Báo cáo Kế toán tại Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO

toán thanh toán 2 Chuyên viên Kế toán thanh toán 1 Chuyên viên Kế toán Tổng hợp Chuyên viên Kế toán Tài sản và vật tư phụ tùng Bộ máy cơ cấu tổ chức của phòng kế toán sẽ được định biện phù hợp với yêu cầu,nhiệm vụ của công ty trong từng thời điểm.Nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi chức danh trong phòng được cụ thể hoá bằng bản mô tả công việc.Ngoài các nhiệm vụ và trách nhiệm đã được phân công,khi có công việc nhiệm vụ mới hoặc cần sự hỗ trợ giữa các bộ phận trong phòng,tuỳ từng điều kiện cụ thể và năng lực của từng chuyên viên,nhân viên sẽ được phân công phù hợp. Chức năng của phòng kế toán là tham mưu cho Tổng giám đốc về các lĩnh vực : Tài chính kế toán, đầu tư,kế hoạch và lĩnh vực tổ chức hệ thống kế toán.Chức năng này được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cụ thể như sau: Xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình về quản lý tài chính,hạch toán kế toán phù hợp với các quy định của Nhà nước,thực tế của Công ty và tổ chức thực hiện. Triển khai các quy định của Nhà nước có liên quan trong lĩnh vực tài chính kế toán. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán trong toàn Công ty và trong hệ thống. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán. Tham gia xây dựng định hướng chiến lược phát triển của Công ty,các dự án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư tài chính,các quy chế trong lĩnh vực đầu tư,quản lý tài sản,vật tư.... Xây dựng kế hoạch tổng hợp của Công ty,tổng hợp kế hoạch toàn hệ thống. Xây dựng phương án tổ chức hệ thống kế toán trong Công ty. Quyền hạn của phòng kế toán Kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán khi xét thấy cần thiết. Đề xuất với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán, đào tạo đội ngũ cán bộ,chuyên viên làm công tác tài chính kế toán trong Công ty và hệ thống. Tham gia bố trí sắp xếp hệ thống nhân viên Tài chính - Kế toán, đề xuất với Tổng giám đốc việc bổ nhiệm,miễn nhiệm cán bộ Tài chính - Kế toán trong phạm vi Công ty. Ký duyệt chi hoặc mua sắm trang thiết bị văn phòng theo quy định hiện hành của Công ty. Được quyền quan hệ với các cơ quan hữu quan để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng. Được kí các văn bản, điện mang tính thông báo,hướng dẫn nội bộ. Bố trí, sắp xếp giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền phù hợp với năng lực thực tế của họ. Đề xuất với Tồng giám đốc trong việc định biên,thay thế,bổ nhiệm,miễn nhiệm,nâng lương cán bộ nhân viên dưới quyền,thưởng cho những đơn vị và cá nhân trong và ngoài Công ty có thành tích theo quy định hiện hành của Công ty. Đánh giá chất lượng công tác,danh hiệu lao động của cán bộ nhân viên trong phòng theo quy định hiện hành của Công ty. Các quyền khác do Nhà nước quy định. Cơ cấu kế toán của công ty bao gồm: Kế toán tại công ty: + Đứng đầu là Kế toán trưởng với các nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định và quy trình về tài chính,tài sản,hạch toán kế toán phù hợp với thực tế của Công ty.Tham gia xây dựng các quy chế,quy định về quản lý đầu tư cơ sở vật chất,vật tư phụ tùng,sửa chữa,tiền lương và thanh toán. Tham gia xây dựng các dự án đầu tư cơ sở vất chất kỹ thuật và quyết toán dự án. Hướng dẫn,kiểm tra, đánh giá các đơn vị trong việc thực hiện các quy chế,quy định và quy trình. Trực tiếp chỉ đạo thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp;tổ chức công tác kế toán;công tác lập báo cáo tài chính,báo cáo quản trị định kì và theo yêu cầu của lãnh đạo,phân tích số liệu và tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp phục vụ quản trị điều hành, đầu tư tài chính;giám sát việc thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế, đấu thầu và chọn thầu;duyệt các chứng từ thanh quyết toán,các lệnh thu chi theo quy định;tổ chức lưu trữ số liệu,sổ sách chứng từ theo đúng quy định. Bố trí cán bộ nhân viên trong phòng vào các phần hành nghiệp vụ phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người và yêu cầu của công việc nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Định kì đánh giá kết quả công tác của cán bộ nhân viên trong phòng, đề xuất việc nâng lương,xếp lương cho cán bộ nhân viên trong phòng. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc. + Tiếp đó là Phó trưởng phòng với công việc : Chịu trách nhiệm và trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán. Tham gia xây dựng,hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình thuộc lĩnh vực tài chính kế toán. Tham gia trong các ban dự án đầu tư,thực hiện kiểm tra các dự toán,quyết toán các công trình đầu tư,sữa chữa tài sản liên quan,ký các chứng từ,lệnh thu,chi theo uỷ quyền. Theo dõi và giải quyết về công nợ,các khoản mua sắm thiết bị dụng cụ quản lý văn phòng, Hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ các kế toán viên.Tham gia công tác kiểm tra nội bộ. Tham mưu cho Kế toán trưởng trong việc đánh giá thành tích công tác của cán bộ nhân viên trong phòng. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng. + Một chuyên viên kế toán tổng hợp có nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Tham gia xây dựng kế hoạch và công tác triển khai kế hoạch. Thực hiện công tác kế toán tổng hợp,lập,tổng hợp và hợp nhất hệ thống báo cáo tài chính,báo cáo quản trị theo quy định.Công tác đối chiếu thanh quyết toán với Tổng công ty,người giao đại lý và các đơn vị nội bộ. Giúp kế toán trưởng trong việc phân tích báo cáo tài chính và thực hiện đầu tư tài chính, đầu tư chứng khoán. Báo cáo giá thành vận tải,tổng hợp báo cáo trong hoạt động kinh doanh xăng dầu toàn công ty. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Phó trưởng phòng và kế toán trưởng. + Một chuyên viên kế toán tài sản và vật tư phụ tùng có nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Theo dõi,thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán TSCĐ,nguồn vốn và các quỹ.Giúp kế toán trưởng và phó trưởng phòng trong việc rà soát các dự toán,quyết toán về đầu tư và sửa chữa tài sản. Theo dõi thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán vật tư,phụ tùng,công cụ và nhiên liệu. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhiệm. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến kế toán phải trả người bán,kế toán chênh lệch tỷ giá.Quản lý thu và quyết toán quỹ đoàn phí công đoàn. Lập các báo cáo liên quan tới kế toán tài sản,kiểm kê;vật tư,phụ tùng,công cụ và nhiên liệu. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Phó trướng phòng. + Hai chuyên viên kế toán thanh toán.Chuyên viên 1 đảm nhiệm : Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đối với người cung cấp tại các ngân hàng.Cập nhật chứng từ,lập sổ chi tiết hàng ngày liên quan đến việc thanh toán qua ngân hàng. Theo dõi doanh thu cước vận tải,thuê tàu,các khoản phụ phí theo hợp đồng định hạn và doanh thu xuất khẩu,phí uỷ thác xuất khẩu.Theo dõi QT hao hụt vận chuyển và công nợ khách hàng liên quan. Theo dõi công nợ phải thu,phải trả. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhận. Lập các báo cáo liên quan tới kế toán thanh toán thuộc phần hành được phân công. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Phó trưởng phòng. Chuyên viên 2 đảm nhiệm : Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán về thuế,phí và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước:thuế GTGT,thuế thu nhập doanh nghiệp,thuế thu nhập cá nhân.Quản lý cấp phát,quyết toán hoá đơn GTGT. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan tới thanh toán tiền mặt. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhiệm. Theo dõi quản lý công nợ tạm ứng.Khoán sử dụng điện thoại. Lập các báo cáo liên quan tới kế toán thuộc phần hânh công việc được giao. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của phó trưởng phòng và Kế toán trưởng. + Thủ quỹ chịu trách nhiệm : Chịu trách nhiệm quản lý,tiếp nhận,kiểm đếm tiền mặt(cả nội và ngoại tệ),chứng chỉ có giá liên quan tới việc thu vào,chi ra tại quỹ của Công ty. Thực hiện kiểm tra,kiểm soát về tính hợp pháp các bộ chứng từ trước khi thu tiền vào hoặc chi tiền ra tại quỹ Công ty. Kiểm kê quỹ hàng ngày,khoá sổ quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán tiền mặt về tồn quỹ cuối ngày. Tổng hợp kiểm tra tính chuẩn xác,hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ về chi phí cảng của các tàu để giao lại cho kế toán tổng hợp hành tự. Lập sổ quỹ và quản lý các chứng từ thu,chi từ quỹ tiền mặt trình Ban TGĐ ký phiếu thu,chi trước khi đóng tập để lưu trữ theo quy định. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Phó trưởng phòng. 2.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam,căn cứ tình hình thực tế,chế độ kế toán mới lựa chọn hai hình thức sổ kế toán : Hình thức Nhật ký chung và hình thức Nhật ký - chứng từ.Là công ty thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và căn cứ vào tình hình thực tế,Công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO đã lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp là hình thức Nhật ký - chứng từ. Trình tự ghi sổ như sau : 1. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký - chứng từ hoặc bảng kê,sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất,kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ,các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ,sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ (thẻ) chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ (thẻ) chi tiết có liên quan. Chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ sau đó ghi vào bảng kê,Nhật ký - chứng từ liên quan. 2. Cuối tháng,từ bảng phân bổ,bảng kê,sổ (thẻ) kế toán chi tiết chuyển số liệu vào Nhật ký - chứng từ.Khoá sổ,cộng số liệu trên các Nhật ký - chứng từ,kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ.Lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Cuối tháng,cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Sổ Cái. 3. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - chứng từ,Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Nhật ký chứng từ được mở theo từng tháng một,hết mỗi tháng phải khoá sổ Nhật ký - chứng từ cũ,mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ Nhật ký chứng từ cũ sang Nhật ký - chứng từ mới tuỳ yêu cầu cụ thể của từng tài khoản. 2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng : Năm 2006 Công ty áp dụng các chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2005,Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và đã được Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 20/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006,Thông tư số 21/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.Ngoài ra,Công ty cũng áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp mới được ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.Năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2006 là năm tài chính đầu tiên kể từ khi Công ty cổ phần hoá. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ). Phương pháp hạch toán ngoại tệ : Trong năm,các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản thuộc loại doanh thu,chi phí,TSCĐ,hàng tồn kho được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.Còn các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản tiền và công nợ được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán.Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào thu nhập hoặc chi phí tài chính trong năm.Cuối năm,số dư các khoản mục tiền tệ và công nợ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày kết thúc niên độ kế toán.Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào tài khoản 413-chênh lệch tỷ giá hối đoái sau đó kết chuyển vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính. Đầu năm sau,số dư các tài khoản tiền và công nợ có gốc ngoại tệ lại được đánh giá lại theo tỷ giá hạch toán,chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.Tỷ giá hạch toán năm 2006 là : 16.000 VNĐ/USD.Tỷ giá bình quân liên ngân hàng ngày 31/12/2006 là 16.101 VNĐ/USD. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam thì “Áp dụng thống nhất phương pháp kê khai thường xuyên tại tất cả các đơn vị trực thuộc Tổng công ty”.Là công ty thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO cũng tuân theo nguyên tắc này. Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc.Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Khi bán hàng hoá,thành phẩm doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hoá đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền,chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại. Khi cung cấp dịch vụ,doanh thu được ghi nhận khi không còn yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền hoặc chi phí kèm theo.Trường hợp dịch vụ được thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu trong từng kỳ được thực hiện căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành dịch vụ tại ngày cuối kỳ. Tiền lãi,cổ tức được ghi nhận khi Công ty có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch và doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất từng kỳ.Cổ tức được ghi nhận khi cổ đông được quyền nhận cổ tức. Thuế thu nhập doanh nghiệp : Công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với thuế suất 28% trên thu nhập chịu thuế.Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 02 năm kể từ năm bắt đầu kinh doanh có lãi và giảm 50% trong 02 năm tiếp theo.Trong thời gian miễn thuế Công ty được áp dụng thuế suất 20% đối với lợi nhuận các hoạt động vận tải đường biển,dịch vụ hàng hải.Ngoài ra,Công ty bắt đầu thực hiện niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán từ năm 2006,theo quy định tại Công văn số 11924 TC/CST ngày 20 tháng 10 năm 2004 của Bộ Tài chính,Công ty sẽ được giảm 50% số thuế thu nhập doanh nghiệp tính từ khi kết thúc thời hạn miễn thuế.Như vậy Công ty sẽ được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 04 năm kể từ năm bắt đầu kinh doanh có lãi. Năm 2006 là năm tài chính đầu tiên Công ty hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần và kinh doanh có lãi. Thuế thu nhập doanh nghiệp được miễn giảm được dùng để tăng Quỹ đầu tư phát triển. Tài sản cố định hữu hình : TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.Số năm khấu hao của các loại tài sản cố định áp dụng tại Công ty như sau : Loại tài sản cố định Số năm Nhà cửa,vật kiến trúc 07 - 25 Máy móc và thiết bị 03 - 07 Phương tiện vận tải,truyền dẫn 06 - 12 Thiết bị,dụng cụ quản lý 03 - 05 Tài sản cố định vô hình : Quyền sử dụng đất : là toàn bộ các chi phí thực tế Công ty đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sự dụng,bao gồm : tiền chi ra để có quyền sử dụng đất,chi phí cho đền bù,giải phóng mặt bằng,san lắp mặt bằng,lệ phí trước bạ...Quyền sử dụng đất được khấu hao trong 10 năm. Lợi thế thương mại : được xác định khi xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá.Lợi thế thương mại được khấu hao trong 03 năm. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng là phương pháp khá đơn giản và chính xác, đồng thời làm công tác kế toán gọn nhẹ hơn,giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán mà vẫn đảm bảo tính đúng,tính đủ. Phương pháp tính VAT : Công ty nộp Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.Thuế suất Thuế giá trị gia tăng như sau : Hoạt động vận tải quốc tế,tạm nhập tái xuất : Không chịu thuế Hoạt động vận tải nội địa : 5 % Xăng,dầu, đại lý vận tải : 10 % * Hệ thống chứng từ kế toán Kế toán vốn bằng tiền : Phiếu thu,phiếu chi,giấy thanh toán tạm ứng,giấy báo Nợ,báo Có,séc chuyển khoản,thư tín dụng... Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ : Biên bản giao nhận TSCĐ,biên bản thanh lý TSCĐ... Hạch toán lương và các khoản trích theo lương : Bảng chấm công,Bảng thanh toán tiền lương,Phiếu nghỉ hưởng BHXH... Kế toán tiêu thụ hàng hoá : Phiếu xuất kho,Phiếu thu,Phiếu chi... * Hệ thống tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản của Công ty tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định nhưng cũng cho phép mở thêm các cấp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đối tượng kế toán ở Công ty.Cụ thể : TK 151- Hàng mua đang đi đường,TK 156 – Hàng hoá,TK 157 – Hàng gửi bán được chi tiết cho loại hàng hoá : TK 1511,TK 1561,TK 1571: Xăng dầu TK 1512,TK 1562,TK 1572 : Dầu mỡ nhờn TK 1513,TK 1563,TK 1573 : Hoá chất và dung môi TK 1514,TK 1564,TK 1574 : Nhựa đường TK 1515,TK 1565,TK 1575 : Gas,bếp và phụ kiện TK 1518,TK 1568,TK 1578 : Hàng hoá khác TK 1567 : Hàng hoá bất động sản Từ tài khoản cấp 2 của TK 156 lại chi tiết thành tài khoản cấp 3.Ví dụ : TK 1561 được mở chi tiết : TK 15611 – Giá hạch toán và TK 15612 – Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán.Riêng TK 1567 không chi tiết. TK 131 được chi tiết như sau : TK 1311 : Phải thu khách hàng - TK 13111 : Phải thu khách hàng mua buôn - TK 13112 : Phải thu khách hàng Tổng đại lý - TK 13113 : Phải thu khách hàng đại lý - TK 13114 : Phải thu khách hàng tái xuất - TK 13118 : Phải thu khách hàng PT khác TK 1312 : Phải thu khách hàng trực thuộc - TK 13121 : Phải thu khách hàng mua buôn - TK 13122 : Phải thu khách hàng Tổng đại lý - TK 13123 : Phải thu khách hàng đại lý - TK 13124 : Phải thu khách hàng mua lẻ - TK 13128 : Phải thu khách hàng PT khác Các TK này lại được chi tiết cho từng khách hàng. TK 331 được chi tiết như sau : TK 3311 : Phải trả người bán về hàng hoá TK 3312 : Phải trả người nhận thầu - TK 33121 : Phải trả người nhận thầu về mua sắm tài sản - TK 33122 : Phải trả người nhận thầu về đầu tư XDCB - TK 33123 : Phải trả người nhận thầu về sửa chữa lớn TSCĐ TK 3313 : Phải trả người cung cấp dịch vụ vận tải TK 3318 : Phải trả người bán khác Các TK này lại được chi tiết cho từng khách hàng. TK 511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chi tiết theo loại hình kinh doanh,khách hàng. TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ chi tiết theo loại hình kinh doanh. TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính chi tiết theo khách hàng. Các Tk còn lại cơ bản tuân theo hệ thống TK của Bộ Tài chính và được chi tiết theo yêu cầu sử dụng. *Hệ thống sổ sách * Hệ thống sổ sách báo cáo chi tiết - Thẻ kho - Báo nhập - xuất - tồn - Sổ chi tiết các tài khoản : TK 111,TK 112,TK 211,TK 331... * Hệ thống sổ sách báo cáo tổng hợp - Nhật ký chứng từ - Sổ cái các tài khoản - Sổ tổng hợp *Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo nội bộ : Định kỳ hàng tháng : Báo cáo quỹ,Bảng chấm công Định kỳ hàng quý : Báo cáo lãi lỗ tiêu thụ sản phẩm;Báo cáo tiền mặt,tiền gửi ngân hàng;Báo cáo công nợ. Báo cáo tài chính : Công ty sử dụng cả 4 báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành. Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ :Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam “Quy định thống nhất sử dụng mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp để phục vụ cho lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất”.Do vậy Công ty VIPCO lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. Thuyết minh báo cáo tài chính 2.4 Khái quát các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO Trong thời gian kiến tập tại Công ty VIPCO, em đã tìm hiểu được về một số phần hành kế toán chủ yếu sau 2.4.1 Kế toán Tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn,thời gian sử dụng dài,tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất.Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh,TSCĐ bị hao mòn dần,giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.Việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý và sử dụng đầy đủ,hợp lý công suất TSCĐ góp phần phát triển sản xuất,thu hồi vốn đầu tư nhanh để tái sản xuất,trang bị thêm và không ngừng đổi mới TSCĐ. TK sử dụng : + TK 211 : Tài sản cố định hữu hình + TK 213 : Tài sản cố định vô hình + TK 214 : Hao mòn TSCĐ có 2 TK cấp hai : - TK 2141 : Hao mòn TSCĐ hữu hình - TK 2143 : Hao mòn TSCĐ vô hình Chứng từ sử dụng : + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết Sổ TSCĐ : mỗi loại TSCĐ được mở cho một sổ TSCĐ.Sổ này theo dõi các chỉ tiêu chung về TSCĐ như : Tên, đặc điểm,ký hiệu TSCĐ,tháng năm đưa vào sử dụng,số hiệu TSCĐ,nguyên giá TSCĐ,chỉ tiêu tăng,giảm,khấu hao TSCĐ. Hạch toán tăng TSCĐ : Sau khi ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu,lập Biên bản giao nhận TSCĐ.Kế toán tài sản và vật tư phụ tùng căn cứ vào biên bản này cùng một số giấy tờ khác như các tài liệu kỹ thuật,các hoá đơn... để lập thẻ TSCĐ.Thẻ TSCĐ sử dụng tại phòng kế toán để theo dõi phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ,sự thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ.Tiếp theo thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ.Sổ TSCĐ được lập chung cho toàn doanh nghiệp 1 quyển. Hạch toán giảm TSCĐ : Kế toán tài sản và vật tư phụ tùng tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ ( phần ghi giảm TSCĐ) : Ghi giảm TSCĐ chứng từ số...ngày...tháng...năm và lý do giảm.Sau đó cũng từ thẻ TSCĐ ghi vào sổ TSCĐ. Hạch toán khấu hao TSCĐ : Kế toán tài sản và vật tư ghi vào thẻ TSCĐ(phần Giá trị hao mòn TSCĐ gồm : Năm,Giá trị hao mòn).Sau đó từ thẻ TSCĐ ghi vào sổ TSCĐ. Cuối kỳ,tiến hành cộng sổ TSCĐ,căn cứ vào đó lập Bảng tổng hợp chi tiết tăng,giảm TSCĐ để đối chiếu,kiểm tra với Sổ cái các tài khoản 211,213,214. Sơ đồ Hạch toán tổng hợp TSCĐ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết tăng,giảm TSCĐ Sổ Cái các TK 211,213,214 Nhật ký chứng từ số 7 Chứng từ tăng,giảm,khấu hao TSCĐ Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,10 Thẻ TSCĐ Bảng kê số 4,5,6 Nhật ký chứng từ số 9 Sổ chi tiết TSCĐ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra 2.4.2 Kế toán lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian,khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.Tổ chức hạch toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, đồng thời thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động,tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác.Tổ chức tốt công tác hạch toán tiến lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương,bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ,kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm một cách chính xác. Tài khoản sử dụng + TK 334 – Phải trả công nhân viên + TK 338 - Phải trả,phải nộp khác - TK 3382 : Kinh phí công đoàn - TK 3383 : Bảo hiểm xã hội - TK 3384 : Bảo hiểm y tế Chứng từ sử dụng + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Phiếu nghỉ hưởng BHXH + Bảng thanh toán BHXH Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết : Căn cứ vào các chứng từ lao động,tiền lương,thanh toán lương,kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết sau : - Sổ chi tiết tiền lương : Mở theo tháng để theo dõi tiền lương và các khoản thu nhập khác cho từng CBCNV trong từng phòng ban.Sổ phải theo dõi cụ thể cho từng cá nhân ( Họ tên,chức vụ,hệ số lương,các khoản phụ cấp,tổng tiền lương,các khoản giảm trừ,tạm ứng,số còn thực lĩnh...). - Sổ chi tiết TK 334,TK 338 mở cho từng tháng để theo dõi số dư,số phát sinh Nợ/Có trong tháng của các TK này. * Hạch toán tổng hợp Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ số 7 Sổ Cái TK 334,338 Chứng từ lao động,tiền lương,thanh toán lương Nhật ký chứng từ số 1,2,10 Bảng phân bổ số 1 Bảng kê 4,5,6 Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.4.3 Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán Tài khoản sử dụng TK 156 – Hàng hoá.TK này chi tiết theo loại hàng hoá.cụ thể : - TK 1561 : Xăng dầu - TK 1562 : Dầu mỡ nhờn - TK 1563 : Hoá chất và dung môi - TK 1564 : Nhựa đường - TK 1565 : Gas,bếp và phụ kiện - TK 1567 : Hàng hoá bất động sản - TK 1568 : Hàng hoá khá ha TK 331 - Phải trả người bán.TK này chi tiết theo khách hàng Chứng từ sử dụng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa Bảng kê mua hàng Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết Sổ chi tiết TK 156 : Được ghi căn cứ vào các chứng từ nhập,xuất hàng hoá.Sổ được chi tiết cho từng loại hàng. Sổ chi tiết mua hàng : Được mở cho từng tháng,theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.Mở cho từng loại hàng hoá đã mua vào. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán : Dùng cho từng tháng và được mở chi tiết cho từng khách hàng. - Bảng tổng hợp thanh toán với người bán: Được lập vào cuối kỳ sau khi đã cộng các sổ chi tiết,lấy số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết để lập.Mỗi khách hàng được theo dõi trên một dòng sổ với thông tin số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ/Có và số dư cuối kỳ. * Hạch toán tổng hợp Chứng từ mua hàng và thanh toán Bảng kê số 9 Sổ chi tiết muahàng Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 8 Nhật ký chứng từ số 5 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 331 Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra 2.4.4 Kế toán tiêu thụ hàng hoá và thanh toán với người mua Các nghiệp vụ phát sinh trong phần hành : Xuất kho hàng hoá để bán Phản ánh giá vốn Phản ánh doanh thu : Doanh thu bán hàng,chiết khấu thương mại,chiết khấu thanh toán,giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại... Các loại thuế để xác định doanh thu thuần nhằm xác định lãi - lỗ về tiêu thụ hàng hoá. Việc tiêu thụ hàng hoá trong Công ty có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau như : tiêu thụ trực tiếp,giao hàng đại lý,bán hàng trả góp... Tài khoản sử dụng TK 156 – Hàng hoá.TK này chi tiết theo loại hàng hoá.cụ thể : - TK 1561 : Xăng dầu - TK 1562 : Dầu mỡ nhờn - TK 1563 : Hoá chất và dung môi - TK 1564 : Nhựa đường - TK 1565 : Gas,bếp và phụ kiện - TK 1567 : Hàng hoá bất động sản - TK 1568 : Hàng hoá khác TK 157 – Hàng gửi bán.TK này chi tiết như TK 156 TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 521 - Chiết khấu thương mại TK 531 – Hàng bán bị trả lại TK 532 - Giảm giá hàng bán TK 632 – Giá vốn hàng bán : TK này chi tiết thành 2 TK cấp 2 là : + TK 6321 : Giá vốn.TK này lại được chi tiết theo loại hình kinh doanh. + TK 6322 : Các khoản hao hụt,mất mát HTK,chi tiết theo loại hình kinh doanh. + TK 6323 : Chi phí dự phòng giảm giá HTK,chi tiết theo loại hình kinh doanh. + TK 6328 : Các khoản chi phí vượt mức được tính vào giá vốn hàng. TK 131 - Phải thu khách hàng.TK chi tiết cho từng khách hàng Chứng từ sử dụng - Hoá đơn bán hàng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy báo Có của Ngân hàng Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các chứng từ bán hàng và thanh toán,kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết sau : - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán : Được ghi căn cứ vào các chứng từ nhập,xuất hàng hoá.Sổ được chi tiết cho từng loại hàng. - Sổ chi tiết bán hàng : Được mở cho từng tháng,theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.Mở cho từng loại hàng hoá đã tiêu thụ. - Sổ chi tiết thanh toán với người mua : Dùng cho từng tháng và được mở chi tiết cho từng khách hàng. - Bảng tổng hợp thanh toán với người mua: Được lập vào cuối kỳ sau khi đã cộng các sổ chi tiết,lấy số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết để lập.Mỗi khách hàng được theo dõi trên một dòng sổ với thông tin số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ/Có và số dư cuối kỳ. * Hạch toán tổng hợp Chứng từ bán hàng và thanh toán Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết TK 131 Bảng kê số 10 Bảng kê số 8 Bảng kê số 9 Nhật ký chứng từ số 8 Bảng kê số 11 Bảng kê số 5 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 632,641,642,511,911 Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.5 Kế toán vốn bằng tiền Trong thời gian kiến tập tại Công ty,em nhận thấy phần hành vốn bằng tiền là phần hành quan trọng và rất được quan tâm,chú ý.Vì vậy em tiến hành tìm hiểu sâu hơn về phần hành này. Vồn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ,tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.Trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh,vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm hàng hoá,nguyên vật liệu để kinh doanh vừa là kết quả của việc tiêu thụ hoặc thu hồi các khoản nợ.Vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động.Mặt khác,vốn bằng tiền lại là loại tài sản đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô,lợi dụng,mất mát đặc biệt trong các doanh nghiệp Nhà nước.Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần tuân thủ chế độ,nguyên tắc quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp,trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền và việc ghi chép các nghiệp vụ này. Tiền tại quỹ của Công ty gồm : tiền Việt Nam,ngoại tệ Tiền gửi ngân hàng gồm : tiền Việt Nam,ngoại tệ;tiền gửi chính,tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như séc chuyển tiền,séc bảo chi ... Tài khoản sử dụng Hạch toán tiền tại quỹ Công ty được tiến hành trên tài khoản 111 - Tiền mặt.Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là : + TK 1111 - Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu,chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. + TK 1112 - ngoại tệ : Phản ánh tình hình thu,chi, điều chỉnh tỷ giá,tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo đồng Việt Nam. Hạch toán tiền gửi ngân hàng sử dụng tài khoản 112.Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là : + TK 1121 - Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu,chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại ngân hàng.TK này được chi tiết : - TK 11211 : Tiền gửi Ngân hàng Công thương Hồng Bàng Hải Phòng. - TK 11212 : Tiền gửi Ngân hàng TMCP Hàng Hải (VNĐ) + TK 1122 - Ngoại tệ : Phản ánh tình hình thu,chi,tồn quỹ ngoại tệ tại ngân hàng.TK này có 2 tài khoản cấp 2 : - TK 11221 : Tiền gửi Ngân hàng ngoại thương(USD) - TK 11222 : Tiền gửi Ngân hàng TMCP Hàng Hải (USD) Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ,Công ty hạch toán theo quy định của Bộ Tài chính,số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế được phản ánh vào tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Tổ chức chứng từ * Chứng từ sử dụng : - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy thanh toán tạm ứng - Biên lai thu tiền - Giấy báo Nợ,báo Có,Uỷ nhiệm chi,séc chuyển khoản,séc bảo chi. * Quy trình luân chuyển chứng từ Việc thu,chi tiền tại quỹ của Công ty phải có lệnh thu,lệnh chi và lệch này phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng.Từ lệnh thu,lệnh chi Chuyên viên kế toán thanh toán 2 lập Phiếu thu,Phiếu chi.Người nhận tiền hoặc nộp tiền mang phiếu thu hoặc phiếu chi đến gặp thủ quỹ,thủ quỹ sẽ tiến hành thu,chi theo các chứng từ đó.Sau đó thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên các phiếu thu,phiếu chi. + Phiếu thu tiền mặt : Đối với các khoản thường xuyên.nhỏ thì sau khi người nộp tiền viết giấy đề nghị nộp