Đề tài Kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội

liệu hao phí thực tế liên quan đến khối lượng xây lắp hoàn thành bao gồm chi phí định mức, vượt định mức và các chi phí liên quan khác. b. Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng tính lương, Bảng thanh toán lương và BHXH,… c. Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn hành, kế toán sử dụng các TK sau : - TK 621 : Chi phí NVL trực tiếp. - TK 622 : Chi phí nhân công tực tiếp. - TK 623 : Chi phí sử dụng máy thi công. - TK 627 : Chi phí sản xuất chung. Các TK 621, 622, 623, 627 được mở chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí. - TK 154: Chi phí sản xuất kinh doang dở dang. TK này mở cho từng công trình, hạng mục công trình và theo từng đối tượng tập hợp chi phí. - TK 632: Giá thành sản xuất. TK này dùng để phản ánh giá thành sản xuất công trình hoàn thành. d. Sổ sách và chứng từ sử dụng : - Sổ chi tiết : + Sổ tập hợp chi phí sản xuất. + Thẻ tính giá thành. + Bảng tổng hợp chi phí sản xuất. - Sổ tổng hợp : + Sổ Nhật ký chung. + Sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627, 154, 632. e. Quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Chi phí NVL, CCDC Các phiếu xuất kho được liệt kê vào Bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở để lập Bảng phân bổ NVL , CCDC cho từng đối tượng sử dụng rồi chuyển về phòng tài vụ của công ty để hạch toán kế toán . Căn cứ vào bảng phân bổ NVL , CCDC kế toán phòng tài vụ tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. Chi phí tiền lương của công nhân sản xuất trực tiếp : Bảng phân bổ tiền lương và BHXH là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ghi vào sổ chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. Chi phí khấu hao TSCĐ : Căn cứ vào tình hình sử dụng TSCĐ và mục đích sử dụng cho các đối tượng cụ thể, kế toán đơn vị lập bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng đối tượng, ký và ghi rõ họ tên rồi trình Giám đốc đơm vị xác nhận. Sau đó chuyển cho kế toán TSCĐ phòng tài vụ kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phân bổ trên Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ của đơn vị. Sau khi xem xét, kế toán TSCĐ ký, ghi rõ họ tên và trình kế toán trưởng Công ty xác nhận. Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại và các dịch vụ mua ngoài khác : Căn cứ vào Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán đơn vị tập hợp, liệt kê vào Bảng kê chi tiết chi phí dịch vụ mua ngoài và xác định đối tượng để lập bảng phân bổ cho phù hợp, kế toán ký lập bảng trình Giám đốc xí nghiệp xác nhận sau đó chuyển cho kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành phòng tài vụ kiểm tra và đưa vào hạch toán và ghi sổ kế toán tập hợp chi phhí cản xuất theo từng khoản mục chi phi tương ứng. Tất cả các bảng phân bổ kể trên sau khi đã được kiểm tra, kiểm soát là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627,154, 632. Cuối niên độ, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành có trách nhiệm tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và chi phí dở dang đầu kỳ theo từng đơn vị sử dụng và đối tượng sử dụng chi phí vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Căn cứ vào phiếu xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang do phòng Kinh tế- kỹ thuật thực hiện, kế toán xác định giá trị khối lượng giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ theo công thức : CHƯƠNG III : KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ HÀ NỘI 3.1 Đặc điểm các quan hệ thanh toán ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại công ty. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động kinh doanh khác với các tổ chức, các cá nhân và cơ quan quản lý Nhà nước. Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt là quan hệ thanh toán phát sinh trong quá trình mua bán sản phẩm vật tư, hàng hoá một cách thường xuyên,Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lấp, sản phẩm là các công trình xây dựng. Đặc điểm nổi bật trong quan hệ thanh toán với khách hàng có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán tại công ty là thanh toán theo tiến độ công trình đã được quy định trong hợp đồng với khách hàng. Kế toán căn cứ vào chứng từ xác định doanh thu trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành trong kỳ làm căn cứ ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán. Khi đó, công ty căn cứ vào hợp đồng xây dựng để lập hoá đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch gửi cho khách hàng. Những vấn đề này đều được quy định rõ trong hợp đồng xây dựng. Một số phương thức thanh toán công ty thường áp dụng: Trường hợp thanh toán với nhà cung cấp công ty áp dụng hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm. Trong trường hợp thanh toán với khách hàng, một số phương pháp thường áp dụng là: phương thức thanh toán bàn giao theo khối lượng công trình đã hoàn thành, phương thức thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng. Rủi ro thường xảy ra đối với các doanh nghiệp hoạt đông trong lĩnh vực này là các công trình hoàn thành thường bị chủ đầu tư thanh toán chậm vì nhiều lý do. Do đó, kế toán thanh toán phải làm sao thoả mãn được mục đích kiểm soát được chặt chẽ các khoản phải thu. Một số phương thức thanh toán mà công ty thường áp dụng 3.2 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 3.2.1 Chứng từ sử dụng - Hoá đơn GTGT. - Phiếu chi tiền mặt, uỷ nhiệm chi, Séc, Phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo Nợ. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Hạch toán thanh toán vói nhà cung cấp trên các chứng từ Chứng từ thanh toán với người bán: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán hoặc hợp đồng mua hàng để tổ chức ghi sổ kế toán và là căn cứ thực hiện việc thanh toán. HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số:01/DLT-…/HĐKT - Căn cứ bộ luật dân sự số 33/2005/QH 11 ngày 14/6/2005 Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Căn cứ luật thương mại số 36/2005/QH 11 ngày 14/6/2005 Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Căn cứ năng lực và nhu cầu của hai bên tham gia hợp đồng. Hôm nay,ngày 05 tháng 01 năm 2007 tại Hà Nội chúng tôi gồm có: 1 - Bên mua ( Bên A): Xí nghiệp XDGT 37- Công ty cổ phần đầu tư và phát triền Hà Nội. - Đại diện là : Ông Nguyễn Đức Chính - Chức vụ : Giám đốc - Địa chỉ : Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội - Điện thoại : 04.8550606 Fax : (84.4)5.593473 - Mã số thuế : 0100385603-1 - Tài khoản số : 05033630-0 Mở tại : Ngân hàng Liên doanh Lào Việt chi nhánh Hà Nội 2 - Bên bán ( bên B) : Công ty gang thép Thái Nguyên - Đại diện là : Ông Đỗ Lại Quang Vinh - Chức vụ : Giám đốc - Địa chỉ : Khu công nghiệp Gang thép Thái Nguyên- thành phố Thái Nguyên. - VPGD : 808A Đường Láng- Láng Thượng- Đống Đa, Hà Nội - Điện thoại : 04.7759875 Fax : (84.4)7759878 - Mã số thuế : 0101007844 - Tài khoản số 102010000067326 Mở tại : Ngân hàng công thương Đống Đa Hai bên thoả thuận và thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau: Điều 1: Bên A đồng ý mua của bên B mặt hàng: Thép cán CT3 - Khối lượng : 3,189 tấn - Đơn giá : 7875.000 VNĐ/tấn - Thành tiền : 25.113.375 VNĐ - Thuế VAT 5% : 1.256.669VNĐ - Tổng giá trị của hợp đồng cả VAT : 26.396.044VNĐ Điều 2: Trách nhiệm của các bên: 1.1 Bên A: - Kiểm nhận lượng hàng được giao theo đúng tiêu chuẩn trong hợp đồng. - Thanh toán cho bên B theo đúng thoả thuận của hợp đồng. 1.2 Bên B: - Cung cấp hàng theo đúng tiêu chuẩn mẫu mã đã thoả thuận. - Cung cấp hàng đúng thời điểm và tại kho của bên A. - Chịu toàn bộ trách nhiệm về mất mát hư hỏng trong quá trình vân chuyển NVL. - Bên B phải nhận lại toàn bộ số hàng không đúng theo tiêu chuẩn đã thoả thuận. - Cung cấp cho bên A hoá đơn GTGT. Điều 3: Thời gian giao hàng là ngày 14/1/2007 Điều 4: Phương thức thanh toán : Bằng tiền mặt. Điều 5: Thời hạn thanh toán: Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày giao hàng. Điều 6 : Cam kết chung: 1. Hai bên cam kết thực hiện hợp đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này, nếu có gì phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc giải quyết. Nếu không giải quyết được sẽ thống nhất chuyển vụ việc đến Toà án kinh tế TP Hà Nội để giải quyết. 2. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi kết thúc hoàn thành công việc. 3. Sau khi thực hiện các điều khoản thanh toán nếu không có gì bổ sung hoặc phát sinh được ghi thành văn bản thì hợp đồng này mặc nhiên được thanh lý sau 05 ngày. 4. Hợp đồng này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ hai bản và có hiệu lực kể từ ngày kí kết. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giám đốc Giám đốc Nguyễn Đức Chính Đỗ Lại Quang Vinh Khi nhận hàng công ty đồng thời nhận được hoá đơn GTGT do bên B cung cấp: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL CA/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng 006695 Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty gang thép Thái Nguyên- chi nhánh Hà Nội Địa chỉ : 808A Đường Láng- Láng Thượng- Đống Đa, Hà Nội Tài khoản số 102010000067326 Điện thoại: 04.7759875 .MS: 0101007844 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Anh Dũng Tên đơn vị : Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Hà Nội Số tài khoản : 05033630-0 Hình thức thanh toán : Tiền mặt .MS: 0100385603 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Thép cán CT3 Tấn 3,189 7.875.000 25.113.375 2 Cộng tiền thanh toán : 25.113.375 Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.255.669 Tổng cộng tiền thanh toán: 26.369.044 Số tiền viết bằng chữ : Hai sáu triệu ba trăm sáu chín nghìn bốn bốn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu) Nguyễn Anh Dũng Hoàng Thị Lan Đỗ Lại Quang Vinh Trong trường hợp Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc khi tiến hành thanh toán kế toán vốn bằng tiền sẽ lập Phiếu chi để thủ quỹ chi tiền thanh toán. Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội PHIẾU CHI Quyển số:2 Ngày 28 tháng 01 năm 2007 Số:47. Nợ: 152 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Anh Dũng Địa chỉ: Xí nghiệp XDGT 37 Lý do chi: Mua NVL- Thép cán CT3 Số tiền: 26.369.044 (viết bằng chữ) :Hai sáu triệu ba trăm sáu chín nghìn bốn bốn đồng Kèm theo:……………………….Chứng từ gốc Ngày 28 tháng 01 năm 2007 Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) Hai sáu triệu ba trăm sáu chín nghìn bốn bốn đồng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền Trong trường hợp công ty thanh toán bằng phương thức qua ngân hàng, Công ty sẽ có Giấy đề nghị chuyển khoản hoặc Séc bảo chi, sau đó ngân hàng sẽ gửi cho Công ty Giấy báo nợ, có thể kèm theo Bảng sao kê nợ và Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy chuyển khoản… để khẳng định rằng việc thanh toán đã được thực hiện. Giấy báo Nợ là chứng từ của ngân hàng thông báo cho Công ty biết rằng số tiền gửi ngân hàng của Công ty đã giảm một khoản. Công ty thường chọn hình thức thanh toán bằng chuyển khoản trong trường hợp nhà cung cấp cũng mở một tài khoản tại ngân hàng Liên doanh Lào Việt- Chi nhánh Hà Nội. Nếu không, Công ty sẽ chọn hình thức thanh toán thông qua Giấy uỷ nhiệm chi, khi đó chứng này cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về địa chỉ, ngân hàng mà hai Công ty mở tài khoản và số tài khoản cũng như chủ tài khoản. Giám đốc Công ty và đại diện cho nhà cung cấp sẽ cùng với đại diện của ngân hàng ký vào Giấy uỷ nhiệm chi. 3.2.2 Tài khoản Công ty có thể tiến hành thanh toán trực tiếp khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hoá vật liêu… Tuy nhiên trong các trường hợp kế toán thường sử dụng TK 331 để hạch toán. TK 331: Phải trả người bán. Bên nợ: - Số nợ phải trả người bán đã trả. - Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu. - Số nợ giảm do trả lại hàng cho người bán. - Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng. - Xử lý nợ không có chủ. - Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Bên Có: - Số Nợ phải trả phát sinh khi mua hàng. - Trị giá hàng nhận của người bán khi có tiền ứng trước. - Người bán trả lại tiền cho doanh nghiệp. - Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Số