xuất sản phẩm. Phòng cung ứng vật tư xem xét yêu cầu của bộ phận sản xuất hẹn trả lời sau một thời gian nhất định rồi lập lệnh xuất kho trình Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi lệnh xuất kho được Tổng giám đốc ký duyệt thì được chuyển lại cho phòng cung ứng vật tư. Phòng cung ứng vật tư giao lệnh này cho bộ phận sản xuất, lệnh xuất kho được bộ phận sản xuất mang xuống kho để yêu cầu thủ kho xuất kho nguyên vật liệu. Sau khi xuất kho thủ kho cùng nhận nguyên vật liệu ký vào phiếu xuất kho và phiếu này được lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu tại nơi lập Liên 2: Giao cho người nhận vật tư giữ Liên 3: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Liên 4 cùng lệnh xuất vật tư được chuyển đến cho kế toán vật tư để tiến hành ghi vào sổ kế toán vật tư. (Trích phiếu xuất kho - Bảng biểu: 4 trang 38) Sơ đồ 6: Trình tự xuất NVL tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long Bộ phận sản xuất có nhu cầu về NVL yêu cầu xuất vật tư Phòng cung ứng vật tư xem xét nhu cầu và lệnh xuất kho gửi giám đốc Giám đốc ký lệnh xuất kho vật tư và gửi lại cho phòng cung ứng vật tư Phòng cung ứng vật tư gửi lệnh xuất kho cho bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất cầm lệnh XK xuống kho yêu cầu thủ kho XK Phiếu xuất kho và các chứng từ khác được chuyển đến các bộ phận có liên quan 2.5 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác kế toán của các doanh nghiệp. Do tính phức tạp của nguyên vật liệu trong quá trình quản lý và sử dụng nên công ty đã lựa chọn phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Công việc này được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được kế toán mở cho từng thứ nguyên vật liệu, thẻ này được mở một lần và dùng trong cả năm để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư của từng thứ vật tư, hàng hoá. Thủ kho được kế toán giao thẻ kho để thực hiện việc theo dõi tình hình nhập, xuất các loại nguyên vật liệu. Mỗi ngày thủ kho phải tính ra lượng nguyên vật liệu nhập, xuất tồn trên mỗi thẻ kho nhằm phục vụ cho công tác quản lý và lập kế hoạch thu mua của phòng cung ứng vật tư được chính xác và hiệu quả đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho nhân viên kế toán vật tư tiến hành hạch toán nguyên vật liệu. (Trích thẻ kho cho Bạt 7 - Bảng biểu: 5 trang 39) Tại phòng kế toán: Để đảm bảo chất lượng của công tác kiểm tra kế toán định kỳ khoảng 3 đến 5 ngày kế toán xuống kho một lần để ký nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho. Sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng lấy số liệu về số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồn cuối tháng trên các sổ kế toán chi tiết kế để tiến hành ghi chép vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu. Trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn thì mỗi nguyên vật liệu được ghi một dòng trên bảng. Số liệu tổng cộng nhập, xuất trong tháng và tồn cuối tháng của tất cả các loại nguyên vật liệu trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn là căn cứ để kế toán tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK152 theo chỉ tiêu giá trị. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập Bảng tổng hợp xuất Bảng tổng hợp N- X- T Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 7: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần giầy Thăng Long (Trích Sổ chi tiết vật tư - Bảng biểu:6 trang 40 Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn. Bảng biểu: 7 trang 41) 2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long 2.6.1 Tài khoản sử dụng Để tiến hành hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152 Tài khoản 152 được sử dụng để theo dõi số hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đặc điểm NVL của Công ty rất đa dạng và nhiều chủng loại, để phục vụ cho công tác quản lý và theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty. Nên tài khoản 152 được chi tiết theo từng chủng loại, đồng thời mỗi loại vật tư đều được mở sổ chi tiết vật tư riêng được theo dõi trên sổ chi tiết. Ví dụ: Nợ TK 152-Bạt 7 : 21.350.000 Nợ TK 133 : 2.135.000 Có TK 111 : 23.485.000 Nợ TK 152- Xăng : 50.000.000 Nợ TK 133 : 5.000.000 Có TK 112 : 55.000.000 Nợ TK 621-XMay : 2.732.900 Có TK 152-Chỉ : 2.732.900 2.6.2 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Như đã trình bày ở phần trước nguyên vật liệu nhập kho của doanh nghiệp chủ yếu là do bên ngoài cung cấp nên tuỳ theo hình thức thanh toán nhanh hay chậm, tiền mặt hay TGNH mà trình tự hạch toán tổng hợp trong các trường hợp này có sự khác nhau rõ rệt.Cụ thể như: * Mua vật tư chưa trả tiền người bán: khi làm thủ tục nhập kho xong, thủ kho và người giao hàng ký vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Phiếu này được sử dụng để ghi thẻ kho của thủ kho đồng thời cũng được giữ lại để kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Hoá đơn GTGT được gửi cho kế toán công nợ và thanh toán để ghi vào sổ chi tiết TK331. Cuối tháng lấy số liệu tổng cộng của các sổ chi tiết ghi vào Nhật ký chứng từ số 5, từ Nhật ký chứng từ số 5 kế toán ghi vào sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản. Ví dụ: Ngày 05/02/2008 công ty cổ phần giầy Thăng Long có đặt mua 2.000m vải bạt 7 của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường với giá là 21.650đ/m. Tổng giá trị của lô hàng này là 43.310.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT). Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường đã cho người giao hàng tận nơi theo thoả thuận. Hàng nhập kho đủ, công ty chưa thanh toán tiền cho người bán. Trường hợp này trình tự ghi sổ kế toán như sau: Sau khi hàng nhập kho đủ, thủ kho cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Người đại diện bên mua và bên bán ký vào hoá đơn GTGT thì phiếu nhập kho này được thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho nguyên vật liệu . Hoá đơn GTGT này cùng phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán công nợ và thanh toán ghi sổ chi tiết TK331 số tiền là 47.641.000đ (bao gồm cả thuế GTGT). Sau đó phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết TK152 số tiền là 43.310.000đ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết TK331 ghi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 ghi vào sổ cái TK152 số tiền là 43.310.000đ theo quan hệ đối ứng tài khoản. (Trích: Sổ chi tiết TK331 - Bảng biểu: 8 trang 42 Nhật ký chứng từ số 5- Bảng biểu: 9 trang 43) Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tương tự như trường hợp trên thì các hình thức thanh toán khác nhau được theo dõi trên các loại chứng từ khác nhau như: * Công ty mua vật liệu thanh toán bằng tiền mặt được kế toán tiền mặt theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 1. Phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết TK152. Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1 để ghi sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản. Ví dụ: Ngày 25/02/2008 Công ty cổ phần giầy Thăng Long đặt mua 1.000m bạt 7 của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường với đơn giá là 21.350 đ/m. Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường đã cho người vận chuyển hàng đến tận kho Công ty cổ phần giầy Thăng Long. Công ty đã thanh toán đủ cho công ty bán số tiền là 23.485.000đ (bao gồm cả thuế GTGT) bằng tiền mặt. (Trích Nhật ký chứng từ số 1- Bảng biểu: 10 trang 44) * Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng Khi đã hoàn tất các thủ tục nhập kho và nguyên vật liệu được nhập kho đầy đủ, căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán tiền mặt và tiền gửi tiến hành ghi vào Nhật ký chứng từ số 2. Sau đó phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết TK152. Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 2 kế toán tiến hành ghi sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản. Ví dụ: Ngày 21/02/2008 Công ty cổ phần giầy Thăng Long có đặt mua 2.000m vải bạt 7 của công ty TNHH Toung Long với giá là 21.250 đ/m. Trị giá tiền hàng của lô hàng là 42.500.000đ, công ty cổ phần giầy Thăng Long đã thanh toán cho công ty TNHH Toung Long toàn bộ số tiền ngay trong tháng (bao gồm cả thuế GTGT) là 46.750.000đ bằng TGNH. (Trích Nhật ký chứng từ số 2- Bảng biểu: 11 trang 45) * Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng: cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết thanh toán tạm ứng ghi vào Nhật ký chứng từ số 10. Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 10 kế toán tiến hành ghi sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản. Ví dụ: Ngày 20/02/2008 kế toán tạm ứng cho anh Quân phòng cung ứng vật tư số tiền là 50.000.000đ để đi mua bạt 7 của công ty TNHH Dệt 8/3. nguyên vật liệu về nhập kho với số lượng là 1.500m với tổng trị giá là 33.075.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT). Công ty thanh toán cho nhà cung cấp số tiền là 36.382.500 (cả thuế GTGT). (Trích: Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng - Bảng biểu:12 trang 46 Nhật ký chứng từ số 10 - Bảng biểu:13 trang 47) 2.6.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Riêng đối với kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu thì căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết TK152. Tổng hợp khối lượng xuất trong kỳ cuối kỳ tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho theo khối lượng và đơn giá xuất kho từ đó tính được trị giá vốn nguyên vật liệu theo khối lượng và đơn giá xuất kho từng thứ nguyên vật liệu đó. Từ đó kế toán tiến hành lập bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu theo từng đơn đặt hàng và lệnh sản xuất. Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán tổng hợp số liệu và lập bảng kê số 3, bảng kê số 4, bảng kê số 5. Từ các bảng kê đó kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 7. Ví dụ: Trong tháng 02/2008 tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho các đơn đặt hàng và các lệnh sản xuất cũng như xuất dùng cho hoạt động quản lý phân xưởng, cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long được tổng hợp qua bảng kê xuất nguyên vật liệu và từ bảng này vào các sổ kế toán có liên quan được tổng hợp qua các sổ kế toán như sau: (Trích: Bảng kê xuất nguyên vật liệu-Bảng biểu:14 trang 48 Bảng phân bổ nguyên vật liệu – Bảng biểu:15 trang 49) Bảng kê số 4 -Bảng biểu:16 trang 50 Bảng kê số 5- Bảng biểu:17 trang 51 Sổ cái TK152- Bảng biểu:18 trang 52) 2.7 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty từ rất nhiều nguồn khác nhau, đa dạng về chủng loại với khối lượng rất lớn, hoạt động nhập xuất lại diễn ra liên tục do vậy để quản lý chặt chẽ tình hình hạch toán nguyên vật liệu cũng như tăng tinh thần trách nhiệm trong quản lý và sử dụng vật tư thì một công việc rất cần thiết được chú ý là công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Kiểm kê trước tiên là để xác định lượng tồn kho thực tế của nguyên vật liệu để từ đó có kế hoạch thu mua cho phù hợp, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên liên tục. Mặt khác qua đó phát hiện và xử lý kịp thời các ảnh hưởng của môi trường và điều kiện bảo quản không tốt làm giảm và hư hỏng đến khối lượng cũng như chất lượng vật tư. Cuối cùng tăng cường công tác kiểm kê là một biện pháp hữu hiệu giúp phát hiện ngăn chặn và xử lý các vi phạm trong quản lý, sử dụng và bảo quản vật tư nhằm tăng cường tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lý, sử dụng và bảo quản vật tư. Công tác kiểm kê thường được tiến hành ở công ty vào tháng cuối năm để từ đó có kế hoạch thu mua và sử dụng vật tư cho niên độ tiếp theo đồng thời xử lý các chênh lệch giữa số tồn kho thực tế với số liệu ghi trên sổ kế toán của công ty. Trước khi kiểm kê công ty thành lập một hội đồng gồm một nhân viên kế toán vật tư, một thủ kho, một nhân viên phòng cung ứng vật tư và một nhân viên phòng kỹ thuật. Sau khi kiểm kê hội đồng kiểm kê tiến hành lập biên bản kiểm kê, biên bản này được lập thành 2 liên: 1 liên giao cho thủ kho giữ, một liên giao cho phòng kế toán. Biên bản kiểm kê này được giữ lại làm bằng chứng để xử lý chênh lệch sau khi kiểm kê. Nếu kết quả kiểm kê cho khối lượng vật tư tồn kho nhiều hơn số liệu theo dõi trên sổ kế toán thì hội đồng kiểm kê tiến hành xác định nguyên nhân dẫn đến số thừa đó. Nếu thừa do người bán giao thừa thì thông báo cho bên bán biết để hai bên tiến hành xử lý, thông thường nếu công ty vẫn có nhu cầu sử dụng loại nguyên vật liệu này thì sẽ mua lại chúng nhưng nếu không có nhu cầu sử dụng loại nguyên vật liệu này thì công ty sẽ gửi trả lại người bán. Nếu thừa mà không xác định được nguyên nhân thì công tác kế toán tiến hành ghi tăng thu nhập khác theo định khoản: Nợ TK152- Trị giá nguyên vật liệu thừa Có TK711- Thu nhập khác Nếu kết quả kiểm kê cho số lượng tồn kho thực tế nhỏ hơn khối lượng theo dõi trên các sổ kế toán thì hội đồng kiểm kê phải xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hụt. Nếu thiếu hụt là do điều kiện bảo quản không đủ tiêu chuẩn làm hư hại hàng tồn kho thì có kiến nghị đề nghị ban lãnh đạo công ty có quyết định sửa chữa nâng cấp điều kiện bảo quản để nguyên vật liệu được cất trữ trong những điều kiện thuận lợi nhất có thể. Nếu nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hụt là do cá nhân hay đơn vị có trách nhiệm gây nên thì xác định trách nhiệm bồi thường theo quy định phần còn lại sau khi trừ đi phần cá nhân hoặc đơn vị bồi thường được ghi tăng giá vốn hàng bán theo định khoản sau: Nợ TK632- Giá vốn hàng bán Có TK152- Nguyên vật liệu Tuy nhiên trên thực tế công tác kiểm kê của doanh nghiệp mặc dù có tiến hành hàng năm song chưa thực sự phát huy được tác dụng. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng đó là mặc dù có phát hiện thiếu nhưng việc xác định nguyên nhân lại không được tiến hành triệt để một phần là do thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công tác kiểm kê mặt khác là do sự vị nể trong các mối quan hệ điều đó ảnh hưởng phần nào đến chất lượng của công tác kiểm kê nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung. Dẫn đến làm cho tính hiệu lực trong việc khen thưởng và kỷ luật bị giảm sút, đây là vấn đề mà ban lãnh đạo công ty nên có biện pháp xử lý kịp thời và hợp lý để tạo điều kiện cho các quy chuẩn tồn tại và phát huy tác dụng thực sự trong tất cả các bộ phận phòng ban trong công ty để tạo điều kiện phát huy tinh thần trách nhiệm của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Bảng biểu:2 Mẫu số: 01GTKT-3LL LA/ 2008B 0029457 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Ngày 25/02/2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường Địa chỉ: 45- Mai Động- Hoàng Mai- Hà Nội Số tài khoản: 02020004 Điện thoại: 04.8636797 Mã số: 03004015201 Họ tên người mua hàng: Trần Vân Đơn vị: Công ty cổ phần giầy Thăng Long Địa chỉ: 411- Tam Trinh- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền Mặt - Mã số: 01 001038734 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bạt 7 m 1.000 21.350 21.350.000 Cộng tiền hàng : 21.350.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT : 2.135.000 LPCĐ : 5% Tổng cộng tiền thanh toán: 23.485.000 Số tiền bằng chữ: Hai mươi ba triệu bốn trăm tám mươi nhăm nghìn đồng chẵn./ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Bảng biểu: 3 Công ty CP giầy Thăng Long Mẫu số: 01-VT PHIẾU NHẬP KHO QĐ số: 15/2006QĐ-BTC Số 150 Ngày 20-3-2006 của BTC Ngày 25/02/2008 NỢ:................ CÓ:............ Họ và tên người giao hàng: Ông Trần Văn Minh Theo Hoá đơn GTGT Số 29457 ngày 25 tháng 2 năm 2008 của Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường Nhập tại kho: Nguyên vật liệu Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm cấp vật tư sử dụng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bạt 7 B7 m 1.000 1.000 21.350 21.350.000 CỘNG TIỀN HÀNG:..........................................................................21 350 000 Số tiền bằng chữ: Hai mươi mốt triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Bảng biểu: 4 Mẫu số 02- VT Đơn vị: Công ty cổ phần Giầy Thăng Long QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Bộ phận: Cung ứng vật tư Ngày 20/03/2006 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Số 165 Ngày 25/02/2008 Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tân - Phân xưởng CBSX Lý do xuất kho : Xuất cho sản xuất giầy vải Xuất tại kho : Nguyên vật liệu Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, CCDC, SP, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt 7- Lệnh SX 2/25HN B7 m 1.200 1.200 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 1 lệnh xuất kho Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Bảng biểu: 5 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2008 Tờ số : 11 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Bạt 7 Đơn vị tính : m Mã số : B7 Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Khối lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn … … … … … … … … … Tồn đầu tháng 1.000 144 02/02 148 02/02 Xuất kho NVL cho lệnh SX số 02/25HN 800 1.000 145 05/02 147 05/02 Anh Hà – Giầy Thanh Cường 05/02 2000 200 146 05/02 158 05/02 PX CBSX- lệnh SX 02/25HN 05/02 2.000 2.200 147 21/02 140 21/02 Chị Lan- Công ty Toung Long 21/02 2.000 200 148 25/02 150 25/02 Anh Minh-Cty Nam Cường 25/02 1.000 2.200 149 28/02 156 28/02 Anh Quân 28/02 1.500 3.200 150 28/02 165 28/02 PX CBSX- lệnh SX 02/25HN 28/02 2.200 4.700 Cộng phát sinh 6.500 5.000 29/02 Tồn cuối tháng 2.500 … … Bảng biểu: 6 