Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá

à định khoản trên các chứng từ thuộc các phân hệ chứng từ gồm: các chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi… Khi số liệu được nhập vào các chứng từ trên máy, phần mềm được lập chương trình để tự động chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối tháng kế toán in ra các sổ theo quy định. 1.1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của Công ty được lập hàng tháng, quý và năm. Các báo cáo mà Công ty sử dụng theo mẫu của quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT gồm: - Bảng cân đối kế toán - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Hàng tháng, báo cáo kế toán (theo hình thức báo số) từ chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh được gửi về Công ty. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để lập thành báo cáo tài chính của toàn Công ty. Các báo cáo hàng tháng nộp lên Giám đốc xem xét. Báo cáo tài chính lập vào ngày 31/12 hàng năm, riêng báo cáo kết quả kinh doanh được Công ty lập theo kỳ kế toán là hàng tháng, quý, năm. Các báo cáo này còn được Công ty gửi đến các cơ quan như: Cơ quan chủ quản là Bộ Văn hoá, Chi cục thuế quận Hoàn Kiếm, Cục thống kê Hà Nội, các ngân hàng Công ty có quan hệ vay vốn…Ngoài các báo cáo tài chính trên, công ty còn thường xuyên lập các báo cáo quản trị như: Báo cáo nguồn vốn của doanh nghiệp, Báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của công ty… 1.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá 1.2.1. Đặc điểm nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty * Đặc điểm hoạt động nhập khẩu: Công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá là đơn vị kinh tế do Bộ Văn hoá – thông tin quản lý, nhiệm vụ chính là kinh doanh mua, bán hàng hoá với nước ngoài thông qua các hợp đồng kinh tế về những mặt hàng xuất nhập khẩu đã được Nhà nước cho phép. Việc mở rộng quan hệ buôn bán với nước ngoài mà nhập khẩu có vai trò quan trọng không thể thiếu nhằm tăng cường thêm khối lượng vật tư, thiết bị sản xuất, hàng hoá tiêu dùng v.v…góp phần kích thích sản xuất trong nước phát triển, góp phần vào việc đổi mới kỹ thuật trong sản xuất kinh doanh, thực hiện cân đối cơ cấu kinh tế cũng như đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của dân chúng. Hoạt động nhập khẩu tại Công ty CEMCO có những đặc điểm chủ yếu sau: Thời gian lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu: Thời gian lưu chuyển hàng hoá trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu bao giờ cũng dài hơn so với thời gian lưu chuyển hàng hoá trong hoạt động kinh doanh nội địa do phải thực hiện hai giai đoạn mua hàng hoá của nước ngoài và bán cho thị trường nội địa. Do đó để xác định kết quả kinh doanh nhập khẩu, Công ty chỉ xác định khi hàng hoá thực hiện xong một thương vụ ngoại thương. Hàng hoá kinh doanh nhập khẩu: Hàng hoá kinh doanh nhập khẩu của Công ty chủ yếu là vật tư thiết bị phục vụ hoạt động văn hoá nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng cho các cơ quan đoàn thể và các nhu cầu của nhân dân. Một số mặt hàng tiêu biểu: - Thiết bị âm thanh chuyên dùng - Thiết bị ánh sáng chuyên dùng - Thiết bị nhạc cụ - Thiết bị viễn thông - Thiết bị bảo vệ - Vật tư thiết bị ngành in - Vật tư thiết bị ảnh Thời điểm giao, nhận hàng và thời điểm thanh toán: Thời điểm nhập khẩu hàng hoá và thời điểm thanh toán tiền hàng thường không trùng nhau mà có khoảng cách khá dài. Phương thức thanh toán: Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, phương thức thanh toán chủ yếu mà Công ty thường sử dụng là ba hình thức: thanh toán bằng thư tín dụng, điện chuyển tiền và đổi chứng từ lấy tiền. Tập quán, pháp luật: Hai bên mua và bán là hai quốc gia khác nhau, có hệ thống pháp luật khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau do vậy phải tuân thủ luật kinh doanh cũng như tập quán kinh doanh của từng nước và quy định chung về kinh doanh ngoại thương của quốc tế. Các hình thức nhập khẩu tại Công ty gồm có: Nhập khẩu trực tiếp: là phương thức kinh doanh mà trong đó Công ty tham gia ký kết hợp đồng trực tiếp với nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tại chính, có quyền tìm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán và thị trường, xác định phạm vi kinh doanh trong khuôn khổ chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước. Nhập khẩu uỷ thác: Công ty đứng ra là người trung gian trực tiếp đứng ra thay mặt bên uỷ thác thực hiện các nghiệp vụ đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu. Sau khi kết thúc dịch vụ uỷ thác, Công ty được hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm quy định thoả thuận tính trên giá trị lô hàng nhập khẩu và mức độ uỷ thác. Trong trường hợp này Công ty là người cung cấp dịch vụ (bán dịch vụ nhập khẩu) và sẽ đóng vai trò là một bên của hợp đồng mua, bán ngoại thương. * Đặc điểm tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty: Hàng hoá được Công ty nhập khẩu theo hai phương thức là nhập khẩu trực tiấp và nhập khẩu uỷ thác. Với phương thức nhập khẩu uỷ thác thì thực chất Công ty đứng ra làm người trung gian cung cấp dịch vụ nhập khẩu cho khách hàng và hưởng hoa hồng chứ không phải chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp thì hàng hoá nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của Công ty, Công ty sẽ bán hàng hoá của mình ở thị trường trong nước để thu lợi nhuận. Ở đây ta chỉ đề cập đến hàng hoá nhập khẩu theo phương thức trực tiếp, và lưu chuyển nội địa hàng nhập khẩu giai đoạn này cũng giống như các hàng hoá thông thường khác. Khi hàng hoá nhập khẩu về tới cảng của Việt Nam, Công ty thường có ba hình thức tiêu thụ hàng hoá đó là: - Bán buôn: là hình thức mà Công ty bán lại hàng nhập khẩu cho các đơn vị thương mại, doanh nghiệp sản xuất để bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Hàng hoá bán buôn có đặc điểm là vẫn nằm tron lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng được bán theo lô và bán với số lượng lớn. + Bán buôn vận chuyển thẳng: hàng nhập khẩu được giao thẳng cho khách hàng tại cảng (giao tay ba), không về nhập kho Công ty. + Bán buôn qua kho: hàng nhập khẩu được vân chuyển về kho Công ty sau đó nhờ việc ký kết các hợp đồng mua bán trong nước, hàng sẽ xuất kho cho khách hàng ( giao hàng tận nơi hoặc khách hàng tự vận chuyển về kho của mình). - Bán lẻ: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Hàng hoá bán lẻ có đặc điểm là đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hang bán ra với số lượng nhỏ và có giá cả ổn định - Bán hàng ký gửi, đại lý: Công ty giao hàng cho các cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Hàng hoá nhập khẩu sau khi kết thúc hợp đồng ngoại thương sẽ được Công ty xác định giá trị để làm cơ sở tính giá vốn hàng xuất bán trong nước. 1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu Quy trình bán hàng hoá nhập khẩu bắt đầu bằng việc phòng kinh doanh lập các phương án kinh doanh trình Giám đốc. Sau khi phương án kinh doanh được duyệt thì đại diện Công ty ký hợp đồng mua bán với khách hàng trong nước. Khi hàng nhập khẩu về tới cảng và hoàn tất thủ tục cần thiết hàng hoá sẽ được vận chuyển bán cho khách hàng hoặc về nhập kho. Nhân viên kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho giao cho khách nội. Căn cứ vào hoá đơn đó để tiến hành thanh toán với khách hàng. 1.2.2.1. Kế toán giá vốn hàng hoá nhập khẩu tiêu thụ Hầu hết các hàng hoá mà Công ty nhập khẩu đều là đối tượng không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nhưng phải chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Giá của hàng nhập khẩu trong trường hợp này được xác định như sau: Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu = Trị giá mua thanh toán cho người xuất khẩu (giá CIF) + Chi phí mua hàng nhập khẩu + Thuế nhập khẩu phải nộp Giá CIF của hàng nhập khẩu = Tiền hàng (Cost) + Phí bảo hiểm cho lô hàng (Insurance) + Cước phí (Freight) Thuế nhập khẩu phải nộp = Số lượng hàng hoá nhập khẩu ghi trên tờ khai hải quan x Giá tính thuế của từng mặt hàng x Thuế suất Thuế GTGT của hàng NK = Trị giá hàng NK theo giá CIF + Thuế NK phải nộp x Thuế suất thuế GTGT * Quy trình ghi sổ: Ta xét ví dụ: Công ty ký hợp đồng cung cấp thiết bị truyền thanh cho công trình trường Đào tạo nghiệp vụ Giao thông vận tải với nhà thầu chính là Tổng công ty xây dựng Hà Nội. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 02/2007/HĐKT/CEMCO Ngày 19 tháng 02 năm 2007 Căn cứ Pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà XHCN Việt Nam ban hành ngày 25/9/1989. Căn cứ… Chúng tôi gồm: Bên A: Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm , Hà Nội … Do ông: Nguyễn Hoàng Minh , Giám đốc, làm đại diện. Bên B: Tổng công ty xây dựng Hà Nội Địa chỉ: 47 Láng Hạ , Hà Nội … Do ông: Bùi Quang Thắng, làm đại diện Điều 1: Hàng hoá – Giá cả 1.1. Bên A đồng ý bán cho bên B những mặt hàng sau: STT Tên hàng SL (cái) Đơn giá (1000đ) VAT (1000đ) Thành tiền (1000đ) 01 Thiết bị truyền thanh 120.000 6.000 126.000 Tổng cộng x x 126.000 (Bằng chữ: Một trăm hai mươi sáu triệu đồng chẵn) ……………. Điều 2: Giao nhận - Vận chuyển 2.1. Số lượng từng đợt được cụ thể hoá bằng hoá đơn xuất kho của bên A 2.2. Hàng giao tại kho của bên A, vận chuyển do bên A đảm nhiệm. 2.3. ………. Điều 3: Phương thức thanh toán 3.1. Bên B trả trước 50 triệu đồng ngay sau khi ký hợp đồng. Khi nhận hàng, bên B phải thanh toán số tiền còn lại của hợp đồng. 3.2. Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Điều 4: Điều khoản thi hành ............ Hợp đồng này được lập thành 05 bản và có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 03 bản, bên B giữ 02 bản. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký,họ tên, đóng dấu) Biểu1.1. Mẫu hợp đồng kinh tế của Công ty CEMCO Ngày 24 tháng 2 năm 2007, kế toán lập phiếu thu tiền mặt số PT 121 nhận tiền đặt cọc của Tổng công ty xây dựng Hà Nội. Ngày 11 tháng 3 năm 2007, Công ty tiến hành vận chuyển lô hàng nói trên về kho của khách hàng. Đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Mẫu số : 02 - VT vật tư thiết bị Văn hoá Ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ-CĐKT Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo, HN Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 3 năm 2007 Số: Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: Ngô Thị Thu Hương Lý do xuất kho: Bán cho khách hàng Xuất tại kho : Công ty STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Thiết bị truyền thanh 120.000 Tổng 120.000 Xuất, ngày 11 tháng 3 năm 2007 Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.2. Phiếu xuất kho Kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán: Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 56/2007 Ngày 11 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 632 156 Xuất bán lô hàng thiết bị âm thanh cho Tổng Cty xây dựng HN 120.000.000 Cộng 120.000.000 Biểu 1.3:Chứng từ ghi sổ số 56 SỔ CÁI TK 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN Quý I/2006 Ngày Số CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … 11/03/07 56 Xuất bán thiết bị truyền thanh của lô hàng nhập khẩu theo hợp đồng số 01GUT-NT ngày 01/01/07 156 120.000.000 … … … … … … 31/03/07 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 12.125.000.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 12.125.000.000 12.125.000.000 Biểu 1.4: Sổ cái TK 632 1.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của Công ty xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá bao gồm: Doanh thu bán hàng nhập khẩu, doanh thu cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho các thiết bị…Để phản ánh doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán của Công ty sử dụng tài khoản: - TK 511: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá TK 5111: Doanh thu của Công ty tại Hà Nội TK 5112: Doanh thu tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh Công ty sử dụng các chứng từ sau để làm cơ sở ghi nhận doanh thu: - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê bán lẻ hàng hóa - Hóa đơn cước phí vận chuyển - Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng - Hợp đồng kinh tế với khách hàng - Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán - Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng Nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng hoá…kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu. HOÁ ĐƠN Mẫu số:01GTKT-3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/07 Liên 1:(Lưu) Số: 0745124 Ngày 11 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá (CEMCO) Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04-9437384 MS thuế: 0100110630-1 Họ tên khách hàng: Tổng công ty xây dựng Hà Nội Địa chỉ: Số 47 Láng Hạ, Hà Nội Hình thức thanh toán: chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Số hiệu tài khoản: TT Tên dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 Cung cấp thiết bị truyền thanh chiếc 120.000.000 Cộng tiền hàng 120.