Báo cáo Kế toán nhập xuất vật liệu trong Công ty cổ phần Pin Hà Nội

g cụ, thành phẩm, hàng hóa xuất kho. Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa nhập kho. Cột 3: Căn cứ vào hóa đơn, kiêm phiếu nhập kho ghi giá trị ( số tiền) vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa nhập kho ( cột 3 = cột 1 * cột 2 ). Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xuất kho. Cột 5: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xuất kho ( cột 5 = cột 1 * cột 4 ) Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho. Cột 7: : Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho ( Cột 7 = cột 1 * cột 6 ) Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật tư để xác định số dư cuối tháng. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư và thẻ kho kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Bảng này dùng để tổng hợp giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu nhằm đối chiếu với số liệu tài khoản 152, 153 trên Sổ cái hoặc Nhật ký sổ cái. Căn cứ và phương pháp ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu: Mỗi tài khoản vật liệu được lập một bảng riêng. Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng cột trên sổ chi tiết vật liệu. Cột A: Ghi STT vật liệu, công cụ dụng cụ Cột B: Ghi tên, quy cách vật liệu theo Sổ chi tiết vật liệu (mỗi thứ ghi một dòng) Cột 1: Ghi giá trị tồn đầu kỳ Cột 2: Ghi giá trị nhập trong kỳ Cột 3: Ghi giá trị xuất trong kỳ Cột 4: Ghi giá trị tồn cuối kỳ Sau khi xong tiến hành cộng Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. 2.2.1. Tìm hiểu về việc theo dõi ghi chép chứng từ ban đầu về nhập, xuất vật liệu tại công ty * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào nhu cầu dự trữ và sử dụng NVL của các phân xưởng trong tháng, phòng kế hoạch lập kế hoạch mua NVL, sau đó viết giấy đề nghị lên Phó Giám đốc kinh doanh để chờ duyệt. Cán bộ Phòng kế hoạch sẽ có nhiệm vụ lấy báo giá về công ty, nếu giá cả và chất lượng phù hợp với điều kiện sản xuất của công ty thì Phó giám đốc tiến hành viết hợp đồng mua bán và hợp đồng nguyên tắc rồi giao cho nhân viên đi mua hàng. Công ty quy định tất cả các nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm chất lượng, số lượng trước khi nhập kho. Khi NVL về đến công ty nhân viên thu mua đem hóa đơn nộp phòng kế hoạch vật tư. Dựa vào hóa đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu nhập kho. Mục đích của Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng, giá trị NVL nhập kho làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan. Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho của công ty chủ yếu áp dụng trong trường hợp là nhập kho vật tư mua ngoài, ngoài ra con ghi cho vật tư thừa phát hiện khi kiểm kê. Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu số 01 -VT do Bộ tài chính ban hành. Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, hộ tến người nhập vật tư, số hóa đơn,... Phiếu nhập kho của công ty được lập thành 2 liên: - Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để tiến hành hạch toán. - Một liên nhân viên thu mua dùng để thanh toán cùng hóa đơn mua nguyên vật liệu với kế toán thanh toán. Phương pháp luân chuyển chứng từ: - Phiếu nhập kho do Phòng kế hoạch của công ty lập thành 2 liên như trên và được đặt giấy than viết một lần. Sau đó, người lập phiếu ký, trước bước này người lập phiếu phải căn cứ vào chứng từ bên bán là Hóa đơn bán hàng và thẻ kho để viết Phiếu nhập kho. - Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho hoặc Phòng kế toán ký - Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư - Nhập kho xong, thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi ngày, tháng năm nhập kho, số lượng thực nhập kho vào cột thực nhập và cùng người giao hàng ký vào Phiếu nhập kho. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên sơ đồ sau: Hóa đơn GTGT Thẻ kho Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Thủ kho Thẻ kho Đối chiếu cuối kỳ Phòng kế toán Sổ chi tiết vật tư Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trong trường hợp này thì việc lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống như trường hợp NVL mua ngoài. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu được thể hiện trên các mẫu bảng biểu sau: Bảng 06: Hóa đơn GTGT mua vào Bảng 07: Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Bảng 08: Phiếu nhập kho Trở lại với ví dụ: - Ngày 12/4/2009, công ty mua Mangan Thái Nguyên theo hóa đơn GTG của Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất với số lượng 2.000kg, đơn giá 25.500 đồng/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 115. - Ngày 15/04, Công ty mua nhập kho 1.600kg Mangan, giá mua ghi trên hóa đơn 26.500đồng/kg, Công ty chưa thanh toán tiền hàng. NVL đã nhập kho đủ theo phiếu nhập số 116. - Ngày 21/04/2009, Công ty mua Kẽm của Công ty TNHH Thanh Phong với số lượng 400kg, đơn giá 24.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 117. - Ngày 26/04/2009, Công ty mua 500kg kẽm của Công ty TNHH Thanh Phong với số lượng 500kg, đơn giá 25.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 118 Ta có mẫu bảng biểu về Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm như sau: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035635 Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên Số tài khoản: 01102220 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Mangan kg 2.000 25.500 51.000.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 51.000.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 2.550.000 Tổng cộng thanh toán 53.