Báo cáo Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà

Lời nói đầu Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén và không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng như trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền sản xuất hàng hoá, tiền tệ cho nên hệ thống hạch toán kế toán phải phù hợp, đáp ứng yêu cầu từng giai đoạn phát triển của nền sản xuất xã hội. Trong quá trình SXKD, con người luôn là một nhân tố quan trọng, có vai trò quyết định từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc một chu trình hoạt động sản xuất. Chính vì vậy tiền lương chính là cầu nối giữa người sử dụng lao động với người cung cấp sức lao động. Đối với người lao động, tiền lương chính là động lực thúc đẩy họ hăng hái tham gia lao động sản xuất. Do đó cần có những chính sách tiền lương thoả đáng để động viên khuyến khích người lao động phát huy khả năng sáng tạo, tăng năng suất lao động, gắn thu nhập của mình với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương có ý nghĩa rất to lớn về mặt kinh tế chính trị, cho nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều tiết, sử dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trường. Qua một tháng thực tập tại Công ty thương mại và Dịch vụ Đức Hà, tiếp xúc với thực tiễn quản lý sản xuất đặc biệt là của Phòng kế toán-tài chính của công ty, dưới sự giúp đỡ tận tình của Giám đốc Nguyễn Đình Tuấn và các cán bộ, nhân viên phòng Kế toán, em đã chọn đề tài “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà ”. Báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, được chia thành 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về tiền lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. Chương 2: Công tác hạch toán tiền lương tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà Chương 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà Chương i Lý luận chung về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp 1. Những vấn đề chung về lao động, tiền lương: - Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động và là nhân tố mang tính chất quyết định để tiến hành quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản, cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Quản lý lao động là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý toàn diện các đơn vị sản xuất kinh doanh. Sử dụng hợp lý lao động là tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống cho người lao động trong doanh nghiệp. Nhằm thực hiện mục tiêu trên, các doanh nghiệp cần phải chú ý đến hai vấn đề là sử dụng lao động và bồi dưỡng lao động. 1.1- Khái niệm về tiền lương, các khoản trích theo tiền lương - Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động). Trong đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc con người, sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động mà con người bỏ ra cần phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động, đó là tiền lương. - Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Trong xã hội chủ nghĩa, tiền lương thực chất là “một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dưới hình thức tiền tệ được nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên chức phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. Tiền lương phản ánh việc trả công cho công nhân viên chức dựa trên nguyên tắc phân phối lao động nhằm tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ”. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công viêc mà người lao động đã công hiến cho doanh nghiệp. -Khái niệm: Tiền lương (tiền công) là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Bản chất của tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Chính vậy người sử dụng lao động phải trả cho người lao động một khoản tiền công theo nguyên tắc cung cầu, giá trị của thị trường và theo các qui định của nhà nước. Theo những giác độ nghiên cứu về tiền lương, các nhà nghiên cứu còn sử dụng một số thuật ngữ như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế tiền lương tối thiểu... +Tiền lương danh nghĩa: Là số tiền người lao động nhận được theo hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động. + Tiền lương thực tế: Là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương của mình sau khi đóng các khoản thuế theo qui định của Nhà nước. Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. Trong thực tế người lao động quan tâm đến tiền lương thực tế nhiều hơn tiền lương danh nghĩa, bởi nó quyết định đến đời sống sinh hoạt hàng ngày của họ cũng như năng suất lao động và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì vậy Nhà nước qui định về mức lương tối thiểu chứ không đặt ra mức lương tối đa để giúp cho người lao động khỏi thiệt thòi và đáp ứng cho các doanh nghiệp trong khâu quản lý, hạch toán tiền công, chi phí vào đúng đối tượng chịu chi phí. * Đặc điểm của tiền lương: +Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. + Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất-kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. +Hệ thống thang, bậc lương, chế độ phụ cấp, thưởng đối với từng ngành nghề phù hợp chính là công cụ điều tiết lao động. + Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên chức phấn khởi, tích cực lao động, nâng cao hiệu quả công tác. 1.2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước. 1.2.1. Phân loại lao động : Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: * Phân theo thời gian lao động: Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành: +Lao động thường xuyên trong danh sách. +Lao động ngoài danh sách. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với Nhà nước được chính xác. * Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất: Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động doanh nghiệp thành hai loại: +Lao động trực tiếp sản xuất: Đây chính là bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Lao động trực tiếp sản xuất bao gồm những người điều khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm, những người phục vụ quá trình sản xuất... +Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận tham gia lao động gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lao động gián tiếp sản xuất bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động và có biện pháp bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp. * Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: Theo cách phân loại này, toàn bộ lao động có thể chia thành 3 loại: +Lao động thực hiện chức năng chế biến: bao gồm những người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng... +Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những người lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ như nhân viên tiếp thị, nghiên cứu thị trường... +Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản lý kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên hành chính... Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. 1.2.2. Phân loại tiền lương : Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại tiền lương theo cách thức trả lương ( lương sản phẩm, lương thời gian), phân theo đối tượng trả lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý)... Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, về mặt hạch toán, tiền lương được chia làm 2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ. + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác, ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất... được hưởng lương theo chế độ. Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với từng loại sản phẩm. Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác phân tích kinh tế. Để đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. 1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác số lượng, chất lượng lao động của cán bộ công nhân viên. - Tính đúng số tiền công và các khoản phải trả cho người lao động và thanh toán kịp thời tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động. - Phân bổ chi phí tiền công, các khoản trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào các đối tượng sử dụng lao động. - Kiểm tra phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền công, quỹ BHXH, quỹ BHYT và kinh phí công đoàn. 1.3. Các hình thức tiền lương và các phương pháp chia lương. Việc tính và trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế thường áp dụng các hình thức tiền lương sau: - Hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức trả lương này, tiền lương theo thời gian phải trả được tính bằng: thời gian làm việc nhân với mức lương thời gian. Có hai cách tính lương theo thời gian. + Tiền lương theo thời gian giản đơn: Tiền lương được lĩnh = Mức lương x Số ngày làm việc trong tháng một ngày thực tế trong tháng Mức lương tháng theo chức vụ + Các khoản phụ cấp Mức lương = ngày Số ngày làm việc theo chế độ(22ngày) + Tiền lương theo thời gian có thưởng: Tiền lương theo thời = Tiền lương theo thời + Các khoản tiền thưởng gian có thưởng gian giản đơn có tính chất thường xuyên Để áp dụng trả lương theo thời gian doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao độngvà có mức lương thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế, đó là chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động. Do đó không khuyến khích được người lao động hăng hái làm việc, cũng không phát huy được tính chủ động, sáng tạo đối với sản phẩm - Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính theo một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Các tính lương theo sản phẩm: + Lương sản phẩm trực tiếp: Tiền lương phải = Số lượng sản x Đơn giá tiền lương trả người lao động phẩm hoàn thành cho 1 đvị sản phẩm + Lương sản phẩm gián tiếp: Tiền lương sản = Số lượng sản phẩm x Đơn giá tiền lương phẩm gián tiếp hoàn thành của CNSX sản phẩm gián tiếp + Lương sản phẩm có thưởng: Lương sản phẩm = Hai hình thức tiền + Các khoản thưởng có có thưởng lương kể trên thể thường xuyên + Lương sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức trả lương này, ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp, còn căn cứ vào số lượng sản phẩm định mức lao động để tính thêm một số tiền lương theo tỉ lệ luỹ tiến. + Lương sản phẩm tập thể : Được chia thành lương theo trình độ, thời gian, cấp bậc. 2. Quỹ tiền lương và các chế độ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý sử dụng. Quỹ tiền lương bao gồm: - Tiền lương thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán. - Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. - Các lại phụ cấp làm đêm, thêm giờ. - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. Nhà nước đã qui định mức lương tối thiểu mà người lao động được