dư Có: Số tiền phải trả nhà cung cấp. Tài khoản này có thể có số dư Nợ chi tiết trong các trường hợp ứng trước tiền hàng đến cuối kỳ hàng chưa nhận hoặc số tiền trả thừa cho người bán hoặc người bán chấp nhận chiết khấu sau khi doanh nghiệp đã trả đủ tiền. TK 331 mở chi tiết cho từng người bán. Một số tài khoản khác có liên quan trong phần hành thanh toán với khách hàng là: TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. TK 141: Tạm ứng. Hạch toán thanh toán trên sổ sách. Các phương thức thanh toán với khách hàng: Gồm 3 phương thức: Ứng trước tiền mua hàng cho khách hàng (một phần hoặc toàn bộ). Trả tiền ngay. Mua chịu (hay trả chậm). Đối với những lô hàng có giá trị nhỏ, công ty sử dụng phương thức ứng trước một phần tiền, sau khi nhận được hàng đảm bảo thì thanh toán phần tiền còn lại,hoặc khi nhận được đủ hàng thì thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ký uỷ nhiệm chi- thanh toán qua ngân hàng. Đối với những nhà cung cấp thường xuyên, công ty thường trả trước một phần, hoặc thanh toán ngay sau khi nhận được hàng một phần còn lại trả vào tháng sau, quý sau hoặc năm sau tuỳ vào lô hàng nhập về. 3.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng. Sổ tổng hợp sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng , Sổ cái TK 331, Sổ cái các TK 111, 112, Bảng cân đối phát sinh.. Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 Đơn vị tính:VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 85.056.500 85.056.500 15/01 29/01 14/01 28/01 Mua NVL (thép cán CT3) ……. Thanh toán tiền mua NVL x x 152 133 331 331 111 25.113.375 1.256.669 26.369.044 26.369.044 26.369.044 Cộng chuyển sang trang sau x x x - Sổ này có…trang, đánh số trang từ số 01 đến trang... - Ngày mở sổ:….. Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 Tên tài khoản: Phải trả nhà cung cấp Số hiệu:331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Trang sổ STT dòng Nợ Có Số hiệu Ngày tháng A B C D E G H 1 2 1. Số dư đầu tháng 15/01 HĐ-26 14/01 2.Số phát sinh trong tháng Mua NVL (thép cán CT3) của công ty thép Thái Nguyên 3 12 152 133 25.113.375 1.256.669 …… 29/01 PC-47 28/01 Thanh toán tiền mua NVL (thép cán CT3) 10 5 111 26.369.044 Cộng số phát sinh trong tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Cuối kỳ kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết, sổ Cái các tài khoản để lên Bảng cân đối số phát sinh. Bảng 12 : Quy trình thanh toán với nhà cung cấp Hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng, phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt, phiếu uỷ nhiệm chi. NHẬT KÝ MUA HÀNG Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp SỔ CÁI TK 331,133,111,112. BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết được lập cho từng nhà cung cấp để phản ánh tình hình thanh toán trong trường hợp Công ty chấp nhận phương thức thanh toán chậm. Các điều kiện thanh toán chậm được phản ánh đầy đủ trong Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào các Bảng tổng hợp tình hình thanh toán. Trong Bảng này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệp thanh toán, số tiền và những định khoản cần thiết. Sau đó Kế toán sẽ ký vào Bảng tổng hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp được Công ty mở cho từng nhà cung cấp. Do đặc thù của mình Công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng qúy. Dựa vào Bảng kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số dư đầu kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng.Trong trường hợp thanh toán bằng đồng ngoại tệ Công ty quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế. Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trưởng sẽ ký sổ chi tiết. Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với Nhà cung cấp. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để so sánh, đối chiếu với sổ Cái . Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra dùng để lập các Báo cáo tài chính. 3.2 Kế toán thanh toán với khách hàng 3.2.1 Chứng từ sử dụng a. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện. Trong trường hợp này, khối lượng công tác xây lắp hoàn thành bàn giao cho người giao thầu phải khớp đúng với khối lượng công tác xây lắp hoàn thành ghi trên sổ hạch toán khối lượng của công trường hoặc bộ phận thi công. Căn cứ vào khối lượng nghiệm thu từng giai đoạn, công ty lập phiếu thanh toán phù hợp với khối lượng hoàn thành từng giai đoạn.Chứng từ thanh toán với bên giao thầu về khối lượng công tác xây lắp hoàn thành là “ Hoá đơn giá trị gia tăng”, bảng tổng hợp giá trị khối lượng công việc thi công đã hoàn thành. HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 05/HĐ-XD Thi công xây dựng công trình nhà làm việc 3 tầng trụ sở viện kiểm soát nhân dân tỉnh Thái Bình Căn cứ hợp đồng Căn cứ Luật xây dựng số 16/2003 QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 4. Căn cứ Nghị định số 16/2005/ NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Các bên ký hợp đồng Bên giao thầu (gọi tắt bên A): Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. - Ông: Trần Xuân Vỵ - Chức vụ: Viện Trưởng - Địa chỉ: Đường Trần Phú- TP Thái Bình- Tỉnh Thái Bình. - Điện thoại: 036 838 172 - Fax: 036 833 611 - Số tài khoản 341 01 00 000 51 Tại kho bạc Tỉnh Thái Bình. 2. Đại diện nhà thầu (gọi tắt là bên B): Công ty cổ phần Phát triển đầu tư Hà Nội - Ông: Nguyễn Anh Tuấn - Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc - Địa chỉ: 94F, đường Láng- Hà Nội. - Điện thoại: 04.978.3217- 04.978.3465 - Fax: 04.821.5408 - Số tài khoản : 020.0073.0000 989.6 Tại Ngân hàng liên doanh Lào Việt – chi nhánh Hà Nội. - Mã số thuế : 0101126778 HAI BÊN THOẢ THUẬN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VỚI NHỮNG ĐIỀU KHOẢN SAU Điều 1: Nội dung công việc và sản phẩm của hợp đồng. Bên A giao cho bên B thực hiện thi công công trình theo đúng thiết kế được duyệt, được nghiệm thu, bàn giao, đưa vào sử dụng theo đúng quy định của Pháp luật. Điều 2: Chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật. Phải thực hiện đúng theo thiết kế đã được thẩm định và phê duyệt, đảm bảo sự bền vững và chính xác của các kết cấu xây dựng và thiết bị lắp đặt theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng Việt Nam. Điều 3: Thời gian và tiến độ thực hiện. Tiến độ xây dựng là 175 kể từ ngày khởi công công trình. Điều 4: Điều kiện nghiệm thu và bàn giao công trình. 