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế: 6.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 126.000.000 Số tiền (viết bằng chữ): Một trăm hai mươi sáu triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu : Hoá đơn GTGT Biểu 1.5. Hoá đơn Giá trị gia tăng SỔ CÁI TK 5111 – DOANH THU BÁN HÀNG HOÁ Quý I/2007 Ngày Số CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … 11/03 07545124 Doanh thu bán thiết bị truyền thanh cho Tổng Cty xây dựng HN 131- XDHN 126.000.000 … … … … … … 31/03 Kết chuyển doanh thu cuối quý 911 11.562.441.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 11.562.441.000 11.562.441.000 Biểu 1.6: Sổ cái TK 511 1.2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc thù của sản phẩm kinh doanh chủ yếu bán thành lô, kèm theo dịch vụ tư vấn và lắp đặt, hơn nữa khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức văn hóa giáo dục nên tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Vì vậy kế toán không phản ánh các khoản này. 1.2.2.4. Kế toán thanh toán với khách hàng Nhìn chung trong những năm vừa qua, khả năng thu hồi nợ của Công ty tương đối hiệu quả. Trong quan hệ thanh toán với người mua, Công ty đã tổ chức hợp lý hoạt động thanh toán, cố gắng tránh bị chiếm dụng vốn, gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả của quá trình kinh doanh. Do hàng hoá tiêu thụ chủ yếu cho khách hàng trong nước nên Công ty sử dụng chủ yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. Trong đó, thanh toán bằng tiền mặt Công ty chỉ áp dụng đối với người mua nhỏ lẻ, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu rất thuận lợi cho các nghiệp vụ trong nước phát sinh có số tiền lớn. Đối tượng thanh toán: Các đơn vị văn hoá nghệ thuật trung ương, địa phương , các đơn vị trong ngành giáo dục đào tạo, ngành thể dục thể thao và các ban quản lý dự án quốc gia, các nhà thầu trong nước và ngoài nước. Thời hạn thanh toán: Điều kiện thời gian thanh toán là yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi tức của Công ty nên việc quyết định thời hạn thanh toán sẽ rất quan trọng trong quá trình thanh toán. Hiện nay Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá áp dụng thanh toán ngay đối với hình thức bán lẻ, điều kiện trả tiền trước được Công ty áp dụng đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc khách hàng không thường xuyên. Chiết khấu thanh toán: là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán. Khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nên thực hiện chiết khấu thanh toán. Tuy vậy, tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá trong hoạt động thanh toán, kế toán Công ty rất ít khi áp dụng chiết khấu thanh toán. Trong vòng một vài năm gần đây, chỉ mới phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán có chiết khấu thanh toán. Tỷ lệ chiết khấu Công ty áp dụng là 5% giá trị hàng hoá. Dù không áp dụng chiết khấu thanh toán nhưng hiệu quả của việc thu hồi nợ của Công ty diễn ra khá tốt trong thời gian gần đây. * Chứng từ sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua gồm: - Hợp đồng mua bán hàng - Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu - Giấy báo Có - Uỷ nhiệm thu * Tài khoản Công ty sử dụng: - TK 131: Phải thu khách hàng TK này được chi tiết cho từng khách hàng Dựa vào những chứng từ do người mua lập do kế toán cập nhật vào máy tính định kỳ, máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và cập nhật, xử lý, tổng hợp số liệu để lập các Sổ cái chi tiết, Sổ cái tổng hợp các tài khoản. Cuối kỳ kế toán công nợ sẽ lên Sổ cái các tài khoản 131, TK 511, TK 111, TK 112…Đồng thời máy tính sẽ tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên các Sổ cái, cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ thực hiện lên các Báo cáo tài chính của Công ty. Để làm rõ hơn quá trình hạch toán thanh toán với khách hàng của Công ty CEMCO, ta có ví dụ trên. Ngày 13 tháng 3 năm 2007 nhận được giấy báo Có của ngân hàng Công thương số INC0032 về việc Tổng công ty xây dựng Hà Nội thanh toán tiền hàng. * Trình tự ghi sổ Kế toán tập hợp các hoá đơn chứng từ, cập nhật vào máy tính cuối kỳ tự tổng hợp và lên các sổ chi tiết phải thu khách hàng ( chi tiết theo từng khách hàng, từng hợp đồng nội). SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ TK 131: Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty xây dựng Hà Nội Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/3/2007 Dư Nợ đầu quý:………… Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Phát sinh NT SH Nợ Có … … … … … … 24/02 PT121 Người mua ứng trước tiền đặt cọc 1111 50.000.000 11/03 0745124 Phải thu khách hàng tiền bán thiết bị âm thanh 5111 120.000.000 11/03 0745124 Thuế GTGT của hoá đơn số 0745124 33311 6.000.000 13/03 INC0032 Thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 76.000.000 … … … … … … Cộng 867.258.552 725.312.562 Dư Nợ cuối quý:……… Biểu 1.7: Sổ chi tiết công nợ Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 212/2007 Ngày 24 tháng 02 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 1111 131 Nhận tiền đặt cọc của Tổng Cty xây dựng Hà Nội cho lô hàng thiết bị truyền thanh 50.000.000 Cộng 50.000.000 Biểu 1.8 : Chứng từ ghi sổ số 212 Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 256/2007 Ngày 11 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 131-XDHN 5111 Bán lô hàng thiết bị âm thanh cho Tổng Cty xây dựng HN 120.000.000 131- XDHN 33311 Thuế GTGT của hoá đơn 07545124 6.000.000 Cộng 126.000.000 Biểu 1.9 : Chứng từ ghi sổ số 256 Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 267/2007 Ngày 13 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 1121 131- XDHN Thu tiền gửi ngân hàng số tiền bán hàng còn nợ của Tổng Cty xây dựng Hà Nội 76.000.000 Cộng 76.000.000 Biểu 1.10 : Chứng từ ghi sổ số 267 SỔ CÁI TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG Quý I/2007 Ngày Số CTGS Diến giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 5.382.087.795 … … … … … … 24/02 212 Nhận tiền đặt cọc của Tổng công ty XD Hà Nội 1111 50.000.000 11/03 256 Bán lô hàng thiết bị âm thanh 5111 120.000.000 11/03 256 Thuế GTGT của hoá đơn số 07545124 33311 6.000.000 13/03 267 Thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 76.000.