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi ba triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 1 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035636 Ngày 15 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên Số tài khoản: 01102220 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Mangan kg 1.600 26.500 42.400.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 42.400.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 2.120.000 Tổng cộng thanh toán 44.520.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 2 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035637 Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thanh Phong Địa chỉ: Thành phố Bắc Ninh Số tài khoản: 01101320 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Kẽm kg 400 24.500 9.800.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 9.800.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 490.000 Tổng cộng thanh toán 10.290.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 3 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035638 Ngày 26 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thanh Phong Địa chỉ: Thành phố Bắc Ninh Số tài khoản: 01101320 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Kẽm kg 500 25.500 12.750.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 12.750.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 637.500 Tổng cộng thanh toán 13.387.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu ba trăm tám bảy nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 4 Từ những Hóa đơn GTGT trên kế toán tiến hành lập Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm. Do sự trùng lặp về bảng biểu nên trong phạm vi báo cáo này em xin phép chỉ nêu Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm của các ngày 12/04, ngày 21/04. Công ty cổ phần Mẫu số: 01 - VT Pin Hà Nội (QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Số: 115 Nợ TK: 1521: 51.000.000 Có TK 331: 51.000.000 Họ và tên người giao hàng: Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất Theo HĐ số 35635 Ngày 12 tháng 04 năm 2009 của Đông Bác mã số thuế 46R00907006 Nhập tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Mangan Thái Nguyên kg 2.000 2.000 25.500 51.000.000 2 Cộng 2.000 2.000 51.000.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Năm mươi mốt triệu đồng Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký BẢNG 5 Công ty cổ phần Mẫu số: 01 - VT Pin Hà Nội (QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Số: 117 Nợ TK: 1521: 9.800.000 Có TK 331: 9.800.000 Họ và tên người giao hàng: Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất Theo HĐ số 35635 Ngày 12 tháng 04 năm 2009 của Đông Bác mã số thuế 46R00907006 Nhập tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Kẽm kg 400 400 24.500 9.800.000 2 Cộng 400 400 9.800.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Chín triệu tám trăm nghìn đồng Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký BẢNG 6 Công ty cổ phần Pin Hà Nội Mẫu số: 03 - VT Bộ phận vật tư (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ( Vật tư, sản phẩm hàng hóa) Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Số 115 Căn cứ HĐ số 0035635 ngày 12 tháng 04 năm 2009 của Công ty cổ phần Pin Hà Nội với Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Chương : Trưởng ban Bà: Nguyễn Thị Vân : ủy viên Ông: Nguyễn Thái Sơn : ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Mã số Số lượng đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Mangan Toàn bộ kg 2.000 2.000 0 ef Ý kiến Ban kiểm nghiệm: Hàng đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật viên Thủ kho Trưởng ban Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 7 Công ty cổ phần Pin Hà Nội Mẫu số: 03 - VT Bộ phận vật tư (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ( Vật tư, sản phẩm hàng hóa) Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Số 116 Căn cứ HĐ số 0035637 ngày 21 tháng 04 năm 2009 của Công ty cổ phần Pin Hà Nội với Công ty TNHH Thanh Phong Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Chương : Trưởng ban Bà: Nguyễn Thị Vân : ủy viên Ông: Nguyễn Thái Sơn : ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Mã số Số lượng đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Kẽm Toàn bộ kg 400 400 0 bf Ý kiến Ban kiểm nghiệm: Hàng đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật viên Thủ kho Trưởng ban Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 8 * Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Kế toán sử dụng chứng từ là Phiếu xuất kho NVL để làm thủ tục xuất kho. Mục đích của Phiếu xuất kho là theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán NVL ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02-VT do Bộ tài chính ban hành. Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật liệu, dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Tên, địa chỉ của Công ty, số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do sử dụng và xuất kho vật tư. Các trường hợp xuất kho của NVL trong Công ty chủ yếu là xuất vật tư sử dụng cho sản xuất. Khi các phân xưởng có nhu cầu về vật tư, phòng kế hoạch sẽ lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên: + 1 liên lưu tại phòng kế hoạch vật tư + 1 liên giao cho bộ phận sử dụng và nộp lại cho phòng kế toán + 1 liên giao cho thủ kho để xuất kho vào thẻ kho Phương pháp luân chuyển, kiểm tra ghi sổ Phiếu xuất kho: - Bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc bộ phận vật tư lập Phiếu xuất kho thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần: ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách đơn vị tính và mã số của vật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng. - Sau khi lập Phiếu xuất kho xong thì chuyển cho Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ chuyển lên Phòng KHVT, hoặc bộ phận sử dụng, hoặc thủ kho tùy theo yêu cầu và mục đích xuất kho ký duyệt, và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. - Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất của từng thứ vật liệu, sau đó ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào chứng từ. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ là Phiếu đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu đề nghị cấp vật tư được lập sau khi Quản đốc phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty để tiến hành tính định mức tiêu hao NVL và Phòng kinh doanh xem xét nhu cầu thực tế để quyết định cho xuất kho NVL. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên sơ đồ sau: Đơn xin cấp vật tư Phòng kinh doanh Phòng KHVT Đối chiếu cuối kỳ Bộ phận sử dụng Kế toán vật tư Thủ kho Thẻ kho Ngoài trường hợp xuất kho vật tư cho sản xuất sản phẩm như đã trình bày ở trên, ở công ty còn có thêm trường hợp xuất NVL cho sửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị. Thêm vào đó, công ty cũng có bán vật tư nhưng với số lượng rất ít. Các trường hợp xuất NVL để tham gia liên doanh và góp vốn thì hầu như không được áp dụng tại công ty. Khi xuất kho Phiếu xuất kho được lập ngay cho mỗi nghiệp vụ xuất, trong trường hợp bán vật tư thì có thêm Hóa đơn GTGT cho vật tư được bán. Công ty cổ phần Mẫu số: 02 - VT Pin Hà Nội ( QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 04 năm 2009 Nợ TK: 621 : 12.280.000 Số: 201 Có TK 1521: 12.280.000 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Pin số 1 Lý do xuất kho: Sản xuất Pin R20 Xuất tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Kẽm bf kg 500 500 24.560 12.280.000 2 Cộng 2.700 2.700 12.280.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Mười hai triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng Ngày 20 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 9 Công ty cổ phần Mẫu số: 02 - VT Pin Hà Nội ( QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 04 năm 2009 Nợ TK: 621 : 69.795.000 Số: 202 Có TK 1521: 69.795.000 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Pin số 1 Lý do xuất kho: Sản xuất Pin R20 Xuất tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Mangan Thái Nguyên ef kg 2.700 2.700 25.850 69.795.000 2 Cộng 2.700 2.700 69.795.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Sáu chín triệu bảy trăm chín mươi lăm nghìn đồng Ngày 20 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 10 2.2.2. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ * Tại kho NVL: Thủ kho đã sử dụng hệ thống thẻ kho để phản ánh hàng ngày về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại NVL. THẺ KHO Tháng 04 năm 2009 Tờ số: 102 Tên nhãn hiệu sản phẩm: Mangan ĐVT: Kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.000 1 2 PN115 PN116 12/04 15/04 Nhập mua Mangan của công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất Nhập mua Mangan của công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất 12/04 15/04 2.000 1.600 3.000 4.600 3 4 PX 182 PX183 20/04 25/04 Xuất kho cho Phân xưởng Pin số 1 Xuất kho cho Phân xưởng Pin số 1 ...... 20/04 25/04 2.700 1.100 1.900 800 Cộng cuối tháng ... ... 300 BẢNG 11 THẺ KHO Tháng 04 năm 2009 Tờ số: 103 Tên nhãn hiệu sản phẩm: Kẽm ĐVT: Kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 800 1 2 PX181 PN117 17/04 21/04 Xuất kho vật liệu Kẽm đế sản xuất Pin Nhập mua Kẽm của công ty TNHH Thanh Phong 17/04 21/04 400 500 300 700 3 4 PN 118 PX184 26/04 28/04 Nhập mua Kẽm của công ty TNHH Thanh Phong Xuất kho vật liệu Kẽm cho Phân xưởng Pin số 1 26/04 28/04 500 300 1.200 900 Cộng cuối tháng 900 800 900 BẢNG 12 * Tại Phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ, xem xét, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ nhập - xuất NVL kế toán tiến hành phân loại từng NVL và ghi vào Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư có nội dung cụ thể trong bảng biểu dưới đây: BẢNG 13 Công ty cổ phần Mẫu số S31 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 04 năm 2009 TK :1521 Tên kho: Hồng Tên, quy cách vật tư: Mangan ĐVT: Kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3 = 1x2 4 5 = 1x4 6 7 = 1x6 8 Tồn đầu kỳ 1.000 25.500.000 PN115 PN116 12/04 15/04 Nhập mua Nhập mua 2.000 1.600 51.000.000 42.400.000 3.000 4.600 76.500.000 118..900.000 PX182 PX183 20/04 25/04 Xuất kho Xuất kho ...... 2.700 1.000 69.795.000 25.850.000 1.900 900 49.105.000 23.255 Cộng tháng x x 4.500 118.400.000 4.200 136.250.000 300 7.650.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 14 Công ty cổ phần Mẫu số S31 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 04 năm 2009 TK :1521 Tên kho: Hồng Tên, quy cách vật tư: Kẽm ĐVT: Kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3 = 1x2 4 5 = 1x4 6 7 = 1x6 8 Tồn đầu kỳ 800 19.200.000 PX181 PN117 17/04 21/04 Xuất kho Nhập mua 400 9.800.000 500 12.280.000 300 700 6.920.000 16.720.000 PN118 PX184 26/04 28/04 Nhập kho Xuất kho 500 12.750.000 300 7.368.000 1.200 900 29.470.000 22.102.000 Cộng tháng x x 900 22.550.000 800 19.648.000 900 22.102.