Báo cáo thực tập Công tác quản lý Nhà nước về hộ tịch của UBND phường Nguyễn Du

LỜI MỞ ĐẦU Sau bốn năm là học viên Học viện Hành chính Quốc gia, em đã tích luỹ được những kíên thức cơ bản về quản lý Nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch. Bên cạnh đó, thời gian vừa qua em cũng được tham gia thực tập bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của UBND phường Nguyễn Du với mục đích: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Nguyễn Du. Từ đó nhận biết được cơ cấu tổ chức và cách thức làm việc của UBND phường Nguyễn Du. - Vận dụng những kiến thức đã được học với những gì tìm hiểu được từ thực tế và những công việc mà em đã được trực tiếp tham gia để so sánh và đánh giá quá trình vận dụng từ lý thuyết vào thực tế. - Bên cạnh đó, quá trình thực tập cũng giúp em nâng cao kiến thức, hoàn thiện hơn những gì em còn hạn chế. Trong tất cả các thủ tục hành chính, có lẽ thủ tục hành chính trong hộ tịch là một thủ tục đơn giản nhất nhưng lại có một vai trò không thể thiếu đối với mỗi công dân. Thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch gồm có: - Đăng ký khai sinh - Đăng ký khai tử - Đăng ký kết hôn - Đăng ký giám hộ, thay đổi, chấm dứt giám hộ - Đăng ký cha mẹ nhận con - Đăng ký nhận nuôi con nuôi - Đăng ký lại việc khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôI, cha mẹ nhận con. - Sao hộ tịch từ sổ đăng ký - Xác nhận tình trạng hôn nhân - Cải chính các giấy từ hộ tịch không phải giấy khai sinh - Sao văn bản: khai sinh, khai tử, kết hôn do UBND phường cấp - Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường - Xác nhận đăng ký hộ khẩu thường trú. Thực hiện tốt được công tác quản lý Nhà nước trên lĩnh vực hộ tịch là nền tảng để thực hiện tốt hoạt động quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực khác vì công tác hộ tịch cung cấp các giấy tờ, xác định những nội dung cơ bản nhất của công dân và những giấy tờ này là một trong các yếu tố không thể thiếu khi công dân tham gia bất cứ hoạt động nào của xã hội. Quan sát và được tham gia một số công việc trong bộ phận công việc tiếp nhận hồ sơ của UBND phường Nguyễn Du em nhận thấy công tác hộ tịch chiếm một khối lượng lớn trong toàn bộ phần công việc của bộ phận này. Vì vậy em quyết định chọn đề tài cho bài báo cáo thực tập củâ em là “Công tác quản lý Nhà nước về hộ tịch của UBND phường Nguyễn Du”. Bài báo cáo thực tập của em nội dung chính gồm 3 phần: 1. Khái quát chung về phường Nguyễn Du và UBND phường Nguyễn Du. 2. Tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính trong lĩnh vực hộ tịch. 3. Đánh giá giải pháp và kiến nghị. Em xin chân thành cảm ơn các cô, các chú, các anh, các chị trong UBND phường Nguyễn Du đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập của mình. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của để em hoàn thành bản báo cáo này. Nhưng do trình độ và thời gian có hạn nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn. PHẦN NỘI DUNG I. KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU 1. Khái quát chung về phường Nguyễn Du 1.1. Về địa lý hành chính và dân cư Phường Nguyễn Du được hình thành từ rất sớm trên đồng bằng sông Hồng có diện tích 0,38km2. Do chủ yếu là đất đồng bằng nên từ rất lâu rồi và sớm hình thành nên những khu dân cư đông đúc. Trên mảnh đất này còn có nhiều di tích lịch sử ghi lại truyền thống vẻ vang của dân tộc. Điểm đặc biệt nhất của phường là trên địa bàn phường có hồ Hale là một trong những lá phổi xanh đem lại sự cân bằng sinh thái cho Hà Nội, ngoài ra phường còn có chùa Chân Tiên là nơi tưởng nhớ Hồi thề Đông Quan. Phường Nguyễn Du là một trong những phường thuộc trung tâm thành phố Hà Nội và đóng một vai trò quan trọng cho sự phát triển chung của cả quận Hai Bà Trưng. 1.2. Về tình hình kinh tế – xã hội của phường Nguyễn Du Cơ cấu kinh tế của phường chủ yếu là thương mại dịch vụ, các hộ kinh doanh buôn bán nhỏ lẻ có truyền thống lâu đời và các hộ kinh doanh sản xuất trong phường có xu hướng ngày càng phát triển nhiều hơn. Nhiều mặt công tác của phường cũng được đánh giá cao như công tác phát triển sản xuất tiểu thủ công nghiệp, chỉ tiêu về thu ngân sách. Các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao và công tác thông tin tuyên truyền được triển khai rộng rãi trên toàn địa bàn phường nhằm đưa chính sách của Đảng và Nhà nước đến với nhân dân. Các hoạt động này diễn ra thường xuyên và đạt được những thành công đáng kể. Công tác chăm sóc và thực hiện chế độ ưu đãi đối với những đối tượng trong diện chính sách của Nhà nước cũng được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Công tác xây dựng và quản lý đô thị cũng có nhiều tiến bộ, nhiều công trình mới được xây dựng, nhiều tuyến đường mới to rộng, đẹp đã được xây dựng càng ngày càng tạo ra nét hiện đại cho phường nhưng bên cạnh đó cũng không làm mất đi vẻ cổ kính của Hà Nội. Cùng với quận Hai Bà Trưng nhân dân phường Nguyễn Du đã chung sức, chung lòng xây dựng cuộc sống mới, từng bước vượt qua những khó khăn về kinh tế – xã hội để đảm bảo cho an ninh chính trị, an toàn xã hội được giữ vững tạo đà cho phát triển kinh tế, nâng đời sống văn hoá của nhân dân. 2. Khái quát chung về UBND phường Nguyễn Du 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Nguyễn