Báo cáo Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp thuộc tổng công ty than Việt Nam

LờI Mở ĐầU Được sự giới thiệu của trường đại học dân lập quản lý và kinh doanh, em đã liên hệ và được công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp thuộc tổng công ty than đồng ý cho đi thực tập tại phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu. Sau thời gian 3 tuần đi thực tập tại công ty, được các cô chú ở phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu giúp đỡ, và em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập của mình em xin đưa ra bản báo cáo tổng hợp về công tác quản lý và nhập khẩu hàng hoá tại công ty. Nội dung bao gồm 3 phần. chương 1: Đặc điểm của công ty nơi mình đang đi thực tập. chương 2: Nội dung. chương 3: Kết quả. Tuy nhiên, do giới hạn về bài viết, thời gian nghiên cứu và hiểu biết lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế bản báo cáo chắc chắn không tránh khỏi có những thiếu sót. em rất mong nhận được ý kiến đánh giá của thầy cô, để giúp em trong quá trình công tác và ngiên cưú sau này. Em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của các cô chú trong phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu, công ty thưong mại và dịch vụ tổng hợp thuộc tổng công ty than, đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này. chương 1 Tổng quát về công ty thưong mại và dịch vụ tổng hợp I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp thuộc Tổng Công Ty Than Việt Nam được thành lập trên cơ sở nâng cấp Công Ty Dịch vụ Tổng Hợp ngành năng lượng, thuộc công ty Than Nội Địa, kể từ ngày 1/04/1995. Trụ sở chính của công ty hiện nay đặt tại số 10 phố Hồ XUÂN HƯƠNG-THàNH PHố HảI PHòNG. Có số vốn kinh doanh: 3. 784. 454. 876 đồng. Trong đó: Vốn cố định: 2. 243. 288. 709 đồng Vốn lưu động: 1. 541. 196. 709 đồng. Công ty Thương Mại và Dịch vụ Tổng hợp (tên giao dịch quốc tế: GENERAL SERVICE AND TRADING COMPANY. Viết tắt là: G. A. T. Co )là một doanh nghiệp nhà nước, một đơn vị thành viên thuộc Tổng Công Ty Than VIệT NAM, được thành lập theo nghị định 13/CP ngày 27/1/1995 của thủ tướng chính phủ và theo quyết định số 135/NL-TCCB-LD ngày 4/3/1995 của bộ trưởng bộ năng lượng, Công ty được giao nhiệm vụ đảm bảo về cung ứng về vật tư thiết bị, phụ tùng cho sản xuất, xây dựng cơ bản ngành than và mọi nhu cầu về đời sống vật chất nghỉ ngơi và du lịch của ngành. Thực hiện kinh doanh đa ngành nghề theo phương hướng phát triển chung của công nghiệp than phù hop với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Công ty Thưong Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, là đơn vị kinh tế chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của Tổng Công Ty Than Việt Nam và chịu sự giám sát của các cơ quan pháp luật Nhà Nước. Xét đề nghị của Giám đốc công ty Thương Mại và Dịch vụ Tổng Hợp và Trưởng Ban Tổ Chức Nhân Sự nay thành lập chi nhánh Công ty Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp tại hà nội gọi tắt là chi nhánh Hà NộI trực thuộc Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp. Trụ sở làm việc: Số 33- Láng Hạ-Đống Đa -Hà Nội. - II. Chức năngvà nhiệm vụ chủ yếu của công ty. Chi nhánh Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp, có nhiệm vụ thừa uỷ nhiệm và đại diện của giám đốc Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp, quan hệ với các đơn vị kinh tế trong và ngoài ngành trên địa bàn hà nội, để khai thác các loại vật tư, thiết bị, phụ tùng cho sản xuất xây dựng và các loại hàng hoá khác phục vụ đời sống theo nhu cầu của các đơn vị trong ngành than và trên cơ sở hợp đồng kinh tế. Tổ chức tiếp nhận các loại vật tư, thiết bị, hàng hoá của công ty đưa về hà nội và cung ứng đến các đơn vị có nhu cầu theo hợp đồng kinh tế do công ty ký hoặc uỷ quyền cho chi nhánh ký theo phân cấp. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp giao và uỷ quyền. Chi nhánh hà nội có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản chuyên thu chuyên chi tại ngân hàng, được đăng ký kinh doanh theo luật định. Tổ chức và biên chế cụ thể của chi nhánh do giám đốc công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp qui định. III. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp. Với quy mô và đặc điểm của công ty nên việc tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý được thực hiện như sau: Bao gồm giám đốc chi nhánh, phó giám đốc, và 4 phòng ban trong đó bao gồm: phòng kinh doanh nội địa, phòng xuất nhập khẩu, phòng tài chính - kế toán, phòng hành chính - quản trị. sơ đồ tổ chức bộ máy của chi nhánh Giám đốc Phòng Tài chính Kế toán Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh nội địa Phòng Hành chính ã Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của công ty, do hội đồng quản lý bầu ra có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động công ty theo chế độ thủ tưóng và chịu trách nhiệm toàn diện trước tổng giám đốc tổng công ty than việt nam. Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh và triển khai hoạt động của chi nhánh, theo đúng pháp luật và nghĩa vụ của nhà nước. ã Phó giám đốc: Theo sự phân công và uỷ quyền của, phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách khâu xuất nhập khẩu, và....làm trợ lý, đảm nhiệm công việc khi giám đốc vắng mặt. ã Phòng hành chính quản trị: Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán bộ lao động, tiền thưởng, đào tạo, quản lý mạng lưới công tác thanh tra, bảo vệ khen thưởng và kỷ luật. ã Phòng tài chính - kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính;hưóng dẫn, đôn đốc, kiểm travà thu thập đầy đủ kịp thời thông tin giúp giám đốc có quyết định đúng đắn kịp thời. có trách nhiệm tham mưu và giúp giám đốc quản lý các nguồn vốn, việc chi tiêu, tính toán hiệu quả kinh doanh, lập sổ sách kế toán, hạch toán và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo đúng quy định hiện hành của nhà nước và của tổng công ty. ã Phòng kinh doanh nội địa: Chức năng và nhiệm vụ phòng kinh doanh là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng được ký kết giữa công ty và bạn hàng, thực hiện các dịch vụ uỷ thác, hưởng hoa hồng....Ngoài ra tham mưu cho giám đốc công ty về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của công ty, thực hiện nhiêm vụ lập kế hoạch, nghiên cứu và tiếp cận thị trường, xây dựng kế hoạch, bán hàng hoá. ã Phòng xuất nhập khẩu: Có chức năng và nhiệm vụ là xuất nhập khẩu các mặt hàng, đón nhận các hàng hoá mà công ty ký kết được chuyển qua hà nội và chuyển đến những nơi có nhu cầu theo hợp đồng kinh tế.. IV. Cơ cấu bộ máy xuất nhập khẩu tại chi nhánh công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp hà nội. Phòng xuất nhập khẩu của công ty bao gồm 5 cán bộ đều qua đào tạo có trình độ từ đại học –thạc sỹ, có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quả lý và nhiệm vụ được giao. Nhiệm vụ của các cán bộ phòng xuất nhập khẩu: * Trưởng phòng: - Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ các hoạt động của phòng xuất nhập khẩu. Là người giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công việc xuất nhập khẩu hàng hoá do công ty ký kết hoặc chi nhánh ký kết theo hợp đồng kinh tế trong toàn công ty. - Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các công đoạn về xuất hay nhập khẩu hàng hoá và hoàn thành nghĩa vụ mà công ty giao phó. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác xuất nhập khẩu. - Chịu trách nhiệm về công tác từ khâu ký kết hợp đồng cho đến khâu nhận hàng hoá hay giao hàng. * Phó phòng: - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các công việc được phân công. - Theo dõi kiểm tra các chứng từ xuất nhập khẩu. - Theo dõi kiểm tra giải quyết các phần việc khi trưởng phòng đi vắng, phụ trách công tác nội bộ của phòng, lưu trữ các tài liệu thuộc phần việc được phân công. chương 2 Tình hình hOạT ĐộNG NHậP KHẩU HàNG HOá CủA CÔNG TY I. thực trạng hoạt động về nhập khẩu phục vụ ngành than Là một nước rất giàu tài nguyên thiên nhiên phục vụ cho các ngành công nghiệp và nhiều ứng dụng khác trong đó than đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất và nhập khẩu. Do hoàn cảnh lịch sử khá đặc biệt, nên việt nam chưa có khả năng tự tạo ra các trang thiết bị, để phục vụ cho việc khai thác than và cũng như các tài nguyên thiên nhiên khác. Vì vậy nhu cầu nhập khẩu các công nghệ máy móc, thiết bị là cần thiết để kết hợp với nguồn lợi sẵn có trong nước, sản xuất phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu, tạo công ăn việc làm cho nhiều người lao động, giảm các tệ nạn xã hội và tạo nền kinh tế phát triển mạnh. II. nghiệp vụ nhập khẩu được thực hiện tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp. Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp cũng như nhiều công ty có giấy phép nhập khẩu trực tiếp khác, vừa nhập để phục vụ cho ngành than, vừa nhập uỷ thác cho các đơn vị thành viên và các bạn hàng. Hai hình thức nhập chính mà công ty áp dụng là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. 1. Nhập khẩu uỷ thác. ã Nhân viên phòng xuất nhập khẩu, sau khi nhận hợp đồng hoặc yêu cầu nhập uỷ thác, sẽ trên cơ sở và khả năng tiềm lực của công ty ( tài chính, sự uy tín của công ty uỷ thác ) mà quyết định: + có nên ký hợp đồng hay không. + phòng nhập khẩu có trách nhiệm liên lạc với bên người nước ngoài, để thoả thuận và nhận hàng, chở hàng đến cho người uỷ thác. + thông thường ngoài chi phí vận chuyển, bốc dỡ ngoại quan thuế nhập khẩu... mà bên uỷ thác phải thanh toán cho công ty, chi phí uỷ thác công ty thường lấy vào khoảng 0, 5 - 2 % trên toàn bộ giá trị hợp đồng. 2. Nhập khẩu trực tiếp: Đối với nhập khẩu trực tiếp, nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty tự lựa chọn bạn hàng, mặt hàng, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 3. Đàm phán ký kết. ở công ty này bộ phận chuẩn bị dự án đầu tư, chuyên ngiên cứu thị trường thông qua kinh nghiệm của các cán bộ xuất nhập khẩu, để lựa chọn bạn hàng quyết định giá cả. Thông thường hợp đồng nhập khẩu, được ký kết theo phương thức bên nước ngoài gửi bản chào hàng hoặc chào hàng qua điện thoại, thấy khi đã thoả thuận được giá cả và các điều kiện khác, bên nước ngoài sẽ fax hợp đồng mẫu đã ký sẵn sàng, nếu thấy hợp đồng này có thể chấp nhận được không cần sửa, công ty sẽ ký, hợp đồng coi như đã được ký kết kể từ ngày nhận được fax đó. Việc thực hiện hợp đồng được thực hiện như hợp đồng bình thường. Hình thức ký hợp đồng qua đàm phán trực tiếp thường sử dụng trong những thương vụ khó khăn hoặc có giá trị lớn. 4. Hoạt động thanh toán hợp đồng nhập khẩu. Thanh toán hợp đồng nhập khẩu tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp thường được áp dụng thực hiện thông qua hình thức L/C. Thông thường sau khi ký hợp đồng, trong thời gian mở L/C, phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển hợp đồng và các phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến phòng kế toán tài vụ, phòng này có trách nhiệm lập đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng. Phòng xuất nhập khẩu kiểm tra L/C, nhanh chóng thông báo cho phòng kế toán tài vụ hoặc liên lạc thẳng với ngân hàng khi hai bên có thoả thuận kéo dài thời hạn giao hàng hoặc có sửa đổi gì