Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng

ề mặt nghiệp vụ, các bộ phận hoạt động trong phạm vi trách nhiệm của mình. + Phó giám đốc phụ trách sản xuất - công nghệ: trực tiếp phụ trách phân xưởng sản xuất. + Phó giám đốc thi công: phụ trách bộ phận xây dựng cơ bản, trực tiếp phụ trách xí nghiệp xây lắp. * Các phòng ban trong công ty bao gồm: - Phòng Hành chính - tổ chức lao động: Có chức năng quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hành chính trong Công ty theo quy định chung về pháp lý hành chính hiện hành của Nhà nước, xây dựng kế hoạch quản lý tổ chức lao động tiền lương, định mức lao động, BHXH và các chế độ liên quan đến người lao động, xây dựng các quy chế của Công ty - Phòng Tài vụ: Có chức năng lập kế hoạch tài chính và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đó theo tháng, quý, năm. Cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho ban giám đốc Công ty, trên cơ sở đó giúp cho việc kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Thực hiện hạch toán kế toán và phân tích hoạt động kinh tế theo quy định của Nhà nước. - Phòng kinh doanh : Có chức năng thực hiện các công việc về thương mại, nghiên cứu thị trường, và đề ra các chiến lược về kinh doanh của Công ty, thực hiện các công việc kinh doanh khác để sinh lời và công việc dịch vụ sau bán hàng. - Phòng kế hoạch sản xuất: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành theo tháng, quý, năm, lập kế hoạch và tổ chức cung cấp các loại vật tư theo kế hoạch sản xuất của Công ty, lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa nhỏ về thiết bị, nhà xưởng nhà làm việc và các công trình kiến trúc khác của Công ty - Phòng kỹ thuật thiết kế : Kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư nguyên liệu nhập kho; kiểm tra giám sát việc thực hiện quy trình công nghệ; xây dựng định mức nguyên vật liệu cho việc sản xuất sản phẩm, thiết kế các kiểu dáng mẫu mã sản phẩm . - Tổ chức sản xuất của công ty trước đây có 3 phân xưởng: + Phân xưởng sản xuất gạch men + Phân xưởng granito + Phân xưởng cơ điện Nhưng để tiện cho quá trình điều phối lao động với phương châm một người lao động biết nhiều ngành nghề do đó công ty đã nhập thành 1 phân xưởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều phối lao động kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Khi nhận được lệnh sản xuất thì phân xưởng căn cứ vào số lượng và qui cách ghi trong lệnh sản xuất để bắt đầu tiến hành sản xuất. Nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất là sản xuất ra các sản phẩm granito như: gạch, bậc cầu thang và các loại gạch men có mẫu mã, hoa văn, kích thước khác nhau. Sơ đồ: 11 Mô hình quản lý của công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng Ban giám đốc công ty Phó giám đốc SX Phân xưởng SX Phó giám đốc thi công Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phòng hành chính tổ chức lao động Phòng kỹ thuật thiết kế Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng quản trị Bộ phận XDCB XN xây lắp Phòng kế hoạch sản xuất 2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất -quy trình công nghệ sản xuất của công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Công ty CP ĐTXD & SXVL Nam Thắng, sản xuất và kinh doanh loại sản phẩm chính là gạch lát nền, gạch lát granito, bậc cầu thang granito ( sản phẩm chiếm tỷ trọng doanh thu lớn nhất của công ty ). Thị trường trong nước là thị trường tiêu thụ chính của Công ty, tập trung nhiều ở các thành phố lớn, hiện nay Công ty đang mở thêm các chi nhánh, cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm tại những địa điểm thuận lợi. Nhìn chung, sản phẩm của Công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng khá đa dạng về mẫu mã và kích thước, chất lượng tốt. Công ty luôn trú trọng đầu tư nâng cao kỹ thuật công nghệ cho sản xuất để đạt được chất lượng cao nhất, thoả mãn nhu cầu bằng tôn trọng “chữ tín” với khách hàng. Sơ đồ: 12 Chuẩn bị NVL: ximăng, bột màu, đá, cát vàng, cốt thép Tạo hình bằng thủ công và khuôn gỗ Mài thô Bảo dưỡng, tưới nước Trát sửa bề mặt , kiểm tra kích thước Phân loại nghiệm thu và nhập kho Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất cầu thang Granito 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng 2.1.4.1 Đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán : Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ cho các đối tượng sử dụng đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán, Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Hình thức này giúp cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của trưởng phòng tài vụ cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán trong Công ty Sơ đồ: 13 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng Trưởng phòng tài vụ Kế toán tiền mặt ngân hàng thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán bán hàng Nhân viên thủ quỹ Phó phòng Chức năng nhiệm vụ của từng phân hành kế toán cụ thể như sau: * Trưởng phòng tài vụ: Phụ trách phòng, điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty và trực tiếp làm một số công việc sau: - Tham gia đánh giá tình hình quản lý, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, đánh giá việc sử dụng vốn. - Tổ chức và quản lý công tác lập báo cáo thống kê kế toán với cấp trên và Nhà nước - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về vấn đề trong phạm vi quyền hạn được giao. * Phó phòng: Giúp việc cho trưởng phòng về công tác quản lý phòng và một số công việc cụ thể sau: - Làm công tác kế toán tổng hợp, kiểm tra các chứng từ đầu vào, kế toán giá thành sản phẩm, theo dõi đôn đốc công nợ với các đại lý. - Theo dõi hàng nhập, xuất kho và lập báo cáo tiêu thụ. * Nhân viên kế toán tiền mặt, ngân hàng và thanh toán công nợ phải trả. - Giao dịch vay vốn ngân hàng. - Theo dõi công nợ, lập phiếu thu, phiếu chi. - Thanh toán, đối chiếu công nợ với khách hàng và người tạm ứng * Nhân viên kế toán tiền lương. Mở sổ sách