Bài giảng Quản lý dự án Công nghệ thông tin - Bài 3: Lập kế hoạch thực hiện dự án - Thạc Bình Cường

Quản lý Dự án IT Thạc Bình CườngGiới thiệuLập kế hoạch thực hiện dự án2Nội dung Khoá họcBài 1. Giới thiệu chungBài 2. Xác định dự án Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án Bài 6. Kết thúc dự án Giới thiệuLập kế hoạch thực hiện dự án3Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án1. Bảng công việc2. Ước lượng3. Kiểm soát rủi ro4. Lập tiến độ thực hiện 5. Phương pháp lập lịch biểu6. Phân bố lực lượng, tài nguyên7. Tính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án4Các mục tiêu đối với phần nàyGiải thích mối quan hệ giữa Sản phẩm và công việcCung cấp phương pháp lập lịch biểuCung cấp kỹ năng thực hiện được phân tích đánh giá rủi ro dự ánCung cấp kỹ năng quản lý rủi ro hiệu quảBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án51. Định nghĩa về Bảng Công Việc (WBS) Work Breakdown StructureWBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành một dự án. Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án.Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án.Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án6Vai trò Bảng Công Việc (WBS)WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự ánWBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án. Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án7Các tính chất của WBS ...Có chiều hướng trên xuống. Vd: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩmSản phẩm: danh từ đầu vào, đầu ra, động tác xử lýBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án8Các tính chất của WBSCông việc: Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.WBS chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào"; Trình tự của từng công việc là không quan trọng. (Mặc dầu quen đọc từ trái sang phải). Xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trìnhBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án9Nguồn thông tin để xây dựng WBSTài liệu: Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thiTài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, ...Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với dự án. Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án10Cấu trúc chi tiết WBSWBS bao gồm hai thành phần chính. Danh sách sản phẩm: DSSP (V), PBS (E) (Product Breakdown Structure)Danh sách công việc: DSCV (V), TBS (E) (Task Breakdown Structure)Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án11Danh sách sản phẩm ... Mô tả theo trình tự từ trên xuốngMức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn.Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ.Lập kế hoạch thực hiện dự án12Sản phẩmcon CSản phẩmSản phẩmcon ASản phẩmcon BSản phẩm con B.1Sản phẩmcon B.2Danh sách sản phẩmBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án13Danh sách công việc ... Xác định các công việc cần thực hiện.DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống dưới. DSCV có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con.Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) và một bổ ngữ.Lập kế hoạch thực hiện dự án14Danh sách công việcXác định B-1Cái raXác địnhXử lí 1Xác định Xử lí 2Xác địnhXử lí 3Xác định B-1Cái vàoXác định B-1Xử líLập kế hoạch thực hiện dự án15Xây dựng WBS ...Các mục tiêu dự án được chia nhỏ thành các phần có thể quản lý cho việc chuyển giaoC¸c môc tiªudự ánSản phẩm bµn giaoX¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ bµn giaoThÓ hiÖn viÖc chuyÓn giao mét phÇn h÷u Ých cña môc tiªu dự án.Lập kế hoạch thực hiện dự án16Xây dựng WBScác công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBSMôc tiªudự ánkÕ ho¹ch công việc®Þnh nghÜa kÕ ho¹chSản phẩm bµn giaoX¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giaoBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án17Kết hợp cả 2 danh sách ...Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức, của phần tử trong WBS Lưu ý: Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩmNửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm)Lập kế hoạch thực hiện dự án18Kết hợp cả hai danh sáchVí dụ WBS chi tiếtSản phẩm (0.0)Sản phẩm con A (1.0)Sản phẩm con B (2.0)Sản phẩm con C (3.0)Sản phẩm con B.1 (2.1)Sản phẩm con B.2 (2.2)Mô tảXử lí 1 (2.1.2.1)Mô tả Xử lí 2 (2.1.2.2)Mô tảXử lí 3 (2.1.2.3)Mô tả B-1Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu raBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án19Các bước xây dựng WBS (5 bước)B1: Viết ra sản phẩm chung nhất (tổng quátB2: Tạo danh sách sản phẩm, phân rã mức thấp hơn (2-3 mức)B3: Tạo d/s công việc, mô tả CV ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất. Phân