Bài giảng Quản lý dự án Công nghệ thông tin - Bài 2: Xác định dự án - Thạc Bình Cường

Quản lý Dự án IT Thạc Bình Cường Xác định dự án2Nội dung Khoá họcBài 1. Giới thiệu chungBài 2. Xác định dự án Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án Bài 6. Kết thúc dự án Xác định dự án3Bài 2. Xác định dự án1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án2. Làm tài liệu Phác thảo dự án 3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án4. Kết luậnXác định dự án4Các mục tiêuSau khi kết thúc phần này bạn sẽ:Hiểu được sự cần thiết của việc xác định được mục đích công việcLập được một hồ sơ ban đầu về dự ánHiểu biết về quan hệ các bên liên quan dự ánXác định mục đích và mục tiêu dự ánXác định dự án51. Xác định mục đích và mục tiêu dự ánMục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được.Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào.Xác định dự án6Giá trị của các mục tiêu rõ ràngThiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự ánĐưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự ánCho phép xác định thời điểm kết thúc!C¸c môc tiªu§éi dù ¸nXác định dự án7Các mục tiêu và thoả hiệpPh¹m viThêi gianChÊt l­îngTài chínhsù thay ®æi cña bÊt cø môc tiªu nµo ®Òu ¶nh h­ëng ®Õn c¸c môc tiªu kh¸cXác định mục đích và mục tiêu dự ánXác định dự án8Quan hệ giữa mục đích và mục tiêuMục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đíchPhụ hoạ và nhất quán cho mục đíchKhi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt đượcXác định dự án9Quan hệ giữa mục đích và mục tiêuMục đích #1Mục đích #2Mục tiêu #1Mục tiêu #2Mục tiêu #3Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêuXác định mục đích và mục tiêu dự ánXác định dự án10Ví dụ 1: Dự án xây cầuMục đích:Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông Hồng phạm vi một khoảng thời gian và trong phạm vi ngân sáchCác mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấnTrọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dàiTuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 nămĐảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy và 2 làn người đi bộKinh phí cấp phát 5 triệu đô laCầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx.v.v...Xác định mục đích và mục tiêu dự ánXác định dự án11Ví dụ 2: Dự án xây dựng bệnh viện tỉnhMục đích của dự án: Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnhCác mục tiêu của dự án:Bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuôngBệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnhBệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, ....Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dânKinh phí dự kiến: 4 triệu USDThời gian dự kiến: 2 nămXác định mục đích và mục tiêu dự ánXác định dự án12Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005 ...Mục đích dự án: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp.Xác định mục đích và mục tiêu dự ánXác định dự án13Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005Các mục tiêu dự ánNâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủĐào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nướcXây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v...)Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v...Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VNDXác định dự án14Đánh giá nội dung việc xác định dự ánBáo cáo rõ ràng về các mục tiêu của dự án chưa?Tránh việc mô tả các giải pháp?Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án? (phạm vi, chất lượng, thời gian, đầu tư)Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận?Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả đạt được?Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu nhất)?Xác định dự án15§¸nh gi¸ h×nh thøc x¸c ®Þnh dù ¸nRâ rµng Kh«ng cã ng«n tõ nhËp nh»ng Kh«ng cã ng«n ng÷ marketing Kh«ng cã tõ viÕt t¾t Ng¾n gän 25 tõ hoÆc Ýt h¬n Nªn “lµ g×” chø kh«ng ph¶i “nh­ thÕ nµo”ĐÇy ®ñ Tr×nh bµy ph¹m vi, lÞch tr×nh, nguån Sö dông c¸c ®éng tõ hµnh ®éngXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án16Những điểm cần tránh trong việc xác định dự ánNội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án)Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện do khách hàng đề nghịTránh viết những câu văn không rõ nghĩaBản phác thảo dự án đã được các bên ký vào. Thực hiện dự án có những thay đổi, nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí.Làm tài liệu Phác thảo dự ánXác định dự án172. Làm tài liệu Phác thảo dự án (Statement of Work)Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự.Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đã nhất trí:Về các mục đích và mục tiêu của dự án. Ai chịu trách nhiệm làm việc gìLàm tài liệu Phác thảo dự ánXác định dự án18Thành phần chủ yếu của SOW ...Giới thiệu dự ánMô tả ngắn gọn về dự án, Giải thích cho ý đồ của dự án và những bên tham gia chính. Có thể bao gồm một số thông tin về bối cảnh lịch sửMục đích và mục tiêuPhạm viXác định ranh giới của dự ánSản phẩm kết quả của dự ánNhững gì được đưa vào trong dự án và những gì bị đưa ra ngoài khuôn khổ dự ánNhững người liên quan chính Là những cá nhân hoặc tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án.Làm tài liệu Phác thảo dự ánXác định dự án19Thành phần chủ yếu của SOWTài nguyên dự án (nguồn nhân lực)Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận. Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chứcCác điểm mốc thời gian quan trọngKinh phíNếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạnPhần hiệu chỉnh/điều chỉnhChữ kí các bên liên quanXác định dự án20C¸c công việc xác ®Þnh phác thảo dù ¸n Xem xÐt l¹i c¸c v¨n b¶n hiÖn cã LËp danh s¸ch c¸c v¨n b¶n/ th«ng tin ch­a ®Çy ®ñ hay cßn thiÕu TiÕn hµnh pháng vÊn vµ/hoÆc héi th¶o ®Ó thu thËp c¸c th«ng tin cßn thiÕu Ph©n lo¹i c¸c th«ng tin cô thÓ liªn quan ®Õn  c¸c cam kÕt, lÞch tr×nh vµ c¸c kÕt qu¶ bµn giao KÕt hîp chÆt chÏ c¸c chi tiÕt vµo kÕ ho¹ch qu¶n lý §¹t ®­îc tho¶ thuËnLàm tài liệu Phác thảo dự ánXác định dự án21Ví dụ: Phác thảo dự án "Giải toả và Di dân xóm liều T.Nhàn"Tên dự án: Như trênNgười quản lý dự án (PM): Tiến sĩ Nguyễn văn XDanh sách Ban quản lý dự án:Tiến sĩ Nguyễn Văn X, trưởng banÔng ABà BChủ đầu tư: UBND qu.Hai Bà Trưng HN Vi DuLàm tài liệu Phác thảo dự ánXác định dự án22Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự ánViết dự thảoCó cần sửa không?Các bên kíKhôngChuyển cho đơn vị tài trợ (và khách hàng)Tổ chức họp xét duyệtCóSửaXác định dự án23Đánh giá phác thảo dự ánC¸c tµi liÖu ®­îc lËp trong kÕ ho¹ch qu¶n lý?Dùa trªn thµnh tùu cña c¸c môc tiªu dù ¸n?Cã thÓ ®­¬ng ®Çu víi nh÷ng thay ®æi vÒ c¸c môc tiªu hay c¸c tiªu thøc ®­îc thõa nhËn? Cã thÓ cung cÊp cho ng­êi sö dông c¸c kÕt qu¶ th­êng xuyªn vÒ% ®¹t ®ùoc c¸c môc tiªu dù ¸n?Ph¶n håi vÒ tÝnh thÝch hîp cña c¸c môc tiªu vµ ph­¬ng ph¸p tiÕp cËn dù ¸n?Xác định dự án243. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Thµnh c«ng phô thuéc vµo yÕu tè con ng­êi Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án25Tổ chức dự án Người tài trợ dự ánKhách hàngNgười quản lí dự ánBan lãnh đạoBan Điều hành dự ánTổ dự án Terms of Reference (TOR)Xác định dự án26Nhóm Quản Lý dự án Nhµ tµi trî Ban chØ ®¹o ®iÒu hµnh Qu¶n lý dù ¸n Nhãm tr­ëng phô tr¸ch c«ng viÖc trùc tiÕp C¸c nhãm tr­ëng phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc hç trîXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án27Người tài trợ dự ánCấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng.Bổ nhiệm người quản lí dự ánThiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứngKí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầuXét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinhXét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và thay đổiCó quyền với mọi thay đổivè phát biểu công việcKí xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhấtKí xác nhận kết thúc dự ánXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án28Khách hàngThụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án.Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự ánPhát biểu yêu cầuHỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành côngXét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giaoXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án29Người quản lí dự ánHoàn thành dự ánHiểu yêu cầu của khách hàngQuản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác định trong WBSCung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quanXác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự ánĐảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao Quản lí mọi thay đổi của dự ánQuản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phíXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án30Ban lãnh đạo Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Ban dự án, Quản lý dự án,...Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp caoXem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/đơn vịXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án31Ban Chỉ đạo Điều hành dự án. Kiểm điểm tình hình thực hiện dự ánĐảm bảo dự án được thực hiện trong phạm vi đã xác địnhHướng dẫn về các vấn đề có liên quan tới quản lí rủi roXem xét và giải quyết các yêu cầuXem xét và tư vấn về những yêu cầu thay đổi dự ánĐưa ra các chỉ đạo cho tổ dự án. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án32Tổ dự ánHỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent)Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển giao, và các ước lượngHoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự ánBáo cáo hiện trạng cho người quản lí dự ánXác định những thay đổi ngay khi xuất hiệnXác định dự án33Quy trình tổ chức dự án X¸c ®Þnh vÞ trÝ dù ¸n trong tæ chøcthiÕt kÕ tæ chøc dù ¸nlËp thµnh v¨n b¶n vai trß vµ tr¸ch nhiÖm cña dù ¸nX©y dùng b¶ng m« t¶ c«ng viÖclùa chän ®éi dù ¸nStep 1Step 2Step 3Step 4Step 5Xác định dự án34Vi du Ban chØ ®¹o ®iÒu hµnh dù ¸nChñ tÞch = nhµ tµi trî dù ¸nqu¶n lý ®¬n vÞ nghiÖp vôqu¶n lý b¶o ®¶mchÊt l­îngQu¶n lý dù ¸nnhãm tr­ëngnhãm tr­ëngqu¶n lý nhãmnhãm tr­ëngnhãm tr­ëngnhãm tr­ëngnhãm tr­ëngQu¶n lý v¨n phßng dù ¸nXác định dự án35Lưu ý về tổ chức dự ánHợp tác và cản trởChất lượngThay đổi về tổ chứcQuản lý rủi roLập báo cáo và kiểm soát dự ánNhà thầu phụXác định dự án36Cơ cấu đội dự án mẫuTÊt c¶ c¸c nhãm liªn kÕt con ng­êi trong kinh doanh vµ kü thuËtqu¶n ly dù ¸nnhãm v¨n phßng dù ¸nnhãm tr­ënghç trî kü thuËtnhãm tr­ëngyªu cÇu hÖ thèng phônhãm tr­ëngb¶o l·nh hÖ thèng phônhãm tr­ëngkÕ to¸n hÖ thèng phônhãm tr­ënghç trî viÖc triÓn khaiqu¶n trÞ d÷ liÖuqu¶n trÞ b¶ngC«ng cô b¶o d­ìng/®µo t¹ohç trî text coordinationC¸c yªu cÇuthiÕt kÕX©y dùngkiÓm tra Unit/modularC¸c yªu cÇuthiÕt kÕX©y dùngkiÓm tra Unit/modularC¸c yªu cÇuthiÕt kÕX©y dùngkiÓm tra Unit/modularkiÓm tra tÝch hîp/hÖ thèng giao diÖn kÕt hîpkiÓm tra tÝnh thõa nhËnlËp kÕ ho¹ch chuyÓn ®æim« h×nh v¨n phßng®µo t¹oXác định dự án37Cơ cấu tổ chức dự ánCơ cấu và con người là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của dự ángiám đốc dự án điều hành nhóm quản lý các mối quan hệ cần phải được thiết lậpVai trò kiểm soát dự án phải luôn có trong nhiệm vụ kiểm soát và quản trịkhông cần thiết cán bộ làm việc full timekhông thể được thực hiện bởi giám đốc dự ánXác định dự án38Ví dụ mô tả công việcVị trí: kiến trúc kỹ thuật (nhóm trưởng)báo cáo cho: quản đốc dự ánngười kiến trúc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm đối với việc xác định, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát kỹ thuật của dự ánTrách nhiệm quản lý 1 nhóm có từ 4-6 cán bộ dự án; xem xét các công cụ được sử dụng đối với các ứng dụng front-end và back-end; Xác định kiến trúc mong muốn được đưa vào xem xét trong phạm vi giới hạn của dự án; xem xét phần mềm để xác định tính khả dụng của kiến trúc; và, đưa ra hướng dẫn về tính khả thi kỹ thuật đối với các yêu cầu cụ thểKỹ năng yêu cầu có kiến thức làm việc về các cơ sở dữ liệu, bao gồm Oracle; có kiến thức làm việc về các môi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai, phần mếm kết nối cơ sở dữ liệu, và thông tin liên lạc; có kinh nghiệm rộng trong triển khai hệ thống sử dụng những công nghệ đã nêu ở trên; và, Có kinh nghiệm về quản lý và phối hợp trong đội dự ánCác phẩm chất khác tối thiểu 5 năm kinh nghiệm về CNTT, đặc biệt là về phát triển kỹ thuật có bằng đại họcXác định dự án39Ma trận trách nhiệmCông việcTênCông việc XCông việc YCông việc Z...Ng Văn AAAA...Lê thị BPIRCao văn CIPKhôngVũ văn DCRKhôngPhạm văn ECTrần thị FRCPCác kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việcA (Approving): Xét duyệtP (Performing): Thực hiệnR (Reviewing): Thẩm địnhC (Contributing): Tham gia đóng gópI (Informing): Báo cho biếtXác định dự án40Tổ chức dự án cần cóNhà tài trợ có trách nhiệm cao Hỗ trợ tích cực từ ban điều hànhPhân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán bộ chức năngHoàn thành công việc với nguồn lực ít nhấtThông tin liên lạc hiệu quảĐơn giản hoá nội dung báo cáoXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án41Xây dựng Tổ dự án cần tránhHiểu lầm nội dung của dự ánTrách nhiệm không rõ ràngQuyền hạn không rõ ràngPhân việc không đều, không rõ ràngKhông xác định được những người liên quan đến dự ánMục tiêu chung không rõThông tin không thông suốtThành viên thiếu tin tưởng nhaukhông cam kết thực hiện kế hoạchkhông có tinh thần đồng đội thực sựkhông quan tâm tới chất lượng công việcthiếu định hướngXác định vai trò và trách nhiệm trong dự ánXác định dự án42Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuốngTriệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viênĐộng viên, khích lệ các tổ viênGiải quyết mọi tư tưởng lo ngại, thiếu tin tưởng, và không hiểu rõ về chương trình công việc.Hỏi thành viên xem có vấn đề gì không.Nhắc các thành viên đề phòng và phát hiện các rủi ro ảnh hưởng đến dự án.Xác định dự án43Ban điều hành và nhà tài trợ phải phê chuẩn Ph¹m vi cña dù ¸n Ph­¬ng ph¸p luËn ®­îc sö dông Thµnh phÇn cña ®éi dù ¸n Ưíc tÝnh kü l­ìng vÒ thêi gian vµ chi phÝ Quy tr×nh ®èi víi viÖc qu¶n lý dù ¸nXác định dự án44Ví dụ về Sổ tay dự án CNTTVí dụXác định dự án454. Kết luậnĐịnh hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc. Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêuQuản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là SOWCũng cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người liên quan dự án