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 867.258.552 6.265.398.222 725.312.562 1.025.256.417 Biểu 1.11 : Sổ cái TK 131 Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu vật tư thiết bị Văn hoá BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN Tháng 3 năm 2007 Đơn vị tính: 1000đ STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … 03 Tổng công ty xây dựng Hà Nội 50.000 126.000 76.000 - - 04 Cung văn hoá Việt Tiệp(Hải Phòng) - - 600.000 600.000 - - … … … … … … … … Tổng 5.382.087 50.000 867.258 725.312 6.265.398 1.025.256 Biểu 1.12 : Trích bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng 1.2.3. Kế toán chi phí và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty 1.2.3.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu * Chứng từ sử dụng để xác định chi phí thu mua cho hàng hoá nhập khẩu gồm: - Biên lại vân chuyển, bốc dỡ - Hoá đơn GTGT - Giấy đề nghị tạm ứng - Biên lai thu lệ phí hải quan - Giấy báo Nợ - Vé tàu xe, hoá đơn chi phí cho cán bộ nhận hàng - Chứng từ bán hàng * Phương pháp hạch toán Tất cả các chi phí thu mua hàng nhập khẩu Công ty không phân bổ trực tiếp vào giá trị của lô hàng để xác định giá vốn hàng bán như thông thường mà tập hợp vào tài khoản 641 vì số tiền thu mua hàng hoá phát sinh có giá trị rất nhỏ so với giá trị của các lô hàng nhập khẩu. Đến cuối kỳ sau khi tính toán đầy đủ các số liệu trên tài khoản 641, Công ty sẽ phân bổ trực tiếp chi phí bán hàng nhập khẩu cho từng hợp đồng bán nội địa hàng nhập khẩu và xác định lãi, lỗ cho từng hợp đồng đó. Tài khoản 641 liên quan đến chi phí thu mua sẽ được chi tiết cho từng khoản mụa chi phí như chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác… 1.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng trong Công ty là các khoản chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hoá như: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng như nhà kho, tiền thuê cửa hàng, trang thiết bị để bán hàng v.v… Chi phí nhân viên bán hàng Chi phí bốc xếp hàng hoá, vận chuyển hàng đến cho khách, chi phí bằng tiền khác… Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng (tiền điện, nước, điện thoại tại cửa hàng…) Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ hoá đơn như sau: Bảng tính lương và bảo hiểm xã hội kế toán chi phí tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, máy sẽ cập nhật chứng từ vào sổ chi tiết tài khoản và sổ tổng hợp phát sinh theo đối ứng một TK 6411 Các chi phí thực tế phát sinh vật liệu, sửa chữa, thuê nhà…kế toán chi phí tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách có liên quan theo TK 6412 Cho phí điện thoại- Fax do bưu điện chuyển đến, kế toán chi phí cập nhật vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan theo TK 6413. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho các phòng xuất nhập khẩu để tính vào chi phí khấu hao TSCĐ . Từ đây kế toán cập nhật chứng từ vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào chứng từ sổ sách có liên quan theo TK 6414 Chi phí giấy phép, thanh tra, kiểm tra, các chi phí liên quan bốc xếp, vận chuyển… tất cả các chi phí có liên quan đến việc mua bán hàng nhập khẩu kế toán cập nhật chứng từ vào TK 6418 Các chi phí thực tế khác phát sinh kế toán cập nhật vào TK 6419 * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 641 được chi tiết đến cấp 3 nhằm tiện cho việc theo dõi và hạch toán chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: - TK 6411: Chi phí nhân viên - TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6418: Chi phí giấy phép, thanh tra, kiểm tra, chi phí bốc dỡ, vận chuyển - TK 6419: Chi phí bằng tiền khác Tài khoản liên quan khác như: 1111, 1121, 334, 214, 331 * Phương pháp tính và phân bổ chi phí bán hàng Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng từ các tài khoản chi tiết của 641 để phân bổ cho hàng nhập khẩu bán ra trong kỳ. Từ kết quả thu được sẽ tính ra kết quả kinh doanh cho hàng nhập khẩu: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ = Tổng CPBH phát sinh trong kỳ Tổng doanh thu trong kỳ x Tổng doanh thu hàng nhập khẩu trong kỳ Sau đó sẽ phân bổ tiếp cho hàng nhập khẩu trực tiếp và hàng nhập khẩu uỷ thác theo công thức: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu trực tiếp = Tổng CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu trong kỳ Tổng doanh thu hàng nhập khẩu bán trong kỳ x Doanh thu hàng nhập khẩu trực tiếp trong kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu uỷ thác = Tổng CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu trong kỳ Tổng doanh thu hàng nhập khẩu bán trong kỳ x Doanh thu bán hàng nhập khẩu uỷ thác trong kỳ Phục vụ cho nhu cầu quản trị và lập kế hoạch kinh doanh, Công ty còn xác định kết quả kinh doanh theo từng hợp đồng mua bán nội địa hàng nhập khẩu. Xuất phát từ mục đích đó chi phí bán hàng còn được phân bổ một cách chi tiết hơn cho từng hợp đồng bán theo công thức: Chi phí bán hàng nhập khẩu phân bổ theo hợp đồng i = Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu trực tiếp Tổng doanh thu các hợp đồng bán nội địa hàng nhập khẩu trong kỳ x Doanh thu bán hàng nhập khẩu theo hợp đồng thứ i trong kỳ Để hiểu rõ hơn quá trình phân bổ CPBH theo quý của Công ty ta có thể lấy một ví dụ minh hoạ: - Tổng CPBH trong quý I/2007 là: 1.500.250.000 - Tổng doanh thu trong quý là: 14.653.750.000 - Tổng doanh thu hàng nhập khẩu