Chuyên đề Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý quy trình bảo trì, bảo dưỡng và hỗ trợ thông tin cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng lên báo cáo tại công ty Ford Hà Nội

cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Những công việc của giai đoạn này là -Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài -Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) -Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa -Thiết kế các thủ tục thủ công -Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các công việc -Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật -Thiết kế vật lý trong -Lập trình -Thử nghiệm hệ thống -Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn bao gồm có nhiệm vụ sau: -Lập kế hoạch cài đặt -Chuyển đổi -Khai thác và bảo trì -Đánh giá Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. 5. Phân tích hệ thống thông tin quản lý 5.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công cụ đầu tiên cho quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu theo đuổi của phần này là làm sao để có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chính xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét. Phương pháp 1. Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống người ta phải nghiên cứu các khía cạnh sau -Hoạt động của hệ thống -Thông tin vào của hệ thống -Thông tin ra của hệ thống -Quá trình xử lý -Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống -Quan hệ giữa các phòng, ban -Khối lượng công việc -Những khó khăn trong công việc Phương pháp 2. Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viết rất muốn biết nhưng không thế thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy mà người ta phải quan sát hệ thống. Việc quan sát có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lú các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi phương pháo và các chi tiết thao tác khiến cho phương pháp làm cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nữa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động. Phương pháp 3. Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thẻ nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Phương pháp 4. Sử dụng phiếu điều tra Là phương pháp lấy thông tin từ một khối lượng lớn các đối tượng trên phạm vi địa lý rộng lớn bằng cách sử dụng phiếu điều tra, có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra để thu được thông tin cần thiết một cách nhanh nhất. Một trong những cách sử dụng việc thu thập thông tin cho quá trình phân tích mang lại hiệu quả nhất mà hầu hết các công ty phát triển phần mềm của Việt Nam áp dụng đó là việc kết hợp những phương pháp thu thập trên. Bằng cách như vậy, thông tin luôn đem lại độ chính xác cao góp phần vào việc phát triển phần mềm một cách hoàn hảo, không đem lại thiếu sót cho người quản lý. 5.2. Công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý 5.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. 5.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin -Xử lý Thủ công Giao tác người-máy Tin học hóa hoàn toàn -Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa -Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu 5.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên đương nhiên nó không bao hàm được các tham số thời gian, không bao hàm cả địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Để mô tả chi tiết người ta sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1… 6. Thiết kế logic của hệ thống quản lý 6.1 Thiết kế logic đi từ các thông tin ra Bước 1. Xác định các đầu ra -Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra -Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra, đánh dấu các thuộc tính lặp - là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Các quy tắc chuẩn hóa Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuọc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới 6.2 Thiết kế bằng phương pháp mô hình hóa Khái niệm cơ bản Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Mức độ liên kết Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phải biết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mõi lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Khách hàng Phiếu sửa chữa 1 N Có Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. 7. Thiết kế vật lý ngoài 7.1 Thiết kế vật lý đầu ra Phải lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin đầu ra. Có bốn vật mang tin chính là giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang. Tùy theo yêu cầu của hệ thống thông tin mà phân tích viên có thể chọn vật mang tin một cách phù hợp nhất sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Trong đó việc thiết kế giao diện màn hình là rất quan trọng bởi lẽ người sử dụng hệ thống thường xuyên tiếp xúc với hệ thống thông qua màn hình. Nguyên tắc để trình bày thông tin trên màn hình đó là: đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình, chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình, đặt giữa các tiêu đề và sắp xếp thông tin theo trục trung tâm, tổ chức các phần tử của danh sách theo thói quen trật tự quen thuộc trong quản lý. Các báo cáo như báo cáo khấu hao tài sản cố định, báo cáo phân bổ khấu hao đều được tính theo tháng, năm, dữ liệu đưa ra màn hình một cách rõ ràng. 7.2 Thiết kế vật lý đầu vào Mục đích của việc thiết kế đầu vào là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Nó bao gồm lựa chọn các phương tiện và thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Vì hệ thống thông tin tính