1 vài ý kiến nhằm xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong công ty Phú Thái

Lêi nãi ®Çu Nh­ chóng t«i d· biÕt ViÖt Nam lµ n­íc cã nÒn kinh tÕ ®ang ph¸t triÓn. ChÝnh v× vËy ®Ó héi nhËp kinh tÕ khu vùc vµ kinh tÕ thÕ giíi, th× §¶ng vµ Nhµ n­íc kh«ng ngõng khuyÕn khÝch c¸c thµnh phÇn kinh tÕ n©ng cao h¬n n÷a hiÖu qña s¶n xuÊt kinh doanh. Tr­íc môc tiªu to lín ®ã tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn kinh tÕ Nhµ n­íc còng nh­ ngoµi quèc doanh ®· cã sù thay ®æi to lín ®Ó ®¹t ®­îc ph­¬ng h­íng ®Ò ra. §Æc biÖt lµ sù ®ãng gãp to lín cña c¸c C«ng ty TNHH nãi chung vµ C«ng ty TNHH Phó Th¸i nãi riªng. Mét trong nh÷ng sù thay ®æi ®ã lµ x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong doanh nghiÖp. HiÖn nay, vÊn ®Ò c¹nh tranh tån t¹i vµ ph¸t triÓn gi÷a c¸c doanh nghiÖp lµ rÊt lín. ChÝnh v× vËy cÇn ph¶i cã mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y hoµn chØnh vµ hîp lý. Nh»m n©ng cao kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Bëi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y lµ mét c¬ së quan träng trong viÖc thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm vô cña doanh nghiÖp. Bé m¸y tèt cã nghÜa lµ ë ®ã cã sù ®iÒu hµnh qu¶n lý tèt. Bé m¸y nµy sinh ra ®Ó trî gióp viÖc gia quyÕt dÞnh. Nã cho phÐp tæ chøc vµ sö dông hîp lý c¸c nguån lùc. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y c¸c doanh nghiÖp nÕu thÝch nghi víi m«i tr­êng sÏ thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh.NÕu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kh«ng hîp lý sÏ c¶n trë s¶n xuÊt kinh doanh. X¸c ®Þnh ®­îc tÇm quan träng to lín cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y. T«i ®· nghiªn cøu t×m hiÓu vµ quyÕt ®Þnh tr×nh bµy ®Ò tµi “Mét vµi ý kiÕn nh»m x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong doanh nghiÖp. T«i hy väng víi ®Ò tµi nµy sÏ cã mét vµi ®ãng gãp nµo ®ã ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. §Ó hoµn thµnh ®Ò tµi nµy t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o Hoµng V¨n Liªu, c¸c thÇy c« trong khoa QTKD vµ sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸n bé vµ c¸c phßng ban trong C«ng ty TNHH Phó Th¸i. PhÇn I x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y lµ c¬ së nÒn t¶ng thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. I- quan ®iÓm c¬ b¶n vÒ qu¶n lý, qu¶n trÞ doanh nghiÖp. 1. Qu¶n lý: 1.1. Sù cÇn thiÕt kh¸ch quan cña qu¶n lý. BÊt cø mét tæ chøc nµo còng cÇn ph¶i cã sù qu¶n lý. Bëi qu¶n lý lµ ®iÒu kh«ng thÓ thiÕu duy tr× sù ho¹t ®éng cña tæ chøc. H¬n n÷a qu¶n lý lu«n ®­îc dïng ë tÇm vÜ m«. §èi víi c¸c c¬ quan Nhµ n­íc trong viÖc qu¶n lý kinh tÕ x· héi trong ph¹m vi c¶ n­íc. Nªn qu¶n lý lµ tÊt yÕu. 1.2.Kh¸i niÖm vÒ qu¶n lý Qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ lªn ®èi t­îng qu¶n lý nh»m ®¹t ®­îc môc tiªu ®Ò ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i tr­êng. Qu¶n lý doanh nghiÖp lµ qu¸ tr×nh vËn dông nh÷ng quy luËt kinh tÕ, quy luËt tù nhiªn trong viÖc lùa chän vµ x¸c ®Þnh nh÷ng ph­¬ng ph¸p (KT-CT-XH-TC-KT) t¸c ®éng lªn th©n thÓ ng­êi lao ®éng th«ng qua hä t¸c ®éng ®Õn v/c cña s¶n xuÊt kinh doanh. 2. Qu¶n trÞ: 2.1. Kh¸i niÖm vÒ qu¶n trÞ: Qu¶n trÞ lµ sù t¸c ®éng cã tæ chøc cña chñ thÓ qu¶n trÞ lªn ®èi t­îng bÞ qu¶n trÞ nh»m ®¹t môc tiªu chung cña tæ chøc. C¨n cø vµ kh¸i niÖm ta thÊy Qu¶n trÞ bao gåm: chñ thÓ qu¶n trÞ, §èi t­îng bÞ qu¶n trÞ gi÷a hai ®èi t­îng nµy lu«n cã t¸c ®éng qua l¹i víi nhau vµ gi÷a chóng cã môc tiªu chung. 2.3. Qu¶n trÞ kinh doanh. Qu¶n trÞ kinh doanh lµ qu¸ tr×nh t¸c ®éng liªn tôc, cã tæ chøc cã h­íng ®Ých cña chñ doanh nghiÖp lªn tËp thÓ nh÷ng ng­êi lao ®éng trong doanh nghiÖp vµ kh¸ch thÓ nh»m khai th¸c mäi tiÒm n¨ng trong doanh nghiÖp ®¹t môc tiªu kinh doanh víi hiÖu qu¶ cao theo th«ng lÖ vµ ph¸p luËt. 2.3.1 C¸c chøc n¨ng QTKD: a) Kh¸i niÖm: Chøc n¨ng lµ nhiÖm vô l©u dµi, c¬ b¶n, kh¸ch quan vµ tÊt yÕu. Chøc n¨ng Qu¶n trÞ kinh doanh lµ ho¹t ®éng qu¶n trÞ theo h­íng chuyªn m«n ho¸ nh»m ®¹t ®­îc môc tiªu. Nã biÓu hiÖn ph­¬ng h­íng giai ®o¹n vµ néi dung cña Qu¶n trÞ. Nh­ vËy thùc chÊt cña c¸c chøc n¨ng cña qu¶n trÞ kinh doanh lµ lý do mµ sù tån t¹i c¸c hîp ®ång kinh doanh. Chøc n¨ng qu¶n trÞ lµ nh÷ng lo¹i ho¹t ®éng cña qu¶n trÞ thÓ hiÖn nh÷ng ph­¬ng h­íng t¸c ®éng cña qu¶n trÞ gia ®Õn c¸c lÜnh vù qu¶n trÞ trong doanh nghiÖp. Chøc n¨ng qu¶n trÞ lµ nh÷ng c«ng viÖc qu¶n trÞ kh¸c nhau mµ chñ thÓ qu¶n trÞ ph¶i thùc hiÖn trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ. Mét tæ chøc ph©n tÝch chøc n¨ng qu¶n trÞ nh»m tr¶ lêi c©u hái: C¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc g× trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ. b) Ph©n lo¹i chøc n¨ng qu¶n trÞ. * Theo ph­¬ng h­íng t¸c ®éng qu¶n trÞ kinh doanh cã c¸c chøc n¨ng sau: - Chøc n¨ng chØ huy cña Gi¸m ®èc. Nã bao gåm: LËp ®­îc kÕ ho¹ch x©y dùng ®­îc chñ tr­¬ng ®­êng lè chiÕn l­îc ph¸t triÓn doanh nghiÖp. H×nh thµnh bé m¸y ®Ó thùc hiÖn chiÕn l­îc Ra quyÕt ®Þnh ®iÒu hµnh Suy nghÜ t×m tßi c¸c gi¶i ph¸p ®­a doanh nghiÖp ph¸t triÓn . - Chøc n¨ng t­ vÊn tham m­u gi¸m s¸t cña c¸c bé phËn nh»m thùc hiÖn môc tiªu cña bé phËn vµ doanh nghiÖp. * Theo néi dung t¸c ®éng - LËp kÕ ho¹ch (ho¹ch ®Þnh) ®Ò ra môc tiªu vµ c¸c gi¶i ph¸p thùc hiÖn môc tiªu ®ã. - Chøc n¨ng tæ chøc - Tæ chøc c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ -Tæ chøc c¬ cÊu s¶n xuÊt kinh doanh -Tæ chøc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - Chøc n¨ng ®iÒu khiÓn vµ kÝch thÝch: §iÒu khiÓn s¶n xuÊt kinh doanh lµ sù t¸c ®éng cña c¸c chñ thÓ qu¶n trÞ lªn ®èi t­îng bÞ qu¶n trÞ dùa trªn kÕ ho¹ch vµ c¸c tinh h×nh x¶y ra ®ét xuÊt nh»m ®¹t môc tiªu. §iÒu khiÓn lu«n lu«n g¾n liÒn víi viÖc ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh vµ mÖnh lÖnh nh­ng còng lu«n lu«n g¾n liÒn víi c¸c biÖn ph¸p kÝch thøc vµ ®éng viªn ng­êi lao ®éng. Chøc n¨ng kiÓm tra: Nh»m b¸o cho c¸ ho¹t ®éng ®­îc thùc hiÖn theo ®óng kÕ ho¹ch. - Chøc n¨ng ®iÒu chØnh (nÕu thÊy cÇn thiÕt). C¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ ®­îc ¸p dông ®èi víi tÊt c¶ c¸c cÊp qu¶n trÞ kh«ng ph©n biÖt cÊp bËc. Ngµnh nghÒ quy m«, m«i tr­êng ®Þa lý nh­ng cã sù kh¸c nhau vÒ møc ®é ph­¬ng thøc thÓ hiÖn sù quan t©m. * Theo néi dung t¸c ®éng QTKD cã c¸c chøc n¨ng sau: -Chøc n¨ng qu¶n trÞ s¶n xuÊt - Chøc n¨ng qu¶n trÞ nh©n sù - Chøc n¨ng qu¶n trÞ tµi chÝnh - Chøng n¨ng qu¶n trÞ th­¬ng m¹i II- C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý 1. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n 1.1. C¬ cÊu tæ chøc Mét tæ chøc cßn ph¶i cã mét c¬ cÊu -c¬ cÊu ®­îc xem nh­ nÒn t¶ng, bá xung cña tæ chøc. C¬ cÊu tá chøc lµ h×nh thøc tån t¹i cña biÓu hiÖn viÖc s¾p xÕp theo trËt tù nµo ®ã cña c¸c bé phËn cña tæ chøc cïng c¸c mèi quan hÖ gi÷a chóng. 1.2. C¬ cÊu tæ chøc QTKD C¬ cÊu tæ chøc QTKD lµ tËp hîp c¸c bé phËn kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®­îc chuyªn m«n ho¸ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÖn h¹n kh¸c nhau. Nh»m b¶o ®¶m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ phôc vô môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp. 2. Vai trß cñ bé m¸y: Bé m¸y nµy sinh ra ®Ó trî gióp chi viÖ gia quyÕt ®Þnh. Nã cho phÐp tæ chøc vµ sö dông hîp lý c¸c nguån lùc. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y c¸c doanh nghiÖp nÕu thiøch nghi víi moi trêng sÏ thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nÕu cång kÒnh sÏ c¶n trë s¶n xuÊt kinh doanh. 3. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ Mét c¬ cÊu tæ chøc ®­îc coi lµ hoµn chØnh vµ hîp lý ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu nhÊt ®Þnh. TÝnh tèi ­u: Gi÷a cac skh©u vµ c¸c cÊp qu¶n trÞ ®Òu thiÕt lËp nh÷ng mãi quan hÖ hîp lý víi sè l­îng cÊp qu¶n trÞ Ýt nhÊt trong doanh nghiÖp, chi nªn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n lu«n ®i s¸t vµ phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh. - TÝnh linh ho¹t: C¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ ph¶i cã kh¶ n¨ng tÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong doanh nghiÖp còng nh­ ngoµi m«i tr­êng - TÝnh tin cËy l¬n: C¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ ph¶i b¶o ®¶m tÝnh chÝnh x¸c cña t¸t c¶ c¸c th«ng tin ®­îc sö dông trong doanh nghiÖp, nhê ®ã, b¶o ®¶m sù phèi hîp tèt c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c bé phËn cña doanh nghiÖp. - TÝnh kinh tÕ: C¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i sö dông chi phÝ qu¶n trÞ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. 