Luận văn Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

Êt kho: §èi víi thµnh phÈm xuÊt b¸n: Nhµ m¸y tÝnh gi¸ thùc tÕ cña thµnh phÈm b¸n theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn c¶ kú (th¸ng) ¸p dông cho tõng m¸c thuèc. Do chØ sö dông gi¸ thùc tÕ nªn sang ®Çu th¸ng sau míi tÝnh ®­îc gi¸ thµnh cña thµnh phÈm xuÊt b¸n.V× vËy, trong th¸ng khi xuÊt kho thµnh phÈm ®Ó b¸n, kÕ to¸n chØ theo dâi chØ tiªu sè l­îng. Theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn, gi¸ thùc tÕ cña thµnh phÈm xuÊt kho ®­îc tÝnh nh­ sau: Ztt TP xuÊt b¸n trong th¸ng = ZttTP tån ®Çu th¸ng + ZttTP nhËp trong th¸ng X Sè l­îng TP xuÊt b¸n trong th¸ng Sè l­îng TP tån ®Çu th¸ng + Sè l­îng TP nhËp trong th¸ng Trong ®ã: ZttTP tån ®Çu th¸ng: Dùa vµo ZttTP tån kho cña th¸ng tr­íc chuyÓn sang. ZttTP nhËp trong th¸ng: Dùa vµo sè liÖu do bé phËn kÕ to¸n tÝnh gi¸ thµnh chuyÓn sang. Sè l­îng TP tån ®Çu th¸ng: Dùa vµo sè liÖu tõ cuèi th¸ng tr­íc chuyÓn sang. Sè l­îng TP nhËp trong th¸ng: Dùa vµo b¶ng tæng hîp c¸c chøng tõ nhËp kho trong th¸ng cña kÕ to¸n. Sè l­îng TP xuÊt b¸n trong th¸ng: Dùa vµo dßng céng cuèi th¸ng cña b¶ng kª b¸n hµng cña kÕ to¸n. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n thµnh phÈm thùc hiÖn tÝnh gi¸ thµnh phÈm xuÊt kho nh­ sau: Tõ mµn h×nh nhËp liÖu, chän môc “tån kho”, sÏ xuÊt hiÖn giao diÖn: Tån kho NhËp xuÊt tån kho thuèc bao TÝnh gi¸ xuÊt, tån kho TPCK B¶ng nhËp, xu¸t, tån kho TPCK B¶ng kª TK 1522, 156, 157 5. KiÓm kª kho TPCK Chän môc “1.TÝnh gi¸ xuÊt, tån kho TPCK”, sau ®ã chän “TÝnh gi¸ xuÊt kho TPCK” tõ b¶ng: TÝnh gi¸ xuÊt, tån kho TPCK 1.TÝnh gi¸ xuÊt kho TPCK 2. TÝnh tån kho TPCK 3. Kh«i phôc tån kho ®Çu kú Sau ®ã, kÕ to¸n nhËp m· thµnh phÈm vµ Ên kÝ tù “C”, m¸y sÏ tÝnh ®¬n gi¸ xuÊt cho thµnh phÈm ®ã . VÝ dô, tÝnh gi¸ thùc tÕ cña thuèc l¸ VinaTCTY xuÊt b¸n trong th¸ng 1/2005. Thùc hiÖn theo quy tr×nh trªn, kÕ to¸n nhËp m· thuèc VinaTCTY lµ 10201, khi ®ã m¸y sÏ chuyÓn c¸c d÷ liÖu liªn quan ra mµn h×nh: Sè l­îng Thµnh TiÒn Tån ®Çu th¸ng 29.170 177.645.300 NhËp trong th¸ng 480.320 2.925.148.800 XuÊt trong th¸ng 501.020 TÝnh ®¬n gi¸ xuÊt (C/K) Ên kÝ tù “C”, ta sÏ d­îc kÕt qu¶ gi¸ thùc tÕ Vina xuÊt b¸n trong th¸ng: 3.051.211.800 ®. Sau khi tÝnh xong gi¸ xuÊt kho Ên “ESC” vµ chän môc tÝnh tån kho TPCK ®Ó sö dông lµm gi¸ xuÊt kho cho c¸c môc ®Ých kh¸c trong th¸ng sau. §èi víi thµnh phÈm xuÊt kho cho c¸c môc ®Ých kh¸c nh­: chµo hµng, kiÓm nghiÖm, tiÕp kh¸ch, xuÊt mèc, gi¸ thùc tÕ xuÊt kho ®­îc tÝnh theo gi¸ tån ®Çu k× cña tõng lo¹i thuèc t­¬ng øng. Cuèi th¸ng, m¸y tù tÝnh gi¸ thùc tÕ vµ cËp nhËt vµo c¸c sæ, b¶ng liªn quan. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ thµnh thùc tÕ cña thµnh phÈm xuÊt kho lµ c¬ së ®Ó nhµ m¸y x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng trong th¸ng. KÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm: *Thñ tôc nhËp xuÊt kho thµnh phÈm: -Thñ tôc nhËp kho: khi s¶n phÈm s¶n xuÊt hoµn thµnh nh©n viªn thèng kª ë c¸c ph©n x­ëng ghi s¶n l­îng thµnh phÈm nhËp kho vµo giÊy giao hµng råi chuyÓn cho thñ kho ®Ó tiÕn hµnh lµm thñ tôc nhËp kho. GÝ©y giao hµng ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: L­u t¹i quyÓn gèc ë c¸c ph©n x­ëng ®Ó lµm c¨n cø lËp b¸o c¸o vµo cuèi th¸ng nép phßng kÕ to¸n tµi vô vµ l­u. Liªn 2: L­u t¹i kho, cuèi th¸ng sÏ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n h¹ch to¸n vµ l­u. Liªn 3: L­u t¹i phßng tiªu thô thÞ tr­êng ®Ó theo dâi t×nh h×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm cña nhµ m¸y. Khi nhËp kho thµnh phÈm, thñ kho ký vµo gi¸y giao hµng sau khi ®· kiÓm tra, c¨n cø vµo sè liÖu trªn giÊy ®Ó ghi vµo thÎ kho. VÝ dô, vÒ giÊy giao hµng cña ph©n x­ëng bao cøng: MÉu sè 01 GiÊy giao hµng Ngµy 01 th¸ng 01 n¨m 2005 Sè 01/1 PX bao cøng Giao cho: Kho thµnh phÈm §Þa chØ: Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long C¸c lo¹i thuèc: Thuèc bao Quy c¸ch s¶n phÈm Sè kiÖn Träng l­îng Ghi chó Th¨ng Long Hång Hµ 100 H 50 H 50.000 2.500 Céng 52.500 Ng­êi giao hµng Thñ kho (Ký & ghi râ hä tªn) (Ký & ghi râ hä tªn) NÕu ph©n x­ëng s¶n xuÊt nhiªu m¸c thuèc vµ nhËp kho cïng mét ngµy th× ghi cïng mét giÊy giao hµng tÊt c¶ c¸c lo¹i thuèc ®ã. Thñ tôc xuÊt kho: Trong tr­êng hîp xuÊt b¸n, c¨n cø vµo nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ kh¶ n¨ng cña nhµ m¸y, c¸n bé phßng tiªu thô thÞ tr­êng viÕt ho¸ ®¬n GTGT vµ lËp thµnh 3 liªn: Liªn1 : L­u t¹i quyÓn gèc Liªn 2: Kh¸ch hµng gi÷ (Ho¸ ®¬n ®á) Liªn 3: Thñ kho gi÷, cuèi th¸ng chuyÓn cho phßng kÕ to¸n, Sau khi kh¸ch hµng ®Õn phßng tiªu thô thÞ tr­êng ®Ó viÕt ho¸ ®¬n GTGT, kh¸ch hµng ph¶i mang ho¸ ®¬n nµy sang phßng kÕ to¸n tµi vô ®Ó kiÓm tra. Sau ®ã, kh¸ch hµng c¨n cø vµo ho¸ ®¬n cã thÓ nép tiÒn hoÆc kh«ng nép xuèng kho lÊy hµng. Thñ kho c¨n cø vµo sè l­îng s¶n phÈm ghi trªn ho¸ ®¬n, tiÕn hµnh xuÊt kho cho kh¸ch hµng. VÝ dô, mÉu ho¸ ®¬n GTGT vÒ xuÊt b¸n thµnh phÈm: Ho¸ ®¬n MÉu sè: 01GTKT-3LL Gi¸ trÞ gia t¨ng EB/2004B Liªn 3: Néi bé 0043192 Ngµy 01 th¸ng 01 n¨m 2005 Sè ho¸ ®¬n: 1/01 §¬n vÞ b¸n hµng: Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long §Þa chØ: 235 Nguyªn xTr·i – Thanh xu©n – Hµ Néi Sè tµi kho¶n: 1500.322.000003 NHNo Hµ Néi §iÖn tho¹i: MST: 0100100054 Hä tªn ng­êi mua hµng: §ç Thu Hoa Tªn §¬n vÞ: DNTN Khang NHµn M· §V: 101 §Þa chØ: P.13 F6 khu tËp thÓ thuèc l¸ Th¨ng Long Hµ Néi Sè Tµi kho¶n:1100.125.0004 H×nh thøc thanh to¸n: Thanh to¸n chËm. Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 2 Th¨ng Long Hoµn KiÕm Thñ §« Tam §¶o Bao Bao Bao Bao 14.000 3.000 3.000 5.000 8.500 1500 1.200 1.200 19.000.000 4.500.000 3.600.000 6.000.000 Céng tiÒn hµng 25.000 33.100.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 3.310.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 36.410.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: (Ba s¸u triÖu, bèn tr¨m m­êi ngh×n ®ång ch½n) Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký vµ ghi râ hä tªn) ( Ký vµ ghi râ hä tªn) ( Ký vµ ghi râ hä tªn) Trong tr­êng hîp xuÊt v× môc ®Ých kh¸c, phßng tiªu thô thÞ tr­êng còng lËp ho¸ ®¬n GTGT, lËp thµnh 3 liªn, nh­ng trªn ho¸ ®¬n chØ ghi sè l­¬ng thµnh phÈm xuÊt kho, kh«ng ghi ®¬n gi¸ vµ sè tiÒn. VÝ dô, mÉu ho¸ ®¬n GTGT xuÊt kho thuèc l¸ dïng ®Ó tiÕp kh¸ch trong nhµ m¸y: Ho¸ ®¬n MÉu sè: 01GTKT-3LL Gi¸ trÞ gia t¨ng EB/2004B Liªn 3: Néi bé 0043262 Ngµy 07 th¸ng 01 n¨m 2005 Sè ho¸ ®¬n: 1/01 §¬n vÞ b¸n hµng: Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long §Þa chØ: 235 NguyÔn Tr·i – Thanh xu©n – Hµ Néi Sè tµi kho¶n: 1500.322.000003 NHNo Hµ Néi §iÖn tho¹i: MST: 0100100054 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn Thanh Thuû Tªn §¬n vÞ: Phßng hµnh chÝnh M· §V: 141 §Þa chØ: Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long Hµ Néi Sè Tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: Néi bé Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 2 GoldFish Th¨ng Long Bao Bao 300 100 Céng tiÒn hµng 400 ThuÕ suÊt GTGT: 0% TiÒn thuÕ GTGT