khấu hao tài sản cố định là một phần của hệ thống quản lý tài sản cố định nên những thông tin đầu vào của hệ thống này là đầu ra của hệ thống quản lý tài sản bao gồm(tăng, giảm tài sản). Tất cả những dữ liệu được lấy ra nhằm phục vụ cho quá trình xử lý tính khấu hao. 7.3 Thiết kế giao tác với phần tin học hóa Một hệ thống thông tin thường thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, tra cứu dữ liệu, xử lý, tính toán dữ liệu để in ra báo cáo. Người sử dụng có quyền chỉ ra những công việc phải làm của hệ thống bằng các giao tác người-máy nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng. Người sử dụng có thể giao tác bằng tập hợp lệnh, bằng bàn phím, bằng các biểu tượng xuất hiện trên màn hình. Ở chương trình tính khấu hao tài sản cố định, người sử dụng có thể sử dụng bằng những phím tắt, sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ, sử dụng lựa chọn ngôn ngữ bằng Tiếng Việt hay tiếng Anh. 8. Thiết kế vật lý trong - Sự kiện: Là một việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một hoặc nhiều xử lý nào đó. Ví dụ như sự kiện muốn điều chỉnh lại khấu hao tài sản cố định khi nhận thấy rằng tháng này tài sản cố định đã tăng năng suất lao động vì vậy làm cho tài sản khấu hao nhiều hơn các tháng trước. Đó là sự kiện - Công việc: Là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh. Ví dụ sự kiện muốn điều chỉnh khấu hao tài sản cố định thì công việc sửa khấu hao phải bao gồm các xử lý sau đây Cập nhật những thông tin cần thiết cho việc sửa đổi khấu hao Tính lại khấu hao tài sản cố định In ra màn hình hoặc máy in bảng tính lại khấu hao tài sản cố định Tiến trình: Là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Ví dụ trong hệ thống quản lý tài sản sẽ có 3 tiến trình: (1) quản lý tăng tài sản, (2) quản lý giảm tài sản, (3) điều chuyển tài sản, (4) trích khấu hao tài sản. Pha xử lý: Là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha va thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Ví dụ trong pha “ Lập báo cáo khấu hao tài sản cố định” thì cần tạo ra những module xử lý như sau Tra cứu danh mục (chứng từ) khấu hao tài sản Tra cứu những tài sản đã hết khấu hao Tính toán, thực hiện xử lý những tài sản còn khấu hao Đưa lên báo cáo Với việc thiết kế vật lý trong, người lập trình biết được những công việc cần phải làm là những gì, có những công việc nào, module nào cần phải được xử lý. 9. Các bước cụ thể của việc phân tích hệ thống Các bước Cụ thể nội dung tưng bước Nội dung 1. Khảo sát hệ thống 1.1Khảo sát sơ bộ Mục đích: Nhằm xác định tính khả thi của đề tài. 1.2 Khảo sát chi tiết Đưa ra báo cáo về yêu cầu người sử dụng, đánh giá các phương án. 2. Phân tích hệ thống 2.1 Phân tích chức năng nghiệp vụ Lập được sơ đò chức năng và biết thứ tự ưu tiên các công việc 2.2Phân tích sơ đồ luồng dữ liệu Thiết lập mối quan hệ giữa các chức năng 2.3 Phân tích mô hình luồng dữ liệu Xác định các kiểu thực thể và các mối quan hệ 3. Thiết kế hệ thống 3.1 Xác định hệ thống máy tính Phân chia các tiến trình logic của sơ đồ dòng dữ liệu thành các tiến trình vật lý 3.2 Thiết kế giao diện người và máy 3.3 Thiết kế màn hình 3.4 Thiết kế báo cáo 3.5 Thiết kế CSDL 3.6 Hoàn thiện chương trình Chương III Phân Tích Hệ Thông Tin Quản Lý Công Ty Ford Hà Nội I. Thông tin chung về công ty hay xí nghiệp cổ phần đại lý Ford Hà Nội. Xí nghiệp Cổ phần Đại lý Ford Hà Nội (Hanoi Ford) là đại lý đầu tiên tại miền Bắc của công ty TNHH Ford Việt Nam từ năm 1997, Hanoi Ford đã và đang khẳng định vị trí xứng đáng của mình trên thị trường ôtô Việt Nam. Hanoi Ford đã luôn cố gắng để đáp ứng sự trông đợi của khách hàng thông qua hệ thống cung cấp đồng bộ ba chức năng chính: + Bán xe với chất lượng cao nhất + Cung cấp phụ tùng chính hãng + Dịch vụ bảo hành bảo dưỡng hoàn hảo Đây là đại lý đầu tiên tại Việt Nam được cấp chứng chỉ về quản lý chất lượng (Quality Care). Một số thông tin khác: * Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp cổ phần đại lý Ford Hà Nội * Tên tiếng anh: Ha Noi Ford Enterprise * Tên giao dịch: Hanoi Ford * Cơ quan chủ quản: Ford Việt Nam * Địa chỉ: 94 Ngô Thì Nhậm, Hà Nội * Điện Thoại: (84.4) 971 2439 * Fax: (84.4) 821 7414 * Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh ôtô và thực hiện bảo trì bảo dưỡng. * Trưởng nhóm dịch vụ: Đỗ Quý Anh II. Lý do xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng 1. Tình hình áp dụng công nghệ thông tin Phòng kế toán đang áp dụng phần mềm Cyber Accounting 2006 của công ty Cybersoft, phòng khách hàng áp dụng một phần mềm nhỏ do nhân viên công ty tự viết bằng Access, phòng dịch vụ hay còn gọi là bộ phận dịch vụ không áp dụng một phần mềm nào họ chủ yếu quản lý thủ công trên giấy tờ. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng đang trong quá trình hoàn thiện nhưng nói chung đã góp phần giải quyết vấn đề cơ bản nhất cho công ty. Phần mềm quản lý khách hàng tập trung nhiều vào việc lưu trữ thông tin, chức năng xử lý hầu như là không có hoặc được hỗ trợ rất ít. Về bộ phận dịch vụ, đây là bộ phận phải làm việc và xủ lý thông tin liên tục trong ngày. Trung tâm dịch vụ là nơi tiếp đón khách hàng và thực hiện qui trình bảo trì bảo dưỡng. Trung tâm này hiện nay xử lý công việc hoàn toàn thủ công bằng tay và trên giấy tờ. Khi khách hàng đến bảo dưỡng xe, họ lưu trữ các thông tin về khách hàng vào một phiếu và sau đó tổng kết các chi phí vào phiếu đó để khách hàng mang đến bàn thu ngân thanh toán. Lúc này phòng kế toán lại chuyển các thông tin trên giấy đưa vào máy tính để lưu trữ và xử lý. Chính vì điều này mà trung tâm dịch vụ phải xử lý rất nhiều giấy tờ có liên quan, dù khách hàng cũ hay mới họ cũng phải khai báo rất nhiều mục trên phiếu. Rồi sự không đồng bộ thông tin gây rất nhiều khó khăn cho các phòng ban có liên quan. Trên thực tế như vậy, trung tâm dịch vụ đã có nhu cầu về một phần mềm mà theo họ nó sẽ giảm bớt các qui trình thủ công cũng như xử lý phức tạp. 2. Khảo sát chi tiết các yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng Theo tiêu chuẩn của tổng công ty Ford Việt Nam, các đại lý đang áp dụng quy trình dịch vụ Quality Care: Dịch vụ nâng cấp – 12 yếu tố quy trình. . 