Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5: Quy trình kế toán - Nguyễn Thị Hồng Hạnh

1TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHAN THIẾT Khoa Kế toán - Kiểm toán Quy trình kế toán CHƯƠNG 5 Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: – Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán. – Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán. – Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu. – Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp 2 . Nội dung • Tổng quan về quy trình kế toán • Chứng từ kế toán • Sổ sách kế toán 3 Tổng quan về quy trình kế toán • Khái niệm • Các nội dung của quy trình kế toán • Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán 4 2Khái niệm quy trình kế toán • Quy trình kế toán là các bước của một quá trình xử lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán. 5 Các nội dung của quy trình kế toán • Quy trình kế toán bao gồm: – Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán – Xử lý trên sổ sách kế toán – Lập và trình bày các báo cáo kế toán • Lồng ghép trong quy trình kế toán là iệ kiể át á h t độ 6 v c m so c c oạ ng Quy trình kế toán Dữ liệu kinh tế Ghi chép ban đầu (Chứng từ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách) Cung cấp thông tin (Báo cáo) Thông tin 7 Kiểm soát nội bộ và kế toán • Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nói chung 8 . • KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính 3Các thí dụ • Phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ • Phê duyệt các nghiệp vụ trước khi thực hiện • Đối chiếu các số liệu định kỳ ể 9 • Ki m toán nội bộ Chứng từ kế toán • Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 10 Vai trò của chứng từ • Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan t đối ới hất l thô ti kế t árọng v c ượng ng n o n. • Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý. • Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. • Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các 11 vụ tranh chấp, kiện tụng. Phân loại chứng từ • Phân loại theo nội dung phản ảnh: ề ề ế ế ấ– Chứng từ v ti n tệ: Phi u thu, Phi u chi, Gi y báo Nợ, Giấy báo Có... – Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ... – Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương ... Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá 12 – đơn bán hàng) ... – Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý ... 4Phân loại chứng từ • Phân loại theo công dụng của chứng từ : – Chứng từ mệnh lệnh – Chứng từ chấp hành 13 Phân loại chứng từ • Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ : – Chứng từ bên trong – Chứng từ bên ngoài 14 Phân loại chứng từ • Phân loại theo tính bắt buộc : – Chứng từ bắt buộc – Chứng từ hướng dẫn 15 Bài tập thực hành • Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại hứ từ à th á á h hâ l ic ng n o eo c c c c p n oạ đã học: – Phiếu chi tiền mặt – Hóa đơn GTGT – Hoá đơn bán hàng 16 – Đơn đặt hàng – Hợp đồng kinh tế 5Yêu cầu đối với chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, ốtính chính xác của s liệu. • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy 17 xóa, sửa chữa trên các chứng từ. Các yếu tố của chứng từ • Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán; • Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán;, , • Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; • Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh • Số lượng đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế 18 , , tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ. • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Bài tập thực hành Phân tích sự cần thiết của các nội dung trên chứng từ 19 Lưu chuyển chứng từ • Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận • Kiểm tra chứng từ • Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán • Lưu trữ và bảo quản chứng từ 20 6Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ • Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập • Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trong máy tính và in ra 21 Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận • Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ ổphận trước khi được dùng ghi s : – Xét duyệt nghiệp vụ – Thực hiện nghiệp vụ 22 Kiểm tra chứng từ • Người kế toán cần kiểm tra chứng từ trước khi hi hậg n n: – Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ. – Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. – Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ 23 . – Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế toán. Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ • Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ: – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; – Phân loại chứng từ; – Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ 24 . 7Lưu trữ và bảo quản • Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. • Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý 25 . Sổ sách kế toán • Khái niệm • Phân loại sổ sách kế toán • Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán • Giới thiệu hình thức nhật ký chung 26 Khái niệm • Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các nghiệp vụ. • Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên chứng từ kế toán • Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo á tài hí h 27 c o c n Phân loại sổ sách kế toán • Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế toán – Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. – Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài 28 khoản tổng hợp và chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết... 8Phân loại sổ sách kế toán • Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối ếtượng k toán – Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. – Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ 29 chi tiết vật tư,... Phân loại sổ sách kế toán • Phân loại theo cách tổ chức sổ ổ ể ổ ổ– S đóng thành quy n: S cái, Nhật ký – S cái ... – Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá – Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ kế toán ghi sổ 30 , bằng cách nhập dữ liệu. Các hình thức tổ chức sổ sách • Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách kế t á b ồ ố l ổ kết ấ ổ à ốio n ao g m s ượng s , c u s v m quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: – Hình thức kế toán Nhật ký chung; – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; 31 – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; – Hình thức kế toán trên máy vi tính.