hưởng khi tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh là 210.000đ\tháng. Người lao động có quyền được hưởng theo năng suất lao động. Người lao động có quyền làm việc gì, chức vụ gì thì được hưởng theo công việc chức vụ đó theo qui định của Nhà nước và tiền lương phải được trả đến tận tay người lao động. Thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp thường gồm tiền lương và tiền thưởng. Tiền lương và tiền thưởng trong các doanh nghiệp hiện nay thực hiện theo nghị định 26CP ngày 23/5/1993 của Chính phủ và thông tư liên bộ số 20/TTLB ngày 2/6/1993 của liên bộ Lao động-Thương binh –Xã hội và bộ Tài chính. Theo đó, Nhà nước quản lý quĩ tiền lương của doanh nghiệp bằng cách qui định xét duyệt định mức chi phí tiền lương, nhằm đảm bảo quyền tự chủ của doanh nghiệp vừa bảo đảm chức năng quản lý của Nhà nước về tiền lương theo nguyên tắc gắn thu nhập của người lao động với hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng suất lao động. + Đơn giá tiền lương tính trên đơn vị sản phẩm ( hoặc sản phẩm qui đổi ) được xác định dựa trên yếu tố như hệ số và định mức lương theo cấp bậc công việc, định mức sản phẩm, định mức thời gian, định mức lao động của công nhân viên chức mà phụ cấp lương các loại theo qui định của Nhà nước. Có 4 phương pháp đơn giá tiền lương: Đơn giá tiền lương = Tiền x Mức lao động của đơn vị (đ\đơn vị hiện vật) lương giờ hoặc sản phẩm qui đổi Tiền lương giờ tính theo NĐ 197/CP ngày 31/12/1994 Tổng quỹ lương năm kế hoạch Đơn giá tiền lương= (đơn vị tính đ\1000) Tổng doanh thu (DS) kế hoạch ồ quỹ lương năm kế hoạch Đơn giá tiền lương = ồ doanh thu năm KH - ồ chi phí năm KH (không có lương) ồ quỹ lương năm KH Đơn giá tiền lương = Lợi nhuận kế hoạch 3. Các khoản trích theo lương 3.1 Quỹ bảo hiểm xã hội: Theo nghị định 12CP ngày 25/11/1995 quy định về BHXH của chính phủ, quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ của 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán, 15% người sử dụng lao động phải nộp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn 5% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, hưu trí. Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở bộ Lao động thương binh xã hội thông qua hệ thống tổ chức BHXH thông qua ngành dọc. Khi người lao động nghỉ hưởng lao động xã hội kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH ( theo mẫu 03-LĐTL chế độ chứng từ kế toán ) từ đó lập bảng thanh toán BHXH ( mẫu 04-LĐTL chế độ chứng từ kế toán). 3.2. Quỹ bảo hiểm y tế. Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHYT được hình thành từ hai nguồn: Một do doanh nghiệp phải gánh chịu, phần còn lại người lao động phải nộp dưới hình thức khấu trừ vào lương và được phép trích 3% trên tổng mức lương cơ bản trong đó 2% trích chi phí kinh doanh còn lại 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên trách thông qua việc mua BHYT để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên như: khám chữa bệnh, viện phí trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. 3.3. Kinh phí công đoàn. KPCĐ là quỹ được sử dụng chi tiêu cho hoạt động công đoàn và được hình thành trên cơ sở trích lập theo tỉ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và tỉ lệ trích kinh phí công đoàn là 2%, số kinh phí công đoàn doanh nghiệp còn một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn của doanh nghiệp và nó cũng góp phần khích lệ về mặt tinh thần cho người lao động. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ là quỹ rất có lợi cho người lao động không những chỉ hiện tại mà còn trong tương lai sau này bởi khi nghỉ hưu người lao động vẫn được trợ cấp hàng tháng và được khám chữa bệnh theo chế độ bảo hiểm qui định. Tiền lương phải trả cho người lao động, cùng các khoản trích BHXH, BHYT, KHCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh: thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...(lấy từ quỹ tiền lương). 4. Hạch toán lao động, tính tiền lương-BHXH phải trả cho người lao động. 4.1. Hạch toán lao động. - Hạch toán về số lượng lao động do phòng tổ chức theo dõi quản lý số lượng lao động theo cấp bậc, trình độ và được phản ánh vào sổ danh sách lao động. -Hạch toán về thời gian lao động: Được thực hiện trên bảng chấm công do các tổ bộ phận sản xuất, phòng ban nghiệp vụ ghi chép theo dõi, là cơ sở để tính lương theo thời gian. - Hạch toán về kết quả lao động: Do các bộ phận sản xuất ghi chép số lượng sản phẩm hoàn thành đảm bảo đủ tiêu chuẩn chất lượng. Các chứng từ bao gồm: Giấy báo sản phẩm công việc hoàn thành, hợp đồng làm khoán, phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ. 4.2. Tính lương cho người lao động Việc tính lương phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghịêp. - Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ hạch toán về thời gian lao động, kết quả lao động, kế toán tính lương cho từng cán bộ công nhân viên, căn cứ vào chế độ tiền lương hiện hành và hình thức trả lương đang áp dụng tại doanh nghiệp, tính ra số tiền lương phải trả cho từng công nhân viên trong tháng, sau đó lập bảng thanh toán lương. 4.3. Tính trợ cấp BHXH phải trả. - Kế toán căn cứ vào các chứng từ nghỉ ốm đau thai sản ... của y tế để tính ra số BHXH thực tế phải trả trong tháng cho từng CNV và lập bảng thanh toán BHXH cho CNV. 5. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. 