trong L/C đã mở. Đối với các hợp đồng uỷ thác, tuỳ theo quy định của hợp đồng nơi mà công ty yêu cầu, bên uỷ thác mở L/C với giá trị theo hợp đồng hoặc công ty tự mở L/C và chi phí mở L/C cũng như trị giá hợp đồng bên uỷ thác phải trả. 5. Kinh doanh hàng sau khi nhập khẩu. Hàng hoá sau khi nhập khẩu tức là sau khi cập cảng sẽ được gửi đến cho công ty uỷ thác, nếu là hợp đồng uỷ thác. Đối với hợp đồng trực tiếp công ty sẽ trực tiếp nhận hàng và lưu kho để chờ phòng kinh doanh tìm kiếm bạn hàng. Khi ký kết hợp đồng bán hàng phòng kinh doanh nội địa hoặc theo phương tiện vận chuyển đến cho khách hàng hoặc tự khách hàng thuê phương tiện vận chuyển. 6. Một số mặt hàng công ty đã nhập: Công ty đã nhập một số mặt hàng như: + máy xúc + máy ủi + xan gạt đường + ô tô tải trung xa + cần cẩu + và các phụ tùng trang thiết bị khác. chương 3 kết quả I. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 4 năm (1997-tháng 9 năm 2000). Trong những năm gần đây cùng với sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế từ quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh, công ty đã tự vươn lên và chiếm vị trí vững chắc trên thị trường. Sau đây là một số chỉ tiêu đã đạt được: Các chỉ tiêu 1997 1998 1999 Tháng9/2000 Tổng doanh thu 12. 807. 785. 752 13. 726. 368. 970 17. 813. 974. 532 20. 826. 804. 242 Lợi nhuận trước thuế 131. 136. 272 91. 863. 585 106. 044. 384 84. 954. 186 Chi phí 1. 010. 351. 245 1. 101. 502. 727 1. 137. 817. 029 1. 334. 813. 494 Qua bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu của công ty từ năm 1997 cho đến 9 tháng đầu năm 2000 tăng nên đáng kể. Kết quả trên cho ta thấy sự khôn khéo trong kinh doanh của công ty đã nhanh chóng nắm bắt và chiếm lĩnh thị trường, thu được lợi nhuận cao. Từ việc kinh doanh có hiệu quả đã cải thiện được đời sống của cán bộ nhân viên trong công ty. Để bắt kịp với sự phát triển đến chóng mặt của các nước trong khu vực đông nam á cũng như toàn thế giới. Chính phủ cho nhập khẩu để sản xuất và tái xuất các mặt hàng thiết yếu, tạo công ăn việc làm cho người dân, nâng cao chi thức tính sáng tạo học hỏi trong công việc, nhập khẩu hàng hoá còn tạo ra sự cạnh tranh với các doanh ngiệp trong nước và khai thác được những tài nguyên thiên nhiên mà mình sẵn có như than, quặng.... Như vậy mục đích của chính sách nươc ta về nhập khẩu là: ã Nhập khẩu chủ yếu là vật tư phụ tùng cho sản xuất hay tiêu dùng thiết yếu mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu. ã Nhập khẩu thiết bị toàn bộ dây chuyền máy móc tiên tiến hiện đại đổi mới công nghệ, ưu tiên nhập khẩu kỹ thuật công nghệ để sản xuất và chế biến hàng hóa xuất khẩu. II. kết luận. Là một công ty chuyên nhập khẩu các máy móc thiết bị để khai thác mỏ và các sản phẩm được chế biến từ than, công ty đã biết dựa vào tiềm năng của thiên nhiên và vị trí của đất nước để tạo ra lợi nhuận bằng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ của công ty bằng chiến lược kinh doanh đúng đắn, đã đạt được những thành tựu nhất định để có thể đứng vững trên thị trường. Qua thời gian thực tập tại công ty tôi, có được bản báo cáo này là nhờ sự giúp đỡ tận tình của ban giám đốc và toàn thể cán bộ phòng nhập khẩu cũng như các phòng ban khác đã giúp tôi nắm bắt thêm được một số kiến thức thực tế về nhập khẩu hàng hoá ở đây tôi cũng mong muốn bầy tỏ lòng biết ơn chân thành đến thầy cô của khoa thương mại trường đại học dân lập quản lý và kinh doanh, và đặc biệt là thầy nguyễn bá lâm đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành bản báo cáo này. Tuy nhiên do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm nên bản báo cáo khó tránh khỏinhững sai xót nhất định. Kính mong được sự góp ý của thầy cô và những ai quan tâm đến vấn đề này.