1.Chủ động liên hệ với KH 12. Giải quyết sự cố và phòng chống 2. Lên lịch hẹn gặp KH 11. Liên hệ sau khi sửa chữa 12 Bước cơ bản 3. Đón tiếp KH 10. Thông tin Kh, trả xe 4.Báo giá/thỏa thuận với KH. 9. Hoàn tất công việc và thanh toán 5.Quan tâm KH 8. Chu trình phiếu sửa chữa 6. Kế hoạch xưởng và chất lượng công việc 7.Thông tin phụ tùng chuẩn bị phụ tùng trước Quy trình được phân chia như sau cho bộ phận khách hàng và bộ phận dịch vụ: Bộ phận quan hệ khách hàng Bước 1 Bước 2 Bước 11 Bước 12 Bộ phận dịch vụ Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7 Bước 8 Bước 9 Bước 10 Bước 1: Trung tâm Quan hệ khách hàng lưu giữ và cập nhật tất cả hồ sơ xe và thông tin khách hàng. Chủ động liên hệ khách hàng để nhắc nhở khách hàng đến làm bảo dưỡng các cấp. Trung tâm quản lý khách hàng xe mới và khách hàng dịch vụ. Đối với khách hàng dịch vụ (là khách hàng đến sửa chữa, bảo dưỡng, sử dụng dịch vụ của công ty) thì bộ phận quan hệ khách hàng phải theo dõi theo các bước sau: Cập nhật thông tin khách hàng từ phiếu sửa chữa váo hồ sơ khách hàng. Lên danh sách khách hàng cần liên hệ định kỳ ba tháng một lần. Sử dụng kịch bản điện thoại liên hệ khách hàng (nếu không liên hệ được khách hàng sau ba lần thì gửi thư giải thích và nhắc nhở KH bảo dưỡng định kỳ). Lưu giữ thông tin cho báo cáo dịch vụ hàng tuần. Bước 2: Lên lịch hẹn cho khách đến làm bảo dưỡng định kỳ. Tìm hiểu thông tin về Thiết lập cuộc hẹn. Chuẩn bị cho ngày kế tiếp Chuyển lịch hẹn gặp của ngày kế tiếp cùng với thông tin liên quan cần thiết cho cố vấn dịch vụ trước 16:30 hàng ngày. Chuẩn bị bảng chào đón khách hàng theo lịch hẹn gặp cố định trước 16:30 hàng ngày cho ngày kế tiếp. Nếu xác định rõ phụ tùng có thể cung cấp lịch hẹn gặp cho bộ phận phụ tùng để chuẩn bị trước phụ tùng. Bước 3: Tất cả các khách hàng đến trạm làm dịch vụ đều được nhân viên dịch vụ đón tiếp một cách chuyên nghiệp tại khu vực đón tiếp khách hàng. Xe được kiểm tra tổng thể trên cầu nâng và theo các mục do Ford Vietnam quy định. Bước 4: Sau khi xe đã được kiểm tra tổng thể, cố vấn dịch vụ sẽ tiến hành báo giá cho khách hàng, có sự xác nhận của khách hàng. Công việc được chia nhỏ thành các bước sau: Cố vấn dịch vụ (CVDV) xác định công việc sửa chữa và tư vấn cho khách hàng các phương án sửa chữa thích hợp nhất. Kiểm tra phụ tùng sẵn có và đưa ra giá sửa chữa cố định. Thỏa thuận về thời gian hoàn thành. CVDV hoàn tất phiếu sửa chữa. Nội dung sửa chữa Phụ tùng thay thế Cam kết giá cố định Thỏa thuận thời gian hoàn tất Những thông tin cấn thiết khác. CVDV thông báo KH tổng chi phí sửa chữa và thời gian hoàn thành. CVDV ký lên phiếu sửa chữa. Giao cho khách hàng một bản gốc của phiếu sửa chữa (RO). Phân phối phiếu sửa chữa cho các bộ phận liên quan. Bước 5: Trong khi chờ đợi làm dịch vụ, Hanoi Ford cung cấp phòng chờ đầy đủ tiện nghi: nước giải khát, tivi, sách báo để khách hàng thư giãn. Bước 6: Khi xe vào xưởng sửa chữa đều được lắp mũ số để tiện theo dõi tiến độ và phân công việc cho kỹ thuật viên. Bắt đầu chạy bảng kế hoạch xưởng. CVDV chuẩn bị kế hoạch xưởng. CVDV lên kế hoạch sửa chữa. Kỹ thuật viên (KTV) nhận phiếu sửa chữa và thực hiện công việc. KTV nhận phiếu RO, xem thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Thông báo cho KTV nêu như thời giàn bắt đầu sớm hơn hoặc muộn hơn 15’ để CVDV điều chỉnh lại thời gian trên bảng kế hoạch xưởng. Thông báo cho CVDV nếu thời gian sửa chữa vượt thời gian sửa chữa đã lên kế hoạch để CVDV phân công công việc kế tiếp của KTV này cho KTV khác. Ngay sau khi hoàn tất công việc KTV phải đưa RO lên phần kiểm tra cuối cùng và cần thông báo cho CVDV ngay nếu như cần cập nhật thông tin. CVDV sử dụng bảng kế hoạch xưởng. Tất cả công việc bắt đầu đúng thời gian. Tất cả công việc kết thúc đúng thời gian. Nếu như khả năng của xưởng không còn và tất cả công việc đã lên lịch không thể hoàn tất đúng thời gian thì CVDV chọn một công việc sửa chữa phù hợp để lên lại lịch cho ngày kế tiếp sau khi đã thỏa thuận với khách hàng “Làm thất vọng một khách hàng tốt hơn là năm khách hàng”. Bước 7: Cung cấp phụ tùng chính hãng và giảm bớt thời gian chờ đợi cho khách hàng, Hanoi Ford luôn có lượng hàng phụ tùng sẵn có trong kho nhằm nâng cao tỷ lệ xe được chuẩn bị phụ tùng trước. CVDV phân phối phiếu RO đến bộ phận phụ tùng. Bộ phận phụ tùng chuẩn bị trước phụ tùng. KTV nhận phụ tùng. Phụ tùng phát sinh: Đối với công việc phát sinh thực hiện theo thủ tục sau: KTV thông báo cho CVDV CVDV thông báo cho khách hàng để nhận được sự chấp thuận của khách hàng về chi phí và thời gian của bất kỳ công việc sửa chữa phát sinh nào. CVDV cập nhật phát sinh lên phiếu sửa chữa và ghi lại sự chấp thuận của khách hàng lên phiếu sửa chữa. CVDV lên lại kế hoạch xưởng KTV nhận phụ tùng đã được chuẩn bị sẵn (phụ tùng phát sinh) và bắt đầu công việc sửa chữa. Bước 8: Quy trình chạy phiếu sửa chữa từ khi bắt đầu đến khi hoàn tất quy trình đều được thể hiện trên bảng kế hoạch xưởng để bố trí một cách khoa học, nâng