Báo cáo Quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên khảo sát và xây dựng

lời nói đầu Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các công ty phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là cơ sở và là bộ phận quan trọng tạo ra thực thể vật chất của sản phẩm vì vậy nó là yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi công ty. Bởi vì chi phí cho Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm, nên mỗi công ty phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng , sao cho có hiệu quả nhất. Thế nên công ty nhất thiết phải tuân thủ một chu trình quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, nhằm đảm bảo cho công ty có một hệ thống quản lý tốt nhất không chỉ có ở ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệu được chính xác mà còn có ý nghĩa thực tiễn ở chỗ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp , công ty TNHH nhà nước MTV khoả sát và xây dựng cũng có những vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý nguyên vật liệu có hiệu qủa nhất , kịp thời và chính xác nhất , và vì thế mà công ty luôn trú trọng hoàn thiện công tác quản lý công ty nói chung và quản lý vật liệu nói riêng để luôn luôn đạt được những thành quả tốt nhất , giúp cho công ty luôn vững mạnh và phát triển cùng phát triển với nền kinh tế nước nhà. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH nhà nước MTV khảo xát và xây dựng, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn của cô giáo : Ngô Kim Thanh , em đã lựa chọn được đề tài báo cáo tốt nghiệp : " báo cáo quản lý nguyên vật liệu tại công ty tnhh nhà nước mtv khảo sát và xây dựng " . Nội dung của báo cao gồm ba phần: Phần I: Quá trình hình thành và phát triển tại công ty TNHH nhà nước MTV khảo sát và xây dựng . Phần II: Báo cáo công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Do trình độ và thời gian có hạn nên Báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, và các Cô, Chú Cán bộ, cùng các Anh, Chị trong phòng kế toán của Công ty để em ngày càng hoàn thiện Báo cáo hơn nữa. em xin được chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày 18 tháng 6 năm 2005 Sinh viên thực hiện lê thị duyên chương I Quá trình hình thành và phát triển tại Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và xây dựng I. Đặc điểm tình chung của công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng tiền thân là Viện khảo sát địa chất – Bộ Kiến trúc (nay là Bộ Xây dựng) được thành lập ngày 6/10/1960. Năm 1974 chuyển thành Công ty Khảo sát đo đạc xây dựng Năm 1976 tách bộ phận thăm dò vật liệu xây dựng thành công ty khảo sát vật liệu xây dựng Năm 1997 công ty đổi thành công ty khảo sát và xây dựng Ngày 11/05/2004 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ. 1.2. Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng là doanh nghiệp hạng I trực thuộc Bộ Xây dựng do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ. Tên giao dịch: Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Khảo sát và Xây dựng Tên giao dịch quốc tế : Union of Survey Companies (USCo) Trụ sở: Số 91 - Phùng Hưng - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: 04.9231960 – 04.9231080 Fax: 04.8245708 Email: USC@fpt.vn Công ty có các Chi nhánh tại miền Trung, miền Nam và 12 Xí nghiệp, Trung tâm thành viên đóng trên địa bàn các tỉnh thành. II.Chức năng nhiệm vụ chính của công ty 2.1. Nhiệm vụ chính của công ty - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, các công trình kỹ thuật hạ tầng, các công trình cấp nước, đường dây và trạm điện - Khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, thăm dò vật liệu xây dựng, thí nghiệm và kiểm định các mẫu đất, đá… - Thí nghiệm và kiểm định các mẫu đất đá, nước, vật liệu xây dựng, môi trường và kiểm định xây dựng - Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, công trình kỹ thuật hạ tầng, thiết kế quy hoạch chi tiết các khu công nghiệp, dân cư. - Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở ... 