4.1 Điều kiện nghiệm thu: + Bên A thực hiện nghiệm thu từng công việc xây dựng, từng bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, từng hạng mục công trình xây dựng. + Công trình chỉ được nghiệm thu đưa vào sử dụng khi đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng và đạt các tiêu chuẩn theo quy định. 4.2 Điều kiện để bàn giao đưa công trình vào sử dụng: Điều 5: Bảo hành công trình. Thời gian bảo hành 12 tháng tính từ ngày công trình được bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng. Mức bảo hành: 5% giá trị khối lượng thanh quyết toán công trình. Điều 6: Giá trị hợp đồng Giá trị hợp đồng là giá theo quyết đình trúng thầu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao số 216/QĐ-VHSTC- V11 ngày 20/4/2006. Cụ thể là 1.343.887.000đ Điều 7: Thanh toán hợp đồng: 7.1 Tạm ứng: - Sau khi ký hợp đồng bên A tạm ứng cho bên B số tiền bằng 20% giá trị hợp đồng. - Trong quá trình thi công căn cứ vào khối lượng nghiệm thu của giai đoạn (chia làm 3 giai đoạn): Phần móng, phần thô và phần hoàn thiện. Bên B lập phiếu giá thanh toán phù hợp với khối lượng hoàn thành từng giai đoạn. Bên A thanh toán cho bên B = 90% tổng số tiền được nghiệm thu của giai đoạn đó. 7.2 Thanh toán hợp đồng. - Hai bên giao thầu thoả thuận về phương thức thanh toán theo thời gian hoặc theo giai đoạn hoàn thành trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành và mức giá đã ký. - Sau khi bàn giao sản phẩm hoàn thành, hai bên tiến hành nghiệm thu quyết toán và thanh lý hợp đồng. 7.3 Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản. Điều 8: Trách nhiệm bên B Điều 9: Trách nhiệm bên A Điều 10: Điều khoản chung 10.1 Hợp đồng này cũng như tất cả tài liệu, thông tin liên quan đến hợp đồng sẽ được các bên quản lý theo quy định hiện hành của Nhà nước về bảo mật. 10.2 Hai bên cam kết thực hiện tốt các điều khoản trong hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Viện trưởng Phó tổng giám đốc Trần Xuân Vỵ Nguyễn Anh Tuấn Công ty thực hiện quá trình xây dựng công trình. Sau mỗi giai đoạn công ty tiến hành lập bảng tổng hợp nghiệm thu khối lượng công việc thi công đã hoàn thành để lập bảng tổng hợp giá trị khối lượng công việc thi công đã hoàn thành làm căn cứ thanh toán với bên giao thầu. BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC THI CÔNG ĐÃ HOÀN THÀNH Công trình: Nhà làm việc 3 tầng trụ sở viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. Hôm nay, ngày15 tháng 8 năm 2006 tại TP Thái Bình chúng tôi gồm có: I- Đại diện bên A: Công ty phát triển đầu tư Hà Nội. - Ông: Nguyễn Anh Tuấn - Chức vụ: Phó tổng giám đốc công ty. Địa chỉ: 94F, đường Láng, Hà Nội. II- Đại diện bên B : Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. - Ông: Trần Xuân Vỵ - Chức vụ: Viện Trưởng - Địa chỉ: Đường Trần Phú- TP Thái Bình- Tỉnh Thái Bình. Căn cứ vào hợp đồng đã ký ngày 25/4/2006 giữa công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội với viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình về việc thi công khu nhà 3 tầng trụ sở Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. Căn cứ bảng tổng hợp nghiệm thu khối lượng công việc thi công hoàn thành hai bên đã ký. Hai bên thống nhất nghiệm thu giá trị công việc hoàn thành như sau: Nội dung công việc: Phần móng. Làm việc theo thời gian từ 20/6/2006 đến 10/8/2006 Giá trị công việc hoàn thành: 312.500.000đ Biên bản được lập thành 04 bản mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. Đại diện bên A Đại diện bên B Viện trưởng Phó tổng giám đốc Trần Xuân Vỵ Nguyễn Anh Tuấn Khi có bản tổng hợp giá trị đã hoàn thành công ty có thể phát hành hoá đơn giá trị gia tăng đề nghị bên A thanh toán. Bên A có thể tiến hành thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Viện kiểm sát nhân dân Thái Bình thanh toán qua Ngân hàng, công ty nhận được giấy báo Có từ ngân hàng. GIẤY BÁO CÓ – CREDIT ADVICESLIP ĐỀ NGHỊ GHI CÓ TK ( Please Debit account:) Số tiền (with account) Số TK (A/CN0) Tên TK (A/C name) Địa chỉ (address): Tại NH (with bank) Bằng số: 312.500.000đ Bằng chữ: Ba trăm mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn & GHI NỢ TK (Credit account) Số TK (A/CN0) Tên TK (A/C name) Địa chỉ (address): Tại NH (with bank) Nội dung: thanh toán Kế toán trưởng đã ký Chủ tài khoản ký và đóng dấu Nếu bên A thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sử dụng phiếu thu phản ánh số tiền thu được. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội PHIẾU THU Quyển số: 11 Ngày 20 Tháng 8 Năm 2007 Số: 258 Nợ:…… Có:…… Họ và tên người nộp tiền:… Địa chỉ:……… Lý do nộp:…… Số tiền:312.500.000đ (viết bằng chữ) Ba trăm mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo:……………………….Chứng từ gốc Ngày 20 Tháng 8 Năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn b. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy đình nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Trong trường hợp này, công ty phải lựa chọn phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành và giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xác định giá trị phần công việc đã hoàn thành và lập chứng từ phản ánh doanh thu hợp đồng xây dựng trong kỳ. Tuỳ thuộc vào bản chất của hợp đồng để sử dụng phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành trong kỳ, đó là: Phương pháp tỷ lệ phần trăm (%) giữa chi phí thực tế đã phát sinh của phần công việc đã hoàn thành tại một thời điểm so với tổng chi phí dự toán của hợp đồng. Khi áp dụng phương pháp này thì giao cho bộ phận kế toán phối hợp với các bộ phận khác thực hiện. Phần công việc đã hoàn thành = Chi phí thực tế đã phát sinh Tổng chi phí dự toán Phương pháp đánh giá phần công việc đã hoàn thành hoặc phương pháp tỷ lệ phần trăm (%) giữa khối lượng xây lắp