Du tổ chức và hoạt động, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo đúng Luật tổ chức HĐND và UBND. - Mọi hoạt động của UBND phường đã đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng, tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi của nhân dân. - Mỗi thành viên của UBND phường phải chịu trách nhiệm cá nhân về công tác được phân công trước HĐND và UBND phường và chịu trách nhiệm tập thể và hoạt động của UBND Phường trước HĐND và trước cơ quan nhà nước cấp trên. Cán bộ và nhân viên uỷ ban đều được phân công những phần việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, các phó chủ tịch và tập thể UBND phường. Khi có khó khăn vướng mắc phải đề xuất tập thể UBND bàn bạc, thất nhất biện pháp xử lý. UBND phường thảo luận tập thể và quyết định theo đa số nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng. - Thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, báo cáo công khai dự toán, quyết toán thu chi ngân sách hàng năm hoặc những vấn đề cần thuyết tình trước UBND Quận và các kỳ họp HĐND phường 6 tháng, 1 năm. Thông báo công khai các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước để nhân dân theo dõi cùng thực hiện. - Các biện pháp chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ kinh tế – xã hội, an ninh, quốc phòng của UBND cấp trên và của HĐND phường. Thông qua báo cáo của UBND phường qua các kỳ họp. - Các chủ trương, biện pháp, chính sách, chế độ quan trọng của các ngành có liên quan đến đời sống sinh hoạt của nhân dân trong phường. - Thực hiện các quy chế, quy ước theo Nghị định 79/2003/NĐ - CP ngày 7/7/2003 của Chính phủ. - Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chuyên môn làm việc tại UBND phường để hoàn thành nhiệm vụ do nhà nước cấp trên giao cho. - Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND phường điều hành quản lý. Hoặc các vụ việc có ảnh hưởng lớn trong phường, sau khi Chánh thanh tra cũng như thanh tra phường đã xem xét kết luận. - Hàng quý, hàng năm UBND phường sẽ kiểm điểm trách nhiệm chỉ đạo và điều hành các mặt công tác chủ yếu của tập thể và cá nhân mỗi thành viên UBND trước thường vụ Đảng uỷ và thường trực HĐND phường. Đồng thời có khen thưởng cá nhân hoặc tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. 2.2. Cơ cấu tổ chức Toàn phương có 6 ban và một bộ phận thực hiện nhiều công việc về thủ tục hành chính, đó là: - Ban quân sự - Ban địa chính xây dựng - Ban chăm sóc trẻ em và giáo dục đào tạo - Ban lao động, thương binh và xã hội - Ban văn hoá thông tin - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính - Ban tài chính. Các ban này có thể được thể hiện qua sơ đồ như sau: Chủ tịch UBND PCT – phụ trách văn xã PCT – phụ trách về CCHC - phụ trách về xây dựng Ban thương binh xã hội Bộ phận tiếp nhận hồ sơ HC Ban văn hoá thể thao Ban địa chính xây dựng Ban tài chính Ban quân sự Ban chăm sóc trẻ em & GD ĐT Trong đó: - Ban quân sự gồm có 2 cán bộ: 1 chỉ huy trưởng và 1 phó chỉ huy trưởng - Ban tài chính gồm có 2 cán bộ: 1 kế toán và một thủ quỹ - Ban địa chính xây dựng gồm có 2 cán bộ: 1 kế toán và 1 thủ quỹ. - Ban văn hoá thông tin có 1 người kiêm nhiệm thêm chức năng phát thanh. - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính gồm 3 cán bộ: 1 phó chủ tịch chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, 1 cán bộ tư pháp và 1 cán bộ chịu trách nhiệm về đóng dấu, văn thư. - Ban chăm sóc trẻ em và giáo dục đào tạo có 1 cán bộ - Ban thương binh xã hội có 2 cán bộ và 1 cộng tác viên đã nghỉ hưu chuyên phụ trách lĩnh vực xây dựng và mọt cán bộ nữa. Biên chế của mỗi ban phụ thuộc vào khối lượng công việc, và theo quy định chung việc phân công công việc cho các cán bộ. Còn lề lối làm việc do Chủ tịch quy định dựa trên những quy định đang hiện hành của pháp luật và dựa vào tình hình thực tế của phường. Chức năng, nhiệm vụ của các ban: * Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính - Đăng ký khai sinh - Đăng ký khai tử - Đăng ký kết hôn - Đăng ký giám hộ, thay đổi, chấm dứt giám hộ - Đăng ký cha mẹ nhận con - Đăng ký nhận nuôi con nuôi - Đăng ký lại việc khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, cha mẹ nhận con. - Sao hộ tịch từ sổ đăng ký - Xác nhận tình trạng hôn nhân - Cải chính các giấy từ hộ tịch không phải giấy khai sinh - Chứng thực chữ ký phục vụ cho gia đình dân sự trong nước. - Chứng thực di chúc - Chứng thực văn bản từ chối di sản - Chứng thực hộ khẩu thường trú - Sao văn bản: khai sinh, khai tử, kết hôn do UBND phường cấp. - Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường - Xác nhận đăng ký hộ khẩu thường trú * Ban quân sự Đăng ký nghĩa vụ quân sự - Quản lý về số lượng thanh niên thực hiện nghĩa vụ trong phường. * Ban lao động, thương binh và xã hội - Huy động nghĩa vụ lao động công ích, phòng chống bão lụt. - Đề nghị xét duyệt trợ cấp thường xuyên - Đề nghị được hưởng chế độ người có công nuôi dưỡng liệt sĩ. - Giải quyết chế độ theo pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng, liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng ban hành ngày 29/8/1994 và Nghị định số 28/1995/NĐ - CP ngày 29/4/1995 của Chính phủ hướng dẫn thi hành pháp lệnh này. - Giải quyết chế độ theo chính sách