5.1. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán tính và thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, kế toán sử dụng các tài khoản sau: + TK334- “Phải trả công nhân viên”: Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Bên Nợ: - Tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên và các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. -Các khoản tiền công đã ứng trước, hoặc đã trả cho lao động thuê ngoài. Bên Có: -Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên, phải trả cho lao động thuê ngoài. Dư Nợ (nếu có) : Số trả thừa cho công nhân viên. Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. TK334 có 2 TK cấp 2: -TK3341- Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của các doanh nghiệp xây lắp về tiền lương, phụ cấp, báo hiểm... -TK3342- Phải trả lao động thuê ngoài: thanh toán các khoản phải trả cho các lao động thuê ngoài không thuộc biên chế các doanh nghiệp xây lắp Kế toán tài khoản cần theo dõi riêng: Thanh toán tiền lương và thanh toán bảo hiểm xã hội. +Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản công nợ phải trả. Bên Nợ: - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan. - BHXH phải trả cho CNV. - KPCĐ chi tại đơn vị. - Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. - Các khoản đã trả đã nộp khác. Bên Có: - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. - BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù. - Các khoản phải trả phải nộp khác. Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả phải nộp hoặc số BHXH, KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù Dư Có : Các khoản phải trả, phải nộp khác và giá trị tài sản thừa chờ xử lý Nội dung các khoản phải trả, phải nộp khác rất phong phú: được thực hiện trên các tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”, gồm có các TK nhỏ: -TK3382: Kinh phí công đoàn -TK 3383: Bảo hiểm xã hội -TK3384: Bảo hiểm y tế ....... Bảng phân bổ tiền lương và bhxh TT Ghi có TK Đối tượng sử dụng TK-334-Phải trả CNV TK338-Phải trả, phải nộp khác TK 335 Chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng Có TK 334 Kinh phí công đoàn 3382 Bảo hiểm xã hội 3383 Bảo hiểm y tế 3384 Cộng Có TK 338 1 TK622- chi phí nhân công trực tiếp 2 TK627-chi phí sản xuất chung -v.v... Ngoài các TK trên còn sử dụng một số TK khác như: TK622, TK627, TK642... 5.2 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Sơ đồ 1 Hạch toán tiền lương phải trả cho công nhân viên TK141, 138, 333... TK334 TK622 Tiền lương, tiền thưởng BHXH và các khoản khác cho CNV Các khoản khấu trừ vào thu CNTTSX nhập của CNV(tạm ứng , bồi thường vật chất...) TK627 NVPXSX TK3383, 3384 TK641, 642 Phần đóng góp cho quỹ NVBH,QLDN BHXH,BHYT TK111, 112 TK4311 Thanh toán lương thưởng, Tiền thưởng BHXH và các khoản khác cho CNV TK3383 BHXH phải trả Sơ đồ 2 Kế toán các khoản trích theo lương TK334 TK338 TK622,627,641,642 Số BHXH thực tế phải trả cho CNV Trích KPCĐ,BHXH,BHYT theo tỉ lệ qui định tính vào CPKD(19%) TK334 Trích BHXH,BHYT theo tỷ lệ qui TK111,112 định tính vào thu nhập của CNV Nộp BHXH,BHYT, KPCĐ TK111,112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù chương II công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà I. Giới thiệu chung về công ty. 1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà 1.1. Sự phát triển của công ty Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Đức Hà được thành lập theo số đăng ký kinh doanh 0102008201 ngày 27/4 /2002 do Chủ tịch UBND thành phố ký duyệt, Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà là doanh nghiệp loại Một có lực lượng trên 50 cán bộ và 20 công nhân , trong đó trình độ Đại học chiếm 35 người, 15 kỹ sư cao cấp. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty - Xuất nhập khẩu - Kinh doanh đồ điện tử - Thiết bị viễn thông Trụ sở công ty đóng tại số 26 - 612 đường La Thành Quận Ba Đình - Hà Nội Điện thoại-TEL:7718973 - Giám đốc công ty: Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên chức toàn đơn vị. - Các phó giám đốc: Không trực tiếp điều hành các phòng ban chức năng và các đơn vị sản xuất mà chỉ thực hiện các phần việc do giám đốc uỷ quyền, thực hiện nhiệm vụ của mình theo thông báo phân công trách nhiệm. - Hội đồng khoa học công nghệ: Được thành lập để thông duyệt các dự án có tầm quan trọng, công nghệ mới và đòi hỏi chất lượng cao. - Hội đồng khen thưởng kỷ luật: Đánh giá các thành tích và khuyết điểm mà tổ chức, cá nhân đã đạt được cũng như mắc phải trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng: Mỗi phòng đều có một trưởng phòng và một phó phòng. - Văn phòng công ty: Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý cán bộ, nhân viên trong toàn công ty, tổ chức sắp xếp công việc cho phù hợp với trình độ tay nghề của từng người, đồng thời chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính khác. Văn phòng công ty (có một chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc) bao gồm các bộ phận: Hành chính công ty, tổ chức nhân sự, lao động và tiền lương. - Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ theo dõi và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, lập các kế hoạch, báo cáo, phân tích tình hình thực hiện sản xuất giúp giám đốc có biện pháp quản lý thích hợp. - Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ quản lý các loại vốn, tổ chức công tác thống kê kế toán, hạch toán chính xác kịp thời và đầy đủ... Tổ chức vay vốn và thanh toán các khoản với ngân sách Nhà nước, ngân hàng, khách hàng... Tính và thanh toán lương, các khoản bảo hiểm ... cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. - Các trung tâm, các xí nghiệp trực thuộc: được công ty cho phép thành lập các bộ phận quản lý, thực hiện chế độ quản lý hạch toán nội bộ, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo nghĩa vụ nộp các khoản chi phí cấp trên, thuế các loại, làm tròn nghĩa vụ từ khâu đầu vào của sản xuất đến kết quả của sản xuất kinh doanh. ở mỗi đơn vị có một giám đốc, một phó giám đốc giúp việc và một nhân viên bán chuyên trách giúp việc (lo về hành chính đơn vị). Các đơn vị này có quy chế hoạt động riêng. 