4. Nh÷ng nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n tÞ. * Nh©n tè thuéc ®èi t­îng qu¶n trÞ. - T×nh tr¹ng vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. - TÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt: Chñng lo¹i s¶n phÈm quy m« s¶n xuÊt, lo¹i h×nh s¶n xuÊt. * Nhãm nh©n tè thuéc lÜnh vùc qu¶n trÞ - Quan hÖ së h÷u tån t¹i trong doanh nghiÖp. - Møc ®é chuyªn m«n ho¸ vµ tËp trung ho¸ c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ. - Tr×nh ®é c¬ giíi ho¸ vµ tù ®éng hãa c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ, tr×nh ®é kiÕn thøc tay nghÒ cña c¸n bé qu¶n lý - hiÖu suÊt lao ®éng cña hä. - Quan hÖ phô thuäc gi÷a sè l­îng ng­êi bÞ l·nh ®¹o kh¶ n¨ng kiÓm tra cña ng­êi l·nh ®¹o ®èi víi hîp ®ång cña nh÷ng ng­êi cÊp d­íi. ChÝnh s¸ch ®·i ngé cña doanh nghiÖp víi ®éi ngò c¸n bé qu¶n trÞ. III- C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc 1. C¬ cÊu trùc tiÕp (®­êng th¼ng): L§ TuyÕn L§DN a) S¬ ®å L§ TuyÕn 2 1 4 3 1.2.3.4: Nh÷ng ng­êi thùc hiÖn ViÖt Nam s¶n xuÊt trùc tiÕp b) §Æc ®iÓm Mét ng­êi l·nh ®¹o thùc hÖn mäi chøc n¨ng qu¶n lý vµ chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm vÒ hÖ thèng do m×nh phô tr¸ch. Mäi vÊn ®Ò ®­îc gi¶i quyÕt theo ®­êng th¼ng. c) ¦u vµ nh­îc ®iÓm * ¦u: MÖnh lÖnh ®­îc thi hµnh nhanh dÔ thùc hiÖn chÕ ®é mé thø tr­ëng t¨ng c­êng ®­îc tr¸ch nhiÖm có nhÊn mçi cÊp d­íi th× chÞu mÖnh lÖnh cña cÊp trªn trùc tiÕp. * Nh­îc: Mét ng­êi thùc hiÖn tÊt c¶ c¸c chøc n¨ng nªn ng­êi lao ®éng qu¸ bËn, kh«ng tËn dông ®­îc chuyªn gia kh«ng s©u, ®ßi hái ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn. 2. C¬ cÊu chøc n¨ng (song trïng l·nh ®¹o) L§CNB L§CNC L§DN L§CNA a) S¬ ®å 3 2 1 b) §Æc ®iÓm C¸n bé phô tr¸ch chøc n¨ng cã quyÒn ra c¸c mÖnh lÖnh vÒ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn chuyªn m«n cña häc cho c¸c ph©n x­ëng c¸c bé phËn s¶n xuÊt. c)¦u vµ nh­îc ®iÓm * ¦u: - Gi¶m ®­îc g¸nh nÆng cho ng­êi lao ®éng chung - TËn dông hÕt kh¶ n¨ng cñ c¸c chuyªn gai * Nh­îc: - Mét cÊp d­íi cã qu¸ nhiÒu cÊp trªn trùc tiªpí nh­ng l¹i vi ph¹m chÕ ®é mét thñ tr­ëng. 3. C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng a) S¬ ®å L§DN L§CNB L§CNA L§CNC 3 2 1 b) §Æc ®iÓm: C¸c phßng chøc n¨ng c¸c chuyªn gia c¸c héi ®ång lµm nghÜa vô tham m­u gióp viÖc theo dâi nghiªn c­ó ®Ò suÊt tõ vèn cho thñ trëng nh­ng kh«ng cã quyÒn gia mÖnh lÖnh cho c¸c ph©n x­ëng, bé phÉ, c¸c ®¬n vÞ c¬ së chØ nh¹n mÖnh lÖnh chÝnh thøc tõ thñ tr­ëng doanh nghiÖp c¸c ý kiÕn cña c¸c ng­êi qu¶n lý chøc n¨ng ®èi víi c¸c bé phËn c¬ së s¶n xuÊt chØ cã tÝnh chÊt t­ vÊn vÒ nghiÖp vô. QuyÒn quyÕt ®Þnh vÉn thuéc viÒ thñ trëng sau khi ®· tham kh¶o ý kiÕn cña ng­êi qu¶n trÞ c¸c chøcn¨ng. c) ¦u vµ nh­îc ®iÓm: *¦u: T¸c dông c¸c ­u ®iÓm vµ kh¾c phôc c¸c nh­íc ®iÓm c¸c nh­îc ®iÓm cu¶ hai kiÓu c¬ cÊu trùc tiÐp vµ chøc n¨ng c¬ cÊu nµy ®­îc phæ biÕn hiÖn nay. * Nh­îc ®iÓm: QuyÕt ®Þnh ®­a ra th­êng chËm MÊt c«ng kÕt hîp gi÷a bä phËn chøc n¨ng vµ bé phËn trùc tuyÕn ph¶i gi¶i quyÕt lùa chän c¸c ý kiÕn nhiÒu khi rÊt tr¸i ng­îc nhau cña bé phËn chøc n¨ng nªn nhiÒu khi lµm chËm trÔ quyÕt ®Þnh. 4. C¬ cÊu trùc tuyÕn - tham m­u. a) S¬ ®å L§DN PGD PGD b) §Æc ®iÓm: Gièng hoµn toµn c¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng kh¸c lµ bé phËn chøc n¨ng ®­îc thayb»ng mét nhãm c¸n bä tham m­u gän nhÑ h¬n kh«ng tæ chøc c¸c phßng ban cång kÒnh 5. C¬ cÊu tæ chøc kiÓm ma trËn L§DN a) S¬ ®å F3 F2 F3 D1 D2 D3 D: C¸c dù ¸n, c¸c s¶n phÈm, c¸c c«ng tr×nh. F C¸c phßng chøc n¨ng Khi cÇn thùc hiÖn mét dù ¸n D sÏ cö ra mät chö nhiÖm dù ¸n c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng F cö ra c¸c bé phËn t­¬ng øng cïng tham gia thùc hiÖn dù ¸n. Khi dù ¸n kÕt thóc ng­êi nµo l¹i trë vÒ vÞ trÝ ban ®µu cña ng­êi ®ã. b) ¦u vµ nh­îc ®iÓm: * ¦u: cã tÝnh n¨ng ®éng cao dÔ di chuyÓn c¸c c¸n bé cã n¨ng lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c dù ¸n kh¸c nhau. Sö dông c¸n bé cã hiÖu qña, t¸c dông c¸n bé cã chuyªn m«n cao s½n cã. Gi¶m cång kÒnh cho c¸c bé m¸y vèn cai dù ¸n. * Nh­îc ®iÓm: X¶y ra m©u thòn gi÷a ng­êi qu¶n lý dù ¸n vµ c¸c ng­êi lao ®éng c¸c bé phËn chøc n¨ng. Do ®ã phi¶ cã tinh thÇn hiÖp t¸c cao. 6. C¬ cÊu chung: §Æc ®iÓm: ChØ duy tr× th­êng xuyªn mät sè c¸n bé nßng cèt cèt c¸c doanh nghiÖp cho c¸c kh©u qu¶n lý quan träng ®èi víi c¸c c«ng viÖc cßn l¹i khi nµo dÇn doanh nghiÖp míi thuª ng­êi bæ xung t¹m hêi cã kú h¹n. Khi kÕt thóc viÖc (hÕt hîp ®ång) nh÷ng ng­êi t¹m tuyÓn mµybÞ gi¶i t¸n. KiÎu c¬ cÊu nµy phï hîp víi doanh nghiÖp mµ c«ng viÖc cua hä kh«ng ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn phô thuéc vµo kh¶ n¨ng th¾ng thÇu hîp ®ång hay vµo thêi vô PhÇn II ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y t¹y C«ng ty tnhh thó th¸i I- Qóa tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn chóng t«i tnhh phó th¸i. C«ng ty TNHH Phó Th¸i (tªn giao dÞch Phó Th¸i (anpany limited) ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 1765) QD - UB cña UBND thµnh phè Hµ Néi ngµy 1/10/1993. GiÊy chøng nhËn §KKD sè 043715 do träng tµi kinh tÕ Hµ Néi (nay lµ sè KH§T) cÊp ngµy 5/10/1993. C«ng ty cã trô sè t¹i 4-5IF Thµnh c«ng, L¸ng H¹ , §èng §A Hµ Néi. C«ng ty hiÖn cã 5 v¨n phßng giao dÞch vµ 5 vµ bé phËn kinh doanh ®éc lËp t¹i Hµ Néi: gåm: + Bé phËn kinh doanh hµng tiªu dïng sè 1 ( 12 §oµn ThÞ §iÓm) + Bé phËn kinh doanh hµng tiªu dïng sè 1 (248 V¨n Ch­¬ng) + Bé phËn kinh doanh hµng tiªu dïng sè 1 (12 §Æng TiÒn §«ng) + Bé phËn kinh doanh hµng tiªu dïng sè 1 (D7 Ph­¬ng Mai) + Bé phËn kinh doanh hµng tiªu dïng sè 1 (6 Chïa Béc) Ngoµi ra C«ng ty cßn cã 2 chi nh¸nh tÞa TP H¶i Phßng vµ TP H«c ChÝ Minh. Trong suèt qu¸ tr×nh tõ khi thµnh lËp ®ªn nay C«ng ty lu«n v÷ng vµng tr­íc nh÷ng th¸ch thøc cña c¬ chÕ thÞ trêng. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu ®ã ph¶i kÓ ®Õn sù l·nh ®ao s¸ng suèt cña ban Gi¸m ®èc, sù nç lùc cña nh©n viÖn ct. HiÖn nay C«ng ty cã c¬ së vËt chÊt khang trang hiÖn ®¹i phôc vô cho qu¸ tr×nh kinh doanh. MÆt hµng kinh doanh chñ yÕu cña C«ng ty hiÖn nay lµ c¸c s¶n phÈm hµng t­ liÖu tiªu dïng. *Nhãm s¶n phÈm hµng t­ liÖu tiªu dïng gåm cã. Ho¸ mü phÈm Thùc phÈm, r­îu bia vµ n­íc gi¶i kh¸t. QuÇn ¸o, dao c¹o r©u, phin... ChÊt tÈy röa §å dïng trÎ em. Bªn c¹nh ®ã C«ng ty cÇn cã c¸c s¶n phÈm nhËp khÈu theo ïa vô nh­...hoa qu¶ t­¬i, b¸nh kÑo, b¸nh g¹o, rau c©u... HiÖn nay C«ng ty víi tæng sè vèn kinh doanh lµ vãi h¬n 202 c¸n bé c«ng nh©n viªn C«ng ty ®· ®¹t ®­îc rÊt nhiÒu thµnh tùu ®¸ng kÓ gãp phÇn vµo viÖc ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ. §Ó ®¶m bo¶ quyÒn lîi cho ng­êi lao ®éng C«ng ty d· thµnh lËp tæ chøc c«ng ®oµn cã sè ng­êi lao ®éng ®­îc h­ëng BHXH, BHYT vµ nhiÒu quyÒn lîi kh¸c nh­ vui ch¬i du lÞch nghØ m¸t hµng n¨n. Møc l­¬ng b×nh quyªn heÞen nay lµ 1.200000 ®/ng­êi th­ëng cao, æn ®inhl (C«ng ty rÊt quan t©m ®Õn viÖc tuyÓn dông, ®µo t¹o nguån nh©n lùc. §· cã hµng tr¨m l­ît c¸n bé ®­îc cö ®i c«ng t¸c häc tËp tham quan nghiªn cøu thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. 2. Ph­¬ng h­íng vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn cña C«ng ty n¨m 2003 ThÞ tr­êng hµng tiªu dïng ViÖt Nam ph¸t triÓn rÊt nhanh trong thêi gian do viÖc sö dông tiÕn bé khoa häc kü thuËt cu¶ thÕ giíi , Kh¸ch du lÞch n­íc ngoµi ®Ðn ViÖt Nam nhiÒu h¬n sau khi ViÖt Nam cã thªm 2 di tÝch ®­îc c«ng nhËn lµ di s¶n v¨n ho¸ thÕ giíi ®©y lµ c¬ häi tèt ®Ó ®Ó ngµnh du lichÞ tp kÐo theo nhu cÇu hµng tiªu dïng cao cÊp lªn cao. ViÖc tiªu dïng hµng ho¸ cë cuéc sèng thµnh phè lín tËp trung vµo hµng ho¸ cã chÊt l­îng cao do nhu cÇu hµng ho¸ b×nh d©n chÊt l­îng trung b×nh bo· hoµ, ë c¸c vïng n«ng th«n nhu cÇu tiªu dïng sÏ t¨ngmaÞnh do ®êi sèng cña n«ng d©n ®ang ®­îc c¶i thiÖn. SÏ cã thªm nhiÒu dÞch vô vµ s¶n phÈm míi víi c«ng nghÖ hiÖn ®¹i nhÊt lµ c«ng nghÖ sè ®¸p øng mäi nhu caï vÒ hµng ho¸ co¸c chÊt l­îng cao. ChÝnh v× lÏ ®ã C«ng ty d· ®­a ra kÕ ho¹ch cô thÓ nh­ sau: * KÕ ho¹ch tiªu thu s¶n phÈm: + Hµng thùc phÈm: 32.000.000.000 VND + Hµng mü phÈm 70.000.0003.000 + Hµng dao c¹o d©u 14.000.000.000 + ChÊt tÈy röa 16.000.000.000 + §å trÎ em 4.000.000.000 Ph¸t triÓn thÞ tr­êng hµng tiªu dïng trong nhiÒu lÜnh vùc *KÕ ho¹ch m¹ng l­íi ®¹i lý. Më than c¸c ®¹i llý ë c¸c vïng thÞ tr­êng nhÊt lµ vïng cã tiÒn n¨ng vÌ tiªu thô s¶n phÈm . §a d¹ng c¸c lo¹i h×nh ®¹i lý t¹i tÊt c¶ nh÷ng n¬i cã thÓ tiªu thô ®­îc mÆt hµng cña C«ng ty. T¨ng c­êng qu¶n lý c¸c ®¹i lý chÝnh thøc. Tõng b­íc hoµn thiÖn cã c¬ së vËt chÊt, con ng­êi ë c¸c ®¹i lý chÝnh thøc. T¨ng c­êng thªm c¸c lo¹i h×nh dÞch vô ®¸p øng mäi nhu cÇu vÒ hµng ho¸ cña ng­êi tiªu dïng Vµ ®Æc biÖt lµ C«ng ty cã kÕ ho¹ch hoµn thiÖn h¬n n÷a c¬ c¸u tæ chøc bé m¸y. Nh»m ®¹t ®­îc kÕt qu¶ ca¬ h¬n n÷a. II- mét sè ®Æc ®iÓm cã ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc b« m¸y qu¶n lý cña C«ng ty phó th¸i 1. §Æc ®iÓm tµi chÝnh stt môc tiªu ®¬n vÞ (triÖu) 2000 2001 2002 1 Tæng sè vèn - Vèn cè ®Þnh - Vèn l­u ®éng - 2 Doanh thu - 3 Lîi nhËn - 4 C¸c kho¶n nép NS - 5 Lao ®éng ng­êi 6 TN b×nh qu©n ®ång T×nh h×nh b¸n ra cña C«ng ty n¨m 2001 - 2002 §¬n vÞ: TriÖu ®ång stt môc tiªu n¨m 2001 n¨m 2002 so s¸nh TiÕn TT% TiÕn TT % CL TL% TT% 1 Hoa mü phÈm 59326 54 68744 55 9418 116 +1 2 Thùc phÈm 20126 18 29360 23 9234 146 5 3 Dao c¹o r©u 17489 16 12.587 1040 -4902 72 -6 4 chÊt tÈy röa 11240 10 12361 10 1.121 110 0 5 ®å trÎ em 1812 2 2.485 2 0.673 137 0 Tæng sè 109993 100 125.537 100 15.544 112 0 