Báo cáo Đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty in Thương mại

Phần mở đầu Hiện nay, các doanh nghiệp nhà nước phải hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên nguyên tắc tự hạch toán kinh doanh độc lập, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để kinh doanh có hiệu quả, bù đắp chi phí và có lợi nhuận. Để thích ứng, tồn tại và tiếp tục phát triển trong nền kinh tế thi trường đòi hỏi các chủ doanh nghệp luôn phải trả lời các câu hỏi “Sản xuất cái gì?”, “Sản xuất cho ai?”, “ Sản xuất như thế nào?” để lựa chọn các loại mặt hàng sản xuất kinh doanh, chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Mặt khác không ngừng cải tiến máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động, hạn chế tới mức thấp nhất các chi phí mới có thể đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, đạt được mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp đó là lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu trên, các doanh nghiệp cũng phải chú trọng quan tâm đến công tác tổ chức, quản lý. Làm tốt công tác tổ chức, quản lý sẽ khiến cho bộ máy của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí. Công ty in Thương mại cũng là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Bộ Thương mại. Công ty là một chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh và được pháp luật bảo đảm. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, Công ty phải cạnh tranh với nhiều cơ sở in thuộc mọi thành phần kinh tế, để tồn tại và đứng vững trong giai đoạn đầy khó khăn và thử thách này, công ty đãđề ra nhiều phương án sản xuất kinh doanh nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển, hoàn thành nghĩa vụ nhà nước giao, đảm bảo kinh doanh có lãi, nâng cao đời sống người lao động. Với thực tế đó công việc quản lý là vô cùng cần thiết, trong công việc quản lý thì vai trò của bộ phận kế toán không kém phần quan trọng. Thông qua các thông tin, số liệu do bộ phận kế toán cung cấp bộ phận quản lý có thể thấy rõ tình hình chung của doanh nghiệp. Như vậy hoạt động kế toán là cần thiết nó phản ánh lại kết quả của cả một quá trình sản xuất kinh doanh để phối hợp cùng bộ phận quản lý đạt được những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Theo yêu cầu của công việc thực tập và cũng để có thể đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán của Công ty in Thương mại bước đầu em đã đi tìm hiểu và đưa ra “Báo cáo đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty in Thương mại” trong giai đoạn I thực tập tại Công ty. Báo cáo gồm các phần: Phần mở đầu Phần I: Một số nét khái quát về Công ty in Thương mại Phần II: Các phần hành kế toán chủ yếu Phần III: Nhận xét và kết luận Phần I Một số nét khái quát chung về Công ty In Thương mại I.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty In Thương mại Công ty In Thương mại là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương mại. Ngày 26/2/1994 theo quyết định số 150 TM/TCCB xí nghiệp In Thương mại được thành lập dựa trên cơ sở sát nhập giữa xí nghiệp in 3/2 và xí nghiệp in Lipopint. - Xí nghiệp in 3/2 trực thuộc Bộ Nội thương (cũ) quản lý và được thành lập từ năm 1960. - Xí nghiệp in Lipopint thuộc công ty xuất nhập khẩu chuyên gia và lao động kỹ thuật, được thành lập năm 1989 do Bộ Thương mại quản lý. Ngày 20/12/1994 Bộ Thương mại ra quyết định số 1595 TM/TCCB đổi tên Xí nghiệp In Thương mại thành Công ty In Thương mại. Sự hoạt động của công ty được dựa trên: Giấy phép hoạt động in số 102 GP-TN do Bộ Văn hoá-Thông tin cấp ngày 23/4/1993. Giấy phép kinh doanh số 108591/DNNN do trọng tài kinh tế cấp ngày 07/06/1993. Công ty in thương mại có trụ sở tại số 350 đường Giải Phóng có diện tích nhà xưởng là 900 m2, nằm ở cửa ngõ phía Nam Thành phố Hà Nội. II. Nhiệm vụ, chức năng hoạt động và một số đặc điểm của công ty Theo quyết định thành lập, công ty In Thương mại có nhiệm vụ in các ấn phẩm theo hợp đồng như: báo chí, tập san, các tờ quảng cáo, lịch,và các giấy tờ khác theo hợp đồng ký kết với khách hàng. Trong những