cao hiệu quả và hiệu năng của xưởng. KTV nhận phiếu RO. Xem xét giờ bắt đầu và giờ kết thúc công việc. Bấm giờ bắt đầu, thông báo cho CVDV nếu có thay đổi về thời gian. KTV nhận phụ tùng đã được chuẩn bị trước (ký nhận phụ tùng). Nhận xe bắt đầu làm việc. KTV bắt đầu làm việc. Kết thúc công việc sửa chữa. Bước 9: Khi xe được sửa chữa xong, cán bộ phụ trách chất lượng sẽ kiểm tra lần cuối cùng, chạy thử xe (road-test) và đóng dấu KCS. Bàn giao xe cho cố vấn dịch vụ để cố vấn dịch vụ giải thích hóa đơn và các công việc đã làm với khách hàng, hướng dẫn khách hàng thanh toán cho ngân viên thu ngân. Bước 10: Cố vấn dịch vụ tiến hành bàn giao xe cho khách hàng, nhắc nhở khách hàng lần dịch vụ tiếp theo. Bước 11: Sau khi làm dịch vụ ba đến 5 ngày, nhân viên Chăm sóc khách hàng sẽ gọi điện để kiểm tra mức độ hài lòng của khách hàng, thu nhận các ý kiến đóng góp và phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ. Lập báo cáo để đệ trình trong cuộc họp ban lãnh đạo hàng tuần của công ty. Nhân viên quan hệ khách hàng của đại lý (DCRC) chuẩn bị liên hệ với khách hàng sau dịch vụ. Nhận phiếu RO từ CVDV. Cập nhật thông tin lên phiếu theo dõi KH sau dịch vụ. DCRC gọi điện liên hệ KH sau dịch vụ (cập nhật thông tin lên báo cáo giải quyết khiếu nại KH và chuyển thông tin cho bộ phận dịch vụ). DCRC gửi thư cho KH sau ba lần gọi điện không thành công. Bước 12: Trung tâm quan hệ khách hàng tiếp nhận toàn bộ thắc mắc khiếu nại của khách hàng, xúc tiến quá trình giải quyết khiếu nại và theo dõi quy trình cho đến khi kết thúc. Một quy trình làm việc hết sức khoa học như trên đòi hỏi một hệ thống thông tin phải có kết cấu chặt chẽ, có sự bổ sung và đặc biệt là sự tiếp nối xử lý dữ liệu trong quá trình làm việc của nhân viên. Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin cho từng bộ phận như sau: 2.1 Bộ phận dịch vụ Chức năng chủ yếu của phần mềm là giải quyết vấn đề liên quan từ khâu khách hàng vào bảo dưỡng đến khi khách hàng hài lòng hay nói cách khác là quản lý quy trình làm việc của nhân viên bộ phận dịch vụ. Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin: Nhập số liệu, in các phiếu, hóa đơn bằng máy, có thể thống kê số liệu, tìm kiếm thông tin một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó phải đảm bảo sự chính xác khi tính thời gian làm việc cũng như chi phí sửa chữa cho khách hàng. Công ty có yêu cầu khi khách hàng không hẹn trước cũng như hẹ trước lái xe vào khu vực công ty thì ngay lập tức nhân viên phải tìm được thông tin về khách hàng dựa trên số xe và loại xe để khi khách hàng vào phải chào họ bằng tên (tránh nhầm lẫn trừ trường hợp xe đổi chủ sở hữu đó là lỗi thuộc về khách quan). Hệ thống thông tin phải làm việc hết sức nhanh chóng kịp thời và chính xác. Hệ thống thông tin xử lý dựa trên phiếu bảo dưỡng hay còn gọi là phiếu RO và phiếu báo giá, trên hai phiếu đó có đầy đủ thông tin về khách hàng cũng như xe của họ hay ngày sửa chữa, chi phí sửa chữa… Một ngày có khoảng trung bình 20 khách hàng cũ và thêm 2 khách hàng mới nên việc xử lý bằng máy tính là hoàn toàn hợp lý. Tại bộ phận này hiện nay đang sử dụng một số báo cáo như: Tự động lên báo giá cho khách hàng Tự động lên phiếu RO cho khách hàng dựa trên các thông tin ban đầu. Danh sách Kỹ thuật viên hoàn thành công việc đúng giờ (căn cứ để đánh giá khả năng chuyên môn của KTV cũng như căn cứ cho công tác thưởng vào cuối mỗi tháng). Danh sách phụ tùng được sử dụng trong ngày để bộ phận kho có thể thống kê lượng nhập xuất tồn mỗi ngày để không xảy ra tình trạng thiếu phụ tùng cho ngày sửa chữa hôm sau. 2.2. Bộ phận quản lý thông tin về khách hàng Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin là tự động cập nhật mỗi khi có sự thay đổi thông tin mới nhất từ bộ phận dịch vụ cũng như thông báo cho bộ phận dịch vụ khi khách hàng có sụ thay đổi về thông tin cá nhân cũng như lịch hẹn. Điều đó yêu cầu hệ thống thông tin phải lưu trữ tất cả thông tin về bản thân khách hàng cũng như quá trình bảo dưỡng của họ. Hệ thống thông tin phải thông báo cho nhân viên khi đến sinh nhật của khách hàng nào đó hay những khách hàng đã đến thời gian bảo hành. Bên cạnh đó hệ thống thông tin phải lên được dang sách gọi khách hàng sau 3 đến 5 ngày họ sửa chữa tại công ty để đảm bảo rằng họ hoàn toàn thỏa mãn. Không những thế khách hàng không thể liên lạc bằng điện thoại (sau 3 lần gọi) phải gửi thư thay vì gọi điện lần thứ tư. Một số báo cáo: Danh sách khách hàng đến thời gian bảo hành. Danh sách khách hàng cần gửi thư chúc mừng sinh nhật trong ngày Danh sách khách hàng cần gọi điện trong ngày để đảm bảo họ hài lòng vời quy trình sửa chữa trước đó từ 3 đến 5 ngày. Danh sách khách hàng không thể liên lạc bằng điện thoại Danh sách khách hàng nhận đuợc phần thưởng (3 lần bảo hành đúng theo thời gian quy định. Phiếu theo dõi khách hàng. Báo cáo giải quyết khiếu nại khách hàng. Lịch hẹn gặp khách hàng . 