Đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội

quan hệ làm ăn thường xuyên với cửa hàng. Biểu 4. Các khách hàng nợ chính của cửa hàng tính đến cuối năm 2002. STT Khách hàng Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) 1 Cửa hàng TM DV thời trang 2.515.224 1,03 2 Công ty cổ phần siêu thị XNK TM Việt Nam 101.286.228 41,57 3 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 100.106.916 41,09 4 Cửa hàng Mạnh Hùng 10.061.832 4,13 5 Công ty TNHH Thiên Phát 221.489 0,09 6 Công ty môI trường 4.120.000 1,69 7 Công ty vật liệu điện lạnh 2.296.000 0,94 8 Công ty chế biến thực phẩm Quốc Tế 416.625 0,17 9 Công ty LG Vina 467.992 0,19 10 Công ty DV TM Hoàn Kiếm 157.503 0,06 11 Công ty TNHH dịch vụ Kim Liên 3.899.164 1,60 12 Bộ ngoại giao 15.355.800 6,30 13 Công ty CP socola Bỉ 455.400 0,19 14 Cửa hàng hoá mỹ phẩm Chấn ánh 259.996 0,11 15 Công ty TM kết nối Tùng Lân 460.383 0,19 16 Công ty TNDV Thịnh TháI 250.000 0,10 17 Công ty đầu tư Trúc Bạch 689.999 0,28 18 Công ty TNHH An Thịnh Phát 430.000 0,18 19 Công ty TNHH Linh Lan 88.242 0,04 20 Công ty TNHH Quang Hùng 117.112 0,05 Tổng 243.652.905 100 Có thể nói việc tồn tại các khoản nợ phải thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng như đối vơí cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng võ Hà Nội là không thể tránh được, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu được để cửa hàng tiến hành sản xuất kinh doanh. Song cửa hàng không chỉ căn cứ vào uy tín và mức độ làm ăn thường xuyên của khách hàng mà để hạn chế rủi ro có thể gặp trong việc bán hàng của cửa hàng, thì cửa hàng cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng, Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của cửa hàng, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cửa hàng cần xem xét các yếu tố sau: Số lượng hàng hoá bán ra Giá bán hàng hoá Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu Các khoản chiết khấu chấp nhận Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ 4.2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. a, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho. Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cửa hàng, thông thường cửa hàng giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ. Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hoặc chưa thu được tiền đều phản ánh trên tài khoản 131. Ví dụ: Ngày 09/01/2002 Xuất kho bán buôn cho Cửa hàng thương mại dịch vụ thời trang một lô hàng: Giá bán chưa thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Chưa thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách. Biểu 1 : Mẫu hoá đơn bán hàng của cửa hàng. Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B Ngày 9 tháng 1 năm 2003 N9: 099065 Đơn vị bán hàng : Bách hoá Giảng Võ Địa chỉ : D2 Giảng Võ Số tài khoản:. Điện thoại :..Mã số :. Họ và tên người mua : Cửa hàng Thương mại Dịch vụ thời trang Địa chỉ .Số tài khoản Hình thức thanh toán : 131 .Mã số STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Khăn HD 96 –1 cái 30 8636 259.080 2 Khăn HD 96- 2 cái 100 3182 318.200 3 Màn TQ cái 30 16364 490.920 4 Tất xuất khẩu đôi 50 5909 295.450 Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền thanh toán 1.500.015 Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mười lăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2003 kế toán ghi: Nợ TK 131 :1.500.015 đồng Có TK 511 :1.363.650 đồng Có TK 3331 :136.365 đồng Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: Công ty bách hoá hà nội Mẫu số 01-VT Mã số thuế: 0100106764-1 Phiếu xuất kho QĐ số 1141-TC/CĐKT Cửa hàng: Ngày 9 tháng 1 năm 2003 Ngày 1-11-1995 của BTC Số:...65 Họ tên người nhận hàng: Cửa hàng thương mại dịch vụ thời trang Lý do xuất kho: Bán buôn Xuất tại kho: D2 Giảng Võ STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Khăn HD 96-1 cái 30 7000 210000 2 Khăn HD 96-2 cái 100 2400 240000 3 Màn TQ cái 30 13200 396000 4 Tất xuất khẩu đôi 50 4800 240000 Cộng 1086000 Ngày..tháng năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632: 1.086.000 đồng Có TK 156: 1.086.000 đồng Trường hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc thanh toán tiền hàng trước thời hạn thì cửa hàng có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2%. Cửa hàng sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng. Ví dụ: Ngày 05/02/2002 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán chưa thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Chưa thanh toán tiền. Do chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng thanh toán bằng tiền mặt trước thời hạn nên cửa hàng ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau :Nợ TK 131 : 6.008.750 đồng Có TK 511 : 5.462.500 đồng Có TK 3331 : 546.250 đồng Phản ánh số tiền đã thu được : Nợ TK 111 : 6.008.750 đồng Có TK 131 : 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 4.750.000 đồng Có TK 156 : 4.750.000 đồng Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí : Nợ TK 641 : 60.087 đồng Có TK 111 : 60.087 đồng Trường hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất, mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và cửa hàng luôn giữ đúng uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại cửa hàng tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nhưng nếu khách hàng không đồng ý thì cửa hàng phải chấp nhận nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó. Ví dụ : Công ty Thanh Hà trả lại cho cửa hàng một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày12/01/2002, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 165.000 đồng, cửa hàng nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trừ vào các khoản phải thu cho họ ( Cửa hàng yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận, kèm theo phiếu xuất kho của bên mua ). Kế toán hạch toán như sau : Phản ánh trị giá hàng bị trả lại : Nợ TK 531 : 150.000 đồng Nợ TK 3331 : 15.000 đồng Có TK 131 : 165.000 đồng Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho : Nợ TK 156 : 133.928 đồng Có TK 632 : 133.928 đồng Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng : Nợ TK 511 : 150.000 đồng Có TK 532 : 150.000 