năm vừa qua, do có sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường nên công ty không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng cũng như thẩm mỹ của các bản in nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào nhu cầu của thị trường, có thời điểm công ty còn kinh doanh các loại vật tư của nghành in. Với nhiệm vụ được giao, để có thể tồn tại trong cơ chế thị trường, ngoài hoạt động trên địa bàn Hà Nội, công ty đã mở rộng địa bàn trên phạm vi toàn quốc. Nguồn vốn kinh doanh của công ty hiên nay là 2.299.177.256 đồng. Trong đó: + Vốn cố định là: 1.321.738.444 đồng. + Vốn lưu động là: 977.438.812 đồng. Với số lượng lao động theo danh sách là 48 người trong đó lao động gián tiếp gồm 9 người, lao động trực tiếp gồm 39 người. Trước đây, ở công ty hoàn toàn in theo phương pháp Typo, nhưng từ năm 1989 đến nay, để đáp ứng nhu cầu thị trường về chất lượng sản phẩm và nhằm rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm, công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị kỹ thuật mới và phương pháp in Typo được thay thế bằng in Offsep. Hiện nay, hệ thống máy móc thiết bị của công ty hoàn nhập của nước ngoài như Đức, Nhật Bản, Séc và Slôvakia…trong đó có 3 máy in của Cộng hoà Liên bang Đức- đây là hãng cung cấp thiết bị in tốt nhất và uy tín nhất trên thế giới. Các thiết bị của công ty gồm có: Máy in SOMZR: máy này có thể in được hai màu cùng một lúc với công suất 10.000 tờ/ giờ, khổ giấy in loại 52cm x 74cm. Máy in DOMINAN với công suất 10.000 tờ/ giờ, khổ giấy in 62cm x 42cm. Máy in TOK với công suất 12.000 tờ/giờ, khổ giấy in 31cm x 42cm. Máy in GTOZ với công suất 8.000 tờ/giờ, khổ giấy in 36cm x52cm. Máy in ROMEIO với công suất máy 8.000 tờ/giờ, khổ giấy in 31cm x 42cm. Máy in TIPO (cũ) 4 trang của Trung Quốc, hiện nay ít sử dụng. Tuy công ty không phải là lâu năm nhưng nhờ mạnh dạn đầu tư đúng hướng hệ thống trang thiết bị mới, hiện đại với đội ngũ thợ được đào tạo lành nghề, công ty đã khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Tổ chức sản xuất của công ty được bố trí sắp xếp phù hợp với đặc điểm của quy trình công nghệ. Công ty đã có ba phân xưởng sản xuất: + Phân xưởng chế bản in. + Phân xưởng in. + Phân xưởng cắt, xén sách, gia công ấn phẩm. Với nhiệm vụ cụ thể của từng phân xưởng như sau: Phân xưởng chế bản in: chịu trách nhiệm về kỹ thật trong công nghệ in. Nếu in ảnh thì phải qua công việc tách màu điện tử, nếu in chữ thì phải có trách nhiệm sắp xếp chữ trên máy tính sau đó dùng phương pháp in laser để đưa lên giấy can. Tiếp theo tiến hành bình bản trên đế phim, rồi phơi bản nhôm. Đây là phần việc cuối cùng của công đoạn chế bản in. Công đoạn này đòi hỏi người thợ kỹ thuật có trình độ cao và tốn nhiều thời gian. Phân xưởng in: Sau khi phân xưởng chế bản đã hoàn thành việc chế bản, phân xưởng in có nhiêm vụ in theo chế bản. Với nguyên vật liệu chính là giấy in, mực in và các nguyên vật liệu khác như hoá chất để in, dầu… Công đoạn này được thực hiện hoàn toàn trên máy. Nếu sử dụng máy in hai màu thì với những bản có bốn màu phối hợp thì phải in hai lần. Sau giai đoạn này người ta thu được bản trẩu. Đây là giai đoạn quyết định chất lượng sản phẩm. Phân xưởng cắt xén, gia công: Sau khi các ấn phẩm đã được in xong sẽ chuyển sang phân xưởng này để tiến hành cắt xén, đóng sách…Khác với phân xưởng in, phân xưởng cắt xén, gia công sử dụng lao động thủ công là chủ yếu với các vật liệu như kim, chỉ… Sau công đoạn này ta thu được thành phẩm. Giữa các phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi phân xưởng là một công đoạn của quy trình sản xuất. Qua mỗi công đoạn, sản phẩm được hoàn thành ở một mức độ nhất định, sản phẩm của công đoạn một là bán thành phẩm của công đoạn hai, sản phẩm của công đoạn hai lại là bán thành phẩm của công đoạn ba…Toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty in Thương mại được biểu diễn qua sơ đồ sau: Quy trình sản xuất sản phẩm Công ty in Thương mại Tạo mẫu Viết lệnh sản xuất Tách màu (chụp phim) In Phơi bản Bình bản Xén thành phẩm III. Đặc điểm tổ chức quản lý. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến. Đứng đầu là Ban Giám đốc, dưới đó là các phòng ban, và cuối cùng là các phân xưởng sản xuất. Ban Giám đốc công ty Trong Ban Giám đốc công ty, Gián đốc là người đứng đầu quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc: + Phó giám đốc kinh tế: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc sản xuất kinh doanh của công ty. + Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm về khâu kỹ thuật đối với những sản phẩm công ty sản xuất ra. Phòng tài chính kế toán Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát về các hoạt động kinh tế tài chính của tất cả các bộ phận trong công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó giúp giám đốc trong việc phân tích các hoạt động kinh tế, tính toán hiệu quả các hoạt động sản xuất của công ty. Phòng kế toán còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê tính hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính của công ty với các cơ quan chức năng. Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kỹ thuật sản xuất chịu sự lãnh đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật. Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, điều động sản xuất, kiểm tra chỉ đạo khâu kỹ thuật trong toàn bộ quá trình sản xuất đồng thời theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng… Phòng vật tư Căn cứ vào các kế hoạch và nhu cầu của sản xuất kinh doanh để lập kế hoạchvà tổ chức mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất theo đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật. Trong quá trình sản xuất phòng còn có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc quản lý và sử dụng vật tư ở các phân xưởng sản xuất dựa trên các định mức kinh tế, kỹ thuật. 5. Phòng hành chính tổng hợp Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nề nếp, nội quy của CBCNV, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động, mua văn phòng phẩm, lo thủ tục đưa cán bộ đi công tác… 6. Phòng bảo vệ Phòng bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ trật tự trị an trong nội bộ công ty. Bảo đảm an toàn tài sản của công ty, phương tiện của CBCNVvà của khách đến liên hệ công tác, kiểm tra việc ra vào cơ quan… Tất cả các phòng ban, phân xưởng của công ty đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp với nhau để hoàn thành kế hoạch của công ty nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ chữ tín với khách hàng, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường, tạo thế cạnh tranh để công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường. Cơ cấu tổ chức quản lý (Trang tiếp) Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty in Thương mại PX Chế bản PX In PX Cắt xén P.Giám đốc Kỹ thuật P.Giám đốc Kinh tế Phòng hành chính tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng vật tư Phòng bảo vệ Giám đốc Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo :Quan hệ luân chuyển IV. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty in Thương mại 1. Đặc điểm Từ đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm của bộ máy tổ chức quản lý của công ty, quy mô hoạt động của công ty, hình thức kế toán hiện đang áp dụng tại công ty là hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”, bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu tập chung Phòng tài chính kế toán là nơi phản ánh, ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất từ đó phân loại, xử lý tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo để lựa chọn, định hướng và chỉ đạo hoạt động sản xuất nhằm đem lại hiệu quả cao. Với đội ngũ kế toán trẻ, năng động, phòng tài chính kế toán của công ty gồm 4 người. Đứng đầu là trưởng phòng kiêm kế toán tổng hợp và 3 nhân viên phụ trách các phần hành kế toán như: + Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền mặt, tiền gửi + Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ + Kế toán lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng kế toán và có quan hệ tương hỗ với các