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Danh diểm vật tư: Tên vật tư: Bạt 7 Đơn vị tính: m Kho: Nguyên vật liệu Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Dư đầu kỳ 1.000 21.668.500 05/02 147 05/02 Anh Hà- Giầy Thanh Cường 2.000 21.650 43.310.000 3.000 64.978.500 21/02 140 21/02 Chị Lan – Công ty Tuong Long 2.000 21.250 42.500.000 5.000 107.478.500 25/02 150 25/02 Anh Minh –Công ty Nam Cường 1.000 21.350 21.563.500 6.000 129.042.000 28/02 156 28/02 Anh Quân 1.500 22.050 33.075.000 7.500 162.117.000 02/02 148 02/02 PX CBSX. Lệnh SX 02/25HN 800 21.615,6 17.292.480 05/02 158 05/02 PX CBSX. Lệnh SX 02/25HN 2.000 21.615,6 43.231.200 25/02 165 25/02 PX CBSX. Lệnh SX 02/25HN 2.200 21.615,6 47.554.320 Cộng phát sinh 6.500 140.448.500 5.000 108.078.000 Dư cuối kỳ 2.500 54.039.000 Bảng biểu: 7 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tháng 02 / 2008 Stt LoạiVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT 1 Vải Bạt 7 1.000 21.668.500 6.500 140.448.500 5.000 21.615,6 108.078.000 2.500 54.039.000 2 Vải Bạt 3 5.400 99.900.000 6.000 112.020.000 7.500 18.589 139.417.500 3.900 72.502.500 3 Vải phin 3.750 33.750.000 2.760 26.305.560 3.840 9.225 35.424.000 2.670 24.631.560 4 Cao su 15.600 842.400.000 10.000 535.940.000 13.000 53.841 699.933.000 12.600 678.407.000 5 ÔxítTitan 7.650 244.800.000 5.000 165.000.000 6.750 32.395 218.666.250 5.900 191.133.750 6 Dây Xăng 13.700 6.548.600 8.760 478 4.187.280 4.940 2.361.320 7 Dây giầy 4.200 3.570.000 200 875 175.000 3.700 892 3.300.400 700 444.600 8 Xăng 250 4.212.500 1.500 16.905 25.357.500 1.300 16.897 21.966.100 450 7.603.900 .. ….. … …. … … … ….. ….. ….. …. ….. TỔNG 2.170.658.558 2.839.296.400 2.405.277.867 2.604.677.091 Bảng biểu: 8 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản 331 Tháng 02/2008 Đối tượng: Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 01/02 Dư đầu kỳ 270.000.000 Phát sinh trong kỳ 05/02 147 05/02 Mua NVL chưa trả tiền người bán 152 133 43.310.000 4.331.000 317.641000 08/02 148 08/02 Mua NVL chưa trả tiền người bán 152 133 41.503.050 4.150.305 363.294.355 15/02 149 15/02 Mua NVL chưa trả tiền người bán 152 133 69.864.550 6.986.455 440.145.360 25/02 146 25/02 Chi tiền thanh toán cho người bán tiền mua hàng 111 300.000.000 140.145.360 Cộng 300.000.000 170.145.360 Dư cuối kỳ 140.145.360 Bảng biểu: 9 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 02/2008 Stt Tên khách hàng Dư đầu kỳ Ghi có TK331, ghi Nợ các TK khác Cộng PS có TK331 Ghi Nợ TK331, ghi Có các TK khác Cộng PS Nợ TK331 Dư cuối kỳ Nợ Có 152 153 133 111 112 141 … Nợ Có 1 Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường 270.000.000 154.677.600 15.467.760 170.145.360 300.000.000 140.145.360 2 Công ty TNHH Dệt 8/3 150.000.000 250.450.000 25.045.000 275.495.000 300.000.000 300.000.000 125.495.000 3 Công ty TNHH Đông Nam 16.685.450 16.685.000 4 Công ty TNHH Hà Hưng 68.750.600 45.250.760 4.525.076 49.775.236 118.525.836 5 Công ty TNHH Tây Hồ 240.580.760 120.450.365 12.045.036,5 132.495.401,5 373.076.161,5 6 Sở điện lực Hoàng Mai 250.000.000 250.000.000 250.000.000 7 HTX cao su Khải Hoàn 150.870.665 160.580.750 16.058.075 176.638.825 300.000.000 300.000.000 27.509.490 8 Công ty TNHH Bảo Sơn 30.150.400 25.450.200 2.545.020 27.995.220 58.145.620 9 Công ty TNHH bao bì Quang Trung 130.450.120 150.450.700 15.045.070 165.495.770 295.945.890 10 Công ty TNHH Toung Long 200.000.000 350.000.000 35.000.000 385.000.000 450.000.000 46.750.000 496.750.000 88.250.000 11 Công ty TNHH Hoa Quyên 25.000.000 15.000.000 1.500.000 16.500.000 15.000.000 15.000.000 26.500.000 12 Công ty TNHH Phương Nam 150.450.200 250.450.800 25.045.080 275.495.880 280.000.000 280.000.000 145.946.080 … … … … … … … … … … Cộng 2.250.000.000 1.780.500.450 45.850.600 182.635.105 2.008.986.155 1.030.000.000 611.750.000 1.641.750.000 2.617.236.155 Bảng biểu: 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 02/2008 Ghi Có TK111, ghi Nợ các TK khác Stt Ngày Ghi Có TK111, ghi Nợ các tài khoản khác Cộng Có TK111 Diễn giải 133 334 141 152 153 331 641 642 1 05/02 Trả tiền mua vật tư 3.307.500 33.075.000 36.382.500 2 25/02 Trả nợ khách hàng ; Mua vật tư 2.135.000 21.350.000 300.000.000 323.485.000 3 25/02 Chi lương; Chi phí bảo hiểm 821.000.000 1.500.000 822.500.000 4 26/02 TƯ mua vật tư, VPP 25.400.000 4.500.000 4.600.000 34.500.000 5 27/02 Trả nợ khách hàng ; Mua vật rẻ 4.000.000 450.000.000 454.000.000 6 29/02 Trả nợ khách hàng ; Mua vật tư 5.000.000 50.000.000 280.000.000 335.000.000 … … … … … … … … … … … Cộng 150.000.000 821.000.000 25.400.000 235.070.500 4.000.000 1.030.000.000 6.000.000 4.600.000 2.276.070.500 Bảng biểu: 11 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 02/2008 Ghi Có TK112, ghi Nợ các TK khác Stt Số hiệu chứng từ Diễn giải Ghi Có TK112, ghi Nợ các TK khác Cộng Có TK112 Số Ngày 111 133 138 … 152 153 627 331 642 1 101 21/02 Thanh toán tiền mua NVL cho cty TNHH Toung Long 4.250.000 42.500.000 46.750.000 2 102 15/02 Thanh toán tiền mua Bìa cho cty Hoa Quyên 1.500.000 15.000.000 16.500.000 3 103 20/02 Thanh toán tiền điện cho sở điện lực Hoàng Mai 22.727.270 227.272.700 249.999.970 … … … … … … … . … … … … …. …. 