Tæng céng tiÒn thanh to¸n: Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký vµ ghi râ hä tªn) ( Ký vµ ghi râ hä tªn) ( Ký vµ ghi râ hä tªn) Nh÷ng ho¸ ®¬n nµy khi ®­îc phßng tiªu thô thÞ tr­êng lËp ®ång thêi còng ®­îc cËp nhËt vµo m¸y, sau nµy sÏ ®­îc kÕt chuyÓn sang phßng kÕ to¸n. * Néi dung ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm: Do nhµ m¸y chØ s¶n xuÊt mét mÆt hµng nªn nhµ m¸y chØ tæ chøc mét kho thµnh phÈm ë gÇn c¸c ph©n x­ëng. Trong kho ®­îc ph©n chia thµnh nhiÒu khu, mçi khu lµ mét lo¹i thuèc l¸ xÕp theo thø tù l« (ngµy) s¶n xuÊt (nhËp) tr­íc th× ®­îc xuÊt tr­íc. ViÖc kÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm d­îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë c¶ 3 n¬i: kho, phßng kÕ to¸n vµ phßng tiªu thô thÞ tr­êng. Tr×nh tù kÕ to¸n cô thÓ cña nhµ m¸y nh­ sau: ë kho: hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ nhËp, xuÊt thñ kho ghi vµo thÎ kho theo chØ tiªu sè l­îng t×nh h×nh nhËp, xuÊt kho cña tõng lo¹i thuèc l¸. Cuèi th¸ng, dùa vµo sè liÖu dßng céng cña thÎ kho, thñ kho lËp b¸o c¸o kho thµnh phÈm göØ lªn phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¬ së ®èi chiÕu víi sè liÖu cña phßng kÕ to¸n. ThÎ kho ®­îc më riªng cho tõng m¸c thuèc vµ theo dâi c¶ th¸ng. VÝ dô, tõ c¸c chøng tõ ®· nªu ë môc trªn, thñ kho ghi vµo thÎ kho ®èi víi m¸c Th¨ng Long nh­ sau: BiÓu sè 1: ThÎ kho Lo¹i thuèc l¸: Th¨ng Long Chøng tõ Néi dung Sè l­îng Ghi chó Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån Sè d­ ®Çu th¸ng Ph¸t sinh trong th¸ng 01/1 01/01 XuÊt b¸n 14.000 01/1 01/01 NhËp tõ PX bao cøng 50.000 1/01 07/01 XuÊt néi bé 100 …. Céng ph¸t sinh D­ cuèi th¸ng Thñ kho Hoµng Loan Thanh BiÓu sè 2: Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long B¸o c¸o NhËp-XuÊt-Tån kho TP Kho TP Th¸ng 01 n¨m 2005 §VT: Bao Sè TT Tªn s¶n phÈm Tån ®Çu ngµy NhËp trong ngµy XuÊt trong ngµy Tån cuèi ngµy Tõ PX Tr¶ l¹i Tæng l­îng XuÊt néi bé 1 Dunhill 10 10 10 2 VinatabaSG 956.320 5.319.700 5.301.590 90 974.430 3 Vinataba TCTy 29.170 480.320 501.020 1.020 8.470 4 GoldFish 344.702 38.438 38.188 306.264 ….. Céng 6.555.201 32.638.250 5.960 32.941.608 248.112 6.657.803 Ngµy 05 th¸ng 02 n¨m 2005 Thñ kho Hoµng Loan Thanh ë phßng kÕ to¸n: Hµng ngµy, kÕ to¸n thµnh phÈm chØ qu¶n lý vµ h¹ch to¸n thµnh phÈm xuÊt kho vµ kh«ng theo dâi t×nh h×nh nhËp kho cña thµnh phÈm. Bëi v×, theo quy ®Þnh cña nhµ m¸y, cuèi th¸ng thñ kho míi chuyÓn tËp giÊy giao hµng lªn cho kÕ to¸n thµnh phÈm ®Ó h¹ch to¸n. Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n kiÓm tra l¹i tÝnh hîp ph¸p cña chøng tõ, sau ®ã ghi vµo sæ theo dâi c«ng nî (Sæ nµy më cho tõng kh¸ch hµng, më c¶ n¨m ®Ó theo dâi, ®«n ®èc thu håi nî); ®ång thêi thùc hiÖn kÕt chuyÓn sè liÖu tõ phßng tiªu thô thÞ tr­êng. Quy tr×nh thùc hiÖn nh­ sau: Tõ mµn h×nh nhËp liÖu, chän môc “CËp nhËt”, sau ®ã chän “1. KÕt chuyÓn sè liÖu”: CËp nhËt Söa H§ TPCK Söa H§ b¸n thuèc bao KÕt chuyÓn sè liÖu Khi ®ã, xuÊt hiÖn b¶ng: Thuèc bao vµ SL NK TPCK vµ b¸n kh¸c ThuÕ GTGT ®Çu vµo M· ®¬n vÞ M· s¶n phÈm M· vËt t­ Sau ®ã kÕ to¸n lÇn l­ît chän c¸c môc “4.m· ®¬n vÞ” “5. M· s¶n phÈm” ®Ó nhËp m· ®¬n vÞ mua hµng, m· thµnh phÈm xuÊt b¸n, råi Ên chÊp nhËn kÕt chuyÓn, m¸y tÝnh sÏ tù ®éng chuyÓn c¸c sè liÖu sang c¸c b¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng vµ sæ chi tiÕt c«ng nî liªn quan. Cuèi th¸ng, khi nhËn ®­îc tËp giÊy giao hµng cña thñ kho göi lªn, kÕ to¸n sau khi kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p cña chøng tõ còng thùc hiÖn kÕt chuyÓn sè liÖu s¶n l­îng nhËp kho tõ phßng tiªu thô thÞ tr­êng. C¸ch thùc hiÖn t­¬ng tù tr­êng hîp ho¸ ®¬n GTGT ë trªn, chØ kh¸c lµ kÕ to¸n chän môc “1. Thuèc bao vµ SLNK” thay v× chän môc “4. M· ®¬n vÞ” vµ “5. M· s¶n phÈm”. M¸y tÝnh sÏ chuyÓn sè liÖu sang b¶ng nhËp xuÊt tån trong th¸ng. ë phßng tiªu thô thÞ tr­êng: Ngoµi viÖc cËp nhËt c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vµo m¸y, nh©n viªn phßng tiªu thô cßn më sæ theo dâi vÒ sè l­îng nhËp - xuÊt – tån kho. Cuèi th¸ng, dùa vµo sæ chi tiÕt ®ã, nh©n viªn phßng sÏ lËp b¸o c¸o vÒ kh¶ n¨ng tiªu thô cña tõng lo¹i thuèc göi lªn cho ban gi¸m ®èc ®Ó gi¸m ®èc cã thÓ quyÕt ®Þnh h­íng s¶n xuÊt cña th¸ng sau. BiÓu sè 3: B¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng Ph­¬ng thøc b¸n: Thuèc bao néi tiªu BiÓu sè 4: B¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng. Ph­¬ng thøc b¸n: thuèc bao tiÕp kh¸ch. 2.2.1.3. KÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm. Song song víi kÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm, kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm lµ c«ng viÖc kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong c«ng t¸c qu¶n lý thµnh phÈm. KÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm ë nhµ m¸y ®­îc thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. §ång thêi, ®Ó tr¸nh cho sè liÖu sæ s¸ch kh«ng xa rêi víi sè liÖu thùc tÕ, cuèi th¸ng hoÆc vµo mét thêi ®iÓm cÇn thiÕt theo yªu cÇu cña qu¶n lý, kÕ to¸n thµnh phÈm cïng víi thñ kho sÏ tiÕn hµnh kiÓm kª ®Ó ®èi chiÕu sè liÖu, nÕu cã chÖnh lÖch th× tuú theo nguyªn nh©n ®Ó ®Ò ®¹t h­íng gi¶i quyÕt víi gi¸m ®èc. * Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: §Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt thµnh phÈm trong th¸ng, nhµ m¸y sö dông TK 155 – Thµnh phÈm. Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh hai tiÓu kho¶n: TK 1551 – Thµnh phÈm s¶n xuÊt TK 1552 – Thµnh phÈm gia c«ng chÕ biÕn hé Trong ®ã, TK 1552 chØ më vµo nh÷ng th¸ng cã ®¬n vÞ nhê gia c«ng chÕ biÕn hé. VÝ dô, th¸ng 01/2005 nhµ m¸y nhËn gia c«ng chÕ biÕn hé cho nhµ m¸y thuèc l¸ B¾c S¬n. * Sæ kÕ to¸n sö dông: KÕ to¸n tæng hîp cña nhµ m¸y ®­îc thùc hiÖn trªn B¶ng kª 8 (B¶ng kª nhËp – xuÊt – tån kho thµnh phÈm). B¶ng kª nµy ®­îc më theo th¸ng, theo dâi c¶ hai chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Hµng ngµy, khi cã nghiÖp vô nhËp, xuÊt thµnh phÈm th× phßng tiªu thô thÞ tr­êng sÏ lËp c¸c chøng tõ cÇn thiÕt vµ cËp nhËt vµo m¸y tÝnh. V× hÖ thèng m¸y tÝnh cña nhµ m¸y ®· ®­îc nèi m¹ng nªn kÕ to¸n thµnh phÈm chØ cÇn thùc hiÖn lÖnh kÕt chuyÓn sè liÖu mµ kh«ng cÇn cËp nhËt ban ®Çu c¸c chøng tõ (C¸ch kÕt chuyÓn ®· ®­îc tr×nh bµy ë trªn ). Cuèi th¸ng, sau khi thùc hiÖn lÖnh kho¸ sæ kÕ to¸n tæng hîp, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn gi¸ thµnh thùc tÕ thµnh phÈm nhËp kho trong th¸ng tõ bªn Cã TK 154 Sang bªn Nî TK 155( sè tiÒn lµ 43.503.441.325®), KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ thµnh phÈm xuÊt kho trong th¸ng tõ bªn Cã TK 155 sang bªn Nî TK 632 (ph¶n ¸nh trªn B¶ng kª 8). Ngay sau khi cã bót to¸n kÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cña thµnh phÈm sang TK 632, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn tõ bªn Nî TK 632 sang bªn Cã TK 911 sè tiÒn lµ 43.503.441.325 ® (ph¶n ¸nh trªn NKCT sè 8) ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. BiÓu sè 5: B¶ng kª 8 2.2.2. KÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm (KÕ to¸n b¸n hµng). 