2.2. Chưc năng chính của công ty Từ ngày được thành lập tới nay, công ty đã thực hiện được hàng loạt các công trình về đo đạc khảo sát địa chất , thăm do khoáng sản , vật liệu xây dựng,địa chất thuỷ văn cũng như các công trình về nền móng cho khách hàng cả trong và ngoài nước. Công ty đã tạo dựng và không ngừng củng cố chữ tín của mình với khách hàng bằng : chất lượng cao đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế , đảm bảo kỹ thuật và tiến độ công trình ,nhơ đó công ty TNHH nhà nước MTV khảo sát và chất lượng đã trở thành một nhà thầu quen thuộc và tin cậy trên thị trường khảo sát, xây dựng suốttừ bắc vào nam . Uy tin của công ty với khách hàng ngày càng đươc mở rộng và vững chắc . Rất nhiều công trình lớn của công ty đã thực hiện thành công như : -Trong lĩnh vực đo đạc , khảo sát địa chất công trình : nhà máy xi măng Bỉm Sơn , nhà máy kính Đáp Cầu , nhà máy xi măng Nghi Sơn ... -Trong lĩnh vực thăm dò địa khoáng , vật liệu xây dựng co các mỏ đá mỏ cát cho xây dựng : Kiện Khê , Tân Lâm , cát Vân Hải ... - Trong lĩnh vực cọc nhồi bô tông cốt thép : thuỷ diện Trị An , thuỷ diện Thác Bà , các nhà máy xi măng Hoàng Thạch , Hoà Bình ... Với các chức năng và nhiệm vụ trên , công ty TNHH nhà nước MTV khảo sát và xây dựng là một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động trên nguyên tắc độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về các hoạt động của mình trong phạm vi số vốn ngân sách cấp. Công ty vừa thực hiện các công trình do Bộ Xây dựng giao nhiệm vụ, vừa chủ động trong ký kết các hợp đồng . III.Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Do đặc điểm của ngành sản xuất xây dựng nên việc tổ chức quản lý bộ máy và bố trí các đơn vị sản xuất của Công ty như sau: * Bộ máy quản lý Công ty: - Ban lãnh đạo: Chủ tịch, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc lãnh đạo chung toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về tổ chức quản lý hành chính nhân sự, về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, điều hành mọi hoạt động của Công ty. - Các Phó tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý hành chính nhân sự, tổ chức chỉ đạo công tác cán bộ, thay mặt giám đốc giải quyết các vấn đề của Công ty cần thiết. Phó tổng giám đốc kỹ thuật là người chịu trách nhiệm về kỹ thuật - Phòng kế toán trưởng chịu trách nhiệm về mặt quản lý của công ty. - Văn phòng Công ty: Chịu trách nhiệm về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, đưa đón cán bộ... - Phòng Tổ chức lao động: Là một bộ phận chức năng giúp Giám đốc trong công tác thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo - bồi dưỡng - tuyển dụng - sử dụng lao động hợp lý. Hướng dẫn và thực hiện đúng đắn các chính sách của Đảng và Nhà nước đối với CBCNV, đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. - Phòng Kinh tế kế hoạch: Tham mưu giúp Tổng giám đốc trong các khâu quản lý kinh tế và xây dựng, công tác kế hoạch, báo cáo thống kê, Hợp đồng kinh tế và tiếp thị đấu thầu các công trình, các dự án của Nhà nước, Bộ ngành và địa phương… - Phòng Khoa học kỹ thuật: Thực hiện các quy trình và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, lập ra các phương án báo cáo kỹ thuật phục vụ yêu cầu sản xuất đảm bảo tiến độ thi công các công trình theo kế hoạch của Công ty đã đề ra, tập trung giải quyết các nhiệm vụ, soạn giáo trình giảng dạy lý thuyết, giám thị nâng bậc cho công nhân kỹ thuật. - Phòng Kế toán tài chính thống kê: Có chức năng quản lý tài chính, phân tích hoạt động và kiểm soát tài chính của Công ty, tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức quản lý có hiệu quả các Nguồn vốn, Tài sản của DN trong hoạt động SX- KD. Kế toán toàn bộ quá trình hoạt động SX-KD của Công ty bằng việc thu nhận, xử lý, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động kinh tế - tài chính ở toàn đơn vị, từ đó góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động SX-KD toàn Công ty . - Các Trung tâm sản xuất, Xưởng sản xuất: Đây là các đơn vị trực tiếp sản xuất do Cơ quan Công ty trực tiếp quản lý điều hành, các đơn vị này không có tư cách pháp nhân, hạch toán chung sổ với Cơ quan Công ty. * Bố trí đơn vị sản xuất của Công ty: Do đặc điểm sản xuất phân tán của ngành nên Công ty thành lập các Chi nhánh, Xí nghiệp, Trung tâm sản xuất kinh doanh chuyên ngành trực thuộc Công ty. Các đơn vị này có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc theo phân cấp của Công ty. Hiện nay Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng có 2 Chi nhánh tại miền Nam và miền Trung, có 6 Xí nghiệp và 6 Trung tâm thành viên đóng trên khắp cả nước.Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy quản lý và bố trí các đơn vị sản xuất kinh doanh của Công ty Chủ tịch công ty hội đồng khoa học công nghệ Văn phòng Công ty Các đơn vị sản xuất trực thuộc cơ quan công ty Các đơn vị thành viên 1.trung tâm tư vấn thiết kế 2.trung tâm địa chất thuỷ văn 3.trung tâm công nghệ khoan 4.trung tâm xây lắp điện nước 5.trung tâm xử lý nền móng 6.trung tâm thí nghiệm hiện trường 7.xưởng in 1.chi nhánh công ty tại miến trung 2. chi nhánh công ty tại miền nam 3. các xí nghiệp khảo sát địa chất, đo đạc và xây dựng 4. các xí nghiệp đằu tư xây dựngvà cung ứng thiết bị 5. các trung tâm thí nghiệm và kiểm định vật liệu xây dựng Tổng giám đốc Các phó tổng giám đốc hội đồng giám đốc hội đồng đầu tư phát triển Phòng kế toán tài chính thống kê Phòng Kinh tế kế hoạch Phòng Khoa học kỹ thuật Phòng tổ chức lao động p. kế toán trưởng phòng tổ chức lao động phòng tổ chức lao động IV.cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng là đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp, khảo sát, và tư vấn xây dựng, cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác Công ty tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình xây lắp và trực tiếp tổ chức thi công công trình. Như vậy đối tượng sản xuất chính của Công ty là các công trình, hạng mục công trình xây lắp có quy mô và mức độ phức tạp khác nhau. Quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty trải qua nhiều khâu khác nhau nhưng cơ bản đều theo một quy trình chung là: Tham dự đấu thầu, nhận thầu các công trình, lập kế hoạch thi công, tổ chức nhân lực mua vật tư thi công, tổ chức thi công công trình, nghiệm thu bàn giao công trình, thu tiền. Sơ đồ 02– Quy trình sản xuất sản phẩm xây lắp tại Công ty TNHH nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng Đấu thầu, khai thác công việc Ký kết hợp đồng xây, lắp Thi công theo tiến độ kế hoạch Khởi công Quyết toán nghiệm thu bàn giao kết thúc thi công Thi công theo tiến độ kế hoạch PHầN II BáO CáO CÔNG TáC QUảN Lý nguyên vật liệu CủA CÔNG TY khảo sát và xây dựng I. Thực trạng về công tác quản lý nguyên vật liệu 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty Công ty TNHH nhà nước MTV khảo sát và xây dựng là một công ty có qui mô lớn với nhiệm vụ chuyên khảo sát và thi công các công trình công nghiệp , dân dụng va giao thông vận tải , giam sát thi công , với hình thức sản xuất chủ yếu là sản xuất công nghiệp, nên nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là kim loại như : mũi khoan cần khoan , ống khoan ... còn một số nguyên vật liệu phụ như : vải bạt che , thùng phi , dung dịch khoan , săng dầu ... Đi dôi với các loại vật liệu đó thì một số lượng công cụ dụng cụ dược sử dụng trong công việc thi công chủ yếu là các loại dụng cụ đồ nghề củanghành khoả sát và các loại bảo hộ lao động, dùng trong quản lý, tuy nó không tạo ra thực thể sản phẩm nhưng nó đảm bảo cho quá trình khoả sát và thi công dược tiến hành.Với đặc diểm của vật liệu_công cụ , dụng cụ như vậy thì việc quản lý thu mua và bảo quản sử dụng vật tư la khó khăn , đòi hỏi công phu va với tinh thần trách nhiệm cao. Do đặc thù về sản phẩm nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng tương đối lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm ( chiếm khoảng trên 50 % tổng giá thành )nên muốn hạ giá thành sản phẩm cách tốt nhất là phải đảm bảo việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả . 1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Nguyên vât liệu với số lượng lớn,chủng loại nhiều mỗi loại có đặc tính lý hoá, công dụng và nội dung kinh tế khác nhau, vi vậy để tiến hành quản lí và hạch toán chính xác đảm bảo cho công việc được thuận lợi và không tốn nhiều công sức thì phải phân loại một cách khoa học theo nhưng tiêu thức nhất định. Để phù hợp với quá trình sản xuất ,công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế như sau : - Nguyên vật liệu chính: gạch, xi măng, sắt thép, đá ,mũi khoan , cần khoan... - Vật liệu phụ: Vôi, sắt, đinh, vải bạt che, thùng phi... - Vật liệu kết cấu: kèo cột, khung, bê tông đúc sẵn... - Công cụ dụng cụ: côpa, ván đóng khuôn, dàn giáo... - Nhiên liệu : điện , xăng dầu - Vật liệu khác: quần áo bảo hộ lao động, khẩu trang, quốc, xẻng. II.Qui trình quản lí tổ chức kế toán nguyên vật liệu của công ty Với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty phức tạp về cả chủng loại và chất lượng nên để đảm bảo tính toán hạch toán chính xác trong việc quản lí hữu hiệu vật tư thì công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu được, chính điều này giúp cho công ty có điều kiện giảm chi phí và hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 