phần hành khác thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty in Thương mại Trưởng phòng tài chính kế toán Kế toán thanh toán (kiêm kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội Kế toán vật tư (kiêm thủ quỹ) (Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp) Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán của Công ty in Thương mại 2.1.Trưởng phòng tài chính kế toán (Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp) Trách nhiệm của trưởng phòng tài chính kế toán là bao quát toàn bộ công tác kế toán trong công ty, theo dõi đôn đốc các kế toán viên hoàn thành công việc của mình kịp tiến độ chung, tổ chức công tác kế toán sao cho hợp lý mang lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó trưởng phòng tài chính kế toán còn đảm trách công việc kế toán tài sản cố định, tính giá thành sản phẩm, lập quyết toán nộp cho cấp trên. 2.2. Kế toán tiền lương và BHXH Trên cơ sở bảng chấm công từ các phân xưởng gửi lên, kế toán tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tiền lương, tiền BHXH và các khoản khác có liên quan cho CBCNV theo chế độ nhà nước ban hành dựa vào đơn giá tiền lương và hệ số lương. 2.3. Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ Kế toán vật tư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật tư cũng như sự hao hụt trong hay ngoài định mức nhằm cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Ngoài ra, kế toán vật tư có nhiệm vụ ghi đầy đủ các hoá đơn nhập, xuất và kiểm tra việc nhập, xuất vật tư, thành phẩm Bên cạnh đó công việc thủ quỹ là dựa vào các phiếu thu, phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm, thẩm quyền (Giám đốc, kế toán trưởng…) để thực hiện việc thu, chi tiền. Theo dõi cập nhật, chính xác số tiền đã thu hoặc chi đồng thời phải luôn nắm được số tiền hiện có trong quỹ, cung cấp số liệu thường xuyên cho phòng tài chính kế toán để có thể phân tích và nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của công ty. 2.4.Kế toán thanh toán Trên cơ sở các lệnh thu, chi tiền và các hoá đơn mua, bán hàng kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền, phiếu chi tiền và có nhiệm vụ lưu giữ các chứng từ đó sau quá trình luân chuyển. Kế toán thanh toán kiêm công việc của kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: theo dõi số tiền hiện có của công ty đang gửi ngân hàng hoặc số tiền công ty đang vay của ngân hàng, nhận và lưu giữ các giấy báo nợ, giấy báo có ; theo dõi tiền mặt hiện có tại quỹ của đơn vị, sự biến động của tiền mặt tại quỹ. Tổ chức hạch toán kế toán 3.1. Chế độ kế toán: - Công ty in Thương mại thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và các thông tư sửa đổi số 10TC/CĐKT ngày 20/3/1997, số 120/1999/TT – BTC ngày 07/10/1999, công ty còn áp dụng quyết định số514 QĐ/CT về định mức để trả lương. Bắt đầu năm 2001 công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số167/2000/ QĐ - BTC ban hành ngày 25/10/2000 Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm: Loại TK 1: Tài sản lưu động Loại TK 2: Tài sản cố định Loại TK 3: Nợ phải trả Loại TK 4: Nguồn vốn chủ sở hữu Loại TK 5: Doanh thu Loại TK 6: Chi phí Loại TK 7: Thu nhập hoạt động khác Loại TK 8: Chi phí hoạt động khác Loại TK 9: Xác định kết quả kinh doanh Loại TK 0: Tài khoản ngoài bảng 3.2. Hình thức sổ kế toán của công ty Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và yêu cầu quản lý, công ty đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” tức là kết hợp giữa việc ghi chép số liệu theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu và báo cáo cuối tháng. Và công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Thực hiện hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ” kế toán của công ty đã sử dụng hệ thống sổ kế toán gồm: Nhật ký chứng từ, sổ cái, các bảng kê, các sổ kế toán và các bảng phân bổ… Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: ( trang tiếp) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Công ty in Thương mại Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phần