Bài giảng Hệ thống thông tin Kế toán 2 - Chương 2: Thiết lập hệ thống thông tin kế toán

THIẾT LẬP HỆ THỐNGTHÔNG TIN KẾ TOÁNHệ Thống Thông Tin Kế Toán 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCMKHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁNGV. ThS. Vũ Quốc ThôngCHƯƠNG 2Mục tiêu Khai báo dữ liệu danh mục Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục Nhập số dư đầu vào hệ thống Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống2Những khai báo ban đầu34Bài tập thực hànhKiểm tra trên hệ thống: Cơ sở dữ liệu ABC đã được phục hồi từ tập tin THUCHANH_CTYABC_REF.zipDữ liệu danh mục(Reference data)56Bài tập thảo luậnCác tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục khác nhau. Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các danh mục cơ bản: Danh mục tài khoản Danh mục khách hàng, nhà cung cấp Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên Danh mục kho, vật tư - hàng hóa7Khai báo dữ liệu danh mụcDanh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản.VD1: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)VD2: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)Chi tiết theo8Khai báo dữ liệu danh mụcDanh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viênVD. Cách xây dựng mã hóa: Khách hàng  KH***Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ  NB***Nhân viên trong công ty  NV*** 9Khai báo dữ liệu danh mụcDanh mục khách hàng, nhà cung cấpMãTên KH, NCCĐịa chỉMSTKH002Cty Hoa Mộc Lan1 Trương Định, Q.33700912800KH003Cửa hàng số 32 Ngũ Hành Sơn, ĐN3700149931KH004Khách hàng số 27 Châu Văn Liêm, Q.53700910828NB009Công ty Hiệp Thành3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.13700456675NB010Nhà cung cấp số 1025 Giảng Võ, Hà Nội3701016959NB011Cty vận chuyển TMA1 Hồ Văn Huê, Q.PN370043197710Khai báo dữ liệu danh mụcDanh mục cơ cấu tổ chức, nhân viênMãTên đơn vịTK chi phí lươngPKDPhòng Kinh doanh6411PHCPhòng Hành chính nhân sự6421MãTên nhân viênThuộc đơn vịMST cá nhânNVLVHLê Văn HùngP. Kế toán8053087549NVTVCTrần Văn ChiếnP. Kinh doanh8053095526NVNTHNguyễn Thị HằngP. Hành chính nhân sự8053064317Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABCCấp tổ chức: Phòng ban11Khai báo dữ liệu danh mụcDanh mục vật tư - hàng hóaMãTên hàng hóaTính chấtNhóm VTHHĐơn vị tínhHH06Hàng hóa 06Vật tư hàng hóaHàng hóaKGHH07Hàng hóa 07Vật tư hàng hóaHàng hóaKGKho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH)TK kho: 1561TK doanh thu: 5111TK chi phí GVHB: 632Thuế suất thuế GTGT: 10%Tạo tài khoản ngân hàng12Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ)b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền USD)Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á ChâuĐịa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM 13Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mụcXây dựng hệ thống mã hóaHệ thống mã hóa Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong HTTTKT14VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA?Vì sao phải mã hóa thông tin?Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách hàng; mỗi tài khoản kế toánSử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn hơn để mô tả thông tin. Vì sao?Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx15Xây dựng hệ thống mã hóaBài tập thảo luậnCông ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng.16Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau.Yêu cầu: Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm17Một số lưu ý khi xây dựng hệ thống mã hóa18Khai báo dữ liệu danh mụcTầm quan trọng của thiết lập – chi tiết đối tượng kế toánVí dụ:TK 131 chi tiết theo ?TK 141 chi tiết theo ?TK 331 chi tiết theo ?Số dư đầu(Initial Balance)19Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!20Giả sử đối với công ty TNHH TM ABCNgày bắt đầu: 01/01/20XXKì kế toán: QUÝNgày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX21Nhập số dư ban đầucông ty TNHH TM ABCTài khoảnNgoại tệDư nợ VNDDư nợ ngọai tệDư có VNDDư có ngoại tệGhi chú1111500.000.0001121DAB200.000.0001122DABUSD16.000.0001.000Chọn hạch toán đa tiền tệ (Hệ thống / tùy chọn)131125.000.000KH0011416.000.000 Nguyễn Văn Tư1561150.000.000- Tại kho: Hàng hóa5.000kg HH04 x 10.0005.000kg HH05 x 20.000- Cập nhật số dư TK 1561341190.000.000 - Bỏ hạch toán ngoại tệ331200.000.000NB00441111707.000.000Tổng cộng997.000.000997.000.00022Ghi chú232. Thiết lập – 02 nhóm dữ liệu ?1. Khởi tạoGhi chú24Bài tập thực hànhIn bảng cân đối số phát sinh đầu kì/ Xuất ra Excel Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.zipSao lưu và phục hồi dữ liệu25Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành!Quản lý phát hànhhóa đơn từ hệ thống2627Quản lý phát hành hóa đơn- Những trường hợp có phát hành hóa đơn từ hệ thống PMKT của công ty?- Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống PMKT được quản lý như thế nào?Quy định quản lý phát hành HĐ28Thông tư 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ động trong việc quản lý phát hành hóa đơn.Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung TT 39/2014/TT-BTC.Các bước thực hiện việc quản lý HĐ29Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơnBước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơnBước 3. Thông báo phát hành hóa đơnKhởi tạo mẫu hóa đơn30Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau:- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên- Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in- Số liên: 3- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001- Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11TDựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên)Đăng ký sử dụng hóa đơn31Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau:- Ngày đăng ký: 01/01/20XX- Số ĐKKD: 010001120- Về việc: xuất hóa đơn tự in- Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên- Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự inThông báo phát hành hóa đơn32Thông báo phát hànhNgày: 01/01/20XXSố: TBPH00001Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCMCác loại HĐ phát hành Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liênSố lượng: 1000 - Từ số: 0000001, đến số: 0001000- Ngày bắt đầu sử dụng: 06/01/20XX33Bài tập thực hànhSao lưu cơ sở dữ liệu ABC,đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV.zipBài tập thực hành3435* Bài tập thiết lập HTTTKTThiết lập dữ liệu danh mục và nhập số dư đầu cho công ty Kim LongSao lưu cơ sở dữ liệu Kim Long,đặt tên: THUCHANH_CTYKIMLONG_INV.zip36** Bài tập thực hành tổng hợpBÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 – Thiết lập hệ thống kế toán máy Công ty TNHH TM XYZSao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV.zipTóm lại37 Khai báo dữ liệu danh mục Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục Nhập số dư đầu vào hệ thống Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống