Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Giới thiệu

Quản lý dự án Viện Công nghệ thông tin và truyền thông Đại học Bách khoa Hà Nội 1. Giới thiệu ◼ Masuda Teruaki Email: masuda.teruaki@flm.co.jp ◼ Dư Thanh Bình Email: binhdt@soict.hust.edu.vn ◼ Nguyễn Hữu Nam Dương ◼ Nguyễn Đức Tiến Email: tiennd@soict.hust.edu.vn 1.1 Giới thiệu về bản thân ➢ Tên của bạn ➢ Tên công ty / tổ chức / nhóm ➢ Công việc ➢ Mục tiêu khóa học / Định hướng phát triển ➢ Sở thích 1.2 Dự án là gì ➢ Dự án là một công việc có tính tạm thời và tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc một kết quả nào đó có tính đơn nhất. ➢ Tạm thời : có vòng đời, có điểm bắt đầu và kết thúc ➢ Đơn nhất : con người mới, hoạt động mới, qui trình mới, sản phẩm mới...→ rủi ro. ➢ Vậy cần làm gì? ➢ Dự án cần được quản lý để đáp ứng được các thay đổi có thể xảy ra Định nghĩa về “Dự án” Ví dụ về một dự án ➢ Xây sân vận động ➢ Bài tập lớn môn học ➢ Chuyển chỗ ở ➢ Tiệc sinh nhật ➢ Làm bữa tối ➢ Săn gấu 1.3 Vậy còn dự án của bạn là gì ➢ Liệt kê một vài dự án bạn đã từng làm hoặc có trải nghiệm Xác xuất thành công ➢ Bạn nghĩ rằng có bao nhiêu % dự án IT thành công? ➢ 90% ? ➢ 70% ? ➢ 50% ? ➢ 30% ? Cost ScheduleQuality 30% Điều gì tạo nên một dự án thành công Dự án nào có khả năng thành công cao hơn? Dự án A Dự án B Bàn giao sản phẩm đúng hạn (Delivered the system by the date agreed on) Lỡ hẹn bàn giao (Missed the deadline) Phù hợp với ngân sách (Completed the project within budget) Vượt kinh phí dự toán (Over budget) Gần như không cần bảo trì (Almost never used after appreciation) Duy trì thường trực trong 10 năm (Has been used over 10 years) Dự án đường hầm nối Anh và châu Âu? ( ) 6. 1/3 L1: Thành công về quality, cost, delivery 1.4 Lộ trình của dự án thành công Phân tầng của sự thành công L2: Thành công về kinh nghiệm, tri thức L3: Thành công về kinh tế, lợi nhuận L4: Thành công về cơ hội phát triển Có tương lai Kinh doanh thành công Dự án thành công Quản lý dự án thành công 1.5 Vòng đời dự án Giai đoạn Thiết kế Giai đoạn Phát triển Giai đoạn Kiểm thử Rủi ro Chi phí thay đổi Bàn giaoBàn giao Giai đoạn Phân tích Bàn giao Biểu đồ sự cố ở mỗi giai đoạn Phase in Which defect was fixed 10 20 50 100 200 500 1000 2 1 5 Yêu cầu Thiết kế Lập trình Phát triển Chấp thuận Vận hành test test Smaller Software Projects Larger Software Projects • Median (TRW Survey) 80% 20% SAFEGUARD GTE IBM-SSD • • • • • • Q u a n h ệ g iữ a c h i p h í v à k h ắ c p h ụ c s ự c ố Richard W. Selby, “Software Engineering: Barry W. Boehm's Lifetime Contributions to Software Development, Management, and Research” P223 ➢ Quản lý dự án là quá trình vận dụng các tri thức, kỹ năng, công cụ, và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. ➢ Quản lý dự án đòi hỏi phải vận dụng tốt các kỹ năng quản lý (management) và kỹ năng lãnh đạo (leadership). ➢ Mặc dù các kỹ năng này mang yếu tố con người, chúng ta cần học tập, trải nghiệm và kết hợp các yếu tố công nghệ để việc quản trị hiệu quả, nhanh chóng. 