theo dõi, tính toán tiền lương và kiểm tra việc thực hiện chế độ tiền lương * Kế toán vật tư: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn và tình hình sử dụng các loại vật tư trong kỳ * Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá trong kỳ cụ thể cả về mặt số lượng và giá trị để xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. * Nhân viên thủ quỹ: Là nhân viên độc độc lập thừa hành nghiệp vụ nhập, xuất tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán áp dụng tại công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng * Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng tất các các TK trong hệ thống TK theo quy định tại QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 và đã áp dụng thông tư 89 của bộ tài chính . * Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Đơn vị sử dụng hệ thống báo cáo tài chính ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000. * Tổ chức vận dụng hình thức kế toán: Công ty ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Sơ đồ: 14 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra * Niên độ kế toán áp dụng: Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán của Công ty là tháng, quý. Đơn vị tiền tệ được sử dụng hạch toán là VNĐ. * Phương pháp hạch toán: Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền( giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ). * Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: tại Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CPĐTXD& SXVL Nam Thắng 2.2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu ở công ty CPĐTXD &SXVL Nam Thắng 2.2.1.1 Đặc điểm của vật liệu: Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng là một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh gạch men và các sản phẩm vể granito như: gạch, bậc cầu thang. Do đó toàn bộ NVL trong công ty chủ yếu phục vụ cho sản xuất những mặt hàng trên. Để sản xuất sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú và đa dạng về chủng loại gồm: các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và các loại vật liệu khác. Những NVL chính mà công ty sử dụng trong quá trình sản xuất đều là những NVL dạng rời khó bản quản, khó định lượng một cách rõ ràng trong quá trình xuất, nhập. Ngoài ra từng NVL có những đặc điểm riêng: Ximăng: thì phải đúng tiêu chuẩn Ximăng nhà nước, bảo quản phải cẩn thận tránh xuống cấp, giảm mác. Đá các loại thường là đá màu như đá trắng, vàng, hiện nay nguồn sản xuất rất hạn chế vì nhiều địa phương không cho phép khai thác. Màu sắc của đá luôn luôn biến động nên ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Bột màu: nếu dùng bột nội thì không đáp ứng được thị hiếu của khách hàng còn dùng bột màu ngoại thì giá thành rất cao. Về cát vàng: việc cân , đong đo đếm xác định khối lượng khi nhập cũng như khi xuất là một việc khá phức tạp đòi hỏi người quản lý phải kiên định và tuân thủ những quy định mà công ty đề ra. Do có nhiều loại nguyên vật liệu với những đặc tính lý hoá khác nhau dễ dẫn đến hư hỏng như các loại bột màu, phụ tùng thay thế dễ bị han gỉ... và do đặc thù sản phẩm của Công ty là sản xuất vật liệu xây dựng nên chất lượng, độ bền của sản phẩm phải gắn với tuổi thọ của các công trình xây dựng, từ đó đặt ra cho công ty phải bảo quản tốt nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất. Thực tế, Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng để đảm bảo cho việc bảo quản nguyên vật liệu và đối với các loại phụ tùng thay thế khó bảo quản thì không để ở kho mà Công ty bố trí đưa lên phòng vật tư của các bộ phận có liên quan để việc bảo quản được tốt hơn. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ quản lý vật tư kết hợp với phòng kỹ thuật thường xuyên tiến hành kiểm tra việc bảo quản tại các kho để xử lý kịp thời các sự cố xẩy ra. Các sản phẩm của Công ty CP ĐTXD&SXVL Nam Thắng gồm nhiều loại với kích cỡ khác nhau, hơn nữa các loại sản phẩm lại được cấu thành từ các nguyên vật liệu khác nhau nên phải xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại sản phẩm. Định mức này do phòng kỹ thuật lập, mọi việc xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đều phải theo định mức này. Công ty luôn cố gắng sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý nhằm hạ giá thành sản phẩm. Từ những đặc điểm trên cho thấy, nguyên vật liệu góp một phần quan trọng tới quy trình sản xuất sản phẩm tại Công ty. Để quản lý một khối lượng lớn và nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều bộ phận quản lý ở tất cả các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho hoạt động được liên tục và giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Để thuận tiện cho việc quản lý và thực hiện hạch toán, nguyên vật liệu của công ty được phân loại thành từng nhóm khác nhau: - Nguyên vật liệu chính(152.1): bao gồm những loại vật liệu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: ximăng, bột màu, cát vàng, sắt, đá. Trong mỗi loại được chia thành các nhóm khác nhau, ví dụ: + Ximăng: ximăng trắng, ximăng đen + Sắt: sắt f3, sắt f5, sắt f 10... + Đá: đá trắng, đá đen, đá vàng + Bột: bột đỏ, bột đen, bột vàng... - Vật liệu phụ(152.2): là những loại vật liệu như: giấy giáp mịn, giấy giáp thô, hạt mài, lưới đồng, gỗ , ... - Nhiên liệu(152.3): bao gồm xăng dầu các loại như dầu mặt, dầu thải, dầu điezen, xăng,dầu nhờn,dầu CN 20,... để cung cấp cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động SXKD, đánh bóng mặt gạch . - Phụ tùng thay thế(152.4) được chia thành: + Phụ tùng máy gồm: phớt các loại, nhông, tay biên, chổi than, hộp số, kích đại tu... + Vòng bi các loại : vòng bi 208, vòng bi 306... + Đồ điện: Atomat, bóng điện 100W, bóng điện 300W, ... - Vật liệu khác( 152.8): văn phòng phẩm,..... 2.2.2 Phương pháp đánh giá NVL ở công ty CPĐTXD &SXVL Nam Thắng 2.2.2.1 Đánh giá NVL nhập kho: Do vật tư của công ty chủ yếu là mua ngoài nhập kho và chi phí liên quan đến vận chuyển thường do bên bán chịu và chi phí này luôn cộng vào giá mua của vật tư. Còn công ty mua với số lượng nhỏ thì bộ phận cung ứng vật tư cử người đi nên không tính chi phí vận chuyển. Như vậy giá thực tế của vật tư mua ngoài chính là giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT ). VD: Mua 50000 kg Đá Granito trắng đơn giá 360 đ/kg của công ty TNHH Tiến Mạnh theo hoá đơn GTGT số 386 ngày 1/12/2006 ( Xem biểu số 02 ) Thì giá thực tế của NVL nhập kho là: 50000 x 360 = 18.000.000 (đ) 2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: Công ty đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền) Giá thực tế Số lượng Đơn giá vật liệu = vật liệu x xuất kho xuất kho xuất kho bình quân Theo phương pháp này giá vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Trị giá thực tế Trị giá thực tế Đơn giá NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ xuất kho = bình quân Số lượng vật liệu + Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ VD:Trong tháng 12/2006 công ty có tình hình nhập -xuất- tồn Đá granito trắng như sau: -Tồn kho đầu tháng: 12500kg đơn giá 350 đ/kg - Ngày 1/12 nhập kho 50000 kg, đơn giá 360 đ/kg - Ngày 11/12 xuất cho PXSX 15000 kg - Ngày 23/12 xuất PXSX 22500 kg * Theo phương pháp bình quân gia quyền: Đơn giá 12500 x 350 + 50000 x 360 xuất kho = bình quân 12500 + 50000 = 358 (đ/kg) Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = 37500 x 358 = 13.425.000(đ) 2.2.3 Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.2.3.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty được nhập về chủ yếu là do mua ngoài. Khi có nhu cầu về vật liệu để tiến hành sản xuất, phòng kế hoạch lên nhu cầu vật tư và tổ chức cho cán bộ cung tiêu mua số vật liệu đó. Khi nhận được hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng của người bán gửi tới hoặc nhân viên cung ứng mang về, phòng kế hoạch sản xuất phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua . Trước khi nhập kho, cán bộ phòng kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất như trên hợp đồng hoặc hóa đơn mua hàng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kế hoạch sản xuất biết để có biện pháp xử lý kịp thời và thoả đáng. Căn cứ vào hoá đơn (Biểu số 02 ) và biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 03 ), Nhân viên kế toán vật tư lập phiếu nhập kho (Biểu số 04) làm 3 liên. 3 liên phiếu nhập kho sau khi đã có đủ các chữ ký được luân chuyển như sau: + 01 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán + 01 liên giao cho khách hàng . + 01 liên gửi về phòng kế hoạch sản xuất Những loại vật tư mua về thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho quy định, đảm bảo yêu cầu bảo quản nguyên vật liệu thuận tiện cho việc xuất dùng. Đầu tháng để lấy số liệu ghi vào sổ sách, kế toán căn cứ vào số liệu trên bảng kê nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng ( Biểu số 01 ) Biếu số: 01 Công ty CP ĐTXD &SXVL Nam Thắng BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO ĐẦU THÁNG Tháng 12 năm 2006 STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền I Nguyên vật liệu chính 01 Ximăng Chinpon Kg 668,4 104 850 70.081.740 02 Ximăng trắng TQ Kg 1900 28 500 54.150.000 03 Đá Granito trắng Kg 350 12 500 4.375.000 04 Đá Grannito vàng Kg 600 1 700 1.020.000 ............ ....... ....... ....... ............. Cộng (1) 204.142.890 II Nguyên vật liệu phụ 01 Giấy giáp mịn Tờ 1000 100 100.000 02 Giấy giáp thô Tờ 700 125 87.500 03 Hạt mài Kg 297 170 50.490 04 Gỗ dán Tấm 30000 12 360.000 ........... ....... ...... ....... .......... Cộng(2) 55.698.238 Cộng mang sang 259.841.128 Công ty CP ĐTXD &SXVL Nam Thắng BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO ĐẦU THÁNG Tháng 12 năm 2006 STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Cộng mang sang 259.841.128 III Nhiên liệu 01 Dầu Điezen Lít 3700 17 62.900 02 Dầu mặt Lít 17000 120 2.040.000 ............. ..... ........ ....... .......... Cộng (3) 9.785.000 IV Phụ tùng thay thế 01 Khởi động từ 63 A Cái 300000 5 1.500.000 02 Vòng bi 208 Cái 25000 5 125.000 ................ ...... .......... ....... ........... Cộng (4) 16.935.000 V Nguyên vật liệu khác 01 Giấy A4 Tập 31500 2 63.000 .............. ....... ............ ........ .......... Cộng (5) 7.200.000 Tổng cộng 293.761.128 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số: 02 HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTGT - 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) CR/00 - B Ngày 01 tháng 12 năm 2006 N0 386 Đơn vị bán: Công ty TNHH Tiến Mạnh Địa chỉ: 19 Lê Lợi - Hà Nam Số TK: . Điện thoại: .. MST: 6100947509 - 1 Đơn vị mua hàng: Công ty CPĐTXD &SXVL Nam Thắng Địa chỉ: Vĩnh Tuy - - Hà Nội Số TK: . Điện thoại: .. MST: 0100104884 Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền 01 Đá granito trắng Kg 50000 360 18.000.000 Cộng tiền hàng 18.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% tiền thuế GTGT 1.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán 19.800.000 Bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi nguyên vật liệu về, phòng kỹ thuật tiến hành làm thủ tục kiểm tra chất lượng, quy cách nguyên vật liệu. Kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản do nhân viên KCS lập: Biểu số : 03 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHO Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2006 Tại Công tyCPĐTXD & SXVL Nam Thắng , chúng tôi gồm có: 1. Ông Lê Văn Kế - Quản đốc phân xưởng sản xuất 2. Ông Trịnh Văn Bình - Trưởng phòng Kỹ thuật KCS 3. Ông Nguyễn Công Nghĩa - Thủ kho nguyên vật liệu 4. Ông Nguyễn Quốc Dũng - Phòng kế hoạch sản xuất Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng Đá Granito trắng do Công ty TNHH Tiến Mạnh cung cấp ngày 01 tháng 12 năm 2006 theo - Hoá đơn số: 386 - Số lượng: 50000 kg Kết luận của ban kiểm nghiệm: Số lượng đủ, chất lượng tốt Phòng KHSX Thủ kho TP KT - KCS Quản đốc PXSX (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, hoá đơn đỏ và các chứng từ có liên quan khác ( nếu có ) kế toán vật tư lập phiếu nhập kho. Biểu số : 04 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Số: 73 Vĩnh Tuy- Hai Bà Trưng-Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Người giao hàng: Lê Việt Trung Đơn vị: Công ty TNHH Tiến Mạnh Địa chỉ: 19 Lê Lợi - Hà Nam Theo hoá đơn số 386 ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kho nhập: Kho nguyên liệu (VT01) STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Đá Granito trắng Kg 50000 50000 360 18.000.000 Cộng 18.