đồng Từ định khoản trên, kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính : ngày tháng, số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất. Mẫu sổ chi tiết TK131 – Phải thu của khách hàng áp dụng tại cửa hàng như sau: Công ty bách hoá hà nội Bách hoá tổng hợp giảng võ sổ chi tiết công nợ Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng khách hàng: Bách hoá Thanh xuân ( B01p ) Từ ngày 01/03/2003 đến ngày 31/01/2003 Số dư nợ đầu kỳ: 43254136 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 03/03 HD 099273 511A209 2716334 03/03 HD 099273 333109 271634 03/03 HD 099274 511A209 1430208 03/03 HD 099274 333109 143022 04/03 PT 3003 Thu tiền bán màn 1111 13996824 05/03 PT 3007 Thu tiền hàng 1111 17370197 05/03 P T 3008 Thu tiền bán dầu gội 1111 1344024 05/03 HD 099276 511A209 1221840 05/03 HD 099276 333109 122184 10/03 HD 099277 511A209 665040 10/03 HD 099277 333109 66504 31/03 PKT 03 đối trừ TK 331A 331A 9184336 Tổng phát sinh nợ: 6636776 Tổng phát sinh có: 41895381 Số dư nợ cuối kỳ: 7995531 Ngày tháng năm. Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng theo dõi chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng, cụ thể đến từng số hoá đơn, từng số phiếu thu mà cửa hàng đã thu được. Từ sổ chi tiết TK 131 sẽ tập hợp vào sổ tổng hợp TK 131 để theo dõi tổng số nợ phải thu của nhiều khách hàng trong một tháng. Để theo dõi tổng số nợ phải thu của từng khách hàng cửa hàng theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng từ số 10 được mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau ( Trích mẫu sổ nhật ký chứng từ số 10). Tổng ty bách hoá hà nội cửa hàng bách hoá tổng hợp giảng võ sổ tổng hợp tài khoản Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày: 01/03/2003 đến ngày: 31/03/2003 Số dư nợ đầu kỳ: 371936203 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 111 Tiền mặt 774.284.881 1111 Tiền mặt Việt Nam 774.284.881 113 Tiền đang chuyển 83.527.300 141 Tạm ứng 2.100.000 331 Phải trả cho người bán 74.917.782 331A Phải trả cho ngươì bán - Hàng KD 74.917.782 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 57.197.324 3331 Thuế GTGT phải nộp 57.197.324 333109 Thuế GTGT đầu ra – Kho 1 57.197.324 336 Phải trả nộibộ 16.422.300 511 Doanh thu thuần 610.236.721 511A Doanh thu hàng kinh doanh 610.236.721 511A1 Doanh thu hàng kinh doanh – Bán lẻ 38.263.498 511A101 Doanh thu hàng KD - Tự chọn D2 36.871.088 511A111 Doanh thu hàng KD - D2 – Nguội 1.392.410 511A2 Doanh thu hàng KD - Bán buôn 571.973.223 511A209 Doanh thu hàng KD - Bán buôn - Kho 1 571.973.223 721 Các khoản thu nhập bất thường 143 821 Chi phí bất thường 390 Tổng phát sinh nợ: 669.534.188 Tổng phát sinh có: 949.152.653 Số dư nợ cuối kỳ : 92.317.738 Ngàythángnăm người lập biểu ( Ký, họ tên ) Sổ cái TK 131 là sổ tổng hợp được mở cho cả năm. Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 10, kế toán ghi vào dòng ‘’Tổng phát sinh Có” trên sổ Cái này và căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào phần phát sinh Nợ TK 131, đối ứng Có TK liên quan. Sau đó, kế toán cộng phát sinh Nợ, tính ra số dư cuối kỳ. Mẫu sổ: Số dư đầu năm Sổ Cái tài khoản 131 Nợ Có 145089340 TK ghi có Tháng1 Tháng2 Tháng 3 Cộng quý 141 2100000 2100000 333109 58078388 34485429 57197324 149761141 5113 2007381 2007381 511A101 95129505 52884476 36871088 184885069 511A111 27003000 175000 1392410 28570410 511A113 474201 474201 511A114 270000 270000 511A119 1350000 1350000 511A209 641961882 391292722 571973223 1605227827 721 143 143 Cộng PS nợ 824266976 480845008 669534188 1974646172 Cộng PS có 584645264 493619857 949152653 2027417774 Dư nợ cuối tháng 384711052 371936203 92317738 848964993 Dư có cuối tháng Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn vận chuyển thẳng. Là hình thức bán hàng mà hàng hoá bán ra khi mua về không nhập vào kho của doanh nghiệp mà được chuyển bán thẳng cho người mua. Phương thức này được tiến hành theo hai hình thức : bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba: Theo hình thức này Cửa hàng mua hàng, nhận hàng mua ở kho người bán và giao bán luôn cho bên mua ngay tại đó. Cả ba bên đều chứng kiến việc giao nhận hàng hoá, khi đã hoàn tất thủ tục bán hàng thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Sau khi nhận hàng mua Cửa hàng bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, sẽ chở hàng đến cho bên mua tại địa điểm do hai bên quy định trong hợp đồng, hàng được xác định là tiêu thụ khi bên bán nhận được tiền hoặc giấy báo của bên mua thông báo đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Nhìn chung, việc áp dụng hai phương thức bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng đã giúp cho cửa hàng tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, quá trình hạch toán kế toán đối với hình thức này thì không thay đổi so với hình thức bán buôn qua kho. Cửa hàng vẫn phải qua các hoá đơn, chứng từ , sổ sách tương tự như với hình thức bán buôn qua kho. 4.3. Các phương thức thu hồi công nợ. Cửa hàng có quan hệ thanh toán với rất nhiều đối tượng khác nhau nên công tác thu hồi công nợ rất phức tạp, phương thức thanh toán đa dạng. Hiện nay cửa hàng sử dụng 3 phương thức thanh toán chủ yếu sau: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng), thanh toán bằng hình thức đối trừ. Biểu 5: Phương thức thu hồi công nợ (Quý I năm 2003). Diễn giải Chỉ tiêu Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) Phải thu của khách hàng Thu trực tiếp bằng tiền mặt 1.852.550.002 92,84 Thu qua NH bằng chuyển khoản 83.527.300 4,18 Thu bằng các hình thức khác 59.385.855 2,98 Tổng cộng 1.995.463.157 100 Qua bảng 5 “ phương thức thu hồi công nợ “ ta thấy tổng số nợ phải thu được từ khách hàng là 1.995.463.157 đồng, trong đó thu bằng tiền mặt chiếm 92,84%, thu bằng chuyển khoản là 4,18%, còn lại 2,98% là thu bằng các hình thức khác như đối trừ nợ. Do đặc điểm kinh doanh của cửa hàng chỉ bó hẹp trong phạm vi giao dịch, số lượng giao dịch nhỏ, đơn giản nên phương thức thanh toán chủ yếu ở đây là thu trực tiếp bằng tiền mặt. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ thanh toán của người mua kế toán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hoá đơn và chứng từ thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngay vào sổ quỹ. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và các sổ kế toán liên quan. Liên 2 giao cho người nộp tiền để dùng làm chứng từ gốc thanh toán với nơi chi tiền. Mẫu phiếu thu áp dụng ở cửa hàng như sau: Cửa hàng bách hoá tổng hợp Số phiếu 2001 Giảng võ - ba đình - hà nội Liên 1 Tài khoản 1111 Phiếu thu Tài khoản đ/ư 131 Ngày 10/02/2003 Họ tên người nộp: Nguyễn Thị Thu Địa chỉ: Công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội Về khoản: Thu tiền màn hợp đồng 099169 Số tiền: 511.210 đồng Bằng chữ: năm trăm mười một nghìn hai trăm mười đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với các đơn vị thuộc nguồn vốn ngân sách cấp thì có thể thu chuyển khoản qua ngân hàng bằng giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách.  Mẫu c2 .02/KB Số 12 Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách Kiêm chuyển khoản, chuyển tiền, thư, đIện, cấp séc bảo chi Lập ngày 25/4/2003 Đơn vị mua hàng trả bằng nguồn ngân sách cho cửa hàng Giảng Võ Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị trả tiền: Ban QL các khu chế suất – Hà Nội Số TK: 31101250 Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công thương – Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty bách hoá - Hà Nội Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số TK: 71000A807 Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công thương – Hà Nội Phần do KBNN ghi Nợ TK: CóTK: Nội dung thanh toán C L K M Số tiền Trả tiền mua vật dụng hành chính 4/2003 HĐ 035721,035722,037523 105 13 01 10 1.039.000 Cộng 1.039.000 Đơn vị trả tiền KBNNA ghi sổ ngày 28/4/2003 KBNNB ghi sổ KT trưởng –-Chủ TK KT T trưởng Giám đốc KT KT trưởng Giám đốc Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách sẽ được đơn vị trả tiền gửi đến ngân hàng có số tài khoản của mình ở đó, yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền cần trả đến cho đơn vị nhận tiền có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng giao dịch. Sau đó căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng của ngân hàng kế toán ghi giảm nợ cho đối tượng nợ và ghi tăng tài khoản theo dõi tiền gửi cho đơn vị thu nợ. Sở giao dịch I giấy báo số dư khách hàng CN: 106 TK: 710A00807 Trang 311 Công ty Bách Hoá - HN Ngày 28/4/2003 Lãi suất 0,200% tháng Ngày PS trước Tích số: 607.191.445.490 Số bút toán Số chứng từ Doanh số nợ Doanh số có Số dư đầu ngày Trả lãi tiền gửi Tiền luỹ tháng Tiền luỹ năm Cộng ngày Số dư cuối ngày 222.984.968 2.103.806.702 1.499.460.301 1.039.000 2.113.849 3152.849 1.502.613.150 Các hình thức thanh toán còn lại như bù trừ nợ với các đơn vị nội bộ trong công ty hoặc các khách hàng có quan hệ trao đổi mua bán qua lại với cửa hàng. Căn cứ vào các văn bản, hợp đồng kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan. Ta có thể khái quát các hình thức thanh toán qua sơ đồ sau: Sơ đồ: các hình thức thanh toán chủ yếu. TK131 TK111 TK112 TK131 1852550002 1852550002 83527300 83527300 59385855 Số tiền trên các phiếu thu 59385855 Số tiền ghi trên giâý báo có Số tiền hàng đối trừ nợ 12169440 Sự thể hiện các phương thức thanh toán trên các tài khoản đã nói lên việc thu hồi công nợ của cửa hàng diễn ra đa dạng dưới nhiều hình thức đảm bảo thu hồi công nợ. 4.4. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Bách Hoá Tổng Hợp Giảng Võ là đơn vị kinh doanh nhiều mặt hàng nên nguồn hàng của cửa hàng được nhập về từ các khách hàng khác nhau.Trong cùng một lúc thì cửa hàng không thể trả hết được số tiền hàng ngay với đơn vị bán hàng, mà phải sau một thời hạn nhất định theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng cửa hàng mới thanh toán nốt số còn lại hoặc số tiền hàng chưa được thanh toán. Trong trường hợp này, để đẩy mạnh lượng hàng hoá bán ra thì hợp đồng mua bán sẽ do bên bán hàng lập, trong hợp đồng có ghi rõ các điều khoản quy định đối với loại hàng hoá đó (quy cách, phẩm chất, giá cả, thời hạn, phương thức, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và thời điểm thanh toán). Hợp đồng được thực hiện kể từ ngày hai bên ký kết. Sau khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho cửa hàng. Khi có hoá đơn tài chính và hàng hoá đi kèm thủ kho tiến hành kiểm tra xem hàng hoá có đảm bảo đúng với số lượng, quy cách,phẩm chất đã ghi trong hợp đồng không, nếu đủ điều kiện thì mới làm thủ tục để nhập kho. Phiếu nhập kho tại cửa hàng được lập thành 4 liên. Liên 1: Giao cho kế toán công nợ mua. Liên 2: Giao cho khách hàng làm thủ tục thanh toán. Liên 3: Giao cho kế toán kho. Liên 4: Lưu tại quyển. Công ty Bách Hoá Hà Nội Thuế 0100106761-1 Cửa hàng Bách hoá Giảng Võ Mẫu số 01 - VT QĐ Số 1141 - TC/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Số: 3039 Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng 3 năm 2003 Tên người giao hàng: Công ty tạp phẩm Theo: PXK Số 35 Ngày 12 tháng 3 năm 2003 của công ty tạp phẩm Mã số thuế:.. Nhập tại kho: D2- Giảng võ - Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền 1 Bóng tuýp 0,6 Cái 25 4910 122.750 2 Fích 1099 Cái 12 32500 390.000 3 Bát canh Cái 80 3370 269.600 4 Nồi nhôm 14l Cái 02 69010 138.020 5 Khay đá 1,7 Cái 10 5624 56.240 Cộng 976.610 Thuế GTGT 10% 97.661 Tổng cộng thanh toán 1.074.271 (Viết bằng chữ): Một triệu không trăm bảy mươi bốn nghìn hai trăm bảy một đồng Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 15601: 976.610 đồng Nợ TK 1331: 97.661 đồng Có TK 331A: 1.074.271 đồng Hàng hoá cũng có thể được nhập thẳng ra các quầy không qua kho nhưng vẫn do kế toán kho kiểm soát và cuối tháng hàng tồn ở các quầy vẫn được tính là hàng tồn của kho. Trường hợp hàng hoá không đủ số lượng thừa hoặc thiếu phải báo ngay cho người giao hàng để kịp thời điều chỉnh số lượng hàng còn thiếu hoặc thừa ngay trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán. + Trường hợp thừa hàng: Khi kiểm tra hàng hoá thấy thừa phải viết hoá đơn GTGT đúng, đủ với số lượng hàng đem thừa. Nếu bên bán không xuất hoá đơn GTGT, kế toán lập biên bản lên thừa hàng hạch toán tài khoản 3381 chờ xử lý (trường hợp này ít xảy ra). + Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn GTGT: Khi kiểm hàng thấy thiếu thủ kho chỉ nhập hàng thực tế, số thiếu yêu cầu bên bán đem hàng đến trả đúng, đủ với hoá đơn GTGT. Nếu bên bán không đem hàng đến cửa hàng yêu cầu huỷ hoá đơn đó thay bằng hoá đơn GTGT cho đúng nhập thực tế, đồng thời lập biên bản thiếu hàng hạch toán vào tài khoản 1381. Ví dụ: Cửa hàng mua hàng của Bách Hoá Bưởi Hà Nội theo hoá đơn GTGT ngày 02/02/2002 tất xuất khẩu vơí số lượng 150 đôi trị giá 954.450 đồng. Nhưng số lượng nhập thực tế tại cửa hàng là 130 đôi trị giá 827.190 đồng. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 15603: 827.190 đồng Nợ TK 1381: 127.260 đồng Có TK 331A: 954.450 đồng + Trường hợp cửa hàng đi mua lô hàng dự trữ, tuỳ theo thời gian quy định trong một lần nhập hoặc nhiều lần nhập đạt mức doanh thu quy định của đơn vị bán mà cửa hàng được hưởng tỷ lệ chiết khấu nhất định. Việc dữ trữ hàng chỉ xảy ra đối với các ngày lễ tết. Ví dụ: Cửa hàng mua sản phẩm dầu gội của công ty Đông Nam á trị giá 50.000.000 đồng, thuế GTGT 10% trong một lần nhập hàng. Chưa trả tiền. Chiết khấu được hưởng là 5%. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 15603: 50.000.000 đồng Nợ TK 1331: 5.000.000 đồng Có TK 331A: 55.000.000 đồng Phản ánh số chiết khấu thanh toán được hưởng trừ vào số nợ phải trả: Nợ TK 331A: 2.750.000 đồng Có TK 15603: 2.500.000 đồng Có TK 1331: 250.000 đồng + Trường hợp hàng mua về do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc gần hết hạn sử dụng, cửa hàng sẽ tiến hành xuất trả lại hàng theo quy định trong hợp đồng. Thủ tục xuất trả bao gồm: biên bản xuất trả hàng, phiếu xuất kho của cửa hàng kèm theo phiếu nhập kho của đơn vị bán (áp dụng đối với đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp). Ví dụ : Cửa hàng trả lại lô hàng cho công ty rượu Trường Xuân, trị giá lô hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 1.000.000 đồng. Hai bên thoả thuận trừ vào số nợ phải thu. Kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 331A: 1.000.000 đồng Có TK 10605: 990.000 đồng Có TK 1331: 10.000 đồng Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Để tránh tình trạng làm thủ tục qua nhiều bước trong khâu xuất trả và tiết kiệm thời gian, khi xuất trả cửa hàng hạch toán qua tài khoản 131 bằng hóa đơn GTGT tại cửa hàng coi như là hàng được bán lại hoà giá. Ví dụ: Cửa hàng mua thực phẩm của Công ty Đồ hộp Hạ Long trị giá 2.000.000 đồng, thuế GTGT 10%. Chưa trả tiền. Theo quy định trong hợp đồng hàng hết hạn sử dụng cửa hàng được phép xuất trả lại hàng trị giá 200.000 đồng. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1561: 2.000.000 đồng Nợ TK 1331: 200.000 đồng Có TK 331A: 2.200.000 đồng Phản ánh trị giá hàng bị trả lại Nợ TK 131: 220.000 đồng Có TK 511: 200.000 đồng Có TK 3331: 20.000 đồng Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra: hoá đơn của người bán, các biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị thanh toán kèm theo chứng minh thư nhân dân của người nhận tiền và phiếu nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu chi và phản ánh ngay vào sổ quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên trên máy vi tính sau đó được in ra: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây, đến cuối tháng giao lại cho kế toán trưởng kiểm tra và lưu trữ. Liên 2 giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Mẫu phiếu chi áp dụng tại cửa hàng như sau: Cửa hàng bách hoá giảng võ Số phiếu 2005 D2- giảng võ - ba đình - hà nội Liên 1 TàI khoản 1111 TàI khoản đ/ư 331a Phiếu chi Ngày 10/02/2003 Người nhận tiền: Nguyễn Hoàng Dũng Đơn vị: A05 Công ty ăn uống thuỷ tạ Địa chỉ: Số 6 Lê Thái Tổ Về khoản: Tiền hàng CM 011354362 CAHN Số tiền: 234.616 đồng Bằng chữ: Hai trăm ba bốn nghìn sáu trăm mười sáu đồng Kèm theo: 2 chứng từ gốc Căn cứ vào các phiếu chi đã được lập, kết hợp với các chứng từ của người bán, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 331A: 234.616 đồng Có TK 1111: 234.616 đồng Từ định khoản trên kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính, kế toán cập nhật các phần: số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo định khoản vào máy tính. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự xử lý các thông tin và số liệu trên, có nghĩa là trình tự ghi sổ sẽ do máy tính làm việc từ A đến Z. Cuối tháng khi lập báo cáo tổng hợp thì tổng số dư tài khoản trong phần theo dõi chi tiết được so sánh với phần theo dõi tổng hợp. Công ty bách hoá hà nội Cửa hàng bách hóa tổng hợp giảng võ Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán Khách hàng: Công ty CP Vân Thái (V01) Từ ngày 01/03/2003 đến ngày 31/03/2003 Số dư có đầu kỳ: 6788290 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 10/03 PKT 3025 Giấy ăn 15606 587640 10/03 PKT 3025 Giấy ăn 1331 58764 09/03 PC 3019 Trả tiền hàng 1111 5010629 Tổng phát sinh nợ: 5010629 Tổng phát sinh có : 646404 Số dư có cuối kỳ: 2424065 Ngày thángnăm Người lập biểu (ký, họ tên) công ty bách hoá hà nội cửa hàng bách hóa tổng hợp giảng võ Sổ tổng hợp tài khoản Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán Từ ngày: 01/03/2003 đến ngày: 31/03/2003 Số dư có đầu kỳ: 961.447.359 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 111 Tiền mặt 1.067.827.428 5.658.656 1111 Tiền mặt Việt Nam 1.067.828.428 5.658.656 113 Tiền đang chuyển 91.689.300 131 Phải thu của khách hàng 74.917.782 133 Thuế GTGT được khấu trừ 99.406.750 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá 99.406.750 141 Tạm ứng 10.060.200 156 Hàng hoá 105.960 1.028.534.001 15600 Hàng hoá - Máy 9 3.860.755 15601 Hàng hoá - Máy 1 15.235.292 15602 Hàng hoá - Máy 2 15.384.562 15603 Hàng hoá - Máy 3 12.878.867 15604 Hàng hoá - Máy 4 64.709.283 15605 Hàng hoá - Máy 5 105.960 6.372.680 15606 Hàng hoá - Máy 6 5.902.078 15607 Hàng hoá - Máy 7 29.958123 15608 Hàng hoá - Máy 8 11.466.924 15609 Hàng hoá - kho 1 Bình 731.130.728 15610 Hàng hoá - kho 2 Bắc 41.869.482 15611 Hàng hoá - Quầy D2- Nguội 6.735.895 15613 Hàng hoá - Quầy D2- Mỹ phẩm 6.031.160 15615 Hàng hoá - Quầy Kim Mã- May mặc 13.128.817 15616 Hàng hoá - Quầy Kim Mã- Tạp phẩm 9.656.013 15617 Hàng hoá - Quầy Thống nhất- Dụng cụ 7.729.640 15618 Hàng hoá - Quầy Thống nhất- Tạp phẩm 14.419.824 15619 Hàng hoá - Quầy Thành công- Dụng cụ 7.617.314 15620 Hàng hoá - Quầy Thành công- Tạp phẩm 24.446.563 331 Phải trả cho người bán 494.000 494.000 331A Phải trả cho người bán – Hàng KD 494.000 494.000 336 Phải trả nội bộ 116.422.300 721 Các khoản thu nhập bất thường 390.332 821 Chi phí bất thường 372.287 Tổng phát sinh nợ: 1.261.907.302 Tổng phát sinh có: 1.134.465.694 Số dư có cuối kỳ: 834.005.751 Ngày tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên NKCT số 5 (tại cửa hàng, NKCT số 5 được mở mỗi tháng 1 tờ). Số dư đầu tháng của từng người bán được lấy từ số dư cuối tháng của NKCT số 5 trước. Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng của người bán để xác định. Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết tài khoản 331. ( Mẫu NKCT số 5 áp dụng tại cửa hàng) Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT số 5 phần ghi có tài khoản 331 dùng để ghi vào sổ cái. Công ty Bách hoá hà nội Cửa hàng bách hoá tổng hợp giảng võ Số dư đầu năm Sổ cái tài khoản 331A Nợ Có 830.074.427 TK đối ứng Tháng 01 Tháng 02 Tháng 03 Cộng quý 1111 1.881.780.556 958.706.852 1.067.827.428 3.908.314.836 113 91.689.300 91.689.300 131 74.917.782 74.917.782 1331 80.523 80.523 141 10.060.200 10.060.200 15601 4.701.959 4.701.959 15603 157.005 157.005 15605 105.960 105.960 15609 1.375.665 1.375.665 331A 494.000 494.000 336 16.422.300 16.422.300 721 828 390.332 391.160 Cộng PS nợ 1.881.781.384 965.022.004 1.261.907.302 4.108.710.690 Cộng PS có 2.037.948.278 940.228.042 1.134.465.694 4.112.642.014 Dư nợ cuối tháng Dư có cuối tháng 986.241.321 961.447.359 834.005.751 2.781.694.431 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (ký, họ tên) 4.5. Phân tích tình hình thanh toán và khả năng thanh toán công nợ của cửa hàng. 4.5.1. Phân tích tình hình thanh toán của cửa hàng. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh kết quả của hoạt động thanh toán ở một thời điểm, một thời kỳ nhất định (1 năm) như: Số đã thu, đã trả, số còn phải thu, còn phải trả. Mặt khác nó cũng là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành lập dự toán các khoản phải thu, các khoản phải trả từ đó có kế hoạch vốn đúng đắn phục vụ hoạt động thanh toán của doanh nghiệp. Từ số liệu trên bảng cân đối kế toán năm 2002 chúng ta lập được bảng phân tích tình hình thanh toán của cửa hàng. Tình hình thanh toán của cửa hàng được thể hiện qua biểu 6. Qua biểu 6 ta thấy các khoản phải thu của cửa hàng cuối năm so với đầu năm tăng 23,18% tương ứng với 33.371.253 đồng. Trong đó các khoản trả trước cho người bán và phải thu khác giảm nhiều còn các khoản phải thu cuả khách hàng tăng lên. Nếu chỉ xét về sự tăng lên của các khoản phải thu cuối năm so với đầu năm như vậy là không tốt. Đối với các khoản phải trả ta thấy tổng các khoản phải trả tăng 16,79% tương ứng với 175.899.702 đồng. Các khoản phải trả tăng lên chủ yếu là do sự tăng lên của khoản vay ngắn hạn và phải trả cho người bán, các khoản còn lại đều giảm so với đầu năm. Phải trả khách hàng tăng so với đầu năm chứng tỏ cửa hàng đã được tài trợ ngắn hạn của nhà cung cấp bằng việc mua chịu hàng hoá. Tuy nhiên để đánh giá một cách tổng quát tình hình thanh toán của cửa hàng chúng ta phải xem xét chỉ tiêu tổng nợ phải thu so với tổng nợ phải trả đầu năm là 13,74% đến cuối năm tăng lên 14,49%. Chỉ tiêu này chứng tỏ cửa hàng đi chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác. Tuy việc chiếm dụng vốn rất có lợi nhưng việc theo dõi thanh toán công nợ phải chặt chẽ bởi vì nếu các khoản phải trả thanh toán vào một thời điểm sẽ gây khó khăn trong việc huy động vốn. Tỷ trọng nợ phải thu so với tài sản lưu động đầu năm là 9,41%, tỷ lệ này hơi thấp nó cho thấy cửa hàng đã rất hạn chế bán chịu hàng hoá từ đó hạn chếviệc mở rộng quy mô kinh doanh của cửa hàng. Vì vậy cửa hàng phải điều chỉnh tỷ lệ này sao cho phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Tỷ trọng này đến cuối năm là 10,53% tăng 1,12% so với đầu năm. 4.5.2 Phân tích khả năng thanh toán của cửa hàng. Tình hình tài chính của cửa hàng chịu ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến tình hình thanh toán. Để thấy rõ tình hình tài chính của cửa hàng hiện tại và trong tương lai, cần đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của cửa hàng. Nhu cầu thanh toán là điều kiện tất yếu khi cửa hàng mua chịu hàng hóa của nhà cung ứng, song nhu cầu có khả năng thanh toán hay không còn phụ thuộc vào lượng tiền dùng cho thanh toán ở mỗi thời điểm trả nợ của cửa hàng. Nhu cầu thanh toán của cửa hàng thường phát sinh vào giữa các chu kỳ sản xuất kinh doanh, vì nó phụ thuộc vào thời hạn tín dụng của nhà cung cấp cho cửa hàng. Song nguồn trả chính của cửa hàng là khoản tiền thu được từ hoạt động bán hàng từ kỳ trước. Vì vậy chúng ta phải tiến hành phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của cửa hàng để từ đó có chính sách trả nợ cho tốt. Hệ số thanh toán hiện thời cho phép ta đánh giá một cách cụ thể về khả năng các nguồn lực dành cho thanh toán của cửa hàng với việc đáp ứng nhu cầu trả nợ trước mắt. Mặt khác chỉ tiêu này cho thấy với khả năng của mình cửa hàng có thể thanh toán các khoản nợ ngắn hạn hiện tại được bao nhiêu lần. Hệ số thanh toán hiện thời của cửa hàng cuối năm là 1,32 nhỏ hơn so với đầu năm là 0,06, hệ số này lớn hơn 1 chứng tỏ tổng giá trị tài sản lưu động của cửa hàng có khả năng đủ để đáp ứng việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn . Hệ số thanh toán nhanh. Kết quả tính toán trên cho thấy hệ số thanh toán nhanh của cửa hàng đầu năm và cuối năm là tương đối lớn, cửa hàng có thể thanh toán các khoản nợ đến hạn bằng tiền một cách nhanh chóng. Hệ số này ở thời điểm cuối năm cao hơn so với đầu năm là 0,05. Điều này thể hiện cửa hàng đã biết sử dụng đồng vốn của mình một cách có hiệu quả, đảm bảo đủ vốn để đáp ứng các yêu cầu thanh toán, nói chung cửa hàng có khả năng thanh toán. 4.6. Biện pháp tăng cường thanh toán công nợ. Như ta đã biết công nợ bao gồm 2 mảng: Công nợ phải thu và công nợ phải trả. Tổ chức