1.6 QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.7 Kỹ năng lãnh đạo là gì? ➢ Kỹ năng lãnh đạo là đưa ra mục tiêu và tập hợp các cá nhân để hoàn thành mục tiêu đó. ➢ Có thể tìm ra các nhân tố đặc thù. ➢ Có thể đưa ra bức tranh rõ ràng về tương lai. ➢ Kỹ năng lãnh đạo tập trung vào việc kiểm soát những than phiền liên quan tới tinh thần làm việc và hi vọng. ➢ Người lãnh đạo tốt luôn tập trung vào tầm nhìn tương lai để hợp nhất các thành viên trong đội. 1.8. Kỹ năng quản lý là gì? ➢ Nói chung, việc quản lý tập trung vào (hiểu và kiểm soát) độ đa dạng của các thành viên trong nhóm và tính phức tạp của các nhiệm vụ. ➢ Quá trình quản lý đòi hỏi nhìn nhận các vấn đề khác nhau dưới những góc độ khác nhau. ➢ Điểm khởi đầu của quá trình quản lý nằm ở mỗi thành viên và mỗi nhiệm vụ. ➢ Quá trình quản lý thường tuân theo các bước “Plan – Do – Check – Act”, gọi tắt là “PDCA cycle.” ➢ Người quản lý tốt có thể tìm ra điểm đặc trưng ở mỗi thành viên và khai thác được các thế mạnh đó Cf. Lãnh đạo và Quản lý Người lãnh đạo Hướng về tương lai Tính hợp nhất Hi vọng Tầm nhìn Sáng tạo Truyền cảm hứng Tư duy tiến bộ Chớp thời cơ Người quản lý Hướng về hiện tại Tính đa dạng Quan sát Hỗ trợ Gỡ rối Phân tích Tư duy cấu trúc Thực tế cần cả 2 tố chất 1.9 Project Stakeholders Organization Quality Assurance Project Sponsor Accountant Gr Group leader PM Team PM Business Partner Clients Manager Top Management Team members End-users PMO Customer ◼ Stakeholder là cá nhân, nhóm, tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi các quyết định, các hoạt động, đầu ra của dự án ◼ Xác định và điền tên stakeholder vào các ô trống Sale Division 1.10 Phong cách quản lý ➢ Các kiểu quản lý được phân loại dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng, và tài năng. Nên nhận ra phong cách quản lý của bản thân để phát triển cá nhân phù hợp “Tôi luôn luôn lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Và sau đó, làm việc theo lịch đã đặt ra” “Tôi không quan tâm tới các kế hoạch bởi vì chúng thay đổi trong từng dự án. Cứ làm đi, đó là triết lý của tôi..” ..vô thức, không dễ thấy, không dễ sửa. 1.10 Phong cách quản lý ➢ Trong quản lý, chúng ta thường vận dụng các nhân tố: Knowledge ➢Chân lý và kết quả thông qua kinh nghiệm và học tập. Skills • Đo lường bằng hành động. Talent • bản năng, mẫu hành vi lặp lại trong suy nghĩ và hành động ➢ Hiểu rõ phong cách quản trị của mình sẽ giúp bạn nhận ra các rủi ro và có các hành xử phù hợp để phòng tránh. → Gợi ý: so sánh phong cách của mình với chuẩn, ví dụ PMBOK 1.11 Framework của Quản lý ➢ Project Management Institute (PMI) xuất bản sách hướng dẫn “Project Management Body of Knowledge (PMBOK)” như là một tiêu chuẩn cho quản lý dự án. ➢ PMBOK sẽ giúp xây dựng framework và ngôn ngữ cho việc quản trị dự án (know