là: 11.562.441.000 - Tổng doanh thu hàng nhập khẩu trực tiếp là: 8.588.326.000 - Tổng doanh thu hàng nhập khẩu uỷ thác là: 2.974.115.000 Như vậy có thể phân bổ chi phí bán hàng cho: - CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu là: 1.183.761.979,7 - CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu trực tiếp là: 879.272.273,7 - CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu uỷ thác là: 760.896.094 * Quy trình ghi sổ: Kế toán cập nhật các chi phí phát sinh vào font chứng từ chung của phần mềm kế toán doanh nghiệp (OWL) áp dụng tại Công ty, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết từng tại khoản cấp 4, cấp 6. Sổ chi tiết này là căn cứ đối chiếu sổ tổng hợp phát sinh theo đối ứng tài khoản và là căn cứ để đối chiếu để xác định kết quả kinh doanh. Đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Mẫu số: 02 – TT vật tư thiết bị Văn hoá Ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ-CĐKT Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo, HN Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 01 năm 2007 Quyển số: Số : 0011 Nợ TK 141 Có TK 1111 Họ và tên người nhận: Bùi Tuấn Hạnh Địa chỉ: Nhân viên phòng Xuất nhập khẩu Lý do chi: Tạm ứng tiền công tác phí Số tiền : 1.500.000 đ (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo :……..chứng từ gốc. Ngày 04 tháng 04 năm 2007 Biểu 1.13 : Phiếu chi 11 SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG TK 641: Chi phí bán hàng Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh NT SH Nợ Có … … … … … … 03/01/07 0047E 1001/089 Phí mở L/C cho hợp đồng ngoại số 01 GUT-NT 1121-VCB 740.053,67 04/01/07 PC0011 Phòng XNK- tiền công tác phí 1111 1.500.000 10/01/07 UNC0123 Phí hải quan, phí kiểm nghiệm, giám định 1121- QĐ 750.000 … … … … … … Cộng Kết chuyển cuối kỳ 911 1.500.250.000 1.500.250.000 Biểu 1.14 : Sổ chi tiết chi phí bán hàng SỔ CÁI TK 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG Quý I/2007 Ngày Số CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu kỳ … … … … … … 03/01/07 121 Phí mở L/C cho hợp đồng số 01GUT-NT 1121 740.053,67 04/01/07 125 Công tác phí 1111 1.500.000 27/03/07 238 Trả lương cho nhân viên bán hàng T3 334 70.024.518 … … … … … … 31/03/07 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.500.250.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 1.500.250.000 1.500.250.000 Biểu 1.15: Sổ cái TK 641 STT Ghi Có của TK Đối tượng SD TK 641 HT TT 1 2 3 4 1 2 3 CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu uỷ thác CPBH phân bổ cho hợp đồng 02 ……. 760.896.094 12.899.872 ……….. 760.896.094 12.899.872 …….. Tổng 1.500.250.000 1.500.250.000 Biểu 1.16 : Trích bảng phân bổ chi phí bán hàng 1.2.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá là các khoản chi phí sau: - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý như tiển thuê văn phòng, trang thiết bị làm việc… - Chi phí nhân viên quản lý - Thuế đất, thuế môn bài, phí, lệ phí - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quản lý doanh nghiệp ( tiền điện, nước, điện thoại sử dụng cho văn phòng Công ty…) * Các chứng từ được sử dụng gồm có: - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi, giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng - Hoá đơn tiền điện, tiền nước, cước bưu điện cho văn phòng công ty - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ - Bảng tính lương và các khoản trích theo lương cho khối quản lý - Biên lai thu thuế đất, thuế môn bài - Hoá đơn chi phí tiếp khách * Phương pháp tính và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Tương tự như chi phí bán hàng, cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp từ các khoản chi tiết của 642 để phân bổ cho hàng nhập khẩu xuất bán ra trong kỳ .Từ kết quả thu được sẽ tính ra kết quả kinh doanh cho hàng nhập khẩu. Quá trình phân bổ chi phí QLDN theo quý của Công ty được minh hoạ như sau: - Tổng chi phí QLDN trong quý I/2006 là: 1.000.250.000 - Tổng doanh thu trong quý là:14.653.750.000 - Tổng doanh thu hàng nhập khẩu là:11.562.441.000 - Tổng doanh thu hàng nhập khẩu trực tiếp là: 8.588.326.000 - Tổng doanh thu hàng nhập khẩu uỷ thác là: 2.974.115.000 Như vậy có thể phân bổ chi phí QLDN cho: - CPQLDN phân bổ cho hàng nhập khẩu là: 789.240.406,7 - CPQLDN phân bổ cho hàng nhập khẩu trực tiếp là: 586.230.356,1 - CPQLDN phân bổ cho hàng nhập khẩu uỷ thác là: 203.010.050,6 * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642 được chi tiết đến cấp 3 nhằm tiện cho việc theo dõi và hạch toán các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6424: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6427: Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6418: Chi phí giấy phép, thanh tra, kiểm tra, chi phí bốc dỡ, vận chuyển - TK 6419: Chi phí bằng tiền khác Các TK liên quan khác như: 1111, 1121, 334, 214, 331 Quy trình ghi sổ: SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/01/2007 Ngày Sổ CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có … … … … … … 03/01/07 0047E 1001/089 Phí mở L/C cho hợp đồng ngoại số 01GUT-NT 1121- INCB 740.053,67 04/01/07 PC0011 Phòng XNK-tiền công tác phí 1111 1.500.000 10/01/07 UNC123 Phí hải quan, phí kiểm nghiệm, giám định 1121-QĐ 750.000 … … … … … … Cộng Kết chuyển cuối kỳ 911 1.000.250.000 1.000.250.000 Biểu 1.17 : Trích sổ chi tiết TK 642 SỔ CÁI TK 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Quý I/2007 Ngày Sổ CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … 04/01/07 123 Tạm ứng cho nhân viên văn phòng 1111 2.570.000 31/01/06 198 Khấu hao TSCĐ cho văn phòng 214 10.863.411,23 … … … … … … 31/03/06 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.000.250.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 1.000.250.000 1.000.250.000 Biểu 1.18 : Trích sổ cái TK 642 STT Ghi Có của TK Đối tượng SD TK 642 HT TT 1 2 3 4 1 2 3 CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu uỷ thác CPBH phân bổ cho hợp đồng 02 ……. 203.010.050 8.600.631,2 ……….. 203.010.050 8.600.631,2 …….. Tổng 789.240.406,7 789.240.406,7 Biểu 1.19 : Trích bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.3.