Bài giảng Quản lý dự án Công nghệ thông tin - Bài 1: Giới thiệu chung - Thạc Bình Cường

Quản lý Dự án CNTTThạc Bình Cường0913226660 cuongtb@soict.hut.edu.vn. cuongtb-fit@mail.hut.edu.vnGiới thiệuGiới thiệu chung2Nội dung Khoá họcBài 1. Giới thiệu chungBài 2. Xác định dự án Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án Bài 6. Kết thúc dự án Giới thiệuGiới thiệu chung3Bài 1. Giới thiệu chung1. Dự án là gì? 2. Quản lý dự án là gì?3. Nói về người quản lý dự ánGiới thiệu chung4Mục tiêuĐể hiểu vềKhái niệm về dự án và quản lý dự ánTại sao các dự án lại thất bạiCác dự án IT có gì đặc biệtDự án là gìGiới thiệu chung51. Dự án là gì?Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.Phải dự kiến nguồn nhân lựcPhải có ngày bắt đầu, ngày kết thúcPhải có kinh phí thực hiện công việcPhải mô tả được rõ ràng kết quả (output) của công việcDự án là gìGiới thiệu chung6Dự án và Dây chuyền SXHoạt động dự ánHoạt động nghiệp vụTạo ra một sản phẩm xác địnhCho ra cùng một sản phẩmCó ngày khởi đầu và ngày kết thúcLiên tụcĐội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau - Khó trao đổi - Ngại chia xẻ thông tinCác kỹ năng chuyên môn hóaĐội hình tạm thời - Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng đội - Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngayTổ chức ổn định - Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhómDự án chỉ làm 1 lầnCông việc lặp lại và dễ hiểu Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí được phê duyệtLàm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng nămBị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầuPhải đảm bảo làm lâu dàiNgày kết thúc và chi phí được tính theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản lý Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh nghiệm trong quá khứDự án là gìGiới thiệu chung7Tính duy nhất kết quả dự ánHoạt động Dự ánHoạt động sản xuấtXây nhà mới (cá nhân, cơ quan)Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của thành phốNghiên cứu một đề tài khoa học mớiDậy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường Hướng dẫn luận án sinh viênChế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụSản xuất vũ khí hàng loạtXây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt hàngáp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất...)Chế tạo một loại xe máy mớiSản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch được giaoThử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo công nghệ mớiDự án là gìGiới thiệu chung8Dự án kết thúc khiHoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạnHết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại)Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa)Dự án là gìGiới thiệu chung9Dự án là thất bại khi:Không đáp ứng các mục tiêu ban đầuKhông đáp ứng được thời hạnVượt quá ngân sách cho phép (20-30%)Kh«ng râc¸c môc tiªu: 18%Kh«ng quen thuéc víiph¹m vi vµ sù phøc t¹pcña dù ¸n: 17%thiÕu th«ng tin: 21%qu¶n lý dù ¸nkh«ng tèt: 32%lý do kh¸c: 12%T¹i sao dù ¸n thÊt b¹i ?Dự án là gìGiới thiệu chung10Các lý do khiến dự án thất bại(17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc(21%) Thiếu thông tin(18%) Không rõ mục tiêu(32%) Quản lý dự án kém (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, ....)Giới thiệu chung11Để tránh việc Thất bại dự án0102030405060708090C¶i tæ viÖc qu¶n lý dù ¸nNghiªn cøu kh¶ thi t¨ng sè thµnh viªn tham giat¨ng c¸c ph­¬ng s¸ch tõ bªn ngoµiKh«ng ph¶i nh÷ng lý do trªn%RespondentsQuản lý dự án là gìGiới thiệu chung122. Quản lý dự án là gì?Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.Quản lý dự án là gìGiới thiệu chung13Lịch sử sơ lượcViệc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kỳ quan thế giới....Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ GanttCuối những năm 50': PERTSau này, bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên trong QLDAQuản lý dự án là gìGiới thiệu chung14Các nguyên lý chung của phương pháp luận QLDALinh hoạtHướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - khách hàng)Huy động sự tham gia của mọi người (tính chất dân chủ)Làm rõ trách nhiệm (chữ ký)Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!)Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (thực dụng)Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộngCải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng)Quản lý dự án là gìGiới thiệu chung15Quản lý và thực hiện dự ánThực hiệndự ánNguồnCác đầu vào kháccác yêu cầuCác kết quả bàn giaocủa dự ánCác đầu rakhácQuản lýDự ánNhững yêu cầu của người quản lýGiới thiệu chung16Lợi ích của Kế hoạch quản lýLîi Ých khi lËp kÕ ho¹ch qu¶n lýKhëi ®Çu sai lÖchKh«ng ®¸p øng ®­îc sù mong ®îi cña nhµ tµi trî vµ/hoÆc c¸c môc tiªuBÞ nhÇm lÉnTh«ng tin nghÌo nµn§¸p øng c¸c môc tiªuG©y dùng lßng tin cña ng­êi gãp vènThiÕt lËp h­íng lµm viÖc chungMë ra c¸c kªnh th«ng tin liªn l¹cB¾t ®Çu dù ¸n víi mét ph­¬ng thøccã hÖ thèngRñi ro khi kh«ng lËp kÕ ho¹chGiới thiệu chung17Lập kế hoạch quản lý bao gồm:Xác định ranh giới của dự ánđội lập kế hoạch, văn bản/thông tin hiện cóXây dựng các lựa chọn tiếp cận dự ánchiến lược thực hiện và các phương pháp luận tổ chức dự án Xây dựng các ước tính ban đầuXây dựng cơ sở hạ tầng nguồnmôi trường làm việc, MOC Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự ánquản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạchlập thành văn bản về kế hoạch quản lýQuản lý dự án là gìGiới thiệu chung18Các phong cách quản lý dự án(1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó. (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các phương pháp