Bài giảng Phân tích và Thiết kế hệ thống - Chương 3.2: Tập hợp thông tin

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNGChương 3 (cont)3.2. TẬP HỢP THÔNG TIN3.2 - 1Ý tưởng then chốtMục đích của giai đoạn phân tích:Để hiểu thực sự các nhu cầu của hệ thống mớiĐể phát triển một hệ thống mới cải tiến hơn2Nhiệm vụ:Hiểu hệ thống là gìXác định sự cải tiếnCác khái niệm cho hệ thống sẽ là gìĐể thực hiện các nhiệm vụ này:Cần tập hợp thông tinLý do nhiều dự án đưa ra không xác thựcPhụ thuộc vào sự hiểu biết nghèo nàn của những nhu cầu trước đóCác nhiệm vụ phân tích3Các kỹ thuật tập hợp thông tinPhỏng vấn Lập bảng câu hỏiPhân tích tài liệuQuan sát 4Phỏng vấnPhần lớn sử dụng các kỹ thuật thông thườngRất tự nhiên: Nếu bạn cần biết một số điều, bạn có thể hỏi một vài người5 bước cơ bản để phỏng vấnChọn người được phỏng vấnThiết kế câu hỏi phỏng vấnChuẩn bị cho phỏng vấnHướng dẫn phỏng vấnThực hiện phỏng vấn tiếp5Nguyên tắc khi phỏng vấnCần có kế hoạch phỏng vấnDanh sách tất cả những người để phỏng vấnKhi nào họ sẽ được phỏng vấnMục đích gì ở họ sẽ được phỏng vấnChú ýDanh sách người được phỏng vấn phải dựa vào thông tin cầnTốt hơn khi người được phỏng vấn ở các hoàn cảnh khác nhau (Người quản lý -Người dùng)Phỏng vấn được lặp đi lặp lại6Kiểu câu hỏi ví dụCâu hỏi đóng* Có bao nhiêu cuộc điện thoại được nhận trên một ngày?* Có bao nhiêu loại khách hàng?* Bạn muốn hệ thống mới cung cấp thông tin gì? Câu hỏi mở* bạn nghĩ gì về hệ thống hiện tại?* Những vấn đề cơ bản nào bạn bạn đối mặt hàng ngày?* Bạn quyết định chiến dịch quảng cáo thực hiện như thế nào?Câu hỏi tìm kiếm* Tại sao?* Bạn có thể đưa cho tôi một số ví dụ?* Bạn có thể giải thích chi tiết hơn?Thiết kế câu hỏi7Thiết kế câu hỏi (tiếp)Câu hỏi cần ngắn gọn và dễ hiểuKhông có kiểu câu hỏi nào là tốt nhấtKhởi đầu sử dụng phỏng vấn không có cấu trúc để xác định hệ thống như thế nào (câu hỏi mở - thông tin rộng hơn)Khi người phân tích thu được sự hiểu biết, phỏng vấn có cấu trúc được sử dụng (câu hỏi đóng- thông tin cụ thể hơn)8Các chiến lược hỏiMức caorất chungMức trung gianXác định ở mức độ vừa phảiMức thấprất chi tiếtTừ trên xuốngTừ dưới lên9Chuẩn bị phỏng vấnChuẩn bị kế hoạch phỏng vấn chungDanh sách câu hỏiCác câu trả lời biết trước và tiếp tụcSắp xếp giữa các chủ đề liên quanXác nhận lĩnh vực hiểu biết của người phỏng vấnĐừng hỏi những câu hỏi mà không thể trả lờiĐặt thứ tự ưu tiên trong trường hợp thời gian có hạnPhỏng vấn có cấu trúc với các câu hỏi đóng đưa ra dài hơnĐừng cố gắng thực hiện nhanh quáVẫn cần tiếp tục phỏng vấnNgười sử dụng không muốn bạn lãng phí thời gian của họ10Hướng dẫn phỏng vấnCần chuyên nghiệp và khách quanXây dựng quan hệ tốt với người được phỏng vấnGhi chép tất cả thông tin hoặc thu âmĐảm