Ấn phẩm thông tin trong hoạt động xúc tiến quảng bá du lịch

ẤN PHẨM THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN QUẢNG BÁ DU LỊCH LÊ ANH TUẤN – NGUYỄN TUẤN DŨNG Tóm tắt Ấn phẩm thông tin du lịch có vai trò quan trọng trong hoạt động xúc tiến quảng bá du lịch. Bài viết này có mục đích hệ thống hóa, phân loại các ấn phẩm thông tin du lịch, đồng thời có những đánh giá sơ bộ về hệ thống các ấn phẩm thông tin du lịch nói chung và hệ thống ấn phẩm thông tin của ngành du lịch Việt Nam. Trên cơ sở đó, đề xuất những định hướng trong việc sử dụng các ấn phẩm thông tin du lịch trong thời gian tới. Ấn phẩm thông tin du lịch được xem như một phương tiện quan trọng được hầu hết các doanh nghiệp, các quốc gia sử dụng để cung cấp những thông tin cần thiết cho khách. Trong thực tế, nhiều loại ấn phẩm với nhiều thể loại, chất liệu có giá trị đang được sử dụng. Mục đích của việc sử dụng ấn phẩm bao gồm: nâng cao hình ảnh của địa chỉ du lịch, tạo niềm tin cho khách du lịch tiềm năng và quảng cáo để bán sản phẩm du lịch. Vì thế, ấn phẩm thông tin du lịch cần được nghiên cứu nhằm tăng cường xúc tiến quảng bá du lịch. 1. Quan niêm và phân loại ấn phẩm thông tin du lịch 1.1. Quan niệm Theo góc độ mục đích sử dụng, ấn phẩm thông tin du lịch là những vật phẩm được làm từ nhiều chất liệu khác nhau, chứa đựng thông tin du lịch, được sử dụng với mục đích cung cấp và truyền tải những thông tin này (2, p.28). Ấn phẩm thông tin du lịch là một phương tiện quan trọng được sử dụng trong hầu hết các công đoạn của quá trình tuyên truyền quảng bá và xúc tiến du lịch (2, p. 28). 1.2. Phân loại 1.2.1. Tiêu chí phân loại Để phân loại các ấn phẩm du lịch, người ta đã dựa theo nhiều tiêu chí khác nhau. Các tiêu chí này liên quan đến mục đích sử dụng ấn phẩm, nội dung thông tin chứa đựng trong ấn phẩm, nguồn gốc của ấn phẩm (chủ thể), chất liệu của ấn phẩm, hình thức của ấn phẩm, giá trị sử dụng của ấn phẩm, cách thức sử dụng ấn phẩm. Trong phạm vi bài viết này, 2 cách phân loại phổ biến được đề cập: phân loại theo nguồn gốc và theo hình thức tồn tại của ấn phẩm. 1.2.2. Phân loại theo nguồn gốc Ấn phẩm của cơ quan quản lý nhà nước các cấp về du lịch Các ấn phẩm này có vai trò cung cấp thông tin tổng thể liên quan đến quốc gia, đến cáckhu vực - địa phương, mang logo, biểu tượng của ngành, của quốc gia, thương hiệu của quốc gia, khẩu hiệu du lịch của quốc gia. Cụ thể, đó là: những thông tin chung giới thiệu về cơ sở vật chất kỹ thuật trên phạm vi quốc gia ; tiềm năng về tài nguyên du lịch ; khí hậu ; bản đồ quốc gia, khu vực và định hướng sản phẩm ; các loại hình du lịch ; kiểu và hình thức du lịch có thể có; các thông tin liên quan khác. Trong thực tế, những tập gấp này thường được sử dụng để tuyên truyền quảng bá du lịch ra nước ngoài. Các ấn phẩm của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, trên cơ sở thống nhất với quy định chung của ngành, có vai trò chủ yếu là cung cấp thông tin du lịch của địa phương. Những ấn phẩm này được sử dụng để cung cấp thông tin cho khách du lịch tiềm năng ở thị trường trong nước và nước ngoài. Ấn phẩm của các doanh nghiệp du lịch Các doanh nghiệp du lịch như khách sạn, doanh nghiệp lữ hành, khu resort, nhà hàng đều có những ấn phẩm thông tin du lịch. Các ấn phẩm thuộc các chủ thể này có nội dung khái quát liên quan đến tiềm năng du lịch quốc gia, vùng. Tuy nhiên, các ấn phẩm này chủ yếu giới thiệu doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp. Vì