2. Quy trình tổng quát cho thiết kế của công ty Hợp đồng thiết kế Thiết kế sơ bộ Thực thi phương án Hội đồng khoa học cơ sở Thiết kế cụ thể Hội đồng khoa học công ty Thông qua chủ đầu tư Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Xét duyệt thanh quyết toán Lưu trữ 3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Công tác kế toán Tài chính của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung( công ty có chung một báo cáo kế toán tài chính). Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp dịch vụ, phương pháp kế toán kê khai thường xuyên và đăng ký với cơ quan thuế tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 3.1. Công tác kế toán tại công ty a. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Phòng kế toán tài-chính là một trong bốn phòng chức năng chính của công ty, phụ trách công tác kế toán-tài chính của doanh nghiệp, được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tl, bhxh Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán vật tư, tscđ Thủ quỹ Bộ phận kế toán các trung tâm, chi nhánh * Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán công ty: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính... Chịu trách nhiệm về kế toán tài chính, thống kê, kiểm toán. - Phó kế toán trưởng: kiêm kế toán tổng hợp, thực hiện các công việc theo chức năng và được uỷ quyền thay Kế toán trưởng. - Thủ quỹ: có trách nhiệm thu chi tiền mặt theo quy định. Thực hiện chi các khoản đã được duyệt... - Kế toán vật tư, TSCĐ: Thực hiện các bước hạch toán nhập, xuất vật tư, tính khấu hao tài sản cố định theo quy định và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc. - Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản thanh toán với khách hàng, với nội bộ trong toàn công ty. - Kế toán ngân hàng: Thực hiện chức năng kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán với khách hàng . - Kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ xác định quỹ lương, trích nộp BHXH, BHYT. Tính, thanh toán lương và các khoản BHXH cho người lao động. - Kế toán các trung tâm: Thực hiện công việc và hạch toán vật tư tiền lương, BHXH, khấu hao TSCĐ, tập hợp chi phí sản xuất, lập các bảng biểu như : Bảng phân bổ vật liệu, khấu hao, phân bổ tiền lương kết chuyển chi phí để báo gửi về phòng tài vụ công ty để tập hợp số liệu theo mẫu thống nhất. Mỗi một kế toán được kế toán trưởng phân công, giao nhiệm vụ bằng văn bản và phải đảm bảo hoàn thành tốt công việc của mình. b. Quy trình sổ kế toán của công ty Hiện nay công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái. Công ty đã xây dựng chương trình kế toán trên máy vi tính, do đó giảm bớt được sự ghi chép ở phòng kế toán. Người kế toán phải sử dụng thành thạo vi tính, cập nhập số liệu và xử lý chứng từ một cách chính xác. - Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số: 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu II. Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. 1. Tình hình chung về quản lý lao động: - Trong nền kinh tế hiện nay, việc quản lý nguồn lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa người lao động với tư liệu lao động, góp phần tăng năng suất lao động mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng trong công tác quản lý lao động, công ty cố gắng hoàn thiện công tác quản lý lao động cho phù hợp với nền kinh tế thị trường. - Hoạt động trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu kinh doanh hàng điện tử viễn thông , xây lắp đòi hỏi công ty có nhiều loại cán bộ, công nhân viên có trình độ khác nhau. Do đặc thù của lĩnh vực là sáng tạo, sản phẩm đơn chiếc, đặc thù lao động trong công ty chủ yếu là “chất xám”, tỷ trọng chi phí lao động sống cao, trong đó tiền lương chiếm từ 46-50%. Nếu là sản phẩm giám sát thi công hoặc nghiên cứu khoa học thì tỷ trọng chi phí nhân công chiếm từ 70-80% giá trị khối lượng công việc. - Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các đơn vị trong công ty. Công việc tiến hành ghi chính xác, kịp thời số lượng hoặc chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng đơn vị, từng cán bộ công nhân viên làm căn cứ trả lương chính xác. Chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là “quyết định giao nhiệm vụ”, “Hợp đồng giao khoán nội bộ” và biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành”. Biên bản này lập vào cuối tháng, tổng hợp, xác định lại sản lượng sản phẩm từng công trình. - Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng thuyên chuyển công tác, nâng bậc...Các chứng từ này được phòng tổ chức lập mỗi khi có quyết