II Nội dung một số phần hành kế toán chủ yếu I.Kế toán nguyên vật liệu Để theo dõi nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152 “ nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 –Vật liệu phụ TK1523 – Nhiên liệu Căn cứ lệnh sản xuất, kế toán vật tư viết phiếu xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm. Thủ kho tiến hành xuất kho theo số lượng ghi trong phiếu xuất. Đơn giá vật tư xuất kho trong kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Cách tính như sau: Đơn giá Giá vốn VTHH tồn ĐK + Giá vốn VTHH nhập trong kỳ vật tư xuất = ---------------------------------------------------------------------------- trong kỳ Số lượng VTHH tồn ĐK + Số lượng VTHH nhập trong kỳ Trên cơ sở vật tư hàng hoá đã xuất dùng, thủ kho ghi vào thẻ kho, đến cuối tháng chuyển thẻ về phòng kế toán để đối chiếu và ghi vào bảng quyết toán xuất nhập vật tư trong kỳ theo từng loại vật liệu, sau đó lên bảng tổng hợp xuất nhập vật tư trong tháng. Căn cứ số liệu tổng cộng cuối tháng ( tháng 4/2000) trên bảng tổng hợp xuất nhập vật tư, kế toán vào bảng kê số 4, dòng tài khoản 621- chi phí vật liệu trực tiếp Kế toán ghi: Nợ TK 621 66.744.187 Có TK 152 66.744.187 Ngoài số nguyên vật liệu xuất kho dùng để sản xuất sản phẩm, trong tháng 4/2000 công ty còn mua một số nguyên vật liệu chưa trả tiền người bán, xuất thẳng cho sản xuất không qua kho. Căn cứ vào chứng từ hoá đơn, hoá đơn thanh toán với người bán, kế toán ghi: Nợ TK 621 31.562.000 Nợ TK 133 3.156.200 Có TK 331 34.718.200 Sau khi định khoản kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 và được tập hợp vào bảng kê số 4 trên dòng tài khoản 621. Từ số liệu bảng kê số 4, cuối kỳ kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7 ( Cột tài khoản 152 và cột nhật ký chứng tự số 5 tương ứng với dòng tài khoản 621). Cuối tháng kế toán tiến hành kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, kế toán ghi: Nợ TK 154 98.306.187 Có TK 621 98.306.187 Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên nhật ký chứng từ số 7, kế toán mở sổ cái tài khoản 621, tài khoản 154. Sơ đồ luân chuyển chứng từ ( Kế toán nguyên vật liệu) Phiếu nhập kho Trách nhiệm Công việc Người đi mua Phân xưởng Kế toán trưởng Giám đốc Thủ kho Kế toán vật tư Đề nghị mua Xác nhận Kiểm tra Ký đơn đề nghị Mua vật tư Lập phiếu NK Ký phiếu NK Lưu chứng từ 2.Phiếu xuất kho Nhiệm vụ LC Công việc LC Người xin xuất Trưởng bộ phận Kế toán trưởng Giám đốc Thủ kho Kế toán vật tư Xin xuất vật tư Xác nhận Kiểm tra Duyệt xuất Lập phiếu xuất Ký phiếu xuất Lưu chứng từ II. Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ Công ty in Thương mại là một cơ sở sản xuất vì vậy bên cạnh trụ sở làm việc của bộ phận gián tiếp còn có một hệ thống nhà xưởng sản xuất cùng các máy móc thiết bị cho nên việc quản lý các TSCĐ này là không thể thiếu. Do hạn chế về nhân lực nên kế toán trưởng đồng thời cũng làm công việc của kế toán TSCĐ. Khi mua TSCĐ, giá trị tài sản ghi vào sổ được tính bằng giá mua cộng thêm chi phí thu mua hay đó chính là nguyên giá TSCĐ, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 211 Có TK (liên quan): 111, 112, 331,… Đồng thời ghi giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản hoặc các quỹ tuỳ từng trường hợp mua. Tại công ty in Thương mại, kế toán TSCĐ chỉ theo dõi TSCĐ bằng cách ghi vào sổ sách để theo dõi, không lập thẻ TSCĐ. Kế toán trích khấu hao Công ty in Thương mại áp dụng phương pháp trích khấu hao bình quân theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC. Nguyên giá và thời gian sử dụng được xác định như sau: Nguyên giá TSCĐ = Giá mua + Chi phí thu mua, lắp đặt, chạy thử Thời gian sử dụng được xác định dựa trên cơ sở: + Tính năng kỹ thuật + Công suất hoạt động + Khung thời gian quy định của nhà nước Việc xác định số khấu hao hàng năm dựa trên số khấu hao đã trích năm trước cộng với số khấu hao tăng do mua sắm thêm TSCĐ, trừ đi số khấu hao giảm do thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Số khấu hao toàn công ty phải trích năm 2000 là 370..599.600 đồng. 370.599.600 Số khấu hao phải trích một tháng = = 30.883.300 đ 12 Số liệu trên kế toán ghi vào bảng kê số 4. Tại công ty in Thương mại chi phí KH TSCĐ không kể đó là TSCĐ thuộc bộ phận quản lý hay bộ phận sản xuất đều được tính gộp vào cùng một tài khoản 627 – “Chi phí sản xuất chung”. Đây cũng là một hạn chế vì như vậy không phản ánh được chính xác giá vốn hàng bán hay việc tập hợp chi phí tính giá thành không chính xác. Thanh lý TSCĐ Khi thanh lý TSCĐ, giám đốc đứng ra thành lập hội đồng thanh lý. trong hội đồng thanh lý nhất thiết phải có đầy đủ 3 thành viên: + Giám đốc đồng thời làm chủ tịch hội đồng + Kế toán trưởng + Phụ trách kỹ thuật (nếu thanh lý máy móc) Việc đánh giá lại TSCĐ được xác định dựa trên giá trị còn lại ghi trên sổ sách, dựa trên tình trạng thực tế của máy móc thông qua sự cố vấn của bộ phận phụ trách kỹ thuật. Sau khi đánh giá lại TSCĐ chủ tịch hội đồng thanh lý sẽ thông báo công khai tổ chức đấu giá. Khi xác định được người mua, hội đồng thanh lý lập biên bản thanh lý, xác định giá trị thu hồi, hoàn tất các thủ tục cần thiết, chuyển những chứng từ liên quan cho kế toán ghi sổ và lưu giữ. Kế toán ghi các bút toán sau: + Bút toán xoá sổ TSCĐ: Nợ TK 821: Giá trị còn lại Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ + Bút toán ghi chi phí thanh lý: Nợ TK 821 Có TK (liên quan): 111, 112, … + Bút toán ghi giá trị thu hồi: Nợ TK (liên quan): 111, 112, … Có TK 721 Kế toán sửa chữa, nâng cấp TSCĐ Kế toán TSCĐ không tiến hành trích trước cho sửa chữa, nâng cấp mà chi trực tiếp khi nào trên thực tế có phát sinh. Chi phí này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty hoặc được bù bằng các quỹ khác. Sơ đồ luân chuyển chứng từ ( Kế toán TSCĐ) 1.Biên bản giao nhận TSCĐ Trách nhiệm Công LC việc luân chuyển Người lập chứng từ Kế toán trưởng , Giám đốc Người giao Kế toán TSCĐ Lập chứng từ Kiểm tra và ký biên bản Giao TS và ký Ghi sổ và lưu giữ (Kế toán không lập thẻ TSCĐ mà ghi và theo dõi trên sổ sách) Biên bản thanh lý TSCĐ Trách nhiệm Công LC việc LC Ban thanh lý TSCĐ Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán TSCĐ Lập biên bản thanh lý Kiểm tra đánh giá và ký Quyết định và ký Ghi sổ và lưu giữ III. Kế toán tiền lương và trích bảo hiểm xã hội Tại Công ty in Thương mại, chi phí tiền lương nhân công trực tiếp sản xuất được trả theo hình thức tiền lương theo sản phẩm, công ty áp dụng quyết định 514 QĐ/CT về định mức để trả lương. Những chi phí nhân công được hạch toán vào bên nợ tài khoản 622 tại công ty bao gồm: Lương trả cho bộ phận gián tiếp ở các phòng, ban, phân xưởng như: tiền lương của Ban Giám đốc, phòng Tài chính kế toán, phòng Kỹ thuật…, cán bộ quản lý các phân xưởng. Lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các phân xưởng. Các khoản có tính chất lương, các khoản kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của CBCNV toàn công ty. Theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính ban hành ngày 1/1/1995 chi phí nhân công trực tiếp gồm toàn bộ chi phí về tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp (nếu có). Nhưng trong thực tế tại công ty in Thương mại, tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn bộ CBCNV trong công ty được hạch toán vào tài khoản 622 ( bao gồm cả lương gián tiếp ), việc hạch toán như trên là không phù hợp với chế độ hiện hành. Hàng tháng kế toán tiền lương – BHXH thực hiện việc tính lương cho các cán bộ trong công ty như sau: + Đối với công nhân trực tiếp sản xuất Lương một công nhân trực tiếp sản xuất = ( Qi x Pi) Trong đó: Qi : Là số lượng loại sản phẩm i mà công nhân đã sản xuất trong tháng Pi : Là đơn giá lương / sản phẩm i được sản xuất ra + Đối với bộ phận gián tiếp: Căn cứ vào bảng chấm công và hệ số lương của từng người theo thang bảng lương của nhà nước quy định, kế toán thực hiện tính lương theo công thức: Lương 1 CNV = Mức lương CB x Hệ số lương x Số ngày làm việc thực tế Sau khi thực hiện tính lương, kế toán sẽ tiến hành trích kinh phí công đoàn, BHXH, bảo hiểm y tế theo đúng tỷ lệ quy định hiện hành. Qua