của Nhà nước đối với hoạt động cách mạng, liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng, anh hùng lực lượng vũ trang, anh hùng lao động, tuất cho thân nhân lão thành cách mạng, thương binh, bệnh binh mất, nạn nhân bị nhiễm chất độc hóa học. - Đề nghị trợ cấp đột xuất bằng nguồn ngân sách quận. - Đề nghị chứng nhận, giám định thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, cán bộ lão thành cách mạng, cán bộ kháng chiến bị bắt tù đày, cán bộ kháng chiến giải phóng dân tộc, con hộ nghèo, tàn tật cô đơn, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt, bản thân là người bị nhiễm chất độc hoá học. - Thủ tục thăm, chuyển mộ liệt sĩ - Đề nghị cấp lại bằng tổ quốc ghi công, thẻ gia đình liệt sĩ đối với thân nhân liệt sĩ. * Ban địa chính xây dựng - Xác nhận đơn vị xin phép xây dựng, cải tạo nhà. - Đăng ký biến động đất đai. - Đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở và quyền sở hữu nhà ở. - Đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất. - Đăng ký thay đổi nội dung thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất. - Cung cấp thông tin về việc thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất. - Chứng thực chuyển nhượng, cho, tặng quyền sử dụng đất ở. - Xác nhận quyền sử dụng đất ở để thế chấp vay vốn ngân hàng. - Xác nhận giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách theo quyết định số 118/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc hỗ trợ người có công với cách mạng cải thiện nhà ở. * Ban tài chính Đề nghị cấp giấy phép kinh doanh, đăng ký thành lập doanh nghiệp. * Ban chăm sóc trẻ em và giáo dục đào tạo Xác nhận giấy phép hành nghề dậy học, ôn luyện thi tin học, ngoại ngữ *Ban văn hoá thông tin Tuyên truyền, phổ biến chính sách của Đảng và Nhà nước đến nhân dân. 2.3. Quy chế làm việc * Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch và các phó Chủ tịch. - Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành công việc chung của UBND phường, phân công và điều hành hoạt động của các phó Chủ tịch, uỷ viên uỷ ban, các bộ phận chuyên môn, giải quyết công việc mà phó Chủ tịch, thành viên uỷ ban đã xử lý nhưng có ý kiến khác nhau, đồng thời trực tiếp phụ trách một số ngành, lĩnh vực công tác theo quy định. + Thường xuyên giữ mối liên hệ với Đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Uỷ ban MTTQ và người đứng đầu các tổ chức đoàn thể quần chúng của phường. + Định kỳ tiếp công dân và chỉ đạo việc xem xét giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật. - Các phó Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm một số mặt công tác quản lý và lĩnh vực được phân công. Có trách nhiệm cùng với Chủ tịch UBND phường xây dựng chương trình công tác trọng tâm hàng tháng, hàng năm và cùng giải quyết thực hiện. Ngoài ra được thay mặt Chủ tịch để điều hành công tác chung và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch khi Chủ tịch vắng mặt hoặc uỷ quyền. * Các uỷ viên UBND phải đề cao trách nhiệm trong công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cùng với chủ tịch và phó chủ tịch phường chỉ đạo hoàn thành các nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất của phường do Đảng và Nhà nước cấp trên giao cho. - Mỗi thành viên UBND phường khi giải quyết công việc phải đi sâu nghiên cứu nắm tình hình cụ thể. Những vấn đề có liên quan đến nhiều lĩnh vực phối hợp, trao đổi, thống nhất trước khi phổ biến hoặc quyết định; trường hợp trao đổi chưa nhất trí phải báo cáo Chủ tịch, phó Chủ tịch. Những vấn đề phức tạp phải đưa ra tập thể UBND phường bàn bạc, quyết định hoặc báo cáo xin ý kiến UBND cấp trên. - Các thành viên UBND phường có trách nhiệm tham gia giải quyết công việc thuộc tập thể UBND. Tham gia chống tham nhũng, cải cách thủ tục hành chính trong phạm vi công tác được phân công. Có quan hệ tốt với các ngành của UBND Quận, với Đảng uỷ, HĐND phường để lấy ý kiến về những vấn đề mình phụ trách làm tốt nhiệm vụ được phân công. * UBND phường chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ theo chương trình công tác tháng, quý, năm theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quy định. - Chương trình công tác năm của UBND phường được xây dựng sau khi có chỉ tiêu, kế hoạch công tác của UBND Quận và dựa trên cơ sở Nghị quyết của HĐND phường, BCH Đảng ủy phường. - Trong chương trình công tác cần nêu rõ những vấn đề trọng tâm chỉ đạo biện pháp, thời gian và phân công các thành viên, cán bộ chịu trách nhiệm chỉ đạo và thực hiện công việc. * Hàng tháng Chủ tịch, phó Chủ tịch, các uỷ viên UBND họp kiểm điểm công tác tháng và triển khai công tác tháng sau. UBND phường chỉ xem xét những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình. Có những vấn đề liên quan đến ngành khác thì cũng bàn để thống nhất phương pháp phối hợp thực hiện. Những vấn đề không đúng thẩm quyền hoặc quá thẩm quyền thì hướng dẫn cá nhân hay tổ chức đến cơ quan chức năng, các cấp chính quyền, các tổ chức xã hội để đề đạt xin giải quyết. - Hàng tuần, Chủ tịch, phó Chủ tịch phải có lịch tiếp dân rõ ràng. Khi giải quyết công việc thực hiện đúng Luật khiếu nại tố cáo và quy chế đã được ban hành. - Chủ tịch, phó Chủ tịch giải quyết công việc vào các ngày trong tuần. Các thành viên