2.3. Kế Toán Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Theo dõi được khoản thu vào của công ty thông qua báo giá khách hàng thanh toán và khoản chi thông qua phiếu xuất kho các phụ tùng chính hãng. Nhân viên kế toán sẽ không phải cập nhật lại thông tin về khách hàng để lên phiếu kế toán như vẫn làm hiện nay, mọi thông tin liên quan sẽ được chuyển qua bộ phận kế toán. Hệ thống thông tin sẽ thống kê được doanh thu tại một thời điểm bất kỳ. Các báo cáo: Doanh thu của công ty qua việc bảo trì bảo dưỡng tại thời điểm bất kỳ. Doanh thu theo từng kỹ thuật viên Danh sách phụ tùng thay thế cũng như báo cáo nhập xuất tồn. Hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng của bộ phận dịch vụ có chức năng chủ yếu hỗ trợ bộ phận dịch vụ theo dõi quá trình bảo dưỡng từ khâu khách hàng vào đến khâu kỹ thuật viên làm việc và cuối cùng là khâu thanh toán tại bộ phận kế toán. Phần mềm sẽ hỗ trợ một phần cho bộ phận khách hàng cũng như bộ phận kế toán, giúp các bộ phận này không phải nhập lại các thông tin đã được cập nhật trong quá trình sửa chữa cho khách. Dữ liệu đầu vào cho các bộ phận chủ yếu chỉ là phiếu sửa chữa (RO) có đầy đủ thông tin về chi phí, khách hàng, xe và tùy thuộc từng bộ phận sẽ lọc thông tin mình cần để quản lý. Đây là phần mềm quản lý có tính ứng dụng cao, tập trung vào chức năng xử lý nghiệp vụ như theo dõi kỹ thuật viên làm viêc bằng đồng hồ tự động trên máy và sẽ tự động tính thời gian cho mỗi kỹ thuật viên. Chức năng này giúp các kỹ thuật viên không phải phiền phức khi vừa làm việc vừa đeo đồng hồ bấm giây. III. Thiết kế logic 1. Khái quát hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng Chương trình quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng có thể dùng độc lập hoặc liên kết với các phần mềm có sẵn của mỗi bộ phận trong công ty. Chương trình sẽ thực hiện tổng hợp dữ liệu về khách hàng, theo dõi nhân viên làm việc và đưa ra những báo cáo chính xác nhất về trình độ của nhân viên thông qua quá trình làm việc cũng như báo cáo doanh thu của bộ phận dịch vụ. Sơ đồ tổ chức của chương trình quản lý: Chương trình quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng Phiếu Phiếu sửa chữa (RO) ………. ……… Nhận thông tin Từ bộ phận khách hàng Chuyển thông tin sang bộ phận khác Bộ phận khách hàng Bộ phận kế toán Báo cáo ……… Hệ thống Menu của chương trình quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng: Chương trình quản lý FORD HA NOI 1. Hệ thống 2. Giao dịch 3. Khách hàng 4. Phiếu RO 5. Nhân viên 6. Phụ tùng 7. Xe 8. Tư vấn khách hàng 9. Báo cáo 10. Trợ giúp 1.1 Đăng nhập 1.2 Phân Quyền 1.3 Đổi ngôn ngữ 1.4 Thoát 2.1 Lên Phiếu RO 2.2 Cập nhật phiếu RO cho KH cũ. 2.3 Cập nhật phiếu RO cho khách hàng mới. 3.1 Danh mục KH 3.2 Phiếu theo dõi 3.3 Tìm kiếm 3.4 Lịch hẹn KH 4.1 Danh mục RO 4.2 Tìm kiếm 5.1 Danh mục nhân viên 5.2 Theo dõi tình trạng làm việc 5.3 Quản lý theo ngày 6.1 Danh mục phụ tùng 6.2 Xuất trong ngày 6.3 TÌm kiếm 7.1 Danh mục xe 7.2 Tìm kiếm xe 7.3 DS xe đến thời kỳ BD 8.1 Mẫu xe mới nhất 8.2 Các dịch vụ khuyến mại 9.1 Báo cáo doanh thu 9.2 Báo cáo tổng hợp 9.3 Báo cáo chi tiết 10.1 Các phím tắt 10.2 Quy trình bảo dưỡng 10.3 Hướng dẫn sử dụng 10.4 Thuật ngữ 2. Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng. (IFD) Bộ phận dịch vụ Sự kiện khởi sinh Nguồn Bộ phận dịch vụ Đích Khi có khách hàng vào Khi kỹ thuật viên bắt đầu làm việc Hoàn thành công việc cho khách hàng. Phiếu RO Kiểm tra, cập nhật thông tin Tính thời gian làm việc Tính tổng chi phí Phiếu RO đã cập nhật Số liệu Truyền thông tin vào danh mục tương ứng In phiếu Phiếu RO, báo giá Thông tin khách hàng đã được cập nhật Bảng tính khấu hao Bảng tính khấu hao Bảng tính khấu hao Bảng tính khấu hao Bộ phận khách hàng Thời điểm khởi sinh Nguồn Bộ phận khách hàng Bộ phận dịch vụ 3 đến 5 ngày sau khi khách hàng sửa chữa hay bảo dưỡng xe Sau 3 lần không liên lạc được với khách hàng bằng điện thoại Thông tin về khách hàng cần gọi điện Cập nhật Lọc thông tin Danh sách khách hàng cần liên lạc bằng thư. Thông tin phản ánh từ KH Nhập thông tin In phiếu ý kiến Phiếu phản ánh ý kiến 3. Sơ đồ BFD Hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng Bộ phận dịch vụ Bộ phận khách hàng Kiểm tra Lập phiếu In Báo cáo Cập nhật thông tin Lên báo cáo In báo cáo Kiểm tra thông tin về KH Cập nhật thông tin về xe Tính chi phí Tính thời gian Chọn tiêu thức Tính toán Sửa, bổ sung thông tin về KH Chọn tiêu thức Lọc thông tin Chọn tiêu thức Chọn kiểu in Cập nhật thông tin về xe Theo dõi khách hàng Lên phiếu đề nghị của KH Lên lịch hẹn KH 4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 4.1 DFD ngữ cảnh HTTT quản lý quy trình bảo dưỡng. Khách Hàng Bộ phận dịch vụ Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý thông tin khách hàng Khách hàng Phiếu RO Phiếu RO chi tiết Hồ sơ khách hàng Phiếu Báo giá thành Hóa Đơn 4.2 Bộ phận dịch vụ 4.2.1 Sơ đồ mức 0 1.0 Kiểm tra Khách Hàng 2.0 Lập Phiếu 3.0 In báo cáo Bộ phận kế toán Bộ phận QLTT khách hàng Phiếu RO, Phiếu báo giá thành Danh sách khách hàng Phiếu Thông tin về phiếu Phiếu RO Thông tin về KH và xe Hóa đơn Dữ liệu đầy đủ Báo giá thành Thông tin về KH Phiếu RO, Báo Giá thành 4.2.2.Sơ đồ mức 1 * Sơ đồ mức 1 của chức năng kiểm tra 1.1 Kiểm tra thông tin KH 1.2 Kiểm tra tình hình xe Khách hàng Phiếu RO Phiểu Ro đã kiểm tra KH Thông tin kiểm tra Thông tin Thông tin về xe * Sơ đồ mức 1 của chức năng Lập phiếu 2.1 Tính chi phí 2.2 Tính thời gian 2.3 Cập nhật phiếu Thông tin về KH Thông tin về xe Phiếu đầy đủ thông tin về khách hàng và xe Phiếu có thông tin Phiếu có thông chi phí tin về thời gian Dữ liệu Dữ liệu Phiếu Ro Báo giá thành Thông tin về KH * Sơ đồ mức 1 của chức năng In 3.1 Chọn phiếu 3.2 Tính toán các chỉ tiêu 3.4 In báo cáo Phiếu Ro Báo giá thành Thông tin về KH Phiếu đầy dủ thông tin Thông tin về tiêu thức in Báo cáo 5. Bộ phận quản lý thông tin khách hàng Bộ phận dịch vụ 2.0 Lên báo cáo 4.0 In báo cáo 3.0 Theo dõi khách hàng Khách hàng 1.0 Cập nhật thông tin 5.1. Sơ đồ mức 0 Thông tin về KH Thông tin Đã cập nhật Thông tin Thông tin Danh mục KH Dữ liệu Phiếu RO Thông tin về khách hàng Dữ liệu Phiếu ghi đề xuất của KH Lịch hẹn gặp KH Thông tin cuộc hẹn 5.2 Sơ đồ mức 1 Sơ đồ mức 1 của chức năng cập