rã từng CV thành mức thấp hơnB4. Đánh mã cho mỗi ô của bảng CVB5: Xét duyệt lại WBS Vi Dụ (xem Pg 37) Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án20Các cách dàn dựng khác nhau trên một WBSa/ Dàn dựng theo sản phẩmb/ Dàn dựng theo trình tực/ Dàn dựng theo trách nhiệmBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án21a/ Dàn dựng theo sản phẩmBàn ăn 1.1Nhà mới0.0Phòng bếp 1.0Phòng khách 2.0Ánh sáng2.1Phòng ngủ3.0Tủ bếp 1.2Trang trí2.2Salon2.3Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án22b/ Dàn dựng theo giai đoạnGhép sắt 1.1Nhà mới0.0Móng bê tông 1.0Tầng 1 2.0Xây gạch2.1.1Trát 2.1.2Tường2.1Tầng 23.0Đổ móng 1.2Cửa2.2Trần2.3Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án23c/ Dàn dựng theo phận sự/trách nhiệmCửa 1.1Nhà mới0.0Đồ gỗ 1.0Nề 2.0Xây gạch2.1.1Trát 2.1.2Tường2.1Điện3.0Cầu thang 1.2Trần2.2Bể nước2.3Lập kế hoạch thực hiện dự án24Phân chia công việc theo giai đoạn ...Giai ®o¹nMøc 1Sản phẩmSản phẩmMøc 2Công việcCông việcCông việcCông việcMøc 3...Lập kế hoạch thực hiện dự án25Phân chia công việc theo giai đoạn ...Các công việc đưa ra kết quả bàn giao góp phần vào các mục tiêu của dự ánDù ¸nGiai ®o¹ngiai ®o¹nSản phẩmmøcWBS123Lập kế hoạch thực hiện dự án26Phân chia công việc theo giai đoạnDù ¸ngiai ®o¹ngiai ®o¹ncông việcSản phẩmc¸c b­ícMøcWBS12345Lập kế hoạch thực hiện dự án27Làm thế nào để đưa ra một bảng công việcTách các giai đoạn thành từng sản phẩmTách các sản phẩm thành từng công việcCác công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản lý hơn từng giai đoạn lớnCác công việc cần:thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việcthường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việcthường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồnthường xuyên có một văn bản công việc xác định Lập kế hoạch thực hiện dự án28Các nội dung cần thiết cho mô tả công việc Định hướng kết quả bàn giaoTrách nhiệm của một cá nhânCó hạn đối với việc bắt đầu và kết thúcĐơn vị công việc có thể quản lý được Dễ hiểuCó thể đo lường đượcBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án29Các cách trình bày khác nhau đối với WBSTrình bầy trên bảng trắng to, giấy dính màu vàngVẽ WBS trên bảng trắng to, vẽ cho đến khi nào xong thì thôi, chép ra giấyVẽ trên giấy. Không thích hợp đối với các dự án lớnVẽ trên máy tính. Dễ sửa đổiTrong mọi cách trình bày, cuối cùng WBS bắt buộc phải in ra giấy.Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án30Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối)Lấy chữ ký của những người có liên quan (trực tiếp hoặc gián tiếp)Chuẩn bị bản thảo của WBS, gửi cho mọi người đọc trướcHọp thảo luận, đi đến nhất trí và kýBảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án31Đánh giá một WBS tốtMọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhấtMọi ô của WBS được đánh số duy nhất.Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng danh từ (và tính từ)Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng động từ và bổ ngữ.Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy đủĐã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên đới đến WBSLập kế hoạch thực hiện dự án32Những quá trình quản trị phạm vi dự ánLập kế hoạch phạm vi: Phạm vi sẽ được xác định, kiểm tra và quản lý như thế nào?Xác định phạm vi: Xem xét quyết định khởi động dự án, báo cáo phạm vi sơ bộ và bổ sung các thông tin khác trong quá trình xây dựng yêu cầu và thay đổi đề xuất được chấp thuận.Tạo nhóm công việc (WBS): Chia dự án lớn thành những mục nhỏ để có thể quản lý dễ hơnXác minh phạm vi: Chính thức chấp nhận phạm vi dự án.Kiểm soát phạm vi: Kiểm soát những sự thay đổi tới phạm vi dự án.Lập kế hoạch thực hiện dự án33Lập kế hoạch phạm vi và kế hoạch quản trị phạm viMột kế hoạch quản trị phạm vi là một tài liệu bao gồm những mô tả về cách đội dự án chuẩn bị biên bản phạm vi dự án, tạo WBS, xác định mức độ hoàn thành dự án và kiểm soát những yêu cầu thay đổi phạm vi dự án.Các dữ liệu đầu vào chủ yếu bao gồm biểu đồ dự án, biên bản phạm vi sơ bộ và kế hoạch quản lý dự án.Lập kế hoạch thực hiện dự án34. Ví dụ biểu đồ kế hoạchTên dự án: Dự án nâng cấp CNTTNgày bắt đầu: 4 tháng 3 năm 2007 Ngày kết thúc: 4 tháng 12 năm 2007Quản trị dự án: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.comMục tiêu: Nâng cấp phần cứng và phần mềm cho tất cả nhân viên (khoảng 2,000 người) trong vòng chín tháng theo các chuẩn mực mới của công ty. Xem tài liệu đính kèm mô tả các tiêu chuẩn mới. Cập nhật có thể ảnh hưởng tới máy chủ cũng như các phần cứng và phần mềm mạng có liên quan. Dự toán chi phí khoảng $1,000,000 cho phần cứng và phần mềm, và $500,000 cho nhân công.Cách