What) ➢ PMBOK đã trở thành chuẩn toàn cầu về PM ➢ PMBOK bao gồm một tập hợp các tiến trình nên tham khảo, áp dụng trong nhiều lĩnh vực công nghiệp khác nhau như xây dựng, y tế, điện tử, IT. Cf. Các framework khác về PM trên thế giới ➢ PRINCE2 (Projects in Controlled Environments, 2nd version) ở Vương quốc Anh. ➢ ICB (IPMA Competence Baseline) of International Project Management Association ở châu Âu. ➢ P2M (Project & Program Management for enterprise innovation) ở Nhật Bản ➢ Hiện nay, workgroup, ISO/PC 236 đã thiết lập chuẩn quản trị dự án quốc tế mới, gọi là “ISO 21500.” Hiện đã có phiên bản 2012 https://www.iso.org/standard/50003.html?bro wse=tc 1.12 5 nhóm tiến trình quản lý Initiation Khởi tạo Planning Lập kế hoạch Closing Đóng Executing Thực hiện Monitoring & Controlling Giám sát và Điều khiển Monitoring & Controlling bao trùm lên tất cả tiến trình trong các nhóm Quản lý rủi ro của QCD Quality, cost, delivery ◼PMBOK(R) xếp các tiến trình quản lý dự án vào thành 5 loại ◼Project Management Process Groups (hoặc Process Groups): 1.13 9 lĩnh vực tri thức của Quản lý dự án Project Integration Management – Quản lý hợp nhất Project Scope Management – Quản lý phạm vi Project Time Management – Quản lý thời gian Project Cost Management – Quản lý chi phí Project Quality Management – Quản lý chất lượng Project Human Resource Management – Quản lý nhân sự Project Communication Management – Quản lý giao tiếp Project Risk Management – Quản lý rủi ro Project Procurement Management – Quản lý mua sắm 1.14 Đầu vào – Công cụ & Kỹ thuật – Đầu ra ◼ PMBOK áp dụng framework tiến trình có tên Input – Tools & Technique – Output Đầu vào - Danh sách hành động • Quản lý nguồn lực hành động • Phạm vi yêu cầu Công cụ & Kỹ thuật - Quyết định chuyên môn • Ước lượng tương đồng • Ước lượng tham số • Phân tích đảo ngược Đầu ra - Ước lượng thời lượng hành động • Cập nhật tài liệu 1.14 Đầu vào – Công cụ & Kỹ thuật – Đầu ra 1.15 Framework để “Giải quyết vấn đề” Đích Mục tiêu Kế hoạch Quá khứ (Nguyên nhân) Hiện tại (Hậu quả) Thảm họa tự nhiên, Suy thoái, etc (Tuyệt đối) Luật, Kinh phí giới hạn, Deadline, etc (Tương đối) Vấn đề - Nhân sự - Sản phẩm - Kinh phí - Thông tin etc.. - Cách quản lý - Thực hiện thế nào - Lập lịch - Trình tự của nhiệm vụ etc.. Đầu ra Bài tập lịch quá gấp, nhiều việc, không có tài nguyên dự trữ etc. Gửi hàng tới đúng nơi Vấn đề - 2 nhân viên - Thông tin đặt hàng - Gửi hàng tới nơi đã yêu cầu càng sớm càng tốt. Không kiểm tra lại Gửi hàng tới địa điểm sai Quá khứ (Nguyên nhân) Hiện tại (Hậu quả) PMBOK Các tiến trình nhằm “Giải quyết vấn đề” Đầu vào Công cụ & Kỹ thuật Nếu tiến trình không hiệu quả, đầu ra sẽ tệ hại Đầu ra Nếu có đầu vào sai, đầu ra sẽ sai với một qui trình đúng. Cf. Garbage in, garbage out. (GIGO) Nếu có vài sai lệch giữa đích và đầu ra, bạn sẽ đối mặt với vấn đề Điều kiện ràng buộc Đích Vấn đề Quá khứ (Nguyên nhân) Hiện tại (Hậu quả)