Bài giảng Access - Chương 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu - Nguyễn Sơn Hải

Giáo trình: Nguyễn Sơn HảiTrung tâm tin học - Bộ GDĐTACCESS 1. Giới thiệu chungAccess là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thuộc Officce của hãng MicroSoftCó 2 ứng dụng chính của Access là :1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu làm dữ liệu nguồn cho các phần mềm khác như Visual basic, Visual FoxPro, word, Excel2. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.Ngôn ngữ lập trình VBA (Visual Basic Appltcation)2. Khởi độngMở lệnh Start | Programs | Microsoft Office | Microsoft Access Hoặc kích đôi chuột lên biểu töôïng chìa khoaù3. Taïo môùi moät teâïp ACCESS Database:Choïn menu file\ New : choïn ñöôøng daãn, ñaët teân, xuaát hieän cuûa soå DatabaseCHƯƠNG 1  XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU1. Các khái niệm cơ bản1.1 Bảng dữ liệu là gì: Bảng dữ liệu là một cấu trúc gồm nhiều cột nhiều hàng. Là nơi lưu trữ những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng.Mỗi cột gọi là vùng tin (Field), mỗi hàng còn gọi là mẫu tin (record). Ví dụ:Mẫu tinVùng tinĐặc trưng của vùng (Field): mỗi vùng xác định 3 yếu tố: Tên vùng, kiểu vùng và thuộc tính.Tên vùng: tối đa 64 ký tự kể cả ký tự trắng.Kiểu vùng: gồm 9 kiểu: 1. Number 6. Currency2. AutoNumber 7. Memo3. Text 8. Hyperlink4. Yes/No 9. OLE Object5. Date/Time Kiểu Độ dài tối đa Ý nghĩaNumber 1 B, 2 B, 4 B Byte, Integer, Long Integer, 4 B, 8 B Single, Double, 12 B Decimal.Autonumber 4 Bytes Số nguyên tự động .Text 254 ký tự Xâu ký tựYes/No 1 Bytes Kiểu logicDate/Time 8 Bytes Kiểu ngày, giờCurrentcy Single (4B) dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệMemo vô hạn kiểu ghi nhớ, VĂN BẢNHyperlink tuỳ thuộc Lưu trữ đường dẫn liên kết.OLE tuỳ thuộc Nhúng đối tượng đặc biệt như Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, Vị dụ: bảng HSCBTên vùng Kiểu vùng Size(độ dài)MACB Text 10HO Text 20GIOITINH Yes/No 1NGAYSINH Date/Time Short DateCONGDOAN Yes/No 1BACLUONG Number ByteHSL Number SingleLUONG Number Long IntegerThuộc tính: dùng để xác định độ dài tối đa của vùng dữ liệu, xác định khuôn dạng, định dạng dũ liệu, các điều kiện ràng buộc dữ liệu, giá trị mặc định, Thuộc tínhÝ nghĩaVí dụ1. Field sizeThieát laäp ñoä daøi toái ña cuûa vuøng dlieäu.2. Formatthieât laäp ñònh dang döõ lieäu hieån thò>: Inhoa; 9, bắt buộc phải nhập9 chỉ nhập số, không bắt buộc A nhập chữ cái hoặc số.L nhập chữ cái, bắt buộc phải nhập? nhập chữ cái hoặc số , không bắt Thuộc tínhÝ nghĩaVí dụ4. Default ValueThiết lập giá trị ngầm định mỗi khi ra lệnh thêm mới GIOITINH: Yes5. CaptionThiết lập tiêu đề cột mà vùng đó hiển thi6. Validation RuleThiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào.>=0 and =0 and = Thuclinh >=1,000,000c/ Lọc các dòng thỏa mãn điều kiện nhập từ bàn phím khi kích hoạt Query (Query tham số)Ví dụ 5: Lọc ra danh sách các cán bộ phòng ban nào đó ñöôïc nhaäp töø baøn phímVí dụ 6: Lọc ra những cán bộ có tên nhập từ bàn phím khi kích hoạt QueryVí dụ 7: Lọc ra những cán bộ có lương nằm trong khoảng nào đó nhập từ bàn phím.Ký tự *: đại diện cho cac ký tự không biết.“*Nam” : tên là Nam“*/11/*” : tháng 11Phép toán Like: dữ liệu giống như (có dạng như) Query điều kiên chứa tham số: các gí trị trong điều kên được thay thế bởi một tham số, khi chạy query ta nhập gá trị cho tham sốQuery điều kiệnQuery điều kiện chứa tham số2. TOTAL queriesCông dụng: Tính toång theo một nhoùm Treân cöûa soå thieát keá query, Chọn View \ TotalVí duï 6: Ñeám soá ngöôøi cuûa moãi chöùc vuï- Đẩy 2 bảng DMCHUCVU và HSCB- Tên chức vụ là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là CountVí dụ 7: Tính tổng lương của từng phòng ban; đếm số người của từng phòng ban; định dạng cột lương có dấu phân cách phần ngàn.Ví dụ 8 Đếm số cán bộ nam, nữ Ví dụ 9. Đếm số đảng viên, không đảng viênVD 7:- Đẩy 2 bảng DMPHONG và HSCB- Tên phòng là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count; luong là vùng tính tổng, phép toán là SUMTính tổng theo nhóm có chứa đều kiện:Ví dụ 8’: Đếm số cán bộ nam, nữ của phòng “TV”.Ví dụ 9’: Đếm số đảng viên, không đảng viên của phòng “TV”.VD 8:- Đẩy bảng HSCB.