số liệu của bảng phân bổ tiền lương và BHXH toàn công ty tháng 4/2000, kế toán ghi vào bảng kê số 4: Nợ TK 622 24.018.800 Có TK 334 24.018.800 Các khoản trích kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT cụ thể: Kinh phí công đoàn trích 2% thu nhập thực tế: 24.018.800 x 2% = 480.376 Bảo hiểm xã hội trích: 24.018.800 x 15% = 3.602.820 Bảo hiểm y tế trích: 24.018.800 x 2% = 480.376 Tổng số tiền trích là: 4.563.570 Từ số liệu tính toán trên, kế toán ghi vào bảng kê số 4: Nợ TK 622 4.563.570 Có TK 338 4.563.570 - 3382 480.376 - 3383 3.602.820 - 3384 480.376 Phần đóng góp của người lao động ( 5% BHXH, 1% BHYT) được hạch toán như sau: Nợ TK 138 (1388) 1.441.128 Có TK 338 1.441.128 Từ dòng tài khoản 622 trên bảng kê số 4, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7 cột tài khoản 334 và tài khoản 338 tương ứng với dòng tài khoản 622. Cuối tháng kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí nhân công dựa trên số liệu ở nhật ký chứng từ số 7, kế toán ghi: Nợ TK 154 28.582.370 Có TK 622 28.582.370 Đồng thời ghi vào sổ cái tài khoản 622, sổ cái tài khoản 154. Các chứng từ sử dụng: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán BHXH Sơ đồ luân chuyển chứng từ ( Kế toán tiền lương và BHXH) Bảng chấm công Trách nhiệm LC Công việc LC Người chấm công Người phụ trách bộ phận Người duyệt Kế toán tiền lương Theo dõi chấm công Ký bảng chấm công Duyệt kiểm tra ký và chuyển cho KTTL Lên bảng lương và trích BHXH bảng thanh toán tiền lương Trách nhiệm LC Công việc LC Kế toán tiền lương Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ 1.Chuyển bảng tính lương cho KT trưởng 2.Kiểm tra và ký Lập phiếu thanh toán Xuất tiền Lưu chứng từ IV.Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn tiền mặt Để đáp ứng các nghiệp vụ thanh toán diễn ra hàng ngày, công ty luôn phải dự trữ một khoản tiền mặt tại quỹ, số lượng tuỳ thuộc vào tình hình của công ty. Tài khoản được sử dụng là TK 111 – “Tiền mặt” Khi chi tiền, kế toán ghi Có TK 111 Khi thu tiền, kế toán ghi Nợ TK111 Các khoản thu chi tiền mặt đều phải có đầy đủ các phiếu thu, phiếu chi theo mẫu sổ số 01–TT (Phiếu thu), số 02–TT (Phiếu chi) quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính. Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng còn phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng. Các chứng từ này được chuyển đến cho thủ quỹ, sau khi kiểm tra tính hợp lý thủ quỹ sẽ tiến hành việc thu (chi) tiền, những người nhận hoặc giao nộp tiền phải có nhiệm vụ ký vào chứng từ. Thủ quỹ giữ lại chứng từ, cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu (chi) để ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ và lưu giữ. Kế toán tiền gửi ngân hàng Để đảm bảo cho sự an toàn cũng như tiện lợi trong việc giao dịch thanh toán công ty đã mở tài khoản tại ngân hàng. Các chứng từ chủ yếu để kế toán ghi sổ kế toán tiền gửi là: Giấy báo có của ngân hàng Giấy báo nợ của ngân hàng Bảng sao kê của ngân hàng Tài khoản được sử dụng để theo dõi khoản tiền gửi tại ngân hàng là TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng” Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Có TK 112 Các khoản liên quan đến tiền gửi ngân hàng đều được ghi vào nhật ký chứng từ số 2 và bảng kê số 2 Kế toán tiền gửi ngân hàng luôn luôn phải đối chếu số dư tiền gửi nhằm đảm bảo số liệu luôn khớp đúng giữa doanh nghiệp với ngân hàng. Kế toán phải thu nộ bộ Công ty in Thương mại có một bộ phận trực thuộc, hàng năm bộ phận này phải nộp một khoản tiền lên cho Công ty, số tiền này được ghi giảm chi phí quản lý. Kế toán ghi như sau: + Tính ra số tiền đơn vị trực thuộc nộp lên Nợ TK136 (1368) Có TK 642 + Khi đơn vị trực thuộc nộp lên Nợ TK 111, 112 Có TK 136 (1368) Kế toán phải trả người bán Các khoản phải trả người bán, kế toán của công ty đưa vào TK 331 – “ Phải trả người bán” và được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. Khi mua hàng hoá, vật tư mà chưa thanh toán tiền hết cho người bán kế toán ghi: Nợ TK (liên quan): 151,152,153,156… Có TK 331 (Chi tiêt