uỷ ban, cán bộ chuyên môn cần bố trí công việc phù hợp với thời gian tiếp dân của Chủ tịch và phó Chủ tịch để tiện việc trao đổi và giải quyết công việc chung. - Các thành viên uỷ ban ngoài công việc được phân công dành thời gian thích hợp để học tập, trao đổi kinh nghiệm nâng cao trình độ hiểu biết hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đi sát cán bộ và nhân dân nơi được UBND phường phân công theo dõi, tiếp thu, giải đáp, bàn biện pháp cùng cán bộ cơ sở thực hiện những công việc mà UBND đang triển khai. * UBND phường tổ chức hợp thường kỳ một tháng 1 lần để bàn bạc thảo luận tập thể hoặc quyết định theo đa số những công việc trọng tâm, những việc phức tạp cần tập trung chỉ đạo. Khi cần thiết có thể triệu tập họp đột xuất. Tham dự cuộc họp UBND phường là các thành viên UBND. Khi cần thiết mời thường trực Đảng uỷ, thường trực HĐND, trưởng các ban ngành, các đoàn thể, đơn vị phối hợp (thuế, quản lý nhà đất) của phường cùng dự, cùng bàn bạc để UBND tổ chức thực hiện hoặc phối hợp thực hiện. * Nội dung buổi họp cần được chuẩn bị tốt. Nếu là những chuyên đề của các phó chủ tịch, các thành viên uỷ ban, các cán bộ chuyên môn, các ngành phối hợp do sự chỉ đạo của UBND phường thì chủ tịch phải xem trước khi đưa ra họp. Các thành viên uỷ ban phải có trách nhiệm tham dự đầy đủ các buổi họp của UBND phường. Nêu vì lý do nào đó vắng mặt phải báo cáo và được Chủ tịch và phó Chủ tịch đồng ý. Các buổi họp nhất thiết phải có biên bản. Sau 2 ngày kể từ buổi họp có những văn bản cần được báo cáo phải kịp thời chuyển đi. * Các ngày lễ, ngày tết, ngày cao điểm phải phân công cán bộ trực. Số lượng cán bộ, thời gian trực là tuỳ vào yêu cầu công việc do Chủ tịch, phó Chủ tịch quyết định. * Một tháng UBND giao ban 1 lần với các ban ngành, các đoàn thể của phường để báo cáo trọng tâm công tác và bàn biện pháp phối hợp. Thời gian sau khi giao ban quận. Họp các tổ dân phố 3 tháng 1 lần phổ biến chủ trương, chính sách của Nhà nước và cấp trên, rút kinh nghiệm và triển khai nhiệm vụ công tác quý tới. * Các văn bản pháp luật, pháp quy của nhà nước cấp trên phải tập trung vào một đầu mối là Trưởng ban tư pháp phường để quản lý. Các văn bản có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, báo cáo chung của UBND phường gửi quận uỷ, HĐND, UBND quận quyết định về nhân sự, về tài chính và một số văn bản khác do Chủ tịch ký, phó Chủ tịch được Chủ tịch uỷ nhiệm ký thay Chủ tịch những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch khi Chủ tịch vắng mặt. Các văn bản do UBND phường ban hành, văn thư phải vào sổ theo dõi và quản lý bản chính sau khi các văn bản đã gửi đi. Các văn bản của cấp trên gửi tới thuộc thẩm quyền của thành viên uỷ ban nào thì chuyển cho thành viên đó. Bản chính lưu trữ tại văn phòng UBND. 2.4. Các mối quan hệ công tác * Các cán bộ nhân viên UBND làm việc theo chế độ công chức, viên chức, đến làm việc phải đúng giờ, đảm bảo yêu cầu về nội dung, chất lượng và thời gian công tác đã định. Chủ tịch UBND phường có quy định cụ thể về trách nhiệm, phong cách làm việc, ý thức thái độ phục vụ nhân dân của công chức, viên chức khi tiếp xúc và giải quyết công việc với cán bộ cơ sở và nhân dân đến làm việc tại UBND phường. Khi giải quyết công việc phải có hướng dẫn cụ thể để công dân, tổ chức không phải đi lại nhiều lần và chỉ làm việc với một công chức, viên chức được giao nhiệm vụ. Tiếp nhận hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính, cải cách hành chính một cửa. Những hồ sơ cần thiết phải đưa vào lưu trữ, có sổ tiếp dân, giấy hẹn giải quyết công việc. Những vấn đề liên quan đến tài chính phải thực hiện theo đúng luật ngân sách do Chủ tịch UBND và kế toán phường chịu trách nhiệm. Các công chức, viên chức được hưởng quyền lợi về chế độ trách nhiệm của mình, đồng thời có nghĩa vụ tranh chấp nghiêm chỉnh chế độ trách nhiệm đã được phân công. Hàng tháng, hàng quý khi cần thiết có thể tổ chức họp, kiểm điểm những việc tốt, chưa tốt để rút kinh nghiệm. * Các bộ phận chuyên môn trực thuộc UBND phải thực hiện chế độ thông tin báo cáo với Chủ tịch, phó Chủ tịch. Nội dung và thời gian do Chủ tịch, phó chủ tịch yêu cầu và quy định. UBND phường phải có trách nhiệm báo cáo những văn bản cần thiết với thường trực Đảng uỷ, thường trực HĐND, Quận uỷ, UBND quận. * UBND phường thường xuyên tạo điều kiện và phối hợp chặt chẽ với các đoàn thể phường, các tổ chức xã hội trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, các cuộc vận động của Nhà nước, thành phố và Quận. * UBND phường có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc các ngành thuộc thẩm quyền hoặc phối hợp với các ngành của Quận và Thành phố giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân và của công chức, viên chức theo thẩm quyền. Ban thanh tra nhân dân (đã có quy ước cụ thể) khi cần phối hợp với các ngành có trách nhiệm giúp Chủ tịch giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền. Như vậy, có thể thấy rằng: - Mối quan hệ nội bộ trong phường: Các ban trong phường chịu sự chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du, các cán bộ phụ trách trong các lĩnh vực của mình cũng đồng thời chịu nhận chỉ thị của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du và