- Gioitinh là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count; điều kiện là phong=“TC”VD 9- Đẩy bảng HSCB- Dảng vien là vùng phân nhóm; MACB là vùng đếm; phép toán đếm là Count; điều kiện là phong=“TV”3. CROSSTAB queries Công dụng: Duøng ñeå tính toång theo nhieàu nhoùm Ví duï 10: Đeám số caùn boä giöõ caùc chöùc vuï cuûa moãi phoøngVùng phân nhóm là: tên phòng và chức vụ, trong đó tên phòng là tiêu đề dòng ( Rows Heading), tên chức vụ là tiêu đề cột ( Column heading); Vùng tính là MaCB; Phép toán tính là Count. mở thực đơn Queries | Crosstab Query;VD 11: Đảng hay chưa vào Đảng theo giới tính như sau: VD 12 : Đưa ra bảng tổng hợp về chức vụ theo giới tính như sau:VD 13: Đưa ra bảng tổng hợp lương theo từng phòng ban như sau:VD11:Vùng phân nhóm là: gioitinh và dangvien, trong đó gioitinh là tiêu đề dòng ( Rows Heading), Dangvien là tiêu đề cột ( Column heading); Vùng tính là MaCB; Phép toán tính là Count. Column HeadingRow HeadingVALUEMỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row heading; chỉ có duy nhất 01 trường làm Column heading;Value là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số). đếm, tính tổng, tính trung bình cộng, max, min,..4. MAKE TABLE queriesCông dụng: Đưa dữ liệu kết quả query ra một bảng.Caùch thöïc hieän:Taïi cöûa soå thieát keá Query; choïn Queries |Make Table query, hộp thoại Make table xuất hiện: nhập vào tên bảng dữ liệu cần lưu vào ô Table Name Ví dụ 14: đưa kết quả Query1 ra thành bảng có tên là BANGLUONG5. DELETE queriesCông dụng: dùng để xoá các bộ giá trị thoả mãn những điều kiện nào đó. Caùch thöïc hieänTaïi cöûa soå thieát keá Query; choïn Queries |Delete QueryVí dụ 10: Xố đi những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu 6. UPDATE queryCông dụng: dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong bảng dữ liệu.Caùch thöïc hieänTaïi cöûa soå thieát keá Query; choïn Query | Update query Ví dụ 15: Điền dữ liệu cho cột HSL và lương theo công thứcHSL= 2.34 +(bacluong-1)*0.33Luong=HSL*10500007. APPEND QUERYCông dụng: Dùng để thêm một một bộ giá trị vào dòng cuối cùng của bảng Caùch thöïc hieänTaïi cöûa soå thieát keá Query; choïn Query | Append query Ví dụ: Thêm một dòng bộ giá trị sau:(“TK”, “Thư ký”, “0.15”) vào bảng DMCHUCVUCác kiểu liên kếtInner join: chứa các dòng mà giá trị của vùng liên kết ở hai bảng bằng nhau Left join : chứa tất cả các dòng ở bảng bên trái và các dòng mà giá trị của hai vùng liên kết bằng nhau. Right join: chứa tất cả các dòng ở bảng bên phải và các dòng mà giá trị của hai vùng liên kết bằng nhau. Ví dụ: Cho biết phòng nào chưa có cán bộ Ví dụ: Cho biết chức vụ nào chưa có người nào giữ. Loại liên kết 1 phía: Left join, Right join.Câu lệnh SQLLênh SelectCông dụng: dùng để hiển thị - lọc – Tính tổng theo nhóm – sắp xếp.Dạng lênh: SELECT [TOP n] FROM INNER JOIN |LEFT JOIN ON . . .WHERE GROUP BY HAVING ORDER [ASC] | DESC]Lệnh UPDATECông dụng: Dùng để cập nhật một số vùngDạng lênh:UPDATE SET , , . . .Lệnh DELETE Công dụng: Dùng để xóa một số dòng thỏa mãn điều kiệnDạng lệnh:DELETE *FROM WHERE Ví dụ:DELETE *FROM HSCANBOWHERE(Gioitinh=False AND 2013-Year([Ngaysinh])>=60) OR (Gioitinh=True AND 2013-Year([Ngaysinh])>=55);Lệnh INSERTCông dụng:Dùng để thêm một bộ giá trị vào dòng cuối cùng trong bảngDạng lệnh:INSERT INTO (Danh sách Fields)VALUES (Bộ giá trị tương ứng)Ví dụ: Thêm một bộ giá trị (“TK”, “Thư ký”, 0.15) vào cuối bảng DMCHUCVUINSERT INTO DMCHUCVU ( MaCV, Tenchucvu, HesoCV )VALUES ("KT","THU KY",0.15)