tiếp cận:Cập nhật CSDL CNTT hiện có để xác định nhu cầu cần nâng cấp;Lập ước tính chi phí chi tiết cho dự án và báo cáo giám đốc CNTT;Lập yêu cầu báo giá cho phần cứng, phần mềmSử dụng các nhân viên trong công ty cho việc lập kế hoạch, phân tích và cài đặt.Vai trò và trách nhiệmTên Vai trò Trách nhiệmWalter Schmidt Giám đốc điều hành Bảo trợ dự án, giám sát dự ánMike Zwack Giám đốc CNTT Giám sát dự án, cử nhân viênKim Nguyen Quản trị dự án Lập kế hoạch và thực hiện dự ánJeff Johnson Giám đốc hoạt động CNTT Hướng dẫn KimNancy Reynolds Phó chủ tịch phụ trách Cắt cử nhân viên, gửi thông báo nhân sự về dự án đến toàn bộ nhân viênSteve McCann Phụ trách mua hàng Hỗ trợ trong việc mua phần cứng phần mềm Lập kế hoạch thực hiện dự án35 Ví dụ biểu đồ kế hoạch (tiếp)Chữ ký: (của tất cả những người có quyền lợiGóp ý: (Của các bên có quyền lợi trong dự án, nếu có)Dự án cần phải hoàn thành chậm nhất sau 10 tháng (Mike Zwack)Chúng tôi cho rằng sẽ có đủ nhân viên thích hợp để hỗ trợ dự án này. Một vài công việc cần phải thực hiện sau giờ làm việc để tránh gián đoạn công việc, và làm thêm giờ là cần thiết. (Jeff Johnson và Kim Nguyen)Lập kế hoạch thực hiện dự án36Xác định phạm vi và khai báo phạm vi dự ánBiên bản phạm vi sơ bộ, quyết định khởi động dự án, quy trình của tổ chức, và những yêu cầu thay đổi được chấp nhận làm cơ sở cho việc lập tài liệu phạm vi dự án.Theo thời gian thực hiện, phạm vi dự án cần rõ ràng và chi tiết hơn Lập kế hoạch thực hiện dự án37 Xác định phạm vi dự án chi tiết hơnQuyết định khởi động dự án:Nâng cấp có thể ảnh hưởng đến máy chủBiên bản phạm vi dự án sơ bộ:Máy chủ: Nếu cần thêm máy chủ để hỗ trợ dự án, máy chủ mới phải tương thích với các máy chủ hiện tại. Nếu việc nâng cấp máy chủ hiện tại là kinh tế hơn, mô tả chi tiết về nâng cấp này cần phải được giám đốc CNTT phê duyệt. Xem đặc tính kỹ thuật máy chủ hiện tại trong phần đính kèm 6. Giám đốc điều hành cần phải duyệt kế hoạch chi tiết mô tả các máy chủ và vị trí của chúng ít nhất là 2 tuần trước khi cài đặt.Biên bản phạm vi dự án, phiên bản 1:Máy chủ: Dự án này cần mua thêm 10 máy chủ mới để hỗ trợ các chức năng Web, mạng, CSDL, ứng dụng và in. Mỗi loại sẽ mua 2 máy chủ mới để dành riêng cho dự án này. Mô tả chi tiết của máy chủ được nêu trong tài liệu giới thiệu sản phẩm trong phụ lục 8 cùng với kế hoạch mô tả địa điểm của nó.Lập kế hoạch thực hiện dự án38Tạo nhóm công việc (WBS)WBS là việc nhóm các công việc của dự án theo sản phẩm chuyển giao để xác định toàn bộ phạm vi của dự án .WBS là một tài liệu được thiết lập làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và quản lý kế hoạch dự án, chi phí, tài nguyên, và những thay đổi.Chia nhỏ là chia việc các sản phẩm chuyển giao của dự án thành những phần nhỏ hơn.Lập kế hoạch thực hiện dự án39Ví dụ WBS (Intranet) sắp xếp theo kết quảLập kế hoạch thực hiện dự án40Ví dụ WBS (Intranet) sắp xếp theo giai đoạnMức 0 – Toàn bộ dự ánMức 1Mức 2Mức 3Dự ánÝ tưởngThiết kế WebPhát triển webTriển khaiHỗ trợĐánh giá hệ thống hiện tạiXác định yêu cầuXác định tính năng chínhXác định rủi ro & quản lý rủi roLập kế hoạch dự ánThông báo cho nhóm WebXác định yêu cầu người dùngXác định yêu cầu nội dungXác định yêu cầu hệ thốngXác định yêu cầu máy chủLập kế hoạch thực hiện dự án41WBS (Intranet) Dạng bảng 1.0 Khái niệm 1.1 Đánh giá hệ thống 1.2 Xác định yêu cầu 1.2.1 Yêu cầu người dùng 1.2.2 Yêu cầu nội dung 1.2.3 Yêu cầu hệ thống 1.2.4 Yêu cầu máy chủ 1.3 Định nghĩa chức năng 1.4 Định nghĩa rủi ro và quản lý rủi ro 1.5 Trình bày kế hoạch dự án 1.6 Sơ lược cho nhóm phát triển Web2.0 Thiết kế Web site3.0 Phát triển Web site4.0 Triển khai5.0 Hỗ trợLập kế hoạch thực hiện dự án42 WBS và biểu đồ Gantt trong Project 2000Project 98 fileLịch trìnhLập kế hoạch thực hiện dự án43Biểu đồ Gantt (Intranet ) sắp xếp theo nhóm quy trình quản lý dự ánLịch trìnhLập kế hoạch thực hiện dự án44Thực hiện công việc theo WBS của JWD3.0 Thực hiện 3.1 Khảo sát 3.2 Đóng góp của người dùng 3.2 Nội dung trang web Intranet 3.3.1 Biểu mẫu và công cụ 3.3.2 Các mục 3.3.3 Liên kết 3.3.4 Hỏi ý kiến chuyên gia 3.3.5 Tính năng yêu cầu của người dùng 3.4 Thiết kế trang web Intranet 3.5 Xây dựng trang web Intranet 3.6 Thử nghiệm 3.7 Giới thiệu trang web 3.8 Triển khai trang web 3.9 Đánh giá lợi ích của dự ánLập kế hoạch thực hiện dự án45Những phương pháp phát triển WBSHướng dẫn: Một vài tổ chức như DOD đưa ra những hướng dẫn cho việc lập WBS.Phương pháp Analogy (tương tự): Xem lại những WBS của những dự án tương tự và áp dụng cho dự án của bạn.Phương pháp Top-down: Bắt đầu với mục lớn nhất trong dự án và chia nhỏ chúng.Phương pháp Bottom-up (quy nạp): Bắt đầu với những công