có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình về lĩnh vực mình phụ trách và kiến nghị, đề xuất với chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du các biện pháp cần thiết để giải quyết cho phù hợp. Các ban trong phường có quan hệ bình đẳng, phối hợp chặt chẽ với nhau để thực hiện nhiệm vụ chung. - Mối quan hệ theo chiều dọc: Các ban này cũng chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo về quản lý nhà nước và nhiệm vụ chuyên môn, chịu sự kiểm tra, giám sát khi thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, của các phòng ban chuyên môn trong uỷ ban nhân dân quận Hai Bà Trưng. Vì vậy, các ban chuyên môn trong Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện công tác định kỳ cho các phòng ban này và đề xuất, kiến nghị các biện pháp giải quyết hợp lý. 3. Đánh giá - Về mặt cơ cấu tổ chức: UBND được xây dựng theo mô hình hành chính hiện đại – mô hình hành chính phục vụ xuất phát từ quan điểm: hành chính phục vụ nhân dân, làm dịch vụ cho xã hội, đây là nhu cầu của nhân dân vì nhu cầu này là xuất phát từ yêu cầu đòi hỏi của Nhà nước đối với nhân dân phải có những loại giấy tờ cần thiết mà chỉ có Nhà nước mới phục vụ được. - Về nhân sự. Các cán bộ trong phường đều đã tốt nghiệp đại học và có cán bộ đã có trình độ cao học. Biên chế của phường là 23 người trong đó tỷ lệ nam/nữ là ngang bằng nhau. Cán bộ trong phường chủ yếu là người trẻ tuổi, nên môi trường làm việc năng động, vui vẻ, tạo ra không khí hứng khởi trong công việc. - Hiệu quả hoạt động của phường rất phù hợp với nền hành chính hiện đại, có thể thấy điều này qua một số biểu hiện sau đây: + Phương tiện thiết yếu để phục vụ công việc đầy đủ, hiện đại, phường có trụ sở khang trang, rộng rãi, thoáng mát. + Môi trường hoạt động của phường năng động, mềm dẻo có thể phân công kịp thời với sự thay đổi bất thường. + Lực lượng cán bộ lãnh đạo có trình độ quản lý chuyên môn đáp ứng được với yêu cầu công việc. + Lề lối làm việc thống nhất, mọi người đi theo một quỹ đạo chung tạo nên một bộ máy làm việc có hiệu quả. - Ưu điểm: + Do diện tích của phường không rộng mà công việc chính của phường lại chủ yếu làm việc với dân số nên số lượng công việc thường là ít không thành lập các phòng chuyên môn mà chỉ thành lập các ban đảm nhận các lĩnh vực chuyên môn. Các ban này có khi cũng chỉ có một người thành lập nên một ban, hoặc có một người kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực có liên quan với nhau. Có thể nói đây cũng là một ưu điểm thể hiện sự linh động trong công tác sắp xếp nhân sự của phường Nguyễn Du vì không nhất thiết phải cần thiết biên chế mà chúng ta đang trong xu hướng tinh giảm biên chế theo chính sách của Đảng và Nhà nước. + Trong phường cũng có sự phối hợp chặt chẽ giữa các ban với nhau và giữa các cán bộ trong cùng một ban. - Nhược điểm + Trên thực tế nhận thấy phường vẫn thừa biên chế ở một số vị trí nhất định như trong ban Địa chính xây dựng có ba người trong đó có một cán bộ địa chính và tổ quản lý trật tự xây dựng gồm có ba người trong đó có cả cán bộ địa chính trên, phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực xây dựng và một cán bộ nữa. Sự bố trí này dẫn đến không thống nhất trong hoạt động quản lý. + Chức năng, nhiệm vụ của các ban trong phường tuy đã được phân công quy định rõ ràng nhưng còn chồng chéo do một người kiêm nhiệm nhiều công việc nên đôi khi dẫn đến thực hiện công việc chưa đạt được hiệu quả cao nhất. - Nếu xét hoạt động của UBND phường qua bốn nguyên tắc thì có thể thấy như sau: + Nguyên tắc công khai: Các cán bộ trong phường đều biết rõ được công việc của mình, công việc của ban mình, và công việc của UB vì công tác thông tin từ cấp trên đến các cá nhân trong phường đều rất tốt, thông suốt, mọi người đều có sự giao lưu, hợp tác với nhau hàng ngày và cá nhân cũng có ý thức tự giác tìm hiểu nâng cao trình độ chuyên môn. Chính vì vậy đã tạo ra được sự hợp tác trong công việc giúp cho UBND hoạt động đạt được năng suất cao, tránh được tệ quan liêu. + Tổ chức của UBND cũng như có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân và các ban. Vì thế đã thúc đẩy mỗi cá nhân và các ban trong phường hoạt động một cách hiệu quả hơn, phát huy được khả năng sáng tạo của cán bộ, công chức trong phường và làm việc cho công việc không bị chồng chéo và có thể chống và hạn chế một cách tối đa tệ quan liêu. Tuy nhiên, có thể nhận ra tính hai mặt của vấn đề khi một người kiêm nhiệm nhiều công việc trong phường. Ưu điểm là thể hiện sự linh động trong công việc bố trí nhân sự vì khối lượng công việc của phường không nhiều mà phạm vi điều chỉnh lại nhỏ hẹp. Nhược điểm là người cán bộ đảm nhận nhiều công việc sẽ gặp phải khó khăn khi khả năng chưa bao quát hết được các lĩnh vực mà mình đảm nhận và nhiều công việc dồn dập vào cùng một thời điểm nên không thể hoàn thành một cách tốt nhất. + Có sự dân chủ trong hoạt động của UBND. Người dân được quan sát và theo dõi cán bộ làm việc một cách trực tiếp. Cấp trên và cấp dưới thường xuyên trao đổi, thảo luận, và bàn bạc công việc để tìm ra biện pháp giải quyết. Hoạt động kiểm tra, đánh giá cũng được kiểm tra diễn ra một cách thường xuyên nhằm sớm phát hiện ra những tiêu cực và có sự khen thưởng kịp thời. II. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH CHÍNH 1. Chức năng và nhiệm vụ 1.1. Chức năng Tiếp nhận, chuyển giao và kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du theo yêu cầu của công dân và tổ chức. 1.2. Nhiệm vụ - Tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức. - Chuyển hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính hợp pháp, hợp lệ cho lãnh đạo uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du xem xét và chỉ đạo giải quyết. - Tiếp nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các bộ phận chuyên môn, lưu trữ, thông báo và trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời hạn quy định. - Báo cáo định kỳ với chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du về tình hình giải quyết thủ tục hành chính của bộ phận và những vấn đề có liên quan. Nghiên cứu, đề xuất với chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du phương hướng, giải quyết cải cách thủ tục hành chính. - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và kết quả thủ tục hành chính của uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du do một phó chủ tịch phụ trách. - Biên chế có từ 2 đến 3 cán bộ: gồm 1 phó chủ tịch chịu trách nhiệm về chuyên môn, 1 cán bộ tư pháp và một nhân viên làm công tác văn phòng. Các cán bộ làm việc trong bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính là những người có đủ năng lực chuyên môn để đảm nhận công việc của mình, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, có thái độ đúng đắn, lịch sử khi tiếp xúc với nhân dân. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính làm việc theo giờ hành chính, có trang phục lịch sự, có đặt biển chức danh trên bàn làm việc. - Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính: + Phó chủ tịch là người đứng đầu bộ phận tíêp nhận hồ sơ hành chính, chịu trách nhiệm cao nhất về lĩnh vực trên trong phường, có trách nhiệm váo cáo với chủ tịch và chịu sự hướng dẫn chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của phòng Tư pháp quận Hai Bà Trưng. Là người phê duyệt và ký các hồ sơ sau khi đã được cán bộ tư pháp thụ lý. + Cán bộ tư pháp là người nhận hồ sơ, thực hiện quá trình thụ lý hồ sơ và trả hồ sơ. + Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm về công tác văn phòng của UBND như đóng dấu, vào sổ, lưu hồ sơ. 2. Cơ cấu tổ chức Phó chủ tịch Chịu trách nhiệm cao nhất - Phê duyệt - Ký xác nhận Nhân viên văn phòng - Đóng dấu - Lưu trữ Cán bộ tư pháp - Nhận hồ sơ - Thụ lý hồ sơ - Trình ký - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du do một phó Chủ tịch phụ trách. - Biên chế có ba cán bộ. Một phó chủ tịch chịu trách nhiệm về chuyên môn, một cán bộ tư pháp và một nhân viên làm công tác văn phòng. - Các cán bộ là những người có đủ năng lực chuyên môn để đảm nhận công việc của mình và giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, có thái độ đúng đắn, lịch sự khi tiếp xúc với nhân dân. - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, làm việc theo giờ hành chính, có trang phục lịch sự, có đặt biển chức danh trên bàn làm việc. - Mối quan hệ giữa các cán bộ trong bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính. + Phó Chủ tịch là người đứng đầu bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch UBND phường Nguyễn Du và chịu sự hướng dẫn chỉ đạo về chuyên môn của phòng Tư pháp quận Hai Bà Trưng, là người phê duyệt và ký các hồ sơ sau khi đã được cán bộ tư pháp thụ lý. + Cán bộ tư pháp là người nhận hồ sơ, thực hiện quá trình thụ lý hồ sơ và trả hồ sơ. + Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm về công tác văn phòng chung của UBND. 3. Chế độ trách nhiệm Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trực tiếp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải là người có đạo đức, trình độ chuyên môn và khả năng giao tiếp tốt, được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp theo quy định của thành phố và quận. Khi thực hiện nhiệm vụ phải có biển ghi rõ họ tên cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính. 4. Quy trình làm việc Tiếp nhận hồ sơ hành chính Nhìn chung, quy trình làm việc của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính theo trình tự như sau: Thụ lý hồ sơ Trình ký Trả hồ sơ - Bước 1: Người dân có yêu cầu giải quyết công việc liên quan đến hộ tịch như: đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận nuôi con nuôi, sẽ tự tìm hiểu về thủ tục và các giấy tờ liên quan đến vấn đề của mình, hoặc trong phòng của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính cũng có dán niêm yết công khai các thủ tục trình tự và lệ phí để người dân biết và tránh cho việc cán bộ lợi dụng chức vụ để sách nhiễu, cửa quyền với nhân dân. - Bước 2: Cán bộ tư pháp thụ lý hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ và hẹn thời gian trả hồ sơ với người dân. - Bước 3: Sau khi hồ sơ đã hoàn thành, cán bộ tư pháp trình phó chủ tịch chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực thủ tục hành chính ký. - Bước 4: Chuyển sang cho cán bộ văn thư đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý, ghi số và vào sổ của phường để phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ. - Bước 5: Đến thời hạn trả hồ sơ, cán bộ tư pháp cung đồng thời chịu trách nhiệm trả hồ sơ cho công dân tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính. Quy trình này được áp dụng chung cho tất cả các hoạt động trong lĩnh vực hộ tịch, nhưng để giải quyết công việc một cách kịp thời và có khoa học phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của phường, uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du quy định chi tiết các thủ tục như sau: * Đăng ký khai sinh: - Hồ sơ: Giấy chứng sinh của cháu bé (bản chính lưu tại phường). + Chứng minh nhân dân của người đến đăng ký khai sinh. + Hộ khẩu gia đình hoặc giấy đăng ký tạm trú của người mẹ + Giấy đăng ký kết hôn. - Thời gian: trong ngày - Lệ phí: 3000 VNĐ - Danh mục văn bản và hướng dẫn thực hiện. Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. Thông tư số 12/1999/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. * Đăng ký khai tử: - Hồ sơ: + Giấy báo tử + Sổ hộ khẩu của gia đình người chết. + Chứng minh nhân dân của người đi khai tử + Thời gian: trong thời hạn 48 giờ kể từ khi người đó chết. - Lệ phí: 1000VNĐ. - Danh mục văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện: + Nghị định 83/1998/NĐ- CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Thông tư số 12/1999/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. * Đăng ký giám hộ, thay đổi chấm dứt giám hộ. - Hồ sơ: + Văn bản cử người giám hộ của cá nhân, tổ chức cử người giám hộ. + Giấy chấp thuận của việc làm giám hộ của người được cử làm giám hộ. + Giấy khai sinh của người giám hộ. + Sổ hộ khẩu gia đình của người giám hộ. + Chứng minh nhân dân hay giấy ủy quyền của người hay tổ chức được cử làm giám hộ. - Thời gian: Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu xét thấy việc cả người giám hộ đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về giám hộ thì UBND cấp đăng ký việc cử người giám hộ. - Lệ phí - Danh mục văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện: + Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Thông tư số 12/1999/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. * Đăng ký nhận cha, mẹ, con. - Hồ sơ: - Thời gian: Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, UBND phường tiến hành xác minh và niêm yết công khai việc xin nhận cha, mẹ, con tại trụ sở UBND. Trong trường hợp phải xác minh thêm thì thời hạn kéo dài không quá 7 ngày. - Lệ phí - Danh mục văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện: + Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Thông tư số 12/1999/ TTLT/ TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ- CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. * Đăng ký nhận nuôi con nuôi: - Hồ sơ: + Đơn xin nhận nuôi con nuôi + Giấy thoả thuận về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi của cha mẹ đẻ, người giám hộ, cơ sở y tế hoặc cơ sở nuôi dưỡng. + Giấy khai sinh của người nhận nuôi con nuôi + Giấy chứng minh nhân dân của người nhận nuôi con nuôi. + Giấy khai sinh của người được nhận làm nuôi con + Hộ khẩu thường trú của người nhận nuôi con nuôi hoặc của người được nhận làm con nuôi tại nơi đăng ký nhận nuôi con nuôi. -Thời gian: Trong thời gian 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu cần xác minh thêm, thì thời hạn kéo dài không quá 07 ngày. - Lệ phí - Danh mục văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện: + Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Thông tư số 12/1999/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. * Đăng ký lại việc khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi, cha mẹ nhận con: - Hồ sơ: + Sổ hộ khẩu của gia đình + Chứng minh nhân dân của người đăng ký lại + Các giấy tờ cần thiết khác để chứng minh sự kiện hộ tịch được đăng ký là đúng sự thực. + Đơn xin đăng ký lại phải có xác nhận của hai người làm chứng. + Thời gian: 7 ngày, nếu cần xác minh thì không quá 7 ngày. - Lệ phí: - Danh mục văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện. + Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Thông tư số 12/1998/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. * Đăng ký kết hôn: - Hồ sơ: + Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về tình trạng hôn nhân của mỗi bên. + Giấy khai sinh, chứng minh nhân dân của mỗi bên. + Sổ hộ khẩu của gia đình bên nam (nữ) nơi đăng ký kết hôn. - Thời gian: 7 ngày, nếu cần xác minh thêm thì không quá 7 ngày. - Lệ phí: 1000VNĐ - Danh mục văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện + Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Thông tư số 12/1999/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. + Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. 5. Mối quan hệ công tác Cải cách thủ tục hành chính đã xuống tận đến cấp xã, phường trong đó phường Nguyễn Du cũng nằm theo guồng máy đó. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ Hành chính có trách nhiệm vừa thực hiện công tác về chứng thực và hộ tịch, vừa thực hiện cải cách thủ tục hành chính một cửa. - Mối quan hệ trong ủy ban nhân dân phường Nguyễn Du: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính chịu sự quản lý trực tiếp của Chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du – bà Nguyễn Thanh Hà. - Mối quan hệ đối với bên ngoài: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính chịu sự chỉ đạo theo ngành dọc của phòng tư pháp quận Hai Bà Trưng, cụ thể là phòng tư pháp quận Hai Bà Trưng sẽ hướng dẫn nghiệp vụ và giải đáp thắc mắc cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du. 6. Đánh giá - Về nhân sự + Cách sắp xếp nhân sự trong bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính hoàn toàn phù hợp với qui mô, điều kiện và nhiệm vụ, quyền hạn của phường vì các thủ tục hành chính ở cấp phường thường đơn giản nên cũng không cần thiết phải có một phòng Tư pháp mà chỉ cần một cán bộ chịu trách nhiệm về chuyên môn. + Các cán bộ làm việc trong phòng đều được đào tạo chính quy về chuyên môn, nên công việc diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nên hiệu quả công việc đem lại kết quả c ao. + Bên cạnh đó, sự sắp xếp các cán bộ trong cùng một phòng tạo sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian trong thực hiện công việc. - Về cơ cấu tổ chức. + Sắp xếp các cán bộ trong cùng một phòng tạo sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian trong thực hiện công việc. + Người dân có thể trực tiếp kiểm tra, giám sát quy trình làm việc của các cán bộ trong bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, nếu có thắc mắc nghi ngờ có thể trực tiếp chất vấn phó chủ tịch chịu trách nhiệm cao nhất. + Sự bố trí như trên cũng nhằm tạo ra sự tiện lợi trong hoạt động quản lý điều hành, hạn chế tối đa những tiêu cực có thể xảy ra. - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có mặt bằng rộng rãi thoáng mát, có đầy đủ bàn làm việc, tủ để hồ sơ tiện nghi hợp lý nên cũng phát huy được hiệu quả của việc sử dụng các cơ sở vật chất. III. ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ 1. Đánh giá - Hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính chưa thực sự đạt kết quả cao nhất trong khả năng có thể theo em là vì một số nguyên nhân sau: - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công chức chưa tương xứng với công việc mà họ đảm nhận. - Trong quá trình giải quyết công việc vẫn còn có nhiều vướng mắc vì hệ thống văn bản chưa rõ ràng cụ thể còn nhiều kẽ hở đôi khi quy định quá chi tiết không cần thiết. - Tuy các thủ tục hành chính trong lĩnh vực đơn giản nhưng không thể tránh khỏi những khó khăn vướng mắc trong công tác quản lý nhất là trong hoạt động xác định tính chân thực trong các hoạt động đăng ký hôn nhân, nhận con nuôi... Ngoài các quy định trong chính sách, pháp luật của Nhà nước vẫn còn nguyên nhân về tình người mà không thể làm rõ ràng được. 2. Giải pháp - Cần có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng kiến thức để nâng cao chất lượng cán bộ trong hoạt động quản lý nhà nước. - Nhà nước cần có chủ trương chính sách để ban hành các văn bản hợp lý để hạn chế những kẽ hở của pháp luật. - Yêu cầu đối với người làm về công tác về hộ tịch phải có trực giác nhạy bén và khả năng quan sát tốt để hoàn thành công việc được chính xác và hiệu quả hơn. 3. Kiến nghị - Với UBND phường Nguyễn Du: Hoạt động của phường tuy đã có hiệu quả nhưng có lẽ nếu tinh giảm biên chế hơn nữa theo chính sách của Đảng và Nhà nước như hiện nay thì hoạt động sẽ đạt hiệu quả cao hơn. - Với Học viện: + Tạo điều kiện để học viên có thời gian thực tập dài hơn. + Có cuộc tiếp xúc giữa lãnh đạo học viện với lãnh đạo cơ quan học viên thực tập để tạo điều kiện và không khí thuận lợi hơn nữa cho học viên trong quá trình thực tập. + Thanh tra, kiểm tra thường xuyên đối với học viên trong quá trình thực tập. PHẦN KẾT LUẬN Do em đã có những kiến thức cơ bản về thủ tục hành chính được học tập tại Học viện, bên cạnh đó lại được quan sát thực tế làm việc của các cán bộ trong phường Nguyễn Du và tự bản thân em được làm những công việc như một công chức thực sự mà bấy lâu nay em chỉ được biết qua lý thuyết đã giúp cho em có khả năng tự phân tích, đánh giá và tìm ra những bài học để vận dụng từ lý thuyết vào thực tế. Tuy ban đầu em còn nhiều bỡ ngỡ nhưng em đã tự vượt qua những trở ngại để học hỏi và tìm ra cho mình cách làm việc sao cho có hiệu quả, nhanh chóng hoà nhập vào guồng máy hoạt động chung của UBND phường Nguyễn Du. Đợt thực tập này tuy chỉ kéo dài trong bốn tuần nhưng thực sự đã đem lại cho em nhiều kiến thức bổ ích và kinh nghiệm quý báu tạo ra nền tảng giúp cho em rất nhiều trong công tác của mình sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Hiến pháp nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992. Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Quyết định số 51/QĐ - UB ngày 22/8/2004 của UBND phường Nguyễn Du về việc ban hành qui chế làm việc của UBND phường Nguyễn Du nhiệm kỳ 2004 – 2009. Quyết định số 50/QĐ - UB ngày 20/8/2004 của UBND phường Nguyễn Du về việc phân công công tác các thành viên UBND phường Nguyễn Du khoá VII nhiệm kỳ 2004 – 2009. Quyết định số 48a/QĐ - UB ngày 10/8/2004 của UBND phường Nguyễn Du về việc thành lập bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. Thông tư số 12/1999/TTLT/TT – BTP ngày 25/6/1999 của Bộ tư pháp về hướng dẫn thi hành một số qui định của Nghị định 83/1998/NĐ - CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch. Quyết định 57/2000/QĐ - BTC ngày 20/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch. MỤC LỤC