nhật thông tin Bộ phận dịch vụ 1.1 Sửa, bổ sung KH 1.2 Cập nhật thông tin về xe Thông tin về KH DS KH thay đổi Dữ liệu dữ liệu Dữ liệu về khách Sơ đồ mức 1 của chức năng theo dõi khách hàng 2.1 Ghi phiếu đề nghị 2.2 Lên lịch hẹn gặp KH Dữ liệu về khách Thông tin cuộc gọi Phiếu đề nghị Sơ đồ mức 1 của chức năng lên báo cáo 3.1 Chọn tiêu thức 3.2 Lọc thông tin Dữ liệu về KH Hệ thống chỉ tiêu Thông tin Sơ đồ mức 1 của chức năng in báo cáo 4.1 Chọn tiêu thức 4.2 Chọn kiểu in Dữ liệu về KH Hệ thống chỉ tiêu in Thông tin đã Lọc IV. Thiết kế vật lý 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Đây là hệ thống thông tin hoàn toàn mới nên việc thiết kế cơ sở dữ liệu không phải dựa trên một nền tảng CSDL cũ nào. Việc này có nhiều thuận lợi ví dụ như không mất thời gian nghiên cứu và đồng bộ hóa dữ liệu nhưng lại rất phức tạp khi phải thiết kế CSDL hoàn toàn mới dựa trên yêu cầu của công ty. Dưới đây là các thư mục cơ sở dữ liệu được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập trình cũng như khi muốn tìm kiếm và sửa dữ liệu: Thư mục Các loại tệp cơ sở dữ liệu 1. SYSTEM Lưu các tệp CSDL hệ thống riêng của chương trình hoặc các tệp tham số, tệp biến hệ thống. 2. COD Lưu các tệp danh mục từ điển dùng chung cho hệ thống Chương trình còn sử dụng thư mục TMP để lưu trữ các bảng tam thời. Đó là các bảng được lọc thông tin từ các bảng chính để xử lý dữ liệu, nó chỉ có giá trị tạm thời nên không đề cập chi tiết ở đây. 1.1. Danh sách các tệp trong thư mục cod Tên bảng Diễn giải Dmkhachhang Dmxe Dmphieuro Dmktv Dmcvdv Dmbddinhky dmphutung Danh mục khách hàng Danh mục xe Danh mục phiếu sửa chữa RO Danh mục kỹ thuật viên Danh mục cố vấn dịch vụ Danh mục nội dung bảo dưỡng Danh mục các phụ tùng xe 1.2. Danh sách các tệp trong thư mục system Tên bảng Diễn giải Tblmenu Userin Taobienhethong taobienduongdan Bảng chứa nội dung của Menu Danh sách người sử dụng Danh sách các biến hệ thống Danh sách các biến đường dẫn 1.3. Chi tiết một số tệp cơ sở dữ liệu Tệp danh mục khách hàng Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải Makhach C 25 Mã của KH Tenkhach C 50 Tên KH Diachi C 25 Địa chỉ Lienhe C 25 Tên người liên hệ trực tiếp nếu KH là công ty. Mobile C 10 Số DD của người liên hệ Dtcodinh C 10 Điện thoại cố định của KH Ngaysinh D 8 Ngày sinh của người trực tiếp liên hệ. Giaoxe D 8 Ngày mua xe Tệp danh mục xe Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải Maxe C 25 Mã xe (loại xe+số vin) Makh C 25 Mã KH Loaixe C 15 Loại xe Sovin C 15 Số vin Bienso C 10 Biển số xe Sokm C 10 Số KM Sokhung C 10 Số khung xe Somay C 10 Số máy xe Mau C 10 Màu xe Namsx C 4 Năm sản xuất xe kyhieu C 5 Ký hiệu riêng cho mỗi loại xe Tệp danh mục phiếu sửa chữa RO Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải Maphieu C 10 Mã phiếu RO Makhach C 25 Mã KH Maxe C 25 Mã Xe Ngaynhan D 8 Ngày KH sửa chữa Giovao N 4 Giờ bắt đầu sửa chữa Gioradk N 4 Giờ dự kiến hoàn thành công việc Gioratt N 4 Giờ thực tế hoàn thành công việc Ndschua C 200 Nội dung sửa chữa Bddk L 1 T là có BDDK F là không BDDK Chificv N 16.2 Tiền sửa chữa Macvdv C 10 Mã CVDV Maktv C 10 Mã KTV Capbd C 10 Cấp BDDK Giulaipt L 1 T-giữ lại phụ tùng cũ Mabgia C 10 Mã phiếu báo giá Mabd C 10 Mã bảo dưỡng thanhtien N 16.2 Tổng khoản thu mỗi phiếu Tệp tạo biến hệ thống Tên trường Kiểu Diễn giải Giá trị Default (giá trị mặc định) M_lan L Biến kiểm tra ngôn ngữ M_user C Biến tên người dùng M_pass C Biến password M_userid C Tên người dùng hiện tại M_menuid C Thứ tự của mục trong menu M_menuname C Tên các mục trong menu M_name c Tên công ty HANOI FORD M_right L Biến phân quyền Recordnumber n Đếm số bản ghi M_admin l Biến kiểm tra admin M_chitieu c Biến xác định chỉ tiêu tìm kiếm M_ L Biến kiểm tra giá trị các biến của logical Tệp tạo biến đường dẫn Tên biến Nội dung Đường dẫn P_cod Để danh mục ..\cod\ P_system Để file hệ thống ..\system\ P_ws Để file chạy, file khởi động ..\ws\ P_screen Để form ..\screen\ P_report Để các báo cáo ..\report\ P_program Để các chương trình ..\program\ P_picture Để các file hình ảnh ..\picture P_tmp Để các bảng tạm thời ..\tmp\ P_data Để bảng quan hệ ..\data\ 2. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu Mã Phiếu Mã Xe Mã Khách Mã KTV Mã CVDV Mã BD…………… Mã Xe Mã Khách …………… ……………. Mã Khách Tên Khách Địa Chỉ………… Ma KTV Tên KTV Địa Chỉ….. Mã CVDV Tên CVDV Địa Chỉ……. Mã BD Loại Xe Cấp BD………. Xe Khách hàng BD định kỳ Phiếu sửa chữa Cố vấn dịch vụ Kỹ thuật viên Sơ đồ quan hệ thực thể Mạng máy tính tại công ty Ford Hà Nội Theo đánh giá chung hệ thống thông tin của công ty không quá phức tạp vì hệ thống chưa sử dụng nhiều phần mềm nên việc kết chuyển thông tin hầu như qua giấy tờ. Hệ thống có kết nối mạng Lan giữa các phòng. Công ty không có phòng tin học hay cán bộ chuyên trách về mảng công nghệ thông tin. Định hướng chung về thiết bị xây dựng hệ thống Căn cứ vào yêu cầu thực tế cũng như hướng phát triển công nghệ thông tin việc xây dựng hệ thống mạng tại công ty Ford Hà Nội phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Các máy tính phải đạt cấu hình tốt (ví dụ Pentium IV), đáp ứng được các yêu cầu về tài nguyên hệ thống cho các phần mềm sẽ sử dụng, đảm bảo xử lý được khối lượng thông tin lơn với tốc độ nhanh. Tuân thủ các tiêu chuẩn về hệ thống mở Công nghệ và cấu trúc thiết kế phải tiên tiến tối thiểu hóa sự can thiệp của người sử dụng. Hơn thế nữa phải dễ học, dễ sử dụng, dễ cài đặt, triển khai cũng như bảo trì. Dễ nâng cấp, mở rộng tùy theo quy mô phảt triển của hệ thống thông tin. Xây dựng mạng doanh nghiệp Phải có chiến lược xây dựng mạng cho toàn công ty, sử dụng các công nghệ tiên tiến kết hợp với điều kiện cơ sở hạ tầng tại Việt Nam để có được một hệ thống mạng hiện đại đáp ứng được yêu cầu của người dùng. Bên cạnh đó việc xây dựng mạng phải tiết kiệm tài nguyên, không được lãng phí, đảm bảo dễ dàng nâng cấp và mở rộng trong tương lai. Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm Hệ thống cơ sỏ dữ liệuu trung tâm phải đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn, tính nhất quán không phụ thuộc về mạng hay các dòng thiết bị khác nhau. Hiện nay công ty đang sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro của hãng Microsoft. Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất phổ biến ở Việt Nam và đặc biệt hỗ trợ rất mạnh cho người dùng trong quá trình bảo trì. Trong đó Foxpro phiên bản 7.0 là một phiên bản có tính ổn định cao và được áp dụng nhiều nhất tại Việt Nam. KẾT LUẬN Qua xác định yêu cầu, phân tích đánh giá hệ thống thông tin tại công ty Ford Hà Nội, tôi nhận thấy hệ thống có một số ưu và nhược điểm sau: Ưu điểm: Hệ thống yêu cầu xử lý nghiệp vụ rất đơn giản, không phức tạp, dễ hiểu, dễ sử dụng. Một số nhân viên cũng đã và đang tham gia các khóa đào tạo về tin học, đội ngũ quản lý có những hiểu biết nhất định về tin học đáp ứng tốt cho việc tin học hóa quản lý. Đã có quy trình chặt chẽ từng bước thực hiện quy trình tạo điều kiện cho việc tin học hóa. Hạn chế: Hệ thống thông tin còn đơn giản, không có sự gắn kết giữa các bộ phận của công ty. Việc lưu trữ dữ liệu không đồng nhất khó khăn cho việc tổ chức lại dữ liệu. Sau quá trình khảo sát và xác định yêu cầu tại công ty Ford Hà Nội, công việc lập trình đã dự định thực hiện từ ngày 15 tháng 03 đến ngày 30 tháng 4. Cho đến thời điểm này chương trình cơ bản đã hoàn thành, chỉ còn một số chức năng sẽ được bổ sung sau. Chương trình đang trong giai đoạn thử nghiệm tại công ty Ford Hà Nội và được đánh giá rất cao. Tuy nhiên đây là lần đầu tiên áp dụng tin học cho bộ phận dịch vụ của công ty nên có thể chương trình sẽ chưa đầy đủ các chức năng cần thiết và không tránh khỏi những thiếu sót. Trong quá trình sử dụng nếu như có thiếu sót về mặt hệ thống sẽ được công ty Cybersoft tiến hành khắc phục. Vì điều kiện thời gian nên bản báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp tôi mới chỉ hoàn thành các chức năng cơ bản của phần mềm. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty Ford Hà Nội, đội ngũ nhân viên tại bộ phận bảo dưỡng, bộ phận quan hệ khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành bài viết này. Một số thuật toán chính của chương trình Bắt đầu Nhập tên người sử dụng và mật khẩu Tên người sử dụng đúng? Kiểm tra mật khẩu Đăng nhập vào hệ thống Kết thúc Thông báo Thuật toán đăng nhập chương trình Sai Đúng Sai Đúng Bắt đầu Thuật toán thêm hoặc sửa phiếu trong danh mục phiếu sửa chữa. Mở tệp cơ sở dữ liệu. Nếu muốn thêm phiếu? Nếu muốn sửa phiếu? Mã phiếu, mã khách, mã xe mới, sửa không rỗng? Thực hiện Form nhập dữ liệu Thực hiện Form sửa dữ liệu Sai Sai Đúng Đúng Tiếp tục? Kết thúc Đóng CSDL Lưu vào CSDL Đúng Sai Sai Đúng  Thuật toán tính khoảng thời gian làm việc của kỹ thuật viên Bắt đầu Thực hiện form dongho với các biến _thoigian,_giay,_gio,_phut. Gán giá trị 0 cho các biến Thực hiện biến cố timer của đồng hồ. Mỗi giây cập nhật một lần: _giay=_giay +1 _giay <= 60, kết thúc? Nếu _ giay=60 thì _phut =_phut+1 và_giay= 0 _phut <= 60, kết thúc? Nếu _phut=60 thì_gio =_gio+1 và_phut = 0 _thoigian=_gio*100+_phut _thoigian = 0 _thoigian=_phut Kết thúc Đúng sai Đúng saiMột số giao diện và báo cáo của chương trình Giao diện đăng nhập hệ thống Giao diện chính Giao diện chính của chương trình bố trí hệ thống thanh menu và các phím tắt bên trên góc phải màn hình. Bên cạnh đó giao diện còn có các dòng chữ và hình ảnh tự động chạy tạo sự sống động cho chương trình. Có thể kích hoạt các chữ và ảnh đó ngay tại màn hình để làm màn hình chạy tiếp hoặc dừng lại. Giao diện phiếu sửa chữa RO: Đây là giao diện phiếu quan trọng của chương trình có đầy đủ thông tin về khách hàng, xe, bảo duỡng được xuất từ 6 bảng liên kết với nhau. Giao diện form tự động tính thời gian Giao diện form danh mục khách hàng Giao diện cập nhật khách hàng Giao diện tìm kiếm khách hàng Giao diện danh mục xe Giao diện tìm kiếm phiếu RO Giao diện lên báo cáo chi tiết Giao diện báo cáo danh sách khách hàng bảo dưỡng trong khoảngthời gian PHỤ LỤC I Mã của một số thủ tục chính Chương trình cập nhật phiếu sửa chữa Procedure lenphieu IF !USED('dmphieuro') SELECT 0 USE p_cod+'dmphieuro' alias dmphieuro else SELECT dmphieuro ENDIF ********************************************************** PUBLICm.maphieu,m.makhach,; m.maxe,m.mabd,m.capbd,m.bddk,m.ndschua,m.mabgia,m.maktv,; m.macvdv,m.ngaynhan,m.ngaynhan,m.giovao,m.gioratt,m.gioradk,; m.dunggio,m.giulaipt,m.chificv, m_ok, m_thoat, _form,_rec_no,M_moi *********************************************************** DO batdau PROCEDURE batdau ON KEY LABEL F2 DO NHAP_SUA WITH 'NHAP' ON KEY LABEL F3 DO NHAP_SUA WITH 'SUA' ON KEY LABEL F8 DO XOA ON KEY LABEL ESC DO thoat BROWSE TITLE "F2-Them Moi, F3-Sua, F8-Xoa, ESC-Thoat"; window m_winbrw; NOAPPEND NODELETE NOEDIT; FONT m_font_name, m_font_size -2 ON KEY LABEL F2 ON KEY LABEL F3 ON KEY LABEL F8 ON KEY LABEL ESC endpro ********************************************************* PROCEDURE NHAP_SUA PARAMETERS Nhap_sua IF Nhap_sua==[SUA] m.maphieu=dmphieuro.maphieu m.makhach=dmphieuro.makhach m.maxe=dmphieuro.maxe m.mabd=dmphieuro.mabd m.capbd=dmphieuro.capbd m.bddk=dmphieuro.bddk