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng Sổ chi tiết vật tư để xác định số dư cuối tháng. Căn cứ vào Sổ chi tiết vật tư và Thẻ kho kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Công ty cổ phần Mẫu số S11 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU TK sử dụng: 1521 Tháng 04 năm 2009 ĐVT: đồng STT Tên, quy cách vật liệu Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ A B 1 2 3 4 1 Mangan 25.500.000 118.400.000 136.250.000 7.650.000 2 Kẽm 19.200.000 22.550.000 19.648.000 22.012.000 .... Cộng 390.500.000 540.880.000 720.902.000 210.478.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 15 2.3. Kế toán tổng hợp vật liệu Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn kho của NVL trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hóa thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Nguyên vật liệu trong Công ty được nhập, xuất kho thường xuyên, và được tổng hợp hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, các tài khoản kế toán NVL được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng giảm NVL. Vì vậy, giá trị NVL trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phương pháp KKTX giúp Công ty quản lý chặt chẽ về NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê ở một thời điểm nào đó sẽ xác định được tình hình thừa, thiếu nguyên vật liệu. 2.3.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu * Quy trình ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ Các loại sổ kế toán NVL dùng trong hình thức Nhật ký - chứng từ được công ty áp dụng là: - Nhật ký chứng từ số 5 - Bảng kê số 3 - Số cái TK 152, TK331 - Sổ kế toán chi tiết vật tư (theo từng đối tượng) - Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (theo từng đối tượng) BẢNG 16: SƠ ĐỒ SỔ SÁCH KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI Phiếu nhập, Phiếu xuất, Bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết vật tư , Sổ chi tiết thanh toán với người bán(theo từng đối tượng) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1, SỐ 5 Bảng kê sô 3 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu SỔ CÁI TK 152, TK331 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phương pháp ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ trong Công ty như sau: (1) Hàng ngày căn cứ vào các Phiếu nhập, Phiếu xuất, Biên bản kiểm nghiệm đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - chứng từ số 5, Nhật ký - chứng từ số 1 hoặc hoặc Bảng kê số 3, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho. Đối với các loại chi phí sản xuất sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các Bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào Bảng kê số 3 và NKCT số 5, NKCT số 1 Đối với Nhật ký - chứng từ số 1, NKCT số 5: được ghi căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê số 3, Sổ chi tiết vật tư, cuối tháng chuyển số liệu vào các Nhật ký - chứng từ này. (2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các NKCT số 1, NKCT số 5, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ với các sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 152, TK331. Đối với các chứng từ có liên quan đến các thẻ kho, sổ chi tiết vật tư thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái TK 152, TK 331 và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT số 1, NKCT số 5, Bảng kê số 3 và Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu được dùng để lập báo cáo tài chính. * Khi hạch toán nhập nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản là: - Tài khoản 152 " Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 được mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ,.. vật liệu. - Tài khoản 111 " Tiền mặt": Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại công ty. Tiền mặt trong công ty bao gồm: Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Tài khoản 1112: Ngoại tệ Tài khoản 1113: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý - Tài khoản 112 " Tiền gửi ngân hàng" Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các tài khoản tiền gửi của Công ty tại Ngân hàng. - Tài khoản 133 " Thuế GTGT được khấu trừ" - Tài khoản 141 " Tạm ứng" Tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng cho công nhân viên chức trong công ty và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Ngoài ra còn một số tài khoản khác. * Trình tự hạch toán NVL: - Phần lớn NVL trong công ty được nhập là do mua ngoài. Khi nhập kho NVL kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Giấy báo nợ của ngân hàng, Phiếu chi,... để ghi định khoản: Ghi nợ TK 152 và ghi Có các TK liên quan( TK 111, 112, 331,...) Ví dụ: Trong kỳ, công ty mua vật liệu của công ty TNHH Hà Phát theo hình thức trả chậm của hóa đơn số 1055 ngày 05/03/2009 thì được phản ánh như sau: Nợ TK 152:128.540.000 Nợ TK 133: 12.854.000 Có TK 331: 141.394.000 - Trong công ty không xảy ra trường hợp: chứng từ về trước hàng cuối tháng chưa về. Còn trường hợp hàng về trước chứng từ cuối tháng chưa về thi rất ít xảy ra, nếu có thì đến cuối tháng thì chứng từ cũng được đưa về. Thực ra công viêc này không ảnh hưởng lắm đến việc ghi sổ NVL là mấy vì kế toán NVL của công ty chủ yếu căn cứ vào Phiếu nhập kho do Phòng kế hoạch lập để làm căn cứ ghi sổ, khi nào có Phiếu nhập chuyển lên thì lúc đó kế toán mới tiến hành định khoản và ghi sổ. - Nếu NVL của công ty được nhập khẩu thì trong bút toán nhập mua NVL còn phản ánh thêm thuế nhập khẩu của hàng nhập như sau: Ví dụ: Nhập khẩu bánh kẽm theo giá 42.000USD (đã thanh toán bằng chuyển khoản). Thuế suất thuế nhập khẩu là 20%, thuế suất thuế GTGT là 10%, theo tỷ lệ giá thực tế 18.500 VND Nợ TK 152: ( 42.000 + 