2.1 Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu a) Tổ chức thu mua: Trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách chủng loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, cần phải tìm được nguồn thu mua nguyên vật liệu với giá mua hợp lý với giá trên thị trường, chi phí thu mua thấp. Điều này góp phần vào việc giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành của sản phẩm. b) Tổ chức tiếp nhận: + Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu theo đúng qui định trong hợp đồng phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. + Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho công ty, tránh hư hỏng, mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu luôn quán triệt một số yêu cầu sau đây: - Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận đều phải đủ giấy tờ hợp lệ. - Mọi vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiển nhận và kiểm nghiệm. - Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại. - Phải có biên bản xác nhận lếu có hiện tượng thiếu thừa, hư hỏng hoặc sai qui cách. + Khi tiếp nhận, thủ kho phải ghi số thực nhận cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thu kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toàn ký nhận và vào sổ chứng từ. 2.2.Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Việc bảo quản nguyên vật liệu tại kho, bãi luôn được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoá của mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, hư hỏng làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu. a) tổ chức bảo quản nguyên vật liệu trong kho Bảo quản nguyên vật liệu trong kho liên quan đến việc trang thiết bị kho tàng.vì vậy công ty đã luôn chú ý mứ trang thiết bị thấp nhất cho chính những hàng hoá đòi hỏi ví dụ như xăng dầu thì phải có thùng chứa, những nguyên vật liệu như: sắt, thép, xi măng, phụ tùng, linh kiện….cần có những giá hàng. b ) Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho. Bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho là một khâu rất quan trọng vì khi đó thời tiết nó ảnh hưởng rất lớn đến nguyên vật liệu do vậy nguyên vật liệu để ngoài trời cũng phải tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu để có thể bảo quản nguyên vật liệu tốt nhất, ví dụ như xi măng để ngoài trời cũng không sao nhưng khi gặp phải trời mưa thì khi đó đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kho để chứa,còn các loại NVL khác như cát, sỏi, đá …thì không cần phải để kho. 2.3. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Nhìn một cách tổng thể thì đây là một khâu rất quan trọng vì là công ty xây lắp nên địa bàn nhận công trình thi công rộng do đó để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu tại kho công ty thì thật là khó khăn do vậy công ty đã tận dụng hết những nguyên vật liệu địa phương nếu có , hoặc là công ty phải tính toán chính xác các công đoạn thi công của công trình để có thể lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho từng hạng mục thi công của mỗi công trình. Rồi đi tham khảo thị trường về mặt giá cả của nguyên vật liệu rồi mới quyết định mua và cấp cho từng đội thi công từng công trình 2.4.Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu Để thanh quyết toán nguyên vật liệu nhập vào hoặc xuất ra thì công ty phải dựa vào từng loại nguyên vật liệu để có thể thanh quyết toán ngay hay trả trậm hoặc tạm ứng của các đơn đặt hàng . 2.5. Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm. Do đặc thù là công ty xây lắp nên phế liệu và phế phẩm rất là nhiều và nhiều loại khác nhau mỗi loại đều có thể sử dụng hay đưa vào tái sản xuất hoặc có thể thanh lý hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành sản phẩm khác. Nên việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần luôn được công ty tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm vào việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đồng thời có thể giảm giá thành và tận dụng tối đa những phế liệu, phế phẩm vào những việc cần dùng. 2.6. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty . Đánh giá nguyên vật liệu : là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đòi hỏi đảm bảo yêu cầu của việc đánh giá , nguyên vật liệu được mua bằng nguồn vấn lưu động của công ty nên tại công ty nguyên vật liệu được coi là tài sản lưu động và đánh giá theo giá thực tế a) Giá thực tế nhập kho : Các nguyên vật liệu được nhập kho từ nguồn mua ngoài , giá nguyên vật liệu nhập kho được tính bằng (=) giá thực tế mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) cộng (+) thuế súât thuế GTGT cộng (+) chi phí vận chuyển bốc dỡ nếu có. Hay giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá theo hoá đơn b) Giá thực tế xuất kho. Tại công ty hiện nay, khi xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình thi công , kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước , xuất trước. Kế toán vật tư tinh giá thực tế xuất kho căn cứ vào sổ chi tiết vật tư , giá thực tế sẽ được tính theo theo đơn giá thực tế của lần nhập trước, số còn lại ( tổng số xuât kho- số đã xuất kho thuộc lần trước) được tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo .Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Phế liệu thu hồi (ống chống , cần khoan, thùng phi ...qua nhiều quá công trình thi công và nó không có khả năng sử dụng) được bán theo giá thoả thuận giữa công ty với ngưòi mua Ví dụ: Trong quý I/2004 loại ống khoan cỡ 110 có tài liệu sau: Tồn trong quý : số lượng 100m đơn giá 98.000 Nhập trong kỳ : ngày 2/1/2004 nhập số lượng 300m đơn giá100.000 Xuất trong kỳ : ngày 7/1/2004 xuất số lượng 100m Ngày10/1/2004 xuất số lượng 40 m Ngày22/2/2004 xuất số lượng 160m Ngày 25/2/2004 xuất số lưọng 75 m Với giá thực tế vật tư xuất dùng như sau: Ngày 7/1/2004 xuất : (100m*98.000 ) = 9.800.000 Ngày 10/1/2004 xuất : 40m*100.000 = 4.000.000 Ngày 22/2/2004 xuất : 160m*100.000 = 16.000.000 Ngày 25/2/2004 xuất : 75m*100.000 = 7.500.000 Với giá trị ống khoan φ 110 còn tồn cuối quí I/2004 là : [100m+300m-(100m+160m+75m+40m)] * 100.000 = 2.500.000 2.7. Thủ tục nhập kho _ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty. a) Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : Khi vật tư đến công ty, cán bộ vật tư xuất trình hoá đơn của đơn vị bán , cho bộ phận thống kê vật tư thuộc phòng kế hoạch cung tiêu trứơc khi làm thủ tục nhập kho . Vật tư mua về phải được tiến hành kiểm tra thông qua bộ phận KCS của phòng kĩ thuật . Trong hoá đơn bên bán đã ghi rõ các chỉ tiêu về tên , quy cách vật tư , chủng loại, số lượng, đơn giá ,thành tiền . KCS có trách nhiệm kiểm tra nội dung ghi trên hoá đơn có đúng , có đảm bảo hay không. Nếu không đúng KCS sẽ lập biên bản số vật tư đó, không cho nhập kho và chờ ý kiến quyết định của lãnh đạo.Nếu số vật tư mua về đúng quy cách với các chỉ tiêu trên hoá đơn thì KCS đồng ý cho nhập kho số vật tư đó . Bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch cung tiêu sẽ căn cứ vào hoá đơn của bên bán để lập phiếu nhập vật tư . Phiếu lập vật tư độc lập thành 3 liên có chứng nhận của bộ phận KCS trên phiếu. Liên 1 : lưu lại ở nơi lập phiếu (bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch cung tiêu ) Liên 2 : thủ kho giữ để vào sổ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ chi tiết vật tư Liên 3 : ghim cùng với hoá dơn của bên bán chuyển cho kế toán thanh tóan để làm thủ tục thanh toán, định khoản vào nhật kí chung trên máy vi tính. Vật tư nhập kho đựoc sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi nhu cầu cần dùng . Việc thu mua vật tư của công ty được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trưòng. khi nhận được hoá đơn GTGT của bên bán , bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ vào hoá đơn và kết quả của kcs lập phiếu xuất kho trong đó thống kê vật tư ghi tên , quy cách vật tư , đơn vị tính , đơn giá , thành tiền theo hoá đơn, phiếu nhập kho vật tư lập song sẽ được bộ phận KCS xác nhận và ký. b) Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sau khi mua về đựoc dùng cho các công trình hoặc quản lí các công trình, khi có hợp đồng trúng thầu công trình nào đó ban lãnh đạo của công ty cùng phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật tiến hành phân công công việc cho các tổ , đội .