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu * Phương pháp xác định kết quả kinh doanh Lơi nhuận gộp về bán nội địa hàng NK = Doanh thu bán nội địa hàng NK - Giá vốn hàng NK bán nội địa Lợi nhuận tài chính từ hoạt động NK = Doanh thu tài chính thu được từ hoạt động NK - Chi phí tài chính từ hoạt động NK Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu = Lợi nhuận gộp về bán nội địa hàng NK + Lợi nhuận tài chính từ hoạt động NK - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp doanh thu và chi phí phát sinh để xác định kết quả bán hàng nhập khẩu . Các phòng ban có liên quan phải có sơ bộ số liệu về bán hàng, thanh lý hợp đồng chuyển cho phòng kế toán duyệt. Đồng thời kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng nhập khẩu Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Kết chuyển chi phí tài chính Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Từ đó xác định lãi lỗ của hoạt động tiêu thụ hàng hoá. * Quy trình ghi sổ: Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi số liệu trên sổ chi tiết, sổ cái TK 911 và sổ cái TK 421. SỔ CHI TIẾT XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Quý I/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Phát sinh NT SH Nợ Có 31/03 Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu bán hàng nhập khẩu Doanh thu cung cấp dịch vụ 511 5111 5112 14.653.750.000 11.562.441.000 3.091.309.000 31/03 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 12.125.000.000 31/03 Kết chuyển doanh thu HĐTC 515 752.000.000 31/03 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 6.250.000 31/03 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 1.500.250.000 31/03 Kết chuyển chi phí QLDN 642 1.000.250.000 Cộng Kết chuyển lãi (lỗ) quý I/2007 421 14.631.750.000 774.000.000 15.405.750.000 Biểu 1.20 : Sổ chi tiết xác định kết quả Đơn vi: Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị CHỨNG TỪ GHI SỔ văn hoá (CEMCO) Số: 342/2007 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ VNĐ 511 911 Kết chuyển doanh thu thuần 14.653.750.000 911 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán 12.125.000.000 515 911 Kết chuyển doanh thu HĐTC 752.000.000 911 635 Kết chuyển chi phí HĐTC 6.250.000 911 641 Kết chuyển chi phí bán hàng 1.500.250.000 911 642 Kết chuyển chi phí QLDN 1.000.250.000 911 4212 Kết chuyển lãi(lỗ) quý I/2007 774.000.000 Biểu 1.21 : Chứng từ ghi sổ số 342 SỔ CÁI TK 911 – XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Quý I/2007 Ngày Sổ CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/03 342 Kết chuyển doanh thu thuần 511 14.653.750.000 31/03 342 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 12.125.000.000 31/03 342 Kết chuyển doanh thu HĐTC 515 752.000.000 31/03 342 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 6.250.000 31/03 342 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 1.500.250.000 31/03 342 Kết chuyển chi phí QLDN 642 1.000.250.000 31/03 342 Kết chuyển lãi(lỗ) quý I/2007 421 774.000.000 Tổng cộng 15.405.750.000 15.405.750.000 Biểu 1.22 : Sổ cái TK 911 Phần 2: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá 2.1. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá 2.1.1. Những ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty có địa bàn hoạt động rộng và chủ yếu tập trung tại Hà Nội. Vì vậy, Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung là hợp lý, đảm bảo tiết kiệm chi phí, tổ chức gọn nhẹ và thông tin nhanh nhạy. Mọi hoạt động kế toán đều tập trung ở trụ sở chính của Công ty, các nghiệp vụ được theo dõi , ghi chép và tổng hợp lại tại phòng kế toán tài chính, các phòng kinh doanh và các chi nhánh phải tập hợp các chứng từ và chuyển lên phòng kế toán xử lý. Việc phân công công việc trong bộ máy kế toán rất rõ ràng, mỗi kế toán viên phụ trách một phần hành kế toán cụ thể của riêng mình, công việc không bị chồng chéo, phát huy được nguồn lực sẵn có, đảm bảo mọi công tác kế toán đều được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời và ít sai sót. Đội ngũ cán bộ phòng kế toán là những người có năng lực, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc, có trình độ chuyên môn cao. - Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn Công ty sử dụng hiện nay vẫn theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. Các chứng từ bắt buộc liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu như: phiếu chi, hoá đơn GTGT… do Bộ Tài chính quy định đều được Công ty tuân thủ nghiêm túc. Ngoài các chứng từ bắt buộc, Công ty cũng có những mẫu chứng từ riêng để phù hợp với đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty cũng rất hợp lý, đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán. Đặc biệt quá trình lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán được tổ chức một cách thống nhất và hợp lý. - Về hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành đồng thời một số tài khoản được chi tiết đến cấp 3 để tiện cho việc theo dõi đối tượng khách hàng cũng như từng khoản mục riêng biệt. Ví dụ, do việc kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu xảy ra với nhiều nước trên thế giới, việc mở L/C được thực hiện ở nhiều ngân hàng, do đó kế toán đã mở chi tiết TK 112 theo từng ngân hàng cụ thể để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi có sai sót xảy ra. Đối với các tài khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả TK 131, 331…thì được chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Và được ghi chép một cách thường xuyên nhằm đảm bảo thực hiện tốt công tác thanh toán cho khách hàng đảm bảo uy tín cũng như thu hồi vốn, không bị lạm dụng vốn nhiều. - Về sổ kế toán sử dụng: Hiện nay Công ty đã áp dụng phần mềm tin học trong công tác quản lý và tổ chức kế toán. Với hình thức kế toán đăng ký là Chứng từ ghi sổ thì việc ứng dụng tin học là rất tiện lợi, phù hợp với khối lượng công việc kế toán của Công ty trong trường hợp chứng từ kế toán phát sinh nhiều, liên tục. Hơn nữa, viêc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình kế toán đã không những tiết kiệm về nhân lực mà còn tiết kiệm về thời gian, giảm khối lượng công việc của các nhân viên phòng kế toán. Đặc biệt, việc nối