định của giám đốc công ty. Mọi biến động về lao động đều được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao động, để dựa trên cơ sở đó để tính lương và các chế độ khác cho người lao động. 2. Nguồn hình thành quỹ tiền lương của công ty: - Tổng quỹ tiền lương dùng để trả cho người lao động được hình thành từ các nguồn sau: - - Quỹ tiền lương của công ty được xây dựng trên cơ sở lương khoán theo sản phẩm. Đơn giá tiền lương của công ty được Công ty xác nhận 460đ/1000đ doanh thu thực hiện, tức là quỹ tiền lương sẽ không vượt quá 46%trên tổng doanh thu. - Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ Nhà nước quy định. - Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương. - Quỹ lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Nhiệm vụ XD tổng quỹ tiền lương: Công ty giao cho Văn phòng chủ trì phối hợp với Phòng Tài chính kế toán, Phòng Kế hoạch lập theo kế hoạch sản xuất hàng năm. +Sử dụng tổng quỹ tiền lương: Hàng năm giám đốc sẽ thông báo công khai việc sử dụng tổng quỹ tiền lương của công ty năm qua. Tổng quỹ tiền lương được phân chia như sau: -Quỹ tiền lương của khối quản lý = 13% Tổng quỹ tiền lương. -Quỹ tiền lương của các đơn vị sản xuất = 87% Tổng quỹ tiền lương (bao gồm cả phần phải trả cho chuyên gia. 3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 3.1. Hạch toán tiền lương và quy trình trả lương - Do trong công ty còn bao gồm các đơn vị trực thuộc nên việc tính lương và trả lương sẽ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1 Hạch toán tiền lương Phòng kế toán lưu chứng từ Thủ quỹ chi tiền Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt Kế toán thanh toán kiểm tra và ghi phiếu chi Phòng kế toán kiểm tra Giám đốc ký duyệt chi Các phòng ban tập hợp tính lương Phòng TC, LĐ tiền lương xét duyệt Phòng kế hoạch xét duyệt Các TT,XN tập hợp tính lương Sơ đồ 2 Qui trình trả lương Hợp đồng kinh tế Giám đốc hoặc phó giám đốc ký Phiếu giao nhiệm vụ Bản dự kiến chi phí thực hiện Bảng dự kiến phân bổ tiền lương trực tiếp sản xuất Bảng thanh toán lương hàng tháng Quá trình thực hiện khảo sát-tư vấn thiết kế Tạm ứng tiền lương Đánh giá khối lượng thực hiện Các khoản trích theo lương Quyết toán công trình Thanh quyết toán tiền lương Bảng thanh toán lương hàng tháng khối quản lý sản xuất Tổng hợp tiền lương toàn công ty 3.1. Hình thức tiền lương được thực hiện tại công ty - Lương và phụ cấp cho CNV trong công ty được trả theo chế độ nhà nước ban hành và theo nghị định 26/CP ngày 25/5/1993 và thông tư 04/LBLĐXH hướng dẫn sửa đổi mức lương tối thiểu. Hàng tháng, công ty thực hiện việc trả lương cho CBCNV theo 2 kỳ và được ghi vào sổ lương theo qui định chung của nhà nước. -Thực tế, công ty áp dụng hình thức trả lương khoán theo sản phẩm đối với bộ phận sản xuất còn trả lương theo thời gian được áp dụng tại bộ phận quản lý. Tiền lương được trả phụ thuộc vào năng suất lao động, chất lượng, hiệu quả công tác, sản xuất của từng cá nhân. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi về chuyên môn nghiệp vụ hoặc đóng góp quan trọng vào hiệu quả sản xuất của công ty thì được trả lương cao. - Việc trả lương được chia thành hai khối: Khối quản lý và khối sản xuất. + Khối quản lý: Đối với bộ phận này tiền lương được xây dựng căn cứ vào cấp bậc lương. Mức cấp bậc lương bình quân là thấp, chỉ có 2,7 trong khi cấp bậc công việc do bộ cấp là 3,5 tương ứng với cấp bậc lương chính. Công ty luôn duy trì được khối lượng sản lượng cao nên bộ phận quản lý doanh nghiệp luôn có mức lương 2,5 lần lương cơ bản/tháng và được trả đều đến cuối năm. Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH Năm 2002 Số TT Họ và tên Số sổ Bảo hiểm xã hội Nghề nghiệp Tiền lượng tiền công phụ cấp trích nộp BHXH 1 tháng Tổng số tiền nộp BHXH 1 tháng Lương cơ bản Phụ cấp trích nộp BHXH 1 2 3 4 5 6 7 1 Nguyễn Đình Tuấn 1980501 GĐ công ty 6,03 158.287,5 2 Đỗ Trọng Hào 1980502 XD-PGĐ Công ty 5,72 150.150 5 Nguyễn thị Bình 1980514 Kế toán viên 2,02 53.025 Ví dụ: Cô Thăng là cán bộ phòng kế toán. Cô lĩnh lương trong tháng 2 như sau: - Hệ số lương là: 2,5 -Hệ số phụ cấp : 0,3 - Do bộ phận quản lý doanh nghiệp luôn có mức lương 2,5 lần lương cơ bản/tháng Vì vậy số tiền cô được lĩnh là: [(210.000 x2,5) +( 210.000 x 0.3) ] x 2,5 = 1.470.000 + Khối sản xuất : Được áp dụng trên cơ sở đánh giá khối lượng công việc, trả lương theo đề nghị của các chủ nhiệm, chủ trì. Lương của các cán bộ thuộc khối sản xuất được trả từ phần khoán của công trình nào thì được hưởng tiền lương từ công trình đó. Tỉ lệ tiền lương được phân bổ trong từng loại công việc như sau: TT Loại hình công tác tư vấn, thiết kế,nghiên cứu khoa học Tỷ lệ khoán (%) doanh thu Tỷ lệ tiền lương (%) doanh thu Phương thức 1 Phương thức 2 (1) (2) (3) (4) (5) 1 Nghiên cứu khoa học 94 2 Lập dự án tiền khả thi 75-78 47-52 35-39 3 Lập dự án khả thi 73-78 42-46 32-35 4 Thiết kế công trình 4.1- Các công trình dân dụng đòi hỏi mỹ thuật cao và những công trình có ứng dụng công nghệ sản xuất mới- Lần đầu tiên thực hiện tại công ty 73-83 47-52 32-35 4.2- Các công trình khác ( kể cả công trình của Nhà nước hoặc tư nhân 73-78 42-47 32-35 5 Thẩm định dự án và thiết kế 78-83 47-52 35-39 6 Lập tổng dự toán và dự toán công trình (trường hợp có hợp đồng riêng) 73-78 47-52 32-35 7 Các dịch vụ tư vấn khác 78-83 47-52 35-39 7.1- Tư vấn chọn thiết bị công nghệ. 7.2- Một