2.2.2.1. Ph­¬ng thøc b¸n hµng. Nhµ m¸y chñ yÕu thùc hiÖn b¸n hµng trùc tiÕp cho kh¸ch hµng b»ng viÖc ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ. Theo ®ã, gi¸ b¸n cña hÇu hÕt c¸c m¸c thuèc lµ do nhµ m¸y x©y dùng dùa trªn gi¸ thµnh, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, l·i ®Þnh møc…riªng cã hai m¸c thuèc Vina vµ Dunhill lµ do tæng c«ng ty thuèc l¸ ViÖt Nam Ên ®Þnh, do ®©y lµ hai s¶n phÈm do Tæng c«ng ty ký hîp ®ång s¶n xuÊt víi c¸c h·ng n­íc ngoµi. Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long cã rÊt nhiÒu ®¬n vÞ kh¸ch hµng, do vËy ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý nhËn diÖn, t×m kiÕm mét c¸ch nhanh chãng khi sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y, nhµ m¸y ®· tiÕn hµnh m· ho¸ c¸c ®¬n vÞ kh¸ch hµng. ViÖc m· ho¸ ®­îc sö dông ngay tõ ®Çu khi sö dông phÇm mÒm kÕ to¸n. C¸c ®¬n vÞ kh¸ch hµng cña c«ng ty ®­îc m· ho¸ nh­ sau: M· ®¬n vÞ Tªn ®¬n vÞ 101 DNTN Khang Nhµn 102 DNTN Liªn Dung 103 DNTN V©n Chi 104 DNTN Huy Kú 201 C«ng ty cæ phÇn may S.Hång 202 DN Nam S¬n 203 DNTN H¶i Hµ - Phñ Lý 301 DNTN Hång Kha 302 Cöa hµng ¨n Gi¸n KhÈu Ph­¬ng thøc thanh to¸n chñ yÕu ë nhµ m¸y lµ thanh to¸n chËm. Mét sè tr­êng hîp, kh¸ch hµng còng thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc b»ng chuyÓn kho¶n. 2.2.2.2. KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng. Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long ¸p dông thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thóª, ®ång thêi thµnh phÈm lµ thuèc l¸ ®iÕu _ lo¹i mÆt hµng chÞu thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt. V× vËy, doanh thu b¸n hµng ë nhµ m¸y lµ toµn bé sè tiÒn b¸n hµng ch­a cã thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng, ®· cã thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt. * Chøng tõ kÕ to¸n sö dông: Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu thu GiÊy b¸o Cã cña Ng©n hµng… §©y lµ nh÷ng chøng tõ ®­îc lµm c¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh vµ ghi sæ kÕ to¸n liªn quan. * Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: §Ó h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng, nhµ m¸y sö dông c¸c tµi kho¶n sau: TK 511: Doanh thu b¸n hµng TK 3331: ThuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép TK 111: TiÒn mÆt TK 112: TiÒn göi Ng©n hµng ….. * Tr×nh tù kÕ to¸n: Tr­êng hîp thanh to¸n chËm: Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p cña chøng tõ, råi kÕt chuyÓn c¸c d÷ liÖu liªn quan tõ phßng tiªu thô thÞ tr­êng. M¸y tÝnh sÏ tù ®éng ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo c¸c sæ kÕ to¸n liªn quan: B¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng, chi tiÕt c«ng nî, chi tiÕt s¶n l­îng b¸n. Cuèi th¸ng, tæng hîp sè liÖu b¸n hµng theo doanh thu b¸n hµng, theo ®¬n vÞ mua, tæng hîp c«ng nî vµ kÕt chuyÓn sang NKCT sè 8 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 1311/ Cã TK 511. §ång thêi, c¸c d÷ liÖu võa ®­îc kÕt chuyÓn còng lµ c¬ së ®Ó in ra b¸o c¸o thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng, b¸o c¸o thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt hµng th¸ng. VÝ dô, ®èi víi ho¸ ®¬n GTGT xuÊt b¸n cho DNTN Khang Nhµn ë trªn, sau khi ®­îc kÕt chuyÓn vµo b¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng th× m¸y tÝnh còng ®ång thêi vµo B¶ng chi tiÕt c«ng nî (më cho tõng ®¬n vÞ kh¸ch hµng) sè tiÒn lµ: 44.462.000 ®. Cuèi th¸ng, toµn bé sè tiÒn mua hµng cña doanh nghiÖp nµy ®­îc ph¶n ¸nh trªn b¶ng tæng hîp b¸n hµng theo ®¬n vÞ mua; sè tiÒn cßn nî ®­îc ph¶n ¸nh trªn b¶ng kª sè 11 (B¶ng kª c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng). BiÓu sè 6: B¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng (DNTN Khang Nhµn) BiÓu sè 7: B¶ng chi tiÕt c«ng nî (DNTN Khang Nhµn) BiÓu sè 8: Tæng hîp theo doanh thu b¸n BiÓu sè 9: B¶ng kª sè 11 Tr­êng hîp thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng. Khi ®ã chøng tõ thanh to¸n sÏ ®­îc kÕ to¸n tiÒn mÆt hoÆc kÕ to¸n tiÒn göi cËp nhËt vµo m¸y, kÕ to¸n tiªu thô ghi nhËn doanh thu b»ng c¸ch kÕt chuyÓn sè liÖu. C¸ch thùc hiÖn nµy sÏ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng ghi trïng gi÷a kÕ to¸n tiÒn vµ kÕ to¸n tiªu thô. Cuèi th¸ng, bót to¸n ghi nhËn doanh thu (Cã TK 511 ®èi øng Nî TK 1111, Nî TK1121,hoÆc Nî TK 1311) ®­îc thÓ hiÖn trªn NKCT sè 8. VÝ dô, ngµy 5/01/2005 cã nghiÖp vô b¸n thuèc l¸ cho DNTN Liªn Dung, sè tiÒn: 1.650.000 ® (trong ®ã thuÕ GTGT 10%), ®· thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt (phiÕu thu sè 134 ngµy 25/01/2005). Quy tr×nh nhËp liÖu chøng tõ nµy nh­ sau: Tõ giao diÖn chung, chän môc “CËp nhËt phiÕu thu”, sÏxuÊt hiÖn b¶ng: PhiÕu thu S. chøng tõ TK Nî: 1111 Ngµy chøng tõ TK Cã: 511 Hä tªn ng­êi nép: M· ®v Tªn ®¬n vÞ §Þa chØ: M· ®v chi tiÕt Tªn Néi dung Tæng tiÒn Tû lÖ % Tiªn VAT TiÒn ch­a thuÕ TËp thu sè KÌm theo 01 CT gèc 134 25/1/2005 §ç Thu HiÒn 102 DNTN Liªn Dung 124 phè Th¸i ThÞnh- Trung LiÖt – QuËn §èng §a - HN 102 Tr¶ tiÒn mua hµng 1650000 150.000 3 DNTN Liªn Dung 10 1.500.000 NhËp Ghi In Tr­íc Sau Söa Xo¸ Tho¸t ¤ “sè C.tõ”: nhËp 134 ¤ “TK Nî”: m¸y ngÇm ®Þnh 1111 ¤ “TK cã”: nhËp 511 ¤ “Hä tªn ng­êi nép”: nhËp tªn ng­êi tr¶ tiÒn hµng: §ç Thu HiÒn ¤ “M· ®¬n vÞ”: nhËp m· ®¬n vÞ mua hµng: 102 ¤ “Tªn ®¬n vÞ”, “§Þa chØ”, “M· ®¬n vÞ chi tiÕt”, “Tªn”: M¸y sÏ tù ngÇm ®Þnh khi nhËp m· ®¬n vÞ ¤ “Néi dung”: NhËp néi dung nghiÖp vô: tr¶ tiÒn mua hµng ¤ “Tæng tiÒn”: nhËp sè tiªn thanh to¸n: 1.650.000 ® ¤ “ThuÕ GTGT”: nhËp thuÕ suÊt thuÕ GTGT: 10% ¤ “TiÒn thuÕ”, “TiÒn ch­a thuÕ”: m¸y tù thùc hiÖn khi nhËp thuÕ suÊt Ên “Ghi”, khi ®ã sè tiÒn b¸n hµng n¸y sÏ ®­îc chuyÓn sang chi tiÕt quü phÇn thu (kÕ to¸n tiÒn mÆt ); Cßn kÕ to¸n tiªu thô sau khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n kÌm phiÕu thu sÏ tiÕn hµnh kÕt chuyÓn sè liÖu mµ kh«ng cÇn ph¶i cËp nhËt l¹i chøng tõ. Cuèi th¸ng, sè liÖu tæng hîp ph¸t sinh bªn Nî TK 1111 ®èi øng Cã TK 511 còng ®­îc thÓ hiÖn trªn NKCT sè 8. 