Báo cáo Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

phụ gia khác mua của các Công ty có uy tín trong nước. Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp, vốn tự có và vốn vay của ngân hàng. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán. Quy trình được bắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa các phòng (ban), cập nhật số liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các bút toán định khoản, kết chuyển và phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuất các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và báo cáo kế toán theo yêu cầu. Nhìn chung, chu trình kế toán trên máy như sau: Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối Tổ chức công tác kế toán theo các bước cụ thể sau: Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu: Tổ chức phân loại và đánh giá đối tượng hạch toán: Đối với mỗi đối tượng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theo yêu cầu sử dụng và quản lý. Tài sản cố định được phân loại theo từng phân xưởng, từng tổ sản xuất...; thành phẩm được phân loại theo công dụng và hình thái vật chất; các nghiệp vụ thanh toán được phân loại theo hình thức thanh toán là tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay trả chậm...Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại nhiều, thành phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá rất khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp được tiến hành dựa trên tính chất và vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất. Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của Xí nghiệp được phân chia làm 5 loại: Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là các loại thuốc phòng chữa bệnh như: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin, Novocain, Lidocain... Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid... Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: gồm các loại như cầu dao điện, dây coroa, vòng bi... Bao bì đóng gói: được xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm một phần khá quan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ như đóng 10 viên/1 vỉ, 10 vỉ/1 hộp, 10 hộp/1 kiện..., hơn nữa chi phi bao bì là khá lớn bởi không những gồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chi phí in ấn, thiết kế mẫu mã. Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theo dõi vật liệu, các loại vật liệu được dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu: Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dược khác. Kho có 2 gian: 1 gian để các loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thường và tá dược khác. Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế. Tại các kho, vật liệu được bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúng yêu cầu về điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trường...bảo đảm vật liệu giữ nguyên phẩm chất khi xuất kho đưa vào sản xuất. Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dược phẩm 120 thường tiến hành chủ yếu đối với vật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành. Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho. Việc tính giá này được thực hiện trên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp được xác định chủ yếu dựa vào giá mua thực tế vật liệu mua ngoài. Chí phí vận chuyển do đơn vị bán chịu và nó được tính luôn vào giá của vật liệu mua về. Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoá đơn là 850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%. Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệu mua về và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đó cũng là giá trị để ghi vào sổ kế toán vật liệu. Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vật liệu được tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ được dùng để tính giá trị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bình quân mới. Đây là phương pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giá bình quân là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Vật liệu Erythromycin tồn kho cuối tháng 4 là 250 kg với đơn giá bình quân 810.000 đồng/1 kg. Ngày 10/5/2001, theo Phiếu nhập kho số 05, Xí nghiệp nhập 150 kg Erythromycin mua của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội với đơn giá 850.000 đồng/1 kg. Vì vậy, giá thực tế của vật liệu xuất kể từ ngày 10/5/2001 đến ngày nhập hàng lần sau được xác định như sau: Giá thực tế 150 x 850.000 + 250 x 810.000 bình quân 1 kg = ------------------------------------------- = 825.000 vật liệu xuất 150 + 250 Tổ chức chứng từ: Mỗi kế toán phần hành có nhiệm vụ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài hay phòng (ban) khác, luân chuyển chứng từ đến người có nhu cầu, lưu 1 liên của chứng từ để ghi sổ kế toán đồng thời bảo quản, lưu trữ. Danh mục chứng từ được lập tại mỗi phần hành gồm: Kế toán tài sản cố định: Thẻ tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản kiểm kê trang thiết bị-máy móc-nhà xưởng Kế toán tiền lương và BHXH: Bảng thanh toán tiền lương Danh sách lao động và quỹ lương trích nộp BHXH Bảng thanh toán trợ cấp ốm đau thai sản. Kế toán thanh toán: Phiếu thu Phiếu chi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Kế toán giá thành và kế toán tổng hợp không lập chứng từ mà chỉ tiếp nhận các chứng từ được luân chuyển đến phục vụ công tác ghi chép và tổng hợp. Riêng phần hành kế toán vật liệu, chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất không được lập tại Kế toán vật tư mà được lập tại phòng Kế hoạch. Tổ chức chứng từ nhập vật tư: - Loại chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp Chứng từ vật tư: Phiếu kiểm nghiệm Phiếu nhập kho MS01-VT - Quy trình luân chuyển: Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập vật liệu Người nhận hàng Ban kiểm nghiệm Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ (1) (2) (3) nhập kho Đề nghị nhập Lập Phiếu Lập Phiếu nhập kho kiểm nghiệm ...Thủ kho Kế toán vật liệu (4) (5) Bảo quản lưu trữ ... Nhập kho Ghi sổ (1) Khi vật liệu được chuyển đến Xí nghiệp, nhân viên tiếp liệu mang theo hoá đơn GTGT và mời Ban kiểm nghiệm xuống kho kiểm nghiệm vật liệu mua về. (2) Tại kho, Ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng, chủng loại, hàm lượng, thời hạn của vật liệu; người giao hàng và thủ kho kiểm tra số lượng bằng phương pháp kiểm kê. Sau khi được sự thống nhất của ba bên, Ban kiểm nghiệm lập Phiếu kiểm nghiệm... (3) Cán bộ phòng Kế hoạch căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm mà nhân viên nhập liệu mang đến để viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch, liên 2 chuyển cho thủ kho, liên 3 giao cho người nhập liệu giữ làm căn cứ nhập kho vật liệu Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTGTKT - 311 Hoá đơn (GTGT) (Liên 2 giao khách hàng) Ngày 10 tháng 5 năm 2001 NQ: 005087 Đơn vị bán hàng: Công ty Dược phẩm và thiết bị y tế Hà Nội Địa chỉ: Số 2 Hàng Bài Hà Nội Điện thoại: MS: 0100109699 Họ tên người mua hàng: Đ/c Phương Đơn vị: XNDP120 Địa chỉ: Số 8 Tăng Bạt Hổ Hình thức thanh toán: Séc/ tiền mặt Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Erythromycin kg 150 850.000 127.500.000 Cộng tiền hàng: 127.500.