10 104 25/02 Thanh toán tiền mua hàng tháng 10 cho cty Dệt 8/3 300.000.000 300.000.000 11 106 29/02 Rút TGNH về nhập quỹ Công ty 500.000.000 500.000.000 12 107 29/02 Chuyển TGNH trả tiền mua đồ dùng VP 10.200.000 10.200.000 Cộng 500.000.000 50.000.000 150.650.450 15.000.000 227.272.700 550.000.000 15.750.654 1.691.401.104 Bảng biểu: 12 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN TẠM ỨNG Tháng 02/2008 Họ tên: Hoàng Văn Quân Chứng từ Diễn giải Dư đầu kỳ Ghi Nợ TK141, ghi Có các TK khác Cộng phát sinh Nợ TK141 Ghi Có TK141, ghi Nợ các TK khác Cộng phát sinh Có TK141 Dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có 111 112 133 152 … Nợ Có Dư đầu kỳ 150.000.000 05/02 Tạm ứng tiền mua vật tư cho Quân 120.000.000 120.000.000 140 10/02 Quân thanh toán tạm ứng 25.000.000 250.000.000 275.000.000 15/02 Tạm ứng tiền mua vật tư cho Quân 180.000.000 180.000.000 145 18/02 Quân thanh toán tạm ứng 15.000.000 150.000.000 165.000.000 20/02 Tạm ứng tiền mua vật tư cho Quân 50.000.000 50.000.000 156 28/02 Quân thanh toán tạm ứng 3.307.500 33.075.000 36.382.500 Cộng phát sinh 350.000.000 350.000.000 43.307.500 433.075.000 476.382.500 Dư cuối kỳ 23.617.500 Bảng biểu: 13 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Tháng 02/2008 Tài khoản 141- Tạm ứng Stt Tên khách hàng Dư đầu kỳ Ghi Nợ TK141, ghi Có các TK khác Cộng phát sinh Nợ TK141 Ghi Có TK141, ghi Nợ các TK khác Cộng phát sinh Có TK141 Dư cuối kỳ Nợ Có 111 TƯ 111 (chi quá) 1331 152 153 211 Nợ Có Thăng Long 150.000.000 470.000.000 1.000.000 471.000.000 54.307.500 543.075.000 697.382.500 1 Hoàng Văn Quân 150.000.000 350.000.000 350.000.000 43.307.500 433.075.000 476.382.500 23.617.500 2 Nguyễn Văn Bình 120.000.000 1.000.000 121.000.000 11.000.000 110.000.000 121.000.000 Chí Linh 50.000.000 50.000.000 4.000.000 40.000.000 44.000.000 6.000.000 3 Nguyễn Thị Lan 50.000.000 50.000.000 4.000.000 40.000.000 44.000.000 6.000.000 Thái Bình 200.000.000 200.000.000 17.500.000 130.000.000 45.000.000 192.500.000 7.500.000 4 Nguyễn Tân Thành 50.000.000 50.000.000 4.500.000 45.000.000 49.500.000 500.000 5 Trần Thị Linh 150.000.000 150.000.000 13.000.000 130.000.000 143.000.000 7.000.000 Cộng 150.000.000 720.000.000 1.000.000 721.000.000 75.807.500 673.075.000 40.000.000 45.000.000 833.882.500 37.117.500 Bảng biểu: 14 BẢNG KÊ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 02/2008 Chứng từ Diễn giải Số lượng Khách hàng Lệnh sản xuất Ghi Có TK152, ghi Nợ các TK khác Cộng Có TK152 Số Ngày 621 627 632 642 … 148 02/02 Xuất bạt 7 800m Pansun woo 02/25HN 17.292.480 17.292.480 149 05/02 Xuất bạt 3 50 cuộn Cheng Pao 02/23 TB 22.450.000 22.450.000 150 06/02 Xuất chỉ may SP 20/3 2.500m Cheng Pao 02/23 TB 2.732.900 2.732.900 151 10/02 Xuất bạt 10 da 50 cuộn Cheng Pao 02/23 TB 56.125.000 56.125.000 152 20/02 Xuất bạt 3 phục vụ QLFX 1.500m Cheng Pao 02/23 TB 2.732.900 2.732.900 153 21/02 Xuất kho bạt 3 1.000m Nor way 02/21 HN 35.175.000 35.175.000 158 23/02 Xuất bạt 7 1.500m Pansun woo 02/25HN 43.231.200 43.231.200 156 25/02 Xuất bạt 3 phục vụ QLDN 1.200m Cheng Pao 02/49 TB 33.675.000 33.675.000 165 25/02 Xuất băng keo phục vụ FX 1.000m Pansun woo 02/25 HN 47.554.320 47.554.320 159 26/02 Xăng 1.500 lít 22.450.000 22.450.000 160 26/02 NVL hỏng không dùng được tính vào giá vốn 218m 300.000 300.000 162 27/02 Dầu 1.000 lít 3.267.096 3.267.096 164 27/02 Xuất nhượngVT 16.362.200 16.362.200 ……. …. …. …… …… …… …… …… … ……. Cộng 2.307.078.595 56.120.176 16.362.200 25.717.096 2.405.277.867 Bảng biểu: 15 BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 02/ 2008 Stt Khách hàng Lệnh sản xuất Số lượng (đôi) TK152 I TK621 2.307.078.595 1. Cheng pao 02/23 TB 2.340 84.040.800 2. Cheng pao 02/12 HN 1.044 9.672.660 3. Pansuwoo 02/5 HN 11.400 88.422.000 4 Pansuwoo 02/21 HN 18.000 385.200.000 5. Norway 02/49 HN 29.400 650.354.934 6. Cheng pao 02/31 TB 1.200 34.200.000 7. Kim woo 02/17HN 2.100 58.380.000 8. 9. ... Pansuwoo Pansuwoo ..... 02/ 24 HN 02/25 HN ...... 5.000 7.000 ...... 51.780.000 108.078.000 ........ II TK627 56.120.176 III TK632 16.362.000 IV TK642 25.716.896 V TK142 … Tổng cộng 2.405.277.867 Hà nội, ngày 29 tháng 2 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng biểu: 16 BẢNG KÊ SỐ 4: TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO CÁC PHÂN XƯỞNG Tháng 02/2008 Stt TK ghi Có TK ghi Nợ TK214 TK152 TK112 TK334 TK338 TK621 TK622 TK627 … Cộng phát sinh trong tháng 1 TK154 2.307.078.595 2.234.120.589 749.676.405 5.290.875.589 2 TK621 2.307.078.595 2.307.078.595 3 TK622 2.108.780.511 125.340.078 2.234.120.589 4 TK627 347.215.211 56.120.176 227.272.700 117.923.342 1.984.976 750.516.405 5 TK111 840.000 840.000 Cộng 347.215.211 2.363.198.771 227.272.700 2.226.703.853 127.325.054 2.307.078.595 2.234.120.589 750.516.405 10.583.431.178 Bảng biểu: 17 BẢNG KÊ SỐ 5 Tháng 02/2008 Stt TK ghi Có TK ghi Nợ 142 152 153 214 241 242 334 338 … ở các NKCT khác Cộng PS trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 10 1 TK2411- Mua sắm TSCĐ 2 TK2412- XDCB Hạng mục Công tác xây dựng Công tác lắp đặt Thiết bị đầu tư XDCB CP kiến thiết cơ bản khác … 3 TK2143- S/c lớn TSCĐ 4 TK641- CPBH 4.560.530 54.657.896 3.230.567 … 6.000.000 68.448.993 CP nhân viên 54.657.896 3.320.567 CP vật liệu bao bì CP khấu hao TSCĐ 4.560.530 CP dụng cụ đồ dùng CP dịch vụ mua ngoài 6.000.000 CP bằng tiền khác 5 TK642- CP QLDN 24.471.000 25.716.896 5.364.450 1.381.200 65.957.200 3.898.416 … 4.600.000 15.750.654 147.139.816 CP nhân viên 65.957.200 3.898.416 CP vật liệu bao bì 25.716.896 CP khấu hao TSCĐ 5.364.450 CP dụng cụ đồ dùng 1.381.200 CP dịch vụ mua ngoài 24.471.000 4.600.000 15.750.654 Cộng 24.471.000 25.716.896 9.924.980 1.381.200 120.615.096 7.128.983 10.600.000 15.750.654 215.588.809 Bảng biểu: 18 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Năm 2008 Dư đầu kỳ Nợ Có 2.394.316.911 TKĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng phát sinh 111 28.399.138 235.070.500 112 58.084.405 150.650.450 141 80.709.956 673.075.000 331 589.906.708 1.780.500.450 PS Nợ 757.100.207 2.839.296.400 PS Có 980.758.560 2.405.277.867 Dư cuối kỳ 2.170.658.558 2.604.677.091 PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẦY THĂNG LONG 3.1 Nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu Từ khi thành lập cho đến nay, gần 20 năm phấn đấu và trưởng thành, Công ty đã hoàn thiện và phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Sản phẩm của Công ty tạo ra ngày