Đồng thời phòng kỹ thuật vẽ bản vẽ thiết kế và xác định phải dùng nguyên vật liệu gì .Phong kế hoạch phải kết hợp với phòng kỹ thuật và phòng kinh tế tổng hợp để tính toán mức tiêu hao vật tư cho công trình đó và đồng thời căn cứ vào tiên độ thi công của các tổ đội để tính ra số vật tư mà mỗi tổ đội cần lĩnh .Phòng kế hoạch lập phiếu định mức vật tư thành 2 liên ,1 liên lưu lại phòng kế hoạch, 1 liên lưu tại công trình Khi có nhu cầu xuất vật tư căn cứ vào phiếu định mức vật tư đã được xét duyệt , bộ phận thống kê của phòng kế hoạch lập phiếu xuất vật tư . Sau khi lập phiếu xong phụ trách kí nhận , người nhận hàng cầm phiếu xuống kho để nhận vật tư . Xuất kho xong thủ kho ghi vào số lượng thực xuất của từng thứ vật tư ghi ngày tháng xuất kho và cùng người nhận hàng kí vào phiếu xuất vật tư . Còn đơn giá vật tư xuất kho và thành tiền là do kế toán vật tư tính toán và ghi khi nhận được các phiếu xuất kho theo phương pháp nhập trước , xuất trước Phiếu xuất kho vật tư được lập thành 2 liên ; 1 liên được lưu ở nơi lập phiếu , liên 2 người nhận hàng giữ, sau khi nhận đủ số vật tư thì giao cho thủ kho , thủ kho giữ và để ghi vào sổ kho . Sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho và ghi vào sổ kế toán , nhập vào máy . Cuối quý , kế toán vật tư cộng sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với sổ kho của thủ kho , và kế toán vật tư cộng tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiêt vào bảng tổng hợp nhập _xuất _tồn vật tư cho các nhóm loại vật tư . (TRích mẫu số 1 ) bảng tổng hợp nhập _xuất _ tồn vật tư Quý I / 2004 TT TÊN SP , HH Tồn đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý 1 2 3 4 5 6 7 ống khoan φ 110 mũi khoan CA4 φ 100 mũi khoan kim cương φ76 cần khoan ống chống cúp ben vòng bi 9.800.000 3.600.000 6.750.000 _ _ 1.800.000 _ 30.000.000 6.750.000 8.400.000 15.000.000 14.700.000 1.650.000 900.000 37.300.000 9.000.000 13.750.000 10.000.000 14.700.000 2.820.000 900.000 2.500.000 1.350.000 1.400.000 5.000.000 _ 330.000 _ Tổng cộng 21.950.000 77.400.000 88.470.000 10.880.000 Tóm lại trình tự ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu được mô phỏng bằng sơ đồ sau: phiếu xuất kho Phiếu nhập kho sổ kho bảng tổng hợp NVL Sổ chi tiết nguyên vật liệu III. Phân tích quá trình quản lý của công ty trong công tác quản lý nguyên vật liệu . 3.1. Tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại công ty : Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành vượt mức kế hoạch là việc cung cấp nguyên vật liệu được tổ chức một cách hợp lý , đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ đúng phẩm chất và đúng thời gian a ) Phân tích cung ứng vật tư tại công ty theo số lượng và chất lượng. Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về số lượng cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu theo công thức sau: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i ( i = 1,n ) Số lượng NVL loại i thực tế nhập trong kỳ Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i ( i=1,n ) Số lượng NVL loại i cần mua ( KH trong kỳ ) = Số lượng NVL loại i cần mua theo kế hoạch trong kỳ được tính bằng công thức: Mi = q . mi Trong đó: + Mi: nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ + q: số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ + mi: định mức hao phí NVL i cho một sản phẩm hoặc chi tiết Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu quý II/2004 TT Tên vật tư số lượng cung cấp số thực nhập hoàn thành c.l 1 ống khoanf100 50 m 55 m 50 m 2 ống khoanf110 40 m 40 m 38 m 3 ống khoanf120 35 m 37 m 34 m 4 ống khoanf125 10 m 10 m 5 m Tổng cộng 135m 142 m 127 m +Tình hình thực hiện cung ứng vật liệu theo số lượng: Số tương đối : ( 142 / 135 ) * 100% = 105,18% ( tăng 5,18 % ) Số thuyệt đối : 142 - 135 = 7 ( m ) Vậy công ty đã hoàn thành vượt mức kế hoạch cung ứng vật tư về số lượng là 5,18 % hay tăng7 m + Tình hình cung ứng vật tư theo chủng loại : Số tương đối : (127 / 135 ) * 100% = 94,07 % Số tuyệt đối : 127 - 135 = - 8 (m ) Công ty chỉ đạt được 94,07 % hay giảm 8m trong kế hoạch cung ứng vật tư về chủng loại . b) phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng : Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ về chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy, nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm , đến năng xuất lao đọng và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm . Để phân tích chất lượng nguyên vật liệu , có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chất lượng hay hệ số loại: + Chỉ số chất lượng nguyên vật liệu (Icl) là tỉ số giữa giá bán buôn bình quân của nguyên vật liệu thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch. SMik . Sik SMil . Sik SMil SMik Ichất lượng = : Trong đó: + Mil, Mik: Khối lượng nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kỳ kế hoạch ( tính theo đơn vị hiện vật ). + Sik: Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. + Ichất lượng : càng