2.2.2.3. KÕ to¸n c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu. Nh­ ®· nªu ë phÇn lý luËn chung, trong qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm th­êng ph¸t sinh c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu, ®ã lµ: chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, c¸c lo¹i thuÕ nh­: thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp, thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt, thuÕ nhËp khÈu. Nh­ng ë nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long hiÖn nay chØ ph¸t sinh c¸c kho¶n gi¶m trõ lµ: thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt vµ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. * KÕ to¸n thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt: HiÖn nay, mÆt hµng thuèc l¸ chÞu thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt víi c¸c møc thuÕ suÊt kh¸c nhau: §èi víi c¸c m¸c thuèc s¶n xuÊt tõ nguyªn liÖu nhËp ngo¹i nh­ Vinataba, Dunhill thuÕ suÊt lµ 65% gi¸ b¸n ch­a thuÕ. §èi víi c¸c m¸c thuèc s¶n xuÊt tõ nguyªn liÖu trong n­íc (thuèc ®Çu läc) nh­ Hång Hµ, Hoµn KiÕm, Th¨ng Long… thuÕ suÊt lµ 45% gi¸ b¸n ch­a tÝnh thuÕ. §èi víi thuèc kh«ng ®Çu läc nh­ §iÖn Biªn, Sa Pa… thuÕ suÊt lµ 25% gi¸ b¸n ch­a tÝnh thuÕ. §Ó h¹ch to¸n thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt, kÕ to¸n sö dông TK 3332- ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt. Tr×nh tù h¹ch to¸n nh­ sau: H»ng ngµy khi cã nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh, phßng tiªu thô lËp ho¸ ®¬n, sè liÖu trªn ho¸ ®¬n chÝnh lµ c¨n cø ®Ó kª khai thuÕ. Khi cËp nhËt ho¸ ®¬n vµo m¸y tÝnh ®ång thêi m¸y sÏ tÝnh ra sè tiÒn thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt vµ ghi vµo b¸o c¸o thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt hµng ngµy. Cuèi th¸ng, tæng h¬p lËp tê khai tÝnh thuÕ gåm 2 b¶n (1 b¶n ®Ó l­­ l¹i nhµ m¸y, 1 b¶n nép cho c¬ quan thuÕ) cã x¸c nhËn cña c¸n bé thuÕ trùc tiÕp qu¶n lý nhµ m¸y vµ x¸c nhËn cña thñ tr­ëng, kÕ to¸n tr­ëng nhµ m¸y, thñ tr­ëng ®¬n vÞ thu thuÕ. BiÓu sè 10: Tê khai thuÕ TT§B * KÕ to¸n hµng b¸n tr¶ l¹i: Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: TK 531 – Hµng b¸n tr¶ l¹i Tr×nh tù kÕ to¸n: Khi kh¸ch hµng nhËn thÊy hµng kÐm phÈm chÊt hoÆc do nhµ m¸y thùc hiÖn sai hîp ®ång vÒ thêi gian giao hµng kh¸ch hµng cã quyÒn tr¶ l¹i sè s¶n phÈm theo ®óng quy ®Þnh cña hîp ®ång ®­îc kÝ kÕt gi÷a hai bªn. Kh¸ch hµng sÏ lËp mét ®¬n ®Ò nghÞ nhËp l¹i hµng. Trong ®¬n ph¶i ®Çy ®ñ hä tªn, ®Þa chØ kh¸ch hµng, lÝ do tr¶ l¹i… §¬n ®Ò nghÞ nhËp l¹i hµng tr­íc hÕt ®­îc chuyÓn cho phßng tiªu thô, sau ®ã chuyÓn lªn ban gi¸m ®èc phª duyÖt. NÕu gi¸m ®èc chÊp nhËn nhËp l¹i hµng th× kh¸ch hµng sÔ ho¸ ®¬n GTGT vÒ sè hµng tr¶ l¹i, coi nh­ tr­êng hîp b¸n l¹i hµng cho nhµ m¸y. T¹i nhµ m¸y, sau khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n ®á vµ l« hµng tr¶ l¹i, phßng KCS vµ phßng KTCN c¨n cø vµo ho¸ d¬n sÏ kiÓm tra l« hµng vµ ®­a ra kÕt luËn ®Ó cã ph­¬ng ¸n xö lý l« hµng nµy. NÕu chÊt l­îng s¶n phÈm kh«ng tèt th× s¶n phÈm sÏ ®­îc ®­a xuèng ph©n x­ëng theo ph­¬ng thøc xuÊt mèc. NÕu s¶n phÈm kh«ng bÞ háng th× sÏ ®­îc quay l¹i kho ®Ó tiÕp tôc qu¸ tr×nh chê tiªu thô. §ång thêi ho¸ ®¬n nµy sÏ ®­îc chuyÓn lªn phßng tiªu thô thÞ tr­êng ®Ó cËp nhËt vµo m¸y (Quy tr×nh nhËp liÖu gièng nh­ tr­êng hîp b¸n hµng). T¹i phßng kÕ to¸n, khi nhËn ®­îc chøng tõ tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p cña chøng tõ, sau ®ã thùc hiÖn kÕt chuyÓn sè liÖu tõ phßng tiªu thô sang b¶ng kª chi tiÕt b¸n hµng (ph­¬ng thøc b¸n: thuèc bao tr¶ l¹i). Sè liÖu vÒ hµng tr¶ l¹i còng ®­îc thÓ hiÖn trªn b¶ng kª 8 (theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 1551/ Cã TK 632), tæng hîp doanh thu b¸n hµng, sæ chi tiÕt c«ng nî liªn quan , b¶ng kª sè 11 (theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 531/ Cã TK 1311) vµ NKCT sè 8 (theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 511/ Cã TK 531). 2.2.2.3. KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n. Gi¸ vèn hµng b¸n thùc chÊt lµ trÞ gi¸ vèn (gi¸ thµnh thùc tÕ) cña thµnh phÈm xuÊt b¸n trong th¸ng. Tµi kho¶n sö dông: TK 632 – Gi¸ vèn hµng b¸n Ë nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long gi¸vèn hµng b¸n ®­îc ph¶n ¸nh theo dâi trªn b¶ng kª sè 8. Cuèi th¸ng, sau khi thùc hiÖn lÖnh kÕt chuyÓn, m¸y tÝnh sÏ chuyÓn sè liÖu ë cét xuÊt (dßng tæng céng) trªn b¶ng kª sè 8 sang NKCT sè 8 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 632 43.070.746.199 Cã TK 155 43.070.746.199 2.2.3. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp. 2.2.3.1. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng. * Tµi kho¶n kÕ to¸n: §Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng(CPBH) ph¸t sinh trong th¸ng, kÕ to¸n sö dông TK641- chi phÝ b¸n hµng.Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: -TK6411: Chi phÝ nh©n viªn. +TK64111: TiÒn l­¬ng nh©n viªn tiªu thô thµnh phÈm +TK64112: Kinh phÝ c«ng ®oµn +TK64113: B¶o hiÓm x· héi +TK64114: B¶o hiÓm y tÕ +TK64115: TiÒn ¨n ca nh©n viªn b¸n hµng -TK64112: Chi phÝ vËt liÖu bao b× +TK64121: VËt liÖu bao b× ®ãng gãi s¶n phÈm tiªu thô +TK64122: VËt liÖu b¶o qu¶n, söa ch÷a TSC§ kh©u tiªu thô s¶n phÈm +TK64123: Nhiªn liÖu b¶o qu¶n, s÷a ch÷a TSC§ kh©u tiªu thô s¶n phÈm -TK6413: Chi phÝ dông cô ®å dïng + TK 64131: Dông cô, thiÕt bÞ phôc vô b¸n hµng + TK 64132: Chi phÝ quÇn ¸o, ®å dïng b¶o hé lao ®éng. - TK 6414:Chi phÝ khÊu hao TSC§ + TK 64141: KhÊu hao TSC§ ë ®¬n vÞ + TK 64142: KhÊu hao TSC§ ®i thuª TK 6417: + TK 64171: Chi phÝ thuª bèc v¸c, vÈn chuyÓn hµng tiªu thô + TK 64172: Chi phÝ thuª kho b·i phôc vô tiªu thô + TK 64173: TiÒn hoa hång tr¶ cho ®¬n vÞ nhËn uû th¸c + TK 64174: chi phÝ thuª ngoµi b¶o tr×, s÷a ch÷a TSC§ kh©u tiªu thô + TK 64175: Chi phÝ kiÓm nghiÖm, gi¸m ®Þnh TK 6418: chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c + TK 64181: Chi phÝ thuª b¶o hµnh s¶n phÈm, chµo hµng + TK 64182: Chi phÝ tiÕp kh¸ch, héi nghÞ kh¸ch hµng + TK 64183: Chi phÝ y tÕ thuèc men + TK 64184: Chi phÝ vÖ sinh,t¹p vô + TK 64188: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c *Chøng tõ kÕ to¸n: B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH, b¶ng tÝnh khÊu hao TSC§, ho¸ ®¬n GTGT... *Tr×nh tù kÕ to¸n: Khi cã c¸c chi phÝ ph¸t sinh, tuú theo néi dung kinh tÕ cña tõng lo¹i chi phÝ, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ®Ó lËp phiÕu chi (nÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt) vµ uû nhiÖm chi (nÕu thanh to¸n qua ng©n hµng) ®ång thêi cËp nhËt chøng tõ vµo m¸y. C«ng viÖc nµy do kÕ to¸n tiÒn mÆt hoÆc kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng ®¶m nhËn. VÝ dô: Th¸ng 01/2005 cã nghiÖp vô thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn hµng tiªu thô cho c«ng ty vËn t¶i Thµnh H­ng, sè tiÒn lµ 1.980.000 ® (thuÕ GTGT 10 % ), ®· thanh to¸n qua ng©n hµng ( uû nhiÖm chi ngµy 21/01/2005 ). KÕ to¸n tiÕn hµnh nhËp liÖu nh­ sau: Tõ mµn h×nh nhËp liÖu kÕ to¸n chän môc “sè liÖu” sau ®ã chän “nhËp chøng tõ ng©n hµng”, khi ®ã xuÊt hiÖn giao diÖn: NhËp chøng tõ ng©n hµng uû nhiÖm chi S. chøng tõ LËp ngµy: Tªn ®¬n vÞ tr¶ tiÒn T¹i ng©n hµng Thµnh phè Sè TK M· ®¬n vÞ Tªn ®¬n vÞ nhËn tiÒn Sè hîp ®ång Sè TK Tû lÖ T¹i ng©n hµng Thµnh phè Néi dung K Sè tiÒn 36 Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¾ng Long N«ng nghiÖp 15003110000051413 Hµ Néi 201 CT vËn t¶i Thµnh H­ng 0011000016962 Ngo¹i th­¬ng VN Tr¶ tiÒn vËn chuyÓn TPTT 1.980.000 05 Hµ Néi NhËp Ghi In Tr­íc Sau Söa Xo¸ Tho¸t 21/01/2005 -¤ “ sè chøng tõ”: nhËp sè 36 -¤ “lËp ngµy”: nhËp ngµy 21/01/05 -¤ ” tªn ®¬n vÞ tr¶ tiÒn” nhËp: Nhµ m¸y thu«c l¸ Th¨ng Long -¤ “t¹i ng©n hµng”, “thµnh phè”, “ sè tµi kho¶n”: m¸y ngÇm ®Þnh -¤ “ m· ®¬n vÞ”: nhËp m· ®¬n vÞ b¸n: 201 -¤ “ tªn ®¬n vÞ nhË tiÒn”, “ t¹i ng©n hµng”, “ sè tµi kho¶n”: may ngÇm ®Þnh khi nhËp m· ®¬n vÞ lµ 201 -¤ “néi dung”: nhËp néi dung nghiÖp vô