việc cụ thể và tổng hợp chúng.Phương pháp Mind-mapping (ánh xạ): Viết công việc ở dạng phi tuyến, dạng nhánh và sau đó lập cấu trúc WBS.Lập kế hoạch thực hiện dự án46Hình 5-5. Ví dụ về phương pháp Mind-MappingQuản trị dự ánMua phần cứng và phần mềmCập nhật khoThực hiện kiểm traNhà ANhà BNhà CCập nhật CSDLMáy chủPhần cứng của NSDCài đặt phần cứng & phần mềmMáy để bànMáy xách tayDự án nâng cấpCNTTLập kế hoạch thực hiện dự án47Biểu đồ kết quả WBSDự án nâng cấp CNTTQuản trịdự ánCập nhậttài sảnMua phần cứngphần mềmCài đặt phần cứng phần mềmKiểm kêtài sảnCập nhậtCSDLMáy chủ Phần cứngcủa NSDNhà ANhà BNhà CLập kế hoạch thực hiện dự án48Từ điển WBS và phạm vi cơ sởRất nhiều công việc WBS là không rõ ràng, phải giải thích chi tiết hơn như: làm cái gì, bao lâu và chi phí là bao nhiêu.“WBS dictionary” là một tài liệu diễn giải chi tiết thông tin về từng đối tượng WBS.Phạm vi dự án được chấp nhận, mẫu WBS, từ điển WBS của nó là ranh giới phạm vi, thường được dùng xác định kết quả đáp ứng mục tiêu phạm vi dự án.Lập kế hoạch thực hiện dự án49Hướng dẫn lập WBS và WBS Dictionary*Một công việc chỉ được xuất hiện một lần trong WBSNội dung công việc của một mục WBS là tổng công việc của những mục WBS ở dưới nó.Một mục WBS nên do một cá nhân phụ trách, ngay cả khi có nhiều người cùng thực hiện công việc đó.WBS phải nhất quán với hướng thực hiện công việc thực tế, nó cần phục vụ đội dự án trước, và các mục tiêu khác chỉ khi điều đó là hợp lý*Cleland, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 2nd edition (New York: McGraw-Hill 1994).Lập kế hoạch thực hiện dự án50Hướng dẫn lập WBS và WBS Dictionary*(tiếp)Những thành viên trong đội dự án nên tập trung vào việc phát triển WBS để đảm bảo sự nhất quán.Từng mục WBS phải được lập tài liệu trong WBS dictionary để có thể hiểu chính xác phạm vi của công việc thuộc hoặc không thuộc mục đó.WBS phải là công cụ mềm dẻo để giải quyết những phát sinh không thể tránh khỏi trong khi kiểm soát nội dung công việc của dự án theo đúng phạm vi.*Cleland, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 2nd edition (New York: McGraw-Hill 1994).Lập kế hoạch thực hiện dự án51Xác minh phạm viKhai báo phạm vi và WBS chính xác đối với một dự án là rất khóNó thậm chí còn khó hơn việc xác minh phạm vi dự án và hạn chế tối đa thay đổi phạm vi.Rất nhiều dự án CNTT bị tác động do lỗi xác định và xác minh phạm vi (xem “Điều gì sai?”).FoxMeyer Drug nộp đơn xin phá sản sau khi sai lầm trong xác định phạm vi ở 1 kho hàng tự động.Các kỹ sư ở Grumman đặt tên một hệ thống là “Naziware” và không chịu dùng nó.21st Century Insurance Group đã bỏ ra rất nhiều thời gian và tiền bạc vào một dự án lẽ ra nên sử dụng các cấu phần thương mại có sẵn.Lập kế hoạch thực hiện dự án52Kiểm soát phạm viKiểm soát phạm vi: Tập trung quản lý những sự thay đổi tới phạm vi dự án.Mục đích của việc kiểm soát phạm vi:Tác động tới những nhân tố làm thay đổi phạm vi.Đảm bảo rằng những thay đổi được xử lý theo thủ tục như là một phần của kiểm soát thay đổi tích hợp.Quản lý những thay đổi khi chúng xảy ra.Sự thay đổi là những thay đổi phát sinh giữa kế hoạch và công việc thực tế.Lập kế hoạch thực hiện dự án53Đề xuất cải thiện đóng góp của người dùngSử dụng phương pháp lựa chọn dự án hợp lý và yêu cầu bên bảo trợ dự án là xuất phát từ phía người sử dụng.Đặt người sử dụng vào vị trí quan trọng trong nhóm dự án.Trao đổi thường xuyên theo lịch trình xác định, yêu cầu khách hàng ký vào những sản phẩm chuyển giao trong buổi họpThường xuyên cung cấp cho người dùng và bên bảo trợ dự án.Đừng cam kết thực hiện khi bạn biết bạn không thể.Phối hợp người sử dụng với người phát triển.Lập kế hoạch thực hiện dự án54Những khuyến nghị nhằm hạn chế thay đổi yêu cầu và yêu cầu không hoàn thiệnPhát triển và tuân theo một quy trình quản lý nhất định. Áp dụng các kỹ thuật như lập mẫu, mô hình nghiên cứu, và JAD để có sự tham gia của nhiều người sử dụng.Ghi chép và cập nhật các yêu cầuTạo cơ sở dữ liệu quản lý các yêu cầu cho việc lập tài liệu và kiểm soát các yêu cầu.Lập kế hoạch thực hiện dự án55Những khuyến nghị nhằm hạn chế thay đổi yêu cầu và yêu cầu không hoàn thiện (tiếp)Thực hiện kiểm tra đầy đủ từ đầu tới cuối dự ánXem xét những sự thay đổi trên quan điểm hệ thống.Nhấn mạnh ngày hoàn thành để tập trung vào những thứ quan trọng nhất.Phân bổ nguồn lực chuyên cho việc quản lý thay đổi và cải thiện (như NWA đã làm với ResNet).Lập kế hoạch thực hiện dự án56Sử dụng phần mềm trợ giúp trong việc quản trị phạm vi dự ánPhần mềm xử lý văn bản giúp lập các tài liệu có liên quan đến phạm vi.Bảng tính thực hiện tính toán tài chính, mô hình điểm trung bình, và giúp xây dựng các đồ thị, biểu đồ.Phần mềm truyền thông như E-mail và Web sẽ truyền đạt phạm vi thông tin một cách rõ ràng.Phần mềm quản lý dự án giúp tạo WBS, công việc cơ bản trên biểu đồ Grantt.Phần mềm chuyên dụng hỗ trợ trong việc quản trị phạm vi dự án.Bảng công việcLập kế hoạch thực hiện dự án57Kiểm soát các phiên bản của WBSNguyên tắc: không bao giờ nên vứt bỏ các phiên bản trước, để còn biết được những rắc rối nảy sinh do sự thay đổi. Đôi khi có thể quyết định trở lại kế hoạch gốc của mình. Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản đánh số hiệu phiên bản.ước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án582. Ước lượngƯớc lượng thời gian khó hơn xây dựng bảng công việc.Ước lượng thời gian cho mỗi công việc nhỏ, để ước lượng toàn bộ thời gian DAƯớc lượng thời gian sẽ là cơ sở để đánh giá tiến độ của quá trình thực hiện dự án.Xác định công việc quan trọng, công việc nào phải làm trước công việc nàoLập kế hoạch thực hiện dự án59Trở ngại gặp phải khi ước lượng ...Thiếu thông tin, thiếu tri thức. Không lường trước được những phức tạp kỹ thuậtKhông lường trước được sự hoà thuận hay bất hòa của những thành viên khi thực hiện dự ánSau khi đưa ra một ước lượng thời gian rồi, ước lượng đó có thể bị những ý kiến khác góp ý: cố tình thu ngắn lại hoặc dãn dài ra. Sức ép của cấp trên: thường muốn thu ngắn thời gian thực hiện công việc.Lập kế hoạch thực hiện dự án60Trở ngại gặp phải khi ước lượngThiếu thời gian để cân nhắc, tính toán. Thiếu thời gian gặp gỡ, trao đổi với các thành viên, với khách hàng.Hạn hẹp về kinh phí.Người khác (khách hàng, thành viên dự án) không cung cấp đủ (hoặc che dấu) thông tin.Phát biểu không rõ ràng về mục đích, mục tiêu, kết quả. những ước lượng về thời gian đều chỉ là cảm tính mà không dựa trên những căn cứ chính xác.Bảng Công Việc được xây dựng không tốtước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án61Lưu ýTrước khi ước lượng thời gian cho công việc, nên xem lại xem WBS đã viết đủ rõ ràng, đủ chi tiết chưa.Với các công việc gần giống nhau => ước lượng thời gian cũng gần giống nhau, Không bao giờ có được ước lượng chính xác hoàn toàn. Việc ước lượng mang tính chủ quan. Hãy viết tài liệu khi ước lượng. Các kỹ thuật để làm ước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án62Các kỹ thuật để làm ước lượngƯớc lượng phi khoa họcSơ đồ PERTNăng suất toàn cục Các kỹ thuật để làm ước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án63Ước lượng phi khoa họcDựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tínhnhanh và dễ dùng, kết quả thiếu tin cậy.Chỉ nên dùng trong các trường hợp:Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kĩ năng cao, đội hình cố địnhDự án đã quy định, bắt buộc phải theoCác kỹ thuật để làm ước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án64Ước lượng PERTƯớc lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely)Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic)Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Perssimistic)Ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4(ML) + MP)/6Lập kế hoạch thực hiện dự án65Ví dụ: ước lượng lắp LANTên công việcMOML(x 4)MPESTVẽ sơ đồ và khoan tường2353.2Lắp các ống gen1242.2Đi dây1242.2Lắp các hộp nối0.5121Lắp các máy tính, máy chủ, Hub2332.8Kết nối các máy tính, máy chủ vào hệ thống dây mạng1242.2Thử xem mạng đã thông chưa0.51102.4Tổng thời gian8143216Các kỹ thuật để làm ước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án66Năng suất toàn cục (Global Effective Factor - GEF)Khiếm khuyết (ảnh hưởng xấu đến tiến độ CV)Phần trămTinh thần thấp15%Kĩ năng chưa cao5%Chưa quen làm trong dự án10%Trang thiết bị không tốt5%Mô tả công việc mơ hồ10% Tổng cộng45%Năng suất toàn cục 100% - 45% = 55%Thời gian lý tưởng T giờ: 100%Thời gian ước lượng x giờ: 55%x = T / 0.55 giờ (quy tắc tam suất)Các kỹ thuật để làm ước lượngLập kế hoạch thực hiện dự án67Các bước khi làm ước lượng Cần sửa?ký và phân phát biên bảnKhôngCóHọp chungCó WBS tốtThực hiện tính toánlập bảng ước lượngLập danh sách những người cần trao đổiHọp riêngKiểm soát rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án684. Kiểm soát rủi roRủi ro là một sự kiện có thể đe doạ và cản trở dự án thực hiện những mong muốn đã được xác định trong tài liệu dự án của những cổ đông. Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự ánLập kế hoạch thực hiện dự án69Tại sao lại cần quản lý rủi roTất cả các dự án đều phụ thuộc vào rủi roTiến trình sẽ không đúng theo kế hoạch trong một số giai đoạn của dự ánRủi ro không thể được loại trừ triệt đểLập kế hoạch thực hiện dự án70Vai trò của quản lý rủi ro Gi¶m thiÓu ¶nh h­ëng cña c¸c sù cè kh«ng biÕt tr­íc N©ng cao x¸c suÊt thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n T¹o ra ý thøc kiÓm so¸t Cã ®­îc c¸c gi¶i ph¸p hiÖu qu¶ vµ kÞp thêiKiểm soát rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án71Các công việc Quản lí rủi roSửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phíĐề xuất kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòngTận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi người vào việc hạn chế rủi ro.Tập trung vào kiểm soát những công việc trọng yếu nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đén sự thành công của dự án.Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau:Lập kế hoạch thực hiện dự án72Lập biểu phân tích rủi roMô tảGiảthiếtXác suấtảnh hưởngPhản ứng[1][2][3][4][5]Mô tả: Xác định vấn đề (rủi ro)Giả thiết: Hoàn cảnh có thể làm xuất hiện rủi roXác suất: Ước lượng khả năng xuất hiện (%)Đánh giá ảnh hưởng đối với dự ánCách giải quyết (đối sách)Lập kế hoạch thực hiện dự án73Năm bước Quản lý rủi ro1. Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án2. Lập thành văn bản các loại rủi ro cụ thể3. Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro (Lập biểu phân tích rủi ro)4. Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro5. Giám sát và cập nhật tài liệu về rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án74Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án (bước 1)Phân loại rủi ro dự án:vốn có sẵnliên quan đến các vấn đềdự án có thể quản lý nhưng không thể loại trừ loại rủi ro nàyAcquiredliên quan đến các giải phápdự án phải kiểm soát trên những rủi ro vốn có và cả những rủi ro lan rộngKiểm soát rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án75Xác định rủi ro Xác định ra những sự kiện không mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe doạ)Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe doạ):Rủi ro không thể dự đoán trước (hoả hoạn, có người chết đột tử, khủng bố, ....), hoặc xác suất xảy ra quá thấpRủi ro có thể dự đoán trước=> Chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đoán đượcKiểm soát rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án76Ví dụ: ...Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đoán trước được)Mất trộm (không dự đoán trước được)Một nhân viên được cơ quan bố trí cho đi học ở nước ngoài trong nhiều tháng (đoán trước được)Một kỹ sư giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Công ty) khác (phải dự đoán trước)Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thông, tai nạn lao động (không dự đoán được)Máy tính bị virus (phải lường trước)Kiểm soát rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án77Ví dụ: Giá thuê văn phòng tăng (dự đoán được)Thủ trưởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần, không ai ký tờ trình (dự đoán được)Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể không theo dõi dự án từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán được???)Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán được)Tiền mất giá (dự đoán trước)v.v...Lập kế hoạch thực hiện dự án78Chỉ ra các loại rủi ro cụ thể (bước 2)Mô tảlý doHậu quảXác suấtcác hoạt động phòng ngừa và bất ngờLập kế hoạch thực hiện dự án79Phân tích ảnh hưởng (bước 3)Sö dông quy tr×nh lËp thµnh v¨n b¶n vµ th«ng quaChØ ®Þnh mét gi¸ trÞ cho:sù ¶nh h­ënge.g. 1 (nhá) to 5 (chÝnh)kh¶ n¨ng x¶y rae.g. 1 (tõ xa) ®Õn 10 (cã thÓ) 5 cã thÓ lµ 50:50Duy tr× mét danh s¸ch xÕp h¹ng c¸c rñi ro dù ¸nKiểm soát rủi roLập kế hoạch thực hiện dự án80Đánh giá (phân tích) rủi roXác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọaMô tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt)Lập kế hoạch thực hiện dự án81Bảng phân loại độ nguy hiểmTác động đến DAThấpTrung bìnhCaoKhả năng Xảy ra70- 90%Trung bình (TB)CaoKhông chấp nhận (KCN)40-60%ThấpCaoKhông chấp nhận (KCN)10-30%ThấpTrung bình (TB)CaoLập kế hoạch thực hiện dự án82Ảnh hưởng rủi ro-lợi nhuậnLîi nhuậnrñi roB1B2B3B4B5¶nh h­ëngR1HH?-H5R2H??L-3R3--LML2R4-?-LL1R5LML--2R6-LH--3Lập kế hoạch thực hiện dự án83Bước 4,5 trình bày Chi tiết trong Bài 5Lập tiến độ thực hiệnLập kế hoạch thực hiện dự án845. Lập tiến độ thực hiện (Scheduling)Bảng Công Việc chưa có đủ thông tin để giúp PM lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Công cụ chính để giúp bạn hoàn thành điều này là Lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án.Lập tiến độ thực hiệnLập kế hoạch thực hiện dự án85Mục đích của lịch biểuCho biết trật tự thực hiện công việcCho biết ngày bắt đầu, kết thúc công việcLàm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ Áp đặt một kỉ luật lên dự ánTăng cường ý thức tập thểThể hiện dùng tài nguyên từng giai đoạnCho phép xác định