tiền thì kế toán thanh toán 2 sẽ viết phiếu thu chia làm 03 liên : - Liên 1 : Lưu tại quyển phiếu thu - Liên 2 : Giao cho người nộp tiền - Liên 3 : Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Sau đó phiếu thu được đóng dấu “Đã thu tiền” vào phiếu và chuyển cho kế toán ghi sổ nghiệp vụ thu tiền.Trong một thời gian nhất định,kế toán trưởng xem xét,kiểm tra và ký các phiếu thu.Sau đó thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ các phiếu thu này. Đối với những khoản thu có giá trị lớn và quan trọng thì sau khi kế toán thanh toán 2 lập phiếu thu sẽ không tiến hành chuyển đến cho thủ quỹ và nhận quỹ ngay mà chuyển lên cho Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt trước rồi mới tiến hành nhập quỹ và ghi sổ. + Phiếu chi tiền mặt : Đối với các khoản chi thường xuyên để đáp ứng yêu cầu cần đảm bảo tính kịp thời trong việc luân chuyển chứng từ thì khi có giấy đề nghị chi tiền,giấy đề nghị được chuyển lên cho Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt chi.Sau khi có sự cho phép chi tiền của Giám đốc và Kế toán trưởng,Kế toán thanh toán 2 sẽ tiến hành lập phiếu chi vào gồm 02 liên : - Liên 1 : Lưu tại cuống sổ - Liên 2 : sau khi thực hiện xong nghiệp vụ xuất quỹ và có đủ chữ ký,thủ quỹ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp người nhận tiền yêu cầu,phiếu chi lập thêm 01 liên giao cho người nhận tiền. Phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành xuất tiền, đóng dấu “Đã chi tiền” và chuyển phiếu chi cho kế toán để tiến hành vào sổ. Trong một thời gian nhất định,thủ quỹ tập hợp phiếu chi chuyển lên cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký phiếu.Các chứng từ chi tiền sau khi đã có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc sẽ được đưa vâo lưu trữ và bảo quản của Phòng kế toán. Với những khoản chi lớn thì Phiếu chi phải được Kế toán trưởng và Giám đốc ký,sau đó thủ quỹ mới tiến hành xuất quỹ. CÔNG TY CP VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO Ngày 06/07/2007 Số 168 PHIẾU THU TIỀN MẶT TK_NO TK_CO SO TIEN 1111 13111 14.409.000 Căn cứ Họ tên : Hoàng Thị Kim Loan Mã CBCNV Mã đơn vị 11019109 Đơn vị Cửa hàng Đồ Sơn Giấy GT Ngày Nội dung Loan CH Đồ Sơn nộp tiền hàng Số tiền 14.409.000 VNĐ Bằng chữ Mười bốn triệu bốn trăm linh chín nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán 2 Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) CÔNG TY CP VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO Ngày 10/07/2007 Số 255 PHIẾU CHI TIỀN MẶT TK_NO TK_CO SO TIEN 133121 13881 1111 1111 95.238 1.904.762 Căn cứ Họ tên : Thái Hồ Phong Mã CBCNV Mã đơn vị 90002001 Đơn vị VIPCO HP Giấy GT Ngày Nội dung PKD thanh toán phí thuê xe đưa đón khách Vosa SG Số tiền 2.000.000 VNĐ Bằng chữ Hai triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán 2 Người nhận (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Thủ quỹ (Ký,họ tên) Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết vốn bằng tiền - Sổ quỹ tiền mặt : Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu,chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu,chi để chuyển cho chuyên viên kế toán thanh toán 2.Khi nhận được báo cáo quỹ do thủ quỹ chuyển đến,kế toán phải kiểm tra lại chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo rồi tiến hành định khoản.Sau đó mới ghi vào sổ kế toán tiền mặt theo trình tự phát sinh các khoản thu,chi tính ra số tồn quỹ cuối ngày. - Bảng kê số 1,số 2 : Được lập từng tháng dựa vào các chứng từ về tiền mặt,tiền gửi ngân hàng như các phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc có liên quan,các giấy báo Có của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.Bảng này dùng để theo dõi các phát sinh tăng trong tháng(bên Nợ TK 111,112) và kế toán phải tính ra số dư hàng ngày của các tài khoản 111,112.Cuối tháng khoá sổ Bảng kê số 1,số 2,xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 111,112 đối ứng có các tài khoản liên quan. - Sổ chi tiết tài khoản : Được mở chi tiết cho từng TK 111,112 và được mở cho từng tháng.Căn cứ vào các chứng từ gốc,kế toán xác định nội dung thu,chi để định khoản và ghi sổ chi tiết TK 111,112.Cuối tháng cộng các sổ chi tiết TK 111,112 và lập các Bảng Tổng hợp chi tiết theo TK 111,112 để đối chiếu với Sổ Cái. * Hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền - Nhật ký chứng từ số 1,2 : Mở cho từng tháng,theo dõi biến động giảm của vốn bằng tiền ( tương ứng phát sinh bên Có TK 111,112) + Căn cứ để ghi NKCT số 1 là các báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc.Mỗi báo cáo quỹ được ghi một dòng trên NKCT số 1 theo thứ tự thời gian.Cuối tháng,khoá sổ NKCT số 1,xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng bên Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi Sổ Cái TK 111. + Căn cứ để ghi NKCT số 2 là các giấy báo Nợ của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.Cuối tháng khoá sổ NKCT số 2,xác định tổng số phát sinh bên Có TK 112 đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi Sổ Cái. - Sổ Cái TK 111,112 : Mở cho cả năm,sổ chỉ theo dõi số dư,tổng số phát sinh Nợ/Có của tháng và năm.Tổng số phát sinh có được tập hợp từ NKCT số 1,số 2.Còn tổng phát sinh Nợ được tập hợp từ các NKCT có liên quan. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu trong NKCT,Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. TRÌNH TỰ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết TK 111,112 Nhật ký chứng từ số 1,số 2 Sổ cái TK 111,TK 112 Bảng kê số 1,số 2 Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính CÔNG TY CP VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 - Tiền mặt Tháng 6 năm 2007 Đơn vị : 1.000VNĐ Số thứ tự Ngày Ghi Có TK 111,ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 111 TK 131 TK 336 TK 627 TK 642 ...... 