ph¸t sinh : tr¶ tiÒn vËn chuyÓn TP tiªu thô -¤ “ sè tiÒn”: nhËp sè tiÒn thanh to¸n: 1.980.000 -Ên “ ghi ” Sau khi “ghi”, sè liÖu trªn chøng tõ sÔ ®­îc m¸y tÝnh tù ®Þnh kho¶n ( Nî TK 6417/Cã TK 112 ) vµ kÕt chuyÓn sang b¶ng kª 5 ( TK 641). Cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vÒ sè liÖu vÒ chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong th¸ng trªn b¶ng kª 5 ( TK 641 ) vµ tiÕn hµnh ph©n bæ cho hµng tiªu thô ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶. Tiªu thøc ph©n bæ CPBH cho tõng m¸c thuèc lµ: khèi l­îng s¶n phÈm tiªu thô trong k×. VÝ dô: Trong th¸ng 01/2005, CHBH tËp hîp ®­îc ë toµn nhµ m¸y lµ 25.352.879.970®. Chi phÝ nµy sÏ ®­îc ph©n bæ cho tõng m¸c thuèc theo tû lÖ s¶n l­îng tiªu thô cña tõng m¸c thuèc so víi tæng sè s¶n phÈm tiªu thô. Tæng sè s¶n phÈm tiªu thô trong th¸ng lµ: 32.535.271 bao Nh­ vËy, hÖ sè ph©n bæ CPBH b»ng: 2.375.159.753 : 32.525.271 = 73,03 S¶n l­îng tiªu thô cña Vina SG trong th¸ng lµ: 5.301.500 CPBH ph©n bæ cho Vina SG lµ: 5.301.500 x 73,03 = 387.132.030 ® T­¬ng tù ta còng tÝnh ®­îc CPBH ph©n bæ cho tõng m¸c thuèc kh¸c. C«ng viÖc ph©n bæ CPBH cho hµng tiªu thô ®­îc m¸y tÝnh thùc hiÖn ngay khi kÕ to¸n thùc hiÖn lÖnh tæng hîp vµ kÕt chuyÓn sè liÖu CPBH sang TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cña toµn nhµ m¸y. Toµn bé CPBH ph¸t sinh trong th¸ng ®­îc ph¶n ¸nh vµo NKCT sè 8 (Nî TK 911) theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 911 2.375.159.753 Cã TK 641 2.375.159.753 BiÓu sè 11: B¶ng kª 5 (TK 641) 2.2.3.2. KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: * Tµi kho¶n kÕ to¸n: §Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh trong th¸ng kÕ to¸n sö dông TK 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Tµi kho¶n nµy®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n sau: - TK 6421 : Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý +TK 64211 : TiÒn l­¬ng nh©n viªn qu¶n lý phßng ban +TK 64212 : Kinh phÝ c«ng ®oµn bé phËn qu¶n lý +TK 64213 : BHXH nh©n viªn qu¶n lý +TK 64214 : BHYT bé phËn qu¶n lý phßng ban +TK 64215 : TiÒn ¨n ca nh©n viªn qu¶n lý phßng ban -TK 6422 : Chi phÝ vËt liÖu qu¶n lý +TK 64221 : Chi phÝ v¨n phßng phÈm v¨n th­ +TK 64222 : VËt liÖu b¶o qu¶n, söa ch÷a TSC§ +TK 64223 : Nh©n viªn b¶o qu¶n phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý -TK 6424 : Chi phÝ khÊu hao TSC§ +TK 64241 : KhÊu hao TSC§ ë ®¬n vÞ +TK 64242 : KhÊu hao TSC§ ®i thuª -TK 6425 : ThuÕ, phÝ, lÖ phÝ +TK 64251 : Thu vÒ sö dông vèn +TK 64252 : ThuÕ nhµ ®Êt +TK 64253 : ThuÕ m«n bµi +TK 64254 : LÖ phÝ giao th«ng, lÖ phÝ cÇu phµ +TK 64255 : C¸c kho¶n phÝ, lÖ phÝ kh¸c -TK 6426 : Chi phÝ dù phßng +TK 64261 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi +TK 64262 Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho -TK 6427 : Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi +TK 64271 : Chi phÝ ®iÖn n­íc phôc vô qu¶n lý +TK 64272 : Chi phÝ ®iÖn tho¹i +TK 64273 : Chi phÝ b¶o hiÓm +TK 64274 : Chi phÝ thuª ngoµi b¶o tr×, söa ch÷a TSC§ +TK 64275 : Chi phÝ kiÓm to¸n… -TK 6429 : Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c +TK 64291 : TrÝch nép quü c«ng ty vÒ quü qu¶n lý cÊp trªn +TK 64292 : Chi phÝ c«ng t¸c phÝ, tÇu xe, ®i phÐp +TK 64293 : Chi phÝ héi nghÞ tiÕp kh¸ch +TK 64294 : Chi phÝ vÒ vâ trang tù vÖ +TK 64295 : Chi phÝ vÒ tuyÓn dông ®µo t¹o c¸n bé +TK 64296 : Chi phÝ in tµi liÖu, b¸o chÝ, t¹p chÝ +TK 64298 : Chi phÝ l·i tiÒn vay -TK 64299 : Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c Gièng nh­ CPBH, CPQLDN ph¸t sinh trong th¸ng còng ®­îc ph©n lo¹i theo néi dung kinh tÕ cña chi phÝ. KÕ to¸n tËp hîp c¸c chi phÝ ph¸t sinh trªn b¶ng kª sè 5( TK 642). Sè liÖu tæng hîp vÒ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh trªn b¶ng kª sè 5 cuèi kú ®­îc kÕt chuyÓn toµn bé sang tµi kho¶n 911. BiÓu sè 12: B¶ng kª 5 (TK 642) §Ó ph©n bæ CPQLDN cho tõng m¸c thuèc tiªu thô, nhµ m¸y sö dông tiªu thøc: tû lÖ s¶n l­îng quy ®æi cña tõng lo¹i thuèc so víi tæng sè s¶n l­îng thuèc tiªu thô. VÝ dô, trong th¸ng 01/2005, CPQLDN tËp hîp ®­îc lµ: 2.948.781.248 ®. Theo quy ®Þnh cña nhµ m¸y, lÊy m¸c thuèc Hoµn KiÕm lµm hÖ sè quy ®æi (hÖ sè 1). Trong th¸ng 01/2005 tæng s¶n l­îng tiªu thô cña Vina SG lµ 5.301.500 bao; cña Hoµn KiÕm lµ 4.436.980 bao; cña toµn nhµ m¸y lµ 32.525.271 bao; do ®ã, hÖ sè quy ®æi cña Vina SG lµ: 5.301.500 : 4.436.980 = 1,2. S¶n l­îng quy ®æi cña Vina SG = 5.301.500 x 1,2 = 6.361.800 bao Nh­ vËy, CPQLDN ph©n bæ : (2.948.781.248 : 32.525.271) x 6.361.800 = 576.768.646,9 ® Còng nh­ CPBH, viÖc ph©n bæ CPQLDN do m¸y tÝnh thùc hiÖn; toµn bé CPQLDN ph¸t sinh trong th¸ng ®­îc ph¶n ¸nh vµo NKCT sè 8 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 911 2.948.781.248 Cã TK 642 2.948.781.248 1.2.4. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. ViÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ®­îc thùc hiÖn vµo cuèi mçi th¸ng. Quy tr×nh thùc hiÖn nh­ sau: Tõ giao diÖn chung, kÕ to¸n chän môc “tæng hîp”, sÏ xuÊt hiÖn b¶ng: Tæng hîp Chi tiÕt b¸n thuèc bao Chi tiÕt b¸n hµng kh¸c Tæng hîp theo ®¬n vÞ mua Tæng hîp theo doanh thu b¸n KÕt qu¶ kinh doanh thuèc bao KÕt qu¶ kinh doanh TPCK Tõ b¶ng trªn, chän môc “KÕt qu¶ kinh doanh thuèc bao”, khi ®ã m¸y sÏ tù ®éng thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶: kÕt chuyÓn doanh thu, gi¸ vèn, CPBH, CPQLDN sang tµi kho¶n 911, sau ®ã c©n ®èi gi÷a bªn Nî vµ bªn Cã TK 911 ®Ó chuyÓn sang TK 4212: x¸c ®Þnh l·i, lç. BiÓu sè 13: NKCT sè 8. BiÓu sè 14: Sæ c¸i TK 911 ch­¬ng iii Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long 3.1. NhËn xÐt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long 3.1.1.Nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc: Trong suèt h¬n 40 n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn, nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu nhÊt ®Þnh. Tõ chç c¬ së vËt chÊt nghÌo nµn, m¸y mãc thiÕt bÞ l¹c hËu, s¶n xuÊt thuèc kh«ng ®Çu läc lµ chñ yÕu, ®Õn nay nhµ m¸y ®· cã hµng ngh×n kü s­ vµ c«ng nh©n lµnh nghÒ, cã thÓ ®iÒu khiÓn ®­îc nh÷ng d©y chuyÒn s¶n xuÊt thuèc l¸ hiÖn ®¹i nh­ d©y chuyÒn s¶n xuÊt Vinataba, Hång Hµ, Dunhill vµ s¶n phÈm chñ yÕu lµ thuèc cã ®Çu läc, kÓ c¶ c¸c lo¹i thuèc ®­îc s¶n xuÊt b»ng nguyªn liÖu trong n­íc, thÞ tr­êng tiªu thô cña nhµ m¸y ngµy cµng më réng. §ã lµ do nhµ m¸y ®· kh«ng ngõng c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn vÒ mäi mÆt s¶n xuÊt vµ qu¶n lý trong ®ã cã sù gãp phÇn kh«ng nhá cña bé phËn kÕ to¸n. Lµ mét bé phËn quan träng trong hÖ thèng qu¶n lÝ, bé phËn kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng nãi riªng ®· ®­îc nhµ m¸y quan t©m, hiÖn ®¹i ho¸, n©ng cao tr×nh ®é nhê ®ã ®· ®¸p øng kh¸ tèt nh÷ng yªu cÇu cña qu¶n lý ®Æt ra. §iÒu ®ã ®­îc thÓ hiÖn trªn c¸c mÆt * C«ng t¸c tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n HiÖn nay phßng kÕ to¸n cña nhµ m¸y cã 16 ng­êi, mçi ng­êi ®­îc ph©n c«ng chÞu tr¸ch nhiÖm phô tr¸ch tõng phÇn hµnh nhÊt ®Þnh mét c¸ch hîp lý, khoa häc, thuËn tiÖn trong nèi quan hÖ lµm viÖc víi nhau. CiÖc ph©n c«ng c¸c nh©n viªn ®¶m nhËn phÇn hµnh kÕ to¸n nµo lµ dùa vµo n¨ng lùc chuyªn m«n cña mçi ng­êi nªn bé m¸y kÕ to¸n cña nhµ m¸y ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶. ViÖc lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm vµ quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y. C¸c nh©n viªn thèng kª ë c¸c bé phËn s¶n xuÊt, phßng ban ®· cã sù phèi hîp hµi hoµ, nhiÖt t×nh, tr¸ch nhiÖm nªn c«ng viÖc cña phßng kÕ to¸n diÔn ra thuËn lîi. ViÖc lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ víi c¸c sæ chi tiÕt, sæ kÕ to¸n tæng hîp, c¸c b¸o c¸o tæng hîp vÒ thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm ®· ®¸p øng ®­îc c¬ b¶n nh÷ng yªu cÇu cña qu¶n lý ®Æt ra vµ phï hîp víi viÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n. HÖ thèng sæ s¸ch b¸o c¸o kh¸ hoµn chØnh theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n ban hµnh. Ngoµi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, nhµ m¸y cßn sö dông hµng lo¹t c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n trÞ nhµ m¸y. * ViÖc m· ho¸, vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n. Nhµ m¸y ®· thùc hiÖn m· ho¸ cho tÊt c¶ c¸c lo¹i thµnh phÈm, viÖc m· ho¸ nµy gióp cho c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc nhanh, th«ng tin cËp nhËt, kh«ng bÞ trïng lÆp. ViÖc më chi tiÕt cho hÖ thèng tµi kho¶n sö dông ë nhµ m¸y hiÖn nay ®· ®¸p øng ®­îc phÇn nµo yªu cÇu kÕ to¸n qu¶n trÞ. §Ó thÊy râ h¬n ­u ®iÓm trong viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cña nhµ m¸y, ta ®i s©u vµo tõng phÇn hµnh cô thÓ trong c«ng t¸c kÕ to¸n nµy: * VÒ h¹ch to¸n thµnh phÈm tån kho: Thµnh phÈm cña nhµ m¸y ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ trªn tÊt c¶ c¸c mÆt vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, gi¸ trÞ trong suèt qu¸ tr×nh vËn ®éng tõ s¶n xuÊt ®Õn tiªu dïng. Nhê ®ã mµ s¶n phÈm cña nhµ m¸y cã chÊt l­îng cao, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña thÞ tr­êng, n©ng cao uy tÝn cña nhµ m¸y víi b¹n hµng. C¸c chøng tõ ®­îc sö dông ®Ó h¹ch to¸n thµnh phÈm lµ: PhiÕu nhËp kho, Ho¸ ®¬n GTGT ... lµ phï hîp víi mÉu quy ®Þnh hiÖn hµnh. Qua kiÓm tra tÝnh hîp lý cña c¸c chøng tõ nãi trªn ®Òu ®¶m b¶o ghi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh theo ®óng thêi gian, ®Þa ®iÓm, cã ch÷ ký ®Çy ®ñ cña c¸c bé phËn cÇn thiÕt. ViÖc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ kh¸ hîp lý, gi÷a c¸c phßng ban cã sù kÕt hîp chÆt chÏ trong viÖc hoµn chØnh chøng tõ, nhê ®ã mµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc theo dâi kiÓm tra lÉn nhau gi÷a c¸c bé phËn, h¹n chÕ viÖc thÊt tho¸t thµnh phÈm. ViÖc kÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm theo ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®­îc ¸p dông ë nhµ m¸y rÊt thÝch hîp v× viÖc ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ m¸y sÏ h¹n chÕ ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ sù ghi chÐp trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm ë nhµ m¸y theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®· gióp cho viÖc qu¶n lý thµnh phÈm víi sè l­îng, chñng lo¹i lín ®­îc diÔn ra thuËn lîi. * KÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng KÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë nhµ m¸y nh×n chung ®· ph¶n ¸nh trung thùc sè liÖu, sæ s¸ch râ rµng, h¹ch to¸n chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ph¸t sinh trong kú h¹ch to¸n, ®¶m b¶o cung cÊp ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý cña nhµ m¸y, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ. ViÖc tæ chøc hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n vµ lu©n chuyÓn sæ s¸ch chøng tõ trong qu¸ tr×nh b¸n hµng lµ t­¬ng ®èi hîp lý, trªn c¬ së ®¶m b¶o nh÷ng nguyªn t¾c kÕ to¸n cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh vµ phï hîp víi kh¶ n¨ng, tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n, phï hîp víi quy m«, ®Æc ®iÓm kinh doanh cña nhµ m¸y. §èi víi chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë nhµ m¸y ®· h¹ch to¸n chi tiÕt, râ rµng, chÝnh x¸c c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh trong kú, t¹o c¬ së x¸c ®Þnh trung thùc, cô thÓ kÕt qu¶ cña tõng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Tõ ®ã gióp ban l·nh ®¹o, nh÷ng nhµ qu¶n lý trong nhµ m¸y ®¸nh gi¸ ®­îc ®óng ®¾n t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y trong kú h¹ch to¸n. Nh×n chung c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi hoµn chØnh vÒ c¶ mÆt thÓ thøc vµ mÆt néi dung. Sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc in tõ m¸y tÝnh nªn rÊt râ rµng, chÆt chÏ vÒ mÆt néi dung, thÈm mü vÒ mÆt h×nh thøc. C¸c sè liÖu kÕ to¸n gÇn nh­ kh«ng cã sai sãt, do nÕu mét ng­êi nhËp sai sè liÖu th× lËp tøc phÇn mÒm kÕ to¸n lËp tr×nh s½n sÏ b¸o l¹i ngay cho ng­êi nhËp sè liÖu. Do vËy c«ng t¸c kÕ to¸n ®· gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc æn ®Þnh t×nh h×nh kinh doanh, b¶o vÖ tµi s¶n cña nhµ m¸y. 3.1.2. Nh÷ng tån t¹i cÇn kh¾c phôc. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn, nhµ m¸y cßn mét sè tån t¹i cã kh¶ n¨ng kh¾c phôc nh»m phôc vô tèt h¬n cho nhu cÇu qu¶n lý vµ phôc vô tíi môc tiªu cuèi cïng lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn ®ång thêi tèi thiÓu ho¸ chi phÝ. Mét sè tån t¹i cña nhµ m¸y nh­ sau: * VÒ h¹ch to¸n gi¸ thùc tÕ thµnh phÈm xuÊt kho: HiÖn t¹i nhµ m¸y tÝnh gi¸ thµnh thµnh phÈm xuÊt kho theo hai gi¸: + Gi¸ thùc tÕ cña s¶n phÈm tån kho ®Çu kú (®èi víi nh÷ng s¶n phÈm xuÊt dïng cho c¸c môc ®Ých chµo hµng, xuÊt mèc, tiÕp kh¸ch, kiÓm nghiÖm). + Gi¸ thùc tÕ tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn c¶ kú (th¸ng) (®èi víi s¶n phÈm xuÊt b¸n néi tiªu). C¸ch tÝnh gi¸ trªn lµ ch­a phï hîp víi nguyªn t¾c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ quyÕt ®Þnh cña Bé tµi chÝnh vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. §ång thêi, viÖc tÝnh gi¸ nh­ vËy cã thÓ dÉn ®Õn hai tr­êng hîp: HoÆc kÕ to¸n sÏ tÝnh kh«ng ®ñ chi phÝ nÕu gi¸ thµnh ®¬n vÞ thùc tÕ cña s¶n phÈm xuÊt b¸n lín h¬n gi¸ thµnh ®¬n vÞ cña s¶n phÈm tån kho ®Çu kú; HoÆc kÕ to¸n sÏ tÝnh qu¸ chi phÝ nÕu gi¸ thµnh ®¬n vÞ thùc tÕ cña s¶n phÈm xuÊt b¸n nhá h¬n gi¸ thµnh ®¬n vÞ thùc tÕ cña s¶n phÈm tån ®Çu kú. C¶ hai tr­êng hîp , gi¸ thµnh thùc tÕ cña s¶n phÈm tån cuèi kú ®Òu kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, cã thÓ lín h¬n hay nhá h¬n chi phÝ ®· chi ra ®Ó s¶n xuÊt nh÷ng s¶n phÈm ®ã. VÝ dô: Sè liÖu cña m¸c thuèc Vina SG ë b¶ng kª nhËp xuÊt tån kho thµnh phÈm th¸ng 1/2005 nh­ sau: §¬n gi¸ cña s¶n phÈm tån ®Çu kú lµ: 3.386,78® §¬n gi¸ cña s¶n phÈm xuÊt b¸n trong th¸ng lµ: 3.094,59® Sè l­îng xuÊt b¸n cho c¸c môc ®Ých kh¸c trong th¸ng lµ: 90 bao Gi¸ thµnh thùc tÕ cña s¶n phÈm xuÊt kho cho c¸c môc ®Ých kh¸c lµ: + NÕu tÝnh theo ®¬n gi¸ ®Çu k× lµ: 90 x 3.386,78 = 304.810,2 ® + NÕu tÝnh theo ®¬n gi¸ cña s¶n phÈm xuÊt b¸n lµ: 90 x 3.094,9 = 278.513,1 ® Trong tr­êng hîp nµy ®· tÝnh qu¸ chi phÝ chµo hµng, kiÓm nghiÖm…bëi thùc tÕ nhµ m¸y chØ chi ra 278.513,1 ® nh­ng ®· tËp hîp vµo c¸c tµi kho¶n chi phÝ liªn quan 304.810,2 ®. Kho¶n chªnh lÖch nµy ®­îc tÝnh vµo gi¸ thµnh thùc tÕ thµnh phÈm xuÊt b¸n trong th¸ng lµm cho gi¸ vèn thµnh phÈm tiªu thô t¨ng 26.297,1 ®. * VÒ kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm: - Ngoµi viÖc xuÊt b¸n s¶n phÈm theo ph­¬ng thøc b¸n trùc tiÕp, nhµ m¸y cßn ¸p dông c¸c h×nh thøc xuÊt b¸n kh¸c nh­: chµo hµng, tiÕp thÞ, tiÕp kh¸ch… C¸c nghiÖp vô nµy ph¸t sinh ®­îc nhµ m¸y h¹ch to¸n nh­ doanh thu s¶n phÈm trùc tiÕp. §iÒu nµy vÉn phï hîp v× cuèi kú khi x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh nhµ m¸y còng ph¶i nép thuÕ víi nh÷ng s¶n phÈm nµy. Nh­ng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô nµy nhµ m¸y sö dông tµi kho¶n 511, viÖc h¹ch to¸n nµy ch­a thËt sù phï hîp víi quyÕt ®Þnh cña Bé Tµi ChÝnh vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n. mÆt kh¸c, viÖc theo dâi nh÷ng kho¶n tiªu thô néi bé nh»m môc ®Ých ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ tiªu thô cña nhµ m¸y sÏ cßn bÞ h¹n chÕ do kh«ng x¸c ®Þnh râ doanh thu tiªu thô tõ viÖc b¸n s¶n phÈm bªn ngoµi ®em l¹i. - Trong c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô thµnh phÈm, ë nhµ m¸y ch­a cã mét h×nh thøc cô thÓ nµo nh»m ®éng viªn, khuyÕn khÝch kh¸ch hµng thanh to¸n sím tiÒn hµng hoÆc mua hµng cña nhµ m¸y víi khèi l­îng lín. Tõ ®ã cã thÓ dÉn ®Õn hiÖn t­îng ø ®äng vèn, g©y khã kh¨n trong viÖc tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ t¸i s¶n xuÊt më réng trong k× tiÕp theo. - ViÖc theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî cña kh¸ch hµng trªn m¸y míi chØ dõng l¹i ë viÖc cung cÊp th«ng tin nguéi, cã nghÜa lµ chØ cho biÕt tªn kh¸ch hµng, tæng sè nî trªn sæ c¸i vµ sæ chi tiÕt TK131, mµ kh«ng biÕt ®­îc nh÷ng th«ng tin vÒ kh¶ n¨ng thanh to¸n, t×nh h×nh tµi chÝnh cña kh¸ch hµng, thêi h¹n tr¶ nî. * VÒ sæ s¸ch kÕ to¸n: trong h×nh thøc NKCT, viÖc theo dâi tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm ®­îc thÓ hiÖn trªn b¶ng kª sè 8; song ë nhµ m¸y b¶ng kª 8 kh«ng ®­îc lËp theo ®óng mÉu biÓu quy ®Þnh. B¶ng kª 8 ®­îc më thµnh c¸c b¶ng sau: - B¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm theo dâi tæng hîp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån cña c¸c lo¹i thuèc trªn mét tê sæ. - ViÖc theo dâi chi tiÕt xuÊt ®­îc thùc hiÖn trªn b¶ng kª b¸n hµng ®· h¹n chÕ viÖc theo dâi sù biÕn ®äng cña tõng lo¹i thuèc vµ kh«ng ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ néi dung cÇn theo dâi vÒ thµnh phÈm. * VÒ phÇn mÒm sö dông: C¸c b¸o c¸o tæng hîp, ®Æc biÖt lµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ch­¬ng tr×nh míi chØ liÖt kª mµ kh«ng ph©n tÝch ®­îc lµ th«ng qua ®ã nãi lªn ®iÒu g×. Trong nÒn kinh tÕ n¨ng ®éng nh­ hiÖn nay th× th«ng tin vÒ kh¶ n¨ng thanh to¸n (hiÖn thêi, nhanh), kÕt cÊu tµi chÝnh, kh¶ n¨ng sinh lêi, th«ng tin vÒ t×nh h×nh quay vßng cña vèn vËt t­, hµng ho¸, nh÷ng th«ng tin vÒ tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch, tiªu thô, tû lÖ l·i gép, l·i thuÇn, kh¶ n¨ng thu håi nî... lµ rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt. Nã gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ DN n¾m ®­îc t×nh h×nh tµi chÝnh, t×nh h×nh kinh doanh cña DN hiÖn t¹i ra sao ®Ó tõ ®ã ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh kÞp thêi. Tuy nhiªn, phÇn mÒm kÕ to¸n ë nhµ m¸y l¹i kh«ng tÝnh ®­îc c¸c chØ tiªu kinh tÕ cung cÊp nh÷ng th«ng tin nµy. 3.2. Mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long. * ý kiÕn 1: H¹ch to¸n thµnh phÈm xuÊt kho §Ó ®¶m b¶o theo ®óng nguyªn t¾c kÕ to¸n vµ quy ®Þnh cña Bé Tµi ChÝnh, ®ång thêi ®Ó võa ®¬n gi¶n, võa thuËn tiÖn, hîp lý vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c gi¸ thµnh s¶n phÈm tån ®Çu kú, th× tÊt c¶ c¸c s¶n phÈm xuÊt kho trong th¸ng sÏ ®­îc h¹ch to¸n theo cïng mét gi¸ xuÊt, ®ã lµ gi¸ xuÊt ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn c¶ kú (th¸ng). *ý kiÕn 2: VÒ kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm. - §Ó theo dâi t¸ch b¹ch gi÷a doanh thu b¸n s¶n phÈm vµ doanh thu b¸n néi bé, nhµ m¸y nªn t¸ch rêi doanh thu néi bé ra khái doanh thu b¸n hµng.Khi ®ã kÕ to¸n sö dông t¶i kho¶n 512-doanh thu néi bé. Bót to¸n ph¶n ¸nh doanh thu néi bé ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: Nî TK 641 Nî TK 642 Cã TK 512 Cuèi k× kÕt chuyÓn: Nî TK 512 Cã TK 911 HiÖn nay ë c«ng ty ch­a cã mét h×nh thøc khuyÕn khÝch nµo ®èi víi tr­êng hîp kh¸ch hµng thuéc ®èi t­îng thanh to¸n tiÒn hµng sím hoÆc mua hµng víi khèi l­îng lín. Theo em, trong thêi gian tíi Nhµ m¸y nªn ®­a thªm nghiÖp vô ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i ®èi víi nh÷ng kh¸ch hµng mua víi sè l­îng lín vµ thùc hiÖn chiÕt khÊu thanh to¸n ®èi víi nh÷ng kh¸ch hµng thanh to¸n sím tiÒn hµng theo mét tû lÖ nhÊt ®Þnh trªn doanh thu ch­a cã thuÕ GTGT, nh»m më réng quy m« tiªu thô thµnh phÈm vµ khuyÕn khÝch kh¸ch hµng thanh to¸n nhanh sßng ph¼ng cho nhµ m¸y trong thêi gian ng¾n nhÊt, h¹n chÕ vèn bÞ chiÕm dông. §Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i, kÕ to¸n sö dông TK 521 - ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i. TK 521 dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i ph¸t sinh trong kú ë c«ng ty vµ t×nh h×nh kÕt chuyÓn c¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn cuèi kú. KÕ to¸n h¹ch to¸n nh­ sau: + Trong kú khi cã c¸c nghiÖp vô chiÕt khÊu th­¬ng m¹i ph¸t sinh cho kh¸ch hµng, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ chøng minh, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 521 Nî TK 3331 Cã TK 1311,111,112 + §Õn cuèi kú kÕt chuyÓn c¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 511 Cã TK 521 + §Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n ChiÕt khÊu thanh to¸n, kÕ to¸n sö dông TK 635 - Chi phÝ tµi chÝnh Trong k× khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chiÕt khÊu thanh to¸n cho kh¸ch hµng thanh to¸n tr­íc thêi h¹n, kÕ to¸n ghi: Nî TK 635 Cã TK 111,112,1311 * ý kiÕn 3: VÒ sæ s¸ch kÕ to¸n §Ó ph¶n ¸nh chÝnh x¸c vµ khoa häc h¬n mÉu biÓu cña b¶ng kª sè 8, nhµ m¸y nªn sö dông mÉu b¶ng ®· ban hµnh theo th«ng t­ sè 28TC/K§KT ngµy 31/03/95 cña bé tµi chÝnh vµ kÕt hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ cña nhµ m¸y lµ kh«ng sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi sæ tÝnh gi¸ xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn, ®ång thêi thay ®æi mét sè cét ®Ó phï hîp víi diÒu kiÖn thùc tÕ cña nhµ m¸y. Néi dung cña b¶ng kª 8 lµ ph¶n ¸nh tænh hîp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm theo gi¸ thùc tÕ. Tõng lo¹i thuèc (t­¬ng øng tõng tê kª ) võa ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ, võa ph¶n ¸nh chØ tiªu sè l­îng. Cuèi th¸ng, dùa vµo tõng dßng céng cuèi th¸ng ë tõng tê kª, kÕ to¸n sÏ më b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån c¸c lo¹i thuèc. Mçi lo¹i thuèc ®­îc ghi trªn mét dßng. C¸ch lËp: - C¨n cø ghi: c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt b¶ng kª sè 8 th¸ng tr­íc - Ph­¬ng ph¸p ghi: + Sè d­ ®Çu th¸ng: lÊy sè d­ cuèi th¸ng cña b¶ng kª 8 th¸ng tr­íc. + PhÇn ph¸t sinh: c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vµ c¸c tµi liÖu liªn quan kh¸c trong th¸ng. + Sè d­ cuèi th¸ng = sè d­ ®Çu th¸ng + sè ph¸t sinh nî - sè ph¸t sinh cã. Sè liÖu ë b¶ng kª 8 ®­îc sö dông ®Ó ghi vµo NKCT sè 8 (phÇn céng cã TK 155) vµ b¶ng kª sè 8 th¸ng sau. Nhµ m¸y còng nªn më sæ chi tiÕt c¸c TK 511, TK 632, TK 911 ®Ó ph¶n ¸nh vµ theo dâi doanh thu chi phÝ, kÕt qu¶ cña tõng m¸c thuèc * ý kiÕn 4: VÒ phÇn mÒm kÕ to¸n. §Ó cung cÊp ®­îc c¸c chØ tiªu ph¶n ¸nh t×nh h×nh tµi chÝnh còng nh­ thùc tr¹ng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, C«ng ty cÇn m· ho¸ c¸c c«ng thøc ®Ó ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh tù ®éng tÝnh c¸c chØ tiªu cÇn thiÕt vµo cuèi kú kÕ to¸n: HÖ sè quay vßng hµng tån kho = Doanh thu thuÇn TrÞ gi¸ hµng tån kho b×nh qu©n 1. = TrÞ gi¸ hµng tån kho ®Çu kú + TrÞ gi¸ hµng tån kho cuèi kú 2 Trong ®ã: TrÞ gi¸ hµng tån kho b×nh qu©n Gi¸ b¸n kÕ ho¹ch * Khèi l­îng TP tiªu thô trong kú = Khèi l­îng TP tiªu thô kÕ ho¹ch 2. Tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch * Gi¸ b¸n kÕ ho¹ch tiªu thô thµnh phÈm Doanh thu thuÇn Sè d­ nî ph¶i thu b×nh qu©n 3. HÖ sè thu håi nî = Trong ®ã: Sè d­ nî ph¶i thu b×nh qu©n = Sè d­ nî ®Çu kú + Sè d­ nî cuèi kú 2 L·i gép (l·i thuÇn) Doanh thu thuÇn = 4. Tû lÖ l·i gép (L·i thuÇn) trªn doanh thu thuÇn *ý kiÕn 5: VÒ bé m¸y kÕ to¸n. Nh­ chóng ta ®· biÕt, m¸y tÝnh chØ lµ c«ng cô gióp cho c«ng viÖc cña con ng­êi trë nªn ®¬n gi¶n h¬n, nhanh chãng vµ chÝnh x¸c h¬n mµ th«i. Nã ®­îc con ng­êi t¹o ra vµ ®iÒu khiÓn. Do vËy, ®iÒu quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n vÉn lµ ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n. V× vËy, nhµ m¸y ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p cô thÓ, h÷u hiÖu ®Ó ph¸t triÓn cao tr×nh ®é cña ®éi ngò kÕ to¸n kh«ng chØ vÒ mÆt nghiÖp vô mµ c¶ kiÕn thøc vÒ m¸y vi tÝnh. Ngoµi ra, vµi n¨m mét lÇn, nhµ m¸y cã thÓ ®æi phÇn hµnh mµ c¸c kÕ to¸n viªn phô tr¸ch cho nhau, nh»m môc ®Ých t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c kÕ to¸n viªn n¾m ®­îc kh¸i qu¸t toµn bé quy tr×nh kÕ to¸n cña nhµ m¸y. Tõ ®ã khi trë vÒ c«ng viÖc cò, c¸c nh©n viªn cã thÓ phèi hîp hµi hoµ víi nhau h¬n. §ång thêi th«ng qua ®ã kÕ to¸n tr­ëng cã thÓ biÕt ®­îc nh©n viªn nµo phô tr¸ch phÇn hµnh kÕ to¸n nµo lµ phï hîp nhÊt vµ cã hiÖu qu¶ nhÊt. Vµ khi tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n ngµy mét lªn cao th× còng t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng ty hoµn thiÖn phÇn mÒm kÕ to¸n cña m×nh. * ý kiÕn 6: KiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm cña nhµ m¸y: -Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh gay g¾t nh­ hiÖn nay, ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn th× mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ph¶i h­íng vµo giµnh th¾ng lîi trong c¹nh tranh. Ng­êi lµm kÕ to¸n ph¶i hiÓu r»ng, nhiÖm vô cña m×nh kh«ng chØ cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi, ®¸ng tin cËy cho bé phËn qu¶n lý mµ cßn ph¶i lµ nh÷ng nhµ t­ vÊn tµi chÝnh ®¾c lùc gióp bé phËn qu¶n lý ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh kÞp thêi vµ lùa chän ®­îc ph­¬ng ¸n kinh doanh tèt nhÊt. Muèn vËy, phßng kÕ to¸n vµ phßng tiªu thô thÞ tr­êng ph¶i thiÕt lËp mét mèi quan hÖ chÆt chÏ nh»m t¹o ra chiÕn l­îc vÒ gi¸ c¶, tiÕp thÞ hîp lý vµ cã hiÖu qu¶ nhÊt. -ThÞ tr­êng tiªu thô lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh chÊt l­îng s¶n phÈm. HiÖn nay, ®èi víi mÆt hµng thuèc l¸, thÞ tr­êng rÊt ®a d¹ng tuú theo së thÝch cña ng­êi tiªu dïng. §¸p øng yªu cÇu ®ã, nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long ®· nghiªn cøu h×nh thµnh cho m×nh nhiÒu lo¹i s¶n phÈm theo tõng quy c¸ch c«ng nghÖ riªng víi tõng chÊt l­îng riªng.Tuy vËy, nhµ m¸y kh«ng nªn s¶n xuÊt ®ång bé tÊt c¶ c¸c lo¹i s¶n phÈm mµ ph¶i chó ý h¬n vµo nh÷ng lo¹i thuèc l¸ mang l¹i lîi nhuËn cao v× môc ®Ých cuèi cïng cña c¸c nhµ s¶n xuÊt kinh doanh lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. Bªn c¹nh ®ã, nhµ m¸y còng nªn duy tr× mét s¶n l­îng võa ®ñ nh÷ng lo¹i thuèc cã møc cÇu thÊp ®Ó duy tr× thÞ tr­êng tiªu thô cho nhµ m¸y. Tuy nh÷ng s¶n phÈm ®ã kh«ng ®em l¹i lîi nhuËn lín nh­ng gãp phÇn vµo tæng lîi nhuËn. Ngoµi ra nã cßn ®¶m b¶o cho tiÕn ®é s¶n xuÊt, l­îng c«ng viÖc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ë nhµ m¸y. KÕt luËn Tõ mét ®Êt n­íc nghÌo nµn, l¹c hËu, nÆng nÒ víi c¬ chÕ qu¶n lý hµnh chÝnh bao cÊp, ngµy nay ViÖt Nam ®ang tõng b­íc håi phôc vµ ph¸t triÓn ®i lªn cïng hoµ nhËp vµo vßng quay ph¸t triÓn kinh tÕ cña thÕ giíi. Trong ®iÒu kiÖn ®æi míi s©u s¾c cña c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ ®ßi hái c¸c DN ph¶i tù ®æi míi vµ hoµ nhËp dÇn b»ng chÝnh thùc lùc cña m×nh. BÊt kú mét DN nµo còng ph¶i sö dông ®ång thêi hµng lo¹t c¸c c«ng cô kinh tÕ kh¸c nhau ®Ó qu¶n lý cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, trong ®ã c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n TP, TTTP, X§KQBH nãi riªng lu«n ®­îc coi lµ mét c«ng cô s¾c bÐn, h÷u hiÖu. Song ®Ó thùc sù trë thµnh mét c«ng cô cã hiÖu qu¶ th× c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ngµy cµng ®­îc cñng cè vµ hoµn thiÖn, ph¸t huy hÕt vai trß vµ kh¶ n¨ng cña m×nh, cã nh­ vËy míi ®Èy m¹nh ph¸t triÓn, t¨ng lîi nhuËn vµ n©ng cao lîi Ých cho DN. Trong thêi gian thùc tËp t¹i Nhµ m¸y thuèc l¸ th¨ng Long, em ®· ®i s©u t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n TP, TTTP vµ X§KQBH cña Nhµ m¸y vµ ®· nhËn thÊy bé phËn kÕ to¸n nµy cña nµh m¸y cã nhiÒu ­u ®iÓm, bªn c¹nh ®ã vÉn cßn tån t¹i mét sè thiÕu sãt cÇn ph¶i kh¾c phôc. Víi mong muèn gióp Nhµ m¸y phÇn nµo kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm ®ã, em ®· m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng gãp vµo c«ng t¸c hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc kÕ to¸n nãi chung vµ bé phËn kÕ to¸n TP, TTTP vµ X§KQBH cña Nhµ m¸y nãi riªng. Tuy nhiªn do tr×nh ®é vµ thêi gian cã h¹n nªn trong bµi luËn v¨n kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Do vËy, em rÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c thÇy, c« gi¸o ®Ó nhËn thøc cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Cuèi cïng, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy, c« gi¸o trong khoa kÕ to¸n, còng nh­ c¸c anh, chÞ, c«, chó trong phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n cña Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long, ®Æc biÖt lµ sù gióp ®ì tËn t×nh cña thÇy gi¸o: Th¹c sü D­¬ng Nh¹c, ng­êi ®· trùc tiÕp h­íng dÉn em hoµn thµnh bµi luËn v¨n nµy. Hµ Néi, ngµy th¸ng n¨m 2005 Sinh viªn Vâ ThÞ Thuý H»ng