42.000 x 20%)x 18.500 = 932.400.000 Nợ TK 133: 93.240.000 Có TK 3333: 155.400.000 Có TK 112: 870.240.000 - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trở lại ví dụ: Ngày 07/03/2009, Công ty thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắn thành túi đựng sản phẩm. Với giá thực tế xuất của NVL để mang đi gia công là 11.255.000đồng. Chi phí vận chuyển là 457.500đồng. Tiền thuê gia công chế biến là 7.803.000đồng. Sau khi gia công thu được 56.275 túi đựng, đơn giá cho mỗi túi là 346,78đồng/1 túi. Kế toán sẽ định khoản như sau: Tổng giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến là: 11.250.000 + 457.500 + 7.803.000 = 19.515.500 đồng Nợ TK 152: 19.515.500 Có TK 331: 19.515.500 - Ngoài các trường hợp tăng NVL đã nêu ở trên, ở Công ty không còn trường hợp tăng nào khác kể cả NVL được cấp phát, được tài trợ hay góp vốn liên doanh, vốn cổ phần... - Trường hợp phản ánh NVL thừa, thiếu so với hóa đơn: Phần lớn NVL của công ty đều được nhập theo đúng hợp đồng mua bán. Nhưng khi xảy ra trường hợp thiếu thì Phòng kinh doanh của công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp sửa lại hóa đơn theo đúng số hàng thực tế giao nhận và chỉ nhập số lượng thực tế. Đối với trường hợp thừa so với hóa đơn thì trả lại nhà cung cấp số thừa và chỉ nhập theo đúng hợp đồng. Sau khi đã chấp nhận lô hàng Phòng kinh doanh mới tiến hành viết Phiếu nhập kho và là căn cứ giúp kế toán ghi sổ. Để tiến hành quản lý tình hình nhập kho NVL kế toán tiến hành lập Bảng kê phiếu nhập. Bảng kê này phản ánh từng loại NVL nhập kho Công ty. Kế toán căn cứ vào các chứng từ như Phiếu nhập kho NVL, Biên bản kiểm nghiệm,... để tiến hành lập Bảng kê phiếu nhập từng loại. Sau đây là mẫu bảng biểu của Bảng kê phiếu nhập được sử dụng trong Công ty cổ phần Pin Hà Nội: Công ty cổ phần BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Pin Hà Nội Tháng 04 năm 2009 Đvt: đồng STT Tên vật liệu Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền 1 Mangan Thái Nguyên ef kg 3.600 93.400.000 2 Kẽm bf Kg 900 22.550.000 ..... Cộng 345.500.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Ba trăm bốn lăm triệu năm trăm nghìn đồng Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 17 2.3.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu * Hệ thống tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152 " Nguyên vật liệu" - Tài khoản 621 " Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" Chi phí NVL trực tiếp là toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm: nguyên liệu, vật liệu,.. đã tiêu hao cho chế tạo sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nội dung kết cấu: TK: 621 " Chi phí NL, VL trực tiếp Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm Kết chuyển chi phí NVL vào bên Nợ TK 154 Tài khoản này không có số dư. - Tài khoản 627 " Chi phí sản xuất chung" Tài khoản này phản ánh những chi phí sản xuất chung phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất của công ty Nội dung kết cấu: TK: 627 " Chi phí sản xuất chung Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ - Tài khoản 641 " Chi phí bán hàng" Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty, bao gồm các chi phí đóng gói, vận chuyển, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Nội dung kết cấu: TK: 641 " Chi phí bán hàng" Các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. - Tài khoản 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp" Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của công ty gồm các chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác có liên quan hoạt động cả công ty. Nội dung kết cấu: TK: 642 " Chi phí QLDN" Các chi phí QLDN phát sinh trong kỳ Các khoản ghi giảm chi phí QLDN Chi phí QLDN được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về xuất NVL theo từng đối tượng sử dụng kế toán ghi theo định khoản Nợ TK 621,627, 641, 642 Có TK 152 * Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL: - Đối với NVL xuất kho, sau khi tổng hợp được số lượng và giá trị tồn đầu ngày và nhập trong ngày kế toán mới tiến hành xác định đơn giá bình quân của từng loại NVL trong ngày. Như ví dụ đã trình bày trong phần tính giá NVL thì ta có: Đơn giá bình quân của Mangan ngày ngày 12/04 là: 25.500đ/kg - Trong kỳ các nghiệp vụ xuất kho NVL chủ yếu là xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. Ngoài ra còn có các trường hợp khác nhưng với số lượng nhỏ như: xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hay xuất để bán, xuất cho sửa chữa sản phẩm. + Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất thì kế toán tiến hành định khoản cho nghiệp vụ xuất kho luôn. Ví dụ: Ngày 12/04/2009 xuất vật liệu mangan cho Phân xưởng 1 sản xuất trực tiếp với số lượng xuất trong ngày là 2.700kg. Đơn giá bình quân đã xác định được là 25.500đ/kg. Giá trị mangan xuất kho là 68.850.000đ Nghiệp vụ trên có thể ghi định khoản như sau: Nợ TK 6211: 68.850.000 Có TK 152: 68.850.000 + Trong trường hợp xuất kho vật liệu để bán thì cũng định khoản như trường hợp bán sản phẩm bình thường. Ví dụ: Trong tháng 3/2009 công ty bán 200kg giấy cuộn cho Đại lý Hải An, giá vốn của lô hàng là 4.035,26đ/kg, giá bán 5.125.25đ/kg. Nghiệp vụ này được kế toán phản ánh như sau: a) Nợ TK 632: 807.000 Có TK 152: 807.000 b) Nợ TK 111: 1.127.610 Có TK 511: 1.025.100 Có TK 3331: 102.510 - Trường hợp xuất vật liệu để gia công chế biến: Với ví dụ: Công ty thuê ngoài GCCB cuộn bao bì cắt ngắn thành túi đựng sản phẩm. Với giá thực tế xuất NVL để mang đi gia công là 11.255.000đồng. Kế toán sẽ phản ánh như sau: Nợ TK 154: 11.255.000 Có TK 152: 11.255.000 - Trường hợp xuất vật tư cho sửa chữa thường xuyên được hạch toán cụ thể như sau: Ví dụ: Xuất 300kg thép cho sửa chữa phân xưởng ngày 08/08/2009 với tổng giá trị vật tư xuất là 1.025.000đ. Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 627: 1.025.000 Có TK 1527: 1.025.000 - Ở Công ty không có các trường hợp xuất NVL để góp vốn tham gia liên doanh, vốn cố phần, xuất để cho thuê. - Bao bì trong công ty ( Tóp) được tính vào giá thành sản phẩm chứ không hạch toán riêng. Do đó xuất bao bì cho sản xuất cũng hạch toán như xuất NVL bình thường. * Để tiến hành quản lý tình hình xuất kho NVL kế toán tiến hành lập Bảng kê phiếu xuất và Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Đối với Bảng kê phiếu xuất: Bảng kê này phản ánh từng loại NVL xuất dùng cho từng phân xưởng sản xuất trong công ty. Kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho NVL, mục đích cũng như phạm vi phát sinh chi phí để tiến hành lập Bảng kê phiếu xuất từng loại. Ở Công ty Cổ phần Pin Hà Nội, trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên em xin phép được trích dẫn một số nghiệp vụ sau: BẢNG 18 Công ty cổ phần BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Pin Hà Nội Tháng 04 năm 2009 Đvt: đồng STT Tên vật liệu Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mangan Thái Nguyên 05 kg 3.700 25.850 95.645.000 2 Kẽm 07 Kg 800 24.560 19.648.000 .... Cộng 620.902.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Sáu trăm hai mươi triệu chín trăm linh hai nghìn đồng Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Đối với Bảng phân bổ nguyên vật liệu: Bảng này dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị nguyên liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Công viêc này được tiến hành vào cuối tháng và căn cứ trên bảng số liệu là Bảng kế phiếu xuất nguyên vật liệu. BẢNG 19 Công ty cổ phần Mẫu số: 07 - VT Pin Hà Nội QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 04 năm 2009 Số: 121 ĐVT: 1.000đ STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 1521 1522 1523 1524 1 TK 621 380.720 120.750 ..... ..... ..... BP pin đơn 1 150.140 39.250 BP pin đơn 2 169.250 41.180 BP pin đơn 3 161.330 40.320 2 TK 627 105.800 5.280 ..... ..... ..... BP pin đơn 1 33.030 1.499 BP pin đơn 2 38.870 1.796 BP pin đơn 3 33.900 1.985 3 TK 641 1.800 975 634 1.330 4 TK 642 2.350 1.675 918 558 Cộng 486.520 130.180 2.650 1.552 1.888 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) * Vì công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ nên kế toán NVL sử dụng hình thức sổ sách là: Nhật ký chứng từ số 5 và Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Đối với Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán, và được Công ty lập riêng cho từng người bán, phạm vi cung ứng nguyên vật liệu theo từng tháng nhằm quản lý chi tiết giữa Công ty và nhà cung ứng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho mở Sổ chi tiết phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với Nhật ký chứng từ số 5: Được dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ cho Công ty ( Tài khoản 331 " Phải trả cho người bán") NKCT số 5 gồm có 2 phần: Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và Phần theo dõi thanh toán ( ghi Nợ TK 331 đối ứng Có với các tài khoản liên quan). Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các TK liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi Sổ cái BẢNG 20 Công ty cổ phần Mẫu số S31 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 04 năm 2009 TK sử dụng: TK 331 Đối tượng: Công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất ĐVT: 1000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 128.560 12/04 15/04 -HĐ35635 -PN115 HĐ35636 -PN116 12/04 15/04 Mua Mangan Thái Nguyên Mua Mangan Thái Nguyên .......... 1521 133 1521 133 51.000 2.550 42.400 2.120 53.550 44.520 Cộng số phát sinh x x 95.000 121.747,5 x 155.307,5 Số dư cuối tháng x 155.307,5 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 21 Công ty cổ phần Mẫu số S31 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 04 năm 2009 TK sử dụng: TK 331 Đối tượng: Công ty TNHH Thanh Phong ĐVT: 1000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 50.765 21/04 28/04 -HĐ35637 -PN117 HĐ35638 -PN118 21/04 28/04 Nhập mua Kẽm Nhập mua Kẽm 1521 133 1521 133 9.800 490 12.750 637,5 10.290 13.387,5 Cộng số phát sinh x x 23.677,5 x 74.442,5 Số dư cuối tháng x 74.442,5 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 22 Công ty cổ phần Mẫu số S04a-DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 - Phải trả cho người bán Tháng 04 năm 2009 STT Tên đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1522 .. 133 Cộng Có TK331 111 112 .. Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất 128.560 115.950 5797,5 121.747,5 95.000 95.000 155.307,5 2 Công ty TNHH Thanh Phong 50.765 22.550 1.127,5 23.677,5 74.442,5 ... Cộng 210.540 180.500 12.750 9.025 202.275 120.000 292.815 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) * Phương pháp ghi sổ cái tài khoản 152, 331: Sổ cái TK 152, TK 331 được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán của Công ty. Trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ. Công ty cổ phần Mẫu số S05 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CÁI ( Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) TK sử dụng: TK 152 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 .... Tháng 12 Cộng TK 111 160.000 TK 154 158.413.985 TK 331 2.732.954.901 TK 333 8.967.420 Tổng số p/s Nợ 2.900.496.306 Tổng số p/s Có 7.880.714.263 Số dư cuối tháng Nợ Có 14.399.505.574 9.419.287.617 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Ký, đóng dấu) BẢNG 23 Công ty cổ phần Mẫu số S05 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CÁI ( Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) TK sử dụng: TK 331 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 .... Tháng 12 Cộng TK 111 126.305.633 TK 112 2.892.251.969 TK 131 467.500 TK 141 68.950.000 TK 144 55.607..061 TK 311 1.312.123.860 TK 331 126.992.000 Tổng số p/s Nợ 4.582.698.023 Tổng số p/s Có 4.319.478.960 Số dư cuối tháng Nợ Có 368.556.337 105.337.274 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Ký, đóng dấu) BẢNG 24 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NHỮNG VẤN ĐỀ TỒN TẠI THUỘC PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1. Nhận xét về công tác kế toán của công ty. 3.1.1. Những thành tựu đạt được Công ty Cổ phần Pin Hà Nội có quá trình hình thành và phát triển gần 50 năm. Trong quá trình đó công ty đã gặp phải không ít khó khăn, thách thức. Nhưng đến nay, Công ty đã trở thành một doanh nghiệp sản xuất có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Sản phẩm của công ty luôn được người tiêu dùng đánh giá cao cả về chất lượng, mẫu mã và giá cả. Để đạt được những thành tựu đó phải kể đến công sức lao động của cán bộ công nhân viên toàn công ty nói chung và đặc biệt là Phòng kế toán tài chính nói riêng. Nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty, trong đó công tác kế toán NVL của Công ty là một trong những công tác quan trọng bởi chi phí về NVL thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí. Do đó công ty rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và điều đó được thể hiện ở một số ưu điểm sau: Thứ nhất: Công ty đã ổn định và đi vào hoạt động có hiệu quả, quy định và quản lý của công ty được điều chỉnh sát với tình hình thực tế. Đặc biệt trong công tác quản lý NVL Công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản sử dụng. * Đối với công tác thu mua: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng và thị trường nên việc thu mua NVL tương đối ổn định. Bên cạnh đó công ty thường xuyên ký hợp đồng với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, giá cả phù hợp, luôn giao hàng đúng hẹn và kịp thời để công ty có thể sử dụng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm được tiến hành liên tục. Công ty cũng đã tiếp cận với thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là các sản phẩm pin có chất lượng cao đã chiếm lĩnh được thị trường tiêu thụ như R20s, pin tiểu, pin con thỏ,... * Đối với công tác dự trữ bảo quản: Công ty có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học đảm bảo hợp lý theo tính năng công dụng cũng như yêu cầu bảo quản. Ngoài ra, với đội ngũ kho có tinh thần trách nhiệm cao thì việc dự trữ bảo quản NVL được thực hiện khá nề nếp, đảm bảo vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát vật tư gây thiệt hại cho công ty. * Đối với công tác sử dụng: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua hệ thống định mức tiêu hao, NVL xuất kho sẽ được sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát lãng phí. Ví dụ sau quá trình sản xuất, người tổ trưởng đã tổ chức thu gom ngay NVL còn thừa, đồng thời loại bỏ những sản phẩm bị lỗi đưa vào tái sản xuất trở lại. Việc làm này vừa tiết kiệm về NVL vừa giảm thiểu được sự vận chuyển đến nơi sản xuất... Thứ hai: Về phương pháp hạch toán tông hợp NVL được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX), với phương pháp này thì NVL được quản lý chặt chẽ không chỉ theo dõi số tồn mà còn theo dõi tình hình biến động tăng giảm của vật tư nhằm cung cấp thông tin một cách thường xuyên, kịp thời. Sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký- chứng từ, đây là hình thức ghi sổ đơn giản và phù hợp với Công ty và đặc biệt có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy vi tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Về hạch toán chi tiết NVL theo dõi tình hình nhập xuất tồn theo phương pháp thẻ song song có ưu điểm rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời chính xác. Thứ ba: Công ty đã có hệ thống máy vi tính nối mạng đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý cũng như cho công tác kế toán trong Công ty. Cán bộ và công nhân viên của Công ty hầu hết có trình độ chuyên môn, có tinh thần đoàn kết nhất trí nội bộ, có tinh thần trách nhiệm trong công việc và ý thức xây dựng công ty ngày càng phát triển. Với chương trình máy tính được viết riêng, phù hợp với công tác kế toán của Công ty nên việc hạch toán được tiến hành dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng. Máy tính được sử dụng đã trở thành công cụ đắc lực trong công tác hạch toán nói chung cũng như công tác kế toán NVL nói riêng. 