càng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong và ngoài nước đặc biệt là cho hoạt động xuất khẩu. Trong điều kiện nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường dưới sự quản lý vĩ mô của nhà nước thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra gay gắt. Trước tình hình đó công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị, dây chuyền công nghệ nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất và nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Đến nay công ty đã đạt tiêu chuẩn cao đội ngũ cán bộ có trình độ giàu kinh nghiệm trong nghề. Các sản phẩm do công ty tạo ra ngày càng phong phú về mẫu mã chủng loại không ngừng chiếm lĩnh thị trường đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về giá cả và chất lượng. Tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long chi phí chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung đặc biệt là công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm của công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán NVL tại công ty có một số ưu, nhược điểm sau: 3.1.1 Về ưu điểm * Về chính sách áp dụng tại Công ty: Công ty đưa quyết định mới của Bộ Tài Chính áp dụng vào thực tế. Mặt khác các nhân viên kế toán được phân công, phân nhiệm rõ ràng nên sự chuyên môn hoá rất cao, đảm bảo các phần hành kế toán được tiến hành nhanh nhẹn, độ chính xác cao và đảm bảo khả năng cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, kịp thời. * Về hình thức sổ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang vận dụng hình thức sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ. Giữa các phần hành có quan hệ đối chiếu lẫn nhau lại kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh rất phức tạp nhưng số liệu trên sổ kế toán rất chính xác. Hơn nữa công tác kế toán lại được đảm đương bởi hệ thống nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nên các công việc liên quan đến thông tin kế toán đều được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. * Về công tác thu mua, bảo quản, dự trữ, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Đối với khâu thu mua mặc dù yêu cầu về nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất có kết cấu phức tạp, nhiều chủng loại, đa dạng về quy cách phẩm cấp song luôn được công ty đáp ứng kịp thời phục vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. Làm được điều này phần lớn là do công ty đã có kế hoạch thu mua vật tư hợp lý trên cơ sở tính toán các định mức tiêu hao và nghiên cứu kỹ các hợp đồng kinh tế, năng động trong việc tìm nguồn cung cấp cùng với đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng cung ứng vật tư, bộ phận sản xuất và phòng kỹ thuật để xác định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu để có kế hoạch thu mua hợp lý, làm phát triển chất lượng của công tác thu mua cũng như tăng hiệu quả của công tác quản lý thu mua. Vật liệu trước khi đưa vào sản xuất thì dù ít hay nhiều đều chịu tác động của các yếu tố thuộc môi trường tự nhiên làm cho chúng bị hao hụt về khối lượng, giảm sút về mặt chất lượng. Tuy nhiên mức độ nhiều hay ít là phụ thuộc lớn vào công tác bảo quản, cất trữ của mỗi doanh nghiệp. Vấn đề này được công ty đặc biệt quan tâm, chú trọng. Để phục vụ công tác bảo quản nguyên vật liệu thì công ty đã trang bị hệ thống kho tàng, bến bãi khoa học, hợp lý, tổ chức phân loại nguyên vật liệu và điều kiện bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại nguyên vật liệu do vậy nguyên vật liệu luôn được bảo quản trong điều kiện tốt nhất có thể, đảm bảo số lượng và chất lượng khi đưa vào sản xuất. Mặt khác công ty lại có đội ngũ cán bộ kỹ thuật và thủ kho giàu kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm với công việc nên hiệu quả công tác bảo quản càng cao, tạo điều kiện giảm bớt các chi phí cho doanh nghiệp ít bị hư hỏng, thiếu hụt. Đây là một điều đáng khen và cần được phát huy với các doanh nghiệp đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu dễ bị hư hỏng, hao hụt. Với khâu sử dụng: Thực tế việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty được quản lý rất chặt chẽ. Hàng năm công ty đều có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu phòng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch vật tư của công ty đã xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm. Ở các phòng sản xuất công ty đều có đội ngũ cán bộ thống kê theo dõi sự biến động của vật tư và lập các báo cáo sản xuất. Khâu xuất kho nguyên vật liệu được quản lý rất chặt chẽ đảm bảo nguyên vật liệu xuất dùng đúng mục đích, đúng đối tượng, nâng cao hiệu quản quản lý với khâu sử dụng nguyên vật liệu. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu : Kế toán vật tư phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, phù hợp với đặc trưng của ngành da giầy và theo đúng quy định của chế độ kế toán. Việc hạch toán nguyên vật liệu từ hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp đều được tiến hành rất đều đặn đúng định kỳ. Mặt khác do công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX nên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp ngay cả khi có sự biến động của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục. 3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại Thứ nhất: Công ty chưa có hệ thống mã hoá khoa học cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu do vậy sẽ gây khó khăn đối với công tác quản lý nguyên vật liệu. Các loại nguyên vật liệu chỉ mới được mã hoá bằng chữ cái theo ký hiệu viết tắt của chúng vì vậy thiếu thống nhất rất khó để một người nhận biết đâu là nguyên vật liệu chính, đâu là nguyên vật liệu phụ do vậy công tác quản lý nguyên vật liệu chưa đạt hiệu quả tối ưu, khối lượng công việc nhiều. Các loại nguyên vật liệu chưa được phân định rõ ràng, tuy có phân loại nguyên