Bài giảng Quản trị thực phẩm và đồ uống - Chương 5: Quản trị mua và dự trữ

141 Chƣơng 5: Quản trị mua và dự trữ 5.1. Quản trị mua TP và đồ uống 5.2. Quản trị dự trữ, bảo quản và cấp phát TP&ĐU 5.1.1. Lập kế hoạch mua 5.1.2. Xác định nguồn hàng, nhà cung ứng 5.1.3. Tổ chức mua 5.1.4. Quản trị giao nhận hàng 5.1. Quản trị mua TP&ĐU Công thức chung M = (B + K + X + H) –D M : lƣợng hàng hóa n mua B : dự báo bán K : lƣợng khách hàng đã đặt hoặc ký hợp ng X : lƣợng hàng dùng để xúc tiến H : lượng hàng hóa hao hụt (nếu có) D : dự trữ hiện có Cần lập kế hoạch mua cho từng nhóm TP&ĐU a) Nguyên liệu tươi sống:  Đặc tính nguyên liệu và nguồn hàng  Yêu cầu kế hoạch: - Lập kế hoạch nhập từng ngày và cả tuần về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng. - Xác định rõ mức dự trữ và phƣơng án đột biến - Xác định rõ các yếu tố khác: nguồn hàng, thời gian nhập, thanh toán, tổ chức nhập hàng  Căn cứ lập kế hoạch: dự báo, thực tiễn và kinh nghiệm 5.1.1. Lập kế hoạch mua b) Nguyên liệu khô:  Đặc tính nguyên liệu và nguồn hàng  Yêu cầu kế hoạch: - Lập kế hoạch nhập hàng tuần và hàng tháng về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng. - Xác định rõ mức dự trữ và phƣơng án đột biến - Xác định rõ các yếu tố khác: nguồn hàng, thời gian nhập, thanh toán, tổ chức nhập hàng  Căn cứ lập kế hoạch: dự báo, thực tiễn và kinh nghiệm Cần lập kế hoạch mua cho từng nhóm TP&ĐU 5.1.1. Lập kế hoạch mua c) Hàng chuyển bán:  Đặc tính nguyên liệu và nguồn hàng  Yêu cầu kế hoạch: - Lập kế hoạch nhập từng ngày và cả tuần về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng. - Xác định rõ mức dự trữ và phƣơng án đột biến - Xác định rõ các yếu tố khác: nguồn hàng, thời gian nhập, thanh toán, tổ chức nhập hàng  Căn cứ lập kế hoạch: dự báo, thực tiễn và kinh nghiệm Cần lập kế hoạch mua cho từng nhóm TP&ĐU 5.1.1. Lập kế hoạch mua a) Nguồn hàng cung cấp TP&ĐU:  Nguồn hàng trong nước: là nguồn hàng chủ yếu, gồm nguồn khai thác tại địa phƣơng và ngoài địa phƣơng - Lƣu ý với nguồn hàng trong nƣớc?  Nguồn hàng nhập khẩu: Là những loại hàng hóa, thực phẩm đƣợc sản xuất, chế biến tại nƣớc ngoài. Thƣờng nhập qua các Công ty, siêu thị - Mặt hàng thƣờng là gì? - Lƣu ý với nguồn hàng nhập khẩu? 5.1.2. Xác định nguồn hàng CO, CQ, Date Nguồn hàng/nhà cung ứng phải đáp ứng yêu cầu sau:  Đối tác/nguồn hàng đáng tin cậy và có nguồn gốc rõ ràng  Đảm bảo đúng chủng loại, số lƣợng, yêu cầu kỹ thuật  Đảm bảo chất lƣợng  Giá cả hợp lý  Giao hàng đúng hẹn  Có phƣơng thức thanh toán phù hợp  Hợp đồng/đơn hàng phải đầy đủ, chi tiết các đặc tính, yêu cầu (mô tả chính xác các yêu cầu đặt trước về chủng loại, số lượng, chất lượng, đặc tính kỹ thuật, thời điểm giao hàng, giá cả, thanh toán) b) Yêu cầu chọn nguồn/nhà cung ứng 5.1.2. Việc tổ chức mua có thể tiến hành theo các hình thức sau: a) Mua theo chào giá: Danh mục cần mua và yêu cầu đƣợc gửi đi, nhà cung cấp gửi giá đến và nhà hàng chọn nhà cung cấp phù hợp - Áp dụng trong trường hợp nào, cách thức thực hiên? b) Mua theo hợp đồng: Là phƣơng pháp thƣờng dùng và quan trọng nhất - Nêu cách thức và những ưu điểm của PP này? c) Đi mua trực tiếp ở chợ, siêu thị: Áp dụng trong một số trƣờng hợp - Trường hợp nào áp dụng hình thức này và cách thức tổ chức ra sao? 5.1.3. Tổ chức mua a) Tầm quan trọng:  Là bƣớc chuyển giao trách nhiệm giữa ngƣời mua hàng, vận chuyển và ngƣời bán với bộ phận quản lý nguyên liệu và hàng hóa;  Là cơ sở để hoạch toán chi phí lƣu thông và giá cả nguyên liệu thực phẩm đầu vào;  Tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lƣợng, trọng lƣợng, chất lƣợng, chủng loại TP&ĐU;  Đảm bảo nhận chính xác những gì đƣợc đặt hàng trƣớc đó, không xảy ra sai sót để chất lƣợng món ăn, đồ uống tốt hơn. 5.1.4. Quản trị giao nhận hàng  Có kỹ năng về lựa chọn và kiểm tra thực phẩm;  Có tính cẩn thận, trung thực, sáng suốt, tỉnh táo và có hiểu biết chuyên môn về các loại TP&ĐU  Thực hiện tốt các chức năng: cân, đếm, đo, kiểm duyệt những mặt hàng đƣợc giao và ghi nhận lại số lƣợng chính xác đối chiếu với hóa đơn; b) Yêu cầu với ngƣời nhận hàng 5.1.4.  Bƣớc 1: Kiểm tra chủng loại hàng hóa  Bƣớc 2: Kiểm tra giá cả và tiêu chuẩn đặt hàng  Bƣớc 3: Kiểm tra số lƣợng, khối lƣợng từng mặt hàng  Bƣớc 4: Đóng dấu nhận hàng - Được làm sau khi đã cân, đo ,đếm, kiểm tra chất lượng, loại bỏ những TP&ĐU không đạt yêu cầu - Ghi thông tin vào bao bì hoặc đóng dấu hàng nhận: ngày ghi hóa đơn, tên người bán, loại hàng, đặc điểm hàng, trọng lượng hàng - Đặc biệt, những hàng hóa dễ hỏng cần được đánh dấu lên bao hàng, thùng hàng để cho biết thời gian nhập và cầu sử dụng trước tránh hư hỏng. c) Quy trình giao nhận hàng 5.1.4.  Bƣớc 5: Ký nhận phiếu giao hàng và nhanh chóng nhập kho để tránh thất thoát và hƣ hỏng.  Bƣớc 6: Cập nhật chứng từ mua hàng (2 liên, phụ trách mua và ngƣời nhận hàng giữ để đối chiếu)  Bƣớc 7: Lập biên bản giao nhận hàng (ngày tháng, năm, tên ngƣời mua, ngƣời bán). Dùng sổ hoặc đóng thành tập theo mẫu sẵn  Bƣớc 8: Trả lại những TP&ĐU không đạt yêu cầu: - Hư hỏng, dập nát, không đảm bảo chất lượng, sai chủng loại, sai quy cáchcần được trả lại cho người bán - Nhân viên nhận hàng truyền đạt thông tin cho người mua, người quản lý và các bộ phận có liên quan. - Lên danh sách hàng bị trả lại và ghi nợ và các yêu cầu cung cấp bổ sung, bồi hoàn (nếu có) c) Quy trình giao nhận hàng (TIẾP) 5.1.4. 5.2.2. Bảo quản TP &ĐU a) Bảo quản TP b) Bảo quản đồ uống 5.2.1. Dự trữ và kiểm soát a) Tầm quan trọng b) Yêu cầu dự trữ c) Kiểm soát TP&ĐU 5.2. Quản trị dự trữ, bảo quản và cấp phát 154 5.2.3. Tổ chức cấp phát TP&ĐU a) Yêu cầu cấp phát b) Cách thức cấp phát a) Tầm quan trọng của dự trữ TP&ĐU  Đảm bảo cho quá trình chế biến, pha chế, phục vụ liên tục (đáp ứng lượng cầu thông thường và đột xuất)  Giảm tác động của tính mùa vụ  Giảm bớt tác động của lạm phát  Tối thiểu hóa chi phí dự trữ, thông qua các mô hình dự trữ tƣơng thích  Thích ứng với môi trƣờng kinh doanh (bên trong và bên ngoài) nhiều biến động 5.2.1. Dự trữ và kiểm soát TP&ĐU  Tuân thủ nguyên tắc dự trữ đúng thời điểm (JIT-Just In Time)  Phân loại hàng hóa, thực phẩm đã nhập: - Để riêng các loại thực phẩm khác nhau (cá, thịt, rau) - Ngoài ra thức ăn chín không được để cùng đồ sống...  Sắp xếp TP&ĐU ngăn nắp, hợp lý và thuận tiện: phải săp xếp sao cho việc lấy hang được thuận tiện, không gây lộn xộn trong kho hàng, hàng nhập trước xuất trước, hàng nặng nên để gần cửa để rút ngắn thời gian vận chuyển  Thực hiện tốt các nguyên tắc bảo quản TP&ĐU b) Yêu cầu về dự trữ 5.2.1.  Thƣờng xuyên kiểm tra TP&ĐU trong kho: Nhằm phát hiện những hiện tượng xấu, như ẩm mốc, hỏng, mối mọt, sâu bọ phá hoại để có biện pháp khắc phục;  Bố trí mặt bằng kho hợp lý: Mặt bằng kho phải khô ráo, thoáng mát, tất cả hàng hóa không được để dưới đất mà phải để trên kệ, trên giá, bục kê cách sàn ít nhất 20 cm và cách tường ít nhất 50cm;  Đảm bảo vệ sinh khu vực kho: Kho phải được giữ sạch sẽ và có chế độ khử trùng tẩy rửa kho thường xuyên;  Để riêng biệt các loại hóa chất: Xà phòng (xà bông), hóa chất tẩy rửa, thuốc diệt trùng, các loại hóa chất không được bỏ chung vào kho chứa thực phẩm, mà phải có kho chứa riêng để tránh nhầm lẫn và ảnh hưởng đến thực phẩm. b) Yêu cầu về dự trữ (TIẾP THEO) 5.2.1.  Kiểm soát đầu vào: mua hàng, nhập hàng  Kiểm soát trong quá trình dự trữ, bảo quản  Kiểm soát trong quá trình xuất hàng, chế biến và pha chế c) Kiểm soát TP&ĐU 5.2.1. a) Bảo quản thực phẩm * Bảo quản trong điều kiện bình thường: Các quy tắc bảo quản thực phẩm tƣơi sống * Bảo quản ở nhiệt độ thấp: gồm bảo quản lạnh và đông lạnh các loại thực phẩm sống và chín * Bảo quản bằng các phương pháp khác: Xử lí nhiệt; dùng hoá chất; kết hợp nhiều phƣơng pháp để bảo quản 5.2.2. Bảo quản TP&ĐU b) Bảo quản đồ uống  Bảo quản đồ uống không chứa cồn  Bảo quản đồ uống có chứa cồn - Bảo quản bia - Bảo quản rượu mạnh - Bảo quản rượu vang - Bảo quản rượu mùi - Bảo quản đồ uống tự pha chế (cocktail) 5.2.2. Bảo quản TP&ĐU (Tiếp theo) a) Nguyên tắc: TP&ĐU cấp phát theo phiếu đề xuất của nhà bếp và các bộ phận chức năng tƣơng ứng với đầy đủ chữ ký của các bên trong phiếu xuất kho b) Hình thức: * Cấp phát theo yêu cầu * Cấp phát theo định mức 5.2.3. Tổ chức cấp phát TP&ĐU * Cấp phát theo yêu cầu: - Là căn cứ vào yêu cầu của bộ phận chế biến và phục vụ để tiến hành cấp phát. - Không khuyên khích được việc sử dụng hợp lý nguyên liệu, thực phẩm. - Việc chuẩn bị cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng thực phẩm bị hạn chế. - Chỉ thích hợp với những nhà hàng có lượng khách không ổn định quy mô nhỏ. Hình thức cấp phát TP&ĐU * Cấp phát theo định mức: - Được quy định về số lượng và thời gian cấp phát để tạo sự chủ động cho bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát. - Căn cứ vào định mức nguyên liệu, hàng hóa đã quy định trong kế hoạch của nhà hàng để cấp phát. - Cho phép giám sát được số lượng cấp phát, hạch toán được chi phí nguyên vật liệu tiêu dùng một cách chặt chẽ và chính xác. - Được áp dụng cho các nhà hàng có lượng khách ổn định, công tác kế hoạch hóa tốt. Hình thức cấp phát TP&ĐU