3.1.2. Những tồn tại và hạn chế Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý hạch toán NVL thì việc hạch toán vật tư cũng gặp phải những hạn chế và khó khăn nhất định. Do đó cần khắc phục và hoàn thiện những hạn chế này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý. Những nhược điểm còn tồn tại đó là: - Việc tổ chức quản lý và thu mua, dự trữ, bảo quản NVL được tiến hành rất tốt, tuy nhiên công tác kiểm kê NVL chưa được tổ chức theo quy mô lớn và chưa xác định đây là nhân tố tương đối quan trọng trong bảo quản NVL. Nếu việc kiểm tra không được tiến hành quy mô và nghiêm túc sẽ dẫn đến hao hụt, hỏng hóc,... làm ảnh hưởng đến tài chính của Công ty. - Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo hình thức sổ song song có nhược điểm là: phương pháp này dễ ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về số lượng và hiện vật, và chỉ sử dụng được khi Công ty có ít danh điểm NVL, - Những năm gần đây giá nguyên vật liệu đầu vào có nhiều biến động lớn ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. - Khó khăn trong việc phân công và cơ giới hóa công việc kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ chậm dần đến mất thời gian trong quyết toán các nghiệp vụ. Do đội ngũ kế toán trẻ bên cạnh sự năng động nhiệt tình còn có một số nhân viên trình độ thấp, thiếu kinh nghiệm nghề nghiệp, thiếu nhiệt tình trong công tác dẫn đến chất lượng công việc chưa cao, ảnh hưởng đến công việc kế toán của công ty. - Các khoản thu của khách hàng kéo dài liên tục, gây khó khăn cho Công ty trong việc thu hồi vốn để tiếp tục quay vòng sản xuất kinh doanh. - Tình hình bất ổn tại IRA kéo dài cũng ảnh hưởng đến tiến độ thu hồi vốn của công ty trong các hợp đồng xuất khẩu cho IRA. - Vốn để sản xuất kinh doanh là vay của ngân hàng bằng uy tín và tín chấp của công ty 3.2. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty cổ phần Pin Hà Nội Qua những tìm hiểu trên đây về công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần Pin Hà Nội đã cho ta thấy những ưu điểm và nhược điểm trong việc tổ chức hạch toán kế toán phần hành này. Để nâng cao chất lượng và nhằm hoàn thiện hơn trong công tác kế toán NVL em xin được đề xuất một số ý kiến sau: - Về bảo quản và dự trữ NVL: Công tác này ở công ty nhìn chung đã được quan tâm nhưng chưa đủ, công việc kiểm kê NVL trong các kho chưa quy mô và chưa có kế hoạch chung cho tất cả các phân xưởng. Ban kiểm nghiệm vật tư nên tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo tháng hoặc quý cho tất cả các phân xưởng của công ty. Qua kiểm tra sẽ sớm tìm ra các nguyên nhân thiếu hụt hỏng hóc vật twddeer kịp thời có các biện pháp xử lý. - Do mấy năm gần đây giá cả thị trường có nhiều biến động, nên Phòng kế hoạch vật tư, kết hợp với Phòng thị trường tiêu thụ cần phải nhạy bén và nắm bắt những thay đổi của thị trường, tính toán khả năng biến động của thị trường trong tương lai, để Công ty có những bước đi thích hợp. Cần tìm hiểu các sản phẩm được thị trường tiêu thụ mạnh để tiếp tục sản xuất với quy mô và số lượng lớn, cũng như những sản phẩm tiêu thụ chậm và nguyên nhân dẫn đến việc tiêu thụ chậm của những sản phẩm đó. - Công ty công phần Pin Hà Nội là một công ty có quy mô lớn vì vậy mà mỗi phân xưởng trong công ty đều phải có một kế toán viên để tính toán tiền lương và tập hợp chi phí. Với phân xưởng đã sản xuất ra thành phẩm thì có thể tính toán luôn giá thành của thành phẩm, đến cuối tháng gửi cho kế toán giá thành để tổng hợp lại giảm bớt công việc cho kế toán tính giá thành. Vì ngoài công việc tính giá thành kế toán giá thành còn kiêm luôn việc tiêu thụ sản phẩm. - Về chế độ bảo hiểm xã hội: Thông thường đến cuối tháng các phân xưởng phải nộp bảo hiểm lên các phòng ban quản lý cấp trên, song do những khó khăn nhất định mà phân xưởng không kịp nộp bảo hiểm cho các phòng ban cấp trên. Vì vậy công nhân không được hưởng trợ cấp kịp thời khi ốm đau và khó khăn, vì vậy chưa phù hợp với mong muốn của công nhân viên. Nếu tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng tới tiến trình làm việc của công nhân viên. Công ty phải xem lại việc điều phối tiền mặt, thu xếp nhanh chóng để đóng BHXH cho công nhân viên, tạo niềm tin cho công nhân viên yên tâm công tác. KẾT LUẬN Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì số lượng và chất lượng NVL trong Công ty cổ phần Pin Hà Nội đã được quan tâm đầu tư rất nhiều, nhằm đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh cảu công ty, và tạo ra những sản phẩm mà thị trường cần. Do đó, việc quản lý, sử dung và hạch toán NVL trong Công ty cũng đặt ra những yêu cầu mới. Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác hạch toán phần hành này, các cán bộ công nhân viên của công ty đã không ngừng cố gắng, nỗ lực xây dựng hệ thống kế toán hoàn chỉnh hơn, phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty. Qua 12 tuần thực tập tại Công ty cổ phần Pin Hà Nội, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của Giảng viên - Thạc sĩ Trịnh Thị Thu Nguyệt cùng các thầy cô trong nhà trường và các cô chú trong Công ty. Đặc biệt là các cô chú trong Phòng kế toán đã tận tình chỉ bảo em hoàn thành tốt bản báo cáo này. Qua đây, em đã nhận thức được nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán, từ đó thấy rõ được phương châm của Đảng ta là " Học đi đôi với hành", " Lý thuyết gắn liền với thực tế", điều đó không thể thiếu được đối với mỗi sinh viên khi ra trường. Khi ngồi trên ghế nhà trường, được nghe các thầy cô giảng dạy về mặt lý thuyết em vẫn chưa hình dung công việc của một kế toán viên như thế nào. Nhưng qua 3 tháng thực tập tại Công ty cổ phần Pin Hà Nội em đã nhận thức điều đó và thấy rõ rằng giữa lý thuyết và thực hành luôn có sự gắn kết lại với nhau. Trong lần đi thực tập này được sự hướng dẫn của cô Trịnh Thị Thu Nguyệt và các cô chú trong Phòng kế toán của Công ty me đã hiểu sâu hơn về nghiệp vụ kế toán của mình, giúp cho trình độ nhận thức của em được nâng cao hơn. Tuy nhiên do thời gian thực tập tại Công ty có hạn, và những hiểu biết của em còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của Phòng kế toán công ty, các thầy cô giáo và các bạn để em được củng cố thêm kiến thức và hoàn thiện bài báo cáo này.