số dịch vụ tư vấn khác. Ví dụ: Dựa vào HĐKT số 65/3/2002 - KH và Hợp đồng giao khoán với bên nhận khoán là trung tâm môi trường Giá trị hợp đồng là 212.320.000đ. Theo HĐ giao khoán nội bộ, giá trị khoán của trung tâm là 83% còn công ty thu 17%. Giá trị khoán của trung tâm = 212.320.000 x 83% = 176.225.600đ Theo phương thức 1 thì tỷ lệ tiền lương tính cho những cán bộ tham gia dự án sẽ là 39% doanh thu: 176.225.600 x 39% = 68.727.984đ Khi thực hiện dự án có 7 người tham gia và việc chia lương sẽ được tính như sau: Khi đó lương anh Tuấn sẽ được tính như sau: 68.727.984 x 35% Lương được lĩnh từ công trình = = 12.027.397đ 2 Do anh Tuấn đồng thời là chủ nhiệm công trình nên sẽ được tính thêm 1 khoản thu nữa như sau: 68.727.984 x 8% = = 2.749.119đ 2 Vậy anh Tuấn sẽ được nhận từ công trình một khoản tiền là: 12.027.397 + 2.749.119 = 14.776.516 đ Các cá nhân còn lại cũng được tính tương tự như trên. - Ngoài ra, các cán bộ CNV còn được hưởng mức lương nghỉ phép. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh mang tính liên tục, việc sắp xếp bố trí nghỉ phép đều đặn, ít trường hợp ngoài dự kiến nên công ty không tiến hành trích trước lương nghỉ phép của CNV, việc hạch toán dựa vào số liệu phát sinh trong tháng. Khi nghỉ phép, công nhân viên được hưởng 100% lương cơ bản, công thức tính: 210.000 Lương nghỉ phép = x Bậc lương x Số ngày nghỉ phép 22 ngày + Ngày lễ, tết cán bộ công nhân viên cũng được tính = 100% lương cơ bản 210.000 Lương nghỉ lễ, tết = x Bậc lương x Số ngày nghỉ lễ tết 22 ngày Công ty quy định mỗi cán bộ công nhân viên hàng năm được nghỉ 5 ngày phép và trong năm ngày đó họ vẫn được hưởng số tiền là: VD : Anh Bằng có bậc lương là 2,74 210.000 Lương nghỉ phép = x2,74 x 5 ngày =130.773đ 22 ngày 3.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Công ty sử dụng các tài khoản trong việc hạch toán như : TK 334, TK3382, TK3383, TK3384, TK622... - Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương năm 2002 và bảng tổng hợp quỹ tiền lương năm 2002, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau: + Hàng tháng tính lương phải trả cho CBCNV. - Đối với TTKH Nợ TK 622 673.357.985 Nợ TK 6421 49.200.001 Có TK 334 722.557.986 - Đối với TTKS Nợ TK 622 556.084.303 Nợ TK 6421 126.412.161 Có TK 334 682.496.464 Các đơn vị khác hạch toán tương tự. + Các khoản trích theo lương - Đối với TTKH Nợ TK 6421 40.446.220 Có TK 338 40.446.220 ct Có TK 3382 722.557.986 x 2% = 14.451.160 Có TK 3383 113.022.000 x 20% =22.604.400 Có TK 3384 113.022.000 x 3 % = 3.390.660 - Đối với TTKS Nợ TK 6421 58.755.367 Có TK 338 58.755.367 ct Có TK 3382 682.496.464 x 2% = 13.649.929 Có TK 3383 196.110.600 x 20% =39.222.120 Có TK 3384 196.110.600 x 3 % = 5.883.318 Các đơn vị khác hạch toán tương tự. -Đối với các CBCNV có thu nhập từ 3.000.000đ trở lên thì phải đóng thuế thu nhập từ 10-50%. Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương để tính thuế thu nhập cho từng cá nhân trên.  Nợ TK 3341 Phải trả CNV Có TK 3338 Thuế thu nhập CBCNV -Đối với các chuyên gia thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 622 Có TK 3342 Sau khi tính lương và các khoản trích theo lương, kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương. chương iii Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty Thương mại và dịch vụ đức hà I. Một số ý kiến nhận xét về công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty công ty Thương mại và dịch vụ đức hà + Ưu điểm - Bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là khá gọn nhẹ, các cán bộ kế toán đều có trình độ nghiệp vụ và luôn trang bị thêm các kiến thức mới để hỗ trợ cho công việc. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện chủ yếu tại phòng kế toán của công ty. Có hệ thống máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, sẽ giúp cho việc tính toán được chính xác và nhanh hơn. - Đối với những cá nhân mà đơn vị không bố trí công việc được một cách thường xuyên, đơn vị có trách nhiệm đảm bảo thu nhập hàng tháng ít nhất là 210.000( bằng mức lương Nhà nước qui định) - Công ty thực hiện đúng chế độ qui định của nhà nước khi thực hiện trích quỹ khen thưởng trả cho cán bộ công nhân viên vào các dịp lễ tết. - Công ty chú trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực, mở liên tiếp các lớp đào tạo ngắn, dài hạn cho cán bộ công nhân viên. + Một số mặt còn tồn tại -Về công tác quản lý lao động: công ty không sử dụng bảng chấm công trong việc theo dõi thời gian lao động của cán bộ CNV, do vậy việc quản lý lao động tương đối lỏng lẻo. - Về hình thức trả lương + Do đặc thù về lao động trong công ty chủ yếu là “chất xám” , sản phẩm làm ra là sản phẩm tập thể. Chính vì vậy việc chi trả lương đều thông qua sự thoả thuận chứ không có qui định để thực hiện và dẫn đến thu nhập giữa các cá nhân không đồng đều. - Hiện tại công ty đang hạch toán toàn bộ chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ ( phần do doanh nghiệp trích) vào tài khoản 642. Điều này trái với qui định của Nhà nước. - Bảng thanh toán tiền lương của CBCNV của công ty được lập đúng theo mẫu của nhà nước nhưng việc hạch toán trên bảng đó còn có nhiều thiếu sót. Công ty đã không sử dụng các cột khấu trừ. - Do chưa giao được mức tiền lương cho từng dự án, hạng mục công trình nên việc quyết toán lương còn gặp nhiều khó khăn. - Do có một kế toán theo dõi về mảng tiền lương, phải phản ánh chính xác tất cả các khoản thu nhập từ công ty cho gần 70 CBCNV để tính thuế thu nhập, hơn nữa 1 CBCNV hàng tháng được lĩnh lương của nhiều công trình, dự án do vậy công tác ghi chép tổng hợp hết sức phức tạp. Vì vậy đôi khi kế toán tổng hợp còn bị thiếu và lầm các công trình với nhau. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà Qua thời gian thực tập tại công ty, với sự nghiêm túc tìm hiểu về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương em xin trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích của công ty như sau: +Để làm tốt công tác quản lý tiền lương, đòi hỏi công ty phải thực hiện tốt nghị định 28/CP ngày 28/3/1997 của chính phủ về đổi mới quản lý tiền lương và thu nhập trong các doanh nghiệp Nhà nước, thông tư 13/LĐTBXH-TT ngày 10/4/1997 về hướng dẫn phương pháp xây dựng đơn giá tiền lương và quản lý tiền lương, thu nhập trong doanh nghiệp Nhà nước; Thông tư 14/LĐTBXH-TT ngày 10/4/1997 về hướng dẫn xây dựng định mức lao động đối với các doanh nghiệp Nhà nước: Các phương pháp chia lương theo quyết định số 317-CP ngày 1/9/1990 HĐBT; Thông tư 15/LĐTBXH-TT ngày 20/4/1997 hướng dẫn sổ lương của doanh nghiệp Nhà nước và công văn hướng dẫn 4320/LĐTBXH ngày 29/12/98 + Thứ nhất: Về công tác quản lý lao động - Do không quản lý chặt chẽ giờ giấc đi lại của cán bộ công nhân viên dẫn đến sự thiếu năng động trong công việc. Vì vậy công ty cần có bảng chấm công để theo dõi thời gian lao động của cán bộ công nhân viên trong bộ phận quản lý. Em mạnh dạn đưa ra bảng chấm công đối với bộ phận quản lý như sau: TT Họ và Tên Ngày trong tháng Qui ra lương 1 2 ... 31 Công hưởng lương Công sản phẩm 1 2 Nguyễn Văn Bằng Trần Huy Hà x x x x x x x x 22 22 2 3 Căn cứ vào đó, kế toán sẽ tính lương cho cán bộ công nhân viên một cách chính xác nhất. + Thứ hai: Về hình thức trả lương - Đối với các cán bộ công nhân viên trực tiếp sản xuất, áp dụng hình thức khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng. - Đối với công nhân viên chức gián tiếp sản xuất, áp dụng hình thức trả lương theo biên chế (khoán quỹ lương). Công ty trả lương trên cơ sở sản lượng là 5,71%/doanh thu. Công ty nên tính toán và giao quỹ lương cho từng phòng theo nguyên tắc hoàn thành kế hoạch công tác, nếu chi phí ít, ít người thì thu nhập cao; không hoàn thành kế hoạch, chi phí nhiều, biên chế lớn thì thu nhập thấp. + Đối với khối lượng trực tiếp sản xuất, công ty tiến hành nghiên cứu sản xuất nhiều loại hình sản phẩm như: lập dự án nghiên cứu tiền khả thi, khả thi, thiết kế qui hoạch, khảo sát, kiểm định chất lượng ....Các sản phẩm này đòi hỏi CBCNV phải có trình độ khoa học kỹ thuật cao, hiểu biết về kinh tế xã hội. Mặt khác các sản phẩm này do nhiều cán bộ chuyên ngành tham gia và phải trải qua nhiều cấp xét duyệt, thẩm định. Những lao động này mang tính chất nghiên cứu, sáng tạo vì vậy không có tiêu chí cụ thể để đánh giá, định mức. Vì vậy công ty cần có một “khung, bậc” qui định để CBCNV thoả thuận thương lượng với nhau về thù lao, tiền lương trong quá trình nghiên cứu sản phẩm. + Thứ ba: Đối với các khoản trích theo lương -Hiện tại công ty đang hạch toán toàn bộ chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ ( phần do doanh nghiệp trích) vào tài khoản 642, điều này không đúng. Đề nghị công ty thực hiện đúng theo chế độ quy định. Trích BHXH, BHYT của bộ phận nào thì ghi trực tiếp cho bộ phận đó. Cụ thể tính BHXH của công nhân viên trực tiếp sản xuất: + Thứ tư: Đề nghị dùng bảng thanh toán lương theo mẫu 02-LĐTL - Công ty nên sử dụng bảng thanh toán tiền lương theo mẫu trên và trên bảng thanh toán lương đó, kế toán cần tính ngay các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, thuế thu nhập. Có như vậy sẽ đảm bảo tính chính xác và kịp thời hơn, các cán bộ công nhân viên có thể biết rõ họ phải đóng BHYT, BHXH...trong một tháng của mình là bao nhiêu. kết luận Qua quá trình học tập và thời gian thực tập tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà , em nhận thấy rằng đi đôi với việc học tập, nghiên cứu lý luận thì tìm hiểu thực tế là việc làm không thể thiếu được. Nó giúp em hiểu đúng hơn, sâu sắc hơn những kiến thức mình đã có, bổ sung thêm những kiến thức mà chỉ qua thực tế em mới có được. Chính vì vậy, trong quá trình thực tập, em đã cố gắng tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu lý luận cũng như thực tế. Do vậy, quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Tổ chức tốt hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, tăng năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. Đến thực tập tại công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tỉ mỉ, cụ thể của Giám đốc Nguyễn Đình Toàn và kế toán trưởng công ty nên em đã hoàn thành báo cáo tốt nghiệp với đề tài “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Hà Trong báo cáo tốt nghiệp này, em cũng mạnh dạn trình bầy một số ý kiến với nguyện vọng để công ty tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty mình. Em hy vọng rằng trong thời gian không xa, công ty sẽ đạt được nhiều thành tích hơn nữa. Do trình độ và kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế nên trong báo cáo này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định, em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy, cô giáo và bạn bè để nhận thức của em được tiến bộ hơn.