1 210.000 500.000 12.987 4.500 727.487 4 300.000 200.000 15.440 251 515.691 11 566.900 400.000 5.677 168 972.745 12 205.000 140.000 2.531 1.039 348.570 15 120.000 186.000 16.490 13.831 336.321 18 232.561 543.000 13.444 4.500 793.505 ...... Cộng 1.634.461 1.969.000 66.569 24.289 3.694.319 Đã ghi Sổ Cái ngày...tháng...năm... Ngày 02 tháng 08 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Cách lập NKCT số 2 tương tự như NKCT số 1. CÔNG TY CP VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO SỔ CÁI Tài khoản 111 Số dư đầu năm Nợ Có 1.828.829,827 Đơn vị tính : 1.000VNĐ Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 ..... Tháng 6 .... Tháng 12 Cộng cả năm TK 131 4.200.000 TK 334 171.220 TK 627 100.891,417 Cộng số PS Nợ Tổng số PS Có Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày ...tháng...năm Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) PH ẦN III : NHỮNG NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO 3.1 Ưu điểm Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO là một Công ty lớn với các ngành nghề kinh doanh đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.Trong điều kiện nền kinh tế thị trường với sự canh tranh gay gắt,Công ty đã có hướng đi đúng đắn,phù hợp đặc biệt trong giai đoạn 2001 - 2005 là giai đoạn chuẩn bị các điều kiện để đẩy nhanh tốc độ phát triển, phát triển bền vững và tham gia hội nhập. Kết quả trong 5 năm Công ty đã đầu tư được xấp xỉ 37.000 DWT tàu viễn dương, trong đó tàu Petrolimex 06 là con tàu chở sản phầm dầu vỏ kép đầu tiên của Việt Nam, tự động hóa cao, trẻ và phù hợp lâu dài với công ước quốc tế. Nâng tổng số tấn trọng tải của đội tàu lên xấp xỉ 80.000 DWT tăng 600% so với đầu năm 1995. Đã mở thêm ngành nghề kinh doanh bất động sản, đang thực hiện dự án khu đô thị Anh Dũng VII tại Hải Phòng, với tổng diện tích 17 héc ta. Dự án Cảng hóa dầu và container tại Đình Vũ – Hải Phòng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch chi tiết nhóm cảng I khu vực phía Bắc với tổng diện tích của dự án xấp xỉ 41 hécta bao gồm: 2 bến container và 1 cảng dầu cùng hệ thống kho bãi.Đã được Bộ Giao Thông Vận tải và Cục Hàng Hải Việt Nam cho phép mở cảng.Với những thành tích đạt được,Công ty đã nhận được nhiều danh hiệu đơn vị anh hùng và cờ thi đua do Đảng,Nhà nước và Chính phủ tặng. Để có được kết quả đó là nhờ sự cố gắng vươn lên và không ngừng đổi mới của Công ty,sự năng động sáng tạo hết lòng của Ban Giám đốc cùng sự đồng lòng của CBCNV trong Công ty.Trong đó có sự đóng góp hết sức quan trọng của Phòng kế toán – Tài chính. Qua thời gian kiến tập tại Công ty,tìm hiểu về cách thức tổ chức quản lý và tổ chức kế toán,mặc dù chỉ trong thời gian ngắn nhưng em nhận thấy một số ưu điểm nổi bật của Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO. Về công tác quản lý : Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,linh hoạt,cơ chế quản lý và điều hành phù hợp, năng động. Đồng thời Công ty cũng luôn có sự thay đổi linh hoạt trong cơ chế quản lý,thích ứng với nền kinh tế thị trường. Đội ngũ quản lý có trình độ,kinh nghiệm,năng động,có tinh thần trách nhiệm,gắn bó với Công ty, đoàn kết tạo thành một khối thống nhất.Việc thành lập các Công ty con tạo ra sự chuyên môn hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh,phát huy cao độ tính năng động,sáng tạo,chủ động,tự chịu trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị.Nhờ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế, đảm bảo an toàn tài chính...Tại các phòng ban đều có sự quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong phòng, quy định rõ người sẽ thay thế nếu có một chức danh vắng mặt.Nhờ đó tạo sự chủ động về công việc của từng người cũng như tạo sự chuyên môn hóa khi thực hiện công việc.Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo thống nhất của Ban Giám đốc để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình,tránh được sự trùng lặp trong khâu tổ chức và kinh doanh. Công ty đưa ra các chính sách dành cho người lao động hợp lý thể hiện sự quan tâm, ưu đãi của Công ty,qua đó khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc hăng say,nhiệt tình gắn bó với Công ty.Cụ thể như sau : * Chính sách đào tạo: Công ty chú trọng việc đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, đặc biệt là về kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn đối với nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị. Công ty luôn tạo điều kiện tham gia học cả trong và ngoài nước với ngành nghề chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc, tham gia các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn về Quản lý kinh tế, Quản trị doanh nghiệp hiện đại, các chế độ, chính sách của nhà nước... Những cán bộ công nhân viên được cử đi học được Công ty thanh toán chi phí học tập và được hưởng lương theo kết quả học tập. Người lao động cũng luôn được khuyến khích và tạo điều kiện tham gia các lớp đào tạo nâng cao trình độ về chuyên môn, ngoại ngữ, tin học. Ngoài ra, Công ty còn thành lập Trung tâm huấn luyện thuyền viên theo tiêu chuẩn quốc tế để đào tạo một số kỹ năng, ngoại ngữ chuyên ngành và huấn luyện sỹ quan thuyền viên tàu dầu. * Chính sách tiền lương: Công ty xây dựng quy chế về quản lý và phân phối tiền lương áp dụng thống nhất trong toàn Công ty.Đơn giá tiền lương được xác định cho từng khối: Khối vận tải, khối dịch vụ, khối kinh doanh bất động sản… Tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng khối, Công ty đưa ra các phương án trả lương khác nhau như: Lương cố định theo chức danh có trách nhiệm, lương sản phẩm, lương khoán với mục tiêu thu hút nhân tài, khuyến khích người tài, không ngừng nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động.Tiền lương được phân phối theo nguyên tắc phân phối lao động và sử dụng tiền lương như đòn bẩy kinh tế quan trọng nhất để kích thích người lao động tích cực tham gia sản xuất kinh doanh. Việc phân phối lương được thực hiện công khai và dân chủ, đảm bảo sự công bằng và hợp lý giữa các chức danh trong Công ty. Kết quả cho thấy, chính sách lương mới phù hợp với trình độ, năng lực và công việc của từng người tạo được sự khuyến khích cán bộ công nhân viên của Công ty làm việc hăng say, góp phần thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty. * Chính sách thưởng: Nhằm khuyến khích động viên cán bộ, công nhân viên trong Công ty gia tăng hiệu quả đóng góp, tăng năng suất và chất lượng hoàn thành công việc, Công ty đưa ra chính sách thưởng hàng kỳ, thưởng đột xuất cho cá nhân và tập thể. Việc xét thưởng căn cứ vào thành tích của cá nhân