đã hoàn thành so với tổng khối lượng xây lắp phải hoàn thành của hợp đồng. Khi áp dụng một trong hai phương pháp này thì công ty giao cho bộ phận kỹ thuật thi công phối hợp với các bộ phận khác thực hiện. Phần công việc đã hoàn thành = Khối lượng xây lắp đã hoàn thành Tổng khối lượng xây lắp phải hoàn thành Để xác định giá trị khối lượng phần công việc đã hoàn thành, kế toán sử dụng biên bản nghiệm thu giá trị khối lượng công việc hoàn thành Khi hợp đồng xây dựng chấm dứt, công ty thực hiện xong mọi công việc quy định trong hợp đồng. Công ty tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng. Đây là cơ sở cho việc thanh toán với khách hàng.Công ty có thể được chủ thầu thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng hoặc trả chậm theo thời gian đã quy định trong hợp đồng xây dựng ký kết ban đầu. Công ty có thể sử dụng uỷ nhiệm thu nhờ Ngân hàng thu hộ UỶ NHIỆM THU Ngày 01 tháng 6 năm 2006 Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH & TM Hà Quỳnh Số TK: 1500201018337 Tại Ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội Tỉnh, thành phố: Hà Nội Tên đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội. Số TK: 020.0073.0000.989 6 Tại Ngân hàng: Ngân hàng liên doanh Lào Việt- Chi nhánh Hà Nội Tỉnh, thành phố: Hà Nội Hợp đồng số Ngày 06 tháng 04 năm 2006 Số lượng từng loại chứng từ kèm theo Số tiền chuyển (bằng chữ): Tám trăm năm bốn triệu, ba trăm chín tám ngàn đồng chẵn Bằng số: 854.398.000 Số ngày chậm trả………… Số tiền phạt chậm trả…………. Tổng số tiền chuyển (bằng chữ): Tám trăm năm bốn triệu, ba trăm chín tám ngàn đồng chẵn Bằng số: 854.398.000 ĐƠN VỊ BÁN NGÂN HÀNG BÊN BÁN NGÂN HÀNG BÊN MUA Nhận chứng từ ngày……. Nhận ngày……………… Đã kiểm soát và gửi đi ngày…………… Thanh toán ngày Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán NGÂN HÀNG BÊN BÁN THANH TOÁN Ngày Tháng Năm Kế toán Trưởng phòng kế toán Khi có khách hàng trả tiền và tiền đã về đến TK thì Ngân hàng căn cứ vào giấy báo Có liên chi nhánh hoặc liên ngân hàng, lên sổ chi tiết sau đó in Sao kê tài khoản chi tiết gửi cho công ty kèm theo Giấy báo Có. 3.2.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng chung cho việc thanh toán với khách hàng là: TK 131: Phải thu khách hàng TK này sử dụng trong trường hợp khách hàng trả chậm. Tuy nhiên, trong trường hợp thu tiền ngay công ty vẫn sử dụng TK131 để hạch toán. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp. Trả lại tiền cho khách hàng. Xoá sổ khoản phải thu khách hàng mà không thu được. Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Bên Có: Số Nợ phải thu của khách hàng đã thu được. Nợ phải thu giảm bớt do chấp thuận giảm giá, chiết khấu hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán. Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng. Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Do hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp do đó công ty còn sử dùng TK 337: Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng. TK này dùng riêng trong trường hợp hợp đồng xây dựng quy định chủ thầu phải thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Tài khoản này phản ánh số tiền mà khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch và số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác nhận của hợp đồng xây dựng dở dang. Kết cấu của TK 337 như sau: Bên Nợ: Phản ánh số tiền phải thu theo doanh thi đã ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng dở dang. Căn cứ để ghi vào bên Nợ TK này là chứng từ xác định doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành trong kỳ (không phải hoá đơn) do nhà thầu tự lập, không phải do nhà thầu xác nhận. Bên Có: Phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang. Căn cứ để ghi vào bên Có của TK này là hoá đơn được lập trên cơ sở tiến độ thanh toán theo kế hoạch đã được quy định trong hợp đồng. Số tiền ghi trên hoá đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán. Số dư Nợ : Phản ánh số tiền chênh lệch giữa doanh thu đã ghi nhận của hợp đồng lớn hơn số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ của hợp đồng xây dựng dở dang. Số dư Có: Phản ánh số tiền chênh lệch giữa doanh thu đã ghi nhận của hợp đồng xây dựng nhỏ hơn số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang . Phương pháp hạch toán: Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy thì kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hoá đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi: Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Căn cứ vào hoá đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng Có TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 3331- Thuế VAT phải nộp 3.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng Trong hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng, kế toán cũng sử dụng các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương tự như trong trường hợp kế toán thanh toán với nhà cung cấp. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TK: 131 Đối tượng: KH-CTMK Đơn vị: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 15/9 HĐ-42 15/9 Số phát sinh trong kỳ Nghiệm thu công trình trạm bơm nước 511 333 20.000.000 20/9 PT-237 20/9 Công ty than Mạo Khê thanh toán 111 15.000.000 -Cộng số phát sinh -Số dư cuối kỳ 20.000.000 15.000.000 5.000000 - Sổ này có…trang, đánh số trang từ số 01 đến trang... - Ngày mở sổ:….. Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tháng 3 năm 2007 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 KH- TNHH MP 12.315.000 20.200.000 25.000.000 7.515.000 2 KH- TNHH QH 5.000.000 25.000.000 20.000.000 3 KH-HA 7.800.000 7.800.000 ….. Cộng 92.530.500 25.000.000 68.523.000 58.300.000 77.753.500 Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu:131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Trang sổ STT dòng Nợ Có Số hiệu Ngày tháng A B C D E G H 1 2 HĐ-40 13/3 1. Số dư đầu tháng 2.Số phát sinh trong tháng -Nghiệm thu công trình lắp máy công ty Hà Anh 5 12 511 133 25.000.000 … … …… …… ….. … …… ….. PT-34 15/3 -Công ty Hà Anh thanh toán 7 3 111 25.000.000 Cộng số phát sinh trong tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 Đơn vị tính:VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 15/2 HĐ-32 15/2 Nghiệm thu công trình lắp hệ thống đường dẫn điện x 12 131 511 333 13.500.000 12.273.000 1.273.000 21/2 PT-47 21/2 Công Ty Thành An thanh toán x 23 111 131 13.500.000 13.500.000 Cộng chuyển sang trang sau x x x - Sổ này có…trang, đánh số trang từ số 01 đến trang... - Ngày mở sổ:….. Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 13: Quy trình thanh toán với khách hàng Hợp đổng, hoá đơn GTGT,Phiếu thu, giấy báo Có, ….. NHẬT KÝ CHUNG Sổ cái TK 131, 511, 33311, 156, 157, 632… Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng 3.4 Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội 3.4.1 Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty. Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào đều cần coi trọng tất cả các khâu của hoạt động kinh doanh nói chung. Mỗi một mắt xích, một khâu bị xem nhẹ đều dẫn đến kết quả kinh doanh bị sai lệch nghiêm trọng và chúng ta không thể lường trước đươc. Trong công tác kế toán nói riêng cũng vậy. Mọi phần hành kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để đạt được lợi nhuận trong kinh doanh sản xuất, doanh nghiệp phải có thu, có chi và nó bị ràng buộc bởi quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Thấy được vai trò quan trọng đó, công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội đặc biệt chú trọng đến công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Công ty có sử dụng riêng một kế toán cho phần hành thanh toán này. Ưu điểm: - Kế toán thanh toán được phân công thực hiện công việc một cách rõ ràng, theo nguyên tắc phân công phân nhiệm nhưng không tách khỏi hoạt động kế toán chung của công ty. Nhân viên kế toán luôn hết lòng với công việc và đạt hiệu quả làm việc cao. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán: Hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra hàng ngày và rất thường xuyên nhưng lượng thông tin đó vẫn được kế toán thanh toán nắm bắt đầy đủ, trên cơ sở đó kiểm tra, đánh giá hoạt động thanh toán một cách kịp thời, chặt chẽ. Với mô hình tổ chức này năng lực của nhân viên kế toán thanh toán được khai thác một cách hiệu quả. - Về hình thức tổ chức sổ sách kế toán: Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Với khối lượng nghiệp vụ thanh toán lớn, việc áp dụng hình thức sổ này của công ty đã giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi sổ kế toán, việc ghi vào các sổ kế toán có liên quan rất rõ ràng và sử dụng để đối chiếu cũng dễ thực hiện. Công ty đã mở sổ Nhật ký đặc biệt đó là: Nhật ký chi tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng. Đồng thời cũng mở sổ chi tiết : Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng. - Lựa chọn, phân loại, lưu trữ chứng từ được tổ chức đầy đủ theo đúng quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hanhd ngày20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính,sau khi ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ, có đủ chữ ký trên chứng từ, sau khi được xem xét tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp chúng từ mới trở thành cơ sở để ghi vào sổ kế toán. - Hệ thống chứng từ thanh toán được lưu trữ theo đúng chế độ đảm bảo khoa học trong việc truy cập và lưu trữ thông tin. Hàng tháng, hàng quý, các chứng từ gôc được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau. - Kế toán thanh toán thường được cử đi tham gia các lớp tập huấn, luôn được cập nhập các tài liệu nghiệp vụ kế toán, các tài liệu đặc thù của ngành xây dựng để tiếp thu chế độ, chính sách của Nhà nước. Nhược điểm: - Các nghiệp vụ thanh toán của công ty diễn ra nhiều, kế toán phụ trách phần hành này thường xuyên phải làm việc quá tải nên đôi khi không tránh khỏi việc phản ánh chậm trễ và có những thiếu sót. Một kế toán tham gia vào công việc này là còn thiếu so với nhu cầu quản lý. Kế toán thanh toán thường xuyên phải làm việc quá vất vả, hiệu quả không cao, khó chuyên môn hóa cũng như khó đảm bảo tính kịp thời của thông tin.Vấn đề thứ hai gây khó khăn trong quá trình cập nhật chứng từ đó là vấn đề lập các mã đối tượng. Hiện nay các đối tượng đều được đặt mã theo chữ cái tên của đối tượng, ví dụ Công ty TNHH Hà Quỳnh được đặt mã là: KH- HQ.Tuy nhiên hình thức đặt mã như vậy có thể rất dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa các đối tượng với nhau bởi lẽ có thể có nhiều đối tượng trùng tên hoặc trùng các chữ cái viết tắt theo tên. - Chứng từ nói chung và chứng từ thanh toán nói riêng còn luân chuyển chậm, ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này một phần do lý do đã kế trên, tức là số lượng kế toán viên tham gia vào hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ít do đó công việc thường bị ứ đọng chậm trễ, song một phần là ở ngay cách làm việc của kế toán viên này. Thông thường họ cũng không mấy chú ý đến vấn đề phải đảm bảo tính kịp thời của việc cập nhật mà thường đẩy công việc đến cuối kỳ. Chính vì vậy đến cuối kỳ rất nhiều việc bị ứ đọng lại, gây khó khăn trong việc lên báo cáo tài chính theo đúng thời hạn. - Hiện nay công ty thường xuyên có những nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp bằng ngoại tệ đều có mẫu giống nhau nên khó khăn khi phải theo dõi cả phần nguyên tệ, trong Công ty sổ chi tiết theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài chỉ hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi theo tiền Việt Nam đồng còn việc theo dõi giá trị khoản thanh toán bằng nguyên tệ lại phải xem trong hệ thống tài khoản ngoài bảng. Đây là một thiếu sót tương đối lớn trong quá trình hạch toán và theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ, theo dõi như vậy sẽ gây khó khăn nhiều hơn cho kế toán cả về mặt thời gian lẫn chất lượng công việc, đồng thời cũng làm cho quá trình theo dõi vì thế mà thiếu tính chính xác. - Do vốn chủ sở hữu của công ty chiếm tỷ trọng không cao nên ảnh hưởng tới khả năng mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng. - Công ty đã tiến hành trang bị máy móc thiết bị trong quản lý, kế toán và kế toán thanh toán. Tuy nhiên, vấn đề này chưa được quan tâm thích đáng. Đặc biệt trong điều kiện công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay. - Một số khoản nợ của công ty đôi khi không được khách hàng thanh toán, vấn đề này một phần do kế toán thanh toán không theo dõi và báo cáo kịp thời trong công tác quản trị. 3.4.2. Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Hoàn thiện phải phù hợp với chế độ chính sách và chuẩn mực kế toán Công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng luôn phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Thanh toán còn liên quan trực tiếp với các chủ thể kinh tế khác. Nếu doanh nghiệp không làm theo các quy định hiện hành chắc chắn sẽ gây ra những bất đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Mọi thay đổi nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán đều phải tuân theo nguyên tắc phù hợp với các quy định hiện hành để không vi phạm chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội là một doanh nghiệp không nằm ngoài những quy tắc ấy. Hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp, các công trình nằm rải rác, gây khó khăn trong quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải hướng đến mục đích đáp ứng được yêu cầu quản lý. Các quy định pháp luật hiện còn chưa đầy đủ so với thực tế đầy sinh động. Do vậy, các doanh nghiệp vừa áp dụng theo các quy định chung vừa xây dựng các quy định chung sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phải đảm bảo mục tiêu cuối cùng là mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trên thương trường đều nhăm thoả mãn mục tiêu lợi nhuận. Đây còn là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán thanh toán không thể xa rời thực tế đó. Trên đây là những nguyên tắc được đặt ra trong quá trình hoàn thiện thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Công ty cần hoàn thiện kế toán thanh toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng theo hướng: - Hoàn thiện bộ máy kế toán. - Nâng cao trình độ của nhân viên kế toán - Áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào để xử lý các thông tin kế toán - Việc áp dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, và báo cáo tài chính phải tuân thủ theo đúng những quy định trong chế độ kế toán nhưng cũng đồng thời phải linh hoạt theo đặc trưng của ngành kinh doanh xây lắp. 3.4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Bên cạnh những ưu điểm lớn và những kết quả đã đạt được, kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp còn chứa đựng nhiều hạn chế cần khắc phục và bổ sung. Dựa theo những nguyên tắc đã nêu trên em xin nêu ra một số biện pháp cụ thể như sau: Về mặt tổ chức nhân sự Cần bổ sung thêm số lượng nhân viên tham gia vào hạch toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Trong phòng nên có ít nhất khoảng 3 kế toán viên phụ trách hoạt động này. Đồng thời cần phân rõ nhiệm vụ của từng người để thuận tiện cho việc chuyên môn hoá nhằm giảm bớt sự trùng lặp trong công việc cũng như tránh rơi vào tình trạng không được giao việc cụ thể nên khó xác định trách nhiệm trong công việc. Cụ thể cần giao cho 1 kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, 1 kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp và 1 kế toán viên làm nhiệm vụ phân tích tình hình thanh toán. Tuy nhiên cho dù công việc được phân công rõ ràng cụ thể từng phần song giữa các cá nhân này vẫn cần thiết phải có sự kết hợp trong quá trình theo dõi và phân tích tình hình thanh toán của Công ty để đảm bảo tính thống nhất trong hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ. Đào tạo, mở các lớp bồi dưỡng kiến thức cho kế toán viên nói chung và kế toán thanh toán nói riêng. Hiện nay có những quy định mới về pháp luật đòi hỏi kế toán viên phải được cập nhập kiến thức. Đồng thời việc sử dụng máy tính và các phần mềm kế toán đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ chuyên môn làm sao phát huy được hết chức năng của các phần mềm đó. Về công tác luân chuyển chứng từ. Các chứng từ tốt nhất nên được cập nhật ngay từ ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc để 1 ngày sau đó. Việc cập nhật chứng từ muốn nhanh chóng và đảm bảo thời gian như vậy đòi hỏi quá trình lập và luân chuyển các chứng từ cũng phải đảm bảo về mặt thủ tục và thời gian, bởi lẽ nếu các chứng từ luân chuyển quá chậm thì kế toán sẽ nhận được những chứng từ này muộn và việc cập nhật vì thế sẽ không thể đảm bảo được về mặt thời gian thậm chí còn có thể gây nhầm lẫn. Đồng thời việc cập nhật các chứng từ kịp thời còn giúp cho việc chương trình kế toán có thể kịp thời đưa ra các thông tin cần thiết khi có yêu cầu. Thêm vào đó để thuận tiện cho việc cập nhật chứng từ cũng như việc theo dõi thanh toán được dễ dàng hơn Công ty nên xây dựng lại hệ thống mã hoá các đối tượng thanh toán. Các đối tượng này sẽ được phân chia theo từng khu vực để quản lý. Cụ thể như sau: Một đối tượng sẽ được đặt mã bao gồm hai phần, phần thứ nhất là khu vực của đối tượng được ký hiệu bằng chữ và phần thứ hai là mã cho đối tượng được ký hiệu bằng số và số này tốt nhất là nên lấy theo mã khách hàng để tiện theo dõi. Ví dụ Công ty TNHH Hà Quỳnh sẽ được mã hoá như sau: KH0031. Việc mã hoá bằng cách này có ba tiện ích thứ nhất là có thể phân vùng để theo dõi đối tượng thanh toán, thứ hai là tránh mất thời gian cho quá trình mã hoá và thứ ba là tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán và theo dõi các đối tượng thanh toán. Hiện nay việc luân chuyển chứng từ trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ phát hành báo cáo tài chính và kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế. Hoàn thiện kế toán thanh toán dựa trên việc đẩy mạnh tốc độ luân chuyển chứng từ cần thực hiện một số biện pháp như: Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, các nhân viên kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc công ty thường đảm nhiệm nhiều công việc. Do đó, nhân lực là một vấn đề quan trọng cần được chú ý nhất. Cần có những chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng đối với những cán bộ có thành tích cũng như khuyết điểm trong công tác kế toán. Do nhận thức về công tác kế toán trong cán bộ công nhân viên chức của công ty đôi khi còn chưa sâu sắc nên không đặt vấn đề giải quyết khâu chứng từ lên hàng đầu. Trong các cuộc họp ở phạm vi toàn công ty, ban Giám đốc nên có những chỉ đạo tới từng xí nghiệp trực thuộc về tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ. Về công tác kiểm tra hạch toán chứng từ thanh toán. Để đảm bảo phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì việc kiểm tra hóa đơn, chứng từ ban đầu là một yêu cầu cần thiết. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở hiện nay, quan hệ thanh toán diễn ra không hề đơn giản, giá trị thanh toán của các công trình lớn, nếu việc hạch toán chứng từ có những sai sót sẽ ảnh hưỏng lớn đến các báo cáo tài chính sau này đồng thời ban lãnh đạo công ty không hiểu được đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán thanh toán cần quan tâm hơn nữa đến nội dung trong hóa đơn, cần ghi đúng, ghi đủ và không ghi tắt những nội dung trên hóa đơn. Hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán chi tiết bằng nguyên tệ. Do nhu cầu theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ đòi hỏi việc theo dõi phải trên cả hai phương diện là theo dõi bằng tiền Việt Nam đồng và bằng cả nguyên tệ, bởi thế để tránh mất thời gian cũng như tránh gây khó khăn nhầm lẫn trong việc theo dõi thanh toán vì thế mà trong sổ chi tiết theo dõi thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài nên đưa thêm một cột đó là cột nguyên tệ. Trong cột này sẽ ghi giá trị của khoản thanh toán với nhà cung cấp theo nguyên tệ, nhờ đó giúp kế toán có thể thuận tiện trong việc theo dõi khoản nợ nhà cung cấp tính theo nguyên tệ là bao nhiêu, từng lần thanh toán là bao nhiêu và còn lại bao nhiêu theo nguyên tệ. Xử lý đối với các khoản phải thu khó đòi Công ty nên đưa ra hình thức lập dự phòng. Theo hình thức này các khoản nợ phải thu cần thường xuyên được đánh giá và khi sắp hết niên độ Báo cáo, danh sách các khoản nợ cần phải lập dự phòng sẽ được lên và giao cho kế toán. Ngoài ra cũng nên căn cứ vào những điều kiện khác như tình hình thị trường kinh doanh của Công ty, tình hình tài chính của khách hàng … để từ đó có đánh giá phù hợp về các khoản phải thu khó đòi. Tuỳ theo tình hình cụ thể, phòng kinh doanh sẽ đưa ra những mức lập dự phòng khác nhau đối với từng đối tượng và thông thường khoản dự phòng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng nợ phải thu. Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Nợ phải thu khó đòi của từng đối tượng x Số % có khả năng mất Căn cứ vào việc đánh giá nợ phải thu khó đòi kế toán sẽ tiến hành hạch toán dựa trên việc sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Hiện nay, phòng Tài chính- Kế toán và các phòng ban khác trong công ty đã hòa mạng Internet. Đây là một cách giúp các cán bộ nhân viên tiếp cận thông tin bên ngoài một cách nhanh và rộng nhất. Việc nối mạng nội bộ trong phòng và trong công ty giúp cho việc truy cập thông tin tiện lợi và dễ dàng hơn. Ví dụ: Đối với các báo cáo như báo cáo Công nợ, báo cáo tình hình TSCĐ, báo cáo Thuế... ở các xí nghiệp gửi lên phòng Tài chính- Kế toán của công ty, nếu thay việc nhận các báo cáo qua các bản Fax bằng việc nhận qua Email hoặc nhận qua một tập tin gửi trong một trang web thì cán bộ kế toán sẽ không mất công làm một động tác nhập lại toàn bộ số liệu trên các bản Fax, rất mất thời gian và có thể xảy ra sai sót. Tuy nhiên, để sử dụng tốt nhất những ứng dụng công nghệ thông tin lại là điều không phải dễ. Do đó, đặt ra câu hỏi là nên hay không nên sử dụng công nghệ thông tin trong điều kiện hiện nay. Vì bên cạnh những thuận lợi mà nó mang lại còn có các hạn chế, như: thông tin kế toán hoặc toàn bộ thông tin trong bất kỳ máy nào khi truy cập mạng cũng đều có thể bị đánh cắp hoặc bị xóa sạch. Giải pháp tốt nhất là máy của phòng chỉ nên nối mạng khi đã ký hợp đồng đảm bảo an ninh mạng để được đảm bảo an toàn thông tin bằng các giải pháp kỹ thuật chuyên sâu với một công ty ứng dụng công nghệ thông tin nào đó. Hoặc chỉ nên hòa mạng cho một số máy riêng lẻ để phục vụ truy cập thông tin thông thường hàng ngày. Kế toán máy đang trở nên khá phổ biến và chứng minh tính hữu dụng của nó trong tổ chức công tác kế toán cũng như trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Với việc ứng dụng kế toán máy cho phép kế toán viên cung cấp một cách nhanh chóng chính xác, đồng thời cũng giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán tiết kiệm, chi phí. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán được được coi là “nghệ thuật” để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định phù hợp với mục đích sử dụng của từng đối tượng thông tin. Có thể nói bộ máy kế toán hiệu quả là một tác nhân quan trọng trong việc giúp công ty có một chỗ đứng vững trên thị trường. Trong thời gian kiến tập tại công ty cổ phân phát triển đầu tư Hà Nội em đã thu được những kiến thức ban đầu về công tác kế toán. Dưới góc độ của một sinh viên thực tập, do thời gian nghiên cứu ngắn với khả năng trình độ chuyên môn còn hạn chế, hiểu biết thực tế không đuợc nhiều do vậy báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, những nhận xét mang tính chủ quan. Vì vậy, em rất mong được sự đóng góp và sửa chữa của thầy cô giáo để báo cáo của em được chính xác và hoàn thiện hơn, giúp em có những hiểu biết đúng đắn, đầy đủ và thực tế. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của Th.s Phạm Thành Long, giáo viên trực tiếp hướng dẫn em và các thầy cô trong khoa kế toán, các anh chị trong phòng kế toán và các bộ phận phòng ban khác trong Công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. Chủ biên PGS.TS Đặng Thị Loan. Giáo trình Kế toán tài chính. Học viện Tài Chính. Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán. Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 2006. Chế độ và chuẩn mực kế toán. Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 2006.