Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân - Chương 7: Kiểm toán đêm - Trần Đình Thắng

NGHIỆP VỤ LỄ TÂN ThS. Trần Đình Thắng CHƯƠNG 7 KIỂM TOÁN ĐÊM NỘI DUNG CHƯƠNG Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 7.2 Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 7.3 7.4 Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân 7.1 Công việc kiểm toán đêm 7.1. Công việc kiểm toán đêm Kiểm toán đêm là quá trình rà soát việc kiểm tra, đối chiếu các tài khoản của khách với các giao dịch của các bộ phận cung cấp dịch vụ. Nhờ đó các hoạt động tài chính liên quan tới tài khoản của khách được theo dõi, cập nhật và cân đối một cách chính xác nhất. Công việc này đóng một vai trò rất quan trọng đối với việc tổng hợp thanh toán và thanh toán cho khách. Theo truyền thống, việc kiểm toán đêm thường được thực hiện vào ca đêm, vì đó là khoảng thời gian có ít giao dịch nhất và do vậy ít bị phân tán nhất. Nhân viên kiểm toán đêm có thể là nhân viên thu ngân của bộ phận lễ tân (thông thường) hoặc là nhân viên kế toán của khách sạn. Có thể nói ngắn gọn, kiểm toán đêm là việc kiểm tra lại tòan bộ công tác kế toán vào ban đêm. 7.1. Công việc kiểm toán đêm 1. Kiểm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí của khách mà nhân viên thu ngân đã làm trong ca ngày, kể cả các chi phí về tiền phòng, thuế và phục vụ phí (nếu có); 2. Cập nhật các chi phí của khách mà các ca trước chưa kịp làm; 3. Đồng bộ các chi phí và các khoản thanh toán của khách; Thực chất, đây là việc kiểm tra, đối chiếu sự trùng khớp giữa các chi phí đã được nhập với các chứng từ có liên quan. 7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 4. Phát hiện và điều chỉnh các lỗi trong tính toán; 5. Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách dự kiến check-out vào ngày hôm sau; 6. Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách; Hạn mức tín dụng có thể là giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng hay hạn mức thanh toán (giới hạn nợ cho phép ) đối với tài khoản của khách. Nếu thấy vượt quá các giới hạn này, nhân viên kiểm toán đêm phải chuẩn bị hồ sơ tạm thanh toán cho khách, đồng thời lập ngay một báo cáo số dư nợ cao để chuyển cho Giám đốc bộ phận lễ tân. 7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm 7. Lập và phát hành các báo cáo cần thiết:  Báo cáo kiểm toán cuối ngày  Báo cáo doanh thu trong ngày  Báo cáo tài chính trong ngày  Báo cáo thống kê tình hình khai thác phòng trong ngày.  Báo cáo công nợ: tồn nợ, số dư nợ cao, nợ khó đòi,.v.v 8. Thực hiện đóng tài khoản trong ngày. 7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm  Ca đêm có trách nhiệm mở file của từng phòng, kiểm tra lại booking, hình thức thanh toán, các thông tin cần hoàn thiện trên máy để chắc chắn không có nhầm lẫn nào.  Hàng ngày ca đêm có trách nhiệm kiểm tra lại các hoá đơn của từng phòng xem có trùng khớp với số tiền đã nhập (post) trên máy hay không. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 1. Kiểm tra tình trạng phòng.  Kiểm tra phòng check-out (Departure Expected) trong ngày  Kiểm tra phòng check-in (Arrival Expected) trong ngày (nhằm xác định tình trạng no-show hoặc để hủy đặt phòng nếu khách không check-in)  Xác định phòng no-show, sleep hoặc skip. 2. Kiểm tra giá phòng, thuế và các phục vụ phí.  Kiểm tra lại tất cả các phòng đã có giá( rate). Lưu ý: Khi nhận đặt phòng (make reservation), các phòng miễn phí phải được đặt là HU(House use) hoặc Com( complementary) và không để giá. Nếu không, sau khi chạy cắt ngày, máy sẽ tính tiền phòng cho khách.  Sau khi kiểm tra xong , thực hiện thao tác tính tiền phòng theo giá đã đặt trên máy. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 3. Thực hiện lện đóng tài khoản trong ngày (Do cut off)  Máy sẽ thực hiện đóng tài khoản trong ngày (cắt ngày) sau khi ta dùng lệnh “Do cut off”, đợi khoảng 10 giây, máy sẽ hoàn thành lện này và khi đó ngày trên máy sẽ chuyển sang ngày hôm sau. Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ nguyên ngày và các giao dịch phát sinh của khách sẽ vẫn được ghi vào ngày hôm trước.  Lệnh này sẽ được thực hiện vào lúc 24 h00. Nếu công việc chưa thể cho phép thì có thể tiến hành muộn hơn một chút. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 4. In các báo cáo (Reports)  Sau khi đóng ngày, lễ tân ca đêm cần thực hiện lệnh in các báo cáo cần thiết như: danh sách khách lưu trú trong ngày, báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, dự kiến check-in, check-out của ngày hôm sau,  Tuỳ theo yêu cầu của cấp trên có thể in thêm các report khác. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân 7.4.1 Đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận lễ tân  Báo cáo hằng ngày  Là bảng tóm tắt tình hình kinh doanh  Có những hình thức riêng tùy thuộc quy mô và yêu cầu của từng khách sạn  Do người có trách nhiệm tổng hợp hằng ngày  Bản thống kê các hàng hóa dịch vụ trong ngày  Thông báo tình hình doanh thu của bộ phận và đề ra giải pháp 6.6 TỔNG KẾT BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN 7.4.2 Phân tích các số liệu thống kê kinh doanh  Đối chiếu, so sánh các số liệu hiện tại với các số liệu kỳ trước.  Thống kê và đưa ra tỷ lệ phòng có khả năng đáp ứng trung bình trong một thời kỳ nhất định: Số lượng phòng có khả năng đáp ứng = Tổng số phòng x Tỷ lệ % phòng có khả năng đáp ứng  So sánh công suất phòng hiện tại với công suất phòng dự báo hoặc so sánh với công suất phòng kỳ trước để đưa ra đánh giá 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Các chỉ tiêu đánh giá:  Tỷ lệ phần trăm công suất phòng sử dụng  Tỷ lệ phần trăm công suất phòng có nhiều người ở  Số lượng khách trung bình mỗi phòng  Giá phòng bình quân trong ngày  Giá phòng bình quân mỗi khách  Doanh thu phòng 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Tỷ lệ phần trăm công suất phòng sử dụng  Là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh phòng của bộ phận lễ tân  So sánh kết quả đã thực hiện được với khả năng đáp ứng phòng của khách sạn  Tính cho một ngày, một tuần, một tháng, một quý, một năm. 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Công thức tính cho một ngày Tỷ lệ % công suất phòng = Số lượng phòng bán trong ngày x 100 Số lượng phòng có thể bán trong ngày 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Công thức tính cho một tuần Tỷ lệ % công suất phòng = Số lượng phòng bán trong tuần x 100 Số lượng phòng có thể bán trong tuần 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Công thức tính cho một tháng Tỷ lệ % công suất phòng = Số lượng phòng bán trong tháng x 100 Số lượng phòng có thể bán trong tháng 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân  Tỷ lệ phòng có nhiều khách ở  Dùng phân tích tình hình kinh doanh phòng của khách sạn  Nếu tỷ lệ phòng có nhiều khách ở càng cao, ảnh hưởng đến doanh thu khách sạn  Đánh giá hiệu quả bán hàng của bộ phận lễ tân  Có biện pháp nâng cao giải pháp bán hàng 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân Số lượng ngày-phòng có 2 khách trở lên x 100 Số lượng ngày-phòng bán được Tỷ lệ phòng có nhiều khách ở =  Số lượng khách trung bình của mỗi phòng  Phân tích hiệu quả bán phòng của bộ phận lễ tân trong một thời gian nhất định 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân Số lượng khách lưu trú trong ngày Số lượng ngày phòng bán được trong một ngày SL khách TB của mỗi phòng trong ngày =  Giá phòng bình quân trong ngày  Để phân tích so sánh trung bình của một ngày với thời gian khác  Giá phòng trung bình càng cao thì doanh thu và lợi nhuận trong ngày càng lớn 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân Tổng doanh thu phòng trong ngày Số lượng ngày phòng bán được trong ngày Giá phòng bình quân trong ngày=  Giá phòng bình quân mỗi khách:  Phân tích hiệu quả kinh doanh của bộ phận lễ tân về giá 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân TỔNG DOANH THU PHÒNG TRONG NGÀY SỐ LƯỢNG KHÁCH LƯU TRÚ TRONG NGÀY Giá phòng bình quân mỗi khách =  Phân tích doanh thu phòng: - Đánh giá hiệu quả bán phòng của nhân viên lễ tân * Doanh thu phòng thực tế = Số phòng bán được trong ngày x giá phòng bình quân trong ngày 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân * Doanh thu phòng tiềm năng - Là doanh thu khách sạn bán hết tất cả số phòng với mức giá chuẩn trong một thời gian nhất định = Tổng số phòng available x Giá chuẩn 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân - Tỷ lệ % doanh thu phòng thực tế so với doanh thu phòng tiềm năng = Doanh thu phòng thực tế trong ngày x 100 Doanh thu phòng tiềm năng trong ngày 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân 6.6 TỔNG KẾT BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂNLoại phòng Số lượng Tổng số ngày phòng bán được Giá phòng chuẩn (USD) Giá phòng bán ra (USD) Tỷ lệ đáp ứng (%) 2002 2003 2002 2003 2002 2003 2002 2003 Suite 40 12,100 11,680 110 120 100 110 85 90 Deluxe 70 18,640 17,200 90 100 85 90 90 95 Standard 80 24,430 22,300 70 80 60 70 95 95 THANKS!