Qua sè liÖu biÓu hiÖn ®å trªn ta thÊy n¨m 2002 so víi n¨m 2001 tæng doanh thu b¸n hµng t¨ng 1554 triÖu ®ång ®¹t 112% riªng mÆt hµng dao c¹o r©u doanh thu gi¶i 4902 triÖu chØ ®¹t 72% cßn c¸c mÆt hµng kh¸c ®Òu t¨ng tr­ëng. T¨ng cao nhÊt lµ hµng thùc phÈm ®¹t 146% vµ tû träng t¨ng 5% - T×nh h×nh mua vµo cña C«ng ty n¨m 2001 - 2002 stt môc tiªu n¨m 2001 n¨m 2002 so s¸nh TiÕn TT% TiÕn TT % CL TL% TT% 1 Hoa mü phÈm 60145 53 68522 55 8377 114 2 2 Thùc phÈm 20336 18 29231 24 8895 144 6 3 Dao c¹o r©u 18257 11 12874 10 0243 102 -1 4 chÊt tÈy röa 2016 16 11328 9 -6929 62 -7 5 ®å trÎ em 113385 2 2250 2 0.24 112 0 Tæng sè 100 124211 100 10826 110 0 Qu¶ sè liÖu trªn ta thÊy r»ng: N¨m 2002 so víi 2001. Tæng gi¸ trÞ hµng ho¸ mua vµo t¨ng 10826 triÖu ®ång ®¹t 160%. Do nguyªn nh©n sau: - Nhãm hµng thùc phÈm t¨ng 8895 triÖu ®¹t 144% - Nhãm hµng mü phÈm t¨ng 8377 triÖu ®¹t 114% - Nhãm hµng chÊt tÈy röa t¨ng 243 triÖu ®¹t 102% - Nhãm hµng dao c¹o r©u gi¶m 6929 triÖu ®¹t 62% - Nhãm hµng ®å trÎ em t¨ng 24 triÖu ®¹t 112% 2. §Æc ®iÓm lao ®éng: stt chØ tiªu 2001 2002 So s¸nh CL TL% 1 Tæng DT b¸n hµng 109.993 125.537 15.544 114 2 Sè ng­êi lao ®éng 180 202 22 112 3 Sè ng­êi ®i lµm 178 201 263 113 4 Sè ng­êi nghØ kh«ng l­¬ng 2 1 -1 50.0 5 NSL§ b×nh qu©n 617.938 624.562 229.78 115.9 6 LN lao ®éng 37.5 39.65 215 105 Qua sè liÖu trªn ta thÊy r»ng nh×n tæng quan viÖc qu¶n lý vµ sö dông lao ®éng cña C«ng ty lµ phï hîp so víi t×nh h×nh biÕn ®éng cña thÞ tr­êng lµm doanh thu b¸n hµng t¨ng lªn. Sè l­îng lao ®éng t¨ng 22 ng­êi víi sè ng­êi ghi kh«ng l­¬ng chØ cßn 1 ng­êi. §ång thêi hµng suÊt lao ®éng còng t¨ng 2,15 (triÖu/ng­êi) lîi nhuËn lao ®éng tang 105%. STT Phßng ban sè l­îng giíi tÝnh Tr×nh ®é Tuæi ®êi thanh niªn Nam N÷ TS §H TB TB TB 1 Ban Gi¸m ®èc 4 3 1 4 43 10 2 Phßng kinh doanh 5 3 2 4 2 38 8 3 Phßng TrÞ tr­êng 5 4 1 5 34 7 4 Phßng kÕ to¸n 4 4 3 1 35 8 5 PhßngQu¶ng c¸o 2 1 1 2 37 7 6 Phßng tµi chÝnh HC 3 1 2 1 2 40 9 Qua biÓu ®å trªn ta thÊy ban Gi¸m ®èc (Tæng Gi¸m ®èc, Gi¸m ®èc tµi chÝnh, Gi¸m ®èc Kinh doanh, Gi¸m ®èc nh©n sù) ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é vµ ®é tuæi cao. Tr×nh ®é Th¹c sÜ chiÕm 17% vµ §H chiÕm 65%. §iÒu nµy chøng tá C«ng ty cã thÓ ®¶m b¶o tèt ®­îc yªu cÇu nhiÖm vô mµ C«ng ty ®Ò ra: C¬ cÊu tæ chøc, cña C«ng ty Phó Th¸i Phßng ThÞ Tr­êng Phßng TCHC Phßng kinh doanh Tæng Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc phô tr¸ch TC Gi¸m ®èc phô tr¸ch nh©n sù Gi¸m ®èc phô tr¸ch KD Phßng kÕ to¸n Phßng qu¶ng c¸o stt chøc danh tr×nh ®é tuæi ®êi T. Sè Th¹c sÜ §H > 50 40÷ 50 < 40 1 Tæng Gi¸m ®èc 1 1 1 2 Gi¸m ®èc tµi chÝnh 1 1 1 3 Gi¸m ®èc kinh doanh 1 1 1 4 Gi¸m ®èc nh©n sù 1 1 1 Tæng céng 4 4 1 2 1 * Chøc n¨ng nhiÖm vô cña Ban Gi¸m ®èc C«ng ty: a) Tæng Gi¸m ®èc:lµ ng­êi ®øng ®Çu C«ng ty ®­îc sù phï hîp cña c¸c phßng ban chøc n¨n, sau qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin vµ bµn b¹c víi c¸c phßng ban chøc n¨ng, Tæng Gi¸m ®èc lµ ng­êi quyÕt ®Þnh c¸c vÊn ®Ò vÒ chiÕn l­îc ®iÒu kiÖn cña C«ng ty vµ nh÷ng viÖc cÇn phØa quyÕt ®Ó tiÕn hµnh hoµn thµnh c¸c quy ®Þnh ®ã. Tæng Gi¸m ®èc C«ng ty cã quyÒn chØ d¹o mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý vÒ mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty. C¸c Gi¸m ®èc, mâi Gi¸m ®èc ®ùoc Tæng Gi¸m ®èc ph©n c«ng chØ d¹o ®iÒu hiµnh mét mét lÜnh vùc c«ng t¸c, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng Gi¸m ®èc vÒ lÜnh vùc ®ã. + Gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh: Thu nhËp th«ng tin tõ thÞ tr­ßng xö lý vµ ho¹ch ®Þnh c¸c kÕ ho¹ch kinh doanh.Gi¸m ®èc kinh doanh ®ãng vai trß lµ ng­êi cè vÊn cho qu¸ tr×nh ®iÒu kiÖn. §ång thêi t×m kiÕmc¸c thÞ tr­êng míi gi÷ g×n, cñng cè thÞ tr­êng cò b»ng c¸ch ®­a ra c¸c chÝnh s¸ch, s¸ch l­îc kinh doanh vµ ký kÕt hîp ®ång tiªu thu vµ hîp ®ång hîp t¸c kinh doanh. + Gi¸m ®èc tµi chÝnh: Cã nhiÖm vô gióp ®ì Tæng Gi¸m ®èc tæ chøc chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp ho¹ch to¸n vµ qu¸n + Gi¸m ®èc nh©n sù: ChÞu tr¸ch nhiÖm ph¸t triÓn tæ chøc x©y dùng kÕ ho¹ch vµ triÓn khai kÕ ho¹ch ®µo t¹o, qu¶y lý nh©n sù tÞa C«ng ty vµ c¸c bé phËn. Thùc hiÖn c¸c chÕ ®é b¶o hiÓm chÕ ®ä tiÒn l­¬ng, x©y dùng c¬ chÕ tr¶ l­¬ng, th­ëng, tuyÓn dông nh©n viªn, ký kÕt c¸c hîp ®ång lao ®éng, x©y dùng c¸c c¬ chÕ ho¹t ®éng cho c¸c ®¬n vÞ trong toµn C«ng ty. 2. Phßng thÞ tr­êng a) C¬ cÊu: stt chøc danh tr×nh ®é tuæi ®êi §H TC SC < 30 30÷ 40 > 40 1 Tr­ëng phßng 1 1 2 Phã phßng 1 1 3 Nh©n viªn 1 1 4 1 1 5 1 1 b) Chøc n¨ng: Qu¶n lý c¸c vïng thÞ tr­êng (t×nh h×nh thÞ tr­êng, c¸c ch­¬ng tr×nh cña c¸c h·ng c¹nh tranh, gi¸ c¶, ph¶n ¸nh cña c¸c ®¹i lý, ng­êi tiªu dïng), triÓn kahi c¸c ch­¬ng tr×nh khuyÕn m¹i cho ¸c ®¹i lý vµ kh¸ch hµng. T×m kiÕm thÞ tr­êng vµ gi÷ g×n kh¸ch hµng cò t×m hiÓu th«ng tin vÒ viÖc ph¸t triÓn nguån hµng mìi. c) NhËn xÐt: Tr×nh ®é§H cña phßng th× tr­êng chiÕm 80% trong tæng sè nh©n viªn cña phßng. Víi c¶nh bè trÝ nh­ trªn phßng cÇn ph¶i cã thªm mét sè nh©n viªn nhÊt ®Þnh tõ 1 - 2 ng­êi. Bëi c¨n cøu vµo chøc n¨ng phßng thÞ tr­êng qu¸ nhiÒu so víi mét sè n­êi trong phßng. Mµ phßng thÞ tr­êng lµ mét phßng cã tÇm quan träng t­¬ng ®èi h¬n ®èi víi mé C«ng ty dÞch vô. bëi nã sÏ quyÕt ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty. Cã thÓ hiÓu phßng thÞ tr­êng lµ c¬ quan ph¶n håi cã tÝnh 2 chiÒu gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng. 3. Phßng kinh doanh: Do ®Æc ®iÓm cña C«ng ty nªn phßng kinh doanh cña C«ng ty còng cã nh÷ng ®Æc ®iÓm t­¬ng ®èi kh¸c so víi c¸c phßng kinh doanh cña c¸c C«ng ty kh¸c. Phßng kinh doanh gßm 5 ng­êi vµ mçi ng­êi phô tr¸ch mét bé phËn. Trong mçi bé phËn cã kho¶ng 30 - 40 nh©n viÖc d­íi quyÒn. a) C¬ cÊu: stt chøc danh tr×nh ®é tuæi ®êi §H TC SC < 30 30÷ 40 > 40 1 1 1 2 1 1 3 1 1 4 1 1 5 1 1 b) Chøc n¨ng: Lµ tham m­u ®¾c lùc chi Ban Gi¸m ®èc trong c¸c cuéc häp vµ lµm viÖc víi d¹i diÖn cña c¸c bªn ®èi t¸c. TÝnh gi¸ b¸n hµng h¸o, lËp kinh doanh nhËp khÈu vµ tiÕp nhËn hµng b¶o qu¶n hµng, ph©n phèi hµng. ë C«ng ty Phó Th¸i mçi bé phËn t­¬ng ®­¬ng nh­ mét doanh nghiÖp nhá. Nã còng cã c¬ cÊu tæ chøc hoµn chØnh. D­íi m«i tr­êng bé phËn còng cã c¸c nh©n viªn gióp ®ì phô tr¸ch mét phÇn chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. T¹i c¸c bé phËn ph¶i tæ chøc qu¸ t×nh ph©n phèi s¶n phÈm tíi cacs ®¹i lý vµ ng­êi tiªu dïng. c) NhËn xÐt: Cã thÓ thÊy ®©y lµ mét c¸ch bè trÝ hÕt søc khoa häc bëi v× ë tõng bé phËn cã sù ®éc lËp. gióp ban l·nh ®¹o cã thÓ nhËn ra ®­îc bé phËn nµo tèt vµ c¨n cøu vµo ®ã ban l·nh ®¹o cã sù ®iÒu chØnh hîp lÞch sö nh»m n©ng cao h¬n n÷a kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. ë mçi bé phËn cÇn cã sù qu¶n lý chÆt chÏ vµ bè trÝ hîp lý bëi sè l­îng nh©n viªn ë mçi bé phËn lµ t­¬ng ®èi lín. Ph¶i sö dông triÖt ®Ó n¨ng lùc cña tõng ng­êi tõng c«ng viÖc nh»m tr¸nh l·ng phÝ. 4. Phßng qu¶ng c¸o. C«ng ty Phó Th¸i lµ mét C«ng ty dÞch vô. Nã cã nhiÖm vô ph©n phèi s¶n phÈm cña c¸c h·ng c¸c nhµ s¶n xuÊt ®Õn ng­êi tiªu dïng. V× vËy phßng qu¶ng c¸o ë ®©y chØ mang tÝnh chÊt hç trî b¸n hµng. Cßn vÊn ®Ò qu¶ng c¸o s¶n phÈm do c¸c h·ng phô tr¸ch. a) C¬ cÊu: stt chøc danh tr×nh ®é tuæi ®êi §H TC SC < 30 30÷ 40 > 40 1 Tr­ëng phßng 1 1 2 Nh©n viªn 1 1 b) Chøc n¨ng: Gióp ®ì c¸c bé phËn kinh doanh xóc tiÕn c¸c ho¹t ®éng b¸n hµng. c) NhËn xÐt: So víi yªu cÇu cña C«ng ty th× phßng qu¶ng c¸o cã 2 ng­êi t¹m coi nh­ lµ hîp lý. Song ë c¸c bé phËn còng cÇn ph¶i cã mét nh©n viªn qu¶ng c¸o ®Ó ho¹t ®éng ph©n phèi hµng ho¸ ®­îc tiÕn hµnh nhanh chãn vµ cã hiÖu qu¶ h¬n. 5. Phßng kÕ to¸n. a) C¬ cÊu stt chøc danh tr×nh ®é tuæi ®êi §H TC SC < 30 30÷ 40 > 40 1 Tr­ëng phßng 1 1 2 KÕ to¸n tr­ëng 1 1 3 KÕ to¸n viªn 1 1 4 Thñ quü 1 1 5 b) Chøc n¨ng Tæ chøc chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, th«ng tin kinh tÕ vµ ho¹ch to¸n kinh tÕ trong kdng theo c¬ chÕ qu¶n lý míi. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n thèng kª ghi chÐp tÝnh to¸n ph¶n ¶nh kÞp thêi ®Çy ®ñ mäi th«ng tin cã liªn quan ®Õn tµi s¶n cña C«ng ty. TÝnh to¸n vµ trÝch nép c¸c kho¶n ph¶i nép vµ thu hßi c¸c kho¶n ph¶i thu. Tæ chøc kiÓm tra xÐt duyÖt c¸c hÖ thèng kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n. c) NhËn xÐt: C¸ch s¾p xÕp cña phßng kÕ to¸n t­¬ng ®èi hîp lý song cho dï yªu cµu cña nÒn kinh tÕ C«ng ty cÇn cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o thªm vÒ tr×nh ®ä cho phßng kÕ to¸n ë møc cao h¬n §¹i häc 6. Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh a) C¬ cÊu Stt chøc danh tr×nh ®é tuæi ®êi §H TC SC < 30 30÷ 40 > 40 1 Tr­ëng phßng 1 1 2 Nh©n viªn 1 1 3 Nh©n viªn 1 1 b) Chøc n¨ng: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh gióp Gi¸m ®èc tµi chÝnh vÌ c«ng t¸c tæ chøc hµnh chÝnh vµ qu¶n lý c¬ së vËt cats. Tham m­u vÒ nhan sù lao ®éng, tiÒn l­ong khen th­ëng vµ kû luËt gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc víi c¸c c¬ quan Nhµ n­íc. c) NhËn xÐt: Víi chøc n¨ng nh­ trªn mµ C«ng ty chØ bè trÝ 3 nh©n viªn. T«i cho r»ng nh­ thÕ khã cã thÓ ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖ. Phßng tæ chøc ph¶i bæ sung thªm ng­êi vµ ph¶i cã tr×nh ®é. C¨n cø vµo c¸c phßng ban nh­ trªn t«i thÊy r»ng. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty TNHH Phó Th¸i phô thuéc vµo chøc n¨ng nhiÖm vô cña C«ng ty. Bªn c«ng nh©n¹h ®ã cßn chÞu ¶nh h­ëng cña ®iÒu kiÖn kh¸ch quan vµ chñ quan. Lµ C«ng ty TNHH nªn bé m¸y qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cñ C«ng ty rÊt gän nhÑ, linh ho¹t trong kinh doanh, cac bé m¸y cña C«ng ty ®­îc bætÝ theo c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng. Trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c bä phËn lu«n cã mèi quan hÖ. Kh¨ng khÝt víi nhau. Theo c¬ cÊu, nµy c¸c phßng ban kh«ng ra lÖnh trùc tiÕp mµ chØ chuÈn bÞ quyÕt ®Þnh ®Ó Tæng Gi¸m ®èc phª duyÖt. C¸c bé phËn trùc thuéc chØ nhËn mÖnh lÖnh ®· ®­îc Tæng Gi¸m ®èc th«ng qua. iV- ph©n tÝch mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban trongC«ng ty 1. Mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn MÆc dï lµ C«ng ty TNHH song ë C«ng ty Phó Th¸i vÉn rÊt quan t©m tíi vÊn ®Ò §¶ng uû vµ C«ng ®oµn. ChÝnh v× vËy t¹i ®©y Ban l·nh ®¹o §¶ng uû vµ C«ng ®oµn cã m«t sù phèi hîp chÆt chÏ vµ nhÞp nhµng. §©y lµ mèi quanhÖ ngang chñ chèt. Mçi tæt chøc mang mét chøc n¨ng kh¸c nhau nh­ngl¹i cïng chung mét môc ®Ých v× sù ph¸t triÓn cña C«ng ty . §¶ng uû lu«n lu«n cã sù quan t©m gi¸m s¸t ®­êng lèi ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ v¹ch ra mét h­íng ®i ®óng theo môc ®Ých cña §¶ng vµ Nhµ n­íc ta ®Ò ra. Nh»m x©y dùng nÒn kinh tÕ ViÖt Nam v÷ng m¹nh. Bªn c¹nh ®ã §¶ng uû còng kh«ng ngõng ®éng viªn khÝch lÖ anh em c¸n bé c«ng nh©n viªn vÒ mÆt tinh thÇn. Nh­ tæ chøc c¸c buæi trao ®æi rÌn luyÖn , buæi giao l­u gi÷a c¸c ban ngµnh c¸c phßn ban vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn C«ng ty. C«ng ®oµn võa lµ mét tæ chøc cña quÇn chóng võa lµ c¸nh tay ®¾c lùc gióp cho ban l·nh ®¹o hiÓu ®­îc t©m t­ nguyÖn väng cña anh em. §Ó ®¸p øng ®óng vµ ®ñ víi yªu cÇu. Ng­îc l¹i C«ng ®oµn ®¹i diÖn cho C«ng ty ký tho¶ ­íc lao ®éng ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn. Bªn c¹nh ®ã C«ng ®oµn cßn thay mÆt C«ng ty ch¨m lo ®Õn ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn c¸n bé C«ng ty nh­: Th¨m hái èm ®au, tæ chøc c¸c buæi giao l­u v¨n nghÖ thÓ thao, c¸c cuéc vui ch¬i, nghØ m¸t... Cã thÓ nãi Ban l·nh ®¹o §¶ng uû vµ C«ng ®oµn C«ng ty Phó Th¸i ®· cã sù phèi hîp kh¨ng khÝt t¹o ra mét tËp thÓ ®oµn kÕt chung søc chung lßng v× sù nghiÖp chung cña C«ng ty vµ quyÕt t©m ®­a C«ng ty tiÕn cao tiÕn xa h¬n n÷a. 2. Mèi quan hÖ däc. Tæng Gi¸m ®èc toµn quyÒn quyÕt ®Þnh ®èi víi c¸c phßng ban nhê sù trî gióp trùc tiÕp cña c¸c Gi¸m ®èc, c¸c Gi¸m ®èc phØa chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng Gi¸m ®èc vÒ nhiÖm vô mµ m×nh ®­îc giao. Gi¸m ®èc kinh doanh lµ ng­êi cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô quan träng lµ ng­êi cã ¶nh h­ëng lín ®Õn kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh gi¸m s¸t toµn bé ho¹t ®éng cña phßng kinh doanh . Phßng kinh doanh cã quan hÖ víi tÊt c¶ c¸c phßng ban trong c«ng ty nh»m cËp nhËp nh÷ng th«ng tin liªn quan mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c . Ng­îc l¹i c¸c phßng ph¶I lu«n cã tr¸ch nhiÖm bæ sung th«ng tin , gióp ®ì phßng kinh doanh . §Æc biÖt lµ Phßng thÞ tr­êng : Hç trî phßng thÞ tr­êng ®Ó phßng thÞ tr­êng hoµn thµnh tèt c«ng viÖc phôc vô cho phßng kinh doanh dd¹t kÕt qu¶ cao . Ngoµi ra tÊt c¶ c¸c phßng ban ph¶i lu«n cã mèi quan hÖ ®èi víi gi¸m ®èc tµi chÝnh còng nh­ phßng kÕ to¸n ®Ó cã ®­îc th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng tõ ®ã biÕt ®­îc hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña m×nh th«ng qua lîi nhuËn lµ nh­ thÕ nµo . ChÝnh v× thÕ phßng kÕ to¸n lu«n cè g¾ng hoµn thµnh tèt b¶ng biÓu . B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n , b¸o c¸o tµi chÝnh ….. ®Ó cã thÓ cung cÊp cho c¸c phßng ban kh¸c . Phßng tæ chøc hµnh chÝnh còng lµ mét phßng quan träng , phßng nµy chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc nh©n sù . Vµ nã còng cã mèi quan hÖ mËt thiÕt ®èi víi c¸c phßng ban kh¸c . Nh»m cñng cè thay ®æi nh©n sù hay viÖc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch qu¶n lý vÒ con ng­êi . 