cũ, công nghệ cũ(3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông người làm cho xong(4): Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng).Quản lý dự án là gìGiới thiệu chung19Các phong cách quản lý dự án(1) Quản lí theo kiểu đối phó(4) Quản lí chủ động(2) Quản lí theo kiểu mất phương hướng(3) Quản lí nước đến chân mới nhảy Quản lý dự án là gìGiới thiệu chung20Quản lý dự án thụ động có những đặc tínhQLDA luôn đứng sau các mục tiêu của dự án Hấp tấp, bị kích động, tương lai ngắn hạn Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không.Không kiểm soát được tình thế. Nhiều khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chứcQuản lý dự án là gìGiới thiệu chung21Hậu quả của quản lý dự án thụ độngKết quả thu được không ổn địnhTinh thần làm việc không cởi mở, hợp tácNăng suất thấp, công việc không chạyRối loạn trong điều hànhKhông sử dụng hiệu quả tài nguyênNgười quản lý dự án bị dự án quản lýHồ sơ dự án kém chất lượngChậm tiến độ, tiêu vượt quá kinh phí. Chất lượng dự án không đảm bảoGiới thiệu chung22Các thuộc tính của dự án ITKết quả bàn giao có thể là ít hữu hìnhPhạm vi có thể khó kiểm soátKỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái ngược nhauCó thể bất đồng về mục tiêu kinh doanhThay đổi quan trọng về tổ chứcCác yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác địnhSự thay đổi nhanh chóng về công nghệ Giới thiệu chung23Lưu ýQuản lý dự án thành công chính là vấn đề về con ngườiKhám phá các nguồn hỗ trợ và ngăn trởNhìn bản chất, không tin hiện tượngNgười khác có cách nhìn khác nhauThiết lập kế hoạch chỉnh sửa dễ dàngDám đối mặt với sự kiệnSử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự ánThời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã nêu trong kế hoạchĐọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần 1 lầnKhông ngạc nhiên!Nói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung243. Nói về người quản lý dự ánNgười Kỹ sư mang nhiều đặc tính của công nghệNgười Quản lý mang nhiều đặc tính của nghệ thuậtDự án nhỏ thì người kỹ sư kiêm người quản lý dự án. Dự án lớn sẽ cần nhóm quản lý dự ánNói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung25Bảng phân vai trong dự ánNgười quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quảNgười tài trợ dự án (PS-Project sponsor). Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng.Tổ dự án (PT - Project team). Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent)Khách hàng. (Client): Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự ánBan lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm PM và PT, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án). Ban điều hành (Steering Committee), nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, ...Nói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung26Bảng phân vai trong dự ánNgười sử dụngTổ dự ánBan lãnh đạoBan chỉ đạo dự ánNgười tài trợ dự ánNgười quản lí dự ánNói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung27Trách nhiệm của Quản lý dự ánTrách nhiệm chínhChi tiếtNêu ra những điểm bao quát chungVề công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách.Trao đổi với các anh em Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở đều đặn.Động viên, khuấy động tinh thần làm việcBao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyềnĐịnh hướng công việcBao gồm điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạngHỗ trợ cho mọi ngườiNói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung28Trở ngại cho quản lí dự án Một số người cảm thấy nó đụng chạm tới "độc lập chuyên môn" của mình, muốn "giấu nghề"Một số khác có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để phạtMột số đấu tranh bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng tạo.Một số người khó chịu với những phiền phức hành chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ...). Nói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung29Chọn nhân sự cho dự ánKiến thức kỹ thuậtChuyên môn đặc biệtĐã có kinh nghiệmĐã tham gia dự án nào chưa?Quyền lực của phòng, ban của người đó?Hiện có tham gia dự án nào khác không?Khi nào kết thúc?Dành bao nhiêu thời gian cho dự án?Khối lượng công việc chuyên môn hiện nayQuan hệ đồng nghiệpCó hăng hái tham giaCó truyền thống làm việc với hiệu quả cao không?Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?Có tinh thần trách nhiệm không?Có tinh thần hợp tác không?Thủ trưởng của người đó có ủng hộ khôngNói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung30Xây dựng tập thể vững mạnhBổ nhiệm người phụ tráchPhân bổ trách nhiệmKhuyến khích tinh thần đồng độiLàm phát sinh lòng nhiệt tìnhThành lập sự thống nhất chỉ huyQuản lý trách nhiệm Cung cấp môi trường làm việc tốtTrao đổi với anh emNói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung31Sức ép với Quản lý dự ánUy tín, danh dựKinh tếQuan hệ với người đặt hàngMục tiêuThủ tục hành chính Nhân sự Marketing Môi trường kinh doanh Chuẩn Nguồn nhân lực Công nghệ Nói về nguời quản lý dự ánGiới thiệu chung32Phẩm chất Quản lí dự ánTầm nhìn xa trông rộng Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác Nhất quán Khả năng diễn đạt Tính khách quan Trung thực Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn Phản ứng tích cực Tính kiên quyết Toàn tâm toàn ý Giới thiệu chung33Kết luậnKhông có dự án hoàn hảo. Các vấn đề luôn nảy sinh. Tốt nhất dự kiến các vấn đề. Cách tiếp cận tốt là xác định: Cái gì, Khi nào, ở đâu, Thế nào (Xác định) (Lập kế hoạch)Tiếp đến là phối hợp tài nguyên (Tổ chức)Cần đánh giá (Kiểm soát)Cuối cùng là (Kết thúc)Bao quát tất cả là (Lãnh đạo)