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu đồng chẵn . . Người giao hàng Thủ kho Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho nếu công ty thanh toán ngay cho nhà cung ứng bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu chi Biểu số: 05 Công ty CPĐTXD &SXVL Nam Thắng PHIẾU CHI Số: 09 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Nợ: 152(1) Có: 111 Họ tên người nhận tiền:Lê Việt Trung Địa chỉ: Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Lý do chi: Mua nguyên vật liệu Số tiền: 19.800.000 đ Viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng Kèm theo....................................................... chứng từ gốc. Đã giao đủ số tiền( Viết bằng chữ ) : Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng . Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, nhân viên của bộ phận sử dụng sẽ viết phiếu yêu cầu cấp vật tư phụ tùng (Biểu số 06), trong đó danh mục những vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu về quy cách phẩm chất, số lượng (dựa trên kế hoạch sản xuất mà phân xưởng, bộ phận được giao). Quản đốc phân xưởng ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lên phó giám đốc phụ trách bộ phận duyệt. Sau đó phiếu yêu cầu được chuyển lên phòng kế toán. Dựa vào số lượng nguyên vật liệu được duyệt, kế toán vật tư viết phiếu xuất kho (Biểu số 07 ), lập làm 3 liên. 3 liên phiếu xuất kho chuyển đến cho người phụ trách vật tư (phòng kế hoạch sản xuất) và thủ trưởng đơn vị ký rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho và số vật liệu còn tồn trong kho thủ kho xuất vật liệu, ghi số liệu thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng người nhận ký vào phiếu xuất kho. Sau khi có đầy đủ chữ ký: + 01 liên phòng kế hoạch sản xuất giữ + 01 liên người nhận vật tư giữ; + 01liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư. Ví dụ: Trong tháng 12/2006 công ty có tình hình nhập - xuất - tồn Ximăng trắng TQ như sau: như sau: -Tồn kho đầu tháng: 28500kg đơn giá 1900 đ/kg - Ngày 4/12 nhập kho 42750 kg, đơn giá 1850 đ/kg - Ngày 11/12 xuất cho PXSX 14000 kg - Ngày 19/12 xuất kho cho PXSX 25000 kg - Ngày 23/12 xuất kho cho PXSX 25000 kg Tính giá trị VL xuất dùng trong tháng: - Theo phương pháp bình quân gia quyền: Đơn giá 28500 x 1900 + 42750 x 1850 xuất kho = bình quân 28500 + 42750 = 1870 (đ/kg) Giá thực tế vật liệu xuất kho = 64000 x 1870 = 119.680.000(đ) Khi có nhu cầu sử dụng Đá Granito trắng, Ximăng trắng, phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu cấp vật tư như sau: Biểu số: 06 PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ - PHỤ TÙNG Ngày 11 tháng 12 năm 2006 Số:10 Họ, tên người nhận: Đặng Văn Khoa Thuộc bộ phận: phân xưởng sản xuất Đề nghị cấp một số vật tư phụ tùng như sau: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đề nghị Thực hiện 01 Đá granito trắng Kg 15000 02 Ximăng trắng TQ Kg 14000 Vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm gạch Granito Người duyệt Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu yêu cầu được duyệt chuyển lên phòng kế toán lập phiếu xuất kho Biểu số: 07 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Số 97 Vĩnh Tuy- Hai Bà Trưng-Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 12 năm 2006 Họ tên người nhận hàng: Đặng Văn Khoa Điạ chỉ( bộ phận ): Phân xưởng sản xuất Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất sản phẩm gạch Granito 200 x 200 Xuất tại kho: Kho nguyên vật liệu (VT 01) STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Đá granito trắng Kg 15000 15000 358 5.370.000 02 Ximăng trắng TQ Kg 14000 14000 1870 26.180.000 Cộng 31.550.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi mốt triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng. Người nhận hàng Thủ kho Phụ tráchcung tiêu Kế toán trưởng TT đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên )  2.2.3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung, công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Thực tế tại công ty hiện nay đang sử dụng các chứng từ vật tư : - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư Công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. *) Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày từ các phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho của các nguyên vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ (2 đến 3 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng số lượng nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng và tồn cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu . Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê xác định số nguyên vật liệu tồn kho vào cuối năm ngày 31/12. Ví dụ: Trong tháng 12/2006, thủ kho đã nhận được phiếu nhập kho số 80 ngày 04 tháng 12 năm 2006 nhập Ximăng trắng TQ cùng các phiếu xuất kho. Dựa vào các phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho lập thẻ kho ( Biểu số 08) như sau: Biểu số: 08 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Tên kho: Kho NL VT 01 THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tháng 12 năm 2006 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ximăng trắng TQ ĐVT: Kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký XN của KT SH Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 28500 PN 80 04/ 12 Nhập VT của công ty cung ứng VLXD số 37 42750 71250 PX 97 ......... 11/ 12 ........ Xuất VT cho phân xưởng SX .................. 14000 .......... 57250 ......... Cộng phát sinh Dư cuối tháng 42750 64000 7250 * Tại phòng kế toán:Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán ký vào phiếu giao nhận chứng từ và nhận chứng từ nhập, xuất. Tại phòng kế toán nhân viên kế toán thực hiện việc kiểm tra chứng từ rồi căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi vào sổ chi tiết vật liệu (Biểu số 09 ). Sổ chi tiết được mở cho từng loại vật liệu, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết tính ra số lượng nhập, xuất, tồn kho VL đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng. Từ các sổ chi tiết kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu số 10 ). Bảng tổng hợp nhập xuất tồn là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 152( Biểu số15 ) Biếu số: 09 Công tyCPĐTXD &SXVL Nam Thắng SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên kho:VT 01 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ximăng trắng TQ Đơn vị tính: Kg Đơn vị tính:đồng Chứng từ Diễn giải ĐVT ĐG Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Dư đầu tháng Kg 1900 28500 54.150.000 PN 80 4/12 Nhập kho VL Kg 1850 42750 79.087.500 PX 97 11/12 Xuất VL phục vụ SX Kg 1870 14000 26.180.000 ....... ..... ......... .... ..... ..... ....... ...... ........ Cộng phát sinh 42750 79.087.500 64000 119.680.000 Dư cuối tháng Kg 1870 7250 13.557.500 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biếu số:10 Công tyCPĐTXD &SXVL Nam Thắng BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN Từ ngày 01/ 12/2006 đến 31/ 12/2006 Đơn vị tính:đồng Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Ximăng Chinpon Kg 104850 70.081.740 41940 28.267.560 96450 64.621.500 50340 33.727.800 Ximăng trắng TQ Kg 28500 54.150.000 42750 79.087.500 64000 119.680.000 7250 13.557.500 Bột đỏ Kg 12,5 118.750 12745 121.077.500 12000 114.000.000 757,5 7.196.250 Đá Granito trắng Kg 12500 4.375.000 50000 18.000.000 37500 13.425.000 25000 8.950.000 Sắt f 3 Kg 647 3.882.000 3500 21.000.000 2970 17.820.000 1177 7.062.000 ...... ..... ..... ..... .... ........ ....... ......... ....... ........... Cộng 293.761.128 967.325.486 852.149.959 408.936.655 2.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng . 2.2.4.1 TK sử dụng: Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán nhập, xuất NVL và công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phấp khấu trừ . Để kế toán tổng hợp NVL , công ty sử dụng chủ yếu các TK sau: -TK152 - Nguyên vật liệu trong đó + TK152(1): NVL chính + TK152(2): NVL phụ + TK152(3): Nhiên liệu + TK152(4): Phụ tùng thay thế + TK 152(8): Nguyên vật liệu khác - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ nhập vật tư TK111, TK112, TK331, TK141, .. .. - Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ xuất vật tư TK621,TK627, TK641, 642... 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp NVL là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán định khoản và ghi sổ kế toán. Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà việc thực hiện hạch toán tổng hợp được thực hiện theo các cách khác nhau. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 386 ngày 01/12/2006 ( Biểu số 02 ), phiếu chi số 09 ( Biểu số 05 ), phiếu nhập kho số 73 ngày 01/12/2006 ( Biểu số 04 ), kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung ( Biểu số 14 ) Nợ TK 152 (1) 18.000.000 Nợ TK 133 1.800.000 Có TK 111 19.800.000 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0208248 ngày 04/12/2006, phiếu nhập kho số 80 ngày 4/12/2006, kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung ( Biểu số 14 ) như sau: Nợ TK 152 (1) 79.087.500 Nợ TK 133 7.908.750 Có TK 331 86.996.250 (Sổ chi tiết công ty cung ứng VLXD số 37, số tiền: 86.996.250) Do NVL ở công ty chủ yếu là mua ngoài nhập kho, với những lô hàng có giá trị lớn công ty thường mua dưới hình thức trả chậm thì kế toán phản ánh theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp, khi có điều kiện thanh toán sẽ chuyển trả và xoá nợ sau Ngày 2/12 công ty trả tiền mua hàng ngày 28/10 cho công ty cung ứng VLXD số 37 Căn cứ vào phiếu chi số 10 kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung ( Biểu số 14 ) như sau: Nợ TK 331 2.375.000 Có TK 111 2.375.000 Khi công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền gửi NH (Ngày 18/12/2006 công ty nhận được báo nợ của NH đã chuyển tiền gửi NH trả cho công ty cung ứng VLXD số 37 số tiền 86.996.250.Căn cứ vào giấy báo nợ NH kế toán ghi nhật ký chung ( Biểu số 14 ) theo định khoản Nợ TK331: 86.996.250 ( Sổ chi tiết công ty cung ứng VLXD số 37 ) Có TK112: 86.996.250 Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho .Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết - TK331 ( Biểu số 11 ) theo các định khoản trên. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán Biểu số: 11 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Từ ngày 01/ 12/2006 đến ngày 31/12/2006 Đối tượng :Công ty cung ứng VLXD Số 37 Chứng từ Diễn Giải TK Đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 5.000.000 2. Phát sinh trong kỳ 10 2/12 Thanh toán tiền hàng 111 2.375.000 80 4/12 Nhập Ximăng trắng TQ 152(1) 79.087.500 Thuế GTGT đầu vào 133(1) 7.908.750 15 18/12 Thanh toán tiền mua hàng ngày 4/12 112 86.996.250 3.Cộng phát sinh 89.371.250 86.996.250 4.Tồn cuối kỳ 2.625.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các sổ chi tiết thanh toán với người bán kế toán vào bảng tổng hợp phải trả người bán ( Biểu số 12 ) Biểu số: 12 Công ty CP ĐTXD & SXVL Nam Thắng BẢNG TỔNG HỢP PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 12 năm 2006 ĐVT: đồng STT Tên đơn vị, cá nhân Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty cung ứng VLXD số 37 5.000.000 89.371.250 86.996.250 2.625.000 2 Cửa hàng VLXD Minh Khai 19.750.000 34.825.000 15.075.000 3 Công ty Ximăng Chinpon 10.110.000 16.135.560 20.267.500 14.241.940 ..... ........ ....... ........ .......... ......... ...... ......... Cộng 45.750.000 148.119.000 690.750.109 749.484.967 131.103.858 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán được dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 331 ( Biểu số 16 ) Ở công ty trường hợp hoá đơn về còn hàng hoá chưa về nhập kho ít xảy ra , khi đó kế toán chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành ghi sổ. Do vậy, Công ty không sử dụng TK 151 "hàng mua đang đi đường". 2.2.4.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Là một doanh nghiệp sản xuất nên nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu cho nhu cầu sản xuất sản phẩm. Giá trị vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, tính toán, phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, cũng như cho từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Ở công ty nghiệp vụ xuất bán NVL ít xảy ra. Sau khi xuất kho vật liệu phiếu xuất kho được chuyển lên cho kế toán giữ , căn cứ vào số thực xuất, giá bán đơn vị của vật liệu xuất dùng và dòng tổng cộng thành tiền trên phiếu xuất kho kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 97 ngày 11/12/2006 (Biểu số: 07) kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung ( Biểu số 14 ) Nợ TK 621 31.550.000 ( Chi tiết cho sản phẩm gạch Granito 200 x 200 ) Có TK 152(1) 31.550.000 Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu xuất trực tiếp cho sản xuất sản phẩm , ngoài ra còn xuất cho các bộ phận sản xuất chung, bộ phận bán hàng, quản lý DN. VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 49 ngày 02/12/2006 xuất tem dán sản phẩm cho bộ phận bán hàng kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung ( Biểu số 14 ) như sau: Nợ TK 641 193.110 Có Tk 152(8) 193.110 VD: Theo phiếu xuất kho số 57, ngày 03/12/2006, xuất dầu Điezen cho xe nâng KOMATSU số 5, kế toán ghi vào nhật ký chung( Biểu số14 ) theo định khoản: Nợ TK 627 370.000 Có TK 152 (3) 370.000 Việc phân bổ NVL xuất dùng được kế toán phản ánh trên Bảng phân bổ số 2. Bảng phân bổ này phản ánh giá trị NVL, CCDC xuất kho. Căn cứ vào số liệu từ các PXK tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại VL, CCDC xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối tượng sử dụng và tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ (Biểu số 13). Cũng như quá trình nhập kho NVL, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ xuất kho được kế toán kiểm tra ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian của chứng từ (Biểu số14 ). Sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 152 (Biểu số15 ) và sổ cái các TK liên quan khác. Cuối mỗi tháng kế toán lập bảng kê nguyên vật liệu tồn cuối tháng (Biểu số 17 ) Bang phan bo NVL Nhat ky chung Biểu số: 15 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng SỔ CÁI TK 152 Tháng 12 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu tháng 293.761.128 01/12 73 Nhập đá Granitô trắng 111 2.375.000 02/12 15 Xuất tem dán sản phẩm 641 193.100 03/12 57 Xuất dầu Điezel cho xe nâng số 5 627 370.000 04/12 80 Nhập xi măng trắng 331 79.078.500 ......... ........ ............. ......... ........... ........ 11/12 97 Xuất đá Granitô trắng Xuất xi măng trắng 621 31.550.000 ......... ........ ............. ......... ........... ........ Cộng phát sinh 976.325.486 852.149.959 Số dư cuối tháng 408.936.655 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số: 16 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng SỔ CÁI TK 331 Tháng 12 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu tháng 72.369.000 02/12 10 Thanh toán tiền vật tư cho công ty cung ứng VLXD số 37 111 2.375.000 04/12 80 Mua Ximăng trắng TQ của công ty cung ứng VLXD số 37 chưa trả tiền 152(1) 133(1) 79.087.500 7.908.750 ...... ..... ........ ......... ............ ........... 18/12 15 Nhận được báo nợ NH thanh toán tiền cho công ty cung ứng VLXD số 37 112 86.996.250 20/12 28 Mua Ximăng của công ty Ximăng Chinpon 152(1) 133(1) 18.425.000 1.842.500 21/12 17 Mua đá Granito vàng của công ty TNHH TIến Mạnh 152(1) 133(1) 9.000.000 900.000 ......... ........ ............. ......... ........... ........ Cộng phát sinh 690.750.109 749.484.967 Số dư cuối tháng 131.103.858 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biếu số: 17 Công tyCPĐTXD &SXVL Nam Thắng BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO CUỐI THÁNG Tháng 12 năm 2006 STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền I Nguyên vật liệu chính 01 Ximăng Chinpon Kg 670 50 340 33.727.800 02 Ximăng trắng TQ Kg 1 870 7 250 13.557.500 03 Đá Granito trắng Kg 358 25 000 8.950.000 04 Đá Grannito vàng Kg 600 32000 19.200.000 ............ ....... ....... ....... ............. Cộng (1) 265.560.000 II Nguyên vật liệu phụ 01 Giấy giáp mịn Tờ 1 000 250 250.000 02 Giấy giáp thô Tờ 700 230 161.000 03 Hạt mài Kg 297 115 34.155 04 Gỗ dán Tấm 30000 5 150.000 ........... ....... ...... ....... .......... Cộng(2) 96.275.255 Cộng mang sang 361.835.255 Công tyCPĐTXD &SXVL Nam Thắng BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO CUỐI THÁNG Tháng 12 năm 2006 STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Cộng mang sang 361.835.255 III Nhiên liệu 01 Dầu Điezen Lít 3700 417 1.542.900 02 Dầu mặt Lít 17000 145 2.465.000 ............. ..... ........ ....... .......... Cộng (3) 13.900.500 IV Phụ tùng thay thế 01 Khởi động từ 63 A Cái 300000 4 1.200.000 02 Vòng bi 208 Cái 25000 17 425.000 ................ ...... .......... ....... ........... Cộng (4) 21.195.200 V Nguyên vật liệu khác 01 Giấy A4 Tập 31500 12 378.000 .............. ....... ............ ........ .......... Cộng (5) 12.005.700 Tổng cộng 408.936.655 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP ĐTXD & SXVL NAM THẮNG 3.1- Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CPĐTXD & SXVLNam Thắng 3.1.1- Ưu điểm -Tình hình chung của công ty Trong những năm qua với sự nỗ lực của công nhân viên, tập thể ban lãnh đạo công ty CP ĐTXD & SXVL Nam Thắng đã khắc phục và vượt qua những khó khăn trong quá trình hoạt động SXKD trở thành đơn vị cung ứng chủ yếu các loại vật liệu xây dựng cho các tỉnh miền Bắc và từng bước mở rộng thị trường vào miền Trung và miền Nam . Trong thời điểm hiện nay, trước sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường công ty hướng mũi nhọn vào công tác nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới và hoàn thiện sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu thị hiếu. Mặt khác trong quá trình hoạt động SXKD, công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý để có hướng đi đúng đắn, phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trường. - Bộ máy quản lý: Công ty có một bộ máy quản lý hết sức hợp lý về sự phân công trách nhiệm và năng lực , mô hình quản lý và mô hình kế toán khoa học và hoạt động có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu sản xuất. Các phòng ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng và hoạt động đúng với chức năng đã định, giữa các phòng ban và các phân xưởng luôn có mối quan hệ chặt chẽ, cùng bàn bạc, triển khai công việc, hỗ trợ nhau làm việc khi có lệnh của ban giám đốc nhằm thực hiện mọi công việc nhanh gọn, hiệu quả. - Về tổ chức công tác kế toán nói chung: + Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung là phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Hình thức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. + Về tổ chức đội ngũ cán bộ kế toán: phòng tài vụ của công ty có một đội ngũ cán bộ có năng lực và nhiệt tình trong công việc. Trong hạch toán đã có nhiều sáng tạo linh hoạt + Về tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán và lập báo cáo kế toán : Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với kiện điều thực tế . Định kỳ vào cuối năm Công ty lập đủ các báo cáo kế toán tài chính. + Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả và phù hợp với yêu cầu quản lý, chỉ đạo của Công ty: Khâu cung cấp và lập kế hoạch thu mua: Công ty đã thực hiện tốt việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu. Việc cung cấp, thu mua luôn đảm bảo đúng về chất lượng, đủ về số lượng. Nguyên vật liệu mua về được kiểm nhận nhập kho hết sức chặt chẽ và phản ánh theo đúng số lượng giá trị trên các chứng từ và Sổ kế toán . Khâu bảo quản dự trữ: Định kỳ, Công ty đều xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lý nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được diễn ra liên tục, không gây ứ đọng nhiều nguyên vật liệu. Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu được bố trí khoa học hợp lý. Thủ kho là người có trình độ, kinh nghiệm trong quản lý vật tư nên việc tiếp nhận, cấp phát nguyên vật liệu cũng như hạch toán tại kho được thực hiện chính xác. Khâu sử dụng : công ty sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, không gây lãng phí nguyên vật liệu ; tổ chức hạch toán đúng khoản chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Phân loại và đánh giá: Nguyên vật liệu tại Công ty được phân loại hợp lý.Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện chính xác. Mọi trường hợp nhập, xuất nguyên vật liệu đều được phản ánh theo đúng giá thực tế . Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cho việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hiện có và biến động của nguyên vật liệu. Mọi nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu đều được phản ánh trên sổ kế toán theo đúng quy định. 3.1.2 - Hạn chế Do quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng khiến nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ngày càng tăng nên bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng còn có một số hạn chế nhất định cần tiếp tục được hoàn thiện sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và theo đúng chế độ kế toán. - Về phương pháp đánh giá NVL xuất kho công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Như phần trên đã trình bầy phương pháp này chỉ thích hợp với các DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK. Độ chính xác của phương pháp này là không cao và công việc tính giá lại chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến độ chính xác và thông tin kịp thời của kế toán. - Ở công ty tiến hành kiểm nghiệm NVL trước khi nhập kho nhưng chưa sử dụng đúng mẫu biểu. - Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán: hiện nay công ty đang sử dụng kế toán Excel để hạch toán chưa thực hiện kế toán máy. - Hiện nay ở công ty không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Vật liệu sử dụng tại Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại với số lượng tương đối lớn nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Qua thời gian thực tập tại công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty có rất nhiều ưu điểm nên phát huy. Song vẫn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục. Trên cơ sở những kiến thức đã được trang bị tại nhà trường ,với tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán NVL tại đơn vị em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL tại công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng. *Một là: Về phương pháp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: Như trên đã trình bầy, đơn vị sử dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân giá vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này có độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến độ chính xác và thông tin kịp thời của kế toán. Do đó kế toán tại đơn vị nên sử dụng phương pháp đánh giá NVL xuất kho theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tạm tính được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài .Giá hạch toán được dùng để ghi chép tính giá vật liệu xuất kho. Để xác định giá thực tế của vật liệu cuối kỳ phải đổi giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Bước 1: Hàng ngày khi nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ, kế