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 6.375.000 Tổng cộng: 133.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi ba triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2: Phiếu kiểm nghiệm Công ty Dược và trang thiết bị y tế quân đội Xí nghiệp Dược phẩm 120 Phiếu kiểm nghiệm Số 32 Tên mẫu kiểm nghiệm: Erythromycin Nơi lấy mẫu: Kho B-XNDP120 Số sản xuất: 04-010-080 Ngày lấy mẫu: 10/5/2001 Nơi sản xuât: Cty Dược và vật tư y tế CL Người lấy mẫu: DS Thanh Hạn dùng: 5-2005 Quy cách đóng gói: mỗi kiện 50 kg Số lượng: Nhận xét cảm quan: Yêu cầu kiểm nghiêm: Chất lượng Thử theo tài liệu: tiêu chuẩn cơ sở Kết quả kiểm nghiệm Yêu cầu Kết quả Tính chất: Không màu, vị đắng Đúng Độ tan rã: không quá 14 phút Đạt 8 phút Khối lượng trung bình:... Đúng Định tính: ... Đúng Kết luận sau kiểm nghiệm: Dùng được Ngày 10 tháng 5 năm 2001 Kiểm nghiệm viên T/P Kiểm nghiệm Giám đốc Biểu số 3: Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 10 tháng 5 năm 2001 Số 05 Họ tên người giao hàng: Đ/c Phương Nợ TK: 152 HĐ số: 0225 ngày 29/4/2001 Nợ TK: 133 Nhập tại kho Hoá chất: Đ/c Hoan Có TK: 111 Cơ sở giao hàng: Công ty Dược phẩm và trang thiết bị y tế Hà Nội STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Erythromycin E001 kg 150 850.000 127.500.000 x Cộng x x 150 x 127.500.000 Phụ trách cung tiêu Giám đốc Người giao Thủ kho (4) Thủ kho sau khi cùng người giao hàng ký vào Phiếu nhập kho thì tiến hành nhập kho vật liệu. Căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho ghi sổ kho và chuyển chứng từ cho Kế toán vật liệu. (5) Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ. Sau khi thực hiện định khoản và phân loại chứng từ, Kế toán ghi giá trị vào cột đơn giá và thành tiền, cập nhật số liệu vào máy để tự động lên Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp. Tổ chức chứng từ xuất vật tư: - Loại chứng từ sử dụng: Chứng từ mệnh lệnh: Đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất. Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho - Quy trình luân chuyển: Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất vật liệu Phòng Kế hoạch Thủ trưởng đơn vị Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ (1) (2) (3) nhập kho Lập kế hoạch xuất Ký duyệt lệnh xuất Lập Phiếu xuất kho ...Quản đốc Thủ kho Kế toán vật liệu (4) (5) (6) Bảo quản lưu trữ ...Đề nghị xuất Xuất kho Ghi sổ (1) Căn cứ vào đơn đặt hàng, kế hoạch của cấp trên và định mức tiêu hao mà phòng Kỹ thuật đã tính toán, phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản xuất cụ thể để trình giám đốc phê duyệt. (2) Căn cứ vào Bản kế hoạch, thủ trưởng đơn vị ký duyệt lệnh xuất. (3) Phòng Kế hoạch lập Phiếu xuất kho giao cho quản đốc thực hiện. Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch, liên 2 và 3 giao cho quản đốc, liên 3 do thủ kho giữ để ghi sổ. Cán bộ lập phiếu chỉ ghi số lượng xuất và cột số lượng. Biểu số 4: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 12 tháng 5 năm 2001 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng viên Nợ TK: 621 Lý do xuất kho: KHSX Erythromycin 50 kg Có TK: 152 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Erythromycin E001 kg 50 50 825.000 41.250.000 x Cộng x x 50 50 x 41.250.000 Giám đốc Phòng Kế hoạch Người giao Thủ kho (4) Quản đốc lên phòng Kế hoạch căn cứ định mức thấy hợp lý sẽ nhận Phiếu xuất kho, sau đó cầm xuống kho đề nghị xuất. (5) Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho cho tiến hành xuất kho vật liệu theo đúng số lượng, chủng loại, quy cách. Thủ kho sau ghi số thực xuất vào cột số lượng sẽ cùng quản đốc ký vào Phiếu xuất kho và giữ lại 1 liên để ghi sổ. (6) Kế toán vật liệu định kỳ kiểm tra kho và nhận Phiếu xuất kho, định khoản và phân loại chứng từ, định khoản và ghi cột đơn giá, thành tiền cho Phiếu xuất kho. Cuối cùng kế toán nhập số liệu vào máy tính để lên Sổ chi tiết và tổng hợp. Bước 2: Tổ chức giai đoạn ghi sổ tài khoản: Công tác định khoản cho các nghiệp vụ phát sinh và các bút toán điều chỉnh được thực hiện theo từng phần hành một và do kế toán phần hành đó thực hiện trên máy. Máy sau khi nhận diện số liệu sẽ tiến hành tổng hợp và kết xuất sổ sách cần thiết theo nhu cầu kế toán. Việc hạch toán trên máy phải tuân theo quy định của Xí nghiệp và Chế độ kế toán hiện hành: - Kế toán tài sản cố định: phải trích khấu hao cho toàn bộ tài sản hiện có thuộc sở hữu của đơn vị, số tiền trích khấu hao được hạch toán vào chi phí của Xí nghiệp, vốn khấu hao đã trích phải nộp lên Tổng Công ty. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: quy định hạch toán theo phương án tính lương thống nhất toàn Xí nghiệp dựa vào Chế độ lương theo cấp bậc do Nhà nước quy định. - Kế toán thanh toán: yêu cầu hạch toán chi tiết đối với các khoản tạm ứng, các khoản thanh toán chậm và thanh toán nội bộ. - Kế toán chi phí, giá thành: trên cơ sở xây dựng định mức tiêu hao được Xí nghiệp duyệt, hạch toán các loại chi phí phù hợp điều kiện cụ thể của Xí nghiệp để lập báo cáo giá thành và báo cáo chi ngoài giá thành, đồng thời bổ sung một số chi phí phát sinh ở văn phòng Xí nghiệp liên quan hoạt động sản xuất ở phân xưởng để xác định lợi nhuận. Sổ chi tiết trên máy chủ yếu là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ, Sổ chi tiết theo dõi tài sản cố định vàSổ chi tiết theo dõi vật tư. Kế toán chi tiết vật liệu đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa kho, kế toán và phòng Kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của tưng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. - Loại Sổ chi tiết sử dụng trên máy: Thẻ kho mở cho từng thứ vật liệu có chữ cái đầu tiên giống nhau theo thứ tự từ A - Z để theo dõi nhập-xuất-tồn về số lượng hiện vật. Thẻ được mở cho cả năm, từng thứ vật liệu, trên một hoặc một số trang tuỳ theo khối lượng sử dụng. - Quy trình kế toán chi tiết trên máy: Sơ đồ 11: Quy trình hạch toán tổng hợp Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng cân đối vật liệu Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu - Thực hiện quy trình hạch toán như sau: Tại kho: hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu do phòng Kế hoạch lập, thủ kho thực hiện nhập, xuất vật liệu đồng thời ghi số thực nhập, thực xuất. Cuối ngày, thủ kho đem chứng từ lên phòng Tài chính cập nhật vào máy. Biểu số 5: Thẻ kho Thẻ kho Tờ số: 10 Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tên vật liệu: Erythromycin Đơn vị tính: Kg Quy cách, phẩm chất: Mã số: E001 Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngày Số Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 30/4 Tồn kho 250 10/5 05 Nhập mua của CTy DPTBYT Hà Nội 150 400 12/5 04 Xuất cho Phân xưởng viên 50 350 ... ... ... ... ... ... 150 300 100 Thủ kho Kế toán trưởng Tại phòng Tài chính: Kế toán vật liệu tiếp nhận chứng từ thủ kho chuyển lên, định khoản cho chứng từ gốc, cập nhật đơn giá và thành tiền vào chứng từ trên máy. Định kỳ hoặc cuối tháng in Thẻ kho và Sổ chi tiết vật liệu để đối chiếu và kiểm tra. Biểu số 6: Sổ chi tiết Sổ chi tiết vật liệu Tờ số: 10 Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tên vật liệu: Erythromycin Đơn vị tính: Kg Quy cách, phẩm chất: Mã số: E001 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngày Số SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 30/4 Tồn kho 810.000 250 202.500.000 10/5 05 Nhập mua của CTy DPTBYT Hà Nội 850.000 150 127.500.000 400 330.000.000 12/5 04 Xuất cho Phân xưởng viên 825.000 50 41.250.000 350 288.750.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán máy đồng thời cho xem và in Bảng cân đối vật tư để theo dõi nhập-xuất-tồn của tất cả vật liệu về số lượng và giá trị. Biểu số 7: Bảng cân đối vật tư Bảng cân đối vật tư (152) Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tài khoản: 152- nguyên liệu, vật liệu PS nợ trong kỳ: 543.301.200 Tên vật tư Đơn vị SL tồn đầu Tiền tồn đầu SL nhập T.Tiền nhập SL xuất Giá vốn xuất SL tồn Tiền tồn cuối 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Erythromycin kg 250 202.500.000 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 Lập ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Danh mục hệ thống các tài khoản chủ yếu được xây dựng trên máy gồm: Tài khoản loại 1: TK 111, 112, 131, 141, 152, 155, 159 Tài khoản loại 2: TK 211, 213, 214 Tài khoản loại 3: TK 311,341, 331, 336, 338 Tài khoản loại 4: TK 411, 414, 421. Tài khoản loại 5: Tk 511, 512, 532 Tài khoản loại 6: TK 621, 622, 627 Tài khoản loại 9: TK 911 v.v... Sổ tổng hợp được thiết kế trên máy cho các phần hành gồm: Bảng kê chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản, Sổ tổng hợp, chi tiết của một tài khoản,... - Đối với kế toán vật liệu, sổ tổng hợp cần in ra là: Bảng kê nhập, Bảng kê xuất Chứng từ ghi sổ: mở riêng cho nghiệp vụ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất Sổ cái TK 152 Ngoài ra, còn có một số Sổ tổng hợp và chi tiết liên quan đến nhập, xuất vật liệu ví dụ như Sổ tổng hợp công nợ liên quan nghiệp vụ nhập vật liệu mua ngoài,... - Quy trình kế toán tổng hợp trên máy: Sổ cái TK 152 Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ cái TK 152 Chứng từ ghi sổ Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu - Thực hiện quy trình hạch toán: Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đã lập, Kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy thông qua các Bảng kê nhập và Bảng kê xuất. Biểu số 8: Bảng kê nhập Bảng kê nhập vật liệu Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu Chứng từ Tk đối ứng Mã số Tên vật tư SL nhập Đơn giá nhập Thành tiền Ngày Số 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 10/05/2001 05 111 E001 Erythromycin 150 850.000 127.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 543.301.200 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 9: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ nhập Chứng từ ghi sổ Số 01 ngày 31/5/2001 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Nhập các khoản vật tư 152 543.301.200 trong tháng 5/2001 111 260.310.000 112 200.250.180 ... ... 543.301.200 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 10: Bảng kê xuất Bảng kê xuất vật liệu Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu Chứng từ Tk đối ứng Mã số Tên vật tư SL nhập Đơn giá nhập Thành tiền Ngày Số 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 12/05/2001 04 621 E001 Erythromycin 150 850.000 127.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 450.000.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 11: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất Chứng từ ghi sổ Số 02 ngày 31/5/2001 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Xuất các khoản vật tư 621 trong tháng 5/2001 627 ... ... 152 450.000.000 450.000.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 12: Sổ cái TK 152 Sổ cái Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Dư nợ đầu kỳ: 330.250.000 Dư nợ cuối kỳ: 423.551.200 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/05/2001 01 Nhập vật liệu ... 543.301.200 31/05/2001 02 Xuất vật liệu ... 450.000.000 820.450.000 450.000.