bảo bạn hiểu tất cả các kết quả và ngôn ngữĐưa ra cho người được phỏng vấn thời gian để hỏi câu hỏiPhải biết cảm ơn người được phỏng vấnKết thúc11Báo cáo phỏng vấnBÁO CÁO PHỎNG VẤNGhi chép phỏng vấn được chấp thuận bởi: ____________Người được phỏng vấn ______________Người phỏng vấn _______________Ngày _______________Mục đích chủ yếu:Tóm tắt phỏng vấn:Tin tức mở:Ghi chép chi tiết:12Các bước lập bảng câu hỏiChọn người tham dựSử dụng các mẫu phổ biếnThiết kế bảng câu hỏiQuan trọng hơn các câu hỏi phỏng vấnƯu tiên câu hỏi cho sự chú ýPhân biệt giữaCâu hỏi hướng sự việc (câu hỏi xác định)Câu hỏi quan điểm (đồng ý – không đồng ý)Kiểm tra bảng câu hỏi trên các đồng nghiệp 13Thực thi bảng câu hỏiCần thiết thu được tỷ lệ câu trả lời tốtGiải thích tầm quan trọng và nó sẽ được sử dụng như thế nàoĐưa ra ngày trả lời mong đợiĐưa ra cho mọi ngườiCó thể quay lại sauCó thể tiếp tục giám sátHứa hẹn đưa ra các báo cáo kết quảBảng câu hỏi tiếp tục Gửi kết quả cho các thành viên tham dự Các bước lập bảng câu hỏi (cont)14Thiết kế bảng câu hỏi tốtBắt đầu với việc không đe doạ và các câu hỏi thú vịNhóm các mục vào trong các phần mạch lạc logicĐừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của bảng câu hỏiĐừng tập trung trong một trang với quá nhiều mụcTránh tóm tắtTránh thành kiến hoặc gợi ý các mục hoặc các thuật ngữSố các câu hỏi tránh sự lộn xộnKiểm tra trước bảng câu hỏi để xác định các câu hỏi khó hiểu, gây bối rốiCung cấp việc giấu tên cho bên đơn15Phân tích tài liệuCung cấp đầu mối về việc tồn tại “chính thức” hệ thống sẽ là gìCác tài liệu điển hìnhBiểu mẫu Báo cáoHợp đồng thủ côngTìm kiếm người dùng đưa vào trong các biểu mẫuTìm kiếm các thành phần mẫu không sử dụngPhân tích tài liệu trước khi phỏng vấn16Quan sátNgười sử dụng/người quản lý thường xuyên không nhớ những điều mà họ thực hiệnXác nhận tính hợp lệ tập hợp thông tin theo các cách khác nhauThay đổi hành động khi con người được xem xétGiữ hình bóng chậm, không thay đổi quá trìnhCẩn thận không bỏ qua các hoạt động định kỳHàng tuần hàng tháng hàng năm17Lựa chọn các kỹ thuật thích hợp Phỏng vấn JAD Bảng câu hỏi Phân tích Quan sát tài liệuKiểu của As-Is As-Is As-Is As-Is As-IsThông tin Improve. Improve. Improve. To-Be To-BeChiều sâu High High Medium Low LowThông tinMở rộng Low Medium High High LowThông tinTích hợp Low High Low Low LowThông tinBao gồm Medium High Low Low Lowngười dùngGiá Medium Low- Low Low Low- Medium Medium 18Tóm tắtCó 4 kỹ thuật tập hợp thông tin chính mà tất cả những người phân tích hệ thống có thể sử dụng: phỏng vấn, bảng câu hỏi, phân tích tài liệu, quan sát - Observation.Người phân tích hệ thống cũng phải biết khi nào và như thế nào để sử dụng mỗi kỹ thuật như là tập hợp các phương pháp.19