3. ¦u ®iÓm vµ mét sè tån t¹i cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y C«ng ty TNHH Phó Th¸i. a) ¦u ®iÓm Nh×n chung c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty TNHH Phó Th¸i cã mét v×a ­u ®iÓm næi tréi. Do ®Æc thï lµ C«ng ty TNHH nªn bé m¸y ë ®©y rÊt gän nhÑ vµ cã phÇn hîp lý. Gi÷a c¸c phßng ban ®· cã mèi quan hÖ chÆt chÏ. Ph¸t huy cao ®é tÝnh ®éc lËp s¸ng t¹o trong c«ng viÖc cña nh©n viªn. Gi¸ TG§ - G§ c¸c phßng vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn lu«n cã tÝnh 2 chiÒu mét. C¶nh ®Çy ®ñ kÞp thêi gióp cho TG§ cã thÓ ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n. b, Nh­îc ®iÓm: Bªn c¹nh ®ã C«ng ty Phó Th¸i vÉn cßn tån t¹i nh÷ng nh­îc ®iÓm ®¸ng kÓ nh­: Sè l­îng c«ng viÖc trong c¸c phßng ban lµ t­¬ng ®èi nhiÒu song viÖc bè trÝ c¸n bé t­¬ng ®èi Ýt. Lµm khã kh¨n trong c«ng t¸c ho¹t ®éng. Cã nh÷ng lóc c¸c c¸n bé trong phßng ban lµm viÖc hÕt søc vÊt v¶ vµ kÕt qu¶ l¹i kh«ng cao. C«ng t¸c phÇn c«ng viÖc ch­a râ rµng, nªn cßn gÆp nhiÒu bÊt cËp trong c«ng viÖc gi¶i quyÕt tr¸ch nhiÖm liªn quan. c) Nguyªn nh©n g©y ra tån t¹i C«ng ty Phó Th¸i ®­îc thµnh lËp n¨m 1993 tr¶i qua 10 n¨m tr­ëng thµnh vµ ph¸t triÓn. Song so sù c¹nh tranh g¨y g¾t nªn quy m« vµ chñng lo¹i s¶n phÈm lµm mét ¶nh h­ëng lín ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y. H¬n n÷a do sù c¹nh tranh ¶nh h­ëng trùc tiÕp tõ nÒn kinh tÕ, trong quan liªu bao cÊp qu¸ dµi cña n­íc ta. DÉn ®Õn sù chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ cã nhiÒu khã kh¨n. Bªn c¹nh ®ã cßn cã h¹n chÕ do sù tiÕp thu tiÕn bé khoa häc kü thuËt vµ tinh thoa qu¶n lý cña thÕ giíi ch­a ®­îc tèt. PhÇn III Mét vµi lý kiÐn nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong C«ng ty tnhh phó th¸i 1.Môc tiªu: Më réng quy m« vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh trong nh÷ng n¨m tíi. 2. Ph­¬ng h­íng. - Tæ chøc l¹i bé m¸y qu¶n lý mét c¸ch gän nhÑ hîp lý tËn dông triÖt ®Ó nguån nh©n lùc cã tr×nh ®é. - T¹o viÖc lµm æn dÞnh, t¨ng thªm thu nhËp cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. - Tæ chøc ®µo t¹o vµ ®µo t¹o l¹i, cã kÕ ho¹ch cô thÓ trong viÖc båi d­ìng nghiÖp vô cho c¸c c¸n bé chuyªn m«n vµ qu¶n lý. - T¨ng c­êng ¸p dông tiÕn bé cña khoa häc qu¶n lý kinh doanh tªn thÕ giíi. 3. Hoµn thiÖn c¸c phßng ban: a, Phßng qu¶ng c¸o: Do yªu cÇu cña C«ng ty vÒ qu¶ng c¸o lµ kh«ng thùc sù cÇn thiÕt v× vËy cã thÓ s¸t nhËp phßng qu¶ng c¸o cïng víi phßng kinh doanh. C«ng ty cã thÓ bè trÝ mçi bé phËn kinh doanh mét c¸n bé phô tr¸ch qu¶ng c¸o. Song c¸n bé nµy ph¶i ®¶m b¶o mäi c«ng viÖc mang tÝnh chÊt hç trùo cho ho¹t ®éng xóc tiÕn b¸n hµng cña bé phËn. Lµm nh­ thÕ nµy c¬ cÊu gän nhÑ h¬n vµ tËn dông kh¶ n¨ng lµm viÖc vµ c«ng viÖc qu¶ng cã sÏ ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n rÊt nhiÒu. b, Phßng thÞ tr­êng : Nh­ phÇn thùc tr¹ng ®· tr×nh bµy , do chøc n¨ng cña phßng thÞ tr­êng ta nªn bæ sung thªm ng­êi ®Ó ®¶m b¶o ®­îc c«ng viÖc . Ngoµi ra cßn ph¶i thùc hiÖn ph©n c«ng c«ng viÖc mét c¸ch râ rµng ®Ó mang tÝnh chuyªn m«n ho¸ cao . Môc ®Ých hoµn thµnh tèt chøc n¨ng cña phßng.Bªn c¹nh ®ã tao ra sù c¹nh tranh gi÷a c¸c thµnh viªn trong phßng . Song do tÝnh chÊt c«ng viÖc chóng ta còng nªn tËn dông tÝnh chÊt hîp t¸c ho¸ nh÷ng chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. c, Phßng kinh doanh : Qua thùc tr¹ng ta thÊy ®©y ®­îc xem nh­ mét trung t©m cña c«ng ty . ChÝnh v× vËy c«ng ty ®· kh«ng ngõng quan t©m ®Õn phßng kinh doanh . Nªn t«i nghÜ c¸ch bè trÝ cña c«ng ty vÒ phßng kinh doanh lµ rÊt hîp lý . d, Phßng kÕ to¸n : Trong mét vµi n¨m tíi ®©y viÖc c¹nh tranh tèt c«ng ty ph¶i tæ chøc ®µo t¹o n©ng cao tr×nh ®é phßng kÕ to¸n , cßn cã kÕ ho¹ch bæ xung cho phï hîp ®Ó ®¸p øng ®­îc nh÷ng ®ßi hëi ngµy cµng cao cña nÒn kinh tÕ. e, Phßng tæ chøc hµnh chÝnh : Phßng tæ chøc hµnh chÝnh còng lµ mét phßng còng rÊt lµ quan träng nªn c«ng ty cÇn ph¶I bæ sung thªm c¶ vÒ mÆt sè l­îng nh©n viªn trong phßng vµ chÊt l­îng c¸n bé nh©n viªn trong phßng . 4, X©y dùng ®éi ngò c¸n bé: §Ó cã ®­îc bé m¸y c¬ cÊu tæ chøc hoµn thiÖn , c«ng ty ph¶i chó träng h¬n n÷a ®Õn viÖc x©y dùng ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viÖn trong c«ng ty . Tr­íc hÕt ph¶i lùa chän c¸c c¸n bé cã n¨ng lùc cã tr×nh ®é n¾m gi÷ c¸c träng tr¸ch quan träng , ®éi ngò cã tr×nh ®é ®ång ®Òu còng mang l¹i rÊt nhiÒu thuËn lîi trong c«ng viÖc . Ngoµi ra cßn ph¶i tuyÓn chän nh÷ng ng­êi cã t­ c¸ch phÈm chÊt tèt .§am mª c«ng viÖc , lµm viÖc cã s¸ng t¹o , cã tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc . Do yªu cÇu kh¾t khe cña nÒn kinh tÕ nªn c«ng ty cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p c­¬n quyÕt ®èi víi nh÷ng nh©n viªn ch­a hoµn tèt nhiÖm vô ®­îc giao.