công việc chủ chốt / không chủ chốtLập tiến độ thực hiệnLập kế hoạch thực hiện dự án86Tại sao một số PM lại không xây dựng lịch biểuLười biếng (Cách khắc phục: Bắt phải làm) Thiếu kỹ năng, không được huấn luyện (Cách khắc phục: bắt đi học)Thiếu thời gian (Cách khắc phục: nhận thức được tất yếu)Thiếu sự hợp tác, không lấy được thông tin từ người khác. (khắc phục: thuyết phục,...)Không nắm được mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của dự án Lập kế hoạch thực hiện dự án87Thêm lịch trình vào WBSDanh mục công việc được thêm với:các công việc phụ thuộc liên quanước tính sự nỗ lực & thời hạnnguồnmôc tiªunghiÖp vôKÕ ho¹ch công việc§Þnh nghÜa kÕ ho¹chSản phẩm bµn giaoX¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giaoLập kế hoạch thực hiện dự án88Xác định các nhiệm vụ phụ thuộcCông việc gì cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ này có thể bắt đầu?Những nhiệm vụ gì có thể được thực hiện khi công việc này kết thúc?Giảm tối đa một chuỗi dài các nhiệm vụ phụ thuộcThực hiện các nhiệm vụ song song với nhau khi có thểXem xét những khoảng cáchXem xét sự chồng chéoChuyển các thông tin phụ thuộc vào một công cụ lập kế hoạchLập kế hoạch thực hiện dự án89Lên lịch trình cần...Giảm tối đa thời gian bỏ phíTận dụng tối đa các nguồnDàn xếp chỗ thừa và chỗ thiếu của các nguồnXem xét các hạn chế của:các nhiệm vụ phụ thuộccác nguồn sẵn cóLà một quy trình lặp lạithời gian biểu của quy trìnhrà xét thời gian biểusửa thời gian biểulập lại thời gian biểuHoàn thành với một công cụ lên lịch trình tự độngLập kế hoạch thực hiện dự án90Rà xét lịch trìnhRà xét lại sự hỗ trợSơ đồ Ganttbiểu đồ mạngtóm tắt sử dụng nguồnbáo cáo phê bình nhiệm vụ Xem xétthời gian lãng phínguồn lao động cao nhất và thấp nhấtcác nhiệm vụ phê bìnhgần các nhiệm vụ phê bìnhnhững nguồn quá cũGiảm thời gian lãng phí bằng cáchtăng các mức nguồngiảm bớt các nhiệm vụ phụ thuộc, tức là tiến hành đồng thời nhiều hơn các nhiệm vụLập kế hoạch thực hiện dự án91Đánh giá lịch trìnhMột kế hoạch làm việc tốt xác định được các mục tiêu và phạm vi của công việc Nó xác định sự nỗ lực, nguồn và lịch trình sẽ đáp ứng nhu cầu của từng mục tiêuNó rất thực tế và bao gồm phần dự phòngNó sử dụng các nguồn hiệu quả và hợp lý Nó thiết lập một tiêu chuẩn để kiểm tra tiến trình công việcNó rất dễ duy trì vì luôn sẵn có nhiều thông tinPhương pháp lập lịch biểuLập kế hoạch thực hiện dự án926. Phương pháp lập lịch biểu:Biểu đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay CPM (Critical Path Method)Sơ đồ thanh GANTT hiện được sử dụng rộng rãi. Sản phẩm MS ProjectPhương pháp lập lịch biểuLập kế hoạch thực hiện dự án93Biểu đồ mũi tên (ADM)Là phương pháp truyền thống. Sử dụng các kí hiệu và mô tả bằng lời. Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện (bắt đầu hay hoàn thành một công việc). Một nút chứa một mã số duy nhất.Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực hiện công việc A").Phía trên mũi tên mô tả về hoạt động này.Cuối mũi tên là 1 cặp số S-F (Start-Finish) Lập kế hoạch thực hiện dự án94Ví dụ101234567892,181,12,34,67,910,1517,1819,2011,162,10bắt đầuKết thúcThực hiện AThực hiện BThực hiện CThực hiện DThực hiện EThực hiện FThực hiện KThực hiện GThực hiện HThực hiện IThực hiện Jđường găngPhương pháp lập lịch biểuLập kế hoạch thực hiện dự án95Biểu đồ hình hộp (PDM)Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việcGóc trên bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) và Kết thúc Sớm (EF)Góc trên bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) và ngày Kết thúc Muộn (LF)Góc dưới bên trái: mã số của công việcGóc dưới bên phải: thời gian thực hiệnGiữa hộp: mô tả công việc (động từ)Mũi tên: thể hiện thứ tự công việc: F-S, S-S, F-FLập kế hoạch thực hiện dự án96Ví dụ4,5 4,5Thực hiện C500 2 ngày2,3 2,3Thực hiện B400 2 ngày6,7 6,7Thực hiện E700 2 ngày1,1 1,1Thực hiện A300 1 ngày2,4 3,5Thực hiện D600 3 ngàyF - SF - SS - SF - SF - SPhương pháp lập lịch biểuLập kế hoạch thực hiện dự án97Tính ngày tháng cho các công việcBS (bắt đầu sớm- Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việcKS (kết thúc sớm - Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việcBM (bắt đầu muộn - Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việcKM (kết thúc muộn - Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việcPhân bổ lực lượng, tài nguyênLập kế hoạch thực hiện dự án987. Phân bố lực lượng, tài nguyênCó 3 loại tài nguyên: lao động, trang thiết bị, vật tư. ưu tiên cho các công việc trên đường găng.