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Bước 3: Tổ chức giai đoạn lập báo cáo kế toán: Máy tính căn cứ vào các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Sổ cái của tất cả các phần hành thực hiện phương pháp tổng hợp-cân đối để kết xuất báo cáo kế toán vào bất kỳ thời điểm nào. Xí nghiệp yêu cầu công tác kế toán cung cấp 3 báo cáo kế toán chính: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh gồm 3 phần: Phần 1:lãi, lỗ Phần 2: Nghĩa vụ Phần 3: Thuế GTGT Bảng lưu chuyển tiền tệ Ngoài ra, tại mỗi phần hành còn có các báo cáo riêng cho phần hành đó như: Báo cáo giá thành thực tế, Báo cáo công nợ, Báo cáo thu nộp BHXH, Báo cáo quân số và tiền lương, Báo cáo chi mua TSCĐ v.v... Phần hành kế toán vật liệu cho phép xem và in Báo cáo tồn vật tư đầu kỳ, cuối kỳ theo mã số vật tư, theo mã nhóm hoăc theo bộ phận sử dụng v.v... Kết cấu báo cáo này giống Bảng cân đối vật tư nhưng chỉ kết xuất tồn đầu và dư đầu hoặc tồn cuối và dư cuối. Trước khi lập Bảng cân đối kế toán, Kế toán trưởng có thể in Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản để kiểm tra số phát sinh và số dư của mỗi tài khoản. Tổng dư nợ và dư có của tất cả tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh bằng nhau, số dư từng tài khoản trên bảng này bằng số dư từng tài khoản tương ứng trên Sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản. Cụ thể, số dư tài khoản 152 trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư tài khoản 152 trên Bảng cân đối vật tư. Biểu số 13: Bảng cân đối phát sinh (trích) Bảng cân đối số phát sinh Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Số hiệu TK Tên TK Số dư đầu Số phát sinh Số dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 152 Nguyên liệu, vật liệu 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy. Việc tổ chức lao động kế toán là sự lựa chọn, sắp xếp tổ chức con người tạo mối liên hệ dọc ngang trong bộ máy. Đơn vị không chỉ phải tổ chức xây dựng đội ngũ kế toán về số lượng nhân viên và chất lượng chuyên môn mà còn tổ chức phân công lao động kế toán nhắm thiết lập mối quan hệ lao động trong bộ máy kế toán cũng như mối quan hệ của phòng Tài chính với các phòng ban khác trong Xí nghiệp. Xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán đã trình bày ở các mục trước, bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dược phẩm 120 được tổ chức theo hình thức tập trung. Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dược phẩm 120 Kế toán trưởng Kế toán nguyên vật liệu và CCDC Kế toán tiền lương, bhxh +thủ quỹ Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán giá thành và TSCĐ Theo hình thức thể hiện trong sơ đồ này, toàn bộ công tác kế toán được tập trung ở một phòng duy nhất là phòng Tài chính. Phòng gồm 1 Kế toán trưởng kiểm trưởng phòng Tài chính, 1 Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán thanh toán, 2 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau: Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp, giúp giám đốc lập dự toán thu chi tài chính hàng năm, tham mưu cho giám đốc trong việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, tham gia lập kế hoạch sản xuất và các chỉ tiêu giao nộp Ngân sách Quốc phòng và Nhà nước. Kế toán trưởng có vai trò xác nhận chứng từ ban đầu được lập có ý nghĩa kinh tế và minh chứng cho nghiệp vụ xảy ra, cho phép chứng từ luân chuyển đến nơi quy định, đóng dấu tất cả sổ tài khoản của Xí nghiệp. Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán tiêu thụ, thanh toán nợ phải thu, nợ phải trả: Một mặt lập hồ sơ hàng tháng về tình hình gửi hàng đi và tiêu thụ hàng hoá, lập, tham gia luân chuyển, định khoản và phân loại cho chứng từ liên quan theo quy định. Mặt khác, theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu, nghiệp vụ chi vốn bằng tiền, bằng hiện vật, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn tại Ngân hàng để hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được ký duyệt đóng dấu để viết phiếu thu hoặc phiếu chi, xin chữ ký của Kế toán trưởng, chữ ký của giám đốc, sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện. Hơn nữa, với tư cách là một Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán đồng thời kiểm tra tất cả chứng từ gốc trước khi cập nhật vào máy và quản lý lưu trữ; quản lý chặt chẽ sổ cái, sổ chi tiết và các bản báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh trên máy cũng như khi in ra. Cuối tháng hoặc cuối quý kết sổ và báo cáo Kế toán trưởng kiểm tra ký vào sổ tháng đó, quý đó. Kế toán tổng hợp còn giúp Kế toán trưởng tổng hợp, cân đối sổ sách, lập Báo cáo tài chính. Kế toán nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu thu mua, tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, định mức tiêu hao vật liệu, tìm các biện pháp giảm giá, tiết kiệm vật liệu dùng cho sản xuất và khắc phục trường hợp hao hụt mất mát các loại vât liệu. Kế toán vật liệu còn có nhiệm vụ xuống kho giao nhận chứng từ gốc, định khoản và phân loại chứng từ, ghi đơn giá và thành tiền, dùng phiếu nhập - xuất vật tư để cập nhật vào máy tính. Kế toán giá thành, TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu, tình hình biến động và hiệu quả sử dụng TSCĐ, tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách, nguyên tắc ghi chép biến động TSCĐ rồi đưa lên Kế toán trưởng xác nhận trên cơ sở công tác quản lý tài sản tại các phòng, ban. Kế toán tiền lương, BHXH kiêm Thủ quỹ: có nhiệm vụ tính toán các chỉ tiêu về lương, BHXH hàng tháng đồng thời cập nhật và định khoản nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và BHXH. Bên cạnh đó, để thuận lợi cho công tác quản lý, Kế toán có thể chỉ tiếp nhận chứng từ lao động tiền lương dưới phân xưởng gửi lên và ký xác nhận để chuyển chứng từ cho Thủ quỹ thanh toán. Do giảm thiểu khối lượng công việc như vậy, Kế toán tiền lương và BHXH đồng thời trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, căn cứ chứng từ thu-chi đầy đủ chữ ký mới được thực hiện. Thủ quỹ quản lý sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp, báo cáo Kế toán trưởng kiểm tra và ký sổ. Hàng ngày thủ quỹ nghỉ thu chi tiền vào hồi 16 giờ, kiểm quỹ và liêm phong két. Chìa khoá két cho vào túi niêm phong gửi văn thư bảo mật không được mang về nhà. Do công tác kế toán mỗi phần hành tương đối đơn giản lại có sự trợ giúp của máy vi tính nên việc kiêm nhiệm một số phần hành của kế toán viên ở Xí nghiệp là hoàn toàn phù hợp. Quan hệ lao động trong bộ máy là quan hệ trực tuyến, phù hợp với nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp từ Kế toán trưởng hay Trưởng phòng Tài chính của Xí nghiệp đối với kế toán viên. Với các tổ chức như trên, mỗi bộ phận kế toán tuy có chức năng, nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó thiết lập được mối quan hệ quản lý về mặt tổ chức cũng như về mặt tài chính giữa phòng Tài chính với các phòng ban khác, vừa bảo đảm nguyên tắc "phân cách nhiệm vụ" vừa giảm thiểu chi phí về nhân sự, chi phí tổ chức, nhất là giảm sự lãng phí mà không hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát. Tuy nhiên, sự phân công nhiệm vụ trong đơn vị còn chưa thực sự triệt để, và hiệu quả còn thiếu tính chủ động và khoa học trong việc phân công công việc hàng ngày nên còn tạo một số khó khăn cho công tác hạch toán và kiểm tra, kiểm soát. Phần III Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 cho thấy sự vận dụng linh hoạt lý thuyết tổ chức kế toán nói chung áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Thông qua đó, em muốn đưa ra một số nhận xét và ý kiến của mình góp phần hoàn thiện những mặt, theo em, chưa thật tốt trong tổ chức kế toán của đơn vị, rút ngắn khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, tạo tiền đề cho em có cơ sở lý luận và thực tiễn phù hợp với yêu cầu của bài viết và môn học. Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp Việt Nam phải hoạt động trong một môi trường kinh doanh với nhiều thành phần kinh tế và đa hình thức sở hữu. Đây là một thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong tiến trình mở rộng thị trường và quan hệ đối tác nhưng đồng thời cũng là thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp trong chiến lược cạnh tranh gay gắt nhằm khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Bên cạnh đó, đứng trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đang ngày càng được đẩy mạnh, các doanh nghiệp không những không thể tách mình ra khỏi cộng đồng đó mà còn phải không ngừng đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hoàn thiện tổ chức công tác quản lý, nhất là tổ chức hạch toán kế toán nói chung hay tổ chức công tác kế toán nói riêng, bởi đó không chỉ là công việc tính toán ghi chép thuần tuý về nguồn vốn và quá trình tuần hoàn vốn mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, công cụ thiết yếu của quản lý, hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình tài chính và kinh doanh cua doanh nghiệp mình. Với bề dày kinh nghiệm gần 30 năm hoạt động trên thương trường cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng, bộ máy kế toán được tổ chức khoa học và hiệu quả, Xí nghiệp Dược phẩm 120 đã ngày càng khẳng định vị thế của mình trong cơ chế đổi mới hiện nay. Mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp là loại có tính năng đặc biệt, tác động trực tiếp tới sức khỏe con người nên Xí nghiệp phải chịu sức ép từ rất nhiều bên hữu quan, tuy nhiên, việc tổ chức công tác kế toán hợp lý đã giúp cho đơn vị vừa cung cấp nhiều loại thuốc khác nhau đáp ứng đủ, tốt nhu cầu khám chữa bệnh lại vừa bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Có thể nói, tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp đã đạt được những thành công nhất định. Điều này còn nhờ vào việc tổ chức hệ thống sổ và bộ máy kế toán một cách hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Một số ưu nhược điểm trong tổ chức kế toán của Xí nghiệp: Việc vận dụng hình thức kế toán và sổ sách kế toán: Hình thức Chứng từ-ghi sổ được áp dụng có cải tiến trên máy vi tính đã giúp Xí nghiệp khai thác khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, giảm tối đa những sai sót trong tính toán ghi chép, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu lao động kế toán mà vẫn bảo đảm tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu cầu của công tác quản lý và điều hành. Hình thức này tuy áp dụng phù hợp với thiết kế hệ thống sổ trên máy nhưng lại bỏ qua sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ do đó, chỉ phản ánh được các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế trên cơ sở các Bảng kê chứng từ mà không phản ánh được trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ. Tổ chức công tác kế toán của các phần hành: Tại Xí nghiệp tuy không tổ chức nhiều phần hành, khối lượng công tác kế toán mỗi phần hành không nhiều nhưng tất cả đều thống nhất theo trình tự kế toán từ chứng từ, tính giá, đối ứng đến tổng hợp và cân đối tạo thuận lợi cho công tác kế toán diễn ra liên tục, nhất quán, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kiểm soát dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc lập, ghi chép trên chứng từ và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính, vận dụng vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Giai đoạn tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức sổ tài khoản và lập báo cáo kế toán được thực hiện tự động nhờ máy vi tính đã rút ngắn rất nhiều thời gian giữa các bước trong trình tự kế toán, rút ngắn thời gian tổng hợp thông tin để cung cấp cho người ra quyết định. Tổ chức kế toán vật liệu: Xí nghiệp đã xây dựng được hệ thống định mức vật liệu dùng cho sản xuất nhằm loại trừ việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. Xí nghiệp cũng đã xây dựng sổ danh mục vật liệu theo thứ tự sắp xếp chữ cái đầu tiên của tên vật liệu từ A-Z hợp lý giúp cho công tác theo dõi và quản lý vật liệu dễ dàng hơn. Tổ chức lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ nhập, xuất vật liệu tương đối tốt, phù hợp điều kiện thực tế của Xí nghiệp, không xảy ra tình trạng chứng từ không hợp lệ vẫn được phép luân chuyển và thực hiện nghiệp vụ. Tổ chức Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tự động trên máy vi tính và sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên đã cung cấp thông tin kịp thời và đa dạng về tình hình biến động nguyên vật liệu, hạn chế việc sai sót trong ghi chép tên và ký mã hiệu rất khó đọc, khó viết của các hoá chất. Vật liệu được bảo quản trong điều kiện đảm bảo về nhiệt độ, ánh sáng, có ngăn chứa đựng riêng cho mỗi loại, thuận lợi cho việc vận chuyển nhập, xuất vật liệu và công tác kế toán theo dõi và ghi chép. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Do có sự trợ giúp của máy tính, kế toán đã bỏ qua một số chỉ tiêu cần phản ánh trên chứng từ. Tuy việc này không ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển chứng từ nhưng làm giảm tính hợp lệ của chứng từ khi có bất thường xảy ra bởi vì chứng từ gốc là bằng chứng xác thực có giá trị nhất xác minh nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh. Ví dụ: Phiếu nhập, xuất kho vật liệu do luôn luôn do phòng Kế hoạch lập theo kế hoạch sản xuất cấp trên giao nên chỉ có chữ ký của giám đốc mà không có chữ ký của phụ trách cung tiêu. Bên cạnh đó, kế toán còn bỏ qua việc định khoản trên chứng từ gốc, ghi số lượng nhập xuất theo yêu cầu nhưng không phản ánh số thực tế nhập xuất. Đối với nhiều vật liệu phản ánh trên cùng 1 chứng từ nhập xuất, kế toán không ghi thành tiền từng loại mà chỉ tính số tổng cộng, điều này gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Ngoài ra, bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất được bố trí ở hai nơi cách nhau tương đối xa có ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian luân chuyển của chứng từ. Tổ chức phân loại và đánh giá: Việc phân loại theo công dụng, tính chất và sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là thích hợp với vật liệu và sản phẩm dược của Xí nghiệp, tuy nhiên, việc định giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn gây khó khăn trong việc tính toán, nhất là khi có nhiều nghiệp vụ nhập một loại vật liệu trong cùng 1 tháng. Kế toán máy giảm nhẹ được công tác tính toán thủ công nhưng không phải là không có sai sót, vẫn phải thực hiện kiểm tra, tính toán lại bằng tay. Việc tập hợp chi phí để tính giá vốn thành phẩm nhập kho hay xuất bán phải thực hiện tách riêng trên phần mềm Excel để tránh nhầm lẫn nên gây mất nhiều thời gian hơn cho công tác tính giá. Tổ chức ghi sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo cho các phần hành được thực hiện tự động trên cơ sở đối ứng kế toán mà kế toán phần hành cập nhật. Chính điều này tạo nhiều thuận lợi cho công tác kế toán trong việc phản ánh số liệu tổng hợp chính xác trên sổ sách, báo cáo nhưng đồng thời rất khó kiểm soát khi xảy ra chênh lệch do sai sót hay gian lận (nếu có), nhất là trong điều kiện chỉ có một máy vi tính dùng cho cho cả phòng Tài chính. Tổ chức chi tiết và tổng hợp công tác kế toán vật liệu cơ bản là tốt nhưng chỉ đối chiếu sổ sách, không kiểm kê thực tế mà 6 tháng mới kiểm kê một lần. Chủng loại vật liệu rất nhiều và rất dễ nhầm lẫn nên rất khó tìm ra sai sót phát sinh tháng nào khi có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế đồng thời khó kiểm tra vật liệu ít sử dụng bị kém phẩm chất. Tổ chức bộ máy: Với quy mô sản xuất và quản lý không lớn, việc áp dụng hình thức kế toán tập trung của Xí nghiệp tỏ ra rất phù hợp vì nó bảo đảm sự thống nhất, phát huy đầy đủ vai trò và chức năng giám đốc kiểm tra của mình, tránh lãng phí thời gian, tiền của và công sức. Bên cạnh đó, sự kiêm nhiệm một số phần hành kế toán đã tiết kiệm nhân lực, vật lực của Xí nghiệp mà vẫn phát huy ưu thế của phân công lao động và chuyên môn hoá. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và quan hệ lao động kế toán trực tuyến hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quản lý tại Xí nghiệp nhưng lại tập trung quyền lực vào người đứng đầu bộ máy. Bởi vì đặc thù riêng của đơn vị là sản xuất thuốc chữa bệnh, Xí nghiệp không chỉ yêu cầu đội ngũ kế toán có chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải nắm vững về chủng loại, tính chất và cách ghi chép các loại hoá chất dược liệu nên đó cũng là một hạn chế trong tổ chức quản lý của Xí nghiệp khi mà không phải ai trong bộ máy kế toán đều am hiểu tường tận các loại thuốc. Việc tự động hoá trên máy vi tính cũng có mặt trái khi mà người làm kế toán không cần phải hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán, chỉ cần đảm nhiệm phần hành của mình hiệu quả nên nhiều khi họ có thể cập nhật số liệu và lên báo cáo chính xác nhưng lại không hiểu rõ quy trình kế toán, gây nhiều khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu của bên ngoài cũng như bên trong đơn vị. Sử dụng một máy vi tính duy nhất trong phòng Tài chính gây ảnh hưởng cho công tác cập nhật số liệu khi mà hai kế toán viên kế toán viên cùng vào số liệu tại một thời điểm hay khi kế toán trưởng muốn lên báo cáo vào thời điểm bất kỳ lại phải đợi kế toán phần hành hoàn thành công việc của mình. Có thể nói, những khó khăn tồn đọng của Xí nghiệp không phải là nhiều song nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh và quản lý của Xí nghiệp nếu như không có những cải tiến thay đổi trong toàn Xí nghiệp. Không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, cải tiến công nghệ sản xuất, hoàn thiện công tác quản lý và kế toán là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp muốn đứng vững trong thị trường mở cửa hiện nay. Xí nghiệp 120 sẽ không duy trì được vị thế của mình nếu không tuân theo quy luật đó, nhất là khi ngày càng nhiều doanh nghiệp ra đời hoạt động trong lĩnh vực Công nghiệp dược, ngày càng nhiều tổ chức quan tâm và đầu từ cho lĩnh vực này. Đời sống nhân dân đang dần được cải thiện. Một khi cuộc sống khá hơn con người ta bắt đầu đòi hỏi nhiều hơn đến nhu cầu khám chữa bệnh, không chỉ phát hiện bệnh kịp thời, không chỉ có thuốc chữa mà còn phải là thuốc tốt, có hiệu quả. Qua đó, có thể nhận thức được tầm quan trọng của Xí nghiệp Dược phẩm 120 trong nhiệm vụ sản xuất dược phục vụ nhân dân. Và không gì khác ngoài hiệu quả của công tác kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý, là một trong những yếu tố quyết định đến vị thế của Xí nghiệp trong xu thế hội nhập, cạnh tranh toàn cầu, trong vai trò kế thừa và phát huy những thành tựu trước đó của ngành Công nghiệp dược Việt Nam. Với quan điểm như trên, dưới đây là những suy nghĩ chủ quan của riêng em nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của Xí nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Về tổ chức bộ sổ kế toán: So với Chế độ kế toán, Xí nghiệp đều không có sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ trên máy cũng như khi in ra giấy. Xí nghiệp nên có sự bổ sung sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ trên phần mềm kế toán của mình cho phù hợp với quy định tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Đây là việc không phải thực hiện được ngay nhưng có thể kết hợp với công việc khác cần làm sẽ trình bày dưới đây. Tuy trên máy không đưa ra tuần tự các bước như quy trình tổ chức sổ của kế toán thủ công nhưng phải kiểm tra quy trình đó trên máy bằng cách sử dụng 1 số phím chức năng hoặc in ra để đối chiếu sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Chẳng hạn, để kiểm tra số tổng hợp chi tiết nhập-xuất-tồn 1 loại vật tư có khớp với số liệu trên Bảng cân đối vật tư hay không, kế toán phải thường xuyên mở Bảng cân đối vật tư, chọn 1 loại vật tư, ấn phím chức năng, màn hình sẽ hiện số liệu chi tiết liên quan đến loại vật tư đó. Đây là một ví dụ cho thấy quy trình tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên sổ tổng hợp chi tiết đòi hỏi kế toán viên phải nắm được. Tổ chức công tác kế toán: Dù được cập nhật trên máy nhưng chứng từ gốc vẫn có giá trị bằng chứng hơn hẳn, do đó, kế toán Xí nghiệp nên có chú ý hơn trong việc ghi đủ các yêu tố quy định trên chứng từ, nhất là chứng từ nhập-xuất kho vật liệu, loại chứng từ sử dụng nhiều nhất ở Xí nghiệp. Về tổ chức đánh giá cho hàng tồn kho, theo ý kiến của em Xí nghiệp có thể chuyển sang lựa chọn phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Bởi vì, xét về mặt lý thuyết, phương pháp đơn giá bình quân liên hoàn mà Xí nghiệp đang áp dụng mặc dù cho trị giá vốn hàng tồn kho chính xác hơn phương pháp bình quân dự trữ nhưng trên thực tế việc tính toán lại rất phức tạp hơn phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ rất nhiều khi xuất hiện nhiều lần nhập xuất kế tiếp nhau trong một thời kỳ ngắn. Với việc áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, Xí nghiệp chỉ cần theo dõi số lượng và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ và số lượng hàng xuất kho trong kỳ sẽ dễ dàng xác định giá trị gần đúng của hàng xuất trong kỳ. Hơn nữa, giá cả của dược liệu là một loại giá cả rất ít biến động nên kết quả thu được theo phương pháp này sẽ có chênh lệch không lớn so với phương pháp bình quân liên hoàn mà lại tính toán đơn giản, nhanh chóng hơn. Tuy việc thay đổi có khó khăn đối với phần mềm kế toán nhưng thứ nhất, có thể kết hợp việc này với công việc bổ sung sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ, thứ hai là việc tính toán nếu bằng tay sẽ đơn giản hơn, bằng máy sẽ dễ kiểm tra hơn. Tuỳ theo độ dài 1 kỳ hạch toán mà Xí nghiệp lựa chọn để in báo cáo có thể là 1 tháng, 1 quý hay 1 năm mà việc tính giá sẽ thuận lợi khi có sẵn giá trị tồn kho. Mặc dù vậy, đây cũng không hẳn là phương án tối ưu nếu đơn vị có sự đòi hỏi chính xác hơn trong việc tính giá bởi vì phương pháp giá bình quân liên hoàn cho giá trị gần đúng nhất, điều này gây ít biến động giá cả nhất của các loại thuốc sản xuất ra. Xí nghiệp nên tăng cường số lần kiểm kê kho, kiểm kê vật tư-tài sản. 6 tháng mới kiểm kê một lần là một khoảng thời gian rất dài trong khi lại có thể kết xuất báo cáo số liệu thực tế thường xuyên 1 quý, 1 tháng hay thậm chí 1 tuần nếu có yêu cầu của cấp trên. Chủng loại tồn kho rất phong phú, kiểm kê mất rất nhiều công sức, thời gian trong việc nhận diện, cân đo đong đếm dược liệu, do đó, Xí nghiệp tổ chức kiểm kê 2, 3 tháng 1 lần, hoặc kiểm kê đột xuất khi thấy có phát sinh không bình thường hoặc căn cứ vào lô sản phẩm sản xuất ra có biểu hiện không phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật, không giống lô hàng trước. Đối với công tác kế toán TSCĐ: với mật độ kiểm kê như trên, kế toán TSCĐ cần có sự thay đổi trong việc ghi chép biến động tăng, giảm tài sản để phù hợp hơn. Cụ thể, tính khấu hao, kiểm tra độ hao mòn tài sản thông qua con số cụ thể kết hợp giá trị sử dụng thực tế để xác định chính xác tài sản cần xin thanh lý, nhất là đối với nhiều máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất được Liên Xô viện trợ đã rất cũ, cơ sở vật chất nhà xưởng sử dụng đã khấu hao hết mà vẫn được sử dụng và trích khấu hao. Đối với công tác kế toán tiền lương: Tính toán tiền lương cho công nhân thường được thực hiện dưới phân xưởng nên kế toán tiền lương phải thường xuyên theo dõi hơn, không nên uỷ quyền toàn bộ cho phân xưởng mà chỉ theo dõi số liệu cập nhật vào máy. Có như vậy, mới đảm bảo giá thành sản phẩm tính ra được chính xác. Đối với công tác kế toán thanh toán: nợ của Xí nghiệp chỉ cho phép trong vòng 15 - 20 ngày nhưng thực tế khách hàng thường ký nợ từ 20 - 30 ngày mới thanh toán, hơn nữa lại thanh toán sau 1 tháng hoặc trả dần. Vì vậy, kế toán thanh toán cần theo dõi chặt chẽ hơn nữa các khoản công nợ, có thể ngừng cung cấp đối với khách hàng nợ quá hạn hoặc không có khả năng thanh toán. Đối với khách hàng đến thời hạn thanh toán, kế toán thanh toán phải có số liệu xác thực gửi cấp trên để yêu cầu thông báo cho khách hàng, tính lãi suất vay quá hạn trên số tiền trả chậm theo lãi suất quá hạn do Ngân hàng quy định. Đối với công tác kế toán vật liệu và tính giá thành: em cho rằng nên có bảng tính giá thành và tập hợp chi phí theo khoản mục trên phần mềm BSC để hạn chế việc tính riêng trên phần mềm Excel sẽ mất nhiều thời gian hơn cho việc đối chiếu, chỉnh sửa và xem chi tiết, tổng hợp ngay trên một sổ. Tổ chức bộ máy kế toán: Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán: cần được đổi mới và cải tiến. Theo em, trước mắt có thể tăng thêm 1 máy vi tính nữa cho phòng Tài chính. Hai máy vi tính được nối mạng nội bộ sẽ trợ giúp đắc lực cho công tác thông tin và kiểm tra. Một máy dùng cho Kế toán phần hành, máy còn lại sử dụng cho Kế toán trưởng. Kế toán trưởng phải có mã số riêng khi mở các báo cáo đã được lên sổ chính thức tránh việc xem sửa không đúng. Kế toán phần hành cũng có thể có mã số riêng trong phạm vi phần hành của mình để không xảy ra việc thay đổi số liệu, rất khó có thể phát hiện được. Phương pháp này tuy bảo mật được số liệu nhưng cũng không phải tối ưu bởi mỗi khi cần số liệu phần hành khác lại cần có sự cho phép mở mã số của kế toán khác. Do vậy, kế toán viên cần có sự phối hợp điều hoà, hợp tác lao động một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay tại Xí nghiệp chỉ sử dụng một máy in duy nhất là máy in kim. Xí nghiệp nên đề xuất cấp trên bổ sung một máy in lazer. Máy in lazer có tác dụng đẩy nhanh tốc độ in nhưng vẫn cần có máy in kim bởi có những bản báo cáo chỉ máy in này thực hiện được. Đầu tư những phương tiện trên phải bỏ ra rất nhiều kinh phí, nếu chưa nói đến chi phí cho thuê lắp đặt, thiết kế hoàn thiện phần mềm. Tuy nhiên, đây là nhiệm vụ mà Xí nghiệp cần phải thực hiện ngay để phục vụ công tác kế toán một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ lao động kế toán cần được đào tạo không chỉ về nghiệp vụ kế toán, về trình độ tin học mà còn cả về chuyên môn dược liệu. Để thực hiện cả 3 yêu cầu trên là hết sức khó khăn nhưng Xí nghiệp phải thực hiện từng bước một. Do vậy, chuẩn bị cho phương hướng lâu dài, trước mắt, Xí nghiệp cần tăng cường đào tạo kiến thức tin học cho kế toán viên, tiếp xúc nhiều hơn với phần mềm ứng dụng, tìm hiểu thêm về cách ghi chép dược liệu để không viết sai tên vật liệu ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất và uy tín Xí nghiệp. Ngoài phương án trên, trước mắt Xí nghiệp có thể bổ sung cho phòng Tài chính 1 kỹ thuật viên hay một cán bộ tham mưu không chỉ hiểu nghiệp vụ kế toán mà còn rất tường tận các loại thuốc. Biện pháp này sẽ kết nối giữa bộ phận quản lý với bộ phận kế toán và bộ phận sản xuất. Về lâu dài, Xí nghiệp sẽ tăng cường bồi dưỡng chuyên môn dược cho các kế toán viên thông qua việc tổ chức lớp bồi dưỡng ngay tại Xí nghiệp ngoài giờ hành chính hoặc cử cán bộ kế toán đi học thêm ở các lớp ngắn hạn. Công việc thu chi của Xí nghiệp tương đối lớn, bên cạnh đó, lại phát sinh nhiều khoản chi phí chung tuy nhỏ nhưng lại rất cần thiết cho sinh hoạt và công việc hàng ngày, do vậy, nên có 1 thủ quỹ hoạt động độc lập không kiêm nhiệm phần hành nào khác nhằm tạo thuận lợi cho việc bảo quản thu chi quỹ. Việc này có lợi cho công tác quản lý tài chính hàng ngày nhưng lại tăng số lượng lao động kèm theo nhiều khoản chi phí phát sinh cho 1 cán bộ tăng thêm trong khi kế toán 1 số phần hành khác lại rất nhàn rỗi. Cuối cùng, em có một số ý kiến góp phần đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trong tương lai vài năm tới, Xí nghiệp nên có những hoạt động mở rộng thị trường bán buôn, bán lẻ thông qua các đại lý tại các tỉnh xa bởi sản phẩm của Xí nghiệp không chỉ phục vụ quân đội mà còn cả nhân dân cả nước. Nắm bắt nhanh nhạy thông tin thị trường, dự đoán lượng tiêu thụ và giá cả biến động tránh tình trạng ứ đọng vốn, tồn kho quá nhiều làm chí phí liên quan phát sinh quá lớn, đồng thời tăng cường quan hệ với bạn hàng, xúc tiến việc ký kết hợp đồng là những công việc không phải thực hiện theo thời kỳ mà phải đúc kết hàng ngày đưa ra phương án kinh doanh tối ưu của toàn Xí nghiệp, nhất là của ban Thị trường. Như vậy, tổ chức sắp xếp nhân sự hợp lý, phân công quyền hạn và trách nhiệm một cách khoa học, tăng cường kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý, đổi mới quy trình sản xuất, tăng sức cạnh tranh, mở rộng quan hệ thị trường hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán là những nhiệm vụ mà Xí nghiệp luôn phải coi trọng và kết hợp hài hoà nhằm duy trì và đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Những công việc nhỏ nhất, cụ thể nhất có tốt mới giảm được chi phí quản lý, mới phục vụ yêu cầu quản lý một cách hiệu quả nhất. Với những đóng góp vô cùng nhỏ bé trên em hy vọng và tin tưởng rằng Xí nghiệp Dược phẩm 120 sẽ luôn vững bước trên hoạt động thương trường trong thời kỳ đổi mới toàn diện hiện nay và về lâu dài sẽ chiếm vị trí chủ chốt trong ngành Công nghiệp dược Việt Nam. Sự kết hợp chặt chẽ lý luận chung và thực tiễn về tổ chức kế toán tại một đơn vị kinh tế thông qua một phần hành kế toán cụ thể cùng những kiến nghị về phương hướng hoàn thiện cho đơn vị thể hiện rõ nét trong 3 phần đã trình bày giúp em hiểu sâu hơn, rõ ràng hơn về lý thuyết đã học và việc vận dụng lý thuyết đó trong thực tế các doanh nghiệp. Từ đó, có những định hướng tương lai cụ thể cho mình trong quá trình nghiên cứu học tập trên ghế nhà trường và thời gian công tác sau này một cách hiệu quả nhất. Kết luận Qua nội dung được trình bày ở trên, em cho rằng một mô hình tổ chức quản lý và tổ chức hệ thống sản xuất tốt, tổ chức công tác kế toán hiệu quả có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của Xí nghiệp. Trên cơ sở nghiên cứu từ tổng quan đến chi tiết, từ tổ chức công tác đến tổ chức bộ máy, quá trình khảo sát thực tiễn này đã giúp ích em rất nhiều khi vận dụng kiến thức của mình trong việc tìm hiểu mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thực trạng tổ chức công tác kế toán của đơn vị. Trong Báo cáo này, em cũng đã mạnh dạn nêu lên một số ý kiến của mình nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán của Xí nghiệp. Tựu chung lại theo em, Xí nghiệp Dược phẩm 120 cần đẩy mạnh hơn nữa công tác kiểm soát chặt chẽ hoạt động tài chính, phân công lao động một cách cụ thể hơn, đặc biệt cải tiến, nâng cấp thêm máy vi tính phục vụ hiệu quả quy trình hạch toán kế toán trên máy tính, giảm bớt gánh nặng cho lao động kế toán thủ công. Đây là bước tiếp xúc đầu tiên với thực tế, hơn nữa do thời gian tương đối ngắn, Chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo cùng các cô chú phòng Tài chính và Ban lãnh đạo Xí nghiệp để bài viết của em hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn GS-TS Nguyễn Quang Quynh và toàn thể cán bộ phòng Tài chính của Xí nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề thực tập của mình. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết hạch toán kế toán - Nhà xuất bản Tài chính Hà Nội 2. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Nhà xuất bản Tài chính Hà Nội. 3. Kế toán tài chính VAT - Khoa Kế toán-Trường Đại học Kinh tế quốc dân-Chủ biên TS Nguyễn Văn Công. 4. Kế toán quản trị -Khoa Kế toán-trường Đại học Kinh tế quốc dân-Chủ biên TS Nguyễn Minh Phương. 5. Tổ chức hạch toán kế toán- Khoa Kế toán-trường Đại học Kinh tế quốc dân-Chủ biên TS Nguyễn Thị Đông. 6. Hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp - Nhà xuất bản Tài chính. 7. Tạp chí Kế toán số 24/2000, số 28/2001. 8. Tạp chí Kiểm toán các số năm 2000,2001. 9. Nguyên lý kế toán Mỹ, Lý thuyết và thực hành kế toán Mỹ. 10. Kế toán Anh thực hành. 11. Một số tạp chí khác như tạp chí Phát triển kinh tế, tạp chí Tài chính, tạp chí Nghiên cứu lý luận v.v... Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 2 Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 23 Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 60 Kết luận 72 Danh mục tài liệu tham khảo 73