toán ghi theo giá hạch toán cho từng thứ vật liệu theo công thức sau: Giá hạch toán Số lượng vật Đơn vật liệu, dụng cụ = liệu,dụng cụ x giá nhập(xuất)kho nhập (xuất) kho hạch toán Bước 2 : Cuối kỳ xác định hệ số giá cho từng thứ nhóm vật liệu, dụng cụ: Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu Hệ tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ số = giá Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ Bước 3 : Cuối kỳ tính giá thực tế từng thứ vật liệu, dụng cụ xuất kho và điều chỉnh theo số chênh lệch: Giá thực tế Giá hạch toán Hệ xuất kho = vật liệu xuất kho x số trong kỳ trong kỳ giá Giá thực Giá Giá tế cần = thực tế - hạch toán điều chỉnh xuất kho xuất kho = Giá hạch toán xuất kho x (Hệ số giá-1) Sử dụng giá hạch toán kế toán có thể theo dõi được giá trị VL nhập xuất tồn kho hàng ngày, do đó công việc của kế toán không bị dồn vào cuối tháng, giúp cho việc lập các báo cáo được nhanh chóng, kịp thời . *Hai là: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Công ty cũng tiến hành tổ chức công tác kiểm tra vật tư trước khi nhập kho .Tuy nhiên công ty sử dụng chưa đúng mẫu biểu nên chưa rõ ràng theo em công ty nên sử dụng mẫu biểu sau: Biểu số: 18 Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 01 tháng 12 năm 2006 - Căn cứ vào hoá đơn số 386 ngày 01 tháng 12 năm 2006 của công ty TNHH Tiến Mạnh -Biên bản kiểm nghiệm vật tư gồm: Trưởng ban kỹ thuật : Ông Trịnh Văn Bình - Trưởng ban Đại diện bộ phận cung ứng vật tư: Ông Nguyễn Quốc Dũng - Uỷ viên Thủ kho: Ông Nguyễn Công Nghĩa -Uỷ viên Quản đốc phân xưởng sản xuất : Ông Lê Văn Kế -Uỷ viên Đã kiểm nghiệm: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách(sản phẩm, hàng hoá) Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số liệu trên chứng từ Kết quả kiểm nghiệm SL đúng QCPC SL không đúng QCPC 01 Đá Granito trắng Cân Kg 50000 50000 0 Ý kiến ban kiểm nghiệm : Số lượng đá Granito trắng công ty mua của công ty TNHH Tiến Mạnh đủ tiêu chuẩn nhập kho phục vụ sản xuất, không mất mát, hao hụt Trưởng ban Thủ kho Đại diện bộ phận cung ứng Quản đốc PX (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Ba là: - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Giá cả nguyên vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất. Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở Công ty là hết sức cần thiết. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp cho Công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được những cú sốc của giá cả thị trường. Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế và phương diện tài chính : Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức sau. Mức dự phòng Số lượng hàng Mức giảm cần lập năm = kho i cuối X giá của tới cho hàng tồn niên độ hàng tồn kho i kho i Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 632 TK 159 TK 632 Hoàn nhập dự Trích lập dự phòng phòng vào cuối giảm gia hàng tồn niên độ kế toán kho cho năm sau * Bốn là: Việc ứng dụng tin học vào kế toán Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. Công ty nên từng bước thực hiện kế toán máy cần đầu tư thêm trang thiết bị máy vi tính đồng thời cần nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán cho các nhân viên thật thành thạo và sử dụng tốt về máy vi tính. Công ty nên tạo điều kiện cho các kế toán viên học các lớp nâng cao trình độ vi tính, sử dụng các phần mềm kế toán. Ứng dụng các phần mềm tin học vào công tác kế toán sẽ giảm bớt được khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, giúp cho việc lập báo cáo hàng tháng, quý năm được kịp thời nhanh chóng và chính xác. * Năm là: Lập sổ danh điểm NVL Vật liệu sử dụng tại công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại với số lượng tương đối lớn. Do đó công ty nên mở sổ danh điểm nguyên vật liệu giúp cho công tác quản lý vật liệu ở công ty được chặt chẽ, thống nhất, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng và để phát hiện sai sót kịp thời giữa kho và phòng kế toán . Sổ danh điểm NVL có thể xây dựng theo mẫu sau: Trích : SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU NHÓM DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TÊN, NHÃN HIỆU VẬT LIỆU ĐƠN VỊ TÍNH 1521 1521 Nguyên liệu chính 1521 - 011 Ximăng Chinpon Kg 1521 - 012 Ximăng Hoàng Thạnh Kg 1521 - 013 Ximăng trắng TQ Kg 1521 - 021 Đá Granito trắng Kg 1521 - 022 Đá Granito vàng Kg ............ .............. 1522 1522 Nguyên liệu phụ 1522 - 011 Giấy giáp mịn Tờ 1522 - 012 Giấy giáp thô Tờ ............. .............. 1523 1523 Nhiên liệu 1523 - 011 Dầu mặt Lít 1523 - 012 Dầu Điezen Lít ............. .............. 1523 - 02 Xăng Lít ............. .............. KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty cổ phần đầu tư và sản xuất vật liệu Nam Thắng, với sự giúp dỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty và đội ngũ các cán bộ phòng ban liên quan đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng tài vụ , em đã nhận thức sâu hơn công tác kế toán nguyên vật liệu có tác dụng tích cực tới công tác quản lý vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Với tư cách là sinh viên thực tập dù thời gian tiếp xúc với thực tế và trình độ chuyên môn còn hạn chế, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với hy vọng góp phần nhỏ bé vào công tác kế toán của công ty Song công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một lĩnh vực khá rộng do trình độ lý luận và kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế, nên đề tài của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được nhận được sự góp ý bổ sung của các thầy, các cô và các bạn đọc để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Vân Hà cùng tập thể cán bộ nhân viên trong công ty cổ phần ĐTXD & SXVL Nam Thắng nói chung, các cán bộ nhân viên phòng tài vụ nói riêng đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, tháng 6 năm 2007 Sinh viên thực hiện Vũ Thị Thanh Hiền