sản phẩm du lịch không có hình thái cụ thể, không nhìn thấy được nên các ấn phẩm thông tin du lịch của các doanh nghiệp thuyết minh, giải thích và mô tả sản phẩm, giúp khách hàng quyết định lựa chọn sản phẩm. Ấn phẩm của các ngành liên quan đến du lịch Các ngành liên quan đến du lịch như hàng không, bảo hiểm, y tế, vận chuyển đường bộ, các hãng tàu biển, v.v... đều có ấn phẩm của mình. Ấn phẩm của các ngành này cung cấp thông tin về ngành trên cơ sở kết hợp với thông tin du lịch nhằm mục đích kích thích khách du lịch tiêu dùng dịch vụ phụ trợ của ngành mình. 1.2.3. Phân loại theo dạng tồn tại của ấn phẩm Trong hoạt động tuyên truyền quảng bá du lịch, nhiều ấn phẩm như là phương tiện dùng để truyền tải thông tin đã được các chủ thể của các hoạt động này sử dụng. Hình thức tồn tạicủa các ấn phẩm rất da dạng, trong thực tế thường là: sách hướng dẫn du lịch, tập gấp, tờ rơi, tranh ảnh, poster, báo, tạp chí, và các ấn phẩm khác như lịch, ấn phẩm điện tử, băng đĩa VCD, DVD. Các phương tiện này đều chứa đựng một lượng thông tin du lịch nhất định, có giá trị sử dụng theo hình thái riêng. Đối với một tập gấp, tờ rơi, việc cung cấp trực tiếp cho khách du lịch việc truyền tay ấn phẩm giữa họ đã tạo ra hiệu quả truyền tải thông tin sâu rộng. Khách du lịch tiềm năng có thể lưu giữ với thời gian dài, nghiên cứu kỹ những nội dung thông tin trước khi có thể quyết định đi du lịch. Những poster (pano, ap phích hoặc ảnh cỡ lớn), cung cấp được những hình ảnh với khổ lớn, có sức cuồn hút bởi màu sắc rực rỡ. Những tấm poster này thường được sử dụng để dán hoặc treo tại nơi công cộng có nhiều người qua lại, trên các phương tiện giao thông. Tuy nhiên nội dung thông tin chứa đựng trong một poster không nhiều, phạm vi nội dung rất hạn chế. Thông thường, một poster chỉ chứa đựng hình ảnh, khẩu hiệu, biểu tượng và một số thông tin du lịch ngắn gọn. Những ấn phẩm như báo, tạp chí cũng là những phương tiện truyền tải thông tin du lịch hữu hiệu. Thông tin du lịch đăng tải trên báo và tạp chí được thể hiện dưới nhiều dạng bài viết khác nhau. Thực tế cho thấy, có những bài được đăng tải dưới dạng ký sự, thường giới thiệu về một điểm du lịch nào đó với cách nhìn nhận tổng thể về giá trị tài nguyên hay cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ du lịch. Ngoài ra, nhiều bài quảng cáo rất ngắn gọn, chỉ giới thiệu về công ty, những chức năng và nhiệm vụ, khả năng của công ty, hoặc chỉ là giới thiệu và quảng cáo bán những chương trình du lịch nhất định. Sở dĩ báo và tạp chí cũng là những phương tiện truyền tải thông tin du lịch có hiệu quả cao vì lượng độc giả của báo chính là những khách du lịch tiềm năng. Số lượng độc giả thường rất lớn, do đó khả năng phổ biến thông tin trên phạm vi rộng cũng được thực hiện rất hiệu quả. Tuy nhiên, việc tuyên truyền quảng bá trên báo thường chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn, hơn nữa ngoài những tạp chí chuyên ngành có tính chất đặc thù, trên các báo, việc đăng tải hình ảnh còn bị hạn chế, do đó sức hấp dẫn chưa thật cao. Các ấn phẩm khác như băng đĩa VCD, DVD cũng đóng vai trò rất quan trọng trong công tác tuyên truyền quảng bá du lịch. Tại các nước phát triển và các nước thực sự chú trọng đến công tác công tác tuyên truyền quảng bá du lịch, rất nhiều chủ đề được giới thiệu qua các đoạn video clip, các bộ sưu tập ảnh như chủ đề về đất nước con người, về tài nguyên thiên nhiên, về tiềm năng du lịch. Trong những ấn phẩm này, ngoài hình ảnh