thực hiện tốt công tác công nợ là bảo đảm thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và kịp thời, đồng thời cũng phải chi trả các khoản nợ của doanh nghiệp đúng thời hạn. Việc thu hồi vốn nhanh đủ kịp thời sẽ đảm bảo cho tình hình tài chính của doanh nghiệp vững vàng ổn định, doanh nghiệp chủ động được về vốn không bị ứ đọng, mất mát vốn, quy mô thu kinh doanh không bị thu hẹp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc bán chịu là hình thức chịu mà người bán thường áp dụng khuyến khích người mua, là phương tiện quảng cáo để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, mở rộng thị trường kinh doanh. Tuy nhiên hình thức bán chịu cũng có mặt trái của nó, nếu doanh nghiệp cứ để tình trạng thiếu nợ đối với khách hàng kéo dài sẽ dẫn đến hậu quả thiếu vốn trong quá trình hoạt động làm cho quy mô kinh doanh phải thu hẹp lại. Vì vậy khi ký kết các hợp đồng kinh tế, mua bán, doanh nghiệp phải xác định rõ phương thức, hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán. Thanh toán các khoản nợ đúng hạn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp giữ được chữ tín với các chủ nợ, duy trì được mối quan hệ lâu dài trong việc vay vốn hay mua chịu của doanh nghiệp sau này. Do vậy trong thanh toán thường xuất hiện tình trạng chiếm dụng vốn trái phép, tạo ra nợ khó đòi giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, cá nhân với nhau. Thực vậy mọi công ty đều muốn trì hoãn việc thanh toán trong quan hệ với người cung cấp nhưng ngọc lại muốn thu hồi được vốn (nằm dưới dạng các khoản phải thu) càng nhanh càng tốt. Điều này sẽ tạo mâu thuẫn bởi tất cả các công ty trên thương trường đến có mối quan hệ khá phức tạp, đa dạng với người cung cấp, khách hàng đồng thời bản thân công ty có trong quan hệ này là người cung cấp nhưng trong quan hệ khác lại là khách hàng. Do đó giả sử công ty có ý định trì hoãn thanh toán một khoản nợ thì chỉ nên trì hoãn trong phạm vi thời gian và các chi phí tài chính cho phép, không làm ảnh hưởng đến vị thế tín dụng của mình. Điều này có nghĩa công ty chỉ có thể tiếp tục kinh doanh làm chủ thị trường “khi có chính sách thanh toán công nợ đạt được sự thoả đáng với cả hai phía (đối với doanh nghiệp, đối với các đối tác, trong quan hệ thanh toán”. Mục đích của các nhà theo dõi và quản lý công nợ là làm thế nào thu hồi công nợ càng nhanh càng tốt với điều kiện không làm ảnh hưởng tới doanh số bán hàng và lợi nhuận của công ty. Trong quá trình hoạt động, một doanh nghiệp có các nghiệp mua bán chịu, bán chịu hay chậm thanh toán phát sinh là bình thường diễn ra hàng ngày khi đó cũng (đồng thời) tạo ra những hoá đơn mới cho thanh toán trong khi những hoá đơn cũ cũng có thể cũng đã đến thời hạn hay chưa kịp thanh toán. Tuy nhiên độ lớn các khoản phải thu của doanh nghiệp cũng thay đổi theo thời gian, tuỳ thuộc vào tốc độ thu hồi nợ cũ và tạo ra nợ mới cũng như sự tác động điều kiện kinh tế cung nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Nhưng nó cũng có một số biến số mà doanh nghiệp có thể kiểm soát tác động đến độ lớn cũng như quy mô cuả các khoản phải thu một cách mạnh mẽ. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng chính sách tín dụng để kiểm soát các biến số này. Giá bán, chất lượng sản phẩm, danh tiếng của công ty là những yếu tố quyết định mức cân đối với sản phẩm mà ban lãnh đạo công ty có thể kiểm soát được. 4.6.1. Chính sách tín dụng. Đây không chỉ là yếu tố quyết định, khách quan có liên quan đến mức độ, chất lượng và ruỉ ro của doanh thu bán hàng mà ở một khía cạnh nào đó có tác dụng không nhỏ đến công tác hiệu quả thanh toán công nợ cửa hàng. 4.6.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng: Là nguyên tắc chỉ đạo định tố sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu. Để làm rõ điều này cửa hàng cần cử người làm rõ xác minh chính xác tình hình tài chính của đối tượng. Nếu thấy không đạt yêu cầu thoả thuận của hai bên thì hợp đồng không được tiến hành tiếp hoặc huỷ bỏ. 4.6.1.2. Tổ chức các phương thức thanh toán: Là việc lựa chọn các phương thức theo thoả thuận nhằm thu được tiền nhanh giảm chi phí thu nợ. Tận dụng chênh lệch thời gian thu chi ( thư chuyển tiền, điện chuyển tiền). 4.6.1.3. Khuyến khích thanh toán nhanh: Trong quá trính bán hàng thì cửa hàng nên có chính sách chiết khấu cho những khách hàng thanh toán cho cửa hàng trước thời hạn (trên cơ sở tính toán giữa số chiết khấu bỏ ra và lợi ích từ việc thanh toán của khách hàng cho cửa hàng đem lại) từ đó làm tăng vòng quay các khoản phải thu tạo nguồn vốn kịp thời cho thanh toán nợ phải trả. Đối với hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp cửa hàng nên thanh toán các khoản nợ phải trả trước thời hạn cho nhà cung cấp khi có tiền nhàn rỗi để có thể nhận tiền chiết khấu từ phía nhà cung cấp hay ít ra cũng làm tăng vị thế của cửa hàng trên thị trường. 4.6.2. Khai thác sử dụng hợp lý các nguồn vốn. Vốn kinh doanh của cửa hành được bù đắp từ nhiều nguồn vốn khác nhau. Vốn tự có của cửa hàng càng nhiều thì cửa hàng sẽ hạn chế được số vốn vay như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản trả lãi tiền vay, tiết kiệm chi phí vay vốn, tăng được lợi nhuận cho cửa hàng. Nếu nguồn vốn tự có chưa đáp ứng đủ nhu cầu vốn kinh doanh có thể huy động thêm các nguồn vốn bên ngoài trên cơ sở tính ưu nhược điểm của từng loại vốn, buộc cửa hàng phải tính toán hiệu quả kinh tế, xem xét kết quả thu được có đủ chi phí tiền lãi hay không. Ngoài các khoản bù đắp chi phí, lãi thu được bao nhiêu và đIều kiện cho phép nếu hạn chế các khoản vay (nhiều) này. Vay tín dụng là hình thức huy động vốn chủ yếu mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng, tuy nhiên cửa hàng cần cân nhắc khi quyết định sử dụng tín dụng ngắn hạn hay dài hạn. Rủi ro liên quan tới các khoản đầu tư bằng tín dụng nhìn chung cao hơn những rủi ro gắn liền vơí việc sử dụng các nguồn tín dụng dài hạn bởi tỉ lệ lãi suất ngắn hạn hay thay đổi nhiều hơn lãI suất dài hạn. Hơn nữa, bằng cách sử dụng nợ dài hạn cửa hàng có thể cố định các chi phí trả lãi trong suốt thời gian vay mượn. Trái lại, việc sử dụng nợ ngắn hạn kéo theo một nhu cầu phải