mạng cũng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong việc thu thập thông tin trên mạng như thông tin về tỷ giá hối đoái, các quy định mới của Bộ Tài chính. - Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo của Công ty là khá hoàn chỉnh bốn báo cáo do Bộ Tài chính quy định đều được Công ty xây dựng một cách đầy đủ, điều đó sẽ đảm bảo cho quá trình quản lý của Công ty. - Về công tác kế toán tiêu thụ nội địa hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu: Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của quá trình tiêu thụ nội địa hàng nhập khẩu, đúng quy trình luân chuyển chứng từ và tổ chức lưu trữ các chứng từ liên quan theo đúng quy định. Trước khi thực hiện một thương vụ nhập khẩu hàng hoá, phòng kinh doanh luôn tìm kiếm nhu cầu của khách hàng về mặt hàng nào đó để đảm bảo giải quyết đầu ra cho lô hàng nhập khẩu tránh tình trạng ứ đọng vốn hay hàng nhập về không tiêu thụ được làm tăng chi phí bảo quản, lưu kho…Đồng thời lập các phương án kinh doanh dự tính các chi phí và lợi ích kinh tế, những rủi ro khi thực hiện hợp đồng và xác định kết quả lãi, lỗ của mỗi hợp đồng từ đó lựa chọn phương án có hiệu quả kinh tế cao nhất. Công ty áp dụng nhiều hình thức bán hàng trong đó có hình thức bán buôn chuyển thẳng do đó việc Công ty kê khai thường xuyên và tính giá hàng hoá theo phương pháp giá thực tế đích danh trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu là phù hợp. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc ghi chép, theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày của hàng hoá mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Phương pháp này đã đảm bảo cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập khẩu, đảm bảo việc bảo quản, quản lý hàng hoá được thực hiện tốt cả về số lượng lẫn giá trị. 2.1.2. Những tồn tại Mặc dù phòng kế toán đã tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện: * Về tài khoản sử dụng Trước hết, với đặc điểm kinh doanh hàng nhập khẩu, theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, TK 156 có hai tiểu khoản là: 1561: Giá mua hàng hoá 1562: Chi phí thu mua hàng nhập khẩu Khi đó trên TK 156 thể hiện tổng hợp giá trị của lô hàng đã bao gồm giá CIF nhập khẩu, thuế và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu mua. Nhưng Công ty không phân loại chi tiết tài khoản 156 để phân biệt rõ giá trị thanh toán phải trả của lô hàng và các chi phí tăng thêm trong quá trình thu mua, vân chuyển lô hàng nhập khẩu đó. Cụ thể hơn là không có TK 1562 – Chi phí thu mua hàng nhập khẩu. Nguyên nhân chính của vấn đề này đó là do Công ty hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu vào chi phí bán hàng ( Tài khoản 641). Điều này không phù hợp với chế độ kế toán , làm cho việc xác định giá vốn hàng hoá nhập khẩu bán ra không chính xác, không xác định đúng kết quả kinh doanh trong kỳ của từng mặt hàng. Công ty hiện nay đang sử dụng hệ thống tài khoản cũ theo quyết đinh 1141-TC/QĐ/CĐKT chưa cập nhật các tài khoản mới theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC có liên quan đến hoạt động kinh doanh và loại hình doanh nghiệp của Công ty. Công ty không sử dụng tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại , gây khó khăn trong việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ cũng như việc kiểm tra sự biến động ngoại tệ khi phát hiện sai sót. Các nghiệp vụ mua bán hàng hoá thanh toán ngay được hạch toán qua tài khoản 331,131. Hạch toán như vậy làm phức tạp hoá quá trình hạch toán, khối lượng công việc kế toán sẽ tăng lên, ghi tăng công nợ rồi sau đó lại ghi giảm công nợ ngay. Như vậy, việc hạch toán chi tiết và tổng hợp các khoản công nợ này là không có ý nghĩa vì thực chất các khoản công nợ này không có phát sinh mà đã thực hiện hạch toán ngay. * Về chứng từ sử dụng: Hiện nay, quyết định 1141TC đã được thay bằng quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Do vậy một số mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển của một số chứng từ bắt buộc đã được quy định lại để phù hợp cho công tác kiểm tra và đánh giá công tác kế toán tại Công ty. * Về sổ sách sử dụng: Đặc điểm nổi bật của hình thức Chứng từ ghi sổ là “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, căn cứ này là các chứng từ ghi sổ được ghi chép hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được sử dụng với mục đích quản lý các chứng từ ghi sổ và đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh, và là căn cứ để vào sổ cái các tài khoản. Tuy nhiên Công ty bỏ qua việc ghi vào các chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mà từ các chứng từ gốc nhập luôn số liệu vào các chứng từ thuộc các phần hành kế toán trong máy, sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Thực tế theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì phần mềm kế toán không nhất thiết phải hiển thị đầy đủ quy trình kế toán theo hình thức đã đăng ký nhưng phải in đầy đủ theo sổ kế toán theo quy định. Do vậy có thể bỏ qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ khi tổng hợp số liệu nhưng vẫn phải in ra theo quy định. Sổ cái Công ty sử dụng được phần mềm tổng hợp tự động từ các sổ chi tiết. Mẫu sổ cái tổng hợp chỉ có 4 cột là: tài khoản đối ứng, tên tài khoản, phát sinh nợ và phát sinh có. Như vậy sổ cái chỉ nói lên mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản chứ chưa phản ánh trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ và chưa thể hiện nội dung các nghiệp vụ đó. Ngoài ra lĩnh vực xuất nhập khẩu thì thanh toán bằng đồng ngoại tệ là một phần rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán, việc sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho Công ty có thể theo dõi một cách chính xác giá trị hiện tại của hàng hoá nhưng cũng dẽ nảy sinh những phức tạp nhất định cho người làm kế toán. Mặc dù các mẫu sổ chi tiết mà Công ty thiết kế, phần tổng tiền được chia làm hai phần là đồng ngoại và đồng Việt Nam, song rất khó khăn cho người sử dụng theo dõi được sự thay đổi của tỷ giá làm phát sinh chênh lệch. 