hoặc tập thể trong việc thực hiện tiết kiệm, sáng kiến cải tiến về kỹ thuật, về phương pháp tổ chức kinh doanh, tìm kiếm được khách hàng mới, thị trường mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực, lãng phí. * Các chế độ chính sách khác đối với người lao động: Công ty thực hiện các chế độ bảo đảm xã hội cho người lao động theo Luật lao động. Nội quy lao động và Thoả ước lao động tập thể. Công ty luôn quan tâm đến đời sống và cải thiện điều kiện cho cán bộ, nhân viên; có chế độ bồi dưỡng đối với các lao động làm việc trong điều kiện nắng nóng, nặng nhọc; quan tâm tới cán bộ công nhân viên trong các ngày lễ tết. Đặc biệt trong năm 2006,Công ty đã đạt được những tiến bộ về công tác quản lý như sau : - Công ty đã tiến hành sửa đổi Điều lệ Công ty phù hợp với quy định của Luật doanh nghiệp 2005 và thực hiện từ 01/07/2006; đồng thời xây dựng và ban hành Điều lệ các Công ty con và cơ chế hoạt động của các Chi nhánh. Công ty đã xây dựng và ban hành các quy chế quản lý phù hợp với các quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và tình hình thức tế của doanh nghiệp: Quy chế quản lý tài chính, quy chế quản lý đầu tư, quy chế quản lý tiền lương - tiền thưởng, quy chế công bố thông tin... Tiến hành sắp xếp lại lực lượng lao động trong các đơn vị trên nguyên tắc gọn nhẹ và hiệu quả. - Sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện Hệ thống quản lý an toàn và kế hoạch an ninh tàu và cảng theo mô hình tổ chức mới, không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý. Về tổ chức bộ máy kế toán : Cơ cấu tổ chức tại phòng Kế toán tương đối hợp lý.Mỗi cán bộ nhân viên đều được quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn từ đó tạo mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc lẫn nhau.Sự phân công lao động kế toán tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm,nguyên tắc bất kiêm nhiệm...Từ năm 2000,Công ty tuyển dụng đội ngũ kế toán mới có trình độ đều từ đại học trở lên và thông thạo tiếng Anh. Hình thức kế toán áp dụng :Công ty đã thực hiện tốt hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức có khá nhiều ưu điểm vì kế thừa những ưu điểm của các hình thức kế toán trước đó.Công ty VIPCO đã biết tận dụng tốt những ưu điểm của hình thức kế toán này như phản ánh kịp thời chính xác các số liệu kế toán, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán. Công tác quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán : Công ty đã thực hiện việc hạch toán và mở sổ sách kế toán phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành cũng như các quy định pháp lý có liên quan,phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán :Phương pháp hạch toán khoa học ,hợp lý,phù hợp với mục đích yêu cầu của chế độ kế toán mới.Hệ thống sổ kế toán,tài khoản kế toán sử dụng theo đúng chế độ và mẫu biểu của Nhà nước ban hành và phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty.Các chứng từ kế toán được kiểm tra một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Các chứng từ cũng đảm bảo luân chuyển theo đúng trình tự từ lúc lập chứng từ cho đến khi chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy.Công ty có lập bảng giao nhận chứng từ,do đó hầu như không xảy ra sai sót trong quá trình giao nhận chứng từ. Về hoạt động kinh doanh : Hầu hết các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh năm sau đều tăng trưởng so với năm trước, đặc biệt là chỉ tiêu lợi nhuận. Đó là do tổng doanh thu tăng nhiều hơn sự tăng của chi phí. Đây là một điểm đáng mừng.Công ty quyết tâm, đưa ra các chiến lược kinh doanh để duy trì kết quả đạt được này và ngày càng phát triển hơn nữa. Về hoạt động tài chính : Qua số liệu sổ sách kế toán cho thấy các chỉ tiêu tài sản lưu động trên nợ ngắn hạn;vốn bằng tiền trên nợ ngắn hạn và vốn lưu động ròng trên tổng tài sản đều cao,thể hiện khả năng thanh toán nhanh và tình hình tài chính lành mạnh của Công ty.Trong năm 2006 không có sự cố tài chính xảy ra.Công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước và thanh toán các khoản nợ phải trả khác. Hiện tại Công ty đang tiến hành thực hiện hình thức Kế toán trên máy vi tính cho phép lập báo cáo trực tiếp từ các chứng từ đầu vào được cập nhật trên máy,không phải căn cứ vào các sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết để lập báo cáo.Tuy nhiên,chế độ kế toán quy định hàng tháng vẫn phải in các sổ kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ.Chắc chắn với việc áp dụng hình thức mới này,việc tổ chức kế toán ở Công ty sẽ thu được nhiều ưu điểm hơn nữa. 3.2.Một số tồn tại cần xem xét khắc phục Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm mà Công ty đạt được thì công tác kế toán tại Công ty tất yếu không tránh khỏi những sai sót mặc dù không nhiều.Cụ thể như sau : Việc lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn,dự phòng giảm giá hàng tồn kho,dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ mặc dù mảng đầu tư tài chính ngắn hạn,phải thu và hàng tồn kho tương đối lớn và quan trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ.Do dự phòng là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh kinh doanh của niên độ kế toán để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ kế toán tiếp theo.Dự phòng làm tăng chi phí do đó sẽ làm giảm lợi nhuận ròng của kỳ báo cáo. KẾT LUẬN Trong quá trình kiến tập, em đã nhận đựoc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Tiến sĩ Trần Quý Liên và sự giúp đỡ nhiệt tình của Kế toán trưởng cũng như các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO. Nhờ đó em đã được tiếp cận công tác kế toán tiến hành trong thực tế,trên cơ sở đó nâng cao kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân.Tuy nhiên thời gian kiến tập có hạn, đồng thời kiến thức, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, vì vậy trong quá trình thực hiện báo cáo em không tránh khỏi những sai sót, kính mong sự chỉ bảo, đóng góp và đặc biệt là sự thông cảm từ quý thầy cô. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo-Tiến sĩ Trần Quý Liên cùng toàn thể các anh chị trong phòng kế toán của Công ty VIPCO đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này