theo đối tượng thanh toán) Khi thanh toán , kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết theo đói tượng thanh toán) Có TK (Liên quan): 111, 112,…. Khi đặt trước tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331(Chi tiết theo từng đối tượng) Có TK (Liên quan): 111, 112, … Trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán hạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Sơ đồ luân chuyển chứng từ (Kế toán vốn bằng tiền) phiếu chi tiền mặt Trách nhiệm LC Công việc LC Người đề nghị Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Đề nghị thanh toán Kiểm tra, duyệt thanh toán Lập phiếu chi Ký phiếu chi Chi tiền Ghi sổ và bảo quản 2.phiếu thu tiền mặt Trách nhiệm LC Công việc LC Người đề nghị Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghi nộp tiền Lập phiếu thu Kiểm tra, ký Thu tiền Ghi sổ và lưu giữ Phần III Nhận xét và kết luận Công ty in Thương mại được thành lập trên cơ sở sát nhập hai xí nghiệp in đang ở trong tình trạng sản xuất kinh doanh không có hiệu quả, điều đó đòi hỏi bộ máy lãnh đạo của công ty cũng như toàn bộ cán bộ công nhân viên phải đem hết năng lực của mình để tìm cách tháo gỡ khó khăn trong cơ chế mới, không ngừng cải tiến, đổi mới máy móc thiết bị, quy trình công nghệ để sản xuất ra ngày càng nhiều sản phẩm với chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường. Bên cạnh việc cải tiến đổi mới máy móc thiêt bị, quy trình công nghệ, Công ty còn thực hiện tinh giảm biên chế, xắp xếp lại bộ máy gián tiếp cho phù hợp với nhiệm vụ công việc. Trong tình hình đó, phòng tài chính kế toán của công ty cũng giảm từ 7 nhân viên xuống chỉ còn 5 nhân viên, đến nay là 4 nhân viên. Ngoài những biện pháp thúc đẩy nêu trên, Công ty còn chú trọng mở rộng địa bàn hoạt động, tích cực tìm kiếm bạn hàng, khai thác thêm nguồn cung cấp vật liệu để hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty in Thương mại là công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung và sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ là phù hợp trong điều kiện hiện nay của công ty. Hình thức này có tính cân đối, chính xác, thuận tiên cho việc cung cấp thông tin cho quản lý và kiểm ra của cấp trên Đội ngũ kế toán của công ty đều đã được đào tạo trình độ đại học và trung học về nghiệp vụ. Điều này giúp cho bộ máy kế toán hoạt động bắt nhịp phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Công ty thực hiện trả lương theo sản phẩm đối với công nhân trực tiếp sản xuất nên đã khuyến khích người công nhân nâng cao năng suất lao động, gắn trách nhiệm của mình với sản phẩm sản xuất ra. Việc trả lương theo sản phẩm đem lại sự công bằng cho người lao động, đây cũng là sự cố gắng của Ban lãnh đạo và bộ máy kế toán của công ty. Bên cạnh những ưu điểm đó còn có những tồn tại cần khắc phục như là: Hiện nay tại công ty, toàn bộ tiền lương và các khoản có tính chất lương, các khoản trích kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty đều hạch toán vào TK 622-“Chi phí nhân công trực tiếp”. Còn tất cả các khoản trích khấu hao kể cả TSCĐ dùng cho sản xuất hay dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp đều được đưa vào TK 627-“Chi phí sản xuất chung”. Đây là một điều không hợp lý đã làm hạn chế tới việc quản lý chi phí sản xuất, đồng thời đẫn đến việc khoản mục này thể hiện trong giá thành sản phẩm là không chính xác, không thuận tiện trong việc phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời việc không lập thẻ TSCĐ là một thiếu sót trong quản lý TSCĐ. Trên đây là bản báo cáo của em về đặc điểm, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty in Thương mại. Do chưa có kinh nghiệm thực tế và kiến thức còn hạn hẹp nên em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong có sự đóng góp ý kiến của phòng Kế toán tài chính Công ty in Thương mại và của cô giáo hướng dẫn. Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ các phòng ban của Công ty in Thương mại và cô Phạm Thị Gái, giáo viên hướng dẫn thực tập, đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này.