m.ndschua=dmphieuro.ndschua m.mabgia=dmphieuro.mabgia m.maktv=dmphieuro.maktv m.macvdv=dmphieuro.macvdv m.ngaynhan=dmphieuro.ngaynhan m.giovao=dmphieuro.giovao m.gioratt=dmphieuro.gioratt m.gioradk=dmphieuro.gioradk m.dunggio=dmphieuro.dunggio m.giulaipt=dmphieuro.giulaipt m.chificv=dmphieuro.chificv M_moi=.F. ELSE IF Nhap_sua=[NHAP] calculate max(VAL(ALLTRIM(dmphieuro.maphieu))) to _ma clear m.maphieu=TRANSFORM(_ma+1) m.maxe="" m.makhach="" m.mabd="" m.capbd="" m.ndschua="" m.mabgia="" m.macvdv="" m.maktv="" m.ngaynhan="" m.giovao="" m.gioratt="" m.gioradk="" m.chificv="" M_moi=.T. ENDIF ENDIF DO form(p_screen+'capnhatphieuro2') name _form linked PUSH KEY clear _form.caption="Cap nhat thong tin ve phieu sua chua RO" _form.icon=P_picture+"a33.ico" _rec_no=RECNO() ENDPROC ************************************** PROCEDURE OK_Thoat PARAMETERS M_ok_thoat IF M_moi==.F. IF M_ok_thoat=.T. SELECT dmphieuro GOto _rec_no GATHER MEMVAR m.phieuro=_form.txtmaphieu.value _form="" ENDIF ELSE IF M_ok_thoat=.T. _rec_no=_rec_no+1 APPEND BLANK GATHER MEMVAR _form="" ENDIF ENDIF do batdau POP key ENDPROC ***************************** PROCEDURE Kiem_tra IF EMPTY(m.maphieu) MESSAGEBOX("Ban phai vao ma phieu") _form.cmbmaphieuro.setfocus m_ok_thoat=.f. RETURN ENDIF IF EMPTY(m.makhach) MESSAGEBOX("Ban phai vao ma khach") m_ok_thoat=.f. RETURN endif IF EMPTY(m.maxe) MESSAGEBOX("Ban phai vao ma xe") m_ok_thoat=.f. RETURN endif IF !EMPTY(m.bddk) and EMPTY(m.mabd) MESSAGEBOX("Ban phai vao ma bao duong") m_ok_thoat=.f. RETURN endif DO ok_thoat WITH .t. ENDPROC ************* PROCEDURE thoat RECALL all CLOSE ALL return ************** PROCEDURE xoa SELECT dmphieuro IF MESSAGEBOX('BAN CO CHAN CHAN XOA KHONG',4)=6 DELETE IF !EOF() SKIP ELSE IF !BOF() skip-1 ENDIF ENDIF PACK scatter memvar ****************************************************** DO batdau POP key ENDIF Endpro Mã thủ tục mainmenu để hiện menu IF !USED('tblmenu') && bang chua cac muc trong menu SELECT 0 USE P_SYSTEM + 'tblmenu' ALIAS tblmenu ORDER menuid0 exclusive ELSE select tblmenu endif SET SYSMENU TO SELECT tblmenu DELETE ALL FOR EMPTY(menuid0) PACK i=0 SCAN IF EMPTY(tblmenu.MENUID1) THEN ********* TAO MENU CHINH***************** _TG="P"+ALLTRIM(tblmenu.MENUID0) IF M_LAN =.t. THEN DEFINE PAD &_TG OF _MSYSMENU PROMPT ALLTRIM(VNbar) COLOR SCHEME 3 ELSE DEFINE PAD &_TG OF _MSYSMENU PROMPT ALLTRIM(Ebar) COLOR SCHEME 3 ENDIF ON PAD &_TG OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP &_TG DEFINE POPUP &_TG MARGIN RELATIVE COLOR SCHEME 4 ELSE i=i+1 dieukien=ALLTRIM('M_'+ALLTRIM(STR(i))) PUBLIC (dieukien)&& dung de kiem tra xem nguoi dung hien tai co duoc phep truy cap vao bar nay hay khong IF !USED('userin') && bang chua thong tin ve nguoi dung SELECT 0 use p_system+'userin' ALIAS userin shared ELSE SELECT userin ENDIF if userin.admin.T. STORE ALLTRIM(tblmenu.menuid1)$ALLTRIM(m_menuid)) to (dieukien) else store .T. to (dieukien) endif IF M_LAN =.T. THEN DEFINE BAR I OF &_TG PROMPT ALLTRIM(tblmenu.VNbar) picture ALLTRIM(tblmenu.images); SKIP for!(&dieukien) ELSE DEFINE BAR I OF &_TG PROMPT ALLTRIM(tblmenu.Ebar) picture ALLTRIM(tblmenu.images); SKIP for!(&dieukien) ENDIF _TT=ALLTRIM(tblmenu.pro) ON SELECT bar i of &_TG &_TT ENDIF ENDSCAN Mã chương trình chính: procedure main *** THIET LAP CAC BIEN DUONG DAN DEN CAC THU MUC MUC CUA HE THONG Do SetEN PUBLIC P_COD, P_DATA, P_SCREEN, P_SYSTEM,m_scrrow,m_scrol,m_font_name,m_font_size, P_PROGRAM, P_PICTURE,P_WS,P_TMP,P_REPORT,OK DO SETPATH ** CHAY CHUONG TRINH KHAI BAO CAC BIEN HE THONG DO (p_program + 'taobienhethong') ** CHAY CHUONG TRINH TAO MENU CHO CHUONG TRINH _screen.Icon=P_picture+"a29.ICO" _screen.Closable= .T. _vfp.StatusBar="(^_^)(*_*)Chuong trinh quan ly_ Nguyen Nhung" _Screen.Caption = ALLTRIM(M_name) _sCREEN.Picture = p_picture +'hanoi11.JPG' ON KEY LABEL ALT+Q DO End ************************************************ DO (p_program + "Login") ***************************************************** m_scrrow=SROWS() m_scrol=SCOL() m_font_name="MS Sans Serif" m_font_size=12 DEFINE WINDOW m_winbrw from 2, 0 to FLOOR(m_scrrow)-2, FLOOR(m_scrol) color scheme 10; close float grow minimize zoom system font m_font_name, m_font_size-2 ******************************************* IF NOT OK MESSAGEBOX("Ban nhap sai mat khau") ON SHUTDOWN QUIT ENDIF DO (p_program + 'mainmenu') do (p_program+'e_v') do (p_program+'tinhtrangktvhotkey') do (p_program+'hotkey') do (p_program+'chuchay') do (p_program+'mauxe') READ EVENTS ON KEY LABEL ALT+Q RETURN *------------------------------------TAO DUONG DAN--------------------------- PROCEDURE SETPATH P_COD = '..\COD\' P_DATA = '..\DATA\' P_PROGRAM = '..\PROGRAM\' P_SCREEN = '..\SCREEN\' P_SYSTEM = '..\SYSTEM\' P_PICTURE = '..\PICTURE\' P_WS ='..\WS\' P_TMP='..\TMP\' P_REPORT='..\REPORT\' RETURN *********************************************** PROCEDURE SetEN CLOSE DATABASES CLEAR ALL CLEAR EVENTS CLEAR _vfp.StatusBar="" SET SAFETY OFF HIDE WINDOW all return RETURN ************************************************ PROCEDURE End SET Sysmenu TO DEFAULT CLEAR ALL CLEAR EVENTS CLEAR RETURN TÀI LIỆU THAM KHẢO Ngôn ngữ lập trình Foxpro Giáo trình phân tích và thiết ké tin học hệ thống- Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia. Giáo trình HTTTQL – Trường Đại Học KTQD Foxpro kỹ thuật lập trình các chương trìh ứng dụng- Nhà Xuất Bản Giao Thông Vận Tải. Các bài thực hành Foxpro- Nhà xuất bản Thống Kê Văn bản của giám đốc công ty Ford Việt Nam Hệ thống mẫu biểu tại công ty Ford Hà Nội MỤC LỤC Trang