thì những lời giới thiệu, âm nhạc, cũng làm cho nội dung tuyên truyền quảng bá hấp dẫn hơn đối với khách du lịch tiềm năng. Các ấn phẩm này thường gây được ấn tượng mạnh với những hình ảnh có chọn lọc, bởi vậy hiệu quả tuyên truyền quảng bá rất cao. Tuy nhiên, đối với nhiều quốc gia, các ấn phẩm này không được phát miễn phí mà khách du lịch phải mua. Bên cạnh đó, người sử dụng cần phải có những điều kiện nhất định như có máy tính hoặc đầu máy DVD mới có thể sử dụng và tham khảo được các hình ảnh. Điều này cũng làm giảm hiệu quả truyền tải thông tin du lịch trực tiếp đến thị trường. 2. Vai trò của ấn phẩm thông tin du lịch Là phương tiện chính cung cấp thông tin cho khách du lịch So với các yếu tố trung gian chứa đựng các thông tin du lịch khác, các ấn phẩm, đặc biệt là các ấn phẩm bằng giấy có những ưu việt nhất định như: thông tin đầy đủ, đa dạng cả về hình ảnh và lời giới thiệu; dễ mang dễ cất (có thể mang theo trong suốt chuyến đi); dễ phổ biến rộng rãi trong xã hội, dễ sử dụng cho mọi đối tượng; có thể nghiên cứu kỹ mà không phải mất thêm các khoản chi phí và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ khác. Chính vì vậy, mặc dù trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (mạng internet băng thông rộng với những tính năng rất ưu việt), các ấn phẩm thông tin du lịch trên chất liệu giấy vẫn được quan tâm sử dụng triệt để trong thực tế. Tạo dựng và nâng cao hình ảnh điểm đến Với những nội dung phong phú về số lượng và tính đa dạng của các thông tin về hình ảnh, lời giới thiệu, đồng thời được phổ biến rộng rãi trong đối tượng khách du lịch tiềm năng, các thông tin này góp phần tạo nên một hình ảnh về điểm đến. Đối với những đối tượng khách du lịch tiềm năng đã có khái niệm hoặc đã có những hình ảnh về điểm đến, thì các ấn phẩm này sẽ củng cố, nâng cao hoặc làm thay đổi nhận thức của họ về điểm đến đã có. Hướng dẫn khách du lịch lựa chọn điểm đến Những thông tin về điểm đến để khách du lịch tiềm năng quyết định lựa chọn thường là những thông tin cơ bản và tổng quát: tiềm năng du lịch, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ, các yếu tố liên quan trực tiếp đến du lịch như văn hoá, xã hội, kinh tế và các yếu tố khác như an toàn, vệ sinh Những thông tin này giúp du khách hiểu rằng chuyến đi của họ được thực hiện trong những điều kiện nào, quyền lợi của họ có được đảm bảo không, họ sẽ được tham gia các hoạt động gì, các điểm du lịch có phù hợp với nhu cầu, sở thích và điều kiện cá nhân của họ hay không. Ấn phẩm thông tin du lịch sẽ đóng vai trò định hướng cho việc lựa chọn địa điểm du lịch của khách du lịch tiềm năng. Hướng dẫn khách du lịch lựa chọn sản phẩm du lịch Nội dung thông tin du lịch trong hầu hết các ấn phẩm của các doanh nghiệp du lịch và dịch vụ đều định hướng tiêu dùng những sản phẩm và những dịch vụ cụ thể. Khách du lịch tiềm năng sẽ nhận dạng được các dịch vụ cụ thể hay dạng sản phẩm du lịch cụ thể để sử dụng trong chuyến đi. Các ấn phẩm loại này thường chứa đựng các thông tin như lịch trình, các điểm du lịch chủ yếu, các dịch vụ cụ thể, chất lượng các dịch vụ, thời gian xuất phát và kết thúc, các khả năng lựa chọn. Trên cơ sở các thông tin như vậy, khách du lịch tiềm năng có thể lựa chọn một sản phẩm du lịch phù hợp. 3. Thực trạng của việc sử dụng ấn phẩm thông tin du lịch hiện nay Sự quan tâm của khách du lịch đối với ấn phẩm thông tin du lịch nói chung Trong thực tế, khách du lịch tiềm năng trước khi đi du lịch thường lựa