ưu tiên cho công việc phức tạp trong những công việc cùng có độ thư giãnLập kế hoạch thực hiện dự án99Nguồn của dự án là những gì?Con người - là những người được lựa chọn cho đội dự án. Họ thể hiện các kinh nghiệm và kỹ năng sẵn sàng để hoàn thành mục tiêu.Thiết bị - Thiết bị cần thiết cho dự án. Nó có thế bao gồm từ những thiết bị lớn đến máy tính và những công cụ kiểm tra đặc biệt.Văn phòng phẩm - là những đồ dùng cần thiết cho dự án. Nó có thể bao gồm những thứ từ giấy và bút chì đến đĩa mềm và các đồ vật khác.Tài chính - các nguồn tài chính là tiền đôla và các cam kết cần thiết để thu được khi cần thiết, nguồn thu nhập của dự án.Phân bổ lực lượng, tài nguyênLập kế hoạch thực hiện dự án100Đồ hình tài nguyênTrục nằm ngang: Trục thời gian (ngày, tuần, tháng, v.v...)Trục thẳng đứng: Thời gian tích luỹ (giờ) (Cummulative Time)Đường ngang: Thời gian tích luỹ mà một nhân viên sẽ làm việc trong mỗi thời khoảng trên trục X.Lập kế hoạch thực hiện dự án101Ví dụThời gian tích luỹ(giờ)161514131211109876543211 2345678910111213141516Trục thời gian đồ hình tài nguyên - không bằng phẳngPhân bổ lực lượng, tài nguyênLập kế hoạch thực hiện dự án102Ý nghĩa của đồ hình ...Chỗ dâng cao: nhân viên làm việc nhiều giờChỗ thấp xuống: nhân viên làm việc ít giờ (có thời gian rỗi)Đồ hình không bằng phẳng => Chứng tỏ phân phối lao động không đềuĐồ hình có 1 số chỗ dâng cao => Chứng tỏ PM phụ thuộc vào 1 vài nhân viên giỏi Phân bổ lực lượng, tài nguyênLập kế hoạch thực hiện dự án103Ý nghĩa của đồ hìnhNếu buộc phải chấp nhận một đồ hình không bằng phẳng => Phải có cách quản lý:Tại những chỗ dâng cao, mời thêm người ngoài vào làm để tránh quá tải cho anh em trong nhóm Tập trung nỗ lực điều hành tại những chỗ dâng caoTại những chỗ thấp/trũng: tranh thủ cho anh em đi học, khuyến khích nghỉ phép, hoặc bố trí giúp cho những người khác đang làm các công việc căng thẳngTính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án1048. Tính chi phíTrả công lao động (phần lớn)Huấn luyện, hướng dẫn anh emMáy móc, trang thiết bị làm việcĐi lại, trao đổiTiện nghi làm việc: Nhà, bàn ghế,Văn phòng phẩm.Thời gianThông tinTính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án105Bốn kiểu tính chi phíChi phí ước tính, Chi phí ngân sách, Chi phí thực tế, Chi phí ước lượng khi hoàn tấtTính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án106Chi phí ước tính (Estimate costs)Được tính trước khi dự án bắt đầu.Khoản tiền dự kiến cho mỗi công việcCách tínhLập bảng tính chi phí (Nên dùng EXCEL)Chi phí khác: Tiện nghiThông tinĐi lạiv.v.....Lập kế hoạch thực hiện dự án107Ví dụSố hiệu công việcMô tả công việcTiền công, tiền lươngThiết bịVăn phòng phẩmThiết bị, ng/ vật liệuHuấn luyệnKhácTổngTổngTính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án108Chi phí ngân sách (Budget Costs)Là phân bổ tiền vào các hạng mụcTổng số tiền chính là bằng Chi phí dự kiếnTính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án109Chi phí thực tế (Actual Costs) ...Lập bảng theo dõi chi tiêu thực tế, được cập nhật liên tụcPhát sinh trong thực tế thực hiện dự án.Biết được tình trạng chi tiêu cho mỗi công việc: lạm chi (overrun) hoặc chi còn dư (underrun)Tính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án110Chi phí thực tế (Actual Costs)Bảng theo dõi có dạng sau:Nếu lạm chi và chi còn dư là nhỏ: bình thườngNếu lạm chi và chi còn dư là lớn: phải tìm nguyên nhânVí dụ về các nguyên nhân tiêu cực của số tiền chi chưa hết: ước lượng sai, chất lượng công việc kém, làm ẩu, ...Lập kế hoạch thực hiện dự án111Ví dụSố hiệu công việcMô tả công việcước tínhNgân sách được duyệt% hoàn thành (today)Được phép chi (today)Thực chi (today)Lạm chi/chi còn dưTổng( 1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)(4)x(5)(7)-(6)(4)+(8)2.1.1CV A4,6504,650100%4,6505,0003505,0002.1.2CV B3,9503,95075%2,9624,0001,0384,9882.1.4CV C1,1371,13760%6821,2005181,655...2.2.2CV F5,8045,80460%3,4823,000-4825,322Tổng15,54115,54111,77613,2001,42416,965Tính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án112Chi phí ước lượng khi hoàn tất (Estimate-at-Completion):Tính toán tiền đã tiêu và tiền còn phải tiếp tục tiêu, tại mỗi thời điểm giữa chừng của dự án.ước tính số tiền phải chi khi hoàn thành 100% công việc, theo tốc độ thực chi.Chính là cột (9) trong bảng trên.Dòng tổng dưới cùng phản ảnh toàn bộ dự ánTính chi phíLập kế hoạch thực hiện dự án113Dự phòngĐể đảm bảo an toàn cho kinh phí.Thông thường: từ 5% - 7% tổng kinh phí dự kiếnKinh phí dự kiến có thể dùng vào bất kỳ việc gì mà PM thấy là cần thiết (trong phạm vi cho phép).Lập kế hoạch thực hiện dự án114Kết luậnSau khi xác định được mục đích, cách tốt nhất để thực hiện được các mục tiêu là tạo ra cấu trúc phân việc, xây dựng các ước lượng, xây dựng lịch biểu, cấp phát tài nguyên, tính chi phí, quản lý rủi ro.