Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán - Chương 2: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp

68 Chương 2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP I. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn kinh doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh. Khi phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp bằng các tài khoản, chúng ta thu được một cách thường xuyên các thông tin về sự diễn biến của chúng thông qua các giai đoạn tuần hoàn và tính chất các mối quan hệ đang phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối với bên ngoài. Sự phản ánh các thông tin thông qua phương pháp tài khoản thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định. Do vậy tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế (tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh). Những nhu cầu quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vị kinh tế cũng đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xác định trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có trách nhiệm xây dựng. Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản:  Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết quản lý Nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp.  Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp của Nhà nước như hệ thống các khoản nộp; chính sách giá cả; chính sách thuế; chính sách tài chính, tín dụng.  Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp; kiểm tra phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. II. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán Để tập hợp, ghi chép các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp và trên cơ sở đó hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý các doanh nghiệp, phải xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán hợp lý thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ các yêu cầu, qui định của hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nước Để đáp ứng được các yêu cầu trên thì hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng có căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện số lượng, phân bố để trên cơ sở đó, đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn. Nguyên tắc này phải căn cứ vào những chỉ tiêu quản lý tổng hợp trên các báo biểu kế toán của doanh nghiệp, để tiến hành lựa chọn, sử dụng những tài khoản tổng hợp trong hệ thống tài khoản thống nhất cuủa Nhà nước cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý doanh nghiệp, tiện lợi cho công việc hạch toán hàng ngày cũng như quyết toán định kỳ sao cho với số lượng tài khoản ít nhất có thể cung cấp nhiều thông tin nhiều nhất thiết thực cho công tác quản lý kinh doanh. Nguyên tắc 2: Viêc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý. 69 Do cơ chế quản lý được vận dụng bằng các hình thức với mức độ thích hợp cho các thành phần kinh tế khác nhau, nên số lượng tài khoản sử dụng và nhất là nội dung ghi chép của các tài khoản có những khác biệt nhất định giữa các thành phần kinh tế. Tuy nhiên đối với tất cả các doanh nghiệp việc ghi chép vào tài khoản đều phải đảm bảo nguyên tắc ghi kép. Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh chủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau: + Mở tài khoản: Các tài khoản được mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từ bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan. + Ghi chép trong năm: Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của các tài khoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động tăng giảm của tài sản và nguồn vốn kinh doanh cho phép theo dõi một cách liên tục và có hệ thống sự vận động của chúng. + Kết thúc tài khoản: Cuối niên độ, kế toán cần phải kết thúc tài khoản hay còn gọi là khóa sổ kế toán, đó là công việc tính tổng phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Việc khóa sổ theo trình tự: - Các tài khoản doanh thu. - Các tài khoản chi phí. - Tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Các tài khoản tài sản. - Các tài khoản nguồn vốn. Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết (tài khoản phân tích) cho từng doanh nghiệp. Như vậy hệ thống tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp phù hợp với nhu cầu thông tin cần thiết thu thập ở mỗi đơn vị kinh tế. Sự thống nhất giữa hệ thống tài khoản tổng hợp và hệ thống tài khoản chi tiết là cơ sở cho việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. III. Hệ thống tài khoản hiện hành Toàn bộ các tài khoản sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng nhất cuả chế độ kế toán: Nó bao gồm các qui định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2 tên gọi của tài khoản cấp 1, cấp 2,... ký hiệu tài khoản cấp 1, cấp 2và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Việc phân loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được căn cứ vào báo cáo tài chính kết hợp với sự tuần hoàn của vốn. Số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2,... căn cứ vào tính chất của đối tượng kế toán trong các ngành kinh tế, căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý tài chính để qui định. Tên gọi của tài khoản cấp 1, cấp 2,... căn cứ vào nội dung kinh tế của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp 1, cấp 2,... cũng là đối tượng phản ánh trong tài khoản cấp 1, cấp 2,... đó. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, ngoài tên gọi, còn qui định thêm cho mỗi tài khoản tổng hợp cũng như tài khoản phân tích một số đièu khoản mang tính chất qui ước. Việc qui định số hiệu tài khoản này cũng được thay đổi tùy theo từng thời kỳ. Việc qui định số hiệu của tài khoản thường được tiến hành theo 3 phương pháp: Số thập phân, số thứ tự, hàng loạt. + Dùng phương pháp số thập phân: Dùng phương pháp số thập phân để đặt số hiệu cho tài khoản tức là mỗi cấp bậc phân chia trong hệ thống tài khoản - loại tài khoản tổng hợp 70 và loại tài khoản chi tiết đều dùng một con số để gọi bắt đầu từ số “1” và kết thúc ở số “9”, mỗi con số đó phản ánh một số cấp bậc phân chia nhất định trong hệ thống tài khoản. Ưu điểm chủ yếu của phương pháp này là số hiệu đặt ra ngắn gọn, rõ ràng và dễ ghi nhớ. Nhưng có nhược là việc đặt số hiệu tài khoản bị giới hạn bởi mười yếu tố trong mỗi cấp bậc nếu trong hệ thống có trên 10 loại tài khoản, trong mỗi loại lại có trên 10 tài khoản thì việc đánh số này sẽ không được hết. + Dùng phương pháp số thứ tự: Các tài khoản sau khi xắp xếp vào các loại khác nhau, sẽ được ghi số hiệu theo một trình tự liên tục. Do đó những tài khoản mới được bổ sung phải được xếp vào cuối bảng tài khoản và nhận số hiệu cuối cùng không kể tài khoản đó thuộc loại nào. Chính vì vậy việc phân loại tài khoản mất dần ý nghĩa. + Dùng phương pháp hàng loạt: Dùng phương pháp hàng loạt để đặt số hiệu cho tài khoản tức là mỗi tài khoản tổng hợp thường được qui định bằng 2 hoặc 3 con số, còn các tài khoản phân tích của mỗi tài khoản tổng hợp được qui định theo thứ tự từ 1 đến 9. Giữa các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản dành riêng một số số hiệu không qui định liên tục để đề phòng khi cần thiết mở thêm những tài khoản mới; đặt số hiệu cho những tài khoản này. Hệ thống tài khoản thống nhất cần có phần giải thích rõ nội dung ghi chép của từng tài khoản, qui định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và hướng dẫn cách vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất trong các ngành kinh tế khác nhau nhằm giúp cho việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán trong nền kinh tế được thống nhất phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế thống nhất, tập trung của Nhà nước. Tuy nhiên hệ thống tài khoản kế toán cũng phải thường xuyên được đổi mới và bổ sung cho phù hợp với tình hình kinh tế và yêu cầu quản lý của Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện nay gồm có 9 loại tài khoản trong bảng và 1 loại tài khoản ngoài bảng. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Ban hành theo Quyết định số 15/2005/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính Số SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN TT Cấp 1 Cấp 2 1 2 3 4 LOẠI TÀI KHOẢN TÀI SẢN 01 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng tiền tệ 02 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng tiền tệ 03 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 04 121 Chứng khoán kinh doanh 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu 1218 Chứng khoán và công cụ tài chính khác 05 128 Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn 71 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1282 Trái phiếu 1283 Cho vay 1288 Các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn 06 131 Phải thu của khách hàng 07 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 08 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1362 Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá 1363 Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hoá 1368 Phải thu nội bộ khác 09 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hoá 1388 Phải thu khác 10 141 Tạm ứng 11 151 Hàng mua đang đi đường 12 152 Nguyên liệu, vật liệu 153 Công cụ, dụng cụ 13 1531 1532 1533 1534 Công cụ, dụng cụ Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Thiết bị, phụ tùng thay thế 14 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 15 155 Thành phẩm 1551 1557 Thành phẩm nhập kho Thành phẩm bất động sản 16 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 1567 Hàng hóa bất động sản 17 157 Hàng gửi đi bán 18 158 Hàng hoá kho bảo thuế 19 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trước 1612 Chi sự nghiệp năm nay 20 171 Giao dịch mua bán lại trái phiếu chính phủ 21 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 TSCĐ khác 72 22 212 Tài sản cố định thuê tài chính 2121 2122 TSCĐ hữu hình thuê tài chính. TSCĐ vô hình thuê tài chính. 23 213 Tài sản cố định vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2134 Nhãn hiệu, tên thương mại 2135 Chương trình phần mềm 2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 TSCĐ vô hình khác 24 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 25 217 Bất động sản đầu tư 26 221 Đầu tư vào công ty con 27 222 Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết 28 228 Đầu tư khác 2281 2288 Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác Đầu tư khác 29 229 Dự phòng tổn thất tài sản 2291 2292 2293 2294 Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác Dự phòng phải thu khó đòi Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 30 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 31 242 Chi phí trả trước 32 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 33 244 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược LOẠI TÀI KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 34 331 Phải trả cho người bán 35 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 73 3338 33381 33382 Thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế khác Thuế bảo vệ môi trường Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 36 334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3348 Phải trả người lao động khác 37 335 Chi phí phải trả 38 336 Phải trả nội bộ 3361 3362 3363 3368 Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh Phải trả nội bộ về chênh lệch tỷ giá Phải trả nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hoá Phải trả nội bộ khác 39 337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 40 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3385 Phải trả về cổ phần hoá 3386 Bảo hiểm thất nghiệp 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 41 341 Vay và nợ thuê tài chính 3411 3412 Các khoản đi vay Nợ thuê tài chính 42 343 Trái phiếu phát hành 3431 34311 34312 34313 3432 Trái phiếu thường Mệnh giá trái phiếu Chiết khấu trái phiếu Phụ trội trái phiếu Trái phiếu chuyển đổi 43 344 Nhận ký quỹ, ký cược 44 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 45 352 Dự phòng phải trả 3521 3522 3523 3524 Dự phòng bảo hành sản phẩm hàng hóa Dự phòng bảo hành công trình xây dựng Dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp Dự phòng phải trả khác 46 353 Quỹ khen thưởng phúc lợi 3531 Quỹ khen thưởng 3532 Quỹ phúc lợi 3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 3534 Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty 47 356 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 3561 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 3562 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ đã hình thành TSCĐ 74 48 357 Quỹ bình ổn giá LOẠI TÀI KHOẢN VỐN CHỦ SỞ HỮU 49 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4111 41111 41112 Vốn góp của chủ sở hữu Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết Cổ phiếu ưu đãi 4112 Thặng dư vốn cổ phần 4113 Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu 4118 Vốn khác 50 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 51 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4131 Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ 4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn trước hoạt động 52 414 Quỹ đầu tư phát triển 53 417 Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp 54 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 55 419 Cổ phiếu quỹ 56 421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 4211 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay 57 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 58 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 59 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ LOẠI TÀI KHOẢN DOANH THU 60 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 5114 Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu trợ cấp, trợ giá 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 5118 Doanh thu khác 61 515 Doanh thu hoạt động tài chính 62 521 Các khoản giảm trừ doanh thu 5211 Chiết khấu thương mại 5212 Giảm giá hàng bán 5213 Hàng bán bị trả lại LOẠI TÀI KHOẢN CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 63 611 Mua hàng 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu 6112 Mua hàng hóa 64 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 65 622 Chi phí nhân công trực tiếp 66 623 Chi phí sử dụng máy thi công 6231 Chi phí nhân công 75 6232 Chi phí nguyên, vật liệu 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác 67 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí nguyên, vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 68 631 Giá thành sản xuất 69 632 Giá vốn hàng bán 70 635 Chi phí tài chính 71 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí nguyên vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 72 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LOẠI TÀI KHOẢN THU NHẬP KHÁC 73 711 Thu nhập khác LOẠI TÀI KHOẢN CHI PHÍ KHÁC 74 811 Chi phí khác 75 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại TÀI KHOẢN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 76 911 Xác định kết quả kinh doanh Yêu cầu hệ thống tài khoản hiên nay a) Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán của Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành để vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. 76 b) Trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi thực hiện. c) Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có qui định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp quy định trên nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận. IV. Nội dung của tổ chức tài khoản trong doanh nghiệp 1. Xác định số lượng và chủng loại tài khoản cần mỏ cho DN. 2. Xây dựng các tài khoản chi tiết. 3. Xây dựng phương pháp ghi chép cho từng tài khoản gồm các nội dung: - Kết cấu tài khoản. - Phương pháp định khoản cho các tài khoản đó trong DN. 4. Lập danh mục tài khoản sử dụng cho doanh nghiệp. STT Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 .. Cấp n Tên 5. Hệ thống tài khoản sử dụng cho doanh nghiệp. - Danh mục tài khoản. - Phương pháp ghi chép cho từng tài khoản. a. Nguyên tắc kế toán b. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản c. . Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu Tên nghiệp vụ 1 Định khoản nghiệp vụ 1 Tên nghiệp vụ 2 Định khoản nghiệp vụ 2 Tên nghiệp vụ 3 Định khoản nghiệp vụ 3 Ví dụ: Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng 1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,). a) Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. 77 b) Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại). c) Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. d) Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng. đ) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1122. - Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. e) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. g) Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: - Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ ở nhiều ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các ngân hàng không có chênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại. - Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định. 2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Bên Nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào Ngân hàng; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo Bên Có: - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ Ngân hàng; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo Số dư bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo. Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2: 78 - Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1123 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ của doanh nghiệp đang gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo. 3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu 3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế gián thu (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng theo từng loại thuế ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. 3.2. Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339). 3.3. Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711 - Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT) 3.4......