lớn hơn 1, chứng tỏ chất lượng nguyên vật liệu nhập kho càng cao. + Hệ số loại là tỉ số giữa tổng giá trị nguyên vật liệu theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị nguyên vật liệu cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất. Bảng phân tích tình hình cung ứng vật tư theo chất lượng ống khoan Giá mua bình quân 1 m (1000đ) Số cần cung ứng Số thực nhập Số lượng (m) Thanh tiền (1000đ) Số lượng (m) Thành tiền (1000đ) f100 95 50 4750 55 5225 f110 100 40 4000 40 4000 f120 130 35 4550 37 4810 f125 200 10 2000 10 2000 Tổng cộng 135 15300 127 16035 Tình hình cung ứng vật tư theo chất lượng bằng 2 chỉ tiêu : + Chỉ số chất lượng Ichất lượng = ( 16035 / 127 ) / ( 15300/ 135) = 1,114 hay 111,4 % + Hệ số loại : theo KH : 15300 / (135 * 200) = 0.56 theo TT : 16035 / ( 127 * 200) = 0.63 Như vậy chất lượng cung ứng ống khoan thực tế tốt hơn so với kế hoạch 3.2.Phân tích tình hình biến đổi tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất ra sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu , do vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố : - Khối lượng sản phẩm hoàn thành ( pi) - kết cấu về khối lượng của sản phẩm - định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm (mi) - đơn giá của nguyên vật liệu(Si) Vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho một sản phẩm được xác định bằng công thức : M = Spisimi + xác định đối tượng phân tích M = Mi - Mk = Spisimi Spiksikmik Các nhân tố ảnh hưởng được xác định : - Do ảnh hưởng của nhân tố khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm ; M(C) = Spilsilmil Spiksikmik - Do ảnh hưởng các nhân tố định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm M(m) = Spiksikmik Spilsilmil - Do ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất : M(s) = Spilsilmil Spilsilmik - Tổng hợp sự ảnh hưởng của các nhân tố ảnh hưởng : M = M( q) + M(m) + M(s) CHƯƠNG iii MộT Số ý KIếN Đề XUấT NHằM HOàN THIệN CÔNG TáC Kế Toánnguyên vật liệu Tại công ty I. những nhận xét chung về công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu tại công ty . Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị truờng đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp nói chung và công ty nói riêng . Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải kinh doanh có hiệu quả, để thu nhập bù đắp chi phí mà vẫn còn lãi , đây là một thách thức lớn đối với công ty , song với một đội ngũ lãnh đạo sáng xuốt nhạy bén với kinh tế thị trường và một đội ngũ cán bộ nhân viên có quyết tâm cao , công ty đã bắt nhịp rất nhanh với các quy luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của nhà nước . bởi vậy công ty không những đứng vững mà còn ngày càng mở rộng và phát triển về quy mô trong trền thị trường , quả đây là thành tích rất lớn của công ty. Cùng với sự lớn mạnh của công ty là sự lớn mạnh của bộ máy kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Mặc dù công ty có thuận tiện là sản phẩm làm ra không phải tiêu thụ qua thị trường, nhưng những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như : vật liệu , công cụ, dụng cụ, tài sản cố định...phải mua ngoài thị trường , cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời , chính xác . Đối với nguyên vật liệu kế toán đã phản ánh được cả mặt số lượng và mặt giá trị , trong đó kế toán luôn luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động . Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, có sự phân công chặt chẽ giữa các bộ phận trong phòng kế toán và với các phòng ban quản lý chức năng khác .nhân viên kế toán của công ty có trình độ có kinh nghiệm và có trách nhiệm cao do đó một người có thể đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau và vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời , chính xác những thông tin cần thiết cho việc quản lý ,điều hành và kiểm soat tình hình kinh tế tài chính của công ty . Hiện nay công ty đã trang bị cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính với việc sử dụng phần mềm kế toán ứng dụng đã làm giảm bớt số lượng công việc của kế toán , đảm bảo độ chính xác cao , cung cấp kịp thời các chứng từ , báo cáo khi cần thiết. Đi sâu nghiên cứu công tác kế toán nguyên vâtl liệu được công ty quan tâm , tôi thấy công ty đã có sự đầu tư thích đáng để cải thiện và hoàn thiện khâu công tác này, việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu được công ty rất quan tâm công việc như : nhập_ xuất , đánh giá nguyên vật liệu đều tuân thủ các nguyên tắc , chế độ , chuẩn mực, kế toán đã ban hành đảm bảo tính thống nhất về phạm vi , phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán vật tư với các bộ phận liên quan , đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trung thực , chính xác rõ ràng về sự biến động của các nguyên vật liệu, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty. Việc tổ chức thu mua mguyên vật liệu do bộ phận vật tư của phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhận , công ty có đội ngũ thu mua vật tư nhanh nhẹn , hoạt bát trong việc nắm bắt vật tư trên thị trường để thu mua nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, tránh tình trạng mất cân đối do mua thừa làm ứ đọng vốn , khó bảo quản . Việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu nhập kho được công ty luôn quan tâm , công ty đã xây dựng , quy hoạch hệ thống kho tàng khá tốt phù hợp với quy mô sản xuất của công ty , đồng thời công ty có đội ngũ thủ kho có trình độ , có trách nhiệm bảo đảm an toàn cho kho vật tư không bị hư hỏng mất mát ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Trong việc sử dụng mguyên vật liệu đã có hệ thống định mức cụ thể chi tiết từng loại nguyên vật liệu từng hạng mục công trình tạo điều kiện cho công ty quản lý vật tư một cách chặt chẽ , tránh hiện tượng sử dụng vật tư một cách lãng phí , mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Trên cơ sở thực tế của công ty công ty đã sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong việc hạch toán kế toán , đây là hình thức có nhiều ưu điểm phù hợp với quy mô sản xuất , đặc điểm sản xuất kinh doanh , yêu cầu quản lý của công ty , trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán phù hợp với đặc điểm vật tư trình độ cán bộ kế toán của công ty góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán . II. một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Qua quá trình thực tập ở công ty TNHH nhà nước MTV khảo sát và xây dựng, trên cơ sở học ở trường kết hợp với thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty bản thân tôi với góc độ là một sinh viên , tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề quản lý nguyên vật liệu với mục đích nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH nhà nước MTV khảo sát và xây dựng để xem xét. Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, và khâu thu hồi phế liệu phế phẩm . + Khâu thu mua: Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm đồng thời nó ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận. vì đòi hỏi công ty phải thường xuyên theo dõi xiết xao sự thay đổi giá cả của nguyên vật liêu, liên tục liên hệ với các nhà cung cấp và đồng thời phải khảo sát giá cả trên thị trường như tập hợp các bảng báo giá của nhiều đối tác. Để từ đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng lên mua vật liệu của nhà cung cấp nào hoặc đề nghị nhà cung cấp thường xuyên cho công ty xem xét lại bảng giá ( do chênh lệch giá cả trên thị trường ). + Khâu sử dụng: Đòi hỏi các nhà thiết kế phải thiết kế chính xác từng hạng mục, từng công đoạn thi công của mỗi công trình. khi thiết kế chính xác rồi thì công ty có thể khoán cho từng đội thi công từng hạng mục của công trình. khi đó việc quản lý nguyên vật liệu sẽ do từng đội thi công chịu trách nhiệm, từ đó xẽ tập hợp, thu hồi các phế liệu từ các đội. Từ đó công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Kết luận Trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày một gay gắt, sự tồn tại và phát triển cuả các doanh nghiệp là một yếu tố khách quan. Bởi vậy mỗi doanh nghiệp có hai con đường cơ bản để lựa chọn là doanh nghiệp phải thường xuyên tự hoàn thịên mình để chiến thắng trong cạnh tranh hoặc là doanh nghiệp sẽ tụt hậu nếu như không biết phát huy những tiềm năng và nắm bắt kịp thời sự thay đổi trên thương trường. Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng em đã tìm hiểu và nhận thúc sâu sắc về vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu , với góc độ sinh viên thực tập , trong báo cáo này em chỉ mong muốn đóng góp một vài ý kiến chủ quan của cá nhân nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguyên vât liệu tại đơn vị. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ngô Kim Thanh cùng các anh chị Phòng Kế toán tài chính thống kê đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo của mình.