chọn các ấn phẩm theo thứ tự ưu tiên sau đây: 1) Sách hướng dẫn du lịch (guide book), 2) Các loại bản đồ du lịch, 3) Các tờ rơi, tập gấp, 4) Các loại khác như pano áp phích, băng đĩa, bưu ảnh (2, p 89). Đây là một trong những cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước về du lịch xem xét, lựa chọn các phương tiện truyền tải thông tin du lịch phục vụ cho quá trình xúc tiến quảng bá du lịch. Trong ấn phẩm thông tin du lịch, thông thường khách du lịch tiềm năng quan tâm nhiều hơn đến những hình ảnh được đăng tải (4, p.108). Điều này khẳng định rằng, đối với khách du lịch tiềm năng, thông tin về điểm du lịch thông qua các hình ảnh được đăng tải dễ gây ấn tượng và lưu lại trong tâm trí, kích thích nhu cầu đi du lịch mạnh hơn các yếu tố khác của ấn phẩm. Hệ thống ấn phẩm thông tin du lịch của ngành du lịch Việt Nam hiện nay Trong những năm qua, để tổ chức các hoạt động xúc tiến quảng bá du lịch hướng tới thu hút khách du lịch quốc tế, trong số nhiều loại phương tiện truyền tải thông tin du lịch, các loại ấn phẩm đã được in nhiều hơn nhằm cung cấp cho khách du lịch tiềm năng. Tuy nhiên, một đặc điểm dễ nhận thấy là hệ thống các ấn phẩm này chưa đa dạng về hình thức, phong phú về chủng loại. Ngoài ra, chất lượng của các ấn phẩm, từ thiết kế (kết cấu hình ảnh và lời giới thiệu) đến logo, biểu tượng, chất liệu để in ấn, ngôn ngữ diễn đạt thông tin... chưa được quan tâm toàn diện, dẫn đến tính hấp dẫn chưa cao, chưa có sức thu hút (mang lại ấn tượng mạnh) đối với khách du lịch tiềm năng. Trong hoạt động cung cấp ấn phẩm của ngành du lịch Việt Nam, chúng ta còn thiếu các ấn phẩm phát miễn phí cho du khách. Các quầy thông tin du lịch được thiết lập tại một số địa điểm như sân bay quốc tế, các trung tâm du lịch lớn còn rất nghèo nàn về lượng ấn phẩm, chủ yếu là các tờ rơi, tập gấp của một số doanh nghiệp du lịch, khách sạn. Tại các hội chợ xúc tiến du lịch ở nước ngoài, lượng ấn phẩm cung cấp cho khách cũng trong tình trạng như vậy. 4. Một số định hướng sử dụng ấn phẩm thông tin du lịch Tổ chức cung cấp ấn phẩm phù hợp với từng đối tượng Việc cung cấp các ấn phẩm phải phù hợp với đối tượng, cụ thể là các chủ thể của hoạt động tuyên truyền quảng bá du lịch cần phân loại đối tượng tiếp nhận thông tin thành: khách du lịch tiềm năng; các hãng lữ hành quốc tế; những hãng thông tấn báo chí. Mỗi đối tượng này nên có những ấn phẩm phù hợp để tăng hiệu quả của hoạt động tuyên truyền quảng bá du lịch, đặc biệt là đối với thị trường quốc tế. Triển khai các kênh cung cấp ấn phẩm thông tin du lịch theo hướng đa dạng hoá, đa cấp hoá Tận dụng tối đa các hình thức, các dạng và đặc biệt là các địa điểm tiếp cận để cung cấp ấn phẩm thông tin du lịch. Tăng cường việc cung cấp miễn phí tại nhiều điểm là đầu mối giao thông. Các doanh nghiệp du lịch cần tăng cường việc cung cấp ấn phẩm theo nhiều hình thức khác nhau. Phối kết hợp giữa ấn phẩm và phương tiện truyền tải thông tin khác Ấn phẩm là công cụ mang thông tin quan trọng, tuy vậy không thể phủ nhận vai trò của các kênh truyền tải thông tin khác. Do đó, cần thiết phải phối kết hợp nhuần nhuyễn giữa việc sử dụng các ấn phẩm thông tin du lịch với các phương tiện, kênh chuyển tải thông tin khác, đặc biệt là công nghệ thông tin với mạng internet đang rất phổ biến hiện nay. Xây dựng hệ thống ấn phẩm thực sự có chất lượng Chất liệu, các hình ảnh giới thiệu, lời thuyết minh hướng dẫn trong ấn phẩm cần thực sự được chọn lọc kỹ lưỡng, có giá trị