vật liệu theo nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế nhưng trên thực tế vẫn chưa làm triệt để với việc phân loại này. Đây là vấn đề mà ban lãnh đạo công ty cần lưu tâm xem xét để có được một hệ thống các loại nguyên vật liệu được mã hoá khoa học hợp lý hơn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, sử dụng. Thứ hai: Hạch toán nguyên vật liệu của công ty còn nhiều vấn đề còn tồn tại bởi chủng loại nguyên vật liệu nhiều, chất lượng của mỗi loại lại khác nhau, việc xuất dùng cũng như nhập kho diễn ra thường xuyên liên tục lại tiến hành hạch toán thủ công chưa sử dụng phần mềm kế toán máy nên khối lượng công việc của kế toán vật tư là khá lớn. Điều đó phần nào hạn chế việc kiểm tra theo dõi của kế toán, việc tính toán chi phí có thể dẫn đến sai sót nhầm lẫn và không đảm bảo việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói chung. Thứ ba: nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều thứ, nhiều loại mỗi loại lại có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. nguyên vật liệu chính rất nhiều mà lại được theo dõi bình thường giống các loại nguyên vật liệu khác bởi cùng một kế toán vật tư. Do vậy cùng một lúc kế toán vật tư vừa phải theo dõi nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế do vậy khối lượng công việc lớn phần nào gây áp lực ảnh hưởng đến chất lượng hạch toán kế toán. Thứ tư: Do giá trị nguyên vật liệu đánh giá lại cuối kỳ có sự sụt giảm mà công ty không tiến hành trích dự phòng giảm giá HTK nên khi có những biến động về giá cả nguyên vật liệu cũng như những tác động về giá cả nguyên vật liệu thì công ty không có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Điều này có thể dẫn đến tình trạng không bảo tồn vốn kinh doanh của công ty, gây bất ổn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ năm: Hiện nay để hạch toán chi tiết vật tư Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song là chưa phù hợp vì bên cạnh ưu điểm thì phương pháp này cũng có nhược điểm lớn đó là việc ghi chép giữa Thủ kho và phòng Kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn mà tình hình xuất nhập chủng loại vật tư là rất nhiều và thường xuyên. Không có điều kiện kiểm tra thường xuyên giữa thủ kho và kế toán do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Thứ sáu: Khi cán bộ thu mua chịu trách nhiệm thanh toán trực tiếp với người bán đã làm giảm đi sự giám sát của kế toán trong việc quản lý giá mua và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng. Hiện nay, do sự phát triển của nền kinh tế thị trường nên các đơn vị bán hàng thường có trích thưởng cho người mua hàng với số lượng lớn nhưng trên thực tế ở Nhà máy chưa quản lý được khoản này. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần giầy Thăng Long Thứ nhất: Do việc chưa áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung nên khối lượng công việc của phòng kế toán là rất lớn, đặc biệt là với doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại NVL như bản thân công ty nên phần nào giảm chất lượng của công tác kế toán và các thông tin kế toán. Do vậy công ty nên có kế hoạch đưa phần mềm vào sử dụng, điều này trước tiên sẽ giảm bớt khối lượng cho phòng kế toán nói chung và đặc biệt giảm bớt khối lượng cho kế toán vật tư nói riêng. Mặt khác khi áp dụng phần mềm vào công tác kế toán sẽ giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi, tìm kiếm thông tin kế toán mà không mất nhiều thời gian. Điều đó dẫn đến làm tăng chất lượng của công tác kế toán do giảm khối lượng ghi chép, giảm sai sót nhầm lẫn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán. Để làm được điều này công ty cần thực hiện một số công việc sau: - Tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm có uy tín trên thị trường - Lựa chọn loại phần mềm phù hợp với đặc điểm của công ty. Hiện nay thông thường các doanh nghiệp thường áp dụng các loại phần mềm vào công tác kế toán như phần mềm Fast kế toán, phần mềm ESOF… Tuy nhiên không phải phần mềm nào ở các doanh nghiệp cũng giống nhau mà tuỳ vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp khác nhau thì chương trình phần mềm áp dụng khác nhau sao cho phù hợp nhất với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. - Sau khi lựa chọn phần mềm kế toán thì công việc tiếp theo là công ty phải khai báo danh mục khách hàng, danh mục vật liệu sản phẩm, hàng hoá và tổ chức mã hoá các đối tượng khách hàng và nguyên vật liệu. Cụ thể để phục vụ nhu cầu quản lý chặt chẽ đối với các loại NVL, tránh tình trạng nhầm lẫn, thiếu sót tạo điều kiện cho việc quản lý bằng phần mềm sau này. Việc xây dựng hệ thống mã cho nguyên vật liệu vừa giúp công tác quản lý hiệu quả lại vừa giảm bớt khối lượng ghi chép, theo dõi của thủ kho, kế toán vật tư. Tuy nhiên để làm được điều này công ty cần thực hiện theo những nguyên tắc sau: + Mã hoá vật tư theo cách phân loại ban đầu, xây dựng hệ thống mã phân cấp, mã gồm nhiều trường trong đó trường tận cùng bên trái mang đặc trưng chủ yếu nhất của loại nguyên vật liệu ấy. Đối với NVL chính ta quy ước là: 00 Đối với nhóm vật liệu phụ ta quy ước là: 01 Đối với nhóm nhiên liệu ta quy ước là: 02 Đối với nhóm vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản quy ước là: 04 Đối với nhóm phế liệu ta quy ước là: 05 + Khi cần thiết ta kéo dài mã về bên phải. Ví dụ nguyên vật liệu chính có khoảng 10 loại thì tên mỗi loại ta thêm 3 chữ số mã hoá về bên phải đằng sau mã của nhóm cho đến hết 10 loại, sau đó lại thêm 2 chữ số đằng sau số vừa mã hoá tên của nguyên vật liệu chính để chỉ phẩm cấp (loại 1, loại 2 hay loại 3). Như vậy ta sẽ có một hệ thống mã thống nhất cho tất cả các loại vật sử dụng trong công ty, thuận tiện cho công tác quản lý, sử dụng và bảo quản. Ví dụ: Trích bảng mã nguyên vật liệu dự kiến BẢNG MÃ VẬT TƯ Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính TK Đơn giá hạch toán 00- 001- 01 Bạt 3 M2 1521 00- 002- 02 Bạt 7 M2 1521 01- 001- 01 Parafin Kg 1522 02- 001- 01 Xăng A92 Lít 1523 Thứ hai: Thực tế tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên liên tục trong khi nguyên vật liệu không được phân loại chính, phụ rõ ràng; điều đó có thể gây khó khăn cho công tác quản lý. Vì vậy công ty nên tổ chức phân loại nguyên vật liệu tạo điều kiện theo dõi tình hình thực tế nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu. Để làm được điều này kế toán vật tư cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên quản lý kho cần xây dựng kế hoạch phân loại vật tư theo mức độ sử dụng chúng vào quá trình sản xuất và theo tính chất đặc thù của ngành mà phân chúng thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ cho phù hợp. Như đã biết chủ yếu các loại bạt và cao su, chỉ may là các nguyên liệu không thể thiếu trong quá trình sản xuất giầy vì thế có thể phân vào nguyên vật liệu chính để thuận tiện cho công tác quản lý và việc lập kế hoạch thu mua đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Còn đối với các loại vật liệu chỉ có tính chất đóng góp vào việc tăng chất lượng sản phẩm thì có thể xếp chúng vào loại vật liệu phụ. Đồng thời với việc phân loại nguyên vật liệu thành các loại chính, phụ thì công ty nên có kế hoạch tổ chức bảo quản nguyên vật liệu bằng cách phân ô chia vùng để áp dụng các biện pháp bảo quản thích hợp đối với các loại nguyên vật liệu nhằm tăng chất lượng công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp. Thứ 3: Do giá trị nguyên vật liệu đánh giá lại cuối kỳ có sự sụt giảm do vậy công ty nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đây sẽ là nguồn tài chính bù đắp cho những tổn thất có thể xảy khi sự thay đổi giá cả nguyên vật liệu có những biến động theo chiều hướng không có lợi cho công ty. Đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục. Các khoản dự phòng giảm giá có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất và nó đợc thể hiện ở một số mặt khác như: nhờ có khoản dự phòng giảm giá bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản. Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán chính xác hơn ra số lợi nhuận thực tế. Việc trích lập dự phòng thực hiện như sau: Thời điểm lập dự phòng giảm giá đợc tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Trên cơ sở các bằng chứng về sự giảm giá của từng đối tợng, từng chủng loại nguyên vật liệu cụ thể, từ đó kế toán xác định rõ số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ kế toán với điều kiện không vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty. Việc lập dự phòng giảm giá tiến hành riêng cho từng chủng loại vật tư, hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp. Công thức xác định: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho = Lượng vật tư tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho Thứ tư: Nâng cao trách nhiệm và vai trò của kế toán trong công tác thanh toán với người bán, từ đó quản lý chặt chẽ giá mua vật tư, quản lý các khoản chiết khấu mua hàng mà Công ty được hưởng. Làm tốt khâu này sẽ tiết kiệm được chi phí vật tư trong giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời giải quyết được việc vận dụng đúng đắn tài khoản, sổ sách kế toán trong công tác thanh toán với người bán. KẾT LUẬN Ngày nay khi nền kinh tế thế giới ngày càng hội nhập sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Do vậy việc hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, luôn được các doanh nghiệp đưa lên hàng đầu. Để làm được điều đó các doanh nghiệp luôn chú trọng và quan tâm đến công tác kế toán của đơn vị mình. Bởi kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý các hoạt động kinh tế và trong việc cung cấp thông tin về tài sản, nguồn vốn và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ngày càng giữ vai trò quan trọng trong công tác hoạch định và quản lý ở các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp sản xuất việc tính chính xác, tính đầy đủ các yếu tố đầu vào là cơ sở để xác định đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời tình hình biến động về nguồn vốn, về tài sản cho ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra được những quyết định và biện pháp nhằm sử dụng hợp lý,tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm là điều kiện để tăng lợi nhuận, tăng quy mô phát triển sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế, tăng tích luỹ, nâng cao được sức mạnh cạnh tranh và vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần giầy Thăng Long, được sự giúp đỡ của ban Lãnh đạo Công ty, các anh chị phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Tài chính - Kế toán cũng như sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo. Đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thu Liên, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do thời gian có hạn, việc tiến hành thu thập tài liệu và phân tích chưa đầy đủ, đồng thời do khả năng còn nhiều hạn chế cho nên không tránh khỏi thiếu sót. Em kính mong các thầy cô giáo thông cảm và giúp đỡ em hoàn thiện những thiếu sót trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này giúp em hoàn thiện kiến thức của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty và cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thu Liên đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ NƠI THỰC TẬP .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................... .............................................................................................................................................. ................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................... ................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................