thường xuyên tái tài trợ với những tỉ lệ lãi suất có thể dao động rất lớn và phải chịu chi phí huy động nợ. 4.6.3. Huy động và tranh thủ các nguồn huy động ngắn hạn. Các nguồn tài trợ ngắn hạn là khoản tiền mà doanh nghiệp sử dụng phải hoàn trả trong thời hạn 1 năm kể từ ngày nhận tiền. Các khoản tài trợ này gần các khoản tín dụng thương mại mà cửa hàng nhận được từ nhà cung cấp khi mua các loạt hàng hoá dưới hình thức mua chịu, mua bằng tiền ký quỹ. Ngoài ra nó còn bao gồm tiền đặt của khách hàng để mua hàng hoá dịch vụ theo hợp đồng và những khoản tiền vay ngắn hạn do các tổ chức tài trợ. Đồng thời nó cũng bao gồm các khoản nợ tích luỹ gồm các loại nợ tiền lương của nhân viên mà cửa hàng chưa trả, nợ tiền thuế đó là nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn. Cần quan tâm đến nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn bởi thực tế cửa hàng có thể tranh thủ được nguồn tài trợ này mà không phải tốn kém nhiều. Nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn là những nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Các nguồn ngân quỹ này bao gồm các khoản nợ tích luỹ, tín dụng thương mại và tiền đặt cọc của khách hàng. Các khoản nợ tích luỹ này tự phát thay đổi cùng với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khi cửa hàng mở rộng hoạt động các khoản nợ này cũng tự tăng lên và ngược lại. Các nguồn kinh phí này là những hình thức tài trợ “ miễn phí” bởi lẽ doanh nghiệp, có thể sử dụng tiền mà không phả trả lãi do đến ngày thanh toán. Tuy nhiên phạm vi ứng dụng các khoản nợ tích luỹ là có giới hạn. Tín dụng tiền mặt là một nguồn tài trợ ngắn hạn, quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Không giống như các khoản nợ tích luỹ, tín dụng tiền mặt rất linh động về thời hạn thanh toán cũng như các điều kiện chiết khấu hay quy mô tài trợ. 4.7. Đánh giá thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại cửa hàng Sau thời gian thực tập, nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng cuả cửa hàng, đề tài đưa ra một số đánh giá về thực trạng công tác như sau: 4.7.1. Ưu điểm Tại cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng Võ công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại cửa hàng đi vào nề nếp khá ổn định, đội ngũ kế toán đã đóng góp to lớn vào sự phát triển của cửa hàng, công tác tổ chức kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng cao của nền kinh tế. Trong bộ phận kế toán, các nhân viên đều được bố trí một việc cụ thể, không có sự chồng chéo giữa các khâu mà chỉ có sự phối hợp nhịp nhàng tạo thành chuỗi mắt xích liên hoàn giữa các khâu, nhằm cung cấp đầy đủ nhất các thông tin cho ban lãnh đạo cửa hàng để kịp thời chỉ đạo kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tại cửa hàng đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán. Mặc dù, cửa hàng có quy mô kinh doanh không lớn nhưng số lượng mặt hàng rất phong phú đa dạng, được tập trung chủ yếu để bán lẻ tại cửa quầy và bán buôn qua kho, nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quá nhiều, do vậy công tác hạch toán đòi hỏi phải chi tiết cụ thể với hình thức kế toán tập trung thì tất cả các chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán để kiểm tra hạch toán chi tiết, đIều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát đối chiếu của kế toán trưởng và ban lãnh đão cửa hàng. Việc vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ rất phù hợp và thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh, làm cho công việc kế toán không bị dồn dập vào cuối kỳ, mà được giàn trải đều trong kỳ nên việc lập báo cáo tài chính tương đối nhanh chóng. Chế độ thanh toán của cửa hàng được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý. Quy chế về thanh toán, về kê khai nộp hoá đơn chứng từ được đặt ra, thông báo rõ ràng đến từng khách hàng và được thực hiện nghiêm túc. Việc đa dạng hoá các hình thức thanh toán, nhanh gọn trong thủ tục đã tạo ra yếu tố thuận lợi cho quá trình thanh toán chỉ trả trong cửa hàng. Bên cạnh những ưu đIểm thì công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng còn có một số hạn chế cần phải hoàn thiện . 4.7.2. Một số tồn tại - Thứ nhất: Việc bố trí nhân viên kế toán và phân định theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hoá cao cũng có những ưu và nhược đIểm khác nhau. Nếu như tất cả các nhân viên đều làm việc đầy đủ tập trung, liên tục thì hiệu quả làm việc rất cao, nhưng nếu có một nhân viên thuộc bộ phận kế toán nào đó nghỉ làm trong một thời gian dài thì công tác kế toán sẽ gặp khó khăn, bởi phần công việc của nhân viên này sẽ bị gián đoạn vì không có người thay thế nên buộc nhân viên kế toán ở bộ phận kế toán khác phải kiêm thêm công việc này, nhưng do sự chuyên môn hoá quá lâu nên bản thân họ xử lý công việc chậm hơn ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu quả chung của công việc, thậm chí cón gây nên những thiếu sót không đáng có. Để khắc phục nhược điểm này cửa hàng nên có sự trao đổi vị trí của từng nhân viên sau một thời gian làm việc, để tránh sự nhàm chán trong công việc, từ đó có thể phát huy tính sáng tạo của mỗi nhân viên. - Thứ hai: Về phần hạch toán kế toán. + Cửa hàng đã hợp nhất hai khoản mục phí đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành một khoản mục phí, theo dõi chung trên sổ chi tiết tài khoản TK 641, điều này không hợp lý gây khó khăn trong việc quản lý các khoản chi phí phát sinh, không xác định được các khoản chi cho hoạt động bán hàng, cho quản lý cửa hàng là bao nhiêu? + Đối với các khoản giảm giá hay chiết khấu bán hàng cho khách nhưng cửa hàng lại hạch toán khoản chi này vào TK 641 coi đó là chi phí bán hàng, như vậy đã làm độn thêm số tuyệt đối về chi phí bán hàng, làm sai bản chất của TK 641. + Trong bán buôn, cửa hàng đều cho khách hàng nợ lại tiền hàng sau một khoảng thời gian theo sự thoả thuận của hai bên. Đa số khách hàng mua buôn tại cửa hàng đều là những khách hàng quen thuộc, có uy tín trên thị trường, nên cửa hàng không chú trọng đến việc lập dự phòng cho các khoản nợ thuộc diện phải thu khó đòi, nhất là đối với khách hàng mới hoặc những khách hàng mà xét thấy không có khả năng trả nợ. Qua việc phân tích, đánh giá những ưu và nhược điểm ở trên cho thấy về cơ bản thì công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng cũng đã phát huy hết khả năng của mình để đánh giá thực trạng kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên việc hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán đặc biệt là công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết đối với cửa hàng để góp phần nâng cao chất lượng của toàn bộ công tác kế toán. 4.8. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại cửa hàng Bách Hóa Tổng Hợp Giảng Võ. Với những kiến thức đã được học tập tại trường và thời gian tìm hiểu thực tế về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng Võ. Tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. - Tách riêng khoản chi phí quản lý, hạch toán vào TK 642 để phân biệt với các khoản chi phí phục vụ riêng cho quá trình bán hàng. Kế toán nên sử dụng tài khoản TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, dùng để hạch toán toàn bộ các khoản mục chi phí có liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng sẽ đưa thẳng vào TK 641 như là: chi phí bao bì, bao gói, chi phí để dùng dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, và các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến quá trình bán hàng. - Bán buôn trong nội bộ cửa hàng giữa các cửa hàng nên sử dụng hai TK 512, TK 632. Trong bán buôn ngoài việc cung cấp hàng hoá cho các bạn hàng ngoài công ty thì cửa hàng còn cung ứng một lượng hàng không nhỏ cho các đơn vị trong nội bộ công ty như: Bách hóa Khâm Thiên, Trung tâm thương mại Đinh Tiên Hoàng, Bách hoá Bưởi khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng cho các cửa hàng Bách hoá trong nội bộ công ty, kế toán thường theo dõi chung cho cả trường hợp bán buôn bên ngoài công ty, đều hạch toán vào TK 131, TK 511. Cửa hàng nên theo dõi riêng hai trường hợp bán buôn này bởi với mỗi trường hợp bán đó cửa hàng ưu đãi khác nhau và để thuận tiện theo dõi giữa khoản thu từ phía bạn hàng ngoài cửa hàng và đơn vị trong nội bộ công ty, cửa hàng nên dùng TK 512 (phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ trong công ty) và TK 136 (phải thu nội bộ từ phía các đơn vị trực thuộc công ty). - Về khoản chiết khấu bán hàng: Chiết khấu bán hàng là khoản cửa hàng phải trả cho khách thêm, khi họ thanh toán ngay hoặc trước thời hạn thì cửa hàng ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu (từ 1% đến 3%) cửa hàng đã hạch toán khoản chi này vào TK 641 “chi phí bán hàng” như vậy là không đúng với quy định (theo thông tư của Bộ Tài Chính ban hành) đã quy định khoản chiết khấu này vào TK 635. Trình tự hạch toán như sau: Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 111,112 Có TK 131: Phải thu của khách hàng Về khoản hàng trả lại Đối với hàng hoá cửa hàng được trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc hết hạn sử dụng ( tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), cửa hàng không nên hạch toán qua tài khoản 131. Như vậy sẽ không đúng với quy định của Bộ Tài Chính ban hàng. Kế toán cần phải hạch toán lại như sau: Nợ TK 331: Tổng số hàng trả lại Có TK 156: Số hàng mua trả lại theo giá chưa thuế Có TK 1331: Thuế GTGT tính trên số hàng mua trả lại - Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi TK 139. Đối với cửa hàng thì bán buôn chiếm vai trò khá quan trọng trong khâu tiêu thụ hàng hoá. Cửa hàng thường phải cho khách nợ tiền hàng, luôn đảm bảo thanh toán các khoản nợ thì cửa hàng không phải lo lắng đến việc thu hồi vốn về, bên cạnh đó cũng có một số khách hàng còn mới lạ đối với cửa hàng, thì khi cho khách nợ cửa hàng phải thận trọng xem xét về tình hình tài chính của khách hàng đó, có khả năng thanh toán các khoản nợ không? Nếu khoản nợ đó đã quá hạn 2 năm hoặc doanh nghiệp đó đang trong tình trọng bị giảI thể, phá sản hoặc bị truy tố trước pháp luật mặc dù trường hợp này ít xảy ra nhưng khi phát sinh cửa hàng cân lập dự phòng cho các nợ xét thấy thuộc diện khó đòi, mức lập dự phòng cho các khoản nợ xét thấy thuộc diện khó đòi, mức lập dự phòng không quá 25% số nợ phải thu đó. Phần V: Kết luận Những năm qua, sự phát triển của nền kinh tế đất nước đã làm nảy sinh những mối quan hệ kinh tế phức tạp. Sản xuất với thiết bị hiện đại, công nghệ cao đã cung cấp cho xã hội một khối lượng hàng hoá phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng. Có thể nói, lượng hàng cung ứng trên thị trường nước ta gần đây là vô cùng nhiều. Do đó, tình hình diễn biến của mối quan hệ cung cầu trên thị trường là rất phức tạp, từ đó kéo theo nhiều kiểu cách thanh toán giữa các bên mua và bán hàng hoá. Vì vậy, các doanh nghiệp khi tham gia quản lý tốt tình hình công nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau gây mất hiệu quả trong kinh doanh, mặt khác đảm bảo uy tín của mình đối vơí các bạn hàng và các tổ chức khác khi tham gia hoạt động kinh doanh trên thị trường. Một trong những công cụ quản lý đắc lực giúp cho tất cả các doanh nghiệp nắm bắt được tình hình công nợ của đơn vị mình đó là kế toán. Kế toán sinh ra để giúp mỗi cá nhân khi tham gia kinh doanh luôn nắm vững được những gì mình đã có, biết những gì cần phải làm và những gì đã đạt được. Nó đã và đang, sẽ luôn là một công cụ quản lý của tất cả các nhà kinh doanh trong mọi lĩnh vực. Các nghiệp vụ thanh toán cũng vậy, nó cần đến kế toán để quản lý từng nghiệp vụ phát sinh, từng hình thức thanh toán, tình hình sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn thông qua xem xét sổ sách kế toán biết được doanh nghiệp hoạt động có thực hiện đúng chế độ, chính sách của Nhà nước quy định hay không. Trong thời gian thực tập tại cửa hàng, đặc biệt là trong việc nghiên cứu đề tài “ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại công cửa hàng Bách Hoá Tổng Giảng Võ”, tôi nhận thấy các mặt mạnh cửa hàng đã phát huy và cũng còn những hạn chế cần phải khắc phục. Với trình độ và khả năng tìm hiểu có hạn, tôi xin đưa ra một số ý kiến và giải pháp, mong rằng những ý kiến đó sẽ đóng góp một phần nào đó trong việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại cửa hàng.