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá Công ty nên nghiên cứu, bổ sung và sửa đổi hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC về hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất và đáp ứng yêu cầu hoàn thiện phương pháp kế toán là tuân thủ theo các chế độ kế toán ban hành. Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật có liên quan đến chứng từ kế toán. Công ty nên phân loại chi tiết tài khoản 156 thành tiểu khoản gồm: TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng nhập khẩu Trong đó giá mua hàng hoá sẽ bao gồm giá thanh toán (giá CIF) và thuế nhập khẩu. Còn chi phí thu mua là tất cả những chi phí khác phát sinh trong quá trình nhập khẩu lô hàng như chi phí bốc dỡ, kiểm hàng, vận chuyển, phí, lệ phí… Việc phân loại như vậy sẽ giúp kế toán tính được chính xác giá vốn của lô hàng và các nhà quản trị sẽ kiểm soát được chi phí nhằm điều chỉnh kịp thời những chi phí không cân thiết khi có những khoản đột biến phát sinh. - Hoàn thiện hệ thống tài khoản: Công ty nên sử dụng thêm tài khoản 007 để theo dõi sự biến động của nguyên tệ vì số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ chiếm một phần lớn trong hoạt động thanh toán của Công ty. Bên cạnh đó tỷ giá hạch toán mà Công ty áp dụng là tỷ giá thực tế, việc áp dụng tỷ giá này sẽ làm tăng khối lượng công việc của kế toán viên lên rất nhiều. Vì thế theo ý kiến đề xuất của em thì Công ty nên áp dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp cụ liên quan đến ngoại tệ. Nguyên tắc xác định tỷ giá hối đoái: Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ áp dụng theo một tỷ giá cố định gọi là tỷ giá hạch toán. Cuối kỳ điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá ngày cuối kỳ. Chênh lệch phản ánh vào thu, chi hoạt động tài chính. Cụ thể như: Đối với các khoản doanh thu, chi phí, tài sản phát sinh bằng ngoại tệ luôn phản ánh theo tỷ giá hối đoái thực tế Đối với vốn bằng tiền, phải thu, trả (gốc ngoại tệ): tăng giảm phản ánh theo tỷ giá hạch toán. Kết cấu TK 007 – “ngoại tệ các loại” Bên nợ: Phản ánh ngoại tệ thu vào Bên có: Phản ánh ngoại tệ chi ra Số dư bên nợ: Ngoại tệ hiện có của doanh nghiệp Tài khoản này phải mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ. - Hoàn thiện sổ kế toán sử dụng: Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh mà không thực hiện hạch toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc này đã làm mất đi tính chất riêng của hình thức này là tập hợp chứng từ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy Công ty nên sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thuận tiện cho việc theo dõi và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. KẾT LUẬN Thực tập cuối khoá là khoảng thời gian giúp sinh viên tiếp xúc và làm quen với thực tế, từ đó có thể so sánh và rút ra sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế. Điều này giúp cho sinh viên bổ sung thêm kiến thức của mình đã học trong trường, bước đầu tiếp xúc với các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong thực tế. Sau một thời gian tìm hiểu và tiếp xúc với thực tiễn hoạt động kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá em đã thu thập được các kiến thức thực tiễn và lý luận cần thiết, cùng với sự giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình của ThS Trần Văn Thuận em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Chuyên đề mô tả chi tiết quá trình hạch toán cũng như trình tự ghi sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến quá trình tiêu thụ và xác định kết quả hàng nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá. Ngoài ra, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện Công tác kế toán chung của Công ty cũng như hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu cảu Công ty. Mặc đù đã cố gắng thực hiện chuyên đề một cách tốt nhất nhưng vì điều kiện trình độ còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi nhiều thiếu sót và sai sót. Kính mong nhận được sự góp ý quý báu của thầy cô. Em xin chân thành cám ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Hữu Tửu / Trường Đại học Ngoại thương / NXB Giáo dục 2002 Nghiệp vụ thanh toán quốc tế - PGS.TS Nguyễn Thị Thu Thảo/ Trường Đại học Kinh tế quốc dân / NXB Lao động xã hội năm 2004 Giáo trình Kế toán tài chính – PGS.TS Đặng Thị Loan / NXB Thống kê năm 2005 Chuẩn mực và nguyên tắc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu uỷ thác của Bộ Tài chính Các luận văn khoá 44, 43 Tạp chí kế toán. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CTGS : Chứng từ ghi sổ GTGT : Giá trị gia tăng KPCĐ : Kinh phí công đoàn NH : Ngân hàng NT : Ngày tháng SH : Số hiệu TK : Tài khoản TGNH : Tiền gửi ngân hàng TSCĐ : Tài sản cố định XNK : Xuất nhập khẩu DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ 1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CEMCO Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CEMCO Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty CEMCO Quy trình ghi sổ tại CEMCO 7 9 15 18 DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng, biểu Trang Bảng 1.1 Bảng 1.2 Bảng 1.3 Biểu 1.1 Biểu 1.2 Biểu 1.3 Biểu 1.4 Biểu 1.5 Biểu 1.6 Biểu 1.7 Biểu 1.8 Biểu 1.9 Biểu 1.10 Biểu 1.11 Biểu 1.12 Biểu 1.13 Biểu 1.14 Biểu 1.15 Biểu 1.16 Biểu 1.17 Biểu 1.18 Biểu 1.19 Biểu 1.20 Biểu 1.21 Biểu 1.22 Một số chỉ tiêu hoạt động của Công ty năm 2004 – 2006 Giá trị hàng nhập khẩu Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty CEMCO Mẫu hợp đồng kinh tế của Công ty CEMCO Phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ số 56 Sổ cái TK 632 Hoá đơn GTGT Sổ cái TK 511 Sổ chi tiết công nợ Chứng từ ghi sổ số 212 Chứng từ ghi sổ só 256 Chứng từ ghi sổ số 267 Sổ cái TK 131 Trích bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng Phiếu chi 11 Sổ chi tiết chi phí bán hàng Sổ cái TK 641 Trích bảng phân bổ chi phí bán hàng Trích sổ chi tiết TK 642 Trích sổ cái TK 642 Trích bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ chi tiết xác định kết quả Chứng từ ghi sổ số 342 Sổ cái TK 911 5 6 17 25 26 27 28 30 31 34 35 35 36 37 38 42 43 44 45 47 48 48 50 51 52 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày tháng năm 2007 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN